公文标准化处理办法

2024-06-08

公文标准化处理办法（共6篇）

篇1：公文标准化处理办法

公文处理暂行办法

第一章

总则

第一条为提高公司公文处理的效率和质量，参照国家的有关规定，结合公司实际，制定本办法。

第二条本办法所称公文，是指公司在行政管理和业务经营过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。

第三条公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）和归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全和规范。

第五条综合管理部是公文的归口管理部门，主管公司公文处理工作。综合管理部负责建立健全公司有关公文管理的工作制度,并组织实施;负责公文从收发、审核、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁的全过程管理;督办公文的运转和实施情况。

第六条综合管理部应当配备文秘人员负责公文处理工作。

第二章

公文种类、公文类别及使用范围

第七条公文种类主要有：决定、决议、通知、通报、报告、议案、请示、批复、函、会议纪要，规定、办法、细则等。

第八条各类公文的使用范围。

一、决定、决议

决定适用于对重要事项或者重大行动做出的安排，人事任免，奖惩有关部门及人员等。

决议适用于经过会议讨论通过，并要求贯彻执行的重要事项。

二、通知

适用于发布规章制度（包括规定、办法、章程、规程、细则等）和措施，传达上级有关单位的指示；要求下级部门办理或者需要知晓的事项；转发上级有关单位、同级单位和不相隶属单位的公文；印发公司领导的讲话等。

三、通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要情况等。

四、报告

适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，回复上级单位询问或交办事项的处理结果。

五、议案

适用于向股东会、董事会等提请审议事项。

六、请示

适用于向上级单位或领导请求指示、批准的事项。

七、批复

适用于答复下级或相关部门的请示事项。

八、函

适用于平级单位之间或不相隶属单位之间相互商洽工作、询问、或答复问题等。

九、会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项，主要包括：股东会纪要、董事会纪要、执行董事会纪要、监事会纪要；总裁办公会纪要；公司工作例会纪要；业务评审会纪要；专题会议纪要等。

十、规定、办法、细则

适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范或对上级主管部门制定的法规、规章提出贯彻实施意见。

第三章发文办理

第九条发文一般由版头、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、成文日期、印章、主题词、抄送单位、校对人和印发日期等部分组成。

一、版头应为*******公司加“文件”两字组成。版头一经确定，应长期沿用。

二、发文字号应当包括单位代字、发文年份、发文顺序号组成。

三、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。标题中除书名号外，一般不使用标点符号。

四、正文为公文的主体，包括事由、要求、建议和措施等。

五、主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称，并按其性质、级别或惯例依次排列。

六、抄报单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的上级单位；抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的同级单位、下级单位或其他相关单位；内部发送指需要执行或知晓公文的各部门及其领导，抄报单位与抄送单位应当使用全称或规范化简称，并按上级、平级和下级的次序排列。

七、公文除会议纪要外，应当加盖印章。用印页如无正文，应当在页首用圆括号标明“此页无正文”字样。

八、公文应标注主题词。公文主题词一般不超过5个。标引顺序为先标类别词，再标反映公文内容的关属词，最后标反映公文形式的类属词。

九、公文成文日期以签发人的签发日期为准。

十、公文文字从左至右横写、横排。

第十条公司发文按行文关系、方式和内容等的不同，划分为不同的类别。使用“*******公司文件”文头的文件，主要包括:“**发[ ]××号、**办发[ ]××号和*****（部门）[ ] ××号”。

“**发[ ]××号”主要为对外发文时使用，包括请示、报告、函等文种。

“**办发[ ]××号”主要为公司对内发文时使用，适用于发布章程、办法、规定、实施办法、实施细则、操作规程、人事任免，以及重要会议的领导讲话和会议纪要等，包括决定、决议、通知、通报等文种。

“****（部门）[ ] ××号”适用于各部门内部发文，主要为发文部门内部实施的规章制度等。

第十一条公文要按照隶属关系和职权范围行文。一般不越级行文，因特殊情况，必须越级行文时，应同时抄送被越级的单位。

除综合管理部外，其他部门不正式对外发文。

第十二条不相隶属的单位行文应当遵循对等的原则，“明来明去、密来密去、函来函复”。

第十三条上行文应根据内容写明主送单位，如需同时发送其他单位，还应写明抄送单位。

“请示”是请求上级单位予以批复的文种，应当一文一事，一般只写一个主送单位，同时需要其他单位研究处理的，应采用抄送形式。

“报告”是向上级单位汇报工作、反映情况的文种，不得夹带请示事项。“报告”中提出的意见和建议，只供上级单位参考而并不要求予以批复。

第十四条行文应当注重效用，对可发可不发的或能用电话、面谈等方式解决的事项，不要行文。

第十五条发文办理是指以********公司名义制发公文的过程，包括拟稿、审核、会签、签发、校对、印制、用印、登记、分发立卷、存档等程序。

发文的流程：经办人员（拟文）→部门负责人（审批）→综合管理部（核稿）→总经理或分管副总（签发）⇢董事长（签发）→综合管理部（校对、套红、印刷、发送）

第十六条草拟公文的基本要求

拟稿一般按照职能部门分工负责的原则和日常工作程序，谁主管谁主办。涉及两个部门以上的事项，应以一个部门为主，与有关部门协商一致后再办理行文。

草拟公文应当做到：

一、公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。

二、公文中的数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的字必须使用汉字外，其它应当使用阿拉伯数字。日期应当写具体的年、月、日。

三、公文的结构层次数，第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“

1、”，第四层为“（1）”。

四、公文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

第十七条办文部门申请发文的程序

拟稿人拟稿后，应在OA系统中提起发文流程，并在线提交至本部门主要负责人审核。拟稿部门负责人要严格把关，对所拟公文进行初审，对发文的必要性、政策性、文稿内容、文内数字的真实性、准确性负责，审核无误后，部门主要负责人在OA流程中进行审批，签注是否同意发文的意见。

第十八条公文审核

一、公文送领导签发之前，应先由综合管理部文秘人员进行审核，无误后报公司领导审批。

二、公文审核的基本任务是协助公司领导保证公文的质量。

核稿的主要内容为:是否确需行文；是否符合有关政策；文稿中提出的解决问题的意见、办法和措施是否切实可行；行文方式是否妥当；是否符合行文规则和公文拟制的有关要求。

三、综合管理部对于审核的公文一般可按三种方法处理：一是做必要的文字修改；二是对文稿改动较多或者不合格的文稿，请原拟稿部门修改；三是建议不办发文或者另行处理。

四、一般公文核稿不超过2个工作日。

第十九条公文签发的基本原则核稿后，由综合管理部根据文件的内容送相关部门签署意见，并送公司领导审阅、签发。

公司层面的发文一般由总经理签发，其中规章制度需先经总经理办公会议审议通过；部门层面的规章制度由分管副总签发；特殊要求下需董事会审议通过的规章制度应由董事长签发。

第二十条发文校对、编号、打印、盖章、分发

一、如公司领导对发文提出了修改意见或发文被文秘修改过，则发文应进入校对环节。公文校对由发文部门负责人亲校，要求做到准确无误；校对人如发现原稿有问题时，应及时与有关人员联系，未经签发人同意不得随意改动。

二、公文编号、打印由综合管理部负责。打印文件必须以经签发的原稿为依据，应忠于原稿，不得擅自改动。如发现明显错误，应与拟稿部门联系。

三、根据发文的形式确定用印种类。公司发文应加盖公章，部门发文可加盖部门章。

四、公文分发。公文发放范围由拟稿部门提出，综合管理部审核确定。需要上级部门批复或相关单位回复的公文，各承办部门应负责跟踪文件的运转情况，并将信息及时反馈给综合管理部。

第二十一条公文的更改

公文的更改应由文件原起草部门拟定文件修改稿或补充稿，经部门负责人审核，交综合管理部核稿后，报原签发人签发。文件修改稿或补充稿应在原文件受控范围内发放。

第四章收文办理

第二十二条公文收文一般包括签收、上传OA系统、拟办、传阅（批办）、承办、督办、立卷归档、销毁等程序。

收文的流程：青岛管理部/综合管理部（收文并发起流程）→综合管理部（办文）→分管副总、总经理、董事长（阅示或阅知）⇢职能部门（处理）→综合管理部（办结）

第二十三条审核拟办

一、审核：

收到需要办理的公文，综合管理部应当进行审核。审核的重点：来文是否应为本单位办理，是否超过了应办理时限；有关要求是否明确具体等。

经审核，不应由本单位办理的来文，经与对方核对并经综合管理部领导批准后，可退回原单位。处理退文时，应向来文单位说明退文的理由，对于来文不规范但请示事项十分紧急的情况，可采取边受理边补办手续的办法。

二、拟办：

收文流程发起后，由综合管理部根据文件内容、性质分别提出阅知、阅批（处）等拟办意见，按拟办意见送公司领导阅批，或送有关职能部门提出承办意见。

急件和限时办理的公文，应随到随登记、随拟办、随送批、随送办。

第二十四条送阅（传阅）和处理

阅处类文件原则上一个部门主办一位领导审批以减少流转环节。对于内容跨越多个部门职责范围的文件，拟办时应明确主办部门和协办部门，由主办部门牵头办理并提出协商一致的意见，对于确实无法统一意见的，应由主办部门如实注明分歧意见，经各部会签后反馈。承办部门接到需办理的公文后，应及时撰写处理意见，并返回综合管理部。

第六章签报管理

第二十五条 “签报”作为内部文书，是公司内各部门向本级单位领导请示工作、报告情况，以及部门之间协商请办工作、解决具体问题的内部文书工具，是领导决策和部门办事的重要依据。“签报”纳入公文一体管理。

