（OA自动化）某公司OA需求调研报告

2024-04-09

（OA自动化）某公司OA需求调研报告（精选5篇）

篇1：（OA自动化）某公司OA需求调研报告

（OA 自动化）XX 公司 OA需求调研报告

XX 公司 OA 需求报告

文档编辑记录日期版本编辑人审核人 2013.8.2 1.0

目录 1.办公审批流程 1 1.1 销售部审批流程 1 1.1.1 合同记录单 1 1.1.2 合同评审表 2 1.1.3 投标项目申请单 3 1.1.4 投标报价申请表 4 1.1.5 报价变更申请单 5 1.1.6 发货申请单 6 1.1.7 用车申请单 7

1.1.8 开票申请单 8 1.2 财务部审批流程 9 1.2.1 付款申请单 9 1.2.2 借款申请单 10 1.2.3 费用报销单 10 1.2.4 差旅费报销单 11 1.3 采购部审批流程 12 1.3.1 采购申请单 12 1.3.2 项目变更单 13 1.3.3 采购部付款申请单 14 1.4 安质部审批流程 15 1.4.1 整改通知单 15 1.4.2 元件抽检单 16 1.5 生产部审批流程 17 1.5.1 劳务外包申请单 17 1.5.2 外包费用付款申请单 17 1.6 人事部审批流程 18 1.6.1 员工转正申请单 19 1.6.2 离职申请单 20 1.6.3OA 用户使用申请单 21 1.6.4OA 人员信息变动单 22 1.6.5 人员调动单 22

1.6.6 请假单 23 2.功能描述 24 2.1 知识管理 24 2.1.1 个人文件夹 24 2.1.2 单位文件夹 24 2.1.3 知识检索 24 2.1.4 归档管理 25 2.2 通知公告 25 2.2.1 公告发布 25 2.2.2 公告管理 25 2.2.3 公告查看 25 2.3 车辆管理 25 2.4 工作计划 26 2.4.1 我的计划 26 2.4.2 计划管理 26 2.5 移动办公 26 2.5.1 行政办公 26 2.5.2 公共信息 26 2.5.3 短信提醒 27/ 27

1.办公审批流程 1.1 销售部审批流程部门名称销售部部门主管

填表人（被调研人）

办公电话

调研记录人

流程表单：

1.合同记录单 2.合同评审表 3.投标项目申请单 4.投标报价申请表 5.报价变更申请单 6.发货申请单 7.用车申请单 8.开票申请单 1.1.1 合同记录单（1）

流程名称：合同记录单（2）

使用范围：销售部（3）

流程说明：申请人-销售副总-总经理-结束（4）

流程图（5）

表格样式

合同记录单编号：

日期

项目人

单位名称

项目名称

类别 ◎口头订单※合同变更○外加工金额

（小写）

合同内容

备注

项目经办人

拟制

审批

1.1.2 合同评审表（1）

流程名称：合同评审表（2）

使用范围：销售部（3）

流程说明：申请人-市场部领导-总经理-经办人-结束（4）

流程图（5）

表格样式合同评审表 XXXXXXX 客户名称

客户区域

合同编号

客户地址

联系方式

内容摘要

填写人：

日期：

评审内容 1 合同总价：付款方式：交货期：

评

审结果批准人：

1.1.3 投标项目申请单（1）

流程名称：投标项目申请单（2）

使用范围：销售部（3）

流程说明：申请人-销售部领导-销售内勤-结束（4）

流程图（5）

表格样式投标项目申请单投标申请项目名称：

企业全称

法定代表人姓名

企业地址注册：

企业营业执照登记号

注册资本金(万元)

企业资质等级及证书登记号

企业安全生产许可证号

拟派项目 ①姓名：②手机号码：③有无在建项目：

负责人资质等级及资质证书号

安全生产考核合格证书号

项目专职安全员姓名

安全生产考核合格证书号

交易代表人姓名

手机号码

附件清单

申请人招标（代理）人审查意见声明：我单位对上述内容和提供的资料原件及复印件的真实性负责，单位及人员资格符合省、市有关规定要求。如有虚假，愿意放弃中标资格，并接受相关行政处罚。

法定代表人或委托代理人(签名)：

（单位公章）

年月日

项目组负责人(签名)：

（单位公章）

年月日

1.1.4 投标报价申请表（1）

流程名称：投标报价申请表（2）

使用范围：销售部（3）

流程说明：申请人-市场部领导-商务中心-结束（4）

流程图

（5）

表格样式投标报价申请表日期：年月日 *项目名称

*项目地点

*项目经理

*经办人

产品型号名称数量建议内装主要元件（国产、进口需注明）

项目来源本人操作/办事处/代理

项目类别电力/市政/建筑/冶金/石化/矿山/工厂/其他(圈定一种)附图纸

备注：

附招标文件

报价性质 ①国际招标；②国内公开招标；③代理商投标；④客户招议标；⑤用于客户概算；⑥客户首次询价比较（圈一种）

预计货款支付

%预付款；

%带款提货/货到现场/安装调试/其他(圈一种)

质保金投标保证金

是否需要制作标书需要/不需要(圈一种)正本份/副本份批准执行人

标书制作人

开标日期

时间：

报价员

标书完成日期

说明：1、本表由经办人填写；2、凡带“*”的必须填写。

1.1.5 报价变更申请单（1）

流程名称：报价变更申请单（2）

使用范围：销售部（3）

流程说明：申请人-商务中心-结束

（4）

流程图（5）

表格样式报价变更申请单 * 项目名称

* 项目地点

* 项目经理

*经办人

变更内容

变更原因

经办人

审核人

1.1.6 发货申请单（1）

流程名称：发货申请单（2）

使用范围：销售部（3）

流程说明：申请人-市场部内勤-财务-仓库、制造部、企管部（同时发）-结束（4）

流程图

（5）

表格样式

发货申请单年月日客户编号

业务员

收货人

收货单位名称

传真

收货单位详细地址

电话

产品名称规格型号单位数量单价金额

金额合计

经办人：

审核：

财务：

仓库：

1.1.7 用车申请单（1）

流程名称：用车申请单（2）

使用范围：销售部（3）

流程说明：申请人-市场部领导-结束（4）

流程图（5）

表格样式

用车申请单编号：

日期项目名称用车事由行车路径车辆起止公里数驾驶员姓名手机号本次运费备注

申请人：

经办人：

仓库：

批准人：

1.1.8 开票申请单（1）

流程名称：开票申请单（2）

使用范围：销售部（3）

流程说明：销售内勤-财务-市场部领导-结束（4）

流程图（5）

表格样式开票申请单 NoXXXXXXX

申请部门：年月日发票种类购货单位名称

税务登记号

地址、电话

开户银行及账号

货物或应税劳务名称规格型号计量单位数量单价金额税率 % 税额

合计

价税合计￥合同编号

开具发票号码

审批：审核：申请部门主管：填表人：

1.2 财务部审批流程部门名称财务部部门主管

填表人（被调研人）

办公电话

调研记录人

流程表单：

1.付款申请单 2.借款申请单 3.费用报销单 4.差旅费报销单 1.2.1 付款申请单

（1）

流程名称：付款申请单（2）

使用范围：全体（3）

流程说明：申请人-部门主管-主办会计-总经理-出纳-结束（4）

流程图（5）

表格样式付款申请单申报部门：填报日期：年月日收款单位：

产品名称：

电汇（）

账号：

外运编号：

票汇（）

开户行：

货款总额：

信汇（）

付款金额：小写

大写

部门经理签字：

财务审核：

公司经理审批：

收付情况支付方式：

预付（）已付（）

已收汇：

付款跟单：

外销合同、公司：

收购合同：

经办人：

1.2.2 借款申请单（1）

流程名称：借款申请单（2）

使用范围：全体

（3）

流程说明：申请人-部门主管-总经理-财务主管-出纳-结束（4）

流程图（5）

表格样式借款申请单年月日借款部门

借款人

借款方式

借款用途

收款单位名称

账号

开户行

借款金额(大写)

