农村档案管理工作刍议

农村档案管理工作刍议（精选九篇）

农村档案管理工作刍议 篇1

长期以来, 由于村级档案资料收集管理不善, 村级组织在进行行政管理、制定规范、处理具体事务时缺乏有效依据, 群众不接受, 增加了工作难度。在农村, 不少村组出现权属纷争, 使问题难以解决, 影响了党群干群关系。因此, 做好农村档案工作, 对于发展农村经济, 维护集体和村民的合法权益, 保持团结稳定, 促进农村两个文明建设, 构建和谐社会主义新农村具有十分重要的现实意义。

1 明确农村档案业务范围

凡是能够反映农村各项工作, 具有查考利用价值的文件材料, 均属于农村档案业务的范围。

1.1 文书档案

主要包括村级在贯彻各级党委政府文件精神中形成的材料;有关村级组织建设, 包括基层党组织、村民委员会、共青团、妇联、民兵等组织在换届选举、组织建设、工作会议、组织活动、工作请示和报告等各项工作中形成的文件材料及组织名册、人员登记表等。涉及公益事业和公共事务材料, 包括农村教育、计划生育、农保、社保等方面的资料;村民详细资料;村级对外交往协作中形成的材料;有关农村精神文明建方面的材料。

1.2 经济档案

主要包括所有权方面的材料, 如能证明土地界记、林路水电、房屋基本建设等不动产权属的材料;各类生活生产公用设施等权属的资料;有关农村基础设施建设, 包括设施、移民开发、小城镇建设等材料;有关农业科技与生产经营活动, 围绕农业生产的产前产中产后服务等方面的材料;对内对外生产经营规划和经济发展中的材料, 如各类承包租赁合同等。

1.3 会计档案

主要包括会计凭证、帐簿、报表等。

1.4 声像及实物档案

反映村级政治经济文化活动的声像制品及各类奖状锦旗证书等。

2 农村档案管理工作存在的问题

2.1 对农村档案认识不足

档案是一种服务性工作, 不少干部和群众认为, 经济指标是硬件, 经济指标上去了, 其他工作自然就上去了, 认为档案工作既费时费力又费钱, 尤其在村级档案建设上, 多数村委会干部对档案工作知之甚少, 对档案归档、保管要求认识缺乏。乡镇和村没有将档案工作与“三农”工作和社会主义新农村建设有机地联系起来, 缺乏主动服务意识, 致使农业和农村档案在服务新农村建设、现代农业发展和农民增收致富方面显得内容单一、服务不力。

2.2 管理人员素质不高

由于农村现状和各种原因, 一些地方无专职档案员, 大都是村干部兼职, 他们文化底子薄、年龄偏大、档案知识薄弱, 业务素质低, 难以适应新时期农村档案工作。特别是一些村干部, 日常既要处理村务, 又要从事农业生产, 任务重、待遇低, 档案管理成了工作之外的“附加品”, 谁在谁收, 谁收谁放, 各自为政, 无所适从。一些边远、偏辟村庄村级开会无记录, 文件不保存, 制定的各类规章、决议无法形成材料, 日后无一备查, 平时不注重档案的收集, 更谈不上保管和利用。

2.3 档案归集整理不规范

在整理归档过程中, 许多农村档案员不明确如何地整理案卷, 即使收集归档也只是按年度流水线装订起来, 没有实行分类整理和有序编排。

2.4 档案管理不完善

主要体现在以下三个方面:①一些村民借用档案后, 不及时归还或随意丢失;②档案随意存放的现象较为普遍, 加上办公设施相对简陋, 档案受潮、受损现象时有发生;③大多村干部和村档案员眼看档案面临危险, 也不知采取何种措施加以保护。这些状况导致一些重要的档案资料严重不全或散失, 已经给工作造成损失。

2.5 档案利用率不高

由于宣传工作不到位, 许多村民不了解本村档案室存档的内容, 不知道利用档案维护自己的合法权益。如:当村民因土地、山林纠纷、婚姻问题、拆迁等带来矛盾时, 许多村民不会借助档案寻求帮助。

3 加强农村档案管理工作的对策

3.1 深入开展档案法宣传教育活动

提高各级对农村档案工作重要性的认识, 农村干部对档案法认识的水平、重视程度是关系档案事业能否健康发展的关键, 认识高, 办法就多, 成绩就大, 要采取多种形式开展普法教育, 让档案法入脑入心。

3.2 强化培训, 提高档案管理人员素质

做好档案工作, 人是最重要的因素。各级党委和村级组织要尽快培养适应农村经济发展需要的档案人才, 明确专人管理, 切实对档案管理人员进行系统的培训, 提高农村基层档案人员的业务水平, 针对乡 (镇) 、村档案人员兼职多、流动性大、专业水平不高的特点, 改进培训内容, 开展经常性、专题性的培训, 提高他们的管理水平和业务技能。同时还要积极引导有条件的村加强电子文件、多媒体文件的收集, 并对纸质档案进行全文扫描, 指导他们进行电子文件的系统整理、安全备份, 为以后村级档案数字化、资源共享打好基础。

3.3 加强档案规范整理工作

为了保证村级档案的完整与归档质量, 应抓好以下两项工作:①实行年度文件材料案卷类目编制。档案业务部门要积极督促、指导村级档案员对上年文件材料按类别和保管期限进行一次大整理, 帮助他们编制年度可能形成文件材料的案卷类目, 做好文件收集积累的准备工作。②做到文件材料整理归类规范化、科学化。村级档案员要按编制好的年度文件材料案卷类目, 随时抓好日常文件材料的归档工作, 以件为单位, 按其时间顺序、类别分类排列, 方便整理。

3.4 加强基础设施建设

本着安全、实用、方便的原则, 加强档案室建设。一是村委会应有存放档案的固定场所和箱柜, 档案存放地点要远离火源和易燃易爆物品, 有防火、防盗、防强光、防尘、防虫 (鼠) 、防潮等措施, 有条件的村委会可设置专门的档案用房;二是争取更多资金, 购置电脑等先进的档案设备, 实现档案管理现代化;三要加强农村档案工作制度建设, 完善各项规章制度, 重点是抓好村级文件材料归档制度, 确保归档文件材料的齐全、完整、准确、系统, 从而实现农村档案工作的规范化、制度化与现代化。

