高校电子文件管理刍议

高校电子文件管理刍议（精选八篇）

高校电子文件管理刍议 篇1

一、电子文件的归档概述

电子文件的归档存在两种形式:其一是逻辑归档;其二是物理归档。

逻辑归档指的是基于计算机网络进行, 在不对原存储方式与存储位置改变的条件下, 将电子文件交移至档案部门的一个过程。文件形成部门将归档程序完成滞后, 对于归档文件的存储并不是通过电子文件本身传输至档案管理机构。在逻辑归档完成后, 电子文件而是还分布在形成者的存储器当中。

物理归档指的是将计算机网络中的电子文件以集中的形式往独立或能够脱机保存的载体上传输, 进而实现向档案部门移交的一个过程。物理归档使电子文件存储位置发生了转移, 同时有些时候也会使存储方式发生变化。对于各大机关部门而言, 需以实际需求为依据, 进行及时有效的逻辑归档, 以此为机关内相关部门提供查阅文件的便利;同时, 进行定期的物理归档, 使机关电子档案能够实现集中管理。

二、电子文件的归档分析

电子文件的归档是一项系统化的工作, 在各个方面需要相关工作人员具备细心、严谨的态度。在电子文件的归档工作过程中, 具体需要完善的工作如下:

(一) 做好电子文件收集工作

在电子文件的归档前期, 做好电子文件收集工作是非常关键的。能够反映出本机关的工作活动, 并且具有利用价值的电子文件, 均在收集的范围以内。首先, 对于需要保存底案的重要文件, 在修改的时候需要将原文保留, 在加版本号后进行积累, 并把草稿与定稿同时进行归档。其次, 对计算机辅助设计、检测以及仿真实验等技术进行充分利用, 并形成拥有查考价值的数据文件。例如:图形文件、模型文件以及数据库文件等。再则, 和机关制作的各类数据文件相关的各类命令文件, 例如:计算程序、控制程序以及管理程序等。对于命令文件而言, 有些是需要机关部门以实际需求为依据, 进而进行自行编制, 还有的是需要以购进的方式获取。对于档案室已经具备的命令文件, 便不需要进行再次归档。最后, 对于设备运行所需要的操作系统也需要归档。但是, 档案室已经具备的操作系统是不需要再次归档的。另外, 和电子文件相关的各类纸质文件也需要进行归档。主要包括两大类:其一是基于电子文件使用的计算机硬件说明文件, 例如计算机技术说明书、图纸以及操作手册等。其二是电子文件在形成中所产生与之有关的纸质文件, 包括系统设计说明、程序框架图以及技术鉴定材料等。

(二) 完善电子文件的归档要求

电子文件的归档需符合的要求包括:首先, 所归档的电子文件需具备完整性。对于具备查考价值的电子文件及支持软件都应该及时归档, 切不可以分散的方式进行保存。其次, 确保归档电子文件的真实性与有效性。对于文本文件, 应在最后定稿, 若图形文件发生了改动, 那么便需要和当初产品的技术状况相同的版本进行同时归档保存。对于有技术条件的机关, 允许使用电子文件签署技术, 这样能够对电子文件的有效性进行确认。再则, 对于载体形式与质量要求需实现统一性。档案电子文件的载体规格、形式以及质量, 均需要档案室工作人员作出统一的规定, 把带有归档标识的电子文件进行集中, 进而制定成归档数据集, 通过拷贝的方式传输到具备耐久性的载体中, 实行一式两套、异地保存的模式。若是加密的电子文件, 需在解密之后将上述工作完成。最后, 归档电子文件许进行统一登记表, 登记内容包括诸多项目, 例如:硬件环境、软件平台、形成单位、应用软件、形成时间以及信息类别等。之后, 档案部门还需要对归档后的电子文件进行全面的检验。电子文件是否存在病毒、电子文件载体情况以及相关材料是否完善等均在检验的范围之内。

(三) 加强电子档案的鉴定工作

通过表1, 知道在电子档案的鉴定方面, 需要明确并完善三方面的内容, 即:鉴定对象、鉴定目的以及鉴定内容。

在电子档案鉴定过程中, 不但需要对文件内容与相关形式特征进行有效分析, 而且还需要对相关文件进行技术分析。所以, 对于电子文件而言, 无论是技术情况, 还是文件自身的真实性与可读性, 均与保存价值有着必然的联系。由此可见, 在鉴定工作当中, 电子档案管理的可读性、可靠性以及完整性均需要全面体现出来, 这样才能充分体现出电子档案的价值之所在。总体上分析, 电子档案的鉴定工作需分三步:首先, 归档前, 对归档文件进行确定, 并对保管期限进行划分。其次, 在档案室对归档文件进行接收时, 需进行一次全面鉴定, 包括内容鉴定与技术鉴定等。最后, 对于不是永久保存的档案, 需在文件保管满期之时再进行一次鉴定, 对于确定已经没有了保存价值的电子档案采取删除或销毁等处理措施。

三、加强电子档案管理的有效策略探究

由图2, 可以清楚地知道电子档案管理的流程遵循“电子文件收集→鉴定文件、形成档案→整理档案、形成档案卷→存储案卷、编目”的原则及步骤。同时, 在电子档案逐渐增多的现状之下, 各级档案管理部门便需要对电子档案管理工作进行强化, 这样才能使档案管理工作更具规范性与完善性。具体强化措施如下:

(一) 做好电子档案保管工作

首先, 电子档案的存储介质需具备性能稳定、检索方便以及显示还原性好等特点。对于软磁盘, 不可当作长期保存的电子档案载体进行使用。其次, 电子档案管理需具备一定的条件, 库房温度、湿度需稳定;库房应保持通风、清洁及没有腐蚀性气体;地面无须铺地毯与打蜡;装具保持清洁无尘。最后, 电子档案归档需统一, 并实行分库保管。对于归档载体, 需进行防写处理, 不可出现划痕、触摸记录涂层等情况, 以直立的方式存放。另外, 对于一些非法软件, 档案室中的计算机需杜绝使用, 以此规避病毒感染。

(二) 加强电子档案的检测及维护工作

因电子档案的载体性能尚且不具稳定性, 而且磁信息还存在自然衰减情况, 这样加大了信息丢失及读出错误等不良情况的发生率。所以, 进行定期检测及维护是非常有必要的。在对电子档案进行检测与维护过程中, 需对诸多特点进行综合考虑, 包括环境、设备、技术以及电子档案自身的特点等, 进而制定出更具合理性与科学性的技术方案及维护工作方式。这样才能够使电子档案的检测及维护工作更具有效性。

(三) 电子档案在利用过程中需注意的问题

通过图3, 可知电子文件档案利用管理包括了多项内容, 同时电子档案在利用过程中还需要充分注意一些较为明显的问题。

首先, 提升电子档案信息安全的意识。电子档案在利用上具有便于传输、复用性以及系统依赖性等特点, 在利用中其控制具有很大的难度, 所以档案工作人员需有谨慎的态度, 在有必要的情况下对利用方式进行限制, 以此使信息泄漏、失真以及病毒入侵的现象得以有效规避。其次, 完善与电子档案有关的利用制度, 例如利用资格审查、利用权限控制等制度。最后, 为了使电子档案的利用更具发展前景, 需全面开发档案利用方面的系统功能, 同时创造有利条件, 使利用者能够感受到更方便、更优质的服务。

四、结语

通过本课题的探究, 认识到做好电子文件归档与电子档案管理工作的重要性与必要性。然而, 这并不是一件一蹴而就的工作, 需要从多方面进行完善。例如:基于电子文件归档方面, 便需要做好收集工作、完善电子文件归档要求以及强化鉴定工作等;基于电子档案管理方面, 便需要做好保管、检测以及维护工作等。相信做好以上这些, 我国机关部门的电子文件归档与电子档案管理工作将更具规范性与科学性, 进而使我国档案信息化迈进一个崭新的台阶。

摘要：在信息科学技术突飞猛进的发展势态之下, 传统的纸质文件逐渐被电子文件所取代。与此同时, 电子档案管理工作也成为了当今社会及各大行业所重视的一项工作。本课题笔者在分析电子文件的归档的基础上, 进一步对加强电子档案管理的有效策略进行了探究, 希望以此使档案管理工作者对自身的工作能够有更深层次的认识及掌握。

关键词：电子文件,电子档案,管理

参考文献

[1]魏晓萍.高校档案管理与电子文件归档的要点[J].文教资料, 2011, 04, 15.http://d.wanfangdata.com.cn/Periodical_wjzl201111096.aspx

[2]邹婧雅.地方电子档案立法研究[J].湖北档案, 2014, 05, 20.http://www.cnki.com.cn/Article/CJFDTotal-FBDA201405016.htm

[3]徐新萍.浅析医保电子文件归档及其电子档案管理[J].才智, 2012, 12, 05.http://www.cnki.com.cn/Article/CJFDTotal-CAIZ201234291.htm

[4]郑红丽.浅谈电子文件的归档与电子档案的保管利用[J].城建档案, 2013, 03, 15.http://www.cnki.com.cn/Article/CJFDTotal-CJDA201303010.htm.