借款金额(小写)

审批：

稽核：

财务审核：

篇2：（OA自动化）某公司OA需求调研报告

集团客户部 2011年5月说明：

鉴于云计算在技术层面的突破、OA办公自动化市场的火爆走势，某省移动公司基于做客户增值服务提供商的战略，特对OA办公自动化市场进行了全面的调研，并联合在集团化应用上处于领军地位的九思软件、IBM、浪潮软件等厂商，进行了充分的研讨，特针对集团企业在云计算和SAAS应用中的OA需求，拟制本项目需求说明书，并鼓励上述厂商参与方案设计和技术架构。

一、项目实施的目的和意义...............................5

二、项目建设规模和建设原则..............................7 2.1、建设规模和服务能力................................7 2.2、建设原则..........................................7

三、目标客户与商务模式................................10 3.1、主要目标客户.....................................10 3.2、商务模式.........................................10

四、硬件系统要求......................................12

五、软件系统架构要求..................................13

六、软件功能规划......................................16 6.1、总体要求.........................................16 6.2、前台标准功能模块.................................18

6.2.1.统一登录门户........................................................................18 6.2.2.异地远程办公........................................................................18 6.2.3.公文流转...............................................................................19 6.2.4.公文管理...............................................................................19 6.2.5.公告发布...............................................................................20 6.2.6.企业邮箱...............................................................................20 6.2.7.公文电子印章认证.................................................................20 6.2.8.短信功能...............................................................................21 6.2.9.系统管理...............................................................................21 6.2.10.事务管理...............................................................................23 6.2.11.日程、通讯录管理.................................................................24 6.2.12.工作绩效...............................................................................24 6.2.13.组织文化...............................................................................24 6.2.14.个人工作台............................................................................24 6.2.15.移动OA..................................................................................25

6.3、后台主要功能模块.................................25 6.3.1.后台登录门户.....................................................................25 6.3.2.集团客户注册.....................................................................25 6.3.3.运营状况分析.....................................................................26 6.3.4.运营维护管理.....................................................................26 6.3.5.权限管理.............................................................................26 6.3.6.日志管理.............................................................................27

七、对售后服务的要求..................................28

一、项目实施的目的和意义

党的十七届五中全会通过的“十二五”时期的规划建议，对未来我国信息化发展的战略目标、产业、应用以及电子政务、电子商务等都提出了明确的要求。其核心理念，就是要全面推进国家信息化。其中在谈到电子政务发展时，明确指出电子政务要以信息共享、互联互通为重点，同时大力推进国家电子政务网络建设，整合提升政府公共服务和管理能力。而对于电子政务，其最基本的核心则是办公自动化系统（即：OA系统）。

据不完全统计，自09年以来，全省就有10多个政府部门和企业采购我公司集成的OA系统解决方案，有上百个企业使用我公司的移动OA产品。这些集团客户之所以选择谋生移动公司提供的OA系统，一方面是看中了我公司的网络优势、安全优势和大型国有企业特殊的信誉保证；另一方面是受我省经济发展条件的制约，很多地方政府、大中型企业的信息化程度不太高，通常没有专业的网络信息部门支撑起OA系统的建设、使用和管理，因此需要外购OA系统服务。

为了更好满足集团客户对OA系统的市场需求，充分发挥移动通信优势，积极拓展移动信息化应用，有效提高集团客户信息化应用和管理水平，丰富集团信息化产品体系，结合MAS/ADC两类应用的特点，拟按照“软件即服务(SaaS)”的模式开展某省移动公司统一OA运营管理平台(简称“OA平台”)的建设，通过OA平台、移动专线网络、TD/GSM无线网络相结合的方式，满足企业日常和移动办公的应用需求。

二、项目建设规模和建设原则

2.1、建设规模和服务能力

OA平台项目计划是在某省移动公司现有云计算平台上建设，初步项目设计是项目第一期到2011年底，满足对50家重要集团客户、10000个企业员工账号接入使用（平均一家重要集团客户按照200人计算）。

同时OA平台应当能够支持后续的平滑扩容，在尽量不增加软件模块数量的前提下，通过增加云计算平台资源分配，提高OA平台的业务服务能力，应达到对500～1000家重要集团客户的服务能力。

2.2、建设原则

OA平台的系统建设坚持着眼全局、统筹考虑、整体规划、立足现实、逐步整合的原则。具体为以下设计原则：

A、整体性

在系统的规划上坚持整体规划、重点突出的原则，在对系统做统一的设计的基础上，按照轻重缓急依次实现，同时又兼顾不同部分之间一致性和可协调性。B、标准化

系统的总体设计充分参照国际上的规范、标准，遵守ISO标准设计，严格遵循中国移动制定的各种接入协议和管理规范，支持国内外目前所流行的主流网络体系结构和网络运行系统，采用国际上成熟的模式。C、高可靠性

系统设计将在尽可能减少投资的情况下，从系统结构、网络结构、技术措施、设备选型等方面综合考虑，以确保系统稳定可用，实现7×24小时的不间断服务。

系统应具备电信级的网管、告警、巡检机制，充分确保对潜在问题的预防和自我诊断。应该能够提供多种稽核手段，保证系统数据的准确性。D、先进性

为了保证开发出来的系统能够在较长的一段时间之内仍能够在技术层次上不落伍，确保技术的先进性和实用性，就要求本系统的开发和设计在技术上足够先进，使系统具有良好的可扩展性和灵活性，以适应信息化的迅猛发展趋势，满足当前及未来应用的需求。E、易维护性

为了确保整个系统所有人员均能够熟练地、快速地操作本系统，要求系统设计的首要原则是在功能设计、软件操作以及其他方面设身处地为用户着想，即以用户为中心。此外系统应为各级别的系统管理员提供完善的系统管理权限与工具，用于安全方便的日常管理和系统维护。F、安全性

本系统由于针对各级地方政府、大中型企业的应用，对于信息系统的安全性有着比较高的要求，安全性原则的目的是保障系统的可靠性、隔离性、以及数据库和数字地图的绝对安全。这就使得确保本系统的信息安全性成为十分关键的环节。系统要求提供云平台级、系统级、应用级等不同层次的、灵活的安全措施。采取操作权限控制、密码控制、数据加密、系统日志监督等多种手段确保系统安全，尤其是确保核心网络的安全。G、可扩展性