签报的流程：经办人员（拟报告）→部门经理（审批）→综合管理部（拟办）⇢相关部门（会签）→分管副总、总经理、董事长（阅示）→综合管理部（办结）。

第二十六条签报的种类

签报的种类主要包括：请示、报告和意见。

一、请示：适用于向部门内、公司内领导请求指示、批准的事项，以及商请有关部门办理的事项。

二、报告：适用于向部门内、公司内领导汇报工作，反映情况，答复交办事项处理结果等。

三、意见：适用于对重要问题提出见解和建议等。

第二十七条签报的适用范围

一、主送公司领导的签报

（一）有重要工作事项,需要提供公司领导知晓或决策的；

（二）根据工作进展情况，提出新的建议、意见或措施的；

（三）部门参加外部重要会议或活动及进行的工作调研等需事后报告的；

（四）公司领导交办事项处理结果等需报告公司领导知晓的；

（五）其他特殊事项需向公司领导请示、报告的。

二、主送有关部门的签报

根据工作分工，需要其他有关部门解决的事项，可以向有关部门签报，要求协助处理。部门在职权范围内能决定的事项，不需签报公司领导或其他部门。

第二十八条 “签报”必须由主办部门负责人（如负责人外出，由部门其他负责人顺序替代）签名。

凡呈送公司领导的签报，由综合管理部审核后统报送公司领导审批。

审批或会签签报应提出明确的批示意见，即“同意”、“不同意”或其他具体意见。

第二十九条公司领导审批后，由综合管理部将审批结果告知拟稿部门，拟稿部门应抓紧办理。会签的签报需告知有关会签部门。对有公司领导重要批示、需督办的签报事项，由综合管理部立项跟踪督办。

第七章

公文归档

第三十条公文办结后，综合管理部收集整理文件、文件底稿、附件及有关的签报、批示等材料，按公司档案管理办法要求立卷归档。个人不得保存应当归档的公文。第三十一条公文归档的范围

一、本公司各类发文的原稿、定稿、正本由综合管理部立卷。

二、公司收文包括监管机构和公司股东方等下发的文件由综合管理部负责归档立卷。

第三十二条公文材料立卷程序

公文材料立卷程序包括：案卷类目的编制、文件的平时归卷。

一、案卷类目的编制

综管部文秘应根据本部门工作情况和任务，按照便于管理、查找、利用的原则制定本部门的案卷类目，对具有保存价值的文件及时收集、归档。

二、文件的平时归卷

根据案卷类目的条款名称，为每一条款准备一个卷夹。文件处理完毕，立卷人员根据文件所针对的条款，归入有关卷夹内，以备查找。

第八章公文管理

第三十三条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经综合管理部主要负责人批准，可以销毁。

第三十四条

公司人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退，个人不得保存文件。

第九章附则

第三十五条本办法由综合管理部负责解释，经总经理办公会议审议通过后，自公布之日起执行。

附件：公文格式要求

一、公文用纸

对外发文（包括通知、通报、请示、报告、批复、函等文种）一律采用国际标准A4型（210mm×297mm）。

二、公文排版格式及装订要求

发文文件版心：225mm（高）X 156 mm（宽），公文版面要干净无底灰，字迹清楚无断划。公文应左侧装订，不掉页。

三、公文眉首要求

公文眉首，一般是指首页红色反线以上部分，包括文件名称（发文单位标识）、发文字号等内容。

（一）版头

版头应为*******公司加“文件”两字组成，应居中印在公文首页上部，用1号黑体字。海协办发文件用白头文件，其余发文用红头文件。

（二）发文字号

由发文单位代字、年份和序号组成，标注于版头下方居中或者左下方。用小三号仿宋字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不加“第”字。

（五）签发人，上报公文应在发文字号右侧标注“签发人： ”，用小三号仿宋体。

（六）横隔线，隔开公文版头部分与行文部分的红色横线，居中，位于发文字号下方。

四、公文主体要求

（一）公文标题

红色反线下空1行，用三号宋标黑体，可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（二）主送单位

标题下空1行，左侧顶格用小三号仿宋体，回格时仍顶格；最后一个主送单位名称后标全角冒号。有些不便于在首页列出主送单位的公文，如决定、决议、会议纪要、规范性文件等，主送单位可以写在公文末页抄送单位之前。

（三）公文正文

主送单位名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行，用小三号仿宋体。

（四）公文结构层次数

第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“

1、”，第四层为“（1）”。

（五）附件

公文如有附件，在正文下空1行左右，发文单位之上，空2字用小三号仿宋字标识“附件”，后标全角冒号和名称。如附件名称较长需要转行时，应与附件名称第1个字对齐。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：

1、×××××××”）；附件名称后面不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

（六）发文单位署名应用全称或者规范化简称，位于正文右下方，字体字号与正文相同。

（七）成文日期

用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”，字体字号与正文相同。

（八）公文主题词，位于公文末页抄报（送）单位上方，词目之间应有一字间隔，用小三号黑体。

（九）公文生效标识

成文日期右空4字，加盖印章即可，印章应上具正文1行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。当印章下弧无文字时，采取下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当下弧有文字时，采取中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

五、公文版记要求

（一）主题词

“主题词”用小三号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用小三号仿宋字；词目之间空1字。

（二）抄报、抄送单位

公文如有抄报、抄送单位在主题词下1行；左右各空1字，用仿宋小三号字标识“抄报”或“抄送”，后标全角冒号；抄报或抄送单位用逗号隔开，回行时与冒号后的抄报或抄送单位对齐；在最后一个抄报或抄送单位后标句号。

（三）印发单位和印发日期

位于抄报或抄送单位之下占一行位置；用仿宋小三号字。印发单位左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印日期为准，用阿拉伯数码标识。

六、行距和页码要求

行距：根据发文文字多少，可选择多倍行距中的1.25倍行距或1.5倍行距

页码：用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下1行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。

篇2：公文标准化处理办法

第一章总则

第一条为使农业银行公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理质量和效率，参照国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》（国发„２０００‟２３号）等有关规定，结合农业银行实际，制定本办法。

第二条本办法所称公文，是指农业银行在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党和国家方针、政策，发布农业银行规章制度，报告情况，请示和答复问题，指

导、部署和商洽工作，以及进行其他公务活动的重要工具。第三条公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档、清收、销毁等相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理应当坚持实事求是、精简高效原则，做到及时、准确、规范、安全。

第五条在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和农业银行有关保密规定，确保国家秘密和农业银行商业秘密安全。

第六条总行办公室是农业银行公文处理的管理部门，并负责指导检查各分支机构的公文处理工作。各分支机构办公室（或综合管理部门，下同）负责本单位公文处理的管理工作，并指导检查所辖分支机构的公文处理工作。办公室应设立文秘部门或配备专职文秘人员负责公文处理工作。

第七条农业银行各分支机构、总行各部室负责同志要高度重视公文处理工作，遵守本办法并加强对本单位公文处理工作的领导

和检查，并明确专门人员负责公文审核、收发、管理和归档等工作。

第二章公文文种

第八条农业银行公文文种包括：

（一）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排；奖惩系统内有关单位及人员；变更或者撤销下级行不适当的决定事项。

（二）公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（三）通告

适用于向社会各有关方面公布需要周知的事项。

（四）通知

适用于传达党中央、国务院的指示和决定，发布农业银行规章制度，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转各省级分行、直属分行、培训学院、境外机构的公文，传达要求下级行办理和需要周知或执行的事项；任免和聘用人员。

（五）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达、沟通重要精神或者情况。

（六）议案

适用于向职工代表大会、党员代表大会及股东大会提请审议事项。

（七）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（八）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（九）批复

适用于答复下级机构的请示事项。

（十）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十一）函

适用于不相隶属机构之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十二）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。第三章公文类别

第九条农业银行公文按行文关系、方式和内容的不同，划分为不同类别，并可根据实际需要进行调整。

第十条总行机关行务发文的类别及适用范围

（一）行发文

行发文是以中国农业银行名义制发的公文。包括：农银发、农银函、农银复、农银任、农银规章等字号的发文。

１、农银发。

主要用于向国务院、人民银行、银监会等上级机关报告、请示工作；向全行发布全局性、政策性工作事项；印发行领导在全行工作会议上的讲话；转发上级机关重要方针政策及其他重要事项的文件；印发表彰、处分决定及重大事件通报等。包括的公文文种主要有请示、报告、意见、决定、通知、通报等，使用“中国农业银行文件”文头。

２、农银函。

主要用于同国务院有关部门、各地人民政府及其他不相隶属的单位之间商洽工作，询问和答复问题，沟通情况，答复全国人大代表建议、全国政协委员提案等。农银函字号中包括的公文文种主要有函、通知、意见等，使用“中国农业银行”文头。

３、农银复。

主要用于对各省级分行、直属分行、培训学院、境外机构请示事项的回复。农银复字号中包括的公文文种为批复，使用“中国农业银行文件”文头。

４、农银任。

主要用于干部的任免和聘用有关事项。农银任字号中包括的公文文种为通知，使用“中国农业银行”文头。

５、农银规章。

主要用于印发系统内各项制度规范，包括基本制度、政策、基本规范、守则、管理办法、规定、实施细则、操作规程等。农银规章字号中包括的公文文种为通知，使用“中国农业银行文件”文头。

（二）办公室发文

办公室发文是以中国农业银行办公室名义制发的公文，是行发文的重要补充形式。包括农银办发、农银办函等字号的发文。

１、农银办发。

主要用于向全行部署一般性工作事项或开展全行性检查、要求下级行上报有关综合性材料等事务性工作事项；印发全行专业性工作会议纪要、业务经营情况通报；印发党中央、国务院领导同志批示，转发不相隶属机关的文件；特殊情况下，确需印发或批转的分支机构文件；与国务院办公厅秘书局及国务院各部门、各地人民政府和其他不相隶属单位的办公厅（室）商洽工作、征求或回复意见，请求批准有关事项；其他确需以办公室文件处理的工作事项等。农银办发字号中包括的公文文种主要有请示、报告、意见、决定、通知、通报、批复等，使用“中国农业银行办公室文件”文头。

