纸质档案与电子档案的安全性比较

纸质档案与电子档案的安全性比较（精选10篇）

篇1：纸质档案与电子档案的安全性比较

电子档案与纸质档案共存期管理研究论文

摘要：对纸质档案和电子档案共存期管理问题制定一系列相对应的解决方法，研究了电子文件对档案业务管理的影响、并存时期的档案管理的模式以及确保电子文件原始性的管理措施，并对传统的管理方法提出合理的改进策略，从而达到对两种载体档案共存期管理的分析有所裨益，更好地进行档案管理事业。

关键词：纸质档案;电子档案;共存期;管理

随着信息化社会的到来，信息科学的迅速崛起，信息技术的广泛应用，信息产业的高速发展，很大程度上推动了人们的生产、生活、学习和思维。作为信息的主要承载形式的档案的存储介质正悄然发生着质的变化，即由纸质文件向磁盘、光盘等形式为介质的电子文件过渡。电子档案的产生，使档案室和档案馆打破了传统的单一的纸质档案管理，而出现了两种载体档案共存的现象。电子档案的崛起促使纸质档案的管理趋于有序化和科学化，从而促进整个档案管理的发展和水平的提高。为此我们要做好这一过渡时期的档案管理工作，也就不得不对原有的管理方法进行改进，为实现档案管理和信息处理的现代化做好准备。

1并存时期的档案管理的模式

纸质档案以纸质文件材料为工作对象，按照长期总结的工作流程进行。现在不少企业、机关在工作中形成了电子的和纸质的两种文件形式，且电子文件正逐年递增。两种管理方式同时存在于机关内，采取不同的管理方式。一部分按照纸质档案归档保存，电子文件由形成者自行保存处理;也有将电子文件和纸质文件分别集中保管于信息技术部门和档案部门，纸质文件以档案形式保存，而电子文件则以资料身份保存;但大多数机关将两种文件双双归档，形成了两种介质的两套档案。现阶段，大多数机关已经认可了电子文件不可或缺的功用，主张应该由档案部门统一管理电子档案。从而形成了两种介质档案的共存的`场面，在未来会有更多的机关逐渐完成纸质文件向电子文件的过渡。20世纪中叶，国家档案局提出了省及省以上的首脑机关、要害部门和重要单位要实行档案两套制。从而形成与传统管理方式不同的观点，其是电子档案和纸质档案共存下的更科学、更实用以及更经济的新型档案管理方法。电子档案提供快捷、准确、简便、灵活的信息服务，满足档案管理的一般性需求;纸质档案的载体性能、字迹材料以及记录方式更加稳定，便于长期保存和实时查阅。两种档案相辅相成、相得益彰。档案管理两套制的成因大体有两种情况：一种是将计算机产生的电子文件转化为纸质文件，使之应用于实际工作中，履行文件的功能或者仅仅用于档案保存。档案工作者应尽可能的保证档案的真实性和准确性。在没有十足的把握证实电子文件的真实性、安全性之前，不能忽略传统的纸质文件形式。这种专业的精神即为档案工作者的职业精神。同时电子文件具备在检索、利用、传输、存储方面方便快捷的特性，这是纸质文件不具备的，构建一个功存管理的信息系统，可以更加高效率、更准确地满足利用者的信息需求。另一种情况是为现有的一些纸质档案制作数字化副本，起到拷贝的作用。我们在一些机关可以看到，大量被刻录的磁盘、光盘构成了电子档案的核心部分，这正是档案数字化工作的正面映射。与此同时，电子文件给利用者带来的方便是立竿见影的，正逐渐使全文检索和异地查阅成为现实。在档案保护方面，电子文件也有很大的便捷性，而且根据现有的技术水平，在对原件进行数字化时可以根据需要制作出不同分辨率的副本，不改变甚至获得比原件更好的质量。因此，要使两种载体档案的信息管理相得益彰，充分发挥各自的优势，需要做到以下几项工作：电子文件必须建立与纸质档案相一致的信息管理体系、在检索目录中增加反映电子档案状况的数据项、电子档案的数量可能少于纸质档案，应根据需要和可能确定其内容的完整程度。

2电子文件对档案业务管理的影响

简化了立卷归档方式，这是近期档案学术界关注度很高的一个问题。各种观点络绎不绝，主张立大卷、立小卷和不立卷的都有一定的支持人群。立卷是对所需归档的文件进行逻辑分类，并且组成不同问题的文件集合。不立卷的情况有两种：一是以件代卷。一件就是指有关一个问题或者一个事件的文件集合。另外一种是取消文件集合的存在，以一份文件为单位整理档案，重点集中在在检索工具上。在国家档案局颁布的《归档文件整理规则》中可以看出，不仅认可了文件集合，也包容了单体“件”的存在,其已经被广泛实施,充分展示了以“件”为整理单位的优越性和实用性，得到广大一线档案工作人员的赞许和认可。其优点是方便，缺点是装订工作量过大。与此同时，《归档文件整理规则》仅限于对文书档案的处理，还不涉及对其他门类的档案的管理，因此其整理形式还在采用传统的立卷方法。因为电子档案可以实现自动完成，随着电子档案的发展，就可以降低纸质档案立卷的工作量。

3确保电子文件原始性的管理措施

电子档案和纸质档案共存已经引起档案管理工作的革新。纸质档案与电子档案的管理之间既有联系又有所不同。电子档案已经具有强大的功能，实现档案管理工作的各项要求，为管理工作者提供便捷。通过电子档案，系统可以自动形成建库后全宗档案分类方案、排序规则、机构设置以及他们的变更情况和建立销毁清册、库存档案统计、年度归档移交目录等逻辑文件，以及输入系统的全宗介绍、鉴定报告、检索记录等有关文件，并输出纸质打印件。而且可以记录或自动赋予逻辑库存的库址位置，从而指明任何纸质案卷的具体地点和任意档案装具或档案库房的使用情况，并绘制各种示意图。通过电子档案的利用登记，就可以直接了解纸质案卷被利用的情况，可以以此作为鉴定档案的参考和依据，实现一举两得的功效。综上所述，纸质档案与电子档案共存的时代已经来到，分析其共存期的管理问题已经成为档案界的一个炙手可热的趋势。目前，我们形成了一系列新的思路和方法，也正在接受实践的不断检验。因此我们有理由相信，在纸质档案没有完全退出历史舞台，电子档案正蓬勃发展的当下，档案理论界会探索出一套合理的共存期管理方案，更好的服务于档案管理工作。结束语档案事业的发展与高素质的档案队伍密不可分，要适应变革，就得逐渐提高档案人员整体水平。现阶段，根据档案管理的实际情况，短时间内纸质档案仍会占主导地位，并不断向电子档案过渡，已经成为主流趋势。我们要做好电子文件和资质文件的共存管理，才能适应当今档案管理的大环境。

篇2：纸质档案与电子档案的安全性比较

数字化、电子化的工作方案

为解决传统的管理手段查询效率低和档案管理难度大的问题，同时为更好地保存档案和实现档案信息共享，我单位决定将纸质档案数字化、电子化，进行档案信息化建设。特制定了关于将纸质档案数字化、电子化的工作方案，共有四步。具体步骤如下：

第一步，对档案进行整理、分类，建立科学合理的档案目录。建立的档案目录应包括档案所有的信息内容，不仅要对档案精细、科学地分类，同时要能够反映出纸质档案存放的地址以及每一部分内容所在的书册和所在的页码范围。

