数字档案室建设方案

数字档案室建设方案（精选9篇）

篇1：数字档案室建设方案

根据绍兴市档案局《绍兴市直部门、单位20**20**年数字档案室建设工作计划》，我办拟于20**年12月前完成数字档案室建设及申报和认定工作。为此项工作得到全面落实，特制定方案如下：

一、指导思想

以党的十七届四中全会、省委十二届六次全会、市委六届八次会议、全省和全市档案工作会议精神为指导，以坚持科学发展，积极适应“四个变化”，实现“四个转移”为重点，以加强档案基础业务建设和档案队伍建设，以人防发展和绍兴经济社会发展服务为目标，促进绍兴人防事业的发展。

二、目的要求

按照绍兴市档案局关于开展数字档案室建设工作的通知要求，我办的数字档案室建设要本着“少花钱，多办事，办好事”的原则，既要确保数字档案室建成后的质量达到优秀等级，又要确保我办数字档案室建设在20**年12月建成，为我办档案室省三级达标打好基础。

三、方法步骤

具体分三个阶段实施：

(一)准备阶段(20**年3月20**年4月上旬)：

1、成立数字档案室建设领导小组。

组 长：李幼兴

副组长：李根法 傅仕法

成 员：何铁峰、金近、任明、王韵芳、刘笑、张莘昕

领导小组下设四个工作小组，即综合协调组、设备保障组、网络建设组、档案扫描组。傅仕法同志为综合协调组组长，任明同志为设备保障组组长，何铁峰同志为网络建设组组长，金近同志为档案扫描组组长。

2、明确分工：

(1)综合协调组的主要任务：

①负责实施计划的制定

②建立数字档案室相关规章制度

③负责各组之间的协调;负责与市档案局的联系

④负责数字档案室的申报和认定事宜

(2)设备保障组的主要任务：根据数字档案室建设的需要配置设备设施。

(3)网络建设组的主要任务：

①协助综合档案室完成网络原文版档案管理软件的安装开通;

②协助综合档案室完成档案室计算机与本办办公自动化系统的连接;

③启用OA系统发文管理模块中本办电子文件的流转;

④按照政府信息公开条例要求，在本办互联网上公布相关文件。

(4)档案扫描组的主要任务：协助综合档案室完成目录数据库和全文数据库建设。

(二)实施阶段(20**年4月20**年11月)：

市档案局《关于开展数字档案室建设工作的通知》明确，市档案局将对数字档案室建设工作进行统一部署、统一规范、统一指导，因此在实施阶段，各组的职责就是根据市档案局的统一部署开展各项工作，协调组负责数字档案室建设工作的进度。

