企业档案数字化管理

企业档案数字化管理（精选十篇）

企业档案数字化管理 篇1

一、企业档案数字化管理的优势

档案数字化管理就是应用先进的计算机网络技术、数据库技术以及先进的多媒体技术对于一个企业的档案进行记录和管理, 这种档案管理模式通过数字化的形式进行存储, 并且能够通过互联网进行检索和利用, 使得企业在发展的过程中能够更好地实现资源共享。

(一) 档案数字化管理提高了办公效率。随着电子信息技术的发展, 档案在管理时逐渐形成了数字化管理模式, 这种管理模式首先解决了传统档案管理中的存储问题, 数字档案可以存入硬盘中, 使得档案能够永久性地存储, 并且所占空间极小。数字化的档案管理模式中, 计算机以及网络的应用成了这种模式的最大特色。在查询档案时, 可以通过检索的方式进行查询, 在很短的时间内就能查询到所需的档案, 大大提高了办公效率。

(二) 档案数字化管理推动了档案信息的开发。在传统的档案管理中, 档案都是根据类型不同而进行存储的, 并不能实现包含等情况, 因此在管理和查询的时候工作量都是很大的。但是档案的数字化管理模式不仅能够将档案分类, 并且在一个文件夹中可以包含各种小分类的档案, 并且所有的档案都能够通过检索工具进行查询。在提取档案时, 只要在检索栏中输入相关的词汇, 就会检索到所需要的档案以及与此档案相关的其他电子文件。数字化的档案管理模式不仅能够帮助使用者找到所需要的档案, 还能够容易地了解相关的一些档案, 使得人们能够更好地利用档案, 推动了档案信息的开发, 满足人们对于档案信息的深层查询需求。

二、加强企业档案数字化管理的有效途径

(一) 建立健全电子档案管理制度。档案的数字化管理具有多种优势, 能够帮助企业更好地进行发展和改善, 但是这样一个档案管理模式需要建立一个健全的电子档案管理制度。在建设档案管理制度时, 应当遵循一定的规章和制度, 这些规章和制度是由国家档案局统一规划和组织建立的。健全的电子档案管理制度能够保证各个企业在管理档案时有法可依, 避免产生剽窃等现象, 是企业档案管理工作持续健康发展的保证。

(二) 强化电子软硬件的管理。随着电子信息技术的发展, 高容量、高性能的电子文件存储器也有了很大程度的发展, 成为数字化档案管理工作中的重要组成部分。但是目前的数字化档案管理工作中, 常常会因为电子软硬件的问题而产生档案管理问题, 比如电子软硬件的漏洞问题, 病毒问题等都是常见的问题。要想使档案数字化管理更有效地进行, 就必须进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境, 并且还要进行电子软硬件的开发与改进, 使得电子软硬件存储设备能够更加安全。

(三) 加强档案管理人员的培养。在数字化档案管理工作中, 不仅需要健全的档案管理制度、强大的软硬件, 还需要一些高素质的档案管理工作人员。在数字化档案管理工作中, 工作人员不仅要懂得相关的档案管理知识, 并且还应当具备计算机信息管理方面的技能, 会使用相关的计算机管理软件, 并且对于档案管理工作要有足够的耐心和细心。因此, 加强档案管理人员的培养是数字化档案管理工作的一项重要内容。

随着电子信息技术的发展, 企业档案管理工作逐渐地实现数字化管理, 数字化管理模式能够提高档案管理效率, 使得档案的作用更加突出。在加强企业数字化档案管理过程中, 需要多方面的努力才能实现或者完善档案的数字化管理。

参考文献

[1] .王应解.基于数字档案馆的知识.北京档案, 2008.1

加快煤炭企业档案数字化建设的思考 篇2

关键词：档案数字化；档案意识；制度；网络；数据库

随着社会的发展，煤炭企业的现代化建设步伐不断加快，办公系统的网络化正在逐步完善，这就要求煤炭企业的档案管理工作也必须与时俱进，紧跟时代的发展步伐，加快数字化建设，更好地为企业的发展服务。要进一步提高档案意识

档案管理部门应该定期组织召开会议，向各部门人员宣传和贯彻档案法，提高企业干部职工的档案意识，使大家明白档案工作的重要性，让大家知道档案信息资源的开发利用是企业取得长足发展的必要条件之一，建立档案报送、收集、管理的长效机制，所有部门密切配合共同搞好档案工作，充分发挥档案的作用。要加大经费投入，为做好档案工作创造良好的条件

煤炭企业安全生产、经营管理是重中之重，提高经济效益是企业的中心工作，档案工作往往容易被领导忽视。这就要求档案工作人员要充分发挥档案工作的优势，特别是数字化档案的优势，努力进行档案信息的研编，为领导的决策提供真实、可靠、便捷的资料，努力向企管理人员、工程技术人员提供有价值的信息，吸引利用者，提高档案工作的地位，引起领导的重视，争取领导在资金上，政策上的支持。建立保障档案数字化的制度

在煤炭企业档案进行数字化的进程中，必须要建立完善的保障体制。对于归档工作中出现的不归档现象，要制定完善的归档制度，其基本内容应该包括：由单位统一制定的归档日期，各部门领导的年终考核测评中加入由档案部门针对各部门档案工作开展情况的测评等，这样将会对档案收集工作的顺利进行起到积极地推动作用；也可以要求各部门指定专门的档案保存、上交人员，建立档案收缴督办制度，把档案上交、归档情况纳入到部门工作质量考核之中，提高其他部门人员做好档案收集工作的积极性。另外，还需要制定文档一体化工作制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、网络安全管理制度、档案原件借阅制度等，这些制度必须要科学化、标准化、统一化和系统化，确保档案收集、保管的科学性。制度的建设必须要涉及档案收集、著录、标引、数据加工、检索、交换和传播流通等各个方面，只有这样才能最大限度地消除档案工作中的无序、无组织和不系统现象，才能快速高效地推进数字化建设。要积极推动网络化归档工作

当前，煤炭企业的网络化办公为网络化归档提供了良好的平台，只要充分利用好自动化办公这一平台，档案管理的网络化归档就不难实现。各立卷部门的档案管理者在档案管理部门的统筹规划和在专职档案人员的指导下，根据自己的权限范围将所在部门产生的需要归档的文件备注上处理意见，通过自动化办公平台传输到档案馆数据库，年终时只要向档案馆移交一份组立卷清单即可，从而减少了档案管理部门的计算机输入工作。档案馆只需要对数据进行一些深层次的处理开发，数据输入影响数字化管理的瓶颈问题就可以得到很好地解决。档案的数字化先要保证重点档案的数字化工作

