公司照片档案管理制度

公司照片档案管理制度（精选9篇）

篇1：公司照片档案管理制度

附件9

声像档案管理制度

第1条 为加强公司内部声像档案的管理工作，更好地保护和利用声像档案

信息资源，服务公司的各项工作，特制定本制度。

第2条 公司在生产、经营、管理等各项活动中形成的，具有保存价值的照

片、底片、录音、录像带、磁盘等均需归档。

第3条 声像档案冲洗加工后，由摄影者或承办单位整理并编写说明，在三

个月内向档案部门归档。归档照片内容要真实、具体、技术质量符合要求；底片、录音、录像带、磁盘要清楚，不能有划痕及污染。

第4条 声像档案分类应遵循“便于保管、方便利用”的原则，根据公司业

务内容和管理方式合理分类，分类要保持前后一致，不能随意变动。属一个类别的按时间顺序排列。

第5条 照片档案的底片应单独整理和存放，底片放入底片袋内保管，底片

袋的右上方应标明底片号。底片编号按时间顺序编一个流水号。

第6条 照片和说明一同整理和存放。照片的文字说明包括事由、时间、地

点、人物、背景、摄影者等要素。说明要文字简洁、语言通顺，一般不超过200字。

1、事由：照片影像所反映事件、事物的情由。

2、时间：事件发生和拍摄时间。

3、地点：被摄物所在的具体地点。

4、人物：照片影像上主要人物的姓名、身份。

5、背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的说明。

6、摄影者：照片的拍摄单位和拍摄者。

第7条 照片档案要用档案局规定使用的装具，不能用塑料夹或透气性能不

好的装具。其保管环境要符合温湿度要求。

第8条 声像档案的保管期限为永久或长期，凡是归档保存的底片和照片，一般不能随便抽出。声像档案是公司档案的一个组成部分，是为公司服务的，原则上不外借。

第9条 本办法由公司档案室解释。

篇2：公司照片档案管理制度

一、我局在各项工作中活动中的照片、录音录像资料是我局档案的重要组成部分，应收集齐全，按照有关规定理事归档。

二、录像、照片档案，应按国家有关音像、照片档案的规定和载体形式的不同，单独整理，分柜保管。

三、整理归档的声像、照片，必须图像清晰、声音清楚。

四、声像、照片档案说明卡项目填写要齐全，一律用黑色或蓝黑墨水书写整齐。

篇3：公司照片档案管理制度

档案是直接形成的历史纪录。原始性、真实性、记录性是档案的基本属性。照片档案也是如此。在日常档案工作中, 照片扮演着越来越重要的角色。当前, 由于大多单位采用方便、快捷的电子相机, 新产生的传统照片已悄然不再, 电子照片后者居上, 越来越普及。但是随着PHOTOSHOP等照片编辑软件的技术开发以及普及应用, 电子照片档案管理工作存在一些问题, 需尽快加以完善和解决。

一、电子照片档案管理存在的问题。

1、保管分散。

数码照片是指各单位在各项工作活动中以数码照相机为主要设备进行拍照, 以数字形式存储于记忆卡、记忆棒中, 依赖于计算机进行阅读处理, 并可在网上进行传输的图像。有的一个单位多个部门都有自己的电子相机, 再者遇到紧急突发事件, 相机随人走, 这样, 电子照片档案就很难做到集中统一管理, 分散在各部室或个人手中。

2、没有及时导出辅以文字说明。

照片档案生动、形象, 让人过目不忘, 但它所反映的信息往往是不完整的, 需辅以文字说明, 包括时间、地点、人物、事件, 有的还要详细备注特殊内容。如果不及时归档, 附上文字说明, 时间一久照片承载的信息不全, 无法利用, 就失去其意义。

3、电子照片易失真。

从客观上看, 有的工作人员摄影技术技巧有限, 所拍摄的照片没有很好的反映事件现场实况;另一方面, 有了各种简捷的PS技术, 可以对照片进行编辑、修改, 且不留痕迹, 直接造成照片失真, 如本文提到的“悬浮照片”就是工作人员觉得原有的照片有光线、角度、背景杂乱等效果不佳的问题而对照片做了拼接、修改, 造成照片严重失真。

二、日常工作中产生大量照片, 如何科学、合理地管理好这些图片, 是我们应该探索和思考的一个新问题。

以十堰市博物馆为例, 我们从以下几个方面做好整理工作。首先是要明确照片档案归档范围。主要包括记录本单位主要职能活动和重要工作成果:如博物馆的重要领导视察、特殊群体或观众参观, 博物馆举办的特别展览和各种社会教育活动, 博物馆考古发掘照片、文物修复照片, 单位组织职工培训、学习以及活动的照片其他具有保存价值的照片。档案人员在向各部门拍照人员交接照片时要把握以上总的原则。

第二是在按照同一年度内把博物馆业务工作进行分类, 分别建立文件夹。如领导视察、观众参观、田野考古、学习培训、获奖荣誉等。第三是把从各部门收集来的电子照片以活动主题为单位进行归类, 归类过程中删除拍摄效果不佳、角度不适、影像重复的片子, 精选具有代表性、能全面反映事件全貌、过程、细节、图像质量佳、视觉效果好的照片, 形成“年度-照片类别-主题内容”的文件夹。第四是编写说明。编写说明要仔细的和照片拍摄者进行沟通, 核对每一张的文字说明, 要包含事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六个要素, 有的要素不清楚时要及时和移交人交流补全。为了便于查找方便, 在每个照片文件名上直接写清时间地点人物时间, 同一活动主题的照片要编序号, 便于日后利用。还要将博物馆历年荣获的荣誉证书、牌匾, 进行统一拍照, 按照照片整理原则, 制作成照片档案入册。第五是刻录、归档。以年度为单位及时产生的照片一般刻录在一张或多张光盘上, 并在光盘盒上标注年度、照片类别。光盘存在利用次数越多, 信息越容易丢失的现象。所以照片光盘要刻一式两份录, 分别用于保管和日常查找利用。同时经领导审核同意后, 精选出有代表性的能反映本单位职能活动的照片, 冲洗出纸质照片存档。第五是刻成的光盘要妥善保管。存放光盘要远离磁场, 保持一定的环境温度, 延长光盘的使用寿命。第六是电子照片利用, 当前, 照片常常随信息, 上传在新闻网站, 或制作图片展览, 不管是档案员还是其他人员, 在照片利用的编辑过程中要遵循原始内容, 不能随意更改照片。