第二步，根据档案目录，逐次逐类将档案数字化、电子化。在第一步的基础上，按照档案目录的分类，将档案信息的每一类内容数字化、电子化，共有两部分工作。一方面是将档案中单纯的文字信息电子化，转化成word、excel等电子文件的形式；另一方面是将档案中的协议书、合同书等具有重要特征的文本信息通过扫描转化成电子图片的形式。

第三步，将形成的各类电子化档案进行汇总、检查审核，纸质档案归档。对第二步完成的各类电子化档案汇总成录，在汇总的过程中进行数据检查审核工作，确保电子档案信息的准确性，同时完成纸质档案的归档工作。

篇3：纸质档案与电子档案的安全性比较

一、电子档案与纸质档案在保管中的差异

(一) 管理观念上的差异。档案的一个重要环节就是对电子文件进行归档, 过去缺乏专业知识和专业设备, 没有引起高度关注, 要么将其作为副本、资料保管, 要么把它拒之门外。长期以来, 档案管理主要采用传统的纸质档案管理思维模式, 想要进行电子档案认识的转变, 就必须要构建新的电子档案管理运用思想模式, 把“后现代管理观念”运用于电子档案管理, 而不能再拘泥于纸质档案的“现代管理观念”。

(二) 保存寿命的差异。纸质文件的字迹、制成材料及字迹材料将会永远的成为一体。它的内部因素、保护环境直接影响了它的使用寿命。而电子档案就不一样, 电子档案的内部因素、保护环境对它的使用寿命有影响, 但起到关键影响的要数技术革新。电子文件的形成就要依赖于计算机将载体和信息结合, 它的识别也需要通过计算机。

(三) 保护措施的差异。当前, 防和治是纸质档案最为重要的保护措施。防指的是减少或杜绝不利因素对档案制成材料的破坏程度, 这是一种致力于改善档案保护环境的保护措施。治指的是处理那些已损坏或存在不利长久保存因素的档案, 尽可能修复损坏档案, 使其恢复原貌, 同时, 加强档案抵御不利因素的能力。电子档案与纸质档案在保存环境、自身特性方面存在很大的不同, 电子档案要想长期使用, 不仅要注重保存环境, 更要以电子文件的逻辑特性、物理特性为依据展开维护。

(四) 自然保存环境对载体影响的差异。电子档案和纸质档案在载体性质上存在巨大差异, 因而两者有着不同的保存环境要求。

1.温、湿度影响的差异。电子档案和纸质档案有着不同的载体性质, 因而磁性载体、光盘和纸张深受不合适的温、湿度影响。先谈谈温度和湿度是如何影响纸张的, 高温高湿可以加快纸张的水解—氧化反应, 内部化学反应使得纸张的字迹材料发生洇化、扩散的现象。而温度和湿度对电子档案有着不同的影响方式, 不合适的温、湿度将降低磁性载体、光盘载体的寿命, 同时会加快各种因素的作用, 进而使得制品发脆。磁性载体选用耐高温的聚酯作为材料的盘基, 但如果长期处于高温环境, 它可能就会发生变形。此外, 温度的变化也会造成聚酯盘基膨胀或收缩, 进行使得盘基和磁性涂层之间有效接合、盘基稳定性都受到影响。光盘载体选用铝、塑料及多碳材料作为载体材料, 一般情况下, 高温易使得这些材料发生变形。一旦光盘表面发生细微弯曲, 数据读写、激光束精确定位都将受到影响。当处于湿度大的保存环境, 磁性载体涂层粘合剂容易发生吸水、脱落而造成涂层的移位、变形, 极易使得记录信息遗失。由此可以得出结论:温度、湿度对纸质档案、电子档案都有着不同程度的影响。

2.灰尘影响的差异。灰尘给纸张带来的负面影响是很多的, 包括机械磨损、带来霉菌及使纸张粘结成“档案砖”等。而灰尘给电子档案带来的载体损坏主要来自三个方面:一是物理损坏, 二是化学损坏, 三是生物损坏。物理损坏主要是由污染、磁盘、磁带、光盘载体表面受到划伤造成的, 其后果就是使得记录信息受到损毁;化学损坏主要由灰尘中的化学成分造成磁盘、磁带、光盘载体发生腐蚀、降解而毁坏, 其后果就是使得记录信息消失不见;生物损坏主要是因为灰尘作为霉菌的培养基、繁殖地而引发了霉菌孢子的传播, 霉菌分泌的酶和有机酸对磁性载体和光盘有巨大伤害作用, 其后果就是使得数据发生丢失。

3.外来磁场和机械振动影响的差异。对纸质档案来说, 机械振动、磁场对其是没有影响的。对电子档案来说, 机械振动、磁场对其磁性载体有着很大的影响。磁性载体材料中的磁性涂层的剩磁感应强度决定着信息的记录和读取。当磁性涂层剩磁消失时, 磁体载体记录的信息将消失不见。磁性载体极易受到外来磁场的作用, 其结果就是磁性涂层剩磁发生退磁或磁化, 使得信噪比降低、信号失落, 不仅损坏了记录信息, 还使得读出效果变差。一个客观事实是, 生存的环境存在很多电磁干扰, 如变压器、放大器、电动机、电视机等。因此, 进行电子档案保存时, 要将磁性载体放置有抗磁性的框架内或金属盒内, 要尽可能地避免外磁场影响、避免强烈的机械震动。

(五) 管理人员素质要求的差异。与纸质档案管理相比, 电子档案保存有着更加严格的技术、理论要求, 这就要求电子档案管理人员不仅需要拥有传统档案管理知识, 还要拥有新的电子档案管理的方法和技术。

二、电子档案的安全管理策略

(一) 改善电子档案宏观管理的对策。主要有以下3点:

1.加快相关标准的制定。当前, 电子档案管理需要相对复杂的技术环境, 因而采用更加科学、更加标准的管理方法, 这样管理起来才会更加全面、细致。为了推进电子档案管理, 我国制定了《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理》要求和《电子文件归档及电子档案管理规范》标准, 前者规范了CAD电子文件的光盘存储和保管, 后者对电子文件、电子档案的收集、整理、归档、移交、保管等方面进行了细致的规定。

2.加强电子档案的安全防护工作。电子档案管理的一个重中之重就是电子档案的安全防护工作, 一是要想做好安全防护工作就需要严格把关信息存储载体制成材料, 电子档案制成材料的质量直接关系到电子档案载体的保存寿命的长短。二是从环境和设备的安全、良好的室内环境、机器设备和磁介质处于适宜温度环境等方面保证计算机网络系统的实体安全。三是从使用权限、文件属性、登录限制等方面保证计算机网络系统的运行安全, 这样的话就有利于服务器文件、数据的保护。四是重视、做好数据库备份与恢复工作, 确保数据库、档案信息的完整性、安全性。五是从安装防毒软件、防范网络攻击等方面预防病毒。另外, 需要注意的是不要随意地使用外来磁盘、光盘, 在使用时要进行病毒检测, 看是否存在病毒。

3.加强对电子档案管理知识的培训。近年来, 社会更加青睐于办公自动化, 随之带来了更多的电子档案。在这种背景下, 档案人员不仅需要拥有传统的纸质档案管理知识, 还需要具备电子文件、电子档案管理知识, 如此才能很好地顺应时代潮流, 促进电子档案的安全管理。相关档案管理部门应该加强自身业务训练, 对档案人员电子文件和电子档案管理知识的培训。同时, 组织档案人员去相关单位学习、交流, 取长补短, 促进好的经验推广, 从而培养更多高素质、高能力的档案人员。

(二) 改善电子文件微观管理的对策。主要有以下3点:

