公司档案管理部门制度

公司档案管理部门制度（共6篇）

篇1：公司档案管理部门制度

公司制度档案管理制度

一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、归档范围

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。>>精彩专题推荐：公司管理制度大全

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理

1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

3.凡应该及时归档的.资料，由档案管理员负责及时归档。

4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档

1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、档案的借阅

1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借;秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

4.档案借阅者必须做到：

①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、档案的销毁

1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

4.经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

篇2：公司档案管理部门制度

ZD-DA-08

一、严格执行党和国家的保密、安全制度，确保档案和案卷机密安全。

二、各部室应在每季度底向公司办公室移交上季度文书档案并履行清交手续。

三、各部室应明确规定档案责任人，档案责任人（档案员）对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。

四、各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由行政办负责归档。

五、各工程项目立项、规划、设计、监理、质监及技术等图纸文字技术资料、质量资料、竣工文件等工程资料由各部室整理归档后交资料员集中保管。

六、各类承包合同、商务合同、协议的正本原件由财务部归档，副本原件、复印件由总经理指定专人保管。

七、归档资料必须符合下列要求：

1、文件材料齐全完整；

2、根据档案内容合并整理、立卷；

3、根据档案内容的历史关系，区别保存价值、分类、整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。

八、档案资料借阅需履行登记、签字手续，重要资料借阅需先请示分管领导。

九、由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定，提交档案报告，并根据有关规定的酌情处置。

十、加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。

篇3：公司档案管理部门制度

一、档案工作管理的现代化与档案管理的标准化是分不开的

(一) 档案标准化是实现档案工作现代化的前提条件

档案工作的标准化是实现档案管理现代化的前提与基础。随着网络技术的广泛应用, 档案管理逐渐向现代化方向发展, 要想将档案管理工作得到更好, 就要充分利用我国的档案信息资源, 使档案信息的作用得到最大限度的发挥, 通过计算机查询获得最经济、最广泛、最便捷的档案信息资源。但是如果想档案资料在网络上得到共享, 首先要使档案工作朝标准化迈进。

(二) 重新落实现有的档案管理标准

虽然现阶段档案工作标准化已经被档案局纳入到了档案管理的升级评审内容中, 但是在实际的应用中却没有体现出相应的地位与作用。一些没有进行标注的档案信息在考评的过程中不会给予扣分处理, 只是认为拥有了计算机的相关硬件设备就具备了科学的管理手段, 不会考虑对计算机网络设备的利用率高低。对于相关的软件要求和硬件配置在工作的过程中往往无人问津, 对于标准化的档案管理工作不够重视。 (2) 所以出现了现代化管理情况与标准化的实施情况之间的不协调现象。

(三) 档案工作的标准化是时代发展的要求

随着计算机的不断发展与网络技术的普遍应用, 档案管理的现代化已经得到了很大程度的促进。要想更多的人对我们的档案资源进行了解, 就要对我国的档案资源进行充分的开发, 使我国的档案资源得到最大程度的发挥。通过计算机的查询可以获得最便捷、最方便、最经济的资源共享, 将档案工作的标准化作为工作的前提与基础。

(四) 档案工作的标准化与档案工作的现代化是分不开的

在档案工作中档案工作的标准化是一个重要的组成部分, 涉及到档案工作的方方面面, 在档案工作中起着至关重要的作用, 与档案工作的其它组成部分共同结合起来, 产生一种“乘数效应”, 最终达到档案信息资源的充分开发与利用。如果档案工作的标准化得不到实现, 档案工作的现代化就得不到有效的发展, 最终就会造成档案工作的混乱。档案工作标准化的意义与作用主要体现在对档案工作中的各项内容进行科学的管理和有序的控制, 达不到标准化的档案工作, 现代化就无从体现。

二、档案工作标准化、现代化的保证在于加强领导和完善制度

(一) 全宗的完整性应该得到有效的维护

在归档工作中应该分清主次, 掌握重点, 将全宗的入关口把住, 对于不应该归档的文件坚决不可以归档, 与此同时还要注意避免散失应该进行归档的文件。在立卷的过程中要将同类别的、有一定联系的文件放在同一个卷宗内, 使同一问题的完整性得到保持, 立卷后的文件内容虽然庞杂但是不可以混乱, 为档案的标准化、规范化管理奠定建设的基础。

(二) 档案人员的队伍建设要得到加强

在档案管理工作中应该加强相关人员的队伍建设, 促进档案的标准化与规范化, 使档案人员的素质得到一定的提高, 将队伍建设搞好, 加强档案人员对相关规章制度、职业道德教育以及现代科技知识的培训, 使相关人员的工作能力和业务水平得到相应的提高。 (3)

1. 责任意识应该得到增强。

档案管理与工作人员应该热爱档案事业, 对档案工作具有强烈的使命感、责任感以及事业心, 这是将档案工作做好的基本要求。

2. 法律意识应该得到增强。

从事档案工作的相关工作者应该对《档案法》进行有效的学习, 具备“依法用档”“依法治档”的意识, 对于档案的安全与完整要进行有效的维护。

3. 奉献意识应该得到增强。

档案工作具有一定的保密性和隐蔽性, 这就在一定程度上决定了这项工作与其它工作不同, 不可以像其它工作一样引人注目、张扬自我, 它注定是一项默默无闻的工作, 从事档案工作的相关人员应该耐得住寂寞、不计名利、默默奉献, 只有这样才可以将这项工作做好。

(三) 在档案管理工作中应该坚持“以我为主”的原则进行归档

“以我为主”的原则是本单位文件归档的主要原则, 这一原则在我国的立卷归档工作中是经过多年沿用的一项基本原则。这项基本原则在执行的过程中需要对三个方面的问题进行注意:

1. 对于文件归档的时效性要进行准

确的把握, 对于现行文件任务得到完成的, 就应该对其进行立卷和归档, 但是对于还没有完成的, 就不可以对其进行立卷或者归档。

2. 立卷归档的重点要得到确立, 立卷分工要合理。

在档案管理的过程中要坚持“以我为主”的基本原则, 在这一原则的指导下将立卷归档的重点进行确定, 除此之外还要注意将资料与文件的内容区分开来, 因为有很多资料与文件在形式、内容等方面都具有相似之处, 为了使档案管理中的信息冗余度以及重复度得到相应的减少, 就要使档案利用的效果得到提高。

3. 对于全宗的完整性要进行有效的

维护, 当然这种维护应该建立在坚持与贯彻“以我为主”的归档原则前提下。

(四) 通过现代化信息系统的应用使档案管理标准化得到促进

随着时代的发展, 现代化的技术在档案管理工作中得到了有效的应用, 通过现代化科学技术与管理方法的应用, (4) 通过计算机网络的应用对档案进行立卷、整理、编号等等, 进而使档案管理变得更加迅速、全面、系统, 档案管理的规范化、标准化、现代化以及自动化得到有效的实现。

(五) 在档案管理工作中加强对档案的整理、收集、统计

为了使档案管理的工作效率得到相应的提高, 在工作中我们一定要将档案的收集、鉴定、整理等工作做好, 主动的征集和收集上级下发的文件、下级上报的文件, 对于收集到的资料与文件进行认真的整理, 使档案资料的完整性得到保证。在档案管理工作中, 应该严格按照相关规定对档案技能型组卷和编目, 与此同时建立起台账, 通过基础性的工作使档案管理工作效率得到相应的提高, 与此同时档案管理的质量也应该得到一定的提高。

三、结论

综上所述, 档案是人们对客观规律进行认识与把握的重要依据。随着时间的推移, 大量的档案资料得到了保存, 使档案工作的标准化进程得到推进是档案工作中非常重要的环节。怎样在档案管理工作中将档案得到充分的利用, 是现阶段我们面临的重要课题。 (5) 所以, 在档案管理工作中我们应该逐渐使档案管理意识得到强化, 在档案管理工作中树立起标准化的管理意识。

摘要：在档案管理工作中档案工作标准化是一种非常重要的手段, 同时也是档案管理现代化得到实现的重要基础。本文针对档案标准化管理与完善档案管理制度的问题, 进行深入的研究, 希望可以为相关的研究提供一些理论性的参考。

关键词：档案标准化管理,档案管理制度

注释

1潘金霞.加强档案标准化管理推进企业档案创新发展[J].办公室业务, 2011, (10) .

2管媛辉.高等院校档案标准化管理系统的设计与开发[J].长春大学学报, 2013, (12) .

3王芳.规范化与标准化管理模式在电力基建工程档案管理中的应用[J].办公室业务, 2012, (23) .

4何强.高校档案现代化管理与服务教学功能构建研究[J].神州, 2013, (4) .

篇4：唐代档案管理制度研究

关键词：唐代档案管理制度

文书处理程序是唐代形成各种文书档案管理制度的基础。在中国古代，文书与档案、文书工作与档案工作往往很难作泾渭之分。至少在隋唐以前，文书工作与档案工作是无法作严格区分的。档案工作大多作为文书工作的后缀部分，由文书工作人员或广义的秘书工作人员甚至是官员本人从事并完成的。隋唐以后，文书工作与档案工作逐渐有了区分，文献史料中也有恰如其分的反映，最典型的莫过于《隋书·刘炫传》的记载，其中提到的“今之文簿，恒虑复治”一语。这里的“复治”，即对办毕文书的“第二次加工或整理”，这无疑就是今天所称的档案工作的内容了。在唐代，凡有皇帝发布的文书，须经由中书拟旨、门下审驳、再交由尚书具体执行一套程序：臣下百官的奏疏，则先由门下省审议，驳正违失，再经由中书省上启并转交尚书省执行：官府的各种平行文书，“凡京师诸司，有符、移、关、牒下诸州者，必由都省以遣之”。在这种程序运作之下，唐代的档案管理可分为形成管理阶段和归档保管阶段，每一阶段都有一套相应的处理程序，同时，二者又是一个统一的整体，也从一个侧面体现了文档一体化的情况，它们共同构成了唐代的档案管理制度。

1形成管理阶段

1.1“四禁”制度，中书舍人是负责诏旨制敕、玺书册命的草拟工作的，他们在文书的制作过程中，其禁有四：“一曰泄漏，二曰稽缓，三日违失，四日忘误。”即要做到保守文书秘密，保证文书及时迅速发出，保证遣词造句的准确无误，保证承旨书写无事情遗漏以及文字错讹，这实际上是中书舍人工作的基本原则。对于违反以上要求的行为，都将受到相应的处罚，或笞或杖或徙流，重者可至死罪。