三、电子照片档案管理的几点体会

一是争取领导重视, 获得同事支持。电子照片档案作为反映单位工作成绩和展示单位形象的重要载体, 在十堰市博物馆申报国家4A级旅游景区和举办巡回展览中发挥重要作用, 已经越来越引起领导的重视。以十堰市博物馆为例, 档案整理被列入全年工作目标中, 每个部室安排专人负责本部室的照片整理, 要求摄像者及时导出照片, 由各部室的专人集中移交给档案员。此外, 要加强对拍照人员进行照片档案专业知识培训或交流讲解, 使其掌握照片相关的基本知识, 增强归档意识。在本单位重大活动或重大事件的发生时, 要及时提醒, 确保有人拍照, 事后照片及时归档。

二是提升档案员专业素养。随着电脑的普及和照片处理软件技术的提高, 要求档案人员增强工作责任感, 不断学习, 提升自我素质, 争取档案专业知识培训的机会, 同时要阅读档案杂志和浏览档案信息网, 加强和档案员间的交流, 更新档案知识, 借鉴同行的好的经验, 与时俱进, 妥善处理电子照片管理中面临的各种新情况和新问题。

篇4：数码照片档案管理探讨

一、数码照片与胶片照片在档案形成过程中的联系

数码照片与传统照片相比，档案的本质属性和存储信息是一致的。数码照片是指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数字形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。而胶片照片是采用可见光使胶片感光，经过一定的物理、化学过程显影成像，最后产生纸质照片和胶质底片。传统照片与数码照片可以互相转换。传统照片经扫描等数字化处理后可转成数码照片，数码照片经冲印后可生成纸质照片。

二、数码照片在档案工作中的优缺点

数码照片在档案工作中优势明显。归档的优势在于：⑴立即成像，成本低廉；⑵快速编辑，按需取舍；⑶易于传输，方便快捷； ⑷存储便利，介质多样。管理的优势在于：⑴编目和统计可实现一次录入，多次输出；⑵档案利用工作查阅快、信息连接快，应用领域广泛。

其缺陷在于：⑴容易破坏档案的原始记录性，难辨真伪。技术人员应用图像处理软件，非常容易对数码照片的原始信息进行编辑修改，而且一般情况下看不出更改痕迹。⑵对软硬件工作环境具有依赖性。数码照片存取、传输需要借助计算机设备、图文处理软件及网络环境才能实现。数码档案信息对软硬件的依赖，决定了如果不留存备份文件，发生计算机故障的时候，储存数据会遭受无可挽回的损失。

三、数码照片档案管理的工作程序

1.完善数码照片档案收集制度，实施前端控制。

数码照片形成后，收集程序简单，剪切、复制后移交就可以，关键点在于及时移交，否则容易散失。故此，档案部门数码照片在档案收集工作中，一定要坚持前端控制并参与指导，要求承办部门及时归档。归档的数码照片注明以每张或每组为单位编制目录，通过网络、移动U盘等载体移交，由档案管理部门编制总目录。归档后及时办理移交手续。对于重要的数码照片，还要注意登记读取设备软件环境和硬件环境的版本、数据类型、格式，以保证数码照片的真实性。

2.针对数码照片特点，规范数码照片整理程序。

（1）科学鉴定，区分数码照片的信息价值。整理前首先需要进行鉴定，工作需要时可邀请摄影者、承办部门和照片中的人物协助鉴定照片价值。归档的每一张数码照片都要确定保管期限。

（2）数码照片档案分类与编号

数码照片按其形成年度分类，不同年度的数码照片应分别整理。每一个年度建立一个文件夹，文件夹内的数码照片可按时间或重要程度排列，编大流水号。一组联系密切的数码照片应排列在一起。编号过程中对数码照片进行文件重命名，数码照片号的结构是：年度+流水号。年度和流水号各为4位阿拉伯数字，不足四位的在前补“0”。

（3）编制照片档案文件级目录

永久、长期的数码照片纸质冲印并整理归档后，逐件著录，标明数码目录号、盘号、数码照片号，同时编制文件级照片目录。

（4）刻录光盘

按照归档年度刻录光盘，选择只写模式。为方便查找利用，不同归档年度的数码照片不要刻录在同一光盘。光盘刻录一式两份，一套封存保管，一套供查阅利用，根据重要性等条件可刻录第三套作为异地保存。数码照片光盘刻录的内容包括数码照片文件夹、文件目录、光盘说明文件。光盘刻制后应装入光盘专用包装盒，包装盒封面内容与光盘说明文件内容相同，逐一填写。光盘依时间顺序编制光盘目录。

（5）严格库房管理制度，保证数码照片安全保存

依据光盘保管要求的条件，库房要远离强磁场，严格执行“七防”措施，以减缓光盘退化，防止霉菌滋生。日常管理注意操作规范化：如触摸光盘时应带无纺棉质手套，手指不应触到光盘的反射面，轻拿轻放，避免盘面划伤。