1.档案管理工作提前介入电子文件的运作和管理中。由于电子文件的独特特征, 档案管理的要求应该向前延伸到文件管理工作中。我国档案部门为了实现公文办理和档案保管分段管理目标, 正积极采取有针对性的策略。要想实现电子文件的连续管理就必须有科学的、合理的档案管理原则, 如电子文件的形成、运行、归档应由相关负责人统一协调, 并制定相关人员或专门机构负责;电子文件的形成、积累、归档和电子档案的保管过程中需要定时对相关数据、设备环境进行记录;生成电子文件需要用专用软件和元数据进行统一归档;长期保管的电子文件与对应的纸质档案需要统一归档;对已归档的电子文件采取科学的技术管理措施和制定严格的管理制度, 这样的做法将使得信息的真实性、完整性得到保障。

2.电子文件采取分布式管理。电子文件的特性要求电子文件不能按照传统方法进行集中管理, 那样的话会带来许多不必要的麻烦, 如设备的频繁更新会造成资金的浪费, 此外, 当设备落后, 电子文件、电子档案的有效性将大大降低。再如网络可以实现电子文件的及时归档, 而集中管理是定期管理, 会带来成本增加、效率降低等一系列负面影响, 正是因为这些问题的存在, 国外更多地采用“电子文件的分布式保管”。当前, 我国电子文件、电子档案的分布式管理正处在摸索阶段, 尚不成熟, 因而未能获得广泛支持、认可。但一些办公自动化网络实现了分布式管理, 电子文件的实时归档也运用了这样的方式。

3.电子档案真实性问题的解决。电子文件可以被不留痕迹地改动、随意地更换载体, 因而要想实现电子档案的真实管理就需要采取一些有针对性的措施, 其中最为有效、最为可靠的策略要数电子签章。2004年4月, 国务院信息化办公室向中国电子信息产业发展研究院 (CCID) 签发了委托后者起草《电子签章条例》 (草案) 的任务书, 电子签章具有法律效应, 电子合同、电子文件的形式要与相关规定的书面形式要求相符, 这样电子形式的要约和承诺才具有真实性。

三、结语

要想做好电子档案的安全保护及管理工作, 需要对纸质档案和电子档案的差异有一定程度的了解。此外, 不仅需要遵守档案管理基本原则, 还要以电子档案自身特性为依据创建独特的保管方法、技术和标准。只有这样, 才能说明认识到了电子文件、电子档案管理的必要性及纸质档案管理的重要性。当社会上出现大量电子档案时, 不仅重视电子档案管理, 也重视纸质档案管理, 合理、科学地开发各类档案资源, 不仅可以为社会提供更优质的服务, 还将促进电子档案时代档案事业的发展。

参考文献

[1]王强.电子档案风险管理研究[D].吉林大学, 2007.

篇4：电子档案与纸质档案的融合探析

关键字 ：电子档案；纸质档案；融合

伴随着信息化程度的不断提高，在我国的档案管理当中，电子档案作为一种新的档案管理模式，填补了传统纸质档案的不足和弊端，不仅仅为我国的档案管理工作提供了一种更为科学有效地管理模式，还保障个人档案的安全，为个人档案的长时间保存和个人信息的进一步保护都带来了重要的意义和作用。

一、电子档案管理概况

（一）电子档案的概况

伴随着科学技术的不断发展，尤其是进入21世纪之后，现代化的信息产物已经将要替代以纸质为媒介的文件，并应用到了我国的多个领域当中。档案的管理也是如此。信息化、网络化、科学化、电子化也成为了档案管理未来发展的一个趋势。电子档案主要就是以代码的形式将信息存储与磁盘、光盘等载体之上，通过在计算机上存储并且利用互联网进行文件传送和传輸的一种档案管理方式。

（二）电子档案的管理特点

任何一种新事物的产生，都会有优点和缺点并存，首先来说电子档案的优点：存储量大，信息可以长时间的进行保存，操作方便快捷，充分的实现资源共享，可以进行文件的传输和传送，并且所占有的空间极小。而它的缺点则在于：信息缺乏安全性、对设备的依赖程度较高，同时容易被修改，原始数据和信息得不到安全保障。

二、纸质档案管理概述

（一）纸质档案的概况

纸质档案相比较于电子档案来说，具有更加直观和简明的特点，也是我国传统的档案管理形式。纸质档案相比较点爱档案来说，书写简单，阅读方便，纸张记录的稳定性更是电子档案所无法取代的。当前我国大多数的单位都还保留着纸质档案的管理方式，利用纸张记录个人的信息，还有单位的一些原件需要印章、签字等形式进行确认，纸质档案就发挥了重要的意义和作用。

（二）纸质档案的管理特点

纸质档案和电子档案相比，最主要的有点就是书写起来非常容易，同时阅读也比较方便，存在着记录信息的稳定性，同时便于传递，造价低廉。而纸质档案的缺点也日益显露出来，比如保存所占有的空间较大，在保存的过程当中容易造成损坏和丢失，对个人档案的管理带来严重的影响。

三、电子档案与纸质档案的融合

（一）电子档案与纸质档案融合的必要性

1、电子档案管理促进了纸质档案管理的改革

对纸质档案管理的改革，在一定程度上是对传统档案管理形式的一种突破。首先电子档案的出现实现了档案管理一体化的进程，促进了档案管理更加的科学化和信息化。其次也实现了对传统档案管理的一种简化，更加有利于档案管理的科学化和简单化的实现。传统档案管理需要更多的人力和物力，占有更多的空间，对纸质档案的保存和保护也显得尤为复杂。而电子档案更好的保障了信息的存储，改变了纸质档案的管理弊端，更为科学的对信息进行了记录，是一种历史性的改革和突破。另外电子档案促进纸质档案管理的改革也可以体现在电子档案根据需要，建立起了档案管理的多维联系。只要在检索出输入档案的关键字，就可以找到对应的纸质档案，实现了对档案更为科学和安全的管理。

2、纸质档案管理可以帮助和促进电子档案管理的完善

电子档案管理在我国的档案管理系统当中还不够完善，所以需要纸质档案管理的促进和帮助，才能够更好的保障电子档案的顺利进行和完善。二者并不是冲突的，而是相互促进，取长补短，为我国的档案管理事业带来帮助和作用。两种管理方式的融合与并存，逐渐会形成一种相对完善的综合档案管理系统。

（二）电子档案与纸质档案融合的途径

1、互相借鉴、取长补短

纸质档案和电子档案都具有各自的优势，因此在档案管理工作当中要格外的重视二者之间的相互借鉴和融合，将优势进行结合，同时摒弃各自发展当中的不足，更好的对档案管理带来帮助。纸质档案具有书写简单，信息阅读和浏览一目了然的特点，对于签字和印章的生效具有重要的证据和历史意义，是纸质档案凭证性的重要体现。这些都是纸质档案在发展过程当中日益显露的优点，所以要继续的保持和利用，并且更好的与电子档案优势进行融合与并存。而电子档案由于其信息化程度较高，对于数据的保存更加的快捷，操作简单方便，同时也节省了保存空间，这些和纸质档案的优点进行结合，则可以更好的对我国的档案管理带来帮助。

2、采取“双套制”原则

所谓“双套制”，实际上就是对电子档案和纸质档案同时进行提交保存和存档，这样就像双保险一样对档案的管理带来安全保障。这也是近些年来档案管理者提出的对档案管理最新的方法和途径，一方面保障了档案信息的安全性和长久性，另外也可以体现出档案的凭证性，对于纸质档案的印章和签字凭证有了更完善的保障。当然各地都要结合自己的实际，有选择的进行“双套制”的选择，从而更好的节省人力物力，也更好的实现“双套制”本身的目的和作用，在最大程度上完善档案管理，为各地的档案管理事业的开展带来帮助，同时为档案的科学管理和安全带来保障。

结束语：

总之，我国的电子档案管理是纸质档案管理的升级和完善，电子档案管理是信息化的产物，也是未来档案管理的一种方式和形式。纸质档案和电子档案各自发挥其优势，摒弃和改善其不足，更好的进行融合与发展，才能够从根本上提升档案管理的质量，为我国的档案管理事业带来更多实质性的提升和跨越。

参考文献：

[1] 中华人民共和国国家档案局.电子文件归档与电子档案管理概论[M].中国档案出版社，2007-8-1.

