高校档案管理探究

高校档案管理探究（精选十篇）

高校档案管理探究 篇1

探讨学校档案, 首先要了解什么是档案。关于档案的定义目前已有许多种解说, 在我国档案界比较权威的一种提法认为:档案是国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中形成的, 保存备查的文字、图像、声音和其他各种形式的原始记录。2008年, 修订后新颁布的《高等学校档案管理办法》中对高等学校档案的定义为:“是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。”而笔者认为:学校档案应该是记录学校发展历史、传承科学文化、服务教育教学工作、办学活动过程内容的主机。

2学校档案的内容与特点

2.1 学校档案的内容

学校档案与其他档案有什么不同?如果从组织单位的属性来说, 学校属于教育事业单位。对于国家档案来说, 学校档案是科学技术档案的分支, 也是一种专门档案。

学校档案的内容包括:涉及培养人才活动的各类教育管理文件材料;在教学活动以及科学研究、技术推广应用过程中产生的各种工作记录、文件材料、或者其他载体形式的典型物品等;在学校建设、教学服务活动中产生的各类文件材料。

学校档案工作主要包括以下内容:将学校各项工作中产生的有保存价值的文件资料等收集归档;对收集的文件资料等进行分类、整理、管理和保护;对档案内容进行鉴定、编研、开发;为学校各项工作提供档案服务;对所保管的档案进行统计;发展档案的宣传教育、举办展览等。

2.2 学校档案的特点

主要表现在档案门类的多样性, 学校档案开始时也是主要收藏文书档案, 逐步发展成多种档案类型。我国《普通高等学校档案管理办法》中明确规定了高校档案由十大类组成。现在, 学校保存的档案里成列纸质的印刷型档案外, 还不断出现了音像资料、光碟、磁盘、缩微资料等非纸质档案, 今后, 随着科学技术的发展, 肯定还会有各种难以预测的高新技术载体的档案出现。

高校档案的知识性, 这些档案门类的设置包括了学校方方面面的管理, 涉及的管理知识比较广泛。储存着科学技术、政治、经济等诸方面的信息, 不仅具有很强的知识性, 而且具有信息量大的特点。

高校档案的广泛性, 高等学校的档案除了上级主管部门颁发的规定性文件、学校在教学实践中形成的材料外, 还包括学校与用人单位、毕业生所在单位、院办产业等渠道产生和形成的档案材料, 公文往来的范围也大于普通中学。

高校档案价值特有性, 如果说学校的经验总结、教学计划还可以在上级相关的单位查到副本, 那么学校档案中的学生学籍等档案原件就多是孤本。除此档案还具有时间上的特殊性, 例如, 招生材料, 产生在引对学年的九月开始, 毕业生材料形成在针对学年的结束时, 即每年的七月。

高校档案的服务性, 高校档案工作既是一门管理工作工作, 同时也是服务性的专业技术工作。档案工作不仅服务于学校的各项管理工作, 更是服务于学校的教育教学工作。随着各级各类学校开放办学的深入, 今后, 学校档案服务还将突出社会化的趋势。

高校档案的科研性, 高等学校是科研事业单位, 承担着传播知识、文化, 进行科学研究的任务。学校档案的内容本身就是科学技术研究的一部分, 不论对于教育教学, 还是学术研究来说, 都具有十分重要的价值。比如在档案室里存放着学生、教师的科研成果。

3高校档案作用

一所学校档案如何管理, 其作用发挥的如何, 在很大程度上取决于学校本身的档案意识。档案意识强的学校, 必然重视档案的科学管理, 在良性的循环中充分发挥档案的作用。高校管理主要有凭证依据和教学管理参考的作用。比如, 据北方某师范大学介绍, 该校前身曾是一所师专。建校初期, 该校有三届毕业生由于学历问题没有解决好, 导致这些毕业生虽从教三十余年, 却在评职称、调工资中受到不同程度的影响。该校综合档案室在查阅了大量档案资料后, 终于在1951年的案卷中发现了原师专学校创校初期的招生简章。在招生简章中, 对当时录取学生的培养目标、学制等有明确的表述。据此证明, 根据原国家教委有关文件精神, 为这三届530余名毕业生补发了大专毕业证书, 解决了历史遗留问题。

如果学校的管理比较规范, 档案工作就会锦上添花、相得益彰;反之, 教学、科研和其他方面管理不善, 档案工作自然也就不可能完整齐全。对一所学校来说, 其档案工作的发展程度, 它的内在质量、管理水平、服务效益的高低, 对学校各方面的工作以及向社会开发利用档案信息资源都会产生相应的影响。

学校档案工作不仅仅是为了保存资料的需要, 还是学校现代化管理的需要。从学校档案工作的性质来分析, 今后, 学校的档案工作将更进一步发挥其科学文化服务的功能。随着档案事业的发展, 学校档案将更多地承担文化传承的使命。

摘要：学校是教育基地, 最终的目标是培养合格的人才, 学校一切工作都是以此为出发点, 围绕这一目标进行。主要论述高校档案的含义、内容、特点和作用, 循理以求道, 落其华而收其实。

关键词：高校,档案,管理

参考文献

高校行政管理探究论文 篇2

1信息技术在高校行政管理中的重要性

随着中国国力的日益提升与制度建设的不断完善，国家对高等教育投入了大量的精力与资源，使得中国高等教育得到了长足发展。高校行政管理是高校开展工作的核心组成部分，是保证高校有效运转的重要保障。传统高校行政管理模式是以管理部门和职能为中心，学生和教师若要办理事务，必须先了解相关部门的职能、权限和分工，然后按照先后顺序进行办理。因此，传统管理模式存在业务流程复杂、审批环节众多、资料繁多等诸多弊端。这不但浪费了学生和教师时间精力，也极大地增加了行政管理部门的处理冗余。而在以信息技术为主的管理模式是以学生和教师的.需求为中心，以向师生提供高效的管理服务为出发点，处理手段也由单一手工劳动转为到计算机操作的网络化管理。因此，将信息技术引入高校行政管理，使得高校行政管理日趋规范，行政职能人员劳动负担和劳动强度下降，管理者由繁琐的事务性劳动过渡到宏观的管理监控。

2国内外信息技术在高校行政管理中的应用研究概述

当前国外关于信息技术与高校行政管理效率的研究主要集中于理论探讨，偏重于定性的研究。而针对信息技术对行政管理效率的定量分析的研究则较少，且只是依据信息技术的特点，在现有行政效率存在问题的理论分析上，指出信息技术发挥作用的表现方面，如：师生对信息技术的运用程度较高、在高校得到广泛应用的信息系统、校园网和数字校园等，但通过定量的方法研究信息技术对高校行政管理效率影响的路径分析仍然匮乏。而国内关于高校行政管理效率研究主要集中在高校行政管理效率影响因素、提高高校行政管理效率的途径和提高高校行政管理效率应处理的关系四个方面。针对提高高校行政管理效率，应处理好以下三方面关系，一是必须凸显以人为本的管理理念，全面提升以人为本的管理水平，即对管理者本身与被管理者均采用的人性化管理模式。二是提高效率必须与高校信息化建设同步进行，通过两方面共同努力，使院校的管理模式和服务质量发生质变：信息技术应用实质是创造出一种全新的组织结构框架与工作方法，而这也是高校行政机构信息化的核心所在。三则是提高高校行政管理效率须与改革同步进行，这方面涉及高校行政机构的制度改革、结构调整、人员能力提升以及组织文化的重新构建等方面。

3信息技术高校教务管理信息化的关键因素及提高途径

影响高校行政管理效率高低的关键因素概括起来主要包括组织因素和非组织因素。其中，前者包括机构、方法、程序、人事等因素;后者包括社会、科技、道德、心理等因素。当前，针对高校行政管理的具体情况，要提高高校行政管理效率，需从管理制度建设、管理体制、办事流程、行政人员素质等几个方面提出对策建议。一是加强行政管理制度建设。制度建设是推进高校行政管理工作规范化和科学化方向的保障，根据制度办事的机制将最大限度地提高行政管理效率。二是改革和完善行政管理体制和机制。其中，改革和完善高校行政管理体制，可由以下五个方面完成：一是依据整体性和科学性原则，推进机构改革。改革过程中改革必须健全决策、执行、信息、监督四大类机构;二是健全决策机制，坚持以行政决策为主要原则，力争把行政决策原则落到实处，但要注意，在具体实施过程中要灵活运用行政决策方法;三是健全科学的管理法规和工作制度，如建立办公制度、岗位责任制度、考核奖惩制度、规范文书制度等;四是实行行政监督制度，确保监督的规范性和时效性;五是实行校务管理公开制度，保证人人参与，因为对高校发展最有利的方式正是共同参与。

4结论

高校危机管理对策探究 篇3

关键词：高校危机管理现状分析对策

中图分类号：G4 文献标识码：A文章编号：1673-9795(2012)1(b)-0000-00

近年来，高校公共危机事件频繁发生，说明我国的一些高校忽视了对潜在突发性事件的监测与预防，疏于日常管理，从而引发了危机事件。这些林林总总的事件已经引起社会各方的广泛关注，引发了各界人士对高校公共危机管理及相应对策的深度思考。

1 高校危机管理的内涵和分类

危机管理，最早是指在处理国际政治和社会经济中的意外突发事件中所紧急采取的措施和手段。以前多应用于国家安全和国际争端。一般来说，对危机的判定必须遵循三方面特征，即意外性、紧急性和危害性。在这三大特征中，意外性是危机发生之初所表现出的特征，是区别于其他校园问题的首要特征；紧急性是危机发生过程中所表现出的现象性特征；危害性则是危机的结果性特征。

