信息时代电子档案管理

信息时代电子档案管理（精选十篇）

信息时代电子档案管理 篇1

关键词：信息时代,电子档案,管理

一、电子档案的特点及优越性

(一) 与传统档案相比, 电子档案具有如下特点。1.文件记录方式多样, 变化性大。传统的档案管理工作一般由档案人员手工操作, 工作效率较低, 而且受传统归档方法的限制, 查阅检索较为不便, 难以充分将档案的作用发挥出来。但电子档案的出现改变了信息的承载介质, 可将档案通过计算机方便快捷地进行存储归档。2.与传统的纸质档案相比, 电子档案信息具有非直读性的优点。电子档案以数字编码将内容记录在载体上, 如磁带等磁性载体上记录信息的“磁畴”极性是物质内部的物理特性, 无法直观看到;光盘载体上记录信息的斑点是由激光刻写的。此外, 电子档案的信息内容可以进行压缩编码或加密等技术处理, 所以即使有相应的设备, 如果不解压、解密也不能读取其存贮的内容。3.电子档案对元数据和背景信息有很强的依赖性。一方面电子档案的元数据必须依附在文件信息中, 否则将无法恢复电子文件的原貌;另一方面, 电子档案的前身是电子文件, 其传送往往是在网络上进行, 操作者互不见面, 体现背景关系的信息直接反映在电子文件上的可能性较小, 而是常常被存放在其他地方, 如果事先不提供或补充这部分背景信息, 将会给将来档案的有效利用带来隐患。

(二) 基于电子档案的特点, 电子档案具有独特的优越性。1.电子档案减轻了档案管理工作人员的劳动强度, 提高了工作效率。在信息化高速发展的今天, 现代信息网络系统为归档提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途径, 这就为工作人员免除了立卷归档、检索查找等困难, 减轻了他们的劳动强度, 在提高归档质量和检索速度的同时, 也将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。2.电子档案的微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺。传统的纸质档案的文书立卷方法在遇到文件收集不齐或漏交归档时, 补漏增缺, 需要拆卷重做。但电子档案采用微机网络管理后, 文档用微机按“件”即可整理归档。这样可随时补漏增缺, 文档也不易形成存积。可见, 微机管理省时省力, 给工作人员节省了充足的时间去提高业务能力和水平。3.档案管理的电子化更利于文档的保密。在传统的纸质档案时代, 查阅档案时通常是整卷提供利用, 尽管查阅者只需利用卷中的一份或几份文件, 但却能够看到整卷档案内容, 显然, 这是不能保证文档管理的保密性要求的。但电子档案的电子化管理则可以克服这一缺点, 能简单地将其改为单份文件提供利用, 这样查阅者就无法接触其他无关的文件, 从而保证了文件的保密性。4.电子档案的微机管理有效地提高了档案管理工作的质量。档案工作的根本目的在于查阅和使用, 但要提供可供查阅和使用的档案, 就必须有高质量高水平的文档卷宗作为保障。然而传统的文书立卷工作是由人来完成的, 即由立卷人根据自己的理解来进行操作, 显然立卷人对立卷标准掌握的尺度有很强的主观性, 立卷标准很难做到完全统一, 这必然影响到案卷质量水准, 从而给日后的档案的查阅和使用带来诸多不便。但若文书档案管理进行微机管理, 即成为电子化档案后, 档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来, 从而把时间和精力放在档案编研及二次信息开发利用上来, 这就较好地提高了文书档案的管理工作质量和利用效率, 从而保证了文书档案能够发挥出更好的时效价值。

三、做好电子档案管理的措施

(一) 要完善体制, 建立统一的电子文件管理标准。首先, 应实行文件管理与档案管理统一领导和规划, 使二者同步发展。其次, 要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责, 确保从文件的形成归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行。再次, 要制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准。最后, 档案部门在接收电子文件时, 要对归档电子文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定。

(二) 要严格控制电子档案的可转换性以保证电子档案的安全。由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在, 也可以互相转换, 包括文件的字体、签名、印章等, 通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致, 这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。尽管如此, 但我们可以利用计算机的更高功能对电子文件和电子资料加以保护。如将文档设为只读模式, 或对部分电子文件加密, 从而到对电子文件进行特定的保护。而且由于计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点, 使得对系统中信息的增删、更改变得十分容易, 而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改动的痕迹。在此情况下, 如果未做备份, 数据一旦被修改, 原来的文档就荡然无存、毫无痕迹。因此, 档案室必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档, 确保今后的利用准确。

(三) 应做好电子档案使用中的控制与管理。首先要进行使用权限的审核。应根据各种人员设置利用级别, 进行利用权限的认定, 并依此向利用系统注册登录。其次, 要做好拷贝的提供与回收管理。应依据使用者的需求, 对其利用权限进行确认后, 再进行拷贝制作。并应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝, 应采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。第三, 要加强电子档案使用中的安全措施。对电子档案的信息内容, 应根据密级层次进行有效管理。系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控, 并自动生成相关记录, 以作为日后查证的依据。

(四) 应优化专业结构, 建立一批新时代的档案管理人员队伍。在电子文件日益发展的今天, 培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是当务之急, 档案部门应重视和加强对档案管理人员的培养。一方面, 要多渠道引进专业的技术和管理人员, 尽量使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面, 要对现有的档案人员进行专业培训, 特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。当今档案工作的深入发展, 对档案工作人员的专业素质提出了新的更高的要求, 档案工作的现代化, 不仅取决于工作人员原有的知识水平, 更大程度上取决于他们的知识补充及更新速度。因此, 档案管理部门应尽快改变保管型人员过多、结构单一的档案队伍现状, 建立一支具有较高素质、结构合理, 适应信息时代电子档案管理需要的新型档案工作人员队伍。

总之, 在当代信息化迅速发展的今天, 在加强电子档案管理工作时, 要根据电子档案自身的特点, 不仅要注重硬件建设, 充分利用计算机技术和网络技术, 更要注重软件建设, 建立健全电子文件及电子资料管理制度, 提高电子文件制作及电子档案管理人员的素质, 不断加强各个环节的沟通、管理。只有这样, 才能顺应时代的发展, 准确、快速地向社会提供有利的信息资源, 最终做到既能节约开发资源, 又能提升信息时代电子档案管理的层次和工作效率。

参考文献

[1]周秀英.论高校电子文件的归档与管理[J].绍兴文理学院学报, 2005 (4) .

[2]罗梅.谈高校学籍网络化管理的途径[J].高教高职研究, 2007 (8) .

论述信息时代电子文件的档案管理 篇2

摘要：随着人类进人信息社会及现代电子计算机技术和通讯技术的应用与发展，由计算机网络构筑而成的数字化虚拟环境对人类社会的作用与意义越来越大，一个数字化地球正日益展现在我们面前。人类社会信息的生成，也由单一的传统环境逐渐向主要由计算机网络构成的数字化环境过渡。由此，新的数字化信息在人类社会中起着越来越重要的作用，并向人类杜会提出了新的挑战。电子文件，作为一种数字化信息，从其产生、处理、传递至整理、保管、利用等各个方面都向档案界提出了一系列新的课题。

关键词：信息时代电子档案管理工作

现今是一个信息发达的社会，计算机已成为人们现代化办公的主要工具，特别是计算机与现代通信技术的结合使用，产生了大量电子档案。所谓电子档案就是指在实际工作中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的一种电磁记录，电子档案的发展、形成、存储和管理与传统的档案做法不同，这为档案管理带来了新的工作方式挑战，档案工作者只有深刻的认识才能做好档案信息化的管理工作。

一、电子文件档案管理。

电子文件的易变性表现在内容易变、载体易变和环境易变三个方面。

（1）电子文件的内容易于改动和操作。由于存在信息

与载体的“可分离性”，人们在对电子文件的内容进行改动操作时无需顾及其记录层面和物理层面载体所发生的变化，因为由信息内容到载体之间的“映射”是“自由的”、由系统自动完成的。因此，我们可以随心所欲地改变文件的内容和内容结构，比如对文本信息进行剪切、复制、粘贴，插入表格、图形或音频，对图像文件进行调色处理，对音频文件重新压缩，对数据库文件动态更新，对多种类型的信息进行集成处理等等，这些操作在应用软件平台上都可以很方便地完成，并且通常可以逆转。