煤炭企业的档案部门主要为企业的管理者和工程技术人员服务，但是将馆藏档案在短时期内迅速全面地数字化是不现实的，因此对保存档案的数字化要保证重点、突出特色。煤炭企业档案部门所保存的档案反映了企业的发展历程、包含了矿井在发展中克服的一些技术难题、重点科研项目的记录资料、一些重点的经营策略等，应该对那些对当前矿井的各类决策、安全生产、经营管理有重要参考价值、使用频率较高的档案优先完整进行数字化。对企业长远发展有重要指导意义的档案要特别注其数字化的方式，提高这些档案的利用率。建立重要档案数据库，保证重要数据的安全

建立煤炭企业档案数据库系统是档案数字化管理的核心。要将档案全部转化为信息资源要投入巨大的资金和人力，还有部分档案属于企业机密，档案的数字化应抓住几方面的重点。一是建立收藏档案目录数据库。主要是根据单位各类档案基本情况，通过著录标引，把单位收藏的文本类、图形图像类和影音类档案的分类号、全宗号、档号、题名、责任人、形成的时间、数量、主题词、提要以及文件级的原文等基本情况录入计算机，建立基本数据库，这样可以通过计算机检索提供档案原件的利用。二是建立基层报表数据库。在煤炭企业档案数字化管理系统中，建立起状态数据库和基层报表，将各部门要报送的数据、反馈的信息通过网络系统直接填入所建立的数据库中，再按要求进行调整。并根据上级的要求和使用情况，及时、迅速、准确地做好基层报表的填报工作。建立档案网站

档案部门可以依托自动化办公系统，积极开发各种数据归档平台，建设收藏基本目录数据库、单位基层报表和单位动态数据库及各项专题数据库的查询入口，实现档案信息的网上接收、管理和传输，方便用户访问系统允许的公开、非保密的档案信息，从而提高档案信息的处理、查询、传递速度，缩短利用者的查阅时间，力争用企业干部职工提供更多的信息，更便捷的服务。

企业档案数字化管理 篇3

关键词：供电企业档案管理数字化管理

1 概述

全球信息化发展使得大多数企业的管理模式都逐步转向数字化，这也是信息全球化的发展要求。作为我国国民经济基础的电力行业来讲，只有实现其档案的数字化管理，缩短电力从业人员与档案之间的距离，为企业提供了更加便捷快速的服务，提高供电企业的竞争力，使其在激烈的市场竞争中立于不败之地，促进供电企业在未来得到更好的发展。本文就从供电企业实行数字化档案管理的需求着手，提出了供电企业做好档案数字化管理的有效措施。

2 供电企业实行档案数字化管理的必要性

2.1 有利于供电企业对档案的保存与使用

随着社会的发展与进步，供电企业在员工生产和经营活动中对档案的利用率越来越高，需要查阅档案的机会越来越频繁，档案对供电企业的正常运转有着非常重要的作用。另外，不同的档案有不同的保存方式与时间，如果对档案的原件进行反复使用，就会影响原件长期的保存与使用，这就对档案管理提出了更加严格的要求。但是我国目前大多数供电企业的档案管理模式都陈旧落后，完全不能满足当今时代发展的需求，也不利于供电企业对档案的长期保存与使用，对档案的实际使用产生了一定程度的限制。随着档案数字化管理模式的出现，打破了传统纸质档案管理模式，避免了供电企业管理人员反复借阅档案时对档案造成一定的损害，满足了供电企业员工的需求，使得供电企业更好的运行。因此必须加快供电企业纸质档案管理模式向数字化管理模式过渡，使供电企业员工能对档案的使用更加方便、快捷，同时数字化档案管理模式十分利于供电企业对其档案的保存，为后期供电企业的发展目标与决策指明道路与方向。

2.2 有利于供电企业对档案的管理与使用

随着我国经济的快速增长，供电企业不断改革发展，每个部门每一项管理都需要进行详细的登记，以保证供电企业的管理工作能顺利开展。在供电企业档案管理方面，传统的纸质档案管理模式已经难以满足企业的发展需求，一定程度上阻碍了企业的发展。在供电企业档案管理上引入数字化管理，能及时准确的将发生变革以及采取新的管理方式记录在档案中，很大程度上方便了供电企业对管理的使用。另外，数字化档案管理还可以提高供电企业档案管理水平，及时发现档案管理中存在的问题，并有针对性地采取有效的措施进行改进，进一步提高供电企业在档案方面管理的水平，同时对供电企业整体管理水平有较大的促进作用。

3 做好供电企业档案数字化管理的有效措施

由上述对供电企业实行档案数字化管理的必要性分析可知，数字化档案管理模式对供电企业未来的发展是十分有利的。因此必须做好供电企业数字化管理，促进企业更好、更快的发展。

3.1 提高对档案数字化管理的意识

在对供电企业档案实行数字化管理过程中，首先应该提高企业领导对档案数字化管理的意识，定期召开相关的组织会议，向各个部门的人员积极宣传和贯彻档案数字化管理的知识，从而提高供电企业领导以及企业员工的档案数字化管理意识，并让其深刻的认识到数字化档案管理的重要性和必要性，这样才能进一步开发企业内部档案信息资源，推动供电企业档案数字化工作的有效开展，使数字化管理模式在企业档案管理中发挥最大的价值。

3.2 全面落实档案管理制度

供电企业档案事业的发展离不开档案管理模式的发展，完善和落实档案管理制度是实现供电企业数字化管理关键所在。因此供电企业领导应该重视档案管理工作，认识到档案工作在一定程度上可以实现企业的经济效益和社会效益。档案数字化管理建设是一项比较长远复杂的工程，需要企业领导和员工的全面支持和重视，从而为落实档案管理制度、档案数字化管理创造有利的条件。首先需要对档案管理部门组织机构相关制度进行完善，以保证部门管理的稳定性与健全性。另外，档案管理数字化是在计算机技术、计算机多媒体技术、扫描技术为载体，大量资金为经济支持基础下，引入先进的技术和设备对其进行严格的管理。所以相关部门必须积极构建满足档案管理要求的物质环境，完善相关的档案资金管理制度，以争取更多的资金和政策支持。再者供电企业需要科学合理的配置档案管理人员，制定档案数字化管理人员制度，保证整个管理团队的稳定性。

3.3 管理人员重视档案数字化建设

管理人员对档案数字化建设的重视程度直接关系着档案数字化管理水平，这也是档案数字化管理模式在供电企业更好应用与推广的前提。供电企业实现档案数字化管理是一个长期的过程，需要相关管理人员重视档案数字化建设，才能为档案数字化管理模式的实施创造有利的条件。因此供电企业相关管理负责人应该重视档案管理队伍的建设，不断引入专业的档案管理人员，提高企业档案管理水平。同时应该积极聘请有经验的档案管理人员，定期对供电企业档案管理人员进行专业的培训，提升原有档案管理人员的水平，使其能熟练的掌握计算机技术、计算机多媒体技术、数据库以及扫描技术等，培养一支高素质、高技术、高水平的专业数字化管理队伍。另外，应该注意协调各个管理部门之间的关系，使其能协助档案部门进行档案管理，为供电企业实现档案数字化管理奠定坚实的基础。