从高校目前的实际情况来看，高校的危机事件主要包括以下几种：第一，学校社会安全类危机事件：如学生煽动闹事、学生未经组织批准张贴大小字报、进行集会、游行、示威等。第二，公共卫生危机事件：如各种传染病疫情传播、学生集体食物中毒、学生心理卫生危机等。第三，学校事故灾难类危机事件：如突发火灾、建筑物倒塌、拥挤踩踏、重大交通事故等。第四，自然灾害类危机事件：如各种气象灾害、地质灾害、地震、洪水等。第五，信誉类危机事件：如学术腐败、权钱交易行为等。第六，学校可持续发展危机：如资金问题、师资问题、生源问题等。这些危机事件有的属于突发性的，但也有的属于己经存在没有及时解次的，这些是高校作为一个组织的特性及自身特点所可能发生的危机事件。

2 高校危机管理的现状和必要性分析

近年来，高校公共危机事件频发，大家印象最为深刻的就是SARS危机事件、马加爵杀人案等，至今仍令人难以忘却，还有北京大学王铭铭涉嫌学术剽窃案以及一些大学校园餐厅爆炸案及集体食物中毒事件等等，反映出我国高校应对危机事件管理的漏洞，也反映出广大教职工和学生的危机防范意识普遍较差。因此，有必要对高校危机进行管理。

第一，高校作为一个组织，不可避免地存在危机发生的可能性。高校是培养高素质优秀人才的摇篮，同时也是人员相对集中的地方，导致其易成为公共危机事件的易发地。这些危机具有突发性与不确定性等特点，控制不好，极易造成危害范围扩大、危害程度加深，势必影响师生的心理情绪和生命财产安全，从而影响高校正常的教学和生活秩序。高校作为为社会培养高素质人才队伍的特殊机构，面对各种潜在的或已经存在的危机时，如何采取各种有效的措施来避免、控制和化解危机，起到了至关重要的作用。

第二，在目前我国的高校中，师生普遍缺乏危机意识，处置机制建设尚待完善。许多高校广泛存在着“两重两轻”的现象，即重日常管理制度建设，轻处置机制建设，重事后补救，轻事前预防。因此，对高校进行危机管理极其重要与必要。而一些高校自身对危机管理尚处于一种“麻木”状态。

第三，高校的危机往往是在一种非常规、非常态的情境中发生演变的，而高校主体的特点和所处的社会地位要求其必须快速、有效地解决危机。一旦危机没有达到正确与及时处理，就会对高校组织形象带来严重的伤害，而处理得好，则在公众面前树立了良好的高校形象，从而保持高校的可持续发展。

3 高校危机管理的对策探究

为了能及时有效地规避各种高校危机，事先做好准备与预防，或者在危机到来之时，能积极有效地采取各种措施将危机造成的损失降到最低，并在危机后建立良好的善后修复工作都非常重要，因此，应注重做到如下几点：

3.1 培育危机意识

培育危机意识对于提高高校处置公共危机事件的专业化水平具有一定的指导意义和影响作用。要用科学的方法管理危机，首先要培育危机意识。就高校公共危机事件而言，建立良好的公共安全制度，加强对老师、学生及相关管理工作人员的意识培训极为重要，一定把它作为高等院校管理工作中的一项重要任务落实到位。增强高校公共危机管理意识，构建高校危机事件处置机制，防患于未然。当然，这种危机意识教育不仅仅是意识的强化，在教育中更应包含应对危机事件的各种技能的培训与培养。由于我国高校沿袭传统教育，一直对危机教育的关注不够，更缺乏对各种危机的應急对策的培训。因此，应通过经常性的开展“危机事件模拟”，培养广大师生的危机意识。生动的危机情景通常会给置身其中的人留下深刻的印象，在模拟情境中扮演的角色可以克服危机真正发生后的心理麻痹状态。只有做到在危机发生时“打有准备之仗”，才能将危机造成的损失降到最低。同时，有条件的高校也可以把危机管理作为选修课开设，提高师生处理危机的能力。

3.2 加强党建与思想政治教育工作

高校应对危机的重要法宝之一就是加强党建工作，开展深入细致的思想教育工作。在应对危机中，高校要统一思想认识，激励斗志，引导师生同舟共济、共渡难关。要把充分发挥党的思想政治工作常抓不放的一贯传统沿袭下去，从而不断提高党的危机应对能力和危机管理水。为此，要做到：第一，必须建立一支真正能力强，觉悟高，素质硬的党员队伍。定期对党员进行思想政治教育，加强危机管理教育，培育他们的危机意识，提高他们对危机的防范与处理能力。第二，党组织要经常深入到广大师生中开展思想教育工作。要走到教室与宿舍里同广大师生交流，及时通过交流发现工作的疏漏之处，帮助师生解决学习与生活中的实际问题，疏导不良情绪，防止酝酿成危机。一旦危机真正发生之时，能根据及时收到的信息，稳定师生的情绪，帮助学校化解危机。

3.3 制定科学的危机处理预案，加强相关立法建设

在危机管理过程中，组织和人的因素非常重要，科学技术因素则是第二位的。危机管理制胜的法宝在于要先有预防机制，当危机发生时才能令行禁止，大家配合有度。为此，要做到危机发生前，在高校的日常工作实践中，结合可能出现的危机，根据其事件的特征和具体情况，科学地制定预防措施与操作性强的应急方案和处理办法，树立长效机制，实现危机日常管理的有规可循，不给危机有漏洞可钻。通过一个合理完善的高校危机管理体系，在危机尚未发生之前就采取有效措施，尽可能将危机化解在萌芽状态之中，做到防患于未然，从根本上减少危机事件的发生。另外，我国现有的《民法通则》、《刑法》、《教育法》等也没有对学校危机做出明确、系统的规定，容易造成争端与诉讼不易解决的情况发生。因此，加强和促进高校危机管理的法制化和规范化建设，是非常必要的。

3.4 加强高校日常危机管理

高校应在日常的危机管理中提高管理水平与专业化。贯彻“以人为本”的原则，重视师生的权益，合理制定各项规章制度，并保证师生遵照执行。具体做到二点：第一，针对在校园及其周围容易出现的不安全因素，包括旅店、餐饮、娱乐业等场所，学校要积极与当地的公安、城管、工商等部门相互配合，加强对学校周边环境的治理，为广大师生创造一个优良的校园环境。第二，各高校应注重建立完备的心理咨询机构。针对学生学习压力大、心理负重能力差等现象，开展对学生心理的疏导与帮助，要让心理咨询机构真正地为广大师生服务，解决师生所面临的自己无法解决的心理问题。

3.5 建立危机预警与处理机制

危机预警与处理机制的建立非常重要。危机预警，就是将收集的一切警告信息和事先确定的预警阀值，分门别类地进行整理并加以综合分析，通过信息处理系统，及时、准确上报，并且接受决策部门的反馈信息，以便及早采取有效的应急措施，及早防止危机事件的发生并控制其继续演变。为此，高校必须建立一个危机管理机构，而且由学校高层领导亲自参加。这个机构包括决策领导小组、执行小组、辅助小组等，各司其职，各尽其责。小组应根据可能发生的危机事件，制定各种制度化、机制化的规范文件与案例库，并在实践工作中，将各项措施落实到实处。最重要的一点是，该机构要不定期地进行演练，例如消防演练、地震疏散演练等，在演练中不断提高人与人、人与设备之间的协调能力，从而在危机发生时能将损失降到最低程度。

3.6 建立善后修复与转化机制

高校危机管理中的重要组成部分之一就是危机修复。当危机过后，比如非典之后，学校首要的任务就是要通过稳定人心来逐步恢复师生正常的学习与工作秩序，必须适时启用善后修复机制。即在危机过后要尽快启动恢复管理机制和一系列具体后续工作，由危机管理时的特殊状态向常态化管理过渡，逐步恢复正常的教学科研和生活秩序。同时，要注意做好危机的信息收集和档案保存工作，这对于今后的危机处理有十分重大的借鉴意义。危机过后，高校要及时组织相关人员总结经验和教训，及时将有关文件整理归档，建立起完备的危机处理档案，加强学习、评估和总结。

在新形势下，创建“平安校园，和谐校园”已倍受高等教育领域的关注。加强高校公共危机管理是构建社会主义和谐社会，维护高校稳定的实践需要，是落实“发展是第一要务，稳定是第一责任”的有效工作机制，是党的十七大向各级党委、政府和各部门提出的明确要求，为此，应该多策并举，共同将高校危机管理推进良性循环，为高校各方面可持续发展提供必要的良好环境。

参考文献

[1] 黄频.高校危机管理的现状及对策[J].科技信息，2008（12）.

[2] 白涛，许中华.高校危机管理对策初探[J].华南理工大学学报（社会科学版），2005（2）.

[3] 颜丙峰，宋晓慧.危机管理：解决高校管理困境的组织创新[J].国家教育行政学院学报，2005（4）.

