办公用品采购管理（共9篇）
篇1：办公用品采购管理
杭州口袋鼠科技有限公司
办公用品采购管理规定
1．总 则
1.1 为节约办公经费开支，规范办公文具用品的购买、领用、保管管理，特制定本规定。1.2 办公文具用品由行政管理部门统一管理。2．申 购
2.1 办公文具用品由行政管理部门集中采购。如有特殊情况，报行政管理部门审核，并经公司领导批准后，允许部门自行采购。但采购完毕后要向行政管理部门报告采购物品名称、数量、金额，以便准确统计使用情况。未经批准，不得擅自采购。
2.2 行政管理部门每月25日集中采购下月所需办公用品。行政管理部门应根据办公用品库存量情况及正常消耗水平，确定订购数量。3．领 用
3.1行政管理部门应建立办公用品领用台帐。台帐应与采购入库单、领用单和实际库存量总额相符。
3.2 员工领用办公用品，要杜绝浪费，避免遗失，严禁带回家中公物私用。保证办公用品合理化使用。
3.3 办公文具用品采取定期发放制度，即每月5日和每月20日。由各部门指定一人到行政部门统一领取。如无特殊情况，其它时间不予发放。
3.4公司新入职人员的办公用品，由行政管理部门根据入职人员所在部门负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证入职人员的正常工作。
3.5管理品的领用须经部门负责人批准。管理品由个人负责保管，如有遗失，应由个人赔偿、自购。
3.6除正常配给的办公用品外，若还需用其它文具用品的，须经部门负责人同意，报行政管 1
杭州口袋鼠科技有限公司 理部门负责人批准后方可领用。
3.7行政管理部门为每个部门和每位员工设立“办公用品领用登记卡”，用于记载和控制办公用品的领用状况。登记卡由行政管理部门统一保管，领用人签名确认。4．保 管
4.1 办公文具必需品、采购不易或耗用量大者，应酌量存库。
4.2办公室文具用品保管一定要做到卫生、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入仓库5．其 它
5.1员工离职时，应将领用的管理品退还行政管理部门入库或移交其他员工，方可办理离职手续。
5.2本规定自颁布之日起实施，解释权归行政部。
篇2：办公用品采购管理
一、总则
1、为加强对物资采购的管理，规范公司办公用品采购程序，控制采购成本，提高办公效益，倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公方式，特制定本制度。
2、本制度适用于公司全体员工。
二、办公用品包括
1、办公耗材类：碳粉、墨盒、硒鼓等打印耗材。
2、一般性办公用品：复印纸、办公文具、日杂百货以及低价值的未列入固定资产的其他办公用品。
三、采购原则
按照统一限量，控制用品规格以及节约成本开支的原则。办公用品的采购，由人力行政部统一负责，根据办公用品使用类别，消耗水平以及库存情况，确定采购数量，编制采购计划，经批准后，组织采购。
四、办公用品采购程序
1、计划：每月10号汇总当月办公用品采购计划，报批后，组织采购，临时采购后，也应及时将品名、数量和价格在下期计划中反映。
2、采购：根据采购计划，组织采购。、验收：所采购的办公用品到货后，由人力行政经理进行验收，经对名称、规格、数量、单价、金额、质量核实无误后，在送货单上签字验收。
4、付款：人力行政部收到供货单位发票，核对所记载的发票内容并在发票背面签字认可，携验收入库单结算发票交主管部门负责人审核签字后，做好登记，做到帐、物一致，最后交财务部负责支付或结算。
五、领用和分发
办公用品原则上由公司统一分发给各个部门。用品分发后作好登记，写明分发日期、品名与数量。
1、员工领用办公用品需填写《办公用品领用登记表》并确认签字，且按照《办公用品领用登记表》发放办公用品，并做好出库登记，建立台账。
2、办公用品领取后发现不适用或未用完部分，由行政专员统一调换或回收。
六、办公用品管理
1、办公用品登记入库后，管理员按物品种类、规格、存放次序、分类码放整齐，并做好办公室用品库存登记，管理员必须清楚地掌握办公用品库存情况，经常整理与清扫，防止丢失、霉变、虫蚀、过期。
2、新员工入职，每人可配备：记事本一本、签字笔一支，由人力行政部统一发放。
3、员工离职时，须根据有关规定与行政专员做好相关办公用品交接。
本制度解释权和修订权归人力行政部所有，根据实际情况，人力行政部将定期对本制度进行修订。此制度如有与之前制度相违背之处，以此制度为准。今后若有未尽事宜，由人力行政部另行发文通知。
篇3：办公用品营销的大客户管理
何谓大客户 (Key Account) ?
