档案工作人员岗位说明书

档案工作人员岗位说明书（共9篇）

篇1：档案工作人员岗位说明书

宏信公司人事的档案员工作说明书

第一部分岗位规格说明

一、基本资料

岗位名称：人事档案员岗位评价：HR-职员类 直接上级：人事主管直接下级：无

定员标准：1人分析日期：2011-07-

31二、岗位职责

（一）概述

在人事部主管的带领下，全权负责公司人事档案管理、人事合同协议管理、人事通告管理、人事列表管理、定级考试试卷管理等相关工作。

（二）工作职责

1、负责人事档案资料的妥善保管及人事档案的合理利用，并随时为公司的管理提供人事档案资料。

2、建立健全人事档案管理制度、保密制度、档案借阅制度以及查档制度，严格执行人事档案管理制度。

3、负责及时收取新入职员工的人事档案资料，保证人事档案资料的安全、完好无损。

4、公司所有人事劳动合同及时跟进并提醒相关负责人劳动合同的续签工作。

5、有效利用计算机实行人事档案的无纸化管理，并依据将人事档案分类归档做相应的搜索工具和档案目录。

6、依据人事变动，制作月人事列表，并有效的对人事档案资料进行价值鉴定，并制定保管期限的划分。

7、定期对人事档案进行清查、核对，做到账物相符，及时修补或复制破损、褪变的人事档案，对新入职人员的档案资料进行编目添加。

8、保持档案室的清洁、及时关闭门窗，不准无关人员随便进入档案室。确保档案的安全，加强防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等防护措施，避免档案的损坏和遗失。

9、严格执行人事档案借阅、查档制度，不符合要求的、未经领导批准、手续不全不准借阅或查看人事档案，依据制度及时催还收回人事档案资料。

10、及时依据人事档案保存期限销毁符合条件的档案。

11、职员定级考试试卷的备档及保密工作，人事任免通告的备档管理。

12、个人办公电脑的维护保养使用及个人办公卫生的整理、维持工作。

三、其他职责

领导交办的其他工作任务。

四、监督及岗位关系

（一）所受监督和所施监督

1、所受监督：人事档案管理员直接受人事主管的监督和指导。

2、所施监督：无

（二）与其他岗位关系

1、内部联系：本岗位主要和各分公司及各部门负责人之间就新进人员人事档案资料的收集、及劳动合同的签订方面做协调、沟通、配合。

2、外部联系：及时了解国家关于档案管理的最新制度法规。

（三）本岗位职务晋升阶梯图

（四）本岗位横向平移情况

本岗位可以向其他职能部门及同部门同级岗位平移。

五、工作内容及工作要求（详见下表）

六、岗位权限

1、依据个人的岗位职责对人事档案资料做合理的管理并有权依据人事档案管理的完善，制定相应的切实可行的制度。

2、有权就部门工作向上级领导提出合理化建议的权利。

3、上级领导临时授权的其他权利。

七、劳动条件和环境

本岗位属于脑力劳动，以室内工作为主，属于较轻体力劳动，工作环境温湿度适中，无噪音、无粉尘，照明条件良好。

八、工作时间

本岗位为标准的每天8小时工作制。

第二部分员工的规格要求

九、资历

1、工作经历：一年以上相关岗位工作经验

2、学历要求：学历要求：大专及以上学历

3、专业要求：档案管理、计算机管理、法学、汉语言文学类专业

十、身体条件

本岗位要求身体健康，具有一定的协调处理能力及变通能力。

十一、心理品质及能力要求

1、智力：要求有较强的学习能力、理解能力、变通能力。

2、语言能力：口头和书面语言表达流畅，具有一定的文案书写能力。

3、具有很强的动手能力及执行力。

4、做事严谨、细心、勤勤恳恳，有很强的责任心，善于发现问题，并及时解决、改正。

十二、所需知识和专业技能

（一）担任本岗位职务所具备的专业知识和技能

1、熟悉相应的人事档案管理办法及相应的劳动法律法规。

2、具有很强的语言组织能力及文案编辑能力。

3、计算机能力强，熟练运用办公软件及专业的工作软件。

（二）招聘本岗位员工应考核的内容

1、个人的思想品德、劳动纪律、责任意识，及热爱档案管理工作的热情。

2、个人的综合语言能力、文案能力及相应的变通能力。

3、具有一定的档案管理、保密等相关法律知识及专业能力。

4、计算机能力强，熟练操作办公软件及相应的专业工作软件。

十三、绩效管理

以综合KPI及技能KPI考核的方式对员工进行全面考核，其中综合KPI考核主要从勤、德、素等三个方面考核，技能KPI主要从务、能等两个方面考核。考核以领导评定为主。

（一）本岗位工作考核的内容

1、勤：出勤率达到100%。

2、德：良好的职业道德、敬业精神，忠于职守、尽职尽责。

3、素：良好的个人5S、工作5S；尊重同事、言语得体、举止大方。

4、务：按要求完成个人工作任务，并作相应的工作绩效提升。

5、能：岗位专业知识和实际运用；日常事务和突发事件的协调处理能力；

（二）本岗位工作从时间角度考核要求

1、按时完成本人的工作任务。

2、及时向人事主管汇报个人的工作进程。

3、及时依据工作进程，向人事主管提出合理化建议。

（三）考核结果的分析与反馈

由上级领导直接考评，由C&B专员复核确认，由监察部对考核结果核实及可靠性分析，以保证考核结果与同期工作指标、工作要求相符合，由人事处及时将考核结果反馈给本人。

篇2：档案工作人员岗位说明书

档案管理员岗位说明书

岗位名称档案管理员工作部门岗位类别专技岗位等级专技十二级工作任务 及职责1、根据学校总体工作思路，牢固树立全心全意为第一线提供优质服务的思想，勤恳踏实、认真负责地做好教学辅助工作，

档案管理员岗位说明书

。

2、在校务办公室领导下，负责并实施学校的档案管理。制定切实可行的工作计划和工作总结，建立和健全各项规章制度，资产管理规范。

3、积极了解学校各项活动，在学校各项活动结束和学期结束后及时协助各部门整理完成档案。

4、协助各管理部门查询相关档案资料

5、做好教师业务培训的.联系工作

6、注重安全工作，定期进行安全检查，管理员每日下班前，应检查电源、门窗、防火防盗，保证安全。

7、要做好所处办公室的日常清洁工作，室内清洁整齐。各种设备存放合理，有序管理。

8、遵守学校各项规章制度，岗位明确，职责分明，协作配合，努力做好本职工作，并经常听取师生意见，不断改进工作。

9、承担并完成上级部门和领导交办的其他各项工作。

10、档案及师训管理员实行坐班制。工作要求 及标准1档案及师训管理员应认真学习宣传马列主义和党的路线、方针、政策，在学校党政领导下，树立为教育教学服务的思想，主动热情为师生服务，努力做好管理育人的工作。

2、有敬业奉献精神，强烈的事业心和责任感，工作原则性强

3、有良好的职业操守，耐心细致、严谨务实、诚信公正、尊重他人、廉洁自律的工作作风

4、有一定的组织管理、沟通协调、把握调控和灵活应变能力

5、有大局意识和良好的团队合作精神任职

条件1、具有大专及以上文化程度

2、具有档案管理初级及以上职称

3、能够把握相关的政策、规定;熟悉学校档案及师训工作业务和各项规程

篇3：档案工作人员岗位说明书

关键词：工作职责,事业单位,岗位说明书,因事设岗

绩效管理是指各级管理者为了达到组织目标对各级部门和员工进行绩效计划制订、绩效辅导实施、绩效考核评价、绩效反馈面谈、绩效目标提升的持续循环过程, 绩效管理的目的是持续提升组织和个人的绩效。岗位说明书 (也称职位说明书, 职务说明书) 是对岗位的任职条件、岗位目的、指挥关系、沟通关系、职责范围、负责程度、考核评价内容给予的定义说明。它是根据职位分析所需要的各种调查资料, 加以整理、分析、判断得出的一种结论性的书面文件, 是职位分析形成的最终成果。岗位说明书是绩效管理的基础性环节, 工作职责部分又是岗位说明书的核心内容, 工作职责编写的规范完整有效与否直接影响绩效管理的成效或效果。但目前在人力资源管理中, 岗位说明书的编制工作未得到应有的重视, 岗位说明书“工作职责”部分更是缺乏规范科学性, 从而给绩效管理工作带来不利影响。