考虑到OA平台一方面是需要和其他信息系统的连接，系统应具有良好的外接接口，将来随着业务的不断扩充，整个系统中应能够方便地添加新的业务模块；另一方面是随着用户的增长，对于OA平台软硬件系统的业务承载能力也需要具备平滑的可持续扩充性；同时系统的建设是分期进行的，数据积累、用户需求、功能完善以及技术进步都要求系统必须具有扩展的余地。因此整个OA平台具备可扩展性是其最核心的要求之一。

三、目标客户与商务模式

3.1、主要目标客户

OA平台项目的主要目标客户是省内各级地方政府、行政分支机构、大中型企业等此类对OA系统功能要求较高，并且功能有一定共性的需求，同时对安全性、稳定性要求较高的集团客户。

而对于中小型企业的OA需求，主要是考虑通过目前已有的ADC OA产品予以满足。

3.2、商务模式

A、集团客户

某省移动公司向用户提供基础硬件、网络和系统维护服务，集团客户只需要具备日常上网的条件即可，具体可采用移动互联网专线或数据专线的方式实现。

具体的收费模式可以有如下几种：依据不同用户数量等级，收取月租费的方式；（适用于用户数量较大，稳定的用户）依据实际使用的账户数量，依据每个账户月资费收费；（适用于用户数量较大，但用户数变动较大的情况）收取业务月基本费，加上具体使用账户数量的月资费；（适用于初期用户数量相对较少，后期持续增长的情况）

B、OA软件提供商

对于OA平台，目前的规划当中是使用某省移动公司现有的云计算平台，不再采购基础的硬件、网络设备。因此OA软件提供商主要是负责按照某省移动公司确认的需求提供方案、开发软件、培训用户并向某省移动公司提供维护服务。

具体的商务模式可以有如下两种：软件提供商可以直接向某省移动公司收取一次性软件开发费用和一段时期的维护费用，不参与运营的业务分成；（无需SI资质）软件提供商可以不收取软件开发费用和维护费用，采取与某省移动公司进行业务分成的方式，按比例分享客户所支付的月租费用。（需要具备SI资质）

四、硬件系统要求

由于OA平台部署在某省移动公司核心机房的云计算平台上，因此在本项目中无需考虑包括服务器、网络设备在内的硬件设备投资，但是需要软件提供商根据OA平台所支持的集团客户书、用户数、功能模块数量、具体业务的使用情况等参数，提供所需的服务器处理能力（TPMC）测算模型，以保证有效的使用云计算平台的资源。

同时要提供OA平台所需的存储能力需求和系统备份配置需求，要求依据不同的建设目标提供测算模型，并提出相应的需求和建设方案，尤其是数据备份上需要提供硬件级别的异地容灾备份方案。

五、软件系统架构要求

集团客户通过专线、公网VPN、移动网络等方式接入部署在云计算平台上的OA平台，完成对集团用户的认证鉴权、企业账户管理、OA应用、短信收发、数据采集统计等功能。

对于OA平台而言，整个系统所需要承载的集团客户数量和规模均是不确定的，其相互关系也较难确定，所以整个平台并不能完全实现统一规划，一次施工。因此对于OA平台软件的系统架构设计要求很高，必须具备足够的灵活性和可扩展性，才可能满足大规模运营服务的需求。

具体要求如下：系统需采用B/S模式的多层架构体系，客户端支持主流的操作系统和浏览器，对客户端的硬件配置和网络带宽要求尽量降低。系统需具备移动OA的功能，用户在手机端能够完成OA平台的主要业务功能（公文流转、邮件收发、集团通信录等），同时手机客户端要支持主流的手机品牌、型号和操作系统，并且要针对移动数据网络进行优化，尽量减少业务数据流量。系统功能和结构需采用关联性较小的模块化设计和良好的可扩展性。由于对客户数量和个性化需求的不确定性，要求OA平台具有良好的可扩展性，能通过云计算平台资源的扩容来满足不同规模的并发访问和数据容量，能通过软件业务模块的开发来满足用户的共性与个性需求。OA平台需要具备开放式的接口协议和一定的接口协议开发能力，以实现与集团客户的其他信息化系统进行数据交换和共享。OA平台还需要具备与某省移动公司内部系统连接的各项业务支撑、平台通信的接口。实现在BOSS完成业务订购、开通、取消等操作、集团客户SMS功能接入、内部系统平台数据同步等功能。对不同的客户，系统应尽可能的支持各种基础设施和组件的共用共享（例如：统一的数据库、统一的功能模块组件、统一的安全控制组件、统一的流程引擎组件等等）。但不同客户之间逻辑上独立，使用中彼此不能感觉到其他单位的存在，需要实现对不同集团客户具备不同的定制化门户接入，并且对于某些特殊重要的集团客户要能满足其部分的定制化开发需求。虽然不同客户在平台上的相互隔离独立，但是系统需要实现不同客户之间跨单位、跨公司之间的公文往来、业务流转等，在某些特殊情况下还需要能支持不同客户之间的数据共享、系统融合/拆分等。由于主要面对的都是政企大客户，其对于业务数据安全性、保密性有着极高的要求，所以系统需要充分的考虑到系统和数据的安全性。要求具备完善的数据容灾备份方案和能力，软件提供商最好能在具备国家保密局颁发的《涉及国家秘密的计算机信息系统集成资质》的基础上，实现对OA平台业务数据的加密保护，保证在OA平台系统后台也不能够直接查看到集团客户的公文、附件等私密资料。

六、软件功能规划

6.1、总体要求

对软件功能的总体要求如下：

对公文权威性、合法性的要求

需采用经政府权威部门认证，符合《中华人民共和国电子签名法》等相关法规，可用于政府非涉密办公系统的电子印章、数字签名和数据加密产品。

对数据安全性、保密性的要求

软件提供商在能具备国家保密局颁发的《涉及国家秘密的计算机信息系统集成资质》的基础上，实现对OA平台业务数据的加密保护，保证在OA平台系统后台也不能够直接查看到集团客户的公文、附件等私密资料。

快速实施的要求

在客户提出业务申请后，应该在最短的时间内完成需求调研、定制模块开发、流程梳理、数据整理、培训和开通等实施工作。具体要求是在满足客户正常合理的个性化需求的同时，针对标准功能（指OA平台已具备的通用功能模块或可直接使用的个性化功能模块），保证能同时实施2个项目，并且单个项目的实施时间不超过50个工作日。

手机OA实现的要求（可选）

需要支持通过手机客户端方式访问OA平台进行业务操作，要求是OA平台系统原生的手机OA系统，能够在手机端实现绝大多数的核心功能，不得采用中间件访问代理的方式实现手机OA应用。可运营的要求

 有丰富、准确地统计报表功能，支持移动公司对客户按用户数、按使用时间、按使用功能、按数据量大小等多种角度进行计费。 在基础的公文流转功能之上，各种附加功能模块能够独立的进行开通和关闭。