(三)申报和认定阶段(20**年12月)：

整理数字档案室建设的申报材料，起草数字档案室建设认定报告，接受市档案局的验收和认定确保验收认定达到优秀等级。

附件：绍兴市人防办数字档案室建设目标任务分解表

二○**年三月二十八日

附件：

绍兴市人防办数字档案室建设目标任务分解表

认定项目	认定内容	工作措施	责任人
一、管理体制
（一）组织领导	1、将数字档案室建设列入议事日程，列入有关人员的岗位职责，及时解决人、财、物等实际问题。	成立办公室数字档案室建设领导小组，及时解决人、财、物等实际问题	李根法 傅仕法 何铁峰
2、数字档案室建设纳入本单位信息化建设总体格局之中。	数字档案室建设纳入本单位信息化建设规划
（二）机构、人员、经费	1、落实了数字档案室管理人员，并相对稳定。	配备与数字档案室工作量相适应的管理人员	李根法 傅仕法 刘  笑
2、管理人员经过计算机技能培训并具备实际工作能力。	档案室管理人员经计算机培训，能实际操作
（三）管理制度	建立健全本单位数字档案室管理制度，包括电子文件归档制度，档案数字化规程（技术标准），档案安全保密制度，档案数据网上查询利用制度，档案数据管理维护制度，电子档案鉴定销毁制度，档案数据网和信息设备维护使用制度。）	建立数字档案室管理制度并坚持严格执行	傅仕法
二、设备设施
(一)硬件配备	1、配备与数字化档案工作相适应的专用电脑、扫描仪、打印机、光盘刻录机、UPS电源以及数码相机、数码摄像机等。	及时完成打印机、UPS电源、数码相机、数码摄像机的采购	任  明
(二)软件配备	配备并使用经档案行政管理部门认定的网络原文版档案管理系统，系统应同时具备档案目录数据和全文数据的采集、管理和利用等功能。	协助综合档案室完成网络原文版档案管理软件的安装开通	何铁峰
(三)网络配备	档案室计算机与单位办公网、业务网连接，进行文件收集归档和档案信息查阅利用。	协助综合档案室完成档案室计算机与本办办公办公自动化系统的连接	何铁峰
三、档案数字化建设
（一）目录数据库建设	1、各类档案录入目录数据库，并实现计算机检索。	文书档案、业务档案、科技档案、特种载体档案录入文件级和案卷级，会计档案录入案卷级；要求录入完整	刘  笑 张莘昕
2、按照《绍兴市市直机关、企事业单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》、《绍兴市数码照片档案管理办法》或行业标准开展录入工作。	数据录入标准、规范
（二）全文数据库建设	1、各类纸质档案经过扫描完成全文数字化。	保管期限为永久、长期(或30年)的文书档案、业务档案和科技档案，保管期限为永久的会计档案完成全文扫描	金 近 王韵芳 张莘昕 叶  楠 施羽翔 金兆峰 陆泽华
2、档案数字化规范、质量符合要求。	档案数字化规范（扫描分辨率、格式等）质量符合要求
3、电子档案数据应与其目录数据有效挂接。	电子档案数据与其目录数据有效挂接	何铁峰 刘  笑 张莘昕
（三）多媒体数据库建设	1、照片档案数字化并符合质量要求。	保管期限为永久、长期的照片档案数字化	张莘昕
2、声频、视频档案数字化并符合质量要求。	制作一定数量的声频、视频档案并录入特种载体档案目录
3、多媒体档案数据应与其目录数据有效挂接。	多媒体档案数据与其目录数据有效挂接	何铁峰 刘  笑 张莘昕
（四）电子文件数据库建设	1、本单位电子文件在办公自动化平台上流转完毕经过归档直接进入档案管理系统，做到各类电子文件完整归档。	启用OA系统发文管理模块中本办电子文件的流转；及时归档，归档的.电子文件收集齐全，整理规范	何铁峰 刘  笑 张莘昕
2、电子文件数据应与其目录数据有效挂接。	电子文件数据与其目录数据有效挂接
四、数据管理
	1、档案数据网应配备网络安全设备或实施必要的网络安全措施。	档案数据网配备网络安全设备或实施必要的网络安全措施	何铁峰
2、目录数据库、数字化档案应制作三套备份，其中两套在本单位保存（一套联机,一套脱机），一套送市档案馆。	制作目录数据库和数字化档案的备份三套，其中一套送市档案馆	刘  笑 张莘昕
3、档案室应配备专用的电子文件柜，规范存放归档电子文件。	归档电子文件存放在专用的电子文件柜（防磁柜）内
4、各单位应指定专人负责档案数据的维护与管理，确保档案数据的安全。	明确专人负责档案数据的维护与管理，消除安全隐患
五、开发利用
	1、实现本单位档案的在线查阅利用，并设置相应查阅利用权限。	设置相应的查阅利用权限，实现在线查阅利用档案	李根法 刘  笑
2、按照政府信息公开条例要求，在本单位互联网上公布相关文件，提供利用服务。	按照政府信息公开条例要求，在本办互联网上公布相关文件	张莘昕
3、按照市委、市政府及市档案局要求，及时向电子文件中心上传报送电子文件。	及时向电子文件中心上传报送本单位电子文件，上传的电子文件符合要求	刘笑
4、通过网络提交年检材料，按时完成网上年检。	通过网络提交年检材料，按时完成网上年检
5、大事记、组织沿革、年鉴等编研材料，在网络上提供利用。	在本办办公办公自动化系统上提供本办的大事记、组织沿革、年鉴等编研材料

 

篇2：数字档案室建设方案

保证省林业厅数字档案室建设工作的顺利推进，2月21日，湖南省林业厅副厅长吴剑波主持召开数字档案室建设调度会，厅办公室、信息中心主要负责同志及厅数字档案室建设工作相关人员参加了会议。

会上，湖南省万象科技有限公司就省林业厅数字档案室建设项目启动、软硬件设施建设、项目进度以及安全保障等工作进行了详细汇报，与会人员围绕数字档案室建设的.国家标准、省厅实际、项目要求的融合对接进行了讨论。

吴剑波对省林业厅数字档案室项目建设前期工作和下一步计划给予了肯定，并就实施好项目建设确保顺利通过国家验收提出了三点要求：

一是提高思想重视。要把建设数字档案室作为提高我厅档案管理科学化水平和推进林业信息化的重要抓手，扎实有效推进;承建方也要组建强有力的工作团队，充分开展需求调研，瞄准数字档案室建设规范和信息技术前沿，精心组织设计施工。

二是严格履行合同。要做到速度服从质量，严格按照合同按时按质完成任务，全力打造出体现林业特色、符合国家示范标准的数字档案室。

三是加强交流沟通。承建方与我厅要相互加强联系，多层面、多方位地调研沟通了解，进一步细化建设实施方案，确保工作开展有的放矢、有条不紊。

篇3：数字档案室建设实践述评

一、数字档案室建设的原则

数字档案室建设是一项涉及诸多方面的系统工程,必须遵循一定的原则。在国家没有统一的原则要求情况下,各个单位根据自身情况及个自对数字档案室建设的理解,在实践中确立了一些原则,在知网中可检索到的63篇文献中,明确表述有数字档案室建设原则的文献只有4篇,所涉原则有12项之多。 需要说明的是,表中只将作者在文献中明确列为原则的条目摘录其中,以其他方式表述的近似原则内容和表述不列入其中。详细情况见表1。

在上表中,所涉12条原则中,使用频次在2次以上的3个,占全部原则条目的25%。由此可见,对于数字档案室建设中因遵循那些原则,实践中并没有形成集中度很高的共识,相对而言对安全性、统筹规划、先进性的共识要高一些。

二、数字档案室建设的内容

由于档案室的情况千差万别,信息化与数字化的基础各不相同,数字档案室建设过程中的思路与具体内容自然会有所区别,这里将相关单位数字档案室建设过程中选择的内容归拢在一起(见表2),供大家参考。

