企业人事档案

企业人事档案（精选十篇）

企业人事档案 篇1

一、人力资源管理与人事档案管理

(一) 人力资源管理概述。

人力资源管理是一种实现员工价值和企业目标的过程。其中在企业战略的指导下运用科学的方法, 以人力资源的规划、战略以及职业分析等为基础, 对其进行获取、配置、培训、开发、考核与激励、安全与保障、规范与约束、整合与凝聚等的工作。人力资源管理包括很多方面, 如人力资源规划、培训与开发、绩效管理、招聘与配置、劳动关系管理和福利与薪酬管理等。

(二) 人事档案管理概述。

人事档案是在人事活动中形成的并且以个人为单位集中保存备查阅的文件资料, 人事档案不但记录着员工的个人基本信息、家庭情况和工作情况等内容和信息, 而且还可以反映出个人的能力、品德、才能和其工作表现。人事档案管理则是企业对人事档案进行实体管理并且对档案中的信息、内容进行利用开发。档案的收集鉴定、保管整理和登记统计等部分都是人事档案实体管理的重要内容, 而人事档案信息和内容的开发利用则包含了检索编研、登记统计和提供利用等工作。

(三) 人力资源管理和人事档案管理的关系。

人力资源管理和人事档案管理主要存在两大关系:

1、人事档案管理是人力资源管理的重要工作形式和组成部分, 促进人力资源管理的顺利进行。

人事档案是企业选用人才、考核业绩的重要依据, 也是了解员工基本信息、技能特长的重要途径。

2、人事档案是员工信息和发展情况的重要载体, 记录着员工的各种资料。

另外, 员工的内部招聘、调动晋升、薪酬水平变化等的人力资源管理活动又是人事档案的重要内容来源。人力资源管理和人事档案管理两者相互促进、相互依赖。

二、企业人事档案管理的缺陷

(一) 企业对人事档案管理不够重视。

现阶段, 我国很多企业仍认为人事档案管理是一件简单静止的工作, 在思想意识上对人事档案管理工作存在片面的理解, 错误的认为在人事档案管理工作上面投入更多的财力和物力是没有必要的事情。正是在这种错误的思想意识作用下, 导致了人事档案管理工作人员工作不认真, 业务素质较低, 人员更换频繁等问题。这种工作状态不利于人事档案管理工作的科学化和标准化的发展。

(二) 灵活的用人机制与企业人事档案管理工作不适应。

在社会主义市场经济背景下, 一些企业在招聘人才时只注重人才的能力和技能, 合同和协议是招聘的主要形式, 而没有做到用人事档案管理来对聘用人才进行有效的管理, 这是企业人员流动频繁的主要原因之一。甚至有些企业员工为了自身发展出现“跳槽”的现象, 而原企业也为了维护自身利益不放员工人事档案的情况导致了社会上的“死档”、“档案克隆”、“虚假档案”等情况的发生。总之, 灵活的用人机制和人事档案管理体制的不相适应是现在企业人事档案管理工作的一个重要缺陷。

(三) 企业人事档案利用价值不高。

现阶段, 很多企业在进行人事档案管理还是沿用的过去的管理模式, 只是注重对员工姓名、性别、年龄和文化程度等基础信息的管理, 而对员工技能水平、专业特长等复杂重要的问题收集不够全面, 致使人事档案不够完整, 不利于人事档案管理工作的开展。人事档案的不完整另一方面导致了企业人员与档案的分离, 使得人事档案的利用价值变低。

三、人事档案管理的重要性

(一) 人事档案管理提升人力资源利用率。

人事档案是企业选用、提拔人才的重要基础, 企业可以通过人事档案加强对人才的了解, 不仅包括了姓名性别、兴趣爱好等基本信息, 还包括了对专业技能等更深入的了解。对员工人事档案进行科学的管理才能为人才找到更合适的岗位, 使各类员工扬长避短, 最大限度的发挥组织内人力资源的效力。

(二) 人事档案管理有利于促进人力资源的合理整合和配置。

术业有专攻, 人都有各自的擅长领域, 通过对人事档案管理对人才专业特长进行了解, 才能根据不同人才的能力和特点在企业内部对人才进行合理的配合整合, 才能够把人才放在可以发挥其主动性和工作积极性的岗位, 更好地促进组织之间、部门之间人才的合理流动, 防止人才利用不当或者人才积压的问题发生。人事档案管理在促进人力资源的合理整合配置方面有着积极的作用。

(三) 人事档案管理帮助企业更有针对性的设定员工培训项目。

企业可以根据教育背景、年龄经历等员工信息资料在进行培训之前设置相应的培训项目, 对员工进行有针对性的培训。比如企业中有年龄较大的员工, 这些员工可能不太喜欢纯知识理论的培训, 可以针对他们进行一些健康保健培训, 让他们的身体健康得到保障。这样不但调动了员工的积极性, 而且促进了员工更好的工作。

(四) 人事档案管理促进企业跨地域文化管理。

企业员工可能来自祖国各地, 不同地域的人有不同的文化、观念、习俗等, 不同文化背景的员工在工作中可能会产生冲突、沟通困难等情况。企业员工人事档案中有籍贯、经历等资料, 这样档案管理人员就可以根据档案分析员工的文化特质, 对其在未来工作中可能会发生的不愉快进行预测并设定相应的机制和解决办法。另外, 企业在安排文化背景不同的员工进行合作之前可以先了解其地域文化信息, 提前做好沟通和心理交流。

(五) 人事档案管理有利于员工进行职业生涯规划。

员工的人事档案中记录了员工的调动情况, 员工受教育、离职情况, 职务职称, 工作表现, 工资薪酬和专业特长等。企业管理者可以根据员工的信息, 为员工制定合适的职业生涯发展道路。

(六) 人事档案管理推动企业奖罚机制。

马斯洛需求层次理论指出了人的生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我实现需求, 不同人在不同的阶段有着不同的需求, 不同需求的满足程度对员工的激励效果也是不同的。企业可以根据员工的人事档案了解员工的切实需求, 并采取针对性的手段。针对性需求的满足可以大大提高员工的积极性, 为企业创造更多价值。

四、加强人事档案管理工作

目前, 企业的管理中, 人事档案管理工作也要进行相应的现代化, 使人事档案管理工作能够适应新形势下的新要求。要做好人力资源管理, 首先要对企业的人事档案制度进行改革, 在人事档案的收集、整理、归档、装订、传阅的过程中都要有专人进行监督和管理。目前, 我国企业的人员结构组成越来越多样化, 传统的人事档案归档和管理工作肯定会对企业管理人员查阅档案带来较大的不便, 人事档案的科学化、信息化进程迫在眉睫。应尽快建立人事档案的信息化系统, 方便人力资源管理部门和人员对信息随时进行及时有效的检索。

此外, 人事档案管理工作也是社会保险体制建立的重要基础工作, 社会保险制度作为市场经济体制的重要支柱, 作用相当巨大, 每一个参加工作的人员都要有相应的保险来对其进行保障。社会保险主要有养老保险、失业保险、工伤保险、医疗保险、生育保险等组成, 每种保险都有不同的作用。目前, 统一的职工基本养老保险制度已经建立, 它涉及各行各业, 如养老保险金的筹集是建立在国家、单位、个人三方面基础之上, 在缴纳养老保险金和退休后保险金的发放问题上, 个人档案所记录的工龄、工资、待遇、职务、受保时间等都会成为最主要的依据。因此做好人事档案管理工作与维护职工的基本权利关系重大。只有解决了企业职工的后顾之忧才能更好地促进企业发展, 也就达到了人力资源管理的最终目的。

五、结束语

人力资源管理是企业管理的重要组成内容, 是企业的人才引进、培养、吸收以及企业的正常运营的重要保障。人力资源管理的质量往往决定了一个企业的生存和发展道路。人事档案管理是企业人力资源管理的重要方法, 规范、科学、健全的人事档案管理对企业的建立和开发人力资源有着重大意义。总之, 企业一定要重视人事档案的科学管理, 使人事档案管理的作用得到充分的发挥, 促进企业人力资源的健康和谐发展。

参考文献

[1]鲁晓芳.人力资源管理中人事档案管理的重要性[J].时代金融, 2013.36.