一、岗位说明书与工作职责的内涵阐述

岗位说明书作为组织内部管理的重要文件之一, 是对组织内部各类职位的工作性质、任务、责任、权限、工作内容和方法、岗位关系、工作环境和条件以及本职位任职资格条件所做出的规定。岗位说明书作为现代企事业单位人力资源管理必不可少的基础性人事文件, 它为企业的人员招聘录用、培训教育、绩效考评、薪酬福利、工作分派、签订劳动合同以及职业指导等现代企业管理业务, 提供了原始资料和科学依据。

工作职责是职位的职务、任务与责任的统一, 主要描述该职位的职责范围、工作内容及工作过程的具体要求, 包括所需完成的工作任务、所使用的工具以及机器设备、工作流程、与其他人联系、所接受的监督以及所实施的监督等, 以及与本工作相关的其他工作和完成上级主管部门直接领导交办的其他临时性工作。工作职责的主要功能是让任职者及该职位的管理人员了解职位性质、工作内容等信息, 使员工了解自己未来的发展方向, 明确工作中的领导关系和相互协助关系。通常依据工作职责对员工进行绩效考评以及确定员工的薪酬工资等, 从而使得各项工作都能做到有据可依, 有利于组织客观、公正地进行人力资源管理。

工作职责是岗位说明书的核心内容, 而岗位说明书主要通过工作职责来反映。两者之间的关系如下图:

二、事业单位岗位说明书中工作职责编写存在的问题

1. 不切实际, 针对性差。

事业单位在编制岗位说明书时流于形式———基本不作调研, 凭经验快速编成。即使有个别部门或岗位发生变动或增减时, 一般也不能及时体现在岗位说明书中。编制者通常根据现有的岗位说明书进行复制, 或者根据岗位性质的相似性编写岗位说明书的工作职责, 使得岗位说明书本身的系统性、准确性和可信度受到不良的影响。比如会计岗位, 有些事业单位就会根据通常会计的职责进行工作职责的描述, 而不结合本单位的具体情况进行编写。另一方面, 高层管理者和有关部门主管一直认为, 编写岗位说明书只是人力资源部门的工作。得不到领导的重视和相关部门的配合, 给岗位说明书的编制工作带来很大难度。编制的不切实际的岗位说明书其收效甚微, 束之高阁。

2. 因人设责, 笼而统之。

很多事业单位的岗位说明书的编写针对具体某个任职者而非其岗位, 从而造成相同的岗位经常会有几份岗位说明书中工作职责内容大致相同的, 这是编制岗位说明书的一大误区。比如文秘岗位, 在同一单位的不同部门里 (如下设的项目部) 都设有文秘岗位, 但文秘岗位的岗位说明书只能有一个, 内容应涵盖不同部门文秘岗位的全部职责。

3. 表述不当, 含糊其辞。

一些事业单位经常用烦琐的几句话表述一个工作职责, 给执行者的理解造成困难。比如, 将人力资源部经理的一项工作职责描述为“负责企业人力资源管理制度、计划等的制定和执行”, 就会产生以下疑问:首先是语义不清。“负责”指的是亲力亲为, 是组织安排, 还是工作监督?第二是职责不明。“企业人力资源管理制度、计划等文件的制定和执行”是一个连续性的管理过程, 涉及组织、管理、制定、核批、审查、督导、实施等诸多工作环节, 仅以一句话粗略带过, 造成职责描述不清, 也显然与人力资源部经理实际的工作内容不符。

4. 主次不分, 轻重不明。

目前事业单位忽视对工作职责之间内在逻辑关系的系统把握。一方面, 由于任职者本身的参与不够, 另一方面, 由于职位分析人员缺乏系统性的培训, 因而往往难以形成对职责逻辑的把握, 而仅仅进行简单的罗列与描述。殊不知, 漂亮的岗位说明书就好像岗位的“标签”, 能够让不了解它的人马上把握概况、让熟悉它的人立刻洞悉要点。如果在描述工作职责时不分主次, 无逻辑顺序地简单罗列, 如同流水账一般, 那么岗位说明书的作用也就被泯灭了。

5. 内容重叠, 疏忽遗漏。

不同岗位的岗位说明书中“工作职责”项重叠现象屡有发生。这种职责的交叉和重叠导致部门与部门之间或相关人员间的权责不清, 经常出现相互推诿现象。职责重叠的岗位说明书挫伤了员工的积极性, 使他们行使权力时相互争抢, 履行义务时相互推诿。比如办公室主任与办公室副主任之间。实际上, 如果事业单位相关管理人员能够掌握一定的编制规范和方法技巧, 就能够克服以上的问题。

三、事业单位岗位说明书中工作职责编写的探讨

1. 做好调研, 明确职责。

岗位说明书编写之前, 要及时与高层管理者进行有效沟通, 了解高层管理者的目的和意图, 争取高层管理者的支持;理解组织的发展战略和愿景目标, 为编制工作正确定位。高层管理者对编制工作的支持可以使员工认识到这项工作的重要性和必要性, 有利于岗位说明书编制工作的顺利实施。此外, 工作流程优化、部门和岗位设置优化建议和方案也需要得到高层管理者的认可, 岗位说明书的编制价值才能全面地体现。另一方面, 岗位说明书编制工作离不开中层领导者和基层领导者的密切配合。在与部门负责人进行沟通时, 主要是收集部门的组织结构、岗位构成、人员比例、部门权责等方面信息, 为岗位说明书的编制做好铺垫。

2. 因事设责, 任务明确。

岗位说明书应坚持“因事设岗”的原则, 避免迁就于人的现象发生。编写工作职责要针对岗位而不是针对具体的某个任职者;针对的岗位是现有的岗位而非将来的岗位, 描述的工作职责为岗位要求员工应该做的而非在职人员正在做的内容;编写工作职责应研究不同工作任务之间的区别和联系, 使工作任务相对集中和稳定, 努力以较少的工作者完成较多的工作任务。

3. 规范用语, 准确表述。

工作职责的描述尽可能使用统一明了的语言。在描述职责或任务的时候, 注意使用比较贴切的动词, 使之能够准确描述任职者的行为。比较忌讳的是通用“负责……”、“管理……”这样模糊的动词;为了说明得更清楚, 必要时辅以状语性的措辞;同时, 要注意删减不必要的修辞, 例如, “制作出出色的PPT演示文稿”, “出色的”是对工作成果的评价, 可以放在绩效考核中加以评判;职责中要明确地体现任职者独立决策的权限, 即他作出的决定是否要他人审核, 明确任职者的权限有助于界定任职者所承担的责任, 真正做到任务、责任、权限的统一。

4. 简明扼要, 符合逻辑。

任何岗位的工作职责都是一个有机的系统, 而非简单的拼凑与组合。工作职责的每一项只需用精练的一句话概括, 无须赘述。工作职责的具体描述最多不超过十项, 应选取主要的职责进行描述, 文字应简单明了、浅显易懂, 内容要具体、明确, 让任职人员读过以后, 可以准确地明白其工作内容和工作程序。想要写好工作职责, 不仅要清楚岗位工作的主要内容, 而且对其职责大小与顺序的划分也要明确。在实际编写中, 可按照各项职责的重要程度、难易程度和任职者花费的时间等进行具体分析, 按照一定的逻辑顺序来编排, 这样才有助于更好地理解和使用岗位说明书。