高校电子文件管理刍议 篇2

关键词：自动化；电子文件；管理

中图分类号：G647.24 文献标识码：A文章编号：1007-9599 (2011)05-0000-02

Electronic Document Management Discussion in University Automation Office

Guan Haoying

(Xingtai University,Xingtai054001,China)

Abstract:University office automation on the current analysis in document management,electronic document management proposed to improve college awareness;enhance electronic document management system construction,and gradually form a complete set of electronic document management system;establishment and improvement of university information systems office automation and file management;strengthen the office automation and electronic document security work;strengthen the training of management personnel and other office automation point of view.

Keywords:Automation;Electronic document;Management

办公自动化的出现，一方面加快了信息资源的管理效率；但另一方面信息管理又存在着电子文档与纸质文档共生的问题，解决现代化的电子信息管理和旧式的纸板文件管理相互融合，提高信息存储传播的效率，这是信息时代文档管理者需要解决的新问题。 基于计算机技术和信息管理技术的办公自动化的运用，传统的文件管理方式很难适应现代信息化需求，与当今信息时代高效的文件管理极不适应；现在高校中大部分的文档管理仍然采用手工方式与现代的网络、计算机技术条件下的电子信息管理严重脱节，使得信息资源的存储、共享和传播受到严重的制约。

一、办公自动化的概念及其发展

办公自动化(OA)虽然是个新兴事物，但发展速度很快，OA从产生到发展成熟大致经历了三个阶段。第一阶段：1977年以前，办公自动化业务基本上在单个计算机 上完成，如文字处理机、复印机、传真机等在先进国家的部分办公室得到使用，实际上可称为办公室自动化。第二阶段：1977-1982年，办公自动化系统基本形成，具有体积小、运算快具有存储功能的微型计算机的刀普及，大型计算机和工作张的性价比也得到大幅度的提高。交换机、集线器、路由器等组网设备功能逐渐完善，局域网技术也随之成熟，已能将计算机、传真机、电话机和其他智能办公设备联成网络，实现多媒体数据和不同格式数据的综合处理。第三阶段：1983年至今，办公自动化系统得到普及和推广实施，以实现办公活动的综合管理和提高辅助决策能力的高层次OA系统已经实现和采用，这种系统采用数据、文字、声音、图形和图像的综合通信网络，包含有较强功能的管理信息系统和决策支持系统，称之为综合型的OA系统。

二、办公自动化系统中文件管理存在的问题

（一）对办公自动化系统的电子文档管理的认识不够，系统中的文档没有分类和标签，主次不明确，类型不清晰。文件信息处于混乱状态。即便是已经使用了很长时间的OA的高等院校校，也存在文档没有归档整理的混乱问题，仅仅是使用计算机技术将文件存储起来而已，这种管理方式即便是文件不丢失，天长日久，电子文件也会重复存储致使文件泛滥。尚未使用OA网络系统的学校，用电脑进行文件信息管理，也还是处于办公自动化的初步阶段，大部分仅仅是用计算机编辑文档，然后打印出纸版文件，原始的电子文件未被保留，新产生的电子文件不断覆盖，或是存储磁盘因故损坏。由此，对电子文件的系统管理已势在必行。（二）两种信息管理方式没有融合的共生问题。在一些高校的办公自动化平台中，各单位利用电子公告、电子邮箱等办公手段进行信息交流和传输、存储。但数据传输完毕之后，又打印纸质文件进行归档。因此就产生了重复内容不同方式的数据不必要的共存局面，同时造成人力、物力、财力的浪费 ，电子文件的广泛应用势必受到影响。（三）电子文件的安全问题，使得电子文件的管理受到很大影响。电子信息具有操作简单存储方便和查询快速等优点，但同时也有信息容易泄露、容易丢失、损坏等等不安全部稳定因素。例如电子信息存储在计算机磁盘中、因此容易攒改、并且容易受到黑客和病毒攻击等弊端。这些都是电子文件管理的隐患。（四）档案管理系统与办公自动化平台的不协凋不兼容问题。由于不同的文字编辑软件形成的文件不互相兼容，就产生了信息不能夸平台不能流通传播的问题。因此形成了OA系统软件平台开发与文件档案管理系统平台开发的错位，致使电子文件管理困难。（五）信息管理人员对电子文档管理系统不够熟悉，缺乏电子文件的管理意识和相关知识。使得电子信息管理出现人为地错误，致使信息混乱。

三、鉴于办公自动化系统中文件管理中存在的问题提出以下观点

不解决上述问题，高校电子信息管理工作就会因各种原因阻碍办公自动化的推进和发展。在信息时代，高校仍停留在传统的文档管理上，原因是人们已经习惯于了传统的纸质文件的管理方式。这种管理、归档只要没有自然灾害，管理过程没有漏洞，操作规范，就能使得信息长期保存。纸质档案的保存和管理，能经数年而完好无损。但电子文件不行，当信息被存储之后，信息就不能和设备脱离。由于电子文档的存储寿命取决于媒体设备，因此将媒体和计算机等相关设备与信息长期融合是一项复杂的工程。这也是人们使用纸版文档而不用电子文档和办公自动化的重要原因。当前，要使教育教学活动进一步发展，只有适应办公自动化的挑战，管理好电子文件，使之为各个学科的教育教学管理服务。那么如何实现利用OA进行电子文档管理呢?

（一）提高管理人员的办公自动化意识，把办公自动化意识作为一项重要的任务来抓，使得电子文档管理和传统的文件管理相辅相成，互通有无。做到这一点就必须使单位决策层领导把这项任务重视起来，办公自动化系统才能运行正常。再就是在单位全体员工中进做宣传教育工作，使人们充分认识到利用现代化的办公方式的重要性和必要性，形成自动化办公的意识，潜移默化中完成电子化信息管理方式的改变。（二）让办公自动化电子文件管理形成制度化，单位领导通过下发文件的方式制定相应的制度进行电子文件的管理，并逐步形成一套完善的管理制度，促使办公自动化电子文件管理早日得以普及和推广利用，把人们从繁琐的文件手工管理中解脱出来，提高文件管理效率，节省人力物力。目前，电子文件管理不完善不健全跟没有相应的规章制度有密切的关系。因此，高校要制定出具体可行的规则规范文件管理，使得电子文件管理逐步走上正轨。档案信息管理部门和人员的职责和工作程序明确，做到有法可依、有章可循，电子信息管理达到规范化、制度化、标准化。（三）让电子文件管理和纸质文件管理能够合理共存。建立一条联系两种管理方式的“通道”，即是在一个存储媒体上存储电子文件和纸质文件的文本方式和映像方式，然后利用数据库技术将二者结合，实现电子信息的自动检索、管理。需要永久保存的信息，应采用传统的纸质文件方式保存。（四）采用一些多媒体存储技术及智能检索技术对办公自动化对档案信息进行存储，档案信息的存储不再局限于存储介质式的管理，更充分利用计算机技术的智能化，为高校档案信息提供更便捷的服务。（五）合理规划设置高校的文件档案管理机构，开发建设一个利用率高、覆盖面广、功能齐全的基于局域网的办公自动化网络系统。通过甭系统能将信息安全高效快速地传递给高校档案信息管理部门必能得到及时的信息反馈，同时文件管理部门还应及时将电子文件与纸质文件进行有效筛选，择优存档。（六）加强办公自动化系统的安全性能。办公自动化系统应能对所传输信息进行加密并采用防病毒技术维护网路安全。例如增加防火墙、安装防病毒卡、安装防病毒软件等。同时提高电子文档的安全级别，使得文件数据更具可靠性和可维护性增强可靠性。一是保证OA 网络系统的整体安全。主要设备和环境的安全。一般情况应有专人负责系统的安全和维护，定时检查和维修维护隐患及时修复。二是要保证OA网络系统的运行安全，登录系统的人员要分角色权限，最大限度的减少不安全因素出现，不同的权限设置不同的功能避免人为因素造成的不安全。三是经常性进行数据库备份，做好备份工作对数据安全具有很大帮助，并且一旦出现不可预见的损失还可及时恢复，保证了数据的安全。四、定期培训管理人员，通过举办学术讲座或在线讨论等活动让部门人员学习新知识掌握新方法，提高档案管理工作人员的业务素质。随着高校广泛应用办公自动化系统，管理人员仍停留在纸质文件管理阶段是远远不够的，必须学习计算机信息管理的相关管理知识 ，才能跟上工作需求。经常性的培训档案人员，学习电子文件和电子档案管理的知识，迅速提高档案工作人员的业务素质。