篇5：公司照片档案管理制度

京地税办〔2003〕593号

各区、县地方税务局、各分局，市局各处室、直属单位：

现将《北京市地方税务局数码照片档案管理办法》印发给你们，请依照执行。

二ОО三年十一月七日

北京市地方税务局数码照片档案管理办法

第一条 为了加强数码照片档案的管理，根据档案管理以及其他有关电子文件和电子档案管理的规定，结合本局实际，制定本办法。

第二条 本办法所称数码照片档案，是指本系统内各立档单位在公务活动中以数码照相机及其它数码设备直接摄取的具有保存价值的图像形式的历史记录。

第三条 市局及其所属各单位均应按照本办法进行数码照片档案归档。

第四条 要做好数码照片档案收集的宣传工作，增强数码照片档案意识，做到重点收集和平时收集相结合。数码图像文件形成部门和档案管理部门或人员，要确保数码照片档案的真实、完整及有效性。根据数码图像的特性，在摄取图像时，数码图像尺寸“宜大不宜小”。

第五条 数码照片档案的归档范围如下：

一、反映本单位主要职能活动和工作成果的数码照片材料；

二、本单位领导人和外单位领导人物参加本单位的重要公务活动形成的数码照片材料；

三、本单位组织的或参加的重要外事活动的数码照片材料；

四、本单位召开的各类重要会议的数码照片材料；

五、反映本单位创新成果的数码照片材料；

六、反映本单位工程项目的奠基仪式、竣工典礼的数码照片材料；

七、本单位、本系统的劳模、先进人物及其典型活动形成的数码照片材料；

八、本单位荣获的市级以上的各种荣誉性奖状、证书、锦旗、礼品等实物的数码照片材料；

九、其他与本单位活动有关的具有保存价值且无须作为法律依据的数码照片材料。

第六条 为了及时收集、整理数码照片档案，原则上应在数码照片档案形成的两周内，按照有关要求，送本单位档案部门归档。

第七条 归档的数码图像文件材料应是原件，剪切版和修改版不能作为档案归档。

第八条 数码照片在归档时，必须保证数码图像文件、文字说明齐全完整。接收数码照片档案时，应核对“数码照片资料登记表”，检查登记表中的各项内容是否填写清楚。表内应设置活动主题、拍摄时间、拍摄地点、摄影者、图像大小（长、宽像素）、图像格式、文字总说明、图像序号及文字分说明。

第九条 对归档的数码照片档案，形成部门应先进行筛选，档案管理部门进行鉴定，保证重要数码照片档案及时归档。

第十条 保存数码照片档案的档案部门，应备有数码图像文件处理设备及软件、光盘刻录设备，以便对数码图像文件进行检查和整理。

第十一条 数码照片档案的整理：

一、完整的数码照片档案应包括数码图像文件、纸质数码照片和文字说明三部分。

二、数码图像文件，是数码照片档案的最原始的材料，是数码照片档案的重要部分。

三、制作归档的数码照片应与数码图像文件一致，比较清晰，易于辨认。

四、每一组、每一张数码照片都应有简要、准确的文字说明，并能准确概括照片反映的内容。

第十二条 纸质数码照片档案装具与各立档单位使用的照片档案装具混合使用。

第十三条 数码图像文件应按照以下的方法进行整理、保存：

一、将数码图像文件刻录在光盘上保存。采取一式三套，即一套封存保管，一套提供利用，一套异地备份。

二、不得对归档的数码图像进行技术修改。

三、对原数码图像文件进行重命名，即数码图像文件编号。数码图像编号的排列方法是：数码图像文件所在光盘号（卷号）——数码图像文件号。每卷都从“1”开始，流水顺延，不重、不漏。

四、数码图像文件整理组卷之后，须在光盘上设置盘贴，盘贴内容与盘盒封面内容一致；在盘盒底面设置备考表。

五、光盘贴、盘盒封面和盘盒底面的备考表，其内容与文书档案相同。

第十四条 纸质数码照片应按照以下方法进行管理：

一、同照片档案合并分类管理。

二、纸质数码照片在照片册中的排列方法。排列时，先按组排列，再按张排列。按张排列，可以按照图像所反映的重要程度或时间的顺序来排列。

三、为固定每张纸质数码照片在照片册中的位置，需对纸质数码照片进行编号。即在照片册内同其它照片统一编制流水号，其格式如下：案卷号——照片号。照片号要填写在纸质数码照片的背面和照片册芯页的照片说明中。

四、纸质数码照片的说明，分为总说明和分说明。总说明是指一组照片的说明，分说明是指每一张照片的说明。

总说明的编写，应包含时间、地点、事由、人物、背景，注明纸质数码照片、摄影者等七方面的要素，概括地揭示出一组照片反映的主要信息。文字简洁、通顺，一般不超过200字。总说明填写在照片册芯页“照片档案总说明”中。

分说明的内容有以下几项：

照片题名：可简要地概括出照片的内容；

照片号：按格式要求填写案卷号——照片号；

底片号：填写本张纸质数码照片的数码图像文件所在的具体位置；

参见号：标注“数码照片”字样。

另与本张或本组照片有联系的其他档案的档案号。

五、为了方便照片的查找，照片案卷内应与其它照片统一编卷内目录。卷内目录的项目有：照片号、照片题名、拍摄时间、照片所在页号、数码图像文件所在盘号、文件号、和备注。一组照片（若干张）可以按一个条目填写，也可按每张照片一个条目填写。一组照片填写的照片号，要体现出起止号。提名要简练，可按照原照片题名著录。照片所在页号，数码图像文件所在位置要清楚。需在备注内注明“数码照片”字样。卷内目录放在卷首，字迹要工整，并使用钢笔（蓝黑色墨水）填写。