3.5建立健全农村档案工作规章制度, 促进档案工作规范化管理

让农村档案工作有法可依, 有章可循, 并把农村档案管理纳入农村干部工作目标管理的范畴, 一起检查, 一起考核。

3.6 加强农村档案服务体系建设, 积极发挥档案的重要作用

服务是档案工作的永恒主题, 建立档案的社会化服务体系是档案工作的根本要求, 也是农村经济发展的客观需要。一是充分利用现有的档案信息资源, 积极主动地提供档案信息查询服务。要做好农村档案的整理、编目和数字化工作, 及时提供有关农业、林业、水利、畜牧、农机服务等档案信息, 切实做好农村档案的鉴定和开放利用工作。除国家有明确规定以及涉及个人隐私不能公开的外, 其它档案均应列入主动公开的范围, 村民只要需要, 可随时查阅涉及自身权益的档案。要充分发挥计算机与互联网的作用, 将有关计划生育、新型农村合作医疗、土地征用、农村低保等档案实现目录数据化, 将公开的档案资料采集、上传、更新, 让农民足不出户就可上网查询相关信息。档案资源共享, 是档案工作发展的必然趋势, 也是新农村档案工作的一个新课题。二是充分利用现有档案信息资源, 汇编档案资料, 为农村经济发展提供综合档案信息服务。围绕新农村建设各项工作活动, 开发档案信息资源, 汇编农村有关政策法规、以及种植业、畜牧业、养殖业等农村实用技术等资 (史) 料, 在产业结构调整, 促进农业农村经济发展中发挥参考和依据作用。

摘要：做好新形势下的农村档案工作, 对于发展农村经济, 构建和谐社会主义新农村具有十分重要的作用和现实意义。分析了当前农村档案管理工作存在的问题, 提出了加强农村档案管理工作的对策。

关键词：农村档案,管理,利用

参考文献

[1]郭丽霞.浅谈村级档案工作存在的问题及建议[J].山东档案, 2013 (04) .

[2]史琼美.如何做好乡镇档案工作[J].云南档案, 2007 (12) .

班级档案一体化管理刍议 篇2

摘要：随着文档一体化工作的发展，充分借鉴高校文档一体化思想，努力寻求有利于班级文档一体化建设的措施，勇于创新、敢于尝试，把班级文档一体化建设提上研究日程。关键词：班级 文档一体化 刍议

文档一体化是把现实档案工作中相对分散独立的文书处理和档案管理这两项既有区别、又有密切联系，既各自独立、又在工作环节上存在某些相通之处的两项工作，纳入到一个统一的管理系统。文档一体化管理要求将文书工作和档案工作统筹规划，信息共享，有助于增强档案工作的整体协调性，最终获得1＋1＞2 的文档工作整体效益。

班级作为高校的组成单位，由于高校档案是学校管理核心资源的重要组成部分,班级档案在高校档案中发挥着重要的作用，建立班级文档一体化体系，似乎是一个新名词，但从高校文档一体化的长远目标来看，班级文档一体化成为了高校文档一体化的基础组成部分。随着高等教育改革的日益深化，高校文档一体化的要求下，我们必须建立班级管理中文书工作与档案工作管理一体化体系，以便提高班级档案信息资源开发利用效率和质量,更好地为学校各项工作服务提供保障。

文书、档案看起来似是两个不同的概念，但有文书就有档案。无论从理论还是实践看都始终是一个系统内的两个子系统，彼此间有着密不可分的关系。

一、建立班级文书、档案一体化管理体系的必要性

1、从班级管理体制分析。

班级所产生的文书工作和班级档案工作是密切相关的，文件是档案的前提,档案由文件转化而来的，在班级内部，不同的文件分别属于不同的类别，例如党员建设、班级制度属于管理类，考试成绩属于学习类等等。根据形成的文件的不同，把它分门别类地进行保管。有利于班级的文档一体化建设。

2、从工作状况分析。

由于班级文件的形成和作为档案保管是分开的，文件和档案实体的管理及其信息采集的标准、格式要求不尽相同等因素的影响，形成了文件与档案的衔接轨道不畅通，文件中有些数据不能在存档时进行接收、整理的过程中实现接轨。主要表现是文件与档案的信息采集要求不完全一致，使得文件在归档后往往需要重新梳理调整，影响了文档一体化整体功能的有效发挥。

3、从人员知识结构分析。

作为班级的一员，同时又是文档工作者，习惯了一贯的文件整理方式，班级及时挖掘有潜力的文档工作者，更新、充实其知识结构，为文档一体化管理提供人力资源保障。建立一个结构合理、运作畅通、管理科学的体系,这是班级文件与档案工作共同发展所值得关注的新问题,同时也是值得探索的一个新领域。

二、建立班级文档一体化管理体系的思想来源

1、高校文档一体化的法规依据。原国家教委颁发的《高等学校档案工作规范》规定，党政文件材料的归档工作应实行“ 三纳入”、“四同步”。“三纳入”：即纳入学校计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；“四同步”：即在对学校工作进行布置、检查、总结、验收的同时，布置、检查、总结、验收档案工作，这就意味着党、政、群机关文书处理部门是文书立卷归档的当然机构。《规范》还规定，每一个立卷部门要确定专(兼)职档案人员具体承办归档工作，要严格按文书处理制度做文件材料的收集、整理和归档。笔者从以上规范入手，间接得到班级文档一体化建设的理论支持，高校文档一体化工作与班级文档建设工作密切相关。

2、文件生命周期理论。世纪80 年代文件生命周期理论被介绍到我国, 在档案学术界引起强烈反响, 肯定论与否定论, 实用论与折衷论争论不休。虽说呼应与歧见并存, 推崇与反对交织, 但“文件生命周期理论毕竟是关于文件形成、运动过程及其规律、特点和管理要求的科学理论, 是现代档案管理工作的重要指南, 是推动我国档案事业管理体制改革, 促进文档一体化进程的重要依据之一”。只有既注重高校系统的整体性又强化班级中阶段间的平衡发展和衔接,才能推动整体文档一体化工作的良性发展。因此，文档一体化管理能够加强高校各职能部门文件归档工作的整体管理，而在其中重视班级文档工作，进行超前控制将给高校档案工作建设带来前所未有的繁荣。

三、建立班级文档一体化管理体系的保障措施

笔者认为，建立一个具有班级特色的文档一体化管理体系应采取的以下措施：

1、建立文档一体化的组织保障体系。

（1）加强文书工作规范化建设，加强班级对文书重视和统一指导，制定相应的措施和方案。把好文件从生成到归档等一系列关口，形成文档工作的良性互动。根据文件和档案管理的共性特点，从整体上合理安排文书与档案工作环节，要注

重文件形成阶段的前端控制以及文件向档案转化的全程管理, 如在文件的运行过程就进行价值鉴定、分类等工作，使文件在归档前得到科学的有效控制。

(2)理顺文书与档案工作程序。文件产生于各级部门及人员，通过文档一体化，文书处理、档案管理、业务职能等部门之间相互配合、支持，统筹安排文档工作的每个环节，使文件的收发、登记、编号、运转、处置、存储和利用与档案的收集、整理、鉴定、著录、利用管理科学有序、同步进行，使文件的生成、流转、归档、查阅一体化。文件与档案的关系具备了实行一体化管理的条件。应从系统角度出发,制定合理的工作流程,实施统筹规划,把文件工作和档案工作这两个本属不同管理系统的流程实行标准化管理,使诸如主题词标引、分类标准、著录规则、编号模式等环节的工作完成在文件管理初始阶段,把文档各阶段的管理活动有机衔接到“一体化”中。

