秘书工作情境

秘书工作情境（精选五篇）

秘书工作情境 篇1

在美国只要具有高中学历, 经过一定的办公技能的培训, 就可以获得初级秘书资格。一些商学院、假期技能培训学院、社区学院等都开设办公管理课程成为秘书资格培训的摇篮。随着科学技术的发展和经济的全球化, 社会对秘书工作的要求也越来越高。目前绝大多数秘书都需要具有本科学历、接受系统的职业培训、经考试获得资格证书后, 才能从事秘书工作。美国的国际行政专业人员协会每年都举行秘书职业资格考试, 合格者被授予职业秘书资格证书 (CPS) 、职业管理资格证书 (CAP) , 考试强调判断、理解、沟通及通过教育和实际工作培养行政管理能力。考试内容涉及经济学、管理学、企业行为学、企业法、办公技术、人际关学、秘书会计学等各个方面。全国法律秘书协会 (NALS) 、法律秘书协会 (LSI) 则对有志于从事法律秘书工作的人员进行资格考试。这种考试的难度更大些, 考生必须经过特殊的培训而且要从事过一年以上的法律工作实践。考试合格者被授予法律秘书认可证书 (ALS) 。全国法律秘书协会还颁发专业法律秘书证 (PLS) , 这是为从事专业法律业务而设计的高级职业秘书资格证书。

在美国, 秘书工作呈现出日益细化的趋势。美国行政管理协会把秘书分为企业秘书:主要为企业的经理服务, 负责收集信息、整理文档、安排会议、起草信函、迎来送往等;行政秘书:又称行政助或执行助理, 是高级行政参谋人员, 全面负责秘书和行政工作、减轻经理日常管理的负担, 并对各项工作的完成情况负责;法律秘书, 主要在工商业组织的法律部门任职或在司法部门为法官、律师、检察官等担任助手;政府秘书:在联邦、州政府以及地方政府或驻外使领馆工作的秘书;医学秘书:主要就职于医院或医疗初构;教育秘书:主要是在教育行政部门或大、中、小学办公室工作的人员。每一种秘书都有不同的要求和工作特点, 其中, 法律秘书和医学秘书由于工作任务特殊, 要求更苛刻些。

从总体来看, 相对于美国的其他行业而言, 秘书数量的增加要慢些。主要原因是, 随着办公自动化的发展, 秘书的工作更加富有成效, 他们能在相同的时间借助现代化的设备完成更多的工作。组织机构不像以前那样雇用更多的秘书来处理日常工作。再者, 由于经济的发展, 职业的开放性更强, 对于熟悉管理、精通办公业务的秘书来说, 很容易从一个职业转换到另一个职业, 流动起来更具有优势。

随着社会的发展和组织结构的科学化, 秘书岗位分工也越来越细, 专业化的趋势更加明显, 秘书被赋予更多的管理职能, 而管理者们始终在不断地寻找那些既具有丰富的专业知识, 又掌握高超业务技能的秘书, 井依赖他们来处理日常工作。而且, 由于现代社会竞争的加剧, 雇主们希望秘书能够具有更高的人际交流技巧, 在处理人际关系时能博得客户的好感, 为他们提供更好的服务。那些接受更多的教育、专业技能强、管理水平高的人越来越被看重。由此, 接受培训和继续教育成为职业秘书生活中不可缺少的组成部分。

同为发达资本主义的英国的秘书及秘书工作与美国却有着不同的意义和职责。英文中秘书Secretary一词, 来自拉丁语Sererum。在中世纪, 大不列颠的秘书原本是处理国王通信, 处理机密或秘密紧要问题的高级官员。当今英国秘书工作的范围, 随着社会的发展虽有变化, 处理机密和通信等职责却依然保持着。秘书一词在英国的概念, 按英国牛津字典解释:秘书一为办事处、营业所、公司或企业的雇员。其任务是处理通信, 整理记录, 安排约会。往往有地位有财富的人士, 将秘书作为一种特殊成员, 几乎都有私人秘书;二为高级官员。其职责为负责通讯、记录等事宜。不以盈利为目的、团体会社的秘书, 是义务的不领取报酬。三为国家的秘书。负责政府机关的政务工作, 名为秘书, 实为部长。如英国的国务大臣、外交大臣、陆军大臣, 其名称为Minister (部长或大臣) , 但也称Secretary (秘书) 。就英国高级官员和国家的秘书而言, 英国内阁办公厅及议会下院的办事机构, 均设有秘书机构, 不仅为内阁服务, 还为内阁委员服务, 如为委员安排议事日程、起草决议等, 在各方面协助委员会主席进行工作并为大臣的特别会议服务。英国议会下院设议长办事处, 下设四个办公室, 即议长办公室, 秘书主要负责处理议长的公文和信件, 协助议长们进行社交和工作方面的联系;官方报告办公室, 主要负责《下院每周议事录》的印发工作;决议事宜办公室, 主要负责向议员发送一切有关议会的文件;供销办公室, 主要负责出售报纸和议员需要购买的其它资料。