２、农银办函。

主要用于与不相隶属单位商洽工作，回复上级机关便函或非正

式文件，以及各类会议及培训班通知、文件内容更正通知等。农银办函字号中包括的公文文种主要有通知、批复和函等，使用“中

国农业银行办公室”文头。

（三）部室发文

部室发文是以农业银行内设部门名义制发的公文，使用“中国农业银行（ＸＸ部）”文头，包括部室专用代字和部室函。总行机关各部室只限于在部门职权范围内或根据总行授权，向各省级分行、直属分行、培训学院、境外机构对口部门发文，一般不向系统外其他单位发文。

部室发文主要用于向各省级分行、直属分行、培训学院、境外机构对口部门布臵本部门职权范围内的事务性工作，如开展专项检查或调研，上报数据材料，布臵具体工作等；批复对口部门向本

部门报送的仅属于部门职权范围内处理事项的请示；印发仅要求对口部门负责同志参加的专业会议及培训班通知；印发本业务条线单项业务或常规性经营情况通报；印发部室专业会议纪要、部室负责人在专业会议上的讲话，以及部室工作总结、工作计划等。使用的公文文种主要有通知、批复和函等。

第十一条总行机关的党务发文比照行务发文有关要求办理。其发文类别主要包括：

（一）中共中国农业银行委员会发文。公文字号为：农银党发、农银党复、农银党任、农银党函。

（二）中共中国农业银行纪律检查委员会发文。公文字号为：农银党纪、农银党纪函。

（三）中共中国农业银行委员会办公室发文。公文字号为：农银党办发、农银党办函。

（四）中共中国农业银行委员会组织部发文。公文字号为：农

银党组。

第十二条总行机关的其他发文

（一）中国农业银行工会工作委员会发文。公文字号为：农银工会、农银工会函。

（二）共青团中国农业银行委员会发文，公文字号为：农银团、农银团函。

（三）中国农业银行保密委员会发文，公文字号为：农银密。中国农业银行密码领导小组发文，公文字号为：农银密组。

（四）中国农村金融学会发文，公文字号为：农银学。第十三条内部情况通报

内部情况通报是我行一种十分重要的公文形式，主要用于印发行领导在全行专业工作会议及其他重要会议上的讲话。

第十四条农业银行省级分行及以下分支机构的公文文种、类别、字号及适用范围等，参照本章有关规定办理。

第四章公文格式

第十五条农业银行公文一般由涉密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、内部发送、印发单位和印发日期等要素组成。

（一）涉密标识。涉及国家秘密和农业银行商业秘密的公文应当标明涉密等级和保密期限。其中，“绝密”、“机密”、“商密ＡＡＡ”级公文还应当标明印发份数和序号。

公文涉密标识由主办单位根据国家有关保密规定及《中国农业银行商业秘密管理暂行办法》、《中国农业银行定密工作一览表》确定并标注，并由办公室保密部门审核。

涉密公文不得在网上流转，商密ＡＡＡ级以上公文应使用涉密

专机起草。

（二）紧急程度。对涉及紧急事宜的公文，应根据公文送达或办理的时间要求合理标注紧急程度。

紧急程度分为“特急”、“急件”两级。公文紧急程度由主办单位提出意见，经办公室确认。标注为“特急”、“急件”的公文应当注明紧急办理原因。一般情况下，无明确办理时间要求的文件，不应定为特急件。

农业银行公告和通告一律不标注紧急程度。

（三）发文单位标识。发文单位标识是标明公文制发单位的字样，应使用公文制发单位全称或规范化简称。联合行文，发文单位标识应当包括所有联合行文单位的名称，同时主办单位名称应排

列在前。

中国农业银行是中国农业银行股份有限公司的规范简称，总行制发的公文，发文单位标识使用“中国农业银行”，各分行及以下分支机构制发的公文，发文单位标识均使用“中国农业银行××分

（支）行”。

（四）发文字号。发文字号是按照公文类别、发文顺序对公文的编号，一般包括发文单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。

总行机关的公文，发文字号为“农银”＋发文类别＋年份＋序号，各分行及以下分支机构发文字号统一为“农银”＋发文单位简称＋发文类别＋年份＋序号，如“农银京办发„２００９‟××号”。

（五）签发人。上行文应当注明签发人、行外会签人（联合发文时）姓名，平行排列于发文字号的右侧。

（六）标题。公文标题应准确简要地概括公文主要内容并标明公文种类，一般由发文单位、事由和文种词组成，其中，对系统内

印发的下行文标题中发文单位名称可以省略。公文标题中除法规、规章名称或者被转发、印发的文件名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）正文。正文是公文的主体和中心，应明确表达发文目的和公文具体内容。

（八）阅知范围。公文的阅知范围包括主送单位、抄送单位和内部发送单位。

１、主送单位指公文的受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

总行发送各分支机构的行（办）发文，主送（或抄送）单位应为：“各省、自治区、直辖市分行，新疆兵团分行，各直属分行，各培训学院，各境外机构”。发送总行机关内设部门的，主送（或抄送）单位应为：“各部室”。发送特定分支机构的，主送（或抄送）单位应按照农业银行分支机构顺序排列。

各分支机构报送总行的公文，主送单位应为：“总行”或“总行办公室”、“总行＊＊部（室、局）”；向总行相关职能部门行文（不包括办公室），不得将主送单位写成“总行”或“总行办公室”。

２、抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文内容的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

３、公文有两个以上主送单位或抄送单位时，应按照级别高低或与公文内容联系的紧密程度顺序排列。

４、内部发送单位为公文制发单位内部需要执行或了解公文内容的单位。

总行机关的行（办）发文，除发送相关部门外，还可根据实际情况，在内部发送单位中填写董事会、监事会、高级管理层成员、董事会秘书、专业总监等。

（九）附件。公文附件是指随公文正文发出的文字材料及表格等。公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

（十）印章。公文应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。

公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（十一）成文日期。成文日期以签发人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。

（十二）附注。公文如有附注（需要说明的其他事项），应加括号标注。其中，“请示”应当在附注处注明联系单位及联系人的姓名和电话。附注的位臵在成文日期和印章之下，版记之上。

（十三）主题词。主题词是用于公文分类和检索的标识符号，由类别词、类属词、文种词和归属词组成。一篇公文的主题词一般不少于３个，最多不超过６个。

平行公文、下行公文的主题词应当按照《中国农业银行公文主题词表》标注，上行公文按照上级机关有关要求标注主题词。

（十四）公文的文字从左至右横写、横排。在民族自治地区，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。

第十六条公文中各组成部分的标识规则，按照中国农业银行公文格式标准执行。

第十七条公文用纸一般采用国际标准Ａ４型（２１０ｍｍ×２９７ｍｍ），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第五章行文规则

第十八条行文应当确有必要，注重效用。

第十九条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。系统内应

当遵循逐级行文的原则，一般不得越级行文。因特殊情况确需越级行文时，应当说明原因并抄送被越过的上级机关。不相隶属单位行文应当遵循对等的原则，做到“明来明复、密来密复、函来函复”。

第二十条各级行根据职权范围，可以同上级行相互行文；可以同所辖分支机构相互行文；可以向本级机关内设部门行文；可以根据工作需要以函的形式向不相隶属的单位商洽工作、询问和答

复问题。

第二十一条各级行向所辖分支机构或本级机关内设部门的重要行文，可视情况同时抄送直接上级机关或其他有关单位。转发上级机关文件，原则上不再抄送上级机关。

第二十二条各级行报送上级机关的公文，原则上不得多头分送；确需分送的，应注明分送情况。受双重领导的单位，向其中一个上级机关行文，应同时抄送另一个上级机关。

第二十三条各级行内设部门（不包括二级部）根据职权范围，可向上级行及所辖分支机构的对口部门行文。二级部确需行文的，应以办公室或所挂靠的一级部名义印发。

除办公室外，各级行内设部门原则上不得以部门名义对外或对所辖分支机构（包括非对口部门）正式行文。

第二十四条公文涉及本级机关其他内设部门职责的事项，行文时应与相关部门协商一致，未经协商一致，不得擅自行文；内设部门不得超范围或越权行文，如擅自行文，办公室应当责令纠正

或者撤销。

第二十五条 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位。需要其他单位阅知的，应当用抄送形式，但不得抄送下级行。

（一）各省级分行、直属分行、培训学院、境外机构上报总行的请示，凡涉及总行机关两个以上内设部门分工负责的工作事项，应以分行（学院）名义行文，以总行为主送单位，总行以行发文件予以批复。

（二）在确定请示事项只涉及总行一个内设部门职责范围情况下，可以分行（学院）办公室名义行文，以总行内设部门（不包括二级部）为主送单位，总行视情况以行发文或部室发文予以批复。

（三）就一般事务性、操作性事项请示总行对口部门的，可以分行（学院）内设部门名义向总行对口部门行文，总行以部室发文予以批复。以分行（学院）办公室名义向总行办公室行文，仅限于总行办公室职责范围内的事项。

第二十六条“报告”中不得夹带请示事项。凡在“报告”中夹带请示事项，未得到及时批复，造成工作延误或失误的，由行文单位承担责任。

第二十七条除上级机关负责人直接交办的事项或确需直接报送审批的敏感涉密事项、重大突发事件外，不得以机关名义向上级机关负责人个人报送正式文件。

第六章发文办理

第二十八条发文办理指制发公文的过程，包括拟稿、会签、审核、签发、复核、校对、缮印、用印、登记、分发等程序。

第二十九条草拟公文的基本要求

（一）公文内容应符合国家的方针、政策、法律、法规及农业银行有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行，并与以往办理的相关文件保持衔接。