 由于使用这套系统的集团客户相互间可能存在多种关系，因此在设计上要考虑经过少量的配置即能解决同在该平台上的若干个单位之间的公文交流和传输问题。

 具备多级管理员权限，对于平台级管理员和客户管理员需要严格界定和分配其功能权限。

 能够与移动后台的BOSS、ADC平台、行业网关等系统进行数据互联，实现运营中的订购、变更、取消等各项也许流程。

6.2、前台标准功能模块

OA平台应当具备一些常见的标准功能模块，如：公文流转、邮件收发、集团通讯录等。但是应注意这些模块的“标准”只是相对的，每一个集团客户对这些标准模块的具体需求仍然可能不同，而某省移动公司和软件提供商必须满足这些差异化的需求。

* 由于专业知识有限，本需求书所列的标准模块功能描述难免有错漏之处，故仅作参考。各软件提供商应在自己的方案中结合自身情况重新提出标准模块及其准确地描述。

6.2.1.统一登录门户

集团客户使用的移动数据专线登录云计算平台上的OA平台，采用域名、网络地址识别等方式自动区分不同的集团客户，进入集团客户各自的登录门户。虽然不同集团客户的登录界面不尽相同，其后台均是使用同一的功能模块和业务逻辑。

6.2.2.异地远程办公

通过国际互联网，可以进行异地远程办公，只要有互联网的地方都可以登陆办公系统，但对通过外网访问OA时，需提供动态密码检验功能实现VPN通道鉴权，用户需输入绑定手机接收到的短信动态密码，方可进入登陆界面

6.2.3.公文流转

公文流转包括收文、发文、签报以及收发文后文件传阅、文件处理、文件存档等功能。具体的功能需求如下：

系统的公文处理模块应具备发文、收文、以及对处理过程的跟踪督办；

公文处理的流程能够灵活的定制；

公文处理的痕迹完全保留；

系统能够通过特定视图显示文档的完整处理流程和当前的处理状态；

处理过程支持多人顺序或并发的数字签名；

文档要以有效的信息安全手段进行保护，防止非法的访问；

电子公文还应该能够方便的转换为其他形式，如纸质文档、二维条码文档等；

电子公文在平台级别进行数据加密，防止后台非法查阅、修改。

6.2.4.公文管理

所有部门及单位发文均可按冠字进行整理。如财务部文件整理人员可按“局财”、“局财通”等冠字对其部门所发文件进行整理归档。

所有收文、发文按年份自动归档。查询公文的时候根据在途公文和归档的公文进行精确查询和模糊查询。

6.2.5.公告发布

提供公告、新闻、通知等信息的实时发布和更新功能，后台进行增、删、改的功能。信息归档保存和查询的功能。

6.2.6.企业邮箱

向用户提供企业邮箱的功能，能够通过集团客户申请的专有域名进行邮件收发，提供电子邮箱相关的业务使用和管理功能。集成139邮件服务器。

6.2.7.公文电子印章认证

电子印章是一种形象的签名盖章方式的数字认证技术，它以数字签名的方式通过第三方权威认证有效地进行网上身份认证，能够安全、有效的实现信息的数字签名和认证。具有安全、保密、防篡改的特性，可对企业、单位网上传输的信息进行有效保护和安全的传递。

用户安装电子印章客户端软件，并通过USB Key（存储用户的私钥以及数字证书的USB硬件设备）可在流程配置的相应步骤加盖电子印章；可以形象的模拟传统实物印章加盖的过程，并对公文内容进行保护，防止伪造、篡改公文；提高系统的安全性和可靠性。

特别注意：采用的电子印章和数字签名技术产品必须具备国家级的相关认证资质，以满足政府部门的安全性要求。

6.2.8.短信、彩信功能接入

短信动态密码认证

通过短信动态密码认证确保系统从外网的访问安全。

公文、邮件到达提醒

用户在个人设置中设置相关公文和邮件的短信提醒设置后，当新公文或者邮件到底后系统就会通过短信系统发送相关信息给用户。达到实时提醒用户的功能。

短信发送

用户可以通过办公系统快捷对系统内部人员发送短信。

短信重置密码

系统提供短信重置密码功能，方便用户在忘记密码的时候能够快速通过手机短信获取系统密码，减小维护人员工作。

6.2.9.电子传真功能接入

6.2.10.IMS的点击拨号平台功能接入

6.2.11.系统管理

图形用户界面？

OA平台应该提供图形化的用户界面，客户管理员能够通过图形用户界面完成日常必须的操作维护工作。

流程监控

系统要求客户管理员可以实时监控所有在途流程公文信息和异常流程公文信息，客户管理员或者维护人员可以通过界面处理流程的异常情况。

a)根据流程类型来查看所有的在途流程信息； b)可以跟踪流程目前出处的具体步骤状态；

c)对于异常流程能够进行相应的提醒和调度，有相关操作要有日志记录。

流程定制

客户管理员可以通过流程定制工具灵活调整流程定义信息，在业务流程调整后能够通过简单的设置来实现流程的修改。流程的改动有相关的审查日志记录。

员工帐号管理

客户管理员可以通过系统维护界面，对员工帐号进行基本的管理操作（开通、删除），绑定企业员工移动手机号码，对员工的基本信息进行管理操作（添加、删除、修改），同时要记录相关的操作日志。

权限管理系统管理员可以通过系统维护界面，对员工权限信息进行基本的管理操作（添加、删除、修改），对员工的信息的变更有相关的审查日志记录。

电子印章管理

管理员可以通过电子印章管理系统界面，对电子印章、数字证书进行管理(审批，制作，发放，修改，和废除)，对电子印章信息的变更有相关的审查日志记录。

公文统计

系统要求能够按用户、部门根据时间、发文类型来做相关数据统计功能，出具相应的运行日志。

公文超时处理

公文处理超时时间可以由系统管理员来设置，当公文达到超时时间前一段时间系统自动发送短信或者邮件通知处理人，当公文超时后处理人仍然可以处理公文，但超时记录将记录到系统，每月定期统计各个部门或者个人超时公文的情况。

6.2.12.事务管理

事务管理主要包括会议组织、处理投诉、来信来访及后勤事务管理等功能。

会议管理包括会议室安排、会议资料、会议通知、会议纪要等；来信来访包括信访登记、分转办、催督办、领导签发、结案、归档等功能；后勤服务管理包括办公用品、固定资产、车辆、考勤等管理内容。

6.2.13.日程、通讯录管理

主要包括领导日程安排和个人日程安排。系统将通过日日历的方式展现日程，方便查询，系统会自动通过手机短信和即时消息的方式来提醒用户预约的活动，直观的浏览模式让你方便的查询集团通讯录。

6.2.14.工作绩效

主要包括工作计划、绩效考核和数字报表等。对于定量考核的能够实现自动计分评级。

6.2.15.组织文化

主要包括工作论坛、工作简报、知识问答、调查投票等。6.2.16.个人工作台

提供自定义的工作界面，个人工作的汇总，方便用户处理。包括待办工作、已办工作、个人考勤、日程安排、个人收藏、外出授权、个人设置等。6.2.17.移动OA 具备移动OA的功能，用户在手机端能够完成OA平台的主要业务功能（公文流转处理、邮件收发、集团通信录等），手机客户端要支持主流的手机品牌、型号和操作系统，并且要针对移动数据网络进行优化，尽量减少业务数据流量。