5. 避免重叠, 全面具体。

工作职责的描述应遵循“穷举、互斥”原则, 达到“既包括所有工作内容, 又避免相互重叠”的目的。描述工作职责没有必要面面俱到, 面面俱到容易使人产生超出工作职责规定的事情就不该做的错觉。从岗位说明书完备性的角度考虑, 可以加上一句话“完成上级领导指派的其他工作”, 对于那些临时的或者无须记入的“分内事”也在工作职责中得到了体现。

在不同部门间, 应按照相似性原则进行归类, 确定有利于绩效考评的人员类别并对其工作职责进行描述。比如, 一个单位从事会计岗位的人员不止一名而且分布在不同部门, 但会计的岗位说明书只能有一个;在同一部门内, 不同层级的员工都在为进行某一种工作履行其不同的职责, 他们的 (下转159页) (上接84页) 工作内容是相似的, 但是其工作侧重点是不同的, 所以编写工作职责时措辞要恰当, 避免职责的相互混淆。

四、结语

岗位说明书的核心内容在于工作职责部分, 一份遵循实事求是、因事设责、全面具体、准确表达原则的岗位说明书必然是实用、易用的。把握好岗位说明书编写过程中工作职责的这个关键点就能编写出适合于不同组织机构、有利于组织人事部门、有效支持人力资源管理的岗位说明书, 从而为绩效管理奠定良好基础。

参考文献

[1]付亚和, 许玉林.绩效考核与绩效管理[M].北京:电子工业出版社, 2009.

[2]朱兴佳, 白京红.职位分析与评估[M].北京:电子工业出版社, 2008.

[3]周文, 刘立明, 黄江瑛.工作分析与工作设计[M].长沙:湖南科学技术出版社, 2005.

篇4：档案工作人员岗位说明书

关键词：岗位绩效管理 人事档案 创新

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1673-9795（2012）11（b）-0223-01近年来，全国各地都在不同程度地推行岗位设置与聘用工作。岗位设置与聘用工作，是事业单位人事制度改革的深化和延续，是实施岗位工资分级，推进绩效工资改革的前提和基础。岗位设置与聘用工作，不是简单的进行岗位分级，而是要变身份管理为岗位管理，要因事设岗、按岗聘用、以岗定薪、合同管理，将岗位的条件、职责和待遇等问题科学、合理、规范地协调统一。通过岗位设置与聘用工作，逐步建立起较为规范的、符合单位自身特点的岗位聘用制度，努力营造职务能上能下、待遇能高能低、人员能进能出、吸引和稳定人才的制度环境，激发各类人员的工作积极性和创造性的发挥。高校的岗位设置与聘用工作，要着力于人才培养、科学研究、社会服务、文化传承与创新等各项工作的协调、可持续发展。岗位绩效管理下的高校人事档案工作，也不应是传统的人事档案收集与管理，更应注重于人的发展。

1　岗位绩效管理下的高校人事档案工作创新，要求更新管理理念

长期以来，部分高校领导对人事档案工作的重要性仍然认识不足，没有把这项工作当成一件重要的事情来抓，在人、财、物的投入上严重不足，往往过多的强调人事档案“藏”的功能，忽略了其“用”的功能。实施岗位绩效管理后，人事档案工作应该如何开展？目标是什么？重点应该放在哪里？这些问题直接影响着人事档案工作未来的发展和方向，值得深思。

岗位绩效管理下的高校人事档案工作创新，首先要从管理理念上进行改革。实施岗位绩效管理后，人事档案的功能重在利用，这就要求我们的人事档案工作更要服务于人的发展。只有坚持人事档案以人为本的理念，才能指导改革后的人事档案工作，促进人力资源的建设和发展。在这种人本理念的指导下，人事档案管理要改变过去“为单位”进行人和事的管理转变到服务于人的全面发展上来，要充分整合反映个人成长、体现个人能力和业绩的各类档案信息。真正做到人事档案工作走向服务管理。这种服务管理集中在两个方面，一方面服务于本单位的人和日常事务的管理，更重要的一方面是要着眼于未来，服务于人的全面发展。

2　岗位绩效管理下的高校人事档案工作创新，要求革新管理体制和方式

近年来，国内人事制度方面的各种改革如火如荼，但现行的人事档案管理工作仍然保留其固有的传统管理色彩。这种传统管理，主要体现在两个方面。一方面过分注重档案材料的收集；另一方面注重提供查阅服务。在岗位绩效管理模式下的今天，人事档案必将赋予新的任务和新的责任，这种体制下的人事档案工作，要能体现一个人的成长、业绩，要能从人事档案中看出一个人的未来发展目标和方向。特别是在当前，许多高层次人才，为了实现社会价值和自我价值，人在现单位工作，由于某些原因，档案仍在原单位，“人档分离”现象突出。新时期的人事档案工作，必须很好地解决这一问题，这就要求改变现行的管理体制。改革的方向就是要变“档随人走”为“人档的适当分离”。即建立起个人人事档案的分段管理体制。具体来说就是，人在哪个单位，就由哪个单位负责人事档案的管理。这种体制改革要充分利用现代信息技术，将载体管理和信息管理适当分离。也就是说，人事档案实体可仍由用人单位保存，但用人单位有责任将部分人事档案信息数字化处理后进行数据库管理。通过公务信息网络或专用网络，对授权单位或个人开放利用。

在管理方式上，传统的人事档案强调采用纸质文档。改革以后的人事档案，必须提倡信息化、网络化管理。同传统的纸质型档案相比，数字化处理后的人事档案有其特点：一是占用空间小、检索方便；二是信息载体易分离、不易损坏，便于保存。

3　岗位绩效管理下的高校人事档案工作创新，要求完善利用手段

3.1　提高管理人员素质

首先，要端正工作态度。档案管理工作繁杂琐碎、且枯燥单调，但要求档案工作人员要时刻保持高度的责任心，减少失误，尽量避免差错。在收集人事档案材料时，要以“五求”标准为准则。即“求严”、“求细”、“求全”、“求准”、“求美”。其次，要不断提高自身工作水平。要加强继续教育，通过不断的自学、参加培训等方式，来进一步熟悉，熟练掌握人事档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，加快管理工作效率，提高档案工作质量。

3.2　改革人事档案内容

岗位绩效管理，重在绩效。因此，在人事档案材料的收集方面，也要针对不同的对象和需要，考虑如何体现绩效，来充实档案材料。一般来说，对于领导干部，其日常工作情况、重大工作业绩以及在各类重大活动、重点工作中的突出表现、各类荣誉称号、奖励、考核考察等材料等都是体现其岗位绩效的重要材料，要及时归档；对于一般专业技术人员，其岗位绩效重点体现在专业成效上，重点收集其学术和科研技术推广成果材料等；对于一般管理人员，其岗位绩效主要体现在服务态度和效果上；对流动人员，重点关注其社会影响。因此，要收集那些能定性判断个人社会优劣的材料，比如个人业绩成果、综合素质能力、权利与义务执行情况、社会责任等。是党员的还要注重党员的标准、党员的权利与义务情况、是否缴纳党费等。此外，还应建立诚信档案。

3.3　加强档案信息化建设

一是要建立、完善人事档案数据库，对人事档案实行动态管理，及时更新。二是要利用现代信息手段，不断提高人事档案的管理水平和利用效率。一方面，要在人事档案部门网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，实现各单位可以在网上上传档案材料。另一方面，要利用计算机、扫描仪等档案工具，将人事档案资料整理后输入电脑，继而进行相应的技术处理，将体现个人信息的文字图片、声像资料等整理转变为数据资料，更加便于保存。三是要建立内网，开展网上利用服务。目前，很多高校都已建立了内网或者内部政务办公系统。人事档案工作要充分利用这些内网，将有关人事档案信息上传到内网中，实现人事档案信息的网上检索，为全校教职员工查阅信息提供更多方便。

参考文献

[1]何丽桃.人事档案管理改革初探[J].沿海企业与科技，2010.

