后勤档案盒目录（共8篇）
篇1：后勤档案盒目录
A5-18
1、辽源市第十四中学班级文化标准化建设布置方案
2、学校班容、班貌布置规范化要求
3、辽源市第十四中学班级文化标准化建设评比方案
4、辽源市第十四中学班级文化标准化建设评分细则
5、辽源市第十四中学班级文化标准化建设评比结果
6、十四中学班级标准化建设总结
7、门前远景规划图
8、诗配画（走廊宣传画 唐诗、宋词元曲）
9、传美宣传墙的图片
10、净化学校及周边文化环境工作方案
11、美化、绿化校园隐含寓意与初衷
12、美化、绿化校园领导小组
13、美化、绿化校园方案
14、校园美化、绿化工作总结
15、文化环境排查情况表
校园文化活动、班级文化活动材料见政教处材料A3-11
A5-19
1、辽源市第十四中学义务教育均衡发展工作总结
2、辽源市第十四中学“十二五”规划
3、辽源市第十四中学办学条件三年实施规划
4、学校电教规划工作十年规划目标 5、2012年学校电教工作规划 6、2012学校电教工作总结 7、2012年省级电教示范校年终检查汇报材料 8、2012年公用经费拨款统计表
A5-20(1)
1、辽源市第十四中学2012年普法工作计划
2、辽源市第十四中学2012年普法工作总结
3、辽源市第十四中学“六五”普法规划
4、辽源市第十四中学“六五”普法工作领导小组
5、关于法制安全宣传教育月的实施方案
6、法制安全宣传教育月活动照片
7、法制教育宣传月活动总结
8、法律讲座《中华人民共和国教育法》----王研明
9、法律讲座《中华人民共和国义务教育法》----王艳梅
10、法律讲座《学校消防安全知识讲座》----王铁军
11、文明班级评比条例
12、纪律先进班级评比标准及扣分标准
13、班主任管理制度
14、评选优秀班主任制度
15、优秀教师评比制度
16、依法治校工作领导小组
17、依法治校学生工作领导小组
18、辽源市第十四中学心理咨询师简介
19、家长学校法制规划 20、家长学校规章制度
21、家长学校培训方案
22、校务公开领导小组
23、教师普法讲座心得体会
24、消防安全教育专题讲座
（一）25、消防安全教育专题讲座
（二）26、消防知识问答
27、普法教案
28、辽源市第十四中学收费工作公开承诺书
29、辽源市第十四中学收费工作自查报告 30、2010---2012年收费项目通知单
31、校方责任险投保人员清单学校汇总表
A5-20(2)
1、2012年辽源市教育局有关安全方面通知、文件
2、辽源市第十四中学安全工作计划
3、辽源市第十四中学创建“平安校园”活动方案
4、辽源市第十四中学安全工作分解图
5、学校安全工作分工及要求
6、辽源市第十四中学教学楼疏散平面图
7、消防安全培训计划
8、消防安全事故处理流程图
9、辽源市平安校园创建活动考评细则
10、创建“平安校园”责任书
11、中学生安全知识网络竞赛活动方案
12、中学生安全知识网络竞赛活动总结
13、消防安全“六个一”方案
14、防灾减灾主题教育进校园活动计划
15、防灾减灾主题教育进校园活动总结
16、十四中学安全隐患排查活动方案
17、十四中学安全隐患排查情况总结
18、“安全生产月”方案
19、“安全生产月”总结
20、安全疏散演练方案（主教学楼）
21、安全疏散演练方案（侧教学楼）
22、安全疏散演练方案
23、安全疏散演练总结
24、《创平安校园 做平安职工》 讲稿
25、第十四中学门前站岗组织机构
26、《安全教育教材》（上册）
27、《宣传安全 保护自己 珍惜生命》讲稿
28、防震减灾科普知识
29、安全知识征文
30、消防知识测试答卷31、5.12防震减灾日宣传手册
32、学校安全合同书
33、班级备品“包保”合同书
A5-20(3)校园及周边治安环境治理1、2、3、4、整治校园和周边治安综合治理工作规划 整治校园和周边治安综合治理工作计划 整治校园和周边治安综合治理工作总结
辽源市第十四中学整治校园和周边治安综合治理工作领导小组
5、学校周边环境治理措施
6、校门前安全保卫教师安排
7、治安重点保卫单位管理责任书
8、治安重点保卫单位专职保卫人员培训合格证
9、综合治理工作计划
10、学校综合治理工作领导小组
11、周边环境工作记录
信访计划生育工作
1、十四中学信访工作领导小组
2、国家信访条例
3、信访工作计划
4、信访工作制度
5、信访工作总结
6、十四中学信访工作记录
7、计划生育领导小组
8、计划生育制度
9、计划生育工作计划
10、计划生育合同
11、计划生育工作总结
12、职工自然情况统计表
13、未婚青年登记册
14、避孕措施登记表
15、领取《独生子女证》名册
16、新婚登记册
A5-21(1)
后勤制度汇编
1、后勤制度汇编
（一）2、后勤制度汇编
（二）3、后勤制度汇编
（三）A5-21(2)组织机构、岗 位 职 责
1、安全防范领导组织机构
2、安全工作领导小组
3、安全宣传领导小组
4、突发事件应急工作领导小组
5、学校重大事故处理领导小组
6、学校预防和处置影响稳定的重大突发事件领导小组
7、安全疏散工作领导小组
8、交通安全工作领导小组
9、学校教师安全稳定工作领导小组
10、预防学生拥挤踩踏事故工作领导小组
11、大型活动安全工作领导小组
12、学校食品卫生安全领导小组
13、预防甲型H1N1流感领导小组
14、安全隐患排查治理领导小组
15、安全隐患排查治理办公室
16、防火安全领导小组
17、防火安全办公室
18、安全检查小组
19、防汛指挥领导小组 20、防汛安全检查小组
21、疫病危险品防控领导小组
22、饮用水管理工作领导小组
23、预防防暴力侵害校园工作领导小组
24、十四中学卫生竞赛领导小组
25、预防食物中毒领导小组
26、预防传染病工作领导小组
27、体育安全工作应急领导小组
28、地震应急工作领导小组
29、学校防冻工作领导小组 30、学校防雪灾工作领导小组
31、防雷击工作领导小组
32、美化、绿化校园领导小组
33、校务公开领导小组
34、校务公开监督小组
35、教职工聘任领导小组
36、教职工聘用争议调解领导小组
37、校舍安全工程档案领导小组
38、安全保卫通讯网
39、辽源市第十四中学安稳防范自救队
岗 位 职 责
1、辽源市第十四中学管理机制
2、校长工作职责
3、党支部书记工作职责
4、教学校长岗位工作职责
5、后勤副校长岗位工作职责
6、工会主席岗位工作职责
7、团委书记岗位工作职责
8、政教处主任岗位工作职责
9、教务处主任岗位工作职责
10、总务处主任岗位工作职责
11、总务处主任及主任助理工作责任分工
12、教育科研室主任岗位工作职责
13、电教部主任岗位工作职责
14、学校史志办主任岗位工作职责
15、纪委委员岗位工作职责
16、宣传委员岗位工作职责
17、组织委员岗位工作职责
18、人事干事岗位工作职责