参考文献：

[1]陈传波,唐美芳.一个以知识管理为中心的OA模型研究[J].计算机应用研究,2003(3)32-34

[2]陈继宇,严沛瑜,陈丽.网上交互辅导系统与学习循环[J].中国电化教育,2005.3

[3]单玉刚,张荣茂.面向电子政务的公文管理系统开发与应用[J].小型微型计算机系统,2003,24(3)．'606-608．

[作者简介]

医院电子文件管理工作刍议 篇3

随着信息技术的发展, 记录档案信息的载体日趋多样化, 内容形式也包括文本文件、电子报表、电子邮件、图形文件、图像文件、视频文件、网页文件、数据文件等各种类型, 使得原有的档案管理模式已难以适应现代档案工作的发展要求。目前, 电子文件已成为医院档案的重要组成部分。为了加强医院电子文件归档管理, 更好地为医院各项工作服务, 笔者认为, 应做好以下几个方面的工作。

一、建立电子文件管理体系

1. 实行专人负责。

电子文件的形成、积累、收集、整理和归档的过程涉及多个部门, 这些部门职责界限有时难以区分。因此, 应加强组织领导, 指定专门机构或专人负责电子文件管理工作, 实行全过程管理与监控, 保证管理工作的连续性。

2. 制定相关制度。

制定电子文件管理的规章制度和标准规范, 并结合医院具体情况, 将电子文件的收集、整理、归档、保管和利用等工作纳入科室文书处理和档案管理程序、纳入相关人员的岗位责任制, 从而保证电子文件的完整性、真实性和有效性。电子文件归档范围可以参照纸质文件归档范围制定, 明确电子文件类型, 让形成电子文件的部门和相关人员了解文件类型和归档范围, 保证管理工作的连续性和电子档案的质量, 确保其信息的真实性和完整性。电子文件一旦形成, 应立即交档案部门归档。

3. 加大投入, 实现现代化管理。

用计算机储存整个医院的各种业务、行政上的档案, 方便使用者及时查找、阅读, 既节省时间也节省人力、物力和财力, 提高了工作效率。同时, 利用计算机管理可以减少档案的有效空间, 保存信息方便简单, 也增加了其保密程度。为此, 医院要加强对电子文件管理的基础设施建设, 配齐硬件设备, 安装与业务部门兼容的计算机系统, 使归档的电子文件能有效机读。档案人员应能熟练地掌握计算机系统的使用技能, 组织编制归档电子文件的各种检索工具, 积极主动提供服务, 充分发挥归档电子文件的作用。

二、严把电子文件的收集关口

1. 明确范围。

凡是在医院工作中形成的、真实反映医院各项工作活动情况并且有查考与利用价值的磁盘或光盘等化学磁性材料载体上的文件都是收集对象。其中包括:文本文件, 主要是通过计算机文字处理形成的文字文件、表格文件等, 重点是定稿电子文件和正式电子文件;图像文件, 主要是通过数码相机拍摄的图像文件;影像文件, 各种会议或重要活动通过视频设备并经计算机处理的动态图像文件;多媒体文件, 运用多媒体技术形成的需要借助多媒体体现的文件。

2. 规范操作。

一是在文件形成过程中只产生电子文件时, 应采取严格的安全措施, 保证电子文件不被非正常改动, 并同时进行备份, 储存到能脱机保存的载体上。二是记录重要文件的主要修改过程和办理情况, 有查找价值的电子文件及其电子版本的定稿均应保留。三是正式文件是纸质文件, 已向计算机全文转换的, 与正式文件定稿内容相同的电子文件应保留。四是对网络中处于流转状态, 暂无法确定其保管责任的电子文件, 应采取捕获措施, 集中存储在存储器中, 以防散失。五是对于不同种类的电子文件在收集时均应采取规定的通用格式。六是计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。七是对套用统一模板的电子文件, 在保证能恢复原形态的情况下, 其内容信息可脱离模板存储, 模板作为电子文件的元数据保存。八是定期制作电子文件的备份。

三、做好电子文件的移交与保管工作

一是对归档电子文件, 应按有关规定进行认真检验。在检验合格后将其移交到档案保管部门, 进行集中保管。二是在每年六月份前将上年度应归档的电子文件向档案部门移交, 移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、账目一致、手续清楚, 移交清单一式二份, 交接双方签字后各执一份。三是档案室负责电子文件归档前的监督指导以及归档检查验收工作, 做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致, 确保上机测试无病毒和百分之百的准确率。此外, 还要负责接收后的统一编目、保管、开发利用。四是入库的电子档案, 每两年要机读抽查一次, 发现问题及时补救。五是随着计算机技术的发展和设备的更新, 应对库存电子档案进行同步更新复制。六是归档载体应作防写处理, 单片载体应装盒, 竖立存放, 避免挤压。保管电子档案的库房要有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备, 温度控制在17℃~20℃, 相对湿度控制在35%~45%。

四、强化电子文件的提供利用和鉴定销毁工作

一是归档电子文件的封存载体不外借, 任何单位或个人在未经批准下不允许擅自复制电子文件。电子文件利用时使用复制件并遵守保密规定, 对联网利用时应遵守国家或部门有关保密的规定, 要有稳妥的安全保密措施。利用者对电子文件的使用应在权限规定范围之内。二是销毁电子档案应参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行, 且在办理审批手续后实施。属于保密范围的电子文件应连同存储载体一起销毁, 并在网络中彻底清除。不属于保密的电子文件可进行逻辑删除。编制销毁清册, 监销人、销毁人签名盖章。

目前, 电子文件管理已成为医院档案管理的重要内容, 其在医院档案管理工作中越来越重要, 笔者希望自己从建立电子文件的管理体系、严把电子文件的收集关口、做好电子文件的移交与保管工作、强化电子文件的提供利用和鉴定销毁工作四个方面的探讨能够对促进医院电子文件管理工作有所帮助。

高校电子文件管理研究 篇4

一、高校电子文件管理中存在的主要问题

1. 高校决策层对电子文件管理认识不到位、重视程度不够。

电子校务的决策层尚未认识到电子文件管理在高校整个管理活动中的重要地位, 对学校数字化建设仍缺乏危机感和紧迫感。

2. 电子文件管理的具体操作缺乏制度化、规范化流程。

在实际工作中, 很多高校没有将电子文件的归档作为常规的制度加以贯彻实施。电子校务系统在设计和开发时没有与档案部门沟通合作, 没有在自动办公系统中设置归档功能, 从而造成部门分割、相互脱节, 缺乏电子文件管理的全局意识。电子文件的管理缺乏统一标准, 在长期存储载体等技术问题上也未制定严格的要求。

3. 高素质人才缺乏。

在业务工作中, 普遍存在工作人员素质不高的问题, 严重缺乏既精通技术又懂管理的复合型人才。对于复合型人才的甑选、培养和留用机制还有待进一步完善。

4. 电子文件安全工作问题严重。

电子文件的安全性是电子文件保证其完整、真实的前提, 对电子文件的管理和利用至关重要。在实际工作中, 电子文件管理的安全机制不健全、没有实施同步鉴定机制, 在利用方面尚缺少制度上的保护和约束, 需要用法律的手段来保证其使用的合法化、规范化。