6.3、后台主要功能模块

后台主要功能模块主要是用于OA平台的日常业务运营管理，主要涉及集团客户账户开通修改、系统资源分配、功能模块配置、业务运行状况监控等方面。

6.3.1.后台登录门户

OA平台的系统管理员通过后台登陆门户实现管理界面工作台的登录，同时也需考虑支持外网的远程登录。

6.3.2.集团客户注册

集团客户首先在BOSS系统内申请开户，包括开通账户和订购相应业务（如：移动OA平台），系统后台管理员需要用BOSS系统分配的集团编码、账号、密码、MAC地址、IP地址等，为客户配置所需的权限、业务功能模块和初始逻辑流程，以实现集团客户的成功注册。

6.3.3.运营状况分析

按行业、地区、时间及套餐属性等维度对业务量、业务增长及业务量的变化进行分析，以图形化界面显示。

集团客户业务使用特征分析：从客户属性构成、业务使用量构成维度分析集团客户的业务使用习惯和群体特征。

6.3.4.运营维护管理

OA平台具备图形化界面对各内部业务平台连接状况、功能模块使用情况的监控告警功能。同时对平台、具体用户的业务使用情况也进行监控

6.3.5.权限管理

用于管理平台系统的用户及其权限，认证平台系统各级管理及操作人员的身份以及控制各级用户的访问权限。

平台系统需要提供完善的权限管理机制，保证系统的访问安全和满足用户定制需求，主要包括如下功能：

用户角色管理：将系统中的若干管理及操作权限制定为一个角色，通过对用户指定角色的方式，赋予用户相应的管理和操作权限；

用户权限分配：将系统中的若干管理及操作权限赋给某一用户或将某一角色赋予相应用户，进行用户的权限分配，使其具有登录系统并进行相应操作的能力；

用户登录控制：检查用户身份的合法性，并根据用户ID确定该用户的访问权限；

新增、修改、删除用户：提供灵活方便的配置操作界面，实现用户的增加、修改及删除功能。

6.3.6.日志管理

自动记录OA平台系统管理人员使用中产生的日志，包括操作日志、用户日志等各种相关日志。

七、对售后服务的要求

在软件提供商最终获得本项目后，软件提供商应该向某省移动公司提供相应的售后维护服务，服务的主要内容和要求有：

需根据某省移动公司的要求对系统进行持续的开发和免费的版本升级，要求具备详细的软件版本、补丁的申请和装载记录，对应用软件版本有严格管理；

需在贵阳本地常驻不低于5人的技术支撑人员，明确技术指导和技术支持的范围和程度。主要负责配合某省移动公司在全省范围内的售前、售后的技术支撑、业务培训等工作；

需提供完善成熟的维护保障体系，确保项目的稳定运行和推广，主要包括：

 提供维护服务具体内容；  提供服务承诺；

 提供投诉专线和投诉处理流程；  提供维护服务质量考核的指标；  定期形成各类应用系统的维护报告。

篇3：OA办公自动化系统需求分析

OA办公系统是基于当前网络应用的最新技术进行开发实现,基于“协同、开放、整合”的理念进行开发实现,OA办公自动化系统属于协作协同应用软件,高效地整合现有的用户流程和资源,为优化管理、提高工作效率提供了一套完整的解决方案。系统以工作流为中心,整合公文管理、知识管理、用户管理、信息门户、动态表单、WAP等应用,为用户提供了一个高效协同的平台,基于Internet、WAP进行各种事务处理,真正实现远程办公和移动办公。

2 建设原则

系统的建设将遵循以下原则 :

2.1 系统工程原则

严格按系统工程和软件工程的思想和方法进行系统设计和实现。在应用开发中按ISO9000质量管理体系的要求进行项目开发管理。

2.2 先进性原则

当前各种技术发展日新月异,为了保证现有技术的先进性,适应计算机与通讯技术未来的发展,应当采用先进的计算机和通讯技术,以保证当前的设计能够满足未来几年内的技术发展要求,不至于系统刚建成就被淘汰。在系统设计过程中要确保系统的先进性,在信息技术发展过程中可以以最小的代价适应其发展,确保现行的系统可以与业务需求能够同步增长,即使在企业急骤扩张中配套系统也无需对系统重新进行设计和规划。

2.3 可扩展性和可维护性原则

系统开发商要确保所设计的软件系统具有较好的移植性、扩展性、维护性,系统易于二次开发,保证系统在建成之后维护管理简单方便,在考虑设计余量的前提下系统的软硬件功能可扩展。

2.4 安全、可靠性原则

针对系统的应用需求,具有高安全性的特点和要求。要求系统必须具备较高的可靠性和较强的动态适应能力,有适当的权限控制功能。在系统投入使用之后,必须确保系统具备较强的抗干扰能力、容错能力、检错能力和纠错能力,此外,系统还必须具备较强的信息恢复能力和系统重建能力 ;保证系统核心功能可以7×24小时连续运行。

2.5 使用成熟的技术原则

基于J2EE平台上的信息管理平台支持现有流行的各种国内外的J2EE应用服务器。系统的稳定性、可靠性、安全性、扩展性等诸多指标都得到了很大的提高,其各方面的性能已经达到了国内先进水平。

2.6 权衡原则

系统设计中要在先进性、实用性、可靠性、安全性、可扩展性,可管理性等诸多方面进行权衡,综合分析考虑。

2.7 易用性原则

系统设计基于B/S体系结构,充分考虑操作者的特点,采用人性化设计,方便易用 , 所以在操作上非常方便,只要食药局用户经常浏览网页,收发邮件,只要经过简单的培训就可以进行网上办公了。

2.8 可管理性原则

一个容易管理的系统不但可大大降低系统管理员的负担,而且能够在系统发生任何问题的时候都能够很容易地进行诊断,并采取有效措施,确保系统处在良好运行的状态。

3 需求分析

3.1 业务需求分析

3.1.1 确保信息可以迅速传达到给所有目标人员

通过在协同管理软件中发布通知、制度、新闻、办事指南等并且设立查看权限,所要传达的任何信息都能迅速传达到全球各地的移动办公的人员、分支机构、代理商、下上游垂直管理单位等等。

(1)每个人可以迅速找到自己需要的文档、资料

通过在协同管理软件中管理各部门的工作结果,资料,使得部门内部、部门之间能够方便地共享信息,员工快速得到组织给予员工的帮助,得到自己需要的资料,不再需要打电话、找文件、寻找他人帮助、查找电子邮件等等,依靠个人的协调能力获得资料。

(2)积累大量无形资产

单位制度、流程、专家技能、经验知识、工作成果、好的工作方法、工作技巧全部有效的管理起来,随时随地全球员工都可以共享,积累了最宝贵的资产。

(3)流程运行速度与效率可以大大提高,减少协作工作成本

使用协同办公管理软件可以轻松实现远程和移动办公,解决时间和空间的问题,实现事务处理“零响应”,每一个参与流转的人无需要考虑时间与空间的问题,办理完毕即刻进入下一办理人,实现流程在各个环节之间的零传递时间。

