电子图形文档

电子图形文档（精选三篇）

电子图形文档 篇1

撰写技术报告书时, 为了做到图文并茂, 经常需要将AutoCAD等软件绘制的图形插入到Word文档中。常规的做法是在AutoCAD中复制需要的图形, 然后再在Word中进行粘贴, 这样得到的图形一般如图1所示。在图形的周围充满了很多的空白区域, 当你调整图形的大小时, 这些空白的区域也跟着一起变大或缩小, 使得图形无法得到想要的尺寸, 直接影响了排版效果。去掉这些空白区域的方法如下。

右键选中该图形, 在弹出的菜单中选择“显示图片工具栏”, 然后单击“图片”工具栏中的“裁剪”按钮, 将鼠标置于图形的任一控点上, 根据需要进行拖动裁剪, 这样就会裁掉多余的空白区域, 得到结果如图2所示。

裁掉空白区域后的图形, 当你再拖动调整其大小时, 图形就会显示其正常比例的大小了, 如图3所示。

如何强化现代电子文档的管理 篇2

关键词：纸质档案；现代电子文档；管理

1.电子文件的特殊属性和表现形式不同于纸质文件，文件档案管理借用计算机和互联网来强化纸质文件的积累、整理、处理、鉴定、归档工作，能起着十分重要的作用

2.1加强电子文件的形成与积累工作

电子文件的收集积累是一项经常性的按有关规定和标准进行的工作，是从电子文件形成阶段开始的。电子文件的收集积累应贯穿于公文处理和科技工作的整个过程，而且还必须了解和掌握电子文件的形成规律和形成过程。对不同信息类型的电子文件，要分别采取措施保证其完整性。但需要注意的是，与纸质文件不同，电子文件的读取和还原，离不开其生成的技术设备、软件、原数据。必须维护电子档案的系统性、完整性，防止存储信息的丢失与损坏，保护电子文件的安全，为电子文件的归档工作打下坚实的基础。

2.2加强电子文件的整理与处理工作

电子文件的整理处理工作是将积累的电子文件分门别类地进行处理，也是归档工作的准备工作。加强电子文件的整理与处理工作主要表现在：

（1）对电子文件进行分类，排序，将杂乱无章的电子文件通过分类、标引、组合，使其处于有序状态。

（2）对电子文件建立一个数据库，将有序状态的电子文件分门别类地管理，科学地分类。然后按照本单位的实际情况，按内容进行分类，编号，给每一个电子文件一个固定的号码，从而使全部电子文件形成一个有机的整体。

2.3加强电子文件的鉴定工作

电子文件的鉴定，是对归档的电子文件内容进行鉴定。同时，将载体进行检查、检测。并确定电子文件的保管期限，将无保存价值的电子文件进行删除。主要表现在：鉴定归档电子文件的原始性、准确性、完整性，以及电子文件的保存价值，在社会上的需求情况和文件保管时间的长短。

2.4加强电子文件的归档工作

电子文件的归档是将整理完毕的电子文件从计算机网络的存储器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上以便长期保存的工作过程。主要表现在：首先确定好电子文件的归档范围，如果是网络就要按要求转到数据库，如果是载体传递归档，就要做一些辅助和认证工作，要与纸质文件结合归档。

2.文件档案管理由于电子文件的特殊属性和表现形式不同于纸质文件，以它的特殊性，在电子文件档案的归档和管理工作中也有着诸多难题

2.1文件档案管理思想观念障碍

由于档案工作传统的手工管理手段和固定管理模式由来已久，因此档案管理者头脑中形成了许多传统的思维管理方法，这必然阻碍对电子文档等新技术产物的接受程度，使得电子文件的归档工作难以实现。

主要表现在：机关形成文件的过程虽已自动化和计算机化，但最终要输出纸质文件作为归档文件；认为磁介质载体只是形成文件自动化的临时过渡性载体，不能直接归档；不愿接受将磁介质载体直接归档。

2.2文件档案管理控制手段障碍

机关文件是一个机关行使其职能和权力的象征，大部分文件都有很强的权威性，而制发过程特别是签发手续均有严格的规定和控制。另外，文件的修改、核对等必备的环节难以在最后成稿的电子文件中体现，造成责任不清。因此，由于对电子文件的控制手段和技术还尚未完善，也阻碍了电子文件归档和电子档案管理的开展和实施。

2.3文件档案管理设备技术障碍

如何解决电子文档的不可修改性，查阅保密文档的限制以及电子文档的通用性等是档案工作者所面临的挑战。与缩微不同，磁介质存贮易于修改，而一次写入性光盘则难以在平时频繁使用，这种易被修改性也使得电子文件的法律效力大大减弱，也与档案的真实与凭证属性不符。

2.4文件档案管理保管方法障碍

电子文档与现有的纸质档案在保管条件上有很大差别，主要体现在保管环境、保管条件、保管设备和管理办法等，尽管电子文档实体比纸质档案的体积大大缩小，但对保管环境要求却高得多。另外，纸质档案正处在向电子档案过渡的适应时期，保存电子文档，也要同时保存相应的纸质文件，这需要很多的人力物力，觉得得不偿失，存在着等待思想。