高校印章档案管理探究 篇4

关键词：高校印章,印章档案,管理

高校印章是高校在各项工作中行使主体职权、证明其身份的权威性要件。高校在长期的发展中会不可避免的经历院校或其内部机构的撤销、合并、更名等变动, 并由此产生大量失去法律效力的印章。由于其原有的法律效果和权威性, 对于失效印章的管理应既要保证其实体安全, 又要使其不被非法利用。因此, 高校档案管理部门应及时将学校在党政工作、教学、科研等各项业务活动中形成的、已经停止使用的, 对于学校和社会具有保存价值的印章, 通过一定的程序收集归档, 实行集中统一管理。

一、高校印章档案的特点

1. 权威性。

印章是单位、组织或个人在各种社会活动中体现其主体资格和合法权力的印信, 具有凭证信物作用, 其启用须经依法审批, 受法律保护, 且印章使用者对印章的使用承担法律责任。

2. 载体多样性。

高校各单位的工作性质和业务范围不同, 因此印章种类繁多, 并且印章的制作没有统一标准, 即使同一高校使用的印章的载体在形状、材质、规格甚至文字类型等方面都不尽相同。

3. 法律效力的依附性。

印章的权威性及其法律效力的发挥, 通常是以依附在相关文件载体上钤印的形式实现的, 单独的一枚印章并不能体现其效力性。

4. 印章生命周期的不可逆性与潜在的“非法可用性”并存。

废止印章不可再作为正式文书的生效标志, 但印章在失效归档后, 印面上并未标注其有效时间与失效标志, 因此, 不可避免某些人非法地将印章档案作为生效期间所具有的法定效力进行使用, 使废止印章产生“非法可用性”, 扰乱正常的管理秩序, 甚至造成严重后果。

二、高校印章档案的管理现状

高校在长期的发展过程中必将产生很多废止印章。以江西某高校为例, 仅在近年学校更名之后, 学校档案馆收集到各类废止印章200多枚 (含业务章) , 而办学历史越悠久则这一状况亦突出。但从整体上看, 目前高校印章档案的管理水平较低, 存在管理意识淡薄, 存放散乱, 利用程序不规范、分类与编号不合理等现象, 国家档案局2008年制定的《印章档案整理规则》 (简称《规则》) 没有得到深入贯彻执行。究其原因, 概括如下。

1.“重文件, 轻印章”的双轨制档案管理意识。

高校档案管理部门对印章档案的价值认识不足, 普遍存在“重文字记载, 轻实物管理”的双轨制管理观念。长期以来, 印章档案的相关标准缺位, 档案工作管理中对印章档案的重视程度偏低, 使得印章档案并未真正纳入档案管理范畴, 因此, 对于以文件为代表的文字记载类档案和印章档案的管理自然形成双重标准。

2. 印章档案归档的无组织性。

一方面, 由于印章档案的归档没有完善的制度要求, 相关部门也缺乏对废止印章应该归档的意识, 于是, “是否归、归给谁、归哪些、怎么归”便成为印章归档的障碍, 使得印章档案归档缺少源动力;另一方面, 印章的权威性与象征性使得印章成为“烫手的山芋”, 担心对印章管理不善可能要承担较大的责任, 使得印章档案归档缺失吸引力, 于是, 废止印章的归档体现出了明显的无组织性。

3. 印章档案整理的无序性。

由于对印章档案管理的重视意识普遍不足、相关标准出台较晚, 且对《规则》的执行力普遍欠缺, 因此, 印章档案的整理方法各不相同, 档案装具纷繁芜杂, 没有进行合理的分类与编号, 使得印章档案的管理呈现出无序性。

4. 印章档案利用的不规范性。

废止印章归档保存后, 一些有所图谋的人会试图通过各种非正常途径利用废止公章进行不法行为, 从而给学校带来不可挽回的损失和负面影响, 类似的案例经常出现, 其主要原因是对印章档案的利用不规范造成的。

三、加强高校印章档案管理的对策

1. 强化印章档案意识, 理顺归档渠道。

首先, 高校档案管理部门及相关单位应认真学习贯彻《规则》, 提升印章档案意识, 充分了解实物档案与文字档案均是学校各项活动的历史记录, 应予以合理保存。同时, 将文件生命运动周期理论融入印章档案管理中, 纠正“重文件, 轻印章”的管理意识, 使“有保存价值的废止印章须归档”的管理理念上升为普遍共识。其次, 由于高校综合职能部门如校办、校办是校内印章从申请、审批到废止归档的经办单位, 因此, 高校档案馆 (室) 在收集工作中应加强与其沟通协调, 理顺印章档案的归档渠道。同时, 明确双方的分工, 在机构调整、合并等可预见的印章更替的情况下, 高校综合职能部门要强化对印章档案收集的前端控制, 而档案馆 (室) 在印章结束现实使用期时要及时催缴, 归档保存。

2. 完善归档制度, 明确归档范围与要求。

首先, 由于高校的机构变动没有规律可循, 印章的废止也随之具有不确定性, 因此, 高校可参照《规则》并结合自身实际制定印章档案的管理办法, 明确归档要求和权责奖惩, 以确保废止印章归档的制度化和规范化。其次, 明确归档范围与要求。一般而言, 除严重损坏和一般事务性工作如收文、发文中使用的没有保存价值的印章外, 其他在学校各项工作中使用的印章及其印模、文字说明等, 在印章现实使用期结束时, 需将印章清洗干净, 及时向学校档案馆 (室) 移交。

3. 提高印章档案的整理水平。

印章档案的整理应坚持遵循其形成规律, 集中整理分类, 区分保管价值, 便于保管利用的原则, 使其整理科学、合理、规范。

(1) 全面区分印章档案全宗。历经院校或内部机构调整的高校形成的档案一般会构成一个以上的全宗, 不同时期的印章档案也要归到相应所属的全宗, 具体而言是将收集到的全部印章档案依据其归档单位进行直接区分。此外, 对于因未及时整理等原因导致的归档单位不明的情况, 则根据印章名称、使用时间与期限等特征作为区分印章全宗的辅助信息。

(2) 切实划分印章档案保管期限。《规则》规定, 印章档案保管期限分为永久和定期 (15年) , 对外行文使用的机构印章和组织法人及其办事机构印章的保管期限为永久;其他内设机构和业务工作印章的保管期限为15年。对高校而言, 笔者认为, 从高校各二级单位的公章利用率较高等实际出发, 高校印章保管期为永久 (代号Y) 的应包括:校级印章、学校法定代表人印章、学校各二级单位党政公章;其他已归档的印章为定期 (代号D) 。

(3) 合理编制档号。根据《规则》及高校工作的特点, 印章档案档号可采用汉语拼音、阿拉伯数字及间隔符号混合编制的方法。具体构成为:印章档案代号 (YZ) 、保管期限代号 (永久为Y, 定期为D) 、分类号和枚号4个部分。分类号是根据印章的使用期所处的历史时期、印章级别和印章属性进行划分的, 历史时期是指印章使用期处于建国前或建国后 (建国前代号为1, 建国后为2) ;印章级别分为校级印章代号为1, 二级单位印章代号为2;印章属性指机构印章代号1, 学校领导等个人印章代号为2。以四川某高校为例, 编号为YZ-Y-2.1.1-1的档号表示永久类印章中校级公章的第一枚。高校可根据自身情况及公章情况选择相应编号编制。

(4) 规范印章档案装具与装盒。高校工作中常见的印章按其形状及尺寸差异, 大体分为普通印章和钢印。普通印章档案应装盒保管, 印章档案盒采用内衬活动式隔条的翻盖档案盒装具, 按照《规则》标准, 其外形尺寸应为310mm×220mm×100mm (长×宽×高) , 在印章装盒时应根据已编档号依次排序进行, 并根据印章大小适当调整隔条, 以保证整齐有序;而钢印档体型巨大, 在档号编定、相关信息标注明确后, 按照档号排列单独存放在印章档案柜即可。

(5) 制作与印章实体有机联系的印模集。一般采用反扣法将印章钤盖在空白纸张上形成的二维或三维 (钢印) 印章印迹制作印模。具体而言, 在馆藏印章档案整理分类的基础上, 将同一类印章有序的集中制作印模, 并在每一个印模下方标注其档号, 以建立一一对应关系, 以便于管理与查找。

4. 规范印章档案的利用程序。

档案保存的目的在于利用, 印章档案的利用主要是指查验、鉴别如甄别文件真伪、研究学校历史沿革等方面, 而印章的特殊作用决定了必须对印章档案的利用进行严格控制, 对未履行相关手续的利用一般不予提供。如在实际工作中因工作需要重新启用印章, 利用者须填写启用印章档案审批表, 包括需盖章材料名称、所需启用印章名称、印章钤印次数、申请启用事由、学校及有关部门和领导意见等, 审批材料齐全后, 档案工作人员应秉承档案利用服务的宗旨, 提供优质服务。但是应该注意, 印章档案的利用须在其所存档案馆 (室) 中进行, 并须有监印人对照审批表的要求予以监督, 在用印完毕后承办人及监印人须签名及填写用印时间, 完善登记手续, 以确保印章档案合法有序利用。

参考文献

[1]国家档案局.《印章档案整理规则》 (DA/T40-2008) .2008 (6) .

[2]康云霞.浅谈合并高校失效印章的档案管理[J].兰台世界, 2008 (5) .

[3]宋刚.论印章档案及其收集和整理[J].档案学研究, 2005 (4) .

高校后勤企业人力资源管理探究论文 篇5

论文关键词：人力资源管理,成本领先战略,激励机制

引言

近年来，我国高等教育取得了巨大的成就与进步，各类高等院校的办学规模不断扩大，新时期高等教育面临新的发展机遇与挑战，新的形势使高校对全方位服务于高等教育的高校后勤提出更为深层次的要求，而随着高校后勤社会化改革的进一步深人，高校后勤服务企业也将面临新的激烈的市场竞争的挑战。面对新要求、新挑战，作为劳动密集型性质的后勤服务公司来说，必须充分发挥人力资源这一核心竞争力的作用，充分理解与重视人力资源是高校后勤企业最重要的资源，是高校后勤企业生存与发展的战略性基础这一基本思想理念。因此，对后勤企业人力资源科学管理，充分调动和提高后勤职工工作积极性、主动性、创造性，对推进高校后勤社会化改革的深化和可持续发展，建立新型、完善的后勤保障体系，促进高等教育事业健康良性发展具有十分重要的意义。

高校科研管理创新探究 篇6

【关键词】现代高校科研管理创新

【中图分类号】 G 【文献标识码】A

【文章编号】0450-9889（2014）05C-0072-03

现代高等院校已经成为我国开展科学研究的一支重要力量，在国家整个科研系统以及经济建设中具有重要的地位和作用，成为社会文化、人才培养和经济发展的发源地和集散地。高校承担着大批高新技术研究、前沿技术探索和基础类研究课题，其科研活动无论是对高校自身学术水平的提升和发展，还是对国家科学技术的进步，甚至是对整个民族的发展而言，都发挥着巨大的作用。与此同时，高校的科研管理作为科研活动的重要组成部分，是高质量完成科研任务的基础保障，而高效的科研管理可以促进高校科技成果的转化，使得科学研究能够更好地服务于国民经济。近年来，随着我国科技体制改革深化和科学研究领域的交叉和拓展，为了能更好地适应当前国内高速发展和变化的时代特点，向研究型大学发展，创新科研管理模式和提高科研管理能力逐渐成为各个高校的迫切需求。