(2)电子文件的存储载体极易改变。一方面，磁电介质和光电介质的性能不稳定，其物理寿命(保证存储数据不丢失的时间)远不如纸张，在氧化作用或物化环境的影响下，很容易发生文件信息的丢失或改变现象;另一方面。技术的发展使存储设备不断更新换代，新的计算机系统逐渐失去对老式存储设备的兼容性，为保证电子文件信息的长期有效，必须及时不断地将电子文件从老的存储载体转移到新的存储载体，这种存储载体的升级，也可能带来信息的失真。

(3)电子文件的生成环境不断变化。随着技术的发展，电子文件赖以生存的应用软件、系统软件平台不断升级，硬件环境的系统配置及其性能不断提高，新的信息编码规范、信息记录方式和文件格式不断问世。由于电子文件对生成环境具有依赖性，将电子文件从旧的生成环境向新的环境迁移成为电子文件长期保管的常规任务，而在技术环境的迁移过程中，将不可避免地发生信息的损失、变异现象。

A电子文件内容具有集散性。一份电子文件的信息内容可以由不同的内容要素集合而成，这些内容要索可以源自不同的系统(如:OA系统、MIS系统、GLS系统等)、系统的不同组成部分、不同的数据库及不同的物理位置。

B电子文件具有与环境的关联性。对电子文件而言，生成、处理和显现这些内容的软件程序和背景信息与表达作者意图的文件内容同等重要。孤立保存的电子文件，会因为支持性软件和关联信息的缺乏而无法正确识读和保存，因此，描述电子文件格式、结构、来源、职能、技术参数、软硬件环境等信息的元数据成为电子文件不可或缺的组成部分。C多种媒体的集成性。多种媒体集成是电子文件不容争议的重要特点。电子文件可以将文字、图片、动画、音频、视频、结构化数据乃至程序指令等集成于同一个文件体，从而在文件展现过程中图文并茂，具备传统文件无法比拟的超链、检索、互动等功能。

二、电子文件档案管理策略。

1、对电子文件管理流程加以优化。

相关管理活动有序组合。电子文件管理流程不是对手工管理流程的复制和模拟，而应根据电子文件技术特点，利用计算机系统高效处理数据、一次输入多次输出、可并行作业

等优势，构建更为科学高效新流程，具体落实全程管理和前端控制。

2、以电子文件管理软件为中心实施管理。

电子文件技术特点和随之而来的管理问题都直接或间接地起源于系统，而最后解决途径也都要归结到系统设计上。在电子文件管理体系中，管理系统(主要是软件)处于中心位置，没有系统管理对电子文件而言是不可想象的。设计合理的电子文件管理系统是相关管理制度、标准、方法的执行者，是电子文件管理活动重要的承担者，是全程管理、前端控制和流程优化的根本保证。

三、加强网络时代档案管理创新体系建设的具体措施。

1、加强领导重视，理顺管理体制，是做好网络时代档案管理工作的前提。

档案是各项活动的真实记录，没有这个记录，就会忘掉自己的历史，就会失去历史这面镜子和继续前进的根基。在网络时代的今天，信息作为一种资源，越来越被人们所重视，而档案资料作为信息资源之一，它的价值也越来越被社会所接受。因此，作为领导要充分认识档案管理工作的重要性，从档案馆地、组织机构、人员配备、制度保障、办公设备、网络技术等各方面予以支持。只有领导认识到位，重视网络时代的档案管理工作，档案管理工作才能得以协调发展。在领导重视的同时，作为档案管理工作者要认识到档案

管理是一项科学化系统化的工程，要认识随着现代科学技术的飞速发展，传统的档案管理模式已经不可能适应社会发展的要求，要改变和创新观念，接受和认可网络化管理，要树立主动服务的意识，深入理解档案网络化，建立健全指挥灵活的信息网络，让档案管理工作与其它工作同步进行。

2、建设一支专业性的档案人才队伍，是做好网络时代档案管理工作的基础。

原来的档案馆（室）由即将退休或退休的返聘人员，每天为档案使用者“拿钥匙开开门”即可，工作人员存在年龄老化、知识不足、管理落后等诸多问题。而在网络环境下，计算机已经进入千家万户，人们不再满足传统的纸质档案的查阅和检索，网络化管理成为档案管理的发展趋势。因此，建设一支专业化、年轻化、复合型人才的档案人才管理队伍尤为重要。

3、人事档案信息的安全管理。

信息技术为档案的管理利用提供了高效、快捷的手段，但也给档案管理带来了安全隐患。因此在人事档案管理中对各种信息的密级要进行严格界定，对数据库的数据使用权限进行系统的分类加密。人事信息管理采取安全验证的加密措施，并设立严格的分层次用户权限，具体包括：（１）用户分类，即不同类型的用户授予不同的数据管理权限。对允许登录的用户，每人分配一个电子密钥，确认身份后才能登录。

（２）数据分类，对每一类信息设置不同的密级，分权限级别对用户开放。若要查看的档案不在该用户的权限范围内，必须通过申请审批流程，由档案管理人员审批。（３）审核功能，通过“系统日志”全程监视各级用户对数据库的活动，记录下每个用户的每次操作情况。

电子商务时代的信息管理与信息系统 篇3

[关键词]信息技术；电子商务；企业信息管理；信息系统

随着电子商务的快速发展以及企业对网络的普及，企业的信息管理系统呈现出了越来越多的信息，企业的内部信息也逐渐向着网络化的方向发展。通过电子商务的应用，企业信息管理更加有效。电子商务对企业信息管理具有很大的影响，主要表现在：对企业信息管理理念、信息战略的影响，对物流配送的影响，对信息组织与处理的影响。本文也是从这三个方面进行重点分析.。

一、电子商务与管理信息系统

管理信息系统（简称MIS）是一个能进行信息收集、传输、存储、加工、维护和使用的，是随着局域网技术的发展，在企业内部形成的、可以在一个部门或几个部门之间实现信息共享的人机系统。近半个世纪以来，随着科学技术的不断发展，企业MIS系统不仅广泛地应用了信息技术，还深入地融入了数学方法、现代管理理论和系统方法，其内容与作用在深度与广度上都有了很大的拓展。电子商务系统即企业网上营销系统，它是随着Internet技术在商务领域的发展而发展起来的、以企业数据信息作为支撑的电子营销系统。

信息是现代化企业管理的重要资源，对它的有效利用程度是企业管理水平的重要标志之一。我国当前运行的企业管理系统大部分侧重于企业内部各个应用信息的收集、存储、加工、使用，由于信息系统建设缺乏统一规划，企业的计算机管理信息系统成为一个个孤立的信息孤岛，数据和应用集成困难，不能相互交流和共享信息，更不能应用数据挖掘等商业智能技术，无法充分发挥出管理信息系统在电子商务领域的作用.。

电子商务是企业信息化建设的目的，是企业管理信息系统的延伸和发展，反过来企业信息化是电子商务的基础和前提。也就是说，管理信息系统是企业内部的信息系统，电子商务是企业外部的信息系统，内部与外部信息系统的结合才构成现代企业完整的信息系统。

电子商务进程中的企业管理信息系统不仅要集成企业内部资源信息和应用电子商务Internet提供的企业环境信息，而且更重要的是建立在企业电子商务平台上的企业产品、资源、服务经营管理系统，使企业管理信息系统的重点由内部管理转化为外部经营。基于电子商务平台的企业管理信息系统是企业工作分配和业务分配的基础，对优化企业的管理和运行机制、提高企业整体业务水平起极大的推动作用。电子商务管理信息系统在Internet平台上运行，可以不受地域和空间限制，不间断地发布交易信息并获取交易信息。利用电子商务系统的大容量、高速度收集用户的消费习惯、趋向等信息，挖掘潜在需求，和宣传广告配合，创造引导新需求；调节企业经营和宣传，利用反馈信息重组电子商务系统各应用的设计

二、对企业信息管理理念、信息战略的影响

对企业信息管理理念、信息战略的影响传统的企业信息管理理念是：围绕着物流，组织一个有效的信息系统，使得关于计划和控制物流的信息流顺畅而迅速地流动，从而产生效益。信息管理的目标是要达到信息资源的一致性、统一性，在企业内部交流信息，使企业能够及时和有效地利用信息资源。电子商务技术的发展，加速了信息在空间和时间上的传播。技术发展打破了原有的信息平衡，企业的外部信息将成为企业信息的主流。互联网公司的诞生就是一个极好的例证；直销模式的兴起也证明了将企业作为一个“信息过滤系统”，将比原有的现代企业系统更能有效地实现需求分析，达到顾客满意。企业信息管理理念发生了变化：信息管理不再仅仅是为“物流”服务，而更多的是为信息本身。未来的企业将是为管理信息而存在，为管理信息而发展。