2.5文件档案管理利用需求障碍

由于利用电子档案相对纸质档案来讲对利用者素质的要求更高，加上习惯和法律效力等因素使利用者对电子文档敬而远之，利用者从心理上对电子档案的利用有着一定程度的排斥性。

我们应具备的对策：

2.5.1要转变观念，接受新技术

要贯彻以人为本的战略，提高主管档案的领导及档案者对电子文档的认识，探索其规律，总结经验，适当时普遍展开；

2.5.2要发挥职能，规范方式方法

要充分发挥档案行政管理职能，注意与本地和本部门实际相结合，除发挥档案科研部门作用外，还与社会有关科研部门合作研发适应电子文档管理的成果，使这项工作始终处于先进水平；

2.5.3关注计算机新技术与档案工作的结合

电子文档的管理工作在很多方面还存在着问题，尤其是在文件的形成过程，其真实性、原始性、法律效应及网上利用的安全问题等问题，还有待计算机技术、网络技术及通信技术的进一步发展；

2.5.4确定文档一体化的管理模式

电子文档的推行必然要加快文档一体化的进程，电子文件和电子档案的界限日趋模糊，机关的档案工作要从文件工作抓起，提前介入到文件的生成过程中。

档案的电子化管理，档案信息数字化，是档案工作中的一个新课题，它面临一些不可回避的新问题，它是在档案工作初步实践中的一个新生物，虽然还存在一些有待解决的问题，但我们不能不承认，电子档案的管理，在档案现代化管理中不仅减轻了劳动程度，而且极大地提高了工作效率，随着现化化进程的不断深入，档案管理软件系统的不断开发，电子文件档案的管理将在现代的档案管理工作中发挥出它应有的作用。档案管理论文的电子档案的整理。

目前，档案管理论文中电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别整理组盘。

电子档案整理

一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

科技电子文件归档

科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。

Ａ.基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。

Ｂ.设备档案。企业引进技术和购置各种设备时，外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展，国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计，而且企业的总图管理也采用了电子化。所以，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。

会计电子文件整理

Ａ.工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

Ｂ.账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统一，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。

4.电子档案的保护

由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存，因此，档案管理论文thldl.org.cn中提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。但是，刻录仪一时还难以普及，所以，软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点，必须制定保护措施。

4.1软磁盘的保护

Ａ.统一软盘的规格，使用3.5寸高密盘保存。

Ｂ.把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到1年，就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。

Ｃ.规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40％~50％，温度控制在14~24℃。

Ｄ.加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。

Ｆ.对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。

Ｇ.在条件允许时，及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。

4.2档案管理论文中光盘的保护

Ａ.规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。

Ｂ.保持良好的温度、湿度环境。高温会使光盘氧化、变形或老化，潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14~24℃，相对湿度40％~65％。

电子图形文档 篇3

1 软件环境及准备工作

Word及CAXA电子图板都必须在windows环境下运行。目前比较流行的版本分别是Word2007和CAXA2008。Word文档的编辑窗口颜色默认为白色，而CAXA电子图板的图形窗口颜色默认为黑色。只有改变CAXA电子图板的图形窗口颜色，使之与Word的编辑窗口颜色一致，这样，在Word文档中插入CAXA图形制作的文件，打印出的图形才不会出现阴影。方法如下：启动CAXA电子图板，单击菜单栏中“工具”按钮，选择“选项”选项，弹出“系统配置”对话框，单击“颜色设置”按扭，将“当前绘图”设置为白色，“光标”设置为黑色，单击“确定”按扭。此时，CAXA电子图板的图形窗口颜色变为白色，与Word的编辑窗口颜色一致。

2 在Word文档中插入CAXA图形

2.1 利用屏幕截图键的功能

单击键盘右上方的屏幕截图键(Print Screen SysRq)，它可对当前屏幕进行截图，就是整个显示屏的内容复制。利用这种功能可把在CAXA电子图板中画好的图形粘贴到Word文档中去。操作方法如下：同时启动CAXA电子图板和Word两个软件;在CAXA中打开需要插入的扩展名为“exb”的图形文件;单击一下键盘上的屏幕截图键;然后切换到Word状态下，将光标放在需要插入图形的位置右击，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴”项，这样“exb”图形就被插入到了Word文档中(如图1所示)。不过此时会发现除了插入选择的图形对象外，CAXA工作界面整个显示屏的内容也一起被插入了。解决的方法请参照下文“删除空白框法”。

