oa软件管理办法

oa软件管理办法（精选9篇）

篇1：oa软件管理办法

万户网络技术有限公司http://

OA软件在管理中发挥的作用

在当今时代，管理意识和管理环境、社会大背景都发生了巨大的变化。过去的管理结构现已被打破，逐渐由多层次的管理时期进入扁平化管理时期，层级之间在不断的缩小。管理、信息、协同、监督的精度要求不断提高，用知识创造的工作越来越多，用劳动创造的工作逐渐被取代。对信息量的要求也随之增加，沟通数量和质量要求都在提升，协同的要求也被提升。

而OA软件所搭建的高效协同平台就是努力使管理者从千头万绪的办公工作中解脱出来，帮助管理者在竞争中领先一步。利用OA软件，管理者可以及时有效监控各部门工作进度情况，实时全面掌控各部门的工作办理效率状态，及时发现问题及时解决，从而减少 差错。系统将记录每个工作完成流转监控状态。另外，OA软件能创造多种途径、多种方式，使企业的管理者同企业员工保持有效、快捷的工作交流与信息沟通，排除了信息沟通不畅给企业发展带来的羁绊。

而优秀的OA软件是结合了先进的管理思想，从广泛的用户需求中抽象出通用模型，并利用群件技术开发的软件产品，其主要作用是提高组织内部协作效率、信息效率，并帮助个人实现轻松办公，快乐高效，提高管理效率，从而使企业大大提高工作效率，管理更加规范化、现代化，实现轻松管理，并能充分利用现有资源来有效提升企业的无形资产，带动整个企业迅速发展。

篇2：oa软件管理办法

很多人一谈到OA，便会想到OA中的工作流。而大部分人对OA的认知都是：能跑流程的系统。这样的认知显然埋没了OA的许多重要作用，知识管理就是其中一个。

OA知识管理是企业的文档管理和知识沉淀的重要方式。最早提出知识管理，是在大企业中。企业文化的传承是企业不断发展重要保证，如果新人都无法详细了解公司的历史，必然很难认同公司现状。大企业文档众多，单纯的通过文件共享服务器以很难满足对文档的权限管理。大企业中的各种规章条例，公司通告众多，怎样保证新员工也能顺利学习掌握公司长久沉积下来的文化，都是很难通过纸质或者简单的电子文档来完成。于是，大型企业开始使用OA来管理知识库---OA知识库。中小企业开始使用知识管理是最近几年才开始。中小企业的发展时间越来越长，长期积累的各种文件、制度也可是数量增多。

珠海飞企OA软件的知识管理有别于用传统的文件共享服务器管理文档。OA中的知识管理可以做到权限细分，满足企业在文档管理方面的严谨性要求。如，附件不可下载，单份文件分享，有时间限制的共享等等。还可以增强文档的互动性，阅读者可以对文件点评。知识管理当然还不局限于文件，它可以和项目管理，客户管理，流程审批等业务结合，使知识管理有更多的业务维度。知识管理库中还可以通过多维度分类，方便用户查找。知识管理库更可以做到记录阅读、修改痕迹，详细到每个时间点和字段，使每个知识点的变化都一目了然。这对后来人查阅了解前人的工作很有帮助。

珠海飞企OA软件在知识管理的推进过程中需要掌握的方法有：

1，先将企业的知识分成大类，分别建设不同的知识管理库，不同的知识管理库有不同的负责人管理。

2，再对每个知识管理库内部进行分类，由各块的责任人根据本业务领域的特点去分。3，做好本知识管理库的权限规则。

4，制定要每个知识管理库的应用范围，并公示培训相关人员。

5，导入历史数据。

6，如有必要成体系的业务，还需要将知识管理库与项目管理、客户管理等体系关联。

篇3：OA软件中的热门实用技术

OA软件热门实用技术之一:SOA架构

SOA的概念被大家炒得很热了,IBM官网上也有详细的技术介绍,我们这里只从应用的角度来看看它跟OA结合后带来的新应用。

SOA这个大明星气宇轩昂闪亮登场后,OA马上就对他一见钟情,很快打得火热,OA需要SOA的理念来武装自己,SOA需要OA的应用来实现自己,加上他们两个的名字这么相像,正是天生一对的样子。

其实,在以前的OA软件中,我们并不需要SOA技术,因为那时候OA干的是体力活,传传文件、发发通知,顶多做个审批,只限于单位的行政管理。但现在OA在组织内部的应用更深、更广,需要它整合更多的人员,更的数据,更多的业务,更的流程,以至于成为一个信息和协作中心,完成整合应用系统、消除信息孤岛这个光荣而艰巨的任务。

SOA解决了OA的什么问题?比如一个采购申请流程中,申请审批、流程的流转是由OA系统完成的,填写采购用款申请单、付款、做凭证则是ERP系统的功能,因此,用户不得不频繁地切换两个系统,才能完成采购申请。此外,企业在利用OA系统进行工作流审批后,产生了很多业务数据,这些数据同时可能是ERP系统的数据源,为了避免数据的重复以及保证数据源的唯一性,也就产生了OA系统与ERP系统集成的需求。

SOA技术,也许是解决这一需求最有效的方法。

经过几年的扫盲,我们都知道SOA是一个基于标准的组织和设计方法,它利用一系列网络共享服务,使IT能更紧密地服务于业务流程。通过采用能隐藏潜在技术复杂性的标准界面,SOA能提高IT资产的重用率,从而加快了开发并更加可靠地交付新的增强后的业务服务。

SOA是一种组件模型,它将应用程序的不同功能组件(服务),通过“服务”之间的良好接口联系起来(也就是“服务”之间的松耦合)。接口是采用中立方式进行定义的,独立于实现“服务”的硬件平台、操作系统和编程语言。这是构建在各种各样系统中的“服务”,可以以一种统一和通用方式进行交互。松耦合的好处是保证系统灵活性,另外,还可以保证“服务”的重复利用。Web服务是目前实现SOA最重要的标准。面向服务架构(SOA)是让IT更加关注于业务流程而非底层IT基础结构,从而获得竞争优势的更高级别的应用程序开发架构。它让你将关注的重点放在业务优化,而非IT技术上。