[2]王英玮.信息时代的人事档案管理——　理论·实践·方法·技术[M].北京：中共党史出版社，2004．

篇5：工作岗位说明书

一、项目前期工作：

1、参与关于设计资料的收集，与综合管理部共同进行设计招标文件的编制。

2、参与设计单位的招标，参加投标的单位不得少于三个，与综合管理部共同对设计单位的资质、业绩、相关能力及对本公司开发项目设计文件的报价进行综合考核，最终选择出优秀的设计单位作为公司的合作伙伴。

3、参与设计合同的起草、拟定和商谈，以确定最终的设计价格。

4、参与设计工作进度的控制，敦促设计单位尽早拿出施工图。

5、参与设计单位与其他部门的协调工作。

6、与综合管理部一起对设计单位提交的施工图设计文件报送相关部门进行审核和备案。

7、参与工程勘察设计资料的收集，与综合管理部共同进行勘察设计招标文件的编制。

8、参与勘察设计公公司的招标，参加投标的单位不得少于三个，与综合管理部共同对勘察设计单位的资质、业绩、相关技术能力及对本公司开发项目岩土工程勘察设计的报价进行综合考核，最终选择出优秀的勘察设计公司作为公司的合作伙伴。

9、参与勘察设计合同的起草、拟定和商谈，确定最终的勘察设计价格。

10、与综合管理部一起对勘察设计单位提交的施工方案进行审核并提

出相关意见。

11、参与本公司开发项目的岩土工程勘察工作，并按照勘察公司提供的施工技术方案对勘察公司进行监督

12、控制勘察设计公司的施工进度，督促勘察设计单位早日提交合格的地质勘察报告。

13、对勘察设计公司提交的地质勘察报告报相关部门进行审核和备案。

14、参与建设工程监理文件和信息的收集，与综合管理部共同编制监理招标文件。

15、参与监理单位的招标，参加投标的监理单位不得少于三个，与综合管理部共同对建设工程监理单位的资质等级、业绩、相关人员证书、设备、相应的技术能力、监理规划及对本公司开发项目监理费用的报价进行综合审核，选出最优秀的监理单位作为公司的合作伙伴。

16、参与建设工程监理合同的起草、拟定和商谈，合同条款中应当明确合同履行期限、工作范围和内容、双方的义务和责任、监理酬金及其支付方式。17

17、参与工程施工文件和信息的收集，与综合管理部共同编制施工招标文件。

18、参与建设工程施工招标工作，参加投标的施工单位不得少于三个，与综合管理部一起对收集文件和信息进行分析，审核施工单位的资质等级、信誉程度、相关业绩、工程技术人员的技术证书、相关的机械

设备、相应的及技术能力、施工组织设计及对本公司开发项目关于施工的投标报价进行综合评价，最终选择出最优秀的施工单位作为公司的合作伙伴。

施工准备阶段工作

1、项目前期相关资料的整理和归档。

2、与综合管理部一起向开封市质量监督机构报有关建设工程质量监督的申请手续，当质量监督机构审查合格并签发有关质量监督文件后到建设行政主管部门办理《施工许可证》

3、与综合管理部、监理单位一起办理工程项目开工前的一系列报批手续。

4、审查施工单位提交的施工组织设计中的质量安全技术措施，专项施工方案与建设强制性标准的符合性

5、参与设计单位向施工单位的设计交底

6、检查施工单位专职安全生产管理人员的配备情况

7、检查施工单位的人员及、材料、施工机械到场情况；

8、与综合管理部、监理单位一起审查工程开工条件，签发工程开工令

9、参与、监督工程临时设施的建设。

10、审查监理单位的监理规划并与监理单位一起审查施工单位的施工组织设计、施工进度计划并提出合理化建议。

11、与综合管理部、监理单位一起组织施工图纸会审，对图纸中发现 的问题进行讨论形成会议纪要，作为施工文件的一部分。施工阶段工

1、每天按时上下班，不迟到早退，请假要按公司制度先写请假条。上班之前首先要打扫办公室卫生，做到窗明地亮，办公桌上物品摆放整齐。

2、服从工程部经理的工作指示和安排,在工程部经理的指导下开展现场质量控制、进度控制、成本控制、安全管理、信息管理及相关的组织与协调工作

3、每天做好施工日志，施工日记中应记自然气候条件；安全、质量、进度检查对比情况；现场人员、设备、材料情况 ；会议情况；政府管理部门检查情况；场地周边环境等情况；往来信函/文件情况。

4、检查施工单的测量放线，施工单位应在隐蔽工程、分部分项工程和单位工程验收前24小时内通知监理单位、工程管理部、综合管理部等进行验收，并由监理单位、工程管理部、综合部共同签订质量评定表

5、对施工现场进行巡视、旁站和抽查，对发现的问题及时通知施工单位进行整改，并做好记录。

6、与监理单位、综合管理部一起检查施工单位报送工程材料、构配件的质量证明资料，抽检进场的材料和构配件的质量，需要时应委托相关单位进行试验。

7、审查施工单位提交的采用新工艺、新材料、新技术、新设备的

论证材料及相关的验收标准。

8、与监理单位一同对各类土木和混凝土试件按规定进行送样检验和试验。

9、发现重大质量事故时应及时采取相应措施并及时报告上级领导部门。

10、监督施工单位严格按照施工合同规定的工期组织施工；

审查施工单位提交的周进度计划、月进度计划是否与总进度计划相一致，不一致时提出整改意见。当实际进度与计划进度有偏差时，应与施工单位、监理单位、综合管理部共同查找原因及工期滞后对后续工作可能造成的重大影响，尤其是对总工期的影响，并制定加快工期的补救措施。

11、建立工程进度台账，核对形象工程进度，按周、月、季等向公司领导部门报告工程执行情况、工程进度以及存在的问题。

12、工程管理部每月应编写工程月报，月报内容应包括以下内容： 进度

-项目当月工程进度完成情况，应填写附表《当月工程进度完成情况表》

-未完成工作其差异分析须在《当月工程进度完成情况表》中填报。如有未尽事宜，亦可在正文补充说明。说明加快工期的补救措施。

质量

-简要说明本月工程出现的质量问题，其中沉降观测的情况、基础检测的情况应详细说明。

-分析产生的质量问题的原因：施工管理/责任心的问题/材料质量问题/施工方法问题等等。

-针对该问题，说明整改措施。及因该问题的出现而反映在管理层面上所应采取的行动。安全、文明施工

-说明现场是否出现安全责任事故？是否存在安全隐患？其具体情况由《变更、签证、索赔台帐》反映 售后维修

-说明本月售后维修方面发生的主要/重要问题，分析原因，进行经验教训总结，提出规避措施或建议；

-说明本月重要支付的工程尾款情况（尤其注意是否扣除维修款）。

工程款支付

-工程投资的完成情况（成本管理部协助）；

-工程款的支付情况、应付未付情况（与综合管理部管一起控制）

-下两月的资金需求情况（与综合管理部一起控制）监理单位的人员、工作情况。

各施工单位/材料供应单位/设计单位的工作情况。管理部门的协调情况。下月工作计划

-简述下月工程进度主要节点及控制措施；简述下月售后维修重点安排。-施工现场照片

12、进行土建相关资料的收集、整理、汇总及归档工作

13、与工程管理部、监理单位一起对施工单位提交的工程款支付申请进行审核并提出相关意见。

14、与工程管理部、监理单位一起对施工单位提交的工程变更申请进行审查并提出相关意见报总经理办公室，并及时处理施工费用索赔、合同争议等事项

15、建立计量支付签收台账，定期与施工单位核对清算

16、审查施工单位提交的竣工结算申请

17、依照法律法规和工程建设强制性标准，对施工单位安全生产管理进行监督；审查施工单位的工程项目安全生产规章制度、组织机构的建立及专职安全生产管理人员的配备情况。

18、组织编制施工现场重大危险的应急预案，必要时与施工单位、监理单位进行应急预案的演练。定期对施工现场的安全文明生产进行检查，当发现有安全隐患时应立即通知施工单位进行整改；当发现重大危险源时，应立即通知施工单位停止施工，撤出现场工人，并与监理、施工单位共同制定危险源的排出措施，并报公司领导进行审阅。