[2] 王雪梅.论纸质和电子期刊并存的管理[J].河北科技图苑，2007（09）.

[3] 高颖，吴荔妍.对电子档案与纸质档案长期并存的思考[J].福建档案，2002（01）.

[4] 戴莉.论短期内电子档案是否会取代纸质档案[J].机电兵船档案，2004年.

[5] 杨玲玲.纸质档案与电子档案共存期管理问题浅析[J].治黄科技信息，2007（05）.

篇5：纸质档案与电子档案的安全性比较

一、电子档案和纸质档案在反映档案的原始性上各具特点

纸质档案文件一般有主管者、作者的笔迹, 甚至有亲笔签名、机关印章等档案信息的直接记录。其内容的原始性通常要借助于形式的原始性来证实和确认;内容与形式的原始性、可靠性又集原件于一身, 保留了原始记录性这个档案的本质属性。纸质档案一旦发生涂改、、伪造, 人们可以通过笔迹、字迹、颜色等辨别真假, 其真实性、可靠性已被公众认可。电子信息和载体具有分离性, 同时, 电子文件省去了文件的起草、定稿、打印等程序, 在计算机上增加、删除、补充、修改非常容易, 且修改后不留痕迹, 利用者难辨真伪, 易引发纷争。如果不采用专门技术措施, 是很难分清原件和复印件的, 有无变更, , 更是无法确认。人们也无法像使用纸质档案那样直观领略到档案的原始记录性。如需鉴定, 也不像纸质档案的鉴定那样易于掌握, 而要涉及档案学、鉴证学、法学、公共行政学等多个领域, 一般工作人员无法进行。电子档案减弱了文件的直观性、直读性、凭证性功能。

二、电子档案与纸质档案在服务利用上各具特点

纸质档案服务利用形式是通过管理者与利用者之间的交流、沟通来实现的, 是以人与人的直接接触形式来完成的。而相对于纸质档案而言, 电子档案信息不能直接阅读利用, 而是要通过人与机器之间的接触操作, , 由机器的运行来实现, 即依赖于一定的硬件和软件进行还原输出, 才能达到识别利用的目的。同时, 这种服务利用也受现实环境的制约较大。众所周知, 科技发展日新月异, 计算机升级换代的脚步也迈得极快, 运行环境更换频率高, 如若没有相匹配的软、硬件环境, 电子档案的利用将变得相当困难。但与此同时, 电子档案又能通过计算机和网络, 实现资源共享, 在最大范围内实现服务利用。这种高效快捷的服务利用方式又是纸质档案所无法比拟的。因而, 二者在服务形式的人性化上都存在发展的空间。从我国的实际情况来看, 在实现电子档案管理服务现代化的同时, 传统的管理服务技术在相当长的时期内还将不同程度地发挥作用, 以各自特有的服务方式服务于各个领域、各种层次和各类对象, 二者兼顾, 相得益彰。

三、电子档案与纸质档案在体积和保存寿命上各具特点

纸质档案在信息存贮方面有占地面积大、容量小的弱点, 而电子档案以其占地面积小、信息存贮量大而具有明显的优势。但不容忽视的是, 电子档案的载体不稳定且寿命短, 不具备永久保存的特性。电子档案的载体对环境的温度、湿度、防磁性、抗破坏性、抗病毒等条件要求很高, 且载体寿命较短, 一般不超过20年。一般来说, 档案馆内许多档案是要保存30~50年或更长时间, 才能对外开放, 而这样长的保存时间, 对电子档案来说避免不了其老化变质, 输出软、硬件的更新换代, 给档案的保管带来不便。

四、电子档案与纸质档案在管理工作人员素质和经费投入上各具特点

电子档案的管理、开发和利用, 需要更高素质的档案管理人员。要求档案管理人员不仅要掌握办公自动化、新设备操作等一些新技能, 而且还要在更新知识结构方面下功夫, 要拓宽自己的知识面, 成为既具有专业素质又掌握全新知识的复合型人才。同时, 电子档案的建立需要软、硬件的支持, 电子档案的管理既要保证档案的全面性、可持续性、易用性, 也需要有一定的技术设备和环境维护。档案管理部门是否有足够的资金和技术力量来支持电子档案的技术要求, 就显得尤为重要, 这些技术设备往往又是相当昂贵的, 在开发利用中, 开发成本比纸质档案要高得多, 而且在设备的耗材及通讯方面的费用也较高。

五、电子档案和纸质档案在人们认识程度和有效利用上各具特点

无论在世界上哪个国家, 传统的纸质档案都经过悠久的历史累积, 形成了自身独具的本质特征。它作为一种特殊的有着悠久历史的载体人们已习惯了其表现形式, 纸墨交融的自然美更充分展示了其直观性和真实性。而面对磁盘、光盘等介质的电子档案, 人们还需要有一个认识、接受的过程。电子档案的存在, 将逐步改变人们对档案固有的认识和理解。当前从世界范围来看, 纸质档案仍处于一个十分繁荣的发展时期, 每年印刷型的纸质档案种类和数量都呈上升趋势, 并没有因为电子档案的迅猛发展而呈萎缩状态。纸质档案并没有被销毁, 而是依然完好地留存于档案馆内。即使在数字化迅猛发展的时代, 也不会是电子档案替代纸质档案, 而使社会进入完全的“无纸化时代”。“无纸化时代”其实离我们还有很长一段时间距离。

总之, 电子档案和纸质档案各有其特点, 在实际档案管理工作中, 档案工作者要了解电子档案和纸质档案特点, 取长补短, 让电子档案和纸质档案更好地为经济发展、为民生服务。

参考文献

[1] .冯惠玲.电子文件的双重鉴定.档案学通讯, 1998.3

篇6：纸质档案与电子档案的安全性比较

一、电子档案与纸质档案并存管理的现状及原因

1.纸质档案与电子档案互不兼容，简单并存

目前各地区、各机关企事业单位中均形成电子和纸质两种文件，对于纸质文件按照传统的做法将其依据保存价值归档保存，使其依然保留毋庸置疑的“档案”身份。对于电子文件，大多数单位仅限于光盘、硬盘存储，没有按照相应标准进行归档保管。尤其县市级机关单位多数是进行了计算机检索和简单的存储、打印目录等，管理不规范。

2.对电子文件重要性认识不足，存档内容单一

多数使用办公自动化网络系统的单位，对电子文件没有进行整理、鉴定、归档，仅是把电子文件存储在硬盘内。这样，即使不会丢失，日积月累，电子文件亦会成灾，甚至一些单位的电子文件处于自生自灭状态。未使用办公自动化网络系统的单位，用计算机进行办公和事务性管理，大部分是处于办公自动化的起步阶段，多数只用计算机起草文件。一旦打印出纸质正式文件，作为草稿性的电子文件绝大多数未被保留，而是被新起草的电子文件不断覆盖，或因存储载体用于其它信息的存储而被清洗。还有一些电子文件形成部门不懂档案管理知识，档案管理部门无法介入电子文件形成过程，对电子文件的收集、整理、归档仅限于对每年的计划、总结、汇报等年年都有的材料存储到硬盘，因此提高对电子档案的认识势在必行。