19、档案员岗位工作职责 20、政教干事岗位工作职责
21、学籍管理干事岗位工作职责
22、校医岗位工作职责
23、班主任岗位工作职责
24、学生心理健康教师岗位工作职责
25、电教员岗位工作职责
26、安全监察、检查员岗位工作职责
27、总务保管员工作职责
28、收发员岗位职责
29、门卫岗位职责 30、更夫岗位职责
31、蒸饭间岗位职责
32、厕所保洁员岗位职责
33、防控甲型H1N1流感工作岗位职责
34、防控甲型H1N1流感健康监测员职责
35、防控甲型H1N1流感随访员职责
36、防控甲型H1N1流感疫情联络员职责
37、防控甲型H1N1流感值班职责
A5-21(3)规 章 制 度
<一>、安全管理制度
1、安全工作会议制度
2、安全稳定工作制度
3、校园安全管理制度
4、学校安全教育制度
5、定期安全检查制度
6、校园安全文明检查制度
7、校园安全文明建设工作责任追究制度
8、重大事件学生疏散工作制度
9、安全事故报告制度
11、特大安全事故责任追究制度
12、创建“平安校园”工作主任追究制度
12、隐患整改制度
13、保护现场措施
14、勤工俭学活动安全制度
15、学生上、下学安全教育制度
16、疏散设备管理制度
17、水、电、汽油、酒精管理制度
18、易燃易爆及有毒药品管理制度
19、自行车管理制度 20、门卫管理制度
21、外来人员门卫查验、登记制度
20、关于学生外出及使用出门条的规定
21、学生请假制度
22、重大事故势态控制措施
23、学校安全工作责任分解图
<二>、防火安全制度
1、安全防火制度
2、火灾隐患整治信息交流制度
3、火灾隐患举报奖励制度
4、学校火灾隐患整治联络员工作制度
5、防火安全工作考评和奖惩制度
6、防火检查、火灾隐患整改制度
7、消防设施、器材检查，维护保养制度 <三>、饮食卫生安全制度
1、卫生管理制度
2、食品卫生安全管理制度
3、食品卫生工作制度
4、饮用水管理制度
5、小卖店卫生管理制度
6、防控甲型H1N1流感晨 午检制度
7、传染病的疫情报告制度
8、防控甲型H1N1流感隔离制度
9、学生体温检测制度
10、学校传染病预防工作制度
11、学校消毒制度
12、甲型H1N1流感信息日(零)报告制度
13、防控甲型H1N1流感工作制度
14、甲型H1N1流感检查 督促制度
15、防控甲型H1N1流感责任追究制度 <四>、校舍安全、人员管理制度
1、安全保卫制度
2、安全巡查检查制度
3、库房四防安全制度
4、楼梯间通行安全规定
5、学校总务工作人员工作制度
6、工厂管理人员工作制度
7、值日、值宿、带班岗位制度
A5-21(4)各类应急预案
1、辽源市十四中学校安全应急预案
2、学校校非安全事故类影响稳定的事件预防和处置预案
3、防暴力侵害校园的突发事件预案
4、交通安全应急预案
5、消防安全应急预案
6、预防食物中毒工作预案
7、预防各类传染病应急预案
8、预防学生拥挤踩踏事故应急预案
9、体育活动安全工作应急预案
10、地震应急预案
11、防汛应急预案
12、大型活动安全工作应急预案
13、紧急疏散预案
14、重特大安全事故应急预案
15、学校防冻工作应急预案
16、防雪灾工作应急预案
17、学校防雷击工作应急预案
18、预防甲型H1N1流感应急处理预案
19、中考期间安全预案
A5-21(5)（记 录）
1、安全会议记录
2、安全日检查记录簿
3、饮水机清洗消毒记录
4、饮用水检验报告
5、饮用水生产许可证、营业执照、卫生许可、从业人员健康证 QS认证
6、食杂店工商执照、卫生许可、从业人员健康证
7、校医资格认定材料
A5-21(6)（记 录）
1、领导带班安排表、值日值宿安排表
2、值日值宿记录簿
3、外来人员登记记录簿
4、护校队工作记录簿
5、校警工作记录簿
A5-21(7)（记 录）
1、学校火灾隐患整改记录簿
2、灭火器材维修保养记录簿
3、消防设施维修保养记录簿
4、火灾情况记录簿
5、防汛安全检查记录簿
6、学校校园安全监查记录
7、安全维稳隐患排查整改台帐
8、防踩踏疏散工作任课教师到岗情况检查记录
9、防踩踏疏散工作重点部位人员到岗及照明情况检查记录
A5-21(8)知识讲座 活动录像
1、安全知识讲座光盘
2、中小学生自救自护常识（录像带）
3、消防安全知识讲座
4、火场逃生十三诀
5、远离毒品讲座
6、预防禽流感知识讲座
7、预防早春流脑知识讲座
8、风疹知识讲座
9、甲型H1N1流感预防知识讲座
10、紧急救护知识讲座
11、逆反心理的调查分析知识讲座
12、食物中毒预防与诊断知识讲座
13、手足口病基础知识讲座
14、吸烟调查分析及对策知识讲座
15、学校中急性传染病的防治知识讲座
16、（珍爱生命 安全第一）教育片
17、（珍爱生命 安全第一）挂图
18、《预防雷电灾害》教育片
19、安全教育 知识讲座 安全培训 疏散演练录像光盘 20、安全图片
A5-22(1)财务管理制度
1、审计制度
2、财会人员职业道德教育制度
3、会计主管岗位职责
4、会计人员岗位责任制
5、学校财务内审制度
6、会计员职责
7、会计档案管理制度
8、出纳员岗位职责
9、会计工作岗位轮换制度
10、内部牵制制度
11、会计人员回避制度
12、银行存款管理制度
13、现金管理制度
14、财会人员业务培训制度
15、学校财务稽核制度
16、财务管理及报销手续制度
17、财会人员工作交接制度
18、收支两条线制度
19、学校采购制度
20、学校大型活动误餐补助暂行制度
备品管理制度
1、校产管理制度
2、学校财产清查制度
3、学校固定资产保管责任制度
4、学校财产管理使用修理制度
5、备品“五保”责任制
6、物品保管工作制度
7、学校办公用品发放制度
8、物品供应制度
9、学校备品管理使用制度
10、学校备品损坏赔偿制度
11、后勤保障制度
12、生物实验室管理制度
13、物理实验室管理制度
14、化学实验室有毒药品管理制度
15、语音室管理制度
16、微机室管理制度
17、图书阅览室管理制度
18、医务室管理制度
19、校医室药品、器材使用管理制度 20、实验室入库验收制度
21、乐器室管理制度
22、音乐室管理制度
23、美术室管理制度
24、广播室管理制度
25、体育器材室制度
A5-22(2)制度 标书 合同
1、学校重大决策法律审查制度
2、学校采购制度
3、行政审批管理制度
4、学校建设工程招标制度
5、办公用品及学生学习用品征订单
6、辽源市第十四中学定做套装钢木门协议书
7、辽源市第十四中学套装钢木门工程验收报告
8、产品供销合同（教师更衣柜）
9、产品供销合同（电脑桌）
10、辽源市第十四中学办公桌椅台帐
11、辽源市第十四中学侧楼大白及刷油维修合同书
12、辽源市第十四中学教学楼雨达防水、大门柱刷外墙漆等
维修工程合同书
