企业会计档案利用研究

企业会计档案利用研究（精选八篇）

企业会计档案利用研究 篇1

一、会计档案信息资源内容拓展

在财政部和国家档案局联合颁布的《会计档案管理办法》中, 明确列入会计档案管理范畴的是会计凭证、会计账簿、财务报告和其他等四大类会计核算专业材料, 不包括单位的财务预算、计划、制度、规章、合同等文件材料。从单位信息化管理的需要来看, 大量的会计核算专业材料和与之相关的其他文件材料, 在客观反映单位经济业务的功能上具有相互佐证性和依托性, 相互间存在着广泛而密切的对应关系。会计档案是单位业务活动和经营管理的实录, 因此凡是来源于立档单位财会部门或财务会计人员的不同介质和类型的文件资料都应该成为会计档案。会计档案信息资源应横向拓展成以会计核算专业材料为核心, 涵盖会计核算、财务管理、涉税事务、资产管理、商务合同等相关内容的集成信息资源。

在计算机网络环境下, 整合已有的会计档案信息资源, 形成对单位管理和决策有用的信息, 关键是要做好会计档案信息资源的挖掘工作, 从各种各样的信息源中抽取先前未知的、完整的信息来做科学决策。在建立信息资源数据库的条件下, 信息挖掘可以从数据库中抽取隐含的、未知的以及有潜在应用价值的信息或模式。它不仅能对过去的数据进行查询和检索, 而且能找出数据之间的潜在联系, 从而促进信息的传递, 并且能通过数据分析对将来的趋势或行为进行预测, 从而很好地支持决策。

会计档案信息资源挖掘主要是指对会计档案信息资源的整合与再加工, 它以会计数据为依托, 又不仅仅局限于会计数据。具体说就是, 单位的会计档案原始信息通过一系列的程序处理 (包括与其他信息元素的组合) , 产生新的信息;这些信息通过再处理及与其他信息的再组合, 又会产生新的信息。通过这样的不断传递与组合周而复始地进行下去, 从而形成可持续利用的会计档案信息资源。它主要包括两部分内容:一是通过信息挖掘生成各类用于决策的管理报表和储备资料。二是生成预测模型。对于规模大、生命周期长的大中型单位, 其会计数据必然会形成具有一定规模的数据库, 利用计算机数据挖掘工具对其进行信息挖掘, 可以形成单位特有的预测模型, 提高单位财务预测的准确性。

二、单位会计档案信息资源的利用

有效管理和开发利用会计档案, 可以妥善解决单位产权纠纷, 改善经营结构, 提供决策支持, 创造经济价值和社会价值。

1. 单位会计档案信息资源的基础利用。

会计档案的基础利用是会计档案的一般性和日常性利用。这类利用在会计档案的科学管理中占据重要的地位和作用, 重点需要做好以下三方面工作:

(1) 做好会计档案的编研工作。会计档案为单位历史沿革的编写提供了重要的信息来源, 比如单位资产规模扩大的历程、股权投资关系的变更、负债规模的增减变化、员工薪资和福利水平的增长变化、历年利润的增长和税收贡献等。这些资料既是单位进行自我评价的途径, 也是单位进行对外宣传、提高知名度的手段。此外, 通过向单位管理者和各级部门提供会计档案的编研成果, 还可为单位和政府全面了解经济运行的现象、结果和发展规律, 为单位进行科学决策和政府部门制定有关政策提供依据。

(2) 充分发挥会计档案的凭证作用。会计凭证是极其重要的会计档案, 是最原始的证据, 是用来记录经济业务产生的全部数据, 明确经济责任, 并作为登记账簿依据的书面证明文件。在单位内部管理工作中利用会计凭证, 可以加强内部制度的相互牵制与控制, 促进单位内部的分工协作;在各类检查和审计工作中利用会计凭证, 可以对经济业务的发生是否合理合法进行监督, 以保护单位财产和资金的安全合理使用, 保证财务计划和财务制度的贯彻执行, 提高单位经营活动的经济效益;在解决单位内外部的经济纠纷中利用会计凭证, 可以严格单位内部的经济责任制, 查清问题的责任归属, 为解决纠纷提供具有法律效力的依据。

(3) 利用数据统计完善会计档案信息资源及利用。会计档案资料是统计调查资料的一项重要来源。在统计调查中, 以各种原始会计核算凭证和其他凭证为调查资料来源。依据统一的表格形式和要求填报, 并根据隶属关系向各级部门提供资料已成为我国各类单位报送统计报表的主要方式。同时, 对统计工作中发现的会计档案信息资源与其不适应的地方加以完善, 建立更加科学的会计档案信息资源系统。特别是政府组织的大范围经济普查启示我们, 可以以市场为基础, 建立一个由政府主导的单位会计档案信息资源中心, 并通过这个中心对单位提供的会计档案原始数据进行汇集和整理, 以实现单位会计档案更大范围的利用。

2. 会计档案信息资源的深层次利用。

(1) 会计档案在构建单位财务危机预警系统中的利用。当前, 由于我国单位会计档案信息资源的管理和建设滞后, 以及普遍存在的会计档案信息失真等原因, 有赖于会计档案信息支撑的财务危机预警系统的预测有效性大大降低。单位作为国家经济的细胞和市场主体, 其生产经营状况及发展前景备受股东投资者、债权人、潜在投资者、内部管理人员及政府等有关方面的关注。面对复杂多变的现代市场经济, 如何及时有效地预测单位的财务状况及发展前景, 为有关各方提供决策支持显得非常重要。财务危机预警应遵循可靠性、连接性、类推性、相关性和概率性的原则, 而会计档案信息资源是财务预测历史资料的主要来源, 并且其本身就具有真实性、连续性、相关性和规律性的特点, 是构建单位财务预警系统的重要数据支撑和依据。因此, 从会计档案信息资源利用的角度来看, 要构建一个提供有效预警信息的财务危机预警系统必须做好两方面的工作:一是做好会计档案管理的基础性工作, 从源头上切实防范虚假会计档案资料;二是建立会计档案信息资源数据库, 通过数据库来实现对各类预警指标的更新管理, 并实现对预警数据的实时跟踪, 使单位能及时修正经营模式或策略, 避免财务危机。

(2) 会计档案在贸易摩擦应诉中的利用。贸易摩擦是国际贸易中一个十分重要的问题, 它不仅影响着一个国家的出口贸易环境, 而且也关系到国内产业与经济的发展。随着我国在世界经济和贸易中的地位不断上升, 我国单位需要面对的贸易摩擦越来越多。比如, 近年来, 我国遭受国外反倾销的案件数目不断增加, 对我国发起反倾销调查的国家和地区也越来越多, 产品范围越来越广, 而我国单位的应诉率和胜诉率均较低, 我国会计准则与国际会计准则具有较大的差异以及我国单位提供的会计档案资料不规范是其主要原因。在反倾销应诉中, 会计信息由于反映了单位日常经营业务而成为最重要的法律依据。从根本上来说, 反倾销其实就是一种“抠成本、拼会计”的工作, 无论是在反倾销提起、反倾销调查还是反倾销应诉举证中, 都有很多事项涉及会计档案资料的举证问题, 需要各相关单位充分利用会计档案提供各种数据和材料。反倾销应诉中, 可以利用到的会计档案资源主要有:公司的资本或股本构成;公司负责生产和销售被调查产品的部门的生产和收入的财务报表或财务分类明细账;被调查产品在国内和第三国市场的销售价格、销售费用以及价格减让、佣金、回扣;被调查产品在起诉国的出厂价格与到岸价格之间的各种费用, 每笔交易的销售发票的副本和付款证明;与生产和销售的被调查产品、在国内市场销售的产品、出口到反倾销调查国以外其他国家或地区的产品有关的生产和销售成本的详细资料, 以及公司所运用的会计制度的说明。单位在提供会计档案资料时, 务必做到翔实、准确和完整, 特别是数据资料应该做到全面、清晰和规范。