[2]李文龙.人事档案管理在企业人力资源管理中的作用[J].价值工程, 2013.17.

[3]赵俐婷.浅谈人力资源管理中人事档案管理的作用[J].现代商业, 2011.12.

企业完善人事档案管理研究 篇2

摘要：本文探讨了目前我国档案管理人员专业素质不高，对档案资源利用率低，档案管理不够规范，档案管理观念落后等问题，提出了探索区域性人事档案管理网络的管理方法，完善企业人事档案内容制度，推进人事档案信息化建设，加强队伍建设等措施，关键词：人事档案管理网络化信息化

随着石油企业人事制度改革的不断深入，原有的人事档案管理的弊病日渐暴露，严重影响了人事档案的管理和利用。研究目前人事制度的现状和存在问题，对于我们解决和创新人事管理制度有很大的指导意义。

一、企业档案管理目前存在的问题

目前我国档案管理的水平普遍较低，主要存在的问题如下：

（一）档案管理人员专业素质不高。

我们虽然有了一支稳定而发展的档案干部队伍，但这支队伍的文化程度和专业素质还不能适应新时期开展档案工作的需要，目前，熟悉档案内容，进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏，特别是在一些石油企业中表现尤为突出。

（二）对档案资源利用率低

当前企业大部分都存在重经济效益而轻投入的状况，企业档案的工作长期以来也是重藏轻用，对档案利用产生的社会效益和经济利益缺乏广泛的宣传，因此企业员工对档案的利用效益并不是很了解，由于企业对档案工作的重视程度不够，导致企业档案信息资源的开发不足，档案利用率普遍较低。

（三）档案管理不够规范。

在一些企业单位或者是专业的档案馆普遍存在管理不规范的问题，主要表现在：一是案卷标题不规范。二是档号不规范。三是大部分案卷缺少卷内目录。四是组卷混乱现象比较严重。

（四）档案管理观念落后

一是管理方式陈旧。当前企业档案管理工作以手工管理为主，档案的收集、整理、编目、检索和查阅大多沿袭传统的手工模式，较少运用现代化管理手段，致使档案管理质量较低，查找速度慢，使用效率低。二是资金保障不到位。基层企业办公经费紧缺，用于档案收集、整理和保管的资金投入不足，在很大程度上影响了档案管理工作的正常开展。

（五）在信息开发和编研工作上也存在一些问题。

一些档案部门为达标升级应付检查随便选几个人就来编研，使编研产品层次低、质量差、实用性不大、利用价值更小。有的选题虽好，紧跟形势，但因编研时间过长失去了时效性，影响了作用的发挥。

二、企业完善人事档案管理的措施

（一）探索区域性人事档案管理网络的管理方法

现油田人事档案管理中心管理方法及模式较以前有了质的飞越，但是，目前查阅档案还是集中在人事档案管理中心查阅，对于一些远离油区的单位查阅个人档案，造成了距离的不便，影响了工作效率。如果能够运用先进的现代化手段对人事档案进行系统、科学的管理和开发利用,使其更好为油田建设服务。这里的区域性主要以管辖区域为主,如按油田下属的二级单位划分，建立电子信息网络平台。从整体上看,油田人事档案管理中心是一个人事档案的管理系统,它是由众多的子系统组成的,这些子系统就是人事管理中心统一领导下的各单位的人事档案管理部门。在操作上,形成档案的单位形成材料录入电子信息系统，书面材料上

交人事档案管理中心来保管员工的人事档案。人事档案管理中心掌控系统内所有单位的员工电子信息档案及原始材料档案，通过保管、提供利用乃至信息开发等众多职能,实现服务人才,促进整个油田人才资源的合理配置。

（二）完善企业人事档案内容制度

切实从企业人力资源管理和利用的角度出发,把反映个人业务水平、技术专长、工作业绩、个人信用、职业培训、违法记录等方面的内容纳入人事档案中去,适当采用定量指标考核作为对个人工作业绩和态度的记录,突出个人能力的发展,提高人事档案信息的利用价值。

（三）推进人事档案信息化建设

１.单位应加大对档案事业投入，大力推进人事档案的信息化建设，运用电子扫描等现代电子技术使人事档案从处理单一纸质记录逐步过渡到电子文档的转换。实现实体档案的计算机辅助化管理、采用先进的现代信息存贮技术推进电子档案及实现网络互联和资源共享，提供便捷的档案信息服务。

２.实行计算机管理，提高档案管理的信息化。为提高效率及档案管理水平，可以采用计算机管理人事档案信息，研究建立检索系统和利用系统。同时，运行人事档案软件管理系统，使查档人员利用计算机在不接触人员档案的前提下查阅员工档案原件，不仅可以提高查阅档案的速度，同时也有利于员工人事档案的保密和安全。

（四）加强队伍建设

做好新形势下的人事档案管理工作，必须有一支在思想上、政治上、工作作风、业务能力等方面过得硬的人事档案工作队伍。

１.要有吃苦耐劳的精神。人事档案工作是纷繁复杂的，要做大量艰苦细致的工作，许多工作是不为人知的。这就要求人事档案工作管理人员要淡泊名利，吃苦耐劳，忠于职守，踏实工作，增强事业心和责任心。

２.要有较高的政治素质。人事档案管理人员要重视和加强理论学习，特别是要重视对新条例的学习，切实提高自身素质，有严格的组织纪律和良好的职业道德。

３.要有较强的服务观念。档案工作本身就是一项服务性较强的工作，人事档案工作的宗旨就是服从和服务于油田员工档案管理工作。

４.要有较强的业务能力。作为一名人事档案管理工作者要想更好地胜任本职工作，不仅要具备深厚的专业知识，而且还要熟练掌握现代化的管理方法和先进的操作技术，同时又要深入学习档案管理业务知识。因此，必须加大对人事档案管理人员的培训力度，满足人事工作的需要。在培训内容上，突出重点，讲究实用；在培训形式上，采取集中培训与以会代训相结合。同时，可安排外出参观学习，拓宽视野，全面提高油田人事档案管理工作者的综合素质。

三、结束语

总之，要不断提高人事档案管理人员的素质，加强业务培训，系统地学习党和政府制定的有关人事工作的政策、法规，用新的人事工作知识武装头脑，开阔眼界，指导工作，以适应新时期对人事档案管理的新要求；同时教育他们要坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密、严谨认真、吃苦耐劳、甘于奉献。

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参考文献:

浅谈企业人事档案管理 篇3

[关键词]人事档案；管理

一、人事档案的定义

人事档案是组织人事部门按照党的组织原则和政策在培养、选拔和任用人才等工作中形成的记载职工个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料，并按有关规定进行整理后组成的，也是考察了解和正确选拔使用人才的重要依据。