(3)创新管理激励机制。建立与文档工作相适应的激励机制，可进行评比或奖罚制度，充分调动文档管理者的积极性、创造性，使班级文件与档案管理层面上实现协调合作、齐抓共管。在全校范围内设置评比，有利于促进班级档案工作的发展。

2、运用现代化技术手段进行管理。运用计算机技术管理文件和档案工作,实现一次输入,多次使用文档信息资源。建立统一的班级门户网站，把可公布的档案信息资源再网络上传播，形成一个与现代化文档一体化协调发展的技术保障体系。在信息网络化的今天，我们更应当利用计算机网络技术，实现网上文件运行，为以后查档服务。

3、提高文档管理人员的素质。事业兴衰，关键在人。首先，文档管理人员要热爱档案事业。文档管理人员只要有了事业心和敬业精神，才能真正把档案工作作为自己的专业、事业来发展，认真履行职责。其次，文档管理人员要刻苦钻研业务，要有广泛的科学文化知识和扎实的专业基础功底；不断地提高自身素质，更好地为新时期信息管理服务，为社会服务。

注释：

[1]马建军.浅谈文档一体化管理.黑河学刊,2006 年第2 期

[2][3]林玮.高校文档一体化管理体系刍议.兰台世界,2005年12月

[4]陈荣红.文件生命周期理论之比较研究.浙江档案,2003年第41期

[5]范友才.实施文档信息一体化建设的对策与建议.四川档案,2006年第6期

农村初中档案网络信息化管理刍议 篇3

一、网络信息化管理给学校档案管理带来的益处

(一) 节约成本。

随着教育系统“无纸化”工作进程的推进, 上级教育主管部门为了节约成本, 通常将纸质通知、文件以电子公文形式下发给学校, 这就产生了大量的电子文档。在这些公文中有的只是例行传达, 根本不需要长期保存, 甚至不需要打印。若这些文档全部打印, 将造成严重浪费;而采用电子档案, 既可以直接在各科室之间进行网上办公系统传阅, 又可以直接作为电子档案进行存储备案, 使学校档案管理成本大大降低。

(二) 资源共享。

学校档案信息由学校各部门、各科室共同配合输入, 它可以形成合力, 避免重复劳动, 为资源共享创造了条件。例如, 学生成绩档案信息网络化管理后, 教务处能迅速了解教师历年的教学质量, 作为学校对教师教学评估和考核的依据;班主任能掌握学生第一手资料, 可以查阅历次考试和往年学生成绩, 并有针对性的进行教育;任课老师可以利用成绩资源档案库共享学生成绩的总分、排名、纵向与横向的比较等各式图表。

(三) 提高效率。

每学年档案的归类整理时, 档案管理人员既要催讨学校各科室各种资料, 又要对各种学籍档案、文书档案进行整编管理, 工作量大, 效率很低, 费时费力。实行信息化, 各种数据录入后, 不论是文书管理还是人事档案管理, 都可以方便打印出相关的收发文单据、汇总表、文件内容;甚至可以打印出档案的封面, 案卷目录、文件目录等, 这极大地提高了档案人员的工作效率。

(四) 利于保管。

震泽初级中学坐落在太湖之滨的江南古镇——震泽, 具有90周年的办学历史, 涌现了大批仁人志士和社会主义建设人才:财政部原部长项怀诚、江苏省作协主席范小青、中科院院士汪集旸等。作为搬入震中老校区的初中来讲, 校史档案资料的保存显得尤为重要。因此, 只有将校史纸质档案数字化, 实行网络信息化管理, 才能克服传统纸质、照片本身属性所造成的保管难题, 实现校史档案利用价值的最大化, 真正做到了一次投入, 多次产出。

二、农村初中档案管理信息化管理的建议

(一) 重视人员培训。

农村初中档案管理信息化水平要飞速发展, 必须要对档案工作人员信息技术能力提出更高的要求。然而从目前一些农村初中的档案管理人员来看, 有的是改行从事档案管理工作的, 有的是其他工作人员兼职的, 有的是快要到退休年龄的老教师兼任的。因此, 学校应利用教育主管部门提供的各种机会, 组织人员积极参加档案信息化培训, 提高档案管理人员的信息化意识, 让档案管理人员及时掌握电子文件和电子档案的自动登记、立卷、归档、著录、检索等技能, 了解一些信息网络、计算机系统安全防护等知识, 以提高自身的业务素质和工作水平。

(二) 添置必要设备。

档案管理要信息现代化, 前提必须有信息化所需的硬件和软件条件。为此, 学校应统一协调, 合理规划、设立信息化专项经费, 及时配备档案管理信息化所需要的计算机、扫描仪、照相机、光盘刻录机、彩色激光打印机、去湿机、互联网设备等现代化办公设备, 加快档案信息数字化建设步伐。同时, 学校要及时购置网络版档案管理软件, 添置网络化管理各种设备, 及时把档案信息全部录入, 进入学校的局域网, 以方便学校的档案查询、利用, 以提高档案的利用率, 及时为全校师生服务。

(三) 档案数字化处理。

1.照片的数字化。将照片扫描成图像输入, 刻成光盘保存, 同时进行相应目录数据输入并与档案管理软件关联。随着彩色图像扫描仪和图像处理软件的应用, 可以将底片直接通过彩色图像扫描仪扫描, 经计算机处理后输出照片, 再利用图像处理软件对照片进行处理, 同时还可以利用图像底片的电子档案, 将照片和电子数码底片同时保存在计算机中。2.纸质档案数字化。目前学校大部分档案载体仍然是以纸质为主, 传统的档案管理模式占用存放空间大, 保管成本高, 易磨损, 并且检索利用效率低, 难以满足人们日渐增大的对信息资源的渴求。通过对纸质档案的数字化处理, 利用电子档案替代原件使用, 实现了对档案原件的有效保护。第一种是通过计算机人工录入或通过扫描仪扫描由字符识别软件 (OCR) 识别, 制成文本文件;第二种是将档案原文的每一页看成是一张图片, 不管上面具体是什么内容, 由扫描仪按页扫入计算机制成图形文件生成数字化的电子文件。3.音像档案数字化。学校以影像、声音为主, 并辅以文字说明的历史记录, 主要以照片、唱片、录音带、录像带、光盘等不同材料形式为载体出现, 可以选择电脑、电脑设备、录像机、磁带播放器、声卡、视频采集卡、刻录机及其相关编辑软件采集卡等组合, 将录音、录像带上素材分类采入电脑的硬盘, 将同类素材集中刻录在光盘中保存。所以, 不但要重视声像档案数字化建设, 更要重视声像档案的长期保存问题, 包括安全存储、保存声像档案的原生态性和永久获取等三个方面。且必须保证其内容是可读、可懂、可利用的。