13、辽源市第十四中学围墙及侧楼维修工程代理项目采购任
务通知书
14、辽源市第十四中学围墙及侧楼维修工程竞争谈判中标通
知书
15、辽源市第十四中学围墙及侧楼维修工程财政投资评审中
心招标控制价汇总表
16、辽源市第十四中学围墙及侧楼维修工程图纸
17、辽源市第十四中学围墙及侧楼维修工程招标代理合同
18、辽源市第十四中学围墙及侧楼维修工程施工合同
19、辽源市第十四中学围墙及侧楼维修工程竞争谈判谈判
工作记录
20、辽源市第十四中学围墙及侧楼维修工程投标文件
A5-22(3)校舍安全档案
1、校舍安全档案 实验楼
2、校舍安全档案 水洗厕所
3、校舍安全档案
4、校舍安全档案
5、校舍安全档案
6、校舍安全档案
7、校舍安全档案
8、校舍安全档案
水房 仓库
教学用房（已拆除）教学用房（已拆除）多功能活动室（已拆除）（西侧教学楼）（主教学楼）
A6-B21（4）校舍安全档案
十 四 中 学 主 教 学 楼 建 筑 图 纸
A6-B21（5）校舍安全档案
十 四 中 学 侧 教 学 楼 建 筑 图 纸
A6-B21（6）校舍安全档案
十 四 中 学 实 验 楼 建 筑 图 纸
2、辽源市第十四中学西侧教学楼建筑图纸
3、辽源市第十四中学水洗公厕设计方案
A6-B22（5）校舍安全档案
1、辽源市第十四中学西侧教学楼工程文字材料、手续、预决算费 2、1995建设工程设计合同
3、辽源市第十四中学西侧教学楼工程地质勘察报告
计划 方案 总结
1、总务处工作计划
2、安全工作计划
3、节能工作计划
4、服务育人计划
5、安全检查方案
6、落实措施 确保“五.一”假期安全
7、创建“校园校舍管理示范校”活动方案
8、校园校舍保护措施
9、安全隐患排查治理月活动方案
10、“安全隐患治理月活动”安全隐患治理情汇报
11、学校安全工作总结
12、学校总务处工作总结
A6-B22
1、十四中学班级标准化建设方案
2、十四中学班级标准化建设总结
3、学校班容、班貌评分细则
4、学校班容、班貌布置规范化要求
5、门前远景规划图
6、诗配画（走廊宣传画 唐诗、宋词元曲）
7、传美宣传墙的图片
8、美化、绿化校园隐含寓意与初衷
9、净化学校及周边文化环境工作方案
10、净化学校及周边文化环境工作计划
11、美化、绿化校园领导小组
12、美化、绿化校园方案
13、文化环境排查情况表
14、校园美化、绿化工作总结
校园文化活动、班级文化活动材料见政教处材料
A6-B21（6）责任书 合同书
1、辽源市学校安全工作责任书
2、安全目标责任书
3、学校安全合同书
4、班级备品“包保”合同书
5、门卫岗位责任合同书
6、厕所保洁员岗位责任合同书
7、春节期间带班、值日值宿责任书
篇2：后勤档案盒目录
1、星光小学后勤财务工作计划
2、星光小学后勤财务管理制度
3、星光小学民主理财小组及职责
4、星光小学2012至2013学财金预算表及财务
账本
5、星光小学2012至2013学财物清理及公开材
料
6、星光小学固定资产台账
7、星光小学固定资产清理资料
8、星光小学建设专项档案
9、星光小学食堂管理档案
10、星光小学小卖部档案
篇3：后勤档案盒目录
1.1 档案保存的信息对人们研究历史有重要价值
中国之所以会成为一个文明古国是因为在我国漫长的发展过程中留下了很多宝贵的历史档案和文物, 通过研究这些历史档案和文物, 能够帮助现代人更好的复原和了解古代人的生活和文化, 不仅有利于现代社会研究中国古代历史, 还能够为现代社会的发展提供参考。档案有很多种类, 文史档案是其中一个组成部分, 尽管对它的研究需要耗费很多的物力和财力, 但对它的研究有利于现代社会的发展。因此, 档案对信息的保存是其价值所在的关键。
1.2 档案的保存对科学技术的发展有重要意义
档案的一个重要组成部分是科技档案, 对于科学技术的发展来说科技档案的保存是很有必要的。经过长时间的研究和实验才有可能会出现一项科学技术或者发明, 在这个过程中每一个数据都是关键。此外, 科学技术要想申请专利也必须提交相应的档案资料。在研究和实验科学技术的过程中经常会遇到一些未知的问题, 而解决这些问题最有效的方法就是查阅相关的科技档案。对于现代社会来说, 科学技术是主要核心竞争力, 我国每天也会出现很多的科学技术和发明, 但是由于我国在科技档案管理方面的体制不太完善, 造成我国的很多科学技术都得不到专利保护, 不利于科学技术的发展。
1.3 档案的保存对经济发展有重要意义
实践证明, 合理保存档案对社会发展具有很重要的价值, 在我们的日常生活和工作中经常会用到各种各样的档案, 比如财务票据、财务数据、商业合同、合作协议等。另外档案的保存对经济的发展也有着重要的意义, 就拿建设施工企业来说, 该企业的各种档案是保证工程项目顺利实施的关键, 同时也是企业经营中的重要档案资料。一旦在社会经济活动中遇到法律纠纷, 就可以凭借相关的档案资料来保证经济活动的公平性和公正性。此外, 由于我国现在经济活动中营私舞弊的现象越来越多, 如果能够做好档案的保存工作, 就可以实行有效的经济项目审计和财务管控。
2 高职院校后勤档案管理的特性及现状分析
2.1 高职院校后勤档案管理的特性
高职院校后勤机关主要负责学校后勤政策研究、组织协调、规划监察和接待联络等工作, 它属于综合办事职能机构, 是高职院校全校师生沟通的桥梁和纽带。高职院校后勤机关每天都会接触到很多的文件和信息, 这些文件和信息作为档案材料非常珍贵, 高职院校后勤机关需要把其保留下来, 因为它们真实地记录了学院后勤改革和发展的历史进程和校园面貌的变化, 蕴含了学院教育思想和后勤服务理念, 它凝结着各单位和部门的理论思考和政策依据, 它是学校、后勤研究历史的宝库, 指导工作的参政, 判断是非的佐证, 战略政策的依据。高校后勤机关的档案管理具有以下特点:
(1) 档案来源广泛。相关的档案涉及到的单位既包括国家有关部委、市、区各主管单位, 也包括学校各部处、各院系、后勤各有关单位等多个部门。
(2) 档案内容繁杂。既涉及政治、经济、文化等大类, 也涉及科目、工种等小类, 不仅有自身常规的, 也有临时专项的。
(3) 档案情况特殊。有的档案是在事件发生后再办的, 有的事情由于涉及到很多的部门, 并且需要很长的时间, 很难收集。还有部分相关人员没有档案收集的意识, 不能做到随时收集整理等。
2.2 高职院校后勤档案管理的现状分析
第一, 档案管理工作逐渐边缘化, 这是因为我国的高职院校后勤初建成时迅速扩张, 产生大量的信息, 并且多数高职院校都把精力放在了发展上, 没有对这些信息进行很好的处理, 造成档案管理制度不完善, 不能满足实际高效发展的需求;
第二, 各高职院校后期机关仍然以学校档案部门为主导, 没有意识到自身档案工作的重要性, 仅仅辅助学校的相关档案管理部门完成收集整理工作, 导致档案管理落实无法保障;
