红头文件人事任命

红头文件人事任命（精选8篇）

篇1：红头文件人事任命

总经办字[XX]第XXX号

签发人：XXX

任 命 书

公司各部门/分公司、各项目部：

根据公司经营发展以及人资需求，经总经办研究，决定任命XXX同志为XXXX有限公司XXXXX。

主要负责：

本任命书即日生效，相关薪资待遇从2015年7月1日起执行。

二〇一五年六月二十九日

主题词：人事任命 通知

抄 送：各部门 各分公司 各项目部

起 草：XXX 审 核： XXX 打印校对：XXX 共印 1 份

篇2：红头文件人事任命

人字〔2013〕001号

关于刘西友等同志任职的通知

各部门：

为了适应新形势下公司经营发展需要，经2013年5月13日公司总经办会议决议，决定对以下同志进行人事任命，现予以公布：

任命刘西友同志为财务部经理兼任业务二部经理，主持财务中心和业务二部的日常管理工作；

任命王胜存同志兼任工程部经理，主持工程部的日常管理工作。

任命杨扬同志为业务一部经理，主持业务一部的日常管理工作；

以上任命决定自发布之日起即开始执行。临沂齐煌照明科技有限公司2013年5月15日

主题词：人事任命通知

报：总经理办公室

发：临沂齐煌科技有限公司各部门

篇3：红头文件人事任命

关键词：流动人员,档案管理,人事档案管理,档案管理模式

随着信息技术的发展与技术的深入, 各学科都希望通过信息技术来推动学科的发展和相关实践活动的进步。在档案界, 无论是学术理论的探讨还是档案工作的实践来说, 信息技术成为了关注的热点。本文尝试从构建电子文件中心的角度出发, 来推动当前流动人员人事档案管理中一些问题的解决与改善。

一、我国流动人员的基本情况

我国的人口情况由上世纪六七十年代的集中稳定转变为现在的频繁流动。部分省市特别是长三角、珠三角及京津地区经济的飞速发展, 大量的农村进城务工人员、私企跳槽劳动者以及大学毕业生成为我国当前流动人员的主力军。根据统计数据, 2010年仅上海市外来常驻人口总量已经达897.7万人[1]。再加上近年来出国留学的门槛降低, 更多的人选择了出国深造, 数据显示, 我国在外留学生已有127万人, 这些无疑增加了我国流动人口的数量[2]。流动人员数量的猛增使我国流动人员的档案管理出现了许多混乱现象。这类现象的出现, 是与我国流动人员的分散性, 职业不确定性以及档案意识淡薄这三大特点密不可分的[3]。

二、当前人事档案管理中存在的问题

1. 流动人员人事档案管理权问题。

目前我国流动人员人事档案管理权较为混乱且不适应市场经济发展需要, 主要表现在:第一, 多头管理。虽然政治经济不断发展, 而对于人事档案信息资源的管理却未能与之衔接, 形成人事档案不只人事部门保管, 同时劳动部门、社保机构、金融机构都保管有与其业务职能相关的人事档案的现状。这样一来, 人事档案就难以成为一个相互关联影响的统一体系, 难以发挥人事档案资源的整合效用。第二, 只保管, 不利用。各部门对于保管的一部分人事档案并不积极进行补充更新, 不为用户提供利用服务, 而只进行单一保存, 人事档案资源难以实现利用[4]。

2. 人事档案相对人权利的保障问题。

保障相对人权利的问题同时也是人事档案相对人知情权的问题。我国推行的人事档案管理制度, 从某种意义上讲, 已经剥夺了相对人应当享有的基本权利。目前人事档案管理制度规定:不允许本人查阅自己及直系亲属的人事档案。然而这种保守的人事档案管理制度剥夺了相对人对自身人事档案的知情权。由于相对人对自身人事档案内容不了解, 使本应反映客观事实的人事档案, 却阻碍了档案相对人的发展。

3.“弃档”、“丢档”、“私自扣档”问题。

随着市场经济的进一步深入, 越来越多的“单位人”变为“社会人”, 而如今越来越多的私营企业在招聘时对应聘者人事档案不作要求, 使得越来越多的流动人员加入到了弃档大军之中, 流动人员“弃档”现象愈发严重。同时, 许多能力出众的跳槽者甚至著名企业家都曾面对这样的问题:原先就职的公司为了留住人才, 会将其人事档案以种种借口扣留不予转出。不仅如此, 由于一些单位档案管理人员自身业务素质不高、责任心不强, 档案的转递都由相对人自己携带甚至以发送快递的方式进行, 导致人事档案丢失的情况时有发生。