二、电子档案与纸质档案长期并存是趋势

所谓电子档案与纸质档案并存，就是指在同一个档案室内，归档的同一种档案信息内容，既保存电子档案，又保存纸质档案。

1.电子档案在利用方面是纸质档案所不及的

随着网络技术的发展，档案利用者对档案信息的利用需求，无论内容、方法还是途径等都发生了深刻变化。纸质档案是直接提供利用，档案利用者须亲自到档案馆（室）查阅、检索，需要通过人力去翻阅、查找，工作量大，反复查找还会加速档案受损程度，不利于档案原件的保护；电子档案的应运而生，使得一个微型计算机系统即可具备一个小型档案室的功能。利用微机的搜索功能，利用电子网络的传输功能使全文检索和异地查阅成为现实，它能够多途径、多角度、迅速准确地查找到所需要的档案或相关信息，而且能够快速地给利用者提供同原件一样质量的复制件，方便、快捷，利于保护档案原件。

2.电子档案无法取代纸质档案的重要地位

计算机在存储文件过程中，档案内容游离于记录方式与载体之外，极易暴露、复制、更改与泄密；操作人员瞬间的操作失误就会造成无法挽回的损失；计算机病毒的侵袭随时会使文件或系统遭到破坏等等，这都是电子档案的弊端。另外，电子档案的存储、阅读永远离不开它最初生成时的软、硬件平台，一旦软、硬件平台升级就会给电子档案的利用带来极大不便。而纸质档案是原生载体和原始内容，是根据其保存价值经过严格筛选保存起来的，它的安全性表现在一旦形成，其所记载的数据、信息就不易更改。而且纸张记录材料的稳定性特点也是电子档案所不具备的，只要保管得当、修复及时，纸质原始档案就可以保存相当长的时间。

三、如何更好地实现电子档案与纸质档案并存

电子档案与纸质档案并存将是长期的，这个过程也将是困难重重、任务繁重，怎样才能更好地实现二者的并存呢？

1.在纸质文件和电子文件之间建立“通道”，解决电子档案与纸质档案的“双套”保存

所谓建立“通道”，就是将电子文件和纸质文件以文本方式和影像方式共同存储在一张光盘上，然后利用软件和数据库索引将二者结合，实现电子文件自动管理和检索。将具有永久和长期保存价值的电子文件在归档时，同时保存纸质文件，即“双套归档制”，归档电子文件应与相应的纸质文件在内容、相关说明及描述上保持一致。这需要分别建立两套管理系统，二者既要有联系，又要各有特点。在两套管理系统中分别操作、分别保管、分别利用。要特别注意在两个系统之间建立必要的通道，以便快速地从一种文件找到相同内容的另一种文件，达到有关业务处理上协调一致，方便利用。

2.电子文件形成部门与档案部门沟通协作

档案部门制定相关制度、整理方案，统一规定载体形式、质量要求。各部门电子文件形成由专人管理，由专用微机存储。文件形成部门对归档的电子文件编制归档说明，简要说明硬盘、光盘中存贮文件的内容，运行的软硬环境、版本号、文件的完整性和准确性等。并定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，档案员再按档案管理要求的格式将其存储到脱机载体上，保证电子文件的归档质量。

实行电子文件办理完毕适时归档。由于电子文件归档后不影响文件形成部门的使用，其他部门也可以直接在网上调用，无须到办文部门来查阅，因此文件形成部门没有必要把相应的纸质文件留存。这样一来，纸质文件和电子文件的归档几乎是同步进行了。纸质文件的随时归档不仅能减轻机构内各部门保管文件的压力，也减少了个人存放文件保管不善等问题，提高了归档齐全率。

电子文件管理可以根据需要建立文件之间的多维联系，只要在检索软件中标明纸质文件的存放位置，便可以非常方便地查找到对应的纸质文件。这样一来，对纸质档案实体秩序的要求就降低了，只要排列有序，位置明确，就可以借助电子文件检索功能实现纸质档案的快捷查询。

总之，纸质档案和电子档案的载体不具有继承性和相互否定性，二者各有优势。实现管理优势互补，将有利于我们在档案管理的变革时期最大限度地把握主动。因此，纸质档案与电子档案管理共存的二元格局在当前以及今后相当长的一个时期将互为补充，长期并存。而电子档案和纸质档案的相辅相成，相得益彰，也必将为社会发挥其巨大的作用。

篇7：纸质档案与电子档案的安全性比较

网络技术的快速发展带动了社会各方面的连锁变化:多媒体技术的应运而生, 数据库技术的产生, 数据网络传输技术的运用, 网络数据资源的共享, 大量电子文件的出现等。传统的档案管理模式遭受到电子文件档案的冲击。随着电子文件档案在社会生活中发挥越来越重要的作用, 不少人产生了这样的想法:在不久的将来, 电子档案将取代纸质档案, 独霸档案天下。电子文件档案究竟会不会代替纸质文书档案?电子文件档案能不能兼具电子、纸质档案的双重作用?这些问题摆在我们档案管理人员的面前, 面对新时代档案管理工作对我们的提出的挑战, 需要我们深入剖析纸质文书档案与电子文件档案。

二、纸质文书档案与电子文件档案定义

要想解决以上疑问, 需要我们从剖析两者定义入手, 了解什么是纸质文书档案, 什么是电子文件档案。

纸质文书档案, 顾名思义就是以纸张作为载体, 对人类社会、政治、经济、文化、历史等各项实践活动的真实记录。纸质文书档案最显著的特点是以纸张为载体, 纸质文书档案的保存、应用、共享等都受到纸质载体的影响, 对于纸质文书档案的研究离不开“纸质”这一载体特征。

关于电子文件档案的定义, 看法不一, 现援引一二。

1.国际档案理事会电子文件委员会观点:把“档案”接收和保存的电子文件称为“具有档案性质的电子文件”。

2.国内典型观点:“具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。”

3.美国国家档案馆观点:“由档案馆接收和保存的电子文件直接称为:‘电子文件’。”

分析以上几种观点的共同点, 不难看出, 电子文件档案具有这样一些特点, 首先具有档案性质, 被档案管理部门接受并保存;其次是“电子”特征, 归结到底, 也就是文件现代化的信息技术与硬件载体。

所以无论是电子文件档案还是纸质文书档案, 他们都具有档案的特性, 不同的是载体以及因载体的不同而衍生的其他的区别。下面我将着重从两者的优缺、价值、需求等方面进行比较。

三、纸质文书档案与电子文件档案比较

(一) 纸质文书档案与电子文件档案优缺点比较

纸质文书档案以纸张为载体, 在查询时首先具有有证可依的特点, 一旦内容与纸墨融合成一个整体, 形成文件或者记录, 随时可以提供证据, 而且具有不易修改性;其次, 纸质的载体特征使纸质文书档案的稳定性比较高, “黑字落白纸”, 在人们的心中是板上钉钉的事, 可信度高;第三界定容易。纸质文书档案, 原始性较强, 所以界定非常容易, 而且法律效力非常强, 几乎没有人会对纸质文书档案产生怀疑。纸质文书档案的缺点也是由它的载体决定的, 纸质文件空间占有率大, 寿命受环境条件影响大, 传输与应用、价值与共享都受“纸质”载体的约束。