（二）公文内容应情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急办理的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）公文中人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“１．”，第四层为“（１）”。其中，第一层内容的标题，句末可不加标点符号。

（七）公文中应当使用国家法定计量单位。

（八）公文中使用非规范简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织或外国企业外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（十）各类发文的正文中不得出现图表（包括柱状图、饼状图、曲线图等），相关问题可用文字进行说明。必须使用图表进行说明的，相关图表应作为文件附件。

（十一）按规定填写发文稿纸有关内容，具体包括：标题、主送单位、抄送单位、内部发送、附件、拟文部室、拟稿人及联系电话、拟文部室核稿及拟文部室负责人审核、有关部门会签、秘密等级及期限、紧急程度和主题词等。

（十二）草拟公文时，应将与文件相关的支持性材料作为办文依据。根据对方单位来文拟办的公文，应附对方单位来文及办公室文件处理单；根据领导批示或签报拟办的公文，应附领导批示或

签报；根据会议议定事项办理的公文，应附有关会议纪要；因

工作需要拟办的公文，必要时应附简要的办文说明。草拟的公文中涉及对已制发公文、制度办法等内容进行修改或废止的，应附原公文及相应的制度办法。

草拟公文过程中，其他需要说明或领导签批文稿需要知悉的情况，也应作为办文依据。主要包括：附件和依据中没有，而领导签批文件需要知悉的情况；需要提请领导关注的某些相关情况；文稿中的决策或决定突破了某些规定，或改变了惯例，需要做特殊说明的；涉及文稿办理过程的有关情况，决策选择、取舍的理由辨析，文稿处理方式的解释；由非分管行领导代签文稿时，应说明的背景情况及确需代签的理由；涉及其他部门业务时，应会签但未经会签的理由，或会签后对会签意见的协商情况；不便在文稿中表述的有关意见，包括紧急或拖延办理的理由、密级处理考虑、文稿涉及事件的处理步骤等。

第三十条总行机关公文草拟的程序依次为：拟稿人拟稿、拟文处室负责人审核、拟文部室审核、拟文部室负责人审核、专业总监审核（涉及相关业务板块部门公文）。

办文部门要高度重视公文处理工作，各流经环节要从政策、内容、文字、体例等方面对公文认真审核把关，部门负责人要对文稿内容、数字的真实性和准确性负责，确保公文质量。

第三十一条公文会签

（一）拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，应办理会签。会签时，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，应书面说明不能采纳会签意见的理由，并将有关会签意见一并呈行领导审签。报送上级机关的公文，如有行外单位会签内容，应在文内说明行外会签单位的意见，如有分歧，还应列

明各方理据，提出建设性意见，请上级机关裁定。对需要多个部门会签的文件，主办部门要同时发送各会签部门，提高会签效率。

（二）会签部门在接到会签文稿后，应认真研究，及时提出修改意见，并迅速反馈给主办部门。一般公文会签时间不超过２个工作日；急件、特急件随到随签。

会签部门如因特殊情况不能按期会签的，应当提前与主办部门说明情况，并协商确定回复时限及方式。

（三）会签最终意见由部门主要负责人或委托其他负责人签注。

（四）使用制度专有文号发布规范性文件的，需经制度管理部门会签审查。

（五）涉及行外会签的公文，如会签后需作重大改动，应重新核稿，并就改动情况做出书面说明，连同会签文稿送签发人重新阅签。

（六）其他单位主办、送我行签发或会签的公文，行内有关承办部门应当及时办理。对文件内容有不同意见的，应主动与来文单位协商。一般应在３个工作日内完成，对方有时限要求的，按规定

时限办理。

第三十二条公文审核

公文送行领导签发前，应由办公室公文审核人员、办公室负责人进行审核。审核重点包括：是否确需行文；行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求；内容涉及其他部门职责范围的文稿是否经过会签、会签意见采纳情况；规章制度类文件是否经制度管理部门审查；公文处理程序及公文格式是否符合规定；有关附件和发文依据是否齐备；密级确定和紧急程度设定是否合理；主题词标引是否准确；阅知范围是否恰当等。

审核后的文稿如需较大调整，办公室应将文稿退回拟文部室修

改或清稿，拟文部室应及时完成修改、清稿工作。

第三十三条公文签批

（一）基本原则。

以本行（党委）名义制发的公文，由主要负责人或主要负责人授权的其他负责人签发。以本行（党委）部门名义的发文，由部门主要负责人或授权其他负责人签发。

（二）总行文件的签批。

１、总行机关各部室起草的行（办）发文，一般由办文部门的分管行领导签批。文件内容涉及其他行领导分管工作的，由分管行领导转送其他行领导签批；涉及全行经营管理工作的，由分管行领导审核签批后呈行长签批，行长视情况呈董事长签批；涉及董事会工作的，由分管行领导审核签批后呈董事长签批；涉及监事会工作的，由分管行领导审核签批后呈监事长签批，由监事长视情况呈董事长签批。涉及行领导协管与分管的部门呈送的行（办）发文，由协管行领导审核签批后送分管行领导签批。

２、总行党委发文由党委书记签批或委托党委副书记签批；党委书记、副书记均外出时，由党委书记委托其他党委成员签批。纪委发文，一般由纪委书记或委托纪委副书记签批，重要公文由党委书记签批。

３、总行报送国务院的公文，必须由董事长或主持工作的行领导签发或审核。报送重要事项的公文，由董事长签发，董事长外出期间由主持工作的行领导签发；一般事项的公文可由分管行领导

签发，但必须经董事长审核，并在公文签发人处注明：“ＸＸＸ同志已阅”。

４、办公室、党委办公室发文内容仅涉及部门职责范围内事项的，由办公室（党委办公室）主任签批，重要的呈分管行领导或党

委领导同志签批。总行其他部门制发的部室发文一般由部门主要负

责人签批，涉及各业务板块部门的，由部室主要负责人视情况，决定是否呈相关专业总监签批。

５、内部情况通报一般由办公室主任或授权分管副主任签发，重要的内部情况通报由行领导签发。

６、工会、共青团、保密委及农村金融学会等其他发文由相应单位的负责人签发。

（三）签发人应在发文稿纸签署是否发文的意见、姓名和日期。凡已签发的公文，不得随意变更公文内容。确需变更的，一般性内容需经办公室公文审核部门同意；实质性内容变更的，应报请签发人同意。

第三十四条公文正式印制前，应分别由发文部门和办公室公文印制部门进行复核，复核重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审，并请签发人重新核签。

第三十五条打印的公文必须以经签发的原稿为依据，不得擅自改动。如发现问题，应与办公室公文审核人员或发文部室联系。打印的公文应符合中国农业银行公文格式标准。

总行的行、办发文由拟稿人、办公室公文印制部门指定专人负责校对，部室发文由部室拟稿人负责校对。

绝密、机密级、商秘ＡＡＡ级公文由办公室公文印制部门指定专人打印。

第七章收文办理

第三十六条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、拆封、登记、审核、拟办、批办、承办、督办等程序。

第三十七条办公室收文处理部门接收到公文（包括行外来文

和行内来文）后，应当对公文进行签收登记和审核。

（一）收到上级机关或其他不相隶属单位的各类来文，经签收登记，收文单位为本级机关的，由办公室附“文件处理单”，提出拟办意见，呈行领导批示后，发送相关部门阅办，需要办理落实的，转交进入督办流程；收文单位为本级机关内设部门的，直接发送相关部门办理。

（二）收到下一级分支机构上报的公文，应进行收文审核，重点是：是否应由本单位处理；是否符合行文规则；文种使用、公文格式是否规范等。经审核，对符合规定的公文，收文单位为本级机关的，由办公室附“文件处理单”，提出拟办意见，确定主、会办部门后，发送相关部门办理；收文单位为本级机关内设部门的，直接发送有关部门。对不符合规定的公文，经办公室负责人批准后，退回报单位并说明理由。

第三十八条办公室公文收发部门每日应按规定进行来文分发，各部门公文收发人员应按时收取文件，将文件分类登记，并按各自业务范围分发文件，根据文件紧急程度、密级要求等及时组织

传阅，尽快办理。电子公文实行网上分发，由各部门管理员负责接收。

第三十九条承办部门收到交办的公文后应按“文件处理单”要求及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应及时予以说明。

对没有办理时限要求的公文，一般在７个工作日内处理完毕，需要答复的紧急文件，一般应在２个工作日内做出答复。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应于收文后最多１个工作日内退回办公室收文管理员并说明理由。

遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门

进行协商；如有分歧，主办部门的负责人要出面协调，仍不能取得一致的，报请行领导审定。

第四十条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第四十一条需要办理落实的收文文件，由办公室督办部门立项督办。行领导批办有关部门办理的公文，由办公室负责督办立项。办公室督办部门对立项的公文进行跟踪督办，承办、协办部门要积极办理，并在规定时间向办公室反馈承办公文的办理情况。