六、填写照片册的封面及卷末备考表。一册照片整理完成后，应填写照片册的内封面及备考表。第十五条 对数码照片档案按照以下方法进行保护、保管：

一、数码照片档案入库前，档案人员应进行细致的检查，确保数码图像文件安全入库。

二、档案人员制作光盘、纸质数码照片，要按照有关技术要求操作。

三、保存数码照片档案的库房要干燥、凉爽，严禁烟火，并有较好的防尘措施。按国家标准的要求，保存底片的适宜温湿度为：温度13-15℃，相对湿度35%-45%；保存照片的适宜温湿度为：温度14-24℃，相对湿度40%-60%。尤其是库房内昼夜温度变化不应大于±3℃，湿度变化不能大于±5%。

四、各立档单位应建立数码照片档案定期检查制度，发现问题，及时解决。

第十六条 市局及其所属各单位有关规定与本办法不符的，以本办法为准。

厦门声像档案管理暂行办法

2007-08-06 17:16:00 字体显示：大 中 小

第一条为了加强声像档案的管理工作，使声像档案管理科学化、规范化、标准化，保证机关、企事业单位声像档案的完整，特制订本办法。

第二条本办法所称的声像档案是指以摄录手段记述和反映机关、企事业单位或个人行使职责或从事政治、经济、科学、技术、文化等活动的具有保存价值的照片及其底片、录音带、录像带等专门载体材料的历史记录。

第三条按照《中华人民共和国档案法》确定的档案管理原则和国家档案局关于机关档案工作业务建设规范》的有关规定，声像档案是机关、企事业单位档案的重要组成部分，必须由机关、企事业单位档案部门集中统一管理，任何部门或个人不

得以任何借口

拒不移交或据为己有。

第四条声像档案根据其内容联系，分别属于文书档案、科技档案或专业档案的归档范围。机关、企事业单位（以下简称机关、单位）的档案部门在收集、整理文书、科技或专业档案的同时，应负责做好声像档案的收集、整理及保管、统计和提

供利用工作。

第五条声像档案的归档范围

1．本机关、单位召开的重要会议形成的声像档案；

2．党和国家领导人、全国人大代表、全国政协委员、上级机关党政领导视察检查本地区、本机关、本单位工作形成的声像档案；

3．本机关、单位主要领导人检查下级机关工作形成的声像档案；

4．本机关、单位名称牌匾的照片；

5．本机关、单位举行的重大纪念、庆祝活动形成的声像档案；

6．本机关单位组织的重要文体活动、技术比赛、表演、培训、展览等形成的声

像档案；

7．本机关、单位历届主要领导人及省级以上模范、标兵的照片；

8．本机关、单位荣获的地、市级以上机关授予的奖状、奖旗、奖杯、证书的照

片；

9．本机关、单位重大科技发明，荣获地、市级以上奖励的科研课题，名优产品

形成的声像档案；

10．本地区、本机关、本单位发生过的重大然灾害，重大事故、重大事件的现

场照片、录像带；

11．本机关、单位驻地变化和基建工程的基地原貌、奠基竣工落成交付使用形

成的声像档案；

12．本机关、单位在涉外活动中（包括出国考察、参观、访问等）形成的声像

档案；

13．外宾来本机关、单位参观、访问、考察、洽谈等活动形成的声像档案；

14．国内外著名专家、学者、知名人士、英雄、模范人物来本机关、单位讲学、报告时形成的声像档案；

15．本机关、单位举行的重大学术活动和科技人员参加国内外重大学术活动或

被授予荣誉称号所形成的声像档案；

16．其他具有特殊意义和保存价值的声像档案。

第六条声像档案的归档时间和要求

1．属于归档范围的声像档案，必须由摄录人员或承办单位在摄录工作结束后及时收集、整理，并于三个月之内向机关、单位档案部门移交；

2．归档的声像档案必须图像完整、声音清晰，必须是原版、原件，并附上文字说明；对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。

第七条声像档案的整理

1．首先应根据其载体形式，分为照片档案、录音、录像档案、磁盘档案等几大

类。

2．照片档案的整理

（1）照片的整理

一般先按“问题—”分类。分类应前后一致，不可随意变动。分类之后，就要对每一类照片进行排列、编号。排列可以按时间顺序，并接排列顺序编照片流水号。编写文字说明；，包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。以照片的自然张为单元编写文字说明，一组联系密切的应加总说明，一般不超过200字。尔后填写卷内目录、备考表、案卷封面，编制案卷目录。案卷目录可自行印制，项目一般包括案卷号、题名、责任者、摄录时间等。大照片或转机摄影照片可另外存放。

（2）底片的整理

底片可单独整理，底片与照片的分类要一致。并按归档时间顺序排列，编底片流水号。用铁笔横排刻写在底片乳剂面片边处，并放入底片袋保管，在底片袋的右上方编制底片流水号，并依序插入底片册中或与照片一同存放。

3、录音、录像档案的整理。

录音、录像档案一般按其反映的内容分类，同一类的按归档时间顺序编流水号。数量少的也可以不分类，直接技归档时间顺序编流水号。在盒套内放入内目录，标明卷号、录制的比月、地点、对象、中心内容、责任者及播放所需时间，并在脊背上贴上标签，标明卷号、时间、中心内容等。

4．磁盘档案的整理

一般按时间顺序排列、编号，并在盒套侧面贴上标签，注明时间、存盘内容等。

第八条声像档案的保管

1．存放声像档案的库房、装具应做到防光、防盗、防磁、防尘、防潮、防有害气体、防高温等，库房温度应保持14－24摄氏度，相对湿度应保持在45－6O％。录音、录像档案要远离发动机、变压器、高音喇叭、话筒、电视机等能产生磁场的设备。