第三, 造成后勤档案管理工作不到位的一个重要原因是各高校后勤领导对自身档案管理工作的理解有偏差, 不了解档案管理工作的实际效用。
3 规范高职院校档案管理的举措
3.1 明确档案意义规范收集类目
首先, 我们应该明确档案管理的意义, 意识到档案工作的重要性, 通过各种方式进行档案工作的培训和交流, 使相关人员都能自觉做到档案工作。其次, 应该对档案管理进行分析和规划。尤其是对归档范围应该进行认真的分类归纳, 因为做好档案工作的前期和基础就是明确档案材料的归纳范围和规范收集的类目, 为此我们总结了以往的经验, 并结合现在的实际情况, 确定了需要收集的档案材料应该被分成两大类: (1) 文书档案:汇报材料;规划、总结;文件;规章制度;重大问题;会议纪要;信访材料等。 (2) 工程档案:校园绿化、整治、改造等各类工程档案。
3.2 纳入日常工作, 责任落实到人
参考档案材料形成的特点, 应该不断完善档案工作管理办法, 并把其纳入到日常工作当中, 责任落实到人, 并在年终工作考核中加入对档案材料的收集工作的考核内容。正确处理保存和使用的关系, 一些文件材料可能会被随时查阅, 为了进行集中保存, 也为了方便查阅, 可以留存复印件。依据档案要求和工作性质, 对工作人员分解具体的要求。比如:对重要公文的日常收集和整理归卷工作应该由专门公文登记和运转的工作人员负责;收集和保存重要文件的草稿、以及有后勤领导修改意见、批示的修改稿和最终定稿, 并按年度进行整理的工作由专门起草和修改后勤重要文件的工作人员负责;对会议记录和纪要随时进行整理打印, 按年度装订成册的工作应该由专门做会议记录和撰写会议纪要的工作人员负责;对工程资料进行全程收集的工作需要由专门的校园环境整治和改造等工程的工作人员负责。如果真正的实现了把档案工作纳入日常工作, 责任落实到人, 就能够保证归档材料的系统性和完整性。
3.3 在日常工作中应该注意随时对档案进行补充, 一
旦发现遗漏的档案材料, 应该及时地进行整理归档, 只有这样才能不断完善档案内容。实践经验表明, 往往在一些已经撤离的部门、离职或调离的领导干部中会发现一些重要的文件或者手稿, 应该及时地进行价值鉴定并归档。后期机关管理工作的一个重要组成部分是档案工作, 要求其必须精细执着, 锲而不舍, 因为管理水平的高低和档案工作的好坏有着直接的关系。因此, 应不断探索档案管理工作的新思路和新方法, 使档案管理工作助推高职院校后勤改革和发展做好服务。
参考文献
[1]孙巧玲.试论档案的价值及管理[J].办公室业务, 2013, 11:51.
[2]王艳, 沈丽伟.《做好高校后勤机关档案的收集与整理工作伟后勤的发展提供可靠的依据》[J].高校后勤研究, 2009 (5) :65, 70.
篇4：基于网络的开放档案目录研究
基于网络的档案开放目录是指档案网站提供的以馆藏为检索内容，以档案信息为处理对象并以计算机网络作为传输载体、以原文信息或著录项信息作为检索结果的网络信息检索系统。这是档案利用工作从手工检索过渡到计算机检索的重要表现形式。利用者通过网络对档案馆数据库的档案信息实现远程检索，从而达到在线利用档案的目的。档案开放目录比较全面反映档案馆馆藏信息，“不仅可以使用户进行远距离检索，降低检索成本，提高检索效率，而且可以及时反映档案信息的变化情况，不存在时间上的延迟”。
一、我国档案开放目录的发展现状
目前，我国大部分档案网站都推出了档案开放目录，有些还停留在原始的目录浏览阶段，为纸质版本的数字化，但多数已建立起具有查询功能的检索系统。国家级档案馆的在线数据库尚未建立，从省、市、区(县)三级档案馆网站的档案开放目录来看，各地建设水平参差不齐，部分系统有一定亮点，但整体质量不高。
(一)国内开放目录典型调查
本文以北京、上海、辽宁、沈阳、绍兴和青岛等地的档案开放目录为典型案例，进行了调查统计，见表1。
(二)典型案例分析
除以上几个网站外，对比全国多个开放目录的内容及功能可知：
1、档案种类
文书档案是档案开放检索的主体，但提供全文使用的网站很少，部分网站对这些文书进行扫描，以图片格式保存后提供线上利用，如北京市档案馆的全文阅览系统。其次，照片、录像开始加入到系统中，有些照片提供免费查看并可下载，视频的可链接率较低，但可看出档案馆开始重视对多媒体信息的提供。
2、数据内容
目前几乎所有的档案馆都提供革命历史档案、民国档案及建国后档案，政务色彩较浓，对特色档案的开发不够。北京与沈阳的劳模档案、沈阳与上海的工商档案、北京的诉讼档案、大连的调配书、湖北的辛亥革命档案以及福建省档案馆包括体育、地政、海关、禁毒、闽台关系、名老中医等多达59个专题档案材料的提供给各级档案馆开了个好头，但就全国范围来讲，专题档案检索依然任重而道远。
3、著录层次
很多系统都在档案题名上建立了二次链接，但著录项大多数为责任者、形成时间、发文单位、文件编号、档号等几项，缺乏其他描述。然而也有比较出色的，如上海档案馆网上检索服务系统。对每个文件，系统都提供了详细的文件著录项目，并可链接查看所属全宗、类别、案卷的详细信息。
4、检索功能
档案检索大体可分为案卷级和文件级两种，案卷级在数量上比文件级占优。系统的设置通常将这两个类别分开，利用者需要在不同的数据库进行检索。上海的查询系统给这些数据库提供了统一的检索入口，利用者可以选择案卷级、文件级或者对所有档案进行查询，不受档案著录层次的限制。另外值得一提的是，上海开放目录采用文件夹内层层浏览的形式，使利用者在直观感受档案组织层级的同时，随时在每一层级内查询所需档案，既增强了灵活性，又可提高目标针对性。
5、检索效率
虽然几乎每个系统都提供了关键词检索，但目前所谓的“关键词检索”实质上只是对文件标题进行检索，且加上著录质量总体不高，特别是很多照片档案都没有详细描述，在这种情况下，检全率低成为各系统普遍存在的问题。
6、提供方法
由于库藏量小，特别是数字化信息在系统中所占的比例还很小，很多开放目录都无法提供高吸引力的档案资源。绍兴市档案信息网通过开放目录与网站栏目“视频点播”的对接，实现“绍兴新闻视频库”库藏的在线观看，与辽宁的“声像档案”出自同一原理，这种站点资源与目录系统的整合值得注意。
7、资费标准
很多网站提供了部分档案的免费查看或下载，但也有部分档案馆对档案实行有偿使用。如浙江省和青岛市档案馆就对大多数馆藏实行利用收费。以青岛市档案馆为例，利用者在该档案馆网站进行注册并以现金、查档卡、邮局汇款或银行汇款等方式交纳查档费后成为高级会员，可通过“留言板”或“在线提交查阅需求”要求查阅所有开放的档案资料全文信息。这种行为目前受欢迎程度不大，但是否具有市场前景关键还在于档案馆能否提供高质量、高实用性的档案材料。
二、构建我国档案开放目录的途径
(一)内容选择
1、把握利用需求，有选择地数字化馆藏