确切的说“对企业具有战略意义的”是为大客户, 当然大客户的管理和大客户的销售是完全不一样的, 大客户的管理范畴包含很广, 但它的目的只有一个, 那就是“为客户提供持续的个性化服务/产品”, 以此来满足客户的特定需求, 从而建立长期稳定的大客户关系。当然大客户管理必须和企业整体营销战略相结合。大客户通常是某一领域的细分客户, 而且和传统的大众客户管理相差甚远, 大客户管理能够最大化的满足顾客的需求, 所以这一意识形态的东西很快被我们的顾客所认可, 并希望供应商能注重这一领域的管理和发展。基于以上说法, 我们将从以下几点来认识大客户管理。
一、大客户关系发展的类型
普通大客户:这类大客户是由大客户经理与采购方的PMU (决策单位) 的关系来组成的, 主要是一些小值易耗的行业, 像文具零售企业。
伙伴式大客户:这类大客户涉及到的双方人员比较多, 包括双方的财务经理、物流经理、销售经理、总经理等等由下而上的, 在成本核算等领域的多方面合作。
战略性大客户:这类大客户涉及的人员和组织是彻底的, 从最基层的销售员采购员到高层的CEO、董事长, 并且会成立不同部门的联合小组, 包括产品研发联合小组、财务联合小组、市场营销联合小组、简易单品生产车间、董事会联合会议等等渗透性的供求关系, 而且会有专门独立的合作办公室。
二、大客户部在公司的地位
大客户部在公司的地位高低主要取决于公司对大客户开发和维护的决心, 大客户部却因为掌握着关系企业生存命脉的顾客而显得重要。源于大客户的管理和普通客户的管理是不同的, 所以这个部门经常都独立于营销体系中的区域管理制度, 直接归属总经理或成立大客户事业部的总经理管理, 大客户部在和公司其他如财务、物流、市场、采购等部门的沟通协调中将享有特权, 然而这正是众多已经设有大客户部的公司所做不到的, 在这一方面没有给予充分的权利, 这样的大客户部也是名存实亡的, 在花费了前期相当的费用的同时, 大客户部却没有实际的权利, 而没有发挥出最佳的价值, 这也正是大客户管理最致命的问题。
三、大客户部的成员组成
大客户部的工作不论是在工作量上还是在涉及的知识范围都是相当广泛的, 所以其成员要求都是某一领域的专家, 其成员包括首席谈判家、法律顾问、财务专家、高级培训师、技术工程师、大客户开发经理、市场调查分析员、客户服务专员等等
四、大客户部经理应具备的素质
根据我们得出的理想大客户部经理的描绘是现在“不可能达到的”, 但最基本的知识是要的, 我们分别从不同的角度来看这个问题。首先, 对客户而言, 客户需要大客户经理对客户本身的经营状况、赢利方式要有绝对的了解, 其二是有相当强的沟通能力, 再就是产品知识丰富, 业务知识全面, 他们期望大客户经理有能力和其高层沟通并提出建议性的设想, 并有能力推进合作, 经我们研究, 如果购买方认为大客户经理在其企业中缺乏权威, 无法决策问题, 那么他们将不愿意和这样的企业有更深层次的合作。其次, 对企业来说, 大客户经理首先要忠诚我们的企业, 要有很强的销售谈判能力, 在整体的战略思考、管理计划、行政组织能力上要更胜一筹, 对于产品知识和培训能力也有一定的要求, 最后是能够知悉法律、财务的基本知识。可以看出整体要求素质要全面。
五、大客户开发步骤
1、对现有或潜在大客户进行分类
根据公司经营方向和发展的重点, 将公司现有客户或准客户按照产品类别、客户性质、服务内容等方式来加以分类, 以便我们的大客户小组的分类开发能更有效。
就拿办公文具行业来说, 如果是办公用纸 (复印打印纸) 生产商的话, 按横向可以划分为机器设备生产商 (欧梅、申贝、科密) , 通用耗材生产商 (天威、纳斯达、格力) , 传统文具生产商 (得力、齐心、广博) 等等, 这些生产商都是行业内的巨头, 他们的部分商品也都是行业内市场份额最高的, 这样的合作就像海尔洗衣机和宝洁洗衣粉、金龙鱼食用油和苏泊尔锅之间的合作。如果是纵向的可以分为终端和通路两种, 终端的有各地市的政府部门、行政机关、银行、电信部门等这种用量特别大的客户, 如果是通路则可以分为大型文具零售企业 (北京欧玛特、广东今日合作) , 超市商场 (沃尔玛、麦德龙) , 传统批发商 (深圳荣风华、上海环中、南京万华) 等等。
如果是对文具行业的零售企业来说, 像深圳的某文具公司, 它的客户则可以分为深圳市政府、区政府、上市公司 (中兴通讯、大族激光) 、跨过集团 (富士康、IBM、EPSON、三洋) 、大型企业 (华为、TCL、康佳、招商局) 、金融系统 (招商银行总部、交通银行) 等等, 这些单位每月的文具采购量都在5万元以上, 对于文具行业在开发大客户、小客户都要付出相同成本的情况下, 这些的企业的价值和其产生的赢利状况都是相当不错并值得开发的。
2、对大客户进行分析
我们在开发每一个大客户之前都必须首先了解客户, 知道客户的优势和劣势, 及其可利用的资源, 这样有利于我们更全面的了解并迅速开发出其潜在需求, 并通过我们的产品/服务来扩大我们的优势, 把劣势缩小到最小, 我们主要分析的内容有:
客户的流动资产率——客户是否有买单的现金实力是很关键的
客户的净利润率——这个可以衡量整个公司的收益状况
客户的资产回报率——这个可以比较客户的投资与收益, 并用来评估客户公司的管理水平
回款周期——可衡量客户公司内部的现金是用来偿还贷款还是作为流动资金来使用的
存货周期——可以衡量出客户的销售能力或实际使用量, 还可以看出其现金流动的速度