三、学校档案管理信息化建设注意点

(一) 注意规范。

电子文件的归档规范有序, 既是学校档案工作现代化的需要, 也是提高学校档案工作质量和效率的需要。只有这样才能使电子文件的归档、保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化, 避免各自为政, 互不兼容, 重复建设等现象的发生。

(二) 注意安全。

随着学校档案网络化、信息化建设的不断深入, 计算机网络系统的自身安全受到严重威胁, 安全已成为档案信息化管理的基础保障。因此, 档案人员要不断加强安全意识, 充分保证档案信息的安全性。在保证档案信息的安全性方面可以采取:内外网计算机隔离策略、入网访问控制、网络的权限限制、防火墙安全设置、信息系统加密策略、涉秘数据使用销毁制度、数据备份安全保存制度等方法。

(三) 注意真实。

电子档案极易被原样复制, 甚至被篡改后可不留痕迹。因此, 在纸质文件向电子文件过渡过程中, 电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档, 防止有些人利用电子计算机等设备任意移植、嫁接、拼凑、修改, 电子文件、电子档案。而且在做好对档案软件服务器数据与纸质文件一同归档备份的同时, 要完善管理日志, 明确各项备份工作的作业时间, 并对已经备份的数据和日志进行检查, 双重把关数据备份工作。

四、结语

总之, 农村初中学校要将档案信息化纳入学校信息化建设体系之中, 结合学校信息化建设, 推进档案数字化进程, 本着“利用优先、合理规划、分步实施、有效整合”的原则, 采取全文扫描、光盘刻录等方式, 将重要的纸制档案和照片、录象等音像档案进行数字化, 使之成为学校信息化的重要基础性资源。

摘要：随着网络化、信息化进程的加快, 网络信息化档案管理已成为今后农村中学档案管理发展的必然趋势。只有通过强化培训、添置设施、电子归档等措施, 才能克服传统学校档案难保管的问题, 实现学校档案价值利用的最大化, 推动农村初中档案管理信息化水平。

关键词：农村,初中,网络信息化,档案管理

参考文献

[1]朱忠燕.做好学校档案工作的几点体会[J].山东档案, 2010 (01) .

简论科技档案管理信息化建设刍议 篇4

供电企业一般设置科技信息管理部门，这个部门的主要职责是：根据本企业生产、经营和发展需要，开展科技工作，解决实际问题，推动电网技术进步与信息化；运用科技管理、计算机应用、信息化和技术监督等手段，提高本企业科学管理水平。管理的内容：一是负责制定科技发展规划，负责科技计划（资金）管理，包括科技项目计划，青年科技促进费项目计划等；二是负责科技管理成果，包括鉴定、申报、评审、奖励、科技成果产业化及推广应用、技术市场等；三是负责专利管理，包括申报、统计、实施等；四是负责计量管理，包括计量升级、贯彻执行计量法、计量认证与认可、计量标准的建立与检定、计量站管理等；五是负责全质管理，包括全质管理成果的申报、评审、发表、奖励等；六是负责标准化管理，包括标准的制订、修订、标准化审查等；七是负责科技统计工作；八是负责信息化工作，包括信息规划、信息网的建设与维护、组织开发应用软件等。当然，供电企业科技管理部门管理的内容并非仅仅以上八个方面，笔者之所以罗列出来，是说明科技信息绝非是档案管理部门一家的事情，它是供电企业科技管理的重要组成部分，建立科技管理系统与科技数据库，同样是一项系统工程。

供电企业科技管理系统服务于全网的各级科技管理部门，在功能上覆盖运作层、运作管理层、战术管理层和战略管理层。通过集约化的共享数据库和发达的计算机通信网络，沟通各层间的信息交流，实现全网科技管理工作（当然包括科技档案管理）的统一管理。

科技管理系统、科技计划管理系统、科技成果管理系统、科技统计管理系统、计量管理系统、全面质量管理标准化管理系统以及科技评审专家库、科技成果专家评审系统等等，就为科技档案管理提供了强大的支撑能力，提供了科技档案灵活、方便的查询、统计功能。

推进科技档案信息化的关键是人才。举例来说，如由于科技档案的信息化，其中包括档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对档案管理人员提出了更高的要求。只有把人才问题解决好了，才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能最大限度地能满足企业对科技档案的需求。

科技档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化建设的实现不可能是档案部门力所能及的，也不是仅仅单凭几个计算机技术人员，它固然需要所有科技档案人员的积极参与，更需要企业统筹兼顾全面安排，特别是依靠企业科技信息管理部门所发挥的主导作用。

四、科技管理系统实现了科技档案现代化管理

1.科技计划管理系统

以辽宁省电力公司为例，科技计划管理信息系统采用面向对象的系统分析与设计，利用先进的三层体系结构（BAS），应用JAVA技术开发，符合J2EE标准的强大的企业级资源管理平台，是建立并实施ERP的核心。科技计划管理的主要功能包括：对基层、省公司和发供电企业的科技计划进行分类查询，按项目类别，负责单位对资金分配的统计，设备的购置计划，科技计划草稿，科技计划的上报等。该系统运行以来，通过信息网络完成计划上报与下达、项目申请若干个。

2.计量管理系统

计量管理主要包括：基层单位申报计量室认证资料、基层单位计量管理资料信息采集与查询等。

3.全质及标准化管理系统

全质及标准化管理系统主要包括：行业标准维护、基层单位上报QC成果、QC成果评审结论及上报QC成果，企业标准化编写模板等。

4.科技成果和专利管理

科技成果和专利管理主要包括：基层单位上报科技成果、科技成果汇总维护、基层单位上报专利、筛选申报科技进步奖项目、基层单位返回科技进步奖推荐书、汇总上报科技进步奖推荐书、科技成果专利统计及收集科技成果推广项目申请书等。

5.科技统计系统

统计是科技档案工作的一个组成部分，基本任务是对档案工作发展情况进行统计调查、分析、监督，以计量化的管理，科技统计系统的所有报表均采取网上电子报表形式。对各类统计信息实现计算机管理，通过网络实现信息共享，使统计工作标准化、实用化。基层单位可以录入、查询、统计、修改、打印。

在辽宁电力科技管理系统应用过程中，不仅实现了科技档案现代化管理，同时涌现出大量的新技术、新成果服务于企业建设。信息化是科技档案管理的核心，它可以带动其他新技术的应用与发展。随着企业信息化建设和网络技术的不断发展，必将实现科技档案的管理信息化，科技档案信息化的实现也一定能促进企业的发展。

