公文的要素

公文的要素（精选10篇）

篇1：公文的要素

一、格式五要素牢记心间

申论公文题中所有的格式问题都包括在“格式五要素”中，那五要素都是哪五个呢?

首先是标题，无论什么文种都需要有标题，这是最基本的格式，而标题最常见的写法就是“关于+事由+文种”的类型。所以，考生在作答时，除了题干中明确有不需要写标题的要求，剩下的情况都需要写标题，按照“关于+事由+文种”的形式书写即可。

接下来是发文对象，也就是“写给谁的”、“给谁看的”，具体发文对象需要根据题干要求来确定。

然后就是正文了，按照“开头+主体+结尾”的逻辑来书写要点即可。

紧随其后出现的就是发文单位，也就是“我是谁”、“谁写的”，具体发文对象同样需要根据题干信息来确定。

最后便是发文时间，一般情况下按照“X年X月X日”书写即可，当然，写考试当天的日期也可以。

二、五要素如何做取舍?

掌握了格式五要素之后，就到了考生最纠结的地方，那就是，如何确定具体格式呢?

首先要根据具体文种来决定，比如报告类文种，只需要标题+正文即可，无需写明发文对象和发文单位;倡议书类文种需要五要素齐全;演讲稿类文种不需要写明发文单位等等。考生在做练习时就要尝试记忆这些文种的具体格式，或把自己放到规定情境中设身处地去考虑一下。

这里我们还有一个小技巧，如果考生无法决定具体格式，可以尝试把五要素都写上，因为多写、写错是不扣分的。

三、“重内容轻格式”牢记心间

由于公文写作类型多样，所以考生的关注点总是在不同文种的不同格式上。然而，真正考试当中，要点才是最重要的部分。格式写错了最多也就是把格式分全部扣掉，要点没写到就得不偿失了。所以考生的备考重点依然要放在内容的书写上。

总之，格式需要在练习中做积累，但无需把其看的太过重要，格式不是主要得分点。各位考生，公文写作的格式你掌握了吗?

篇2：公文的要素

来源 莲山课

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j.Co M 2 现代公文的写作与处理：公文要素之公文主题

公文主题

公文主题，亦称之为公文主旨，是公文的首要和核心的要素。它是公文的灵魂，在文章中起到统率作用，它决定和制约材料的取舍、结构的安排、语言的组织和表达方式的选择，因此，正确确立主题并使之符合规范要求是写好公文的关键。

一、公文主题的概念

公文主题是公文中贯穿的基本观点、主张或意图，是公文内容的核心部分，是公文的“灵魂”和“统帅”，是写好公文的关键。它是公文作者——公文制发机关在传达政策、发布命令、周知事项、汇报工作、总结经验或反映情况时，通过全文所表达出来的基本意图或主要目的。

二、公文主题的特点

1、公文主题反映的对象是公务活动

2、公文主题的表达方式比较直接

3、公文主题有直接的社会价值

4、一份公文只有一个主题

三、公文主题的作用

公文主题的地位和作用非常重要。是一篇公文的灵魂。构成公文的材料、结构和语言等因素，都受主题制约、指挥，为主题服务。主题的这种地位决定了它在整个一篇公文中发挥着至关重要、不可替代的作用。

(一)决定着公文材料的选择

(二)左右着公文结构的安排

(三)限定着公文语言的色彩

(四)控制着公文的表达方式

四、公文主题的确立

公文必须要有主题。公文写作人员在领受了公文写作任务后，首先考虑的就是主题。影响主题确立的因素很多，但主要有四个方面：

(一)党的路线方针政策和国家的法律法规

(二)有关文件精神

(三)工作实践

(四)领导意图

五、公文主题的要求

公文和其他文章一样，不但要有主题，而且要求主题必须正确、集中、鲜明和新颖。

(一)主题正确

公文主题首先要符合国家的法律法规，符合党和政府的方针、政策，有利于党和人民的事业，经得起实践的检验；其次要符合客观实际情况，符合事物本质和社会发展规律，能够经得起历史的检验。

(二)主题集中

就是一篇公文中不仅只能有一个中心，而且还要求这个中心不能零乱和分散，不能在一篇公文中表达太多的意思而面面俱到，不能塞进与主题无关的材料而节外生枝，不能有两个或多个中心。

（三）主题鲜明

主题鲜明就是说一篇公文的基本精神或观点，要清楚明白，拥护什么，反对什么，要解决什么问题达到什么目的等，都必须一清二楚。

(四)主题新颖

主题新颖就是说一篇公文的主题要在正确的基础上有所创新，有自己独到的见解。新颖的主题表现为：针对在实践中发现的新问题、新情况、新特点，提出新方法、新途径、新对策；在贯彻党和国家的方针、政策时，结合具体工作从不同角度加以阐述，使之有赏心悦目之感。

六、公文主题的表现方法

公文主题的表现方法主要有三种：一是摆事实，二是讲道理，三是直截了当地发指令、提要求、做规定等。无论哪种公文，表现主题都有一个共同的要求，这就是“直述不隐”，即把观点、主张、要求、目的、结论等明白、直接地说出来，而不能曲折隐晦、闪烁其辞，令人捉摸不定。这使它不同于文学作品的主题表现的特点。