二、人事档案管理存在的问题

但随着国家改革开放的进程加快和社会主义市场经济的纵深推进，传统人事档案制度的身份性和体制性弊端也显露无遗。“死档弃档”、“虚假档案”、“人质档案”、“人档脱节”、“档案克隆”等现象也日益增多，其“二元化人事体制结构”所形成的“人才壁垒”、“单位封闭”、“制度交易”、”身份阻隔“等负功能愈加显现，在一些人的心目中人事档案已经沦为“鸡肋”——食之无味却弃之可惜，其制度性生存愈发尴尬。因此，传统人事档案制度必将走向终结，新的、科学的人事档案制度必将走向前台。目前。人才流动性较大，人才流动中的区域、部门、行业、身份、所有制等限制逐步在释放，发展人事代理业务，改革户籍、人事档案管理制度，放宽户籍准入政策，推广以引进人才为主导的工作居住证制度，探索建立社会化的人才档案公共管理服务系统。因此，人事档案及其制度的公共政策创新必须沿着契约化、社会化、 电子化和法制化的方向发展，也就是说契约化、社会化、电子化、法制化是人事档案制度创新的必然路径。

（一）内容上，立卷不够规范，案卷质量不高

一是档案材料内容填写前后不一。“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）记载多样，个别干部的“年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高”。二是档案用纸规格不一。雖然规定档案材料要统一使用16开办公用纸，但现行的公文材料大部分是A4纸，高等院校印制的学历材料绝大部分也是A4纸，纸张大小不同，致使有的表格印制超过装订线，给立卷归档工作带来了麻烦。三是材料归类不准确。有的不该归档的材料归了档，而该归档的零散材料却没有及时归档。四是档案材料短缺。如表彰和处分材料散失较多，有少量的履历表、自传等未盖人事部门公章。另外，随着时代的发展，职工人事档案中有些陈旧的信息内容已不能满足企业发展的需要。如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多，而反映个人工作能力、技术特长等方面的内容少，这些都会直接影响到案卷质量。

（二）使用上，技术手段滞后，运行效率较低

在整理档案过程中，企业没有启用人力资源信息化系统建设工作，大部分是靠手工操作，费时、费力，效率低，与企业管理水平整体的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。

三、有关人事档案管理的建议

保持职工人事档案工作的高质量，就必须要有科学的管理方法。传统的管理方法在一定时期有它的科学性，但随着企业生产建设的发展和人力资源管理工作对人事档案管理工作要求的变化，就会显现出它的局限性。因此，目前的人事档案的管理必须紧跟人力资源管理工作的需求，实现管理的规范化和信息化：

1、实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化。职工人事档案管理质量的提高，重要一条就是要及时收集和补充档案材料，而材料收集、归档、鉴别是否规范化将直接影响进档材料的质量，对收集到的档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精炼，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，对于不符合要求的及时退回，限期纠正再归档，对于不属归档范围的材料，及时退给有关单位，做到不散失、不积压。

2、改进档案的检索与查阅方法，实行信息化管理，提高档案管理的信息化。对于职工人事档案的检索，利用姓氏检索的方式进行，这种方法有一定的科学性，但用记起来费时，用起来繁锁，工作效率低。为提高效率，可考虑采取以英文字母的顺序号进行编排，便于记忆，利于查找，提高速度。同时，为提高档案管理水平，可以采用计算机管理人事档案信息化，运行人事档案原件管理系统，使查档人员利用计算机在不接触干部档案的前提下查阅干部档案原件，不仅可以提高查阅档案的速度，同时也有利于人事档案的保密和安全。

3、分类管理。干部人事档案一般由组织部门按管理权限建立并管理，而工人档案则由人事部门进行建立和管理。目前形势下，则需要打破身份、学历、职称、行业、地域等各种限制，由组织人事部门一并建立并统一管理。

4、利用现代化管理手段。人事档案管理也要与时俱进，不断学习掌握现代档案管理理论与新技术的运用，开拓创新，开发新手段，加大投入，对人事档案实行动态化管理和维护，开发研制人事档案管理软件，建立数字档案和多媒体档案，并实行联网，通过现代化手段建立人才信息收集、反馈和跟踪系统。

只有与时俱进，注重档案的服务性，才能提高档案的利用价值，牵一发而动全身，人事档案管理制度的改革、业绩档案的建立必将使人事档案焕发新的生机与活力，必将使人力资源管理工作中的诸多问题不攻自破、迎刃而解，必将为企业的发展与建设提供强有力的保障。

参考文献

[1]王云庆，苗壮.《现代档案管理学》.

[2]傅华.《人事档案管理》.

刍议企业人事档案管理 篇4

1 当前企业人事档案管理存在的问题

企业人事档案管理工作在长期的实践中, 积累了丰富的经验, 形成了一定的管理模式。但旧的企业人事档案管理模式与市场经济体制环境下企业发展对人才管理的需求不相适应的种种弊端已显露出来。具体可以总结为:

1.1 企业人事档案单一的管理模式与企业职工层次的多样性不适应。

目前, 我国企业人事档案管理大都采用干部人事档案管理模式进行, 这种管理模式适合本单位内部人事档案来源比较单一, 仅限于本机构人员, 同时这种模式也方便查找和利用, 涉及面比较窄, 也很有利于人事档案的保密工作。企业职工层次的多样性决定了企业的人事档案管理方法要与之相适应。企业人事档案还是要坚持统一由人事部门管理, 以及企业人事档案工作也必须由企业各级组织、人事部门根据自己的管理权限负责某一级的人事档案的管理方式已经没有办法再适应企业职工的这种多样性的特点了。

1.2 僵化的企业人事档案管理体制与企业灵活的用人机制不适应。

随着市场经济体制的建立, 人们的思想观念发生了重大改变, 企业在招聘使用员工的时候, 更多地看重个人的能力, 企业对员工的约束主要是靠合同、协议, 而不是人事档案。员工如履行了合同、协议, 即可自由流动, 选择更适合自己的岗位。用工制度的变化以及人才之间激烈的竞争, 出现了许多员工为求个人发展而从原来的单位跳槽到另一单位另谋出路的情况, 而旧单位为维护本单位利益而不放其人事档案等情况, 于是社会上就出现了“死档弃档”、“人档脱节”、“人质档案”、“档案克隆”、“虚假档案”的情况。加之企业人才流动较快, 使现行的人事体制包括人事档案管理体制难以发挥其服务功能, 因而也难以适应这类型企业灵活的用人机制需要。

1.3 企业人事档案的内容不够完备。

现代企业制度最明显的特征是“产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学”, 人事档案管理制度作为其中的一项内容也要完善起来, 要能够正确反映出一个人的个人经历、德才情况等。企业是以最大限度激发员工创造力, 达到最佳的经济效益作为目标, 这跟一般的机关干部的做法还是有很大的区别, 所以企业的人事档案除目前的基本内容以外, 还应结合企业自身管理需求充实一些内容。同时, 通过调整企业人事档案的内容构成, 才能形成具有企业自身特色的人事档案管理体系, 而不是仅仅照搬干部人事档案管理体系。

1.4 档案管理人员素质薄弱

由于受传统观念的影响, 对档案管理的认识不足, 重视程度不够。专职档案管理人员被裁减, 且一岗多职, 造成档案工作兼而不顾。还有的档案人员更换频繁, 因业务素质不高, 难以胜任档案工作。随着当前企业规模不断扩大, 员工数量不断增多, 档案数量也与日俱增, 档案管理难度增大, 有关的管理措施未跟上。