第八章公文归档

第四十二条公文办理完毕后，应按照《中国农业银行档案管理办法》、《中国农业银行电子档案管理暂行办法》有关规定，及时进行整理、编目和归档。

任何部门和个人不得保存应归档的公文。

第四十三条归档公文的范围，应依据《中国农业银行各类档案归档范围及保管期限的规定》进行收集和确定保管期限，保证归档公文的齐全完整，便于保管和利用。

第四十四条归档公文以件为单位进行整理，每件归档公文的内容为：印件、发文稿纸、定稿、请示件、依据件、转发件以及相关附件等。

第四十五条归档的电子公文与纸质公文必须一同编制档号章，标明每件归档公文期限、件号、盒号后，纸质公文方可装入相应的盒中归档。

第四十六条各类公文归档完毕后，按照发文字号和部门，分别打印出目录，装订成册，以备查考。

第四十七条每电子档案库要进行备份，刻录成光盘，异

地保管。

第九章公文管理

第四十八条公文应由各级行办公室或指定的专人负责管理，确保公文收取、传递、用印、整理（立卷）和归档等各环节顺畅运转。

公文传递要建立严格的登记、签收手续，确保及时准确，确保安全。传递密级公文时，必须采取相应的保密措施。

第四十九条上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经行领导或办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。翻印文件与正式印发的公文具有同等效力，视同正式公文进行管理。

第五十条经批准公开发布的农业银行公文，同农业银行正式印发的公文具有同等效力。

第五十一条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位证明章。

第五十二条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第五十三条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。

第五十四条办公室负责本级机关的文件销毁工作。销毁公文应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

第五十五条机构合并时，全部公文应当随之合并管理。机构撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第十章附

则

第五十六条电子公文处理流程参照纸质文件办理，公文处理中其他涉及电子公文管理的有关规定另行制定。

第五十七条本办法由总行负责解释和修订。

篇3：公文标准化处理办法

本文将从公文处理过程的角度谈谈如何提高公文处理质量。

一、从“快、细、密”入手, 提高收文处理质量

收文处理指对来自本机关外部的公文实施处置与管理的办理过程, 包括签收、登记、初审 (拟办) 批办、承办、传阅、催办等程序。

(一) “快”字当先, 保证收文办理时效性。

收文处理工作具有很强的时效性。每一份公文都是有时效的, 公文只有在特定的时间内才能产生效用。文秘人员在平时的收文处理工作中要强化时间观念, 对每一份公文都要及时办理, 整个收文处理过程要做到不拖、不压、不误、不漏。同时要按照公文的性质和内容, 正确区分轻重缓急, 按照急件急办, 特件特办, 保证急件、要件优先, 平件快办的原则处理。在收文处理活动中还应实施科学有效的管理, 简化办文程序, 减少不必要的重复过程, 加强督促检查, 缩短公文运转周期。例如, 对于有明确时限要求并且距离办理时限较近, 或者一些需要相关部门进行较长时间进行准备的公文, 可在送校领导阅批的同时, 根据情况, 先复印一份送职能部门, 让承办部门有充裕的时间进行办理, 这样既保证领导及时批办, 也给相关部门承办提供了良好的条件, 提高了办理质量。总之在收文处理过程中要做到签收及时, 登记细致, 初审认真, 拟办准确, 按照领导批办指示迅速合理确定承办部门, 及时将文件转发传阅承办部门办理。在办理过程中要适时进行催办, 真正做到及时、适时、高效地处理好每一份公文, 切实保证收文处理的时效性。

(二) “细”处着眼, 保证收文处理程序的可控性。

收文处理包括签收、登记、审核 (拟办) 批办、承办、传阅、催办等多道程序, 每一道程序都要求文秘人员认真细致办理, 才能保证收文处理程序在处理人员的控制下安全有序进行。比如在签收环节要做到仔细核对收文数量、时间、收文编号等相关要素, 做到签收准确, 这样既保证了文件的安全交接也可避免以后万一出现文件丢失时因签收要素不全等原因致使交接双方互相推诿, 造成不必要的麻烦。登记也需文秘人员将文件标题、来文机关、来文时间、密级等重要信息进行细致登录。这项工作虽然琐碎, 但在以后文件查找过程中却可以发挥意想不到的作用。登记后公文的拟办、批办、承办、传阅、催办等程序也都需要文秘人员细致耐心的工作, 比如拟办方案的确定和批转给领导批办就需要处理人员熟悉部门职责并清楚领导分工, 并按照职责和分工情况细致合理的确定拟办方案并决定批转给哪些领导批阅。再有, 接到领导批阅完的文件时, 也需要公文处理人员根据领导批办意见确定承办部门, 这更是一项需要严谨细致精神的工作, 因为如果错误处理领导批办不但会贻误公文处理时机, 更有可能出现重大工作失误, 甚至给单位造成重大损失。所以, 公文处理过程中每一道程序都需要处理人员付出百倍的细致, 可以说多细致都不为过, 只有这样才能保证公文处理过程严密可控, 从而发挥公文的最大效力。

(三) “密”字记牢, 保证收文处理的安全性。

安全性是从保护公文自身安全、价值方面对公文处理提出的要求。主要包括保密安全、保管安全、销毁安全, 而保密安全是文件处理安全的核心。国家秘密的绝大部分都要进入公文, 对于高校来说, 收文过程中接触到涉密公文主要是上级来文中的涉密文件。当前, 保密工作面临错综复杂的局面, 国内外的各种各样的势力, 都试图通过公文渠道窃取秘密情报。对此, 作为文秘人员必须有足够的警惕性, 所以在平时的收文处理过程中要时刻牢记“密”字, 对于涉密公文要按照保密规定进行签收、登记, 呈领导签阅密级文件要严格按照密级文件的管理要求, 限制知悉范围, 在涉密文件传阅过程中要严格按照传阅纪律进行, 避免出现文件横传直报现象。还要做到涉密文件不上互联网及其他公共信息网络、不擅自复印、不擅自携带密级文件外出。在承办过程中如出现需要职能部门人员阅知或处理涉密文件, 要严格按照规定请相关人员到涉密文件阅文室阅文, 并做到严格控制文件知悉范围, 保证文件安全。做到涉密文件清退做到准确及时。再者, 在收文处理过程中不但要保证涉密文件的安全, 其他普通文件的安全性也要保障, 做到及时处理, 妥善保管, 合理归档, 避免发生丢文、损文现象。总之, 文件的安全性是公文处理过程中的重要基础和前提, 在收文处理整个过程中, 文秘人员都要牢记“密”字当头, 严把安全关, 保证收文处理过程的安全性。

二、从“严、宽、勤”入手, 提高发文处理质量

发文处理指在高校内部为制发公文所进行的创制、处置与管理活动过程, 也是发文机关履行法定职责, 表达自身意志和愿望, 收集、加工和记录、传递有关信息, 由众多工作人员共同参与的集体创造性活动过程, 包括:拟稿、核稿、会签、签发、登记、印制、核发等程序。

(一) “严”字第一, 保证发文处理的准确性。

发文处理第一要求准确, 因为只有准确无误的公文才能正确表达发文机关的意思, 才能发挥公文的真正作用, 所以在发文程序上要严格把关, 确保发文处理质量。

首先, 要严格按照有关规定, 在办文程序上要严格执行“两个不准”, 即:起草的公文不经办公室严格审核, 不准送领导审签;内容涉及几个部门, 在未与有关部门协商并取得一致意见时, 办公室不予登记。

其次, 在发文处理过程中应严格把好四道“关口”。一是严把公文拟稿关。起草公文前先要摸清发文意图, 吃透精神。拟稿时, 力求做到内容上求实, 格式上求严, 文字上求精, 篇幅上求简。二是严把审核关。在公文审核中要着重严把政策关、文字关和格式关, 以此来保证公文的质量和水平。文字审核方面, 主要看观点是否明确, 内容是否充实, 结构是否严谨, 文风是否端正, 文字是否简练, 条理是否清楚, 避免把粗制滥造的公文草拟件随意呈送给领导签发。格式审核方面, 重点检查公文的版头、发文字号、签发人、标题、正文、附件、发文机关署名、成文日期、版记等是否规范。三是严把印制关。文件的打印校对是形成文件的最后关口, 稍有疏忽, 就有可能出错, 一旦发出, 就会产生一定的不良影响。因此, 要认真核校, 确认无问题后, 按照准确、及时、规范、安全、保密的原则进行印制。四是严把核发关。对印制好的文件要正确加盖公章后经认真清点、登记后及时发送或上校园内网, 并严格执行发文登记制度, 提高文件发送的时效性和准确性。

(二) “宽”处用力, 提高发文处理的灵活性。

发文工作不仅需要一丝不苟的严格性, 同时也具有一定的灵活性, 而这种灵活性主要体现在文秘人员对待发文工作所涉及人员的态度上。在平时的工作中, 文秘人员面对的是高校各职能部门的发文人员, 由于各职能部门中从事发文工作人员具有很强不确定性, 而且人员流动性也较大, 再加之有的发文人员年龄偏大, 使用计算机等现代办公设备能力不强, 决定了文秘人员在控制发文流程中要充分考虑到现实情况, 从“宽”处用力, 灵活处理各方面发文人员的切身诉求, 在严把质量关的同时充分展现灵活性。比如, 有时候拿着公文来到办公室的是不经常发文的人员, 对于发文的具体流程和格式要求都不熟悉, 这时文秘人员就要耐心的向其讲述拟稿、核稿、会签、签发、审核、印制的具体流程, 并对公文格式详细讲解, 力求初次发文的职能部门人员能够明白具体流程并按照公文标准格式成文, 但在现实工作中, 很多情况下是办文人员了解的具体流程和格式后回去做文, 但实际呈现在文秘人员面前的公文成稿还是会出现这样或那样的问题, 这就需要文秘人员耐心细心地指导办文人员将公文按照流程和格式完成好。这其中文秘人员可能要付出很多心力, 很多情况下还可能会自己动手帮助办文人员修改文稿或格式, 以保证文稿符合规范, 这其实也就是发文过程中文秘人员“宽”处用力的具体体现, 只有本着精益求精、严格待文、宽以待人的精神, 发文工作才会既有准确性又有人情味。