2．定期检查声像档案的保管状况，对长期保存且不常用的录音、录像档案每隔半年重绕一次，对多次使用和已污损的要及时修补、复制。未经鉴定和批准，任何人不得私自冲洗、翻拍（录）、消磁、涂改。

3.机关、单位声像档案数量较少，保管条件差的，可移交档案馆代为保管。

第九条声像档案的鉴定、销毁、统计、利用工作，按文书档案的有关规定执行。

篇6：公司档案管理制度

第一章 总 则

第一条 为了加强对公司档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为公司生产建设和经营管理服务，依照《中华人民共和国档案法》、《安徽省档案条例》和铁道部《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》等，特制定本办法。

第二条 本办法所称的档案，是指公司在建设、生产、经营管理等活动中形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案全宗见附表1。

第三条 公司各部门及每位员工都有保护档案的义务。

第四条 公司应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入公司发展计划，建立健全档案机构，确定必要的人员编制，统筹安排发展档案事业所需的经费，加快实现档案管理现代化的进程。

第五条 公司档案实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于公司各部门的利用。

第二章 档案机构及其职责

第六条 公司综合部负责对公司文书、科技和财务档案统一归档，集中保管，业务上接受铁路局和地方档案行政管理部门的指导。

第七条 贯彻执行上级机关对档案管理工作制定的方针、政策和要求，为档案的利用创造条件、简化手续、提供方便，结合本公司的实际情况，制订和完善档案管理的规章制度并组织实施。

第八条 综合部负责对公司各部门文件材料的形成、积累和归档工作进行指导、监督和捡查，公司各部门设档案专管员，接受综合部统一的档案业务培训、指导和检查。

第九条 档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的部门或者个人，由公司给予奖励。

第三章 档案的管理

第十条 对公司规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定整理立卷，定期向综合部移交、集中管理，任何个人不得据为己有。

第十一条 综合部按有关规定，及时做好国家重点建设项目的档案管理登记工作，定期向有关档案馆移交档案。

第十二条 基本建设工程和技术改造项目验收、科学技术成果鉴定、重要设备开箱和其他技术项目的验收、鉴定，应有公司档案工作人员参加，验收应当归档的材料。国家确定的重点建设工程和重大科学技术研究项目形成的档案，由同级档案行政管理部门和有关主管部门的档案机构验收。

第十三条 公司各部门应认真做好本部门档案移交前的准备工作，严格落实档案形成、积累、立卷、归档等环节的工作责任，确保档案完整、准确，归档及时。

第十四条 公司综合部按或按项目对各部门管理的档案，进行集中统一归档、保管。对接收的档案进行审核、编号、保管和提供利用。

第十五条 综合部应积极采用现代化先进手段，编制各类档案的检索工具和参考资料，及时准确地为档案的利用提供服务。

第十六条 落实档案库房安全防护措施，做好档案库房的管理工作。

第十七条 保密档案的管理和利用、密级的变更和解密，按国家有关保密法律和行政法规的规定办理。

第四章 归档范围

第十八条 文书档案归档范围

1.本单位召开的各种重要会议的通知、纪要、报告、讲话，与议题有关的简报、材料等。如股东会、董事会、总经理办公会、工作例会及各种重要专业会议的记录和相关材料。

2．本单位形成的文件，包括通知、通报、请示、报告、批复、计划、总结、规定、办法、函等，以及内部资料、统计报表资料。

3．本单位领导、部门负责人参加主管机关(如安徽省、铁道部及有关部门)召开重要会议带回的文件材料。

4．本单位机构设置、撤并、改变名称、启用印章、人事调配、奖惩等文件及出国审查、批准材料等。

5．本单位与有关单位签定的合同、协议、协定、委托书，外事活动形成的重要文件，立案调查处理已结案的人民来信及相关的文件材料。

6．本单位财产交接凭证、记录，档案交接凭证、记录及销毁报告和清册。

7．其他重要的文件材料，如上级单位对本单位请示的批复，对本单位重要事项及工程建设问题的决定、纪要，部、市领导的批示，与有关单位共同形成的会议纪要等。

8．文书档案保管期限，参见附表2。

第十九条 科技(工程)档案归档范围

按铁道部科技档案管理规定和铁道部办公厅《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》(办档[2002]8号)的规定执行。

（一）铁路运输档案

铁路运输组织、计划和指挥中形成的列车运行图、列车运行时刻表，列车编组计划、机车交路图，车站技术作业能力和区间通过能力查定、技术组织措施、行车办法等。

（二）基本建设档案

1．铁路线路(干线、支线、联络线、专用线)、站场，枢纽、桥涵、隧道、通信、信号、给水、电力、房建和客货运主要设备，在新建、改建、扩建、大修中所形成的设计任务书、设计说明书、预决算、各种原始计算资料、地质资料、地亩资料、构件设备材料合格证、各种隐蔽工程检查证、试验记录、工程日志、变更依据，交接验收报告、工程总结、竣工资料以及作为设计、施工依据和审批鉴定的文字材料，各阶段所形成的图纸。

2．旧线复测中所形成的线路平面图、纵断面图、站场平面图、水准基点表、曲线表、坡度表、车站表，新旧里程对照表及其他技术图表。

3．桥梁鉴定中所形成的基础挖验、水文资料，钢梁鉴定计算书及图纸。

（三）设备仪器档案

在生产建设、产品制造、养护维修、研究试验、测量化验等工作中购置、引进或自制安装使用和储备的各种机车车辆、机械动力设备、仪器仪表设备的图纸和说明书，在大修改造中产生的技术材料。