调查一个大客户如何管理这些核心的工作是大客户小组的中心工作, 如果选择大客户失误将给公司带来莫大的损失, 包括人力资源、物流配送的浪费、成本的上升、应收款的危险等等问题。当然客户状况需要我们了解的内容还有很多, 比如说, 我们的产品被客户转卖到了哪里?商品最终被谁买走了?是什么层次什么性别什么年龄的人买的?为什么会买我们的商品?我们的客户又是用什么方式来卖我们的商品?怎样运输、保管?等等这些内容都需要我们花时间去了解, 分析这些内容可以更有利于我们提高服务的效益, 提高我们的竞争力, 以便我们在客户碰到问题时我们能第一时间的给以解决, 从而加以改进, 这样的顾问式销售可以给企业带来更多的本质变化。
3、客户购买习惯/过程分析
因为是大客户的原故, 所以这些采购者所涉及的资金都是相当庞大的, 其购买决策并不是一、二个人就能决定的, 甚至这些产品的采购 (经销) 会改变该公司的经营方向和赢利方式, 所以其购买过程就会显得漫长和复杂, 首先, 购买 (经销) 的类型有三种:
a.初次购买 (经销) ——这类客户的开发时间是比较长的, 有的甚至超过1年, 像二手车、叉车之类的大宗产品, 让这类客户认识我的产品/公司本来就需要一段时间, 难度也会很大, 需要从头到尾的一个销售周期。
b.二次或多次购买 (经销) ——这是在已经购买了我们的产品以后, 第二次购买, 这个过程就相对很短了, 他们在前期已经认可了我们的产品/公司, 不需要解说最基本的东西, 这是他们在出现需要时就会发生的, 他们所关注的内容也会有变化, 他关心的是你的服务标准变了吗?产品质量一样吗?价格能更便宜?有足够的库存吗?等等这样的问题。
c.购买 (经销) 其他产品——有时候客户需要调整公司的战略或者产品/服务, 因此也要求供应商做出相应的调整, 这时候其实是对我们更重要的考验, 一定要把握好, 一点点的失误就会前功尽弃, 把原来的产品/服务一起让给了竞争对手了, 不过这样的采购 (经销) 可以让我们加强和客户的DMU关系, 而让DMU对我们的评价越来越高, 最终大大减少竞争对手的机会。
4、影响客户购买 (经销) 的因素
a.费用——购买的费用占客户支出额越大, 则其决策人职位就越高, 决策速度就越慢, 决策过程就越复杂, 他们要考虑采购成本是不是过高?利息是高还是低?市场对这个产品的接受程度如何?他们有能力销售好给产品吗?等等都是他们要着重考虑的问题。
b.购买 (经销) 产品是否有足够的科技含量——他们要考虑这类产品/服务是否太超前了, 能跟上技术发展的步伐吗?多久就会被新技术取代等等。
c.购买 (经销) 的复杂程度——我们所提供的产品/服务越复杂, 客户所需要处理的技术问题就越多, 潜在成本也就越高, 而且必要时还要另请专业人士。
d.政治因素——政府的政策是否对我们的行业或客户、客户的客户有影响呢?法律议案对市场会造成冲击吗?像前不久在我国的宏观调控、贷款控制, 这一政策规定对我国的尤其是房地产和汽车业的冲击是无法算计的, 对该行业的中小企业来说也是致命的打击。
e.当然还包括该DMU在公司所处的地位, 决策人在公司的地位, 决策人的性格等等, 我们就不一一例举了, 通常成功的大客户销售经理在谈判之前都会先了解买家决策者所要面临的种种压力, 其最关心的问题、操作程序等等相互关联问题。
5、分析公司与客户的交易记录
主要包括客户每月的销售额、采购量, 我们的产品在该的所占的份额, 单品销售分析等等。
6、做SWOT的竞争分析
任何公司都希望最大利益化的满足客户需求, 以获得客户较高的价值认同, 要做到这些就必须和最大的竞争对手进行比较, 并做好决策, 同时也要看到我们的开发风险。
7、费用、销售预测分析
包括销售额、销售利润, 需要的库存利息、人员的支出、差旅费、风险系数高低、开发客户所带来的管理和经营费用等等, 从而真正得出该大客户是否有价值开发。
8、我们给大客户提供什么
这是最关键的一点, 要根据不同行业不同产品进行区分, 在办公设备公司我们将为大客户创造不同一般的价值和服务, 包括:
a.减低综合采购成本——劳动成本、设备损耗、保养费用、库存利息、能源开发等。
b.增加收益——提高销售、加强生产线、提高利润率等。
c.避免浪费——减少对新人员的需求、减少对新设备的需求和维修次数。
d.提高工作效益——简化采购流程、优化采购组织。
e.解决方案——真正为客户解决实际的问题。
f.无形价值——提高该公司的声益、加快决策过程。
六、大客户的档案管理
1、基本信息——包括客户公司电话、地址、传真、电邮、采购员、采购经理、采购总监、财务总监、销售经理、配送经理、总经理、董事长等各层次人员的权限、联系方式、性格、爱好等基本信息。
2、重要信息——包括客户集团组织架构、公司发展历史、经营目标、发展方向、产品定位、销售状况, 客户的竞争对手状况、客户供应商状况、客户的资源及客户状况, 我们所提供的产品销售有多少、竞争对手有多少、利润如何等。
3、核心信息——我们的计划和提供的策略, 并检查其效果以便随时改正。
4、过程管理信息——包括所有的谈判记录、谈判参与人的身份, 我们的谈判过程的回答, 下一步的策略, 客户产品的订购、库存增降情况的记录。
七、大客户谈判技巧
可以说, 销售谈判的成功与否意味着生意的成交与否, 前面所做的所有工作都可能因为谈判的失败而导致全盘皆输, 所以谈判技巧就显得无比重要了, 我们都知道传统的会谈过程包括开场白 (寒暄) 产品特征描述开放和封闭的问题异议处理收场白技巧 (无数次的要求或暗示客户签单) 。这一会谈模式风靡了整个20世纪, 然而, 不幸还是提前来了, 顾客的购买越来越理性, 而且压价水平越来越强, 这种针对小生意的谈判自然就无法再为我们服务了, 就谈判来说, 最少可以当作一篇文章来写, 我们这里就简单的说一些。谈判的过程主要有以下四个:
a.初步接触
包括自我介绍和怎样开始会谈的方法, 其实开场白的好坏和大客户的谈判成功与否没有很重要的联系, 但也不能轻视, 这里需要注意四点:
Ⅰ.解决你是谁?你来这里干什么?你的目的?