从以上情况来看, 流动人员人事档案在管理过程中仍存在很多问题, 因此建立流动人员人事档案电子文件中心显示出其必要性, 下文作者提出流动人员人事档案电子文件中心的建设构想。

三、流动人员人事档案电子文件中心的建立

1. 流动人员人事档案电子文件中心的基本建设构想。

吕元智先生在其《构建国家人事档案中心》一文中从整体框架上对我国人事档案中心的建设提出了合理的构想。而对于我国流动人员的人事档案管理, 则要结合流动人员的特点, 结合各地区的实际情况做以具体设计。笔者认为, 在全局构架上, 我国流动人员人事档案电子文件中心的建立可借鉴吕元智先生关于国家人事档案电子文件中心的建立设想, 即在一定区域内设立各级流动人员人事档案电子文件中心, 集中管理该地区流动人员的人事档案, 各区域的流动人员人事档案电子文件中心服从国家流动人员人事档案管理部门的管理, 即遵循国家“统一领导、分级管理”的档案管理原则。同时, 设立全国流动人员人事档案电子文件中心 (总部) , 总部架设在全国各区域的流动人员人事档案电子文件中心之上, 负责统一规范协调各地区级管理中心的工作, 制定相应的标准, 并负责建设维护中央服务器。各地区的流动人员人事档案电子文件中心负责该区域的流动人员的人事档案的管理以及人事档案的流动、转递, 不再由其他部门经手。

2. 流动人员人事档案电子文件中心的建设模式。

在建设模式的选择上, 可以在全国电子文件中心建设具备初步规模的大前提下, 将流动人员人事档案电子文件中心作为全国电子文件管理中心下的人事档案电子文件管理部门设立, 成为我国电子文件管理的重要组成部分。该方式具备的优势较为明显:首先, 以国家电子文件中心建设为基础, 人事档案电子文件中心建设方向明确。在国家电子文件中心建设的基础上进行专业化发展, 进行人事档案电子文件中心的建设, 较之独立建设有了成熟的建设经验, 可以移植国家电子文件中心先进的建设成果与方法建设人事档案电子文件中心。其次, 电子文件的数据格式与规范容易统一, 有利于人事档案电子文件信息的更新与传递, 同时方便人事档案电子文件的查阅利用。另外, 将人事档案电子文件中心纳入全国电子文件中心建设可以使我国电子文件中心建设成为一个完整的体系, 丰富了我国电子文件中心建设的内涵。一个全国的电子文件管理体系一旦建成并逐步丰富起来, 其带来的人事档案电子文件管理上的高效率是不可预估的。

3. 流动人员人事档案电子文件中心的基本职能。

在我国, 目前流动人员人事档案主要由各地区设立的人才交流中心进行有偿的接收管理, 主要是对该地区流动人员人事档案进行收集、整理、保存, 并提供必要的利用渠道。由于目前已发展较为成熟, 因此文中不再赘述。下面主要论述流动人员人事档案电子文件中心的特色职能, 这是与前文的建设构想相联系的:第一, 保持该地区流动人员的档案与其相对人的联系, 保持与各高校、企事业单位的沟通, 保证流动人员人事档案的动态更新。第二, 配合该区域人力资源中心做好人力资源开发研究工作。管理中心应合理利用人事档案信息, 配合开展该区域的流动人口普查工作, 从宏观上把握该地区的流动人员信息。第三, 积极开展流动人员人事档案电子文件中心的网络建设。网络建设是该管理中心开展相关业务活动、管理开发人事档案信息的核心与基础。管理中心应主动开展信息化工作, 通过统一的流动人员人事档案管理服务网络提高人事档案的管理质量, 探索人事档案管理的科技化道路[5]。

