电子档案的管理与思考

电子档案的管理与思考（精选十篇）

电子档案的管理与思考 篇1

所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的, 以计算机芯片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。与纸质文件比较, 电子文件需要借助现代办公设备才能阅读利用, 不再是直观的纸质文件;电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递, 具有速度快及修改日期的显示效果;电子文件的利用是可共享的, 不受时间和距离的影响;电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同, 它对保存场地的面积要求不高, 而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

二、现代电子档案的管理

电子文件从形成到电子档案的开发利用, 中间经过很多环节。任何一个环节的职责不清, 制度不明, 考虑不周, 都将影响电子文件的原始性、真实性。因此, 及早地建立电子文件全过程管理制度, 明确各方面的职责要求, 就显得非常重要。电子档案的管理可以采用以下方法:

(一) 内部文件

以年度、组织机构、保管期限进行组盘。按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘;将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管, 便于按不同年代、不同期限定期拷贝, 以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范, 应由档案部门在接收归档文件时集中完成, 组盘后, 档案人员应以统一的数据库结构和规范命题, 并建立文书档案盘内文件目录, 便于计算机对盘内文件查找。

(二) 外来文件

通过文书室处理, 扫描成影像文件进入网络, 各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握, 处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性, 确定密级和保管期限, 按归档键转入档案部门, 档案人员审查后, 加上档案管理信息, 然后进入档案数据库。如要查询, 则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。归档时应对电子文件进行全面、认真的检查, 凡不符合要求的, 都要有明确的处理措施, 不能有丝毫含糊, 否则将会对电子文件的原始性、真实性和完整性造成极大危害。

另外, 档案管理人员要具备较高的政治思想品德和职业道德, 认真执行党和国家的方针、政策。客观地、辩证地、全面地研究和分析工作中存在的问题, 维护历史的真实面目, 懂得党的路线、方针、政策及党和国家关于档案、保密工作的方针、政策和法规。要热爱档案工作, 正确认识到档案工作是各项事业的基础工作, 是一项积累资料、收集和传递信息, 服务于社会事业的重要工作。

三、档案利用和保密性要求

保守国家机密是每个公民应尽的义务, 更是档案管理工作人员的神圣职责。在工作中档案管理人员应尽心尽职, 但由于在传统的保密观念影响下, 大批档案得不到充分的利用, 甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁, 造成档案浪费。领导不能及时全面地了解情况, 有效地利用档案。档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。对此, 档案管理部门应改变传统的观念, 在严格做好保密工作的同时, 切实完善工作职能, 为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密, 但保密的目的之一是为了利用, 是有时间、地点、范围限制的利用。当然, 利用必须是在保密基础上的利用, 无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以, 对档案工作来说, 保密与利用两者都十分重要, 决不可偏颇。

保密工作是档案保管利用工作的重要环节, 是保证档案在利用过程中安全的必要手段, 二者具有相辅相成、良性互动的关系。绝密档案是党和国家的核心秘密, 它关系到党和国家的安全, 关系到国家的政治活动、军事活动和经济发展, 关系到社会主义建设的进程。因此, 为确保国家核心秘密的安全, 必须管理好绝密档案。确定保管期限的原则是, 正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用, 根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要, 全面确定档案的保存价值, 准确地判定档案的保管期限。对规定为“长期”的国家秘密事项, 在授权机关解密前, 其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施, 不得擅自决定解密和随意对外提供。

当前电子档案保密技术面临更加严峻的挑战。高技术的发展和在窃密方面的应用, 使得窃密与反窃密斗争更加尖锐复杂, 日益显现出高技术抗衡的特点, 特别是通信和计算机网络的泄密隐患更多。一是信息与网络安全的防护能力很弱, 许多档案应用系统处于不设防状态, 具有极大的风险性和危险性;二是对引进的档案信息技术和设备缺乏保护信息安全所必需的有效管理和技术改造;三是我国网络管理滞后, 制度不健全, 责任不到位, 保密技术防范装备的研制、开发和应用工作进展迟缓, 投入不足, 经费匮乏, 措施薄弱, 加之更先进的网络技术、设备的引进, 我国信息网络安全这个“瓶颈”更加突出, 由此导致我国科技信息安全面临更加严峻的局面。

参考文献

[1]、国家档案局.电子文件归档与电子档案管理概论[M].中国档案出版社, 1999.

[2]、丁海斌.电子文件管理基础[M].中国档案出版社, 2002.

电子档案的管理与思考 篇2

关键词：档案管理；电子政务；问题分析

由于计算机应用范围越来越广，在政务管理工作中出现了很多的电子档案，通过电脑进行存储、浏览、传递、发布，在方便了人们日常工作和生活的同时，也很容易出现电子政务档案被随意访问、人为破坏、病毒感染、资料丢失等情况，一定程度上制约了电子政务档案的科学化、规范化管理。因此笔者试就电子政务系统中的档案管理，谈些粗浅的认识。

一、电子政务系统中档案管理的现状和存在的问题

（一）电子政务系统档案管理基本情况

电子政务档案的出现是伴随着计算机应用的日益普及和完善而产生的，国际上往往认为从上个世纪60年代起，计算机就对电子档案产生了深远的影响。60年代初期召开的伦敦国际档案会议上，就提出了自动处理档案的要求。60年代末期和70年代初期的国际档案会议上，也相继对电子档案的产生和发展进行了热议，提出了在计算机上进行档案应用的新概念，之后经过了机读文件、机读档案和电子文件等几个发展历程，近些年逐渐规范地使用了电子文件和电子档案的准确概念。二十一世纪初，国家质检部门颁布实施了《电子文件归档与管理规范》，对电子文档进行了明确的定义，把在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件统称为电子文档。

上述概念和定义一个共同的特点就是，认为电子政务档案是利用计算机设备进行存储、阅读和传递的文件类型。并且相比于传统的文档材料，电子政务系统档案一般有这样几个特征：

一是电子政务档案具有独立性。由于电子档案可以通过计算机网络进行传递，所以相对来说没有固定的存储位置，并且能够经常变换存储环境，经常更换利用载体，但保持内容和信息形态的固定。

二是充分利用计算机设备。由于电子政务系统中的档案材料主要通过计算机来进行，所以对其软硬件设施、操作系统依赖性比较强，无论是电子档案的制发、存储、处置，还是分类归档，往往均需要利用计算机来完成，所以一旦不依靠电脑设备，电子档案将失去存在的空间。

三是存在一定的安全隐患。由于电子政务系统中的档案是依靠计算机来完成，由于计算机中互联网登陆的非常便捷，任何人都可以使用，所以电子档案的修改、复制相对就非常容易，并且能够在极短的时间就将原电子档案材料进行变更而不留处理痕迹，这就给电子档案的管理带来了一定的现实问题，如果原材料没有备份，在传递的过程中，如果计算机硬盘系统出现了故障，就很容易丢失或者遭到破坏。