公文主题在形式上有时用一个主旨句把一份公文的主题准确地概括出来。主旨句的表现方法，大体说来有以下几种：一是题目明旨。即在文件的题目中概括说明文件主题。二是开宗明旨。即开篇便把文件的主题直接、扼要、明确而醒目地揭示出来。三是片言居要。即主旨句放在文件内容说明的重大转折之处，进行因果分析的关键之地，或篇中或篇末，有时起承上启下的过渡作用，有时起显志总结的作用。四是一线贯穿。有些文件所含的材料很多，没有一个明显的全文主旨，而是以小主旨句的形式分散于文章各部分，分散于对材料的分析综合之中，这些小主旨句的汇总升华便是全文的主题。这一方法多用于党政领导集体的定期工作报告和其他各种内容丰富而重要的公文中。

七、公文主题与标题的关系

标题是公文的名称，也称作“题目”，是对公文在整体上高度概括的表现。它与公文主题的关系主要有以下几种：

(一)文件标题直接揭示了公文的主题

(二)文件的标题揭示了公文主题的一部分内容

(三)文件的标题仅提出了主题所要回答的问题

(四)文件的标题不涉及文件的主题

文章

来源 莲山课

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篇3：高校行政公文写作的要素分析

高等院校也和一切党政机关、社会团体、企事业单位一样, 公文是高校办理有关贯彻党和国家的方针、政策, 制定规章制度, 请示和答复问题, 指导和商洽工作, 报告情况, 交流经验等公务所形成的具有一定体式的书面文字材料, 它直接服务于学校的教学科研等各项工作。这就决定了高校公文具有: (1) 领导和指导作用。公文是校党委和行政实现对各部门、单位的领导和某些工作的指导的重要保证。 (2) 公务联系作用。即上情下达, 下情上报。 (3) 宣传教育作用。通过办文对师生进行思想政治教育, 提高教育教学质量。 (4) 规范和制约作用。在有效的范围内将对学校各方面的工作和各种活动起着规范和制约作用。 (5) 凭证和记载作用。公文在完成它的现行作用之后, 将立卷归档, 成为文书档案, 对以前的工作起到记载、凭证的作用, 供以参考。

有效实现公文写作的规范化、制度化、科学化, 对提高学校管理水平和教育教学质量有着非常重要的意义。

一、写作主体

1.1要素分析

行政公文的写作主体是制发公文的行政机关。公文是行政机关为行使行政职权而制发的, 往往以机关名义或者是机关领导人的名义制发, 即使以机关领导人名义制发的公文, 也并不代表领导者个人, 而是代表法定机关, 体现法定机关的职权和意志。写作主体往往不是一个人, 而是一个群体。一般公文写作都要经过领导交拟、执笔者撰写、部门审核、领导鉴发等环节。因此, 公文写作在严格意义上不是个人写作活动, 而是凝结着群体的劳动和智慧。代表行政机关负责执笔起草的文秘人员只是代机关立言。因此必须运用整体性思维, 在写作过程中, 充分考虑发文代表的机关或领导人、发文的缘由、发文的方式以及最终要达到的效果, 了解并掌握各类公文的作用、格式、适用范围、写作特点, 根据发文内容确定采用的文种, 收集、阅读、研究有关的文件材料, 拟出写作提纲, 认真起草正文, 反复检查修改, 按照要求完成相应的写作任务。

1.2思维特点———换位思维

所谓换位思维, 是指站在他人立场上, 设身处地替他人思考的一种思维方式。在公文写作中, 作为代言人, 文秘人员要采取换位思考方式, 就是说要站在被代言的政府机关的立场上去思考问题。公文写作往往要体现领导意图, 这时公文撰写者需要站在领导者的角度通观全局、分析问题。只有明确自己代言的具体角色, 了解这个角色的工作职权、工作目标, 了解自己在公文撰写中主观能动性可以发挥的程度, 才能进入并把握好角色, 写好公文。

二、写作客体

2.1要素分析

行政公文的写作客体即行政公文的内容。行政公文在思想内容方面应该政策性强、针对性强、科学性强。政策性强指的是思想观点正确, 准确体现党和国家的方针政策;针对性强指的是有的放矢、切中要害;科学性强就是反映工作的实际情况和客观规律, 实事求是, 能够及时指出问题、分析问题、解决问题, 经得起时间和实践的检验。行政公文一般是传达贯彻党和国家的方针政策, 发布行政法规和规章, 施行行政措施, 请示和答复问题, 指导布置和商洽工作, 报告情况交流经验等等, 具有权威性, 这些内容一经写进公文, 就不能轻易改变。

2.2思维特点———策略思维

采用“策略思维”, 就是要在明确自己的行文目的后, 综合考量当时的政治气候, 权衡政策法律环境, 站在全局的高度来看待自己的意愿和要求, 最大限度地吸收与之相关的信息, 来修正和补充自己的决策和判断。为了最后实现自己的发文目的, 在依法行政的大前提下, 考虑为什么要说、说什么、怎么说、说了有什么效果, 虑及时代发展进程和社会政治大背景对行文目标的具体影响, 既要实事求是又要权衡取舍。文秘人员在接受写作任务后, 首先要对写作客体进行深入的了解, 以弄清工作或生产生活中存在问题的基本情况;然后要对这些情况进行深入地分析研究, 以掌握其产生的原因和发展的规律, 探讨解决问题的重要性和必要性;最后要在此基础上具体考虑如何开展工作或解决问题的要求措施。在行政公文写作中采用“策略”, 就是更多地顾及现实存在的实事背景、政策背景、文化背景、经济背景、道德背景等等, 对写作禁忌回避和化解, 回应时代的召唤、社会的规范、群众的呼声, 在发文目的与社会要求间进行综合平衡, 以做出正确的写作决策。