基于SOA的OA与ERP的整合应用建模。结合上面的案例,我们能看到SOA是如何让OA和ERP之间实现良好的互联互通:

(1)用户登录OA系统后,根据OA系统的人员配置信息确定身份,此用户同时也获得了其相应的权限。

(2)身份确定后,OA系统根据此用户的权限范围内的工作流程和工作列表,提供流程表单。

(3)用户在工作流表单上填写数据,包括与流程控制相关的信息、与ERP系统相关的参数及其他字段信息。

(4)工作流引擎根据流程定义文档控制流程执行,当流程流转到某个需要调用Web service的活动的时候,发送SOAP请求信息给服务提供者。

(5)Web service利用数据访问逻辑组件对数据库表进行查找、更新、保存等操作。以采购申请为例,用户调用ERP的采购管理Web service的"采购信息保存"接口方法将采购的物料编号、采购数量、价格范围、供应商等存储到ERP的DB中。

(6)服务提供者实现服务之后,将SOAP返回信息传回给OA系统,其中包括单据编号和单据状态等。

(7)当工作流引擎收到ERP系统传来返回信息后,根据WSDL文档将SOAP返回消息解析成自己能够理解的内容,然后自动将其存入流程表单中。

(8)工作流引擎将工作流表单传送给服务器,然后根据工作流控制数据和组织/角色模型将流程表单传递给下一个执行者,并同时发送Email通知。

OA厂家对SOA技术的应用。在OA厂家中,最关注SOA技术,并且真正实现了SOA架构的是华天、慧点、金和、协达、用友致远。慧点OA结构最庞大,设计得比较精深,技术能力也最强,是项目型的代表,适合做超大型的项目开发,能实现很复杂的应用。华天OA采用的是标准的SOA架构,是产品型的代表,适合做中型和小型项目的快速开发,其从低层到高层的体系分别如下:数据库访问层,实现数据的永久存储;Java Bean,对数据进行控制和操作;Web Service利用Axis对外提供WEB服务接口,从而实现SOA;GUI画面的显示,采用HTML方式和传统的客户端方式。

SOA架构很好地解决了OA在发展中遇到的跨系统、跨部门、跨流程问题,对需要使用信息技术解决关键业务问题的企业(包括希望减少冗余架构、创建跨客户和员工系统的公共业务接口的企业;需要基于角色和工作流对用户提供个性化信息的业务的企业;希望通过Internet实现跨区销售、升级销售和经由移动设备的访问来提升客户服务的组织)很有价值,必将成为未来OA软件发展的主流技术。

OA软件热门实用技术之二:MVC架构

MVC(Model/View/Controller)架构并不是一种新兴技术或者新兴思想,它是Xerox PARC在80年代为编程语言Smalltalk-80发明的一种软件设计模式,最近几年被推荐为Sun公司J2EE平台的设计模式,并且受到越来越多的使用。在国内,尤其是OA软件领域也得到了充分的应用。MVC架构的内容和工作过程如下:

模型(Model)。模型是应用程序的主体部分。模型表示业务数据,或者业务逻辑。在MVC的三个部件中,模型拥有最多的处理任务。例如它可能用象EJBs和Cold Fusion Components这样的构件对象来处理数据库。被模型返回的数据是中立的,就是说模型与数据格式无关,这样一个模型能为多个视图提供数据。由于应用于模型的代码只需写一次就可以被多个视图重用,所以减少了代码的重复性。

视图(View)。视图是应用程序中用户界面相关的部分,是用户看到并与之交互的界面。如何处理应用程序的界面变得越来越有挑战性。MVC一个大的好处是它能为你的应用程序处理很多不同的视图。在视图中其实没有真正的处理发生,不管这些数据是联机存储的还是一个雇员列表,作为视图来讲,它只是作为一种输出数据并允许用户操纵的方式。

控制器(Controller)。控制器工作就是根据用户的输入,控制用户界面数据显示和更新model对象状态。控制器接受用户的输入并调用模型和视图去完成用户的需求。所以当单击Web页面中的超链接和发送HTML表单时,控制器本身不输出任何东西,不做任何处理。它只是接收请求并决定调用哪个模型构件去处理请求,然后用确定用哪个视图来显示模型处理返回的数据。

简单来说,MVC的工作过程,首先控制器接收用户的请求,并决定应该调用哪个模型来进行处理,然后模型用业务逻辑来处理用户的请求并返回数据,最后控制器用相应的视图格式化模型返回的数据,并通过表示层呈现给用户。

下面我们通过实例来看看MVC架构的好处。华天软件作为一个注重技术优势的公司,是国内最早采用MVC架构的OA厂商之一。通过在其网站上公布的DEMO版本,我们可以看出采用该体系结构的最大的好处是数据与控制层与界面相互分离。

(1)数据与控制层与界面相互分离是最重要的,多个视图能共享一个模型,现在需要用越来越多的方式来访问你的应用程序。对此,一个好的办法就是使用MVC,无论用户想要Flash界面或是WAP界面,用一个模型就能处理它们。由于已经将数据和业务规则从表示层分开,所以,你可以最大化地重用你的代码了,这就大大提升了对用户个性化需求的响应速度。

华天OA系统比传统的MVC更进一步,界面层没有一行程序代码。不象传统的JAVA程序,前端是JSP,后端是Java Bean。实现了界面层与控制层的完全分离,用户即使不懂程序开发也能更改界面。