Ⅱ.问合理的背景问题 (不谈产品) 。
Ⅲ.尽快切入正题——在时间比什么都重要的现代社会, 谁还有时间在上班时候和你寒暄?何况说太多无关紧要的话只会让你谈正经生意的时间更少, 这是新销售员最容易犯的错误。
Ⅳ.不要在还没有了解你客户时就拿出你的解决方法——当你还不了解你客户的现状和需求时, 就告诉客户:“我能帮你做什么”, 那除了是骗人还是骗人, 而且这是最容易引火烧身的一种做法, 那就是听到了可怕的异议 (尤其是价格异议) 。
b.了解客户, 挖掘明确需求
几乎所有的生意都是要通过提问的方式来了解客户的, 在所有销售技巧中, 了解客户可谓是精华中的精华, 在大客户的会谈中跟是至关重要的, 顶级的谈判专家曾做过研究, 所有成功的销售都是了解客户的工作占70%, 销售签单的工作占30%, 而失败的销售刚好相反。了解客户并挖掘明确需求的提问技巧主要有以下四种:
Ⅰ.问背景问题——目的是找出客户现在状况的事实, 比如说“贵公司有多少人?”, “贵公司的销售 (使用) 额是多少?”。建议事先做好准备工作, 去除不必要的问题。
Ⅱ.问难点问题——目的是找出客户现在所面临的困难和不满。比如“贵公司的复印机复印速度会不会太慢?”, “你的打印机是不是经常要维修?”。建议以解决客户难题为导向, 而不是以我们的产品和服务做导向。
Ⅲ.问暗示问题——目的是找出客户现在所面临困难所带来的影响。比如“打印机老是出错会增加您的成本吗?”, “复印机的速度太慢回影响你的工作效益吗?”“碎纸机的声音会影响你们工作吗?”。建议问这样的问题之前请先策划好, 而不会让人觉得生硬影响效果。
Ⅳ.问利益问题——目的是让客户深刻地认识到并说出我们提供的产品/服务能帮他做什么。比如“比针式打印机更加安静的激光打印机对你们有什么帮助吗?”, “如果每天可以减少50P的废纸量, 能让你们节约多少成本”等等。建议问这些问题要对客户有帮助性、建设性, 并一定要让客户自己亲口告诉你提供的产品/服务的利益所在。
c.证明能力, 解决异议
证明你的策略对客户是有帮助的有三个方法:
Ⅰ.特征说明——描述一个产品/服务的事实。如“我们有40个技术支持人员和5量配送车”。
Ⅱ.优点说明——说明一个特征是如何能帮助客户的。如“我们专业的维修人员可以减低机器故障的出现”
Ⅲ.利益说明——说明一个利益能解决客户被前面谈判是挖掘出来的明确需求。如“我们可以提供像你所说的每周六送一次货”。这个利益说明可以让你防止异议的出现, 而不是必须“处理”异议;还可以帮助会谈人员为你在其公司内部帮我们销售 (真正的销售是客户企业内部进行的) , 最重要的是能赢得会谈人员对你策略的支持或证实。建议在证实能力之前, 要先完成前面的“了解客户并挖掘明确需求”阶段, 而且让客户表达出你能满足他的明确需求。这里有几点是要说明的:其实异议并不是购买信号, 我们接到的异议越多, 我们的成功就越渺茫, 而且大部分异议都是由销售方自己造成的, 更多的异议上由于销售方在不知道客户的明确需求时过早地拿出你的策略的缘故。
d.总结利益, 得到承诺
最后是应该把你今天的会谈内容做个总结, 在小生意中便可要求客户签单了, 像文具这个行业, 通常是一次二次的会谈就知道销售是否成功, 而大客户则不是, 经常出现的问题是, 没有成功也没有失败, 只是暂时的不成交, 前面说过, 因为成交的金额比较大, 采购汇报程序也比较复杂, 但每次都可以更进一步得到你想要的, 比如“举办一个产品演示会或做一次培训”, “和上一层的领导见面”。这一阶段, 我在给别人做培训时通常称之为“得到进展”。
八、大客户管理的未来
篇4：办公用品采购管理
【关键词】微软Excel；办公用品；多表管理；在线服务
计算机及其技术的应用、普及，使得人们在生产生活中的劳动强度显著降低，而处理数据的效率大幅提高。微软Office办公软件中的Excel操作简单快捷，其最主要的作用是制作表格和数据计算，即：处理报表，利用Excel内置或用户定义的函数实现复杂运算。一些通用软件做账目比较繁琐，而采用Excel则有诸多优点，并可实现多个账目副本同时制作，彼此之间可对比和实时更新，从而节省人工对账时间。针对繁复和琐碎的办公用品管理，本文论述了采用微软Excel进行办公用品数字化管理的可行性，并给出了具体的实现方案。
1.办公用品数字化管理的总体设计
1.1应用需求分析
大至企业，小到具体的办公室都有一些必备办公用品（包括耗材和一些贵重物品）需要管理，并涉及计划、采购、库存、借领（包括归还某些循环使用物品）等方面工作，人工管理非常繁琐，为规范操作，确保所需，避免浪费、减少人为失误，可考虑通过软件进行自动化管理。在这方面Excel有着诸多优势：
（1）一个工作簿可包含多个工作表，可用来组织相关信息。同时可对多张工作表的数据进行汇总计算。
（2）从安全角度考虑，管理员本机可实现安全操作，实时备份。
（3）所生成的每个表单可进行排序、自动筛选（按选定内容筛选）、高级筛选（适用于复杂条件）。筛选区域仅显示满足条件的行（即“记录”），该条件由针对某列（即“字段”）指定。筛选只是暂时隐藏不必要显示的行。
（4）可利用公式（函数、引用、常量、运算符）联动若干个单元格显示。
（5）支持VBscript语言，通过自定义函数，编辑代码，运行宏命令实现数据计算与方案分析等一系列功能。
基于以上优点，可将传统的人工管理手段和办公用品管理制度交由Excel来实现，帮助管理员分析信息，协调收支，实现账目基本功能，降低成本，同时方便用户及时了解领用信息、库存情况。
1.2办公用品数字化管理的总体框架
图1 采用Excel实现办公用品管理的基本思路和构架
1.2.1设计思路
采用Excel实现办公用品管理的基本思路和构架如图1所述，管理软件的具体构架如下：
（1）建立五个数据库（即在工作簿A上建立的五个表单）：库存表、入库表（采购记录）、出库表（领用/借用记录）、库存限制（最大存货量，可变更）、领用限制。
（2）建立三个数据报表（在工作簿B上建立的几个表单，）：下月采购单、个人领取记录、本月出库记录。
（3）设置四项操作：本月入库录入、本月领用申请、查询（库存状况、入库状况、出库状况）、报表生成及打印。