1.2避讳和平缺制度。中国历代王朝都极为重视避讳之事，唐代则渐次发展到极致。“公文起草时必须遵守避讳制度。”唐政府通过律令，在这些方面作了大量细致的规定，“诸上书若奏事，误犯宗庙讳者，杖八十；口无及余文书误犯者，笞五十；既为名字误犯者，徙三年。”据《唐六典》记载唐朝避讳的内容包括：昊天、厚土、天神、地祗、上帝、天帝、庙号、祧、皇祖妣、皇考、皇妣、先帝、先后、皇帝、天子、陛下、至尊、太皇太后、皇后、皇太子，皆平出。宗庙、社稷、太社、太稷、神主、山陵、陵号、乘舆、车驾、制书、敕旨、明制、圣化、天恩、慈旨、中宫、御前、阙廷、朝廷之类，并阙字。宗庙中陵、中行陵、陵中树木、待制、车中马、皇太子舍人、举陵庙名为官，如此之类，皆不缺字。所谓“平出”，即今人所谓平抬：所谓“阙字”，即今人所谓空抬。“由这一记载可知，唐以平抬为尊，并无后世双抬、三抬之制。”在一般文书如上表、疏、笺、启及判策、文章都要求依避讳和平缺之式，“依唐制，在行文中，遇有‘皇上、‘陛下等辞，要提行顶格，即所谓‘平头：接下来所叙之文字，要低两格，即所谓，缺行。合谓‘平缺”。避讳和平缺制度，其旨在维护皇帝统治的权威和神秘，这对公文格式和内容的合理规范是有一定的影响的。

1.3用纸制度，随着唐代造纸技术的发展和造纸工业的蓬勃兴起，各种不同原料、不同质量、不同类型的纸张大量出现，唐代官府公文书写用纸也更为讲究。唐朝用纸量较大的首推官府公文用纸。据载：“中书令李林甫以租庸、丁防、和粜、春彩、税草无定法，岁为旨符，遣使一告，费纸五十余万。”即向全国发布一个通告需要用纸50多万张。又唐朝中央政府为了加强对人口、土地的有效监管、控制，政府规定：“每一岁一造计账，三年一造户籍”。计账一式三份，一份呈报户部，州县各存档一份。唐太宗十四年(639)，全国有州360个，县1557个，州县数量之多加之必须一式三份，可见编制户口册这项工作量之大，用纸必将也是惊人的。

唐代在用纸方面制定了严格的制度，当时纸张的种类很多，原料、色泽各有差异，其用途也有所区别：“当时有黄纸和白纸两种，黄纸为皇室所专用，一般官吏和民间是不能使用的”，《唐六典》：“发日敕用黄麻纸，敕旨、论事敕、及敕牒用黄藤纸，其敕书颁下诸州用绢”，但皇帝的命令文书也有用白麻纸书写的，如“凡将相出入，皆翰林草制，谓之白麻”。翰林院用白麻纸写诏书，皇帝为赏赐、征召而颁发的敕书用白藤纸，慰问出征的将士的敕书用黄麻纸，用于任命将相的告身文书用金色五花绫纸，对邻近少数民族政权赏赐的敕书用五色金花白背纸等等，特别值得一提的是中书省起草的诏令文书也大量使用黄纸，“黄色在唐代被确立为尊色并为后世朝代所沿用，用黄纸可以凸显皇帝的尊贵，又有利于文书档案的长期保存。”仅从公文用纸上就可以判别出不同的发文机关和文书种类，这一制度使文书整齐、统一，利于进一步的文书分类和统一保管。唐朝所建立的一套公文用纸制度，为后代所继承和发展。

1.4执论制度。即文书签发前的决策和论证。如“贞观元年，上谓侍臣曰：‘……诏敕如有不便。皆须执论，比来维觉阿旨顺情，唯唯相尚……若唯署敕文书而已，人谁不堪……自今以后，诏敕疑有不稳，必须执之。”为了保证文书在内容方面的稳便，唐政府对文书的执论作了具体规定：凡军国大事，中书舍人要各抒己见，充分讨论，并要就所提意见，亲自签署，以示负责；然后，送本部门上级官员审定：最后，送门下省审驳，由门下省官员给事中、黄门侍郎审查、执论，提出修改或反驳意见。如此规定，是为了集思广益，以减少文书的失误，做到准确行政。

1.5贴黄制度。唐朝是以制敕的形式来发布政令的，因此制敕是唐朝最具权威、最重要的下行文书，不得有误，“制敕的拟定有两个重要环节：一是承制，即领旨；二是写制，即草拟”。两个環节中任何一个出现失误都将贻误公务。因此，为了为弥补、纠正在制敕中的失误，唐朝发明了贴黄制度，所谓：“敕有更改者，以纸贴黄”，“唐制：降敕有所更改，以纸贴之，谓之贴黄。盖敕书用黄纸，则贴黄亦黄纸也。”《唐会要》亦云：“上元三年(676年)闰三月，诏制敕并用黄麻纸”。敕书若有须改正之处，就用黄纸贴上，然后改写，这就是帖黄。“这里所说的黄纸是一种经过黄柏汁浸泡的纸，因黄柏纸中含有小柏碱，纸经它浸泡具有杀虫防蛀的功能”。这一制度首创于唐，以后历代政府相沿使用并不断发展创新，到明朝朱元璋禁止繁文之后取得进一步发展，到崇祯时期贴黄制

度达到高峰。正所谓：“一种制度，尤以习惯积累而成者，往往其始也微而难察，不成规制。兴之既久，其势渐成，如再益以特殊事件，更假此得利乘便，易收事功。其机能作用自亦随之扩大。”唐代的贴黄制度正深刻地说明了这一点。