秘书工作情境 篇2

增强挫折承受力的方法—改善挫折情境

赵中利 著

一、创设一定的挫折情境

个人对挫折的感受和对挫折的承受程度不同，与其挫折l}}的不同有关。一般来说，挫折l}} 越低，对轻微的挫折就感觉越敏感，挫折承受力也相应较低;挫折l}}越高，对挫折就越不敏 感，挫折承受力也相应越高。

挫折l}}受许多因素的影响，但很重要的一个原因，是与挫折经验有关。有较多挫折经验的 人，比一帆风顺的人挫折l}}要高，挫折承受力和对挫折作出适当反应的能力也更高。

人对挫折的承受能力和适应能力，像其他心理品质一样，也是可以经过学习或锻炼而获得的。要提高挫折l}}，锻炼对挫折的适应能力，可以通过一些方法进行锻炼:1.有意识地容忍和接受日常生活中的一些挫折情境。要培养不屈不挠，再接再厉，坚忍

不拔的精神，锻炼坚强的性格、良好的心理素质和对付压力的能力，在挫折中学习和掌握对付 挫折的方式和技巧，增强适应力。当我们把生活中遭到的种种挫折和逆境，作为磨砺自己，增 益其所不能的一种激励机制时，就不仅能够而对挫折坦然自若，无所畏惧，而且能够从中学到 东西，获得长进。

2.有意识地创设一定的挫折情境。即不断地让自己经受磨难，自找苦吃，自寻烦恼，对 自己进行加强意志、魄力和挫折排解力的训练，最终使自己能经受住任何残酷的打击。《一千 零一夜》里有一个勇敢的航海家辛伯达，他每次航海归来，都可以放弃冒险事业，过上安逸的 生活。但他却执著地去寻求那种与大自然抗争，与海盗搏斗的惊险旅行，而恰恰是这些经历使 他抵抗挫折的能力大大增强，使他一次次大难不死，化险为夷。

3.心理上作好随时对付挫折的准备。挫折既然是不可避免的，我们就应该作好随时应付 挫折的心理准备。挫折适应力和对挫折的心理准备有很大的关系。有的人喜欢把未来设想得很 容易，对困难却不愿多想。当生活顺利时，他感到很舒适，而一旦遭到艰难困苦，他就会感受 到很大的挫折和压力，这就是因为他缺少对付挫折的心理准备。而另一些人在憧憬未来时，尽 量考虑到各种可能出现的困难，做好和困难搏斗的思想准备。这样，当后来并没有碰到那样的 困难时，他会感到出乎意料的轻松;即使真的碰到了那样的困难，他也就会因为早就有了心理 准备，而并不感到有很大的压力和挫折感。

二、寻找美好的一面

世界上的一切事物都是在不断变化和发展着的，都具有两重性。逆境可以向顺境转化，顺 境同样也可以转化为逆境。挫折可以使人沉沦，也可以使人猛醒和奋起。关键在于受到挫折的 时候，在失意中，能否从失败中吸取经验，能否发现自己的优点和长处，从而振作精神，重新 站立起来。

找出自己美好的一而，这里有几项具体方法可供选择:

1.发现自己的优点。花一个钟头去发掘自己的优点，然后逐点用笔记下来。优点可分数 类，如:个人专长所在，已做过什么有益有建设性的事，过去什么人如何称赞过自己，家人朋 友对自己的关怀，受过的教育等等，你一定会发现自己许多优点，从而知道自己原来还不差。

2.找出榜样人物。找一个你最羡慕、最敬仰，希望自己可以成为他(她)那样的人做你的 人生楷模。这人不管是谁，他们一定有什么模仿之处，他们也一定用过功，受过挫折，付出过

代价，那么目前自己的一时失败，又算得了什么呢?