(4)流程得以规范、减少人为错误

使用协同办公管理软件可以梳理组织的流程,把流程的各种规则固化下来,让每个人按规定的流程规则运转,每个参与流转的人无需要记忆各种复杂的流转规则,减少用人脑去判断流程的流向而在复杂的流程中不可避免的错误。

(5)用流程为纽带整合各个孤立的数据,实现全面的协同

通过工作流作为总线来连接企业内外各种业务相关的异构系统、应用以及数据源,从而把各个既有的孤立的应用像PC的各种零部件一样接入这个总线,从而构成一个整合的企业业务系统。

(6)分析流程各环节办理效率

通过协同办公管理软件可以快速分析组织哪个环节办事效率高,哪个环节办事效率低,便于快速把脉,出台治疗方案。

(7)沟通成本更低、沟通方式更加丰富,沟通效率大大提高

通过协同办公系统可以打破组织边界与地理位置边界,员工可以通过邮件、即时通讯、论坛、短信多种方式进行沟通,并且以这些沟通方式为手段把信息推送给用户,沟通形式更加丰富,效率更高。

(8)掌握业务情况 , 实现实时的管理监控

在办公系统中各种情况可以随时随地查阅各种资料,查阅各种流程审批情况,查看下达的工作任务开展情况,办事人员也可以通过流程实时监控各环节办理情况和目前进展到什么情况,办理完毕业务人员可以对相关数据进行分析。领导可以有计划地安排时间,排除打扰,不再被各种请示、报告、请款单打断工作思路领导可以按自己的时间计划审批流程,查看下属工作情况,约见客户,避免大量无计划的请示、汇报、电话询问等等。

3.2 安全防护需求

安全防护需求包括物理设备与网络安全需求、数据安全存储需求、数据安全使用需求三部分 :

3.2.1 物理设备与网络的安全需求。

要提供物理设备与网络状态检测、分析和管理的工具,进行科学分区和地址规划,防范恶意入侵,从而保证物理设备与网络安全有效运行,保证信息传递中的安全。

(1)防火墙

在网络边界处和各安全域内部边界均部署防火墙系统,通过防火墙的访问控制策略实现区域间访问控制 ;

部署防火墙,通过规则配置可提供明确的允许或拒绝访问的能力,控制力度可实现到协议端口级 ;

在防火墙上启用内容过滤功能,可实现基于源、目标IP地址的HTTP、FTP、TELNET、SMTP、POP3等协议命令级的控制 ;

防火墙可通过调整会话保存时间自动终止网络连接。同时业务系统对于处于非活动状态的会话也会自动断开 ;

边界部署的防火墙和流控系统实现对网络最大流量、并发连接数的限制。

(2)DDOS

抵御SYN Flood、UDP Flood /UDP DNS Query Flood、ICMP Flood、ACKFlood、Connection Flood、HTTP GetFlood等攻击。检测出各种混合复杂的DDo S攻击,在不影响正常业务流量情况下对潜在攻击精确识别,实时阻断,保证了合法流量的传输,减轻出口网关设备的性能压力,保障用户业务系统的持续性和稳定性。

(3)入侵防御系统(IPS)

对进出网络的数据进行入侵行为进行检测 , 包括 :端口扫描、强力攻击、木马后门攻击等各类攻击行为。

同时可对这些攻击进行记录,还可以进行邮件、声音、SNMP、短信等报警

(4)WEB应用防火墙(WAF)

针对web应用系统,通过部署web应用防火墙来实现入侵检测及异常检测,智能分析应用缺陷、屏蔽恶意请求、防范网页篡改、阻断应用攻击,全方位保护WEB应用。

(5)网页防篡改

对Web站点目录提供全方位的保护,防止黑客、病毒等对目录中的网页、电子文档、图片、数据库等任何类型的文件进行非法篡改和破坏。防篡改系统保护网站安全运行,维护政府和企业形象,保障互联网业务的正常运营,彻底解决网站被非法修改的问题。

(6)应用负载均衡

进行链路负载均衡、服务器负载均衡、全局负载均衡、商业智能分析功能,以及缓存、压缩、SSL卸载、TCP连接复用等优化特性。提供单边加速功能,提高低质量网络环境下远端用户的访问速度

(7)堡垒主机

针对企业内部网络设备和服务器进行保护,对此类资产的常用访问方式进行监控和审计,实现对用户行为的控制、追踪、判定。实现单点登录、集中账号管理、身份认证、资源授权、访问控制和操作审计等功能

(8)数据库审计系统

对数据库进行监控与审计,通过应用协议自动识别技术,结合审计策略,实现对数据库的完整审计,分析数据库服务器的流量、连接数、响应时间,生成报表和分析图表,方便管理员对数据库进行运维,并对安全事件进行报警,使管理员能够及时发现异常情况。

(9)入侵检测系统(IDS)

实时检测包括溢出攻击、RPC攻击、WEBCGI攻击、拒绝服务攻击、木马、蠕虫、系统漏洞等网络攻击行为。

(10)防病毒系统

对恶意代码进行防范。

其功能描述如下表3-1。

3.2.2 数据存储安全需求。

在服务器端通过完善的数据备份、应用级容灾和恢复机制,保障数据存储的安全。根据设备条件、存储空间和业务需求,制定高效、安全的备份策略,定期或不定期的对数据资源进行增量备份或完全备份,当灾难发生是可以在最短的时间内进行恢复,并且在保证数据安全带的前提下尽可能使数据库的正常服务不受影响。

3.2.3 数据使用安全需求。

对访问数据库的用户和访问过程实施全程监控与审计,监理完善的分级授权访问控制体系,保障信息使用中的安全。

3.3 系统功能需求

OA办公自动化系统功能包括公文管理子系统、政务督查子系统、会议管理子系统、政务信息管理子系统、档案管理子系统、机关事务管理子系统、个人办公管理子系统及系统管理子系统。

其中,公文管理子系统包括收文管理、发文管理、请示报告管理三个功能模块 ;

政务督查子系统包括 :上级机关重要来文督查、会议决定事项督查、领导批示交办事项督查、重要发文督查等模块 ;

会议管理子系统包括 :年度会议计划、会议安排审核、会议通知与会议回执、会议室管理等模块 ;

政务信息管理子系统包括 :信息、简报报送管理、调研报送管理、新闻宣传活动管理、新闻采访审批管理等模块 ;

档案管理子系统实现文书档案及业务部门资料的存档、分类、检索、统计、查询、信息发布和打印等功能 ;

机关事务管理子系统包括固定资产管理、车辆管理、接待管理、物业管理等功能模块 ;

公共信息管理子系统包括通知公告、参考资料、督办反馈、领导参阅、规章制度、年度工作计划及总结等功能模块 ;