一、创新高校科研管理的紧迫性和重要性

现代高等院校的科研管理，就是基于科学技术和高等教育发展规律及管理学原理，为实现既定目标，通过科研活动的各个环节对高校科研过程中的人、财、物、时间、信息和效果进行计划、组织、监控和总结，是确保科研项目达到最佳完成度的一种组织活动。科研管理担负着在高校维持一种有创造力的科研环境，使科学研究和发展活动能够集中于解决组织的关键问题，促进科技创新和经济发展的使命。高校的科研管理工作，在高校各级管理事务中有着举足轻重的地位，既承载着高等院校科学持续发展政策的制定与实施，又对校内各级科研团队、科研活动和科研成果等多个方面进行指导和管理，直接促进高校科研、人才培养和学校的科学持续发展。

现代科学技术是否能够取得重大突破与创新，与高效的科研管理工作密切相关。在未来国家创新体系中，高校科研创新被推到创新的最前沿，担负起中华民族科技发展的重任，而高校科研创新的成功不仅需要科学技术上的探索和突破，更需要在科研管理上的创新。科研管理创新既是实现高校知识、技术创新的促进剂，也是实现高校科研成果有效转化的稳定剂。一方面，高校的科研管理需要打破常规体制束缚，梳理和完善管理模式与方法，更重要的是，高校的科研管理工作更须在理念和方法等方面进行创新，适应新时期、新任务的需求，真正发挥科研管理在科研活动中的催化效应，推动高校科研水平的提升和科技成果的产业化。可见，高校科研管理方法和模式的创新，是适应和满足当今新形势下国家与时代对创新型高校提出的迫切需求。科研管理工作只能依靠不断改革创新与进取，才能够确保高校各级科学研究活动能够有效开展，顺利实现既定目标。

二、当前高校科研管理的共性问题

受限于传统计划经济体制的约束和影响，高校传统的科研管理工作中还存在一些共性问题，在一定程度上影响了高校科研管理的科学化、现代化和成效性，主要表现为以下几方面：

（一）管理理念落后。高校科研管理工作在新时期得到了长足发展，但由于长期受计划经济体制影响，高校的科研管理的观念还相对落后。表现为：一方面，对科研管理重要性认识程度不足，易存在“重管理，轻服务”的工作作风以及教条式的行政化管理现象，对科研项目管理往往采用机械化的管理模式，缺乏灵活高效的运行方式，不能有效调动科研人员的积极性以及激活并保护科技人员的创造力。同时，“专家型”管理干部多，管理型人才偏少。“重成果，轻转化”，缺乏以市场为导向的意识，无法充分适应市场经济发展模式，目标管理往往忽视与市场需求相结合，重学术成果而忽略产品推广，缺乏市场导向的嗅觉以及竞争意识，直接后果就是科研成果停留于学术理论层面，无法真正实现成果应用和产出，科研行为独立于生产，更是与市场脱节。另一方面，管理中还存在“重数量，轻质量”，以科研项目数量和经费的增加为导向，却极易忽略科研项目的质量和层次，甚至存在较多的低水平重复和脱离实际需求的课题，既浪费国家资源又阻碍科研水平的提升。可见，这种存在于高校落后的科研管理观念，将是高校科研的可持续发展的绊脚石。

（二）科研管理体制不够完善。以往传统管理体制下，课题容易出现“重申报，轻管理”的现象，体现在考评机制上的倾向性，如目前高校对各级科研管理干部的绩效考核和职位提升考核往往偏向考察获批国家、省部级或军工项目的数量以及立项资助经费，却忽略对项目立项以后直到项目验收阶段整个过程的监控和考察。并且，学校更看重国家纵向项目，对于企业合作的横向项目缺乏足够重视，致使学校科技活动的辐射效应有所削弱。同时，高校科研管理的纽带和协调作用没有充分发挥，科研管理只停留于“高高在上”的管理层面，缺乏群众路线思路，不能将高校中的各个科研团队和课题组有效整合和协作，既造成科研设备和资源的重复和浪费，又使得高校的科研团队普遍存在各自为政。此外，科研管理中一方面缺乏对科研人员的人文关怀和激励机制，不能积极调动科研人员的能动性，另一方面又无法采取有效的监督机制来约束和降低科研人员的学术腐败行为，可见，科研管理体制的创新也是迫切需要。

（三）科研管理人员素质结构不合理。高校科学研究既需要一支能够开拓进取、把握科技前沿的科研人才队伍，也需要一支能识大局又兼顾细节的科研管理人员队伍。总体上看，高校科研水平的高低不仅与科学研究本身相关，更与科研管理人员的素质有着密切关系。高校的科研管理工作者，既是上级主管部门制定的各项政策、信息和计划的传播者与执行者，又是全校科研计划的制订者以及各项科学研究的组织者与协调者，因而对高校的科研管理工作者的综合素质提出了较高要求。在高校的科研管理工作者队伍中，也会存在一些管理人员虽然熟悉各项科研管理的规章制度，但对科研活动的过程和程序的理解与深入缺乏主动性、纸上谈兵的现象，他们知识结构单一，缺乏终身学习的意识。高校的科研管理工作者队伍中既有学科知识，又兼具管理能力的人才仍需大量培养。传统科研管理中恰恰忽略了对管理人员业务学科甚至是交叉学科能力的要求，往往简单地认为科研管理工作无需太多技术信息和能力，只要完成简单的任务上传和文件下达的管理行为，这也导致科研管理效率低下，科研活动完成质量不高。

（四）缺乏有效的成果转化和推广体制。科技是生产力，科技成果的最终目标就是为实现和转化为生产力，从而推动社会进步和人们生活发展。如今知识经济的核心就是要实现知识的经济化和市场化，即将科研中所创造的知识转化为可供运用的技术，使之成为国民经济增长的力量和源泉。近年来，随着国家在科学研究的扶持力度逐年提高，各级高校在科研中形成的技术成果也大幅度增加，然而，目前我国高校的科研管理在成果转化方面的能力与国外高校依然存在较大差距，还远远无法合理、高效地将高校所创造的技术成果有效地转化为生产力，满足知识产业化的需要。不少高校的科研管理过程中，往往只注重立项至成果鉴定和报奖阶段，却忽视科研成果的推广和转化这个最为关键的阶段，也就造成许多高校的科研成果转化率明显偏低，大量有价值的科研成果无法得到有效的应用。

三、高校科研管理的创新

（一）科研管理的观念创新。传统高校科研管理多局限于对科研各个环节的事务性管理，无法面对和解决市场化改革所带来的挑战。因此，更新观念是一个迫切需求。科研管理需要做好顶层设计，在立项审查之初，既要从技术水平上分析，也需结合市场应用分析，更要对成果转化和知识产业化水平重点考虑，打破传统观念束缚，立足市场，面向需求，积极拓展科研管理模式和创新管理理念。

另外，科研管理创新观念的架构和根本出发点应基于教育、科技和经济的三位一体发展的科技平台，转变高校长期以来形成的自上而下的垂直计划管理模式，积极提升科研管理人员服务状态，主动行使科学有效的管理模式。充分了解陈旧观念的支配下从事科研管理工作的局限性和盲目性，避免其形成于科研活动中的壁垒和障碍。可见，高校的科研管理工作需要拓展管理思路，摒弃无法适应时代发展的陈旧管理形式，充分树立起服务和市场经济意识，既要掌握本校科研工作的目标和现状，又要适时跟进全国乃至世界科技发展的形势以及国家科技方针与政策，在科研管理工作中兼具全局性和前瞻性的思想和理念。

（二）科研管理制度的创新。为了适应当前新形势和新任务的要求，高校应完善和创新科研管理制度，按照国际标准建立项目管理目标制度，采用灵活开放和流动的用人机制以及多样化、多层次的激励机制，合理的人才提升计划，全面客观评价考核制度和方法，在科研管理活动中全面实施过程管理和控制，采用科学和实时适宜的科研工作规范和制度来管理与提高科研活动，并确保科研管理政策的持续性和可操作性，充分调动科研活动的积极性和创造性。

创新高校科研管理传统的内部组织体制。抛弃管理等级观念，构建能上能下和开发流动的用人模式，不能只做管理的传话筒和发号员，还应积极参与项目建设，促进科研管理机构改变陈旧的工作作风，积极提高工作效率，“能者上，不能者下”，营造和谐竞争氛围。同时，建立一套完整的科研管理奖励制度和评价体系，根据不同贡献程度和工作类别，以多种形式对科研管理工作者予以奖励，各尽其才，各得其所，充分激发科研管理工作人员的积极性和创造性。

开展科教互动管理创新模式，促进科技与学科协调发展。学科建设是大学培养人才的基石，科学研究与学科建设的协调发展是科技管理工作的一项重要内容，其创新思路为：基于国家重点需求为牵引，承担国家重大基础科研任务，产生重大的标志性成果，在国家经济建设和社会发展中发挥更大作用。同时，充分利用重大科研任务的平台和成果，建设一流学术性和工程型人才培养的高地，造就一流人才，凝聚一流团队，凝练学科重点方向，整合学科优势资源，抢占国际竞争制高点，积极贡献于科教兴国战略。

（三）科研管理者素质结构合理化。人是生产力中最活跃和最能动的关键因素。科研管理工作者作为科研管理队伍的主体力量，其素质高低将会直接影响高校科研管理的水平和效益。因此，在一支充满生机和活力的科研管理队伍中，科管工作者应具备较高的综合素质，具有终身学习意识，了解相关学科领域的知识，能与该学科领域的科研人员有共同语言，能够正确地、客观地检查和评价某个科研的工作情况，对科研人员提出的要求或条件的合理性作出恰当准确的判断。