19、对监理单位工作的监督： 监理实施细则

监理单位在实施监理工作前，应有针对性地编制所监理项目的《监理实施细则》。

工程部应审核《监理实施细则》，对其中有关设计变更、现场签证、工程开工、复工、停工等对工程进度、工程造价有影响的审批工作流程及权限，要注意其与公司的相关管理规定相一致。监理人员

工程部负责对现场监理人员的日常工作的监督、管理，主要事项如下：

按合同中标明的现场监理人员配备情况检查人员到岗情况； 检查监督监理人员按合同及监理规划、监理实施细则及有关规范、标准、规定开展工作；

检查监理按安全、文明施工的要求开展工作；

监督检查监理人员的工作纪律，对出现以下情况的监理人员，及时发出更换人员通知：

-为施工单位指定承包商、建筑构配件、设备材料生产厂家；玩忽职守，不严格执行旁站制度、不严格执行施工过程检验制度，不能及时发现施工过程中的质量、进度、安全问题；责任心不强，不具备任职资格的监理人员。

监理例会

工程部有关人员应参加监理例会。

工程部应规范工程现场监理例会制度，明确参加监理例会的人员组成、会议程序，提高监理例会协调解决各方配合及工程施工中实际问题的效率和效果，保证正常的工程质量和进度。

监理例会纪要发出前，应经过甲方授权代表的审核。监理例会纪要应存档。监理发文

监理单位对施工单位发出或确认的所有文件（包括工程量、成本、进度等），应得到工程部的认可。工程部要防止监理人员擅自发出或确认文件，以免对我公司造成不利情况。

监理单位对施工单位的所有发文须抄送工程部。监理月报

工程部应督促监理单位及时上报当月的《监理月报》。工程负责人应审阅《监理月报》。

工程部应与监理单位就《监理月报》进行讨论。

《监理月报》的内容应全面、客观、准确反映工程施工的质量、进度、投资、安全等现场实际，并指出工程施工存在、潜在的主要问题，提出解决方案。

监理单位不提供《监理月报》或提供的《监理月报》不合格，则不予拨付当月的监理费。监理档案资料

工程竣工后监理单位应向我方提交工程监理总结报告及一套完整的监理档案资料。

20、协调配合处理好各级部门、监理单位和施工单位的工作。

21、每周组织一次例会，每月进行一次工程部全体工作人员工作会议。

竣工阶段工作

1、督促和检查施工单位及整理竣工文件和验收资料并提出整改意见

2、与监理单位、综合管理部一起审查施工单位提交的竣工验收申请，并编写工程质量评估报告。

篇6：物流工作岗位说明书

一、基本工作岗位职责：

1.负责收货库区的6S管理，实现公司的管理目标，并对负责区域提出改善意见和建议；

2.完成上级领导安排的其他工作，包括临时性不同岗位之间支援、调动。上级主管对各个岗位任务的分工、安排及工作委派。3.二、特殊工作岗位职责：

收货组员工工作岗位职责：

1.对成品和生产原材料来货进行收货、检验、分拣、扫描、包装、搬运和堆码等工作； 2.使用叉车对大架捡货、补货和上架工作，其中包括：Y架、ZZ架。

3.负责收货区域、周转区清洁卫生工作，保证周转区域商品码放有序，通道畅通； 4.负责后备库存管理组、发货组其他工作支援；

收货组长工作岗位职责：

1.指导货物的正确摆放和打印货物标签及条形码正确粘贴； 2.负责整理周转区域的货物，按划分的区域堆放货物；

3.监督收货员工对收货用具的保管，指导或协助供货商卸货； 4.优先安排处理客户订单、急单、缺货订单和其他订单到货；

5.对入库过程中的货品数量差异、破损和异常问题即时反馈给上级主任处理； 6.各类凭证的归档工作，例如：收货单据和送货单的保存、整理、分类、归档；

7.做好生产常用品、易耗品的申请和使用计划，例如：叉车电池水、标签、纸盒、封箱胶等等。8.规划和监管员工每天的工作，跟踪工作进度；

收货组主任工作岗位职责：

1.执行物流主管下达的工作计划，严格遵守公司有关工作制度，按收货流程执行收货组所有物料的收、分、存的规范管理；严格要求收货组长和员工做好物流各项工作；

2.负责收货组的大架捡货、补货、上架的规范管理，其中包括但不限于：Y架、ZZ架； 3.每日检查收货报表、处理遗留和检查漏单等问题，出现异常问题即时向上级领导报告； 4.负责调配收货组员工之间的工作； 5.对新老员工定期进行培训和考核；

6.每天进行小组会议，确认工作内容和对工作进行检讨；

7.负责协调并维持与供应商及送货人的良好合作关系；对物流供应商做月度评审，即时反馈问题给上级领导；

8.负责协调并维护部门内各组之间问题沟通、处理和跨部门间良好合作关系.9.对收货组全体员工的工作进行监管并对仓库的安全、卫生负责，协助做好安全生、消除安全隐患、消防、防盗工作；

10.考核管理，做好收货组所有人员每天的工作计划，记录员工问题定期提交

11.收货设备、用具、办公设备的保管和安全操作，例如：叉车规定区域通行和限速5KM/h、升降机、升降平台、上架车、卡板、电脑、打印机、PDA等等）

12.负责检查收货组员工的出勤状况及仪表仪容，例如：工衣、劳保鞋、手套和防护工具等等；

在库管理组员工工作岗位职责：

1.按照工作要求准时、准量完成每日捡货，其中包括：捡库存、组装、组换、调库、借条和其他捡货，并将捡出货物安全、准确送到下一工序位置；

2.按照工作要求完成每日补货和上架工作，其中包括：捡货位补和专用补货位补货，确保补货和上架即时和准确性；

3.负责管理的区域货物维护工作，其中包括：捡货位无盖箱维护、货架标牌标识维护、货物放置整齐维护、货位数量与系统数量维护。

4.负责货架区域废弃纸箱、纸皮、包装物料的整理和回收工作； 5.负责对仓库成品的安全管理，做好安全防护工作； 6.负责后备收货组、发货组和其他工作支援；

7.货架管理和货架维护，保证每个货物有货位，卡与实物相符；在库数量维护、货架标签、标牌制作、纸箱更换等工作；

在库管理组长工作岗位职责：

1.负责每天捡货标签的打印、捡货工作安排； 2.负责每天上架和补货工作安排；

3.在库数量管理，确保在库实物数量与系统数量一致性，做到帐、物、卡三者相符、数据准确； 4.各类产品分类存放，标识清楚，无物品混放现象，在每种产品的面上要有产品牌的型号、数量和货架号；