4. 流动人员人事档案信息化建设。

对于人事档案信息化建设, 重点应做好以下几方面工作。第一, 符合“双套制”管理。对于相对重要的人事档案文件信息化, 应采取双套制的保管模式, 对于流动人员和相应的人事档案电子文件中心, 双套制应表现在流动人员的人事档案纸质版本随流动人员的地区转移而转移, 而数字化的人事档案则与纸质文件保持动态的一致性, 随时更新, 随时存储。第二, 注重人事档案数据的安全与完整。而保证人事档案数据的完整则需要加强对数据文件运转流程中的元数据进行控制, 加强全程管理与前端控制, 对流动人员人事档案进行全程动态记录、更新。第三, 做好流动人员人事档案数据的开发利用工作。在国家规定的保密范围内, 可以提供一定阅览权限的检索入口或是有偿数据检索分析, 在充分利用人事档案资源的情况下, 更好地为社会服务[6]。第四, 建立全国性的流动人员人事档案电子文件数据库。由于电子文件形式的人事档案的生成、更新、转递、保管以及开发利用都要在数据库中进行, 因此要建立流动人员人事档案电子文件中心, 最根本的是要有相应的数据库作为支撑。笔者认为, 数据库服务器的建设应具备以下特征:第一, 统一性。流动人员的分散性和不确定性决定了其人事档案的电子文件要做到“档随人走”, 必须要保证电子文件的流动性, 若数据库结构与格式不统一, 则产生不同地区电子文件中心文件结构相异, 难以进行更新与转递。第二, 可扩展性。数据库服务器的可扩展性是适应我国流动人员和电子文件日益增多的必要条件, 因此在建设数据库服务器时, 要注重服务器的后续扩展。第三, 人机交互的友好性。建设流动人员人事档案电子文件中心宗旨之一就是要提高人事档案的流动能力和利用率, 因此电子文件管理与查询的便利性应该是衡量的关键指标, 具备良好的人机交互能力的数据库服务器应是数据库服务器建设的又一关键点。

构建我国流动人员人事档案电子文件中心是解决我国目前流动人员和其人事档案之间存在的矛盾与问题的重要方法, 同时也是构建我国电子文件中心体系的重要部分之一, 尽管从当前情况来看, 电子文件中心的建设仍有许多困难与阻碍, 但是, 通过管理实践与学术界的研究与探讨从而找到一条正确的道路, 可使我国流动人员人事档案管理发展得更好。

参考文献

[1]腾讯新闻上海资讯.http://news.qq.com/a/20110924/000347.htm.

[2]新华新闻.http://news.xinhuanet.com/overseas/2011-04/18/c_121317007.htm.

[3]宋熙东.流动人员认识档案管理研究[D].四川大学硕士学位论文, 2007.

[4]魏宇, 尚华.人事档案管理现状分析和对策[J].包钢科技.2010 (1) .

[5]纪红卫.关于构建我国人事档案中心的探讨[J].图书情报知识, 2002 (5) .

篇4：当上级插手人事任命

我在一家国有企业工作，因为公司老总的器重，被委以业务处长的重任。经过我的面试，我处新招聘了两位男士：小张和小王。小张为人忠厚老实，但略显木讷；小王聪明外向，但为人小器。对两位新人，我都给了他们表现的机会。小张的机会更多一些，但他没能抓住机会，反而给上级领导留下不好的印象；小王则成功地抓住了机会，给公司老总的印象很好。

一年后，上级部委派来一位副总任公司第二把手。这位副总给公司带来了一项新业务，想在我处找一个人配合开展新业务。我从业务实际情况出发，让小王配合副总完成业务。小王较好地完成了任务，获得了副总的肯定。与此同时，小张也配合我漂亮地完成了很多工作。单从业绩上讲，这时小张已经远远超过小王。

正当我着力帮助小张重塑在领导心中的形象时，我突然接到人事部的通知，决定晋升小王为业务处副处长，作为我的副手。后来总经理向我透露，提拔小王是那位副总极力促成的。显然，初来乍到的副总想要在关键部门培养自己的力量。

对这项人事任命我非常抵触，主要原因有三：

1. 这项任命事先没有征求我的意见，既然是我的副手，协助我工作，那么有必要征求我的意见；

2. 从业绩上讲，还有更适合的人选；

3. 副总对小王的支持，使小王对我形成威胁，尤其是一旦总经理离职或退休，小王在副总的支持下，会对我构成比较大的威胁。

在这种情况下，我不可能将重要的业务交给小王负责，更不可能让小王涉及核心业务。这个任命很荒唐，请大家帮我出出主意，我该怎么做？

隋宗池（某公司人力资源高级副总裁）：

你在讲到抵触这个任命的原因时说：“既然是我的副手，协助我工作，那么有必要征求我的意见”，这一点是绝对错误的。

首先，部门领导不是一方诸侯，关键部门更不能“水泼不进”，被一个人完全控制。你越表现出要对这些人事任命有决定权，越会失去这些权力！其次，部门的副处，并不意味着是你的副手，很可能在工作分工上是相对独立、各司其责的。不排除这种可能：副总给公司带来新业务，但还没发展到完全独立于现有业务的规模，所以在业务部门设个副手配合他，等到新业务发展起来再考虑拆分等。

