高校档案的利用

高校档案的利用（精选十篇）

高校档案的利用 篇1

一、高校档案信息资源开发利用的意义

1. 高校档案信息资源是促进社会发展的重要资源

高校档案信息资源是社会信息资源的重要组成部分,在科技创新、经济发展的社会进程中具有举足轻重的作用。高校档案信息资源中保存有信息量大和较高科学价值的教学、科研档案,其真实地记录和反映了广大师生的研究过程、经验积累和学术成果,包含了大量的社会科学、自然科学知识及丰富的科研活动经验,是进行学术交流、科技协作以及科研成果转让、推广与应用的重要依据,也是促进科学研究、经济和社会发展必不可缺的重要基础资源。因此,充分有效、合理开发利用这些高校宝贵的档案信息资源就显得尤为重要。

2. 高校档案信息资源是促进高校科学发展的重要依据

高校档案信息资源伴随着高校的建立和发展而逐渐形成并且不断积累和丰富,它详细记录了高校在各个历史时期的发展过程和实践过程,记录了广大教职员工在教学、科研、管理等各项活动中的历史面貌和优秀成果,是高校宝贵的历史资源和精神财富,能够为高校的建设和发展提供可靠的管理依据和参考借鉴。高校档案信息资源的合理开发利用是衡量高校业绩和管理水平的重要尺度,也是高校正常运行和顺利发展的重要标志,对于促进高校的全面发展和科学发展,不断提升高校的综合实力和竞争能力具有重要意义。

3. 高校档案信息资源是促进高校人才培养的重要素材

高校档案信息资源作为高校历史传承和文化建设的重要组成部分,蕴含非常丰富的文化内涵和历史意义。高校档案信息资源是在高校长期办学实践中形成的,是高校发展历史的真实写照和见证,也是高校精神的积累和延续。无论是科研档案、教学档案,还是各类管理档案,都体现着学校优良传统和良好风气,是进行校史和校情教育的极好材料,开发利用这些档案资源,对于增强学校的凝聚力,加强校园文化建设,弘扬高校文化精神,促进学生健康发展具有十分重要的意义。

二、高校档案信息资源开发利用的主要问题

1. 高校档案信息资源建设滞后

档案信息资源建设是进行档案信息资源开发利用的关键环节。目前,大多数高校档案信息资源建设工作缺乏相应的规章制度和工作细则,在档案资源的收集、整理、加工、保管等方面不规范、不健全,导致高校档案信息资源普遍存在门类和载体形式单一,资源结构不尽合理现象。主要表现在馆藏档案以党群、行政、学生、财会档案为主,收集相对齐全,而对于教学、科研、基建、外事等形成阶段时间长、资源分散、收集难度大、具有较高价值的档案资料收集不全或未能及时归档;档案信息载体绝大部分是纸质档案,照片档案、声像档案、实物档案、电子档案资源匮乏;另外,反映高校办学特色、学科特色、管理特色、竞争优势的特色档案相对较少。[1]这种不合理的收藏结构,导致高校馆藏资源基础薄弱,直接影响了档案信息资源的有效开发利用。

2. 高校档案信息资源开发利用手段落后

从目前高校档案管理现状来看,由于高校档案部门信息化建设基础薄弱,网络化进程缓慢,提供档案的管理手段与信息服务方式远远落后于信息社会的发展。虽然很多在档案管理方面实施计算机管理,但基本上仅限于对档案目录进行管理查阅,对于档案信息的完整信息化录入还处于起步阶段,档案信息数据库容量小、不标准,兼容性差,缺乏对档案信息进行网络化建设,没有建立起能够提供全面信息服务的档案资源网络体系,从而无法实现信息资源共享。高校档案利用服务还是以手工半自动化检索、提供档案原件(复印件)和开具档案证明作为主要的服务方式,在获取档案信息过程中程序繁琐、时间成本高、信息传播范围小、数量有限。[2]这种开发利用手段的落后现状将会严重影响档案信息的利用效率。

3. 高校档案信息资源深层次开发不足

当前,很多高校档案信息资源开发利用还处于较浅的层次,对于高校内部档案所包含的知识和信息未能进行充分地挖掘并且进一步加以利用。从各档案网站提供档案信息资源来看,大多是档案目录级数据,如全宗目录、专题目录、馆藏指南、专题索引等,而网上提供档案全文很少,全文档案信息所占比例较低,[3]难以实现档案信息的全文获取服务。同时,网上档案信息检索功能也相对落后,检索入口较少,并且不支持布尔逻辑检索、二次检索,得到检索结果过于简单,质量不高。另外,档案编研是开发利用档案信息资源的重要途径,编研成果是档案深层次加工的主要内容。高校档案部门对编研工作不够重视,档案深层次加工工作滞后,高校档案的编研成果少,编研材料档次低,大多停留在编制简介、摘要、汇编、检索工具等一次、二次文献的低水平编研成果上,无法体现档案资源的系统性、史料性、专题性,使得高校档案信息资源深层次开发利用受到极大限制和约束。

4. 高校档案信息资源开发利用队伍整体素质偏低

高校档案信息资源开发利用是一个长期积累和不断更新的过程,要求具有相对稳定、专业水平较强、业务素质较高的档案信息开发专职队伍。目前,高校档案管理和资源开发利用队伍整体素质偏低,知识结构不合理,缺乏专业档案管理人员和综合素质较高的复合型人才,导致高校档案信息开发利用工作停滞。许多高校尚未建立起真正从事档案资源开发利用的专职队伍,很多人员大多是从学校其他部门抽调组成的,[4]没有经过正规档案专业教育与培训,缺乏档案专业知识和业务技能,对档案资源不够了解,而且人员变动较为频繁,开发队伍不稳定,这必然影响高校档案信息资源开发利用的稳定和持续开展。

三、高校档案信息资源开发利用对策

1. 丰富和优化档案资源结构,强化档案资源特色建设

丰富和优化馆藏档案资源是开发利用档案信息资源的前提条件和重要基础,直接关系到档案信息资源开发利用的质量和效果。因此,大力加强档案信息资源建设,改变高校档案资源缺乏、结构单一的现状,建立门类齐全,内容丰富,结构合理,质量优良的档案资源体系是开发利用档案信息资源的中心工作和重要保障。首先,要完善归档制度建设。根据高校自身的性质和特点及教学、科研、管理、服务等工作的需要,科学制订归档计划和范围,明确归档要求和标准,使得档案收集和归档工作有章可循,强化归档工作的规范性,保证归档材料齐全、完整。其次,要优化档案资源结构。不断充实馆藏档案内涵,调整档案资源结构,根据高校发展的实际情况,合理拓展档案收集内容和种类,多渠道、多途径、多层次广泛收集档案材料,注意保存收集各个时期、各种类型和各种载体的档案,注重加强对照片、声像、实物、电子档案的收集力度,重点加强历史档案、人物档案、专题档案、重大活动档案建设,努力充实和丰富馆藏档案资源。最后,要强化特色档案资源建设。高校档案部门可以针对本校特点、历史沿革、办学理念、地方特色、馆藏特色、专业特色、人文特色等,加强档案信息资源整合,建立特色档案信息数据库,如学生学籍信息数据库、教师业务档案数据库、科技成果动态数据库等,实现高校档案信息资源的有效开发与利用。

2. 推进档案信息资源数据库建设,实现档案信息网络化服务

随着现代信息化进程的不断推进,运用信息技术和网络技术,开展档案信息数字化和档案信息数据库建设,建立档案信息服务网络平台,实现高校档案信息资源共享和有效整合,快速传递和远程服务,这是高校档案信息资源开发利用的最佳途径和必然趋势。一方面推进档案资源数字化,建设档案信息资源数据库是进行网络化服务的前提和基础。按照利用优先,分步实施的原则,将馆藏目录数字化,建成案卷级、文件级多层次的目录查询系统;做好电子文件的归档,对高校在教学、科研和管理中产生的公文电子文件采集归档,加以归纳整理,建成相应的数据库;利用扫描、压缩和媒体格式转换等手段,逐步将原有的各类实体档案包括纸质、照片、图像和声音等转化成数字化信息,建成具有有序结构的档案信息全文数据库、专题数据库和多媒体数据库,形成网络化流媒体资源,为用户提供档案信息资源网上服务奠定基础。此外,还要多方面、多角度采集整合电子档案资源,为不断更新和丰富档案信息网络资源创造条件。另一方面,建立档案信息服务网络平台,开展档案信息资源网络化服务,是档案资源数字化的主要目的。高校档案部门应积极采用现代计算机技术和网络技术,建设内容丰富、功能齐全的档案信息网站,构建快速高效的档案信息网络发布与检索系统,开展档案信息在线检索服务,进行档案信息网络传递,公开发布档案信息,提供档案宣传与指导,开展网上档案信息咨询服务,建立网络沟通渠道和用户反馈机制,满足用户个性化需求,实现高校档案信息资源共享、整体开发和综合利用。