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★ 档案管理工作总结

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★ 地质工作总结

刍议档案收集工作 篇5

一、档案收集工作的重要意义

(一) 档案收集工作是档案工作环节中的起点性工作。档案收集工作是档案所有环节中的第一环节, 是档案工作的起点, 是实行档案集中统一管理的基本途径, 收集工作能否做好对整个档案工作都有重要的影响。通过对档案的归档、接收和征集, 可以使零散的一份份文件整合成一个整体, 可以使分散的文件集中化, 可以使无序的文件有序化, 从而使文件变成档案。

(二) 收集工作是丰富和优化机关档案馆馆藏的重要途径。档案工作如何服务于社会, 首先取决于档案馆馆藏的数量和质量。档案馆的馆藏越丰富、越珍贵, 就越能为社会做贡献。一个机构收藏是否丰富, 档案是否完整, 是衡量档案机构工作质量的重要标准, 也是开展利用工作, 特别是档案馆开放工作的前提条件。如果各级各类档案馆能够丰富优化自己的馆藏, 对于保护我国的非物质文化遗产, 为我国社会主义现代化建设提供各种所需的服务, 是具有重大意义的。

(三) 档案收集工作质量的好坏直接影响档案工作的其他环节。衡量档案收集工作的主要标准是看所收集的档案内容是否齐全, 是否具有查考价值。只有在收地集齐全的基础上才能够整理出有内在联系的系统性很强的档案材料, 也才能够完整又客观的反映历史的面貌, 提供有参考价值的档案服务, 为档案其他各个环节提供很好的基础。

二、档案收集工作存在的问题

(一) 档案收集的规章制度不完善。一些单位虽然也建立起关于档案收集和档案管理的相关的规章制度, 但是有些单位未建立相关的规章制度, 使档案工作无章可依, 管理混乱。而那些有规章制度的, 制度不健全或者一成不变甚或把制度束之高阁, 形同摆设的也是常有的。不健全的制度使得档案收集工作开展的时候不能清楚了解哪些文件应该收集, 哪些文件不在可以存档之列, 造成应该归档的未归档, 不该归档的却收集过来的现象。档案收集未形成自己的制度, 导致平时疏于收集, 只是检查的时候才去收集, 造成档案的缺失和卷宗的残缺不全, 给日后的管理利用都带来麻烦。而档案工作人员无岗位责任制来约束, 档案工作人员新旧交替时, 不办理相关的交接手续, 使得档案工作人员职责不清, 不能很好地做好收集工作。

(二) 档案收集意识不强。有些领导的档案意识薄弱, 不重视对本单位档案的收集, 认为上级的红头文件和本机关的请示和上级的批复才是重要的, 对其他文件不够重视, 想丢便丢, 使文件材料丢失散失严重。对档案工作不够重视, 未配备专业的档案管理人员和专门的设施。部分档案工作人员没有对档案工作足够重视起来, 只是领导说一步做一步, 未发挥主观能动性, 认识不到档案的价值和自己工作的荣誉感。认为自己所处的部门不被领导所重视, 大部分工作只是处于放任自流的状态下, 所以在工作中采取消极的工作态度, 这种态度使一些有价值的珍贵的资料失去了被收集的机会。

(三) 收集范围窄。在门类方面, 不少单位只注重文书档案的收集, 科技档案和专门档案相对来说较少, 导致应归档的科技资料严重不齐全。有些单位的文书档案几乎全是红头文件, 而党政会议记录、重要的会议材料、单位领导的讲话、领导批示、各种荣誉材料、工作计划、工作性总结等都很少。

三、完善档案收集工作的对策

(一) 建立健全规章制度。建立健全规章制度是依法治档, 是做好档案收集工作的制度保证。规章制度一是要全面, 结合各个时期工作内容, 列出工作职能和工作范围, 报给领导审核批准, 反复的修改、调整, 直至较为成熟、规范、科学。二是要细化, 应结合每个人情况制成规章细目, 具体到每个人的规章制度更具有约束力。三还要简便易行, 具有可操作性, 以便更好地发挥制度的指导规范作用。四是要严格执行制度, 保持制度的不可侵犯性和严肃性, 体现出制度的权威。

(二) 增强档案收集意识。要做好档案收集工作, 首先应该加强对档案工作重要性的宣传, 增强大家的档案意识。应该大力宣传, 让大家知道档案收集工作是档案工作的起点和基础, 做好档案收集工作, 以下的各个环节才能进行下去。同时, 还要努力争取领导的支持, 只有让领导知道了档案的重要性, 领导才会积极地支持档案收集工作, 从而使档案收集工作开展起来事倍功半, 才能激发其他部门对档案收集工作的支持, 才能提起档案部门工作人员的工作积极性。

(三) 档案收集工作要注意收集的方式, 扩大档案收集来源。一是收集的途径多样化, 除了传统的如接收、征集、移交等方式外, 还可以利用现代网络、复制、传真等方式进行收集。二是收集设备的多样化。除了传统的纸质、实物等载体, 还可以利用电子、音像等现代设备进行收集。三是收集工作应提前做好准备。关注一些重大的节日, 把好收集关, 及时督导材料的及时归档。四是加强对本地区重大活动、重大事件、重大工程的档案的收集, 加强对本地区著名的人物、散失在社会上有地方特色的珍贵档案的收集。多渠道将散失的档案征集入馆。

参考文献

[1] .房蕊.档案收集工作存在的问题及解决方法.胜利油田党校学报, 2003

[2] .吕亚军.档案收集工作理念感悟.赤峰学院学报, 2011

医院档案管理工作刍议 篇6

一、医院档案管理工作的重要作用

1. 管好病历档案便于医院总结经验教训, 提高医疗质量。病历档案是医院档案的重要组成部分, 也是评价和衡量医院管理、医疗质量和技术水平的重要依据。病历资料信息的利用率高、实用性强, 其管理工作直接关系到广大人民群众的疾病防治和身体健康, 把病案中大量的医疗信息进行全面系统的收集分析, 及时准确地向医院领导、医务人员提供有价值的医疗信息, 对强化医院管理、改进医疗质量、提高工作效率等具有重要作用。

2. 管好科技档案有利于科研成果总结、转化和推广, 促进医院科研发展。随着医学的不断进步, 单纯的医疗服务工作已经不能满足医院可持续发展的需要, 必须加强科研创新, 将科研计划管理与科研档案管理相结合, 充分利用科技档案, 开发、应用和推广科研成果, 加快科学研究的进度, 通过医学科技成果的交流, 达到推广应用和服务大众的目的。