从表2中我们可以比较清楚的看到,数字档案建设(档案数字化) 是数字档案室建设内容中最为引人关注的问题,这个问题也就是所谓存量档案数字化问题,是所有传统档案室数字化过程中无法回避的问题,也是最显而易见的问题。其次是硬件设施与数据库建设问题,硬件是数字的物质基础,数据库是电子数据存贮与日后利用的基础, 理所应当成为关注的重点。制度建设是软要求,但在数字档案室建设中受到了较高的关注度,这表明在注重档案实体数字化、硬件建设及数据库建设的同时,基层档案工作者已经意识到数字档案室建设需要一套更为严格的管理制度。网络建设与软件建设的关注度相对比较低,与各个档案室已有的信息化基础有一定关系,单位信息化程度高, 已经建立了网络的;单位经济条件好,有能力购买软件的, 可能不再关注这些问题,反之则较为关心。电子文件归档涉及的是增量电子文件的问题,相对与存量档案电子化, 这个问题的紧迫性相对较弱,因此关注度也相对较低。电子文件备份涉及到安全问题,开发利用则是更高层次的要求,虽然关注度不高,但其重要性不可小视。

三、数字档案室建设存在的问题

数字档案室建设是一项没有成型,且没有放之四海而皆准标准的探索性工作,实践中自然会出现这样或那样的问题,加之各行业、各专业、各单位存在的种种差别,遇到的问题多种多样。在这些问题中,有些是某个单位特有的问题,有些是各个单位中共同存在的问题,我们通过表3,归纳出部分问题,供日后大家在建设数字档案室时参考。

从表3我们可以看到,信息安全及安全管理问题是关注度最高的问题;而保障机制、统一性、知识产权、技术先进性等问题相对集中,此外资源分散、技术异构、共享困难、数据管理与利用、不同载体保护、电子文件挂接、数据备份、缺乏人才、软件、档案著录质量等问题则比较分散。存在问题的多样性与基层档案室的多样性与差异性有直接关系,因此,我们在数字档案室建设中,也要根据自身的特点与条件,找准存在的问题,对症下药。

四、数字档案室建设的措施

确定了数字档案室建设的原则、选定了建设数字档案室的路径,只是完成了数字档案室建设的最基本的要求, 要真正实现设想中的数字档案室还必须有确实可行的措施给予保障。在实践中许多单位采取了不少行之有效的措施,这里归纳如下(见表4):

从表4看,有些措施与表2中的内容相同或者相近,这与作者在写作时所站的位置与看问题的角度不同有关。能够做到或能够比较容易做到的就是内容,不容易做到或者需要努力,甚至借助一定领导、组织力量完成的就是措施。总体上要较内容涉及的问题分散。

五、数字档案室建设的若干建议

做任何一项工作,需要具备相应的环境条件要素、理念要素、管理要素、技术要素和人员要素,建设数字档案室同样需要具备这样五种要素。因此,根据以上所归纳的情况,从条件、理念、管理、技术和人员五个要素出发,提几点个人意见,仅供大家参考。

1、建议一

调查研究,摸清家底,搞准需求。条件要素是进行数字档案室建设时首先要考虑的问题。俗话说:“知己知彼,百战百胜。”由于单位性质、职能、规模、环境、条件的不同,档案室的情况也千差万别,所以建设数字档案室时,必须要进行全面、深入、细致地调查研究,摸清单位的情况,具备那些条件,不具备那些条件;那些是优势,那些是劣势;搞清楚数字档案室的需求究竟是什么。只有这样才能使数字档案室建设适合适用有效。

2、建议二

服务为基,量力而为,循序渐进。这是理念要素。档案室是的任务是保存单位形成的档案,并为单位各项工作提供服务。因此,建立数字档案室其根本任务依然是为单位的各项工作提供服务,任何时候都不能跑偏。仅仅为建立数字档案室而建数字档案室是没有意义的。同时我们也要明白,一方面数字档案室建设是非常重要,但这项工作只是单位全部工作的一个部分,需要根据单位的具体情况量力而为,不可急功近利;另一方面数字档案室建设是一个循序渐进的过程,不可能一蹴而就,需要循序渐进,不能搞大跃进。

3、建议三

统筹规划,制度先行,标准合理。这是管理要素。数字档案室与传统档案室在技术上有区别,在管理上也有区别, 这种区别就是管理要更科学、更周密、更严格、更完备。数字档案室建设不是白手起家,是在传统档案室的基础上展开的一项工作,但其涉及的内容,特别是技术内容与传统档案室区别明显,这就要求在建设数字档案室时,对数字档案室的建设从单位的整体效益与需求出发,进行统筹规划,其中管理制度的制定要先行一步,这些制度应当涵盖从建设到使用、维护的各个阶段,没有制度保障安全就无法实现。在整个制度体系中,除了安全问题之外,合理的标准是重中之重。在我们传统观念里,标准只是一个技术术语,与管理,特别是基层档案管理关系不大。建立数字档案室,进入数字档案室时代,没有标准,就无法管理,就无法实现整合,就无法实现共享。要树立有标准比没标准强,早有标准比晚有标准强的观念, 尽早制定与数字档案室建设有关的标准。

4、建议四

安全第一,成熟实用,集成溶合。技术要素是数字档案室建设的核心要素之一,也是不能回避的要素之一,采用什么样的技术是每个数字档案室建设中必须面对的问题。个人观点:采用技术要以安全为第一要素,技术不必过于追求先进,要尽可能采用成熟与实用的技术,这样可以减少费用投入,也减少采用最新技术的风险,也减少了由于新技术的不稳定性和不确定性带来的安全隐患。同时要考虑与单位已有信息技术设备与系统的溶合,尽可能将已有的档案信息集成起来, 避免将数字档案室建成单位的“信息孤岛”。