二、推进高校电子文件管理科学化、制度化建设的举措

上述问题的存在困扰着高校电子文件管理的进一步发展, 若要改变高校电子文件的管理现状, 不断推进电子文件管理的科学化、制度化, 需要从以下5个方面着手:

1. 管理层应转变管理思维, 把电子文件管理纳入电子校务整体发展规划, 在政策、资金等方面加大支持力度。

合理科学的整体规划与设计是电子校务环境下电子文件管理可持续发展的保证。为此, 电子校务的决策者必须从上至下制定全面、系统、完整的电子文件管理发展规划, 并将其纳入电子校务发展规划中通盘考虑。在此原则下, 应组织专家学者进行科学论证、规划和方案设计。规划设计应汇集信息管理、行政管理、档案管理、通讯网络等学科领域的专家, 以保证规划的科学性、规范性和超前性。

电子校务工程的实施, 需要领导的宏观决策和关键过程的跟踪和掌控, 在管理过程中应更多地体现为一种具有系统性、全局性、关联性和前瞻性的管理理念。为此, 领导者必须转变观念, 应充分认识到电子校务系统中电子文件管理的重要性以及与其他各项工作的关联性。电子文件管理系统是电子校务管理系统的重要子系统, 应将所有的管理活动放在一个大的系统内来考虑, 处理好各个子系统之间的关系和影响。

高校上级主管部门应在政策上加大支持力度, 在专业化管理、标准化建设、专业人员培训等方面给予规范性的指导与支持。从硬件环境方面看, 电子文件管理是建立在网络与计算机通讯技术基础之上的, 硬件设施建设是其基础条件, 基础设施建设又依赖于资金投入的大小与电子文件管理的规模。因此, 要想获得一个稳定、持久、性能良好的电子文件管理系统和环境, 必须从长远利益考虑, 在设施、人员培训、管理、系统开发维护等方面投入足够的资金, 以保障电子文件管理系统的良性运转和健康发展。

2. 应遵循程序管理、真实完整及高效、易用、安全的原则。

电子文件的程序管理, 既是一种管理理念和管理原则, 又是一种管理方法。程序管理原则要求在电子文件形成之时就开始对其进行控制, 将文件的形成、流转、收集、整理、保管等环节有机联系在一起, 按照统一的规范和标准进行业务流程重组, 使文件流程与业务流程有机地融合在一起。在业务流程结束后, 应及时通过归档将需要保存的电子文件完整、安全地转入到档案管理系统。同时, 在整个业务过程中必须加强对相关业务人员的培训、管理和约束, 在每个操作环节上不仅要做到操作规范, 更应权责明确、落实到人, 以确保整个流程都顺畅进行。

真实完整原则是指电子校务环境下的电子文件管理必须保证电子文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后仍是真实可信且没有缺损, 同时要保证电子文件及其相关文件数量齐全。真实性与完整性是保证电子文件行政有效性和法律证据性的基础, 是电子文件反映历史面貌, 构成社会价值, 得以作为社会记忆而保存的前提。

电子文件的高效易用原则主要是保证电子文件的可读性、易用性, 即无论在自动办公系统还是档案管理系统中, 电子文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后能够以人可以识读、可以理解的方式输出。在技术操作上体现为文件操作系统的使用方便, 界面友好、操作易行, 手续简单。

电子文件的安全包括实体安全和信息安全两个方面。维护文件的实体安全, 要求在管理和技术上采取相关措施, 使保存在系统内或存储在磁盘、光盘等载体上的电子文件信息以及数据迁移时均不受损坏, 保证电子文件具有长期可读性。维护文件的信息安全, 要求对存储在不同载体环境的文件实行严格的管理, 根据文件内容的重要程度, 设置文件管理级别, 严格控制使用范围, 确保电子文件信息内容的安全。

3. 在管理上重组电子文件管理流程, 实行电子文件和档案的一体化管理。

在管理上应重组电子文件管理流程, 具体做法可实行电子文件和档案的一体化管理。电子校务环境下电子文档的一体化管理包括两个方面:一是管理流程一体化, 二是管理要求一体化。管理流程一体化由电子文件收文管理、发文管理、归档管理、电子档案管理4个模块构成。实行电子文档的一体化管理, 就是要将上述4个管理模块统一置于学校电子校务的管理平台上, 在管理内容上相互衔接支持, 在管理系统上相互兼容并具备良好的开放性能, 使用标准的数据库技术和元数据格式, 保证电子文件从生成到归档整个管理流程信息的流畅传输和事务处理的顺利进行。管理要求一体化, 即各部门所保管的电子文件及数据在内容要求、数据结构、数据管理平台方面与档案部门保持一致, 各部门电子文件管理系统均应设置归档管理功能以保证顺利地向档案管理系统移交数据, 从而在技术上实现无缝连接。

实现电子文档的一体化管理, 最主要的是对电子文件进行前端控制。电子文件管理的前端控制是把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作一个完整的过程, 在这个过程中文件的形成是前端, 控制则是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合。前端控制旨在文件形成和文件归档前的著录、鉴定之间建立联系, 保证在文件归档的同时, 将相关信息移交或发送给档案部门。

做好电子文档的一体化管理, 必须实现自动办公系统与档案管理系统的对接。为防止电子文件流失, 当务之急是在自动办公系统设置归档模块并实现与档案管理系统功能的对接。如:学校实施电子校务工程时, 在原开发的所有办公子系统内嵌入电子文件归档功能模块, 以保证电子文件能够安全、完整、及时地移交到学校档案馆。从长远发展来看, 必须将电子文件管理系统纳入到整个电子校务的整体运行环境之中, 并且要将电子文件管理与归档的理念和要求渗透到各个管理子系统中, 完成电子文件运转、传输、存储的一站式管理。

从全国范围看, 目前, 国家教育管理部门与高校之间尚未建立起有效的管理和沟通的信息渠道, 教育管理部门的相关文件和信息仍然主要通过纸质文件的传递来进行公文流转。如果将教育管理部门电子政务管理系统和高校的电子校务管理系统进行有效的对接, 必将大大提高行政工作效率, 从而提升管理水平和工作效能, 真正实现智能化、网络化、社会化的无纸化办公环境。

4. 实现电子文件有效利用与共享。

电子文件有效利用依赖于强大的检索功能, 以保证其利用的迅速便捷性。具体操作上需通过网络平台实现档案的全文智能化检索, 其中系统的检索功能应提供尽可能多的检索途径和选择范围, 以满足各种检索需求, 达到快速、准确、全方位地利用信息的目的。

电子文件有效利用与共享还必须建立电子文件的安全保护机制。电子文件的安全保护可分为事前主动防御、事中智能防御和事后自动修复等。具体做法包括:在电子校务和电子文件管理系统内进行操作者身份识别, 建立操作日志;加注可靠的防错漏和防调换标记;采取文件加密、签署、认证技术。在电子档案管理阶段, 应根据电子档案的价值和利用情况, 制定数据管理的解决方案, 包括集中的数据存储方式、数据备份方式、灾难恢复、分类检索、数据安全以及法律遵从等内容, 确保电子档案在后期的管理和利用中的安全。

5. 重视与加强电子文件管理的规范化建设。

为保证高校电子文件管理的长久有效发展, 必须重视与加强电子文件管理的规范化建设。电子文件的特性和管理方式决定其必须纳入国家、部门或行业统一的管理体系。有关部门在制定标准规范时, 要注意各标准的彼此联系、组成体系, 并与国际标准和通用规范相兼容, 其内容应涉及电子文件全程管理的方方面面, 保证电子文件管理的每一个环节都有据可依。统一的规范和标准是实现电子文件有效管理和资源共享的关键和前提。目前应主要从以下三个方面制定相关标准:一是管理性标准, 主要对电子校务环境下电子文件管理人员的职责和任务、用户的权利和义务以及电子文件信息资源合法性的规定;二是业务性标准, 包括电子文件术语标准、电子文件管理标准。如电子文件元数据标准、电子文件存储格式、电子文件鉴定标准、电子文件的存储标准等;三是技术性标准, 包括电子文件交换技术规范、电子文件移交技术要求、数据存储压缩格式规范、数据长期保存格式规范、数据加密算法规范等。

教育行政管理部门在标准制定方面应起到支持和引领作用, 要统筹规划、统一标准, 以保证电子文件管理的科学性;在宏观管理上, 要加强电子文件管理的指导、监督、检查, 以保证电子文件管理的持久性、安全性。

(吕小明, 中国人民大学档案馆常务副馆长, 北京

100872)

参考文献

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[7]刘家真.高校电子校务环境下的档案管理[J].北京档案, 2006 (03) .