三、对物流配送的影响

随着信息技术的快速发展，国外、国内各种商业物流配送中心利用信息技术提升管理水平的企业已经越来越多。例如目前采用较多的信息管理技术包括产品识别条码（BC）、企业资源规划系统（ERP）、管理信息系统（MIS）、电子数据交换系统（EDI）、地理信息系统（GIS）、自动分拣系统（ASS）、全球定位系统（GPS）、仓库管理系统（WMS）等.。

目前电子商务的物流信息系统化发展趋势是物流与采购一体化。通过开发并营运大型B2B电子商务信息平台，集成各项信息技术，提供完善的商品展示和电子交易功能；通过综合物流配送系统、仓库管理系统、交易结算系统，标准认证体系，提供完善的物流配送服务、仓库管理服务、资金交易结算服务、认证服务、金融和信息服务，建立大型完善的物流与采购一体化信息平台，是物流业与商贸业未来的发展趋势。

四、对信息组织与处理的影响

企业信息管理是离不开数据库的，数据库是信息管理的核心，企业大量的信息都需要数据库进行存储和应用。其实分散的信息根本起不到什么作用，集中的信息才能成为企业的有用资源。现代企业的发展对分散式和集中式的信息组织和处理方式提出了更高的要求。在电子商务的时代，企业信息组织和处理的主导方式已经变为分布式的信息组织和处理方式。信息组织和处理的关键将是如何组织和处理好企业的外部信息和位于不同地理位置的同一企业不同部分之间的信息。对于这种信息的组织和处理，分布式的信息组织和处理方式是最优的选择.。

五、结语

随着现代科学技术的发展，电子商务的未来充满希望，如何利用好电子商务为企业带来更大的营收；如何把企业管理信息系统与电子商务更好的结合起来，获取更大的收益，是我们在以后的日子里需要加倍重视的课题。相信随着信息化越来越普及，电子商务与企业管理信息系统必将走向更加美好的明天！

参考文献：

[1] 高维. 电子商务网上支付安全技术研究[J].电脑知识与技术，2008，（11） .

[2] 向阳，吴美香，杨德礼. 电子商务的发展对组织信息管理的影响[J].管理科学， 2004， （03） .

[3] 郑絮.企业电子商务信息生态系统构建模式与策略研究[D]. 吉林大学，2009，（08）.

[4] 黄涛，孙晓玲. 现代企业中的信息管理[J].情报科学， 2006，（12） .

[5] 邱霞. 我国企业供应链物流管理信息集成与信息共享研究[D].江西财经大学， 2004 .

电子信息时代的档案管理工作 篇4

一、信息时代对传统档案管理带来的冲击与变化

(一) 目前大多数单位档案管理的现状。一是纸质档案大量存在, 这种档案不利于长时间保存。二是电子档案大量产生, 大多数单位档案管理者对其性状和特点还缺乏较深入的了解, 更谈不上研究, 只停留在表面的使用保管层面上。三是档案利用方面存在一定难度。由于数字档案与纸质档案并存, 档案利用往往需要首先界定档案保存形态, 在查询纸质档案时, 档案员需要经常往返于办公室和库房之间。四是纸质档案数字化工作量大, 许多单位没有对电子文件产生以前的纸质档案开展数字化工作。大量的纸质文档, 只能手工建立索引数据和登记, 无法体现出档案状况, 缺乏一套对档案出、入库记录和档案变动的管理系统。实物管理形式下的档案资料, 无法与单位OA系统配合使用, 档案无法实现多人共享, 利用效率低。五是纸质档案与电子档案并存的情况下, 需要对电子档案保管设施进行必要的投入, 但很多单位缺乏这方面的预算。

(二) 电子信息时代档案管理发生的变化。在电子档案大量产生, 有关保证电子文件真实性研究尚不明朗的情况下, 国家有关部门要求档案保管采取双备份制度, 即纸质档案与电子档案同时归档, 以确保档案的绝对安全。在这个时代转型期中, 传统思想与新技术的应用相互撞击, 给档案管理工作带来不小的变化:一是档案形式发生了变化。在以往的档案形式中, 无论是甲骨档案还是纸张档案, 档案的载体和信息都是一体的、不可复制的。而电子档案中信息是独立存在的, 而且可以根据利用者的需要复制信息或是复制在不同载体上留存。二是档案整理发生了变化。档案库房中的纸张、案卷、档案柜等等都是有形的、有序的, 手工操作。在电子档案时代, 档案信息的排列是无形的、分散性的, 只需给它一个条件指令, 即可解决档案整理、编纂时的耗时费力等问题, 并极大地为档案查找提供了便利条件, 提高了查找速度, 减少了劳动强度。三是档案学研究体系发生了变化。在档案存在方式发生了变化的情况下, 档案学理论内涵也必然会产生种种变化。电子文件不像纸质文件那样易于识别, 电子文件的易修改性使得计算机系统中同一文件经常存在不同版本, 即使在同一主机内, 一份电子文件也可能以若干份文件相连接的方式存在。管理人员可借助计算机中记录下来的操作日志, 随时对电子文件进行比较和鉴定, 从文件的相关性入手检查归档电子文件的真实性、完整性。病毒鉴定也成为电子文件鉴定工作的重要环节。

二、电子档案的优越性

(一) 档案管理工作人员的劳动强度得到减轻, 工作效率大大提高。网络系统不但为归档提供了快捷的管理手段, 而且使信息利用也更方便快捷, 以往传统档案管理中的立卷归档、检索查找环节时间得到大大的缩减。办公自动化的大量采用, 使档案管理人员可以对相关部门归档工作进行有效的监控, 并可随时查漏补缺, 使文档不形成积存。

(二) 有利于档案的安全保密。传统的档案利用往往是在利用者查阅档案时提供整卷档案, 虽然利用者只是利用卷中的一份文件, 却能够看到整卷档案内容, 而采用微机管理后的电子档案的利用则只能看到与其有关的档案, 无法接触到其他无关的文件, 从而达到了文件保密的要求。另一方面, 也从根本上杜绝了利用环节的档案丢失和篡改现象。

(三) 有利于电子档案的开发利用。电子档案的独特性决定了电子档案的开发和利用比传统档案更加快捷、方便, 便于档案信息的共享。档案管理部门可以根据档案本身的保密程度不同, 设定不同的开放程序, 对获准使用系统的人员及其访问数据库的范围加以限制, 对不同的人员授予不同的使用权限。互联网的开通方便了档案部门之间信息的相互交流, 使同一份材料为多人利用成为可能。

三、电子档案管理应注意的几个问题

应结合本单位实际情况, 制定一套切实可行的电子档案管理制度, 以规范电子文件形成、积累过程中的档案管理行为。首先从电子文件产生的源头开始对电子档案的质量做到有效控制。电子文件是电子档案的前身, 其质量好坏直接影响电子档案的质量。档案部门要协同有关部门, 对单位各部门形成电子文件提出相关要求, 确保电子文件从拟定开始即符合相应归档要求。其次, 要为档案部门增配必要的设备。第三, 在电子档案归档的同时要对其对应的纸质文件进行审鉴, 以保证纸质文件与相应电子信息的一致性。

电子档案是时代发展的产物, 档案管理部门只有顺应时代发展需要, 不断调整工作要求, 不断研究解决电子档案管理和利用中存在的问题, 才能实现安全、高效的管理和利用电子档案的目的。

参考文献

①橘步云.计算机互联网技术对档案管理的影响[J].现代化管理, 2001, 01.

②李小平, 乔建.基于互联网的档案管理初探[J].创新纵横论, 2004, 03:13—14.