3. 管好设备档案可优化资源配置, 节约医疗成本。医疗设备管理直接关系到医院医疗工作的开展, 完善的医疗设备档案为医院全面、准确地了解设备购置、使用情况提供了可靠的依据和凭证, 也为设备的正常运转提供了保障。充分利用设备档案考查、论证医院大中型仪器设备, 了解设备使用频率、使用寿命, 做好预测服务, 为购置设备提供及时、准确的信息, 避免资源浪费, 是加强医院宏观调控、保障医疗技术质量的重要途径。

4. 管好人事档案可以促进人才选拔和利用。医院要发展, 人才是关键。医院人事档案真实记载着医务人员的德、能、绩、效等多方面情况, 是医院组织工作、人事工作不可缺少的重要依据。随着我国人事制度改革力度的不断加大, 医务人员流动性不断增强, 做好人事档案管理工作, 对于人员信息的掌握、各类人员的合理分配、人才资源的合理利用以及行政、医疗部门结构的调配等都有重要的作用。

二、医院档案管理现状分析

1. 医护人员档案管理意识不强。

目前, 一些医院虽然建立了档案管理体系, 但运行效果并不理想, 不少医护人员档案意识比较淡薄。一是归档意识不强, 对于一些文件材料特别是科技文件材料不能规范整理, 及时归档;二是借阅档案归还意识不强, 借阅者为图方便, 将档案材料随意存放, 归己所有, 导致档案材料丢失或损坏的现象比较普遍。

2. 档案管理制度不完善。

医院作为一个大型综合机构, 很多方面都按照卫生行政部门要求制定了较为健全的管理制度和工作职责, 而涉及档案管理的制度却相对较少, 没有健全的制度和检查考核措施;对应归档的文件材料范围规定不清, 一般也没有将档案管理纳入目标考核的内容, 检查督促考核落实不到位。

3. 档案管理硬件设施投入不足。

档案需长久保留, 因而对保存环境的要求较高, 但由于档案管理工作不直接带来经济收益, 很多医院不重视对档案工作的投入, 档案室环境不达标, 不利于档案的安全保管。此外, 随着科技的进步, 档案的信息化管理已是必然趋势, 而很多医院在电脑及相关软件的及时更新换代上投入不足, 直接给档案的管理和利用带来不便。

4. 档案管理人员素质参差不齐。

一方面, 多数医院档案管理人员都缺少相应的系统培训, 自身的业务水平不过硬, 直接导致了档案管理不科学、规范;另一方面, 医院档案管理人手不足, 兼职人员管理档案现象普遍。此外, 医院在档案人才的再教育和培训方面重视不够, 导致档案人员的素质偏低。

三、做好医院档案管理工作的措施

1. 加强宣传教育, 提高档案管理意识。要采取多种形式开展档案工作宣传活动, 加强《档案法》的学习, 增强医院干部职工的档案意识, 特别是领导干部的档案意识, 使其把档案管理作为医院发展的重要内容来抓。

2. 完善制度, 健全档案管理机制。建立档案收集和归档、利用和保管、鉴定和销毁等制度, 并将这些制度的落实情况纳入医院岗位考核之中;建立健全档案管理体系, 成立档案管理小组, 形成由分管副院长任组长、职能科室主任担任成员、各职能科室设兼职档案员的垂直式管理体系。兼职档案员具体负责收集、整理本部门在日常工作中形成的、对今后工作具有参考利用价值的文件材料, 定期向档案室移交, 这样既保证了归档文件材料的完整性、系统性, 又便于落实责任和监督检查。

3. 加大投入, 加强相关基础设施建设。按照档案保管要求, 建设符合防盗、防火、防潮、防尘、防光、防高温、防有害气体、防有害生物等“八防”要求的档案专用库房, 设置专门的档案阅览室、办公室;建立信息化管理系统, 推动档案管理的现代化建设。

4. 加强培训, 提高档案管理人员素质。档案管理人员素质直接影响医院档案的管理水平。因此, 医院应将档案管理人员的培训纳入医院人才培养计划, 通过专业培训、继续教育、知识更新、进修学习等方式, 提高档案管理人员的业务水平和综合素质。

参考文献

[1].淡洪波.刘玉秀.盛梅等.现代医院管理中的新型信息服务[J].解放军医院管理杂志, 2004.11

高校档案管理工作刍议 篇7

一、高校档案管理的特点

1. 社会性。

人才培养和教学科研是高校的两大职能, 而高校人才培养的对象面向全社会, 高校的科研课题、技术产品设计对象都源自社会, 形成的成果也服务于社会, 这两者具有的社会性决定了客观记录其实践过程的高校档案必然具有社会性。

2. 综合性。

高校档案除了具有反映学校管理活动的文书档案之外, 还包括教学活动中形成的教育专业档案、教职工管理活动中形成的人事档案、财务活动中形成的会计档案和科研活动中形成的科研档案, 以及产业档案、房地产档案等。而记述上述各种校务活动的档案材料, 使高校档案具备综合性特点。

3. 系统性。

高校档案形成部门庞杂, 形成的档案载体种类多、数量大, 成为一个独特的档案管理系统。该系统包括纸质档案、电子档案、声像档案、实物档案等;除了传统管理方式之外, 还包括虚拟形态的网络档案管理系统。多元化档案管理及其形成的一系列文件整理、借阅利用、复制传真等管理活动, 构成了高校档案管理的系统性特点。

4. 通用性。

高校档案管理活动的基本规律决定了各院校各专业在教育体制、理念, 教育方式、方法, 教学内容、标准以及教学周期、管理制度等方面的共性。此外, 随着我国高等教育事业不断发展进步、教学改革不断深化、与世界接轨的步伐不断加快, 高校宏观管理活动在世界范围之内可以相互借鉴、相互使用。

5. 市场竞争性。

市场经济体制的完善, 从客观上决定了高校各项管理活动必须与市场接轨, 必须逐步适应市场竞争。档案管理属于高校管理活动的一部分, 在高校以市场需求为导向而培养各类人才、高校教育与社会人才市场良性互动的发展过程中, 学生档案信息资源必然为社会所需, 必须与人才信息数据库相衔接;在学校科研活动紧密围绕国家科研项目与应用技术试产开发过程中, 在高校与企业“产学研”强强联手运作中, 高校科研产品、技术发明专利又将成为科技市场的“热手货”, 高校科研档案信息将按照市场准入法则, 逐步步入市场竞争领域。

二、高校档案管理在高校教学科研中的重要作用

1. 在教育评估中的作用。

开展高等教育评估是提高高校教育质量的一项重要举措。然而, 评估教育质量与档案利用密不可分。丰富系统的档案材料、全面准确的档案信息, 是高校开展教育评估工作的基础依据, 是评估工作日程安排、评估内容、操作程序、指标确定的重要参考材料, 是对高校作出全面、公正、准确评估的重要抓手。