（二）电子政务系统中档案管理存在的问题

如前所述，电子政务系统中的档案经常面临着一些薄弱环节，一旦处理不当，就会给档案管理带来安全隐患。主要问题表现在：

一是原有电子政务档案遭到破坏。由于电子政务系统中的档案资料在计算机或存储介质中予以保存，所以确保其真实、全面、完整地反映出来，具有很强的技术要求。

二是电子政务档案安全隐患严重。现今网络应用非常普遍，而互联网有具有极强的开放、共享和自由特性，谁都能够非常方便快捷地登陆互联网，如果电子政务档案经由互联网大量的传递、发布、浏览，就经常会出现人为地破坏、修改、删除等情况，给电子政务系统中的档案管理带来严重的安全风险隐患。

二、解决电子政务系统档案管理问题的措施

针对上述问题，为了有效地防范电子政务系统中的档案管理更加安全、科学、规范、高效，结合档案管理工作实际，可以通过以下措施解决：

一是规范电子政务档案管理体系建设。随着电子政务档案出现的越来越多，档案管理机构应当充分考虑到这种现实情况，加强电子政务档案管理体系建设，健全完善统一规范的档案管理标准，明确电子政务档案管理流程和主要工作任务，明细归档的电子政务档案材料的类别和技术难点，确保电子政务档案管理的科学化、规范化和标准化。

二是完善电子政务档案管理技术手段。在电子政务档案接收、鉴定、存储、应用等环节，提前做好各种准备工作，科学防范人为破坏、病毒侵扰、传递丢失等风险，并且提前做好备份，防止出现电子政务档案管理技术手段缺失的问题。

三是健全电子政务档案管理相关法规。强化法律法规建设，在现行档案法中修改完善电子政务档案管理的有关内容条款，解决电子政务档案管理法治环境的保障问题，做到有法可依、有法必依，增强电子政务档案管理的法律效力。

三、结束语

综上所述，由于计算机普及程度的日益提高，电子政务系统中的档案材料将会越来越多，在方便工作的同时，也增加了一系列的管理问题，因此对于档案管理机构和工作人员来说，确保电子政务档案的真实、完整存在，便于日后参考利用便成为了一项重要任务。在日常管理中，应当科学地了解和把握档案管理中存在的各种问题，并且及时采取行之有效的措施加以解决，保证电子档案管理更加安全、科学，促进档案事业健康协调稳步发展。

参考文献：

[1]侯衡.电子政务系统中档案室的角色定位（J）.北京档案.2015（10）.

[2]陈永生，杨茜茜，侯衡，苏焕宁.电子政务系统中的档案管理：问题与思考（J）.档案学研究.2015（2）.

[3]周奕.电子政务系统中的档案管理问题及策略探究（J）.建筑工程技术与设计.2013（3）.

电子档案的管理与思考 篇3

一、OA系统与电子文件档案

(一) OA系统。

OA是Office Automation办公自动化的简称, OA系统是指组织内部信息交流、共享、流转处理和办公自动化各种信息化设备和应用软件, 它是各类管理系统 (如电子政务系统、电子商务系统、财务管理系统等) 的有机整合, 是组织内部信息化最大平台。OA系统常年累月形成了批量的电子文件。

(二) 电子文件与电子文件档案。

电子文件是指在数字环境中生成, 以数码形式存储, 依赖数字设备阅读处理, 可由网络传输的数字代码序列, 因此亦称“数字文件”, 它包括文本文件、图形文件、图像文件和多媒体文件等。电子文件档案是指具有参考和利用价值, 并作为档案保存的电子文件。电子文件不一定是电子文件档案, 但电子文件档案一定是电子文件的精华。电子文件档案具有非直读性、对数字设备的依赖性、文件信息与载体的分离性和储量大、体积小、传递快、易共享等特点。与传统实体档案相比具有归档速度快、利用便捷、跨越空间等优点, 缺点是:保管费用高、难度大、寿命短;安全性较差, 难以保证真实性、完整性;无草稿与印稿之分, 难以体现原始记录性等。

二、高校电子文件档案形成方式

(一) 办公自动化 (OA) 等形成的电子文件。

高校办公自动化 (OA) 、计算机辅助设计 (CAD) 等形成的大量电子文件, 与纸质文件一样, 具有保存价值的归档为电子文件档案, 特别要注意电子文件的元数据也是电子文件档案的管理范畴, 应当随电子文件一同归档。随着计算机应用技术和网络应用技术的普及和不断深入, 高校在招生、教学、科研、管理等活动中, 特别是在办公自动化 (OA) 中形成的电子文件将越来越多, 高校档案部门对电子文件档案的收集整理、保管利用也将越来越重视, 电子文件档案已成为目前高校档案的重要组成部分, 所占比重将越来越大。

(二) 馆藏纸质文件档案数字化加工形成的电子文件。

馆藏纸质文件档案目前是高校档案的主体, 内容丰富, 信息量大。馆藏档案数字化加工是形成学校电子文件档案的另一重要来源。高校档案馆馆藏档案数量相对较大, 不可能也没有必要将其全部数字化。一般来说, 馆藏档案数字化加工可遵循以下四个原则来进行:一是选择利用价值高、研究价值大的档案进行数字化加工, 即价值性原则;二是按照抢救性原则, 对利用价值较高、急需抢救的档案进行数字化加工;三是把握常用性原则, 选择常用档案进行数字化加工;四是根据学校拨付的数字化专项经费, 按效益最大化原则, 进行更多档案的数字化加工。按照上述原则, 在对现有馆藏档案资料进行整理、鉴定的基础上, 利用机器扫描、微缩转换、人工录入等手段, 将纸质档案、照片档案等数字化, 形成电子文件档案数据库。

三、高校电子文件档案管理的现状

(一) 对电子文件档案的认识有待提高。

受传统档案管理手段和管理模式的影响, 及传统档案价值性和原始性的束缚, 档案工作者对电子文件归档形成电子文件档案缺少思想认识, 难以接受电子文件档案归档, 大多数二级部门只注重纸质文件档案收集和整理, 忽视了电子文件档案的归档, 时常出现电子文件档案移交和接收的“短斤少两”, 对于脱机保存的电子文件档案仍按传统习惯打印成纸质文件归档, 形成了“重纸质文件档案, 轻电子文件档案”的局面, 阻碍了电子文件档案工作的进展。

(二) OA系统与档案管理系统缺少对接。

高校OA系统是组织内部最大的信息平台, 它不仅提高了高校内部管理效益, 而且节约了人力、物力和时间, 缩短了文件办理的周期。但OA系统和档案管理系统在开发时, 双方都没有重视或忽视了彼此之间的对接, OA系统形成的大量具有保存价值的电子文件, 直接网上逻辑归档缺乏相应的出口, 档案管理系统直接接受其网上归档缺乏相应的接口, 因此只能采用物理归档的方法移交和接受, 档案部门物理接受后导入档案管理系统, 造成了人力和物力的浪费。

(三) 收集的电子文件档案不能反映事实的全过程。

随着高校OA系统的运行, 一般均用计算机起草、修改、审阅、办理文件, 包含许多重要修改信息和具有查考价值的草稿性文件几乎没有被保留, 移交的电子文件与正式文件内容一样, 只是有无“红头、文号、印章”的区别, 不能反映文件从起草到办结的全过程原来面貌。计算机辅助设计 (CAD) 等形成的大量电子文件, 也不能反映设计过程只能体现最终结果。