高校电子文件归档管理的思考 篇5

关键词：高校,电子文件,档案管理

电子文件, 是在数字设备及环境中生成的以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖计算机数字设备阅读、处理, 并可在通信网络上传送的具有保存利用价值的文字。教育部和国家档案局第27号令《高等学校档案管理办法》要求, “高等学校应将纸质档案材料和电子档案材料同步归档”, “组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作”。但是加强电子文件在网络环境下的归档管理工作, 当前在许多高校还没有得到足够的重视, 这是一个亟待解决的问题。

一、高校电子文件的收集

1. 收集范围。

电子文件首先是文件, 具有文件的属性, 它与纸质文件内容相同, 只是载体不同、表现形式不同, 因此, 在制定电子文件的收集范围时可以参照纸质档案来进行。同时在制定收集范围时, 还应广泛征求学校各二级院、系、部的意见, 并结合电子文件自身的特点, 将反映高校所属各院系和部门的主要职能活动, 并具有查考、利用价值的电子文件纳入收集范围。主要包括在教学管理、科研活动、党群行政工作中形成的各种文本文件和图像文件;利用计算机辅助设计、辅助制造、检测、仿真实验等技术形成的数据文件、图形文件、CAD文件等;以数据文件保存的各种科研成果、学生学籍管理信息等数据文件;通过网络传递的上级文件;具有保存价值的多媒体文件和超文本文件, 如教师运用多媒体技术制作的课件等。草稿性电子文件, 由于不具备正式文件的功能, 可以不收集。但以下两种情况应收集:一是有重要的修改过程和内容, 确有保存价值的信息应收集, 否则一旦被覆盖了就难以恢复;二是用户有远距离传递和自动全文检索要求的应收集, 否则还要进行纸质文件数字化的重复劳动。此外, 有保存价值的辅助性电子文件, 亦应及时收集。

2. 收集要求。

电子文件的收集, 首先是要求收集经过审批的“最终版本”的电子文件。这就必须从电子文件设计阶段就开始进行监督, 贯穿于电子文件处理或辅助设计、辅助制造等整个过程。收集并有效地管理电子文件不仅能保证电子文件的原始性、真实性, 而且还为将来维护电子档案的系统性、完整性创造了条件, 同时也能防止存储有电子文件的载体在个人手中丢失、损毁, 从而保护了电子文件的安全。电子文件的收集应视为电子文件责任者一项重要内容, 要指定专人负责, 其整个过程应在档案馆或档案工作者指导监督下进行。其次是要求在通用的软硬件环境下形成的电子文件, 对软硬件条件和相关参数等要有明确记载, 在特殊的软硬件环境下形成的电子文件, 对软硬条件及相关参数等要进行收集。在收集过程中, 对电子文件要进行登记, 以防遗漏, 便于查找;还要逐一进行备份, 特殊情况下可制成纸质拷贝件或缩微品, 以防计算机系统发生意外故障使电子文件无法读取而造成不可挽回的损失。

3. 收集时间和方法。

电子文件不同于纸质文件, 一般要求在电子文件形成或任务完成后及时进行收集, 对于多年才能完成的任务或项目, 对它所形成的电子文件要进行连续的或分阶段的收集, 以防其前期的电子文件丢失。电子文件的收集, 应在档案馆指导下, 先制定收集的方案, 然后按步骤进行, 有条不紊地开展收集工作。电子文件的收集途径, 有通过计算机网络系统进行的, 也有采用载体存储、脱机传递方式的。计算机网络系统一般有自动记录功能, 可用来记录电子文件的形成、修改、删除、责任者、入数据库时间等, 自动进行收集。用载体存储、脱机传递方式, 要按规定进行登记、签署, 更改要填更改单, 按更改审批手续进行并备份, 以防出现差错。应建立电子文件的收集数据库, 或在电子文件数据库中对应在收集范围内的电子文件记有收集标识符。电子文件的收集, 应由形成部门负责和集中管理, 不得由个人分散保管。

二、高校电子文件归档管理中存在的主要问题

1.高校各级领导对电子文件归档管理认识不到位、重视程度不够

高校各级领导尚未认识到电子文件归档管理在高校整个管理活动中的重要地位, 对学校数字化建设仍缺乏危机感和紧迫感。

2. 电子文件归档管理的具体操作缺乏制度化、规范化流程。

在实际工作中, 很多高校没有将电子文件的归档作为常规的制度加以贯彻实施, 从而造成部门分割、相互脱节, 缺乏电子文件归档管理的全局意识。电子文件归档管理缺乏统一标准, 在长期存储载体等技术问题上也未制定严格的要求。

3. 电子文件存储载体存在安全隐患。

一些学校的电子文件直接保存在硬盘存贮器上, 如果系统出现故障, 就极易造成数据的丢失。有些学校的电子文件以软件磁盘作为存贮介质, 由于软磁盘易破坏, 可靠性和保管期限存在较大问题。

4. 电子文件依赖的设备环境数据缺乏保护。

电子文件的生成环境是复杂的, 而且电子文件对设备有依赖性, 一些学校存档电子文件时, 没有注意保存其生成软件及设备等参数, 如果系统由于未知的错误而崩溃, 那么电子文件就可能难以读取。

5. 高素质人才缺乏。

在档案管理业务工作中, 普遍存在工作人员素质不高的问题, 严重缺乏既精通技术又懂管理的复合型人才。

三、加强高校电子文件归档管理的对策

1. 强化高校电子文件归档工作的管理意识。

电子文件是一项信息化时代的新生事物, 高校档案管理工作人员自身要认识到电子文件归档管理在学校数字化建设和发展中的重要性, 同时应积极开展电子文件归档管理工作的宣传, 增强学校各级领导和教职工对于电子文件归档管理工作重要性的认识。要努力争取校领导将电子文件归档管理工作列入学校的重要议事日程, 纳入电子校务整体的发展规划, 纳入学校的经费预算, 以保证电子文件归档管理的到位和顺利开展。

2. 建立健全高校电子文件归档管理的规章制度

首先, 电子校务系统在设计和开发时应与档案部门沟通合作, 在自动办公系统中设置归档功能, 树立电子文件管理的全局意识。其次, 要根据国家有关电子文档管理的专门标准, 结合本校电子文档管理的自身特点和存在问题, 制定出具体可行的规范措施和管理规则, 形成一套行之有效的电子文件归档制度, 使得各部门进行归档工作时有章可循。此外, 鉴于电子文件产生时所采用的软硬件平台的不同所导致的问题, 也应提出统一的规范和标准, 规定各种类型电子文件, 需采用规定的管理通用格式, 以保证归档电子文件的有效识读和利用。

3. 高校档案部门与电子文件形成部门协调工作, 杜绝电子文件形成和归档工作的脱节

电子文件与传统纸质文件相比, 在归档工作中所涉及的问题更加广泛, 受制约的因素更多, 仅仅依靠一个档案部门是很难完成的, 必须搞好与电子文件形成部门、承办部门的协调配合工作。如党政、教学科研及行政职能部门产生的文件、规定、章程等, 教学管理部门形成的教学计划、教学大纲、毕业设计等, 科研工作中产生的项目申请、研究成果等, 这些电子文件的形成部门与承办部门最熟悉本部门的工作管理业务, 了解电子文件的内容、形成规律和电子文件之间的有机联系, 由它们来收集、整理归档, 才能保证电子档案的质量。而档案部门最了解全校的情况, 掌握归档的原则和方法, 按照全程管理原则, 应该发挥把关和统筹作用, 参与到电子文件归档管理活动的全过程管理中去, 对电子文件形成部门归档前的收集和整理工作进行指导和协助, 帮助这些部门将电子文件归档工作纳入部门管理制度, 纳入相关人员的职责范围, 并按计划进行检查和考核。

4. 完善技术手段, 建立记录制度, 保证电子文件的原始凭证性、安全性。

首先要确保磁带、磁盘、光盘等载体上的电子文件具有长期可读性。其次因为电子文件从形成到被开发利用要经过很多环节, 要为每一份文件建立记录制度, 使电子文件在形成、整理、保管、利用过程中都有真实的相关记录信息跟随, 以证实其文件内容的原始真实性。可以在网络上设立记录信息系统, 鉴定时与记录系统记载的形成、修改时间等方面进行对照, 就可以鉴定原始性和真实性。要根据文件内容的重要程度, 设置管理级别, 严格使用范围, 确保电子文件信息内容的安全。

5. 强化培训, 提高档案工作人员素质。

档案管理的电子化对工作人员提出了更高的要求, 这就要求电子文档管理人员必须不断加强学习, 充实和提高自己的档案管理和计算机业务水平。另外, 还应注意优化档案部门的人员结构。

参考文献

[1]杨艳娜.高校电子文件的归档与管理[J].鞍山科技大学学报, 2005, (2) :158-160.