我试着分析一下这个人事任命的原因，或许有一条适用于你：

一、“因为公司老总的器重”，很多人都是在被老大看重的时候，变得不会处理同事关系了，不自觉地恃宠而骄，让领导觉得你需要被制衡，也让其他同事觉得“这人不值得帮”。

二、业务部门是关键部门，所以，不能一人独大。小张明显是和你走得近了，势必不能让小张再成为部门副手。

三、副总带来了新的业务，自然需要在业务部门有个自己人，才能“接地气”，小王应该是会主动贴近副总的人，和副总的需求一拍即合，所以，这个任命是小王和副总双方互相需求的结果。

四、即使不考虑其他因素，单独比较小张与小王：小王同时得到了老总和副总的肯定，而对于小张，老总印象不好，副总对他没印象，所以提拔小王是很自然的事，并不意外！因此，这个任命并不荒唐，有可能是你多心了。如果你比较敏感、过度防御，就可能把原本正常的人事安排，看成是对自己的威胁了。

黄铁鹰（北京大学光华管理学院教授，找同行网创始人）：

隋宗池的分析让我感到新鲜。从公司运营的安全角度，你的分析有道理。可是从激励人的角度，我总觉得如果我的副手安排，不问我的意见，这无疑是：1）轻视我，2）要监控我，3）要取代我。那我还怎么可能玩儿命干活？另外，如果一个下属跟我走得近了，就成为不能提拔的理由，我的老板是不是太不自信了？！

人与人之间的关系是自然的，我们都欣赏能干、能担当、能吃苦的下属，对这样下属的鼓励是什么？是欣赏，如果对人的欣赏还需要有所保留，做人是不是有点太不爽？

还有，你的新业务想要“接地气”，就要用自己的人，这不是明显拉帮结伙吗？

网友张（公务员）：

请小丁消消气，这不是个特别复杂的问题，结合我在机关人事部门工作的经历谈一些浅见：

一、从上级组织人事工作的角度看，小张因为是你一手培养，反而不适合做你的副手，因为你这个部门存在尾大不掉的可能。安排小王做副处长，一方面有进行权力制衡的因素，另一方面，从积极意义上讲，也是锻炼你作为领导的胸襟和管理能力。

二、你的原则是“做人”先，还是“做事”先？我之所以说问题并不复杂，因为在这个案例中不论做人还是做事，合理的选择是同一个。若要“做人”，两位领导都已经决定的事，你以一己之力想要推翻，老总会看不上你的度量，副总会把你划为对立派，小王更会与你反目成仇。这样一来，工作上联系最紧的三个人都闹翻了，“做人”的目标已完全失败。若要“做事”，按你的描述，小王并非比小张差很远，不见得小王担任副处长就会拖后腿。如果你能摒弃成见，精诚合作，同时善加利用各方领导的支持，也许更能做出一番大事业。

三、你的问题，其实是想让自己“气顺”。气常不顺，可能就是在机关或国企里经常强调“忍”的原因。但忍也分“主动之忍”和“无奈之忍”，化无奈为主动，不仅自己心里好受得多，在别人看来你也更大气。从另一个方面看，机关或是国企里一把手的作用十分突出，你是本处的一把手，器重你的老总是单位一把手，你仍然处于绝对的强势地位。退一万步，万一小王真的恃宠生骄，你可选择的反制措施也肯定强于对方。这一点上需要对自己有信心，而信心是气量的源泉。

四、接受小王的任命是一定的。但重要的是做好以下三方面：第一，副总未征求你的意见就任命小王，说明你与副总的沟通需要改善。你需要反思，副总上任以来，你作为下属，是否给予了足够的尊重和配合？有没有定期主动沟通？副总想要“接地气”，你为什么不让自己成为“地气”的一部分？当然，如果牵涉到更高层的政治，有些动作还需谨慎，但在工作上的尊重与配合是大家都能理解的。第二，如何处理小张的晋升问题。首先应与小张坦诚地谈谈，不需推卸责任，借此机会激励他进一步改进不足，完善自己。以你的度量来拓展他的度量，把眼光放得长远些。今后如果有类似的机会，全力举荐小张就是。第三，如何对待小王？在我看来，要跳出常规，不仅不要对小王藏着掖着，反而应更开诚布公地邀请小王融入核心业务。人心都是肉长的，恩将仇报的白眼狼毕竟少，即使他是，如前所述，也会有办法处理。

nlc202309010317

隋宗池：

为了回答黄铁鹰的问题，我尝试从副总的角度描述一下整个事件：

我被上级委派到某公司做副总，同时负责新业务。空降兵的身份、新业务的开端，让我在工作、人际关系处理这两方面都需要格外投入精力。

这家公司的业务处长很得总经理器重，把公司的核心业务做得有声有色。而我，拓展新业务也需要有人配合，业务处长派了小王来配合我。其实业务处除了小王，小张的能力也不错，但小张似乎和业务处长更合拍，而小王似乎不那么受器重。