摘要：本文从信息资源管理角度来审视会计档案, 从会计档案资源内容拓展和利用两方面作了深入探讨。

企业会计档案利用研究 篇2

【参考文献】对于石油企业而言，档案的利用效率同样可以为企业发展提供动力。文章从档案利用效率的定义及其意义出发，评述定义的意义及缺陷，又介绍了几种体现档案利用效率的指标，最后针对石油企业档案利用效率的提高提出若干建议。

【关键词】石油企业档案工作 利用效率

一、档案利用效率的定义及其意义

档案利用，是一个满足档案需求者的行为过程，同时也是将档案的利用价值不断进行实现的过程。石油企业档案则是关于石油企业生产经营等几乎所有活动的记录，直接服务于石油企业的战略发展。关于档案利用效率的定义，在我国国内业界有两种认识： 第一种是，档案利用效率=被用档案的数量/馆藏档案总量×100％；第二种是，档案利用效率=被用档案的数量×利用次数/馆藏档案总量×100％。

两种不同的定义，他们之间的意义也很不相同。第一种定义仅考虑指被用过的馆藏档案数量，忽略了档案的重复利用问题，这个缺陷在第二中定义中得到修正。作者认为，利用第二种定义来计算企业档案的利用效率则显得更为确切，因为它可以正确显示石油企业档案工作的业绩状况。在某一时间段内，档案的利用次数越多，档案工作的业绩也就越好。对于同一份档案来说，使用者的目的却各有各的不同，从而作用也不同。每一个档案被使用1次，它就应该可以产生相应的效益，所以相同的一个档案被使用10次与被使用1次的影响是有很大不同的，它所产生的效益差距很明显。但若用第一种定义进行计算，使用1次和10次的结果是完全一样的，也就不能真正地反映出企业档案室的工作成绩，第一种定义不够准确，在实际衡量时，我们应该重视和应用第二种定义。

石油企业档案的利用效率是用来衡量档案机构及相关人员工作效益的指标。效率高通至少常可以说明以下两种情况：第一，档案的被使用范围比较广，可被使用的档案较多；第二是有些档案经常被重复利用率，使用的效果很好。相反，如果企业档案的利用效率比较低则可能会有以下几个原因存在：第一，由于档案质量较差而导致的档案利用价值比较小，或者企业档案室中根本没有保管价值的档案较多；第二，企业档案的查询以及检索的工具还很不完善，经常会出现自己难以查到自己档案的问题；第三，企业的档案管理人员缺乏专业性，甚至是工作的积极性。

二、档案利用的其它评价指标

其实，上面所述的第二种定义也具有很大的局限性．因为它忽视了可能存在的无效利用问题，在这种情况下，第二种定义也不可以确切地显示出档案的使用效益。所以这里有必要继续探讨一些其他的评价指标，从各个角度来审视企业档案利用效率

（一）档案查全率

档案查全率的计算公式可以表示为：查全率=可以检索到的档案数量/档案总数量×100％。这个指标出现的意义就在于避免出现查不出来相关档案的问题。要使得这一指标得到提高，最有效的措施就是提高档案室相关检索工具的关联度，最大可能地让档案信息出现在检索工具中。

（二）查准率

档案查准率的计算公式可以表示为：查准率=查询准确的档案数/查询出的档案总数×100％。这个指标出现的意义就在于避免出现查出来的相关档案却不符合当事人需求的问题。要使得这一指标得到提高，最有效的措施就是提高档案室相关检索工具的专指度，即对档案主题信息的针对程度，最大可能准确地让档案信息出现在检索工具中。

（三）档案拒绝率

档案查准率的计算公式可以表示为：拒绝率=为满足需求的检索次数/使用者的需求数×100％。拒绝率可以反映出归档范围的合理程度，也可以反映出相关检索工具的完善与合理程度。

（四）档案工作的投入产出比

石油企业的档案利用效率可以归结为档案工作的社会经济效益。投入产出比可以用投入金额除以利用数量与次数的乘积来表示。并且我们可以依据这个公式计算出档案室及相关工作人员为石油企业的发展所做出的贡献。

三、如何提高石油企业档案利用效率

（一）并优化档案结构

目前，石油企业的档案室都存在着档案比重大，内容信息具备本企业特点的普遍性问题，往往由于个性化档案的数量较少等问题，从而制约了石油企业的多元化需求，进一步影响档案工作为企业生产经营活动的服务作用。具体说来，应该制定以下策略：首先是根据企业特点与需要来适度调整档案的范围，确保对企业具备较大价值的档案的收集工作顺利开展；其次是要尽量完善、优化企业档案室所藏档案的结构。第三是要有序地开展档案的鉴定销毁工作，以提高档案的“含金量”，减轻档案部门的保管压力。

（二）提高档案服务意识

要根据企业的实际情况对档案进行有效的管理，要以档案使用者的满意为工作目标，通过详细的调查和分析，表现出档案工作专业和个性的双层特征，特别是要围绕石油企业的战略发展方向，有针对性地提供优质即时服务、超前服务、跟踪服务，保证档案工作的效率。

（三）做好接待查阅工作

接待是检验档案工作最直接的标准，工作人员利用自己对档案信息的熟悉，正确引导档案使用者快速准确地查阅所需信息。具体说来，一是要主动询问使用者的查询信息；二是要主动介绍档案室的档案资料以及查找方法；三是要主动告知使用者相关注意事项；四是主动帮助未查到所需档案的使用者，认真分析档案可能存放的位臵，主动为利用者提供查找所需档案资料的途径和线索。

（四）深层次开发档案工作

通过对原始档案信息进行综合分析和加工，然后进一步拓展，将简单的汇集工作变成深层次的开发，这是提高企业档案利用效率的又一个重要途径。这种深层次开发，更能从深度和广度上反映出企业的战略发展方向，也将更加有利于企业的科学决策。开发工作要打破单一利用文书档案的状况，推动从单一型的低层次开发逐步向多元化的高水平发展。

参考文献：

[1]薛四新.现代档案管理基础[M].北京：机械工业出版社，2007年1月

[2]王巍.关于档案利用率[J].秘书，2006(07)

[3]周彩英.档案利用率和利用效果的再认识[J].浙江教育学院学报，2003(05)

[4]何树桃.影响档案利用率的主要因素及对策研究[J.湘潭师范学院学报（自然科学版）,2009(02)

企业科技档案利用经济效益研究 篇3

一、企业科技档案分类

企业科技档案是指企业在科研课题的开发研究、产品生产、工程项目的建设等工作中形成的应当归档保存的文字材料、图纸、照片、录像、录音带、影片、计算材料等科技文件材料。这一定义蕴含着两层意思:一方面, 企业科技档案的形成范围是具体的, “企业”是企业科技档案直接形成的特定场所, 企业科技档案是企业有关部门的人员在特定的科技活动中形成的, 企业科技档案主要服务于本企业, 并且是企业内部文献信息的重要组成部分。另一方面, 由于企业科技活动内容的复杂性和企业类型的多样性, 决定了企业科技档案的内容构成也是复杂多样的。一般来说, 企业科技档案主要包括以下四大类: (1) 科研档案:企业在科研活动中形成的档案。包括企业在科研项目立项、研究、试制、成果鉴定及推广应用等方面所形成的档案。 (2) 产品档案:企业在产品制作活动中形成的档案。包括企业在产品开发、工艺准备、加工制造、产品鉴定、检验、包装、广告宣传等工作中所形成的档案。 (3) 设备档案:指记述设备的结构、性能及其管理使用与维修过程的档案。包括企业在购置设备、安装调试、使用维护、更新改造、报废等方面所形成的档案。 (4) 基建档案:企业在工程项目建设活动中所形成的档案。包括在工程项目的设计、施工、竣工以及改建、扩建等工作中所形成的档案[1]22。

二、企业科技档案利用经济效益表现形式

1. 直接形式。

主要是指企业利用科技档案进行科技成果推广直接获取经济收入或进行有偿技术转让。国务院《关于技术转让的暂行规定》中明确指出:“在社会主义商品经济下, 技术也是商品, 单位、个人都可以不受地区、部门、经济形式的限制转让技术。”随着市场经济的发展, 科技档案作为企业科学技术存在的重要载体, 复制、加工本企业的科技档案, 将其作为一种特殊的信息商品推向技术市场, 通过转让的贸易方式进行有偿服务, 获取直接经济收入, 已成为现代企业科技档案利用工作中越来越普遍的现象。利用科技档案进行科学技术信息的交流推广, 这会积极促进科学技术的发展应用。