2. 在教学改革中的作用。

高等教育体制改革、教学改革、高校教职工队伍管理改革是普遍的、越来越深化的、涉及我国长远发展的重大活动。不管改革从哪一方面下手, 进行到何种程度, 取得何种成果, 都与高校档案和高校档案管理水平密切相关。上述改革都需要在依靠档案信息总结经验的基础上论证、修改改革方案, 以确保改革稳步推进和最终成功。

3. 在科学研究中的作用。

一所高校能否具备高精尖科学研究水平, 是衡量该校教育水平、教育质量的重要标准。高校科学研究工作首先得力于对本校科技档案的利用。科学技术是第一生产力, 科技档案是具有潜在利用价值的生产力要素。应充分发掘利用高校科技档案资源, 为发展高校科学研究工作、积累高校科技实力、促进国家科技发展、经济建设和社会进步服好务。

三、加强高校档案管理的措施

1. 强化意识, 加强领导。

要充分认识高校档案的价值、地位和作用, 提高档案意识, 切实加强对档案工作的领导, 在国家档案法规和本校档案管理制度的贯彻执行过程中, 努力做到“三纳入”, 即将档案工作纳入学校的规划和计划、纳入学校的各项管理制度、纳入有关人员的职责范围, 并给予档案工作以各方面的支持。如在政策支持方面, 应建立覆盖全校的档案管理制度体系, 从全局的角度推动档案工作的全面铺开, 以依法治档为根本, 实现档案管理制度化, 使档案管理工作发挥应有的作用;在经费投入方面, 应将档案部门的工作经费列入学校预算, 统筹解决。为档案部门添置必要的设备和装具, 档案馆 (室) 的库房建设, 应列入学校基本建设规划, 逐步改善工作条件, 维护档案的完整与安全。

2. 注重收集, 科学管理。

学校档案是领导正确决策、研究工作、处理重大问题的依据, 搞好文件材料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础, 也是直接反映本单位工作实绩的有力证明。对有请示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料, 档案人员应及时查询, 保证这类文件材料的按时归档。档案人员在复印文件材料时, 对有价值且需要归档的文件材料应当留下原件, 以备日后归档。同时, 要按照档案管理的要求, 在档案收集、整理、鉴定等方面下功夫, 以满足日后及时、系统、完整地提供档案利用的工作需要。

3. 提供服务, 开发利用。

档案管理的根本目的在于档案利用。学校档案信息资源的开发利用, 要坚持按规章制度办事, 注重改善服务态度, 提高服务质量。强化学校档案馆 (室) 的服务功能, 使档案工作由过去的以藏为主转化为以开发利用为主。健全档案的检索工具, 汇编各种能反映学校特色的有较高利用价值的编研材料, 利用多媒体辅助档案管理, 使管理方法科学化、管理机构高效化、档案工作标准化, 不断增强档案馆 (室) 的综合服务功能, 让档案信息资源更好地为教育教学服务。

4. 培养人才, 打造队伍。

刍议学校档案管理工作 篇8

关键词：学校教育管理,学校档案管理,存在问题,主要对策

学校教育并不是简单的教书育人、传经授道。从这个意议上说, 学校教育工作是一项严谨的系统工程, 其管理的科学性、合理性起着至关重要的作用。档案管理作为学校管理的一个重要内容, 却往往得不到应有的重视甚至被忽略。为此, 本文试就现阶段中小学档案管理中存在的问题及改进方向略作分析和探讨。

1 当前中小学校档案管理中存在的问题及原因

1.1 存在问题

当前中小学校档案管理中普遍存在专业人员不足、对各部门教学档案的管理缺乏正规的指导和系统的规划等问题。管理人员和教师大多忙于日常教学工作, 相当一部分教学档案材料散存于各部门和个人手中, 导致教学材料不齐全、不完整。每遇上级教育行政部门进行教学评估, 为了补充、完善档案材料, 学校往往要花费大量的人力、物力、财力进行收集整理, 这不仅造成很大的浪费, 而且给正常的教学工作带来了一定的冲击, 同时也使得档案材料的真实性和完整性大打折扣。更重要的是, 没有系统的管理, 各部门各自为政, 或者为了自身利用的方便将一些重要的档案材料自行保管, 不移交档案管理部门, 导致材料损坏或丢失而无法查找。

1.2 存在问题的原因

一是, 档案管理人员缺乏, 多数学校没有专职的档案管理人员, 现有的档案管理人员一般都是兼职的, 且业务水平有待提高;二是, 思想认识不够, 不少学校领导对档案管理工作不够重视, 普遍存在重教学管理轻档案管理思想;三是, 硬件设施不足, 不少学校没有专门的档案室 (柜) , 不具备保管档案所要求的通风、防潮、防霉、防盗、防火等基本条件, 档案材料随处散放, 保管设备不齐全, 直接影响学校档案的保管和使用效果;四是, 档案收集不完整, 主要表现为多头存放、多家管理、收集不及时、流失较多;五是, 档案载体结构单一, 受条件和设备等方面的制约, 许多中小学校的原始档案多为纸质打印档案, 仍有部分手工抄写、页面规格不一的案卷, 而电子、音像、磁盘等介质的档案却很少。

2 加强学校教学档案管理工作的主要对策

2.1 要有意识

随着教育标准化建设的全面展开, 档案管理工作也应更新观念, 加快发展。要树立中小学校档案是重要的教育资源这一观念, 不断强化档案意识, 以收藏家的心态, 视档案材料为至宝, 及时收放保管, 如:上级部门的学生获奖通知, 即使本校学生没有获奖, 也不能扔入废纸篓, 要存档保管, 并注明本校学生没有获奖或未参赛情况。这样就不会有获奖漏登之嫌, 便于核查。即使认为某材料无存档价值, 也不宜马上作废处理, 应把它作为待整理档案处理。

2.2 要有计划

要制订一套与现代化管理相适应的学校档案管理体系和运行机制, 有计划地逐步在学校档案工作中推行管理科学化、科技现代化, 即采用计算机、传真机和信息检索终端等现代化办公设施, 收集、处理、传递档案信息资料, 提高档案管理的信息化水平。因为档案管理工作的技术手段和设备条件是提高档案工作效率, 确保档案服务工作质量的重要条件, 是档案工作创新的硬件基础, 尤其计算机在档案管理中的运用, 越来越显现出科学性、方便性、实用性和重要性, 同时也提高了工作效率。中小学校要加强计算机档案管理软件的开发应用, 建立校园网或学校网站, 与周边学校或名校建立长期的网络合作关系, 逐步实现资源共享, 发挥好计算机在档案管理中的重要作用。