1.5 档案利用价值不高

由于档案材料的不完善, 不能客观地反映本人的全貌, 使得档案的利用价值相对降低。不重视企业内部的实绩考核, 轻视人事档案记录, 人为地造成了人员与其档案的两者分离, 这些原因都不同程度地造成了企业人事档案利用率的降低。

2 适应现代企业发展要求, 改进人事档案管理工作的对策

2.1 建立健全科学合理的人事档案管理制度

在人事档案管理活动中, 对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度, 必须要进行改革, 及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度, 使得人事档案工作更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整;在档案的鉴别上必须遵循“取之有据, 舍之有理”;档案的整理归档要严谨、科学;档案的借阅应根据具体情况具体分析, 对人力资源管理部门及其他部门应有所区别, 注意档案安全;档案的更新应及时、准确、完整, 尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。

2.2 建立科学的人事档案分类系统, 充实档案内容

人事档案的内容大同小异, 它们之间虽存在着许多共性, 但不同类别的人员由于他们的工作性质、社会责任、职业特点、素质要求、任用方式、考核内容、社会评价、报酬待遇等方面的不同, 在人事档案内容上也必然存在着较大的差异。国家公务员的档案体现了政治要求, 专业技术人员的档案侧重于服务社会、创新技术的业绩记载, 中介组织人员的档案体现其诚信和非官方人员的特色。在同一个人的人事档案中也是有差别的, 如有的内容可以进入公共信息体系, 有的则只能处于高度的保密状态。根据这一情况, 我们可以在信息化和市场化的基础上分类管理人事档案。根据不同类别的人员设计不同的管理制度, 对档案的功能进行重新定位, 增加反映个人个性特点和专业能力的资料, 使人事档案更加贴近社会和用人单位的需求, 提高人事档案的利用效率, 提高人事档案的价值。

2.3 加快人事档案管理工作的科学化、现代化进程

人事档案管理工作的科学化、现代化既包括管理手段的科学化、现代化, 又包括管理理念的现代化、科学化。管理手段的科学化、现代化, 最终是要在企业中建立一个以企业员工人事档案信息为基础的员工信息系统。而这个系统的初步要求则是建立人机结合的技术性管理系统, 实现人事档案的计算机管理。

2.4 引进高素质人才, 加强人员培训, 提高人员素质

人才是企业前进、发展的动力, 对于档案管理部门来说亦是同样的道理。在知识经济时代, 在现代化程度不断提高的今天, 引进高素质的档案人才是企业档案工作发展的必然要求。在引进高素质人才的同时, 企业也应注重对现有档案人员的培训, 使其适应新形势下的新要求, 从而全面提高企业档案管理人员的素质。

2.5 增强服务意识, 积极主动的提供利用

人力资源管理知人、选人、用人、留人、育人的重要途径是人事档案信息的提供, 所以人事档案管理人员应认清形势, 摆正位置, 端正态度, 增强服务意识, 改变长期以来坐等上门的被动服务方式, 增强服务意识, 积极主动地为企业人力资源管理提供信息服务。人事档案管理服务于人力资源管理, 促进企业人力资源管理, 是企业知识管理的基础。

2.6 建立人事档案的网络化管理模式, 增强人事档案的信息服务

功能档案管理要与时俱进, 就要实现数字化、网络化的管理开放式的人才信息服务网络则为人事档案现代化管理构建了坚实的实用平台。这样, 既可以提高效率, 也可以降低社会管理的成本。

企业改制下人事档案管理论文 篇5

一、国有企业人事档案管理的难题

1.档案数量多，占用空间大

国有企业改制后，企业以往存留的档案问题应按照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》规定进行相应的处理，尤其是针对保密档案、具有社会价值的档案应给予妥善的保管。那么档案集中堆积起来难免就会出现杂乱难点，欲归无章的情况。而事实上专职处理档案的企业相关部门人手是非常紧张的，一般存放档案的库房也十分有限，无法有条不紊地处理接收和寄存档案的工作。最终这项工作将不得不转交给档案馆，档案馆在接收和寄存改制企业的档案时必须进行有选择地筛选，否则若干年后，库房将出现爆满、瘫痪的局面。所以如何处理这些改制国企寄存的档案，是值得档案存放部门深入探讨、研究并解决的难题。

2.人事档案所有权不明确

根据我国《档案法》规定，档案的所有权可视为财产所有权归所属企业所有，而企业将档案寄存在档案馆的行为只能算是暂时存放，档案馆作为保管方有时不得不接受企业提出的特殊要求，例如要求专柜存放，并将档案柜钥匙交由企业保管等，如果一味的应允这些要求，企业一一效仿，那么档案馆就只能仅仅成为一个仓储机构了。所以档案馆在对档案进行管理的时候一定要遵循相应原则，对档案进行编目、整理、加工及是否有权鉴定与销毁档案，从而为社会提供有用的信息，体现档案馆的功能，这是眼下需要重点解决的难题。

3.档案存放费用无法解决

国企在产权变动和资产变动期间，在对国企档案进行整理、鉴定、移交等工作中所用到的费用由接受单位进行支付，需向地方国家档案馆寄存档案的费用则由原企业进行费用支付。破产企业则需要一次性支付全部的寄存档案费用。但档案相关费用的计算仍然没有确切的方法和标准，这也是我国国企改制后面临困难问题。

二、解决国有企业人事档案存在问题的对策

为解决档案管理中存在的隐患与难题，应积极选择相应的.对策实施。

1.档案管理制度不健全

破产、倒闭企业的档案根据产权变化的方式不同，应该进行不用方式的处置，对一些没有去处的档案，必须要按照要求移交到档案馆;一些企业转为私营或者变为合资、出售中外台资的企业档案也应该及时的移交到档案馆保管，防止档案的丢失。严格按照进馆要求，对具有长期或永久保存价值的档案，在移交时必须保证其完整性，仔细做好分门别类工作，装订上架后标签清楚。对移交的档案进行认真审核，根据移交清册，逐卷清点，防止企业别有用心地为图永久保存而寄存不重要的闲杂档案，有效的提高档案馆管理档案质量。

2.允许连续性的企业档案进寄存

对企业以股份有限公司、有限责任公司、股份合作制、委托经营、租赁经营、出售产权、负资产转让、兼并形式产生的资产与产权变动，企业会有一定的连续性，这时档案应该以保存在改制后企业为主。除非受保管条件的限制，或者由其它一时难以克服的客观因素影响，将可能导致档案损害的，可以移送档案馆暂时寄存。

3.对寄存档案要加以选择，充分利用档案馆有限的库容量

对企业要求寄存的各类档案，档案馆工作人员必须适当地对其信息内容稍作了解，以判断是否值得和可以入馆保存。改制国有企业必须尊重档案工作，自觉遵守档案转交制度，切勿使档案馆成为一个仅仅用来堆放纸张的场地，从而避免日后出现库满为患的现象。

三、结束语

国有企业制度改革是企业生存和发展的客观需求与必然趋势。随着国有企业改革的推进以及集体经济与非公经济的迅速发展，国有企业制度不断完善的同时，也面临着新环境下的各种摸索与挑战，格局的变换必然带来人事分布的调整，人事档案作为企业改制前的“遗产”，不应被忽视和抛弃。档案馆与档案行政管理部门作为国家集中管理档案的文化事业机构，不应被动地行使职能，正确的做法是依照法律法规，合理配置管理资源，认真有效地对其管辖范围内的档案进行整理、保管，将档案资源充分的利用，并为社会提供价值，在行使权力的同时，也必须充分的承担起改制企业档案流向。除此之外档案馆中管理的档案可视为是档案管理改革中的过渡期。