3.肯定自己的能力。每天找出3件自己做成功的事。不要把“成功”看成登上月球那么

大的事，成功可以是顺利跟医生约了治疗时间，上班交通一路畅顺，处理的文件档案没出一次 错等等，日常生活工作都可以有“成功”与“挫折”之分，一日至少顺利地做了3件事，又怎 能说“一事无成”、“一无是处”呢?知道能把事情做好，等于是对自己的能力的肯定，可使人 振作精神。

4.计算已做妥的事。计算自己做妥的事而不是检讨自己还有多少件事没有做。人还没做的事永远多过已做妥的事，如果老想着这个没做，那个没做，便会愈想愈沮丧，真的会觉得自己能力低，无效率，大为失意。但把已做妥的工作罗列出来，可是长长的一张单子啊，能力还

真的高呢，能这样想，立刻便自信心大增，不会萎靡。

5.培养某方而兴趣。在自己的优点、专长、兴趣中，找一样(刚刚开始时，一样就够了)来 加以特别培养、发展，使之成为自己的专长。虽然还不是专家，但在小圈子中，一提到某件 事，大家都公认非你莫属了，专长不必太困难，可以简单至做蛋糕、剪头发、游泳、看星星、记电影的中英文名称什么都可以，有了专长，就有机会做主角，做主角，自然神采飞扬!

6.发挥自己的外在美。发挥自己的外在美，即所谓人靠衣装。衣，固然指衣着，也指打扮，可以不必名牌，但应讲究大方得体。尤其在自知情绪低落时，更要穿得鲜艳明丽些，还得加上化 妆及新剪的头发，这样不但自己的坏心情会因打扮而分散了注意力，表情也生动活泼些。

三、改善挫折情境

应付挫折的另一个有效方法是改变引起挫折的情境。挫折情境是产生挫折和挫折感的主要 原因，如果挫折情境得以消除和改善，则挫折感自然会随之发生变化，乃至不复存在。

对挫折情境的改善，可以注意这样几个方而:

(一)预防挫折的产生

如果能够预见到挫折的产生，从而采取及时有效的防范措施，尽量将可能发生的挫折在发 生之前予以消除，这当然是最好的了，这也并不是不可能的事情。“凡事预则立，不预则废。” 要预防挫折的产生，首先要对可能发生的事情有所预测，对一件事情的成功或失败，能作出正 确的反应:

1.要能够准确地分析主客观情况，既要摆清有利条件，看清前景，增强信心，也要摆脱

不利条件，设置正确对待和处理的预备方案。

2.在作计划的时候，要从实际出发，既切实可靠，又留有余地，并且及时检查执行和完

成情况，根据情况适当调整计划。

3.争取最大成功率的措施要具体，使小前景和大前景挂上钩，对而临的各种障碍的解除

要有得力措施，以避免走弯路。

(二)改变挫折情境

挫折发生以后，经过认真分析，如果引起挫折的原因和挫折情境是可以改变或消除的，则 应通过各种努力，设法将其改变、消除或降低它的作用程度。比如，一个秘书年纪大了，由于 体力、精力的衰退，原先感到胜任的工作这时变得吃力了，而上司对工作的要求却并不因此而 减轻，这时就会产生挫折感和紧张的情绪体验。在他退休以前，可以有两种方法减轻这种挫折 感和紧张的体验:一是想办法减轻自己的工作负担，二是定期接受再培训。培训有可能解决由 于年龄、疾病、专业知识技能欠缺所产生的问题。对于个人来说，应该注意锻炼和改进自己个 性上的各种特征以及各方而的能力，以适应工作环境对自己的要求。

改变情境的另一种方法，就是暂时离开挫折情境，到一个新的环境里去。比如，恩格斯年 轻时曾失恋过，他一度感到痛苦和心灰意懒，后来他去阿尔卑斯山旅行，在新的环境里，看到 世界是如此宏大，生活是如此多彩，很快达到了心理平衡，摆脱了痛苦，旅行归来后又以新的 热情迎接了新的工作。

(三)减轻挫折引起的不良影响

有些挫折情境一旦发生，是无法消除或一时无法改变的，如天灾人祸、生老病死，能力不 济等等，这时，就应设法降低和减轻挫折所引起的不良影响。一种最主要的方法，就是改变环 境气氛，给受挫者以同情、支持和温暖。这样，就能提高受挫者对挫折的承受力，增加重新奋 起的勇气和信心。比如，能力强的人在工作中分担某些遇到困难挫折的人的一部分工作任务，就可以使他们较好地对付挫折情绪。对于某些人为的严重挫折情境，如犯罪行为等，也要创造 适当的条件，既要给予当事人相应的惩罚，加强教育，也要给予其自新的机会和情感的感化，从而在他们身上激发出合作和忠诚的行为。

(四)建立和谐的人际关系

要克服挫折，增强对挫折的适应能力，离开和谐的人际关系则是难以想象的。因为挫折实 际上是不可避免的。因此，每一个正常的人，总要有几个思想上、学习上或生活上志同道合的 挚友，经常能从他们那里获得鼓励、信任、支持和安慰等。在与周围的人相处时，其肯定的态 度(如尊敬、信赖、友爱等)一般总多于否定的态度(如憎恶、怀疑、恐惧等)。他对其所属的集体，也应有一种休戚相关、安危与共的情感，并愿意牺牲个人欲望或利益去谋取集体的发展。这 样，他就能被他所处的集体所容纳和认同，避免由于人际关系的紧张而导致的心理挫折，即使 偶尔出现这种挫折，也能很快消除。