5、建议五

以人为本,培训学习,相对稳定。人员要素是整个数字档案室最基本的要素,数字档案室建设是一个渐进过程, 如果人员不稳定,势必会因为人员变动给工作的延续性造成破坏;数字档案室建设涉及的知识面与技术含量需要档案工作人员进行不断地学习与适时的培训,缺少学习与培训,就无法适应数字化工作的需求。因此,数字档案室建设要以人为本,注重档案室工作人员的配置与稳定,适时为档案工作者提供学习与培训,提升档案工作者适应与胜任数字档案室工作的能力。

篇4：宁夏高校数字档案室建设路径思考

关键词：高校；数字档案室；建设；思考

一、宁夏高校数字档案馆建设现状

笔者通过实地调研发现，宁夏高校职能部门系统数据条块分割，包括行政办公、学籍管理、教育科研项目管理、后勤管理等系统数据档案无法归档利用；需要数字化的大量纸质档案还没有列入议事日程。档案系统与校内图书馆、电子阅览室之间的资源共享没有形成，高校数字档案室建设还处在初级阶段。

二、宁夏高校数字档案室建设优劣势

1.优势分析。（1）人才优势。高校是人才聚集的场所，虽然集“互联网+档案”于一身的高素质复合型人才不多，但如果將“互联网人才+档案人才”组合，各高校就能轻松化解人才困境。（2）地域优势。目前，银川的数字化建设已走在了全国的前列。“数字化银川”一次性敷设的通信网络电缆工程和覆盖全市的宽带城域网，已为数字档案室建设提供了通讯保障，各高校建设数字档案室的大环境已经具备。（3）教育优势。高校职能相同，便于统一标准，而且大部分高校数字档案室处于初级阶段，所谓“一张白纸好绘蓝图”。

2.劣势分析。（1）各高校档案管理系统成为高校信息化建设中的短板。目前，高校职能部门的业务系统大多早于档案系统建设，导致各部门系统条块分割共享程度差，由此产生的大量电子文件不能进入档案系统，档案接收的任务越来越重，档案室成了高校信息化建设中的短板。（2）实现档案前端控制是未来趋势，各高校却无从入手。统筹建立覆盖全校的档案网络管理大系统，真正实现档案前端控制，是目前高校数字档案室建设大趋势。虽然高校有人才优势，但自行开发研究却需要大量的人才、资金和时间投入。宁夏属于落后省份，如果由其自主研发，无论从资金还是人才上，都不占优势。

三、宁夏高校数字档案室建设路径

1.充分借鉴和利用“银川样本”建设的先进理念和硬件建设，为数字档案室建设提供理论依据和硬件支持。目前，银川正通过建设大数据中心打造名副其实的智慧城市。银川在“智慧城市”建设上的解决方案得到了世界最权威机构TM Forum（简称TMF）的认可，成为未来我国智慧城市建设的主流模式，进而成为可以复制推广的案例，即“银川样本”。高校数字档案室的建设，完全可以充分借鉴“银川样本”建设的先进理念和新一代的信息技术，为数字档案室的建设提供最前沿的技术支持。

2.采用“拿来主义”，让高校数字档案室建设成为宁夏首批试点。笔者认为，在数字档案室的建设上完全可以采用“拿来主义”。充分借鉴“银川样本”、东南沿海发达城市或者国外成熟模式，并和他们开展技术合作或统一采购他们的技术。

3.邀请权威人士组建联合专家团队，确定新时期宁夏高校数字档案室顶层设计建设方案。由档案行政管理部门牵头，邀请国内知名档案专家，招募区内档案高级人才，由各高校选派本单位高精尖计算机人才，组成阵容强大的联合专家团队，到银川IBI育成中心调研；到已经实现数字档案馆的南京大学、上海交通大学调研；到我国第一个数字化档案馆——深圳城市档案馆，数字化程度较高的青岛市海军档案馆，甚至国外数字档案馆等地进行考察调研，结合“智慧银川”所能提供的软硬件保障，从而设计“宁夏数字档案室建设样本”。

4.通过实地观摩，拓宽眼界，提升“复合型”人才的服务理念。通过观摩和培训，拓宽档案管理人员和计算机高级人才的眼界，快速提升他们的理念和技能，从而以档案服务理念的创新来引导档案服务模式的创新。

5.依托高校，确定数字档案室培训基地。充分借助高校的师资、场地、设备等优势资源，确定数字档案室建设培训基地，不定期地对相关人员进行培训。其核心是要求他们能够准确掌握和熟练操作“宁夏数字档案室建设样本”。

6.结合实际，制订数字档案室建设规划。有了样本、标准并接受了培训，各单位就可结合自身实际情况制订数字档案室建设规划，从而改变以往“老虎吃天无从下手”的局面。

总之，高校数字档案室建设是一项复杂的系统工程，不可能一蹴而就。然而，一旦下决心制订出“样本”，就能推动宁夏高校档案管理由传统模式向现代化转型，以充分发挥大数据背景下档案的社会职能，同时，也将为“智慧银川”增添一缕靓丽的风景。

参考文献：

[1]胡凤华，袁继军.高校数字档案馆信息资源整合交换的策略及应用[J].档案学研究，2011（1）：44.