三、写作载体

3.1要素分析

行政公文的写作载体即行政公文的格式、语言等。

3.1.1公文的格式

公文是内容和形式的统一体, 一定的内容要用一定的形式来表现, 一定的形式表现一定的内容。各类行政公文具有规范的格式, 公文一般由标题、发文字号、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、抄送机关、附注等要素构成。

公文的标题应做到准确简要地概括公文的主要内容, 并表明公文种类, 即事由加文种 (有的公文标题由发文机关、事由和文种组成) 。根据2000年8月24日发布, 2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》 (以下简称《办法》) , 可将国家行政机关的公文分为13种, 分别为命令 (令) 、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。这些文种各有用途, 功能专一, 不能混用。例如:请示适用于向上级机关请求指示、批准。而报告则不同, 它适用于向上级机关汇报工作, 反映情况, 提出意见或建议, 答复上级机关的询问。有的公文从内容上看是向上级机关请求指示或批准, 却写成“报告”, 有的部门还常在反映性或汇报性报告中夹带请示事项。还有两种不同的文种并用的情况。例如:将“关于……的报告”写作“关于……的请示报告”等。这些不规范的用法, 在制作标题时要予以避免。

公文应当标注主题词。从不规范的公文来看, 可以发现许多公文起草者只是简单的从标题中选择几个词了事, 或者排列顺序上比较混乱。主题词的标引顺序应为“先标类别词, 再标类属词, 在标类属词时, 先标反映文件内容的词, 最后标反映文件形式的词”, 主题词的选用可参照《国务院公文主题词表》, 或者参照本行业试用的公文主题词表。

3.1.2公文的语言

公文语言必须规范、准确、简明、实用。公文表达方式以叙述、说明和议论为主, 叙述要概括, 注重简明性, 说明要客观, 注重条理性, 议论要有序, 注重逻辑性。

在用词上, 行政公文的用词多为书面用词, 少用口语词、方言词以及土语词, 而且行政公文中有一套特定的专门用语, 它们含义特定, 用法固定。如开头常用“近查”、“电悉”、“函悉”、“请示悉”等词语;叙述缘由常用“为了”、“遵照”、“根据”等词语;表示经办常用“经”、“业经”、“已经”等词语;表示承转常用“据此”、“为此”等词语;表示祈请常用“请求”、“期望”、“盼予”等词语;表示态度常用“拟”、“准予”等词语;表示结尾常用“特此报告”、“特此通知”、“此复”等词语。最常见的错误是在公文中同时使用文种惯用过渡语和结尾语, 如在开头和主体之间已使用“现通知 (通告、批复、函复) 如下”等过渡, 结尾处又写上“特此通知 (通告、批复、函达) ”、“此告”、“此复”等惯用结尾语, 造成语义重复。

公文介绍情况, 阐明道理, 实事求是, 讲求实效, 一般不用描写和抒情, 不肆意刻画渲染, 不用比喻、拟人、夸张等修辞手法。要求语意明确, 不生歧义, 褒贬得当, 言简意赅。

3.2思维特点

3.2.1功利思维

功利思维是一种理性的思维, 要求行为本身要有正面的利益效果, 以对实施行为的后果作出理性判断为前提。行政公文具有法定效力和规范体式, 具有极强的写作功利性。它的制发要坚持实事求是、精简、高效的原则。功利思维要求公文文种的选择要确实能够传达政令, 准确表述行政意志, 具有恰当的行文方向和行文目的。

3.2.2完形思维

完形思维就是由复杂混乱实现集中整合, 清晰有序、有所选择、有所舍弃、语言文字形式成为完形思维过程中的决定性因素, 语言文字是实现公文统一有序的工具, 语言文字的广度和深度决定着写作思维的广度和深度。

四、写作受体

行政公文的写作受体一般就是公文的主送机关和抄送机关。行政公文对受文者有一定的强制性和约束力, 行政公文一经发布, 在法定时间和空间范围内, 公文对受文者产生强制性影响, 具有法定的行政约束力。

写主送机关时不仅要党政分开, 机关与领导也不宜并用;但现行公文却常出现并用的情况, 如“××处并××厅长”。

国家规定:“公文内容涉及有关机关的职权范围需其予以配合时, 应抄送该机关”, “向下级机关或者本系统的重要行文, 应当同时抄送直接上级机关”, “上级机关向受双重领导的下级机关行文, 必要时应当抄送其另一上级机关”。

五、制约关系

公文文种与主送机关间有互动关系和制约关系。许多错用文种的现象, 都是由于没有弄清这种制约关系所导致的。例如:如果向无隶属关系的业务主管部门请求批准某事项, 那么就应该使用“函”;如果向上级请求指示、批准某事项, 那么就应该使用“请示”。批复只用于答复下级机关的请示, 如果是同级或不相隶属机关的询问和请求, 或下级机关请示以外的文件, 均不能使用批复。

写作系统四要素是相互制约、相互影响、联系紧密的统一整体。按照约定俗成的格式写作, 文风朴实, 条理清楚, 用词恰当, 语法规范, 逻辑严谨, 才能形成高质量的高校行政公文。

参考文献

[1]岳海翔.公文写作教程[M].北京:高等教育出版社, 2005.