(三) “勤”字为本, 把握发文处理的规范性。

发文处理的规范性是发文工作的内在需要, 发文处理人员要做到“勤”字为本, 准确把握发文处理工作的规范性。

首先, 要做到“脑勤”, 就是要勤学习、勤思考。学习公文处理工作规范, 思考做好公文处理工作的好方法、好途径。2012年4月, 中央下发了《党政机关公文处理工作条例》, 该《条例》是文秘人员学习的重要内容, 是做好公文处理工作的根本指针, 学习和吃透《条例》内容对于保证发文处理的规范性具有重要指导意义。

其次, 在发文工作中, 文秘人员还要做到“手勤”, 就是要勤总结。在平时的学习中注意将其他单位或其他文秘人员好的经验、好的做法总结起来为我所用, 并在不断总结的基础上制定本部门或本单位的公文处理规范或相关制度, 做到学习有真知, 总结有卓见。

再次, 要确保发文处理的规范性还应做到“口勤”, 就是要勤宣传、勤汇报。在平时的工作中难免会遇到有的办文人员不理解文秘人员工作, 以为发文只不过是小事, 不必太较真, 对于文秘人员关于格式的要求有时会不理解, 认为是小题大做, 要减少这种情况就需要发文处理人员在平时的工作中做到积极宣传, 利用各种方法将发文处理规范的重要性告诉发文人员, 让他们真正理解发文规范性不仅关系到发文质量还会对实际工作产生重要影响。再有就是在平时的发文工作中要注意勤汇报, 即要把发文工作中的问题和好的做法主动向领导汇报, 一方面是引起领导对发文工作的重视, 更重要的是要向领导说明情况, 提出解决问题的办法, 让领导重视发文工作, 继而对发文工作给予必要的支持, 提高发文工作的规范性。

三、不断增强责任感, 提高文件整理归档使用质量

不论是发文处理还是收文处理, 最后公文都要进行整理归档。做好文件材料的整理归档, 需要公文处理人员具有较强的责任感, 使文件整理归档工作真正成为提高文件使用效率的重要保障。

首先, 公文处理人员应具有较强的档案意识, 及时收集相关材料。要严格办文登记手续, 发文、收文做到及时登记, 处理完毕后及时向办文人员收集需存档文件原件, 在承办、催办各类文件时要自觉主动地将应归档的文件材料收集齐全, 对本部门重大活动形成的文件材料及时收集, 对临时性大型活动, 主动收集有关的文件及声像等多种载体材料, 还要做好电子文件的登记、接收和记录。

其次, 要不断增强责任意识, 积极参加档案业务培训, 不断提高业务素质, 提高文件整理归档规范化水平。

篇4：公文标准化处理办法

关键词：通用公文；格式；标准

2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布《党政机关公文处理工作条例》，规定该条例于2012年7月1日起施行。为配合该条例的执行，国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会于2012年6月29日联合发布《中华人民共和国国家标准·党政机关公文格式》，于2012年7月1日起执行。笔者认为，从公文作为全国各类组织通用办事工具和中国共产党在全国各项事业中的领导地位的国家政治体制等角度考虑，该标准以改称“通用公文格式标准”为宜。

首先，从公文作为全国各类各级组织通用的办事工具角度考虑，全国应有统一的公文格式标准。公文作为书面的办事工具，不仅在全国具有一定规模的各类各级组织内部使用，而且，在不同类别的组织间流转，用以传递信息、沟通意图、指挥协调等。公文具有统一的格式标准，便于人们对之的识别、使用、处理、管理等，当然，也便于人们对之的学习、掌握，同时，便于保证公文的效能发挥等。因此，中国自建立国家制度以来的各朝代，都十分重视公文格式问题，并且，随着国家制度的完善和人们对公文认识的加深而对公文格式作日益合理、完备的规定。如，殷商时，甲骨文书初步形成了“前辞”、“命辞”、“占辞”、“验辞”四部分的结构形式，汉朝时，对公文的载体尺寸、不同类型的公文格式等作出规定；明朝时，对公文的书面排版作出详细规定等[1]。中华人民共和国成立以来，国家也十分重视公文格式问题，历次党政部门的公文处理规定，都把公文格式作为重要内容。特别是1988年9月5日，原国家技术监督局发布《中华人民共和国国家标准·国家机关公文格式》，正式确立了国家统一的公文格式，并且，明确“本标准适用于我国各级党、政、军机关正式发布的公文”。但是，由于1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》中，关于党的公文格式的某些规定与这个标准的某些相关内容不一致，且由于党在国家政治体制中的领导地位问题，使这个标准经修订在1999年12月27日由原国家质量技术监督局发布时，改称“《中华人民共和国国家标准·国家行政机关公文格式》”，从而使国家又无全国统一的公文格式标准，由此，造成使用公文时的一些问题。如党政联合行文时，发文日期党的系统要求用阿拉伯数字[2]，行政系统要求用汉字[3]；保密等级和紧急程度，党的系统要求标于公文首页的左上角[2]，行政系统要求标于公文首页的右上角[3]。这种要求的不一致，使制作公文者无所适从。现在，国家发布了党政机关公文格式标准，统一了党政公文格式，解决了前述原党政公文格式不一致出现的问题。但是，这只是统一了党政公文格式，军队和人大公文格式还是执行其本系统的规定，还存在着与现党政公文格式不一致的情况。如，现党政公文格式规定公文密级标于公文首页左上角[4]，现人大公文格式规定公文密级标于公文首页右上角[5]，现军队公文格式规定也是公文密级标于公文首页右上角[6]。再如，现党政公文格式规定发文机关标志的上边缘至版心上边缘的距离是35mm[4]，现军队公文格式规定“报告”、“请示”的发文机关标志的上边缘至版心上边缘距离为80mm，其他种类公文的发文机关标志上边缘至版心上边缘距离为25mm[6]。这些问题的存在，使党或行政机关和人大或军队机关联合行文时，制作公文格式不好确定。还有其他性质单位的公文格式现在无统一规定，虽然，党政公文格式标准规定“其他机关和单位的公文可以参照执行”[4]，然而，这里说的是“可以参照执行”，是否真“参照执行”，取决于制发公文者自己，由此，还有可能出现不同单位使用通用公文形成的实际格式不一致的情况，所以，国家应颁布统一的通用公文格式标准。

其次，从中国共产党在国家政治体制中的领导地位角度考虑，作为国家行政机关一个部门的国家质量监督检验检疫总局发布直接规范党组织公文格式的《党政机关公文格式》标准不合适。尽管《中国共产党章程》规定“党的领导主要是政治、思想和组织的领导”，“党必须在宪法和法律的范围内活动”，“党必须保证国家的立法、司法、行政机关、经济、文化组织和人民团体积极主动地、独立负责地、协调一致地工作”[7]，但党章的规定，是说党组织应像社会其他组织一样尊重和遵守法律，支持和接受行政机关等的社会事务管理。不意味着行政机关等可直接针对党的组织出台管理规定，对党组织的有关活动直接进行管理。虽然，笔者清楚，《党政机关公文格式》国家标准的发布，是由于中共中央办公厅和国务院办公厅联合发布了《党政机关公文处理工作条例》，前者是后者的配套文件，但由于前者不像后者那样是党政联合行文，而是行政机关的单独行文，所以，无论是按党的十三大确定的党政分开原则[8]及《党政机关公文处理工作条例》规定的根据隶属关系行文原则[9]，党政任一方不应向对方的下属组织下命令、作规定，还是考虑党在国家政治体制中的领导地位，作为国家行政机关的国家质量监督检验检疫总局，都不适宜发布直接针对党组织公文格式问题的《党政机关公文格式》标准，而应发布面向社会各种组织其中包括党组织的通用公文格式标准。

其实，发布通用公文格式标准不仅是现实公文处理工作的需要，也有良好的现实基础。这个现实基础不仅是指各种组织的公文处理工作遵循大体相同的运行规律，形成了各方认可的基本相同的格式，而且，更重要的是，指社会上的大多数企事业组织党政行文过去长期分别按国家党和行政机关的公文格式办理。现在作为国家一级的党政公文格式标准统一了，也就意味着，这些企事业组织的党政公文格式也统一了。社会上的其他组织公文格式虽然可能与现行党政公文格式标准存在一些差异，但这些差异不是现实公文处理工作的客观需要造成的，而是不同公文格式制订者的认识差异造成的。统一全国的通用公文格式，不会束缚不同性质组织的实际公文处理工作，恰恰相反，它有利于不同性质组织的公文使用、运行和效能发挥。将现《党政机关公文格式》标准改称“通用公文格式标准”，不仅可使该标准的运行更名正言顺，而且促进全国的公文处理工作规范化建设。

参考文献：

[1]郑彦离.通用公文简论[M].北京：中国文联出版社2001：31～33.

[2]中共中央办公厅.中国共产党机关公文处理条例[Z].1996-5-3.

[3]国家质量技术监督局.中华人民共和国国家标准﹒国家行政机关公文格式[Z].1999-12-27.

[4]国家质量监督检验检疫总局，国家标准化管理委员会.中华人民共和国国家标准.党政机关公文格式[Z].2012-6-29.

[5]全国人大常委会办公厅.人大机关公文处理办法[Z].2000-11-15.

[6]总装备部，中华人民共和国国家军用标准军队机关公文格式[Z].2005-10-2.

[7]中国共产党第十七次全国代表大会中国共产党章程[Z].2007-10-21.

[8]田济民，宋琼.党员手册[M] 北京：华夏出版社 1988： 370.

[9]中共中央办公厅，国务院办公厅党政机关公文处理工作条例[Z].2012-4-16.