3.4 建立档案数据管理库

供电企业应该建立完善的档案数据管理库，推动档案数字化管理前进的步伐。首先，需要建立供电企业档案目录数据库，把企业档案按类别、档案分号、档案名等信息输入电脑，建立一套完善的供电企业档案目录数据库，这样对员工查询相关档案资料提高了及时性和便利性，还有利于对企业档案的管理与保存。其次应该完善供电企业档案状态数据库，把企业的新信息、新资源，通过计算机网络技术传输到状态数据库中，能帮助领导和员工及时查询最新的档案信息，同时也为档案管理人员提供了将各个档案准确分类的充足时间。

4 结束语

总而言之，供电企业档案数字化管理是满足当今新时代发展需求的管理模式。供电企业若想在激烈的市场竞争中立足与发展，就必须转变传统的档案管理模式，向数字化管理方向发展，提高员工对档案数字化管理的认识，完善各项档案管理制度，重视档案数字化建设和数据库建设，从而提高供电企业管理水平，促进企业健康、可持续发展。

参考文献：

[1]王国英.试论如何实现档案管理的数字化[J].企业技术开发，2010，23:117-118.

[2]王义.数字化背景下的企业会计档案管理研究[D].吉林大学，2012.

[3]王海燕.基于供电企业档案工作现代化管理分析[J].科技与企业，2013，19:30.

[4]乔丽.民营企业档案管理数字化转型的问题与对策[J].兰台世界，2011，02:24-25.

电力企业档案数字化管理 篇4

关键词：电力企业,档案,数字化,管理

档案管理在电力企业发展中起着重要作用。随着科学技术的发展,社会全面步入信息化时代,企业也对此予以高度重视,纷纷改变陈旧落后的管理经营模式。电力企业想要赢得市场竞争的主动权,就必须重视改进档案管理模式。本文就如何做好电力企业档案信息化管理进行分析研究。

1电力企业档案管理中存在的问题概述

电力企业的档案管理信息量极大,其中包括文字、图像、声音、 影像等,涉及多个部门的方方面面,管理的内容较为重要性。纸质档案管理是传统的电力企业档案管理模式。在这种陈旧落后的管理模式下,员工或单位的管理人员频繁地借阅档案,容易对档案原件造成损害,影响档案的长期保存,且档案存放占用空间大,不利于企业管理人员的随时阅览。新形势下,电力企业管理相关部门要足够重视电力企业档案的管理工作,积极推进档案数字化管理的实现,提高档案管理工作质量和工作效率,促进电力企业的稳定发展。

2实现电力企业档案数字化管理的必要性

电力企业档案利用率越来越高,企业经营者和管理人员对档案的翻阅也越来越频繁。电力企业档案对于企业的正常运转有着十分重要的作用,受工作环境的限制,管理人员对档案的管理受到限制,,无法实现快捷方便管理,不利于企业的正常运转,在一定程度上对企业经济的发展造成了阻碍。此外,传统电力档案管理自动化水平低、收集整理不规范,纸质形式在一定程度上限制了档案管理的流动性。只有满足企业管理人员对档案方便、快捷、准确的需求, 才能提高管理人员的工作效率,帮助企业更好更快地发展。在信息化现代,多媒体得到广泛应用。这就要求电力部门打破传统档案管理模式,适时抓住机遇,加快建设和完善档案管理工作,实现公文信息快速运转的档案数字化管理,适应现代社会市场的发展,保证电力企业经济的快速发展。

3如何有效实现电力企业档案数字化管理

3.1提高电力企业数字化管理的重要性意识

数字化档案管理不仅可以加强电力企业对档案的管理力度, 发现档案管理中存在问题,及时采取有效措施进行改进,还可以进一步提高电力企业档案管理水平。档案管理是一项繁杂且重要的工作,由于信息量庞大,管理人员在对档案进行分类、存档时容易混淆,且需要进行防潮、防火、防虫工作,占用存储空间大,不易于收集和管理。而档案数字化管理符合现代先进管理模式,提高了管理人员的工作效率,保证了部门管理的稳定性与健全性。此外,数字化管理的替代可以延长纸质档案的寿命,还可以实现资源共享,适应节约型社会的发展要求。一方面,跟进多媒体时代的步伐,满足档案管理人员的工作需求,另一方面,促进了电力企业在全球信息化时代的发展。

3.2建立健全电力企业数字化数据管理库

数字化管理技术是采用数字化进行存储的一种方法。数字化信息主要存储在光盘、硬盘和软盘上,这为因信息量大导致档案库房拥挤、保管困难的问题提供了很好的解决方法。档案信息量的迅速增长与社会、经济和科技的迅猛发展有关,为了更好地统筹管理,建立健全的电力企业数字化数据管理库是最佳选择。首先,可先从建立良好的电力企业档案目录数据库开始,给电力企业档案进行分门别类,标上“套”“册”等分号,写上相应的档案名称,这样在查找档案时,只要在电脑的档案目录上输入名称或是具体的套、 册数,就可以方便快捷地找到。此外,可以建立档案时间数据库,时间信息的录入也可以帮助查找者快速搜索查阅。计算机网络对录入的时间及内容进行保存,系统自行将信息收集传输到档案时间数据库,进行统计整理,方便管理人员对信息进行管理的同时,也能够区分新旧档案,便于提取信息。

3.3做好对企业档案管理人员的全面培训工作

新时期档案管理数字化研究 篇5

我国档案管理人员队伍主要存在的问题是档案管理人员的业务水平与综合素质有待提升，且档案管理人员队伍老龄化问题严重。由于档案管理工作对年轻人缺乏一定的吸引力，许多年轻人都不愿从事该类工作，在择业中通常会选择具有挑战性与发展前途的工作，加剧了档案管理人员队伍的老龄化问题;年事已高的档案管理人员通常思维守旧，不能很好地适应数字化管理，在开展数字化档案管理工作中经常不能熟练操作计算机。此外，受传统思想观念的束缚较深，档案管理人员在新时代背景下缺乏创新意识，忽视对档案资源的发掘工作，制约了档案管理数字化进程。

1.2 缺乏先进的数字化设备

软件资源、硬件资源以及网络资源等是档案数字化管理的基础，然而，受到资金限制，企业无法配齐各种数字化设备，尤其是计算机系统与程序过于陈旧，阻碍档案管理的工作质量与效率提升。在推进档案数字化管理进程中，计算机设备是不可缺少的重要内容，是实现档案数字化管理的基础。因此，要想实现档案管理数字化，企业要积极引进各种先进的现代化设备，及时更新陈旧的设备程序与系统等，从而满足新时期档案数字化管理的需要，为档案资料的可靠性与真实性提供重要保障，实现对各种档案资料的长久保存，充分挖掘档案资料的价值。