1.6签押、判署制度。唐朝规定，文书制作完毕之后，需要经过本部门长官的审定认可，长官如认可，则在文书前写上“依”、“从”、“可”、“闻”等字样，此称之为判署。同时，文书还要经本部门长官署上名字方可执行。若是皇帝制敕，则需经过参与文书制作和审批的各部门相关主管人员的签名方可，此称之为联署。需要注意的是，唐制原则上规定文书署名必须本人亲自为之，不得代署，唐代律令也对此有相关的处罚措施，“诸公文由本案事直而代官司署者，杖八十。代判者，徙一年。亡失案而代者，各加一等”。这一制度的目的是为了防止伪造公文，保证公文的准确与安全。但此事并非一成不变，如“初，肃宗之世，天下务殷，宰相常数人，更直决事。或休浴各归私第，诏直事者代署其名而奏之，自是踵为故事。时郭子仪、朱沘虽以军功为宰相，皆不预朝政，独居政事堂，代二人署名奏(崔)佑甫。”由此可见一斑。

1.7誊写、用印和折迭制度。文书经长官和承办人员签押和判署之后，需要誊写的文书，有誊写人员誊抄。誊写事件有规定，不许过限，“凡尚书省施行制敕，案成则给程以钞之。通计符、移、关、牒，二百纸以下限二日，过此以往，每二百纸以上加二日，所加多者，不得过五日，若军务急速者，不出其日”。另外，对于御批文书，则需要留案，然后将文书誊抄一份，对外施行。《唐六典》卷八：“覆奏(谓皇上批复)画‘可、‘讫，刘门下省为案，更写一通，侍中注‘制可，印缝署，送尚书省施行”。文书经誊写完毕，需要用印的文书，则由监印之官对之进行勾检，确定无误之后用印。“凡施行公文应印者，监印之官，考其事目，无或差谬，然后印之，必书于历”。并规定，一文一印。一份文书若有2页以上的公文纸，则要盖骑缝印。文书的完成日期以及用印文书都要记录下来并纳库保存。此外，文书制作完毕后，需要“按照一定的尺寸大小，折迭起来，合为一本，则开为多页，便于阅读、运转、保存”，这就是所谓的折迭制度。

1.8一事一文制度。“即规定一份公文只能叙述一个问题或一件事情”，“这一制度防止了公文行文的混乱，对提高公文的准确性、及时性有积极作用，”并且加速了文书运转的速度，成为文书的主要写作原则之一，沿用至今。

1.9收文处理制度。唐代对于文书的传递期限有明确的规定，并标记于文书之上。“凡内外百司所受之事，皆印其发日，为之程限，一日受，二日报，小事五日，中事十日、大事二十日，狱案三十日，其急务者同焉。小事判，勾经三人以下者给一日，四人以上者给二日，中事每经一人给二日，大事加一日，内外诸司咸率此。”收文机关在收到文书之后，要做一些处理。

2归档保存阶段

2.1归档制度。由于唐朝严格规定公文必须执行一事一文制度，因此在归档时也严格规定一文一事的归档制度，这有利于根据不同的事情进行不同的归档：有利于归档内容的统一：“有益于档案的保管，便于日后查找利用”。此外，唐代文书在发出之前要经过勾司或勾官以及监印官的仔细检查，并在文案上进行标记或盖章，之后文书便登记入库。“凡文案既成，勾司行朱讫，记年、月、日，纳诸案。”对于文书的归档，还有严格的时间规定，“凡天下制敕计奏之数，省符宣告之节，率以岁终为断。京城诸司，常以四月一日纳于都省。其天下诸州……常以六月一日……”对于因毁弃或亡失符节印以及制书官文书者而造成档无法归档者，唐代律令中列有专条，来规定对这类行为的处罚。

2.2勾检制度。这是唐代施行的对文书档案的监督检查制度。“检者，谓发辰检稽失，诸司录事之类。勾者，署名勾讫，录事参军之类”。由此可见勾检官吏或官司主要是检查文书是否有办理失误或迟缓，文书本身是否有错讹之处，文书是否办理完毕等。唐代从中央到地方都设有文书勾检部门或文书勾检人员，在中央，尚书省是最高级文书档案勾检部门，“勾检全国各级行政管理官府的官文书(同时也勾检与文书有关的各级官吏)是尚书都省的主要职能之一，这又可分为两种情况：一为内外诸司应出文书皆须送尚书都省勾检，其稽失者的负责官吏要受到行政处分甚至刑事处罚。二为全国内外诸司的一处理完毕的官文书(亦即档案)必须送纳尚书都省覆校。”“(尚书省)左右司郎中员外郎，各掌付十有二司之事，以举正稽违、省署符目，都事监而受焉”。尚书省六部也设有都事、主事令史、书令史等官吏负责文书档案的监督工作。在地方，负责文书档案的处理工作的文书官员录事、司录参军等也负责文书的监督工作。文书的发出，需要勾检，档案的收集和归档，也需要勾检，“凡天下制敕计奏之数，省符宣告之节。率以岁终未断。京城诸司，常以四月一日纳于都省。其天下诸州，则本司推校，以授勾官。勾官审之，联署封印，附计账，使纳于都省。常以六月一日，都司集诸令史对覆。”勾检的对象包括各级政府部门的公文、地方州县的官文书和各类户籍、计账等，勾检的内容包括：文书档案是否办理完毕，文书是否违期，档是否粘署压缝完毕。“勾检的过程包括登记、检查、复查三个步骤，这三者构成了唐王朝衙署的勾检制度。”