电子商务时代企业的库存管理的论文 篇5

在信息技术不断发展变化的今天，互联网的覆盖已遍及全国各地，网络的快速发展使得国内外固有的商业模式逐渐发生变化，尤其是电子商务时代的到来在给人们带来极大便利的同时，还带动了与电子商务相关行业运行模式的转变。在此背景影响下的企业纷纷提高自身服务水平，以求内部各方面能协调稳定的发展。而库存管理作为企业最基本的要求被当做是首要解决的问题。库存系统的有效管理是每个企业保障基本利润的重要来源，是最重要的坚实后盾，随着电子商务的普及化和流行，各企业普遍面临着传统的库存管理创新优化的问题，因此，如何有效管理库存系统，建立适应电子商务环境的库存系统显得十分重要。

一、现代企业库存管理现状及存在的问题

我们知道整个世界是一个联合的整体，世界中各个组成部分也是紧密相连的，市场经济由各个不同的商业企业组成，而一个企业也与其他的企业有千丝万缕的关系。换句话说，每个企业都小能独立存在于市场经济环境之外，企业的运行实际上是供应链中一个节点，而市场经济就是这样千万个节点链接成的供应链。所以企业如果没有考虑到整体的供应链，仍是针对自身的内部管理使用相对传统的库存管理模式，就会或多或少的出现一些问题或者矛后。现代企业中这样的问题仍然存在，企业对供应链之间各个环节的女排和交流不合理，就会给市场预测增加困难，在一定程度上影响库存的有效预算。此外，一些企业订货部门工作失误时，企业库存管理小能及时有效的采取恰当的方案合理应对，危机处理及管理能力缺失导致企业面临极大损失。最后，部分企业缺乏现代化的库存管理系统，依旧使用传统的陈旧的库存管理模式，导致库存责任小明、库存盘点结算不及时等问题，对市场把握小清导致库存积压也是现代企业库存管理中存在的缺失。这些问题在一定程度上会阻碍整个市场经济产业链的发展，因此需要认真对待。

二、电子商务下企业库存管理问题的优化设计

1、优化企业库存管理系统

完整的企业库存管理系统包括库存管理信息共享系统及库存管理决策系统两个方面。库存管理信息共享系统是随着信息技术的不断发展产生而来的。数字化的应用大大提高了库存管理的信息交流速度和精准度，在此基础上建立企业库存管理信息共享系统，能有效、精准的分析复杂的库存信息，及时提高库存管理的工作效率和技术含量，加强与整个市场经济产业链的交流沟通，能有效的控制成本。企业库存管理决策系统决定着企业的传略决策能力。通过完善的企业库存管理决策系统，可以及时有效的获得智能决策，并在此基础上实现促进企业发展区域高速、精准的决策，极大的提高库存管理的效用。从而为企业管理者提供全方位的.库存数据，有利于进行长期的库存战略决策。

2、完善库存管理制度，增强库存管理应对危机的能力

危机处理能力是一个企业所必须拥有的能力之一，在企业库存管理方面，应对危机作出有效合理的处理方案也是库存管理所需要的一个重要能力.我们应该看到的是，现代大多数企业库存管理危机处理能力缺失，在面临危机是小能够及时有效的提出解决方案，最终导致企业损失严重。在现时代到来之际，如何解决完善批业库存制度，增强库存管理应对危机的能力的问题就显得致关重要。在具体的实践中，每个企业在运营过程中都要确认所有库存信息的精准正确，不断提高库存管理部门的市场洞察力及分析力。除此之外，还要具体明确分工，要求每个岗位都必须有明确具体的分工要求，监督员工认真执行。不断加强库存管理者应对危机的能力，强调各部门之间及时进行有效的职能合作。同时建立库存管理工作的考核评估体系，加强各部门的沟通交流，提高企业整体库存意识，不断增强企业库存管理应对危机的能力。

三、结束语:

E时代的电子信息取证 篇6

以往专业而复杂的操作,比如卫星定位、无线通话、收发邮件、照相摄影等,现在只需要一部不到千元的手机就可以简单而快速地完成。虽然我们仍然痴迷于透着墨香的书本、晶莹剔透的玉器,以及种种富有质感的美妙事物,但我们必须有所意识:这是个快速变化的世界,随着互联网和电子设备的广泛运用,人们在享受其带来的极大便利的同时,也时常受困于应运而生的各种新“麻烦”。缺乏法律规定的电子信息常常在法律案件中使法官们陷入两难,而普通大众更是茫然无措,以至于我们身边因电子信息引发的法律纠纷越来越多。

身边的事件

以下是一个真实案例,但为了方便,隐去了公司真实名字。2008年1月,位于上海的普逊公司与珠海的顿成公司签订合同,约定由顿成公司按照普逊公司提供的图纸及技术参数生产电子产品。合同履行过程中,当普逊公司需要产品时,便先电话通知顿成公司,然后邮寄书面订单。

经过一段时间的合作后,为了避免订单邮寄在途时间被浪费,普逊公司在邮寄订单前便先行将订单的电子版本电邮至顿成公司,让顿成公司有充分的时间作好准备工作。对此,双方均感到合作十分默契。

2008年9月,顿成公司又接到普逊公司电话,随后即收到电子订单,遂按电子订单的要求生产产品,并如期发货至普逊公司指定港口,然而这次却被告知暂时拒绝收货。顿成公司自然不服,于是持电子订单与普逊公司理论,普逊公司解释说该批货物销售计划尚未商定,因此未向顿成公司邮寄书面订单,如今后有新的销售计划,则可接受该批货物。

此后由于市场变化,普逊公司终未接受顿成公司的该批货物,顿成公司于是起诉至法院,要求普逊公司接收货物,支付货款,并承担仓储等费用。

在法院的审理中,顿成公司向法院提交了附送该电子订单的邮件打印件,以期证明订单的真实性。对此,普逊公司予以否认,并提出质疑:虽然目前该邮件显示的收件人地址确系该公司所有,但由于该邮件已被下载至Outlook,而非保存于原邮件系统中,所以该邮件系顿成公司篡改伪造的订单。

法院经评议认为:顿成公司所举示邮件及其附件的真实性无法确认,书面合同中也未约定以电子邮件方式下订单,因此无法认定普逊公司向顿成公司下达该订单的事实。据此,对顿成公司的诉讼请求予以驳回。

在这样一个常见的货款纠纷中,电子邮件成为了决定案件胜败的关键。那么电子邮件这样的电子信息需要达到什么样的标准才能为法院所采信呢?

电子信息的法律地位

出于对法官滥用职权和随意判案的担心,我国在当初制定三大诉讼法(刑事、民事、行政诉讼法)时带有强烈的形式主义色彩,根据当时的生活和法律经验,把可以当作证据使用事物严格划分为七类:书证、物证、视听资料、证人证言、当事人(被害被告人)的陈述、鉴定结论、勘验笔录。而无法纳入前述七类形式的,不得作为证据采用。这等于给证据设定了一个“户口”制度,没有“户口”的事物就不能在法庭上作为证据出现。

然而逻辑常常受到生活的挑战,正如没有户口的小孩同样是人,缺乏法律界定的电子邮件等电子信息其实同样可以证明案件事实。这个矛盾使法官们一度陷入了两难:如果不承认电子邮件可以证明案件事实,无疑是自欺欺人;但直接引用电子邮件所反映的事实,又不符合诉讼法的规定。

很快专家们就为电子邮件这样的电子信息找了第一个户口——书证。所谓书证,是指以文字、符号、图案等内容和含义来证明案件事实的证据形式,而电子邮件也是以其中的文字或图案来证明事实,似乎符合书证的特点。

但是这种分类方法很快遭到了大多数人的反对,理由有两点:一是因为邮件虽然可以在电脑上阅读,但邮件本身并不是电脑的一部分,和电脑并非一个整体;任何一台电脑都不只可以显示一封邮件,对这台电脑而言,其所能显示的内容具有不确定性;二是邮件的本质是电子信号,不能被直接阅读,必须通过专门设备(如电脑或手机)以及程序(内置软件)加以翻译才能为人所知,如果没有特定设备,或者软件错误,邮件是不可阅读的,或者是会被错误阅读的。

于是专家们的眼光又在剩余的六种证据形式中仔细搜索,终于为电子信息找到了第二个户口——视听资料。而理由则是这类证据都需要通过专门设备和程序编译才能以其内容证明案件事实。除电子邮件外,被纳入“视听资料”范畴的电子信息还包括:手机短信、BBS、电子文档、聊天记录、数据库等。

不过,若电子邮件因可以借助电脑屏幕显示文字图案而勉强被称为视听资料的话,那么一些其他形式的电子信息则与传统的“视听”概念相去甚远了。

曾经有这样一个案例:某客户向证券公司主张其为某资金账户的所有人,最后法院审查的焦点集中在该客户是否拥有账户密码这个问题上。于是该客户向法院提交了自己的密码,并申请法院调查证券公司计算机系统中该资金账户预留的密码,如果两个密码一致,那么该客户即为账户所有人。

但当法院就此进行深入调查时却发现,证券公司系统中的客户密码根本不能显示,只能通过输入密码的方式进行验证。因此,虽然法院在随后的验证中发现该客户提供的密码正确,但法院却自始至终也无法直观地查明证券公司系统中预留密码的具体信息。