2.2 利用图形文件格式转变

“bmp”位图文件是Windows操作系统中的标准图像文件格式，在Word中缩放不会变形失真，是Windows下最好的一种图像文件格式。把CAXA图形插入到Word中，利用菜单栏中“文件”的下拉菜单“另存文件”选项改变图形的保存类型，就可以把“exb”格式文件转化为“bmp”位图文件。操作方法如下：同时启动CAXA电子图板和Word两个软件，在CAXA中打开需要插入的“exb”图形文件，单击菜单栏中“文件”按钮，从下拉菜单中选择“另存文件”命令，弹出“另存文件”对话框，给定文件的名称和保存路径，并在“保存类型”选项的下拉列表中选择“位图文件bmp”，点击“保存”按扭，弹出“位图存储设置”对话框，在“图片质量”下拉列表中选择图片质量，文件就由“exb”格式变成了“bmp”格式;再切换到Word下，将光标放在需插入图形的位置，单击菜单栏中“插入”按钮，选择“图片”选项，再选择“来自文件”选项，弹出“插入图片”对话框，单击“查找范围”框右边的下拉按钮，在文件夹列表中选择图形文件所在的文件夹。单击该图形文件，然后点击“插入”按扭，则可将已转好的“bmp”文件插入到Word文档中(如图2所示)。不过此时会发现插入的图形对象周围，出现了很大一片空白。解决的方法请参照下文“删除空白框法”。

2.3 利用剪贴板的功能

剪贴板是内存中的一块区域，是Windows内置的一个非常有用的工具，通过小小的剪贴板，架起了一座桥梁，使得在各种应用程序之间，传递和共享信息成为可能。在CAXA中将所绘制的“exb”图形复制到剪贴板上，然后在Word中，把剪贴板上复制的“exb”图形粘贴到Word文档中。操作方法如下：同时启动CAXA电子图板和Word软件;在CAXA中打开需要插入的“exb”图形文件;点击标准工具栏上的“复制”按扭，选择所需要的图形，然后右击，给定图形基点，则该图形就被放到剪贴板中;然后切换到Word文档中，将光标放在需要插入图形的位置右击，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴”项。这样“exb”图形就被插入到了Word文档中(如图3所示)。不过此时会发现插入的图形对象周围，出现了很大一片空白。解决的方法请参照下文“编辑图形的技巧”。

2.4 利用插入对象电子图板功能绘制CAXA图形

在Word文档中，利用插入对象电子图板功能绘制CAXA图形。操作方法如下：在Word编辑状态下，将光标放在需插入图形的位置，单击菜单栏中“插入”按钮，选择“对象”选项，在弹出的“对象”对话框中“新建”的标签中的对象类型列表框中选择“CAXA电子图板”，选完后单击“确定”按扭，将弹出CAXA电子图板的编辑窗口。改变CAXA电子图板的图形窗口界面，使之为白色。在绘图区内绘制所需要的图形(如图4所示)。绘制完成后，单击“显示全部按扭”，关闭电子图板窗口。Word文档窗口中可以看到刚绘制的图形，但是图形的大小和位置都不理想，因此要用Word的一些功能来改变。解决的方法请参照下文“编辑图形的技巧”、“利用剪贴板的功能”和“利用插入对象电子图板功能绘制CAXA图形”两种操作方法的最大优点是可以随时双击绘制的图形，将图形自动转到CAXA电子图板中，对其进行修改和编辑。

3 编辑图形的技巧

1)插入到Word中的图形大小不合适，其修改的方法：1)动态修改法。在Word文档中单击“exb”图形，四周会出现八个控制点，通过鼠标拖动四个角中的任一控制点实现;2)精确修改法。单击“exb”图形，右击，选择“设置图片格式(对象格式)———大小”，在设置图片大小的对话框中，显示了当前图片的高度和宽度的值及高宽比例等内容，通过修改上述参数，即可精确修改图片尺寸大小。精确修改尺寸时，应注意选中“锁定纵横比”和“相对原始图片大小”，然后再改变图片的尺寸值，防止图片变形失真。

2)插入到Word中的图形，当图片的空白边太大时，图形与文字的间距过大，解决的方法是：1)环绕方式设置法。选中插入的图片，右击，选择“设置图片格式(对象格式)———版式”，在环绕方式对话框中，把图片设置为“嵌入型”、“四周型”、“紧密型”、“衬于文字下方”和“浮于文字上方”五种方式之一。这样，文字与图片之间的距离就调整了。2)删除空白框法。在Word文档中选中“exb”图形，四周会出现八个控制点，右击，在弹出的快捷菜单中选择显示“图片”工具栏命令，然后单击该工具栏上的“裁剪”按钮，在保持图片大小不变的情况下，将不需要的空白处剪掉。在抓捕图形时，尽量把图形圈住最大，把空白处留得最小。

4 结束语

Word文档和CAXA电子图板都是目前比较流行的软件。我们可以用Word方便地进行文字编辑、图表和简单图形的处理，也可以用CAXA电子图板绘制精确复杂的图形，如把它们二者有机、便捷地联系起来，便能制作出精确复杂、图文并茂的文件。实践证明，在Word文档中应用上述方法插入和编辑图形实用、方便，制作的文件效果精美。

摘要：Word是功能强大的文字处理软件,能绘制图文并茂的文件,但却很难绘制要求精确的复杂图形。因此,文章给出了在Word文档中插入CAXA图形的常用方法及图形处理技巧,方便著书、写论文和技术报告。对常见问题进行了分析,并给出了解决方案。

关键词：CAXA电子图板软件,Word文档,图形,插入

参考文献

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