“根据了解，目前一般区(县)档案馆馆藏量在12-15万卷，按每卷档案50页计算，大约共600-750万页。如将这些档案全文数字化，按照目前市场价格(扫描和输入0.25-0.4元／页)计算，一个区(县)级档案馆全文数字化将需投入150-200万元。”然而，“‘十五期间，中央财政对县级公共图书馆、文化馆基础设施共投入136.4亿元，比‘九五期间增长约50％。而对比之下，同期中央财政对县级国家综合档案馆的投入则为零。”在此情形下，对所有馆藏档案进行全文数字化显然脱离实际。因此。档案目录数字化应成为档案数据库建设的首选环节，然后逐步扩展到档案原文的数字化。档案馆必须正确把握本馆的利用需求，根据目前档案利用的实际情况有选择地进行数字化。强调突出馆藏特色，把有限的资源用在最需要的地方。
2、整合档案资源，增加民生档案的比例
“民生档案包括社会保险档案、医疗保险、最低生活保障档案、婚姻登记档案、房地产档案、拆迁安置档案、人口计生档案、药品食品监督档案、环境检测档案、土地承包和林权改革档案等百姓关注、涉民密切的20余个门类档案。”在过去很长一段时间内，档案馆与民众的生活一直处于相对脱离的状态。造成这种局面的原因之一便是档案部门长期注重对政府机构文书的收集，缺少对社会变迁的记录，另一原因是档案部门缺乏服务意识。但随着近年来群众维权意识的提高，档案意识也随之增强，到档案馆查档解决实际问题的趋势越来越突出。据四川省档案馆查阅利用室的工作人员介绍，2007年“查阅社保养老、房屋产权、婚姻登记档案的人员增长特别明显……以成都市为例，2007年该市档案利用人(次)增长幅度达到50％，金牛区、锦江区、青羊区甚至达到了60％以上。从生老病死到衣食住行，民生档案与百姓生活渐行渐近。”0这种现象在全国其他地方档案馆也普遍存在，据张家港市档案馆利用情况的统计，“2005年和2006年的个人利用比例分别为87％和81％。……民生类档案的查阅则在此期间从579卷次／年上升到5740卷次／年，增幅达十倍之巨，并且在‘十五期间一直高高占据档案利用量榜首之位。”这种个人与机构查档比例大逆转的出现反映了群众对档案利用需求的一种新趋势，说明民生档案正成为群众关注的热点。
3、多媒体检索
档案载体类型多种多样，常见的包括纸张、缩微胶片、照相印刷品、实物、电影胶片、磁带、声音磁盘、录像带、视频卷带等。将载体类型作为其基本检索途径，利用
者可以选择其所关心的一种或几种载体类型限制检索结果，专指度强，检索效率高。目前，我国还很少将载体类型作为检索途径(上海很可能是全国惟一的一家)，少数网站建立了独立的照片档案目录，但收录照片数量很少，且缺乏详细著录。在目前的技术背景下，文字是最主要的检索手段，图像检索还未得到大范围推广，多媒体文件只有配合详细的文字描述，才能取得用户预期的查询结果。因此，档案馆应加强多媒体档案著录，早日实现真正意义上的多媒体检索。
(二)系统功能方面
1、完善系统使用指南
使用帮助工具的提供是国外网站优于国内网站的一个明显特征，这在专业检索系统的使用中尤其重要。特别是在大众较为生疏的档案领域，一定的提示与引导将大大提高检索的效率。从我国各档案馆网站提供的开放目录来看，利用者明知所需档案存于库中却难以检出的情况非常普遍。因此，当利用者输入关键词但没有得到理想结果时，系统需要有相应的自动响应，提示查询者更换主题或提供相似检索词，以改善查询结果，使利用者耐心在系统上停留。
2、编制索引辅助查询
除检索帮助及使用指南外，方便利用的最便捷方式是提供专题目录，并编制各种索引。主题浏览和索引利用都是提高利用效率的方法，尤其对于不熟悉库藏或不擅于编写检索式的利用者更是如此。开放目录索引可以以全宗号或拼音、笔画为序建立树型连接，让利用者对某一机构形成档案或某一专题所有相关材料有一个总体把握，符合档案的来源原则，既起到引导作用，又使部分利用者不至因检索式编写不当而导致漏检。由于检索系统建设还处于初期，所存条目少，这个问题目前在我国档案开放目录中表现不明显，但随着系统内容逐渐增加，索引的编制将越来越迫切。
3、实现系统无缝链接
自档案馆开始网站建设以来，“专题展览”、“特色展厅”等栏目一直是各档案馆网站的亮点。但档案开放目录与网站其他内容处于完全分开的两套系统，目录与网页信息无法实现相互链接，使得很多存在于网络的全文资料无法于库内检索时直接获得，利用者需要两边同时搜索才可确定所需信息是否存在。因此，在检索系统自身建设的基础上，如何实现网上展览材料与查询系统的无缝链接是档案开放目录建设的一大课题。
4、采用标准兼容技术
目前提供档案开放原文在线阅览的网站不多，北京市档案馆的档案全文检索阅览系统是其中较为典型的一个。虽然该系统目前只提供了北平市五个部门专题目录数据库近152万页的数字化档案，但也可以看出开放目录数据库将提供全文利用的趋势。惟一的不足是，在该系统上查看档案无论是图片还是文档都要安装原文浏览的Accex控件，而这些插件的安装只有对IE浏览器重新设置才不至于被~dOW$拒绝。这是许多利用者较为反感的事情。因此，使用与浏览器标准兼容的技术，消除利用障碍，是档案开放目录检索系统建设应注意的另一问题。
5、统一人口，跨库检索
篇5：后勤管理目录
1、食堂从业人员健康证
2、月伙食结算单
3、伙食清算小组名单
4、行政管理工作安排表
5、年终考核评优方案
6、财务工作计划
7、食品卫生健康讲座
8、财务管理制度
9、后勤管理制度
10、食品卫生安全制度
11、食堂卫生管理制度
12、勤工俭学工作计划
13、收费工作责任书
14、治理乱收费工作责任书
15、商店食品卫生安全责任书
16、总务处工作计划
17、近远期发展规划
18、合格学校建设实施方案
19、合格学校建设规划
20、领导蹲班及值日安排表
21、预算编制表
22、后勤岗位目标责任书
23、《学校食物中毒和肠道传染病流行事件的通报》
24、《关于加强学校食品安全管理工作的紧急通知》
25、学校剩饭承包合同
26、学校商店承包合同
篇6：后勤管理制度目录
后勤管理制度目录