(四) 电子文件档案保管不规范。

档案由传统的手工操作、实体保管向信息化操作、现代化管理过渡是社会发展进步的必然趋势, 电子文件的收集整理和保管利用对档案工作者提出了与传统档案工作比较相对较高的要求。许多高校档案部门对电子文件归档管理办法缺乏学习, 未建立电子文件档案管理系列规范, 管理技术人员的专业性不强, 从而导致电子文件档案管理处于无序、非规范状态。

保存在档案管理系统中的电子文件档案, 缺少运行环境保护。由于电子文件档案生成的环境各异, 且频繁发生变化, 直接造成电子文件互不衔接, 没有做好相关运行环境的保护, 新的运行环境无法读取旧系统生成的文件, 旧系统生成的电子文件档案随着时间的推移将会逐渐失去运行的基础, 部分电子文件档案失去了继续保存的意义。

保管电子文件档案的存储载体选择随意性较大。存储载体的选择未引起档案部门和归档单位足够的重视, 过去有的使用软磁盘, 有的使用光盘, 虽然近年归档中要求使用光盘或移动硬盘, 但是未统一载体规格和质量要求, 各部门、单位在光盘或移动硬盘选择上是多渠道的, 品牌五花八门, 质量参差不齐。同时, 档案部门也没有按照规定及时做好过去保存电子文件档案存储载体的更新。

四、加强高校电子文件档案管理的对策

虽然高校电子文件档案管理的现状令人堪忧, 存在不少问题, 但无论是办公自动化 (OA) 等形成的电子文件档案, 还是馆藏纸质文件档案数字化加工形成的电子文件档案, 只要按照相关规定和要求加强收集整理和保管利用工作, 电子文件档案一定能发挥其应有的作用。

(一) 加强电子文件档案管理制度建设。

高校电子文件档案管理法制化是依法治校的体现。档案工作者要更新观念、与时俱进, 提高对电子文件档案管理的认识, 不断更新知识结构, 掌握计算机操作、数据库、网络知识等。档案管理部门要组织学习国家、省有关电子文件档案管理的规定和技术要求, 制定符合学校档案工作实际的电子文件档案管理制度, 如:OA系统电子文件工作规范, 学校电子文件档案收集整理和保管利用制度, 学校电子文件档案安全保密制度等, 使电子文件档案管理走上制度化、规范化道路。

(二) 做好OA系统与档案管理系统的对接。

一是档案部门应对学校OA系统电子文件归档实现提前干预, 全过程跟踪, 把收集归档的环节提前到文件生成阶段, 提前到文件的制作与运转过程, 做好OA系统形成的电子文件档案直接网上逻辑归档和档案管理系统直接接受其网上归档工作, 做到“出口” 和“进口”畅通。二是具有保存价值的电子文件进入档案数据库前必须严格原始性、真实性检验, 不论是逻辑归档还是物理归档的电子文件应先转入交接库, 完成原始性、真实性验证合格的方能进入档案处理库, 完成归档工作。

(三) 强化电子文件归档工作。

高校档案正处在纸质文件与电子文件共存的时期。要加强对电子文件归档工作重要性的认识, 要像重视实体档案归档一样重视电子文件归档。要按现行文件的相关规定确定电子文件归档范围, 明确原始、真实、完整的归档要求, 采用网上交换和移交存储载体方式实现归档。要加强对归档电子文件检查, 特别要加强草稿性质的电子文件收集归档, 在纸质文件档案备考表、电子文件归档目录备注中, 分别标明存址、档号, 互相对应对照。存储电子文件档案的载体拷贝, 一套提供利用, 一套整理归档, 一套异地保管。

(四) 规范保管电子文件档案。

电子文件档案的保管可分为电子文件档案存贮载体和文件内容的保管。存储电子文件档案载体的选择, 要统一相关要求;生成电子文件的非通用系统等要与电子文件一并归档。电子文件档案保管通常涉及以下几个方面:一是加强OA系统运行维护, 确保在OA系统中运行的电子文件安全, 文件生命周期结束后的电子文件按期归档保管;二是对于过去存储在软磁盘载体上的电子文件档案要转储至光盘;三是对于存储电子文件档案的光盘和硬盘载体, 一般定期5年进行转储, 新旧载体同样编号保存;四是光盘和硬盘载体保管使用专用的消磁柜, 提供电子文件档案服务的服务器、计算机等要及时升级。服务器机房、电子文件档案库房要完备温控、湿控、避光、防尘、防变形等措施, 以延长电子文件档案的寿命。

(五) 提供安全保密的电子文件档案网络利用服务。

越来越多的电子文件将成为电子文件档案, 因此高校档案管理也势必将步入网络化、现代化时代。电子文件的收集、归档的目的是为了更好地利用, 提供快捷、方便的共享性服务。各高校档案馆均建立了档案局域网、数字档案馆, 档案局域网与校园网、互联网的连接已成为发展趋势, 档案网上开放利用越来越成为可能。

电子文件档案的利用是在档案管理系统中进行的, 因此要加强对电子文件档案运行环境的保护工作。同时, 档案管理人员不仅要具备有关档案管理工作的理论知识和实践操作能力, 而且必须掌握计算机技术、数据库、网络技术。所以, 学校档案部门除了加强现有档案管理人员电子文件档案管理培训外, 还应加强档案专业复合型人才的培养与引进, 保证学校档案局域网的正常运行, 发挥数字档案馆应有的积极作用。

高校档案网络利用服务中一定要解决安全保密问题, 网络安全措施可采用加密技术、防火墙技术、访问权限控制等。加密技术是对网络中传输的电子文件档案进行加密处理, 保证网络资源的安全, 是一种主动的安全防御措施;防火墙技术是通过网络隔离和限制访问等手段, 保护网络资源;对于网上开放利用可建立身份识别与权限控制, 设置操作日志, 自动记录操作方面的信息。同时, 档案工作者要加强电子文件档案安全保密意识, 积极开展电子文件档案安全保密的风险评估, 加强安全保密事前控制, 做好安全保密事后补救。

总之, 高校电子文件档案虽然在短期内不可能完全替代纸质文件档案, 但其发展的空间大和速度快等优点已经日益显现, 其生命力将越来越强, 电子文件档案管理给档案工作者提出严峻挑战的同时也带来了无限的生机。

参考文献

[1].张宁.我国电子文件管理现状的调查与思考[J].档案学通讯, 2008

[2].郑善学.高等学校电子文件归档管理面临的问题及其对策研究[J].档案学通讯, 2006

电子文件归档与电子档案管理 篇4

电子文件归档与电子档案管理项目由浙江省档案局、浙江大学快威科技有限公司、国家档案局科研所、全国档案科技专家委员会、浙江省委办公厅信息中心共同完成，1月通过技术鉴定，同年获国家档案局优秀科技成果一等奖，

该项目根据我国文件、档案运行的实际情况，研究建立了一套科学可行的电子档案原始性、真实性、完整性保障体系，该体系主要由以‘电子文件运行期生命周期表’为核心的电子文件运行模式，以保证归档电子文件原始性、真实性、完整性为核心的电子文件归档管理系统，以电子档案信息的安全保证技术、非法数据检验技术为核心的档案馆(室)电子档案信息管理系统三个子系统构成，