（四）科技研究档案

在科研、试验，技术交流、应用、考察、合作，技术革新、发明创造等工作中形成的科技成果课题报告、计划任务书，方案论证报告、调研报告、协议书，研制计划、测试记录、专题总结，审批、鉴定、评议、推广中作为依据的文字材料及论文、著作、教育大纲、专刊等。

（五）技术标准档案

铁路生产建设、勘测设计、养护维修中的技术标准(标准图、通用图、参考图)，各种计量标准规程以及更改废止标准的文件，铁路局审批制订的标准文件材料。

第二十条 声像照片档案归档范围(参见附表3、4)。

第二十一条 财务档案按财务法规规定及铁路行业要求归档。

第五章 档案的接收

第二十二条 公司综合部接收各部门在职能工作活动中直接形成的各类档案，包括文书、科技、声像等档案入库。

第二十三条 接收档案时间:公司各部门将处理完毕的各类文件经综合部审核后，填写卷内目录、编码、立卷后交综合部保管。本的文书档案于下的4月底前归档；基建档案，应在每个工程项目或阶段竣工并交接验收之后由工程部负责整理归档；设备仪器档案，应在每个设备仪器使用或安装之后由设备管理人员负责整理立卷归档；铁路标准档案和铁路运输档案，应在每个项目批准之后归档；科技研究档案，应在每项科研任务完成或停止之后归档。

第二十四条 综合部对归档的文件材料逐一进行核对，如发现文件材料不准确、不完整，应及时责成有关部门和人员进行修改、补充直至完善。

第二十五条 归档卷宗，应编制案卷目录（卷内目录、文件目录）一式两份，签名盖章后综合部和部门各执一份留存备查。

工程项目档案待竣工验收后，由综合部按铁道部有关规定，统一向上海铁路局档案馆及相关部门、单位移交。

第六章 档案的分类

第二十六条 按照案卷的排列顺序编制卷号，以固定案卷位置。在一册案卷目录内不得出现重复的案卷号。各类档案编号由综合部统一明确(附表5)。

第七章 档案的保管

第二十七条 档案的保管须确保安全，库房要具备防盗、防火、防潮、防霉、防尘、防虫、防光等设施。

第二十八条 为便于调卷，需标注案卷存放类别、年份及示意图。

第二十九条 定期对档案保管情况进行检查、记录，如发现可能危及档案安全的情况，须及时采取措施，予以保护。

第三十条 提高科学管理水平，积极提供档案利用和服务。做好开发文档一体化工作，逐步把档案管理纳入办公自动化系统。

第三十一条 档案管理人员调动工作时，应将负责管理的档案状况和数量交接清楚。

第八章 档案的利用

第三十二条 档案管理人员要熟悉馆藏档案的情况，积极热情地做好各类档案的利用和服务。

第三十三条 档案要编制案卷目录、全引目录、专题卡片并提供其它参考资料。

第三十四条 档案一般不外借，公司各部门工作人员因工作需要可以借阅公司档案，借阅档案要办理借阅手续，非财务人员借阅财务档案需征得财务部门负责人的同意。

第三十五条 借阅档案要说明目的，并尽可能提供档案的作者、时间、内容，以便于及时调阅。借阅档案的期限一般不超过十五天，对到期未还的档案应及时催还。

第三十六条 外单位查阅档案，需由经办部门人员陪同方可查阅(复印)，原则上不予外借。

第三十七条 借阅的档案，不得转借、涂改、拆散、损坏、遗失。如发现将按《档案法》及《实施办法》严肃处理。

第九章 附 则

第三十八条 本办法适用于本公司，如有与上级档案管理规定相抵触的条款，以上级管理规定为准。

第三十九条 本办法由公司（综合部）负责解释。

第四十条 本办法自公布之日起执行。

附表：1.公司档案全宗

2.文书档案保管期限

3.声像档案种类、分类代号

4.照片档案归档范围、分类及保管期限表

篇7：公司档案管理制度

一、档案归档制度

一、文件材料的归档要求：

1.公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。

2.公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。

3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。

4.归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。

5.归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。

6.归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。

7.归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。

8.归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

9.非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

10.外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

11.为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。

二、归档范围及保管期限（参照企业档案归档范围及保管期限表）

三、归档时间：

1.管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交档案室归档。

2.凡专项工程、专题项目、科研课题等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向档案室移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。

3.外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。

4.工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。

5.每年形成的会计档案，由财务部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向档案室移交归档。

6.电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

7.荣誉档案由行政部收集整理后于次年统一归档。

8.声像档案在每次活动结束后整理归档。

9.相关会议（技术会议、专题会议、工作会议），在会议结束后归档。

10.外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。

11.变更、修改、补充的文件材料随进归档。

12.公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。

13公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。

二、档案查（借）阅制度

档案借阅是档案室的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度：

1.凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在档案室阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。

2.本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。

3.借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。

4.外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总理同意审核后方能带出。

篇8：谈高校照片档案的归档管理

档案, 是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。《中华人民共和国档案法》档案是直接形成的历史纪录。“直接形成”说明档案继承了文件的原始性, “历史纪录”说明档案在继承文件原始性的同时, 也继承了文件的记录性, 是再现历史真实面貌的原始文献。正因为档案继承了文件原始记录性, 具有历史再现性, 所以档案才具有凭证价值的重要属性, 并以此区别于图书情报资料和文物。在档案管理中, 照片扮演着记载各政府机关公务、企业生产、学术及科学研究等方面重要的辅助角色。照片档案以直接且逼真的影像将信息传递给使用者, 不受语言、文字的限制, 让人犹如身临其境, 故更具有感染力。