2.3文书的保管与移交制度。唐代虽然缺乏对文书档案利用价值大小鉴定的深刻认识，但也初步确立起了文书档案的保管制度。如户籍档案，“(凡天下州县)每一岁一计账，三年一造户籍……县以籍成于州，州成于省，户部总而领焉……州县之籍，恒留五比，省籍留九比”。户籍档案在地方保存15年，在户部保留27年。其他文书档案的保管期限，也视其重要程度而定。据《唐律疏议》：“文案不须长留者，每三年一检除”。在唐代，由于纸张的保管技术大为提高，对于防虫、防湿等技术的掌握，也为唐代文书的长期保存提供了物理條件。在文书的移交方面，《唐律疏议》规定：“其主典替代者，文档皆立正案，分付后人。”主管文书档案的人员离职时，要对所有文案设立簿册，交由新任保管人员。这样避免了新的文书档案管理人员因为对文书的不熟悉而造成失误。对于遗失保存的文书，而造成缺漏错误；或因为管理不善，造成库藏起火或档案错漏，唐政府都将追究主管人员或工作人员的责任。

2.4保密和安全制度。文书作为政府发布命令，传递信息的重要工具，对于维护统治秩序和国家安全影响深远，由于古代文书档案管理制度本身存在的不足和疏忽，常常发生文书失窃，国家机密

被泄漏等事情，“档案的安全关系到统治者的切身利益，”因而通过行政和法律手段来确保文书档案的保密性和安全性，显得尤为重要，在唐代，中书舍人负责诏敕的拟定，關系极为敏感。对他们就制定了稽迟、违失、忘误和泄露的“四禁”制度。在文书档案处理的各个环节，都要求经办人员仔细检查，并在文书原件上署名，这样在出现问题时可以及时落实责任，确保文书的安全。唐代政府还规定：制书官文书只能由勾检官收发，其他人不得擅自拆阅。对于偷盗或伪造官文书或符宝印节等物的行为，因其严重地干扰了国家正常的统治秩序，损害了政府的权威，而且很可能泄露机密，不利于文书档案的安全和保密，这类行为是要受到严厉处罚的，“诸漏泄大事应密者，绞。非大事应秘者，徙一年半；漏泄于藩国使者，加一等。仍以初传者为首，传至者为从。即转传大事者，杖八十，非大事者，勿论”。“把泄漏文书档案定为禁令，强制实行，确保了文书档案的安全保密。”

2.5档案的利用制度。古代各王朝都把档案视作国之重器一般的事物，对其严加保密，不得允许私人是无法亲近的，古代政府能够利用档案的也只有那些修撰史书的史官和编辑类书的官员，唐代也是如此。唐代对档案的利用主要是修史。唐代形成了官修史书的制度，设立史馆，专门负责国史和前代史的修撰，史官修史所需的数据来自于各个部门，唐制规定，政府各机构，地方各州县，都有向史馆报送资料的义务，送上来的数据包括天文祥瑞、州县废置、义士节妇、会计赋税、选举选官、外方异域等诸多方面，以供史官采集成史。唐代修史，因为有档案数据的利用制度作保障，所以取得了可观的成就。如南北朝各朝史书的编成，唐代各帝的起居注、实录等。同时，也促成了史学的发展，利用档案编纂各种典章制度方面的书籍方兴未艾，如《唐六典》、《唐律疏议》、《唐大诏令集》等。此外，唐朝还用档案编修谱牒，“令吏部尚书高十廉、御史大夫韦挺、中书侍郎岑文本、礼部侍郎令狐德棻等人，刊正姓氏，普责天下谱碟，兼据凭史传，剪去浮华，定其真伪，忠贤者褒进。悖逆者贬黜，撰为《氏族志》。”贞观十二年(638)，编成《氏族志》100卷，内容非常丰富。

篇5：公司档案管理制度

公司档案管理制度

第一章 总则

第一条 为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，特制订本制度。

第二条 本制度所称的档案是指过去和现在的企业各级部门及员工从事生产、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

第三条 重要原始档案遵循“双人双控，共同管理”原则，由总经办统一管理。

第二章 档案归档

第四条 归档范围(一)(二)通用管理：证书、部门职责、岗位职责、手册、注册申报资料等。工程基建：设计文件、图纸、会议记录、招投标文件、造价、工程管理（变更、进度控制、质量控制）、工程验收、工程报批资料等。

(三)合同：原辅料采购、设备采购、工程基建、技术转移、委托合同、设计 合同、其他合同。

(四)设备档案：公用系统、物料、仓库等辅助设备；生产部设备、工程部设 备、qc部设备等。(五)(六)员工培训：培训计划、总结、内部培训记录、外部培训报告等。计量：化测类、力质类、温湿度类、压力类、热工类、长度类、计时类、流量类等，设备内部校验记录归于设备档案中。

(七)产品档案：产品批件、包装设计、技术转移资料、产品工艺规程及空白 批记录、质量标准、留样观察和产品稳定性试验资料、产品质量回顾、变更情况、产品药检所检验报告（含送检或抽检）、产品重大质量事故资料等。(八)(九)供应商档案。质量标准：原料、辅料、中间产品、待包装产品、成品、包装材料等。(十)检验方法：原料、辅料、中间产品、待包装产品、成品、包装材料等。(十一)记录：除批记录以外的所有记录。包括辅助记录、出入库单、销毁记录、盘存表、温湿度记录、物料请验单等；

(十二)批记录：批生产记录、批检验记录、批监控记录、批包装记录等。(十三)标准操作规程。

(十四)验证文件：验证主计划、厂房及公用系统、生产设备验证、qc设备验证、工程部设备验证、方法验证、工艺验证、清洁验证等。(十五)行政类文件：

? 行政法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种标 准、规章规程等；

? 各类公文。本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复；

? 各类证照、证书。包括章程、法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、土地证、房产证、商标注册证书、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书等； ? 人事任命、劳动纠纷等；