项目采用软件工程开发技术，并在LOTUS NOTES平台原有技术特点上，创造性地建立了本项目特有的电子档案数据检验技术、非法数据处理技术及原始数据恢复技术，有效地保证了电子档案的原始性、完整性和真实性。

该项目针对电子文件特征所建立的“无卷归档”组织方法及运行模式不仅适合电子文件的归档管理，同时也适合实体文件的归档管理，对档案文件的.组织、管理具有改革创新意义。

该项目提出对不同组织形式(有卷、无卷)的档案分库、不同信息形态(文字、图片、影像、录音)的档案同库的数据库设计方案及其配套的档案著录格式，数据处理技术，较好地解决了办公自动化系统中电子文件、实体文件并列运行阶段的文件归档管理及多媒体档案信息的综合管理。

有关档案电子化管理的几点思考 篇5

关键词：档案；电子化管理；现状；对策

中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1007-9599 (2012) 09-0000-02

计算机网络的发展对人们的工作、生活产生了极大的影响，科技的进步不仅提高了人们的生活质量，还对人们的日常工作模式产生了深刻的影响。电子化技术在各行各业得到广泛使用，档案的电子化管理无论是在档案的管理质量上还是管理模式上，都是以往档案管理模式所无法比拟的，档案电子化管理具有极大的优势。

一、档案电子化管理概述

（一）档案电子化管理概念。档案的电子化管理是指档案管理人员利用计算机硬件、档案管理软件系统和网络技术的手段，对档案资源实行计算机现代化管理的过程。档案电子化管理包括档案的收集、整理、卷内目录录入、文件上传和查阅、利用，是档案管理与现代科学技术结合的产物。档案的电子化管理实现了多种学科知识、多部门协作和多专业配合的系统化管理体系，是当今各行各业进行档案管理的趋势。现代电子化档案的发展改变了传统档案管理的弊端，在管理形式以及管理模式上都具有非常重要的意义。

（二）档案电子化管理的优势。传统的档案管理需要借用大量的纸质媒介，在档案的记录、使用以及交流过程之中都具有极大的不便，档案的电子化管理有效的解决了这些管理上的难题。首先，档案的电子化有利于保护档案的原件。档案具有重要的参考价值，过多的使用和借阅档案原件会造成档案原件的损害，甚至会丢失重要的资料。档案的电子化文件方便了人们的查阅，极大程度上保护了原件。其次，档案的电子化提高了档案管理部门的工作效率。人们只要输入要查找的关键字，计算机档案管理系统就能迅速调阅电子档案或定位该纸质档案存放位置，缩短了查找的时间，极大的提高了工作效率。再次，节省人力，减少经费的支出。原来的档案管理部门由于档案材料极多，需要大量的档案管理人员，管理部门不仅要投入大量的经费，还造成了管理部门的臃肿。此外，档案管理的电子化还对资源实现共享使档案成了“活”的记录，档案是用来做分析的，并非用来一味保留的，利用档案做数据分析，数据挖掘，这样我们的档案才有价值，我们的信息化也才更有动力！

二、我国档案电子化管理的现状

随着改革开放的日渐深入，全球化的信息浪潮和先进的技术早就席卷了我国的大江南北，我国的档案管理信息化、数字化在各行各业档案管理中已经普遍推广使用。但是，目前我国的档案电子管理还存在一定技术上和管理上的问题，需要我们进行正确的认识。

（一）对档案电子化管理的认识水平比较低。档案管理的电子化和信息化是在新时期新形势下对档案管理手段的创新，档案的电子化管理急需得到广大档案管理部门的正确认识和有效利用。但是长期以来人们对档案管理的电子化认识具有一定的狭隘性，一些人仅把档案管理的电子化和分类保存联系在一起，认为把卷内目录用计算机打印出来就是档案管理计算机化了；一些人认为电子化的管理不可靠，电脑若出现问题整个电子文档便不复存在了；有些人认为，花十几万甚至二三十万上套档案管理系统不值得；

（二）档案保密方面的问题。档案是单位的宝贵财富，档案的保密性与真实性是档案管理人员最为注重的。档案管理的电子化实现了管理的便捷，在很大程度上实现了资源的共享，但是也加大了档案管理的风险。计算机档案信息管理系统是以数据和查询为特征的数据库应用系统，数据库的安全，计算机系统正的常运行，都需要有相当计算机知识的人员来维护，档案管理人员目前还没有达到较高的计算机水平，档案管理的电子化对他们的工作带来了极大的挑战和不便。

（三）档案电子化管理技术上的问题。档案的电子化管理对计算机设备具有极强的依赖性，硬件方面，单机版的需要较高的计算机配置，网络版的需要服务器、交换机、网线等的支撑；软件方面，需要一支非常专业的计算机软件开发队伍，经过对档案工作深刻细致的调研，开发出档案管理软件系统，按照档案管理的要求科学地、标准地、规范地、简洁地完成电子档案的录入、生成、上传、查阅、销毁、各种报表统计等。此外，档案的电子化管理国家尚没有形成统一的规则，档案电子化管理的质量还有待提高。

（四）电子档案的法律效力问题。我们知道原始纸质的档案材料经相关部门的盖章，具有极强的法律效力。在查阅档案或者传达命令时都需要加盖印章的原始档案材料，电子版的档案在现阶段不具有很强的法律效力。电子版的档案目前只限于信息的通报和会议的通知，对于比较正式的人事任命和处理决定，相关部门还需要出示加盖印章的档案材料。电子档案还不能得到相关部门的认可，同样它也不具有很强的法律效力。

三、对档案电子化管理的几点思考

时代在进步，科技在发展，各行各业已经阻挡不住信息化技术前进的脚步。同时在这场信息技术革命中，各个行业都不能置身其外。档案的管理工作是一件技术性和保密性极强的工作，广大的档案管理部门以及档案管理人员要在现有管理技术的水平上加强对档案管理电子化的认识，在现有基礎上完善档案的电子化管理。

（一）档案电子化管理技术的提高。广大的档案管理部门以及相关的使用部门之所以不信赖档案的电子化管理，主要原因还是档案电子化技术的不成熟。技术的革新是档案信息化的灵魂，档案电子化缺乏了技术上的支撑势必只是一句空话。首先，配备性能良好、质量可靠的计算机设备。这是档案管理部门进行电子化管理的保障。其次，设计出适合档案管理部门的档案信息管理软件，使档案管理实现真正的规范化、标准化、信息化、自动化、系统化。此外，档案管理部门还要提高档案管理人员的计算机水平，保证计算机软件和硬件的正常运行。

（二）维护电子档案的安全。档案极具重要的参考价值和历史价值，档案电子化管理的安全问题也是档案电子化管理最要注重的问题。首先，档案管理部门要保存一套完整的、真实的纸质档案原件，在电子档案丢失和损毁的情况下，可以进行电子档案的修复。其次，管理部门的信息共享机制要有严格的规划和限制，档案管理部门不能将机密的档案发布到互联网上，建立自己部门的信息网络和信息安全管理制度。此外，档案管理需要有安全的操作制度和使用制度，既做到对档案的方便使用，又做到对档案的严格保密。最重要的是做好数据库备份，常杀病毒，保证数据安全的。