HQ─01“168’病区服务中心工作制度？………………………………………………….HQ─02保洁员管理制度………………………………………………………………….HQ─03被服供应室工作制度……………………………………………………………… HQ─04被服管理制度……………………………………………………………………… HQ─05变电所管理制度…………………………………………………………………… HQ─06冰箱管理制度……………………………………………………………………… HQ─07病床的使用规范…………………………………………………………………… HQ─08病房楼安全管理制度 ……………………………………………………………… HQ─09病房探视及陪护管理制度……………………………………………………… HQ─10病区浴室制度…………………………………………………………………… HQ─11病人饮食管理与营养会诊制度 …………………………………………………… HQ─12电工管理制度…………………………………………………………………… HQ─13电梯管理制度 ……………………………………………………………………… HQ─14发送调配工作制度………………………………………………………………… HQ─15废弃物处理制度…………………………………………………………………… HQ─16供电管理制度……………………………………………………………………… HQ─17固定资产管理制度………………………………………………………………… HQ─18后勤维修制度……………………………………………………………………… HQ─19交通和停车管理制度……………………………………………………………… HQ─20绿化维护制度…………………………………………………………………… HQ─21木工班工作制度………………………………………………………………… HQ─22清洁卫生工作制度……………………………………………………………… HQ─23设备巡视制度 ……………………………………………………………………… HQ─24食堂管理制度……………………………………………………………………… HQ─25宿舍管理制度……………………………………………………………………… HQ─26太平间管理制度…………………………………………………………………… HQ─27污水监测制度……………………………………………………………………… HQ─28医院废品管理制度………………………………………………………………… HQ─29医院供水管理制度………………………………………………………………… HQ─30医院污水处理管理制度………………………………………………………… HQ─31用氧安全制度…………………………………………………………………… HQ─32钥匙和锁具管理制度……………………………………………………………… HQ─33运维班工作制度 …………………………………………………………………… HQ─34制冷与空调管理制度……………………………………………………………… HQ─35总务仓库安全制度………………………………………………………………….HQ─36总务科工作制度…………………………………………………………………… HQ─37总务科库房工作制度……………………………………………………………… HQ─38总务科物资管理制度………………………………………………………………
篇7：档案盒目录1
【一】 规范办学行为
（一）【二】 规范办学行为
（二）【三】 推进素质教育
（一）【四】 推进素质教育
（二）【五】 推进素质教育
（三）【六】 推进素质教育
（四）【七】 控辍工作
（一）【八】 教师队伍建设(一)【九】 阳光体育
（一）【十】 卫生工作
（一）【十一】教师管理
规范办学行为
（一）（一）中心校工作计划
（二）孙坨子小学工作计划
（三）个人工作计划
（四）中心校教学工作计划
（五）孙坨子小学教学工作计划
（六）个人教学工作计划
（七）规范办学工作计划
（八）规范办学行为工作方案
（九）招生工作计划(十)新生入学、分班名册
（十一）毕业班名册
（十二）授课总表
（十三）作息时间表
（十四）作业评价管理制度
（十五）作业考核办法（十六）控制大班额方案（十七）个人工作总结
规范办学行为
（二）（一）治理三乱领导小组
（二）治理三乱制度
（三）治理三乱工作实施方案
（四）治理三乱工作责任书
（五）治理“三乱”处罚规定
（六）治理“三乱”包保责任书
（七）治理乱办班保证书
（八）“三乱”工作包保示意图
推进素质教育
（三）（校园文化）
（一）（二）
（三）（四）
（五）（六）
（七）（八）
（九）绿化、美化领导小组 校园、校舍管理领导小组 绿化、美化工作计划 绿化、美化岗位责任制 校园文化建设实施方案 校园、校舍管理制度 校园平面规划图 校园剪影
班级物品管理制度
（十）校舍物品管理统计
（十一）校园绿化美化示意图
（十二）绿化美化规划
（十三）绿化美化责任书
推进素质教育
（四）（少先队工作）
（一）（二）
（三）（四）
（五）（六）
（七）（八）
（九）（十）
（十一）（十二）
（十三）（十四）
（十五）（十六）（十七）中心校少先队工作计划 孙坨子小学少先队工作计划 中心校学习雷锋活动月方案 孙坨子学习雷锋活动月方案 中心校开展“八字”活动方案 孙坨子开展“八字”活动方案 优秀班集体评选条件 升国旗制度 班队会制度 家访记录 一对一帮扶教案 “八字”活动调查问卷 “八字”教育活动总结 学雷锋活动材料 学雷锋活动总结 心理健康预警机制 心理剧本
（十八）“六一”儿童节活动方案（十九）“六一”儿童节活动记录（二十）“六一”儿童节活动总结（二十一）班队会记录（二十二）（二十三）
周检查记录 升降国旗记录
推进素质教育
（五）（阳光体育）
（一）阳光体育活动领导小组
（二）阳光体育活动计划及实施方案
（三）中心校送课下乡活动记录
（四）校运动会活动方案
（五）校运动会安全预案
（六）校运动会程序册
（七）校运动会校长讲话稿
（八）校运动会运动员代表讲稿
（九）校运动会照片
（十）校运动会成绩单
（十一）校运动会总结
（十二）音、体、美器材帐
（十三）学生体质健康合格统计表
推进素质教育
（六）(教学活动)
（一）（二）
（三）（四）
（五）（六）
（七）（八）
（九）（十）
（十一）（十二）
（十三）教学管理制度 教育科研计划 课题研究管理制度 教研活动制度 教学研究制度 教学常规制度
任课教师常规教学要求 集体备课制度 作业批改制度
教师朗读比赛活动方案
青年教师读书演讲讲稿 教师朗读比赛活动总结 教师听课照片
控辍工作
（七）（一）（二）
（三）（四）
（五）（六）
（七）（八）
（九）（十）
（十一）（十二）
（十三）（十四）
（十五）（十六）
（十七）控辍管理领导小组 控辍保学工作计划 控辍保学措施 控辍岗位责任制 学籍管理制度 学籍管理实施办法 控辍保学奖惩制度 家访制度
控辍保学月报告制度 辍学报告制度 控辍保学宣传月制度
学困生帮教措施小困生帮教制度 扶贫救助工作主要措施 救助贫困生制度 严格作息减负制度 严禁体罚和变相体罚制度
入学通知书制度
（十八）入学执法保护制度（十九）辍学学生调查表（二十）学生减负工作方案（二十一）控辍保学责任书（二十二）扶贫助学实施方案（二十三）流失学生劝返制度（二十四）双线包保责任制（二十五）问题学生档案（二十六）辍学统计表（二十七）适龄儿童统计表（二十八）新生分班方案（二十九）招生工作方案（三十）寒假放假通知（三十一）暑假放假通知（三十二）0---6儿童登记表（三十三）辍学处罚决定书（三十四）招生承诺书（三十五）控辍预警机制