2. 间接形式。

主要是指通过利用企业科技档案, 企业可以在科研、生产、项目基本建设等工作中, 获得节约设计费用、提高设计质量、节省设计时间、增加技术改造潜力、创新工艺设计、降低成本、增加产量等有效功能。这些有效功能会集中体现在科研、生产、基建等工作总的经济效益中。具体体现在以下几个方面:

(1) 利用科技档案, 发展内涵扩大再生产, 提高企业经济效益。所谓外延扩大再生产就是:“靠增加投资、增加生产资料, 增加劳动者人数、扩大生产场所来扩大生产规模;而内涵扩大再生产则不是依靠增加以上这些生产要素的数量, 而是依靠技术进步、提高生产要素的质量、提高生产资料的利用效率来扩大生产规模。”[2]56这两种扩大再生产方式是马克思再生产理论重要内容。企业科技人员可以通过利用企业科技档案, 获得相关专业知识。通过企业科技档案里提供的理论知识、观点、方法, 企业科技人员进行研究并进行创新, 可以总结出更好的观点、方法, 进一步改进生产方式, 提高生产效率和生产质量。因此, 企业科技档案的利用在企业实现内涵式扩大再生产中发挥着重要作用。

(2) 复用或套用科技档案。企业在进行产品设计活动、开展工程设计时, 全新的设计较少, 更多的是结合现实情况, 对原有设计进行修改、创新。这样做不仅可以节约设计费用, 也可以节约设计工时。原有的设计成果多以企业科技档案作为载体而存在, 企业科技人员可以通过复用或套用科技档案, 在此基础上进行改进和创新, 设计出全新的设计图纸, 为工程项目建设和新产品生产提供依据。

(3) 充分发挥科技档案的参考作用。科技档案中的有关数据、操作方法、操作流程, 科学、合理使用, 否则会影响正常生产。对大型工程机械设备的使用和管理, 也需要以完整、准确的档案材料作为参考依据, 不以此为参考, 盲目使用, 会造成工程机械设备使用效率的低下, 甚至造成工程机械设备的损坏。在设备的检修、使用及维护中, 用好设备档案可以准确规范的使用、检修设备, 避免严重事故的发生。利用企业科技档案, 进行工程的改造、修复、扩建, 可以加快工程进程, 减少工程花费, 提高企业经济效益。当出现突发性设备事故时, 及时利用设备档案, 可以迅速查找事故原因, 加快维修速度, 节省维修时间, 节省费用开支, 使机器设备及早投入正常运行, 减少企业损失。

三、提高企业科技档案利用经济效益的途径

1. 深化企业科技档案开发利用工作。

企业科技档案经济效益实现的直接途径是利用, 影响档案效益发挥的重要因素是提供利用服务工作水平的高低。要想发挥企业科技档案在企业经济活动中的作用, 全面提高企业科技档案利用工作水平, 必须做到以下几点:

(1) 开展企业科技档案编研工作。编研工作是开发档案信息资源的有效渠道。开发档案信息资源, 主动提供利用服务, 满足社会利用档案需求, 是档案工作建设中的一项重要内容。企业科技档案部门应紧密围绕企业的生产、科研、基本建设等各项活动, 编写企业科技档案参考资料, 这种编写应以企业科技档案室藏及其内容为基础, 如以企业历史、生产活动、企业专题活动等, 加强引导和宣传, 教会企业人员去利用企业科技档案及其编研成果。因此档案二次文献的编研, 由于其编研成果的研究性、系统性, 以及提供服务的主动性, 使得其发挥作用更具广泛性, 是提高档案利用效益的有效途径。主动提供企业科技档案是利用服务的一种高级形式, 这样做能更好发挥企业科技档案作用, 为企业创造经济效益。

(2) 主动与被动服务相结合。企业科技档案内容广泛、种类繁多, 如果仅仅通过企业用户主动提出档案利用要求, 发挥企业科技档案作用, 会极大限制企业科技档案作用的发挥。因此在企业科技档案利用工作的模式上必须进行转变, 由“被动服务”的传统模式向被动与主动服务相结合新模式转变。企业科技档案部门应该了解企业科技档案概况, 如档案种类、内容概要等, 预测不同企业对不同科技档案的需求, 发挥主观能动性, 深入企业了解企业的生产、科研和基本建设状况, 由被动转为主动, 实现企业科技档案与具体企业用户的紧密结合, 使得蕴含在企业科技档案中的科技信息能够与现实生产要素相结合, 转化为现实的生产力, 创造出更高的经济价值。通过被动与主动服务相结合, 能更好地发挥企业科技档案利用价值, 发挥档案效益。

2. 全面提高企业科技档案管理工作水平。

企业科技档案管理工作是企业科技档案利用经济效益得以实现的充分条件, 只有加强企业科技档案管理, 全面提高企业科技档案管理工作水平, 才能充分有效利用企业科技档案, 为企业创造经济效益。全面提高企业科技档案管理工作水平必须做好以下几点。

(1) 完整、齐全、及时的收集, 丰富室藏。没有档案的收集工作, 档案的管理与提供利用就无从谈起。企业科技档案的收集工作为企业科技档案部门管理与利用提供了可能, 必须做好档案收集工作, 完整、齐全、及时地收集, 丰富室藏。

(2) 科学、系统的整理。在完成档案收集工作后, 企业科技档案部门必须将科技档案进行整理, 使之组成有序的、成套的有机联系体, 这样才能够使科技档案得以充分有效利用, 产生经济效益。

(3) 严格、准确的鉴定。归档以后的企业科技档案必须经过严格、准确的鉴定, 确定其内容真伪, 以及保存价值的长短, 这对于企业科技档案部门, 优化室藏质量, 提高档案管理效益, 保证企业科技档案内容的真实、准确, 有效发挥其利用价值具有重要意义。

(4) 快速检索。所谓档案检索是指通过检索工具从大量信息资源中检索出所需档案。检索的速度、准确性、查全率等都在不同程度上影响着档案的管理与利用。编制合理、有效的检索工具, 是实现档案科学管理与利用的有效环节。为了满足不同类型的检索需求, 企业应该编制不同类型、功能互补的检索工具。

(5) 安全保管。档案的保管工作能够确保档案的完整与安全, 维护档案的完整与安全是我国档案工作的基本原则之一。对收集到企业档案部门并经过整理、鉴定的科技档案, 必须采取有效措施, 保证档案实体安全, 尽可能减少档案的毁损, 为档案发挥经济效益提供完整与安全的物质保证。

企业科技档案作为企业内部文献信息的重要组成部分, 在企业的生产、科研、基本建设等各项活动中发挥着重要作用。企业作为一个以营利为主要目的的法人实体, 在从事商品生产、流通、服务等活动中, 总是要求以尽可能小的成本获取最大的效益。企业科技档案利用活动自然也不例外, 企业档案部门管理人员在提供档案利用过程中必须考虑管理、利用成本与所获效益之间的关系。这样可以更好地管理企业档案, 发挥企业档案作用, 实现企业档案价值为企业创造经济效益。也可以促使企业高层领导做出合理的企业档案工作决策。通过企业科技档案利用经济效益的研究, 可以调整与改善企业科技档案管理策略, 谋取更好的利用效益。对企业科技档案利用经济效益进行研究有助于及时发现企业科技档案管理与提供利用过程中存在的缺陷、疏漏及其问题, 从而为企业科技档案科学化管理与有效利用提供合理性和可行性的依据。有助于帮助企业科技档案管理人员树立正确的档案价值鉴定观和行为取向, 更科学地鉴定企业科技档案的价值。可以使得企业科技档案本身的使用价值得到某种程度上的揭示, 从而有助于更好地开发与利用企业科技档案, 引起企业领导、员工甚至社会各界对企业科技档案利用工作的重视。有助于检验企业科技档案工作水平, 使得企业科技档案管理人员的辛勤劳动得到企业领导和社会各界的承认, 有助于稳定和发展企业科技档案管理人员队伍, 激发其工作的积极性和主动性, 有助于更好地管理企业科技档案, 提高企业科技档案利用经济效益。

参考文献

[1]王遦.现代企业文件与档案工作实用教程[M].中国人民大学出版社, 1999.