（三）提高档案管理人员的素质。档案管理人员要摒弃以往传统手工管理的死板模式，传统管理下的档案里里外外都是老古董。档案的利用只限在一定范围内和少数人之中，对外提供服务的工作几乎没有开展，使许多有利用价值的档案成为死档案，严重制约了档案工作的自身发展。在使用新的管理手段时，要加强自身的业务素质。首先，管理部门人员要认识到电子档案管理的优越性，放下对档案管理电子化的戒备心理，在这场电子革命中充分实现管理手段的更新。其次，管理人员要定期进行学习，掌握先进的管理手段，在运用电子化技术进行档案管理的同时，做好电子档案的保密工作。此外，档案管理人员还要严防档案管理部门以外人员对档案的使用，加强本部门的保密制度建设，严格遵守本部门的使用细则和信息共享细则。在做好本职工作的同时，增强自身素质。

（四）转变观念，加强电子档案的法律效力。档案管理的电子化进程还是一个比较漫长的过程。在档案的电子化管理中，不仅档案管理部门的人员需要转变观念，加强对电子化技术的认识，相关部门也要改变传统的观念，改变对电子档案的认识。立法工作者还要结合国外的案例，对我国电子档案的法律效力做出正确的定位。世界范围内的信息技术革命是不可避免的，相关法律部门要配合档案管理人员做好档案的电子化管理，增强档案管理人员进行档案管理电子化改革的信心。相关的使用部门也要在认定中转变观念，承认电子档案的效力。

结语：

档案管理的电子化是档案管理部门迎合时代发展潮流的重要产物，档案的电子化管理趋势不可避免。档案的电子化管理在档案的使用、保存以及传送上都具有极大的便利，是对原有档案管理模式的更新。由于受以往档案管理模式的影响，现阶段我国范围内的档案电子化管理还存在一定的问题。档案电子化管理是一个复杂而漫长的过程，相关的管理部门要在现有管理技术的基础上加强学习，转变原有的观念和态度，增强对档案管理电子化的认识，真正实现档案管理的信息化、技术化、便利化。

参考文献：

[1]史桂芬.档案事业的电子革命[J].上海工程技术大学教育研究,2009,01

[2]高贵弟.浅谈电子文件归档与电子档案管理[J].蚌埠黨校学报,2010,04

[3]庞朝叙.科教卫生事业单位个人档案电子化管理初探[J].泰山卫生,2011,04

电子文件档案管理的思考 篇6

关键词：电子文件,档案,管理

随着计算机网络技术的飞速发展, 电子文件代替传统文件、电子文件档案管理代替传统文件档案管理, 使得电子文件档案化管理成为档案工作发展的必然趋势。那么, 如何充分认识电子文件档案化管理的优势, 同时解决管理中存在问题, 已成为档案工作面临的一项重要任务。

一、电子文件在档案管理方面的长处和优势

(一) 提高效率、方便快捷、信息共享、协同办公是实行无纸化办公的最大优点之一。

纸质文件时期, 非涉密文件的发送, 都需要打印、复印, 然后由通讯员递送各个部门, 效率很低, 在印发上浪费了大量的时间、人力和物力。电子文件产生后, 实现网络互联, 信息交流非常畅通便捷, 原来需要到处寄送的文件, 现在只要运用鼠标和键盘, 手指一摁, 几十份文件瞬间就发出去了, 工作效率得到很大提高。

(二) 节省资源、节约办公经费。

实行网络化办公使得纸质文件大量减少, 随之而来的印刷、用纸等办公费用也相应缩减。另外, 电子政务的实现, 也能使现有固定资产充分发挥效用。

(三) 灵活性。

信息与载体相分离。与传统纸质文件的内容与载体是不可分离的整体相比, 电子档案管理其内容存储的位置可以变化, 增加了电子档案管理的灵活性。

(四) 信息共享性。

在原始的手工操作管理中, 由于不能做到信息共享, 使得大量信息闲置在文件柜中, 不仅造成资金和资源的浪费, 还造成文件和信息查找困难。电子文件建成以后, 利用网络技术, 终端设备达到资源信息共享。

(五) 高效性。

传统的手工档案管理费时又费力。在应用了计算机软件处理后, 文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序。

(六) 多途径管理、提高档案利用效率。

运用计算机技术对档案进行管理后, 档案管理由案卷级深入到文件级, 由对档案目录管理到目录和内容合并管理。极大地提高档案利用工作的质量和效率, 同时可以保证很高的查全率和查准率, 可以不受空间的限制。

(七) 文件保存的持久性。

与纸质档案载体相比, 电子档案的信息读出是无接触式的, 其寿命要长得多。纸质档案管理取决于纤维素的性质, 纤维素在一定的条件下容易受到破坏.而电子文件则不同, 我们可以根据不同的需要, 选择不同的电子载体, 这些载体具有很强的稳定性。

(八) 提高了文件传递的速度和安全性。

应用计算机网络技术, 直接通过网络进行传递, 大大提高了文件传递的安全性和时间性。

(九) 相比传统的纸质文档, 电子文档在检索、利用和保管等方面有着突出的优势。

档案检索的时间大大缩短。与传统档案检索工具相比, 计算机网络化管理, 文档人员只需输入几个关键字, 计算机便自动搜索所需资料。

二、存在问题

(一) 电子文件保密性受限制。

电子文件的内容不仅易于变化, 而且失去了固定的形式, 使得文件保密性变弱。电子文件易于修改, 而且改动后可以不留任何痕迹, 从而使人们感到把握其内容原貌的困难。随着网上窃密技术的不断完善, 进入网络中的任何文件都难以做到绝对保密。

(二) 对档案综合管理人员素质要求高。

电子档案的管理对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。从目前看, 许多档案部门缺乏现代高技术人才, 其中档案信息处理复合型人才就更奇缺。

三、应对方法

(一) 实行办公系统内、外网隔离。

在内部办公自动化网络和外网之间, 设置局域网同互联网隔离, 同时做好防火墙, 是保护办公自动化网络安全的最主要, 同时也是最有效、最经济的措施之一。

(二) 提高档案人员的综合素质。

从硬件建设和投入上下功夫, 不断改善硬环境, 提高档案人员业务技能。在鼓励自学为主的基础上, 对档案人员加强培训, 建立学习激励机制, 把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。加大档案部门间、区域间系统合作交流的力度, 增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维。

(三) 做好备份。

一是做好纸质文档与电子文档的备份, 以防止人为破坏而造成的巨大损失。二是对重要文档做好异地备份, 以应对人力无法抗拒的情况 (火灾、地震等) 的发生。

(四) 加强文档保护、严防失泄密事故发生。

电子档案与纸质档案共存的思考 篇7

进入网络时代, 国家机关、社会组织及个人开始无纸办公, 大量的电子文件产生, 逐渐代替了传统的纸质文件, 电子档案及其管理推动了档案事业的发展, 也开辟了许多新的研究领域。电子档案的产生标志着档案管理进入了现代化管理阶段。档案部门作为社会信息产业的组成部分, 必须采取相应的措施, 以现代化管理手段, 把档案信息的数字化、网络化、智能化以及个性化的形式, 转化为真正有效的信息, 服务于知识经济, 服务于这个对于有效信息有着强烈渴求的时代。