具体过程中，可根据历史记录和经验法则设定领取基准，对于高档/耐用办公用品，尽量协调相互借用，一般不重复购置，以上等细节规定将体现在Excel函数之中。
在设计管理软件时将Excel与网页相结合。对于非保密数据，可对其所在表单设置保护权限，通过“我的电脑”/“控制面板”上建立DSN与相关EXCEL连接，制作网页（包含用VBscript编写的程序），使领用人通过局域网查阅相关信息（“只读”属性，不能更改），而管理员则拥有“更改”权限。
1.2.2 数据关系
管理员每月先执行“本月入库录入”（上月要求采购的条目），从而更新了库存表、入库表（购买记录）；而领用人可执行“本月领用申请”（不能超过库存表中存量限制，不能跨越领用人级别要求），从而更新出库表、库存表；根据库存表、库存表中存量限制和领用失败状况生成下月采购单。
2.办公用品数字化管理的细节设计
由于办公用品管理的繁复和琐碎性，在具体实施时，以下问题应给予考虑或需要特别注意：
⑴管理员使用的文件在一个文件夹A，每次更新后，使库存表、领用记录等以独立EXCEL表形式备份到文件夹B中，对文件夹B内文件设安全级别，建立数据链接，以 HTML 格式动态地呈现电子表格，因此其它用户可以使用 Web 浏览器访问信息，进行浏览、排序、筛选，通过“本月领用申请”格式输入借领要求并申报给管理员。
⑵用品每次采购价格可能有出入，每月采购记录输入，填写采购日期，而生成的库存表中同一用品可能有几条记录（领用限制中有金额要求，在领用表中可追溯每条记录来源，保证贵重不合格品的及时退还）。
⑶考虑用品自身特点和库房要求，应及时改动“库存限制”；考虑到使用状况，应及时改动“领用限制”，以免不必要的储存或过量积压，确保供应好、周转快、减小损失。
⑷办公用品分耗材和循环用品（耐用、价高）两种，前者可连续领取，后者是借用，应设有归还期限报警、循环使用期限（报废处理），并在库存表、出库表中显示标记。
⑸在EXCEL表单中设计固定的报表格式，通过定义函数，运行宏更改、给相应单元格赋值。
⑹对EXCEL表单菜单栏“工具”-“宏”-“Visual basic编辑器”-“工程属性”内设密码，避免误改动。
⑺如有质量不合格用品，需要退还供货商的，仍执行常规入库录入，对应数量写为负值，在备注列写原因，退还日期。领用人写退还申请（与领用申请一样，对应数量为负值，填好备注项，归还循环用品时与此步同）。
此外，在满足领用人浏览信息方面，可基于Macromedia Dreamweaver MX2004，运用脚本语言编制，由MacromediaFireworks MX2004、UleadGIFAnimator结合产生图片、动画，构成一组网页，兼顾美观和安全。
3.结语
篇5：办公用品采购管理规定
一、总则
1、为加强公司办公用品管理，节约成本，提高效率，规范流程，明确责任，倡导勤俭节约的现代办公方式，特制定本制度。
2、本制度所指的办公用品系指用于公司日常办公所需之耐用物品和消耗品，包括：文具、纸薄、办公室自动化耗材等生活用品、卫生清洁用品等。
二、权责
1、办公用品由行政人事部集中管理，实行统一采购、统一发放、统一回收处理；
2、行政人事助理具体负责办公用品的采购和日常管理；
3、行政人事部经理负责对办公用品的采购流程以及价格等情况进行严格审核；
4、财务主管负责对办公用品采购价格的审计，并定期审核办公用品台账；
三、申购
1、各部门根据本部门对办公用品的需求，于每月25日前提报下一月办公用品领用计划报行政人事助理；
2、行政人事助理依据各部门的办公用品领用计划，及时查对库存，对确有缺项的，应及时编制办公用品购置计划，经询价、比价后，确定合适的供应商；
3、行政人事助理填写《办公用品申购表》，报行政人事部经理审批后实施采购；
4、对于大宗办公用品，由行政人事部经理参与询价和议价、选择合格供货商。
四、核销
1、采购物资时，行政人事助理必须向供应商索取正规发票，如供应商未能开具发票的，可自行准备相应符合财务规定发票，经行政人事经理审核后作为报销凭证；
2、物资采购完毕后填写《费用报销单》，经行政人事部经理审核后，按实际支出报销费用。财务部门须对报销凭证予以严格审核，对于不符合申购流程和报销凭证不全者，应予拒销。
五、领用和发放
1、员工领用办公用品需填写《办公用品领用单》，行政人事助理按照《办公用品领用单》发放办公用品；
2、办公用品领取后发现不适用或未用完部分，由行政人事助理统一调换或回收；
3、员工离职时，须与行政人事助理办理办公用品交接手续，由行政人事助理在离职结算单上签字确认，除消耗品外，其余未归还部分，按实际购买价格予以扣除。
六、登记和管理
1、行政人事助理须建立和登记办公用品台账，做好办公用品的购置、发放和库存管理；
2、财务部须会同行政人事助理定期或不定期盘点，查对台账与实物，保证账实相符；
3、行政人事助理须根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。
七、本规定自发布之日起执行。
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篇6：办公用品采购管理规定
一、本制度所指的办公用品包括办公自动化设备、仪器设备、办公家具、办公耗材、卫生洁具、办公用文具、接待用品等。
二、局办公室是机关办公用品采购、保管和发放工作的承办单位，具体由办公室确定专人负责，实行采购人员和保管发放人员分离制度，采购人员购进的用品，交保管人员验收无误签字后保管。
三、采购、保管和发放办公用品应坚持工作需要、勤俭节约、多店询价、购前审批、公开透明、记录完整、定期审核的原则。
四、办公用品采购的审批程序：由需用办公用品的各单位向办公室主任提出书面购物申请。办公室主任根据工作需要，及时制定采购计划，按以下程序办理：
(一)一次性开支在500元以下的，经办公室主任同意后，指定2人办理。
(二)一次性开支500—5000元的，由办公室主任提出意见，报分管领导同意后，指定2人以上办理。