[2]彭群颐.高校电子文件归档工作存在的问题及对策[J].湘潭师范学院学报, 2007, (3) :232-233.

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[4]周虹.高校电子文件归档浅谈[J].福建电脑, 2007, (4) :40, 62.

浅谈高校电子文件归档与管理 篇6

一、高校电子文件的内涵与特点

(一) 高校电子文件的内涵。新近颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》中对电子文件进行如下定义:“电子文件是指在数字设备及环境中形成, 以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖计算机等数字设备阅读、处理, 并可在通信网络上传送的文件。”广义上的电子文件一般是泛指由机构、组织或个人形成的与工作相关的所有电子记录, 它与传统文件、档案概念相对应。狭义上的电子文件特指由政府部门、公共机构形成的电子化文件, 它具有文件的各种属性, 且一般是公务活动中形成的, 具备一定规范化的形成、审核、流转等程序和管理要求, 具有真实性、完整性和有效性。高校的电子文件主要是指广义上的电子文件, 它包括了高校党政、教学管理、学生管理、后勤管理等各个部门、各个环节产生的具有归档和保存的临时性和永久性、正式的和非正式的电子文件。

高校电子文件主要有4种类型:一是以WORD和EXCEL为主的文字 (表格) 处理文件, 比如财务收支统计、教师制作的电子讲义和试题库等。二是以CAD为主的图形处理文件, 比如工科院校中机械制造与设计、土木工程等专业根据算法绘制的图表和曲线图等各种文件。三是以数码相机为设备记录的图像处理文件, 比如某些工作场景、会议庆典等拍摄的照片, 通过数据传输和扫描的形式形成的电子图像。四是以摄像机、录音笔为工具的影音视频处理文件, 比如重要的会议、教学录像、专家讲座、校园宣传等录制的音频、视频文件。

(二) 高校电子文件的特点。

第一, 特殊存储性。电子文件与纸质文件之间的不同主要体现在电子文件的特殊存储性和对系统的依赖性。电子文件由计算机生成和处理, 其信息以二进制数字代码记录和表示, 数字信息使用0和1两种数码的组合来记录信息, 每一个0或1叫做1个比特, 需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器中, 人们无法直接读取和理解比特, 必须通过计算机系统的运算与转换, 形成可识别的数字与图像, 并可通过通信网络进行传输。

第二, 易变性。与纸质文件不同, 电子文件不是一成不变的、固态的, 而是一个动态、可变的、丰富的信息。电子文件主要是存储于电子计算机内, 因此对存储系统的稳定性和安全性有较高的要求。信息的存储格式、信息编码、系统的更新升级、黑客的袭击等都有可能造成电子文件内容、形式的更改、破损和丢失。

第三, 丰富性。电子文件与纸质文件相比, 具有得天独厚的存储优势, 电子文件的存储密度远远高于纸质文件, 尤其是通过信息压缩技术和移动光盘的存储, 使电子文件信息的存储能力得到提升, 真正实现了海量存储。电子文件以计算机为介质, 具有文字、图像、音频、视频等各种存储类型, 通过信息技术加工, 可以形成丰富多样的立体化文件, 从而丰富和便利了用户对电子文件的选择和使用。

二、高校电子文件归档与管理存在的问题

(一) 对电子文件归档和管理工作认识不足。近年来, 以信息和网络为主的现代化高校电子政务已初步形成。在高校电子校务环境下, 如何对数量庞大、类型繁杂的电子文件进行归档和管理, 已成为高校档案管理工作的首要任务。目前高校的电子文件归档与管理工作并不理想, 一方面, 高校对电子文件归档与管理工作没有引起足够的重视, 尤其是电子政务系统与档案管理系统的相互独立性, 难以达到电子文件的及时归档与存储。另一方面, 某些高校档案管理工作者的工作思维相对陈旧, 没有把握住电子文件的各种特殊属性, 仍然沿用纸质文件时代的管理思维和管理方式, 缺乏一定的档案管理创新意识。

(二) 电子文件归档与管理队伍薄弱。电子文件与传统的纸质文件归档不同, 电子文件的生成、传递、存储等都离不开计算机及其系统。电子文件的数字信息化形态, 以及对系统的高度依赖性, 决定了电子文件归档管理的复杂性。因此, 高校电子文件的归档与管理是一项十分繁杂而繁重的系统技术工程, 不仅需要档案管理人员具备扎实的档案管理知识, 同时需要具备丰富的电子信息网络技术。但是当前不少高校档案管理人员队伍的素质和技能参差不齐, 难以适应信息化时代给档案管理工作带来的困难和挑战。虽然很多档案管理人员具备了较强的档案管理知识和技能, 但是对于不少年龄偏大的档案管理人员来讲, 由于不熟悉计算机网络技术, 因此难以开展对电子文件的归档管理工作, 严重制约了高校档案管理的信息化进程。

(三) 电子文件归档与管理制度不健全。电子文件的归档和管理是一项技术性、关联性和规范性相结合的系统工程, 开展高校电子文件的归档与管理工作, 不仅要涉及到档案管理部门, 同时还会涉及到高校的各个行政部门和二级教学单位。在开展电子文件的收集、归档、存储的过程中, 必须要依据一定的标准和规范开展工作, 这样才能够保证电子文件归档管理的时效性、科学性与合理性。虽然我国已经颁布了《电子文件归档与管理规范》和《电子公文归档管理暂行办法》, 但是很多高校并没有以此为依据制定符合本校实际的电子文件管理办法和管理规定。由于缺乏依据和执行的规范, 致使档案管理部门内部工作低效与滞后, 影响了档案管理部门与其它部门之间的沟通和衔接。

三、高校电子文件归档与管理工作的对策

(一) 高度重视电子文件归档与管理工作。在教育现代化的进程中, 高校要充分认识到信息化档案管理工作的重要意义, 提高电子文件归档与管理意识, 加强对电子文件归档与管理工作的落实与宣传。首先, 高校领导要意识到电子文件归档与管理的重要性, 将其纳入高校信息化档案管理工作之中, 加强对电子文件的归档与管理工作的宏观指导, 对已有和即将产生的电子文件进行有计划、有步骤的归档与管理, 同时也要加大对电子文件归档与管理工作的资金投入。其次, 高校档案管理者要改变传统的纸质文件管理理念, 提高对电子文件归档与管理工作的重视程度, 做好信息化档案管理工作的计划与安排, 从而提高电子文件归档与管理的工作效率。

(二) 加强电子文件归档与管理队伍建设。高校电子文件的归档与管理需要对大量的电子文件进行收集整理, 同时需要进行电子文件的数字化转换, 档案库筹建、管理软件的更新与应用、电子文件的加密与存储等, 在这一系列的过程中, 要求档案管理人员要具备较高的综合素质。因此, 高校必须具备一只知识、学历、年龄结构合理的现代化档案管理队伍。第一, 要组织档案管理人员学习电子文件归档和管理的相关知识, 掌握电子文件归档与管理的相关技能, 熟悉电子文件归档的各个流程。第二, 高校档案管理部门领导要组织工作人员结合本单位员工的实际情况, 选派员工外出学习和培训, 及时掌握先进的电子文件归档和管理的相关知识技能。同时也要结合实际工作需要, 引进高素质的工作人员, 逐步优化电子文件归档与管理队伍。