? 各类固定资产资料。包括车辆所有原始证照、办公设备、仪器设备说明书、保修卡等； ? 所有加盖公章的文件复印件；

? 在企业文化建设和社会活动中直接形成的有保存价值的各种文字、声像光碟 等形式的历史记录。

第五条 归档时间

(一)各类证照、批件、商标、合同、协议等原始文件和加盖公章的文件复印 件须于文件产生的24小时（一个工作日）内到档案室办理归档手续；

(二)设备档案、产品档案、质量标准、检验方法、标准操作规程随时产生随 时归档；(三)员工培训类资料按月归档，于每月25日之后次月5日之前到档案室办理 归档手续；(四)计量类资料按半年归档，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25 日之后12月5日之前到档案室办理归档手续；

(五)供应商档案按归档，于每年1月25日之后2月5日之前将上一年的 资料到档案室办理归档手续；(六)(七)手续；

(八)验证文件随时产生随时归档，验证主计划按归档，于每年1月25 记录文件。辅助记录半年归档一次，其他记录每年归档一次； 批记录文件按月归档，于每月25日之后次月5日之前到档案室办理归档 日之后2月5日之前到档案室办理归档手续；(九)(十)其他文件每周一集中归档一次。未按要求及时归档而造成损失的，由当事人承担全部责任，并根据情节 轻重予以相应处理。

第六条 归档份数(一)(二)原件全部归档，并注明份数、出处。使用频繁的档案，各使用部门应复印留存自用。

第七条 归档要求(一)(二)(三)(四)由档案室和各部门指派一名专人负责归档事宜。对已经破损或模糊的文件必须先修复再归档。文件必须通过系统整理后再归档。文件须经归档部门主管或部门以上领导签字确认后方可归档。

第八条 归档手续

各类文件归档时，归档部门应填写《文件归档单》一式二

份，由归档部门负责人和总经办负责人审批，归档部门和档案室各留存一份，以备查考。由档案员填写《文件归档登记薄》，归档人和档案员共同签字确认。

第三章 档案的收集与整理

第九条 档案的收集

(一)由各部门指派专人，每周一对其本部门需要归档的文件进行收集，并进 行分类、排列、编目后移交档案室。

(二)由档案管理人员定期到各部门对零散的文件进行收集，再进行系统的、全面的整理。(三)收集时要保证档案的质量。如不完整，需进行进一步的收集，对收集不 全的档案，要做好记录。

第十条 档案的整理(一)(二)档案采用按类别分类的方式，做到层次分明，便于保管和利用。档案严格按照分类、排列、组卷、编目的整理步骤进行系统、全面的整 理，并做电子目录方便日后检索。档案编号由英文字母及阿拉伯数字组成，具体说明如下： 7、8、9位代表流水号001～999。、6位为档案柜号。

、4位为二级分类的编号。、2位为一级分类的英文缩写。

第四章 档案建档

第十一条 分类梳理

归档的资料，由档案员分类、编号，于文件归档的当天入库，并建立《档案明细台账》。

第十二条 档案专用章

所有归档的复印件及归档原件产生的复印件，每页纸加盖蓝色档案专用章，加盖档案专用章的复印件视同原件使用，档案专用章置于档案室，由档案员保管。第十三条 档案编号章

档案盒中每份档案右上角加盖红色编号章，编号手写，档案编号章置于档案 室，由档案员保管，对已归档编号档案做出的任何调整须登记备查。第十四条 检索目录

所有归档文件，由档案员建立对应关系的电子版检索目录，并定期核对。第十五条 电子备份

重要资料的原件须通过扫描等方式建立电子备份，各归档资料如有电子版的也应一并建档备份。

第五章 档案使用和归还

第十六条 档案使用

(一)文件复印：由使用人填写《档案复印登记薄》，一般性文件经部门负责人 批准，重要文件同时报分管副总批准，由档案员复印、提供。

(二)借出已加盖档案专用章的复印件：由使用人填写《档案借出登记薄》，经 部门负责人批准，最长不超过十个工作日，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准；十日后仍未归还的，由档案员跟催或办理重新借出手续。

(三)借阅原始文件：由使用人填写《档案借阅登记薄》，经部门负责人批准，于档案室指定的地点查阅，不得带离档案室，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准。(四)借出原始文件：由使用人填写《档案借出登记薄》，经部门负责人批准，最长不超过五个工作日，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准，总经办会签；五个工作日后仍未归还的，由档案员跟催或办理重新借出手续；原件借出后不再归还的，须经分管副总、总经理批准，总经办会签，档案室保留复印件备查；(五)外单位借出档案时，由使用人填写《档案借出登记薄》，须经总经理批准 后方可使用。(六)按规定审批，由当事人和档案员在相应登记薄上登记并签字确认方可使 用档案；违者一经发现，对档案员处以200-1000元/人/件的罚款；造成损失的，由档案员全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。

第十七条 档案归还

(一)档案使用者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪 裁、抽取、拆散或损毁。借出的各类档案文件在归还时，经检查无误后，应在《档

案借出登记薄》登记，并由使用人和档案员分别签字确认。(二)发生损坏、丢失的，对使用人处以200-1000元/人/件的罚款；造成损失 篇二：公司档案管理制度实施细则

公司档案管理制度管理细则

为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。

一、总则

（一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。

（二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政与人力资源总监统一负责，统一管理。

（三）公司档案具体工作由档案部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理，各部门不得分散保存。

二、档案部门设置及其职责

（一）公司设立档案部并配备专职档案人员，公司档案部的基本职责为：

1、组织实施党和国家关于档案工作的有关方针、政策、法规和档案管理部门制订的有关规定、办法、细则。

2、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。

3、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。

4、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。

5、办理领导交办的其他有关档案业务工作。

（二）各部门设立兼职档案员，其主要职责是：

1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向档案部反映档案工作情况，积极配合其开展工作并接受综合档案室的监督、指导和检查。