美国杰出的人本主义心理学家罗杰斯这样说过:“我希望人们能听我倾诉自己的心里话。在我的一生中，有好几次我感到自己因无法解决问题而火冒三丈，或者陷入苦恼不堪的恶性循 环中而不能自拔，或者一时被绝望的心情和认为一切都毫无价值和意义的心情所压倒。可以肯 定，在这时候我已经处于病态的心理状态。我比大多数人有幸的是，在这些时候我总能找到人 倾诉自己的苦衷，由此使我从精神纷乱中解脱出来。最幸运的是，他们往往能够比我自己更深 刻地倾听和理解我的意思。当你处于精神痛苦时，如果有人能听你诉说衷肠，同时又不试 图评判你，不替你承担责任，不打算改变你，你就会感到非常愉快。这样，我内心的紧张就会 解除。我能和盘托出深藏在心底的令人恐怖的情感、罪过、失望、迷惘等等。我可以通过 一条新的途径重新窥见自己的内心世界，可以继续沿着生活之路走下去。使人万分惊讶的是，如果有人倾听并理解你，那些可怕的情感就立刻变得可以忍受，那些似乎不可思议的因素都会 变得合乎情理易于理解，那些看来永远无法澄清的迷惘困惑也都变成比较清澈透明的涓涓细 流。我一直很珍视别人能以敏感的、充满感情聚精会神的方式听我倾诉的可贵时刻。”

当你满腹冤屈的时候，到朋友那里，滔滔不绝地说出来，得到同情和安慰，也许，朋友给 你物质上的帮助是有限的，但给你精神上的帮助是无法计算的。

要建立和谐的人际关系，要使自己受人喜爱，受人欢迎，觉得跟自己做朋友十分有趣，就 要花些心机、时间，同时又要关心别人，要友好相处。有朋友，便有支持，有鼓励，便一定能 振作精神。

高校教学秘书工作探析 篇3

一、教学秘书队伍存在的问题

1. 学校对教学秘书的工作职责不

明确, 大部分工作都压在教学秘书身上, 致使教学秘书工作无法在正常时间内完成。

2. 学校在待遇和利益分配方面存

在不合理现象, 教学秘书在同一批工作的人员当中, 工作量最大, 工资待遇最少, 极大的影响了教学秘书的工作积极性。

3. 由于学校对教学秘书队伍重视

程度不够, 致使教学秘书队伍不够稳定, 不安心本质工作, 把教学秘书工作当作跳板。

4. 教学管理部门和主管教学领导

缺少与教学秘书的沟通和交流, 教学秘书工作繁忙, 责任重大, 工作辛苦, 工作量大, 加班加点工作属正常现象。

5. 教学秘书知识结构单一, 教学

管理知识缺乏。大多数教学秘书与所从事管理的专业不一致, 与教学计划的实施, 课表的编排等工作发生了很大的矛盾。

6. 个别教学秘书责任心不强, 工作热情不高。习惯于被动接收任务, 工作上缺少科学预见等等。

二、加强教学秘书队伍建设的主要策略

从目前教学秘书队伍的现状来看, 教学秘书队伍素质、结构和教学秘书队伍管理体制难以适应教学管理的客观要求。高等学校开展正常的教学活动, 营造良好的教学工作环境和教学秩序, 必须进行有效的教学管理, 而这一切都离不开一支管理能力强、懂业务、相对稳定的教学管理队伍。笔者认为加强教学秘书队伍建设, 制定有力的改革措施, 保障教学秘书队伍的稳定和发展, 是当前高等学校教学管理工作不容忽视的一项重要任务。

第一, 要高度重视教学秘书的培养工作, 把教学秘书队伍纳入到学校师资培养的计划中来, 学校应吸引教学管理专业人才和优秀的大学毕业生。教学秘书不是任何人都可以替代的, 教学秘书服务对象的特殊性, 教学事务的复杂性, 教学管理的协调性等决定了教学秘书必须是一个多面手, 他所从事的教学管理不仅仅是一般的行政管理, 而是兼有学术和行政双重职能的管理。教学秘书应具有较宽的知识面, 具有一定的组织能力和决策能力, 以及和谐的人际关系。学校要尽可能地创造条件, 提供教学秘书学习进修的机会, 系统学习管理方面的文化知识, 了解国内外先进的管理理念, 使学校教学管理工作程序化、规范化。