[2]汪景寿, 胡双宝.实用公文写作教程[M].北京:北京大学出版社, 1985.

[3]段建军, 李伟.写作思维学导论[M].北京:中国社会科学出版社, 2004.

[4]胡蜂力.规范公文格式的现实意义[J].秘书之友, 2007, (4) .

篇4：公文的要素

【关键词】指令性；知照性；语体；词汇特征；对比

【中图分类号】G643 【文献标识码】A

一、引言

公文是人们进行信息交流的重要工具，依托于一定的社会环境、技术手段、制发单位、工作缘由、制度规范。近年来，从语体角度对公文进行的研究越来越多：对某词类在公文中的运用的研究，如刘玉福（2007）对公文语体专用词语的研究；对公文下位语体的研究，如曾凡云（2010）探讨副词在通知类行政公文中的分布等。虽然基于语料库的定量研究很少，但给我们展示了各种语体研究的方法，留下了值得借鉴的经验。狭义的公文专指国家有关部门正式规定的公文文种。笔者参照最新的《党政机关公文处理工作条例》和《国家行政机关公文处理办法》规定的文种，同时参考《现代公文写作与公文处理简明教程》对公文的分类，将其归纳为7大类，指令性公文与知照性公文就是其中的两类。前者是由党政领导机关制发，用以确定工作的开展和对重大事项做出安排的公文；后者是用来在特定的对象中通知事项、通报情况、提出要求的公文。本文结合定量与定性的研究方法，对两类公文的词汇特征作定量的统计与分析，以考察其语体方面的差异。希望本文的研究成果可以为语体研究提供一些新的发现和思路，为应用写作的教学提供帮助；也希望能为公文工作者在公文写作过程中恰当地运用词语提供参考意见。

二、语料的选用和方法

语料来源主要取自国家语委现代汉语语料库——标注语料库；少量取自中国知网，是对前者的补充。为了体现公文的总体特征，本文选取语料时，尽量使其内容丰富、层次多样，使得语料更具有典型性和代表性。经过对语料的筛选，所得语料总字数为87661。为了减少影响研究的干扰因素，保持平均每篇语料约为1000字，每小类的总字数约为1万字。

三、指令性公文与知照性公文词汇特征的统计与分析

两类公文在词汇特征方面的异同主要体现在词长分布、词类选择、词语运用等方面。

（一）词长分布

如表2所示，两类公文的词长分布并不均匀。双音节词最多，单音节词次之，单双音节相加，比例约为90%；三音节词与四音节词则少得多；五音节及以上的词主要是马克思列宁主义、加利福尼亚州等，所占比例更小。

指令性公文双音节词所占比例高于知照性公文，单音节词比例则相对较低。而单音节词比双音节词更具口语色彩，可以说明，前者的书卷化程度高于后者。这与其受文对象及权威性特点有关，前者的受文对象一定，主要是国家机关、行政机关等，而后者的受文对象广泛；前者权威性、强制性、严肃性较强，一经发布，其下属机构必须严格遵守，认真落实，不得违背。如命令（令）就是权力威望的体现，“令行禁止”“军令如山”即表明了命令的权威性、强制性。因此，指令性公文的书面用语、双音节词较多。

指令性公文和知照性公文的平均词长分别为1.82个音节和1.84个音节，前者稍低于后者。一般来说，平均词长越小，表明文中的长词越少，文本也就更加通俗易懂，可读性越强，语言变化更少。因此，指令性公文长词较少，用词变化较少，文本可读性较强。这与对指令性公文四音节及以上音节的统计结果一致，其所占比例低于知照性公文。

（二）词类选择

不同的词类在文本中的使用频率是构成文本风格的一个重要特征。因此，对比分析两类公文的词类选择，可进一步了解两者文本风格的异同。

从图1可知，两类公文的词汇密度相近，实词所占比例差异不明显，均约为85%。其中，名词和动词所占比例高，比例之和约为65%；形容词、副词和代词等比例小。拟声词、叹词在语料中没有出现，与袁辉、李熙宗在《汉语语体概论》中提到的拟声词和叹词基本不存在于公文语体之中的结论一致。

为了进一步考察两类公文在词类方面的特点，我们又对其中的一些词类作了具体的对比与分析。名词和动词在所有词类中占比较高，所以两者比例的高低更能说明各类公文的语体特点。两类公文名词、动词的对比如表3所示。