1.3 档案数字化管理存在风险

随着信息时代的到来，网络技术与计算机技术在社会各个领域之中应用广泛，在给人们带来许多便利的同时引发了信息安全问题，特别是计算机系统中的档案信息极易受到病毒与黑客攻击，加大了档案管理工作的`难度。此外，在纸质档案转化电子档案的过程中，档案编辑多采用电子编码技术，但该技术在应用中存在一定的不足，具体表现为原始凭证在被修改后不存在遗留痕迹，导致管理人员无法在第一时间被发现。因此，要高度警惕各种违反档案法律法规的行为。

2 实现档案管理数字化的重要意义

传统手工档案管理模式在我国事业单位与机关部门中应用时间较长，该模式存在的主要问题是档案管理工作效率不高、保密性不够以及信息查找不便利等。在新时期，档案管理工作任务愈加繁重，而传统管理模式工作量大、时间长，阻碍档案管理工作有效开展。在档案管理工作中应用计算机技术与网络技术，能够显著提高档案管理工作效率，特别是提高信息检索与查询效率。通过应用自动搜索功能，可以节约档案管理人员的查询时间，满足用户档案资料的需要，实现对档案信息资料的充分利用。具体而言，数字化档案管理具有如下优势。

2.1 提升企业的经济效益

随着社会的进步与发展，人们每天要接收与处理大量信息，而传统办公方式由于工作效率低，无法实现对大量信息的快速、高效处理。基于传统档案管理模式下，要想实现海量信息处理，不得已要增加办公费用与人员，这必然会增加企业成本，影响企业的经济效益。而数字化档案管理模式相对传统粗放型模式而言，最大的优势是实现了对传统纸张档案机读，既节约保管费用与占地空间，又可以提高查阅效率，减少了人员与纸张浪费。

2.2 提升了档案利用效率

传统纸质档案多保存于档案馆与档案室，对于用户来说存在许多不便。而数字化档案管理的特点是高效、便捷，用户可以快速、准确地查找出所需档案。通过应用计算机技术，档案查找摆脱了时空限制，用户可以隨时随地查找档案，充分利用档案资料。

2.3 提升档案管理工作效率

数字化档案管理的作用是可以实现对档案资料的及时归档，满足用户需要。比如，人事档案在企业发展中属于重要内容，而企业人事档案管理要面向繁多的管理对象，包括职工入厂、调动以及退休等，传统人工档案管理方式要先对档案归档后才可以查询，而基于计算机技术与网络技术为核心的数字化档案可以准确反映出目前情况。同时，数字化档案的另一优势是可以简化资料查询，便于办公人员进行随时查询。

3 档案管理数字化的发展措施

3.1 文书处理以及归档开展数字化管理

档案工作最基础的内容是文书工作，而文书工作的质量在很大程度上会影响档案工作的质量与效果。因此，为了满足新时期档案管理工作的需要，应用计算机能够完成文件登记工作，并按照批办次序在局域网范围内依次传阅，并提前设定好催办时间。如果不能按时返回传阅文件，催办程序会向承办人发出相关信息，提醒其要及时进行文件阅读，在完成对文件的处理后进行预立卷整理，减轻档案管理人员的工作压力。 3.2 加快系统工程建设

档案电子化建设涉及了总体设计、软件开发、扫描录入、档案整理、光盘备份、设备选型以及查询管理等多项内容，这是一项系统工程。为了实现海量档案信息高效录入与保管，系统会利用磁盘阵列存储、双服务器以及高速扫描仪等实行集中扫描，并通过光盘与磁带等对文字资料等进行双备份，避免出现资料丢失问题。

3.3 构建信息技术支撑系统

3.3.1 系统要具备平滑升级能力

信息技术支撑系统将光纤与磁盘阵列相连接，从而为系统高性能提供重要保证。此外，通过扩展模块应用，可以大大扩充系统存储容量。存储系统本身要具备良好的可拓展性，实现在线扩容的同时具备保护功能。

3.3.2 系统要具备良好的可靠性

信息技术支撑系统应用的各种磁盘阵列产品包括电源、阵列控制器、链路控制器、风扇以及双口光纤硬盘等，在硬件组成以及结构等方面需要采用冗余设计，避免存在单点故障，从而保证系统运行的安全性与可靠性。此外，就磁盘阵列而言，需要运用各类PAID保护级别，满足不同用户的实际需要。系统对硬件要求非常严格，需要硬件支持热插拔，从而为系统应用的连续性提供重要保证。

3.4 提升档案管理人员的综合素质

档案管理人员作为数字化档案管理工作的主要执行者与实施者，其专业水平与综合素质的高低直接关系档案管理工作的质量与效率。因此，有必要加强对档案管理人员的培训力度，提高档案管理人员的计算机操作水平，使其能够在档案管理工作中熟练应用档案数字化技能。此外，在全新发展时期下，作为一名档案管理人员，有必要不断提高自身素质，学习各种技能技巧，做好档案资料保密工作，为顺利进行数字化档案管理工作贡献自身的力量。安全是对档案管理工作最重要也是最基本的要求，因此，档案管理人员要提高自身安全意识，做好档案资料的保存工作，从而为档案管理工作的安全性与可靠性提供重要保障。

3.5 加大设备引进与更新投入

设备是档案数字化管理中必不可少的内容，是影响档案管理工作效率的重要因素。因此，在推进数字化档案管理进程中，要加大设备投入，积极引进现代化设备，及时更新计算机系统与程序。除了要做好软件设备的更新工作，还要更新落后的硬件设施，并加强对硬件设备的保养，这样不仅可以延长设备的使用期限，还可以提升档案管理工作的质量与效率。此外，在档案管理工作中要善于吸收与借鉴优秀的经验，注重资源转换与共享，建立健全数字化档案管理体系，从而提高档案利用率。

4 结 语

企业档案数字化建设面临的几点问题 篇6

由于部分领导对数字化概念知之甚少，加之档案本身不能为企业直接创造经济效益，以及档案工作自身的局限性，使多数领导从思想上对档案工作不重视，造成企业档案数字化的被动局面。

只有实现企业领导对档案工作观念的转变，才能使其从宏观的角度。对新形势下档案事业发展的，新要求给予充分的理解支持，把档案信息化建设纳入到企业信息化建设的总体规划中。促进档案信息化建设持续发展，最大限度地开发利用档案资源。

2馆藏资源整合

企业档案信息化要求将包括纸质档案、图片档案、电子档案、实物档案等各种不同介质、不同形式、种类繁多、数量巨大的档案信息集成到统一系统中，这会极大地丰富企业档案馆馆藏信息资源，为企业提供充足、合理、规范的资源利用带来新的契机，同时因此而引发的问题也凸显出来。