高校电子文件管理刍议 篇7

1 高校档案受到电子政务的影响

电子政务是针对政府部门之外的各大企业和用户的, 针对的对象不同。电子政务的发展是顺应了计算机的发展而发展的, 是全球经济发展的必然产物, 只有具备了网络平台, 才能更好地发展电子政务。电子政务是与其他相关的技术相结合的, 电子政务的办事效率比较高, 质量也比传统的档案管理要高出很多, 这都是电子政务的优势。当下运用电子政务就是为了提高政务部门的办事效率, 电子政务可以高速地传输信息资源。现在, 怎样开发资源、整合资源、优化资源, 以及发展信息相关产业, 是电子政务发展的关键任务。电子政务的发展是一个长远的目标, 涉及到的范围是比较广泛的, 可以涉及到社会当中的各个方面, 特别是信息量比较多的地方。电子政务的发展, 慢慢会从政府部门扩展到社会的各个层面上去。

如今, 高校的人数和知识量都是非常密集的, 所以电子政务在高校中的运动也是非常广泛的, 需要高校在平时的工作中大量地使用电子政务技术, 以达到高校工作的优质化, 从而减少工作用时, 跨过很多物质上的障碍, 最终达到信息的精准、公开, 权利也更加透彻, 工作更加到位、周全、高效。

但是, 伴随着电子政务的不断发展, 现在电子文件的数量越来越多, 这些电子文件对于高校来说是非常珍贵的资源, 是需要谨慎保管的, 不能丢失。如果一旦丢失对于高校和社会都是非常重大的损失, 所以要慢慢地把电子文件转换成电子档案进行妥善地保存和管理。

电子档案和传统的纸质版的档案相比, 电子档案有以下特征: (1) 电子档案在储存和保存的方法上是纸质版档案做不到的, 电子档案主要用光碟、硬盘等工具进行保存。这样看来, 电子文件是传统的纸质文件没办法做到的; (2) 电子文件的信息不会和制定的载体相联系, 相关联的仅仅是一些特定的承载物体; (3) 电子文件可以直接利用计算机技术进行快速地传递, 并且在修改的过程中是没有痕迹可寻找。

2 电子政务运用到高校档案中的各种问题

2.1 电子文件的去处

虽然说电子档案是一种比较集中的保存方式, 是比较方便快捷的, 但是电子文件有太多的信息需要建立和传输, 而现在电子文件还没有做到完全以电子档案的形式进行保管, 导致的后果就是, 现在很多的文件有人处理, 但是在处理完之后就没人保管了, 在传输之后做不到及时保存, 处在无人监管的状态下。此外, 现在要对电子文件进行管理是比较难的, 因为现在的保管技术方面还不是非常完善, 需要寻找新的方法。所以, 现在很多的电子文件是没办法做到稳妥保管的, 目前迫切的任务就是建立完善的系统, 对电子文件进行有效地整理保管。

2.2 电子文件的前期处理

传统的档案整理和管理是在处理完之后直接交给档案管理人员就可以的, 这份档案从交给档案管理部门开始就算被保管起来了。而如今的电子档案管理摆脱了纸质版的管理方式, 进入到计算机的应用中来, 实现了电子化自动管理的模式。从纸质版的档案管理到电子版的档案管理是从被动转为主动的过程, 是一个很大的转变过程。

2.3 档案保管过程中的资源利用

电子档案的管理和保管是需要借助软硬件来实现的, 可是对于现在的高校来说, 具备相关的技术性的资源毕竟是有限的, 在这样资源有限的情况下, 就需要档案管理部门既要使用本部门的资源, 也需要借助整个高校的技术资源, 一起来完成这件事情, 一起来解决这个问题。

2.4 电子档案的定位

因为电子档案本身的一些特征, 导致对于电子档案的定位出现了很大的难度, 确定电子档案的原始性是确保电子文件的重要环节。电子档案的可变更性和消息的可分割性, 导致电子档案在产生或者传送中有很被动的现象存在, 还导致电子档案的改变没有迹象可寻找。修稿后的档案是不是和原来的档案一样, 也是很难区分的。所以, 电子文件的定位是现在面临的比较大的一个难题。

2.5 电子档案的公开性

如今是一个信息时代, 人们的生活是比较多元化的, 这就需要更加准确的信息服务。电子档案信息是政府部门开放的、主要的消息来源, 政府部门的消息公开对于消息共享是很有好处的。政府部门是电子消息使用最多的部门, 所以电子信息化应该从机关开始实施。同时, 政府机关应该在消息开发使用上进一步完善, 需要政府机关之间的消息沟通和群众之间的信息交流, 才能让电子档案发挥到极致。

3 高校电子档案的电子政务化的想法

3.1 变更传统纸质版档案的管理方式

加速电子文件管理的更改, 首先要做的事情其实不是技术方面的, 而是工作人员想法上的改变, 说白了就是需要先改变档案工作人员的思想问题, 让传统的档案工作人员接受电子版的档案管理方式, 慢慢地适应电子档案的工作方式, 一步一步地从传统的纸质版档案转化成电子版的档案工作, 从开始的重视文件的保管力度转化成重视档案的利用度。虽然说传统的纸质版的档案管理已经有了成型的管理方式, 但正是因为这样, 我们需要抓紧时间从纸质版的形式转化成电子版的形式, 如果不先从工作人员的思想上进行改变的话, 就很难做到体制的改变。

3.2 档案管理部门对档案需要统一管理

档案的整理和归档是很重要的一个工作环节, 目的就是能够妥善地保管档案, 不出现丢失的情况。在进行电子档案管理的时候, 归档也是非常关键的一个部分, 如果做不到严谨地保存档案, 将会有很多的档案出现安全隐患。所以在具体工作中, 需要各部门认清楚自己的职责和任务, 做好自己的工作。档案工作人员需要进一步深入到现有的档案管理上面去, 对于电子档案的接件、处理和保存工作进行指挥, 保管好电子档案的原始资料, 做到电子档案的一致管理, 提高档案管理的质量。

3.3 落实与电子档案相符合的制度

要想做好电子档案的建立和保管, 是需要很多部门一起努力的, 这不仅与文件保管部门相关, 还需要与网络技术部门相配合。档案的管理无论是纸质版还是电子版都应该严格地规范, 避免不规范的现象出现。档案保管的原则就是双管齐下, 制度和原则缺一不可, 由国家统一管理。进行档案电子化建设是一项很重大的事情, 必须加入我国的信息建设中, 共同发展。

3.4 增大人才团队, 加强人员素质

在当前的环境下, 电子档案想要进一步发展, 最紧迫的任务就是需要将档案工作人员的水平提上去, 需要有更加严格的要求, 工作人员不仅仅需要学会档案管理的正常工作, 还需要学会计算机应用, 掌握电子技术, 并且要学会接收文件、整理、归档等工作, 以及做好档案管理时间内的护理工作, 这些都要求档案工作人员多学习相关的知识, 对于档案工作人员要定期进行专业知识的培训, 让工作人员掌握更多的知识, 尽快地适应电子档案的管理和维护, 这样才能真正地做好档案管理工作。

电子档案建设的最重要因素就是不能离开人才这个因素, 要针对电子档案的专业知识培养专业化的人才, 学习计算机知识及电子档案管理方面的知识, 才能达到电子档案建设的要求。高素质的专业人才培训是电子档案建设的必要因素, 由于电子档案工作的特殊性质, 对于档案工作人员的要求比较高, 电子档案的建立和相关技术知识是密不可分的, 所以一定是需要专业的知识的。

4 电子档案建设需要脚踏实地

要坚持科技是第一生产力, 坚持科学的方式建立电子档案工作, 电子档案工作是一项比较新颖的工作, 这就更加需要严谨的态度来对待。电子档案与传统的纸质版档案相对比, 电子档案的保管需要更加谨慎和严格, 而且现代科技是快速发展的, 电子版档案的管理方法要随着时间的变化不断地创新, 这样才能更好地发展下去, 这就更加需要档案管理人员团结作战。电子档案的建立过程也需要严格地遵守法律法规, 让电子档案更加的合法化。还有, 就是要把最先进的科技加入到电子档案的管理中来, 电子档案随着科技的不断发展, 正在迅速地发展和发挥着作用。当然, 伴随着快速地发展也将出现很多不同的问题, 所以我们需要仔细地分析新问题, 采取好的管理方式, 处理好电子档案保管的问题, 让电子版档案和传统的纸质版档案都能有作用可以发挥。电子档案转变了我们旧的观点, 让新的科技进入我们的生活中, 是一件很好的事情。