第二, 要高度重视教学秘书队伍整体素质的提高。高等学校教学秘书工作是一项辅助性和专业性很强的工作, 其个人的素质修养、工作质量和效率与高等学校教学管理水平的高低有着密切的联系。因此, 加强教学秘书队伍建设, 提高教学秘书的素质修养, 是一项不容忽视的任务。首先是政治素质, 教学秘书要热爱党的教育事业, 作风正派, 办事公正, 坚持原则, 使自己的的一言一行有利于工作的开展。其次是业务素质, 教学秘书要具备一定的文化水平和知识结构, 了解专业并具有一定的理论修养, 具有较强的分析问题和解决问题的能力。再次是心理素质, 良好的心理素质是教学秘书的必备条件, 能在教学秘书与被服务对象之间建立和谐的情感, 形成宽松祥和的服务环境和氛围, 能够使教学秘书始终保持积极向上的健康心态。

刍议高校教学秘书工作 篇4

提高高校教学质量, 培养高素质的优秀人才是当前高等教育改革的重中之重。提高教学质量离不开一支高水平的教学管理队伍, 管理出水平, 管理出质量。教学秘书集管理、协调、服务于一体的工作职能在很大程度上决定和影响着校院两级的教学管理工作。然而, 随着高校的扩招, 为了在有限的时间内提高教学质量、扩大知名度, 不少高校把主要精力用于师资队伍建设或硬件建设方面, 忽视了对教学管理队伍的建设, 从而导致了教学秘书队伍长期存在人员结构不合理、业务水平不高等现象。笔者担任教学秘书多年, 深感提高教学秘书工作质量在当前形势下的必要性。笔者对高校教学秘书工作的角色定位, 以及影响当前高校教学秘书工作质量的主要因素进行了分析, 探讨提高教学秘书工作质量的途径, 以期引起高校各级领导对教学秘书工作的重视, 从而有助于高校教学管理水平的稳步提高。

二、高校教学秘书工作概述

教学秘书工作是高校教学管理系统的有机组成部分, 是课内外各项教学活动有序运行的有效保证和有力支撑。院 (系) 教学秘书工作从属于学校教学管理部门, 接受学校和本院 (系) 教学院长 (主任) 的双重领导, 贯彻执行党和国家的教育方针与校院两级的教学指导思想、指示, 确保院 (系) 教学工作的正常进行。

三、影响高校教学秘书工作质量的主要因素

教学秘书是最基层的教学管理干部, 是教学管理的主要执行者, 他们的工作质量与效果直接影响着教学工作的顺利开展, 对教学质量和教学效果的提高起着举足轻重的作用。然而, 下列因素常常对教学工作造成直接或间接的不良影响。

(一) 整体素质因素。

教学秘书队伍的成员来源渠道不一, 从事高教管理专业的人员非常少, 而真正能够胜任这个岗位要求的人更是不多。他们或是经验丰富而学历层次过低, 或是具备一定的学历、职称但业务不熟、操作能力差。由于整天深陷于繁杂的日常事务, 他们根本无法抽出时间去学习、深造, 而且他们在职称、职务、评奖、学习、培训等方面的机会也相对较少, 从而造成这一领域“学历、职称、素质”方面的断层, 也导致大多数高校的教学秘书队伍的整体素质不高。

(二) 工作队伍的不稳定因素。

教学秘书人员流动过快、待遇与工作效益失衡、晋升机会少是教学秘书工作队伍的几大不稳定因素。其实, 教学秘书要能较好地胜任工作, 至少须经历一到两年的熟悉期。这一岗位人员频繁地更换, 会使工作缺乏连续性, 教学管理质量也就很难保证。而在整个教学队伍中教学秘书往往处于“弱势群体”地位, 部分高校尚未建立优胜劣汰的教学秘书人事竞争机制, 也未健全、明确教务秘书的岗位职责, 因而在各种奖励、评优机制中, 教学秘书的利益常常不大被重视。而从工作的专业性和技术性及工资待遇来讲, 他们又无法与教师或其他行政人员相比。这也就直接导致很多同志不愿从事或继续安心从事教学秘书这一工作, 一些学历高、能力强的教学秘书或转为教师或调离岗位, 进而导致工作队伍的不稳定。

(三) 管理水平不高, 工作方法欠规范。

大部分教学秘书在上岗前并未要求需掌握现代管理科学知识和高等教育教学管理理论, 了解学校的各种教学管理规章制度和本学院专业相关知识, 也就无法用理论来指导实践。且大部分教学秘书的工作仍沿用传统的经验型和口头型的工作模式, 基本还处于一种浅层次的、粗放的管理手段, 缺乏科学的管理方法和手段。更有甚者, 由于工作量大面广, 部分教学秘书未遵循规范的工作程序和方法, 工作中多“应付”少“筹划”, 具有极强的随意性, 这也就极大地影响了教学管理工作的开展。