企业会计档案利用研究 篇4

一、档案管理网络信息化优势

高速的工作效率和工作节奏衬托出档案管理网络信息化的重要性, 过去集中立卷到如今随时对文件处理, 不仅改变了归类集中的工作方式, 还能够随时拾遗补漏, 资料堆积现象也不会出现。

及时的对文件归类并整理可以使资料检索时更加方便, 有模糊检索和高级检索等诸多方式, 检索与查询的速度更快, 同时还能够建立网络资料库实行远程查询, 在异地要进行资料查询的时候也变得简单, 另外利用网络信息化对于企业的档案管理时, 管理人员也能在插入文件的时候也更方便, 所以工作效率和工作便捷度都得到了很大的提高。

利用网络信息化这种方式对档案管理的时候, 可以使用扫描仪器对原文扫描, 扫描后不仅可以对电子文件查询, 还能够直接对原文查看, 也防止资料腐烂或者丢失, 这是纸质档案的弊端之一, 网络信息化有更好的保存能力, 在管理时为了保密还可以设置权限, 保护了资料的同时将资料调用情况记录, 方便例行检查时对相关情况的查询。

二、档案网络信息化管理面临的问题

企业档案之所以重要, 源于其对真实信息保存的能力, 提供企业今后作业中所需要用到的诸多依据, 但是档案原始和完整性若被破坏就将立即失去意义, 没有了原始性, 也就没有了依据, 认定电子文件形成或者传输的过程中是否被改动很困难, 电子版的档案依赖计算机才能够保存, 有特殊性, 所以不足之处仍然存在, 档案在被录入计算机后就成为数字信息, 并可以从这个载体传到另一个载体, 这个过程中就会有丢失或者损害的可能, 另外计算机中硬件出现毛病的时候还会导致内容乱码, 查阅者就无法获知内容, 电子版很容易受外界因素影响, 空气灰尘、光线强烈、温度过高或过低、磁场混乱和潮湿等环境的因素都会对计算机造成负面影响甚至损坏, 最终丢失档案的内容。另外一个典型的问题就是黑客攻击和病毒的入侵, 当下的互联网所含内容特别混杂, 不法分子潜在其中是避免不了的现象, 并且恶意入侵的黑客有着高超的技术手段, 可以使用多种方法进行信息的盗取, 木马和脚本病毒都是近些年出现相对频繁的病毒, 受到侵害以后的档案信息, 丢失的可能就会大幅度增加。管理人员的责任感对于网络信息化的管理来说也很重要, 随意的更改密码或者外泄信息都是不负责任的表现, 对设备的认识不深就会导致设备和软件的系统不兼容继而系统崩溃、数据丢失。

三、实行网络信息化管理的要求

(一) 安全的计算机操作系统

网络信息化的利用价值若想发挥到最大, 首先要对其安全性进行保证, 网络面临病毒和黑客两大危险, 为了避免就要在计算机中安装杀毒软件和安全防火墙, 定期更新病毒库, 将最新的病毒信息掌握好, 严格控制操作人员, 不允许其做与工作无关的事情, 包括上网页、下载或者看电影。

(二) 避免信息的泄露

对计算机的保密工作一定要做好, 档案作为企业的资源, 很多时候都已经超过资金与物力以及设备等诸多要素, 所以特别的保护是无可厚非的, 计算机出现故障或者档案乱码时不要随意的外聘维修人员, 要有专门的技术人员才可以进行维修, 另外计算机的口令密码和存档系统的密码也要仔细设置, 以防图谋不轨的人员将档案内容外传。

(三) 严格执行相关制度

管理电子版档案时要严格依照制度去进行, 规章制度中对操作人员登陆时间和操作的方式以及相关注意事项都做出了明确的表明, 为事故发生后提供约束与惩罚措施。做到有章可循, 使档案管理更规范化。

四、管理档案的网络信息化开发

(一) 主要的软件和硬件

开发与利用档案管理网络信息化一定要有配套的设施辅助才能够进行, 管理网络信息化在开发时离不开相关软件和硬件的配套, 例如宽带和通信子网、路由器与交换机、可靠性较高的安全系统与数据库系统以及各种存储设备等基本的硬件和辅助设施, 使用的档案管理软件则可以按照自己的部门或者行业进行适合的开发, 所有软硬件设施对网络信息化的开发时基础, 必须做到配置完善。

(二) 高素质的管理队伍

任何的企业都需要一个人才储备库, 信息网络化管理也不例外, 也需要一支具备专业技术的队伍作支撑, 时代要求纸质档案向电子档案转化, 配备相应人才是一个必不可少的环节, 网络的普及使这方面人才的数量和质量显得紧缺, 而恰巧信息化的管理方式需要很多这类的人才对信息做处理, 信息网络化进行档案管理的难度并不小, 对于当代网络信息化的管理来说, 管理人员的结构不能够过于单一, 否则将无法满足信息化管理的要求, 由于网络信息化的管理方式需要处理大量的信息, 所以可以研发新技术、为计算机编程以及录入电子档案数据、分析与研究的人员都必不可少, 另外对数据库的生产和维护以及计算机的软硬件人才也非常需要, 同时对于这些管理人员综合素质的要求也更高, 为了使这些目的得到满足, 企业可以设立一个专门的队伍, 队伍中的管理人员能够具备高素质的管理能力同时还可以满足其他的技术要求, 将这样的队伍与网络信息化管理有力结合, 使网络信息化的管理方式发挥至最大的功效。

(三) 企业对档案的保护意识

企业重要的信息资源就是档案, 其价值用金钱无法估量, 在档案的建立中企业会投入大量的人力、物力和财力, 作为科技产物, 企业必须要学会用相应的法律对所有的档案进行保护, 当档案的信息被企业在交流中使用时, 要同参与者签署不允许将档案中信息私自外泄或用于个人或商业活动等相关的协议, 对于档案企业要加强重视的程度, 不要将自认为不重要的任何信息随意上传至网络, 不可让他人免费下载, 更不能将档案中的部分或全部内容发放给他人阅读, 企业形成对自身档案知识产权的维护意识特别重要, 因为信息资源若丢失或者被盗用, 将造成不可挽回的损失。

五、小结

对企业来说, 档案管理网络信息化是一项极具挑战的艰难任务, 随着网络的发展, 网络信息化管理是档案管理的必然趋势, 更多的纸质档案会被网络信息化所替代, 对网络信息化所存在的不足之处有了清晰的认识并及时的改正会提高企业的工作效率, 管理企业档案中的网络信息化管理模式也将得到更好的发展, 创造出更高的企业经济效益, 对企业和整个社会的发展都起到强有力的推动作用。

参考文献

[1]张庆荣.企业档案管理的网络信息化及开发利用研究[J].办公室业务, 2014, 7 (9) :136-137.

[2]关丽辉.企业档案管理的网络信息化及开发利用[J].科技致富向导, 2013, 16 (24) :43.

[3]周英.企业档案管理的网络信息化及开发利用[J].安徽大学学报 (哲学社会科学版) , 2003, 27 (3) :154-156.