华天OA系统前端没有一行JAVA和JSP代码,是纯HTML和文本文件。所以,界面的改动将异常简单。他们在自己的方案里面承诺:换掉所有的界面,仅需要10天。

(2)因为模型是自包含的,并且与控制器和视图相分离,所以很容易改变你的应用程序的数据层和业务规则。比如你想把你的数据库从My SQL移植到Oracle,或者改变你的基于RDBMS数据源到LDAP,只需改变你的模型即可。由于运用MVC的应用程序的三个部件是相互对立,改变其中一个不会影响其它两个,所以依据这种设计思想能构造良好的松偶合的构件。在华天OA的数据层,可通过中间件进行沟通,这样不需要书写任何一行代码,通过简单的类与数据库表的映射实现数据库表的增删改。整个程序中没有一条SQL语句,不修改代码就可实现自动切换到各种数据库类型(如My SQL/SQLSERVER ORACLE)。

(3)可以使用控制器来联接不同的模型和视图去完成用户的需求,这样控制器可以为构造应用程序提供强有力的手段,这样能够极大地提升开发效率,并且保证系统的稳定性。

(4)通过标签定义实现与业务层的连接。在HTML页面中,没有一行程序代码,只有标签定义。如果页面需要变更,只须更改标签与业务层的连接关系。

(5)内部通过独立的子工程管理,这样既能保证各个子工程的系统独立性,又能确保对系统的整体管理。

(6)通过页面与程序的分离,实现了多语言和多风格的不同展示系统。

OA软件热门实用技术之三:PUSH技术

所谓PUSH技术,是一种基于客户服务器机制,由服务器主动的将信息发往客户端的技术,本质在于让信息去主动的寻找用户。它并不像前两者那样拥有众多粉丝,却实实在在地让OA软件具有了一种更优异的性能表现。

PUSH技术并不是最近才产生的,早在1996年Internet兴起时就产生了PUSH技术来获取网上信息,但由于网络应用的特点,它并没有PULL(拉技术——由客户机主动请求信息)使用得广泛。

近几年,随着基于WEB的软件的兴起,以及软件客户端数量的剧增,PUSH技术在软件开发中找到了自己的用武之地。OA软件的性能主要影响在两个方面:数据量大的时候,检索的速度比较慢,导致CPU占用率过高;一般的OA系统都有消息的刷新功能。但都是通过客户端每隔一段时间向服务器提出刷新消息请求,即采用拉的技术。

这样,当有上百个用户同时在线,每20秒刷新一下,而每一次刷新就会检索数据库,这样就会导致如果有100个用户在线,服务器需要进行60/20*100=300次数据库刷新。如果数据量稍大一些,服务器CPU根本就承受不了。

所以,当使用高峰期或者用户数增多的时候,服务器CPU占用率会迅速飙升到100%,这时候你会发现通过OA传递一份文件还不如你亲自拿过去更快。有的网管会抱怨网络带宽不够,或者服务器太老,甚至怀疑哪个小子在用BT,其实没发现是软件的问题。

对于此问题,一般解决的方式有两种:一是增加CPU由一个加为二个或四个,或提高CPU的频率,甚至用多机集群技术;二是提高刷新的时间间隔,如20秒刷新一次,改为2分钟甚至5分钟刷新一次。

第一种解决方案会增加硬件的成本和维护的成本,会让问题变得越来越复杂,最后失控;第二种解决方案能够减少6倍的CPU负载,但是会影响到消息的实时性,用起来很不方便,失去了软件办公快捷化的真谛。

因此,以上两种方案并不会从根本上解决CPU占用的问题,随着在线人数的增多,这个问题将越来越明显,一系列连锁反应将会发生:CPU占用率持续100%、客户端连接不上服务器、文件传输缓慢异常、不断掉线、同事抱怨、老板生气、血压升高、抓狂……

事实上,有很多客户因为软件的性能问题而导致了应用的功能越来越少,次数越来越少,最后不了了之。魔高一尺,道高一丈,华天OA采用PUSH技术就很好地解决了这个问题:

华天OA通过服务器中间件技术实现了推的技术,只有对于某个客户有消息(通知消息、审批消息、待办消息)来时,才会向客户端推送消息提醒。这种方式,使整个系统只有一个线程在处理数据库刷新。

PUSH技术大大地提高了华天OA的性能。因为只有消息来时,客户端才与服务器通信,对于系统而言,实际上,大多数时间是没有新消息的,这就保证了既能在第一时间接收信息,又能大大降低服务器负载,从而达到性能的最佳化。

采用华天OA技术架构的OA软件非常适合采用PUSH技术,这是因为它采用了JAVA编程语言,地球人都知道,用JAVA开发的软件速度慢,特别是大型的JAVA应用,多线程的时候,非常能够磨练一个人的耐性。但这些年来JAVA的速度还是在不断提升,PUSH技术起到的作用不是关键性的,却是简单、有效的。

其次,它具有OA小助手,现在一些厂家的OA软件都有小助手功能,如华天、新思创、用友致远等,小助手是一个简单实用的工具,让用户在不影响工作的情况下跟系统保持实时连接,但显然,客户端对服务器不断的刷新严重增加了服务器的负载,这就像DOC攻击一样,所以,大型企业都不得不关闭了这个工具。PUSH技术能够很好地解决这个问题,客户端虽然挂在服务器上,但不需要向服务器发出请求,服务器会把消息主动推送给客户端。

篇4：oa软件管理办法

据透露，微信企业号侧重企业内部员工沟通和办公管理，将支持企业构建管理平台，为企业提供对员工的管理、沟通、流程审批，以及客户关系管理等服务。具体来说，企业申请账号后，员工通过自己的微信订阅该企业号，然后可以使用目录下的各种功能模块，完成如打卡、报销、会议等事务——目前这些功能大多通过OA（协同办公）软件来完成。

腾讯的一只脚直接踩进了传统OA厂商的地盘，这让不少企业胆战心惊。原本规模并不算大的OA市场大多是一些中小企业，处于相对自由竞争的状态，像腾讯这样规模的企业，用拥有6亿用户的微信杀入市场，蓝海似乎将直接成为“血海”。