[2]水漪静.高校数字档案馆建设存在的问题及对策[J].兰台内外，2014（2）：32.

基金项目：本文系江苏省高校档案研究会科研项目“大数据时代高校网络信息档案建设研究”的研究成果，项目编号：jsgdz2013-01。

篇5：档案数字化实施方案

一、指导思想和基本原则

档案信息化建设的指导思想：以邓小平理论、“三个代表”和科学发展观为指导，坚持档案工作紧紧围绕市委、市政府中心工作，服务全市经济社会发展。以档案信息资源开发利用为核心，以建设档案信息网络，促进公共服务为目的，积极推进档案接收电子化、档案存储数字化、档案管理自动化和档案服务网络化的进程，促进档案事业持续、健康、快速发展，为全面建设小康社会服务。

档案信息化建设的基本原则：遵循“统筹规划、分级负责;项目带动、稳步实施;需求导向、典型示范;多措并举、安全可控”的原则，加快推进档案信息化建设步伐。

二、总体目标

加快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，稳步实施存量档案数字化，增量档案电子化，建立数字化综合应用平台，开展已经公开现行文件和档案信息网上查询服务，积极推进数字档案馆和数字档案室建设，全面提高档案工作的质量和效率，建设一支适应档案信息化发展需要的人才队伍，满足社会各界日益增长的档案信息利用需求。

三、主要任务

1.加快推进档案馆数据库建设。逐步建立档案数据库，到完成馆藏17完卷档案的数字化转换工作，实现档案全文信息查询，不断提高服务效率和质量。

2.加强电子文件归档管理。加强对全市机关和企事业单位的`电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。做好建市前市直机关单位电子档案的移交接收工作。逐步实现电子文件与纸质文件同步归档和有效管理。

3.充分利用和发挥网站的作用。不断丰富网站内容，有计划地上传开放档案目录，向社会提供网上查询和利用服务，及时更新档案信息和网页内容，让利用者不出家门就能了解所需的档案信息，使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。

4.加强档案信息化人才队伍建设。坚持把档案信息化建设相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识等列入培训教学计划;加强对档案业务人员应用新技术、新设备、新方法的培训，普及信息技术知识，提高档案业务人员掌握和运用现代化技术的技能。

5.完善档案信息安全管理体制。加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库安全;加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证归档电子文件的真实、完整、有效;存有档案数据库的计算机要与一切外网实行物理隔离，要认真执行采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施，确保档案信息和信息网络传输的安全，防止失密、泄密的发生。每年的数据备份要严格按照省局的技术要求进行，保证备份数据的可利用。

四、方法措施

(一)组织模式

馆藏档案数字化任务由市档案技术指导中心负责实施，技术指导中心要制定数字化方案，开展数字化工作。馆藏档案数字化任务从起到20全部完成。

(二)建立制度

建立数字档案管理制度，严格执行各项管理制度。制定档案数字化规程、档案安全保密、档案数据管理维护、档案设备维护使用等制度。建立领取档案、归还档案登记制度，确保档案的安全。

(三)信息安全

档案及目录数据至少应制作三套备份，脱机分开保管，一套异地保存，定期进行更新备份，并确保网络设备、设施、介质和信息的物理安全。此项为长期工作。

(四)数据验收

在完成市档案馆馆藏档案数字化任务后，及时向市档案局档案数字化建设工作领导小组申报验收，认真准备好各种验收工作。具体验收时间由市档案局档案数字化建设领导小组统一安排。

五、工作要求

一要统一思想认识。档案数字化后有利于提高档案利用工作效率，实现快速检索、资源共享、远程服务。有利于提高档案保护工作水平，减少档案利用损坏、促进档案抢救工作、提高信息安全系数。是档案创新转型的重要内容，全局上下务必高度重视，合力推进档案数字化建设。

二要加强组织领导。档案数字化是一项投入大、周期长、环节多、要求高的工作，做好这项工作，需要有认真的精神，务实的作风，科学的态度和严格的管理。成立由局长任组长、其他党组成员任副组长、各科室负责人为成员的档案数字化建设工作领导小组，加强对此项工作的领导。

三要搞好配合协调。档案数字化建设是一项长期工作，各科室(中心)应密切配合，共同完成好馆藏档案数字化工作。

六、保障措施

积极争取市委、市政府对我市档案馆信息化建设的支持，将信息化建设资金列入财政预算。根据信息化工作安排，设备购置、数字化人员工作经费、安全保障设施经费、信息维护经费、异地备份等工作经费从信息化建设经费财政预算中列支;同时为人员技术培训、业务知识学习提供相应的平台，以此为我市档案信息化建设提供良好的环境，加快推进我市档案信息化建设。

篇6：档案数字化加工流程细则方案

档案的接收

档案接收管理人员负责档案的领取。接收档案时一定要和客户对好档案接收单（包括档案的批号，页次，本数）。与客户在交接单上签字一式两份，双方各执一份。

1、档案整理 1、1目录数据准备

按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行修改。1、2拆除装订

在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。1、2、1去掉资料中所有金属物，如订书针、大头针和回形针等；对已装订的档案进行拆除。1、2、2要注意保持资料的整齐，不能出现资料内容混乱、页面折皱不平、漏页、倒页的现象。1、2、3拆除完的档案要进行页码编号，使用数字在客户要求的地方编号，一定要做到不漏编。字迹要清晰工整。1、2、4对于己经编好的页码要查看是否正确，档案的纸张是否有破损，如果破损严重的，无法进行直接扫描的档案，及时与管理人员沟通进行处理。1、3区分扫描件和非扫描件