企业人事档案 篇6

关键词 人事档案管理 现状 优化措施

改革放开以来，在我国的经济不断发展的背景下，各企业单位也处于不断的改革和创新当中，尤其是其人力资源部门的管理工作受到更多的关注，人们更期待其人力资源的部门能充分发挥其职能作用。作为人力资源部门重要工作之一的人事档案管理工作近些年来备受关注。充分认识人事档案管理工作的不足，对于提高管理效率和使人事档案管理工作具备优化性有重要意义。

一、当前人事档案管理工作的现状和不足

随着科技的不断发展和管理理念的不断更新，目前很多企业单位的人事档案管理意识、管理方式、服务意识等方面存在不足。

1.人事档案管理工作方面的意识淡薄。很多企业单位对人事档案管理工作意识淡薄，在人事档案信息的管理、丌发和利用等方面的重视度不够，认为人事档案管理工作不必复杂和耗费财力物力。因此，对于人事档案管理抱以应付的管理观念。这直接影响了人事档案管理工作的丌展和优化。导致不能及时对人员信息进行归档、存档，部分人事档案长期得不到更新，导致人事档案信息的全面性得不到保障。

2.采用的人事档案管理方式比较落后。人事档案管理是一项专业性很强，同时具备政治性，注意其档案的保密性的工作。随着我国IT技术的发展，计算机软件行业的崛起和在各个方面的充分运用，人事档案的管理工作已经向电子化、数字化的方向迈进。通过与IT技术的结合，使得人事档案管理效率和水平得到大大提高。然而部分企业单位在人事档案管理设备方面的投资不足，导致人事档案管理在电子化和数字化方面的进度缓慢，甚至滞后的现象发生。许多企业单位仍以纸质文档作为人事档案信息的存储介质，实施一人一卷的存放方式，对于档案的整理、检索等管理工作仍然以手工操作的方式来完成，这导致人事档案管理工作更为繁重，影响档案的检索速度和利用程度的提高。这样传统的人事档案管理方式既不利于人简化人事档案管理工作流程，也不利用提高其管理效率，更使得档案存在的价值得不到及时充分地利用。

3.从事人事档案管理相关工作者缺乏主动服务的意识。很多企业单位对人事档案的管理存在重档案管理，轻档案利用的工作理念，因此对于人事档案的收集和利用缺乏主动性和积极性，做不到及时采集加工信息。在进行人事档案管理工作时处于被动的状态，因此捕捉不到人事档案其动态规律性，忽视对员工真是技术水平和综合素质等方面的展现，也就缺少主动丌发利用人事档案信息的意识，导致人事档案的管理工作难以被统一和规范化。

二、人事档案管理的优化措施

虽然各企业单位的人事档案管理工作有着诸多的不足之处，但是，通过充分分析和认识这些不足，抓住问题的本质，从而提出一些优化的措施，对提高人事档案管理的优化性具有重要意义。

1.提高人事档案管理的重要性认识。当今激烈的市场竞争的资源是人才，人才是我国经济和社会发展的动力。各企业单位应提高对人事档案管理重要性的认识，明确人事档案是该单位人才资源的一个专业的信息库，是该单位开发使用人才的重要依裾。因此，各企业单位应注意转变管理观念，及时对人事档案管哩工作予以重视。

2.规范人事档案管理工作。各单位应严格按照标准对人事档案进行鉴别，严格按照相关的人事档案管理制度，对人事档案进行收集和分类归档，定期和不定期地进行集中收集工作和档案更新工作。做到及时补充缺少人事档案，和人事档案的更新和合哩快速传递。

3.丰富人事档案所包含的内容，充分利用档案价值。人事档寨不能仅仅包括员工的基本信息，应该真实的记录和反映员工的道德素质、工作能力、工作业绩等全面的信息。丰富人事档案的内容是企业单位充分利用档案价值的基础。以充分做好企业单位专业技术类的人员管理，技术职称的考评，单位干部选拔等方面的工作，以充分利用档案的价值。

4.实施信息化管理。实施人事档案管理的信息化管理，须加大管理的投入，增加和更新相应的设备和软件，建立起计算机互联管理网络，提高检索速度和工作的效率，及时收录和传递人事档案信息，发挥其人事档案信息的功能。

5.提高相关工作人员的业务素质。企业单位可以通过丌设培训班、参观学习以及进行实践等方式，从多个层面和多种形式来丌展业务素质提升工作。这些方式能有效使工作人员熟悉单位人事档案管理工作，拓宽相关工作人员的知识面以及转变其陈旧管理理念，进而优化人事档案管理工作。

三、結束语

企业人事档案 篇7

一、传统经济体制下企业人事档案管理的介绍

在传统经济体制下, 人事档案是企业员工的“身份证”, 关系每个员工的切身利益。在计划经济体制下, 无论政府部门还是企事业单位, 人事档案是根据企业人事管理建立起来的, 将人事档案分为干部和工人两部分。一般的农民和城镇无业人员, 即使拥有一部分人事档案材料 (比如学生档案) , 如果没有取得干部或者工人身份也不能称之为拥有人事档案。人事档案伴随员工始终, 招工、录用、工作调动、享受公费医保、职工福利及离退休等相关事宜均需要提供人事档案作为证明。同时, 人事档案也成为单位控制员工的有效手段。人事档案由单位建立, 由单位保管和利用, 在实行“人档合一, 档随人走”的档案管理制度下, 人员的调动的前提必须先实现档案的转移, 而人事档案由单位控制, 所以很容易控制人员流动, 员工也会因此约束而依附于单位, 不能随便调离。

二、随着人事制度改革的推进, 人事档案管理面临的问题

人事档案管理对企业实现人力资源优化配置产生重大影响, 随着企业人事制度的不断改革, 以前的人事档案管理方法已无法适应新形势下的发展而出现问题, 具体如下:

(一) 企业人事档案材料内容质量不高, 缺乏实用性和真实性

由于当前企业的人事档案材料大多反映企业员工的个人经历、学历、政治思想, 反映个人业务能力、成长经历、技术专长等的实用性材料较少, 并且反映个人过去情况不及当前情况多, 或者只讲优点忽略缺点, 使企业人事档案信息缺乏实用性。由于企业档案管理负责人责任心不强, 审查、监察力度不够, 以致现在人事档案造假现象越来越多, 影响档案材料的真实性。

(二) “弃档”现象普遍增多

“弃档”现象的增多能够说明随着人事制度的不断改革, 人事档案的作用日益弱化, 改变了原来没有档案员工将无法生存的状态。有单位有档案并不一定生活就幸福, 而没有档案, 员工照样能够找到其他工作继续生活。因此人事档案在人们心中的地位逐渐下降, 传统的功能和价值开始弱化。大量人才“弃档而逃”造成人才流动秩序混乱, 员工不办理与原单位的解除劳动事宜, 甚至与原单位产生经济纠纷也一逃了之, 将原单位商业秘密透露到新单位, 使原单位利益受到严重损失, 严重扰乱了人才市场的秩序。

(三) 传统的人事档案管理体制不适应新形势的发展

随着人事制度的不断改革, 人员流动性普遍增强, 使人员的隶属关系不断发生变化。因此会出现管理主体不清现象, 造成多头管理, 出现复杂、混乱的关系, 并且容易导致人档出现脱节, 人员流动太快, 加上人事档案管理制度的限制, 加剧了人档分离的状况, 弃档、无档现象增加, 不利于人员管理。同时人事档案管理基础设施差, 保管条件落后, 档案目录不清晰, 装订不整齐, 管理人员数量不足, 素质不高等不良现象时有发生, 无法适应新形势下人事制度的改革要求。