3. 加强档案信息编研,深化档案资源的开发利用

档案信息编研是指以馆藏档案为主要对象,根据学校、社会的实际需要,对高校档案中的大量信息进行有目的、有计划的筛选,经过分析、研究、综合、归纳,提炼出典型性、规律性的信息集合,形成比较系统、相对集中的档案资源体系。档案信息编研是对高校档案信息进行深层次开发的有效方式,也是提高高校档案利用效率的重要途径。要做好档案信息编研工作,大力开发高校档案信息资源:一是高度重视档案信息收集工作。档案信息收集要做到数量充分、质量优化、门类齐全、结构合理,确保档案信息资源的收集完整、准确、及时、高质量。二是按照系统化、科学化的要求,做好分类整理和分析研究工作。充分利用检索工具,对档案信息进行编辑加工,有目的地将各类档案资源归纳整理和集中组合。三是要根据高校教学、科研、管理和服务工作的需要确定档案的编研形式和内容,把分散的档案信息进行系统化开发和加工,形成新的文献形式和知识产品,为利用者提供完整、充实的档案信息服务。四是要充分利用网络提高档案信息的利用率。采用现代化技术丰富编研成果的载体类型,对编研成果实行网络化管理,通过网络发布档案信息、交换数据、及时获取编研信息,实现网上开放利用,提高编研成果的档次和品位,充分发挥高校档案信息资源效能。

4. 加强档案人才队伍建设,推动档案信息资源开发利用

档案信息资源开发利用是一项涉及面广、综合性强的系统工程,档案管理人员作为档案信息资源开发利用的主体,他们的素质直接影响档案开发利用工作的服务质量和成效。因此,不断提高档案管理人员的综合素质,建立一支业务精良、结构合理、科学稳定的档案管理人员队伍,是做好高校档案信息资源开发利用的重要保证。为此,高校要从以下几方面入手抓好档案队伍建设:一是要创造各种条件,加强档案人员专业知识和业务技能的教育和培训,提高档案人员的知识水平和业务素质,尤其要注重培养和提高现代化管理能力和信息开发能力,使档案人员不断拓宽知识领域,及时调整和完善知识结构,提高工作效率和服务效益。二是要制定相应的政策,建立人才引进制度。根据高校档案发展的需要,吸收和引进高水平的档案信息开发利用方面的专业人才,扩大档案管理队伍,改善档案队伍的人才结构,提升档案队伍整体素质。三是要做好高校档案管理队伍的稳定工作,建立有效的激励机制和竞争机制,通过政策导向优化人才环境,不断增强对人才的感召力、吸引力和凝聚力,充分调动档案人员的积极性和创造性,以提高档案管理业务能力和档案开发利用能力,促进高校档案信息资源开发利用的有效开展和持续进行。

摘要：高校档案信息资源是高校教育资源的重要组成部分,也是高校建设和发展的宝贵财富。文章在论述高校档案信息资源开发利用的重要意义的基础上,通过分析当前高校档案信息资源开发利用过程中存在的主要问题,提出促进高校档案信息资源开发利用的相关建议:即优化档案结构,推进档案数据库建设,加强档案人才队伍建设等。

关键词：高校档案,信息资源,开发利用

参考文献

[1]曹书芝.高校档案开发利用的制约因素及对策[J].兰台世界,2006(1):45-46.

[2]刘宇洁.如何加强高校档案的开发利用[J].机电兵船档案,2013(1):43-44.

[3]肖永菊.浅谈高校档案信息资源开发与利用[J].企业导报,2012(3):212-213.

高校档案的利用 篇2

高校科技档案信息资源的开发与利用

作者：程 铷

来源：《教育与职业·理论版》2009年第21期

[摘要]高校科技档案包含丰富的信息资源,高效开发高校科技档案信息资源对于高校的教学和科研工作具有重要的意义。文章分析了高校科技档案的内容和特点,认为高校的科技档案开发与利用工作必须转变观念、注重实效、完善制度、利用现代技术手段、加强人员培训和创新档案工作体制。

[关键词]高校科技档案信息资源教学科研

[作者简介]程铷(1969-),女,江西南昌人,江西科技师范学院科研处,讲师,主要从事高校科研档案研究。(江西南昌330013)

[课题项目]本文系2005年江西省教改立项课题“高校科技档案信息资源在高校教育管理中的运用研究”的研究成果之一。(项目批准号:赣教高字[2005]95号)

[中图分类号]G647[文献标识码]A[文章编号]1004-3985(2009)32-0148-02

高校科技档案是记述和反映高校的基本建设、生产技术和自然科学研究等活动的,具有保存价值,并且按照一定的归档制度作为真实的历史记录集中保存起来的技术文件材料。高校的基本任务就是教学和科研,科研工作是高校的重要内容,在高校的科研工作中形成了大量具有非常高的研究和应用价值的档案资源,这些科技档案由于系统和完整地记录了高校科研的全过程,对于社会经济发展具有重要的价值。

一、高校科技档案的内容

高校科技档案记载着高校科研工作的全部过程和完整成果,具有非常重要的价值。从内容上看,高校科技档案应该包括科研、教学、管理、设备、产品、出版和基本建设等类档案资料。

1.高校的广大教职工在科研和教学工业中所形成的科技资料。其中,既包含科研和教学工作完成后所形成的成果资料,也包含科研和教学工作过程中所形成的程序性的材料。从形式上看,包括科研成果、论文、著作、专题调研报告、科研计划任务书、方案认证报告、技术图表及有关成果性技术文书材料(技术鉴定、专题研究工作总结、奖励证书等)。

2.高校的广大教职工在科研和教学工作中所依据的设备、车辆、船舶、仪器、仪表的档案材料。科研设备是一种重要的生产手段,有些是单位根据本身生产工艺或科研、实验的需要设计、研制的自制设备,有些是从国内外市场上购买的设备。从形式上来讲,设备档案包括设备购

置文件、设备图册、说明书、设备安装规格、设备安装记录、总结报告、运行记录、使用分析表、设备改造记录等。

3.高校建设工作中所形成的科技文件材料。从形式上看,基建档案包括工程档案,含项目认证、审批、协议、合同、委托设计单位编制的工程设计文件、施工单位编制并移交的工程竣工文件、工程使用和管理等过程中形成的文件;包括工程设计档案,含设计依据文件、设计原始资料、技术设计文件、施工图设计文件;还包括工程施工文件,如施工准备工作文件、施工文件和施工验收总结文件。

二、高校科技档案的特点

教学和科研工作是高校的两大中心任务。作为科研工作的过程和成果的重要记录,高校科技档案在整个高校的档案工作中占有非常重要的地位,也体现出有别于其他档案资料的鲜明特色,对于高校的教学和科研工作具有重要意义。

1.专业性。专业性是高校科技档案的最突出的特点之一。首先是因为高校的教学工作和科研工作具有强烈而鲜明的专业性特点。广大高校师生是以学科专业作为归属分别组织日常的工作和学习,教学和科研工作具有十分明确的学科专业分工,都是在一定的专业分工范围内开展的。科技档案作为科技活动的记录和伴生物,都毫无例外地形成于特定的专业技术领域,是相应专业技术活动的记录和产物。其次,高校科技档案的内容具有鲜明的专业性特征。高校科技档案的内容是由它所反映的科技、生产活动的具体专业领域决定的,在某专业领域的科技、生产活动中形成的科技档案,就必然集中地反映本专业的科技内容及相关的科技方法和手段。

2.原始性。高校科技档案是高校教师和学生在教学和科研工作中所形成的原始记录,它的产生具有确定的时间,是高校教学和科研工作的真实反映,具有非常显著的原创性特点。高校科技档案最真实、准确、完整地反映了专业学科工作的过程、发展、成果,能够非常真实地反映出一个学校的教学和科研水平,是学校日常工作的最客观的原始记录。

3.多样性。高校科技档案的种类最为繁多,类型最为复杂,形式最为多元。高校科技档案的类型是由它所记载的社会实践活动的内容和方式决定的。科技档案记录了教学和科研活动,专业多样,手段复杂。所以要求必须以文件材料类型的多样性来适应科技内宅和手段的多样性,使科技档案材料管理工作与之相适应。

4.可开发性。高校科技档案反映高校教学和科研的全过程,是对于高校日常工作的最真实客观的记录。同时由于科研工作的性质,高校的科技档案具有十分重要的利用价值,能为科学研究工作提供丰富而专业的信息资源,使得高校科技档案的价值能够被挖掘。通过利用科技档案,能够对广大师生的科研起着认证、参考、启迪的作用。

三、高校科技档案的利用

高校科技档案是高校科技文献工作的一项重要内容,高校科技档案所蕴涵的技术信息价值对于高校的教学和科研工作的开展具有重要的意义,必须努力采取各种手段,利用各种方式,注重高校科技档案信息资源的开发,加强高校科技档案的利用,服务于高校的教学和科研工作。

1.转变观念,注重档案利用价值。大学是我国知识与成果创新的重要基地,高校的科技档案是高校科技研究的最为原始的、最为完整的资料。长期以来,高校的档案管理者只把档案管理工作当做文献流程的最后一项程序,当做科学研究的“扫尾工程”,只局限于档案的保管工作。在档案管理过程中,过于强调档案的机密属性,很少注重档案材料中蕴涵的鲜活的知识信息资源,未能充分发挥档案信息的重要作用。