2.1馆际间的整合。由于馆藏资源的来源各异，各级各类档案馆的档案文件各具特色，类别有交叉也有不同，管理系统也不尽相同。要将这些庞大、繁杂多样的不同编码格式、读写方式、载体材料的数字信息有机整合，实现其运行环境一体化管理，馆际间必须加强交流、紧密联系、协同作战以建立高质量的档案信息数据库，才能达到企业档案信息数据的统一、准确、完整、合理及规范利用。这对档案工作从技术和管理上都提出了更高的要求。

2.2档案馆与企业其他部门的整合。档案馆必须加强与企业其他各部门之间的协作与交流，使档案管理系统与企业各种业务信息管理系统实现无缝链接，形成一个多链条、多层次、多元化的立体网络结构，将网络收集到的应归档的各种类别的信息，按照档案管理的要求进行快速、及时的数据处理，形成科学、有序、完整的企业综合档案信息资源，促进资源共享的同时又确保了信息的时效性，充分发挥企业信息的整体功能。

促进档案馆藏信息有机整合。不断加强档案信息科学化、合理化及可利用化进程，建立高智能的企业档案信息数据库，是档案馆信息化建设面临的急需解决的问题。

3信息平台的要求

传统意义上的档案是人们从事各项生产活动时形成的原始记录，而当前信息化的新时代特色下，大部分的档案文件是通过计算机及网络技术形成的电子文档，数字化信息的组织是通过编码形式完成，其处理过程要通过技术设备得已存储、显现及传输。

3.1管理系统的要求。随着企业信息化建设的不断发展，计算机的府用已普及到企业的各个领域，但信息管理系统的开发还不够成熟，有些软件还存在软件集成化程度低、兼容性差、数据共享难等问题。

3.2电子文档的要求。由于没有统一、规范的文档库标准，目前大量电子文档格式均被一种或几种软件垄断，甚至同一产品不同版本间不能实现完全兼容，各体系模块之间相互独立。大量的电子文档信息在各软件环境下无法自由流通，所谓的“信息孤岛”现象空前严重。

档案信息系统的成熟化、文档库技术标准化，是企业档案管理信息化建设面临的核心问题之一。

4信息安全的要求

企业档案涉及企业秘密和行业利益，特别是涉及企业秘密的档案关系到企业切身利益，甚至生存大计。企业档案资源已成为比资产更为重要的战略资源，档案信息安全成为建设数字化档案馆过程中的重中之重。随着信息技术的快速发展，信息安全的内涵不断扩大延伸。

4.1主观因素，信息安全的主观因素主要来自物理安全和数字安全。物理安全指通过对计算机及其网络硬件设施的保护，使得系统免受电磁泄露、通信干扰、自然或人為破坏及设备故障的困扰，确保计算机档案管理信息系统硬件的正常稳定运行。数字安全是对信息在数据收集、存储、检索、处理、传输等过程的保护，保障档案信息的机密性、完整性、唯一性及安全性，使档案信息不被非法窃取、伪造、篡改以及密钥攻击等。

4.2客观因素。有些档案馆实行了对不同用户根据权限安全审计，提供不同的开放机制；机密性的、不开放的档案存放于网络服务器；进行数据备份、制作只读光盘：建立网络系统防火墙与物理隔离、入侵检測、数据加密、系统控制等。但水涨船高，防范措施越来越强，网络攻击手段在数量日益泛滥的同时也越来越巧妙，越来越隐蔽，用户防不胜防。

总之，如何切实有效防御网络潜在风险，维护信息网络安全，是档案管理数字化建设所要面临的重要问题。

5人员素质的要求

浅谈企业档案数字化管理的应用 篇7

一、企业档案数字化管理具备的特点

(一) 便捷的信息资源。

企业档案的数据化管理, 首要的特点就是便捷的信息资源。数字化的档案管理主要是依靠计算机的硬件、软件、网络和服务设施, 来更好的接受信息, 给企业的生产需要提供了信息的便利。良好的信息资源, 可以保证企业对信息的处理和运用, 使企业在需要资源的时候的不用再费周折。

(二) 数字化的标准程度高。

数字化的档案管理, 以其他的档案管理模式相对比之下, 具有标准化程度高的特点。因为对于数字化的档案管理模式, 要符合电子档案的一些相关的管理规定, 除此之外, 还要满足国家的档案管理的有关规章制度, 使数字化管理不断走向正规的轨道。企业档案数字化管理, 主要对数字化的标准有更高的要求, 同时, 它也是数字化管理自身应该具备的特点。

(三) 大范围的网络应用。

数字化的档案管理是通过各个网络的联合, 更有效的提取企业的信息量。大范围的网络应用必然会成为企业档案数字化管理具备的特点之一。在数字化的档案管理中, 应保证数据的充分性, 就必须优化网络的应用功能, 便捷网络的运用, 进一步的为企业提供更合理的信息来源, 加强档案的管理级别。大范围的网络应用, 是企业数字化的档案管理必须具备的特点, 确保网络功能的更好的运用。

二、档案数字化管理系统的主要功能

(一) 档案的数字化处理功能。

档案的数字化管理系统的主要功能包括档案的数字化处理功能和档案的管理存储功能。就其档案的数字化处理功能, 主要负责数据的扫描、编辑、格式转换等, 针对档案实体的不同, 数字化的处理方式也有相应的模式。然而, 有很多文件的内容存在的问题, 我们要利用档案的数字化处理功能, 纠正文件中的错误, 使文件的内容更完美。

(二) 档案的管理存储功能。

档案的管理存储功能, 为企业提供了更好的信息能源储备。尤其是多媒体等各个平台的交流, 只要输入相关的词汇, 就可以查到与之相关的内容, 不管多少年代, 只要曾经有记录了, 它就会很好的保存, 特别是搜索的系统, 能更快捷的反映出文档、视频、数据等, 对于档案的管理存储功能, 我们要给予充分的发挥和利用。

三、企业档案数字化管理的策略

(一) 加强档案资料的汇集。

企业档案的数字化管理策略之一是加强档案资料的汇集。收集更多的资料信息, 能更有效的应对档案系统的突发事件的发生。也不会再因为电子文档系统出现问题, 企业的信息来源就发生中断, 面临很多工作无法进行的处境。我们应做到加强档案资料的汇集, 采用更多的方法对相关的信息进行大范围的收集, 并对其要加强存放和保管工作, 这样才能更好的为企业的信息提供及时的帮助, 促进企业的经济发展, 为企业提供有利的信息, 是加强数字化档案管理的主要内容。

(二) 提高员工的档案意识。

企业档案的数字化管理策略之二是提高员工的档案意识。要提高员工的档案意识, 就必须加大数字化档案管理的宣传力度, 只有提高员工的档案意识, 才能更好的加强档案的数字化管理。通过员工的自身对档案管理内容的学习的同时, 也要加强员工的档案知识的业务培训, 使员工能够更好的为企业各部门, 所需要的信息提供更优质的服务。实现员工档案意识的强化, 为档案的数字化管理提供人才, 保证档案的数字化管理更好的发展。