个人办公子系统个人信息模块是用户管理自己个人基本信息和工作委托的模块,在该模块下,用户可以设置自己的个人基本信息,可以查看个人部门、财务、报表等信息。

系统管理子系统包括系统的用户管理、组织管理、角色管理、模块管理、流程管理、权限管理、系统日志。

4 结束语

篇4：（OA自动化）某公司OA需求调研报告

1.1 需求分析

            通过前台，发布、查看公告、公文信息添加、浏览、查找员工信息通过前台，查看部门和职位信息通过前台，收发短信

通过后台，对部门、职位信息进行管理管理公告信息，查看公文内容通过后台，管理员工信息

通过后台，管理员工的前台登陆账号通过后台，实现对短信的查看，删除通过后台，查看、删除在线员工的信息通过后台，管理员工在职状态通过后台，对工资进行管理

1.2.可行性分析

通过办公自动化管理系统对企业日常办公进行管理，满足了企业日常办公管理各方面的需求，实现了企业员工之间消息的发送与接收功能，大大的方便了企业内部人员沟通。网站提供的前后台的公告与公文信息的管理，方便员工及时的了解公司的动态。其他功能模块的设置使企业的日常管理步入了科学系统管理的轨道。

2.总体设计

2.1.项目规划

办公自动化管理系统是一个功能完备的系统，由前台管理和后台管理两大部分组成。

 前台管理模块

前台管理模块要求实现：公告管理、公文管理、员工管理、部门信息、收发信息和5部分。

 后台管理模块

后台管理模块要求实现：部门管理、职位管理、公告管理、公文管理、员工管理、账号管理、短信管理、在线管理和员工状态管理9部分。2.2.系统功能结构图

办公自动化管理系统前台功能如下图所示：

图 3.1.办公自动化管理系统前台功能结构图

办公自动化管理系统后台功能如下图所示：

图 3.2.办公自动化管理系统后台功能结构图

3.系统设计 3.1.设计目标

本系统是根据企业日常办公的需求进行开发设计的，主要实现如下目标：

           实现前台的公告、公文管理实现前台员工信息管理功能

通过前台查看职位信息、部门信息实现前台员工之间的短消息的发送与接收

通过后台查看、删除公告信息，查看公文信息

后台管理员对员工信息、职位信息与部门信息的管理后台管理员对短消息的查看与删除功能后台管理员管理员工状态信息

后台实现对在线信息的查看与删除功能后台管理员工登陆账号信息设置前后台的系统退出功能

3.2.开发与运行环境

硬件平台

  CPU：P4 1.8GHz 内存：256M以上软件平台

      操作系统：Windows XP/Windows 2000 数据库：Hsqldb 开发工具：JDK-1.5 服务器：Tomcat5 浏览器：FireFox3 分辨率：最佳效果1024*768像素

3.3.数据库设计

见下

4.各个模块的详细功能说明

办公自动化管理系统主要分为员工登陆界面和管理员登陆界面两部分，员工登陆界面主要是各种办公信息的浏览及发布界面，管理员登陆界面主要是各种办公信息的管理界面。4.1.员工登陆

进入系统后，需要先输入员工号和密码进行登陆，才能进入系统界面。

图 3.3.登陆窗口

图系统界面

4.2.公告管理

公告管理主要包括：发布最新公告和查看以前公告

打开公告管理面板，单击添加，然后输入“公告标题”和“具体公告”，最后单击确认进行发布。

图 3.5.发布公告

通过公告管理面板可以查看所有的公告信息，单击删除按钮，可以删除对应的公告。

图 3.6.查看以前的公告

4.3.公文管理

公文管理主要包括：发布公文和接收公文。

单击公文管理，选择添加，填写标题和内容后可以发布公文。

图 3.7.发布新公文

图 3.8.浏览公文

4.4.员工管理

图 3.9.添加员工

图 3.10.查看员工

4.5.部门管理

查看部门信息查看职位信息

4.6.收发信息

图 3.11.发送信息

图 3.12.查看信息

4.7.优秀员工管理

查看优秀员工和优秀员工提名

注意

尚未实现

4.8.管理员，部门管理

图 3.13.添加部门

图 3.14.查看部门

4.9.管理员，职位管理

图 3.15.添加职位

图 3.16.查看职位

4.10.管理员，员工管理

与前台员工管理功能相同

4.11.管理员，账号管理

员工密码设置，可以在员工管理中修改密码激活账号，未实现

5.没写在需求中的功能根据数据库表结构的设计，还有一些额外的功能

 员工状态管理

作为一个数据字典表，用在维护员工信息时使用

 员工上下班考勤

包括上下班时间段设置，和员工上下班记录表

 工资管理

篇5：（OA自动化）某公司OA需求调研报告

第一章总则

第一条杭州市房地产联合开发总公司办公自动化系统（以下简称OA系统）是以通达OFFICE ANYWHERE网络智能办公系统为管理平台，采用服务器/客户端/浏览器结构，建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。OA系统是联合房产公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。

第二条为了加强对公司OA系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，根据《国家信息化领导小组关于我国电子政务建设指导意见》、《国家机关公文处理实施细则》、《中华人民共和国保密工作规定》、《计算机系统管理规定》等有关规定，结合公司实际，制定本办法。

第二章组织职责

第三条 OA系统的运行中，公司各单位各负其责，协同配合。职责如下：

（一）公司综合办是办公自动化OA系统的归口管理部门。主要职责为：

1、负责制定OA系统规章制度；

2、负责OA系统核心工作流程设计、修改；

3、负责OA系统各职能部室工作流程设计的审核；

4、负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限；

5、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转；

6、负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询；

7、负责组织各公司人员操作培训；

8、协助各部门搜集、整理优化系统的需求；

9、负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督。

10、负责OA系统的数据备份；

11、负责公司领导、OA管理员和相关人员的培训和技术指导工作；

12、负责OA服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行；

13、负责系统用户注册、注销等管理；

14、负责文件柜功能模块各单位书写权限的设置。

（二）其他子公司主要职责为：

1、负责制定本单位OA系统相应管理办法；

2、负责指定部门（分公司）OA管理员，参与本单位工作流程的定制、文件夹的建立以及本单位OA系统终端的日常维护、人员培训等技术支持工作；

3、部门OA管理员负责本单位参与OA系统人员权限变更时，及时提供给公司办公室申请调整；负责处理OA系统中公文流转工作及文件夹属性和内容的变更工作；

4、负责根据本单位工作需要，提出优化需求。

第三章文件管理

第四条公司各单位发出、报送的各类文件（包括发通知、公告、报告、简报、报表、新闻等）原则上统一采用公司办公自动化OA系统发送。本系统不启用电子印鉴。

第五条OA系统中的公文也称电子公文，是通过公司统一配置的办公自动化系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。电子公文传输，是指电子公文的生成、发送和接收过程。

第六条公司办公室负责对电子公文传输工作进行指导和检查。各单位办公室负责本单位的电子公文传输工作。

第七条电子公文要素与纸质公文基本一致，包括公文版头、密级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、附注、主题词、抄送单位、版记等。电子公文与纸质公文工作流程、行文关系、归档管理基本相同。

第八条电子公文与纸质公文具有同等效力，不加电子印鉴。如需要对外提供纸质文件，各单位可向公司办公室申请正式文件。

第九条各类电子公文处理程序按照《公文处理暂行办法》的规定在公司办公自动化OA系统中办理。在 OA系统中，公司收文办理程序为公司

办公室起发领导批阅流程，公司领导批阅后转公司分管领导阅批，再转承办单位批办并择具体办理人办理。

第十条各单位在OA系统中办理公司领导批阅的文件由单位主管征求批阅文件的公司领导后归档。

第十一条在OA系统中，公司发文办理程序为各单位拟稿人发起发文流程，本单位领导审核，如需要会签单位协助办理由拟稿单位主管领导协调会签，会签后主办单位交公司分管领导阅批，分管领导确认后转公司办公室秘书科审阅公文，由办公室主任交公司领导签发。