企业会计档案利用研究 篇5

一、破产改制国有工业企业档案管理工作中存在的问题

笔者结合以上信息及实际情况, 分析认为, 我国破产改制国有工业企业档案在处理过程中容易引起的关键问题有:

(一) 重保管轻利用。总体而言, 现行管理规定及各地区的管理惯例是将破产改制国有工业企业档案管理的工作重点放在企业破产改制时档案分流、接收及保管费用的来源与支付等问题上, 对于全宗变化后档案的查考利用机制、档案信息资源开发计划等问题缺乏长远考虑。近年来, 各地报刊刊载的破产改制国有工业企业老职工“查档难”的报道屡见不鲜。

(二) 破坏档案的完整性。在制定破产改制国有工业企业档案管理措施的时候, 基本采用分类分流的思路, 容易造成同一全宗档案的分离。按照来源原则及全宗理论的基本要求, 同一全宗的档案应该作为一个有机整体保管和利用, 要最大限度地保持文件之间的历史联系, 才能最大程度地反映全宗单位的历史面貌。尤其是企业的文书档案 (包括党群工作、行政管理及经营管理档案) 、会计档案、科研档案等共同构成企业的基本历史面貌, 一旦分离就会造成无法还原的破坏, 对以后档案资源的开发和档案信息的利用均会造成无法估量的损失。

(三) 管理责任不清、管理人员不到位。有关进入破产改制程序的国有工业企业档案管理的现行规定中, 并未明确指出国有工业企业依法破产或改制完成后其档案管理的责任单位及其人员配备, 尤其是其中无继承全宗的档案仅采用一刀切的进入综合档案馆的方式, 容易产生管理责任不清晰的问题。同时, 无论是由新的全宗继承或是由综合档案馆负责管理, 均面临现有人力无法满足这些档案的提供利用服务及信息资源开发的问题。

(四) 管理资金匮乏与管理成本问题。有关进入破产改制程序的国有工业企业档案管理的现行规定中, 对于破产改制国有工业企业档案管理费用的来源主要是企业破产改制经费中划拨和地方行政事业经费补充。这样的经费来源仅着眼于破产改制工作当时及可预测的时期内, 长远来看必将面临管理资金匮乏的问题, 且时间越久该问题就越突出。同时由于重保管轻利用的管理机制, 造成这些档案的管理只有投入而少有产出。

二、破产改制国有工业企业档案文献对城市记忆的价值

(一) 破产改制国有工业企业档案文献的价值。破产改制国有工业企业档案文献价值表现在两个层面, 首先是破产改制国有工业企业档案文献对于城市工业文明的价值。

就基本层面而言, 破产改制国有工业企业是所在城市工业文明的重要构成部分。在我国经济体制改革和现代企业制度确立的过程中, 大部分传统国有工业企业均面临体制改革的问题, 其中许多曾经对所在城市的经济发展、社会生活及历史文化产生过重要影响的国有工业企业由于无法适应新的形势, 无奈地进入了破产改制程序。进入破产改制程序的国有工业企业在所在城市全部工业企业中所占比例足以对城市工业文明构成影响, 一旦发生流逝损失无法挽回。

就高级层面而言, 目前已经完成破产改制或正在经历破产改制的国有工业企业是在新中国成立后我国工业体系建立健全的过程中、在计划经济体制的背景下逐步建设起来的。在计划经济条件下, 国有工业企业基本构成了地区工业文明的基本面貌。由于时代的原因及城市承担的工业建设职能, 城市工业文明在建设年代的历史中价值举足轻重。

(二) 城市工业文明与城市记忆工程。20世纪80年代以来, 随着联合国教科文组织倡议并牵头实施的“世界记忆工程”项目的展开, 社会记忆理论开始被引入档案界, “记忆”这一概念正式进入了档案学者们的研究视野。“城市记忆工程”作为“世界记忆工程”的重要组成部分, 对于以特定城市为中心的区域范围历史文化建设有着十分重要的意义。1998年起, 我国档案学界开始关注档案与社会记忆问题。

三、城市工业文明记忆视角下破产改制国有工业企业档案管理的机制探析

(一) 破产改制国有工业企业档案管理工作的关键问题。破产改制国有工业企业档案管理工作面临诸多问题, 健全其管理机制必须解决两个关键问题, 即:1.资金投入及长期效益问题。破产改制国有工业企业档案管理的经费来源必须有可持续的资金投入, 就要求在完成破产改制后有可靠地后续资金的持续投入。解决这一问题就必须解决管理成本与档案利用及信息资源开发所产生的经济与社会效益的平衡与可持续发展。2.责任单位与保管场所问题。为保障顺利实现破产改制国有工业企业档案管理的长期效益的实现, 就必须明确责任单位并保证其保管场所。责任单位必须有能力也有人力开展这些档案文献的保管、提供利用服务和信息资源开发;保管场所必须能够满足这些档案文献的保管需要、方便查考利用与信息资源开发, 处理好破产改制工业企业档案与其他档案的关系, 同时要控制成本。

(二) 城市工业文明记忆视角下破产改制国有工业企业档案管理的新思路。在城市记忆工程的建设思路下, 将破产改制国有工业企业档案作为城市工业文明记忆的具体表现形式, 对于更好地保管这些档案文献并有效提供利用及深入挖掘其价值提供了新的视角。这一新视角提供的思路要点如下:

1.管理机制暨一般原则与整体思路。破产改制工业企业档案文献作为城市工业文明记忆的重要表现形式, 其管理工作应以城市为单位统一运作, 将其纳入城市文化建设的整体工作中, 改变各破产改制国有工业企业档案分类分流管理的状况, 实现集中管理, 便于保管、利用与信息资源开发的同时, 实现集群化优势。

破产改制工业企业档案的管理要坚持保管与利用有机结合, 以利用促进保管, 以效益带动周边产业, 深入挖掘其潜在价值, 强化间接利用途径和方法, 丰富直接利用形式, 建设城市工业文明记忆产业链, 实现经济效益与社会效益的统一, 以期减轻国有资金的压力、丰富城市记忆工程的内容、提高城市工业文明记忆建设的水平, 强化城市工业文明记忆的内涵。

作为城市工业文明记忆的载体, 破产改制国有工业企业档案的管理既要服务于社会文化, 又要实现城市工业文明与工业遗产的保护与发扬。在场馆的选择上, 采用独立设置破产改制工业企业档案保管场所的形式, 在管理上划归地方国家综合档案馆, 使其即是国家综合档案馆的重要分馆, 又是在一定程度上可独立运作的社会文化服务机构和城市工业文明与工业遗产保护机构。

2.资金来源与投入产出的长效平衡。健全破产改制国有工业企业档案管理机制, 要着力探索管理资金来源与投入产出的长效平衡。应顺利实现破产改制国有工业企业档案管理资金来源的多元化与可持续化。

管理资金的来源, 除原有企业破产改制经费的一次性划拨投入, 还要引进城市文化建设资金的投入。同时, 以特色工业文明记忆带动周边产业发展, 形成城市工业文明记忆产业经济链条, 实现产业链条再生价值的投入。

3.责任单位的选择。明确破产改制国有工业企业档案管理责任单位是实现有效管理的第一步。在选择责任单位时, 要充分考虑其是否能够实现上述一般原则与整体思路、具备优势推进形成城市工业文明记忆产业经济链条。

以成都市为例, 成都东郊作为成都老工业区, 随着城市的发展及经济社会的改革, 现已发展演变为成都市工业文明遗产保护区, 即“东郊记忆”, 区域内有成都市工业文明博物馆等机构、工业文明遗产公园等场所、成熟的工业文明产业经济链及正在稳定成长的工业文明产业消费群等。成都市“东郊记忆”作为城市记忆工程的典型事物, 以城市工业文明记忆为核心文化, 无论硬件条件或软件条件均是实现破产改制国有工业企业档案管理的理想选择。

四、破产改制国有工业企业档案资源的开发与利用

(一) 开发利用的基本原则。破产改制国有工业企业档案资源的管理与开发利用必须在坚持以下原则的基础上开展:1.保持服务原有企业职工与管理机构的职能不变, 即必须坚持档案的原有属性与价值, 在保证这些档案基本功能实现的基础上开展进一步的开发与利用;2.深入挖掘其内在价值、发挥其城市工业文明记忆功能;3.以实现收支平衡为目的, 即建立产业链条的目的是实现投入与产出的长效平衡, 而不是为盈利而盈利。

(二) 开发利用的效益模式。城市工业文明记忆视角下破产改制国有工业企业档案的管理模式即建设城市特色工业文明文化产业链。首先建设工业文明档案馆, 以其为基础实现服务原有企业职工与管理机构的职能, 在此基础上以开发城市工业文明记忆为基本方向, 深入开发工业文明档案文献信息资源, 深入挖掘城市工业文明档案, 让破产改制国有工业企业档案文献为整个城市工业文明记忆文化产业的进一步建设提供信息支撑与知识支撑, 使城市工业文明记忆实现升华以带动更多的相关文化产业。