小王配合我开拓新业务，积极肯干，很好地完成了任务。业务处的其他员工跟我接触很少，包括业务处长，所以小王成了我开拓新业务时唯一熟悉并能依靠的人。偶然的机会得知总经理对小王的印象也不错，于是我觉得可以给小王升职：一方面，这是对小王工作成绩的肯定，另一方面，新业务的对外沟通和对内资源协调等工作，也需要有一定级别的人来做。其实如果基于第二个原因，业务处长应该也可以帮我，但他自己在核心业务上都忙不过来，另外，业务处长似乎跟我有隔阂，我们之间的沟通并不多。

于是在一个适当的机会，我向总经理提议晋升小王为副处。这个副处的位置只有小张能够和小王竞争，也许是总经理认为小张业务能力可以但不具备领导能力，也许是总经理认为应该给新业务一些支持，又也许是总经理觉得没必要在这个任命上跟我这个空降副总起冲突吧，总之，总经理很快同意了这个任命。

任命公布之后，业务处长对这个任命很抵触！小王在业务处的日子不好过，没机会接触核心业务，明显被边缘化了，连带着我这边新业务所应该得到的支持都受到了影响，业务处长对我也开始有明显的敌意了。

什么原因呢？业务处长觉得我这个副总阻挡了他的晋升之路？觉得我的新业务如果发展顺利，可能威胁到原有业务，连带着他业务处长的地位缩水？还是觉得业务处里他是老大，我这个同在业务线的副总也不能干预？还是他自己不够自信，担心小王有可能取代了他的处长位置？

这么看来，业务处长的胸襟和气量还是不够，他关注的重点不是公司业务的良好发展，而是自己的位置和权力！这样的人能胜任业务处长吗？

王志涛（创业者）：

看到小丁的纠结，就好像看到以前的自己。在企业里，气量对个人的发展真的很重要。

当初自己做区域经理，权重一方；后来集团整合，收权——气。

做总监，其他部门副总插手我部门的事情，看不过去——气。

做常务副总，董事长授权不足——气。

气——其实是自己和自己的斗争，也是管理者最难，最需要管理自己的地方。

有一点心得和大家分享一下：自己不是独立的个体，部门不是独立的部门，只有把自己和部门融入公司，融入上级的目标，你和部门才有价值。

徐放（北京宽畅通信技术有限公司创始人）：

隋宗池站在副总角度对整个事件的描述非常传神。但我们也不能忘了总经理，他可是一把手，轻视他的存在是要犯错误的。我以总经理的视角来描述一下：

我是一天天看着企业成长的，这个企业就像我自己的孩子一样。遗憾的是，明年我的年龄就到站了，可我不想离开，我觉得还能再干几年。为此我也与上级领导侧面沟通过，但没想到，今年伊始上级就给我派来一位有背景的副总，对此我当然有意见。但是无论怎样，这是上级领导的安排，我绝对不能直接同他发生正面的冲突，这点城府还是要有的。先看看他到底能做出什么业绩吧。

真没想到，这个副总屁股还没坐热，就要插手人事！他竟然要提拔业务处的小王担任副处。这个小王我有印象，为人机灵，有点能力。原本我对他感觉还是不错的，没想到这么快就被副总收入麾下了。我知道业务处长对小王是有看法的，他更欣赏小张，这个小张跟他一样，不机灵，但能干。

但是为了不跟副总搞僵，也防止人们形成我同副总闹矛盾的印象，我同意了任命小王的意见。

不出所料，业务处长对这个任命非常不满，立刻到我办公室来。我告诉他这是副总的意见，并做了些安抚。看着他一脸怨气地离开，我心说：“小伙子啊，该成熟啦！如果我离开了，你的处长估计也就做到头了。”

根据我对这个业务处长的理解，他那一向喜欢说了算的性格，肯定要跟小王和副总闹摩擦。一旦这样，我就可以……

在国企呆过的人，应该对站队问题深有体会。领导考虑问题的焦点往往不在业务上。权力、利益、办公室的大小，甚至开会出场的顺序，都会成为斗争的诱因。你说，我是中间派的。对不起，中间派往往最先被灭掉。就像案例中的业务处长，如果不立刻站到总经理的队伍里，我相信他很快就要被替换掉，换一个能跟副总打擂台的人。