第十二条公文签发后，由公司办公室编号、制作电子公文，使用OA系统文件分发流程发至公司二级单位党政领导、部门主要负责人和OA管理员各一份。并根据实际需要打印纸质文件若干份报出并归档。

第十三条办理工作业务使用本系统设定的工作流，根据文档管理一体化的原则，做好电子文档的归档，并妥善保管归档记录，备查。直接发送电子邮件可用于小范围内的信息沟通。

第四章系统模块

第十四条各单位按照系统功能模块的作用及相应管理程序发布相关信息。

第十五条本系统设定公告通知、信息发布专栏、OA相关通知、公司新闻、文件柜等五大主要功能模块。

公告通知模块：发布内容是经公司领导签发的公文、制度、通知，发布范围是OA系统所有用户。发布的审批由公司办公室审核并负责发布；

信息发布专栏模块：发布各单位相关信息到OA系统的所有用户。信息内容必须经各单位主要负责人审核后，由各单位OA 管理员负责发布；审批过程可使用工作流程。

OA相关通知模块：发布与OA系统有关的信息到所有用户。信息内容经各单位主要负责人审核后，由各单位OA管理员负责发布；审批过程可使用工作流程。

新闻模块：发布公司新闻到所有用户，信息内容由宣传部负责审核并发布。

文件柜模块：此模块的权限由企划部信息中心自上而下设置，各单位OA管理员负责本单位信息共享设置，OA系统用户按查阅权限查阅。

第十六条各单位在OA系统中向本单位发布的信息，交本单位领导审核。

各单位领导对本单位在OA系统中对内、对外发布信息的可靠性和严肃性负责。

第五章用户权限

第十七条系统用户如不能正常办公，可设置工作委托，委托他人办理。

第十八条用户主要权限如下：

（一）普通员工

在系统中根据各级领导批示，及时办理业务回复自己的直接领导；可以使用点对点流程向直接领导汇报、请示工作；具有拟稿的权限；能够监控、查询自己参与公文的办理情况；负责电子公文的校对；接收需要本人待阅的文件，查询自己已阅公文的情况；对自己所需的公文申请借阅。

（二）科级员工

在系统中具有普通员工的所有权限；在公司发文、本部门发文中接收下属员工拟稿的公文审核，审核完毕返拟稿人或者送部门领导审核、审批。收文处理过程中，接收部门领导批示的公文，自己办理或批示给下属员工办理。综合科长（分厂办公室主任）具有查询通过部门收发文管理员办理后的收发文所有信息的权限。

（三）部门（分厂）领导

在系统中具有普通员工的所有权限；在公司发文中，接收下属员工拟稿的公文审核，审核完毕后，返拟稿人或者送相关部门会签（需要），会签后送公司分管领导审核、审批。部门发文中，对部门发文予以签发。收文处理过程中，接收公司领导批示需本部门办理的公文，批示给下属员工办理

（四）公司办公室秘书

在系统中具有普通员工的所有权限，并负责呈送公司领导签批文件的督办。接收发给本公司的公文，拟办后传送给办公室领导。根据公司领导批示传送相关部门或人员办理；负责将办毕公文即时归档。能够查询、监控公司收文的办理情况；负责公司收文的跟踪管理工作；在公司发文中，接收公司领导签发的文件，根据领导审批结果编号送文印室制作或退相关部门或人员；能够查询、统计、监控公司发文的办理情况。

（五）公司分管领导

在系统中具有普通员工的所有权限；在公司发文中，接收分管部门拟稿的公文审核，审核完毕后，返拟稿单位或者送公司办公室审阅。收文处理过程中，接收公司领导批示需主管部门办理的公文，批示给下属部门办理。

（六）公司领导

在系统中具有普通员工的所有权限；公司发文中，负责对公司发文的审批签发；收文处理过程中，对公司收文予以批示，批示给下属办理。

（七）OA管理员

1、部门（含分厂）OA管理

在系统中具有普通员工的所有权限；部门（分厂）发文、工作请示报告中，接收需报部门领导审批或部门领导已审批的公文；按照《公司公文管理办法》规定，负责分发、归档部门（分厂）电子公文的整套文件（包括报批文件和正式文件）制成纸质文件；收文处理过程中，负责将外来纸质文件通过扫描设备转换成符合规定格式的电子公文；接收发给本部门（分厂）的公文，传送给办公室（分厂办）领导审批，根据领导批示传送相关科室或人员办理；负责将办毕的公文及时归档；能够查询、统计、监控本部门（分厂）所有公文的办理情况。负责部门（分厂）收文的催办工作。

2、公司OA管理员

负责流程的定制及维护工作。系统投入运行后，涉及修改流程及内容，必须经过公司办公室确认方可实施。严禁擅自更改删除，避免电子数据的无法保真或丢失。

（八）公司办公室文印员

在系统中具有普通员工的所有权限；在公司发文中，负责将公司领导审批签发已经产生编号的电子公文按照《公司公文管理办法》的要求以规范化制作，经拟稿人校对无误后，进行排版，发送至公司各单位；负责将已分发的公司发文制作成纸质文件，以备归档及外派。

第六章登陆规范

第十九条系统正式运行后，系统所有用户必须在每个工作日上午、中午的上班后一个小时内，中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送。

第二十条系统用户必须建立个人密钥，填写个人信息（公司二级单位班子人员必须填写手机号码，可设成不对外公开），保护好个人登陆密码、电子签名密钥，并定期更换。多人共用一台计算机，如暂停OA办公需及时注销或退出OA系统，以免他人介入工作环境。

第二十一条登陆OA系统用户口令应经常更改并保守秘密，以防他人有意或无意打开系统数据库获取信息，滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。

第七章安全保密

第二十二条所有用户应认真贯彻执行《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》，严格遵守公司《计算机信息系统管理手册》和公司《关于加强公司计算机管理的通知》的有关规

定。

第二十三条按照公司《计算机信息系统管理手册》和公司《关于加强公司计算机管理的通知》的规定，为了保证各单位的网络畅通，严禁使用BT、电骡、电驴、迅雷、pplive等占用网络带宽的软件，严禁在线观看与工作无关的网络视频；严禁对网络软件和硬件进行非法操作。系统用户必须安装企划部信息中心指定的杀毒软件，拒装者取消其上网资格（包括个人笔记本电脑）。

第二十四条OA系统的所有用户，不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。

第二十五条OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。

第二十六条涉及国家和公司秘密以及其它密级文件不在OA办公系统上进行工作流转。

第八章附则

第二十七条为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全，保证系统的正常运行，全体用户应遵守本管理办法，违反者应承担相应责任并接受公司M5考核制度的处罚。

第二十八条本办法未尽事宜按法律法规和公司有关规定执行。

第二十九条本办法由公司办公室负责解释。

第三十条本办法自发布之日起施行。

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