在新的时代,高校档案管理部门必须切实转变观念,去除“就档案论档案”“看门守摊,等人查档”的片面思维,转变档案管理工作是“为保管而保管,重保管轻利用”的观点,在正确处理好档案的开放与控制、经济效益与社会效益的前提下,努力树立主动服务的观点,充分利用各种手段加强档案的展示,充分发挥档案信息的重要价值,并通过积极地改革,努力把档案管理由“死”变“活”,由“静”变“动”,由“被动查询”变“主动服务”,努力发挥档案的各种价值,提高档案服务工作效率。

2.注重实效,树立档案服务意识。首先,应树立主动积极服务意识。档案管理部门必须认识到档案管理工作是一项服务性工作,必须努力为学校的教学、科研服务。档案管理部门必须努力开发档案的信息资源,档案工作人员应该使自己成为信息财富的拥有者和提供者。其次,必须努力树立开放意识。档案工作人员必须改变“坐等上门”的现状,增强与学校相关部门的联系,主动参与研究学校教学和科研工作的要求和规律,有效传递档案信息。再次,必须努力树立协作意识。档案管理人员应增强参与意识,扩大接触面,根据各个时期学校各方面工作的重点,确定档案信息开发的重点,切实参与到学校的建设中去。

3.完善制度,保证档案服务质量。高校档案管理工作必须严格按照《中华人民共和国档案法》《科学技术档案工作条例》和《普通高校学校档案管理办法》的有关规定,结合高校工作的自身要求,努力健全科技档案管理的各种规章制度,对科技档案的收集、保管等业务工作都做到有法可依,实现档案工作的规范、标准和高效。

高校档案管理部门必须努力建立并完善科技档案的收集制度,确保分散在各单位的档案文件能完整地移交到档案部门;建立并完善科技档案的保管制度,确保高质量的档案的库房管理,档案流动过程的各环节的安全防护和档案的专门技术处理工作等标准高效;建立并完善档案的整理工作制度,确保档案的分类、组合、排列和编目工作的标准化,为档案的高效利用建立基础;建立并完善档案的编目与检索、编辑与研究等规章制度,提高档案服务的技能,提高档案服务的质量。

4.利用技术,提高档案服务效率。随着网络技术、通信技术、高密存贮技术和计算机技术等为代表的信息技术的快速发展和广泛应用,档案管理工作实现了质的突破,使用效率获得极大的提高。同时空调和自动温湿控制系统等设备的广泛利用,也使档案保管水平得到改善和提高。

我国大部分高校已经实现了无纸化的网络化信息化管理,并已经建立了相对完善的校园网管理系统。在新技术主导下,高校科技档案工作也将逐步实现信息化管理。高校科技档案管理工作开始出现办公自动化系统、管理信息系统,建立了各种规模的数据库。在新的管理系统中,传统档案能够逐步实现电子化,成为电子档案,传统的文件归档、整理、编目、检索工作也日益实现了计算机自动化操作。在新的技术的支持下,现档案利用服务大幅度提升。利用计算机系统,管理者能实现档案信息发布网络化、档案借阅自动化,实现档案库房管理的智能化,实现异地查询、信息共享、借阅服务和编研工作,实现档案信息综合管理和利用。

5.加强培训,提高档案人员素质。高校科技档案的管理,离不开档案工作员的努力,人员的素质高低决定档案管理工作的质量优劣。高校科技档案管理人员不仅要有深厚的档案专业及相关专业的理论与实践知识,而且需要具备熟练操作现代化设备的技能。在信息技术快速发展的今天,高效的档案工作又对档案管理人员的学习能力、知识结构、创新意识提出了新的要求,必须大力提高档案管理人员的素质。

高校科技档案管理部门,应该一方面通过人才的引进,来改变高校档案管理部门的人才素质结构,特别要引进档案信息资源开发和信息技术人员。另一方面可通过继续教育的形式提高档案管理人员的素质,扩充档案管理人员的新知识、新技术,培养档案管理人员的创新意识、协作精神、沟通能力,使档案管理人员具备良好的政治素养和专业素养。

6.创新机制,提升服务水平。高校科技档案是一种重要的科技资源,是高校科研和教学工作最原始的最完整的反映。高校科技档案的管理者应努力采取各种手段,创新工作内容、工作方式、服务手段,努力挖掘、整理、加工档案中蕴涵的科技信息,主动提供给学校和社会,加速科技成果转化,为社会创造更多的社会效益和经济效益。

高校档案管理部门应努力完善传统服务工作,开拓特色服务;改变服务方式,实行网上服务和主动服务,变档案信息的滞后为超前服务;加强档案信息的宣传报告,通过内部或公开出版物、新闻报道等形式,发挥档案信息资源的作用;开展代查代检、代复制、文献传递等服务方式,高效服务学校师生;做好成果的深层次信息加工,发掘信息成果;充分利用现代信息技术,提供高效服务;适当采取有偿服务,为档案管理积累资金;适当进入市场,积极参与科研成果的转让。

[参考文献]

医科高校科技档案的开发利用 篇3

【摘要】在社会不断发展条件下，我国的医科高校科技档案开发利用工作也在不断的完善与创新，但是就当前的现状来看，医科高校科技档案的开发利用处于不平衡的状态，针对这一问题，本文对此展开深入的探究工作，希望能够有效的促进医科高校科技档案的开发与利用。

【关键词】医科高校；科技档案；开发利用

引言

科技档案管理是科研活动和管理活动的记录，对科研工作具有重要的作用，在社会发展的条件下，知识经济为档案管理工作带来了一定的信息交流环境，医科高校对科技档案的开发与利用是一项重要的研究课题，下面我们就此展开的深入的探究工作。

一、医科高校科技档案的概述

1.医科高校科技档案的内容。就高科技档案的内容来看，主要包括基建、设备、产品、科研等专业性的档案，医科高校的科技档案的范围相对较小，主要包含两方面的内容：其一，医科高校的工作者在科研和教学工作中的结论性资料，不仅包括教学过程中形成的论文和专著，同时还有技术图表等，以及相关科研项目的经费使用记录和科技创新团队的建设资料等。其二，医科高校工作者在科研和教学工作中所应用的设备和仪器的档案等。

2.医科高校科技档案的特征。就医科高校科技档案的特征来看，主要包括以下几个特点：

1.原始性：医科高校的科技档案是高校教师和学生在上课的过程中或者科研工作中留下的原始性记录材料，它的原始性表现在对高校工作和科研细节的真实性反映，一旦记录下来，就很难被篡改，另外正是其真实性的特点决定高校科技档案的重要性。

2.专业性：在医科高校的科技档案管理中具有专业性的特点，因为它是在高校教师和学生在教学和科研探讨过程中形成的，具有强烈而鲜明的专业性特点。另外由于师生之间共同参与的科研和学习工作，它的档案是对此的真实写照，由于其产生于专业性的科学领域，所以科技档案必然具备专业性的特点。

3.可开发性：医科高校科技档案的可发性体现了高校科技档案的意义，在医科高校科研工作中所形成的档案具有重要的利用价值和开发空间，不仅能够为医科高校提供一定的信息和资源，还能够为日后的探究工作提供一定的观点和依据，此外还能够为高校科研档案的管理工作提供方向性的指导。

二、当前医科高校科技档案在管理工作上存在的问题

1.医科高校的科技档案管理者自身素质存在问题。就当前医科高校在科技档案管理工作现状来看，档案管理者在自身素质方面存在着一定的问题，他们的自身素质不高，缺乏对档案管理的专业性认识。医院院校的科技档案在种类上具有一定的复杂性，一旦管理工作者缺乏专业性技能，就会影响科技档案的管理，阻碍其发展进程。

2.医科高校缺乏在科技档案管理的资金。在医科高校的科技档案管理工作中，同样需要资金方面的支持，但是就现实的情况来看，档案管理工作的投入较少，在现代科技不断发展的条件下，档案管理工作也在逐渐的面向现代化，资金的缺乏将影响后期对档案管理设备的引入，比如电子制档案、芯片制档案等。

3.医科高校对科技档案的呵护程度不够。由于医学方面所具备的特性，就算是一些老旧的科技档案也存在着一定的价值，不仅可以留给以后参考，同时也在未来的工作中具有利用价值。

三、医科高校科技档案开发利用的有效途径

1.提高医科高校科技档案的案卷质量。在医科高校科技档案的开发利用工作中，首先要做的就是提高科技档案的案卷质量，案卷质量的高低主要取决于科研人员科研过程的情况，记录的情况越详细越完整，宗卷的质量就会越高，因此加强医科高校科技档案案卷质量的过程中，可以通过人为的努力来实现。在高校科技档案的管理工作中，对档案的归档工作是一项重要的程序，只有做好科技档案的归档工作，才能完成整个科研项目的工作，另外科技档案材料的归档工作完成后，才能开展新的课题研究。

2.加强对科技档案管理部门的服务。在一个高校科技档案的开发利用工作中，加强对科技档案管理部门的服务是一项重要的措施，不仅要提高服务方式的多样性，还要提高服务的针对性，促进科技档案的有效性，方便更多的人进行参阅和利用。下面我们来介绍多样化的服务方式：（1）阅览：所谓越懒，就是开放阅览工作室，为科研工作人员提供科技档案的查阅和利用场所（2）复制：将科技档案进行复制，方便科技人员的使用（3）信息交流：将科技档案编制成功的资料公开发布，方便科研工作者之间的沟通交流（4）提供上门咨询的服务：有效地解决科研工作者存在的问题。

结论

本文就医科高校科技档案的开发与利用工作进行了探究，希望在未来的发展过程中，能够加强对医科高校科技档案的管理工作，不断的进行完善和改进，为其日后的开发与利用起到有效的促进作用。

【参考文献】

[1]张占武，戴惠萍.医科高校科技档案的开发利用[J].档案天地，2013，10：45-46.