三、人事档案管理工作的改进策略

(一) 严格控制归档环节, 保证人事档案信息的真实完整

要严格把控档案材料中的个人出生年月、学历证明、工作时间等基础信息的真实性和准确性, 要认真核实以免出错。并做到即时修改, 力求内容的完整。同时强化员工档案专业技术水平、个人工作经历、实践经验等反映员工当前状况的材料。在归档过程中根据档案材料形成的规律, 加强纵向、横向联系与协调, 使人事档案能够客观、连续地反映一个人的历史和当前状况, 提高人事档案内容的质量。

(二) 加强人事档案管理队伍建设

应从思想道德方面、组织建设方面、专业知识方面、管理制度等诸多方面入手。在选择人事档案管理专业人员时, 注重专业技术水平高、责任心强、做事踏实认真并且热爱档案管理工作的人员, 这样才能使档案管理队伍在工作中有很高的工作热情。加强员工培训, 提高人事档案管理工作者的理论水平和业务能力。进一步规范人事档案管理行为, 做到有针对性、抓重点地处理当前人事档案管理方面出现的薄弱环节, 建立一整套较为系统的人事档案收集、整理、保管制度, 使人事档案归档齐全、保管安全、利用方便, 让各项工作的开展有章可循。

(三) 实现人事档案管理现代化

传统的人事档案管理方法已无法适应新形势下档案信息管理的要求, 企业必须与时俱进, 实现人事档案的信息化管理。加强人事档案管理软件的运用, 将档案中基本人事信息通过软件进行存储, 将纸质档案转换为电子档案, 为档案信息的分析运用带来便利。充分利用网络化优势, 实现人事信息资源跨地区共享, 但是网络化应保证人事信息的安全性和保密性, 通过设置权限使有权限的部门能够查询异地人事信息, 而没有权限的则不能自行调阅, 进一步推进人事档案的现代化管理。

参考文献

[1]王静轩.浅析人事档案的“终身”制改革[J].山西档案, 2007 (2) .

[2]黄丹妮.我国企业人事档案管理研究[J].广西民族大学, 2007 (4) .

谈企业人事档案管理工作 篇8

一、引起重视与支持, 完善企业人事档案制度建设

(一) 加大对企业人事档案管理的重视度。

在企业日常的管理工作实践中, 使企业的人事档案管理同人事管理实现法规到制度的有机地融合, 逐步强化员工的档案管理意识以更好地获得组织、相关的人事部门领导以及广大工作者对于该项工作的支持与高度重视。同时, 企业相关领导人还需将人事档案管理工作纳入到企业日常的管理工作中去进行统一的部署与安排, 并成立企业的人事档案管理工作的领导小组, 同相关单位之间签订目标责任书, 以逐步细化管理责任, 最终形成一级管一级, 层层落实的工作机制。

(二) 建立并逐步完善企业人事档案收集与归档制度。

对于管档部门来讲, 需采取定期收集与不定期收集相结合的方法将那些需要归档的材料进行全面收集归档。其中, 定期收集可结合本单位组织、人事与劳动以及其他的人员管理部门来提出相应的收集工作计划, 从而对那些需要收集的档案材料做到“心中有数”, 进而抓住重点, 按照所制定的计划进行逐项的收集, 以有效避免因为工作繁忙而导致出现漏归与迟归的现象。

二、采用先进技术, 提高企业人事档案信息化水平

(一) 树立信息化管理的理念。

对于企业来说, 要想实现对人事档案的信息化管理, 就必须使企业内部各领导与员工充分认识到信息化的人事档案管理在企业发展中的重大作用, 并引导其积极树立信息化的管理理念, 只要这样, 企业领导与员工才能自觉地、有意识地采用各种有效措施来提升企业人事档案的信息化水平。在21世纪, 全球经济的迅猛发展, 很大一部分功能都要归功于信息化的实现, 特别是计算机技术在各行各业中的有效运用更是发挥着重要的作用。而伴随计算机技术的不断更新与发展, 人们也越来越清楚地认识到计算机对人们日常生活与生产实践中所造成的影响, 计算机俨然已经成为了现代人日常生活与工作所不可或缺的一个重要构成部分。因此, 面对如此形势, 如何充分应用信息技术以逐步强化企业自身的建设与发展是各企业亟待解决的一个问题, 大到企业领导, 小到企业员工个体, 特别是企业人事档案管理人员, 必须充分掌握计算机应用技术, 以更好地适应社会的发展趋势, 并逐步提高企业人事档案的信息化水平。

(二) 构建完善的企业人事档案信息管理网络。

网络作为实现企业人事档案信息化管理的首要条件, 只有企业的网络环境实现了高效与优化管理, 才能有效保证信息化管理可为企业提供更加全面的服务。加之企业人事档案本身就记载了较多的内容, 若无法构建一套优质完善的人事档案管理网络, 则极有可能造成人事资料的缺失与出错, 不利于企业专业型的人才队伍的建设与培养, 而无法使员工在其岗位中充分发挥出自身的作用, 实现自身价值。因此, 针对这一点, 企业可积极开发出一套专门适用于人事档案管理的软件系统, 以真正实现企业人事档案的信息化管理, 提高人事档案管理人员的工作效率与质量。并且开发出一套人事档案管理系统, 且逐步提高其兼容性, 以更加充分地发挥出人事档案资源的服务功能, 使企业人事档案管理工作朝着更加科学化、高效化与技术化的方向发展。

三、完善企业人事档案内容, 提升人员素质

(一) 新时期的企业人事档案管理工作必须与时俱进, 积极引进先进的管理理念, 并采用科学的管理手段, 通过建立完善的人事档案信息数据库来从整体上提高企业人事档案管理工作的质量, 最终实现人事档案的科学管理。

如在企业的人事档案管理内容方面, 需逐渐摒弃传统人事档案管理中档案内容单一重复且政治性较强, 不具备个性化的简单记录, 进而逐渐转变到侧重于人事档案的相关材料的收集中去, 要求所收集的材料既能反映过去, 又能说明现在, 具备较强的实用性;严格遵循“适应社会发展需求”与“精炼有效”的原则, 逐渐摒弃那些毫无利用价值的内容, 使企业的人事档案管理变得更加精简有效;与时俱进, 适当地增加一些能够真实发映出人才能力与特长的内容, 以及能够体现个体信用记录的相关内容等。

(二) 逐步提升人事档案管理人员的综合素质。

企业必须逐渐加大对人事档案管理人员的培养与优质管理队伍的建设, 通过员工的在职培训与继续教育等措施逐步提高员工的综合素质, 从而培养出一大批既具有较好政治素质与保密意识, 又具备一定人事档案管理工作技能与经验的管理人才, 要求其全面掌握档案管理的相关理论知识, 学习相关的档案管理方法, 以此来逐步提升自身的管理水平与技能, 从而为企业人事档案实现科学化的管理提供必要的人才保障。

参考文献

[1] .陈格.浅述完善企业流动人员人事档案管理工作的措施[J].经济研究导刊, 2009.18

关于企业人事档案工作的思考 篇9

一、目前企业人事档案工作中存在的问题

(一) 人事档案作用的弱化, 企业与员工对人事档案意识不强。

长期以来, 企业根据员工档案“量才录用”、“因材施教”, 从而知人善任、选举贤能的现象十分普遍。人事档案在职工升迁、调整工资、计算待遇、落实人事政策等方面也广泛运用。企业在用人方面, 考察更多的是职工的现实表现和个人能力, 档案只能窥其一斑, 企业对职工档案在人力资源管理上的依赖也大打折扣。