从表3可看出指令性公文的名词和动词的型/次比较低，使用的词型较少，这也说明其内容较为集中。其名词和动词占总词次的比例高于知照性公文，因为它的实用性强，制发目的就是解决实际问题；需要更多的动词来做出决策、下达命令等。名词出现频次较高的有：国家、企业、农业、人民、问题等。这些词语的高频出现再次验证了公文本身固有的性质，为人民解决实际问题、为人民服务的宗旨。高频出现的动词有：要、是、有、发展、应等。指令性公文严肃、庄重、原则性强，选用词语必须明确表示应该怎样，不应该怎样，因此，常用“要”“应当”等能愿动词。

两类公文的虚词使用情况差别不大。助词在虚词类中比例最高，分别为7.22%和6.87%，主要是“的”的频次最高；“将、进一步、已”等副词在两类公文中大量出现，一方面使得语篇带上了较浓的书面语体色彩，另一方面，这些意义单一、在古汉语中常用的副词的使用，使语言更为典雅、庄重。公文中的陈述句最多，但却很少使用语气词，且只是在“通报、通知、决议、决定”等文种中出现了表示语气的“了”。介词在两类公文中出现频率相当，相对其他虚词小类高。高频使用介词是由公文语言的简洁性、严肃性、固定性特点决定的。介词具有引介对象的作用，介词结构能使语言表意更加准确、明了（图2）。

知照性公文涉及较多的时间、地点、具体的场景，具有较强的时效性，如通知所办理的事项有明确的时间限制，受文机关要在规定时间内办理完成。因此，知照性公文中会有较多的处所词、时间词、数词、量词等，如表2，知照性公文中这些词所占比例远远高于指令性公文。

（三）词语运用

简洁明了的公文，才易于让人们看懂，才能得以更好地贯彻执行，充分发挥其效用。公文语言的简洁主要体现在其语言结构和表达上，使用成语、习用语、文言词语、缩略语等正好可以满足这些需要（图3）。

从图3可知，指令性公文的成语、习用语、文言词语所占比例都高于知照性公文，成语、习用语的比例较高，从上文对四音节词的统计也可以看出。现在的文章很少使用文言，但在公文中还保留了一定的文言成分，如文言词语、文言句式。公文表达出的庄重色彩、简明特性一定程度上也是得益于此。缩略语由较长的语词缩短省略而成，因此可使语篇简明，而模糊词语的恰当使用，也能使语言更加准确，增强语言表达的灵活性。因此，指令性公文更为简明扼要。

对超用词、罕用词、词型覆盖面等方面的考察，我们可以了解语料内容方面的差异。指令性公文的超用词比例较高，罕用词较少，词型覆盖面稍大，说明其词型使用集中，同一个词型的复现率高。超用词多、罕用词少，则其词型变化就较小，词型覆盖面较大。对两类公文词型覆盖面的统计，也显示前者的词型覆盖面高于后者。

四、结语

通过对指令性公文与知照性公文词汇特征的计量对比与分析，发现在词长分布方面，两类公文的词长分布不均匀。前者双音节词占比高于后者，单音节词占比低，这可以说明，前者的书卷化程度略高于后者。在词类选择方面，名词和动词在实词中占比较高。前者名词和动词的型/次比较低，使用的词型较少，说明其内容较为集中；后者具有较强的时效性，因此处所词、时间词、数词、量词等出现较多。在虚词中，“的”的高频出现，使得助词的比例较高；其次是介词，使用介词结构可以满足公文简洁性、严肃性等特点的需要。在词语运用方面，恰当地使用成语、习用语、文言词语等使得两类公文的语言简明、准确。关于超用词、罕用词和词型覆盖面的统计，也表明指令性公文的内容较为集中。

参考文献

[1]刘玉福.公文语体专用词语研究[D].济南：山东大学，2007.

[2]曾凡云.副词在通知类行政公文中的分布考察[J].吉林省教育学院学报，2010（3）.

[3]陆亚萍，詹丹，张彪.应用文写作教程[M].上海：复旦大学出版社，2015.

[4]《现代公文写作与公文处理简明教程》编写组.现代公文写作与公文处理简明教程[M].北京：中共中央党校出版社，2005.

[5]袁晖，李熙宗. 汉语语体概论[M].北京：商务印书馆，2005.

附注：基金项目：本研究得到国家社会科学基金项目“汉语语体多维度、多特征计量研究”[项目编号：13CYY038]的资助。

篇5：公文的要素

一、公文材料的概念

公文材料，是指作者用来表现主题的事实和依据，包括事实现象、政策法规、上级文件、上级精神、统计数字等。

二、公文材料的种类

（一）直接材料和间接材料

直接材料又叫作第一手材料，指的是作者在日常生活中直接获得的生活事件、社会现象、论据、知识和经验，是从观察、体验、感受、实验与调查研究中得到的。间接材料又叫作第二手材料，指的是作者非亲身耳闻目睹的材料，是通过其他渠道，如阅读文件、查看报刊杂志、听广播、看电视等等获得的。

(二)事实材料和理论材料

事实材料指的是客观具体的真实材料，例如真实的事件、具体的事物、确凿的事实、数据等等。理论材料指的是正确反映了客观事物的本质规律的科学原理，即一切经过实践证明了的为人们所公认的真理，例如革命领袖的经典言论、自然科学原理、定律以及名言、警句等。