四、结束语

目前经济的发展, 数字化的档案管理已经普遍应用在企业的管理中。数字化的档案开始作为一种新的信息资源, 与企业的发展同步进行。数字化的档案管理, 贯通企业发展的整个过程中, 它为企业的生产运行提供了更多的有效信息服务。本文针对企业档案数字化管理的应用这一话题给予了更好探讨, 要充分利用档案的数字化处理功能和档案的管理存储功能, 企业档案数字化管理也要加强档案资料的汇集、提高员工的档案意识为主要的策略, 更好的推动企业的数字化档案管理的高速发展。

摘要：随着经济信息的不断发展, 数字化的管理模式, 已经开始运用到企业的档案管理中, 这种新兴的数字化管理模式, 为企业的生产、经营都起到了一定的辅助作用。与其他的档案管理模式相比, 数字化的档案管理已经发挥了它的优势, 成为企业档案管理不可或缺的网络管理形式, 本文针对企业档案数字化管理的特点、策略以及管理系统的主要功能进行阐述, 使数字化的档案管理能更好的为企业服务。

关键词：数字化,档案,管理

参考文献

[1]张淑枝.企业档案数字化管理的认识和思考[J].齐鲁档案论坛, 2009, (04) .

[2]景诗杰.试析企业档案的数字化管理[J].档案现代化, 2011, (03) .

企业档案数字化管理 篇8

一、档案信息化建设的必要性

档案一般都会保存相当长的时间, 在保存的过程中, 为了避免纸张可能受潮、虫蚀以及火灾等, 每年都会投入大量的管理经费, 同时, 长期的使用也会造成档案纸张的损坏。而信息化技术应经在纵多的方面显示了其独特的美丽。可以说现代的信息技术已经成为实现开发档案信息资源的关键性条件。

二、对开发档案数字化建设的几点建议

1、提高煤炭企业档案管理者的素质

由于以前煤炭企业对于档案的管理工作一直不够重视, 特别是在档案管理人员方面, 一直存在着严重的不足。而作为新时代的档案管理者, 必须要有与时俱进的精神, 才能够在这个科技进, 社会和谐的社会中加强自身的能力, 不断的完善自我。通过对档案知识的进一步学生, 完善对档案数字化建设的认识、理解。在培训已有员工的同时, 还要引入一些既动信息化建设有非常熟悉档案学规律的高层次人才。从而创新出更加科学、先进的管理方法。不断的提高档案业务人员的管理水平。

2、加大经费的投入, 创造一个良好的档案管理环境

档案管理工作的重要性, 几乎每个人都知道, 但是档案管理工作却无法带来直接的经济效益。而对于一个以提升自身经济效益为工作核心的煤炭企业来说, 安全生产、经验管理才是重中之重, 而档案管理工作则是被直接忽视掉。对于档案管理人员来说, 则要努力做好档案的管理工作, 及时的为领导提供真实、可靠的档案资料, 提供有价值的信息, 充分发挥出档案管理工作自身的优势, 提供档案管理工作的地位, 进而引起领导的重视, 争取到更多资金、以及在政策上的支持, 从而为档案管理工作的数字化建设提供必要的资金和技术支持。

3、建立并完善煤炭企业档案数字化的制度

在煤炭企业档案进行数字化的过程中, 还要建立起完善的保障体制, 以确保数字化进程有序不乱的进行。对于在归档工作中出现的不归档现象, 也要相应的制定出完善的归档制度, 一般来说, 至少应该包括以下几个方面:有单位统一印制归档日期、归档范围, 以及在年终考核测评时如何加入档案部门对个领导的档案管理工作的测评情况, 一边对档案的收集整理工作起到积极地推动作用;要求各部门指定专门的档案管理、移交人员, 建立档案收缴督办制度, 并把棋纳入到对部门工作的质量的考核之中, 以便于激发各部门档案管理人员的工作积极性和主动性;同时还有像文档一体化工作制度、网络文件保密制度、数字档案鉴定制度、档案原件借阅制度等等, 以确保档案收集、保管的科学性。需要注意的是在建立各种制度时必须要尽可能的有各方面的专家、或员工参与, 最大限度的消除其中的不合理现象, 保证档案数字化建设的高效性。

4、积极推动煤炭企业档案网络化的归档工作

当前, 煤炭企业早已实现了网络化办公, 这为网络化归档提供了一个良好的平台, 只要我们能够充分的利用这一自动化的办公平台, 就可以很容易的事项网络化归档。所谓网络化归档就是在档案管理部门的统筹规划和专职管理人员的指导下, 各立卷部门的档案管理者根据自己的权利范围在需要归档的文件备注上签处理意见, 然后再通过自动化的办公系统直接传送到档案馆数据库, 在年终时只需要把立卷清单交到档案馆即可, 避免了所有的工作量都积压在年底。

5、建立起煤炭企业的档案网站

档案部门可以充分的利用自动化的办公系统, 积极的引进、开发出个各种数据归档的平台, 建立收藏基本目录数据库、单位动态数据库、基层报表以及各种数据库的查询入口, 真正的实现信息在网络上的接受、管理和传输, 为用户访问一些允许访问、非保密的信息提供方便, 提高查询的速度, 缩短查询的时间。力争为煤炭企业提供更多的信息, 更加便捷的服务。

煤炭企业的档案管理进行数字化的建设, 一定要结合企业的办公自动化系统的水平, 随着办公自动化水平的提升二不断的进行完善和提高, 同时还要及时的建立起响应的保障制度, 为煤炭企业的安全生产、经营管理提供真实可靠、可以借鉴的资料, 推动企业的快速发展。最终实现煤炭企业的档案数据数字化、传输网络化, 资源共享化, 服务对象扩大化。

摘要：随着社会、科技的迅猛发展, 煤炭企业的现代化建设步伐也在不断加快, 特别是档案管理信息化建设更是取得的丰硕的成绩。本文对档案管理数字化的建设进行了全面的论述。

关键词：煤炭企业,档案管理,数字化建设

参考文献

[1]荀巨虹:《煤矿企业档案管理中存在的问题和对称浅析》, 《中国集体经济》, 2011, 24。

[2]晋瑛:《档案数字化建设与企业档案管理》, 《新疆电力技术》, 2008, 4。

企业档案数字化管理 篇9

关键词：民营企业,档案管理数字化,挑战,问题,对策

随着民营企业经营规模的扩大, 决策层面临着众多的经营问题, 急需了解和掌握企业内外的各类相关信息, 各职能部门工作也要求快速及时地掌握相关资料, 各方面对档案工作提出了更高的要求。这都迫使民营企业档案工作的发展一定要适应企业转型发展的需要, 必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段, 以现代化、多功能的服务措施, 使档案室 (馆) 收藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。档案数字化是企业信息化建设的重要组成部分, 档案数字化也是档案管理科学化的必由之路。因此, 民营企业应不失时机地将档案的数字化管理纳入信息化建设的轨道当中来。