四、提高教学秘书工作质量的途径

高校教学秘书的工作质量和教学效果的提高是相辅相成的, 对高校人才的培养也起着一定的作用。高校要提高教学秘书的工作质量, 笔者认为, 当务之急是做好以下几方面的工作。

(一) 加强教学秘书队伍建设。

1. 领导重视, 激发教学秘书的潜在能量。

高等教育早已由精英教育转变为大众教育, 学年制也逐步过渡为学分制管理。长期以来传统思想观念所决定的教学管理水平的滞后也应与时俱进, 有所改善。要提高教学秘书的工作效率, 首先各级领导应重视教学秘书队伍的建设。这包括合理地选聘人员, 确保其基本素质和业务能力达到一定水平;充分肯定和评价教学秘书的工作业绩, 建立健全工作质量考核评价制度, 从德、能、勤、绩四方面对教务秘书进行考核评价, 并将考核结果与奖惩聘用挂钩;实行目标绩效管理, 充分体现“多劳多得, 奖惩分明, 奖优罚劣, 以奖为主”, 最大限度地调动教学秘书的积极性, 激发其潜在能量。

2. 加强教学秘书的培训和学习。

随着高等教育的向前发展和教学改革的不断深入, 各类教学管理的新思想和新技术不断涌现。高校教学管理部门要主动适应这种变化, 适时通过召开教学管理研讨会、组织观摩交流、进行经常性的在职培训、支持攻读高层次学位等方式, 加强对教学秘书的教育、管理、计算机科学等方面知识的补缺更新, 使他们及时了解教学管理的前沿动态, 习得先进的理念和技能, 为教学服务。

(二) 自我完善, 提高各方面的能力。

高校教学秘书是一个特殊群体, 长期以来被冠以“高级保姆”这一尴尬的称呼。教学秘书必须摆正位置、加强学习、提高素质。总的来说, 教学秘书应该自我完善、提高以下几个方面的能力:

1. 统筹管理能力。

高校教学秘书的统筹管理能力, 主要体现在以本部门的工作计划为中心, 根据上级组织的各项方针、政策、法规得当地安排工作, 切实完成各项工作任务, 同时调动广大师生的参与热情和积极性, 并取得一定的成效。教学秘书不能等同于高校的一般办事员。教学秘书是整个教学活动的参与者和组织者, 而在每项看似琐碎无章的事务性工作背后, 处处有章法、有原则、有讲究。高校教学管理工作所呈现的多样性和复杂性要求每一位教学秘书应精心设计, 认真组织, 做到事前有计划, 计划有余地, 并将每一项教学要求都落到实处。所以, 高校教学秘书的科学的统筹管理能力对学校的发展起着举足轻重的作用。

2. 沟通协调能力。

因为工作的需要, 教学秘书经常要与本校的师生、本校和兄弟院系的相关职能部门联系, 为了得到他人的理解和支持, 为了捕捉各方面的必要信息, 为了获得他人的鼎力相助, 为了建立相互间的融洽关系, 教学秘书务必须具备有效的沟通协调能力, 并对整个教学工作有充分细致的认识, 能从全局考虑问题, 通过与他人不断的沟通和协调, 消除各种矛盾和冲突, 以充分发挥相关部门和师生员工的主动性和创造性。

3. 现代化办公应用能力。

信息化程度的提高和现代化设备在教学改革中的普遍应用决定了传统的办公方式和手段已成为历史, 办公自动化成为管理现代化的基本条件, 不断升温的环保热潮也预示着无纸化办公的普及。教学秘书是教学管理信息的收集者、加工者、使用者和传递者。如何避免重复劳动, 如何减少工作量, 如何降低出错的机率, 如何及时了解教学动态……这些一直是困扰几代教学秘书的问题。所以, 新时期的教学秘书应能熟练使用计算机进行字表处理、网上办公、数据库语言等, 对师生的档案、学生的学籍、成绩的统计分析、课程的编排等大量的信息和数据进行科学化、规范化的管理, 从而在极大地减轻工作强度的同时不断地提高工作效率。

4. 开拓创新能力。

“真正的管理人员永远是个创新者。”这是美国一位著名管理学家的重要论述。作为教学管理人员, 教学秘书首先应充分发挥潜力, 放开眼界、勤于思考、勇于探索, 学习和借鉴各地教学管理的先进理念, 提高自身的理论修养水平, 用理论指导实践, 开展或积极参与教育教学管理研究, 提高管理能力与研究能力, 设计自己的教学管理方案, 开拓新的教学管理途径, 做到管理创新。其次要注重不断总结, 发挥自己的主观能动性, 改进工作方法, 利用优化手段进行质量管理, 使工作有条不紊, 从而达到最好的效果。