照片起始于法国, 1826年法国的一个夏天, Joseph Niepce拍下了世界上第一张照片。照片档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的, 有保存价值的以感光材料为载体, 以影像为主要反映方式的历史纪录。

在档案管理中, 照片以直接且逼真的影像将咨讯传递给使用者, 不受语言、文字的限制, 让人犹如身临其境, 更具有感染力。由于其独特的记录形式, 在档案利用中发挥了重要的作用, 如提供证据、举办展览、编辑图书以及画册等等。在河南大学建校90周年举办校史展和出版画册, 琳琅满目的照片档案以不同内容分门别类展现了学校90年来的发展历程, 使学生通过今昔发展变化, 体会到改革开放的伟大成就, 激发学生爱国爱校的感情, 收到良好的效果。

1 照片档案归档范围

记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片领导人和著名人物, 参加与本单位有关的重大公务活动照片, 本单位组织或个人参加的重要外事活动的照片, 记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片, 记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片, 其他具有保存价值的照片。

2 照片归档原则

尽管照片档案的应用十分广泛, 但它对于事件、内容上所反映的信息往往是影像化且不完整, 所以常需要进一步的文字说明, 以便于查找和利用。由于影像本身大多不具文字说明, 在归档过程中一定要注意及时注解说明。

2.1 照片档案的整理照片档案卷内目录的项目包括:

照片号底片号、照片题名、页号、备注。底片经过分类后应编号并编制底片目录登记簿, 一张底片或一组相关的底片为一个保管单位, 编一个底片号。如果是一组底片, 在底片顺序号后面还要编一个分号。底片号是按底片收到的先后次序编号登记的, 对已经确定类别的底片号再加分类号。照片档案的整理应遵循有利于保持档案的有机联系, 有利于保管, 便于提供利用的整理原则。照片档案应在全宗内按年度———问题进行分类。分类应保持前后一致, 不能随意变动。对于反映同一事件的一组照片可以编一个号, 然后每组照片分别编小流水号。底片在全宗内编流水号, 格式为全宗号-底片号, 并用铁笔在底片乳剂面片边处横排刻上底片号, 同时在底片袋的右上方标明底片号。一张照片应有一个说明, 一组联系密切的照片应加总说明。符号说明的内容包括照片号、底片号和参见号, 其中参见号为与本张 (组) 照片有联系的其他档案的档号。文字说明的内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者 (摄制者) 等六要素。整理完后, 编制照片档案卷内目录使位置固定下来。

2.2 数码照片归档的管理数码照片档案一般由数字图像 (照片) 、文字说明两部分组成。

档案工作人员要根据数码照片档案的特殊性, 在收集、归档工作中坚持前端控制并参与指导, 保证这一新型载体档案的完整与安全。归档的数码照片格式应为TIFF、JPEG格式。对于采用非通用文件格式的数码照片, 收集时应将其在分辨率不变的前提下, 转换成TIFF、JPEG格式, 并在备注栏中记载。如无法转换, 则应将相关软件一并收集。拍摄数码照片的像素数应在500万以上。扫描照片的线数应不低于600dpi。用底片扫描仪对感光胶片进行扫描时, 其扫描的分辨率应达到1200~2400dpi。对具有永久保存价值的数码照片, 归档时必须冲印或打印出纸质照片, 按双套制要求保存。归档时应标明互见号, 格式为:全宗号—光盘号—照片号 (标注于纸质照片的文字说明中) 或全宗号—册号—张号 (标注于数码照片的文字说明中) 。

3 照片归档管理注意事项

照片归档管理事关以后的查询使用。全校上下尤其各级领导干部都应该高度重视, 防范在先, 未雨绸缪。

3.1 提高认识, 加强领导。

加强一级归档, 完善二级管理。可根据工作需要对归档照片进行管理上的适当调整, 加强和完善二级照片档案管理, 建立以院系为主的二级档案保管单位, 档案馆做好二级目录的收集工作, 加强二级照片档案监督指导力度, 使照片档案更加齐全完整, 也为教育部的再次评估打下良好的基础。

3.2 制定措施, 落实制度。

学校早就制定并下发了包括照片档案在内的档案管理规章制度。各单位的日常工作活动照片如何拍摄并及时整理移交。保证照片档案归档移交工作有章可循, 真正实现制度化、规范化、经常化。采取多种形式, 及时做好照片档案的归档整理工作。档案馆还要及时进行照片归档提醒、催交、筛选、剔除和编目、说明等整理工作, 可采取多种方式, 通过接收、征集、交换、复制、购买等多种手段, 多渠道、多途径开展照片档案的收集归档工作, 并随时进行规范整理和保存。

3.3 长期重视, 持之以恒。

日复一日, 年复一年, 照片档案归档移交工作贵在坚持。不坚持, 不落实, 不执行, 即使有再完善的制度, 也只能流于形式, 甚至成为笑谈。要真正实现照片档案的长期保存、有效利用, 只有全校上下长期重视, 高度重视, 努力做档案工作的有心人, 不因单位领导和档案管理员职务、岗位变动等诸多因素而忽视档案工作才行。

随着时代的发展, 照片档案以后可以实现在校网上传, 更加便于查询, 提供照片档案, 积极为学校各项工作服务。档案的利用开发, 大大促进了档案管理工作, 有力推动照片档案管理上新水平。

参考文献

[1]照片档案管理规范.GB/T.11821—89.

[2]李丽云.《加强数码照片管理的几点思考》.《中国档案》2007 (3) .

[3]傅荣校, 翁敏曦:《档案数字化扫描与存储格式比较研究》.《档案学通讯》2007 (2) .