5.不定期进行实物盘点，查找差异原因，并提出改善方案；

6.货架维护，负责制作货架标识标牌、调架和编位等工作，保管打印易耗品管理； 7.保管各类凭证的归档工作，例如：捡货单、捡货标签、借条等；

在库管理主任工作岗位职责： 1.负责每天捡货标签的打印、捡货工作安排；根据每天订单量，合理安排人员完成当天要求的捡货； 2.负责和监督每天上架和补货工作安排；

3.统计捡货、上架、补货项数、时间，分析数据，制定和调整作业基准；

4.负责对本组月度捡错货、上错架情况总结，对捡错货和上错架问题和客户投诉提出整改方案。5.全面负责和管理在库数量准确性，并提出合理化建议； 6.对新老员工定期进行培训和考核；

7.每天进行小组会议，确认工作内容和对工作进行检讨；

8.负责协调并维护部门内各组之间问题沟通、处理和跨部门间良好合作关系.9.负责管理在库管理组设备、用具、办公设备的维护和安全操作，发现问题即上报处理，例如：捡货车、上架车、卡板、电脑、打印机、PDA等等）

10.对在库管理组全体员工的工作进行监管并对仓库负责区的安全、卫生负责，协助做好安全生产、削除安全隐患、消防、防盗工作；

11.每日检查捡货、上架和补货报表、处理遗留和漏单等异常问题.发现问题即时向上级领导报告； 12.考核管理，做好在库管理组所有人员每天的工作计划、记录员工问题定期提交绩效和考勤记录。； 13.负责检查在库管理组员工的出勤状况及仪表仪容，例如：工衣、劳保鞋、手套和防护工具等等；

包装员工工作岗位职责： 1.根据订单要求检验货物，确保订货型号、数量与实物型号和数量正确无误后再进行包装和合理分包工作；

2.根据订单对不同种类的产品和作业指导书选择合适的包装材料包装，减少包装运输破损率同时降低包装成本；

3.根据订单和客户信息将货物对应放在指定的集约架框中，严禁错放、乱放、乱丢等行为； 4.按照包装台工位数对号就位包装，严禁多人挤在同一张包装台上操作； 5.包装过程中严禁大声喧哗、交头接耳、讨论跟工作无关的谈话；

6.包装过程中如发现产品有破损、污染、异常等情况，需及时反馈给当班组长处理，严禁将有破损和污染的产品进行包装发货；

7.负责包装物料的领用和扣数，确保帐与实物一致； 8.负责包装区域的空纸皮的整理和回收工作； 9.负责后备捡货、组装和其他工作支援；

包装组长工作岗位职责：

1.安排每日所下订单任务，分配到每个包装工并随时跟踪完成进度，并及时反馈，确保按时完成。2.统计库存订单包装、同捆订单包装时间，制定和调整作业基准； 3.包装组长负责对现场包装作业指导和新员工培训；

4.检查和监督员工对现场环境、劳动防护用品佩戴、劳动纪律安全的执行情况，要不断持续改进。5.负责加强质量管理，随时检查员工包装是否符合工艺，发现质量问题须及时纠正； 6.负责对本组月度包装情况总结，对包装问题和客户投诉提出整改方案。

7.负责对本组月度验错货物总结，对验错货物问题和客户投诉提出改善方案。

8.负责检查包装组员工的出勤状况及仪表仪容，例如：工衣、劳保鞋、手套和防护工具等等；

组装组换员工工作岗位职责：

1.根据客户订单优先顺序和重要性，优先处理急单，按质、按量、按时完成产品组装、组换和同捆工作；

2.根据订单要求和作业指导书对不同种类的产品选择合适的包装材料包装，减少包装运输破损率同时降低包装成本；

3.组装、组换过程中如发现产品有破损、污染、异常等情况，需及时反馈给当班组长处理，严禁将有破损和污染的产品进行包装发货；

4.按照要求做好日常工作，保持工作场所的清洁；注意劳动防护，整理和保管好工器具，注意安全生产，防止事故发生；

5.负责后备发货、包装和其他工作支援； 6.负责包装区域的空纸皮的整理和回收工作；

组装组长工作岗位职责：

1.严格按照组装作业流程和作业指导书进行监管员工，有问题必须马上向上级报告，不得随意作业； 2.根据客户订单等级优先顺序和订单类型安排和监督好组装员工的工作；

3.组装组长负责对现场货物组装、组换、同捆等包装作业指导和新员工培训； 4.统计组装、组换、同捆订单包装时间，制定和调整作业基准； 5.负责打印组装和组换的产品型号标签；

5.负责检查组装间员工的出勤状况及仪表仪容，例如：工衣、劳保鞋、手套和防护工具等等；

发货组员工工作岗位职责：

1.根据每天的订单量和工作安排，完成转框、装箱集约、换箱、清货、填充、封箱、包装、秤重、货物分流、出货扫描、拍照片、货期货齐发货、打印快递单、核单、发货交接等工作； 2.负责发货区域的物料、标签纸、碳带等耗材领用和扣数，确保帐与实物一致；

3.负责发货区域、周转区清洁卫生工作，保证周转区域货物堆码有序、整齐，通道畅通；

发货组长工作岗位职责：

1.负责管理和监督转框、装箱集约、换箱、清货、填充、封箱、包装、秤重、货物分流、出货扫描、拍照片、货期货齐发货、打印快递单、核单、发货交接和协助运输公司发货等工作； 2.负责发货组每天规定的货物准时发出，不要遗留、漏单和错发等； 3.根据公司的制度监督装车过程正确搬运、合理摆放，确保装运安全； 4.负责协调并维持与承运商的良好合作关系；对物流承运商做月度评审，即时反馈问题给上级领导； 5.按照要求做好日常工作，保持工作场所的清洁；注意劳动防护，整理和保管好工具，注意安全生产，防止事故发生；

6.设备、用具、办公设备的保管和安全操作，发现问题即时向上级领导报告，例如：手推车、物料车、托盘、叉车、自动封机、电脑、打印机、PDA等等）

7.负责检查发货组员工的出勤状况及仪表仪容，例如：工衣、劳保鞋、手套和防护工具等等；

发货主任工作岗位职责：

1.全面负责监督和管理验货、包装、组装、组换、同捆、转框、装箱集约、换箱、填充、封箱、秤称、出货扫描、拍照、出货单打印、分单、快递单打印、核单和发货交接工作； 2.优先安排和处理特发订单，其中包括：自提、顺丰、VIP和其他要求发货。

3.依据订单的交货期，提前做好与运输公司的衔接工作，确保发运工作按期完成；

4.负责对仓库发货区域待发货物的安全管理（主要包括货期、货齐、暂缓发货等），做好安全防护工作；

5.确保发货单据与所发货物的一致，防止漏单、打错、漏打各种单据，其中包括但不限于：出货清单、出货箱号清单、组装出货清单、快递单、出口报关单据等；

6.每日检查发货报表、处理遗留和检查漏单等问题，出现异常问题即时向上级领导报告； 7.根据工作情况负责合理调配发货组员工之间的工作，其中包括：包装、组装和发货； 8.对新老员工定期进行培训和考核；

9.每天进行小组会议，确认工作内容和对工作进行检讨； 10.负责协调并维持与承运商的良好合作关系；对物流承运商做月度评审，即时反馈问题给上级领导； 11.负责协调并维护部门内各组之间问题沟通、处理和跨部门间良好合作关系.12.负责对发货组全体员工的工作进行监管并对仓库的安全、卫生负责，协助做好安全生产、消除安全隐患、消防、防盗工作；