教学秘书工作是高校教学管理工作的重要组成部分, 是稳定教学秩序、提高教学质量、培养德智体全面发展的高素质人才的基本保障。随着高等教育教学改革的不断深入、高校办学规模的迅速扩大、办学层次与类型的日益增多, 高校各级领导和有关部门都应正确认识教学秘书工作的性质、地位、职能、任务, 结合本校实际建设好这支队伍, 以提高其工作质量、发挥其在全面推进本校发展中的积极作用。

摘要：教学秘书是高校教学管理系统的有机组成部分, 本文对高校教学秘书工作的角色定位, 以及影响教学秘书工作质量的因素进行了分析, 并探讨了提高教学秘书工作质量的途径。

关键词：高校教学秘书,角色定位,工作质量

参考文献

[1]刘翠玉, 陈克东.高校教学秘书刍议[J].高教论坛, 2005, 4.

[2]陈文贵, 杨玉林.教学秘书在高校教学管理工作中的作用及队伍建设[J].天津职业技术师范学院学报, 2002.12.

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教学秘书如何做好工作 篇5

总结起来,可以说,教学秘书的工作,既涉及学校人才培养大事,也与课堂教学过程中的细微环节息息相关,是高校履行人才培养职能的重要内容,教学秘书是教育教学过程中不可或缺的重要角色。因此,教学秘书一定要摆正位置、端正心态,只有这样,才能真正发挥辅助管理作用,围绕中心工作作出贡献;同时,秘书还要经常深入师生进行调研,想问题办事情从学校大局出发,只有这样,才能起到综合服务作用,为教育教学工作顺利开展增砖添瓦;此外,秘书还要干在实处、走在前列,在各方面起表率作用,时刻保持良好形象,只有这样,才能做到工作到位。

一、摆正位置,端正心态

教学秘书是秘书的一种。要当好教学秘书,首先要认清秘书的含义和特点,熟悉教学秘书的主要工作内容。其次,要了解掌握各项业务工作的流程和具体做法,能够针对工作中常见的问题采取行之有效的措施;关键是要做到摆正位置,端正心态。

国家劳动和社会保障部颁发的《秘书职业技能标准》中对“秘书”的定义是:“专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。”习近平总书记早在1990年就指出:“秘书是个特殊的职业。”“秘书干的是辅助性、铺垫性工作,是领导的助手。秘书的工作性质,决定了它要正确对待名利荣辱,树立无私奉献的精神,不断加强和深化自身的修养。”“作为秘书人员,随时随地都要加强学习,学习马列主义、毛泽东思想,学习党的路线、方针、政策,学习时事,不断提高自己的理论素养和政治水平。”“秘书的特殊性工作,光有埋头苦干的精神还是不够的。就我个人体会,秘书在加强自身修养中,还要特别注意培养良好的工作作风,注意生活小节,即要努力做到不自恃、不自负、不自诩、不自卑、不自以为是等”。教学秘书作为秘书的一种类型,是领导的参谋助手,主要起着辅助管理和综合服务作用,要主动作为,敢于担当,为领导分忧解难。

作为教学秘书,经常会遇到许多突发事件。比如刚开学时,老师记不清课表,该上课忘了,学生找不到老师,也没有任课老师联系方式,情况反映到教学秘书这里,该怎么办?是直接向领导汇报,按教学事故处理,还是第一时间通知任课教师赶往教室,抑或自己先安抚学生情绪,这是考验教学秘书办事水平的难题。如果认清了秘书所处的位置,这个问题就会迎刃而解。首先要做的是安抚学生情绪,让学生先在教室自习,然后通知任课教师立刻到教室上课,教师实在到不了现场的就要立即向领导汇报情况,再考虑是否按程序更换教师或者调整上课时间,最后才是处理教师的问题。如果教师能及时赶往教室上课,事后也要向领导汇报此事,以便领导能够了解事情缘由,同时还要提醒教师按学校相关规章制度进行教学活动,至于是否需要“下不为例”这样的忠告仍需领导决定后再作表态,切勿为了所谓的人情世故而擅自行事。

此外,教学秘书作为具体事务的执行者和处理人,尤其是在涉及师生利益时,难免会遭人误解甚至被人非议。这时一定要沉下心去,努力做好工作,用事实“说话”,而不能到处“诉苦”,说自己都是“公道正派,纯属冤枉好人”。面对种种“不理解”和“不公正待遇”,教学秘书要端正心态,耐得住寂寞、经得起考验。