按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是：无关和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。确保扫描时不出现混乱现象。1、4页面修整

破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描。1、5档案整理登记

制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。1、5、1整理好的档案要按照档案号放置。要及时的流给下一个环节。

2、档案扫描

2．1扫描方式

2．1．1根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。2．1．2纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描。方式以提高工作效率。

2．2扫描色彩模式

2．2．1扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。

2．2．2页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案．可采用黑白二值模式进行扫描。2．2．3页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可以采用灰度模式扫描。

2．2．4页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。

2．3扫描分辨率

2．3．1扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。

2．3．2采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议选择大于或等于100dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。2．3．3需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择大于或等于200dpi。2．4扫描登记

认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

2、5扫描中的文件保护 2、5、1认真对好流程单，依照目录数据库中案卷的编号在扫描系统中建立同样的案卷编号，然后导入目录数据库中的著录的数据。2、5、2核对系统中的案卷信息是否与原件一致，如果发现差错，要在著录系统中更改。2、5、3核对实际扫描的页数和档案整理时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体的原因和处理的方法。2、6扫描仪常出的故障以及处理 2、6、1扫描时图像有时会出现黑线，或图像不应该出现的污点，和大面积的黑边。说明扫描仪有污渍或纸屑粘在镜头上。2、6、2打开扫描仪镜头用干净的海绵，或者专业的镜头布，擦除镜头上的污渍即可。

3、档案的录入 3、1录入的规则 3、1、1根据客户的要求对整理好的档案进行录入，按照《档案著录规则》的要求，规范档案中的目录内容。3、1、2录入档案案卷的基本信息（编号，题名，目录号等）。3、1、3建成案卷目录后按照卷内的目录顺序对文件级数据进行录入，要祥细的录入每一份文件的题名，时间，文号等。3、1、4建立档案目录数据库，录入时要先检查档案，看档案有没有破损的，查看档案的页码是否正确，同时根据客户的要求区分什么需要录入的，什么不需要录入。3、1、5录入时要依照档案原件录入，不得私自更改档案的原件，录入完成后要进行检查，核对录入项目是否完整，内容是否规范准确，对于不合格的数据要进行修改或是重录。3、1、6录入可以采用OCR识别，可提高录入的工作效率。

4、图像处理 4、1图像核对 4、1、1扫描完的图像要进行图像的优化处理，首先应核对扫描的图像数量是否和导入的目录数据库中文件的页数一致，4、1、2如出现不一致只有两种可能，一是录入原档案有错，可依照原档案更改，二是扫描出错可能出现漏扫，要进行补扫。4．2图像数据质量检查

4．2、1对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

4．2、2由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。4．

2、3发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

4．2.、4发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。4．1．5认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。

4．3纠偏

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

4．4去污

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

4．5图像拼接

对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

4．6裁边处理

采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。4、7图像的补扫 4、7、1补扫主要处理由优化操作不当，造成的图像不完整，误删的情况。4.、7、2高速扫描造成的漏扫，重张进纸。图像不清晰以及高速扫描仪不能处理的特别文件。

5、图像存储 5、1存储格式 5、1、1采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF(G4)格式存储。采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。5、1、2提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEB、PDF或其他格式。5、2图像文件的命名 5、2、1纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。5、2、2多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。

6、图像的挂机与关联 6、1图像质检合格后的图像数据要进行图像数据的压缩和转换格式，上传到总数据服务器，通过软件可以实现档案的目录数据库对相关数字图像的挂接.6、2将每一份纸质档案文件扫描所得的图像存储到相应的文件夹，要认真的核对每一份的图像文件的名称是否与目录数据库中该份纸质文件的档号是否一致，图像的页数是否与目录数据库中该份纸质文件的页数一致，图像文件的总数是否与目录数据库中文件的总数一致，6、3认真的填写数字化转换后的交接单，记录关联后的页数，核对每一份关联后的页数与档案整理，扫描填写的页数是否一致，不一致时应注明具体的原因和处理的方法。

7、档案的装订 7、1扫描，校对工作完成后，拆除过装订的档案应按照档案的保管要求进行重新的装订。7、2在装订过程中要检查档案的排列顺序不变，不错页，不漏页，要保证装订完档案的整齐性和完整性。7、3擦除在档案上的个别注记和与档案保存无关的信息。

8、完整性检查 8、1公司在提交客户验证之前，会按照业务系统数据对数据库索引文件和扫描影像进行检查，察看是否漏扫页和是否漏扫件，保证影像的完整性。8、2检查实物档案是否有顺序错误，错页，漏页和档案的整齐性完整性。8、3认真的填写纸质档案数字化的验收登记表。

9、档案的归还 9、1扫描并建立索引后的档案影像在光盘刻录前可先由客户派人进行检查。以检查图像是否符合标准、是否有漏扫、索引信息录入是否正确等。针对每种检查可采用不同方式进行处理。9、2图像是否符合标准可通过专用浏览软件抽检方式进行，也可通过扫描系统软件中自带的查询软件进行，可检查图像格式是否正确、是否清晰、是否有倾斜、是否有黑块等； 9、3是否漏扫则在扫描系统自带的查询软件中可列出每份档案的完整目录，通过抽检是否有与原档案目录不一致。