(三) 开发利用的具体方式。具体而言, 破产改制国有工业企业档案 (同时也是城市工业文明档案) 的开发利用方式有但不限于:1.直接展览, 即将整理后成体系的能够反映城市工业文明进程及发展变化过程的特色全宗进行定期或不定期的展览, 促进城市工业文明记忆的传播和传承;2.复制品与纪念品开发, 即将可以公开的特色工业文明档案文件制作复制品或者根据有关记录开发具有工业文明特色的纪念品, 作为商品进行交易;3.城市工业文明旅游线路开发, 即根据档案文献材料的记载及发掘档案文献信息资源后, 开发具有城市特色的工业文明旅游项目;4.复制景观与场景再现, 即根据档案文献的记载建设具有城市特色的工业文明景观, 如雕塑、建筑、娱乐场所等;5.影音作品与艺术再创作, 即深入开发工业文明档案信息资源, 对其进行二次、三次创作, 形成影视作品、音乐作品或其他各类型艺术作品, 进而拓展工业文明产业链条辐射范围。

参考文献

[1] .孟晓华.城市记忆·档案行动[J].北京档案, 2011.11

[2] .谢兰玉.老字号企业档案资源分布的特点与规律探析——以上海市为例[J].档案, 2013.06

电算化会计档案开发利用工作探析 篇6

一、电算化会计档案的重要价值

1. 为政府监管部门审查提供参考依据。

如上级主管部门主要关注下属企业一定时期的生产总值、获利情况;税务机关着重考察历年的纳税情况;证监会主要考察上市公司近几年的盈亏状况、偿债能力、会计报表的真实性问题、主要管理人员的变动情况等。在此过程中, 电算化会计档案的利用率是极高的, 通过不同侧面、不同角度查考企业以往的会计档案资料, 评价被审查单位经济业务是否合法, 财务处理是否真实、公允, 是否依法纳税, 从而形成客观的评价。

2. 为研究经济、财政、会计历史和发展提供可靠的史料。

在研究经济、财政和会计工作的历史与发展时, 电算化会计档案能够提供丰富的原始材料, 比如资产增长的历程、股权的变更、债务率的升降、工资水平的变化、实现利税的统计等等。同时, 通过电算化会计档案的积累, 还可以为机关团体、企事业单位编写大事记、开展历史研究等, 提供经济活动的素材和原始记录。

3. 为企业进行资产评估提供重要参考资料。

首先, 电算化会计档案为资产评估提供了必要的前提和依据。资产评估中利用的会计报表, 是评估报告书的主要依据和重要内容之一。评估人员可据它来检查企业计划、生产经营等各方面情况, 审查企业销售额、利润率、成本等。其次, 电算化会计档案可保证资产评估的科学性。电算化会计档案可为评估工作选择适当的标准, 确定合理的评估方法, 对评估资产进行科学的评定和估算。再次, 正确使用已有的电算化会计档案, 可大大提高评估效率和质量, 最大限度地节省评估工作中人、财、物的消耗。

4. 财务预算。

只有立足过去, 参考企业以往的生产能力、经营效率、市场占有情况、风险抵御能力、筹资能力和稳定性等条件, 制定出合理的财务预算。财务分析需要的资料是多方面的, 不仅要收集各种核算资料, 还要收集有关的计划、定额、标准等资料;不仅要收集有关的数据资料, 还要收集财务政策、股票发行等有关决议、纪要、报告、备查簿等文字资料。尤其在运用对比分析、趋势分析等技术方法时, 必须以相关的历史信息为参照, 才能恰当地评价当期的财务状况。

5. 成本控制。

成本控制的先决条件是一套合理的标准成本系统。标准成本的制定必须借鉴以往历史数据, 综合分析企业过去的成本发生情况和历史变动趋势, 制定合理的标准成本。此外, 在成本的差异性分析中也应注意与历史数据的对比, 以检测例外管理是否奏效, 为下一步控制提供依据。

6. 监督劳动的作用。

电算化会计档案作为经济领域活动的产物, 可监督经济领域的犯罪活动和反对不正之风。如会计凭证, 它既是记录经济业务、明确经济责任的依据, 又是登记账簿、编制报表的依据。通过电算化会计档案原始凭证可以查明各项经济业务是否符合有关政策、制度、计划和预算的规定, 有无铺张浪费和损坏社会主义财产的行为, 从而严肃财经纪律, 防止违法乱纪的现象发生, 维护国家经济秩序。

二、电算化会计档案开发利用的必要性

1. 是实现单位预算管理目标的重要途径。

通过对电算化会计档案信息的加工整理, 可以总结往年的收入、支出情况, 据此进一步调整预算开支, 保证预算编制的准确性、完整性和先进性, 保证预算编制收入, 保证经营目标的实现。

2. 是保证会计基本职能实现的重要措施。

方便快捷的查询功能可以提高工作效率;网上对账等功能的实现, 降低了财务人员查询工作压力, 减少了外出对账的劳累;通过总结可以发现以往财务管理、账务核算或账簿设置等方面的缺陷或不足, 促进财务管理工作的发展。

3. 是检验会计档案信息质量的重要尺度。

开展电算化会计档案利用服务, 可以检验所保存的会计档案记录是否清晰明了, 是否便于利用者理解和使用;根据预测、分析公式的要求对历史会计档案信息进行加工整理, 对未来的经营发展趋势加以预测、控制, 并可以根据经营管理目标的要求, 对其中的生产经营要素进行相应的调整, 保持单位生产经营的正确发展方向, 保证经营管理目标的实现。

4. 是发现电算化会计档案管理漏洞的试金石。

通过有效地开展会计档案信息的利用工作, 可以发现前端控制工作中的疏漏之处, 可以发现会计档案在集中方面所存在的完整性、准确性等方面存在的问题, 可以出现会计档案保管期限划分方面的不合理之处, 找出整理、统计、保管、检索等项工作环节中存在的弊端, 从而有助于我们有针对性地改变现行的管理制度、措施、规范、标准及有关的工作安排。

三、电算化会计档案利用中应注意的安全性问题

浅谈电算化会计档案的利用服务 篇7

一、加强电算化会计档案利用服务的意义

加强电算化会计档案的利用服务工作有利于企事业单位实现持续经营的目标, 促进单位会计职能的实现和转变, 检验本单位电算化会计档案的管理质量, 维持单位正常经济秩序, 以及推动单位管理现代化的进程。

(一) 实现单位持续经营目标的重要途径。通过加强电算化会计档案的利用服务工作, 能够迅速汇总、分析、传送大量准确又及时的经济信息。“从微观上看, 可利用机读档案对某一企业进行历史经济资料的比较与分析, 从而制定出本企业经营与决策方案;从宏观上看可得出某一行业过去、现在与将来的发展情况与趋势, 使企业的决策者从市场经济的发展规律中制定出本企业当前的企业行为规范, 回避风险, 展望未来”。相关部门可以对电算化档案进行会计年度对比和趋势分析等, 预测未来的经营发展趋势, 为单位决策者作出正确的经营决策提供及时依据, 实现自身持续经营的目标。

(二) 促进单位会计职能实现和转变的重要措施。在电算化环境下, “方便快捷的查询功能可以减少财务人员翻阅纸质档案的劳累, 提高工作效率, 网上对账等功能的实现, 降低了财务人员查询工作压力, 减少了外出对账时旅途的劳累”同时, 由于计算机的精确性和确定性, 手工操作下可能会产生的误差也会大量减少, 有利于提高单位工作效率, 解放劳动生产力, 有助于会计档案的相关管理人员能够融入到单位决策管理, 为提高单位的现代化管理水平和经济效益服务, 促进职能的转变。