二、电子档案的比较优势

(一) 载体形式与体积

电子档案的载体非常多, 磁盘、光盘等, 不像纸质档案具有单一性;而且电子档案容量大, 体积小, 是纸质档案无法相比的, 大大节省了存放的空间。

(二) 复用性与利用性

档案的反复利用对纸质档案产生损失和破坏, 而对电子档案的反复提取和复制对档案寿命的影响并不大。纸质档案只能到档案室里去查阅利用, 而电子档案不受距离限制, 传输便捷, 利用方便。

(三) 信息的共存性和共享性

电子档案利用方便, 具有共享性。而纸质档案只能一人一件, 难以做到同时使用。

(四) 信息的可操作性

电子档案可以由计算机直接处理, 解决了传统立卷工作中的繁琐问题, 利用者可以在计算机中直接将信息转化成自己需要的形式, 这些都是纸质档案无法做到的。

三、电子档案的局限性

(一) 依赖性和不可识别性

电子档案的查阅和利用必须依赖于电子设备, 在电子设备有误、停电等特殊情况下, 要想查阅就无法实现。

(二) 载体不稳定而且寿命短

磁盘、光盘等载体, 由于时间长和反复利用, 会造成一定的损坏。

(三) 文件的形式过程难以体现

纸质文件由于内容与载体的密切结合, 文件的制作、修改、完成过程全部可以通过载体反映出来。而电子文件的制作过程已不再实物化, 在编辑过程中, 文件的形成过程, 包括草稿、历次修正稿统统被消灭, 再也无法恢复。

(四) 文件内容容易失真, 安全性差

电子文件信息容易失真, 而且由于没有“原件”, 其失真程度难以核实。造成其失真的原因有三方面:其一, 电子档案有易修改的特点, 而且修改后不易被察觉;其二, 由于电子文件的载体和读写技术的不稳定也会造成信息失真;其三, 由于病毒侵入, 造成电子文件信息失真。

(五) 开发费用高

电子档案的管理需要高新的计算机管理软件, 这不仅需要有力的硬件设备支持, 还需要高级编程人员与档案管理人员的配合, 就需要足够的资金保证。

四、电子档案、纸质档案的共存与互补

(一) 电子档案与纸质档案的共存状态

长期以来, 档案室一直以纸质载体的档案为归档的主体, 对纸质文件进行收集、整理、分类、立卷、保管、利用, 形成了一整套的档案管理方法, 随着信息社会的不断发展和深入, 越来越多的电子文件出现在我们的工作中, 使我们不得不正视电子文件的存在, 思考电子文件归档的实际问题和方法。

目前, 电子文件的形成通常有两种情况:第一, 先产生纸质文件, 后因工作需要进行数字化处理, 形成电子文件。第二, 在平时的业务、生产活动过程中直接形成电子文件, 但出于对文件证据的考虑, 再转化为纸质文件。

怎样处理好两种载体文件同时归档的问题成为目前档案室的主要任务之一。要让两种载体文件发挥各自的有事为利用者提供更好的服务, 必须要有完善的管理机制, 形成优势互补。

(二) 电子档案与纸质档案的优势互补

纸质档案具有稳定、永久、静态, 而电子档案则是不稳定的, 非永久性的, 且为动态的。电子档案与纸质档案各自的特点决定了这两种载体形成的档案同时存在, 同时存在既可以做到安全持久, 又可以互补各自的不足, 更好地发挥档案的利用价值。

1. 两种载体档案的共存可以解决电子档案的依赖性所造成的弊端。

电子文件的产生依赖于计算机, 电子档案的读取识别受电子设别的制约, 一旦电子设备因外界原因造成无法工作时, 及时提供相对应的纸质档案既可弥补这一不足。

2. 两种载体档案共存可以解决电子档案难以确定性的原始性。

电子档案的原始性即法律效力, 现在国家还没有明确的规定, 只保存电子档案, 如果后期发生难以确定的纠纷, 就没有有力的法律证据加以辅助。但如果能够提供相应的纸质档案, 则这种问题就会迎刃而解。

3. 两种载体档案的共存可以解决纸质档案无法实现的便利性及复用性。

纸质档案是唯一的, 不便于多个利用者同时使用, 而电子档案可以进行多个复制, 可以同时提供给不同利用者, 满足不同利用者的实际需求, 提供不同角度的信息。当利用者在异地时, 电子档案就可以跨越距离界线, 及时提供, 方便利用者尽早获取信息。

4、两种载体档案的共存可以保证档案的安全与永久。

存储电子文件的光盘等介质保存期限有限, 保存相应的纸质档案以备不测。目前电子档案的保管技术与方法还不是特别的成熟, 而纸质档案的保管已经有悠久的历史, 技术相对成熟, 有保证。

五、“双规制”是解决问题的有效途径

鉴于电子文件、纸质文件并存且互有优劣的情况, 目前通用的方法是采用“双轨制”。归档文件形成“两套制”, 即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档, 形成内容相同的两套档案。使用不同的编目方法和贮存手段。我们可以在每卷纸质档案备考表中注明相对应的电子文件编码, 同样, 也在电子文件归档中注明相应的纸质文件档案, 以便利用时参照互补。通过“双规制”, 可以有效地做到了电子档案和纸质档案的互补, 确保档案管理万无一失。

摘要：随着科学技术的进步, 现代化的办公手段已在我国各机关、团体、企事业单位广泛采用, 电子档案也应运而生。电子文件逐渐进入档案室, 而且呈逐年递增的趋势, 于是在档案室形成了两种载体档案共存的现象。越来越多的人认为可以直接存入电子档案而淘汰纸质档案, 这样既可以节省空间, 又可以方便利用, 并且减少档案管理人员的工作量。本文从纸质档案和电子档案的比较中认为电子文件和纸质档案各有千秋, 应该同时存放, 在工作中相互促进、互相补充。

关键词：电子档案,纸质档案,共存

参考文献

[1]李镝鸣.关于新时期电子档案与纸质档案共存的思考[J].新疆档案, 2005.

[2]闫青泉.基于档案信息安全的档案数字化管理[J].晋图学刊, 2009.