二、深入师生,服务大局

教学秘书的主要服务对象有所在教学单位的领导、任课教师和学生,此外还涉及到不同院系和不同部门的相关人员。处在沟通上下、协调内外的枢纽位置,教学秘书肩负着教学工作能否顺利开展的重大使命。因此,教学秘书一定要经常深入一线,到师生中开展调查研究,听取他们的心声、了解他们的困难,及时向领导汇报,从大局出发,提出可行性建议。

2015年12月21日,李克强总理接见全国政府秘书长和办公厅主任会议代表时强调:“要观大势、谋大局,密切关注改革发展中的新情况、新变化,围绕破解发展难题和突出矛盾加强调查研究。”对于教学秘书来说,就要认真学习党和国家的教育方针政策,结合本地区、本单位实际贯彻落实,时刻做到深入师生、服务大局。在具体工作中,教学秘书既要耐心倾听教师的诉求、收集学生的意见,更要站在学校发展稳定的大局来正确面对工作中出现的问题。因此,教学秘书在处理日常事务中要及时了解把握当前学校的大事要事,紧紧围绕中心工作,时刻想着高校的人才培养、科学研究、社会服务和文化传承创新等基本职能。特别是当个别教师以家庭生活为由对工作挑三拣四时,教学秘书就要从大局出发,给他讲清是非曲直和轻重缓急,同时要根据实际情况向领导汇报,适时做好协调处理。

教学秘书不一定每学期都要担任教学任务,进行课堂教学,但要经常深入教学一线和顶岗实习现场,实时掌握师生动态,便于做好服务。有的新入职教师,本着对学生负责的态度,对一些教学资源提出了新要求和建议,意见很好,但是目前学校的发展现状并不具备实施条件。这时教学秘书就要动之以情,向该教师讲清楚学校目前存在的困难,同时要及时给领导汇报情况,将此事列入部门发展规划和议事日程。在召开教学工作座谈会时,学生发言除了对课程设置、课时安排、教师上课情况、实验实训条件等提出合理性建议,也会涉及到诸如教室卫生、宿舍管理、水电供应、学生管理等内容,这就需要教学秘书按要求整理相关信息,经领导同意后,反馈给相关部门,为学生成长成才提供帮助。

三、干在实处,走在前列

教学秘书作为教学单位的形象代言人,是任课教师和学生最熟悉的直接“领导”,在广大师生看来,教学秘书的一言一行,在无形中代表了教学单位领导的意见和态度;同时,教学秘书又是领导身边最主要的“群众”,教学秘书所反馈的信息和呈现的状态,在领导看来,很大程度上代表了群众的呼声、体现了民意。因此,教学秘书一定要在工作中干在实处、公道正派,力争在各项工作中以突出的业绩赢得领导认可,以真诚的态度赢得广大师生的认同。

干在实处,首先体现在落实领导意图上。秘书的工作一个很大的特点就是辅助性,因此秘书工作是否能落到实处,评价标准就是落实领导意图是否到位。如果领导安排的工作,你忘了、没有按时完成、质量不高、打折扣了,这就是办事不力、落实不到位。只有严格按领导批示办事、按照规定和时间节点办事,才有可能落实领导意图。干在实处,还体现在为人真诚老实上,如果师生的反馈意见你压着不放,领导就有可能获得信息不够全面,乃至影响作出决策的科学有效;如果上级文件精神和领导的批示要求你不及时传达,就有可能影响贯彻落实,甚至造成不稳定因素,影响发展大局。干在实处,关键一点是工作作风要扎实。要把主要精神放到贯彻落实上,及时、准确、完整地做好上情下达,让广大师生在第一时间了解学校大局和发展愿景,加强其作为学校一员的存在感、认同感、使命感和责任感,凝聚学校改革发展的共识,形成干事创业的良好氛围,带领广大师生扎实推进各项工作。

走在前列,并不是说教学秘书要在行进中“走”在领导前面,而是在筹备事务时,要做好领导的坚强“前哨”,想领导之所想,事前做好准备;在推动工作时,要急师生之所急,做好领导稳定“后院”,为工作顺利开展提前做好谋划。此外,教学秘书还要有优秀的品质,理论水平要高、知识面要宽、工作能力要强、人际关系要好等等。只有这样,才能干在实处,走在前列,做好工作。

摘要：教学秘书作为秘书的一种类型,其主要职责是协助教学单位领导做好辅助管理,同时要为学校、部门领导和广大师生做好综合服务,具有辅助性、综合性、事务性等特征。教学秘书要做好工作,首先要摆正位置、端正心态。其次要深入师生、服务大局。最后要干在实处、走在前列。

关键词：教学秘书,服务,协调

参考文献

[1]习近平.秘书工作的风范——与地县办公室干部谈心[J].秘书工作,2014(04).

[2]杨芳.李克强接见全国政府秘书长和办公厅主任会议全体代表[EB/OL].人民网,2015-12-24.