(三) 检验单位电算化会计档案管理质量的重要尺度。实践是检验真理的唯一标准。通过开展会计档案信息的利用服务工作, 有助于管理当局有针对性地安排工作计划, 逐步改变现行会计档案管理制度和规范中不适应会计档案管理的部分, 逐步完善单位制度。同样, 要了解电算化会计档案的管理质量如何, 存在哪些不足和需要改进的地方, 就可以通过电算化会计档案信息的利用服务工作来进行检验。通过对电算化会计档案信息的利用服务实践, 管理当局可以发现电算化会计档案管理质量中存在的问题, 并予以解决。

(四) 维护单位正常经济工作秩序的重要数据源。电算化会计档案为打击经济领域的各种不法现象提供了有力证据, 可以在很大程度上保护单位财产不受侵犯。通过利用会计软件的多种功能, 可以从不同角度、不同层次去考察单位的电算化会计档案数据信息, 从而掌握许多重要的数据指标, 客观评价单位已实现的各项经济业务是否合法, 是否遵守单位财务纪律, 有助于打击单位经济领域的违法犯罪行为, 揪出隐藏的经济蛀虫, 维护单位正常的经济工作秩序。

(五) 推动单位管理现代化实现的重要方式。我国各企业单位如果要与国际接轨, 紧跟时代潮流, 就必须学会对会计电算化系统加以利用, 使用现代化方法去管理单位财务工作, 不断提高单位的整体效益。加强电算化会计档案的利用服务工作可以有效地完善单位会计电算化系统在利用过程中的不足, 推动单位财务工作的现代化。

二、当前电算化会计档案的利用服务过程中存在的问题

作为一种新型的经济档案, 在电算化会计档案的利用服务过程中还存在不少问题, 具体来说主要包括以下几方面:

(一) 制度体系不够健全。一方面, 国家在会计档案信息资源尤其是电算化会计档案信息资源利用服务方面的相关制度体系尚不完善, 对电算化会计档案信息的开发利用尚缺乏具体的可操作的法律制度依据。另一方面, 企事业单位在电算化会计档案的利用与服务方面也缺少切实可行的管理制度。一是向信息需求者提供电算化会计档案信息利用服务的业务制度不完善。二是电算会计档案的归档和保管制度不健全。并且“没有制定相应的电算化会计档案保管人员职责、电算化会计档案管理任务以及电算化会计档案的库房管理要求, 从而造成电算化会计档案人为和自然损坏”。三是用户反馈机制不完善。

(二) 领导认识存在不足。许多单位虽然建立了会计档案的收集、整理等工作规范, 但是这些单位的部分领导没有意识到电算化会计档案利用的重要性, 片面地认为电算化会计档案只能够用来应付各种检查, 这种片面的认识直接导致了单位管理者对电算会计档案利用事业的不重视。管理者的不重视, 容易造成单位在拨付给电算会计档案利用方面的资金等方面不够重视。一旦资金等其他要求投入较少时, 在一定程度上将直接导致电算会计档案信息资源利用事业的经费不足, 严重地限制电算会计档案的充分利用。

(三) 人员素质普遍不高。首先, 工作人员业务能力偏低。很多单位会计档案管理人员“对电算化会计档案的组成内容不甚清楚, 缺乏对电算化会计档案的管理经验, 造成存有会计数据、会计软件的磁盘介质会计档案和其他会计文档资料不能及时归档”, 导致单位不能够充分利用电算会计档案来为单位的发展服务。其次, 工作人员综合素质不高。比如, 很多会计档案管理人员对计算机操作的相关知识比较匮乏。再次, 工作人员积极性较低。

(四) 安全性能不尽完善。第一, 数据内容的安全问题。一是在电算化环境下, 不法分子可能利用计算机和网络来窃取、变造、伪造一些至关重要的数据, 会计信息的安全性因此受到威胁。二是在拷贝过程中, 多数单位很少有系统拷贝收回意识, 加之拷贝用的软盘很可能携带计算机病毒, 这也是威胁数据安全的一个重要因素。三是在软件升级过程中, 很多单位没有把曾经使用过的会计软件系统完整保存, 没有注意保持电算化会计文档与对应的会计软件的一致性, 从而造成档案数据在某种形式下丢失。第二, 数据载体的安全问题。目前一些单位条件受限制, 没有按照国家规定的库房管理制度标准建立专门的电算化会计档案存储库房, 磁介质只是随意堆放在普通库房里, 没有专门保管存储载体, 存在极大的安全隐患, 使得会计信息存在毁坏的威胁。

三、促进电算化会计档案利用服务工作的合理举措

当前电算化会计档案的利用服务过程中存在诸多问题, 极大限制了会计档案的利用价值发挥, 促进电算化会计档案利用服务工作的合理举措, 有利于改善电算化会计档案利用服务工作。

(一) 健全电算化会计档案利用服务的制度体系。第一, 国家有关部门应当根据当前电算化会计事业发展的现状, 逐步完善涉及电算化会计档案管理的法律法规, 建立和完善与电算化会计档案资源利用服务有关的配套制度, 增强已有法规制度的实际可操作性, 建立起电算化会计档案信息利用服务在法规制度方面的保障。第二, 各单位应当逐步建立起有关于电算会计档案利用的业务制度, 比如建立严格的电算化会计档案使用权限制度和利用手续等。同时还应当建立起电算化会计档案的归档以及保管制度。比如明确规定电算化会计档案的归档内容、归档时间、归档要求、归档手续等, 确认合法的会计档案内容, 认真界定会计档案范围, 并将归档工作落实到人, 保证相关会计档案资料能够及时、完整、合理归档, 同时明确规定保管人员的职责和保管任务, 并明确磁性介质会计档案的保管要求, 要求保管人员对打印输出的会计档案和磁介质档案按照相关规定进行分门别类的专业保管, 并进行按期、按程序销毁。

(二) 构建电算化会计档案利用服务的评价机制。电算化会计档案利用服务评价体系的构建主要包括三方面的内容。第一, 工作人员的自我评价。这是工作人员认识自我、分析自我进而提高自我的促进自身发展的内在机制, 档案工作人员应该充分认识到自己服务工作做得好与不好之处, 不断发扬优点, 改正缺点。第二, 档案使用者使用反馈的评价。一是要健全利用服务制度, 加强制度的可操作性。二是确保利用服务程序清晰明了, 工作人员服务态度良好。三是确保利用服务途径充足, 能充分满足需求。四是确保利用服务工作设备先进, 成本合理, 检索工具多样化、检索路径专业等。第三, 有关评价的奖惩规则。应该将职工的自我评价和档案利用者的使用评价分值化, 达到一定分值予以奖励, 未达到规定最低分值则予以惩罚。

(三) 更新电算化会计档案利用服务的思想观念。首先, 单位管理者应当转变以往完全依赖于利用手工会计档案的作法, 充分理解并推动电算化会计档案的科学化利用服务, 积极推动单位相关制度的建立, 加强财务人员的业务素质培训, 着力解决电算化会计档案为单位利用服务过程中所遇到的问题, 如资金问题、硬件软件配套问题、部门间的协调与合作问题等, 促进本单位电算化会计档案管理事业的进一步发展。其次, 单位各部门职员应充分明确档案用户在信息利用服务过程中的主体地位, 档案工作人员应当树立起“服务”的理念, 改变以往不正确的工作服务理念, 树立起正确的服务价值观和良好的服务精神, 以档案使用者为中心, 以其需求为导向, 围绕解决用户的实际问题来开展工作。

(四) 加强电算化会计档案利用服务的人才培训。首先, 要加强相关工作人员思想品德素质的培训。教育培训内容应该包括法制教育与职业道德教育, 以培养他们依法管理电算化会计档案的观念和遵守国家经济法律的意识, 督促相关工作人员忠于职守, 爱岗敬业, 遵纪守法, 严守机密, 博学求进, 公正服务, 依法行使自身的权力和履行相关的义务。其次, 要加强相关工作人员的业务技能素质培训。应该要求电算化会计档案工作人员要熟练掌握会计、档案两门专业知识, 同时还要对相关工作人员进行计算机基础的培训, 促使他们掌握一些基础又实用的现代化技术, 增强其在电算化会计系统环境下的适应能力, 从而更好地对电算化会计信息以及最终形成的档案资源进行专业化处理, 保证电算化会计档案的利用服务工作能够正常开展。最后, 要加强工作人员的服务能力培训。这主要包括加强相关工作人员的咨询接待服务能力、业务服务能力、管理服务能力等能力, 使其适应单位各部门对会计信息开发、利用的需求。