[2]李伶，邬雪军.应重视高校科技档案的开发利用[J].兰台世界，2005，05：19-20.

[3]戴蕴威.高校科技档案开发利用的问题与对策[J].时珍国医国药，2005，08：796.

高校档案的利用 篇4

一、高校档案管理信息化开发的内容和利用价值体现

1、高校档案管理信息化开发的内容分析

高校的档案管理是学校管理工作中的重点内容,这是高校在办学中形成以及积累的哟组合价值的各种文件的管理内容。对高校的各个方面的工作都能够得到相应的反映,对这些档案信息得到充分合理的应用,就能发挥出很大的价值。在当前的信息化发展时代,高校的档案管理信息化目标也得到了有效实现,在档案信息的开发利用方面的价值发挥就比较突出。

从高校档案资源的开发利用的内容层面来看,主要就是体现在对档案编研工作,将传统的纸质档案以及音视频档案等进行分类筛选,为学校的发展提供相应的服务。再有就是要在信息档案的数字化目标上进行实现,然后建立系统性的档案信息管理体系,将这些档案信息能够得到合理化以及充分的利用。

2、高校档案管理信息化开发利用价值体现

对高校的档案管理信息化的开发利用是时代发展的要求,信息时代背景下,各个方面的管理工作都已经实现了信息化目标, 在管理的效率上也得到了很大程度的提升。高校的档案管理工作作为是高校管理工作中的重要组成,这就需要实现信息化的发展目标,从而在整体上将档案信息的作用能得到有效发挥。在信息技术的应用下,在档案信息的开发能力也能得到有效提升,将档案管理的水平也得到了提升,在档案管理的效益最大化的目标上也得到了有效实现。

另外,档案信息化的目标实现能够将档案信息的资源得到安全的保存,并且在信息的存储量方面也比较大。档案管理工作要能和时代发展相契合,将自身的功能得到有效充分的发挥,这样才比较有利于档案工作的功能得到充分有效的实现,对高校决策层的决策科学化以及准确性也能得到有效保障。

二、高校档案信息化开发利用存在的问题及优化策略

1、高校档案信息化开发利用存在的问题分析

从当前我国的高校档案信息化的开发利用现状来看,在诸多方面还存在着问题有待解决,这些问题主要体现在高校在档案信息的管理方面没有得到充分重视,对档案管理信息化建设的重要性缺乏全面认识。这就对高校档案信息化建设工作的进一步开展有着很大阻力。

再有就是在相关的专业管理队伍方面也比较缺乏,由于高校档案信息化管理,是要有专业的人才进行保证的,这样才能将信息化管理工作得到有效落实。但从高校档案信息化管理队伍的建设情况来看,专业管理人员比较缺乏,在管理过程中的信息化知识了解甚少,在技术的操作上没有达到熟练化。以及对档案管理的法律知识了解比较少,这些方面对高校的信息化档案工作的深化发展就有着很大影响。

另外,高校档案管理过程中的信息存储技术不能有效满足实际需求,在档案的管理软件的适用度方面也比较差。这些方面的问题对高校档案信息化建设也有着很大影响,不利于档案信息的充分开发利用效率的提升。

2、高校档案信息化开发利用优化策略探究

加强高校档案信息化建设,充分保证档案信息的开发利用效率提升。对高校档案信息化建设要能从基础设施方面着手,要在档案信息化的基础设施层面得到有效完善,从信息化的硬件上以及软件上得以完善。然后从数字化综合应用平台层面进行有效完善,要能将高校档案信息化的标准建设工作妥善完成,要能有相应的制度加以规范建设。只有在基础设施上得到了良好建立,才能促进档案信息的充分开发利用。

对档案信息的收集以及编研的相关工作得到有效落实,将档案信息的一体化管理目标得以实现。为能够保证档案信息的充分开发利用,就要在档案信息的收集工作上充分重视,并能将档案信息形成系统性的信息规范,这样才能有利于实际的利用。将文档一体化的目标得以实现,就能有效的将档案信息的作用得到充分发挥,保证了档案信息的完整性。

对高校档案信息化建设中,要在数据库的建设层面进行加强,将档案馆藏的资源充分的开发。数据库建设是档案信息化建设中的重要部分,在具体的建设中要能有相应的标准,并能将档案数据资源的储备工作得以完善,这样才能有助于档案工作的进一步发展。对相关部门的小型数据库的建设规范标准化,将数据库的上网速率得以有效保证。

对高校档案信息化建设工作的加强,要能从专业人才队伍的建设层面进行加强。要能积极的提升档案信息化管理队伍的整体素质,建立高素质并有着综合能力的档案信息化管理队伍,这是档案信息化管理水平提升的坚实基础。管理人员在信息技术的应用上以及档案管理的理论知识等方面,都要加强学习。在档案的相关法律方面也要有深入的研究,这样才能从根本上保障管理水平的提升。

三、结语

总而言之,加强对高校档案信息化的建设,促进档案信息的充分开发利用,这对高校的整体管理水平的提升就有着积极意义。在当前的教学改革背景下,只有充分重视档案信息化的建设工作,才能保证高校的进一步发展。此次主要从档案信息化建设的价值体现以及存在的问题等层面进行的重点分析,并结合实际提出了几点措施,希望有助于实际的档案管理信息化建设发展。

摘要：信息化时代,高校的档案信息化建设也成为发展的趋势,加强对高校档案信息化的建设,能有利于档案信息的充分开发利用。在当前的教学改革背景下,高校的管理模式也要能够进一步优化,档案管理的信息化是重要的管理内容。基于此,本文主要就高校档案管理信息化开发的内容和利用价值体现进行详细分析,然后结合实际对高校档案信息化开发利用存在的问题及优化策略进行详细探究。

关键词：档案信息化,档案开发,价值体现

参考文献

[1]何汉英.试论高校数字化档案信息开放性服务[J].山西档案,2014(04).

[2]关继南.档案信息资源开发与档案馆公共服务能力建设[J].中国档案,2014(04).

[3]倪丽娟.档案信息资源的整合与信息化[J].中国档案,2014(12).

[4]梁伟.开发档案信息资源为构建和谐社会服务[J].中国档案,2015(11).

档案开发利用工作的探讨 篇5

【摘要】：随着信息技术在全球的不断普及和应用，无疑就是将带有地方特色的生活方式与个人的行为活动紧密地联系起来，“分散化、集中化、全球化”的趋势就应运而生了，这就打破了时空的隔阂。因为人们对传统档案利用需求量越来越大，所以，信息技术为了满足人民大众的需求提供了一条捷径。现代化档案开发利用是大势所趋，也是档案内容向着多元化方向的发展;更是档案价值向着信息化方向发展;档案管理向现代化、科学化方向发展;档案利用向电子化、网络化方向发展。文章介绍了档案开发利用的新特点、难点，以及关于档案开发利用的相关建议和趋势方面的内容，这就是人民大众的福音。

【关键词】：档案开发利用、探讨、难点，新趋势

1、引言

鉴于社会信息化水平的不断提高，于是人们对档案资源的价值进行了重新的认知。档案资源的价值重大这一观念也被大众所接受。档案资源是社会主义建设事业环节中不可缺少的重要资源，其真正开发利用程度会关系影响到档案事业以及社会主义建设事业的整体进程和成效。所以，怎样加强档案资源的开发利用工作，探讨其最大程度地实现档案信息资源的优化共享，无疑就成为当今档案管理工作的重点和核心。

2、档案开发利用的新特点

2.1案利用内容与社会大环境联系日益紧密

随着经济发展和改革开放这个呼喊声日益强盛，社会大环境默许只要是为了经济建设服务，档案馆的一切内部档案信息资源可以调动。开发利用档案信息，不仅仅要为经济建设提供优质满意的服务，还要在保障人们的利益、丰富人们的文化生活等方面发挥作用。

2.2案利用面日益广泛

随着公民利用档案意识的日益增强，以及档案开放力度的加大，到档案馆查阅档案的人员越来越多，诸如机关政要、企业单位、学校教育机构、科研工作人员以及留学生、港澳台同胞、侨胞等社会多个层面。这就要求查阅的档案内容要关系到社会时代的变革、历史史实、政治内容、经济要领、文化知识、科研数据、人事等各方面的内容。

2.3殊载体档案利用率日益提高

因为人们对生动、形象、直观的实物档案以及声像档案更容易接受和感兴趣，所以实物档案和声像档案在档案开发利用中占有特殊的地位和具有特殊的价值，也使得各界工作人员和利用者对其越来越看重。

3、档案编研工作——大事记、组织沿革等

3.1组织机构沿革的相关概况

组织沿革是记载特定单位、地区、专业系统的机构、人员变化情况的一种档案参考资料。组织沿革的内容一般包括：单位、地区、专业系统的历史概况、行政区划、建制变更情况;单位名称的改变、地址迁移、成立、合并以及撤销时间;权范围、隶属关系、领导人的任免、编制发展情职况、内部组织机构的设置变化情况。