电子文件档案是以现代存储体为载体, 显示屏为展示平台, 以计算机为硬件支持。电子文件档案优点比较多:它具有信息存储的高密度性。小小的磁盘能够存储超量的档案, 可以毫不夸张的说, 在条件具备的情况下, 一个小小的磁盘能存储全世界有史以来的所有纸质文书档案的内容;电子文件档案的信息与载体之间具有可分离性, 可以将巨量文件档案随身携带;电子文件档案不像纸质文件档案, 只能现场查阅, 可以传递快捷, 轻易实现在线查询, 便捷实现资源共享。电子文件档案也有它的缺点, 对现代电子信息技术的依赖性强, 非人直接识别, 一旦失去系统与技术支持, 电子文件档案就可能出现无法识别与查阅, 甚至会瞬间销毁。电子文件档案存在不安全性, 非常容易修改与复制, 原始性界定困难, 往往会引起人们对电子档案的法律凭证作用的怀疑。

(二) 纸质文书档案与电子文件档案价值比较

“档案的价值指的就是档案的利用价值, 是档案能够满足社会需求的表现。”保存档案的目的是为了发挥档案的价值, 档案只有被需求者所使用, 并为社会经济文化的发展创造出更多价值, 档案才有存在的价值。两种文件档案的优缺点决定了两种文件档案不同的价值。

首先他们的价值形成不同。纸质文件档案, 一旦进行记录与保存, 它们的价值就形成了, 而且具有不可逆性。电子文件档案的价值有赖于技术和形成环境, 只有将电子文件信息与形成、记录过程有机结合, 才可能产生价值;

其次, 价值鉴定要素不同。电子文件档案的价值鉴定, 由证据、信息、记忆等形式构成价值鉴定要素, 它要求信息得到证据保证, 运用技术平台, 为事物、活动的再现提供条件。纸质文书档案价值的鉴定不同, 它注重两方面的价值, 情报性价值与文件的证据性, 文件一旦具有信息的内容, 并且加上相关部门的确认, 纸质文件档案的价值就实现了。

(三) 纸质文书档案与电子文件档案使用需求比较

电子文件档案与纸质文书档案对档案需求者的需求影响不同。

首先需求实现载体不同。从文字发明以来, 不同时代的人们运用不同的载体, 甲骨→竹简→丝绸→纸质, 文件呈现形式也可能存在差别, 或文字、或声像、或图片等, 但一旦将信息与载体结合后, 档案就可以独立存在, 无需技术和方法支持, 只需一定的认知水平就足够识别档案的内容, 这些档案只要保存环境恰当, 就能长期保存;而电子档案的载体是现代技术与设备, 一旦文件信息被记录于存储载体, 文件信息就与技术和设备难以分割了, 永远离不开特殊的生存环境条件。电子文件档案的利用, 需要利用者依附现代计算机上, 并掌握现代技术, 才能实现档案需求;

其次, 档案需求实现方式不同。对于纸质档案的需求, 需求者必须要到档案馆或者相关档案部门实体检索才能实现, 要通过人力去查阅, 档案检索程序繁冗, 档案管理人员的工作量相对比较大。电子档案的需求实现则显得简单得多, 电子档案因为是以计算机为读取方式, 在存储体与网络上进行, 我们可以通过现代网络传输技术实现信息的快捷查询, 异地查询, 操作快速、高效。

通过以上分析比较, 我们不难看出, 纸质文书档案与电子文件档案各有优缺点, 各有存在的价值, 各有自己的需求者, 所以, 电子文件档案不会取代纸质档案, 纸质文书档案与电子文件档案将长期共存, 档案管理必将实行“双轨制”。这需要我们档案管理部门建立两套档案管理系统, 并探索建立系统间高效通道, 培养复合型人才, 使纸质文件档案与电子文件档案更好的服务于社会主义经济文化等各项建设活动, 加速社会主义现代化进程。

摘要：现代信息技术的发展衍生出电子文件档案, 电子文件档案在现代生活中发挥出越来越重要的作用, 面对电子文件档案对纸质文书档案的冲击, 促使我们档案管理人员加强档案研究, 我将深入剖析两者的定义, 分析两者的优缺, 两者的价值与需求, 从而更好的做好档案管理工作, 使档案管理更好的服务社会。

篇8：纸质档案与电子档案的安全性比较

【关键词】信息；纸质；档案；档案职业

【中图分类号】G717 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2013）03-0359-01

随着世界步入信息化时代，各行各业都受到了信息技术的影响，档案职业也不例外，特别是进入新世纪以来，随着计算机网络技术在档案职业领域的广泛应用，档案职业领域发生了深刻的变革。档案职业主体是指从事档案职业活动的人，即档案管理人员。在档案职业构成要素中，人是基本的和具有能动性的要素。信息时代不仅给我们带来了新型的档案职业客体——电子文件、电子档案，同时也改变了我们的职业行为模式。为此，较之传统纸质时代，档案职业主体作为职业活动的承担者也必然要发生改变来满足时代和社会发展的客观要求。

一、档案职业主体对客体控制力辨析

1、资源支配力视角下的比较

传统时代，档案馆、机关档案室等档案信息服务机构垄断着绝大部分档案信息，人们获得档案信息资源主要是通过这些档案信息服务机构。信息时代，随着信息技术尤其是网络技术和现代通讯技术的发展，人们获得档案信息资源的渠道越来越多，从而打破了过去公共档案信息服务机构垄断绝大部分档案信息的局面，人们可以不通过档案馆、机关档案室这些传统的档案信息服务机构，直接从各个非公共渠道获得日常所需要的信息。档案职业主体对档案客体资源的支配受到了网络信息利用的巨大冲击。

2、资源限制力视角下的比较

传统时代，档案馆虽然被规定为是面向社会、面向大众的文化事业单位，但档案馆更多的是将自身作为党政机构的附属品，其服务对象主要是以政府官员为主，并没有以广大民众为服务对象。而机关档案室作为机关的内部机构，其工作重心一直是为本机关提供档案服务，致使档案对于社会公众来说几乎处于一个完全封闭的状态。在这样的“档案封闭”时代下，档案馆和机关档案室作为档案的所有机构垄断着档案资源，并控制着社会档案利用活动。

基于这种比较分析而实现的社会倾向性。顺应信息时代的到来，不仅为人们带来技术层面的变化，也唤起了社会公众信息资源观和信息权利意识的觉醒，与此同时，国家也陆续制定实施了一系列档案开放政治和档案信息资源开发和利用的方针，促使档案馆和机关档案室不得不对广大公众开放，如《政府信息公开条例》中规定，属于主动公开范围内的政府信息，应在自形成或变更之日起20个工作日予以向社会公开，这就促使机关档案室不得不对公众开放档案，而且还要注重档案公开的实效性和主动性，档案职业主体对社会利用档案活动的限制力日益下降。

二、档案职业主体职能关键要素的辨识

1、职能范围视角下的比较

在传统的档案职业管理实践中，处在文件生命周期末端的档案工作和位于文件生命周期前端的文件工作可谓是泾渭分明，极少发生联系，除了在收集归档阶段发生联系外，其余时间都是在各自的领域内单独作业，在这种情况下，档案职业主体的职责范围也就仅局限于对档案的管理上。

电子文件的出现，文书工作和档案工作两者的界限逐渐淡化，而进入电子文件管理系统，文书工作和档案工作更是密不可分。在信息时代，文件从生成、流转到归宿的全过程，都将成为档案职业主体的职责范围，档案职业主体的职责范围向文件管理领域延伸，档案职业将重新找回对文件管理这一本该有的职能。