5 结语

从本文中可以看出, 电子档案可以真实地记录很多的信息, 随着科技的不断发展, 电子信息的数量也在不断地增加, 这其中出现的问题也是不可避免的。在当下的发展环境中, 怎样才能真正地管理和运用好电子档案, 发挥电子档案的作用, 是我们迫切需要解决的问题。对于电子档案的特征, 要求对纸质版的档案管理方式和观念进行转变, 必须加入科学的观念。档案工作人员应该牢牢地把握机会, 接受挑战。

参考文献

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高校电子文件管理刍议 篇8

一、系统设计背景

大部分高校档案馆(综合档案室)在上世纪90年代已经开始将计算机技术运用到档案管理中,用案卷级、文件级目录的数字化代替手工编目,用计算机检索代替手工目录查询,之后开展档案数字化加工,对原文进行扫描挂接,逐步实现全文检索,档案管理系统功能越来越强大、越来越完善,以适应档案管理快速发展需求。但是,在笔者所接触的高校档案管理系统中,电子文件还只是作为其对应的实体档案的附属物存在,即在实体档案被整理后录入管理系统时,电子文件以附件的形式上传挂接,以供后期利用,二者以档号作为关联。虽然,按照档案整理归档的要求,对电子文件的管理必须采用双套制(即收集档案时电子版和纸质版均要收集),但是在收集时经常会遇到不少电子文件没有对应的纸质档案,比如各类数据库,比如优秀学生论文(馆藏只存博士生论文),再比如大量的数码照片等,所以有必要建立一个电子文件管理系统对其进行管理,该系统可以是一个单独的应用程序,也可以作为一个子系统嵌入到综合档案管理系统中。

二、系统设计目标

对于电子文件,冯惠玲教授将其归纳为永久保管型、中转站型、现行文件查询服务型、备份型[1];李明娟、肖秋会教授认为电子文件管理系统一般需要具有如下功能:对电子文件及其元数据进行实时或定期的收集;电子文件及其元数据的管理与备份;电子文件的发布与利用;电子文件的鉴定与归档[2]。

结合大家对电子文件及管理的定位,本文设计的系统以校园网为运行平台,接收全校各单位办理完毕可公开的具有保存价值的电子文件,并对电子文件进行鉴定、整理、保存、查询利用。

三、OAIS参考模型

本文构建的高校电子文件管理系统参照OAIS(开放档案信息系统)模型进行设计,OAIS (Open Archival Information System)模型规定了统一的数字归档系统基本功能以及统一的数字信息保存标准[3],它是由美国空间数据系统咨询委员会(CCSDS)1995年开始着手构建的模型,该模型于2002年1月最终通过审核,正式成为一项新的国际标准(ISO:14721)[4]。在OAIS模型中,定义了一个由三种角色参与、六类主要功能和服务以及三种相关信息包组成的高层概念模型,三种角色,分别是Producer (信息提交者)、Management (档案管理者)和Consumer (查询利用者);六项功能,分别是Ingest(信息采集)、Archival Storage(档案存储)、Data Management (数据管理)、Administration (系统管理)、Preservation Planning (保存计划)、Access (数据访问);三种信息包,分别是Submission Information Package(提交信息包,以下简称SIP)、Archival Information Package (存档信息包,以下简称AIP)和Dissemination Information Package(发布信息包,以下简称DIP),该模型提供了一个完整的档案信息保存功能,很多档案管理系统都将其作为一个标准进行开发设计。

四、系统功能设计

本文构建的高校电子文件管理系统按照OAIS模型逐一展开设计(如图1所示),结合高校档案特色设计为对应的六个模块,参与的三个角色,分别对应于校内各单位兼职档案员(Producer)、档案馆工作人员(Management)和档案查询利用人员(Consumer)。

1、档案信息收集(Ingest)模块

该模块主要负责收集SIP,它们一般来源于各单位档案员,收集方式一般为两种:在线收集和离线收集

(1)在线收集主要是来自于学校OA系统的电子文件,通过OA中“归档”功能实时接收信息,将已经办理完毕的、且有保存价值的文件或需要移交给档案馆的电子文件即时收集,该模块要求和OA系统有接口。

(2)离线收集用于定期手动接收非OA系统发送的信息,一般需要通过外设连接。主要包括不便于网络传送的涉密电子文件、各类数据库、纸质版文件数字化后的信息、大容量的音视频文件等。由于涉及到档案数字化,所以该模块要求内嵌扫描、图像处理等应用程序。

不管是在线收集还是离线收集,SIP都暂时存放在临时数据库中,等待后期病毒扫描、数据校验等处理环节,该库与管理系统后台数据库物理隔绝,防止病毒入侵,破坏整个管理系统。

2、数据管理(DataManagement)模块

该模块主要是对临时库中的SIP进行审核,对符合规范的信息进行处理、更新,转换成AIP并进行后期维护。具体步骤如下:

(1)安全审核

进行病毒扫描、数据效验,确认信息是安全、真实、准确和完整的,问题数据直接退回各单位档案员。

(2)数据查重

此功能类似于学位论文查重系统及照片清理大师,传统的档案管理系统一般无该功能,但是电子文件不同于纸质文件,它可以有无数个副本,为了避免同一个单位多次移交重份文件或者多个单位移交同一份文件而占用存储空间而设计。查重主要分为文件查重和照片查重,文件查重要求逐字比对,完全相同的退回各单位档案员;照片查重涉及模糊照片、连拍照片或大量相似的同一活动照片,系统检测提示后需要人工干预完成,冗余的退回各单位档案员。

(3)格式转换

按照国家对电子文件长期保存格式要求[5]对SIP进行格式转换,比如文本文件转换为TXT,扫描型电子文件转换为TIFF或PDF,音频转换为WAV等。转换可以设置多种格式,原格式文件可以选择保存或者删除。

(4)识别著录

识别元数据,并提取关键字进行自动著录并存档,档号即时自动生成,可以用14位时间格式表示,即年+月+日+时+分+秒,前面也可以按类别自定义预置前缀,,例如JX-20160508164523 (JX是教学的简写),此时SIP转换成AIP,从临时库中转到数据库。

后期若需要对数据进行维护,可以直接人工进行更新,删除,批量修改等操作。

3、档案存储(Archival Storage)模块

该模块主要负责信息的存储,存档信息包AIP转入数据库进行长期保存,以供后期开展利用。存储的时候可以选择不同的保存格式。

4、系统管理(Administrator)模块

该模块主要是档案馆工作人员用于后台管理。包括档案类别增删改、著录字段的增删改、系统用户增删改、系统日志管理、用户权限设置、各类统计、打印清单等功能。

5、查询利用(Access)模块

该模块主要提供档案检索服务。根据档案利用者提交的请求,在对利用者身份和权限进行验证之后,将存储于数据库中的AIP转换成DIP反馈给档案利用者,支持条目检索及全文检索,精确检索和模糊检索,并能导出检索结果并打印。

6、数据保存(Preservation Planning)模块

该模块主要负责数据的备份,包括定期备份和临时备份,备份到本地或其他存储介质,增量备份和完全备份。

众所周知,一个好的管理系统需要具有良好的扩展性,本文仅仅是笔者结合自己的工作经验设计的一个管理系统,设计的六大模块仅包括基本功能,很多功能没有涉及,比如,在Access查询利用模块中,可以导入模板,自动生成学历证明,再比如,可以根据某个利用者的搜索习惯,直接推送他可能感兴趣的档案信息。所以各模块还需要预留扩展功能以供在使用过程中结合各自高校的特色逐步完善。

摘要：结合目前高校档案管理工作的现状,参照OAIS(开放档案信息系统)模型,建立了一个适合高校的电子文件管理系统,并对该系统从功能方面进行了较为详细的设计和阐述。

关键词：OAIS,电子文件管理,高校档案,系统设计

参考文献

[1]冯惠玲.综合档案馆电子文件管理项目的功能定位[J].档案学通讯.2007.

[2]李明娟,肖秋会.数字档案馆总体框架下的电子文件中心功能构想[J].兰台世界.2013.

[3]孙瑾,杨晓玲.基于OAIS的电子档案长期保存系统构建及流程设计[J].中国档案.2014.

[4]屠跃明,黄永文.对OAIS参考模型的研究[J].档案学研究.2007.