(二) 人事档案的多头管理, 给企业人事档案的利用带来不便。

结合我市人事档案管理情况, 现行企业人事档案主要有两种管理模式。一是原来经过劳动人事部门认定的职工档案仍由原政府主管部门管理。过去企业职工身份不同, 档案管理的部门也不同。干部档案由人事部门管理, 工人档案由劳动部门管理, 后来成立了人才交流中心以后, 由人才交流中心对各类大中专院校学生档案进行托管, 而工人档案又分为老集体、新办集体、合同制身份, 档案也分属不同的单位管理。所以就如我单位几百号职工, 档案却在我市分属四个不同的单位、不同的场所保管, 管理方式也各尽不同。

二是企业自主用工方式的职工档案由企业建档自主管理。以签订劳动合同书或聘任书作为与企业建立劳动关系的新型用工方式, 企业为这部分员工建立的档案, 由企业人事档案部门自己保管。

(三) 人事档案工作人员的素质参差不齐, 影响企业人事档案工作。

由于受传统观念的影响, 对档案管理的认识不足, 重视程度不够, 企业对人事档案人员配备不到位, 通常由企业人力资源或办公室人员兼职, 造成档案工作兼而不顾。还有的人事档案人员更换频繁, 业务不熟, 难以胜任人事档案工作。特别是当前企业人员流动性大, 人事档案是动态的, 需要不断调整和补充新的内容, 但由于企业人事档案人员主观能动性不足或业务能力有限, 不能及时获取新的档案材料, 对收集的材料没有及时归档, 缺乏鉴别能力等, 企业人事档案材料不齐全、质量不高的情况屡见不鲜, 阻碍了企业人事档案工作的发展。

(四) 人事档案的收集、鉴别和管理工作不规范, 难以发挥其积极作用。

人事档案的目标是要最大限度地发挥其利用价值。但由于企业人事档案部门一般隶属于企业职能部门或综合档案室, 并且企业人事档案管理工作大多参照干部人事档案管理体系, 没能结合企业特色, 从制度和管理体系上自成一体, 造成了人事档案的收集渠道不通畅, 鉴别工作不符合要求, 材料的归档、查阅、转递工作不规范, 企业人事档案工作常常有名无实。

企业也往往不重视内部考核工作, 轻视人事档案记录, 档案材料不完善, 不能客观地反映企业职工面貌, 人为地造成了人员与其档案的两者分离, 降低了人事档案利用率。

二、改进企业人事档案工作的对策

现代企业管理中, 人力资源管理的目的就在于在企业内部最优化地配置人才, 做到“人尽其才, 才尽其用”, 提高企业的核心竞争力。企业职工档案作为企业选用人才、开发人力资源的基础, 是企业档案信息资源的重要组成部分。虽然现实中职工档案表面上对企业和员工个人作用有所弱化, 但作为企业档案的一部分, 人事档案仍然作为一个独立的类别, 在企业人力资源管理方面发挥着重要作用。人事档案的管理只能加强, 不能弱化, 并主要从以下几方面做起:

(一) 提高人事档案工作意识, 建立和完善人事档案工作组织体系。

企业在选聘、考察员工的时候, 不仅要看他现在的工作能力和水平, 还要了解每个员工的全部历史和工作情况。而人事档案是个人社会经历和实践活动的全部记载, 较为全面地反映了个人的业务能力、职业道德和素质等基本内容。因此企业从“选人用人”、“知人善用”等角度出发, 将人事档案工作纳入企业综合档案管理的范围, 与人力资源开发建设紧密结合, 明确专人负责, 加强组织领导, 及时解决人事档案工作中存在的问题, 为人事档案的管理和利用工作创造良好的环境。

(二) 选聘业务精、能力强、政治上可靠的人员从事人事档案工作。

由于职工档案的机密性、真实性、现实性等特点, 关系到企业和职工的利益问题, 对人事档案工作人员的综合素养和业务能力要求较高。企业一定要选聘政治上可靠, 党性强、作风正, 能够遵守党的纪律, 严守党和国家的机密, 热爱档案工作, 且具有一定工作能力和科学文化水平的人员从事人事档案工作。选聘的人员要保持相对稳定, 主观能动性强, 刻苦钻研, 积极做好企业人事档案工作服务。

(三) 建立健全企业人事档案各项制度, 规范人事档案工作。

一是建立人事档案的收集补充制度。

由于人事档案的形成, 涉及面宽, 来源广泛, 所以要摸清人事档案的收集范围和收集渠道, 建立和健全人事档案的移交、索要、检查核对和登记制度。人事档案人员不能完全坐等有关部门主动送材料上门, 应经常与相关部门保持联系, 做到嘴勤、手勤和腿勤, 经常地、有计划地收集和补充人事档案材料。

二是规范人事档案的鉴别工作。

鉴别是保证人事档案完整、精炼、真实, 便于利用的重要手段。人事档案鉴别工作应当遵循取之有据、舍之有理的原则, 保证归档的材料准确可靠, 能实事求是地反映员工历史和现实的本来面目, 相反对内容不重要、参考价值不大的材料坚决不予归档。

三是加强人事档案的分类和管理工作。

根据人事档案十大类内容, 及时将人事工作活动中形成的有关人事档案范围的材料分门别类地归入相应的类别当中, 按一定的顺序排列起来, 方便管理和使用。

四是完善人事档案的查阅、借用和传递制度。

开展人事档案的查阅和借用工作时, 既要满足组织、人事、劳资等工作的需要, 发挥其应有的价值, 又要确保人事档案的安全, 防止失密、泄密甚至篡改档案。要明确查阅、借用、传递档案的具体范围、要求、程序, 及时了解员工的去向, 避免形成“无头档案”、“有人无档”等现象。

(四) 建立人事档案信息中心, 积极为企业人事档案利用提供服务。

县级以上人民政府可以根据现行人事档案多头管理的现象, 结合现行的人事、劳动管理部门合一, 可以授权人力资源和社会保障部门在条件允许的情况下, 建立全县范围内的人事档案信息中心, 将人事档案集中统一管理, 整合人事档案资源。这样不仅方便了企事业单位和职工个人的查阅利用工作, 而且为全县范围人力资源的开发利用创造了条件。

企业内部, 借助于计算机信息化技术, 建立一个以企业员工人事档案信息为基础的员工信息系统, 并通过数字化、网络化的开放式管理的人才信息服务网络, 实现人事档案计算机管理, 从而提高人事档案的利用效率。

总之, 人事档案管理是企业不可或缺的管理工作之一, 人事档案管理人员应认清形势, 摆正位置, 端正态度, 主动做好企业人事档案的各项基础性工作, 增强服务意识, 积极为企业人力资源管理提供信息, 并借助现代化的技术与观念, 全面开发人力资源信息, 充分有效地发挥人事档案的价值, 从而促进企业人事档案管理工作不断走上法制化、科学化、规范化的轨道。

摘要：企业人事档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。分析了新形式下企业人事档案管理工作中存在的问题, 并根据问题提出了改进企业人事档案工作的对策, 以促进人事档案工作不断法制化、科学化、规范化, 更好地发挥其利用价值。