不过，在众多惶恐不安的OA厂商中，摩卡软件却表现得十分淡定。“一方面，企业管理要求服务商既懂管理软件，又要了解企业业务，还要具备互联网思维，所以微信作为通用平台，全部大包大揽并不太现实。”摩卡软件公司总经理潘韬认为，企业号会采用开放平台的模式，接入第三方的应用，而这对摩卡这些OA企业而言，不仅扩大了OA市场规模，同时建立一个OA生态圈，“会带来很好的机会”。

更重要的是，潘韬的淡定还来自对摩卡产品和理念的自信——多年来为中国移动提供开发服务的摩卡不仅有深厚的技术累积和服务经验，“经过多年的沉淀和累积，我们发现，用游戏化思维来解决企业管理的问题，更容易激发员工的自我驱动力，能够产生远高于物质奖励带来的激励效果。”潘韬说。关于这一点，来自美国沃顿商学院的教授、奥巴马商业顾问凯文·韦巴赫，作为全球游戏化课程创建第一人，也在自己的著作中指出，“游戏”没有明确的定义，但最大的特点是人在游戏中往往是最投入的。

实际上，早在十多年前，游戏化思维就已经被潘韬应用在工作管理中——“最早我们做销售，设立‘龙虎榜’，让每个人都产生竞争意识，就是一种游戏化的形态。而在摩卡，通过做摩卡知识问答，我们就把企业知识沉淀下来了。”潘韬说。

今年6月，摩卡软件推出了“知行易”企业云办公平台，对员工的每一项任务都设立阶段性目标，并对应相应的分值，员工获得积分可以兑换成假期、奖金或者更好的办公条件等，同时融入社交元素，让员工在积分领先中获得更强的成就感。“游戏化跟游戏式工作是不一样的。知行易实际是用游戏的理念和游戏的元素让员工对工作有一个全局性的了解。一个团队在执行公司项目时，通过游戏化理念能够让大家协同工作。” 摩卡软件公司战略支持部总经理石振勇介绍说。

篇5：oa软件管理办法

发布日期： 2009-11-6信息来源：http://

ERP的中文意思是企业资源计划，是英文Enterprise Resources Planning的缩写。

ERP的核心思想是供应链管理，它引导企业从供应链范围去优化企业资源。简单的说是将企业的三大核心：物流，信息流，资金流进行全面一体化管理的管理信息系统。

ERP的主要功能模块有：

1、生产控制管理模块

包括：主生产计划、物料需求计划、能力需求计划、车间控制、制造标准等

2、物流管理模块

包括：客户信息管理和服务、销售订单管理、销售统计与分析、库存控制、采购管理等

3、财务管理模块

包括：总帐模块、应收帐模块、应付帐模块、现金管理模块、固定资产核算模块、多币制模块、工资核算模块、成本模块、财务计划、财务分析、财务决策等。

4、人力资源管理模块

包括：人力资源规划、招聘管理、工资核算、工时管理、差旅核算等。

篇6：OA办公软件模块功能

个人工作台：打造领导及员工个性工作台，能够针对不同岗位、职位灵活配置工作台上所展示的模块内容

门户管理：门户设置操作简单、灵活，轻松实现集团化多级门户管理，不同的用户权限访问不同的门户界面（支持多级门户，尤其适合多元化集团管理；有外网门户）

公文管理：电子化的收发文管理、电子公文的档案管理

信息发布：通知、公告、制度、新闻等信息的发布管理（信息发布内容阅读权限可精确到人，可控制只读）

信息交流：员工之间即时通讯、论坛、博客、邮件的应用模块（独有的‘网络寻呼’功能，即刻呈现组织架构,取代QQ、MSN、E-MAIL,同时可根据客户要求继承RTX：也是一种通讯平台）

流程管理：内部管理流程、业务流程的设置、维护、分析等

个人事务：个人日常计划、任务、日程、培训、日记、考勤等综合信息的处理 知识管理：内部知识的沉淀、共享、分类与转移 项目管理：项目新建、管理、成本、进度的综合管理

人力资源管理：考勤、绩效、合同、档案、离职的综合管理（涵盖从职位申请到人员离职的选、用、育、留全过程。工作分析功能方便管理者随时查看员工的工作情况）

客户关系管理：客户跟踪、客户销售、客户服务、经理工作、财务工作、统计分析 费用预算管理：费用预算执行、费用预算查询、费用预算分析、预算调整、财务查询（帮助企业做到事前明确、事中控制、事后分析，尤其适合于企业上市及预上市企业财务内控）

行政管理：用品、资产、会议、车辆、图书的综合管理 综合分析：对员工行为、效率、成本、业绩的数据分析

模块关联：各个管理模块之间是否能够形成有效的管理互动，数据的交互与信息的共享，达到模块功能横向应用、信息数据纵向关联

商业智能：汇总、统计多个业务系统数据、转化为智能图表，进行比较分析，为决策提供依据

篇7：选择OA软件的十大误区

应用OA系统实行办公自动化已经成为很多企事业单位加强内部管理，提升办公效率和办公质量的重要手段。但是很多单位在选择OA系统的过程中陷入各种各样的误区，这里我列举了十大有代表性的误区，供广大用户借鉴。

误区一：自己开发

自己开发OA更能够满足自身要求，还可以随时升级、维护，可控性强，能避免上当受骗，但实际上呢？

首先，OA系统已经涉及到越来越多的学科技术，包括计算机、通信、网络、管理与行为、多媒体、数据库、图形图像等等，是一个需要综合各种人才的团队工程，一个或者几个普通程序员已经很难做好；

其次，单位内部的程序员受行业和职位限制，无法掌握最新的管理理念及其发展趋势，往往只能对市面上的OA系统和自己单位的办公流程进行简单模仿和克隆，不能够真正实现提升管理水平的目的；