在这起案件中,证券公司计算机系统中的客户密码信息显然既不能看,更听不出所以然,但仍被纳入视听资料范畴,其唯一目的就是为了解决电子信息的身份问题。在这样的背景下,法学界一边呼吁尽快制定法律确立电子信息的独立证据地位,一边也不得不面对现实。因此司法机关在证据形式认定上的曲线救国,实属情有可原。

有了上述背景,目前几乎所有法院都不再对电子信息的身份问题伤脑筋,但新的问题又出来了——根据我国法律的规定,书证可以直接单独作为定案的依据,而视听资料即使没有疑点,也必须结合其他证据才能作为认定案件事实的依据。

这样的规定是什么意思呢?举个例子可以说明:甲乙两人做生意签合同,如果以纸质材料签字盖章,形成的合同文本可以直接证明双方具有合同关系;但如果双方以电子方式签订(如邮件、短信方式等),即使这样形成的合同未经篡改、编辑,也没有其他任何疑点,仍然不能单独证明双方具有合同关系。

因此尽管我们早已习惯享受电子时代给生活和工作带来的便利,但在依赖电子手段之前,还不得不做些准备。

电子信息证据的约定使用

我们对电子手段的依赖,有时候是基于效率的考虑:如果发个短信就能通知开会,又何必用EMS呢?另外一些情况下,电子手段则可以节省大量的费用,例如银行发送账单,开发商通知接房等。

要让这些电子手段能够在需要的时候产生证据的效力,我们可以考虑对电子手段的法律地位在书面合作协议中进行约定,避免双方就此发生争议。比如我们可以在合同中约定手机号码、邮箱地址、聊天工具号码等。这样既可以解决电子信息证据需要与其他证据配合使用的法律硬性要求,也同时避免因电子手段未进行实名制登记带来的举证负担。

以上文中顿成公司的遭遇为例,假如双方事先在书面合同中约定以电子邮件方式下达订单,同时约定双方的电邮地址,甚至约定在将电子邮件作为法庭证据使用时使用方无须证明其未经修改,而由质疑方承担证明该邮件被篡改的举证责任。那么届时电子邮件就可以很轻松的与书面合同配合使用,用以证明案件事实。当然,我们在处理个人私务时通常不会事先办理这么麻烦的手续,不过如果是处理公务,类似的约定还是很有必要。

我们还可以在书面合同中进一步约定电子信息的使用规则,例如在使用电子邮件的情形,发出后由于某种原因电子邮件有可能并未查收,对此我们可以约定:“电子邮件在发出后24小时后视为对方已经收到并阅读该邮件及附件”;考虑到手机或者邮箱有时可能被其他人使用,我们还可以约定“合作期间,双方应保证约定的手机号码由本人使用,任何以该手机发出的短信都将被视为本人的真实意思表示并对本人产生约束力”……

当然还有更为有效的使用方式,例如电子商务有偿服务,通过与专门经营电子商务的服务平台进行合作,让借助电子手段进行的合作过程被双方认可的服务平台记载,作为还原合作过程的客观依据。

电子信息证据的固定和取得

虽然我们可以通过事前的约定赋予电子信息更多更强的法律效力,但纠纷往往以令人意想不到的方式让人猝不及防。就像上文中的顿成公司,根本没有预料到普逊公司会否认下订的事实,这种情况下,就需要及时固定和取得电子信息证据。

与传统的证据相比较,电子信息证据具有两个非常显著的特点,一是容易被篡改,二是容易流失。这两个特点共同成为了电子信息证据进入法庭的最大障碍。但有一些习惯和方法,可以增加证据的可信性:

1.原始状态的证据。

所谓原始状态,是指不改变电子信息的保存位置和方式。譬如重要的电子邮件应当保存在邮件系统中,不要在下载或者阅读后删除。已经习惯使用Outlook、Foxmail等邮件管理工具的朋友需要特别注意,此类工具很可能在将邮件下载到您电脑的同时,就已将系统中的邮件删除。

原始状态的电子信息,可以大大提高证据的真实性,而被改变保存位置和方式的证据,则很可能遭到“被篡改”的质疑。

2.服务器备份。

某些电子通讯方式提供了上传备份的服务,服务器上的记载可以作为第三方较为客观中立的信息。

对于较为重要的电子信息证据,如果及时上传至服务器保存,必要时再由服务商证明每次上传至服务器的具体内容,其真实性较保存于自己电脑中的记录会大大增强。

3.多种平台的混合使用。

以电子邮件为例,邮箱平台可以是自己公司的,也可以是第三方的公众平台,两者各有利弊。第三方的公众平台因难以被客户修改,因此真实性强,但缺点在于难以证明对方身份;而公司平台则较为容易证明身份问题。

因此不妨混合使用两个平台,使用公司平台收发邮件,同时抄送给自己所有的第三方平台上的邮箱,这样既可证实对方身份,又可以在纠纷发生时从第三方平台调取信息,证明事实。

4.适时进行公证。

公证是指由公证机构依法对相关事实的真实性进行证明,并出具公证书的行为。公证书具有极高的法律效力,最高法院甚至认为:跟春去秋来这种自然规律一样,公证书证明的事实无须证明。

5.司法保全

并非所有单位和个人都会对公证机构进行配合,所以公证虽然高效而且专业,但缺乏强制力。情势危急时,可以考虑司法保全,包括民事诉讼中的诉前保全、诉讼中保全,以及刑事侦查机关通过侦查活动对证据的固定。

上述方法中,公证及保全都会涉及十分专业的技术问题,通常有两个问题值得注意:一是不可在自己所有的计算机上取证,自己的计算机难以排除伪证的可能性。基于避嫌的考虑,公证机构很多时候甚至连他们自己的计算机也不愿意使用,而是在公共场所(如公共网吧)临时选择计算机上网取证;二是保证取证过程的连贯性。在这个问题上,可以考虑使用视频截屏软件录制上网取证的全部过程。

可以说电子信息证据诸多的先天不足,让我们在将其作为证据具体使用时必须慎重考虑方式方法。因而在实践中我们或许可以考虑将电子信息证据以“鉴定结论”的名义进行使用。

三大诉讼法中,均规定“鉴定结论”为法定的证据形式,而且具有几乎无可辩驳的证据效力。鉴于电子信息证据技术性强的特点,我们在需要使用电子信息证据时,可以聘请专业机构对电子信息证据的客观性、真实性、原始性进行鉴定,并出具正式的书面结论,然后我们可以使用该鉴定结论。

还是以顿成公司的遭遇为例,即使顿成公司的邮件还保存于邮件系统中,但仍然需要面对“缺乏其他证据印证”的问题。在此情况下,即使法院相信并同情顿成公司的遭遇,也必须考虑法律的硬性要求。这种情况下,如果顿成公司就电子订单的邮件进行鉴定,由专业机构作出鉴定结论,并将鉴定报告作为证据提交法院,这时候法院就不再受限,可以单独以鉴定结论作为定案依据。

[编辑 陈 艾]

关于信息时代的电子档案管理探讨 篇7

当今世界是一个电子信息发达的时代, 电子计算机已成为现代化办公的主要工具, 电子计算机和现代通信技术的结合的信息技术产业的迅猛发展, 产生了大量电子档案。所谓电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录, 电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同, 这给档案管理带来了一次革命性的挑战, 档案工作者只有对此有深刻的认识才能做好电子档案的管理工作。基于此, 笔者对如何做好电子档案管理工作进行了如下探讨。

二、电子档案的特点及优越性

(一) 与传统档案相比, 电子档案具有如下特点。

1. 文件记录方式多样, 变化性大。

传统的档案管理工作一般由档案人员手工操作, 工作效率较低, 而且受传统归档方法的限制, 查阅检索较为不便, 难以充分将档案的作用发挥出来。但电子档案的出现改变了信息的承载介质, 可将档案通过计算机方便快捷地进行存储归档。

2. 与传统的纸质档案相比, 电子档案信息具有非直读性的优点。

电子档案以数字编码将内容记录在载体上, 如磁带等磁性载体上记录信息的“磁畴”极性是物质内部的物理特性, 无法直观看到;光盘载体上记录信息的斑点是由激光刻写的。此外, 电子档案的信息内容可以进行压缩编码或加密等技术处理, 所以即使有相应的设备, 如果不解压、解密也不能读取其存贮的内容。

3. 电子档案对元数据和背景信息有很强的依赖性。

一方面电子档案的元数据必须依附在文件信息中, 否则将无法恢复电子文件的原貌;另一方面, 电子档案的前身是电子文件, 其传送往往是在网络上进行, 操作者互不见面, 体现背景关系的信息直接反映在电子文件上的可能性较小, 而是常常被存放在其他地方, 如果事先不提供或补充这部分背景信息, 将会给将来的档案的有效利用带来隐患。