13.考核管理，做好发货组所有人员每天的工作计划、记录员工问题定期提交绩效和考勤记录。14.监督和管理发货设备、用具、办公设备的保管和安全操作，例如：叉车规定区域通行和限速5KM/h、电动和手动叉、托盘、包装台、电脑、打印机、PDA等等）

后勤员工工作岗位职责：

1.负责包装物料的收货、发货和管理工作，要求做到库存最小化、数量准确化、质量合格化、收发迅速、库存储存率低和先进先出原则；

2.负责新收物料抽查质量是否合格，抽查比例不低于5%，并填写《供应商送货抽查表》进行反馈。3.物料管理人员应进行经常性动态盘点，保持账、物相符；

4.负责与自提营业员和客户进行交接，即将自提信息录入系统，并将自提签收单交接给保管人员； 5.负责自提和物料管理区域的设备、用具、办公设备的保管和安全操作，发现问题即时向上级领导报告，例如：手推车、物料车、托盘、叉车、电脑、打印机、PDA等等）6.协助空纸皮的整理和回收工作；

7.即时处理退还货物，并保留签收单据，确保每一单收退货正确无误，其中包括： 7.1快递单签收（件数一致，外箱是否完好）

7.2验收产品是否为良品（是否损坏，是否少配件，型号是否正确）7.3退还货系统收货（录入实收情况）

7.4不良品的处理（出邮件，或者生成A单把不良品退回客户）7.5型号的编位（退货型号没有货架位时，需要编一个货架位）

7.6退还货转交上架（每天跟业务部退还货入库情况，把完成入库的型号转交上架组上架）7.7退还货数据记录（记录好每个退还货单号所退回的型号及数量）7.8所有签收单据扫描到电脑中，发生异常货物时需提供相关证据。

8.负责外购品收货准确性；确保收货数量与送货单一致，出现实物与送货单不一致时，需要供应商

与收货人同时签名确认，货物交接时需要收货人签名，并扫描签收单到电脑保存。

9.负责处理组装间组换出来的型号，有货架位的交接给货架管理组上架，无货架位的编临时货位再交接给货架管理组上架。

篇7：招生人员岗位说明书

2、制定本分院招生政策，负责落到实处。

3、负责组织分院招生工作人员培训，确保招生工作有条不紊地正常开展，制作好各类招生宣传资料，制订和落实招生工作相关规定和激励措施。

4、在招生工作期间，认真做好各项协调政策解释及相关事项。

5、负责组织分院自考本科宣传和报名工作。

6、负责分院招生宣传费报账工作

篇8：档案工作人员岗位说明书

今天的公文就是明天的档案。档案的来源主要靠各级行政机关使用过的公文,公文的内容、格式、字迹等处理得规范与否,会直接影响到档案的质量。而行政秘书岗位日常的文书管理工作可以简单概括为公文的收发,这也要求我们在日常工作中的公文处理必须严格规范、认真谨慎。首先,发文处理是指发文机关依法履行职责,表达自身意志和愿望,创造、加工和记录、传递有用信息的过程。在笔者的实际工作中,发文的过程管理主要通过《发文登记薄》来记录和实施,包括拟稿、校对、核稿、签发、缮印、分发、处置办毕公文等步骤,这一程序具有很强的确定性和不可逆转性,环环相扣,层层把关,从而维护公文的严肃性与权威性。其次,收文处理的程序包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等。其中收文登记是公文进入收文处理过程的重要环节,收文处理的过程细节需要记录在《收文登记簿》中。在进行登记簿的登记时,要随到随登,准确无误,特别要防止随意简化或省略,对没有标题的来文可根据内容自拟标题等不规范的登记方式,以保证登记簿的内容翔实、准确。

二、文书档案归档

行政秘书的岗位职责,除了日常的公文收发外,还需要将文书进行分类、归档、立卷,形成系统的文书档案管理。在这个系统的文书归类管理过程中,要做到以下四点:

(一)准确地进行文件分类。进行文件分类是文书整理工作中的关键内容。将文件进行准确的归类处理,对于日后的利用以及文件信息的开发都具有重要意义,也关系到文书工作的长期性和延续性。必须要建立有针对性的文件分类编目实施计划,在具体工作中严格执行。科学合理地进行文件档案的分类工作,要对单位各项活动产生的各种文件、档案进行归档处理,要有一套明确、清晰的实施细则作为依据,让文件分类归档工作变得简单、顺畅,以便于日后其他文书工作的开展。

(二)保证归档文件的完整。文书档案信息材料的内容可以划分为外来文件与本单位各项活动中形成的文件两种类型。本单位各项活动所产生的文件无疑是文件归档工作处理的重点内容,要尤其注重抓好这一部分的控制,确保归档文件的完整性。随着办公室工作的改革和文书档案管理工作创新,办公室自动化程度越来越高,一些信息化的文件材料和档案信息必须要文书人员进行统一的登记归档处理,因此文书工作人员必须要熟练运用计算机技术和网络信息技术确保各种传真、邮件等形式的文件材料能够完整地归档立卷,防止文件丢失,避免出现文件混乱的情况,最大限度地保证所有文件材料都能够进行立卷归档。

(三)科学地进行立卷工作。立卷归档指得是从已办结的公文中,将有保存价值的部分挑选出来,按照有关规定进行加工处理,组成案卷,供日后查考和利用。这里包含很多工作环节,从收集、整理、检索、保护等环节。这些环节既有先后顺序,又有制约关系,无论哪个环节的工作,都是为了更好地利用而服务。由于机关事业单位的文件材料和档案信息并不是同时形成的,它具有一个产生的过程,因此行政秘书人员不仅要做好文件材料的积累工作,还要在这个基础上对日后形成的各种文件材料加以分析整理,并根据不同的特征条件进行归类立卷,在年终时再统一进行正式组卷处理。

(四)合理地进行档案管理。文书档案管理除严格执行保密制度外,档案借阅还应建立相关制度,采取有效措施,借调与查阅应有严格的审批和登记手续,并限期归还,归还时如发现案卷存在被拆、短缺、增删、污损等现象,应立即追查并追究相关人员责任。档案查阅应出具正式查卷函件,经档案室主管领导批准后办理查阅手续。外单位或个人一般不得借调和查阅档案。在实际工作中,要根据档案管理办法的程序进行妥善处理,避免出现问题和漏洞。对已过保管期限没有保存价值的档案要按照程序及时进行销毁,对需要长期或永久保存的档案要经常检查,保证档案完好无损。要坚决杜绝擅自损毁和销毁档案的的现象发生。

三、结语

在新形势下,随着信息社会的深入发展,对文书工作的要求越来越高,文书档案管理的重要性也更加凸显。文书工作与文书档案管理工作两者之间既有区别,又密不可分,在行政秘书的岗位的具体工作中往往合二为一。为此,要不断提高行政秘书的修养,努力做好文书档案管理工作,使文书档案发挥应有作用。

参考文献

[1]易大东主编.办公室文秘写作技巧与处理规范[M].北京:国家行政学院出版社,2011.9.

[2].郭旋.加强文书工作促进事业单位档案管理工作有效开展[J]..大学教育,2012(9).