篇5：公文处理办法

第一章总则

第一条为使建业住宅集团（中国）有限公司（以下简称“集团”）的公文处理规范化、制度化，结合集团实际情况，特制定本办法。

第二条本办法适用于集团总部及下属子公司的公文管理。

第二章公文的种类

第三条集团的通用公文种类有：

一、请示

请上级指示和批准，用“请示”；

二、报告

向上级部门汇报工作、反映情况，用“报告”；

三、决定

对集团重要事项或者重大活动做出安排，用“决定”。

四、决议

经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。

五、批复

上级答复下级请示事项，用“批复”；

六、通告

在集团范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”；

七、通知

传达、批转上级、同级、不相属部门的公文，传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项，发布规章、任免聘用事项，用“通知”；

八、通报表彰先进，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用“通报”；

九、函

对同级或不相属单位间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题，请有关部门批准等询问和答复问题，用“函”；

十、会议纪要

传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。

第四条集团的专用公文有：

备忘录、意向书、协议书、合同书、契约、各种报告、广告书、说明书、请柬、贺词、新闻稿、启事。

第三章公文格式

第五条公文格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送(抄报)单位、公文字号、主题词等。

一、公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。

二、向上级请示的公文，一般只写一个主送单位；如果需要上报另一个上级单位时，可以用抄报的形式。

三、发文时间，以领导签发日期为准。

四、公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。

五、公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前，注明附件的名称和件数。

六、收、发文单位应写单位全称或规范化简称。

第六条用纸格式：公文纸一般为A4型；“通告”等用纸大小，根据实际需要确定行文关系。第七条印装格式：

一、公文均采用横书横排；

二、单面印刷可在上端装订，双面印刷在左面装订；

三、装订可用线装、钉装、胶粘办法。

第四章公文行文原则

第八条对政府及政府各级行政部门的公文，用集团或子公司名义行文；与不相隶属的业务单位协商工作等，可用集团、集团各中心或子公司名义行文。

第九条内部行文，可按业务的种类和性质，用子公司或中心名义行文。子公司、各中心不得联合行文，集团各中心之间不允许用发文形式解决一般性的问题。

第十条各单位一般不得越级行文。因特殊情况，必须越级行文的，应当抄报越过的单位。

第十一条向上级请示的公文，应一文一事，主送一个单位，不得直接送达领导者个人(领导直接交办除外)；向下级单位的重要行文，可以抄报直接上级单位。

第十二条按照分层管理的原则，集团行文原则上只发到各子公司和各中心。

第十三条发文应根据需要确定主、抄送单位，不得滥发。

第五章

公文处理

第十四条收文处理

收文处理一般包括签收、批办、催办、结办等程序。

一、签收，分发

集团总部一切外来公文、重要邮件、电报、传真，统一由秘书处填写登记在收件登记簿上，并按不同类别进行分类处理，分发至相应中心或秘书处签收。

集团内部各单位凡需报集团总裁处理的公文，必须说明上报事宜的处理思路及过程，交秘书处签收。

子公司的公文的签收由其相应部门统一处理。

二、批办

各单位收到公文后，一般应在3个工作日内予以明确答复，最迟不能超过十个工作日。需要研究而不能马上处理的，也要先书面或口头简要回复，给予明确的批复期限。超期未能批复的，上报单位可视为认同，由此产生的一切后果由受文单位承担责任。

三、催办

集团各单位对已收到的的公文及本单位发出的公文，要认真督促、催办，以防积压或漏办。各单位对上级发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时检查反馈。催办可采用发函，打电话等方式。

四、结办。

文件处理完毕，已答复发文单位，有处理意见的文件，均视为结办。结办的公文应及时归档处理。

第十五条发文处理

一般包括拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。

一、草拟公文的要求：

1、要符合国家的方针、政策、法律、法令和集团的有关规定。如提出新的政策规定，应尽量与原来的有关政策相衔接，并加以说明。

2、情况要确实，观点要明确，文字要精练，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短。

3、引用的公文要写明发文单位、公文编号、标题和发文时间。

4、草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸，文件字迹要清楚，文面应保持整洁，凡是文面凌乱不清的，要重新清稿。

5、数字的写法。正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。

6、章节序数的写法。一般应按下列顺序排列：第一层为：“一”，第二层为“(一)”，第三层为“１”，第四为“(1)”。

7、不要滥用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等一般不要简称。

二、公文审核

集团的文稿在签发之前，应由起草文件的单位负责人审核，审核的重点包括：

1、是否需要行文；

2、是否符合国家相关的政策法规及集团的有关规定；与本单位发过的公文是否衔接。

3、提出的要求和措施是否明确具体、切实可行。

4、处理程序是否完备，行文关系、公文格式是否符合规定。

5、文字叙述是否符合文法和逻辑，标点符号是否正确。

审核时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的原则性的问题，应退回原承办单位修改，改动过大的，要重新抄正。

三、公文签发集团行政文件，由负责起草文件单位的总经理签署意见后，由集团总裁签发。业务性文件，由主管业务的总经理签发，涉及集团重大决策或重大利益的文件，由集团总裁签发。

四、公文拟稿、改稿和签发，一律用钢笔，禁止使用铅笔和圆珠笔。

五、签发后的公文不得再作任何修改。若确需修改，必须重新送签。

六、公文签发后，由起草单位负责打印、盖章、装订、登记、分发。打印文件要美观大方，符合公文格式。装订要整齐牢固，不漏页、错页、粘页。印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日，如正文末页无空档，可另起一空白页注上日期盖章，并在该页的左上方标明“此页无正文”字样。

七、公文校对以原稿为准，非承办人不得擅自改动原文。校对未发现的差错，由校对人员负责；校对后，没有改正的，由负责打印的人员负责。

八、盖章、发文登记

1、校对完毕无误、规范的文件上统一盖印；２、填写《文件处理签》；３、填写登记簿，然后分发。

第六章公文的管理

第十六条各单位必须安排专人负责公文的处理工作，要求严格遵守相应的管理制度，同时加强对相关人员的保密纪律教育。

第十七条集团文件应在结办后3天内，要送交集团信息文档部整理、立卷、归档，个人不得私自保存应存档的文件。集团信息文档部也应当于每月底向集团各中心催交公文的归档工作。

集团员工凡外出参加会议或培训带回的文件，应及时交信息文档部登记保管，调离集团的员工应将文件和记录本清理移交。

第十八条公文在传递过程中，必须办理登记、签收、注销等手续，并按照收文薄检查归档，以防遗漏。

第十九条

各子公司工作中形成的公文，包括文件、会议记录、决议、照片、图表、录音带、录像带等有保存价值的资料，都必须由本单位专人负责收集齐全，分类整理，并每季度向集团管理中心信息文档部移交归档，各单位、各经办人不得越期自行留存应该归档的文件。

第二十条没有存档价值和存查必要的公文，由集团管理中心信息文档部鉴别、逐件登记后报集团领导批准销毁。

第七章附则

第二十一条集团管理中心根据集团信息化建设的具体情况，可以适时加以修订。

篇6：公文处理办法

第一章总则

第一条为了推进厅机关公文处理工作科学化、规范化、制度化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发„2012‟14号）、《河南省人民政府公文形式与格式细则》（豫政办„2012‟143号）和《水利部公文处理办法》（水发„2012‟422号），结合我厅实际，制定本办法。

第二条水利厅机关和直属单位的公文处理，适用本办法。第三条本办法所称公文，是省水行政主管部门实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第四条公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条公文处理是指公文的拟制、办理、管理等一系列相关关联、衔接有序的工作。

第六条厅办公室主管省水利厅机关公文处理工作，并对本

—1— 部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第七条各单位应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作；对取得显著成绩的，应给予表彰奖励。

第二章公文种类与形式

第八条以省水利厅及省水利厅办公室名义发出的公文，使用以下发文形式：

（一）以省水利厅名义，向省委省政府和水利部等上级机关的请示、报告，人大代表建议和政协提案的答复，发布重要水利规章制度，部署重要工作，对重大问题作出的决定、通知事项，批复批转省辖市、省直管县（市）水行政主管部门的重要文件等，用《河南省水利厅文件》（代字为“豫水×”）的形式印发。

以省水利厅名义，与省委省政府各部门、各省辖市人民政府和水利部流域管理机构等不相隶属机关联系、商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等，用《河南省水利厅》（代字为“豫水×函”）的形式印发。

（三）以省水利厅名义，部署的紧急工作、通知紧急会议等，用《内部明电》（代字为“豫水明电”）的形式印发。

（四）以省水利厅名义，公布重大事项或者重要决定，用公—2 — 报的形式印发。

（五）以省水利厅名义，在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项，用通告的形式印发。

（六）厅长办公会议、厅长专题办公会议议定的事项，用《河南省水利厅厅长办公会议纪要》的形式印发。

（七）系统内部传达常规工作部署，通知有关工作事项，印发、转发一般性的工作文件，印发厅机关内部执行的一般性规章制度，需要机关人员周知的其他事项，与系统外有关单位联系、咨询、答复具体事项等，以《河南省水利厅办公室文件》（代字为“豫水办”）的形式印发。

（八）上报省委省政府的重要信息，以《河南水利简报》的形式印发。

第三章公文格式

第九条公文要素一般由版头、主体和版记三部分组成。第十条公文版头包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等内容。

（一）份号。公文印刷的顺序编号。涉密公文应当标注份号，用6位阿拉伯数字表示。

（二）密级和保密期限。公文的保密等级和保密期限。涉密

—3— 公文应当依照《水利工作国家秘密范围的规定》（水办„2011‟387号）等有关规定，根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”等级和保密期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。紧急公文应当根据紧急程度分别标注“特急”“加急”。电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