(二) 基于电子档案的特点, 电子档案具有独特的优越性。

1. 电子档案减轻了档案管理工作人员的劳动强度, 提高了工作效率。

在信息化高速发展的今天, 现代信息网络系统为归档提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途径, 这就为工作人员免除了立卷归档、检索查找等困难, 减轻了他们的劳动强度, 在提高归档质量和检索速度的同时, 也将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。

2. 电子档案的微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺。

传统的纸质档案的文书立卷方法在遇到文件收集不齐或漏交归档时, 补漏增缺, 需要拆卷重做。但电子档案采用微机网络管理后, 文档用微机按“件”即可整理归档。这样可随时补漏增缺, 文档也不易形成存积。可见, 微机管理省时省力, 给工作人员节省了充足的时间去提高业务能力和水平。

3. 档案管理的电子化更利于文档的保密。

在传统的纸质档案时代, 查阅档案时通常是整卷提供利用, 尽管查阅者只需利用卷中的一份或几份文件, 但却能够看到整卷档案内容, 显然, 这是不能保证文档管理的保密性要求的。但电子档案的电子化管理则可以克服这一缺点能简单地将其改为单份文件提供利用, 这样查阅者就无法接触其他无关的文件, 从而保证了文件的保密性。

4. 电子档案的微机管理有效地提高了档案管理工作的质量。

档案工作的根本目的在于查阅和使用, 但要提供可供查阅和使用的档案, 就必须有高质量高水平的文档卷宗作为保障。然而传统的文书立卷工作是由人来完成的, 即由立卷人根据自己的理解来进行操作, 显然立卷人对立卷标准掌握的尺度有很强的主观性, 立卷标准很难做到完全统一, 这必然影响到案卷质量水准, 从而给日后的档案的查阅和使用带来诸多不便。但若文书档案管理进行微机管理, 即成为电子化档案后, 档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来, 从而把时间和精力放在档案编研及二次信息开发利用上来, 这就较好地提高了文书档案的管理工作质量和利用效率, 从而保证了文书档案能够发挥出更好的时效价值。

三、做好电子档案管理的措施

(一) 要完善体制, 建立统一的电子文件管理标准。

首先, 应实行文件管理与档案管理统一领导和规划, 使二者同步发展;其次, 要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责, 确保从文件的形成归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行;再次, 要制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准;最后, 档案部门在接收电子文件时, 要对归档电子文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定。

(二) 要严格控制电子档案的可转换性以保证电子档案的安全。

由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在, 也可以互相转换, 包括文件的字体、签名、印章等, 通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致, 这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。尽管如此, 但我们可以利用计算机的更高功能对电子文件和电子资料加以保护。如将文档设为只读模式, 或对部分电子文件加密, 从而到对电子文件进行特定的保护。而且由于计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点, 使得对系统中信息的增删、更改变得十分容易, 而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改动的痕迹。在此情况下, 如果未做备份, 数据一旦被修改, 原来的文档就荡然无存、毫无痕迹。因此, 档案室必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档, 确保今后的利用准确。

(三) 应做好电子档案使用中的控制与管理。

首先要进行使用权限的审核。应根据各种人员设置利用级别, 进行利用权限的认定, 并依此向利用系统注册登录。其次, 要做好拷贝的提供与回收管理。应依据使用者的需求, 对其利用权限进行确认后, 再进行拷贝制作。并应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝, 应采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。第三, 要加强电子档案使用中的安全措施。对电子档案的信息内容, 应根据密级层次进行有效管理。系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控, 并自动生成相关记录, 以作为日后查证的依据。

四、结束语

电子档案管理工作就是要推动档案信息化建设, 把收集的档案数字化。在当代信息化迅速发展的今天, 在加强电子档案管理工作时, 要根据电子档案自身的特点, 不仅要注重硬件建设, 充分利用计算机技术和网络技术, 更要注重软件建设, 建立健全电子文件及电子资料管理制度, 提高电子文件制作及电子档案管理人员的素质, 不断加强各个环节的沟通、管理。只有这样, 才能顺应时代的发展, 准确、快速地向社会提供有利的信息资源, 最终做到既能节约开发资源, 又能提升信息时代电子档案管理的层次和工作效率。

摘要：随着全球化、信息化和网络化的发展, 计算机被广泛地应用到各个领域, 在各种社会实践活动中也产生了大量的电子档案, 电子档案作为信息社会发展的产物, 已成为档案必不可少的重要组成部分, 这是勿容置疑的。因此, 我国档案管理者也应该顺应时代发展的潮流, 正确积极地认识电子档案的特点, 加强对电子档案管理的研究, 推进我国档案管理的电子化进程。

关键词：信息时代,电子档案,管理

参考文献

[1]史强.对新时期干部人事档案工作几点思考.中小企业管理与科技 (下旬刊) , 2009, (08) .

[2]任秀军.人事档案计算机管理系统的实践应用.黑龙江档案, 2008, (02) .

浅谈信息时代财务电子档案的管理 篇8

从财务电子档案的范围看, 财务电子档案比会计电子档案档案的范围更广, 涉及的内容更丰富。会计电子档案只是财务电子档案的一部分, 除了会计电子档案外, 财务电子档案还包括一些财务活动中的经济合同、统计分析数据、人事方面等数据、预决算数据、资产统计数据等具有反映经济活动的电子数据。

一、财务电子档案管理的现状:

财务和会计是两个不同的观念, 往往会把财务工作简单的等同于会计工作。企业和单位大多只建立和健全各项会计档案的管理方法和制度。对于财务档案没有明确的界定和规定, 忽视了会计工作之外其他的财务档案的管理。对于财务电子档案没有专门的管理制度和管理方法。

二、财务档案管理存在的问题:

(一) 企业和单位对财务电子档案的组成内容不甚了解, 企业和单位没有专门的财务电子档案管理方法和制度。

(二) 一些企业只将打印出的纸质

档案存档, 而没有将存储在计算机中有价值的财务数据备份在磁性介质上归档保存, 从而影响了财务档案的完整性。一些企业认为电子表格数据不如会计数据重要, 只是简单的保存在计算机中, 没有设置专门密码保护, 往往容易遭到盗取。

(三) 企业和单位使用的软件系统

不具备延续性, 导致软件升级或更换版本后, 将无法调用原有的备份数据。以致电子数据损坏或丢失。

(四) 没有专门的部门或人员管理财务电子档案。

财务人员的计算机知识是有限的, 不足以保护财务数据的安全。

(五) 为了节约成本, 减少成本投入, 内外网不分离。

忽视了对计算机和网络的维护。不注重财务数据的保密工作, 为了工作的方便、快捷, 使用网络传递财务数据。

三、加强财务电子档案的管理

(一) 从思想上要提高认识, 重视财务电子档案的管理。

制定相关财务电子档案的规章制度。随着信息时代的到来, 财务工作中计算机的大量使用, 财务电子数据在财务工作中起到了不可替代的作用。财务电子档案与纸质档案并存, 而且财务电子档案大有取代纸质电子档案之势。所以一定要从思想上重视财务电子档案的管理。

(二) 建立完整的财务电子档案管

理系统和财务电子档案管理部门。财务电子档案管理系统必须有专门的电子档案存放地点、电子档案管理设备、电子档案管理人员。管理人员除了应掌握档案管理的基本知识外, 还应掌握一般的财务知识, 但最重要的是还应了解计算机通讯技术、网络技术、软件工程、软件设计技术等方面的知识。在财务电子档案管理中, 不仅对管理人员的专业知识、专业技能有了新的要求, 更在道德标准、工作态度上也有了更高的要求。因此, 为了提高管理人员的素质, 必须在财务电子档案管理人员招聘、选拔、提升等环节建立起严格长效的控制制度

(三) 定职定责, 安全保管好每台计算机上的财务电子数据。

严格规定每个相关岗位的电子档案的存储方法和范围。哪些电子数据需要留存电子档案的, 哪些电子数据虽然不需要存电子档案, 但必须一定时间内销毁的。定期要求每个岗位将应归档得电子数据交档案管理部门归档。要求设置有关文件、系统、计算机的加密工作。