10、数据的备份 10、1通过刻录的光盘或者通过数据直接导入。数据导入程序可按照客户的接口要求进行开发，测试认可后可以直接将扫描系统中的影像和索引数据一起导入到影像系统中，对于验收合格后的数据要及时的进行数据备份，以便查阅。备份后的数据要进行查看，看数据能否打开，数据是否完整，备份好的数据要做好标签，以便进行查找与管理。10、2当数据和影像导入完成客户的影像系统后，客户就可以在自己的影像系统内调阅、查询和管理已扫描的影像和数据了。

篇7：数字档案馆建设的难题

数字档案馆建设的难题

随着现代信息技术的迅速发展和大量电子文件的产生,数字档案馆的`研究和建设成为我国档案界关注的热点.数字档案馆与传统档案馆相比,有着丰富的数字化资源、海量的存储、便捷的检索、快速的传输、高度的开放、信息的共享等优点,使传统的档案馆望尘莫及.

作 者：赵晓东 作者单位：黑龙江省妇女干部学院刊 名：中国科技财富英文刊名：FORTUNE WORLD年，卷(期)：“”(8)分类号：G27关键词：

篇8：数字档案室建设的思考

一、制定数字档案室建设的计划

有计划就有努力的方向。首先要对单位档案室现状进行调查分析, 再根据需求和工作实际从数字档案室建设规模、设备投入、预期效果及意义等方面制定翔实的工作计划, 按照满足医院现实需要并适度超前的原则, 做好经费投入, 分步骤进行设备配置、网络建设、客户端的建立等工作, 同时做好服务器、扫描仪、数码相机等硬件设备和档案管理软件的配置。

二、制定数字档案室建设各类制度

有规矩就有方圆。数字档案室在技术上适于信息时代发展需求, 在管理上要更科学、更周密、更严格、更完备。而科学管理是以制度为依据, 所以要根据国家档案局《数字档案室建设指南》要求, 联系相关法律法规, 从档案管理、业务、技术三方面建立和制定各项规章制度, 其中包括电子文件归档制度、档案数字化流程、档案安全保密制度等等, 并按照行业标准进行管理和操作。

三、加强档案信息化人才队伍建设

信息化环境下的档案工作是一项专业性、 技术性很强的工作, 需要有一支高素质的档案干部队伍。数字档案室建设是一个渐进过程, 如果人员不稳定, 势必会给工作的延续性带来影响;因此, 数字档案室建设要以人为本, 注重档案室工作人员的配置与稳定, 根据专业技术人员继续教育条例, 积极支持档案人员参加各种培训学习, 数字档案室建设的专技人员技能的提高, 就是要加强其计算机技术、网络技术等新知识、新技能的提升, 拓宽他们的知识面、改善其知识结构, 提高其业务能力等综合素质。

四、室存档案数字化建设

(一) 室存档案的数字化扫描。如果将室存纸质档案进行自行扫描, 则档案原文图像存储格式建议采用无损方式进行存储, 以免图像信息丢失。一般认为, 图像文件存储采取TIFF格式。因为TIFF格式是经过自身压缩后, 存储空间小, 在各种操作平台和图像处理的软件中可以通用和转换成其他格式。在数字档案室建设过程中, 进行纸质档案数字化扫描的同时, 还要注重库存其他载体档案数字化处理, 如库存实物档案, 形态各异, 数量繁多, 占用空间大, 进行规范整理后全部拍成数码照片与目录对接, 实现实物档案数字化管理。

(二) 室存档案的数字化外包。如果将室存纸质档案进行档案原文数字化外包, 首先对外包公司资质进行严格审核, 签订协议时除对时间、格式、规范等有要求外, 重点要保障档案信息安全及防护措施。此外, 档案管理员要做好外包之前档案的登记、鉴定、档案包装及交接工作, 外包后要做好档案的查收、还原等工作, 以保障档案的安全完整。

(三) 电子文件的归档。档案增量电子化是数字档案室建设的关键, 所以电子档案的完整归档显得尤其重要。第一, 要鼓励档案专业性强的管理人员, 参与制定医院电子文件生成和办理的流程, 制定出相应的电子文件整理规范、移交时间、数据类型、格式、相关软件、技术环境、版本、归档范围等, 以期保证电子文件的归档质量。第二, 提高全院职工电子文件的归档意识。档案管理员在工作中要注重宣传电子文件归档的重要意义, 让他们在工作中自觉养成良好习惯, 即纸质文件与电子文件同步形成并同步收集后交档案室存档, 确保部门电子文件形成的真实性、完整性、有效性。第三, 确定电子文件的收集范围, 建立归口管理机制。档案部门要将电子文件的收集范围纳入档案管理“三合一”制度之中, 实行电子文件与纸质档案同步管理。在电子文件收集工作中, 建立归口管理机制非常重要, 因为不管是哪个部门起草文件, 最后都要加盖医院公章, 所以委托盖章人员负责严把电子文件形成质量关, 并确保电子文件的及时归档。

五、数字档案室的功能及安全维护

利用服务器、档案管理软件录制档案目录数据库, 将档案原文进行数字化扫描后与档案目录进行对接形成“虚拟档案库房”, 在做好网络保密防范措施后, 建立档案利用客户端, 通过医院局域网实现档案远程利用。让员工足不出户地查阅相关档案的目录并浏览全文, 档案利用既方便又快捷, 档案信息资源得到共享的同时减少了对档案实体的利用, 实现了档案实体管理向信息管理转变。数字化档案的利用, 信息安全尤为重要, 首先要确保档案数据的安全、可靠, 防止档案信息失密、泄密现象发生, 加强对信息安全员、系统管理员、专兼职档案人员的保密教育。同时要建立档案数据备份和灾难恢复机制, 做好档案数据库的备份工作, 将目录数据库及电子原文数据库备份到光盘或硬盘上异地保存, 以确保档案数据的安全及档案信息系统安全。