组织沿革的分类：单位组织沿革、地区组织沿革、系统组织沿革。

组织沿革的体例：按系列分述、按编年分述、按阶段分述。

3.2大事记大致有以下三种体裁：

1、编年体式。即按年月日的时间先后顺序编写的大事记。

2、纪事本末体式。即以事件的发生、发展和结束的始末为纲，编写成短文或条目，再按时间先后顺序排列。

浅谈高校档案利用工作的研究 篇6

【关键词】高校；档案利用

随着社会档案意思的不断增强，人们在日常工作和生活中利用档案的事务越来越多，档案为凭的事例屡见不鲜。高校档案是全校师生员工在教学、科研、党政管理及其他各项活动中所形成的归档保存备查的文件材料，是学校发展的历史纪录，更是学校工作中不可或缺的组成部分。

高校档案利用工作是高校档案工作的根本目的，也是高校档案工作的中心环节。档案人员需要深入实际，了解和熟悉学校各部门的工作特点和对档案需求的规律性，编制各种检索工作严格执行查、借阅制度，做好编研工作，开展咨询服务，及时向广大师生员工了解利用档案的效果实例，以此来宣传档案工作，增强全员档案意识，对反馈的利用工作信息进行分析研究，及时改进。

1.当前高校档案利用工作中存在的问题及原因

高校档案利用工作已經有了很大进展，但是也存在不少问题：一是档案本身门类不全，内容单一和文件材料收集不全；二是主体面窄、利用目的单一；三是服务意识不强、方式被动、自我宣传不够、基础工作薄弱、编研水平低、工作人员素质有待提高、技术水平有待改进；四是领导不重视，全民档案意识薄弱，严重制约着高校档案的利用。

就高校档案利用工作来讲，导致一系列问题出现的原因可以归结为以下几点。

1.1从高校档案馆的性质来讲

它本质上就是高校档案的收集、保管和利用场所，它的所有工作都是为高校服务的，馆藏档案有很强的专指性，社会性不强，这就导致对高校档案的利用需求面非常狭窄。

1.2从高校档案馆的地位来讲

高校的主要任务和工作是教学和科研，档案馆只是一个辅助部门，这就导致档案馆在高校的边缘化地位。领导不重视、各方面投入不足也在情理之中。

1.3从档案意识来讲

长久以来的传统思想依然根深蒂固，在某些领导眼中，档案馆依然是一个养闲人的部门，在教职工和学生心目中，档案馆依然是一个神秘的“机关衙门”。这一方面导致档案馆工作人员更新换代非常慢，素质难以短时间内提高，另一方面，利用需求薄弱，即使有也不会第一时间想到档案馆。

1.4从体制来讲

目前学校的体制依然是官本位体制，尤其是对于高校档案馆这种涉密性较强的单位来讲，保密和利用控制更加严格，这就导致利用手续繁琐、程序复杂，一定程度上限制了高校档案的利用。

2.高校档案利用工作的特点

高校档案本身的属性和利用工作的特殊性导致高校档案的利用不同于其他档案利用的特点，高校档案馆所处的环境与其他类型的档案馆完全不同，而且高校档案本身由于其内容和收集周期的差异，导致高校档案利用呈现出自己独特的特点。

2.1社会性不强

高校档案是高校教学、科研、管理等活动的历史记录，它的内容决定了它不可能有广泛的社会需求，高校档案的利用主体主要是高校内部各部门、个人以及少量的学生等，甚至某一部门形成的档案最大的利用主体就是本部门本身，高校档案利用率不高说到底也是这一特点的一种表现。

2.2时效性很强

高校档案的收集周期以学年为单位，而且收集的档案大部分是对本校各部门、教职工和学生开放的。由于高校档案的利用主体主要是学校内部的部门和个人，因此高校档案的时效性就更加明显。而其他档案馆保存的档案，按规定一般是自形成之日起满三十年才能向社会开放，相比较而言时效性就显得差一些。

2.3周期性明显

从类别上看，高校档案中教学档案的数量最多、利用频率也是最高的，这与学校以教学工作为中心是相一致的。于此相对应，高校档案的利用在实践中呈现出明显的周期性就不足为怪了。

2.4波动性强

高校档案利用与高校政策及建设紧密相关，如高校校园建设、本教学评估等，会使高校基建档案、教学档案、行政档案等的需求量陡然增加，相应的利用数量也会突然增大，因此从纵向比较来看，各年份的利用波动也非常大。

3.改善高校档案利用工作的建议与措施

3.1提高全员档案意识

档案利用工作直接受档案意识强弱的牵制，要增强全员档案意识，一要及时宣传党和国家关于档案工作的方针、政策，提高人们对档案工作的重要性和必要性的认识；另一方面要采取多种形式，宣传档案工作的实效，揭示档案及档案工作与高校改革发展，各大工作环节乃至教职工个人切实利益的紧密关系，使人们通过看得见的实例，加深对档案及档案工作性质、地位和作用的认识，并以此影响人们的档案行为，提高全员档案意识，促进档案利用工作。

3.2重点对待利用率较高的档案

据统计高校档案的利用率一般在7%—10%之间，因此我们有必要对这不足10%的档案重点照顾。除了要保证此类利用频率较高档案的齐全完整外，还需要在编目、编研等工作方面做适度倾斜。比如我校档案馆就为利用频率高的教学档案、基建档案等编制了专题目录；我们还为近几年利用频率特别高的档案建立了专题目录，大大方便了利用者。

3.3做好档案工作的未雨绸缪

高校档案的利用有很强的周期性和波动性，也具有较强的可预见性。作为高校档案工作者，我们要时刻关注学校乃至各部门、各系的动态，对于能够利用到的档案要事先做好相关的准备工作，如熟悉档案的基本情况、编制专题档案目录等。比如学校财务处下发了关于审核教职员工职称和工资的通知，那么相关的财会档案和人事档案必将迎来一个大规模利用的高峰期，这时候做些未雨绸缪的工作，是十分必要地。

论高校教学档案的收集与利用 篇7

档案的类型不同, 形成的周期不同教育部发布的《高等学校档案管理办法》将高校档案分为党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、产品生产类、基建类、设备仪器类、出版类、外事类、财会类等11个一级类目, 在原来的基础上增加了学生类。这些档案的类型不同, 其形成周期也是不同的。如, 文书档案的形成周期是以一个自然年为一年, 科研档案是以每个科研项目 (课题) 的完结为一个周期, 学生档案的形成是以学年度为周期。而教学档案的形成周期在高校档案中, 是数量最多最复杂的一类。从《高等学校档案实体分类法》来看, 教学档案由三部分组成:第一部分是按自然年度形成的教学管理性文件材料;第二部分是按学年度形成的专业性教学材料;第三部分是按学生培养周期, 即三年或四年为一个培养周期的学生学籍档案。这些材料的形成周期不同, 又分散在不同的部门和各专业任课教师手中, 如果管理不善, 就容易造成文件材料收集不完整甚至丢失的现象。

档案内容的丰富性和利用人群的广泛性高校教学档案内容丰富, 利用广泛, 成为高校档案中一大新特点。它的利用人群有高校的领导者、管理者、教师、员工和在校生还有社会公职人员及其他高校。它的内容包含了教师在教书育人以及学生在校期间的学习情况、思想表现。主要包括: (1) 上级教育主管机关下达的指令性、指导性文件, 即教育改革、教学计划、专业和课程设置、招生、毕业生分配等方面的计划、指示、规定、办法等; (2) 综合性教学文件材料, 即学校制定的各种教学

制度、办法、规定、条例, 教学工作的各种统计表; (3) 招生工作的材料, 即招生计划、简章、专业介绍、新生名册、招生工作总结等; (4) 学生学籍管理材料, 即新生登记表、学生学籍表、成绩表、在校生名册、学生学籍变更 (升级、留级、休学、转学、复学、退学) 材料; (5) 学生奖惩材料; (6) 教学计划、方案, 教学大纲, 教学改革方案、总结; (7) 教材方面的材料, 即自编、主编教材的正本; (8) 教学实习、生产实习方面的材料, 即计划、大纲、总结、实习结果鉴定、实习报告等; (9) 课堂教学材料, 即课程安排表、教师任课安排、典型讲义、教案; (10) 优秀的、典型的毕业论文、毕业设计及评定意见; (11) 师资培训的计划、考核及总结, 出国进修、教师工作量的规定、教师教学质量奖励、教学情况调查表; (12) 夜大学、函授部、各类培训班、进修班形成的文件材料。同时还有根据各高校的办学特色形成的文件和材料。

电子化、多载体的发展趋势要求越来越高随着计算机技术、摄影技术等先进科学技术的普及发展, 档案工作向电子化、数码化方向发展已是大势所趋, 档案的存储介质也由原来单一纸质档案转化为不同载体档案的共存, 这是档案发展的划时代变化。高等院校作为教育的最前沿也不例外, 每年都会产生大量不同载体的文件材料。档案数量大幅度增加, 汇集的信息资料也越来越多, 不仅要收集文字、图表形式的传统的纸质档案, 还要收集照片、录像、VCD、磁带等音像档案, 以及牌匾、锦旗、奖状、奖杯等实物档案。同时对档案信息开发利用的速度和效率的要求也越来越高, 传统的管理模式已远远不能适应现代社会的快节奏, 必须加强现代化管理力度, 满足高科技信息时代发展对档案的需求。