此外，科研管理者需熟悉国家科技政策，具备熟练掌握国家科技政策信息的能力，熟悉各项管理规程制度和科研活动的基本程序；科研管理者还需具有强烈的后勤服务意识，一定的协调、沟通和管理能力，注重学科的综合性与互补性，做到文理相通和学科交叉汇聚。科研管理人员自身也要通过不断学习各种专业管理知识和科研管理政策、法律、法规，以全面提升和完善自身的知识体系。科研管理人员还要培养超前获取科研信息的意识，利用现代信息检索工具和渠道充分获取科技前沿动态和发展方向，树立服务信息意识，共享适时信息和咨询，从而进一步提高自身管理的水平和能力，推进高校科研管理信息化建设。

（四）加速科研成果转化，注重产学研结合。高校科学研究、自主创新的最终目标是实现和促进科研成果转化，发展高新技术产业，服务国民经济。基于科研项目的连贯和持续的特点，科研管理工作应通过“申报—立项—实施—过程控制与管理—结题—成果鉴定—成果推广”等一系列的管理，将具备形成具有产业化应用前景的项目作为重点支持目标。

在管理过程中，应该规范成果评价，提高成果鉴定质量，科技成果评价中，依据基础研究、应用研究和产业化等不同类型科研活动的特点，制定适宜的评价目标、内容与标准，坚持“公平、公正、公开”的评价原则，评价科技成果的质量和水平。同时，发挥奖励机制，激发科研人员的积极性，鼓励形成精品和标志性成果，为科研强校建立坚实基础。对于关系国计民生的重大、重点工程项目，高校的科研管理人员应积极给予重视，积极将“设计—科研—施工”结合，适应国家科技规划中的产学研相结合的思路。

同时，加强成果管理工作，积极促进科技成果转化。鼓励面向军用和民用市场选题，支持产学研开发项目。重点对符合国家产业政策，极具市场前景的项目给予支持。推动高校与地方建立研究院，加强科研中试基地建设，对实验室成果引入必要的中试环节，进一步检验和改善技术的成熟度，降低转化风险，提高转化率，有利促进地方经济建设的发展。

四、结语

高校科研管理创新意义重大，既能适应和满足我国高速发展的现代知识经济的需求，又是构成国家科技创新体系实施与发展的重要部分，对于实施“科教兴国”战略，全面发展民族科技和提高全民素质，推动国民经济稳定和快速发展，都发挥着关键作用。因此，高校的科研管理应坚持以科技发展战略为导向，以市场应用为驱动力，坚持以人为本，积极创新科研管理理念，组建高素质、高效率和充满战斗力的科研管理队伍，完善科研体制，强化高校科研管理模式创新，实现高校科研事业科学持续发展。

【参考文献】

［1］鲜宁.新形势下的高校科研管理工作创新［J］.中国科教创新导刊，2013 （16）

［2］王灵芝.我国高校科研管理的改革与创新［J］.中国国情国力，2012（4）

［3］包丽颖，安钰峰.浅议高校科研管理创新体系建设［J］.中国高校科技，2012 （3）

［4］崔静.浅谈高校科研管理人员应具备的基本素质［J］.人力资源管理，2010 （5）

［5］荷欢.发挥高校科研管理部门的引导作用，促进科技成果的转化［J］.科技创新导报，2012（3）

［6］魏海燕，郭宁生，郅艳.高校科研管理人员素质模型构建探析［J］.科技管理研究，2012（6）

［7］王桂月，徐世星.知识管理视角下促进高校科技成果转化的对策研究［J］.中国管理信息化，2011（17）

［8］杨佳.浅论高校科研管理部门在促进科研成果转化中的作用［J］.企业导报，2011（19）

【作者简介】徐 航（1978-），男，广西柳城人，法学士，经济学学士，广西教育厅财务处，研究方向：教育经济管理。

高校实物档案管理与利用探究 篇7

一、高校实物档案管理存在的问题

实物档案是高校历史的积淀,是高校逐步成长的见证,是高校发展壮大的历史记录,在高校档案利用中起着无可替代的作用。如果不加强实物档案的系统化管理,那么,随着社会的发展,原来有价值的许多实物档案就会逐渐消失、损毁。目前,高校实物档案管理存在以下问题。

1. 实物档案的管理没有形成制度化

实物档案产生部门较多,上至学校部门、校级领导,下至各部门、各学院以及单位个人都有可能形成有保存价值的实物档案,由于没有制度的约束,致使大家对实物档案的移交产生了一种模糊的概念和不重视的态度。据了解,一些部门将获得的奖牌、奖杯等随意摆放在会议室的后边,或者是办公室的角落里,无人问津,尘土满满,且随着单位人员的更换,长期下去,这些实物档案就缺失了查证的事实依据。还有一些部门,对单位的荣誉看的尤为重视,把奖牌等摆在自己单位,认为这是单位自己的荣耀,不愿意也不懂得要向档案部门移交。可见,没有制度的约束和保证,致使对实物档案的管理造成了一定的困难,流失现象较为严重。

2. 实物档案的管理模式落后

实物档案作为一种特殊载体,可由纸质、木质、陶瓷、玻璃、金属等多种材质构成,具有载体特殊,形式复杂,形状多样,体积、规格、大小各有差异,占用存放空间,备份难度大,移动不方便,易受损坏等特点。加之,档案工作者自身及人们对实物档案的认识不够。因此,导致对实物档案的管理方法和手段落后,工作效率低,多数停留在手工登记,仓库堆放,查询起来很不方便,档案信息仍以编制档案目录为主,缺乏数字化技术手段。

3. 实物档案的利用率较低

实物档案的管理由于缺乏制度的保证,管理模式的落后,使得实物档案的利用价值没有完全开发出来,较其他类别的档案利用率偏低。使许多有价值、有意义的实物档案长期闲置,失去了其内在的自身价值,很可惜。尤其,在数字档案馆建设中,急需改变这种现状,将数字化技术运用实物档案管理和利用中,以适应数字档案馆建设需要,从而充分开发实物档案的利用价值。

二、高校实物档案管理的新模式

随着数字档案馆的建设,如何运用数字化技术,科学管理具有特殊载体的实物档案,现已成为高校档案馆面临的重要问题。我们依据实物档案管理的属性和基本规律,结合自己多年的工作经验,建立一套实物档案管理的新模式及能被高效利用的手段,充分发挥实物档案的价值作用。

1. 实物档案归档制度化

我们把实物档案列在其他类档案后面,规定了归档范围和保管期限,归档时间不限等制度。归档范围包括:名人、领导等题字、画册、签名簿等;获得的校级以上奖状、证书、奖牌、奖杯等;本校作废印章;校庆纪念品;学校互访礼品;建筑物设计模型;教具和科研样品;学校使用过的牌、匾及各时期的工作证、学生证校徽等样品;捐赠的个人物品。保管期限分永久和30年。归档时间不限,就是可以随时进行归档。

2. 实物档案的分类、背景说明及计算机编目

我们按归档范围,把实物档案分成十类,取“实物”的开头拼音sw,再加上数字,如,sw11、sw12……每一类按年代自然排序,如,2016年征集到一幅题字,它的档案号是2016.sw11.1,以此往下排列。然后,对每一实物档案都要进行背景说明,包括实物的名称、材质、产生的时间、事由、何人何时归档的等。再后,把实物档案的信息进行计算机编目。

3. 实物档案数字化加工及其电子文件与机读目录的链接

我们把征集到的每一实物档案拍摄成照片,即形成电子文件,然后,把每一张电子照片通过系统软件进行上传,即与对应的实物信息(机读目录)进行链接。从而建立一套实物信息与实物照片一同归档,建立互联的共存模式。这种模式不仅可以将实物信息与照片信息相对应,而且能够通过查阅实物的电子照片,大大地减少对档案实体的调阅频率,以保护实物档案,延长珍贵实物的使用寿命。另外,为以后的利用打下了基础,也提供了方便。

三、高校实物档案利用的新形式

实物档案是高校历史的精华,是办学历程的见证和结晶,更是学校文化精神的延续和传承,具有唯一性和不可再生性,因此,在高校档案利用中起着不可替代的作用。在实际工作中,我们结合数字档案馆的建设,探究并开发了一些实物档案利用的新形式,充分发挥实物档案在还原历史面貌、彰显办学特色、服务职能以及构建校园文化等方面的价值作用,并收到了很好的效果。

1. 设立实物档案展厅,扩大实物档案利用量

我们档案馆设立了大小两个展厅,长期无偿对外开放。大的实物展厅占地面积200多平方米,配备了专业的展柜,划分6个展览区域,分别是:(1)荣誉墙。展出的是学校在各方面获得的校级以上的奖状、牌匾;(2)历史的回顾。展出的是老校友在校时曾经用过的物品,学校曾用过的作废印章等;(3)领导的关怀。展出的是中央等各级领导给我校的题词及信件;(4)互访往来。展出的是与国内外友好学校及相关单位交往时赠送的纪念品;(5)校庆精品。展出的是我校历届校庆时的纪念品;(6)名人物品。展出的是我校院士等为学校做出突出贡献的名人的物品及事迹。小的实物展厅,我们利用档案馆的走廊,设了13个展柜及墙壁上3个吊柜,定期设立专题展,如“教学教具”专题展等。这些展览接待了无数的校内外参观者,使他们对我们学校的过去、现在的发展有了深入的了解,并得到了参观者的认可和好评。同时,大大提高了实物档案的利用量。

2. 利用数字化技术,提高实物档案利用率

我校在“启航”活动中心大厅展示了“中国十大名船”模型,同时,在学校网页上建了“数字船舶博物馆”,分虚拟船舶,能三维虚拟展示船舶,还有民船厅、军船厅等,只要按分类检索,就能显示出你要的船舶的相关信息,如,名称、国别、建造时间、主尺度、及排水量、吃水量等。使学生通过网上就能学到船舶方面的知识。

3. 通过多种渠道,展现实物档案价值

实物档案有很强的研究价值和利用价值,要多角度、多渠道地开发和利用,既充分展现了实物档案的价值,又普及了人们对实物档案的了解。如,我校建立了“哈军工纪念馆”,被批为国家国防教育基地,作为新生入学的第一堂教育课,那里展示的许多实物就是由档案馆提供的;建立了“校史馆”,展现了我校发展的业绩,那里的许多奖状、奖杯等也是由档案馆提供的;离退休处举办庆祝“抗战胜利70周年”书画展,档案馆为他们提供了一百多幅书画作品,这些都是离退休同志们当初归到档案馆的自己的作品。每年的6月9日,是国际档案纪念日,利用这一重要机会,做一些实物图片宣传板,配上说明,印发一些宣传册,面向全校进行宣传和展示。通过各种形式对实物档案的利用,能充分实现实物档案的内在价值,又丰富了校园文化建设的内涵。

参考文献

[1]王芳.数字档案馆学[M].北京:中国人民大学出版社,2010.