再次，频繁调整OA系统会严重影响员工的快速掌握和正常使用，延长融合期；

最后，开发OA系统需要耗费大量的人力、物力、财力、管理、时间成本，不可控因素很多，综合费用最低也要几万元，很多都要数十万元，显然得不偿失。

因此除了个别特大型企业和敏感性单位，建议普通企业不必自己开发。

误区二：功能越全越好

只要你肯付钱，软件的功能是可以无限扩充的，但这是你必需的么？ 首先，容易造成功能闲置，系统空洞；

其次，功能越全，系统越复杂，使用越困难，维护越麻烦； 再次，功能多一点，价格多一片，一次性投入太大；

最后，服务成本直线上升，隐形风险增大，甚至使应用半途而废。选购OA系统时应该考虑一下自己的实际需求和支付能力，如果以适用为出发点，那么就坚决砍掉那些可有可无、利用率低的“鸡肋”功能，选一个功能紧凑，满足自己核心需求的既便宜又容易二次开发的系统。

其实，就OA的功能来说，无论是不知名的小公司，80%的内容都是相同的，只不过应用深度不同。而OA的功能每增加10％，价格至少会增加100％－300％，经理人要看看自己有没有必要为剩下的20%多付那么多的费用。

需要注意的是，为满足中小企业客户“小而全”的特点，有的OA集成了人事、客户、财务等功能模块，这些模块往往是“看起来很美”，并不能代替专业的管理软件，只能做最简单的记录和备份工作。

误区三：价格越低越好

价格低固然是好事，但是如果低到一定程度就值得怀疑了，这里面是否有猫腻？

首先，质量问题。这种价格极低的OA多是小公司和个人开发的，还有是个人离职后从原来的企业里带出来的，产品的稳定性、升级性、版权等都没有保障；

其次，隐性成本。有的软件看起来便宜，但是有用户数限制，比如某OA软件报价5800元，但是只支持20个初始用户，另外每增加10个人需付2000元，这样50个人的单位就得11800元，还有比这个更高的用户费呢。

最后，服务问题。这种软件一般无法提供可靠的服务，即使提供服务也要付出高昂的服务费。软件的服务是和产品融为一体的，软件报价应该包括一个合理

咨询顾问：陈经理 移动电话：*** 的后续服务的费用，不然用户利益得不到有效的保障，服务费就成了一个无底洞。

记住，过低的报价往往损失了软件应用的功能和服务，是对客户的不负责任。还有很多原因导致产品低于正常价格销售，比如恶性竞争、抢占市场、争夺用户、产品刚上市或准备退出市场等等，这就要求用户不能贪图便宜，最终损害了自己的利益。

误区四：系统越透明、开放、越自由越好

网络办公就是让一切都变得透明、开放、自由么？

开放必须是相对的，如果所有员工都可以在网上随意浏览单位的财务数据、客户资料、成本信息、配方工艺等重要文件，就很容易造成泄密，给企业带来不可估量的损失。

为解决开放和保密的矛盾，好的OA系统都可以让用户很方便的进行权限设置，这样既方便各种文件在系统内的统一管理又保证安全，管理者根据职位高低给员工设置不同的访问权限，只有具有相应权限的人才能够看到这些资料，其他人则看不到。

误区五：系统应该完全符合单位的办公模式

如果有人说他要找一个完全符合自己办公模式的系统，那么我要问：这样的系统价值在哪里？

首先，软件必须要体现它自身的思想和特点，因为这是软件的作用所在，价值体现；

其次，OA系统不是将传统办公搬到网上，它融合了先进的管理理念和积极的工作态度，体现了新的办公方式；

再次，OA的公开、公正、透明会触及某些人的私人利益，使之产生抵触心理。

因为OA系统是对旧模式的改造，所以会与旧有的办公习惯和惯性思维产生一些冲突，必然有融合期，这就要求单位能够积极创新，勇于变革，从观念和行动上除旧纳新。

所以应该选择那些具有先进的管理思想，能够产生推动作用OA产品，而不是一味的追求符合自己的使用习惯和使用上的简单，也要主动的去适应软件，因为推动管理进步是应用软件的最终目的。

为了让用户能够顺畅的工作。优秀OA系统均可以让用户自定义工作流，化解了软件模式化与单位个性化的之间的冲突。

误区六：大企业开发的一定好

大企业开发的不一定好，即使好又真的适合你么？

首先，术业有专攻，大企业能做强某个软件或者硬件，却不一定能做好OA，因为它们是不同的概念；

其次，大企业开发的OA系统价格惊人，往往是普通OA的数倍甚至数十倍； 再次，OA系统的开发技术和理念日渐成熟，很多公司都开发出了优秀的OA软件；

最后，大企业开发的OA系统更适合大企业来用，因为中小企业使用的版本需要具有中小企业特色，包括结构、功能、流程、维护等。相反规模不是很大的公司开发出来的系统可能更实用，因为他们对中小企业理解更直接，更深刻。

误区七：市场占有率越高的一定好

软件也有高、中、低端之分，服务最好的高端产品不一定是市场占有率最高的产品，反之市场占有率最高的低端产品不一定是应用成功率最高及服务最好的咨询顾问：陈经理 移动电话：***

产品。

关键看企业处在什么样的发展阶段，不同的发展阶段适用的产品也不同。所谓适合的就是最好的，企业应根据自己的实际情况选择合适的产品。

误区八：选一个OA软件来彻底改善管理

单位管理混乱，能通过一个软件来解决问题么？

首先，管理混乱是因为没有规范的流程，而规范的流程需要人来制定，然后借助OA系统来让流程得到有效的执行；

其次，OA是一个工具，不具有主观能动性，管理中最重要的问题如激励、分析、决策等等都需要人来完成；

再次，OA的作用是提高整个单位的办公效率和办公质量，将人从低端工作中解放出来处理核心事务。

所以，过低或过高的看待OA的作用都是不正确的，只有提高整个单位的人员素质，特别是领导者素质，才能彻底提高管理水平。当然也不是说必须让管理变得完美之后再来应用OA，OA与人的作用应该是相辅相成、互相促进。