(三)一次性开支在5000—10000元的，由办公室主任提出意见，报分管领导审核，由主要领导审批后，指定2人以上办理。
(四)一次性开支在10000元以上的，由办公室主任提出意见，经有关领导审核后，提交领导会议集体研究决定。
(五)办公自动化设备及办公家具等大宗物品以及属于政府控购物品的采购，按政府采购的有关程序办理。
五、办公用品的保管和发放按以下程序进行：
(一)保管人员核对购物清单后，对购回的物品登记，按照保证质量和方便取用的原则，分类存放;
(二)凭领用单领用物品，领用单须经办公室主任审批签字同意;
(三)保管员凭办公室主任审批签字同意的领用单发放物品，领用单留存备查，并做好详细记录，领用人员要签字认可;
(四)保管人员要定期对库存物品进行盘点，随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况，向主任汇报，及时编制采购计划，按规定采购，保障供给。
六、分管领导随时组织办公室主任对保管和发放工作进行检查，并征求各单位的意见和建议，增强责任意识、服务意识，改进办公用品的保管和发放工作。
七、固定资产管理
(一)购置固定资产办公用品单价在800元以上或使用年限在一年以上的，及时填写固定资产入账单，转财务股登记入账。
(1)财务股对经采购的办公用固定资产进行登记，按照“谁使用、谁保管、谁丢失、谁负责”的原则，明确相应的责任人。固定资产因工作关系进行移交的，需将移交清单送一份给财务股备案，办理责任人变更登记。
(2)责任人对所负责的固定资产必须正确使用，精心爱护，保证固定资产完整性。不准用办公用固定资产办私事。未经许可，不得将固定资产借给外单位或非本机关工作人员使用。固定资产出借，应由借用人出具借条，明确使用期限，由批准人签字同意，方能出借。借用人到期归还后，责任人应对所借资产的完整性进行检查。
(3)因不正当操作使用，或因个人过失，或因故意损坏，对固定资产造成损坏，责任人或过失人应予赔偿损失，承担全部责任。故意损坏的还应责令写出书面检查，给予严厉批评。出借后的固定资产造成的损坏由借用人负责赔偿。
(4)因保管不善造成固定资产丢失，责任人应予赔偿，承担全部责任。固定资产出借后造成丢失的，由借用人或批准人赔偿。
(5)经妥善保管后，固定资产发生被盗的，责任人应当写出情况说明，由单位研究处理。
(二)固定资产报废规定。出现下列情况，责任人可以申请报废：(1)固定资产已过设计寿命，确实不能再使用的。(2)固定资产出现故障后无法修复的。(3)因本设备技术水平落后，不能与相关配套设施配套，而造成事实上不能再使用的。(4)设备使用成本过高，超出该设备自身价值的。凡固定资产报废的，由办公室和财务科报请局领导班子会议研究处置。
八、在办公用品采购过程中，如有违纪违法行为，要依纪依法予以追究。对于账物不符，记录混乱，服务不到位的保管人员，给予批评教育，情节严重的，按照规定给予纪律处分。
篇7：办公用品采购、领用管理规定
第一条 为加强分局办公用品管理，规范办公用品的采购与使用，特制定本制度。第二条 办公用品包括：
（一）固定资产类（单件价值500元及以上）：办公桌椅、电脑（含笔记本电脑）及配件、辅助设备、复印机、打印机、传真机、扫描仪、摄影摄像设备、空调设备等电器设备，各种文件柜、保管箱、保险柜等。
（二）办公耗材类：碳粉、墨盒、硒鼓等打印耗材。
（三）一般性办公用品：复印纸、办公文具、日杂百货以及低价值的未列入固定资产的其他办公用品。
第三条 办公用品的采购
（一）办公用品采购原则上每年的第一季度需做好当年的采购计划，报分局领导批准后实施；临时增加的采购计划需单独报分局领导审批。
（二）属于各科室特殊需求的固定资产类办公用品采购，应由各科室提出书面申请并应写明型号等标准，经科室负责人签字后，报分局办公室。办公室应对各科室的采购物品进行核定后签署明确意见或建议，报分局领导审批。
（三）属于分局统一采购的，由办公室书面请示分局领导，经同意后按采购程序实施采购。
（四）分局办公室按领导批示，通过网上进行采购计划填报。采购计划经采购中心审核后，再按照审核的采购方式进行协议采购、询价采购或者自行采购，实际采购金额不得超过采购计划确定的金额。
（五）需实施协议采购的办公用品，由办公室通过采购中心进行协议采购，以协议最低价为采购原则。
（六）需实施询价采购的，办公室应按照网上采购规定做好投标书，明确商务要求。分局应成立相应的定标小组，询价结束后，定标小组应对询价结果进行审核，报领导批准同意后，办公室应在分局内公示询价结果，公示时间两天。公示结束后，根据投标书所确定的商务要求确定中标供应商。
（七）经采购中心审核为自行采购的，由分局办公室组织人员进行自行采购。
第四条 验收与支付
（一）分局应成立相应的验收小组，对所采购的固定资产类办公用品进行验收。所采购的办公用品到达后，验收小组应及时进行验收，验收通过后办公室应及时登记、发放、入库。
（二）货款的支付必须在验收合格，取得正规发票后，附上采购计划申请表、验收报告、购销合同、发票等票据，由分局办公室按照规定办理支付手续。第五条 办公用品的领用
（一）固定资产类办公用品领用。由使用人填写《固定资产验收入库单》后领用。
（二）耗材类办公用品及一般性办公用品的领用。科室根据需要，填写领用单，科长加具意见后，凭领用单到办公室申领。
第六条 办公用品管理
（一）新进工作人员到职需要使用办公用品时，由各科室提出办公用品申请，向办公室请领办公用品；工作人员出现在分局内部调整、退休、离职等情况时，应填写《办公用品移交明细表》，办理办公用品有关移交手续。
（二）由科室负责人负责各科室办公用品的管理，并按照谁使用谁保管原则加强对办公用品的使用管理。
（三）对决定报废的办公用品，办公室要做好登记，在《报废处理册》上填写用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项，经领导同意后，办理报废注销手续。
（四）办公用品（价格在500元以上的）正常使用发生的损坏时，要及时向办公室报告，由办公室安排修理，如不报告或擅自将损坏的办公用品丢弃，使用者个人按非正常使用损坏照价赔偿。
篇8：办公用品采购管理