随着时代的发展, 数字档案室建设任重而道远, 必须不断创新思路, 更新理念, 提高技能, 持之以恒地强化电子文件及数字档案的积累, 整合档案信息资源并实现信息资源共享, 维护档案信息安全, 才能体现数字档案的强大优势。

摘要：数字档案室建设是信息时代发展的必然结果。本文从档案制度建设、档案人才建设、档案数字化建设、档案安全维护等方面阐述基层数字档案室建设思路。

关键词：数字,档案室,建设

参考文献

[1]邱晓青.高校档案信息化建设之我见[J].福建商业高等专科学校学报, 2010 (1) .

[2]周长华, 陈妹, 吴小军.照片档案实现计算机管理的模式探讨[J].档案学通讯, 2002 (1) .

[3]韩瑛.电子文件前端控制规范的探讨[J].办公室业务, 2014 (10) .

篇9：企业数字档案室建设困境与对策

企业数字档案室建设是档案信息化建设的重要环节，也是企业信息化进程中的重要环节。企业数字档案室在建设过程中出现的问题及困境引起了企业档案工作者的关注。

2004年，刘永玲、计媛媛在《数字化档案室建设要点》一文中将档案信息安全与防护、知识产权意识、技术过时问题、电子原件与纸质设计成品一致性、完整性保障等问题视为企业数字档案室建设中亟待解决的“瓶颈”。茆荣珍2005年在《大学图书情报学刊》中发表的《数字化档案室建设论》一文中也持几乎完全相同的看法。

随着企业数字档案室建设的推进，到2012年，毕荭在《数字化档案室建设的实践与探索》一文中将信息安全、电子文件挂接和数据备份列为企业数字档案室建设面临的重要问题。认为：“信息安全问题是数字化档案室建设的重要问题，如果不引起重视，出了问题，会造成企业的重大损失，也会阻挠数字化档案室的发展进程。”“电子文件挂接正确性问题是数字化档案室建设的最基本问题”，并强调“数据备份是数字化档案室建设的有效储备”。同年，田芳在《数字化档案室建设中的瓶颈》一文中则将“资金不足，设备落后；复合型人才缺乏；缺乏实用、有效的档案数字化管理软件；档案著录的质量不高”列为企业数字档案室建设的“瓶颈”。

归纳起来，企业由于性质、规模、信息化基础以及对信息化依赖程度的差异，面临的问题与困境有相同之处，也有不同之处，更多的是不同之处。

2 企业数字档案室建设的解决之道

企业数字档案室建设面临的问题不同，采取的措施与方法也各不相同。

例如，“首钢”作为国有大型企业，其数字档案室建设过程中则采用了主动出击、加强宣传、提高认识；制定基本原则、提供建设标准、开展应用培训；开展试点、树立典型、以点带面、逐步推广的策略。因为自“首钢”从北京迁出后，“‘首钢的产业布局、产品结构、产权结构等都已经发生了重大变化。各单位档案工作水平参差不齐，数字档案室建设不适合全面在‘首钢铺开。为此我们决定开展试点、树立典型，以点带面，逐步推广数字档案室建设。在数字档案室建设方法步骤上划定为准备阶段、试点阶段、实施阶段、验收阶段，使建设单位准备充分、方法得当、操作科学”。

浙江舜宇集团采用的则是制定分步工作目标，制订周密的工作计划，营造良好的工作氛围，搭建信息资源共享平台，培养专业人才队伍的数字档案室建设策略。其核心是“三步走”计划。一是根据国家方针、行业规定、通用规范，联系相关法律规定，从管理、业务、技术三方面建立和制定各项制度，包括电子文件归档制度、档案数字化规程、档案安全保密制度等。二是按照满足公司现实需要并适度超前的原则，做好服务器、终端、扫描仪等硬件设备和管理软件的配置。三是开展档案数字化工作，建立覆盖集团公司各类常用档案的目录数据库、重要档案全文数据库和多媒体数据库；加强目录数据库、数字化档案的备份工作，采取内外网物理隔离、数据加密，设置防火墙等多种防护措施，确保档案信息的绝对安全。特别是搭建的信息资源共享平台，“规划设计档案信息管理系统置于各应用系统的后端，与各应用系统实现无缝连接，保证档案信息管理系统成为整个集团各应用系统信息流程的终点。同时，在企业档案信息管理系统中搭建网上信息采集、归档、共享平台，实现网上档案信息资源有效整合和共建共享的功能”。

再如，舟山烟草系统在数字化档案室建设中强调健全的档案管理网络和管理制度；加强投入，完善设施设备；加强人员培训。另外，还有企业认为提高认识，落实资金；加强人才培养，打造一支高素质人才队伍；选择适宜档案室的档案管理软件是解决数字化档案室建设中瓶颈的有力措施。

3 结语

在推进企业数字档案室建设过程中，一定要从企业的实际情况出发，依托企业信息化的基础，以为企业服务为根本出发点，积极稳妥地推进企业数字档案室建设。