误区九：一步到位，一劳永逸

一步到位就能一劳永逸么？

首先，企业发展不会一步到位，人员、规模、制度、思维、文化等都在不断的调整、改进中；

其次，产品发展不会一步到位，应用技术、功能模块、管理理念日新月异，必须时刻更新；

再次，社会发展不会一步到位，社会进步突飞猛进，要么创新，要么淘汰。任何软件都是满足当前乃至未来一段时间的需要，不可能一步到位，一劳永逸。软件没有最好，只有更好，只有保持不断的改进，才会保持持续的优势。所以在选择软件的时候，应该选择那些易于扩充升级的。

误区十：好的OA系统并不需要什么服务

服务既费钱又麻烦，找个完善的OA来省却诸多烦心事？

首先，买软件只是第一步，真正的工作在于应用，这是个长期的过程，没有可靠的服务是不可能做好的；

其次，OA系统发展迅速，拒绝服务也就拒绝了持续改进、持续领先的机会； 再次，单位自己的维护人员的技术水平很难满足技术发展需要。

其实从长远看，软件商的服务更专业，并且风险和成本更低，现在很多著名大企业都将IT服务外包，说明还是值得去做的。

总结来说，选择OA有5大标准，那就是理念先进（有前瞻性，易于未来扩展），功能适用，使用方便，服务到位，价格合理。其中最重要的一点就是“适用”，买软件之前一定先问问自己：我为什么要用OA？我用OA主要解决哪方面的问题？我准备用这套OA解决几年内的问题？我主要用OA的哪些功能？哪些人、多少人要用OA？我能承受什么价格的OA……必须形成清晰的分析报告，而不是凭模糊的感觉来判断，这样你就可以将主动权掌握在自己手里，而不被卖家的花言巧语所蛊惑和欺骗。

篇8：oa软件管理办法

招标编号:SCG2010003

招标代理:汕头市政府采购中心

业主单位:汕头市工商行政管理局

报名截止:2010-02-22

招标内容:汕头市工商行政管理局办公设备采购。

数量:台式电脑150套,笔记本电脑100套,主机防护系统10套

开标时间:2010年2月22日

开标地点:汕头市政府采购中心招标厅

采购人名称:汕头市工商行政管理局地址:汕头市龙眼路18号

联系人姓名:郑先生电话:0754-88563227

采购代理机构名称:汕头市政府采购中心

地点:汕头市长平路11街区财政大楼首层西侧

联系人:江先生、黄先生电话:0754-88179796

传真:0754-88179795姓名:郑先生电话:0754-88563227

庆元县电教仪器站笔记本电脑招标采购公告

招标编号:QZCG20100002

招标代理:庆元县招投标中心业主单位:庆元县电教仪器站

采购内容:庆元县镇一小、江滨小学、三中教师笔记本电脑采购项目

报名时间:自公告之日起至2010年2月21日。

地点:庆元县招投标中心(市场路3号)。

开标时间:2010年2月23日地点:庆元县招投标中心。

联系人:胡光升0578-6271191郑承炎0578-6113738

宁夏农牧厅机关服务中心网络版防病毒软件招标采购公告

招标编号:NCW-10-0034招标代理:宁夏政府采购中心

业主单位:宁夏农牧厅机关服务中心报名截止:2010-02-24

招标内容:网络版防病毒软件企业级;250客户端四台服务器,提供三年升级服务1套

地点:宁夏银川市进宁北街86号采购一处。

开标时间:2010年2月24日

开标地点:宁夏回族自治区招标投标交易服务中心(银川市光明广

场南侧公园街口银川国际贸易中心四楼)

采购机关:宁夏农牧厅机关服务中心

联系人:张亿一电话:0951-5025298

招标代理机构:宁夏政府采购中心地址:宁夏银川进宁北街86号

报名联系人:张浩华、张明艳电话:0951-5033931

开标联系人:马振军、沙霏电话:0951-5053445、5051 130

中标通知书发放联系人:马云燕电话:0951-5046436

蓬溪县中职校办公电脑招标采购公告

招标编号:PXZC[2010]8号

招标代理:蓬溪县政府采购中心

业主单位:蓬溪县中职校

报名截止:2010-02-23

采购项目名称:蓬溪县政府采购办公电脑项目公告

采购人:蓬溪县中职校

包的描述:台式电脑200台/笔记本电脑30台/学生双人电脑桌60张/移动硬盘2个/移动光驱2个/19寸液晶显示器30个/键鼠套装40套/1G内存条40根/开标日期:2010年2月23日/

开标地点:蓬溪县政务服务中心四楼开标室

联系人:杨鑫、朱悟昌

电话:085-5900517、1398562553传真:085-5900517

叙永县公安局电脑及扫描仪招标采购公告

招标编号:XYZFCG(2010)9号

单位:叙永县公安局报名截止:2010-02-23

项目名称:叙永县公安局采购电脑及扫描仪公开招标公告

包的描述:电脑:1 70台扫描仪:10台

标书发售地点:叙永县政府采购中心

投标地点:叙永县政务服务中心

本项目开标时间::2010年2月23日

开标地点:叙永县政务服务中心

联系人:夏先生电话:0830-6226616

广东工程职业技术学院计算机设备及相关服务项目招标公告

招标编号:GPCGD101170HG014J

招标代理:广东省政府采购中心

业主单位:广东工程职业技术学院

报名截止:2010-03-03

招标内容:计算机设备及相关服务项目

开标时间:2010年3月3日

开标地点:广州市越华路1 18号之一9楼903室

采购人名称:广东工程职业技术学院

地址:广州市天河区凤凰街道渔兴路18号

联系人:杨先生电话:020-37395780

集中采购机构名称:广东省政府采购中心

地点:广州市越华路1 18号联系人:秦先生、方小姐

电话:020-6279161 6;020-62791686传真:020-83309916

盱眙县职教集团电脑、打印机询价采购公告

招标编号:XYZCX 2010-028

招标代理:盱眙县招投标中心

业主单位:职教集团报名截止:2010-02-29:.