(四) 档案管理部门定期将有关的电子数据、软件进行维护。

将备份文件和存档原件分开存放, 以免发生不必要的数据损毁或丢失。

(五) 注重网络的管理, 尽量不要在网络上传递有关的财务数据。

必须要通过网络传递的, 应通过添加密码或其他加密措施保护数据的安全。

电子商务时代的信息管理与信息系统 篇9

信息管理与信息系统是一门集信息技术与管理科学于一体的交叉学科。早在20世纪60年代, 一些信息技术发达的国家就开办了信息管理专业, 最开始叫"电子数据处理" (EPT) , 到了上个世纪70年代就有了比较规范的专业名字, 即"管理信息系统" (MIS) 。现在, 发达国家几乎所有大学都开设了这一专业, 有的成立了信息管理学院。在我国, 1978年中国人民大学率先建立了对应的专业--经济信息管理专业, 其后, 差不多所有的财经院校以及具有经济管理优势的综合性大学陆续建立起了经济信息管理专业。与此同时, 我国的大部分具有计算机及通信技术优势的工科院校从上个世纪80年代初开始陆续办起了管理信息系统专业。通过20多年的发展, 全国开办该本科专业的高校已达200所以上, 且已有博士后、博士、硕士、本科、专科等多种层次。无论是国际, 还是国内, 信息管理与信息系统专业的兴起和快速发展已是一个客观事实。这表明社会对这方面人才是迫切需要的。可以预见, 随着信息化社会的到来, 这种需要还会不断增长, 其前景是非常广阔的。

2. 信息管理与信息系统专业的发展方向分析

2.1. 利用信息技术支持组织业务功能

计算机在管理中的应用领域包括事务处理、管理信息、知识工作、办公信息、决策支持、群决策支持以及经理支持等系统, 这些信息系统针对组织中的某个具体管理功能 (如生产运作、市场营销、财务会计、人力资源) 。在这方面, 学科的研究重点在于理解计算机应用的特定领域, 以建立组织中应用复杂的计算机技术的基本逻辑。

2.2. 信息系统的开发过程和方法。

该学科的另一个重要工作是研究如何以较低的成本建立可靠而有效的信息系统。早期其研究的重点是如何建造可靠而有效的信息系统, 为组织提供更多的价值 (提高运作的效率、提升组织的竞争力或创造新的价值) ;随着软件技术的进步和商品化软件市场的形成, 研究的重点逐步转移到信息系统的实施及相关的管理问题。

2.3. 信息系统的管理。

早期的信息系统基于大型计算机主机, 因此集中式的信息系统分析、设计和管理就是自然而然的事。此后, 随着功能强大的微型计算机和软件的普及, 如何管理分布式的信息系统功能就成为一个重要问题。同时, 由于软件市场和信息系统服务的兴起, 信息系统"外包"成为新的热点, 为本学科提出了诸如"信息系统"的可控性、基于合同的信息系统供应。购买关系等研究问题。近年来, 信息系统管理的研究课题反映了复杂的管理问题, 包括信息系统的战略管理、信息系统的投资风险管理、信息系统引起的组织变革, 以及全球化经济中的跨国信息系统的管理。信息系统的管理问题研究通常是跨学科的, 它涉及的领域包括战略管理、业务流程管理、全面质量管理、客户关系管理以及供应链管理等等。

2.4. 信息系统在组织中的价值。

尽管如今信息系统毫无疑问地被认为是现代组织运行的基本条件, 但从计算机被引入管理领域起, 就一直有人怀疑信息系统在组织中的价值。信息系统的评价, 包括评价的准则、方法和过程, 就一直是该学科研究的一个重要方面。事实上, 早期用以代替人工的计算机信息系统的价值是显而易见的。它们的目标基本上是提高运作的效率而不引起组织的变迁, 因此成本-效益分析就被认为是一个合理的评价信息系统价值的方法。然而, 随着组织中的综合信息系统和战略信息系统的开发, 问题就变得不那么简单了:信息系统的战略价值和无形的品牌价值等非直接的经济价值必须加以考虑。同时, 信息系统的组织价值还面临着如下的问题:谁获得益处?是否其中的一些人员会失去位置?是否一些人员的权力会被改变?是否组织会因为信息系统的使用变得脆弱 (如由于系统的故障、专家乃至运作人员的流失) ?

随着信息系统引起的组织结构和业务流程的变化, 传统的投资收益分析方法就显得更不适用了。人们必须从组织理论、社会学理论和经济理论以及信息技术的结合方面寻求答案。

2.5. 信息系统对社会和组织的影响

从该学科诞生伊始, 人们就开始研究信息系统对社会福利、工作模式以至生活模式的影响。研究信息系统的成本、效益和风险对于组织中或组织以外的不同人员的不同影响, 不同的信息系统对组织的结构和业务流程的不同影响;考察信息系统对一国的社会经济发展的影响, 对社会伦理道德的影响, 对社会民主生活人的隐私和身份认同的影响等等, 都是值得深入研究的重要课题。

3. 发展信息管理与信息系统专业的建议

3.1. 坚持宽基础上的专才教育模式

信息管理与信息系统专业的学生首先应该掌握高等数学、外语、计算机科学和其它信息技术等基础知识, 具有宽厚的基础, 但不要求学生对各门学科知识都精通。同时该专业的学生应该精通信息管理与信息系统专业的基本理论、基本知识和基本技能, 在这方面应该是专才。

3.2. 创造一个良好的社会环境。

"人才是经济的支柱, 信息是经济的生命。"这是日本人的观念。日本经济发展速度十分惊人, 原因就在于充分利用和挖掘了国内外的人才资源和信息资源。然而在我国, 这种信念、观念和意识仅为一部分人的认识, 不少人还处在朦胧状态。因此, 强化信息意识, 提高国民的整体信息意识便显得尤为迫切和重要。要充分利用电视、广播、报纸、图书、互联网等一切传播媒介, 大力普及信息意识, 增强人们的信息智能, 提高人们认识信息、吸收信息、处理信息和利用信息的能力, 创造一个有利于信息服务人才培养的社会环境。

3.3. 加强教学改革, 更新课程内容。

信息管理与信息系统专业的设立目的是为了解决不断增长的社会需求与人们对信息利用相对落后之间的矛盾, 为社会培养以应用型为主的信息管理专业的人才, 而用户的需求和信息技术又是不断变化和发展的。对于有关信息资源开发过程及原理方法的核心课程, 应具有相对稳定性, 而由于社会因素、技术因素及学生因素又会使该专业在不同的时期具有不同的侧重, 反映在教学上就是课程体系会呈现一定的变动性。

对于专业课, 目前有许多信息管理方面的课程是新开设的, 要加强对这部分课程的研究, 制定详细的教学大纲, 明确每门课程的教学内容, 避免内容的交叉重复或遗漏。由于本专业是一个发展较快的学科, 因此, 要不断地将社会信息化进程中的有关信息管理理论与信息技术方面的新课题和学科发展中的新理论与新知识及时吸收到课程中来, 从而使教学内容不断更新和完善。此外, 要借鉴国外相关专业和学科的课程设置及教学内容。如美国、英国近年来在信息管理教育方面增设了许多有关信息技术、信息交流与人际交流以及市场营销方面的内容。有关现代化技术类课程, 首先要让本专业的学生系统掌握计算机软件与硬件、网络化知识, 其次在基础课中充实新技术研究成果。同时鼓励学生在学好专业必修课的基础上跨学科、跨专业、跨院 (系) 选课, 范围包括基础物理、基础生物、基础化学、实用写作、外语, 汉语以及适应社会需要的市场信息学、企业管理、社会信息系统管理等课程。

3.4. 教师要有现代化教育思想, 充分使用现代化的教育技术。

教育思想现代化和教育技术现代化是推动教育现代化的双翼, 它们相互影响、相互制约。实现先进的教学思想、教学模式和教学方法必须有先进的现代教育技术的支持;反之, 为了引进和更好地应用现代教育技术, 教师必须更新观念, 努力学习现代教育理论, 大胆探索和改革教学模式。只有这样, 才能积极引进和学习现代教育技术, 并使之发挥应有的作用。

3.5. 加强专业实验室建设。

我们可以采用按专业教育内涵、结合信息技术应用组织实验教学的模式, 组建诸如知识信息组织、信息系统设计、信息分析模式、信息网络管理、计算机信息检索等专业实验室, 一方面确保实验课程与教学配套, 另一方面充分利用专业实验室对专业学生开放, 提高学生的动手能力和创新能力。