一、民营企业实施档案数字化的必要性

档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、数字影音技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息。档案信息数字化管理的目的就是达到档案管理手段、职能实现与服务方式的数字化。

档案数字化是信息技术发展对民营企业档案管理提出的新要求。以计算机为基础的数字化信息技术对企业传统档案管理产生了深刻的影响。在信息化的推动下, 企业的营销和管理所依赖的信息必须实现数字化才能通过互联网被利用, 同时企业在广泛应用计算机和互联网的过程中又产生了大量的数字化信息。因此, 如何将有价值的档案信息数字化, 并将经营管理活动中产生的重要的数字化信息归档管理, 加工应用成为现代企业档案管理的重要任务。对民营企业而言, 必须正视数字化信息管理的重要性, 积极对待档案数字化建设, 利用数字化档案的优点来提高档案信息资源的效力, 从而提高企业的竞争力和经济效益。

二、档案数字化转型对民营企业档案管理的挑战

1. 企业电子档案优势为档案管理提出了新要求。

在企业各项管理活动中, 电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。这就为民营企业档案管理的水平和方法提出了新要求。

2. 企业档案分类的复杂化要求企业档案分类更加科学和规范。

民营企业传统档案管理分类简单, 很多企业是套用国有企业甚至行政事业单位的分类模式, 不适应本企业实际需要, 没有企业特色。在档案数字化管理模式下, 适应企业信息化管理需要, 企业将打破文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案。为了更加适应实际, 各企业档案信息的分类会不尽相同, 但档案分类将更能贴近企业的生产、经营、管理实际状况, 分类也将更合理、更科学、更规范。

3. 对企业档案接收和保管提出了更高的责任和技术要求。

在数字化信息管理环境中, 电子档案信息的产生具有动态性和流动性, 如果档案人员不进入企业信息集成系统中去, 不积极介入文件的形成和保管过程, 文件很可能就流失, 将很难掌握到企业信息的核心部分甚至接收不到档案。因此, 企业档案工作者不能坐等档案的最后形成与归档, 而是应在产生电子文件的源头行使档案的监督指导职能。同时企业档案工作者要学会运用专门的档案信息接收管理平台, 掌握电子档案信息的收集、管理技术。

4. 档案工作的重心从收集保管向开发利用转变。

传统的档案信息工作重藏轻用, 在数字化信息管理环境中, 企业档案工作的最终目的除保存历史记录以外主要是为了利用, 这是档案工作生存发展的基础。档案数字化改善了档案的利用方式, 冲破档案利用的种种局限, 使企业数字化的档案信息可以通过网络等现代技术实现异地的远程利用, 为需求者提供方便快捷的档案信息服务。

三、民营企业数字化档案管理存在的主要问题

由于廊坊民营企业总体规模不大, 档案信息数字化管理工作刚刚起步, 档案信息数字化进程中还存在着许多问题, 阻碍了档案信息数字化管理的发展。

1. 数字化管理的优势未能充分发挥。

廊坊大部分民营企业仍停留在数字化管理的初级阶段, 对于档案概念的理解仍停留在以纸和实物为主要载体的媒介上, 而把以数字化形式记录信息视为档案的辅助形式, 由于电子档案信息具有可变性、流动性等特点, 电子文件转化为电子档案过程的原始性和凭证性难以得到确认, 电子档案就无法真正取得“档案”的资格, 发挥“档案”的作用。不少民营企业把已形成的数字化文件转化成传统的纸质文件形式归档, 而不同时把数字化文件归档。数字化管理的优势和潜能未充分发挥出来。据笔者对50家民营企业调查, 结果发现, 有20%的企业对数字化文件的加密、认证技术的可靠性不太了解, 对数字化档案的凭证作用感到怀疑, 甚至不承认电子档案的效力, 近80%的企业电子档案只是辅助形式。

2. 数字化档案安全可靠性的担忧普遍存在。

在调查中发现, 民营企业管理者对于数字化档案安全可靠性的担忧普遍存在。多数企业认为, 数字化档案易被复制、修改、删除, 计算机病毒和硬件故障会使数据受到破坏。许多民营企业由于缺乏专业人才和计算机安全技术, 难以对档案数字化工作的安全加以全面防范, 因此形成了数字化档案缺乏可靠性、安全性, 以及保密性差的印象。

3. 人才和技术问题。

目前许多民营企业的档案工作人员是由秘书、会计或统计人员兼任, 已有的知识结构仍然以传统的档案知识为主, 数字化信息知识缺乏, 对计算机知识、网络安全知识更是贫乏, 调查中发现, 不少企业所谓数字化档案就是由管理纸质文件的管理人员将文件合同输入电脑或扫描储存到电脑磁盘, 更谈不上对企业数字化文件进行有效收集、归档、监督、管理和加工利用。

4. 设备资金问题。档案数字化建设需要计算机、数字化设备和

软件系统, 需要人才引进和培训, 这对中小企业为主体的民营企业来说无疑存在着很大的资金困难, 况且此后维护升级更新等仍需要投入不小的人力和物力。因此这也成为民营企业档案数字化建设的障碍。调查发现, 虽然所有企业档案管理都配备了电脑、打印机或复印机等设备, 多数企业也连接了互联网, 但大部分企业都存在高性能计算机匮乏、数字化设备不足和信息加工处理系统缺失的问题, 严重阻碍了档案数字化的进程。

四、实现民营企业数字化档案管理转型的对策

根据档案数字化转型的管理要求, 结合廊坊民营企业数字化档案管理转型的实际, 我们认为, 实现民营企业数字化档案管理转型的有效对策包括以下几个方面:

1. 数字化档案建设应逐步推进。

面对大量档案, 档案数字化的速度受设备及档案室人手的制约, 应将部分经营管理中产生的重点档案、特色档案、当前利用率比较高的档案优先进行数字化处理, 力争做到数字化档案的高价值和高利用率。

2. 建立和完善数字化文件归档制度。

民营企业应重视数字档案的接收和保管工作, 建立和完善数字化文件归档制度。对于随时产生的与生产、经营、管理有关的数字化文件应由专人整理归档, 这样, 不仅随时能为企业决策层和各职能管理部门提供实时信息, 还能及时归类数字化文件, 以降低档案数字化建设的成本。

3. 切实保证档案数字化工作的安全。

确保档案安全是档案数字化建设一个不可忽视的重要环节。电子数据比较脆弱, 可以被人为地破坏、篡改或删除, 计算机安全技术是档案文件在网络上的保密性、完整性和可用性的重要保证。民营企业应强化计算机安全技术, 重点做好三个方面防范工作:一是加强档案实体管理, 做好实体流动全程监控;二是加强档案信息管理, 做好档案内容的保密工作;三是加强档案数据管理, 防止数据的丢失、破坏、被盗、更改。