1 办公用品数字化管理系统的总体设计
1.1 应用需求分析
大至企业, 小到具体的办公室都有一些必备办公用品 (包括耗材和一些贵重物品) 需要管理, 并涉及采购、库存、借领 (包括归还某些循环使用物品) 等方面工作, 人工管理非常繁琐, 为规范操作, 确保所需, 避免浪费、减少人为失误, 可考虑通过软件进行自动化管理。在这方面Excel有着诸多优势。
(1) 一个工作簿可包含多个工作表, 可用来组织相关信息。同时可对多张工作表的数据进行汇总计算。
(2) 从安全角度考虑, 管理员本机可实现安全操作, 实时备份。
(3) 所生成的每个表单可进行排序、自动筛选 (按选定内容筛选) 、高级筛选 (适用于复杂条件) 。筛选区域仅显示满足条件的行 (即“记录”) , 该条件由针对某列 (即“字段”) 指定。筛选只是暂时隐藏不必要显示的行。
(4) 可利用公式 (函数、引用、常量、运算符) 联动若干个单元格显示。
(5) 支持VBscript语言, 通过自定义函数, 编辑代码, 运行宏命令实现数据计算与方案分析等一系列功能。
基于以上优点, 可将传统的人工管理手段和办公用品管理制度交由Excel来实现, 帮助管理员分析信息, 协调收支, 实现账目基本功能, 降低成本, 同时方便用户及时了解领用信息、库存情况。
1.2 办公用品数字化管理系统的总体框架
1.2.1 设计思路
采用Excel实现办公用品管理的基本思路和构架如图1所述, 管理软件的具体构架如下。
(1) 建立五个数据库 (即在工作簿A上建立的五个表单) :库存表、入库表 (采购记录) 、出库表 (领用/借用记录) 、库存限制 (最大存货量, 可变更) 、领用限制。
(2) 建立三个数据报表 (在工作簿B上建立的三个表单) :下月采购单、个人领取记录、本月出库记录。
(3) 设置四项操作:本月入库录入、本月领用申请、查询 (库存状况、入库状况、出库状况) 、报表生成及打印。
具体过程中, 可根据历史记录和经验法则设定领取基准, 对于高档/耐用办公用品, 尽量协调相互借用, 一般不重复购置, 以上等细节规定将体现在Excel函数之中。
在设计管理软件时将Excel与网页相结合。对于非保密数据, 可对其所在表单设置保护权限, 通过“我的电脑”/“控制面板”上建立DSN与相关EXCEL连接, 制作网页 (包含用VBscript编写的程序) , 使领用人通过局域网查阅相关信息 (“只读”属性, 不能更改) , 而管理员则拥有“更改”权限。
1.2.2 数据关系
管理员每月先执行“本月入库录入” (上月要求采购的条目) , 从而更新了库存表、入库表 (购买记录) ;而领用人可执行“本月领用申请” (不能超过库存表中存量限制, 不能跨越领用人级别要求) , 从而更新出库表、库存表;根据库存表、库存表中存量限制和领用失败状况生成下月采购单。
2 办公用品数字化管理系统的细节设计
由于办公用品管理的繁复和琐碎性, 在具体实施时, 以下问题应给予考虑或需要特别注意。
(1) 管理员使用的文件在一个文件夹A, 每次更新后, 使库存表、领用记录等以独立EXCEL表形式备份到文件夹B中, 对文件夹B内文件设安全级别, 建立数据链接, 以HTML格式动态地呈现电子表格, 因此其它用户可以使用Web浏览器访问信息, 进行浏览、排序、筛选, 通过“本月领用申请”格式输入借领要求并申报给管理员。
(2) 用品每次采购价格可能有出入, 每月采购记录输入, 填写采购日期, 而生成的库存表中同一用品可能有几条记录 (领用限制中有金额要求, 在领用表中可追溯每条记录来源, 保证贵重不合格品的及时退还) 。
(3) 考虑用品自身特点和库房要求, 应及时改动“库存限制”;考虑到使用状况, 应及时改动“领用限制”, 以免不必要的储存或过量积压, 确保供应好、周转快、减小损失。
(4) 办公用品分耗材和循环用品 (耐用、价高) 两种, 前者可连续领取, 后者是借用, 应设有归还期限报警、循环使用期限 (报废处理) , 并在库存表、出库表中显示标记。
(5) 在EXCEL表单中设计固定的报表格式, 通过定义函数, 运行宏更改、给相应单元格赋值。
(6) 对EXCEL表单菜单栏“工具”—“宏”—“Visual basic编辑器”-“工程属性”内设密码, 避免误改动。
(7) 如有质量不合格用品, 需要退还供货商的, 仍执行常规入库录入, 对应数量写为负值, 在备注列写原因, 退还日期。领用人写退还申请 (与领用申请一样, 对应数量为负值, 填好备注项, 归还循环用品时与此步同) 。
此外, 在满足领用人浏览信息方面, 可基于Macromedia Dreamweaver MX 2004, 运用脚本语言编制, 由Macromedia Fireworks MX 2004、Ulead GIF Animator结合产生图片、动画, 构成一组网页, 兼顾美观和安全。
3 编码和主要语法
具体的编码并不复杂, 但需要根据办公用品管理的实际请况进行编制, 下面列出了较为关键的三个操作, 同时给出了代码实例作为参考。
(1) 报表的形成, 在1.2.1中 (2) 所建Excel工作簿文件B中建立宏, 通过两次for循环, 把表单特定区域内容过滤到二维数组中。同样可把二维数组中某些值赋到指定的表单单元格中。代码实例如下。
(2) 对于1.2.1中 (1) 所建Excel工作簿文件A, 由于它是存储着所有库存情况、领用规则等的数据库, 需要对它进行操作保护具体实现是把工作簿A中某表单内容复制到指定表单中作为备份。代码实例如下。
⑶在网页脚本中链接数据库 (即1.2.1中 (1) 所建立的Excel表A) , 代码如下:
4 结语
以上分析了利用微软Excel软件实现办公用品数字化管理的可行性及便利性, 期望根据上述构思能够完善办公用品管理的基本功能, 从而增加数据透明度, 辅助纸面管理, 使用户及时了解库存状况, 合理控制用品种类、数量, 保证质量;同时减轻管理员负担, 方便借用人及时了解相关信息, 提高工作效率。
参考文献
[1]林金霖.ASP实务经典[M].中国铁道出版社, 2000, 8.