2、根据本公司各部门归档范围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并在规定期限内向档案部移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。

三、档案接收与整理

(一）公司编制文件材料的归档范围，根据各部门的职责不同，主要有以下几个方面：

1、行政部：

（1）公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、经营计划、管理决策等；

（2）与总部及其他单位往来发文；

（3）行政管理方面，包括：

1）办公用品管理、采购、出车及维修记录等； 2）日常管理方面的员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、来客记录、电话记录、维修登记、材料收发、设计师排单，公司会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复，员工民主生活会方面的记录等；

2、人资部：人事方面的劳动合同、各项协议、员工奖惩、晋升、培训、入职手续、员工资料等。

3、企划部：公司企划方面的宣传方案、形象展示、广告宣传、营销方案等；媒体合作通路的正常询价报价、合作协议合同；季度月度或重大节假日的宣传费用预算、决算等；市场调研方案、搜集的客户资料等。

4、仓管部：仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管等内容

5、客服部：主要包括客户考核评分、客户档案卡、工程保修、派工、保洁派工、维修派工等；客户投诉记录、客户增值服务记录、客户回访记录、客户意见调查记录

6、设计部：主要包括效果图、施工图、报价表、工程施工合同及附件、设计师谈单记录表等。

7、工程部：主要为施工管理手册所包含的内容

8、财务部：主要包括财务管理中的各种账册、报表、凭证、工资发放，后勤方面的固定资产核算、费用申请等

9、法务与档案部：主要包括日常经营中的各种合同、司法文书，档案方面的管理指导、档案保管、核算、借阅、销毁等内容。

10、市场部：有关营销促销活动方案、小区物业及客户资料、市 场调研资料、与客户签订的协议等。

以上各部门归档材料的范围有所变更时应及时通知档案管理部门，以便档案管理及时作出调整。各部门应归档的材料形式包括纸质、音像及实物文件。

（二）归档文件的等级划分及保管期限

需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下：

（三）档案编号方法

1、以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据公司部门及业务划分，结合档案的内容和档案载体的形式制定编号方法，便于科学管理和开发利用。

2、档案大类别均以部门前两个字拼音首字母命名，具体为： 行政部：xz 人资部：rz客服部：kf 设计部：sj 市场部：sc工程部：gc 财务部：cw 法务与档案部：fd企划部：qh 仓管部：cg

3、工程项目命名。以上七部门（主要是设计部、工程部、客服部三部门）凡涉及工程项目的档案材料均以项目名缩写为大类别，以南华康城小区3号楼1单元2号为例，其项目大类编号为：nhkc-3-1-2。各部门涉及工程项目的档案材料具体命名如下： 日期 客户地址详细信息

4、非工程项目档案命名。由于公文编号受长度，美观等各方面的制约，鉴于公司正逐步组建发展，现内部岗位编制并不复杂且部门

篇三：公司档案管理制度

××公司档案管理制度

一、总则

（一）为规范××公司（以下简称“公司”）档案的管理，根据《××集团档案工作管理规定》，结合公司iso9000体系与贸管程序，特制定本制度。

（二）本制度所称档案，是指公司在经营活动中形成的，有保存价值的各种文字、图表、声像等各种形式的文件材料的总和。

（三）公司成立档案管理小组，各部门指定一名员工作为小组成员，公司指派一名档案管理员负责公司档案的管理（见附件1）。

二、管理职责

（一）公司档案管理小组职责：

负责规划公司档案管理工作，对档案管理工作提出意见和建议；负责指导、检查各部门的归档工作。

（二）公司档案管理员职责

督促、组织检查各部门的归档工作，验收各部门移交的档案；负责各部门移交档案的管理，注意安全，严防丢失和泄密；做好公司档案的检索、使用、借阅、催还工作；协助组织档案管理小组各项工作；负责档案管理制度的建设。

（三）各部门档案管理员的职责：

负责协调部门档案的收集、整理、归档、建目录工作，确保档案的完整、齐全；负责部门档案移交前的档案管理工作，认真遵守保密规定，妥善保管部门档案，注意安全，严防丢失和泄密；负责

向计财处贸管或公司档案管理员移交部门应移交档案；参加档案价值鉴定和销毁工作；参与档案管理小组组织的各项工作。

三、档案归档范围

公司档案分为八大类：贸易业务合同类、贸易业务非合同类、铌产品业务部技术推广类、投资业务类、人事类、财务类、行政管理类、特殊档案等，具体如下：

（一）贸易业务合同类档案包括：铌产品业务部、矿产资源部、钢铁部、有色金属部等部门在业务过程中形成的合同、货权转移单据、费用结算凭证等。

（二）贸易业务非合同类档案包括：客户函件、客户资料、客户评审等文件。

（三）铌产品业务部技术推广类档案类别包括：专项活动、出版物、宣传出版活动、奖项等文件。

（四）投资业务类档案，以项目为档案类别，归档资料包括：项目资料、项目调研报告、项目可行性研究报告、合作意向书、项目投资批件、投资合同、章程、项目公司决议、项目管理阶段文件等。

（五）人事类档案类别包括：员工档案、一般人事文件、招聘、培训、出国报告等文件。

（六）财务类档案类别包括：计帐凭证、帐簿报表、纳税申报、出口退税、外汇管理、贸易管理、预算总结、审计评估、统计报表、基础资料、财务规章制度等文件。

（七）行政管理类档案类别包括：纸质收文、电子收文、公司发文、大事记、会议记录、汽车类合同、新闻简讯、信息化管理资料、erp项目资料、办公合同、iso9000等文件。