[2]李娟.论高校实物档案管理体系规范化建设[J].兰台世界,2012(9).

高校财政专项管理探究 篇8

对于行政事业单位而言，财政专项是指扣除经常性经费以外，由财政部门以及上级单位为特定用途而拨付的财政资金。

财政专项要经过立项申报、财政评审后进行预算批复，财政专项资金具有专款专用以及定时完成的特点，即此项资金必须用于完成特定的事项或工作，不得改变其用途；并且要在资金有效期内完成专项工作内容；另外，财政专项要进行独立的财务核算，并且要接受相关部门的检查、监督以及绩效考评。

2 目前高校财政专项管理过程中存在的问题

2.1 项目立项申报不尽合理

财政专项资金是高校经费的重要来源，项目立项应本着符合学校发展规划、与学校教学科研中心工作目标保持一致的原则。但目前财政专项的立项存在“分系列、定额度”的方式，因此，高校要在部门之间平衡划分，将一定额度的申报资金“切块”后再要求相应部门进行立项申报，这样必然造成项目申报与实际需求之间的脱节，使得有迫切需求的部门未必能立项或者只能申请到项目中的部分资金，而虽无需求的部门却抱着“不报白不报”的心理寻求名目进行立项，可行性研究不足，自然其项目的合理性就先天存疑。

2.2 项目预算编制不尽科学

(1) 由于高校具有教学、科研等特殊性质，部分专项资金在预算编制方面并无具体标准可依，存在一定的盲目性和随意性。

(2) 由于在资金额度方面的“切块”现象，使得项目预算有松有紧，与实际市场价格水平有出入。

(3) 由于项目申报与项目执行之间的时间差异，在项目申报时的预算编制通常依据当时的市场价格水平，对于市场价格变动因素能否准确预计也直接影响着预算编制的科学性。

(4) 在项目评审过程中，有“偏紧”控制的倾向，为争取项目资金，项目单位只能接受“削减”的预算，使得部分项目资金“先天吃紧”。

2.3 执行与申报不能保持一致

在专项申报中，对项目的范围、执行时间、资金用途均有列示，本应成为项目执行过程中的依据，但由于上述立项申报不尽合理、预算编制不尽科学以及执行过程中遇到各种问题，使项目的执行与申报不能保持一致。

(1) 部分项目未能申请到项目实施所需要的全额资金，需要单位提供配套资金，但因配套资金不足或迟迟不能到位，必然对项目实施过程中的资金使用、执行进度等产生影响，无法按照原申报计划执行。

(2) 由于申报与执行间存在时间差，在执行时市场价格水平的变动或者项目本身某些因素的变动，使得项目部分内容需要调整。

(3) 由于高校教学安排的特点，很多实验室设备更新、设施改造等项目的实施是有时间限制的，多数集中于暑假期间，而多数项目需要以招标方式进行货物供应商、工程承包商等的选择，而招标采购有严格流程和时间要求，需要一定的时间周期，在年初预算下达后到暑假前夕需要完成相应的招标工作，一旦在此期间出现问题，必然影响整个项目的进度，进而无法保持与申报计划相同的进程。

2.4“突击采购”现象仍旧存在

由于财政专项拨款有完成期限控制，逾期未完成者款项要被收回，因此，部分项目，尤其以科研类软性项目为多，会出现在项目完成期限之前“突击采购、突击花钱”的现象，以完成项目内各项支出任务。

2.5 项目执行完毕后存在相关问题

部分项目执行完毕后，所购置的仪器设备等固定资产存在因事前未能做好部门间的沟通而出现无场地安装、重复购置等现象；更有甚者，出现项目内固定资产不按规定入账等情况。

另外，部分项目需要后续管理、维修维护资金的跟进，但由于各种原因，也存在后续管理乏力致使项目效益低下的问题。

2.6 追加项目管理难度大

年度追加专项由于申报、完成等在时间安排方面比较紧，在立项申报、预算编制、进度安排等各方面的问题就更为突出，管理难度更大。

3 加强高校财政专项管理的措施

3.1 建立健全管理制度，完善财政专项管理机制

各高校应建立健全财政专项管理制度，规范管理流程，使立项申报、预算编制、项目实施、资金使用、绩效考评等各个环节均有章可循，按章办事。同时，应将财政专项管理纳入相关部门管理职责范围，由其负责财政专项管理工作，汇总各系列申报项目，并组织评审、上报、实施检查、项目验收、绩效考评、档案整理等具体工作。

3.2 根据实际进行项目申报，科学合理地编制预算

各高校应建立“项目库”制度，项目单位应切实从工作需要出发，在进行充分的可行性论证之后进行项目申报，项目申报不拘时间，做好调研后即可填报，由校级管理部门纳入项目库管理。在上级下达项目申报任务后，管理部门根据学校总体实际，本着“从需从急、有所侧重”的原则优先申报项目库内“急、特”项目，杜绝临时起意，盲目申报现象。

项目预算编制应充分考虑项目内容，做好市场调研工作，并对市场价格水平变动有所预期，进行科学、合理的预算编制，为项目执行奠定良好的基础。

3.3 做好校内部门间信息沟通，加强项目人员队伍建设

高校内项目的实施大多涉及不同部门，在项目自申报至完成过程中，各部门必须进行相关信息的有效沟通，对于涉及场地、人员、资金等方面的问题，必须于项目申报前进行协调安排，以利于项目的顺利实施和有效发挥。

高校财政专项管理是一个系统工程，专项管理部门、项目实施部门、财务管理部门均需有人参与，因而做好项目参与人员的培训，提高人员业务能力，加强素质建设是十分必要和必需的。特别是项目负责人及实施管理人员，应该充分掌握项目内容 (技术规格要求) 、项目预算、招标采购、设备安装及工程施工、项目标准等业务知识。

3.4 加强内部监督和控制，规范项目管理程序

高校应充分发挥纪检监察、内部审计部门的职能，将纪检、审计纳入项目管理，使项目管理部门、项目实施部门、财务管理部门、纪检审计部门形成相互合作而又相互制约、监督的关系，规范项目申报到项目验收的整个流程，对项目申报、项目执行、资金使用、项目验收等各个环节进行事前、事中、事后的监督与检查，以提高项目申报的科学性、执行的严谨性、进度的合理性、资金使用的规范性和项目实施的高效性。

3.5 充分发挥绩效考评的反馈和督促作用，形成专项管理良性循环

绩效考评是对照财政专项预期目标或绩效标准，采取一定的量化指标及评价标准，评定项目任务完成情况、绩效目标实现程度、项目资金使用及项目预算执行情况、项目实施后的影响等。

除财政部门的专项绩效考评以外，高校自身也应该建立专项绩效考评制度，且绩效考评应分短期以及长期考评，分别对年度专项执行情况以及执行后一段时间的效果和影响进行综合测评。

绩效考评结果不应局限于对所考评的专项，还应起到对未来专项管理的警示、指导作用，以促进专项申报与执行的规范性，逐步形成专项管理的良性循环。

4 结束语

财政专项是高校事业发展的重要资金支持，必须得到高校管理层的高度重视，通过相关部门的共同努力，加强专项实施的环节管理，确保资金的安全性及使用规范性，促进专项实施效果，提高财政资金配置的有效性，充分利用和发挥财政资金效益。

参考文献

[1]李月婷, 李爱琴.高校财政专项经费管理模式探究[J].会计之友, 2011 (8) :93-95.

高校人事档案信息化管理探究 篇9

一、加强人事档案信息化管理

1. 提高档案管理的现代化意识。

人事档案工作者要关注时事, 关注学校发展动向, 把人事档案工作与社会活动、学校各项活动结合起来, 使档案工作者与档案工作由之前的封闭型向适应社会发展要求的开放型转变。在信息化时代, 强化档案管理的现代化意识、科技化意识, 在加快档案管理工作由手工向数字化转变的过程中十分必要。因此必须加强档案工作人员的现代化工作技能, 加强后期学习培训工作。在档案管理工作中应用计算机技术的同时, 要积极主动地走出封闭的工作室, 主动面向知识经济主战场, 把档案工作的重心转到为知识经济和学校各项事业发展提供优质服务的轨道上来。

2. 增强档案信息化管理的安全意识。

目前, 一些单位在进行档案信息化建设时, 往往忽视安全问题, 容易在软件更新及硬件维修, 或是上网过程中造成档案信息丢失和泄密, 给学校各项工作带来巨大损失。而且对电子文件保存中存在的更新版本的不兼容性和不可识读性, 存储材料及载体的易损毁问题的忽视, 往往会造成宝贵档案信息资源丢失。在管理中, 要对人事档案管理相关规定进行认真的分析研究, 在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上, 正确运用好计算机的加密功能, 对通用数据库的数据根据使用权限进行系统分类加密, 要正确处理好保密和利用之间的关系, 既要保证人事档案信息的安全, 又不能因噎废食, 阻碍人事档案资料的利用, 保证利用者的权益。另外, 电子档案对保存环境和保存方式手段的要求都很高, 档案工作人员要注意防潮、防高温、防辐射、防病毒工作, 切实加强人事档案资料的安全性研究, 认真搞好电子档案的及时备份与维护工作, 并且在做好电子档案管理工作的同时, 也不能忽视纸质档案在当下的作用, 正确处理好两者之间的关系, 确保档案资料的安全完整。