于雅楠（人力资源经理）：

隋宗池的思路，让我耳目一新。但我更支持徐放从总经理的角度上考虑事情的思路，我再补充几点：

一、总经理是一把手，最重要的任务是把控住全局的前提下出业绩。既控住全局又出业绩，最好方式是两个或几个得力干将和部门互相牵制，形成竞争。这不是职场厚黑学，与人品也无关，而是总经理的职责所在。如果一家公司只是一个业务单元一枝独秀，总经理培育第二支力量是必然的。

二、对于新人和老人。总经理对于新人多半是力挺的态度，处长本人也曾得到总经理的欣赏与提拔。如果不支持新人，新人很难发挥作用，那就达不到竞争的目的了。

三、总经理往往通过事情看人，尤其在国企。有些事情无法向下属挑明，指望领导谆谆教诲不太现实，老总常常观察下属的处事方式，然后加以点拨。这可以解释总经理为什么在任命小王的问题上没有事先与处长沟通。当然，更重要的一点是，总经理也在观察副总的处事方式。

所以，业务处长小丁如果能够洞察到总经理的用意，也许就不会觉得委屈，更不会觉得自己的位置受到威胁，反而应该想办法让总经理能看到你的智慧。

小丁：

我看到隋宗池的建议，心里定了些。可是看到徐放的观点，心里又犯糊涂了。你们都是老总，我该听谁的？

黄铁鹰：

我要是小丁，我会跟着心走。我的经验是：你是什么人，就是什么人，强压着自己改，很难！一不留神，狐狸尾巴就暴露出来。我曾有一次主动拍老板的马屁，结果表现得非常差！不仅让我自己恶心，而且别人一眼就看出了！我从此发了一个毒誓——永不拍马屁！

如果你主要是靠业务起家的，就努力把业务做好！

如果你主要是靠站队起家的，就要尽快摸清谁是真命天子！

篇5：关于xxx的人事任命文件

Xxx公司人力资源部﹝2017﹞001号

签发人：

关于XXX的任命通知

各部门、公司：

经集团公司研究决定，特作如下人事任命：

任命 xxx 担任

xxx xxx职位，主要负责xxxxxxxx工作，向xxx 汇报工作。

此任命自下发之日起生效。特此通知！

xxx集团有限公司

篇6：红头文件任命书

签发人：

人 事 任 命 书

各子公司、: 为适应新形势下集团发展需要，经集团管理层决定，兹任命：

同志为 公司 职位，主要职责：。

以上任命自发布之日开始生效。

抄送：集团各子公司 公司名称（加盖公章）

二O一六年五月三日印发

篇7：红头文件任命书

根据沈阳浑河新城医院发展需要，决定对徐信敏同志进行人事任命，现予以公布：

任命徐信敏同志为沈阳浑河新城医院业务院长兼医务科长。

此任命自发布之日起生效。

沈阳浑河新城医院（公章）

篇8：红头文件人事任命

关键词：文件改版,人事档案,收集,整理

干部档案是组织人事部门, 按照党的干部政策, 在培养、选拔和任用干部等工作中, 形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容, 并按有关规定进行整理后组成的文字材料, 它记录着干部个人成长的“轨迹”, 是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据, 是国家档案的重要组成部分。根据中组部文件要求, 从2012年7月1日起, 将按照中央文件改版工作通知要求, 做好文件改版涉及改版人事档案有关工作, 经过一年来的实施, 现将在有关事宜进行探讨。

一、文件改版后涉及人事档案有关要求

(一) 人事档案材料、目录和转递单

按照中组部《干部人事档案材料收集归档规定》 (中组发2009-12号) 要求, 干部人事档案材料载体使用16开型 (长260毫米, 宽184毫米) 或国际标准型A4型 (297×210毫米) 的公文用纸, 材料左边应当留有20-25毫米装订边;而改版后则明确要求“干部人事档案材料和目录须采用国际标准型A4型 (297×210毫米) , 材料左边应当留有25毫米装订边, 干部人事档案材料和目录按照靠左下对齐的方式打3孔装订, 中间孔距上、下 (从孔中心算起) 83mm, 下孔距材料底边54mm, 孔中心距左边沿12mm, 孔直径为5mm。档案中原有小于A4纸型且已按照要求装订的档案材料, 不需要重新打孔和裱糊。档案材料转递单统一采用国际标准A4纸型。