(三)主要材料、次要材料、典型材料

主要材料是指构成文章的主要内容，承担表达主题的主要任务的全部材料。它对突出文件主题起着主导作用。次要材料是指在构成文件内容时处于次要地位，对表达主题起辅助作用的，然而并不是可有可无材料。次要材料对主题的表达起着渲染、映衬、烘托的作用。典型材料是指能够深刻地揭示事物的本质，具有广泛的代表性和强大的说服力的材料，例如典型事件、典型数据、典型经验等。

（四）现实材料与历史材料

根据材料的时代背景或时间角度可将材料分为现实材料与历史材料。现实材料是指与公文作者的写作行为共有一个时代背景的材料 ；历史材料是指在以前的历史时期中发生和存在过的材料。现实材料与历史材料的区分是动态的和相对的，因为时空条件始终在不断地变化，目前的现实材料过上一段时间可能就会变成历史材料；再者，在不同的文种中，现实和历史的分界也不是整齐划一的，某些规范性公文中被视为现实材料的东西，在其他类别的公文（比如时效性较强的报告、计划等）中，可能就已被视为历史材料了。

（五）正面材料与反面材料

根据材料的是非角度可将材料分为正面材料与负面材料。正面材料是指与公文作者所倡导的观点相一致的材料；反面材料是指与公文作者所倡导的观点相违背的材料。正面材料可以成为解决现实问题的正确原则和主张的重要佐证，反面材料则可以当作不按照这种正确原则和主张去做因而导致失误的惨痛教训。正反材料的使用有助于增强公文的感染力和说服力，从而顺利实现公文的目标。

三、公文材料的作用

(一)材料是主题形成的依据

(二)材料是表现主题的支柱

(三)材料是结构文章的砖石

(四)材料是写作技巧发挥作用的前提

四、公文材料的积累

材料主要来源有两大途径：

(一)直接摄取材料

调查研究是直接观察摄取材料的重要途径，是作者有目的、有计划地使用科学方法，考察、获取及分析、整理客观信息的一种社会活动过程。

(二)间接摄取材料

间接摄取材料，是指围绕着一定的写作目的，从有关文件、书本、报刊以及上级指示精神中所得到的有关材料。这些文件、书本、报刊等等，一般都是其作者实践的产物，大多数还是比较科学和准确的。

五、公文材料的选择

（一）选择材料紧扣主题

（二）选择材料要真实

（三）选择材料要典型

（四）选择材料要新颖

（五）根据文体和篇幅选择材料

六、公文材料的使用

（一）认真核实材料

（二）合理加工材料

可以对材料进行三个方面的加工：.适体剪裁加工.合并提高加工.文字润色加工

篇6：公文组成要素

第二、公文具有特定效力，用于处理公务;公文具有行政机关赋予的特定的效能和影响力。

第三、公文具有规范的结构和格式，各种类型的公文都有明确规定的格式，而不是像私人文件那样主要靠各种“约定俗成”的格式。

篇7：公文的要素

无论是公务员考试还是事业单位考试，公文写作都是一种常考题型，很多考生在备考的过程中都会担心公文的写作格式问题，理论上来说，不同的公文文种，会对应不同的写作格式。但实际上，公文写作的格式在某种程度具有共通性。今天，就由中公教育专家给大家介绍一下公文的通用格式要素，大家在写作公文式，可以在通用格式要素的基础上，适当改动即可。

一、标题

公文写作要求考生写出来的内容必须是成文的，因此，公文的第一个格式要素就是标题写作。公文标题写作的一般公式为：发文单位+关于+发文内容+文种，公式中的其他要素根式题干和材料给出的信息进行删减，如题干给出发文单位则写，没有给出发文单位则不写，但文种一定不能省略。例如：市文明办关于文明出行的倡议书，其中倡议书不能省略。标题顶格居中书写，如若标题太长，可写成上长下短的梯形，居中对称。

二、发文对象

公文往往有发文对象(主送机关)，即此公文是写给谁看的。在公职类考试

当中，公文的发文对象比较常见的有市民、家长、领导、学校等。公文发文对象在标题下一行顶格书写，后跟冒号。公文发给谁，发文对象即是谁。例如：广大市民朋友：

三、正文部分

正文部分是公文写作的核心部分，主要的采分点也集中在这个部分。公文写作的正文部分包括开头、主体、结尾三个部分。

(1)开头。公文的开头部分主要是写一些背景性的信息，例如开场白、写作目的、缘由、意义等

(2)主体。公文的主体部分是公文采分点的关键所在。具体写作内容要根据题干要求概括材料或根据工作经验和生活实际来写。

(3)结尾。公文结尾常见的结尾方式有：总结式，呼吁号召式，贯彻要求式。考生可根据文种的不同，选择相应的结尾方式。

四、落款

公文写作的最后一个格式要素为落款，即公文的发文单位和发文日期。发文单位和发文 日期写在公文的右下角，发文单位在上，发文日期在下，发文单位和发文日期上下居中对称。

篇8：公文的要素

公文, 是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书, 是传达贯彻党和国家的方针、政策, 发布行政法规和规章, 施行行政措施, 请示和答复问题, 指导、布置和商洽工作, 报告情况、交流经验的重要工具。公文处理工作是指公文的拟制、办理、管理等系列相互关联、衔接有序的工作。文秘工作人员从狭义上讲主要是指各级机关、团体、企事业单位办公厅 (室) 的工作人员, 其基本任务是科学地组织机关的文书工作, 帮助领导处理日常工作活动中所产生的文件, 密切上下左右的联系, 提高工作效率, 促进机关工作的顺利进行。由此可见, 从事文秘工作的人员应具有较强的专业性和技术性, 要有良好的职业道德和职业素养, 不敢想象一个没有经过专业培训且素质不高的人员会创造出优秀的工作业绩, 因此对于一个新上岗文秘工作人员来说, 如何尽快熟悉并做好公文处理工作则显得尤为重要, 本文仅就此略陈管见。