运行中的信息资料处于分散、零乱的状态近几年, 高校面临各种改革, 办学模式、办学特色也在发生变化。由于院校合并或高校设立若干个分校, 在客观上形成多校区、异地办公、办学的现象, 由此也形成信息资料在运行阶段处于分散、零乱的状态。有的教学部门为了方便自己使用, 不向档案部门移交档案, 又无专人保管, 导致档案遗失、破损现象严重, 给档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用工作带来了困难。

高校教学档案的收集应注意的问题

建立校园网络体系, 层层把好文源关高校的教学档案都是由各学院、系部产生, 并分散在各部门、各个教师手中的。高校档案部门, 首先要从管理体制上严把文件入口关, 建立校园各部门兼职档案员网络体系, 负责收集本部门的不同类别的档案, 高校档案馆的教师同时要加强档案归档的业务指导, 采取有力措施, 加强归档收集力度, 加强考核。确保进馆的档案齐全、完整, 凡不齐全、不完整的要责其收集完整, 需返工的一定要返工, 直至归档齐全。每学期定期或不定期召开网络人员会议, 通报阶段性收集工作所取得的成绩, 布置下一阶段的工作。并对兼职档案员职责进行考核, 对收集工作完成出色的网络人员给予一定的精神和物质奖励, 以调动大家的积极性, 真正发挥网络人员的整体力量。

制定规范, 确定收集范围依据《高等学校档案实体分类法》, 教学档案分为八个二级类目:综合、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、学位、毕业生、教材。但涉及具体的每个高校, 在收集归档档案时又有不同的内容。本科院校和高职院校有不同, 综合类大学和理工科大学也有不同, 同时, 因为办学的方向和办学的理念不同产生的教学材料不同, 在实际收集过程中, 要根据本校的具体情况作具体对待, 对收集范围进行增减, 对增加的归档项目要及时写入收集范围表中。还有高校档案馆 (室) 要随着变化的教学方案、教学大纲制定各教学部门对教学档案的归档方案, 对案卷质量、门类、载体、归档时间均要提出要求。

坚持系统性、特色性原则当今教育体制的改革, 使许多院校合并, 由此也产生在一个高校中有几个全宗的问题, 这就使得高校的档案更丰富多彩。但不同的高校有自己不同的办学理念和特色。如, 高职类的学院就必须以学生的实际操作能力、动手能力为主, 那么, 在实际收集档案材料过程中, 就要重点考虑收集教师在实践教学、典型教案和学生在专业基本技能课程、项目等方面的材料。收集过程要坚持系统性、特色性的原则, 全面又要突出教学重点、教学特色。为了避免盲目性, 档案馆 (室) 应根据本校管理体制的运行方式和教学档案产生的特点制定出一个比较详细的资料收集范围、标准, 使收集人员在收集时有据可依。

加强对档案的基础业务的整体建设, 促进教学档案的健康发展在不断加强档案基础业务建设中, 从抓教学档案的收集归档为切入口, 促进教学档案的整体发展。一是要从抓文源入手, 严把文件质量关, 规范学校的发文字号, 规范收、发文程序, 统一规定档案的表格设计。如, 学年度第X学期讲座 (报告) 计划表, 教师调课、代课、停课申请表, 教学人员外出审批单, 学生学籍表、成绩单、毕业设计 (论文) 任务书、优秀毕业设计 (论文) 成果统计表等统一规定行文纸张和各类表格的规格 (样式) , 从根本上规范各类教学文件材料的质量。二是建立管理网络, 强化管理机制。在学校档案专职人员为主的基础上, 各教学部门、系部明确一名教学秘书为学校兼职档案员, 负责本部门档案的收集、整理、移交工作, 兼职档案员的工作纳入年终考核, 形成一个以高校档案馆为中心的强有力的管理网络。三是建立案卷类目, 加强基层管理。学校档案馆结合各教学部门产生的档案的内容和规律, 帮助院系做好平时立卷工作, 建立案卷类目, 各类文件对号入座, 分类管理, 为年终归档和学年度归档打好基础。

高校教学档案的利用应注意的问题

建立并开放校园档案网站信息时代高校档案馆对社会的服务理念和方式将会发生根本性的变化, 高校档案馆服务的重点对象也会由向本校教职工转向社会大众, 以人为本的服务将占据主导地位。高校要开辟校园档案网站, 把提供档案信息联网查询服务作为一个重要发展方向, 有针对性地将教学档案向社会开放。应主要着眼于四个方面:一是向教职员工提供直接满足利用需要的教学档案内容, 在网上直接提供开放档案全文阅览工作;二是向社会开放学生素质教育取得优异成绩、获奖情况的学籍档案;三是向社会开放有关教学管理、特色办校的发展思路;四是在开放作息时间上改变传统的时间表, 满足社会各阶层人士多样化的需要。

计算机联网检索, 方便快捷高校的档案信息资源会随着学校的发展日益增多, 对高校的档案管理现代化的程度要求越来越高, 仅凭已有的《卷内文件目录》、《案卷目录》、《全引目录》、《全宗目录》是不够的, 还必须采用现代化的检索手段, 通过文件级著录卡形式, 将文件的组卷年度、分类号、保管期限、案卷级档号、正题名、主题词、文件形成日期、顺序号、卷内页号、责任者等信息录入计算机, 采用计算机检索方式, 完成计算机管理, 实现变传统手工管理为现代化管理, 引进高速扫描系统, 将档案文件以图像形式高密度存储于光盘, 在一定技术条件下实现通过网络查阅档案原文, 提高查全率和查准率。

拓宽服务领域, 变被动服务为主动服务高校的教学档案是学校档案的主体、核心及重点, 同时也是衡量学校教学质量和管理水平的重要标志之一。目前, 许多高校档案的利用还处于被动服务状态, 不知如何主动服务。其实, 教学档案利用范围十分广泛, 包含的信息也十分丰富。如, 学籍档案可以统计历届学生的毕业率、结业率、延期毕业率、退学率以及教学大纲、教学计划、师资水平、生源状况等等, 主动对其可以方便编研加以分析, 提供给教学管理部门, 可以方便对教学管理进行评估, 为制定教学管理措施, 改进教学方法, 提高教学质量提供信息支持。高校档案馆还应拓宽服务领域, 变被动服务为主动服务。要深入学校各项活动第一线, 进行各种活动, 专题收集。收集的过程既是宣传档案工作的过程, 又是互相学习交流的过程, 可及时了解和掌握行政、教学工作中新产生的文件材料的内容及其对档案的需求情况, 抓住学校教学工作中有办学特色、有突出教育教学效果的材料重点收集, 专题专卷, 既能丰富高校馆藏档案, 也能激发各个部门积累、收集、移交档案的积极性, 拓宽服务领域, 变被动服务为主动服务。

参考文献

[1]胡蓉.浅谈高校教学档案的收集与信息资源的开发利用[J].绵阳经济技术高等专科学校学报, 2001, (1) .

[2]陈玉.新时期高校教学档案的收集工作刍议[J].平顶山学院学报, 2006, (4) .

[3]包华.重视高校教学档案的收集与利用[J].内蒙古农业大学学报 (社会科学版) , 2002, (3) .

[4]李咏梅.高校教学档案的科学管理和利用开发[J].兰台世界, 2005, (9) .

高校档案的网络化利用研究 篇8

一、高校档案的网络化利用能满足社会活动的新需求

1. 高校档案的网络化利用能满足社会活动范围扩大化的新需求。

随着经济社会的飞速发展, 各种交通和通讯工具的广泛应用, 人们的社会活动范围也随之急剧扩大, 特别是高校学科繁多, 人员数量大, 高校的教学、科研和管理活动涉及社会活动的许多方面, 传统亲临查询的档案利用模式已经明显不能与之相适应。而通过网络, 即使用户在远离档案源的千里之外, 都可以便利地查询和下载相关的档案信息, 使档案的利用价值得以充分发挥。

2. 高校档案的网络化利用能满足社会人才流动自由化的新需求。

高校是各类人才的聚集地, 人才流动频繁, 加上每年数以百万计的毕业生奔赴社会各地, 对于这些分散的潜在的档案利用者来说, 传统的档案利用服务模式已远远不能满足他们的需要。但档案相对于流动的人才来说, 是一个相对稳定的存在。而通过计算机网络, 只要用户有需要, 就可以随时随地利用相关的档案资料, 为实现自身的目的服务。

3. 高校档案的网络化利用能满足社会活动程度深入化的新需求。

传统的社会活动无论是从其利益主体、实现途径还是从实现客体方面而言, 一般都比较单一。档案利用的途径和方面也就相对比较单一。但现代的社会活动程度已经越来越深入, 利益也日益多元化, 而高校的教学和科研活动也和社会结合得越来越紧密, 传统单一的档案利用模式已经不能适应其发展。而通过计算机网络, 用户可以根据自身的需要对档案信息进行相关的定制和深入利用, 满足其多元化的需求。