2、职能重心视角下的比较

长期以来，我国档案职业管理是将档案实体作为对象，注重对档案实体的收集、整理、保管和利用，档案职业主体的职能重心是对档案的实体管理。

对于档案馆职业而言，数字化、虚拟化是未来档案馆发展的方向，在数字化、虚拟化的环境中，档案馆职业主体将不再以向用户提供档案实体作为其主要的服务方式，而是指引用户通过网络获取存在各个站点的档案信息，其职能将从保管档案实体的基地转变为控制、开发信息的基地。

对于机关档案职业，信息时代，当用户面对机关巨大的档案信息资源时，机关档案职业主体将根据用户的利用需求，充当用户的“导航员”，将整合后的档案信息提供给用户或指导用户找到其所需要的信息。在这个层面上讲，档案职业主体无论是档案馆职业主体还是机关档案职业主体，面对的不再是档案实体，而是档案的内容和信息。这种变化导致档案职业主体的职能重心势必从实体管理转向信息管理、知识管理，由物理控制转向智能控制。

3、职能核心技术视角下的比较

基于双方的辨识视角来看，档案真伪鉴定工作的技术含量增加。信息时代档案职业主体在掌握纸质档案真伪鉴定技术的同时，还要具备鉴别电子文件真假的技能；档案保管工作更加复杂，保管空间突破了库房的限制。随着新型存储载体的不断出现和现代信息处理技术的广泛应用，档案的新型载体与传统载体在形成介质、利用方式、存储方式等方面都有不同的特点和要求，致使档案保管工作的内涵扩大化；档案编研工作的手段多样化，途径高科技化。信息时代，网络信息服务成为编研工作的加速器，实现了编研工作质的飞跃，这些新变化要求档案职业主体掌握更多、更复杂的技能。

三、档案职业主体的职业素养的辨识

信息时代较之纸质时代对档案职业主体的专业素质提出了更高的要求。信息时代，随着档案信息化政策在各机关单位的推行，机关档案工作变得越来越繁重和复杂。从工作内容上看，机关档案主体需承担计算机软硬件管理、保管期限表制定、档案数字化管理、档案数字化标准执行、政府信息公开等项新增加的任务，从工作责任上看，由于机关工作流程规范性强，工作内容机密、繁重等原因，机关档案职业主体还必须要肩负起监督本单位各部门整理归档工作的责任和决策档案分类方案、档案鉴定等工作如何设置和开展的责任，工作内容和责任的增加对机关档案主体的能力素质要求有了大幅提升。

对于档案馆职业而言，在信息社会里，档案馆从传统模式向现代模式转变。现代档案馆与传统档案馆有着巨大的差异：电子文件在进馆档案中所占的比重越来越大；档案馆工作越来越依赖网络传媒技术，档案信息来源及获取方式、档案馆运行状态、功能、任务重心、保管档案的方式、整理档案的方式和服务方式等方面的差异都对传统档案馆工作提出了挑战，而这些挑战归根到底是对档案馆职业主体的挑战，这对档案馆职业主体的专业素质提出了更高的要求。

结束语：

我国档案职业经过很多艰辛，发展至今已经取得了很多成绩，信息时代的到来，给档案职业的发展带来了极好的机遇，为了抓住时代所赋予的发展机遇，我们有必要了解信息时代对档案职业尤其是档案职业主体产生了那些影响，并针对这些变化来制定促进档案职业发展的应对策略，切实保证档案职业的发展能够符合时代的需求，承担起社会所赋予的历史使命。

参考文献

[1] 胡鸿杰，吴红.档案职业状况与发展趋势研究[M].北京：中国言实出版社，2009

[2] 胡鸿杰.论职业的发展空间[J].档案学通讯，2006（6）：10-13

[3] 吴红.档案职业论[J].档案学通讯，2005（2）：39-41

篇9：纸质档案与电子档案的安全性比较

1 保护措施的不同

对传统纸质档案的保护措施主要有两个方面:一是防。防, 就是防止或减缓各种不利因素对档案制成材料的破坏作用, 主要是改善档案的保护条件。二是治。治, 就是对已经损坏或存在不利于永久保存因素的档案进行处理, 修复已遭损坏的档案, 尽力恢复其历史原貌, 增强抵抗外界不利因素的能力。

电子档案在自身特性以及保存环境上都与纸质档案有着巨大的差异。要保证电子档案的长久利用, 除了保存, 还需要经常进行维护工作, 依据其特性对电子档案进行保存与维护的工作就要对所保存电子文件的物理特性、逻辑特性有较为详细的了解与掌握。

2 自然保存环境对载体影响的不同

2.1 温、湿度影响的不同

由纸质档案与电子档案的载体性质可知, 不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言, 高温高湿, 可促进纸张发生水解—氧化反应, 加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响, 也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同, 不适宜的温度和湿度会使磁性载体和光盘载体的寿命减少, 会加速各种因素对它作用, 导致制品发脆。比如光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料在高温下也会弯曲变形, 都会影响激光束精确定位和数据的读写。湿度大, 磁性载体涂层中的粘合剂易吸水、粘连、脱落, 使涂层移位和变形, 造成记录的信息丢失。同样湿度过低, 对磁性载体和光盘载体也会产生不利的影响, 输片时, 盘基 (带基) 容易产生静电, 吸附空气中的尘埃而损坏载体。

2.2 灰尘影响的不同

灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、给纸张带来霉菌等。而灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面, 造成记录信息的损毁;化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏, 造成记录信息消失;生物损坏是指灰尘是霉菌孢子的传播者, 也是霉菌的培养基、繁殖地, 霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘, 使数据丢失。相对于纸张而言, 即使灰尘已经对其产生实质性的损害, 如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑等, 也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息。而灰尘一旦对电子文件载体造成危害, 载体上所记录的信息可能会局部丢失, 在计算机系统上便无法读出原始信息, 使电子文件失去保存价值。

2.3 外来磁场和机械震动影响的差异。

磁场和机械震动对纸质档案无任何影响, 而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素之一。外来磁场作用于磁性载体, 能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化, 造成信号失落或信噪比降低, 破坏记录信息, 影响读出效果。此外, 强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序, 造成剩磁衰减, 从而破坏记录信号。

2.4 光线和有害气体影响的不同。

光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解氧化反应, 导致纸张强度的降低。有害气体主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等具有酸性和氧化性, 在一定条件下, 腐蚀、破坏磁性载体和光盘, 致使盘基带基老化、变质和磁粉脱落, 使电子文件信息丢失。因此, 必须定期进行有效的检测与维护。

3 载体寿命的不同

纸张的耐久性取决于纤维素的性质, 尽管纤维素在一定的条件□如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等下, 可发生水解和氧化反应, 但只要我们在档案保护过程中, 注意排除发生两大化学反应所需要的条件, 就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。

电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。一般情况下, 电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上, 因此要建立一个适合磁光介质保存的环境, 诸如温湿度的控制;存放载体应达到有关标准要求;载体应直立排放, 避光、防尘、防变形;远离强磁场和热源、酸碱有害气体。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。光盘是利用激光进行信息存取的, 它呈圆盘状, 由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比, 电子文件载体材料的寿命要短得多, 一般仅为5-15年。保其完整性、可靠性。