（三十六）控辍工作“五书制”（三十七）限期复学通知书（三十八）入学通知书（三十九）保学合同书
教师队伍建设
（八）（一）中心校：党建年活动方案
（二）孙坨子：党建年活动方案
（三）中心校：教职工代表大会制度
（四）孙坨子：党员民主评议制度
（五）“三会一课”制度
（六）发展党员制度
（七）党员党性定期分析制度
（八）党支部学习制度
（九）建立“三帮扶”长效机制
（十）师德领导小组
（十一）中心校：德育工作计划
（十二）孙坨子：德育工作计划
（十三）师德工作计划
（十四）师德考核方案
（十五）师德考核办法（十六）师德包保示意图（十七）师德承诺书
（十八）“八不准”“七严格”“五条禁令”活动方案（十九）教师考勤奖惩办法（二十）政治学习制度（二十一）业务学习制度（二十二）课堂教学十不准（二十三）教职工名册（二十四）学生名册（二十五）师德评价结果
（二十六）继续教育培训检查记录（二十七）继续教育培训统计表（二十八）教师考核方案（二十九）继续教育工作计划（三十）辅导制度（三十一）备课制度（三十二）教师考核方案（三十三）师德考核统计表（三十四）师德考核评价标准（三十五）继续教育培训计划
（三十六）听、评课制度（三十七）课堂授课制度
安全管理
（九）（一）中心校：依法治校工作计划
（二）孙坨子：依法治校工作计划
（三）综合治理工作计划
（四）综合治理领导小组
（五）学校安全领导小组
（六）安全工作责任书
（七）交通安全领导小组
（八）安全保卫管理制度
（九）安全保卫措施
（十）消除安全隐患专项整治活动方案
（十一）“校园安全周”活动实施方案
（十二）交通安全工作方案
（十三）交通安全管理制度
（十四）学生乘车安全隐患报告
（十五）突发事件应急措施（十六）紧急疏散应急预案
（十七）食品安全卫生事故应急预案
（十八）实验室事故处理应急预案（十九）校园踩踏事故应急预案（二十）学生意外伤害事故应急预案（二十一）学校防触电灾害应急预案（二十二）学校体育活动应急预案（二十三）劫持未成年学生应急预案（二十四）校园网络安全事件应急预案（二十五）防范暴力事件应急预案（二十六）群体性事件应急预案（二十七）自然灾害应急预案
（二十八）校车交通事故应急预案及措施（二十九）学生安全疏散演练方案（三十）学校与接送学生车主协议（三十一）校门教师值日轮流表（三十二）春季防火工作方案（三十三）春季防火应急预案（三十四）消防人员分工示意图（三十五）防火、防震演练照片
（三十六）校舍检查维修记录（三十七）安全年工作计划（三十八）消防专项好活动方案（三十九）演练照片
（四十）走读学生登记表、统计表（四十一）安全岗位责任制（四十二）晨、午检查记录
卫生工作
（十）（一）学校卫生工作计划
（二）食品安全工作计划
（三）传染病防控领导小组
（四）传染病宣传教育工作方案
（五）消毒通风制度
（六）饮水安全制度
（七）晨检午检制度
（八）传染病防控工作责任书
（九）传染病患病隔离制度
（十）缺课追综制度
（十一）食物中毒应急预案
（十二）小学生常见病防治预案
（十三）食品卫生安全事故应急预案
（十四）预防“两病”应急预案
（十五）传染病防控自查报告（十六）突发性传染病应急预案
教师管理
（十一）一、教师人事统计表
二、教师授课统计表
三、教师授课表
四、教职工名册
五、学生名册
篇8：后勤档案盒目录
一、档案目录中心的概念
国外没有使用“档案目录中心”这一称谓, 因而我们很难找到这方面见诸文字的表述。但是在实践中, 一些国家的档案信息系统具有与我国档案目录中心近似的功能, 可以为我们借鉴。综合文献所述的各种观点, 在汲取前辈学者们的有益思想基础上, 笔者对档案目录中心给出这样的概念表述:以国家级别的档案馆中的目录作为主体部门, 再以此为契机进行相关网络目录信息的搜集, 按一定的著录格式和数据规范形成统一的分布式目录体系, 提供档案目录信息服务的实体[1]16。其主要含义有以下四个方面:
1. 档案目录中心是以国家档案馆馆藏为基础。
档案馆作为永久保管档案的基地, 集中了全国绝大部分的档案资源, 丰富的档案资源是建立档案目录中心不可缺少的物质基础。依照档案目录中心现有的资源来看, 馆藏档案目录占有主体地位, 加强对馆藏档案资源的深层挖掘, 继续开发馆藏档案目录信息, 是完善档案目录中心的首要工作。随着各方面条件的不断完善, 我们的目录中心是可以延伸到机关档案科 (室) , 以基层单位的档案作为有益补充的。
2. 档案目录中心的汇集渠道是国家档案馆网。
无论在实体环境还是虚拟空间里, 档案目录中心的建设都必须依托我国现有的档案馆网。档案馆网内集中了我国档案界的人力资源、技术资源和设备资源等, 同时也是建设档案网站的主要力量, 而档案网站又是传播档案目录信息的重要渠道。依托档案馆网, 可以使工作者更好地通过档案目录中心进行现实性的工作, 也是可以借助于国家档案馆的官网传播, 既可以调动档案馆参与的积极性, 又可以缓解档案资源在档案馆之间分配不均的矛盾, 加强档案馆网的整体信息存储功能。
3. 档案目录中心的管理对象是按一定著录格式和数据规范经过整理的目录体系。
档案目录中心保存的不是零散的目录信息, 而是按照一定规律整理、形成体系的目录集合。手工检索的档案目录和支持多种自动检索方式的档案目录数据都是档案目录中心的管理对象。为了便于信息采集、共享和利用, 需要制定统一的著录标准和数据规范。就数字目录信息而言, 海量的信息数据不可能集中存储于同一个服务器上, 只能采取物理分开、逻辑集中的方案, 即采用分布式结构。因此, 档案目录中心的管理对象必须是按一定著录格式和数据规范经过整理的分布式目录体系。
4. 档案目录中心的任务是提供档案目录信息服务。
明确档案目录中心的任务有助于开展目录中心的各项工作。为了满足多种检索需要, 既要保存手工检索工具, 又要开发数字化的档案目录;为了便于向利用者提供服务, 要不断增加文件级目录条目数量;为了满足多层次的利用需求, 需要建立专题档案目录数据库。
二、我国档案目录中心存在的问题
1. 档案目录资源单向积累。
档案目录数据采集工作具有“由下到上”的特点———由下级档案机构采集、录入、整理, 向上级机构汇总。这种方式是由我国档案管理体制和各类档案馆功能定位决定的。从某方面看, 这样的方式具有一定的优越性———将分散的档案目录信息汇集到中央级或地区级综合档案馆, 在一馆范围内最大程度实现某一目录数据库的完整。但是, 其缺点也十分明显, 各级国家档案馆、专业档案馆和企事业档案馆由于体制、人力、物力等限制, 很难与其他档案馆进行目录资源共享, 因而影响资源的有效整合。
2. 档案目录标准体系不完善。