2.3 要有机制

学校领导要重视教学档案的建设, 把学校档案工作提高到学校党政领导的日常工作中, 纳入教学工作计划, 增加投入, 改善档案保管条件, 及时研究和解决档案工作中存在的问题, 及时调整档案工作的机构设置, 实行统一领导、分级管理的原则。要设置综合档案室, 指定一名校领导负责统一管理全校档案工作。各管理部门要建立档案分室。教学档案分为校、教务科、教研室三级管理, 校办为一级管理, 教务科为二级管理, 教研室与实验室为三级管理, 各部门要有一名领导分管档案工作, 档案管理人员统一管理本部门、本系统的教学文件, 并按期向学校综合档案室移交档案。

2.4 要有方法

不管学校规模大小, 均应选派一名思想素质好、责任心强、熟悉学校工作、有较强业务能力的同志负责档案管理工作, 并制定相应的学习培训制度, 有计划地培养档案管理方面的专业人才, 逐步使中小学校档案管理人员专业化、固定化。因此, 各中小学校一方面要建立健全岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、保密制度等, 严格按规章办事;另一方面, 要专门设立档案室, 所有档案按文书类、教学类、学籍类、声像类存放, 配备六防 (防火、防盗、防潮、防光、防虫、防鼠咬) 实施, 确保档案材料分类归档、保管安全、利用方便、管理规范。此外, 学校档案工作应坚持“以我为主”的立卷归档原则, 按月或按学期收集、整理、立卷、归档。在整理过程中, 应着重收集本学校形成的文件资料, 上级针对本单位制发的文件材料, 本单位公务活动形成的重要会议材料等。每学期档案资料收集齐全后, 要根据不同门类、不同载体, 按时间、类别分别整理归档。要根据教育主管部门和档案管理部门的要求, 软硬件同步推进, 在各方面积极创造条件, 使学校的档案管理工作更加完善。

2.5 要有监督

针对教学档案分散性、系统性、周期性的特点, 学校组织定期或不定期检查或抽查。如新学期开学之后, 可以开展全校性的对上学期教学档案归档的检查, 并进行评比打分, 对学校组织的一些大型活动, 比如教师培训、学生技能大赛、校运会等, 要及时组织抽查, 通过有组织的检查, 督促各部门及时将相关档案材料整理并移交档案室集中保管。

参考文献

[1]杨文秀, 等.档案工作基本理论与方法[M].档案出版社, 2004.

高校档案利用工作刍议 篇9

1. 加大宣传力度。

首先, 要加强高校档案价值、作用及其利用效果的宣传, 也就是要让人们知道高校档案是什么、高校档案有哪些作用、能解决些什么问题、能给公民个人带来什么好处、档案与经济社会发展和日常生活的关系等, 从而唤起人们对高校档案利用工作的重视, 激发人们利用高校档案的愿望与热情, 扩大高校档案利用群体。其次, 要加强高校档案利用工作的宣传。宣传怎样利用高校档案、如何使用检索工具查找自己所需要的档案, 从而引导人们用好高校档案。第三, 要加强对开放档案目录或开放档案信息内容的宣传, 通过网络、广播、电视、报刊等舆论媒体扩大宣传工作的覆盖面。

2. 强化基础建设。

随着高等教育的发展, 高校办学规模逐步扩大, 高校原有的基础建设不适应高等教育发展的状况愈加突出。设施老化、库房不足、管理手段相对落后, 成为影响高校档案利用的重要因素, 因此, 必须有的放矢地从多方面强化基础建设。首先, 档案部门应向学校提供本部门的基本情况, 包括所需要的资金、政策和人才上的支持以及档案工作如何为学校各部门服务等情况, 使学校领导了解档案利用工作的实际需求。其次, 学校应把档案工作作为学校整体工作的组成部门和办好学校的基本保证来对待, 适当增加经费投入, 努力改善工作环境, 逐步配备必要的库房、密集架、计算机、打印机、复印机、扫描仪、照相机、录像机等设备, 为提高高校档案利用效能创造条件, 使高校档案馆 (室) 真正成为对内对外服务的窗口。

3. 做好收集工作。

收集工作是文件材料向档案转化的关键环节, 直接关系到档案的利用价值。高校档案收集工作就是把分散在部门或个人手中的档案材料, 按照国家有关规定, 及时、完整地收集到档案馆 (室) , 经过分类、排列、编目、装订后立卷归档。为了确保归档文件收集齐全, 要注意从以下几个方面下功夫:第一, 健全制度, 明确归档范围。只有制定文件材料的归档制度, 从制度上加以约束, 才能保证档案收集工作的有序开展。第二, 建立组织, 保证收集途径的畅通。如建立档案工作领导小组, 明确各部门负责人为该部门文件材料归档的责任人, 档案馆 (室) 与各部门负责人签订责任书, 并规定材料的收集途径等。第三, 与经济利益挂钩, 提高归档的自觉性。可将文件的归档工作纳入学期或年度的目标管理考核, 直接与经济利益挂钩。第四, 平时收集与重点线索追踪相结合。在各项工作活动中形成的材料要及时收集, 避免事久遗忘。同时, 档案人员不能坐等材料上门, 要主动出击, 及时了解学校的重大活动, 掌握线索, 重点追踪。

4. 完善检索工具。

档案检索工具是档案馆 (室) 揭示档案内容, 迅速、准确向利用者提供档案信息的主要途径。检索工具编制得越科学、越精细, 对档案信息的揭示就越全面、越准确, 档案信息资源就开发得越充分、越便于利用。目前, 档案检索工具单一是直接影响高校档案信息资源开发利用的重要因素。要克服这种弊端, 就必须编制不同形式的检索工具, 形成多元化的档案检索体系, 使检索工具互补增益, 发挥档案文献的最大效能。另外, 还要积极创造条件, 采用计算机检索, 提高检索效率, 加强档案信息资源的深入开发。

5. 加强编研工作。

高校档案编研工作是通过挖掘档案信息, 对高校档案信息资源进行高层次地深度开发, 直接为高校教育、教学工作提供准确而有价值的档案信息的一种最有效途径。它是适应信息社会形势发展需要, 搞好高校档案开发利用工作的一项重要内容。第一, 档案编研要以实用性、真实性、准确性为原则, 尽量做到切合实际、注重质量、内容准确、文字简练。第二, 编研工作要紧紧围绕高校工作需要, 以学校的主要职能为核心, 有的放矢, 编研成果才有用武之地。第三, 除了编制传统的大事记、组织沿革、基础数字汇集、学校简介、校史外, 还要注重特色档案的编研工作, 要学会按专题分类, 对档案材料进行研究, 打造编研精品。为此, 档案编研人员不仅需要经常深入教学科研第一线, 掌握最新动向, 了解需求情况, 还要关注学校党政管理活动的重点, 了解未来工作的发展动向。只有这样, 档案编研的针对性才会更强, 价值才会更高, 利用起来才会更加便捷。

6. 提高人员素质。