4 信息保护的不同

纸质档案保护工作的目标是使档案的载体—纸张“延年益寿”, 因为载体和记录的信息是结为一体的, 保住了纸质文件的形体, 以文字记录的信息就得以保存。对电子文件而言, 信息与载体是可分离的, 电子文件信息与载体的可分离性使文件信息随时面临着被修改、盗窃, 甚至被销毁的危险。此外, 电子档案必须要保证电子档案内容逻辑上的准确和原始性、可理解性。还有, 电子文件信息保护方面还面临一个不可忽视的隐形杀手—电脑病毒。电脑病毒是一种程序, 它通过修改其它程序, 并把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的传染。

目前, 保护电子文件信息不被修改、盗窃、删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法、拷贝和迁移等。其中, 数据加密法是指按确定的加密变换方法对未经加密的数据作处理, 使其成为难于识读的数据;数字水印法是利用某种技术方法把作者的标志如印签、花纹等隐藏于电子文件中, 电子文件如被拷贝时, 这些标志是不会被拷贝的。这些保证了电子文件信息的唯一属性。数字时间印章法用来确保电子文件信息的真实性和原始性不受损害, 若归档的电子文件被修改、删除, 该文件生成时在网上登记的时间是无法改变的。然而, 保护电子文件信息的技术只能是相对的, 因为电子文件的加密和解密技术都在不断地发展。拷贝是在原来的技术环境下定时重写信息数据, 防止由于记录载体理化性能变化而引起的信息丢失。这应该成为档案馆管理电子档案的一项基本方法。这种方法不能解决由于技术过时而引起的电子档案长期保存问题, 但可用转换的方法。将数字信息从一种技术环境转换, 也可将它写在新格式上。迁移到不同操作系统时, 可应注意优先维护信息内容与使用功能。拷贝和迁移, 是电子档案长期保存的一种可行的方法。

摘要：由于计算机技术、网络技术的迅速普及和发展, 大量生成的电子文件正在给我们的工作带来巨大的变化, 给传统的档案管理工作带来严峻的挑战, 它与纸质档案的归档截然不同, 这就要求我们必需对电子文件有所了解。

关键词：电子文件,档案,保存

参考文献

[1]徐健.电子文件的保存与整理.兰台世界.2006-06-15

篇10：纸质档案与电子档案的安全性比较

【关键词】电子文件；纸质档案；技术；差异

在当前的档案管理中，电子文件的形式已经成为主流趋势之一，但是其信息载体以及结合的方式具有一定的特殊性，这与传统纸质档案在管理上是具有明显不同的，因此要想将档案事业发展得更加理想，那么就要采用合适的保护技术，将其与纸质档案的保护技术进行区分，本文根据二者之间在保护技术上的不同做出了区分，希望能够起到一定的帮助。

1、载体寿命具有差异性

首先，在保护技术方面，载体寿命具有一定的差异，这种差异主要体现在耐久性的不同。因为纸质档案是纸张，在纸张中含有大量的纤维素，纤维素一旦在高温、氧化以及高湿度的环境中进行保存，就极有可能产生氧化以及水解等化学现象，此时要想对纸张具有一定的保护作用，那么就要避免产生化学反应，避免受到上述环境的影响，我国古代文献书籍也有一部分是采用纸张进行书写的，这些纸质档案之所以到现在还保留完好，就是因为有效的规避了影响纸张产生化学反应的条件，所以其寿命可以达到上百年而经久不衰。与纸质档案不同的是，电子文件的发展是建立在计算机系统基础之上的，所以其载体主要是磁盘等工具，但是在保存的过程中虽然不会受到温度、湿度等条件的影响，却会因为静电的关系而吸收大量的灰尘，这就会造成磁粉脱离现象的产生，造成不易恢复的状况，也会对电子文件的载体寿命造成一定程度的损害。对此，要想将电子文件得到有效的保护，就应该解决主要保护材料不稳定的现象，与纸质档案相比，电子文件在这方面还是具有一定劣势的，通常情况下最多能保证十五年的使用寿命。

2、环境条件具有差异性

环境条件是影响档案保存最主要的差异之一。这主要体现在四个方面上。

2.1温度与湿度的差异。首先是温度与湿度对档案管理产生的影响。纸质档案受到温度与湿度的影响就会出现氧化的现象，纸张上的字迹就会出现褪色的现象，严重的情况下纸张还会发生变质的情况。而电子文件受到温度与湿度的影响会造成主要材料的膨胀以及收缩，有时光盘还会出现变形的问题，此时数据的读写就会产生问题，不能对其进行再次利用。

2.2灰尘对档案管理产生的差异性影响。灰尘在生活中无处不在，因此也无时无刻不影响着档案的保存，对于电子文件以及纸质档案均会产生不同程度的影响。一旦大量的灰尘堆积在纸质档案上，就会使纸张之间产生磨损的现象，并且长期的堆积也会造成纸张磨损现象严重。对于电子文件档案来说，灰尘对其产生的主要影响在于发生物理、化学以及生物三个方面的影响，从而造成数据丢失，这对档案管理将会产生无法挽回的损害。对此，必须要对由灰尘引起的档案损害进行必要的修复。对于纸质档案而言，主要是预防霉变现象的发生，对于电子文件而言，则主要是防止灰尘进入电子文件的载体上。

2.3外来磁场以及机械震动对档案产生的影响。这方面对于纸质档案而言并不会产生较大的影响，相反电磁干扰对电子文件的影响较大，因为电子文件的主要载体为磁盘，磁盘表面的涂层极容易产生消磁的现象，造成信号消失等状况，电子文件中的信息就会在这一影响下而消失，针对上述的问题，需要将磁盘放置在距离磁场距离较远的位置上，以防止机械震动带来的损害。这样就能够有效的避免类似情况产生的问题。

2.4光线与有害气体造成的影响。在长期放置的过程中，纸张的质地会发生松脆的状况，其内部的水分会受到阳光直射的影响而逐渐蒸发，在这种情况下，都会不可避免的影响纸张的使用寿命以及耐用性。而对电子文件来说，有害气体和光线的破坏力要更胜一筹，在一定环境和条件下，二氧化碳等气体会促进载体所焊材料的变质，以及光盘磁带等的消磁，导致电子文件丢是。光线能够促进电子文件载体材料老化，降低使用寿命。同时，紫外线严重的影响磁性记录，导致信号弱磁性信息读写效果下降。

3、技术寿命的差异

纸质文件一旦形成，其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现有两个方面，一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于商业性的原因，使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。最近，信息专家提出了用标准化的方法，即用国际标准化组织用于连接开放系统的互连标准，使不同系统和不同软件的数据可以进行互换。这种方法不失为解决技术过时的新途径。

4、信息保护的差异

保护纸张寿命的最大化延长是纸质档案保护的主要目标，纸张作为纸质档案的载体，它与其记录的信息是融合为一体的，保护纸张的完整性，文字记录的信息就得以保存和有效利用。对于电子文件来说，因为信息与载体可分离，从而文件面临着被修改和窃取的危险。同时，电脑病毒作为潜伏在暗处的隐形匕首，极大程度的危害着电子文件的信息保护。它能够悄无声息的篡改系统程序，并能够通过拷贝实现病毒的传输。因此，保护电子文件不受损坏是我们面临的一项长期而重要的任务。

5、结语

随着社会的发展和信息技术的进步，无论纸质档案还是电子文件都对我们的生产和社会生有有着至关重要的影响，面对电子文件与纸质档案保护技术上存在的差异，我们要注重提防一切可能损坏信息资料的环境和条件，及时有效的对纸质档案与电子文件进行保护。

参考文献

[1]郭未艾.浅析高校档案管理的创新思维[J].科教文汇（下旬刊），2015（09）.