篇9：谈高校照片档案的归档管理

摘要：照片归档工作是高校档案管理中的一项重要内容，如何发挥照片的最大价值，取决于档案管理者对照片档案归档的规范程度，纸质照片和数码照片都需要规范管理，需要各方面配合共同做好照片的归档工作，服务高效建设

关键词：照片归档管理

0引言

档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。《中华人民共和国档案法》档案是直接形成的历史纪录。“直接形成”说明档案继承了文件的原始性，“历史纪录”说明档案在继承文件原始性的同时，也继承了文件的记录性，是再现历史真实面貌的原始文献。正因为档案继承了文件原始记录性，具有历史再现性，所以档案才具有凭证价值的重要属性，并以此区别于图书情报资料和文物。在档案管理中，照片扮演着记载各政府机关公务、企业生产、学术及科学研究等方面重要的辅助角色。照片档案以直接且逼真的影像将信息传递给使用者，不受语言、文字的限制，让人犹如身临其境，故更具有感染力。

照片起始于法国，1826年法国的一个夏天，Joseph Niepce拍下了世界上第一张照片。照片档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史纪录。

在档案管理中，照片以直接且逼真的影像将咨讯传递给使用者，不受语言、文字的限制，让人犹如身临其境，更具有感染力。由于其独特的记录形式，在档案利用中发挥了重要的作用，如提供证据、举办展览、编辑图书以及画册等等。在河南大学建校90周年举办校史展和出版画册，琳琅满目的照片档案以不同内容分门别类展现了学校90年来的发展历程，使学生通过今昔发展变化，体会到改革开放的伟大成就，激发学生爱国爱校的感情，收到良好的效果。

1照片档案归档范围

记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片领导人和著名人物，参加与本单位有关的重大公务活动照片，本单位组织或个人参加的重要外事活动的照片，记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片，记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片，其他具有保存价值的照片。

2照片归档原则

尽管照片档案的应用十分广泛，但它对于事件、内容上所反映的信息往往是影像化且不完整，所以常需要进一步的文字说明，以便于查找和利用。由于影像本身大多不具文字说明，在归档过程中一定要注意及时注解说明。

2.1照片档案的整理照片档案卷内目录的项目包括：照片号底片号、照片题名、页号、备注。底片经过分类后应编号并编制底片目录登记簿，一张底片或～组相关的底片为一个保管单位，编一个底片号。如果是一组底片，在底片顺序号后面还要编一个分号。底片号是按底片收到的先后次序编号登记的，对已经确定类别的底片号再加分类号。照片档案的整理应遵循有利于保持档案的有机联系，有利于保管，便于提供利用的整理原则。照片档案应在全宗内按年度——问题进行分类。分类应保持前后一致，不能随意变动。对于反映同一事件的一组照片可以编一个号，然后每组照片分别编小流水号。底片在全宗内编流水号，格式为全宗号一底片号，并用铁笔在底片乳剂面片边处横排刻上底片号，同时在底片袋的右上方标明底片号。一张照片应有一个说明，一组联系密切的照片应加总说明。符号说明的内容包括照片号、底片号和参见号，其中参见号为与本张(组)照片有联系的其他档案的档号。文字说明的内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等六要素。整理完后，编制照片档案卷内目录使位置固定下来。

2.2数码照片归档的管理数码照片档案一般由数字图像(照片)、文字说明两部分组成。档案工作人员要根据数码照片档案的特殊性，在收集、归档工作中坚持前端控制并参与指导，保证这一新型载体档案的完整与安全。归档的数码照片格式应为TlFF、JPEG格式。对于采用非通用文件格式的数码照片，收集时应将其在分辨率不变的前提下，转换成TIFF、JPEG格式，并在备注栏中记载。如无法转换，则应将相关软件一并收集。拍摄数码照片的像素数应在500万以上。扫描照片的线数应不低于600dpi。用底片扫描仪对感光胶片进行扫描时，其扫描的分辨率应达到1200～2400dpi。对具有永久保存价值的数码照片，归档时必须冲印或打印出纸质照片，按双套制要求保存。归档时应标明互见号，格式为，全宗号一光盘号一照片号(标注于纸质照片的文字说明中)或全宗号一册号一张号(标注于数码照片的文字说明中)。

3照片归档管理注意事项

照片归档管理事关以后的查询使用。全校上下尤其各级领导干部都应该高度重视，防范在先，未雨绸缪。

3.1提高认识，加强领导。加强一级归档，完善二级管理。可根据工作需要对归档照片进行管理上的适当调整，加强和完善二级照片档案管理，建立以院系为主的二级档案保管单位，档案馆做好二级目录的收集工作，加强二级照片档案监督指导力度，使照片档案更加齐全完整，也为教育部的再次评估打下良好的基础。

3.2制定措施，落实制度。学校早就制定并下发了包括照片档案在内的档案管理规章制度。各单位的日常工作活动照片如何拍摄并及时整理移交。保证照片档案归档移交工作有章可循，真正实现制度化、规范化、经常化。采取多种形式，及时做好照片档案的归档整理工作。档案馆还要及时进行照片归档提醒、催交、筛选、剔除和编目、说明等整理工作，可采取多种方式，通过接收、征集、交换、复制、购买等多种手段，多渠道、多途径开展照片档案的收集归档工作，并随时进行规范整理和保存。

3.3长期重视，持之以恒。日复一日，年复一年，照片档案归档移交工作贵在坚持。不坚持，不落实，不执行，即使有再完善的制度，也只能流于形式，甚至成为笑谈。要真正实现照片档案的长期保存、有效利用，只有全校上下长期重视，高度重视，努力做档案工作的有心人，不因单位领导和档案管理员职务、岗位变动等诸多因素而忽视档案工作才行。