一、开展岗前业务培训

遵循《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》 (GB/T 9704—2012) 、《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法》 (修正) 等国家法规, 结合上级机关和本部门的规章制度, 针对公文处理工作中的每一个环节, 对新上岗文秘工作人员开展岗前业务培训, 使其具备“政治可靠、作风过硬、业务精通、爱岗敬业”的职业素养, 考核合格后方可上岗, 从根源上提高文秘工作人员的业务水平, 维护公文的严肃性和权威性, 保证日后的公文处理工作能够制度化、规范化和程序化。

二、专业人员辅导新人

公文处理工作是一个整套的流程, 从公文的接收, 办理到归档, 包含着很多环环相扣的步骤, 如果其中某一个环节出现问题, 就会使整个办文过程不能有效地运行下去。所以对于一个新上岗的文秘工作人员来说, 是需要很长时间的摸索和成长才能担当此项工作, 这就需要在公文处理方面有丰富的实际操作经验的高素质专业人员, 凭借他们在学习和工作当中积累的经验, 在一段时间内亲自辅导新上岗文秘工作人员有条不紊、快速准确地投入到公文处理的实际工作中, 确保严谨、细致、高效, 从而避免浪费时间, 耽误办公。

三、提高责任意识

公文的实用性、指导性和权威性决定了从事公文处理工作的文秘工作人员必须树立较强的责任意识, 必须对工作一丝不苟, 切实履行岗位职责, 因为任何一点疏漏, 都有可能带来负面影响, 甚至造成不可挽回的损失。公文的实用性和时效性决定了讲求效率是公文规范化建设的基本原则。如果时过境迁, 公文就失去了价值。为此, 新上岗文秘工作人员必须增强责任心、规范公文处理工作流程, 牢固树立“急件急办、特件特办”的责任意识, 确保不压、不误、不漏办任何一件公文, 切实提高公文处理效率。而公文的权威性是社会政治集团出于治理国家的需要所赋予的, 代表了人们的利益, 因此也决定了新上岗文秘工作人员要保持良好的思想作风, 注重工作细节, 细节决定成败, 细微之处见精神, 细心之处见能力。

四、加强政治理论学习

党政机关干部都应懂得马克思主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想和科学发展观, 这是共同的要求;文秘工作人员应更多地懂得, 这是同工作的特殊性相联系的。因为公文处理过程中会接触或产生大量的密级文件, 这些密级文件资料是企业秘密和工作秘密的载体, 甚至有的涉及国家秘密, 所以对新上岗文秘工作人员必须要加强政治理论学习, 使其在思想上树立高度的保密观念和政治责任感, 在工作岗位上养成良好的保密意识和习惯, 时刻谨记“四绝不”, 即不该说的机密绝对不说;不该问的机密绝对不问;不该看的机密绝对不看;不该记录的机密绝对不记录。保密工作无小事, 应该慎之又慎, 细之又细, 这样才能从根本上防患于未然。

篇9：公文模板的制作

关键词：公文；模板；制作；方法

中图分类号：TP317文献标识码：A文章编号：1009-3044(2007)12-21716-01

The Creation of the Official Document Template

DU Ka

(The Vocational Technical College, Chenzhou 423000, China)

Abstract:This text introduced the format of the official document and how manufacture the method of the official document template according to the format. There is this template the creation of the consumedly convenient official document, raise to handle affairs an efficiency.

Key words:Official document; Template; Creation; Method

1 引言

公文的格式可以套用WORD中现成的模板，但现成的模板由于新的国家标准《国家行政机关公文格式》（国家质量技术监督局于1999年12月27日发布，以下简称《新标准》。）的颁布实施，许多地方作了较大的修改，因此对于经常用电脑制作公文的人来说，制作一个新的公文模板可以大大提高办公效率，何乐而不为呢！

下面分两部分谈谈怎样用电脑制作公文模板。

2 公文的基本格式

2.1 公文眉首格式

2.1.1 发文机关标识(公文版头)

发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。“发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。

2.1.2 公文份数序号(印刷顺序号)

“涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，‘绝密’、‘机密’级公文还应当标明份数序号”。

份数序号的位置在版心左上角第1行处，顶格书写。

2.1.3 发文字号

发文字号位于“发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；

“发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线”。

2.1.4 签发(会签)人

上行文必须注明签发人姓名“平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

2.1.5秘密等级和保密期限

“如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用‘★’隔开”。

2.1.6 紧急程度

“如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行”。

2.1.7 红色反线(间隔横线)

红色反线(间隔横线)的作用在于把眉首部分和主体部分隔开。一般放在发文机关标识或发文字号之下。党的领导机关的专用公文眉首，还要在红色反线(间隔横线)中间印一颗红五星。