二、高校档案网络化利用的特点

1. 网络化。

档案通过网络进行利用, 其首要条件当然就是网络化。网络化就是档案管理部门将档案信息通过计算机网络作为载体为利用者提供服务, 用户无论何时何地想要查询和下载档案信息, 都可以通过网络实现。安全通畅的网络是网络化的物质和现实基础。而随着计算机和网络技术在高校的普及和发展, 高校信息化进程不断加快, 为高校档案的网络化利用提供了得天独厚的条件。

2. 数字化。

传统载体的档案必须转化成数字档案才能实现档案的网络化利用。数字化的过程中要注意的是:首先, 是格式和载体的转换。档案的网络化利用需要变革档案信息的搭载方式, 其具体方法就是将档案信息数字化。其次, 是数字化档案的质量。如果数字化档案的质量不能保证, 那么用户通过网络得到的档案数据将会是受损的, 也就满足不了用户的需要, 影响了档案网络化利用工作的顺利开展。再次是数字化档案的原始性。在转换工作的过程中, 档案管理部门要运用一切可以运用的技术手段和力量, 保证档案信息数字化后经过计算机网络、检索技术在提供给用户的档案信息与原始纸质档案仅存在载体和阅读方式的差异, 其承载的档案信息内容是完全一致的。

3. 标准化。

档案信息的标准化应该是格式的标准化、地域的标准化、行业的标准化、查询的标准化和下载的标准化。具体来说, 格式的标准化就是要求档案信息在同一领域或类型中保持处理和存储的格式统一, 方便用户的查询和利用;地域的标准化就是要求在国内的档案管理单位中, 对于同类型的档案信息要运用相同的格式进行存储和利用;行业的标准化就是要求整个档案行业在同类型的档案信息中要做到格式的统一标准;查询的标准化和下载的标准化要求档案管理单位要使用户在查询和下载过程中使用的一致的软件, 统一的格式, 以便利用。

4. 保密化。

保密化的问题归根到底是档案工作的安全性问题。档案利用的网络化, 一方面要求档案管理部门将低密级或者授权用户需要的高密级的档案通过网络进行传输利用;另一方面, 也要求档案管理部门遵循原始档案的保密性, 确保涉密档案信息不被未授权者浏览。

三、实现高校档案网络化利用的具体措施

1. 馆藏档案数字化是实现档案网络化利用的基础。

馆藏档案数字化实质就是在维护原始信息内容一致的前提下, 档案信息记录方式和载体形式的转换。在进行馆藏档案数字化过程中值得注意的是, 目前对于大多数高校的档案馆而言, 全部馆藏数字化是不现实, 也是没有必要的。高校的档案管理部门应该根据自己馆藏制定相应的数字化计划, 应当从各自的实际情况出发, 数字化档案范围分轻重缓急, 分阶段、层次、步骤进行。首先对馆藏珍品档案、破损程度较重的档案、需要永久保存的档案、当前或以后利用率非常高的档案先行数字化, 然后再逐步推进馆藏档案数字化的进程。在馆藏档案数字化的同时, 还要加强对教学、科研和管理工作中所产生的电子档案的收集、整理和归档工作。

2. 加强档案信息网络综合服务系统建设是实现档案网络化利用的必要条件。

使用针对高校档案管理开发的、质量可靠、服务完善的网络版计算机档案管理软件, 是档案管理部门实现基于网络环境的档案综合信息服务的保障。如我校档案馆进行档案网络化管理用的是南大之星网络版档案管理软件, 并采用专门的、独立的服务器来存放档案数字化信息, 保证了档案数字化信息的安全。有了完善可靠的计算机档案管理系统, 还需要通畅快捷的互联网才能实现高校档案的网络化利用。利用校园网来实现档案的网络化利用是个不错的选择。档案馆的网页可以挂在学校主页下, 而档案信息管理系统就挂在档案馆的网页下, 用户可以通过学校主页进入档案信息管理系统查询自己所需要的档案信息, 既方便又快捷。

3. 数字化档案信息的安全性是档案网络化利用的保障。

由于网络的开放性, 黑客攻击、网上窃听与篡改、病毒、程序缺陷等众多因素威胁着档案网络的安全, 所以要求我们必须有严格的档案信息安全管理体制来保障档案信息在网络化利用中的安全。第一, 要严格执行国家和高校颁布的有关信息安全的法律、法规和标准、规章, 增强安全意识, 防止失密、泄密事件发生;第二, 将防火墙技术、杀毒软件系统、网络安全检测、电子身份认证系统、数据加密技术综合运用, 对档案信息网络系统有专人维护和管理;第三, 对档案资源按照密级设置安全使用权限, 避免导致非法和不正当使用。对保密的电子文件应单独存放, 不能连接到网络服务器上;第四, 对不同的用户实体进行分类, 分为系统管理员、授权特殊用户和普通网络用户, 有效应用电子身份认证系统和网络用户登录注册制度, 充分保证系统的正常运行和档案信息的安全。例如, 我校档案馆内的专职档案管理人员为系统管理员, 可以用自己的用户名登录档案管理服务器地址查阅所有的档案信息, 但是只能录入和修改自己所分管的部分档案信息;学校各部门各院系各有一名 (一般为办公室主任或办公室秘书) 授权特殊用户, 可以用自己的用户名登录档案馆的服务器地址进行校内公开的档案信息的查询, 但是却不能修改任何档案信息;至于普通的网络用户, 则可以游客的身份登录档案信息管理系统, 查询档案馆面向社会开放的档案信息。

4. 档案的网络化利用中计算机技术和网络技术的引入对高校档案管理人员提出了更高的要求。

档案网络化管理人员必须是既精通档案管理方面的知识, 又掌握计算机、信息管理、网络技术的人才。这就要求高校的档案管理部门坚持以人为本, 加大人才培训力度, 把档案工作的人才培养重点放在自身能力的充实、提高上, 造就与时俱进的档案管理队伍。

摘要：档案的网络化利用是提供高校档案准确、快捷服务的必要途径。高校档案管理部门要在充分认识档案网络化利用特点的基础上, 采取相关措施, 做好高校档案的网络化利用工作。

关键词：高校档案,网络化,利用

参考文献

[1]朱俊鹏.浅谈高校档案馆藏数字化[C].北京高校档案学术论文汇编, 2006.

高校档案利用工作刍议 篇9

1. 加大宣传力度。

首先, 要加强高校档案价值、作用及其利用效果的宣传, 也就是要让人们知道高校档案是什么、高校档案有哪些作用、能解决些什么问题、能给公民个人带来什么好处、档案与经济社会发展和日常生活的关系等, 从而唤起人们对高校档案利用工作的重视, 激发人们利用高校档案的愿望与热情, 扩大高校档案利用群体。其次, 要加强高校档案利用工作的宣传。宣传怎样利用高校档案、如何使用检索工具查找自己所需要的档案, 从而引导人们用好高校档案。第三, 要加强对开放档案目录或开放档案信息内容的宣传, 通过网络、广播、电视、报刊等舆论媒体扩大宣传工作的覆盖面。

2. 强化基础建设。

随着高等教育的发展, 高校办学规模逐步扩大, 高校原有的基础建设不适应高等教育发展的状况愈加突出。设施老化、库房不足、管理手段相对落后, 成为影响高校档案利用的重要因素, 因此, 必须有的放矢地从多方面强化基础建设。首先, 档案部门应向学校提供本部门的基本情况, 包括所需要的资金、政策和人才上的支持以及档案工作如何为学校各部门服务等情况, 使学校领导了解档案利用工作的实际需求。其次, 学校应把档案工作作为学校整体工作的组成部门和办好学校的基本保证来对待, 适当增加经费投入, 努力改善工作环境, 逐步配备必要的库房、密集架、计算机、打印机、复印机、扫描仪、照相机、录像机等设备, 为提高高校档案利用效能创造条件, 使高校档案馆 (室) 真正成为对内对外服务的窗口。

3. 做好收集工作。

收集工作是文件材料向档案转化的关键环节, 直接关系到档案的利用价值。高校档案收集工作就是把分散在部门或个人手中的档案材料, 按照国家有关规定, 及时、完整地收集到档案馆 (室) , 经过分类、排列、编目、装订后立卷归档。为了确保归档文件收集齐全, 要注意从以下几个方面下功夫:第一, 健全制度, 明确归档范围。只有制定文件材料的归档制度, 从制度上加以约束, 才能保证档案收集工作的有序开展。第二, 建立组织, 保证收集途径的畅通。如建立档案工作领导小组, 明确各部门负责人为该部门文件材料归档的责任人, 档案馆 (室) 与各部门负责人签订责任书, 并规定材料的收集途径等。第三, 与经济利益挂钩, 提高归档的自觉性。可将文件的归档工作纳入学期或年度的目标管理考核, 直接与经济利益挂钩。第四, 平时收集与重点线索追踪相结合。在各项工作活动中形成的材料要及时收集, 避免事久遗忘。同时, 档案人员不能坐等材料上门, 要主动出击, 及时了解学校的重大活动, 掌握线索, 重点追踪。