篇9：办公用品采购管理
关键词：办公自动化；办公室管理；应用
一、办公自动化在办公室中的概念
将现代化的办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，称为办公自动化。在现代的办公室工作中，办公室的作用一方面是领导作出决策的场所，但是除了领导机关在此做出决策，发布指示以及进行文档上的来往之外，另一方面，办公室更深层更实际的工作是信息的收集、存储、检索、处理和分析，然后做出决定，将决定作为信息传达给下级部门或者合作单位，或者是业务关联单位。在办公自动化中，人和机器缺一不可。在企事业单位的日常工作中，是一定会运用到办公自动化的，办公自动化在这些单位的日常工作中是不可缺少的重要部分。同时，办公自动化也是可以不断进行调整和根据自身实际需要进行定制的。一方面，在办公室内，办公自动化可以实现人机互相连接，操作信息采集、查询和统计等方面的工作，便于领导进行管理和做出决策。另一方面，企事业单位在与外界进行沟通的时候，运用办公自动化将事半功倍，员工可以通过办公自动化，通过网络获得需要的资料和信息，也可以与外界进行互动，甚至能够实现远程办公。办公自动化的运用，提高了办公室工作的办公效率和行政管理的有效性，应用办公自动化将更有利于进行办公室管理工作。
二、办公自动化在办公室管理中的发展
在办公室管理的应用中，办公自动化的发展经历了好几个阶段。第一个阶段是起步阶段，人们在日常办公中，运用的是电子信息技术，办公自动化知识用于资料的整理和管理，但是却缺乏沟通、协同和互动等综合处理，因此，这个时候还没有达到真正意义上的办公自动化。到了第二个应用阶段，内部网路、互联网、局域网等网路进入到办公室管理工作中，将网路引入办公自动化中，彻底避免了以往办公室管理工作中存在的弊端，在很大程度上方便了人们的工作，提高了工作效率，并且达到了规范管理和组织模式的目的。在办公自动化的发展阶段中，各种应用软件的发展逐步成熟，从以前的行政办公信息服务，现逐步将使用功能发展到组织内部管理活动的各个环节中。此外，在与外界进行沟通中，随着外界环境的不断变化，办公软件的功能也随之越来越能够满足客户各方面的需求，办公自动化不断扩大和提高自身软件的应用范围和应用技术，为办公室管理工作提供越来越多的便利，使得办公自动化在办公室管理中应用更加广泛。虽然实现数字化办公还需要一定的时间，但是在现代化的办公室管理中，数字化办公是发展的必然趋势。
三、办公自动化在办公室管理中应用的实现条件
在实现办公自动化的过程中，除了需要人、机两大条件，还需要一些其他的必备条件才能在办公室中运用办公自动化。第一，通信平台。通信平台作为内部的邮件系统，通过网站和信息共享软件等为信息和通信的实现提供了便捷、安全和畅通。第二，信息发布平台。人们在办公中如需对电子公告或者电子文件等类似文档进行发布，可以借助信息发布的平台进行发布，从而使其在单位内部得到传播，使得各个职工能够对单位的工作动态进行及时了解。第三，工作流程自动化。工作流程自动化可以将类似公文处理、收发文件、审批和报告请示等普遍的工作进行实时的监控和跟踪，从而使得各个岗位和部门之间达到协同工作，对规范办公制度提高办公效率非常有效。第四，文档管理自动化。在手工办公的时代，文档的管理和检索是一个比较耗时耗力的工作，难度也相对较大，特别是日积月累的文档尤其不容易找到也容易丢失，自从办公自动化出现后，人们可以使用文档管理自动化，通过word、excel等形式对文件进行保管和分类，便于保存和储存。
四、办公自动化在企业办公室管理中的应用
在企业办公室中，实现办公自动化可以实现办公高效率、低成本，在节省大量人力和实践的同时，最大限度地发挥储存信息的作用，提高了整个办公室的工作效率和工作质量，能够使各个部门和各个员工都达到信息共享、教学资源共享。虽然目前企业在运用办公自动化的过程中，出现了一些问题，比如一些部门的办公室中的办公自动化意识还不够强，人员的素质参差不齐，造成资源浪费，还有一些应用软件不是很完善，不能完全符合办公应用的需求等等，我们仍然要坚持不懈地在现代化的企业办公室中推行办公自动化，面对上述问题我们需要提出解决措施应对。首先，企业要树立“以人为本”的现代化管理理念，企业办公室管理人员是企业办公管理工作的主要依靠力量，加强人才在办公自动化上的培养，不仅能够加强办公室管理工作，同时也是提高办公效率和质量的关键。
企业要为办公室管理人员提供机会，创造条件，不断鼓励和支持他们参加各种培训和自学，提高管理水平和业务水平。其次，企业的领导需要加强对办公自动化的重视程度，企业的办公室管理要充分利用计算机技术和网络技术等现代化技术对企业的管理、研发和生活服务有关的信息资源进行全面的数字化管理，实现办公室管理的自动化。此外，对于各种设备和软件要做到及时更新换代。在运用办公自动化的同时，需要加强企业办公自动化系统的检查和监督，确保系统能够在一个安全、稳定、高效的环境下运行。办公室管理工作是一项复杂而琐碎的工作，需要办公人员具备相关的专业能力，包括科学地进行办公室统计工作和有效地对各类资料进行归类存档等。此外，办公室管理人员还需要具备良好的协调和处理能力面对复杂多变的人际关系。通过办公自动化的应用，不仅给企业员工带来了工作上的便利，提高了他们的工作效率，同时更能够借助其构建起来的网路，减少和化解分歧，实现办公室管理中更加便捷的交流沟通和协作。这是在办公室管理中应用办公自动化的体现。
参考文献：
[1]刘菲菲.浅谈办公自动化及其在办公室管理中的应用[J].科技创新与生产力，2011（08）.
[2]邱晖.推进高校办公室办公自动化的思考[J].广西教育学院学报，2010（02）.