(二) 干部人事档案卷盒和档案袋

干部人事档案卷盒规格按照A4纸型相应调整, 分为310×225×25mm、310×225×35mm和310×225×45mm三种。卷盒设3个装订立柱装订立柱中心距左边内沿15mm, 下装订立柱距卷盒底边54mm, 中间装订立柱距上、下装订立柱, 从装订立柱中心算起, 83mm装订立柱直径为4mm。卷盒背脊标签规格相应调整为310×22mm、310×32mm和310×42mm三种。干部人事档案袋规格按照A4纸型相应调整为:320×235×30mm、320×235×40mm和320×235×50mm三种。

(三) 干部人事档案库房设备

干部人事档案库房所用档案柜、密集架和回转柜等设备, 现能存放或调整层高后能够存放A4纸型档案卷盒的不更换;不能存放A4纸型档案卷盒或者设备老化严重影响安全和使用的, 一并进行更换。干部人事档案专用打孔机孔径为5mm, 不符合标准的须进行调整或更换。其他专用设备也要按照本通知要求进行相应调整或更换。 (1)

二、如何做好改版后人事档案管理工作

(一) 加强领导, 提高档案管理意识

在医院管理工作中, 人事档案管理工作是非常重要的基础工作之一。一个单位档案管理的好坏是衡量管理水平的关键。因此, 档案的收集、整理工作对于整个医院的发展是非常关键的, 科学、系统的档案收集和整理对医院发展和人才使用有积极的促进作用。 (2) 长期以来, 由于干部人事档案工作保密性很强, 是一项既不引人注目、又默默无闻的工作, 因此, 有些领导对干部人事档案工作不够重视, 存在着一些认识上的误区。一是无关紧要的思想。认为现在使用干部重在现实表现, 干部档案没有多大作用。二是认为干部人事档案工作就是简单的收存材料, 是干部档案工作人员的事情, 不需要领导亲自抓;三是一般应付的思想。虽然口头上讲干部档案工作的重要性, 但在实际工作中不够重视, 认为干部人事档案管理只要“守好摊”, 不丢失, 能应付外调、查档就行了。由于思想认识水平不高, 在实际工作中就存在着:管档人员配备不到位, 基础配套设施不到位, 保管条件落后;档案人员队伍不稳定;人员政治、经济待遇不高等问题。这些问题既影响了干部档案管理人员的积极性, 又影响了干部人事档案管理的工作水平。因此, 要做好文件改版后的干部人事档案工作, 就必须加大宣传力度, 按照中组部《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》精神, 从意识入手, 提高领导的重视程度, 加强督促检查, 使各级领导进一步提高对干部人事档案工作重要性的认识, 牢固树立档案意识, 加强对档案工作的领导, 组织学习《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》有关要求, 细化目标任务, 明确责任分工。同时, 邀请档案局专业人员就如何做好新版档案整理工作开展专题培训, 力求让档案管理人员学精学透改版新规定的每项要求, 保证改版工作顺利开展。

(二) 增加投入, 保证硬件设施达标

严格对照《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》各项要求, 在认真分析区委组织部干部人事档案室管理现状的基础上, 结合实际, 制定切实可行的工作计划, 拟定设备采购方案, 投入专项资金, 及时添置符合条件的铁质档案柜、新型档案卷夹, 并配备干部档案管理专用计算机、打印机等。实现档案室、阅档室、办公室“三室”分开, 落实“六防”措施, 为人事档案规范化管理提供了强有力的基础保障。

(三) 加强管理, 促进操作流程规范

按照档案装订新标准要求, 健全和完善档案材料归档、借阅、转递、材料收集、鉴别、核查、保管保密等多项制度, 规范档案材料收集整理工作流程, 严格执行“五不查阅”和“三不转递”等制度。严把鉴别关, 做到“六不收” (错误明显的材料不收, 未标明材料形成日期的材料不收, 有涂改的材料不收, 属重复的材料不收, 不属于归档范围的材料不收, 复印件不收) , 在材料分类、排序、装订等方面, 严格按照档案最新标准, 所整理装订的干部人事档案, 达到“完整、真实、精炼、实用”的要求。实行缺失材料督办制度, 采取发通知、电话催、跟踪要等方式, 对整理过程中发现的缺失和错误材料进行及时查找补办, 确保档案信息的准确、全面和档案使用的规范高效。