(五) 完善电算化会计档案的安全保护。首先, 从载体的安全来说, 为了保证新型载体的安全, 单位应该根据国家《磁性载体档案管理与保护规范》的规定, 提供温湿度均稳定适宜的专用会计档案存放仓库, 存放地点要注意防止灰尘, 保持库房和载体的清洁卫生, 还应防止外来磁场的作用, 防止机械磨损和强烈震动。另外, 要注意防光和有害气体。在日常的管理维护中要注意将光盘磁盘等新型载体进行垂直放置, 严防重物挤压和变形, 还要定期对磁带进行倒带, 避免磁带出现发霉现象, 如果对盘片进行清洁, 要用干净的药棉和高纯度酒精擦洗, 不能随意擦拭, 避免划伤盘片。其次, 从信息内容的安全来说, 保存在计算机和网络上的会计档案信息主要通过以下的方式来进行保护。一是建立信息安全规范;二是采用信息加密技术;三是采取信息认证技术;四是防治计算机病毒。

参考文献

[1]王英玮.会计档案管理的原理与应用[M].中国档案出版社, 2003:313

[2]王必战, 王向阳.会计电算化会计档案研究[J].会计研究, 1998 (7) :21

[3]林赞声.电算化会计档案利用研究[D].广西民族大学, 2008

[4]朱庆华.企业电算化会计档案的管理[J].中国乡镇企业会计, 2006 (4)

[5]黄宏杰.电算化会计档案管理的现状和对策[J].南京医科大学学报, 2002 (6) .

企业会计档案利用研究 篇8

一、充分认识企业档案编研工作的重要作用

(一) 档案编研是保存、传播企业历史的重要途径

企业的历史档案是国家和企业的宝贵财富, 加强档案的保护, 最大限度地延长档案的寿命, 实现并提升档案价值是档案部门的重要职责。 档案编研能使许多重要的资料得以复制或转换成电子版, 有利于保护原始档案并方便流传。 通过档案编研, 把原始档案零散的材料变成专题性的编研成果, 有利于档案的保存、传播和开发利用。开滦档案馆通过整理档案材料, 先后编辑出版了 《开滦文史专辑》、《开滦百年纪事》、《开滦文萃》、《开滦130年重要历史事件》、《开滦130年人物纪事》 等图书。 这些编研成果, 不仅对研究开滦及中国近代工业史具有很高的参考价值, 而且为宣传开滦、促进开滦对外交流、商务往来起到了推动作用, 提高了开滦在国内外的影响力和品牌知名度。

(二) 档案编研为企业的改革发展提供资政参考

一般档案的利用, 采取利用者到档案馆查阅的方式进行, 耗时费力, 很是被动。 档案编研把原始档案转换成编研成果, 把死档案变成活档案, 不仅使利用者查阅很方便, 更主要的, 企业历史上的经营管理的经验和教训, 可以为现代企业管理提供资政参考。 开滦的档案编研成果, 涉及企业的经营、生产、改革、安全、企业文化等多方面, 较好地发挥了存史资政的作用, 为企业的转型发展作出了显著贡献。 归纳起来, 档案的编研成果主要有以下几个方面作用。

1.为企业改革提供借鉴。 开滦的承包经营、切块经营等多方面的改革, 几乎都能从开滦的历史中找到影子。 比如《旧开滦的经销史简略》, 较为系统地介绍了旧开滦在经营、销售、市场、信息、管理等多方面的经验, 为开滦的改革提供了历史借鉴, 对人们转变观念、开拓思路起到了积极作用。

2.为企业走向市场提供历史经验。 比如旧开滦曾经有秦皇岛港在内的多处运销煤炭的码头和办事机构, 也有过运煤通商船队。 为了借鉴这些成功的历史经验, 开滦档案编研人员把这些史料重新整理, 提供给有关领导和部门。 开滦的管理者借鉴历史经验, 重建自己的运煤专用码头, 使开滦人实现了再开海运的夙愿。

3. 为加强两个文明建设和爱国主义教育提供有力武器。事实证明, 编研工作及其成果对企业的物质文明建设发挥作用的同时对精神文明建设起到积极作用。 比如李大钊等早期共产党人在开滦的革命活动、旧开滦工人大罢工、开滦历史上的杰出人物、抗震救灾及治水复矿的英雄事迹、党和国家领导视察开滦等, 都是进行爱国主义宣传教育的好材料。

二、打造一支高素质的档案编研队伍

档案编研不是简单的事情, 涉及政治、经济、文化等方方面面。 要搞好档案编研工作, 出精品, 实现兴企、资政、育人的目标, 必须打造一支高素质的编研队伍。

(一) 加强政治理论修养

政治理论修养包括马克思列宁主义、毛泽东思想、中国特色社会主义理论、三个代表、科学发展观、十八大以来的各项方针政策, 等等, 这是做好各项工作的指南, 更是进行档案编研开发、撰写历史文章的指南, 没有这个指南, 就会犯立场、观点的错误。 就开滦来说, 1878年建局, 在旧中国就经历了清朝、民国、日本军管理时期, 每个时期的档案都是当时生产、经营、管理等各个方面的真实写照。 管理者是从自身利益出发进行管理的, 利益驱动第一, 他们为了赚取更高的利润残酷的剥削压迫工人, 镇压工人罢工, 污蔑工人。 如果对档案不加分析, 照搬照用, 就会出现立场观点方面的错误, 就会出现歌颂资本家、贬低工人阶级的现象。 我们在实际工作中就遇到过立场观点有问题的稿件, 比如李鸿章赏识德璀琳, 文中就对德璀琳大加赞赏;还有的歌颂英国技术人员, 贬低中国技术人员。 出现此类偏差的原因, 就是政治理论修养不够, 没有运用辩证唯物主义和历史唯物主义的观点对档案史料进行客观的历史性分析。

怎样提高政治理论修养呢? 首先要意识到加强政治理论修养的重要性, 同时要深入学习马克思主义哲学理论和毛泽东的哲学著作, 学会运用辩证唯物主义和历史唯物主义分析问题、解决问题;深入学习改革开放以来党和国家领导人的重要理论, 通过电视广播报纸等途径, 及时了解党的方针政策及各项规定, 提高政治敏感度, 把握好时代脉搏。 还要及时了解在生产经营各方面的动态信息, 使文章能够更好地为企业的转型发展服务。

(二) 加强古代语言文化方面的修养

开滦档案馆在进行历史档案编研的时候, 比如《开滦档案史料 (1878—1912) 项目》, 遇到了书法方面、古文字方面、断句方面、历史文化知识等方面障碍, 因此, 平时要加强这些方面的修养。

1.书法知识。 在档案编研工作中, 正确识别原件的字体是重要的一环, 而不少档案原件的手写字体为狂草体、行草体, 没有一定的书法功底就不能识别, 所以, 历史档案编研工作需要具备一定的书法知识。

2.古文字知识。 档案原件都是繁体字, 还有大量通假字、异体字, 这些都是历史档案编研的拦路虎。 多读带有字词注释和翻译的经典古文, 多查阅字典, 是提高古文字阅读能力的较好途径。

3.断句能力。 古文没有句读, 要正确地断句, 才能读懂文章。 错误断句是因为古代汉语知识欠缺, 没有古文的语感。 古代汉语知识和语感是通过多读古文, 积累古文的词汇和语法知识取得的。

4.历史文书知识。 古代档案原件主要为官私文书, 尤其是明清时期的档案, 比如开滦清朝时期的档案大多是此类。 其中大部分是公文文种, 名目繁多, 如诏书、谕旨、奏折等, 如果不了解这些文种的特点、源流和格式, 不掌握纷繁复杂的公文专门术语, 不理清各级衙门之间盘根错节的公文层层照转关系, 不了解古代文书抬头制度、避讳制度等方面知识, 就不能正确地理解文章内容, 更谈不上编研了。