3.6. 加快教师队伍建设和教师知识更新

我们面对的是日新月异的信息技术和不断变化的社会需求, 一个缺乏优秀教师队伍的专业是不能生存和发展的。在教师队伍建设方面, 一方面要注重吸引其它院校有关信息管理类专业的硕士生和博士生到学院来工作, 另一方面可以采取国内和出国进修、青年教师攻读有关信息管理类专业的硕士生和博士生研究生等方式, 促进在校青年教师的成长, 同时, 在校教师必须注重自身知识结构的更新, 保持科学研究及教学研究的活力, 尤其要注意利用因特网加强同国内外信息管理、信息管理教育同行的交流, 吸收信息研究新成果, 以更新自身知识结构, 提高研究水平, 以科研促进教学水平的提高。

3.7. 注重素质教育, 培养开拓人才

从当前信息服务业的蓬勃兴起, 就业市场的拓宽看:未来21世纪的发展前景, 一方面, 社会对信息管理与信息系统专业人才的需求普遍强烈;另一方面, 信息产业就业市场上需要的不是传统的信息管理人员, 而是既精通信息知识, 又具有某些专门领域知识的"双料"专家, 即既懂理论又有技术的多面手, 尤其是社会适应性强的开拓型信息管理人才。这一需求对信息管理人才的培养和专业教育提出了新的挑战, 同时也赋予了教育机构明确的培养目标和方向:拓宽口径, 强化基础, 着力培养学生和提高学生的社会适应能力和整体素质水平。

3.8. 注重与国际接轨

信息管理与信息系统专业教育的国际接轨主要是指:专业口径与专业设置, 教学内容与手段, 以及人才培养技术规范与体系方面的接轨。信息管理与信息系统专业教育的国际接轨并不意味着从教育体制到教育内容改革中照搬发达国家的模式, 而是要在专业教育的国际化发展中保持我国的特色, 发挥我国的优势, 确保有关教育与学术交流的渠道比较畅通, 可以在新的环境中持续发挥其优势, 以求与国际上本专业的教育同步发展。因此, 正确处理建立符合中国国情的专业教育体系和专业教育的国际接轨之间的关系是非常重要的。根据目前情况和教育面向21世纪发展的需要, 可以考虑在优化我国信息专业结构中实现宽口径的国际接轨, 着重于信息技术教学的国际化, 以进一步完善专业教育体系。

结语。信息管理与信息系统专业面对的是迅速发展的信息化进程, 因此人才的培养是一个全新的课题, 在没有操作经验可以借鉴, 社会认知度不高的情况下, 要做好人才的培养, 必须在理论深度具有一定基础上, 认识一些问题

摘要：进入21世纪, 信息资源成为经济和社会发展的决定性因素, 生产知识和开发利用信息资源成为时代的特征。信息管理与信息系统人才是信息资源管理业稳步发展的基础, 信息社会将呼唤大量从事该专业工作的人才。我国既缺乏从事信息采集、经济预测分析、数据处理、软件开发、硬件运行维护等方面的高级技术人才, 更缺乏既通晓信息处理理论与技术, 又善于经营管理的复合型知识结构人才。因此, 对信息管理与信息系统专业人才的培养应提到相当重要的位置上来。同时培养信息管理与信息系统专业人才的高等教育机构如何造就新型的信息管理人才, 使他们具有合理的知识结构及能力, 以适应社会信息管理这一要求, 成为应当考虑的核心问题。

关键词：信息管理,信息系统,人才培养

参考文献

[1]潘旭阳.信息管理与信息系统专业实践能力培养模式[J].高教论坛, 2005, (02) .

[2]黄俊民, 顾浩.信息管理创新人才培养模式探索[J].上海金融学院学报, 2000, (04) .

电子商务时代的信息管理与信息系统 篇10

1 信息管理与信息系统专业发展方向

1.1 对组织业务功能进行支持

在管理领域中, 计算机应用主要包括事务处理、办公信息、决策支持、经历支持等系统, 而这些系统都是具有针对性的, 其针对的都是组织中具体的管理功能。因此, 信息管理与信息系统专业应该将研究的重点集中在对计算机在特定领域的应用进行理解, 从而建立复杂计算机技术在组织中进行应用的基本逻辑。

1.2 信息系统的开发

在信息系统的建立过程中实现成本最小化与效率最大化是信息管理与信息系统专业的另一个重要工作。在早期的研究中, 主要的研究重点集中在提高信息系统建立的可靠性与有效性, 为组织创造更多的价值;随着软件技术的不断创新与软件市场的逐步完善, 主要的研究重点开始转移到信息系统的实施与管理方面。

1.3 信息系统的管理

随着微型计算机的不断普及与软件的逐步完善, 实现对分布式信息系统功能的管理成为了重点问题。随着软件市场的形成, 信息系统实现了“外包”, 信息管理与信息系统专业由此而增加了信息系统可控性、信息系统供应、信息系统购买关系等方面的研究内容。信息系统相关的管理问题通常都涉及多个学科, 主要包括战略管理、质量管理、客户关系管理、供应链管理等多个方面。

1.4 信息系统的价值

当前, 信息系统已经成为了现代组织运行中的基本条件之一, 但是其在组织中的价值依旧受到质疑。在对信息系统进行评价的过程中, 主要的内容包括评价准则、评价方法与评价过程, 这些都是信息管理与信息系统专业研究的重点内容。信息系统主要的目标是实现运作效率的提高, 而并非要实现组织的变迁, 因此在信息系统评价的过程中长采用成本 - 效益分析方法。随着综合信息系统的开发, 在对信息系统进行评价的过程中还需要考虑其战略价值、品牌价值等。

2 信息管理与信息系统专业的发展策略

2.1 坚持专才教育模式

信息管理与信息系统专业在教学的过程中, 首先要让学生对高数、英语、计算机等基础知识进行掌握, 从而为专业知识的学习奠定基础。在学习的过程中, 并不要求对所有的学科都需要达到精通的地步, 要将其学习的重点集中在信息管理与信息系统的专业知识方面, 掌握该专业的基本理论、知识与技能, 培养信息管理与信息系统方面的专才。

2.2 创造良好社会环境

在经济发展的过程中, 只有对人才资源与信息资源进行充分的利用与挖掘, 才能够实现经济的飞速发展。当前, 我国对这种观念的认识较为模糊, 大部分人还没有意识到人才资源与信息资源在经济发展过程中的重要性。因此, 要注重信息意识的强化, 通过电视、图书、广播、互联网等多种传播媒介对信息意识进行宣传与普及, 强化人们认识、吸收与处理、利用信息的能力, 为信息管理与信息系统专业人才的培养创造良好社会环境。

2.3 实现教学的改革与内容的更新

信息管理与信息系统专业的主要目的就是满足社会不断增长的信息系统人才需求, 为社会培养更多的高素质应用型信息管理人才。随着信息技术的不断发展与用户需求的不断变化, 信息管理与信息系统专业在核心课程保持稳定性的基础上还需要保持一定的变动性。在专业课设置方面, 要强化对专业课程的研究, 制定明确的教学大纲与教学内容。要对信息管理与信息系统专业相关的新理论与新知识进行吸收, 实现教学内容的更新与完善。

2.4 提高教师的现代化教育思想与技术

在教育现代化的发展过程中, 教育思想与教育技术的现代化是非常重要的因素, 两者之间相互影响与制约。现代化教育技术是实现教学思想、教学模式与教学方法现代化的重要支持, 先进的教育观念与教育理论是促进现代化教育技术更好引进与应用的基础。信息管理与信息系统专业教师应该实现自身教育观念的更新与教育理论的发展, 实现教学模式的创新, 积极引进与吸收各种现代化教育技术, 将其应用到信息管理与信息系统专业教学中。

2.5 强化教师队伍建设

不断更新的信息技术与不断变化的社会需求对信息管理与信息系统专业教师队伍提出了更高的要求。在对教师队伍进行建设的过程中, 一方面要对其他院校信息管理与信息系统专业的博士毕业生、硕士毕业生进行吸引, 让其到本校进行工作;另一方面要注重本校教师的教育培训工作, 通过教育培训、深造、进修等方式, 促进学校信息管理与信息系统专业教师尤其是青年教师的成长。同时教师要不断更新自身的知识结构, 确保自身科研与教研的活力, 通过互联网等方式进行经验交流、信息吸收等, 促进自身科研水平的提高, 最终带动教学水平的提高。

3 结语

不断发展的信息化进程对信息管理与信息系统专业人才培养提出了更好的要求。因此, 信息管理与信息系统专业人才培养是一个重要的课题, 要从理论方面奠定一定的基础, 对问题进行正确、深刻的认识, 从而为教学实践提供参考与借鉴。

参考文献

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[2]李丽, 李永平.电子商务物流应用型人才创新素质培养的研究与实践─以信息管理与信息系统专业为例[J].物流技术, 2013, 23 (64) :453-456.