项目采购货物:电脑2台联想台式机,E7500,2G内存,

320G硬盘,512独卡,19寸液晶,X P操作系统。一体机2台联想一体机M 7205

截止时间:2010年2月29日

递交地点:盱眙县淮河东路108号招标中心服务大厅

篇9：OA系统中高校电子公文管理探讨

关键词：信息化建设；OA系统；公文管理

中图分类号：TP317.1 文献标志码：A 文章编号：1673-8454（2014）15-0060-03

一、引言

公文是党和政府机关在处理公务过程中形成的具有特定效力和规范格式的文书。党和国家的秘密事项大都以公文的形式来传递。高校公文一般来源于上级领导机关及相关业务部门。[1]公文是高等院校依法治校和进行公务活动的重要工具，公文处理工作是高校办公室的一项重要职能，科学、规范、安全、高效的公文运转和管理，是衡量办公室工作绩效的重要指标。[2]

办公自动化（OA，即Office Automation），是指把办公的特定流程或环节和日常的事务联系在一起，从而使办公文件在不同办公室、不同地区的流转、审批以及发布等方面实现方便的共享以提高办公效率。[3]当前，OA系统已成为我们日常进行公文处理的主要手段，它改变了以往纸质公文管理的传统理念，而公文流转作为办公自动化系统的核心，是实现无纸办公的重要标志。[4]其生成的电子公文已成为高校电子政务的管理对象和主要载体，具有特定效用的凭证性信息，是学校正常运行的信息支持和信息保障。[5]虽然电子公文具有优于纸质公文的很多优点，但也伴随着不少问题，如何解决电子公文管理中的缺陷，成为本文探讨的关键点。

二、应用OA系统处理高校行政公文的优点

1.加快工作流转时效，提高公文处理效率

在使用OA系统处理行政公文之前，公文呈送批转的整个过程中都依靠公文秘书一人完成，难免会影响工作的质量和效率。在应用OA系统之后，高校的全部公文流程均利用网络形式来实现，操作简便，工作人员仅需登录到系统利用对相关功能键的点击即可完成公文处理的各个环节。此外，工作人员还能够利用跟踪处理，即时地对文件的全部管理流程进行监控，催办不同环节的文件，从而提高全过程的办公效率。[6]

2.节约办公资源成本，促进节能环保效应

纸质文件时期，文件需要专人印制、装订、分发，下发时还需通知各二级单位专人领取，造成了纸张和人力的极大浪费，同时人力有限造成的时间不及时和文件的漏发、错发，影响着相关工作的开展。通过OA系统办理公文，只需选择用户定向发送，并提醒他们及时阅处，接收用户即可上网查阅，节约了大量纸张和人力资源，节能效果非常明显。

3.增强协同办公能力，推进信息共享公开

传统形式下的纸质公文在同一时间同一地点只可供一人的阅读，存在着信息的独占性。

在应用OA系统之后，系统人员不仅对来自外部的信息加强了有效采集，而且通过系统的公文流转，学校的行政公文在相同的地点和时间可供多人阅读，给予了多用户检索下载的功能，实现了各部门间的协作与信息共享，大大推进了信息公开的进程，加强了高校对校内事务的统筹安排以及监督管理，为学校的政策决定提供了有力的信息保证。

4.降低人为因素影响，规范公文处理流程

就传统形式下的审核、修改公文环节而言，受到了极大的人为因素制约，存在着较大的随意性，无法确保文件的质量与及时性。而在OA系统中，公文处理系统通过固化科学的办公流程和建立标准化的模块，任何节点的操作人员都不可以跨节点操作，并且所涉及到的全部修改痕迹都会详细地保存在系统当中，并且会正确地进行备份，这样就用系统规范了流程，保证文件在控制范围内有序办理。

三、OA系统中高校行政公文管理的问题分析

1.平台标准各异，文档一体化功能难集成

高校中OA系统与档案管理系统的建设往往因时间先后顺序和软件开发团队的不同使得系统存在着数据平台各异、数据结构多样以及数据标准不统一等问题，分别开发的应用系统因没有考虑数据共享的公共接口而变成一个个独立运行的系统，致使系统集成度和互联性较差，OA系统中存有全部已办理完毕的内部发文、信息资料和上级部门的所有公文、邮件、信息资料、传阅流转记录等，这些信息如不经过程序的处理，只能单独存放在OA系统里，归档时，还需要手工扫描、录入等，造成人力、物力的浪费，而且不便于日后的检索和查找利用。

2.保密难度增大，涉密文件流转安全难保障

高校在办公室公文管理的收取、制发和传递的过程中往往会接触到不少涉密公文，特别是当前多数高校在实现了办公自动化之后，这些以往机要的上级来文或者尚未公开的学校内部行文因为从锁住即可保护的纸质文件扩展存为放在电脑中的无形电子信息，系统易受非法人员、黑客和病毒的入侵，传输过程中数据也可能被截取、修改或删除，保密难度增大。而一些公文管理人员为了方便传阅， 直接扫描成电子版后盲目将涉密性或内部保密的公文通过网络传阅，极大地增加了网络泄密的概率。这些都为办公室公文管理的保密工作提出挑战。