档案目录标准体系包括著录规则、分类标引和主体标引细则、数据采集标准、机读目录数据交换格式标准等。目前, 三个国家级历史档案资料目录中心制定的标准体系已经被定为档案行业标准, 各省、市级档案馆则是“各自为政”制定本区域的标准。多重标准不利于档案目录资源的规范描述和共享。
3. 数字化程度不一致。
像上海、青岛、深圳和海南这样经济比较发达的地区, 档案馆本身实力雄厚, 档案目录中心数字化工作开展得比较好。而在经济欠发达地区, 如果领导不重视, 档案目录中心的工作就很难开展起来, 数字化进程就会比较缓慢。从全国整体来看, 档案目录数据信息相对于我国档案馆馆藏信息总量而言, 所占比重还很小。这主要有以下三个方面的原因:一是档案编目工作做得不到位, 目录不能准确反映馆藏档案情况;二是馆藏实体档案目录著录和标引不规范, 转化成数据格式难上加难;三是档案馆一方面接收新进实体档案, 一方面还要还数字化工作的“欠账”, 工作量大, 进展缓慢[2]10。
4. 检索途径单一。
在国际互联网上, 多数档案网站只有对本馆目录中心的介绍, 并不提供网上检索, 能提供网上检索的, 检索方式相对单一, 并且有条件限制, 例如必须为该网站注册用户。在馆际交流方面, 档案目录中心并没有形成网络, 不提供跨地域、跨数据库、跨行业检索。这样导致用户必须到档案馆才能查询档案目录, 若想利用档案全文就要更费周折。
三、发展我国档案目录中心的有效措施
我国未来五年档案事业发展主要任务在《档案事业发展“十二五”规划》中明确提出, 我们应该围绕国家档案信息资源库建设这一中心任务, 做好现存档案工作的数字化处理以及增设新电子档案两项内容, 在全国范围内广泛开展规范化及共享形式的基础档案数据库的建设工作。
1. 合理配置档案资源。
我国档案工作实行统一领导, 分级管理的原则, 由于领导体制的制约, 各级国家档案馆、专业档案馆和企事业档案馆保存的档案资源缺乏有效的整合。应该注重分析档案电子化的专业性管理内涵, 能够对其进行有效、细致、详尽的工作规划, 并要实时监测其发展动向, 以此保障国家档案信息资源的最优化配置和有效的使用。目前深圳已经将城建档案馆划归到市档案局管理, 安徽和县把城建、房产、水利和交通等领域工作统一到县档案馆, 能够对档案信息进行资源整合共享, 规避工作中可能出现的冗余现象, 可以更好地为社会服务。这已经成为专业档案管理的全新大胆革新, 非常值得档案学界深入研究, 其中的先进经验也很值得在今后的档案工作中借鉴。
就某个档案馆而言, 要把数字档案馆和档案目录中心的建设结合起来。首先, 在网络分层上与数字档案馆保持一致;其次, 充分利用已经数字化的全文档案;第三, 对于没有经过数字化处理的档案应该优先考虑编制目录数据。
2. 从源头做起, 努力充实档案馆馆藏。
首先要做好档案征集、接收、整理、编目等基础性工作, 努力充实档案馆的馆藏, 不断完善现有的实体形式的馆藏目录。接下来需要将已经完成的目录进行电子化的数据转移操作, 密切注重其中的文件级档案目录的收集和整理。从利用档案资源的层面分析, 现在文件级的目录已经成为最佳的检索工具。这也就意味着只要有相关的查询需求, 就可以充分地发挥出它的作用, 达到高效操作和使用的目的。
目前档案馆面临着诸多难点问题。其一, 实体档案馆藏的内容含量丰富, 在进行相关数字化处理和操作时, 会带来高工作强度中的信息处理难度以及会对使用者带来很大的不便。其二, 在现有实体馆藏工作的发展中, 始终存在着电子化工作的滞后, 这也会带来连锁的阻碍效果。其三, 在进行数字化工作的过程中, 这是需要在统一的系统下完成, 此时需要考量不同系统的兼容性, 也是有着数字化信息统一化操作的问题。如果不能够解决这个问题, 会造成使用和工作的双重问题。有鉴于此, 在进行现有档案目录中心工作时, 不仅需要体现出量的作用, 还要进行相对应的功能拓展和深化, 提升原有信息发布平台的管理方式和运营模式, 从原先的单向信息发布变成现在的多向信息交流, 能够达到各个环节的有效整合, 这样可以促进信息资源的共享, 提升工作效率以及信息的利用率等[3]21。所以, 必须加快工作方式的转换, 体现在两个层面中, 一是要实时性地扩展档案目录, 并对其进行目录结构的深化, 二是中心系统内拥有档案全文信息的数据量。
3. 制定规范, 统一标准。
抓紧制定档案目录资源的元数据标准, 同时注意保持与现有政府信息资源元数据标准一致。在广泛研究各地方档案目录中心标准的基础上, 争取早日出台国家级或行业的统一规范。完善现有不同格式的信息数据向标准方向统一化整合。强化现有档案工作的信息化与电子文件、电子档案管理的监督和指导。严格按照现有数据采集规范 (包括国家级和地区级) 进行收录, 同时, 在管理上, 明确各部门责任, 加强对网上档案数据的安全保护工作。
要确保新进馆档案的电子标准化操作。需要探讨档案电子化运作的资源共享效果, 深刻分析档案信息中电子化工作的特点, 有效规范信息采集模式, 制定标准的电子文件格式, 并要做好相关的监督工作, 这样为后续档案目录数据库的建设和完善做好充足的准备工作, 通过此种方式, 更好地进行数字档案信息管理工作, 并研发相应的运作管理平台, 进而减少数字目录信息转化的工作量[4]16。
4. 做好人才的引进与培养工作。
在建设档案目录中心时, 需要借助于现代信息化管理技术, 要不断地培训工作者, 掌握和熟悉信息技术特点和应用方法, 其核心元素在于工作者的素养, 因此要不断培养档案信息化建设的人才, 建立一支既有丰富的档案管理经验, 又精通信息技术和管理, 能够适应现在高速发展的网络信息化技术的专业工作团队。首先, 要规范现有人才培养以及团队建设纲领, 制定出明确的信息化技术培养以及专业化人才组建的计划和具体意见。其次, 要加强档案信息化的专业培训。有侧重的培养档案工作人员, 通过各种培养方式, 提高相关工作者的技能和素养, 尤其是体现在技术和管理水平的提升, 把档案信息化建设作为员工培训的核心内容, 在不断的强化训练中既能够掌握扎实的理论知识, 又能够在培训的过程中掌握更多的实际经验。在日常工作时, 也要做好团队的管理和监督工作。通过及时的学习和调整, 进行队伍的深化建设, 达到预期规划的效果。最后, 要重视优秀人才的吸纳工作, 这也是保障工作效率以及先进性的必要方式。根据当前工作的发展需要引进相关的信息技术工作者, 可以从事专业化的档案信息工作的建设和管理, 包括软件研发、网站管理、数据库维护以及系统保养等, 将数字信息化技术充分地应用到档案管理中。
摘要：本文基于数字信息时代背景, 厘清了档案目录中心的概念, 分析了我国档案目录中心存在的问题和发展我国档案目录中心的有效措施。
关键词：数字信息时代,档案目录中心,档案信息化
参考文献
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