档案归档时按卷宗形式归档。

（一）贸易业务合同类，各部门应按以合同进行归档，一个合同及合同项下所有单据为一个卷宗，对应一个“档号”，并遵循单据、文件自然形成的规律，按照单据、文件产生的先后顺序进行整理、归档，完成“归档文件目录”（附件3）的填写。

（二）贸易业务非合同类、铌产品业务部技术推广类、投资业务类、人事类、财务类、行政管理类、特殊档案类档案归档时，按档案细分类别进行归档，各每个档案细分类别为一个卷宗，对应一个档号，在每类档案中遵循其自然形成的规律，按根据其产生的先后顺序进行整理、归档，完成 “归档文件目录”（附件3），并按编制各部门的“部门档案目录”（附件2），档案归档流程及档案状态见“档案归档流程图及档案状态图”（附件4）。

（三）归档的合同、协议必须是正本原件。凡有电子版的，纸质版本应与电子版同时保存。

（四）档号的编号规则：

1、贸易业务合同类档号编制规则为：部门--合同号。

其中“部门”以字母代替：铌产品业务部nt、矿产资源部tk、钢铁部gt、有色金属部gj。“”为合同产生，若合同号前面有合同产生，则编号时直接以“部门-合同号”作为编号。如铌铁部2008年合同号为2008rmjs/n－3003项下档案对应的档案编号为：nt-2008rmjs/n－3003。

2、贸易业务部门非合同类档案、铌产品业务部技术推广类按档案类别进行归档，档号编制规则为：部门--档案类别。

其中部门以拼音首字母代替，如：铌产品业务部nt、实业投资部sy、计财处jc、综合处zh。档案类别以拼音首字母代替。如2007年rd项目对应文件的档号为：nt-2007-rdxm。

3、投资业务类按项目进行归档。档号编制规则为：部门--项目名称。

项目名称以拼音首字母缩写代替。如实业投资部2007兴光矿业项目对应文件的档号为：sy-2007-xgky。

4、人事类、财务类、行政管理类、特殊档案按档案细分类别进行归档。档号编制规则为：部门--档案类别。其中档案类别以其拼音首字母代替。如综合处2008年培训文件的档号为：zh-2008-px。

（五）档案装盒时，可将一个或多个卷宗装入同一个档案盒，对应一个盒脊号，也可将一个卷宗放入多个档案盒中，对应多个盒脊号。盒脊号为每个档案盒的编号，按以数字1、2、3„„顺序分别表示。

五、档案的移交及管理

（一）特殊档案的管理

特殊档案由专人负责收集、整理，并按归档要求进行归档、建目录、装盒、编制目录、保管，不向公司档案管理员移交，每年2月需向公司档案管理员提交上一特殊档案的“归档文件目录”。负责保管特殊档案的人员需将特殊档案存放在安全、可靠，可独立上锁的档案柜内。

（二）其他档案的移交及管理

1、档案移交前的管理

档案在移交前，由各部门档案管理员负责部门档案的管理，各部门档案管理员应将档案存放在安全的场所，并及时按照要求建立档案目录。

2、档案移交中的管理

（1）贸易业务合同类档案的移交程序为：

篇6：公司档案管理制度

一、目的

为了规范公司档案管理，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司各部门档案管理。

三、档案管理机构的设置及基本要求

（一）档案划分及管理部门

1、档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。

2、行政部行政助理岗兼任档案管理员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。

3、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级，公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。

（二）各部门资料管理

1、公司所属各部门必须设兼职的资料管理员，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。

2、各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法，实行统一的标准分类管理。

3、档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。四、档案分类

（一）档案质量

1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。

2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、热敏纸等。破损的档案文件要进行修复处理。

3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。

4、档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。

5、档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。

（二）立档

1、档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。

2、跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。

3、档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。

（三）分类

1、档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。（如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。

2、公司档案大致分为以下几类：

（1）证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等；（2）文件类：分外来文件（政府职能部门的往来文件）和内部文件；（3）制度类：管理制度汇编；

（4）合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种。（5）计划总结类：分年度计划及总结等；

（6）会议纪要类：办公例会纪要等

（五）档案编号

1、档案分类各级名称经确定后，应编制《档案登记目录表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不得任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，报总经理审核批准后方可修改。

3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照《档案登记目录表》条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。

五、档案归档及保存

（一）归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。

（二）归档的同类文件资料在卷内应分别装订。（1）公司章程、合同（2）股东名册

（3）组织规程及办事细则（4）董事会及股东会记录（5）财务报表（6）政府机关核准文件

（7）不动产所有权及其他债权凭证（8）工程设计图（9）公司规章制度（10）预算、决算书类（11）会计凭证（12）事业计划资料

（13）期满或解除之合约（14）其他文书

（三）公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。

（四）归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。

（五）按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成后，要对档案做统一排列并编写档号。

六、档案日常管理

（一）借阅

1、借阅手续：

（1）各部门经办人员因工作需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅审批单向档案员借阅，经办人必须在公司借阅登记表上签字。

（2）档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。

（3）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。

2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。

3、借阅人确因工作原因需要复印或摘抄文件，需借阅部门负责人填写申请，根据档案借阅的审批权限经相关领导批准后方可复印或摘抄文件。

4、借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。

（三）移交

1、审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。《档案移交登记表》需注明：移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。

2、移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。

（四）保密

1、档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。