篇9：档案工作人员岗位说明书

关键词：岗位培训档案工作人员档案工作

《全国档案事业“十三五”规划发展纲要》提出：“统一规划各级各类档案人员的专业知识培训和岗位培训，创新培训内容，改进培训方式，全面提高档案干部素质”。岗位培训作为教育培训的重要内容，需要给予高度重视，鉴于此，笔者所在部门于2013年3月至2014年3月，对北京市档案系统的市属单位和16个区县的档案工作人员岗位培训工作进行问卷调查和实地调研。其中，实地调研2个市属单位和9个区县。发放调查问卷共计362份，回收有效问卷302份，调研对象涵盖北京市档案系统开展岗位培训工作的主要单位。以此为依据，笔者对档案系统培训工作的现状进行分析，就其存在的问题，提出相应的策略。

一、北京市档案系统岗位培训工作的现状分析

北京市各级档案行政管理部门多年来一直对新上岗和尚未接受档案专业知识培训的已在岗人员开展岗位培训工作。自2005年北京市档案局制定《北京市档案工作人员专业知识培训工作管理办法》以来，随着各项政策的贯彻落实，档案宣传工作力度的加大，档案工作正逐渐被社会各界所重视，在这样的背景下，北京市档案系统岗位培训工作取得了一定发展，其中岗位培训需求量较大就是重要体现。尽管如此，通过此次调研，笔者发现目前的档案工作仍然无法满足现实需求。具体体现如下：

（一）北京市档案系统岗位培训需求量较大

北京市实施《中华人民共和国档案法》第十条规定：“档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，热情服务，取得市行政管理部门颁发的岗位资格证书，并依法接受档案专业继续教育”。按照这一要求，2005年北京市档案局制定了《北京市档案工作人员专业知识培训工作管理办法》，并于2010年8月对该办法进行了重新修订，制发了《北京市档案工作人员岗位培训工作管理办法》，对全市档案系统岗位培训工作进行规范。在现已出台的相关政策的引领下，以及档案宣传工作力度加大的推动下，北京市档案系统岗位培训工作取得了较大发展。相关统计数据显示：“十二五”规划期间，北京市档案系统取得岗位培训证书的共有8382人，培训数量呈逐年增长的趋势，甚至部分培训机构出现限时报名和报名名额一票难求的现象。

（二）岗位培训工作仍然无法满足现实需求

1.档案工作的特点和档案工作人员专业知识欠缺的矛盾日益突出，是造成岗位培训工作无法满足现实需求的客观原因。档案工作作为一项基础性工作，无论是行政机关、企事业单位还是民营企业都涉及档案工作，档案工作的这一特点，对档案工作人员自身的专业性要求较高。但是目前档案工作人员普遍缺乏专业知识。据2012年统计年报数据显示：北京市专兼职档案人员共有27，069人，其中档案专业专科及以上毕业的仅有666人，占全市档案工作人员的2.4%。

2.培训人员与实际从业人员之间的严重脱节，侧面反映出目前岗位培训工作无法满足现实需求的现状。按照相关规定，档案馆（室）都应该配置专兼职档案工作人员来从事档案工作。在现实工作中，由于许多单位的档案工作人员更换频繁，一年一换甚至一年数换，这种人员的频繁变动导致培训人员与实际从业人员严重脱节。

二、岗位培训工作中存在的新问题

（一）岗位培训管理工作和管理制度亟需完善

制定《北京市档案工作人员专业知识培训工作管理办法》，主要是为了突出管理部门的服务职能，较大地调动办班单位的积极性，而将更多的自主权下放给具体的组织机构。随着培训工作的深入开展，笔者发现该管理办法在实行过程中出现的新问题，例如培训与考核都由组织单位负责，造成自主权过大而导致部分单位的培训工作流于形式。这种情况在本次问卷调查中也得到了体现：在有效问卷中，95%的单位赞成修改培训管理办法，80%的单位同意把考核权由组织单位交给北京市档案局，99%的单位赞成由北京市档案局统一发放培训证书。同时，就区县的组织培训工作来说，面对报名、组织、选教师、考试、颁证等众多流程，组织人员的力量却相对薄弱，部分区县只是一个科室中的1—2人具体从事此项工作。

（二）培训经费的缺口较大，影响培训质量

收费事项被取消后，许多组织单位没有开展岗位培训工作必要的地方财政经费来支撑培训工作。以2013年开展岗位培训工作需要的费用为例，在一个100人的走读式培训中，其涉及的费用主要包括聘请教师、租赁场地、印发培训材料、制作证书、购买培训教材、解决学员就餐等，这些费用按照能够开展培训的标准计算下来都在四万至六万元左右。此外，培训地点、培训时间、培训方式、培训事项等不同，都会影响到具体的培训费用。如果是封闭式住宿培训，相关费用则会更多。笔者通过对16个区县进行调研发现，2013年区县培训经费的来源与使用主要有三种方式：一是申请财政专项经费。采用这种方式的区县共有6个，全部对学员免费提供培训。二是与档案学会或者专业培训机构合办培训。采用这种方式的区县共有7个，培训经费由学会或者培训机构向学员收取。三是从区县档案局的公共经费里出。采用这种方式的区县共有3个，而且不向学员收取任何费用。事实上，这些培训经费对档案行政部门来说都不是小数目，即使从本身就很紧张的经费里挤出资金来进行培训，培训质量也很难得到保证。

（三）培训形式相对单一，培训效果有待提升

按照《北京市档案工作人员岗位培训工作管理办法》的规定，档案工作人员岗位培训的课程包括档案与档案工作概述、公文管理、文书档案管理、科技文件与科技档案管理、会计档案管理、声像档案管理、档案资源开发与利用工作、档案保护技术、档案信息化建设、档案法制与职业素养等十个方面共计64学时的必学内容。其中，面授40学时，网上学习24学时。在调研中我们发现，40学时的集中、脱产培训按每天8学时计算相当于5天时间，这种集中“填鸭”式的培训方式，其培训效果并不佳，很多学员表示只对部分内容有一定了解，对其他内容仍一知半解。

三、对做好全市档案系统岗位培训工作的思考

（一）以需求为导向，加强全市岗位培训的管理工作

培训管理工作要以需求为导向，明确各方的需求，根据需求及时修订和完善相关管理工作：一是加大对培训组织机构的管理力度，做好对培训计划、培训内容、教师授课、考核机制等的全程沟通、监督和指导；二是建立培训机构评估认证管理机制，吸纳更多符合条件的培训机构参与到岗位培训工作中来，减轻组织机构的压力；三是完善考核机制和奖罚制度，激发岗位培训组织者的积极性；四是加大对区县授课教师的管理和培训力度，使其掌握行业发展的最新动态，使岗位培训工作适应北京市档案事业形势发展现状。

（二）积极申请专项经费，保证培训质量

经费支撑是进行岗位培训的重要保证。笔者认为现阶段岗位培训经费的获得主要应从两方面着手，一是依据《中华人民共和国档案法》《北京市实施档案法办法》等有关法律法规，积极向各级财政部门申请档案教育培训专项经费。二是委托社会办教育，与具备资格的社会机构进行合作，由培训机构直接收费。

（三）采取灵活的培训方式，实现按需培训，提升培训效果

1.灵活采取面授与网络培训相结合的培训方式。理论知识、法律法规以及常规性知识尽可能地通过网络进行学习，工作理论、实际操作、工作经验等则通过面授培训。同时，重视教学方法的创新，灵活运用讲授、答疑、讨论、案例分析、实际操作、实地参观学习等多种教学方法，使教学形式生动、内容丰富。

2.加大调研力度，实现按需培训。培训部门在培训前对用人单位和学员进行需求调研，及时了解学员返回工作岗位后的实践情况和取得的成绩，同时按照用人单位和学员需求，尽可能地按需培训，提高岗位培训的针对性和实用性。

3.及时更新培训内容，增强培训效果。精心设计培训内容，及时把最新研究成果、最新国家规定等引入到教学中来，增强教学效果。

参考文献：

[1]国家档案局印发《全国档案事业“十三五”规划纲要》[EB/OL].[2016-04-11]. http：//www.cngsda.net/ art/2016/4/11/art_57_33934.html.

[2]马素萍.积极推进档案专业网络教育培训[J].北京档案.2010（1）：26-28.

[3]刘卫东，王海燕.档案岗位培训工作发展探析[J].北京档案.2005（10）：20-31.