3. 完善档案管理人员的专业素质。

档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化工作能够顺利进行的关键所在, 这就要求必须有一支专业的档案管理队伍。随着当今社会工作多元化、专业细致化的发展, 对每位档案工作者在业务素质上提出了更高的要求, 管理人员在加强档案专业知识学习的同时, 还要不断加强各相关知识领域的学习, 加强计算机知识及人事档案管理软件知识的学习, 掌握现代信息管理技术, 努力使自己成为既熟悉档案管理业务知识, 又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。另外, 由于档案所承载的特殊内容, 档案工作有其特殊性, 档案工作人员承担着不同于其他行业人员的重要责任, 因此还要不断加强档案管理人员思想政治和职业道德教育, 使他们具有较高的政治思想觉悟, 以及坚定的政治责任感、政治敏锐性和政治鉴别力。

4. 强化档案管理的法规建设。

档案管理部门与形成档案的相关部门或个人往往存在一系列复杂关系和法律问题, 这就需要相应的法律法规加以调整。档案的收集、保管和利用也需要法律法规加以保护。依法管档、依法治档是档案工作能够顺利开展的保障。高校党委、人事及各组织部门领导, 要增强档案意识, 了解、熟悉、研究人事档案工作, 组织人员学习《档案法》、《高等学校档案管理办法》等一系列法规文件, 强化人事档案管理意识, 要根据社会和学校的改革发展对人事档案工作的需求, 制定人事档案工作发展规划, 备好人事档案管理工作所需的软、硬件, 建立健全人事档案管理工作的各项规章制度, 使人事档案工作有章可循。

二、实现人力资源优化配置

高校人事档案信息化管理的实现不是人事档案工作的终点, 而是人事档案工作的新起点, 目的在于利用, 各高校人事档案信息化工作的完善, 有利于高校间人力资源的优化配置。

1. 人力资源配置的定义。

人力资源配置, 就是通过招聘、甄选、录用和培训, 把符合企业发展需要的各类人才及时、合理安排在所需岗位上, 使之与其他资源相结合, 提高人力资源生产率, 最大限度地为企业创造更多经济和社会效益。人力资源配置既是人力资源管理的起点, 又是人力资源管理的终点, 其最终目的是要达到个人和岗位的匹配, 提升学校的整体效能。人力资源配置效益的高低直接影响学校其他资源的合理利用和整体配置效益, 它是决定学校能否持续、稳定、快速发展的关键。人力资源的配置既包括高校系统对全部人力资源的宏观配置, 也包括高校与部门层次的微观配置。人力资源配置这个定义需要从以下几个方面来理解和说明。 (1) 组织效能型。人力资源配置活动存在于诸如学校的生存、成长等组织目标的过程中。作为高校人力资源管理活动的一部分, 人力资源配置必须以实现高校的目标为出发点, 为高校的正常运转提供保证。 (2) 招聘、甄选和匹配。高校的人力资源配置活动从程序上分为招聘、甄选和匹配三个部分。它首先规划高校所需要的人力资源的数量和类型, 确定胜任该岗位的任职资格, 然后通过人事档案信息化系统等方式从事招聘活动, 再运用合适的方法对人才进行识别与选择, 决定应聘人员的去留, 最后对人岗进行匹配。所以, 高校的人力资源配置是一项系统性的工程, 任何环节都不能厚此薄彼、相互脱节。 (3) 人力资源配置是一个动态的过程。人力资源配置不是招来一个人, 然后把他放在一个岗位上就完事了, 这仅仅是实现了人力资源配置的一个环节。人力资源配置的直接目的是要实现人岗匹配, 而人和岗都是一个不断变化的过程。比如, 个人的能力、知识和态度等不是一成不变的, 岗位对其任职者的要求也是随着高校的发展而变化的, 这就要求高校的人力资源配置是一个动态的循环过程。 (4) 数量和质量上的要求。人力资源配置要达到质与量的统一。数量要素是要求高校在招聘、甄选和匹配的过程中保持其人员的稳定性, 确保高校在一定的时期内有足够的人去完成高校的任务;质量要素是要求高校在人力资源配置的任何一个环节都保证其人力资源的知识、技能、能力等与高校的要求相匹配。

2. 人力资源配置系统。

人力资源配置系统首先开始于组织的使命、目标与任务, 这是高校一切活动的出发点, 高校据此制定高校的人力资源战略以及组织战略。高校的人力资源战略直接影响着高校的招聘、甄选和雇佣决策, 也就是一系列人力资源配置活动;而组织战略决定了组织的结构、组织的职位设置以及人员构成等。这些都影响着高校的人力资源配置活动的实施。

在明确了组织的使命、目标以及任务后, 应聘者与高校之间开始接触。应聘者寻找组织和工作机会, 同时, 组织也在寻找能够填补空缺职位的合格应聘者。组织和应聘者双方作为人力资源配置程序的参与者, 并且从人力资源配置程序开始到结束都是合作者。

人力资源配置的初始阶段是招聘, 组织通过一系列方式来吸引应聘者。常见的方式有通过人事局发布招聘信息等, 而应聘者则通过阅读相关广告和信息, 参加招聘会, 联系其他学校老师、同学等方式来寻找及确认工作机会。这个阶段更多地是应聘者试图使自己的能力或者资格更加吸引雇佣方, 比如他们通过他人介绍和推荐, 准备一份能够充分展示自己能力和经历的个人简历等。招聘活动还可以分为内部招聘和外部招聘, 这可以根据空缺职位以及企业的偏好而确定。而所有这些, 招聘方高校都可以通过所需人才所在学校的教师档案信息化系统, 对有意向教师的个人情况有一个比较全面的了解, 由此也能够提高高校招聘工作的效率, 避免浪费时间。

招聘活动进入甄选阶段后, 重点在于高校通过一定的方式对应聘者进行测评, 实际上是允许哪些人加入高校、不允许哪些人加入高校的问题作出决策的过程。在甄选的过程中必须遵循信度、效度、普遍适用性、效用和合法性五个标准, 而甄选的方法有面试、笔试等。

下一个环节是聘用过程。高校通过甄选活动对自己青睐的求职者发出招聘意向, 这个时候双方会就薪酬、劳动合同等协商达成一致。在应聘者接收工作之后, 匹配的这一过程就结束, 雇佣关系确立。

此时, 当高校为合适的岗位招聘到所需要的教师, 也算完成了一个人岗匹配的过程。但是, 人与岗并不是一成不变的, 高校必须通过绩效评估来确认教师的能力, 对绩优者和绩差者进行区分。对绩差者施以培训, 提高教师胜任其岗位的能力, 如果培训后还不能胜任的话, 高校就应该作出淘汰的决定。而对绩优者进行晋升或者轮岗。同时, 高校还应该根据环境的变化或者组织战略的转变对职位要求的变化来对组织的岗位进行调整, 这对教师的能力提出了更高的要求, 并同时及时更新人事档案信息化系统。

总之, 高校的人力资源配置活动是一个动态的过程, 高校要对人和岗进行动态的管理, 使人岗匹配这一过程不断循环, 这才是高校实现使命、目标以及任务源源不断的动力。各高校在平时的人事档案工作中, 就要加强教师档案信息化管理工作, 从而为之后的人力资源优化配置工作提供条件。

摘要：近年来, 我国高校系统人事档案信息化管理初见成效, 但各高校人事档案信息系统还处于各自为战的状态, 难以实现合力, 相互之间联系很少。本文阐述了通过加强人事档案信息化管理, 从而实现高校人力资源优化配置。

关键词：人事档案信息化,高校,人力资源优化配置

参考文献

[1]卢思宇.对高校人事档案信息化管理工作的一点认识[J].黑龙江档案, 2010 (6) .

[2]罗月桂.高校人事档案管理信息化建设[J].城建档案, 2010 (2) .

[3]吴卫.高校人事档案信息化管理的思考[J].黑龙江档案, 2009 (3) .

高校基建财务管理探究 篇10

近年来, 随着我国高等教育事业的快速发展, 高校基建规模迅速扩大, 高校基建财务管理方面的问题也不断暴露[1]。高校基本建设财务管理普遍具有资金使用大, 建设周期较长, 政策性强, 技术需要高, 管理复杂, 财务风险大等特点[2]。 因此, 在新形势下加强高校基建财务管理中存在的问题的深入分析和对策研究, 对防控基建财务风险, 提高资金使用效益, 推动高校健康发展显得尤为重要。

2 高校基建财务管理存在的主要问题及成因

2.1 基建投资决策论证不充分

有的高校基建项目在可行性论证和决策上缺乏民主意识和调研论证;在可行性研究报告编制阶段, 缺乏前瞻性, 思想保守, 对高等教育在短期内实现跨越式发展预见不足。一些项目建设未遵循基本建设程序, 在可行性研究报告批复后即开工建设, 有时为了取得立项和可行性研究批复, 投资规模报小建大, 使得基建工程项目“三超”的现象普遍存在。边建边改、部分初步设计或初步设计变更未经审批, 随意增加或变更工程项目, 建完后再改变用途、资金不到位造成工期延误和资金浪费等现象经常发生[5]。

2.2 对基建财务的重要性认识不到位

高校基建财务是学校财务的重要组成部分, 许多高校对基建财务管理的重要性认识不到位, 认为基建投资主要依靠基建部门管理, 财务人员只需按规定付款, 照章办事, 不需要参与投资论证和过程管理。在基建财务机构设置上, 有些高校将基建财务直接归属基建部门。基建财务人员也不是完全按照政治素质高、责任心强、业务能力好等标准来选用。对基建财务管理认识的不到位, 必然导致基建财务管理水平低, 基建资金浪费大, 基建工程的质量和工期无法保证。