4. 进行数字化档案的加工和应用。

数字化档案的最大目的是便于深层次利用。民营企业档案管理人员对于已转化的传统纸质档案和收集归档的新生数字化信息可以进一步分类、加工, 不但可以提高检索调阅速度, 还可以实现数字化档案的深层利用。

5. 加大硬件和软件设施的投入。

民营企业要做好档案管理的数字化建设工作就必须加大投入, 配备必要的办公场所, 档案存放、储存场所和必要的硬件设备和管理设备, 逐步建立适应本企业特点的信息加工处理系统, 构建能支持本企业管理和决策的数据库, 以提高数字化档案的管理质量。为了可持续发展, 企业应设立专门的基金, 支持档案管理数字化建设的投入。

6. 加快专业人员素质培养和引进。

档案数字化建设最关键的是档案管理人员的素质, 这是关系到档案信息化建设成败的一个关键因素。加强在职档案人员的岗位培训力度, 针对民营企业档案人员变动频繁、兼职过多、工作繁重的特点和各企业在档案工作中普遍存在并有待于提高的问题, 有针对性地进行专题辅导和培训, 重点培养数字化档案的转化、开发、收集、归档、分类、加工等专业知识。政府档案管理部门应发挥指导作用, 加强档案人员的数字化管理岗位培训。同时企业应重视引进相关的专业人才, 强化系统的构建、维护、升级, 以适应档案信息化建设的需要。

参考文献

[1]陶亚坤.关于民营企业档案管理体制创新的思考[J].兰台世界, 2006 (11) .

[2]罗晓晶.企业档案数字化建设面临的几点问题[J].档案管理, 2008 (11) .

[3]王丽华.关于对企业档案数字化建设的一点认识[J].今日科苑, 2010 (4) .

企业档案数字化管理 篇10

一、企业档案管理对企业记忆的长期保存

(一) 档案的意识淡泊, 造成对企业记忆的构建形成阻碍。

无论是企业的领导抑或是单位的一般员工, 在对档案的宣传以及经验等方面的问题会直接影响档案管理停留在最初的认知上, 例如对企业文件的收集、整理以及查阅和保存。一般而言许多档案工作人员以及企业员工对档案的意识比较淡薄, 不能够为企业档案中发挥很好的作用, 提升企业的核心竞争力。如果一名档案工作人员对自己从事的档案工作的重要性都没有足够的认知, 还习惯于简单的检索、查阅、保管这样的档案工作内容, 那么这样简单的忙碌工作也将档案工作变成了“死档案”, 无法利用档案来与企业的其他部门进行沟通, 从而直接浪费了档案资源。也可以这么说, 档案意识直接影响到整个企业构建完整、真实的企业记忆, 并且大量有价值的文件被忽视、重要的档案不被及时的处理都成为企业档案发展的最大的障碍。

(二) 档案管理滞后, 在长期保存方面存在问题。

对于企业工作人员而言, 档案管理工作者的工作内容相对于独立, 默默的处理档案管理这份工作, 而这样乏味的工作却比较容易使人缺乏创新以及竞争的危机感。

(三) 集中开发利用, 充分发挥企业记忆作用。

首先, 档案管理的最终目的是提供利用。但是在某些方面档案工作人员主动服务的意识比较薄弱, 都是坐等工作任务, 而这种工作模式仅包含了档案的原始信息, 无法满足档案使用者的期望;其次, 缺乏专业的档案技术人员对档案的信息进行分析和研究, 不能够将原始档案信息编研成直接对企业有价值的简单的信息资源, 让档案使用者简单易懂;最后档案的服务模式比较单调, 没有为档案的使用者提供满意的体验, 而这就直接制约了档案在企业记忆的发展。

(四) 缺乏管理人才, 是企业的记忆的维护与塑造的短板。

人才的缺乏直接影响一个企业的发展, 然而档案管理人员素质的高低也就直接对档案信息服务的质量起到关键的作用, 它直接联系着企业记忆的塑造与维护。就目前而言, 许多企业的档案部门都是作为企业的辅助部门来进行工作, 使档案部门的人员与设备的配置上无法满足企业对未来的规划。在对人才的管理上一般录用的是年龄偏大、学历较低、对企业所处行业认知不足以及对档案专业知识匮乏的员工, 他们主动服务的机能更新较慢, 不能提供更深层次的服务。

二、档案资源收集对于企业记忆的影响

企业建立档案部门的目的就是为了记录和承载企业自身的价值。档案是企业经济发展和谐的基础, 也是为了能够提供给其他部门领导参考、学习的宝贵经验。建立档案部门其实是对企业记忆的控制, 能够帮助企业对主流行业的发展动向进行规划与了解。通过对相关档案的一系列的整理与记载能够形成对企业未来发展有时代性的发展动向, 帮助企业占领主导地位, 从而激励企业员工更具有创新意识, 并巩固企业文化为企业的未来发展提供方向。

档案资源的收集不仅仅直接完善企业档案记忆, 并能够保证企业信息资源数字化能够进行正常的运作。由于档案的管理工作比较零碎与繁琐, 在各个部门中都需要及时的进行数字信息的收集与管理, 而这些数字化的信息流动也呈现着现阶段企业的经营以及生产的记忆, 一旦没有及时的进行记录就会造成企业记忆的缺失。因此, 在档案的收集工作中一定要根据档案工作人员的经验来收集并保存有价值的信息, 为企业的后续发展提供有利的资源信息。值得注意的是, 许多关键的档案资源信息并非总处于固化状态, 倘若不能及时收集, 则易造成有价值资源的流失。目前, 许多企业采用邮件系统作为关键管理平台。许多邮件属于失控状态, 即使是重要邮件也未必被列入企业档案的范围内。因而, 要想确保企业记忆的完整性, 就必须对各类数字化文档信息保持较高的敏感度并及时收集与整理。

三、结论

企业档案是实现企业记忆的有效方式。为了能够使企业员工更真实的了解企业的运作以及发展, 正确的解读企业只有根据企业档案来客观和真实的反映出, 这也是实现企业记忆控制的唯一途径。企业需要吸取过去的经验来弥补对企业未来发展的传承。由此档案工作者在构建社会历史记忆的关键因素中对档案的保存是每一个档案工作人员的义务, 而铭记企业的记忆是企业员工的责任。数字时代档案管理也是基于一种企业对未来发展发挥导向作用的有效方式。

摘要：随着信息社会的不断发展, 档案的信息资源的开发与应用也采取了科技的手段, 通过科技手段对档案进行深层次的整理和处理可以将档案进行数字化的管理, 进一步有效的开发有价值的能为社会服务的信息资源。在数字化发展的现代, 技术的发展之于人们也是随着人们对信息需求的增加而使得对档案信息的开发尤为重要。因此, 文章通过对数字时代的档案管理对企业的发展做进一步浅述。

关键词：档案,信息管理,知识管理,文化传承

参考文献

[1]丁华东.社会记忆建构——档案文献编纂社会功能的新阐释[J].档案与建设, 2008.