4. 完善检索工具。

档案检索工具是档案馆 (室) 揭示档案内容, 迅速、准确向利用者提供档案信息的主要途径。检索工具编制得越科学、越精细, 对档案信息的揭示就越全面、越准确, 档案信息资源就开发得越充分、越便于利用。目前, 档案检索工具单一是直接影响高校档案信息资源开发利用的重要因素。要克服这种弊端, 就必须编制不同形式的检索工具, 形成多元化的档案检索体系, 使检索工具互补增益, 发挥档案文献的最大效能。另外, 还要积极创造条件, 采用计算机检索, 提高检索效率, 加强档案信息资源的深入开发。

5. 加强编研工作。

高校档案编研工作是通过挖掘档案信息, 对高校档案信息资源进行高层次地深度开发, 直接为高校教育、教学工作提供准确而有价值的档案信息的一种最有效途径。它是适应信息社会形势发展需要, 搞好高校档案开发利用工作的一项重要内容。第一, 档案编研要以实用性、真实性、准确性为原则, 尽量做到切合实际、注重质量、内容准确、文字简练。第二, 编研工作要紧紧围绕高校工作需要, 以学校的主要职能为核心, 有的放矢, 编研成果才有用武之地。第三, 除了编制传统的大事记、组织沿革、基础数字汇集、学校简介、校史外, 还要注重特色档案的编研工作, 要学会按专题分类, 对档案材料进行研究, 打造编研精品。为此, 档案编研人员不仅需要经常深入教学科研第一线, 掌握最新动向, 了解需求情况, 还要关注学校党政管理活动的重点, 了解未来工作的发展动向。只有这样, 档案编研的针对性才会更强, 价值才会更高, 利用起来才会更加便捷。

6. 提高人员素质。

浅谈高校干部档案的管理和利用 篇10

1.1 现阶段高校干部人事档案的管理方式

目前高校人事档案管理模式各有不同, 主要有组织、人事部门管理的, 档案馆管理的, 人才中心管理的, 高校干部人事档案归应归哪个部门管理更为科学合理, 对于是否并入高校档案综合管理, 还没有定论。笔者认为, 高校干部人事档案的管理不应并入高校档案馆管理, 一是按《干部人事档案工作条例》规定, 其业务主要是与组织、人事部门联系的更为紧密;二是人事档案动态性的特点与其他档案比较有特殊性;三是查、借阅档案有特殊要求;综上所述干部人事档案不应归档案馆管理。

1.2 高校干部人事档案管理与利用存在的主要问题及成因

1) 档案材料不全, 可参考价值低

按干部人事档案材料收集制度的规定, 人事档案材料主要为十大类, 这十大类材料主要是为组织、人事工作服务的, 而反映高校教师教学水平、科研水平, 论文、论著、业务专长的材料较少。档案中缺少反映新时期商品经济条件下, 人们在社会生活中的银行信用等材料。

档案意识薄弱, 有的教职工进修学习的材料、硕士、博士等材料不能及时归档, 学习培训结束后, 部分教师将档案材料放在自己手里, 伺机跳槽。绝大部分教职工, 档案意识不强, 对年度考核等档案材料填写不认真。个别领导对鉴定等评价材料不认真, 致使年度考核、鉴定和评价材料后悔缺少参考价值, 很难准确反映教职工的真实工作情况。严重影响了干部人事档案的质量, 使档案失去了应有作用。

2) 查、借阅手续繁琐, 利用率较低

现阶段绝大部分高校教职工的人事档案是参照干部档案来管理的, 按《干部档案工作条例》的规定:查、借阅干部档案, 利用单位必须派二名以上中共党员干部, 持《查阅干部人事档案审批表》和工作证, 到干部人事档案管理部门办理查阅手续。对持行政介绍信或调查证明材料介绍信查阅档案者, 干部人事档案管理部门不予受理。不得擅自拍摄、复制档案内容, 对于确因工作需要利用档案材料取证的, 必须经过干部档案处 (科) 负责人审批后方可复制提供。干部人事档案原则上不外借, 确因工作需要必须借出使用时须申报理由, 经主管部门负责人审批同意, 方可借阅。任何人不得利用任何理由查 (借) 阅本人及其亲属的档案。较为复杂、严格的手续, 有利于干部人事档案的保密, 这种干部人事档案在保密状态下的管理模式, 在客观上既缺少群众的监督, 为极少数造假者提供了便利, 也为干部人事档案材料信息的合理利用设置了障碍。

3) 信息化水平不高, 工作效率较低

现代社会计算机技术在许多行业部门已经得到了广泛的应用, 但在干部人事档案管理部门, 应用水平不高, 信息化程度较低, 许多高校虽然使用了计算机, 但仅仅是建立了查阅的索引目录, 没有使用干部人事档案信息化管理系统, 未能实现干部人事档案的数字化管理, 没有建立个人的电子档案, 查、借阅干部人事档案时仍采用手工操作方式, 反复使用原件, 这样既浪费了人力物力, 效率低下, 又直接影响到干部人事档案的完整与安全。

4) 档案管理人员配备少, 素质差次不齐

按《干部档案工作条例》规定:每1000卷档案配备1名专职档案管理人员, 此规定为1990年中组部的规定。在当时条件下, 能够满足工作需要, 现今, 人事档案归档案材料增加, 利用频繁, 高校教职工继续学习的学历及短期培训材料, 每一年的职称评聘、年度考核、表彰奖励材料、干部任免材料等都需要进入人事档案, 整理工作任务繁重。职称评聘、工资改革、房补、干部任免、离退休、高校人才流动等工作, 使干部人事档案利用频繁, 原有管理人员配备标准已不能适用工作需要。

档案专业人员缺乏, 由于历史原因, 高校配备的干部人事档案管理人员多为老、弱、病等, 档案专业毕业的人员较少, 素质较低。对干部人事档案的收集、分类、整理、归档等业务不熟悉。此外, 由于个别档案管理人员不安心档案工作, 总是伺机跳槽, 队伍建设相对较差, 也就很难提高业务水平。

2 搞好高校干部人事档案的管理与利用问题的主要途径

2.1 拓宽干部人事档案的收集渠道, 丰富档案内容, 增强可用性

按干部人事档案材料收集的要求, 把应归档材料收集归档, 而且更应体现和侧重高校特点, 将反映教学、科研水平成果的材料, 本人的业务专长、科研项目的材料以及教职工的社会兼职、银行信用等材料收集归档, 使干部人事档案材料内容更丰富, 更具有参考价值, 增强干部人事档案的实用性。

2.2 增强档案意识, 严格审核, 保证档案材料的真实准确

准确真实是干部人事档案存在的价值, 如果档案不准确、不真实, 档案也就失去了存在的意义。应加强档案法规普及宣传教育, 增强高校教职工特别是各级领导的档案意识, 对进入干部人事档案的材料进行严格审核, 对年度考核、鉴定、政审、干部任免等容易形成简单、雷同或带有主观倾向性的材料, 实行层层把关。明确责任, 对于提供了虚假人事档案材料的部门领导实行问责制, 加强处罚力度, 避免人事档案造假, 保证人事档案的真实准确, 使档案真正具有遴选人才依据的价值。

2.3 区分级别, 分类管理, 拓宽干部人事档案利用渠道

现高校干部人事档案是在较为封闭状态下运行的, 基本上是组织、人事部门经常查、借阅干部人事档案, 这种管理方式已经不能更好地适应现阶段国家人事制度改革的需要。应改变干部人事档案的查阅制度。一是按干部级别将档案查阅权分为厅级、处级、科级、普通干部 (教师) 等几个等级, 实行不同级别不同的查阅审批管理办法。二是将现有干部人事档案材料实行区别对待, 对于不需要保密的学历、学籍、职称、职务、科研水平等材料可以适当开放。而对于政审、干部任免考察材料等政治性较强仍然实行保密来管理。这样实行分级分类管理、适当开放干部人事档案, 开发档案信息资源, 使干部人事档案真正发挥其应有的作用。

2.4 提高档案管理水平, 强化干部人事档案信息化建设

应提高认识, 增加投入, 配备相应设备, 开发较为完善的人事档案管理软件, 将人事档案材料整理录入计算机, 建立并完善干部人事档案电子档案及数据库系统, 实现档案纸质与数据格式并存, 避免反复调用档案原件, 提高干部人事档案管理的工作效率。

2.5 加强干部人事档案管理人员队伍建设, 提高管理人员素质

根据新形势干部人事档案工作的需要, 按要求配齐档案管理人员。应注重选拔思想政治素质高, 具有一定档案专业知识, 年富力强的党员干部充实到档案人员队伍中。要加强对现有人事档案管理人员队伍建设, 分期分批培训, 进行学习提高, 强化对干部人事档案管理过程中的疑难问题进行研究探讨, 提高档案管理人员的整体水平。要加强对干部人事档案工作的检查、指导, 切实把档案管理人员的日常工作与年终考核、提职晋级相结合, 从而督促档案管理人员提高自卫身素质。

总之, 高校干部人事档案应拓宽收集渠道, 丰富档案内容, 保证人事档案材料的真实准确, 拓宽干部人事档案利用途径, 为高校及社会发展提供快速、准确、全面的干部人事档案信息, 实现档案的真正价值。

参考文献

[1]程越峰, 温晓玲.高校人事档案管理模式的改革探讨与理性思考.山西广播电视大学学报, 2004 (05)