关于做好电子档案管理工作的思考 篇8

一、进一步认识电子档案管理的优势

了解和认识电子档案管理的优势, 是我们做好电子档案管理工作的前提。所谓电子档案的管理是指专业档案部门通过网络、计算机、图文扫描、渔船存储等先进技术手段对各个单位产生的电子文件信息进行集中统一的整理, 并保管、存储符合电子文件形成部门要求的电子档案。电子文件形成部门以定期或不定期的方式, 把日常产生的电子文件档案信息, 以标准化的格式通过网络传递给档案部门, 由档案部门进行分类、整理、编目, 分别存储在档案部门主服务器相应的存储空间里, 在必要时档案信息还可以脱机存储到其他更安全的介质上, 并做多个备份, 避免自然因素损坏和非法访问, 以确保档案的完整与安全。与传统的档案管理相比, 电子档案的管理有其自身的优势。

1、在归档时间上具有及时性。

电子档案可以在文件办理完毕后随时归档, 或在某一时间周期定时统一归档, 由文件形成部门通过备份或传输给档案管理部门, 由档案工作人员接收登记, 按事由原则给出档案分类号设定访问限制级别, 以便将来用户查找利用。

2、在归档方式上具有准确性。

电子文件在形成过程中要随时进行数字签名信息认证、身份验证和加密保护, 保证文件在传输、处理过程中不会出现错误, 以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性, 保证电子文件的法律凭证地位。

3、在管理方式上具有科学性。

档案部门在接收到文件同时, 可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号, 并给出相应的分类号和档案号, 根据上下行文之间的关系, 再给出相关文件号, 在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词, 即可查找出相应的文件和相关的上下级行文及附件, 从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。

4、在查询利用方式上具有安全性。

只有符合一定条件, 利用者才能注册、登记成为电子文件中心的用户, 然后就可以通过远程登录等方式, 经电子文件中心进行身份确认并获取查阅权限后, 查询有关的电子档案信息。

由于电子档案的存储介质具备了存储密度大、容纳信息多、记录速度快、传播速度快等特点, 使得电子档案有效地节约占用空间;由于计算机技术在档案管理工作中的作用得以充分发挥, 档案管理员可以通过简单的操作进行查询和利用, 从传统的档案管理工作中解放出来, 从而有效地提高工作效率。

二、做好电子档案管理工作的对策

1. 加强电子档案管理的组织和制度建设。

由分管档案工作的校 (院) 领导牵头, 各部门分管电子档案工作的负责人参与, 组建校 (院) 办公室档案工作领导小组, 共同组成保证机构。同时, 要根据电子档案管理系统电子文件的全程管理、前端控制和有效保障的三个原则, 切实建立健全相关的规章制度, 进一步明确电子文件的流程、管理原则和质量要求, 包括具备比较完善的技术保障措施。

2. 重视和加快高校电子档案管理人员的培养。

应配齐配强电子文件管理人员 (信息员) , 一方面吸纳专业型人才充实档案管理队伍;一方面加大在职岗位培训, 学习新知识, 提高业务能力, 更新观念、改变被动局面, 以满足快速发展的电子档案管理工作需要。

3. 切实做好电子文件的收集、积累等基础工作。

电子文件的特性决定了电子文件的收集不同于纸质档案, 其收集、积累的范围、方法和要求也不同于纸质档案。如对草稿文件, 由于不具备正式文件的功能, 所以一般情况下可不保留。但是, 如果对正式的纸质文件有进行全文信息自动检索要求时, 或者从保留文件重要修改过程的信息考虑, 则应对其进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件, 则应及时收集和整理, 并与其相应的纸质文件之间建立标识关系, 尤其是对“无纸质”系统生成的电子文件, 应当有更严格的措施。

4. 加强电子档案软、硬件设施管理。

各高校要积极开辟电子档案存储的新途径, 为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备。在硬件管理上, 要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境, 温度保持在17℃~20℃之间, 相对湿度保持在35%~40%之间, 注意避光、防尘、防变形, 远离磁场和有害气体。有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施, 确保电子档案信息数据在保存和传输过程中的安全、稳定。

5. 加强电子档案的安全管理保护。

电子档案的安全主要是档案信息存储安全和利用安全。我们要采取有效措施和技术手段, 建立档案数据备份和恢复机制。在技术安全管理方面, 应做到档案内部局域网通VYN与外网连接, 以保证安全。访问电子文件采取控制技术, 对单位的档案资源, 采用身份认证技术, 防止非法访问。加密技术是在电子通信系统和应用系统中采用“双密钥码”。一个是公开的加密密钥, 另一个是严格保密的解密密钥。发出电子文件方, 使用收方的公开密钥, 收方用只有自己知道的解密密钥解密。防火墙控制访问者, 在某一个结构的网络和不安全的网络之间设置障碍阻止对本机构信息资源的非法访问。为了安全, 在计算机上设置只能读取状态而不能对软件、档案做任何添加、修改, 防止档案的失真。光盘使用一次写入光盘, 一次写入多次读取, 使用户能利用而不能改写, 从而保护电子档案的原始性、真实性。

电子档案与纸质档案长期并存的思考 篇9

一、电子档案与纸质档案两者之间的优势互补

(一) 存储量

之所以很多行业与领域都选择电子档案, 就是由于其巨大的信息存储量。体积小、容量大和密度高这些都是电子档案所表现出的信息存储优势, 它改变了纸质档案中的“库房存储”的形式, 使纸质档案中存储空间与档案保管之间的矛盾得到了有效解决, 同时节省了纸质档案带来的人力、物力、财力等方面的资源利用, 避免了资源的重复与浪费。

(二) 服务性

凭借电子信息的方便、快捷、操作性强的特点, 大大缩短了使用者对电子档案信息进行汇总、统计、分类与查询等环节的时间, 同时, 使用者还可以根据自己所需对信息进行选定打印, 以及复制拷贝。而纸质档案传统的信息复印形式, 一方面无法与电子档案的无限制性相比, 另一方面复印效果也远远不及打印效果, 这使纸质档案在服务性上与电子档案有一定的距离。

(三) 真实性

就真实性而言, 电子档案无法与纸质档案比拟。真实性与原始性是纸质档案的最大优势, 它充分体现了档案“原始记录性”的基本属性, 纸质档案的信息整理、收录中体现出了具体负责人的某种意志, 它是唯一的、真实的, 具有原始性的文稿。而电子档案信息的形成与使用中, 会由于控制措施采取不当, 给部分人提供不留痕迹任意涂改信息的机会, 这使档案信息的真实性得不到有效保障。

(四) 耐久性

耐久性、安全性是纸质档案的显著特点。在纸质档案的制作和归档过程中, 进行底稿手写抄录时应使用墨水或者是碳素墨水进行书写, 而定稿时则需经过油印机进行印制, 这个过程充分满足了保存载体应具备永久性的要求。而电子档案在这方面则远远不及纸质档案, 电子档案的磁性载体会受时间、空间以及外部环境影响产生变质, 使得存储数据非常容易遭受破坏, 让信息再现受到影响。尤其是磁体载体的寿命仅仅几十年, 在这个期间, 如果想使电子信息得到长久保存, 需要不断的进行拷贝复制, 这使电子档案的耐久性无法堪比纸质档案。

二、电子档案与纸质档案两者长期并存的实践

(一) 建立“管理通道”, 实现两者之间的“双套归档”

所谓“双套归档”, 就是将纸质档案与电子档案以影像或者是文本的形式将信息存储在同一载体上, 再利用相关软件和工具将两者进行有机结合, 实现电子档案的自动检索与管理。在对纸质档案进行长期、永久保存的同时, 将具有一定保存价值的电子档案进行归档, 实现两者之间的“双套归档”。纸质档案与电子档案在相关信息描述、说明以及信息内容上应保持一致, 这就需要建立两套不同的管理系统, 而这两套管理系统之间既要各有特点, 又应相互联系, 为了使其在具体的业务处理过程中保持协调一致, 尽最大可能为使用者提供服务, 就要建立一个必要的“管理通道”, 保证能够快速、准确的能够从某种文件找到与其内容相同的其他文件。