企业人事档案的现状与对策 篇10

关键词：企业人事档案,现状,措施

企业人事档案是关于企业员工个人信息的记载, 是个人学历、资历、经历等方面的证据, 为企业决策者开发和管理人力资源、作出人事决策提供科学依据, 企业人事档案管理工作的开展情况会对企业的经营管理状况产生一定的影响。就目前企业人事档案管理现状而言, 仍有许多棘手的问题亟待解决。

一、人事档案管理的现状

(一) 基础性管理工作的问题。当前企业人事档案的基础性管理工作呈现出一些漏洞和弊端, 主要体现在以下几个方面:

1.认识误区, 重视不足。一方面, 企业管理者对人力资源的认知, 决定了人事档案管理工作的开展力度, 如果企业管理者只是着眼于企业与员工的雇佣关系, 而不贯彻以人为本的用人理念、开发和利用人力资源, 就会导致对人事档案管理工作流于形式, 而非投入实际的支持。长此以往, 人事档案管理工作处于被忽视、被动应付的状态, 造成人事档案管理制度不健全, 难以发挥为人力资源管理工作服务的效能。另一方面, 经济效益是衡量企业经营状况的重要价值尺度, 一些企业目光短浅, 只着眼于短期的经济效益, 忽视长远发展, 认为人事档案对企业的贡献小, 因此不予重视, 导致档案散乱、丢失、篡改等违规现象的出现。

2.缺乏监督机制。定期的检查、监督对人事档案管理工作的顺利开展大有裨益, 否则就会造成人事档案管理环节产生不必要的漏洞, 如档案资料收集不齐全、缺乏连续性, 甚至造成遗失档案等严重后果。而在人事档案管理实践中, 由于缺乏相应的监督机制, 导致企业人事档案的混乱、无人问责, 给后续工作的开展设置了不必要的麻烦, 人事档案的价值未能得到充分利用。

3.档案管理人员素质、能力有限。一方面, 受客观因素的影响, 如岗位变动、岗位轮换, 一些人事档案管理人员缺乏专业的档案管理知识、尚未积累足够的工作经验、也未经历系统的培训学习, 不明确档案管理工作的基本要求, 没有达到档案材料的收集、整理、归档、装订等基础性业务能力。档案管理人员是具体档案管理工作的实施者, 其专业能力的高低直接影响日常档案管理工作的进展状况;另一方面, 档案管理人员的素质, 包含敬业态度、责任感、人格品质等, 一些档案管理人员对工作的重视度不够、投入精力不足、态度不端正、缺乏责任感, 只是在被动应付差事, 档案管理人员的素质制约了档案管理水平的提升。

(二) 企业人事档案质量差, 参考价值低。企业人事档案在质量方面存在不足之处, 主要体现在:

1.收集归档工作制度不健全, 收集的内容不翔实, 执行力度不足, 收集归档工作被动、不及时;

2.人事档案资料缺乏真实性、准确性、完整性;

3.企业档案管理人员在进行具体操作时, 工作态度不够严谨, 随意性大, 甚至出现修改档案内容的现象。

人事档案是人力资源管理过程中用于选人、用人、开发人力资源的重要依据, 关系到员工的晋升、薪酬以及职业发展, 如果企业人事档案本身在质量上出现问题, 就会降低其参考价值, 影响企业在人力资源方面的决策效率。

(三) 人事档案管理方式陈旧。传统的企业人事档案管理采用手工编辑、检索等方式, 这种管理方式耗时、费力、效率低、准确度低。人事档案管理的陈旧方式, 难免出现纰漏, 给一些人以可乘之机, 伪造档案资料, 弄虚作假、隐瞒实情等, 致使人事档案权威性大打折扣。随着档案管理技术手段的革新, 人事档案管理软件在技术上已经比较成熟, 并得到一定范围的应用。计算机在日常生活中的普及程度已相当高, 但尚未在人事档案管理中得到广泛运用, 相关的技术手段还没得到全面挖掘和充分利用, 制约了人事档案管理朝着科学化、信息化的方向发展。

二、人事档案管理措施

上述企业人事档案管理现状所呈现出的问题不容忽视, 必须采取相应的措施, 提高人事档案管理效率, 使其发挥最大效能, 人事档案管理措施需从以下几个方面加强:

(一) 加强对人事档案管理工作的认识。提高人事档案管理工作的认识, 根据主体不同, 分为四个方面:1.人事档案管理工作人员, 做到人尽其责、加强工作的责任感, 严守规章制度、转变思想认识, 重视人事档案管理工作, 明确其重要性, 踏实认真地服务于本职工作。2.其他相关部门, 积极配合人事档案管理工作, 提供切实的帮助, 明确人事档案管理工作与本部门工作之间的联系与影响, 相互协调、优化业务往来。3.企业员工, 人事档案与企业员工的利益息息相关, 员工应该作为档案监督系统中的一个环节, 建立档案保护意识, 及时向有关部门和人员反映情况, 监督人事档案的真实性、客观性、有效性。4.企业管理者, 明确人事档案管理工作影响企业战略目标的实现, 不应忽视人事档案管理工作的重要性, 建立并逐步完善人事档案监督机制, 定期对人事档案管理工作开展检查、指导、督促, 并及时解决问题。

(二) 提高档案管理人员的素质与能力。企业的发展、科技的进步, 对人事档案管理人员提出了新的要求:1.企业需为档案管理人员制定针对性的培训方案, 通过系统的专业技能培训, 档案管理人员需掌握过硬的专业知识、实践操作技能, 提升综合文化素养。2.培育和引导档案管理人员的素质, 如敬业奉献、忠诚协作、踏实务实、好学精进等。良好的个人素质与过硬的专业能力形成合力, 才能塑造出优秀的档案管理人员。3.引入考核机制, 定期对档案管理人员的素质和能力进行考核与评估, 及时发现问题, 并采取切实有效的措施予以改进。

(三) 规范人事档案管理制度。每个企业的经营状况、发展战略都有所不同, 企业应依据自身的实际情况来开展人事档案管理工作, 同时要以档案管理领域内的科学理论与方法为指引, 规范人事档案管理制度, 如档案保管制度、企业人事档案管理条例、档案管理部门职责等, 人事档案管理制度是开展人事档案管理工作的规范性说明、操作依据, 完备且科学的人事档案管理制度, 规范了人事档案管理的收集、整理、归档、查阅等工作环节, 有利于实现人事档案的真实性、准确性、权威性, 促使人事档案在人力资源管理与企业发展中实现效用最大化。

(四) 人事档案管理现代化与信息化。1.传统的人事档案管理手段已不能适应当下的实际需求, 借助计算与现代通信设备等现代化的办公设施, 提高档案信息传递的速率, 减少工作人员处理信息的时间和工作负荷, 提升工作效率和服务质量。2.引入计算机网络系统、人事档案信息系统等现代化的网络资源, 构建动态的、完备的、准确的人事档案管理体系, 实现人事资料及相关数据的高效整合, 确保人事档案资源的合理配置和高效利用。

三、结语

企业人事档案管理现状呈现出诸多问题, 应当及时、有效地予以解决, 从思想认识、管理人员素质、监督体系、制度规范性、管理方式现代化等方面循序渐进地实现企业人事档案管理工作的优化升级。从而使企业人事档案更具适应性、科学性和灵活性, 更好地服务于企业管理、人力资源管理以及整体发展战略。

参考文献

[1]李莉虹.关于加强人事档案管理的几点思考[J].山西建筑, 2010 (6) :216-217.

[2]岳静.浅析人事档案管理中的若干问题[J].枣庄学院学报, 2009 (6) :133-134.