2.3 基建财务管理人员参与基建的过程管理不够

基建是一个复杂的系统工程, 基建财务管理应该深度介入到基建全过程之中。只有基建财务管理渗透到基建过程中, 参与项目的立项、招标文件编制、招标、施工合同谈判和签订、合同执行、项目验收、交付使用等全过程中, 才能了解掌握基建管理中的第一手资料, 发现问题并及时把问题解决在经济活动发生之前, 杜绝失误和浪费, 做好基建财务管理的事前、事中、事后监督。目前, 大部分高校基建事宜都由学校领导和相关部门研究决定, 基建财务管理人员鲜有参加。如目前普遍存在的工程变更大, “三超”严重, 而财务管理人员均为事后知晓。基建财务管理人员未能全过程参与基建, 基建财务管理的事前、事中、事后监督则难以实现。

2.4 基建相关部门与财务部门之间协调不够

基建与财务部门协调不够, 对超规模、超投资和计划外工程项目, 财务人员只有在事后才知道, 致使财务人员不能有效控制建设项目的计划执行。对工程项目的招标, 只有当投标单位来交投标保证金时, 基建财务人员才知道工程招标已完成。当竣工审计决算报告出来, 超支计划已成事实。由于各部门协调不够, 造成财务人员工作上的被动, 影响资金的有效控制, 基建项目的管理难以按计划实施。

2.5 基建财务管理人员缺乏基建知识和政策水平不高

基建财务管理是一项专业性、政策性较强的工作, 这就要求基建财务管理人员应正确把握和执行国家现行的有关基建管理的政策、法律法规, 熟悉基建程序和基建管理知识。在基建财务管理中严格按照相关政策和程序, 以及遵循基建规律, 自觉做好基建资金的预算编制, 保证按工程进度执行和监督基建资金使用, 进行基建项目核算, 控制建设成本, 减少资金损失和浪费, 提高资金使用效益。目前, 大多数高校普遍存在基建财务人员对基建程序和基建知识相对缺乏, 不甚了解基建项目从立项到竣工的全过程, 致使基建财务管理与基建本身存在脱节的情况, 从而导致基建项目财务核算混乱和财务管理无序, 不能很好地发挥基建财务在基建管理中的作用。

3 提高高校基建财务管理的对策

3.1 加强基建领导, 突出项目管理

高校基建使用资金量巨大, 如果校领导不高度重视, 管理不到位, 必将导致巨大的资金损失和浪费, 甚至出现腐败大案。因此, 高校领导应高度重视高校建设工作, 做好基建领导组织机构的设置, 组建由校领导牵头, 基建、计财、招标、监督、审计、法律顾问单位等参加的既相互配合, 又相互制约高校基建领导机构, 全过程研究、论证、决策、监督、审查和管理基建的每一个项目, 全方位做好基建管理工作。在基建管理构架中要高度重视基建财务管理人员的选用, 只有选用政治素质高, 业务能力好, 责任心强, 财务管理经验丰富, 又熟悉基建知识和程序的优秀财务人员加入到基建领导小组中, 才能切实把基建财务管理工作落到实处。

3.2 加强调研论证, 重视基建计划

高校基建投资计划是高校有计划、可持续发展的重要依据, 是主管部门掌握各校发展规模的主要手段, 也是基建管理的关键环节。高校在制订基建投资计划时, 应广泛听取多方意见, 与项目使用部门进行充分沟通, 对项目进行全面调查研究。基建财务部门应积极参与基建计划的编制工作, 在编制年度基建投资计划时, 要结合已完成工程的工期、工程造价以及未完工程的进度数据等, 分析预测拟建项目的建设规模和各种材料市场价格的波动, 为编制年度基建投资计划提供参考。

严格执行基建投资计划。基建财务部门应严格执行基建投资计划, 年度基建投资额要以计划为准绳, 不能突破投资计划, 保证投资计划的严肃性。针对高校基建存在着“重决算, 轻预算”情况, 在基建投资计划执行过程中, 基建财务部门先要确定施工预算是否与年度投资计划的内容相一致, 确保无计划外工程或任意扩大建设规模、提高建筑标准的情况, 再依据经过审查认定的工程预算, 作为向施工单位办理工程款拨付和结算的依据。同时, 基建财务部门应根据掌握的情况及时发现问题, 加强和项目使用者的沟通, 对确因客观需增加投资的项目, 应报经学校同意, 并报上级主管部门批准, 方可追加投资, 同时调整基建计划。无年度基建计划、无预算、无用款计划的各类工程项目, 不得支付其工程进度款。

3.3 健全规章制度, 强化全程监督

高校从事基建财务管理的人员相对较少, 在基建日常财务管理上大多是遵循国家有关部门关于基建财务管理的宏观规定, 缺乏符合本单位实际的有效基建财务管理制度和办法。因而, 高校财务管理部门应加强基建财务制度建设, 按照不相容职务分离控制的原则, 建立相互制约和管理有序的内部财务管理制度, 制定和完善内部控制制度, 明晰审批权限。在此基础上, 高校基建财务管理人员要全过程参与基建项目重大事项的研究、论证和决策, 切实做好基建的事前、事中、事后监督, 最大限度地发挥财务管理的监督职能, 确保基建财务管理到位, 控制有效, 反映真实。

3.4 参与招标活动, 严格过程管理

基建财务管理人员应参加招投标及合同的签订与执行工作, 以掌握整个工程的造价, 以及与财务相关的信息, 掌握施工队伍的人力、物力和财力情况, 熟悉工程的特点、工期、预算价格、管理方式。基建财务人员对工程的全部情况有所了解, 在支付工程款、同施工单位进行财务结算等工作中, 才能充分行使监督和控制的职能。在项目建设过程中基建财务人员应积极参与工程管理, 经常到施工现场, 向工程技术人员学习有关工程管理方面的常识, 了解工程施工进度、工程质量、存在问题等, 掌握第一手材料[6]。工程完工后, 对工程决算也要发挥监督作用, 及时与工程、材料、监理、跟踪审计等部门对账, 确保决算准确无误, 内容完整。严格按工程进度和合同约定控制工程款的支付比例, 严防超付现象的发生。这样才能做到在支付工程进度款及同施工方进行结算时心中有数, 监督工程在建设过程中, 是否超标, 监督款项支出用途是否合理, 以提高投资效益。

3.5 严格执行合同条款, 加强变更签证控制

基建财务管理部门应严格执行合同条款和招投标文件等, 确保基建计划的刚性和合同的严肃性, 尽量避免低价中标高价结算等情况的发生。为此, 必须坚持以下几点:

一是要按合同条款和工程进度支付工程款, 确保基建计划的刚性和合同的严肃性。

二是制定严格的工程签证管理办法, 并认真实施。明确工程设计变更、工程量变更、隐蔽工程、零星工程、工期 (时间) 等基建工程签证范围, 基建管理部门不能随意变更项目, 或是增加预算。学校要制定变更项目预算审批权限。确实因设计变更需要增加预算, 须按规定和程序经报请领导同意后, 按实际发生数或套用预算定额确定变更后的预算增减数。隐蔽工程、零星工程的签证必须做好现场记录, 同时还要做好图像、数据资料的收集、保管、归档。隐蔽工程完工后由施工单位提出验收申请, 施工、监理单位、审计部门及管理部门应及时组织工程验收签证。未经验收签证的, 施工单位不得擅自覆盖和隐蔽, 否则隐蔽工程变更部分一律不承认工程量, 不能进入决算。

三是要高度重视工程决算工作。在工程决算环节, 学校要建立一支懂工程、懂预算、懂财务、懂法规的工程决算班子, 加强工程决算与监督, 防止工程决算时弄虚作假, 确保工程决算合法、合理和公正。

3.6 加强部门协调, 服务基本建设

工程管理和财务管理在基建过程中有着有密不可分的联系, 基建管理部门与财务部门之间应分清职责, 明确分工, 密切配合, 建立健全完善的工作程序。防止推诿扯皮、推卸责任等的出现。基建项目在开工之前, 基建部门应向财务部门提交工程施工合同、投标函、开工许可证及支付工程前期费用有关的全部合同, 以便作为日后办理各项资金支付的依据;及时报送基建项目工程进度表, 以便财务部门合理安排资金, 保证工程材料款、进度款、结算款和物资采购款的及时到位。财务人员要按基建财务管理与会计核算相关规定, 严格按照合同、工程进度支付工程款, 及时准确编制基建财务报表, 为学校领导及上级部门提供会计信息资料, 为对项目进行有效管理服好务。

3.7 加强业务培训, 提高人员素质

高素质的人力资源是顺利完成各项工作的前提和保证, 为有效提高基建财务人员的工作质量和效率, 应加强基建财务人员的业务学习和廉政教育, 创造机会让其参加业务培训与交流, 以掌握基建最新政策动态, 提高工作技能和风险防控能力, 不断适应新形势下高校基建财务管理的需要, 从根本上为高效、高质进行基建财务管理工作提供思想和业务保障, 以适应新形势下高校基建财务管理的需要[7]。

参考文献

[1]张陈燕.高校基建财务管理问题探讨[J].经济研究导报, 2012, (30) :113-114.

[2]杨秀梅.试论如何加强高校基建财务管理, 切实提高办学投资效益[J].经济师, 2009, (1) :121-122.

[3]李述有.强化高校基建财务管理探析[J].辽宁科技大学学报, 2011, (5) :554-557.

[4]李谊, 伍军, 陈鸿鸣.浅谈高校基建财务管理[J].华中农业大学学报:社会科学版, 2005, (5) :52-54.

[5]黄平.新形势下高校基建财务管理问题思考[J].洛阳理工学院学报:社会科学版, 2009, (3) :39-41.

[6]郭书英.高校基建财务管理中的问题研究[J].经济师, 2012, (4) :106-107.