(二) 建立健全相关制度, 加强部门沟通协作

档案部门应制定相应的整理方案以及管理制度, 对载体质量、形式进行统一规定, 各个电子档案形成部门应由专人负责电子档案的形成, 要将档案信息存储于专用微机上。对符合归档条件的电子档案及时鉴定后定期对档案部门进行移交, 由档案员根据相关要求将信息存储于脱机载体上。电子档案在办理完毕后应及时归档。电子档案归档后其形成部门和其他仍旧可以继续在网上使用, 因此形成部门对相关纸质档案不必留存, 这样就保证了电子档案与纸质档案的同步归档。纸质档案的及时归档, 既可以避免由于个人存放而使得档案保管不当的问题, 也有效减轻了机构内各个部门的保管压力, 使归档齐全率得到大大提高。

综上, 电子档案与纸质档案两者虽各具优势, 但自身同时也存在一定缺陷, 只有将两者进行科学有机的结合, 扬长避短, 互利互补, 长期共存, 才能充分发挥其巨大作用, 为档案管理工作开辟一个新的局面。

摘要：本文通过对纸质档案与电子档案之间的分析对比, 探讨了两者之间互相依存、互相补充的关系, 从两者发展互动的管理格局出发, 对电子档案与纸质档案将长期并存的必然与必要进行了全面探讨。

关键词：纸质档案,电子档案,长期并存,发展互动

参考文献

[1]王颖.电子档案与纸质档案并存之探讨[J].阜阳职业技术学院学报, 2013, (4) :62-64.

[2]纪晓群, 江媛媛, 柳萍等.电子档案与纸质档案的和谐共存与集成管理[J].兰台世界:中旬, 2013, (10) :15-16.

电子档案的管理与思考 篇10

在电子文件应用的过程中，信息管理工作的重要性逐渐突显出来，并且被广泛应用在各领域中。然而，在电子技术与计算机技术应用的过程中，现代设备与技术相互融合，构成新型档案管理模式，通常被称之为电子档案管理。而电子档案管理的实践应用同样发挥着关键性的作用，标志着电子信息管理迈入全新阶段。

电子文件与电子档案概述

电子文件。所谓的电子文件就是被应用在计算机当中，同样可以在多种介质中保存，可以突破时间的限制识别并处理，而且在使用与传输方面都具有明显的优势。

电子文件的信息使用和修改十分灵活。在使用电子文件的过程中，需要由Pc机终端作为基础，而用户则可以利用存储介质完成传输，对计算机进行应用，修改并处理信息的具体内容。实际操作相对简单且修改与备份也十分方便。

电子文件的信息处理依赖性相对较强。因为电子文件信息是通过计算机产生，所以，对于信息载体依赖程度较高。而这同样也是电子信息不稳定的因素之一，如果信息载体异常吗，那么文件的信息也同样会发生改变，导致丢失亦或是保存失败。这与纸质文件相比，是一种十分明显的劣势。

电子档案。对电子档案的管理具体指的就是信息文件保存和使用管理，绝大多数重要的电子信息文件都依赖于计算机存储技术以及传输技术等多种方式。这与传统档案管理相比较而言，优势十分明显。

电子档案使用便利且能够提高工作效率。在对电子档案进行应用的过程中，只要对计算机应用就可以读取并处理保存信息内容。另外，在存储电子文件信息方面，可以通过音频亦或是视频等形式完成。由此可见，电子档案的存储形式具有多样化的特点，且有效性明显。与此同时，在使用电子信息方面也更加便利，可以利用计算机网络等多种资源实现共享，进而读取并下载所需要的数据信息。

电子档案的应用能够节省数据信息存储的空间。在信息量不断增加的背景下，所需要保存的内容也更多，所以，对于空间提出了更高的要求。如果是存储纸质档案，则会占用极大的物理空间，且对档案的使用产生了不必要的麻烦。但是，对电子档案进行应用则能够节省大量的物理空间，使得电子档案管理与使用效率全面提升。

电子文件与电子档案的管理问题

电子档案信息不稳定。因信息的载体具有多样性和不稳定性的特征，所以，存储电子文件的载体寿命也补偿。即便选择使用了稳定性能的光盘，如果在温度与湿度等因素的影响下都会导致其错存储的信息数据损坏亦或是丢失。除此之外，在电子技术快速发展的背景下，计算机设备与软件的更新速度也逐渐加快，由不同软件与设备所组成的电子档案载体，在兼容性以及互换性方面都很难进行把握。为此，如果电子档案的保存时间较长，那么将存在难以读取的情况。

信息安全保密问题。因为电子档案的内容独立，而且更改便利，所以，实际存储的信息内容很容易被随意修改亦或是窃取，对档案部门的电子档案认定带来了不利的影响。与此同时，网絡的出现为电子档案管理工作带来了极大的便利，但同样存在较高的风险。如果计算机出现病毒或者是有黑客攻击，那么则会对电子档案或者是信息内容带来严重的破坏与影响。

电子文件的处理软件标准尚未统一。在新时期背景下，科技发展速度极快，而所开发的处理电子文件的软件种类也很多，始终没有统一的标准。由于不同企业的电子文件软件来源不统一，所以，经常会出现不兼容的问题，严重危害了电子档案的统一性管理。

电子档案管理的人才不充足。电子档案的出现标志着信息技术被应用在档案管理工作中，所以，档案管理工作人员必须要具备专业知识与能力，同样也必须要具备灵活操作电子档案信息系统的能力。除此之外，档案管理工作人员的职业道德与品质同样要符合标准要求。但是，当前档案管理工作人员的年龄相对较大，且随计算机与多媒体技术的应用不灵活，难以满足电子档案管理工作的需求。

全面完善电子文件与电子档案管理工作的策略

严格管理电子档案存储载体。应积极创建专门档案馆，根据标准要求配备湿度计与温度计等相关设备，确保环境的稳定性。与此同时，还应当针对档案馆内部的电子档案进行定期检查。除此之外，要积极引进并合理运用计算机设备以及软件，在确保技术兼容与通用的情况下，全面提升电子档案的存储载体可读性能。

积极采取安全措施。为了确保电子文件与电子档案的安全性，可以通过数字签名亦或是访问控制等多种方式对电子档案访问的权限予以控制。另外，通过加密信息的方式可以保证电子档案不被公开。基于此，对电子档案的只读属性进行设置，确保电子档案具有真实性与原始性的特征。

培养档案管理工作人员专业能力。在电子档案形成并应用以来，对传统档案管理工作造成了严重的冲击，同样也使得档案管理的知识结构随之调整。在这种情况下，对管理工作人员提高了要求，所以，必须要积极组织专业培训，组建高计算机水平且精通档案业务专业知识的档案管理团队，促进电子文件与电子档案管理工作的全面开展。