3.伪造篡改容易，公文唯一合法性难鉴定

传统的公文是否有效与其是否具有公章直接相关，这种“红头+公章”的公文处理模式仍会延续到公文处理系统中。[7]当前在OA系统的实际运用中，对于一些需要领导最终签字确认的公文往往还是采用纸质稿送至领导签字，需盖章的最终行文在定稿后采取加盖传统公章的方式进行确认，这种延续传统的签字盖章的方法使得公文在流转的最后环节很容易受到人为的伪造、复制和窜改，很难确保公文的唯一性、合法性、可追溯性，也无形中增加了资源的浪费。

4.登录查阅频繁，信息催办提醒难即时

在OA系统中包括校领导在内的所有系统用户几乎每天都要办理一定数量的文件，当负责收发文的办公室秘书上传相关文件后，由于OA系统本身并不具备相应的提醒功能，用户往往不能及时进行办理。为了不错过重要文件的处理，用户经常要频繁登录系统查看是否有新的待处理文件，或者由负责收发文的办公室秘书通过手发短信进行一一提醒，这必将导致工作量的增加，而且由于信息反馈无法及时送达等原因造成办事人员相互推诿，责任无法落实，极大影响了用户的工作效率。endprint

5.时间空间限制，远程移动办公难实现

当前在很多高校都存在着人员常需外出学习考察或由于校区分散存在多地办公的现象，这就使得传统的集中办公方式已经远远不能满足需要。虽然OA 系统已打破传统办公环境固定的局限性，使得办公人员可以在家里、也可以在其他校区、亦可以出差在外处理工作事宜。但其完全依赖于互联网络，领导如若身边没有电脑或者网络，那么许多待办公文就依然无法随时办理，特别在一些时限较为紧迫的文件急需在外领导签约批示时，难免就会带来流程的运转停滞，在一定程度上影响了办公效率。

四、解决OA系统中高校行政公文管理问题的对策

1.统筹全局系统规划，实现文档一体化的全程管理

统筹全局的系统工程规划，通过技术对接，实现OA系统与档案管理系统之间的无缝连接，通过两个系统的协同工作，进一步寻找两个系统的结合点，将相关功能界面合二为一，使用户能够在同一个界面实现两套系统的流转和信息转换，使得档案管理功能有机地嵌入整个办公自动化系统之中，构筑起办公自动化系统文档一体化管理模式，实现电子文件归档、查询、存储保管的电子化和网络化，实现电子文件规范化管理。

2.建立公文管理责任制 ，提升电子文件的管理安全

为了保证公文保密工作的严肃性， 要建立责任严明的公文管理责任制度。涉及公文传阅的各个部门都应配备专门的公文管理人员，负责公文的收取、登记、传阅工作。 办公室机要秘书的涉密计算机必须做到物理隔离，严格按照密级文件的流转程序进行相关文件处理，通过身份验证、传输加密、防写防打印、数字签名手写签字辅助认证等安全技术防范电子文件在流转过程中的非法访问和随意删改，确定发送范围无误方可发送，并对接收涉密文件的部门适时按照保密要求进行检查监督。

3.使用电子签章技术，确保公文的唯一合法

在OA系统中，正文模板应集成了电子签章，手写签名等内容，在公文落款处直接加盖以数字技术模拟实际签名或印章的电子签章，当电子文件流转到盖章环节时，选中需要盖章的正文进行电子盖章操作即可，若印章加盖错误，还可以撤销印章。但必须保证要采用加密设备、用户与电子印章绑定的方式，指定用户才有权使用该文件。接收方对收到公文只能在指定允许的打印机上按指定份数打印，文件内容及版式不可更改，从而有效防止文件被恶意篡改，保障公章使用的安全性和唯一性，保证电子公文的真实性、完整性、可靠性和不可抵赖性。

4.搭建即时通讯平台，保证待办提醒的及时有效

通过OA系统中相关业务流程模块与即时通信平台所提供的信息提醒借口进行集成，使其组织结构和系统用户与OA系统保持完全一致，并自动实现同步，如中国电信的企信通、中国移动飞信、微信以及腾讯公司的腾讯通等。开发OA系统即时通讯特性的应用，从而使得当OA系统中有待办代阅公文时，系统能第一时间自动进行消息提醒，方便用户及时办理相关业务，改变传统“人找事”的行为模式为“事找人”的服务模式，进而提升行政办公执行力，提升办公室工作效率。

5.对接移动应用终端，提高系统远程办公能力

通过建立移动办公系统平台，以智能手机终端为载体，使用移动3G 等无线网络与服务系统进行连接，将高校办公自动化系统进行无线扩展，建立起一套可移动化应用的办公信息系统。出差中的领导、公文办理人员在没有电脑或没有网络的情况下，通过一部智能手机，在手机网络条件具备的情况下登录OA办公系统，帮助用户克服空间和时间对办公环境的限制，实现远程异地的公文处理，极大地方便了在外出差人员办公，大大提高了公文管理的时效性和准确性。

五、结束语

总之，应用办公自动化系统进行高校行政公文处理，不仅是高校自身发展的需要，更是建立现代大学制度的需要。通过进一步完善管理制度，规范办文流程，及时更新技术，全面提高公文管理效率，必将使高校管理工作更加快捷有效。

参考文献：

[1]葛爱英，陈宗文.高校公文保密工作的现状与长效机制的建立[J].高教论坛，2011（1）：116-117.

[2]何情.做好新时期高校办公室公文处理中的保密工作[J].办公室业务，2013（2）：64.

[3]方铭.办公自动化（OA）系统的在企业中的应用[J].计算机光盘软件与应用，2012（17）：71-72.

[4]关豪英.电子政务中公文管理系统的应用[J].煤炭技术，2011（11）：22.

[5]陈伟斌.高校电子政务中电子文件管理的思考[J].长春师范学院学报（自然科学版），2011（2）：142-144.

[6]熊俐嘉，李鹏.公文管理中OA系统的应用和展望[J].办公室业务，2013（07）：127-129.

[7]付政.OA系统中公文流转方案设计[J].科技资讯，2011（24）：16.