2.2 公文主体格式

2.2.1 公文标题

公文标题位于“红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布。

2.2.2 主送机关

主送机关位于“标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送”。

2.2.3 公文的主体(正文)格式

公文正文位于“主送機关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行”。

要注意的是，为了堵塞编造公文的漏洞，《新标准》取消了执行多年的“此页无正文”格式。

2.2.4 附件及附件说明

“在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识‘附件’，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如‘附件：1．XXXXX’)；附件名称后不加标点符号。

2.2.5 印章(发文机关名称)

“单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm-4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色”。

2.2.6 签署

签署的位置应在正文之后，成文时间之上。即“正文下一行右空4字标识签发人签名章”，“在签发人签名章下空1行右空2字标识成文日期”。

2.2.7 成文日期

“成文日期用汉字将年、月、日标全；‘零’写为‘O’”。由于印章一般要盖在成文日期上，因此，成文日期的位置要依印章的位置而定。

2.2.8 附注

公文附注“用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下1行”。

2.3 版记(文尾)格式

2.3.1 主题词

“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字”，不用标点，“一般不超过5个”。

2.3.2 抄送机关

抄送，在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识‘抄送’，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐。

2.3.3 印发机关和印发日期

“印发机关和印发日期位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识”。

2.3.4 版记中的反线和版记的位置

“版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心”。

“版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行”。

附公文格式（上行文且是党的领导机关发文）图如下：

文件尺寸：297mm×210mm

3 运用WORD-XP进行具体操作

3.1 页面设置

(1)打开WORD，进入WORD窗口。

(2)单击“文件”菜单下面的“页面设置”命令，在“页面设置”对话框中选择“纸张”选项卡，接着在“纸型”列表框里选择A4纸。

(3)同样在“页面设置”对话框中选择“页边距”选项卡，对上（37mm）、下（35mm）、左（28mm）、右（26mm）进行调整。最后单击“确定”按钮。

3.2 输入文字。

3.3 按照上图格式进行排版。

3.4 用文本框插入“★”（党的机关公文就有）。

3.5 单击“插入”菜单下面的“文本框”命令，在下拉菜单中选择“横排”，当鼠标变成“+”字箭头时，在页面空白位置拉出一个文本框。

3.6 在文本框中插入“★”（两种方法；一种是单击插入菜单下面的“符号”命令，找到“★”；另一种是右键单击软键盘，选择“特殊符号”中的“★”）并设为红色，小粗。

3.7 去除文本框边框（把鼠标定位于边框左上角，当鼠标变成+字箭头符号时双击，就会弹出“设置文本框格式”对话框，选择“颜色和线条”选项卡，在“填充”和“”颜色分别设为“无填充”和“无线条颜色”，单击“确定”即可）。

3.8 用文本框绘制两条红色反线。

3.9 复制一个文本框，单击“绘图”工具栏里的“”（直线）按钮，在文本框中画一条直线。

3.10 选中这一直线，双击它，弹出“设置自选图形”对话框，选择“颜色和线条”选项卡，在线条颜色中选择红色，线型为2.25磅的，“确定”即可。

3.11 调整“★”和两条红色反线的位置，使“★”处于两条红色反线正中间。

3.12 绘制黑色反线。

3.13 在“绘图”工具栏中选择“”，按住鼠标左键拖动即可。

3.14 保存为文档模板

单击“文件”菜单，选择“另存为”命令，在弹出出的对话框中，保存位置为Templates文件夹，名字可自己命名，保存类型为“文档模板.Doc”即可。

参考文献：

[1]郭春燕. 办公自动化[M]. 北京:高等教育出版社,2003.6.

[2]张德实. 应用写作[M]. 北京:高等教育出版社,2003.7.

篇10：党政机关公文格式18要素解读

党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布臵和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》，对规范机关公文处理工作发挥了重要作用。但由于党政机关公文适用规则的不同，造成体例不统一、格式不一致、衔接不顺畅等问题，影响了机关公文处理的整体水平。

《党政机关公文处理工作条例》(中办发„2012‟14号，以下简称《条例》)对党的机关和国家行政机关公文处理作出统一规范，建立起统一的党政机关公文标准。为配合《条例》的实施，国家质检总局、国家标准化委员会对GB／T 9704—1999《国家行政机关公文格式》国家标准进行了修订，发布了GB／T9704—2012《党政机关公文格式》国家标准(以下简称《格式》标准)。《格式》标准首次将适用范围扩大到党政机关；首次将公文用纸统一为A4型国际标准用纸，并对公文排版、公文格式各要素编排、公文式样等作了较多修改。

公文格式是公文的表现形式。公文格式的范畴包括：一是公

— 1 — 文的组成要素及其标注位臵；二是承载公文的介质，主要包括纸张的开本、规格、印刷、装订等要求；三是公文数据的表现形式，包括文字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等的使用规范。公文格式由公文内容决定，又服务于公文内容需要。我们如果有漂亮的外表，又有丰富的内涵，就堪称完美；同样，公文如果有规范的格式，又有充实的内容，就是一篇完美的公文。我们要像维护自己的形象一样规范公文的格式。