(四) 增强服务, 提高信息开发利用手段

充分发挥现代信息技术在干部档案管理工作中的作用, 因此, 要使干部人事档案更好地为干部工作, 为经济建设服务, 就必须改变传统的管理方式, 通过服务来促进信息资源的开发。实现现代化管理, 运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此, 档案管理工作者要涉猎广博的专业知识, 开拓视野, 优化知识结构, 提高综合素质, 利用现代化技术, 整理档案。档案汇集着大量的指示, 也记载着丰富的信息, 成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐, 重复劳动多, 劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案, 将日常工作中常用的的信息, 如职务、职称、学历、学位、工资、个人简历和个人的基本特点等信息输入计算机建立人才信息库, 则可以收到事半功倍的效果。充分利用计算机在干部档案管理工作中的作用, 建立和完善干部档案数据库, 及时更新, 动态化管理干部人事档案信息, 保证干部档案信息的时效性、真实性和准确性。

三、具体操作方法

(一) 从基础性工作入手, 提高干部人事档案工作质量

维护干部人事档案的齐全、完整、准确与安全, 是干部人事档案管理的基础性工作和重要内容, 涉及到贯彻落实党的干部路线、方针、政策, 关系到组织人事部门对干部的评价、培养和使用, 关系到每个干部的切身利益和政治前途。因此, 对档案一定要实行规范化管理。但在档案管理的实际工作中, 仍存在着一些薄弱环节。一是档案材料收集不齐全, 没有注意收集干部档案中必备的材料, 造成档案的材料流失。二是鉴别不准确, 把不应归档、手续不完备甚至虚假的材料归入了干部档案中, 损害了档案的真实性;三是整理不及时, 对收集来的档案材料没有按规定及时整理归入档案, 导致无序管理;四是基础设施不配套, 档案保管环境恶劣, 库房管理不符合《干部档案管理条例》要求, 影响了档案的安全性;五是制度落实不到位, 不按规定履行材料的转递、档案的查 (借) 阅等手续, 档案管理混乱。

(二) 针对存在的这些问题, 应加强以下三项工作的建设

1. 加强工作纪律, 明确工作要求。

认真组织整档人员学习《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》、《干部档案工作条例》等法律法规, 强化档案工作人员的岗位职责意识, 使整理档案人员对档案整理工作重要性的认识不断提高。明确要求档案整理人员严格执行档案工作纪律, 强化服务意识、保密意识、安全意识, 积极主动、认真负责地开展工作。确保材料收集齐全, 安全保密。要针对工作中的每个环节逐一制定安全保密措施, 查找隐患, 堵塞漏洞, 严格保密, 确保万无一失。

2. 裱糊装订仔细, 保证质量。

在更换档案盒, 重新裱糊打孔装订过程中, 严格按照中央组织部《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》 (组通字[2012]28号) 要求, 规范干部人事档案的规格和样式, 严防档案资料遗失、损坏。更换档案卷盒要规范流程, 逐一核对, 确保不出差错。干部人事档案用纸、档案卷盒、档案袋等所用材料应符合国家档案有关标准;干部人事档案库房设备应符合国家有关标准。

3. 审核认定严格, 保证重点。

为确保档案材料的完整性和真实性, 组织人力对干部档案逐人审核, 针对档案中缺失的材料, 与档案材料的形成单位密切联系, 采取打电话催要、登门催要等方式, 予以补全。对不符合规定和填写错误的材料重新填写, 确保档案材料达到要素齐全、填写规范、真实准确的要求。现职干部人事档案是此次工作的重点, 要注意做好这些档案的材料归档、目录调整和卷盒更换等工作。对入档材料严格把关, 对干部档案中年龄、工龄、党龄、学历等信息进行认真审核, 在审核过程中严格按照《中共中央组织部、人事处、公安部关于做好干部出生日期管理工作的通知》 (组通字[2006]41号) 要求及人事部门关于确定干部参加革命工作时间的规定, 对填写不一致的档案进行全面登记, 待上级部门审核认定。

4. 加强责任意识, 确保安全有序。

在档案整理工作中, 及时购置档案柜、档案盒、档案袋、打孔机等必备设施, 协调落实干部人事档案库房, 按规定更换档案盒, 调整、更换目录, 重新裱糊打孔装订, 严密确保材料不错装、不遗失、不损坏。特别是严格把好材料收集关, 以文件为依据, 对收集到的每一份材料进行仔细鉴别, 对系列或成套材料, 查漏补缺, 对不属于归档内容或没有保存价值的材料予以妥善处理, 确保干部人事档案材料使用的纸张符合规定、记载的内容真实准确、手续齐全完备。同时, 在档案整理工作中, 不断发现问题, 不断探讨问题, 与上级主管部门沟通交流, 不断解决问题, 确保档案整理工作顺利开展。

注释

1中共中央组织部.关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知[Z].文件, 2012 (28) .