（四）发文机关标志。由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。联合行文时，应将主办机关名称排列在前。

（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

（六）签发人。上行文应当由发文机关的主要负责人或者主持工作的负责人签发。

联合上报的公文，应按照发文机关的排列顺序同时标注各联合发文机关的签发人。

第十一条公文主体包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等内容。

（一）标题。由发文机关全称或规范化简称、公文事由和文种组成。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明文种，除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号。

联合行文机关较多时，标题中的发文机关名称可简化为主办机关名称加“等部门”字样。转发文件时，如原标题过长，可根—4 — 据文件内容重新确定标题。

（二）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。如主送机关过多导致公文首页不能显示正文时，应移至版记中。

主送机关的排列顺序，除普发性公文外，一般按照上级机关、平级机关、下级机关次序排列，同一层次的按照党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军队、群团组织顺序排列。省直部门按照《河南省人民政府机构设臵表》次序排列，省辖市、省直管县（市）水行政主管部门按照省辖市人民政府、省直管县（市）人民政府次序排列，系统内各类单位按照地方水行政主管部门、厅直属单位、厅机关各处室次序排列。

（三）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。

（四）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

公文如有附件，应在正文下空1行左空2字，用3号仿宋体字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。有两个或两个以上的附件时，应使用阿拉伯数字注明顺序号，附件顺序号后用小圆点；附件名称后面不加标点符号；附件名称过长需要回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

被印发或者转发的公文，不属于附件。

（五）发文机关署名。发文机关全称或者规范化简称。单一

—5— 机关行文时，可以不署发文机关名称。使用联合行文时，发文机关署名应当与发文机关的顺序一致。

（六）成文日期。成文日期以会议通过日期或发文机关负责人签发日期为准。联合行文和会签文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。

（七）印章。公文除纪要、电报外，都应当加盖发文机关印章。电报加盖发文机关发电专用章。联合上行文，发文机关署名只有主办机关时，可以只加盖主办机关印章。联合下行文时，所有联署行文机关均须加盖印章。

（八）附注。公文印发传达范围等需要说明的其他事项。“请示”应当在附注处标明联系人姓名和电话，加圆括号标注。

（九）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。公文如有附件，应当在附件首页第一行顶格用黑体3号字标注“附件”字样。有两个或两个以上的附件时，应使用黑体3号字标注“附件一”“附件二”“附件×”字样。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件一般应与主件合订发送，如需单独装订，应在附件首页第一行顶格编排公文正文的发文字号并在其后标注附件顺序号，与主件一同发送。

第十二条版记包括信息公开选项、抄送机关、印发机关和印发日期、识别条码等内容。

（一）信息公开选项。公文依据政务公开工作有关规定如需—6 — 标注信息公开选项，应在“主动公开”“依申请公开”“不予公开”选取其中一项。

（二）抄送机关。除主送机关外，需要执行或知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。抄送两个或两个以上机关时，排列顺序同主送机关。

（三）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

（四）识别条码。公文识别条码印制在印制版记右下侧，右空1字，中心线与页码一字线平行。

第十三条页码。公文页数顺序号。

公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。第十四条公文的具体版式按照《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）国家标准执行。

第十五条公文使用的汉字、数字、外文符号、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。文中结构层次序数可以用“

一、”“

（一）”“1.”“（1）”标注，一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋字体标注。

第十六条公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章行文规则

第十七条行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可

—7— 操作性。

凡法律法规和规章已经作出明确规定或者已开会解决的具体事项，原则上不再制发文件；凡上级机关公文已有明确规定、本级无需再作具体要求的，可将原文翻印下发，原则上不再行文转发；凡能够面对面协商解决的问题以及可以口头、电话、传真、电子邮件请示、报告的事项，原则上不得行文；凡发布系统内周知的一般性事项，应当通过水利厅门户网站或内部电子政务网站，一律不以文件形式；凡没有实质性内容、可发可不发的文件，一律不发。

第十八条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，对发生重大事故、突发事件、抗洪抢险等特殊情况需要越级行文的，应同时抄送被越过的上级机关。

第十九条水利厅依据职能，可以向省委省政府及其部门行文，可以向水利部及其办公厅、省辖四个流域管理机构行文，可以向省辖市、省直管县（市）水行政主管部门行文。除以函的形式商洽工作、询问和签复问题、审批事项外，一般不得向省辖市、省直管县（市）人民政府正式行文；确需行文的，应当报省政府批准，并在文中注明经省政府或者省政府领导同意。

水利厅机关处室除办公室外，不得对外行文。确因工作需要，应当以水利厅或者水利厅办公室名义行文。

厅属单位不得直接向除办公室以外的厅机关处室行文。

—8 — 省政府移民工作领导小组及其办公室、省防汛抗旱指挥部及其办公室的行文范围，根据其职责范围确定。

第二十条向上级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上只主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

（二）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（三）下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

（四）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，也不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

（五）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。

第二十一条向下级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。向同级机关和下级机关的重要行文，应当抄送相关上级机关。

（二）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。

（三）涉及多个部门职权范围内的事项，未经协商一致，各有关单位不得各自向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其

—9— 纠正或者撤销。

第二十二条水利厅可与省政府其他部门、省辖市人民政府、相应的党组织和军队机关联合行文，与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

第五章公文拟制

第二十三条公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。第二十四条公文起草应当做到：

（一）符合党的路线方针政策，符合国家法律和地方法规，符合省委省政府和水利部的决策部署，符合水利厅工作的要求，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，反映情况、分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。重大问题要深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（三）内容简洁，主题突出，理由充分，依据准确，观点鲜明，结构严谨，表述完整，文字精练，文种正确，格式规范。

（四）公文涉及多个部门职权或者处室工作职责的范围内的事项，起草单位必须主动充分协商，力争达成一致意见；经协商不能取得一致意见的，起草单位应列明各方理据，提出办理建议，及时报分管副厅长或者厅长协调解决。

— —10

（五）各单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

（六）水利厅报请以省委、省政府名义或以省委、省政府办公厅名义发文，应当起草代拟稿。水利厅拟请上级机关批转的文件，要同时报送代拟写的批复文稿。

（七）起草公文的依据文件、重要参考资料及说明材料应附在文稿之后。

（八）拟制紧急公文，主办处室应安排专人负责跟踪办理。第二十五条凡以水利厅及水利厅办公室名义制发的公文，在送有关领导签发之前，应当由发文机关办公室或者文秘部门进行审核。未经审核的公文，不得直接送呈审签。

审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合法律法规和党的路线方针政策，符合省委省政府和水利部的决策部署，符合水利厅工作的要求，符合厅领导批示精神；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关部门、单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否符合有关规定；密级、紧急程度、印发传达范围等是否恰当；文字、数字、计量单位和标点符号等

—11— 用法是否规范；拟文文稿和发文稿纸的版面是否整洁、美观。

（五）规范性文件是否已经厅法制机构审核备案。

（六）其他方面内容是否符合公文起草的相关要求。第二十六条经审核不宜发文的公文文稿，应当退回并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位进一步协商或者修改后重新报送。

第二十七条经审签的文稿内容，任何人不得随意更改。确需更改的，应报审签人同意。

第二十八条公文应当经本机关负责人审批签发。以水利厅名义行文，由厅长或者分管副厅长、厅党组成员签发。报送省委省政府和水利部等上级机关的公文，以及涉及重大规划批复、重大工程项目与资金安排、重大事项处理等重要公文，由分管副厅长、厅党组成员审核后报厅长签发，特殊情况由厅长委托分管副厅长签发。重要的技术性公文，应报总工程师审核后送厅长或者分管副厅长、厅党组成员签发。

以水利厅办公室名义发文，由办公室主任签发；如有必要，报分管厅领导或者厅长签发。

联合发文，由所有联署机关的负责人会签。

第六章公文办理

第二十九条公文办理包括收文办理、发文办理和整理归 — —12档。

第三十条报送水利厅的公文，须经厅办公室统一处理。收文办理主要程序是：

（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。发现问题，须及时向发文机关查询，并采取相应的处理措施。

（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关受理；是否符合行文规则；文种、格式是否符合要求；涉及其他部门、单位职权范围内的事项是否已经协商、会签；是否符合公文处理的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

（四）承办。收到的公文，应当由机关文秘部门提出拟办意见，经办公室或文秘负责人审核后报本机关负责人批示或交有关单位办理。需要两个以上单位办理的，应当明确主办单位。

承办单位对交办的公文应当及时办理。有明确办理时限要求的，必须在规定时限内办结；没有明确要求的，一般应在10个工作日内办结，最长不得超过20个工作日；确因特殊原因不能按时办结的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当说明理由及时退回文秘部门另行分办，不得借故贻误公文处理时间。

—13—

（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应随时掌握并记录公文去向，避免漏传、误传和延误。

（六）催办。文秘部门应及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办单位按时办结，做到紧急公文跟踪督办、重要公文重点督办、一般公文定期督办。

（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第三十一条发文办理主要程序是：

（一）复核。已经机关负责人签发的公文，在正式印制前，文秘部门应当对审批、签发、校对手续是否完备，格式是否统一，附件材料是否齐全等进行复核。

（二）登记。对复核后的公文，应及时办理发文登记，包括编排发文字号，记录发文单位、签发人和签发时间，确定分送范围和印制份数等。

（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

（四）核发。公文印制完毕，应当由拟稿单位和文秘部门对公文的文字、印刷质量进行检查后分发。

第三十二条涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发文件机关机要收发人员进行传递，— —14通过密码电报、加密传真或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输，并履行签字交接手续。

第三十三条需要归档的公文，应当按照档案法律法规以及厅机关档案管理规定，及时收集齐全，整理归档。个人不得保存应当归档的公文。

两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。