高校实物档案（精选八篇）
高校实物档案 篇1
一、实物档案的特点
1、实物档案的多样性。实物档案跟其他门类档案存在很大不同, 实物档案不管是质地还是形式都多种多样, 不仅包括了上级颁发的奖牌、奖章, 及高校师生参加各类比赛或竞赛获得的奖状, 奖杯等;也包括了学校在对外活动中获得的纪念品、礼品, 以及学校在重大活动中形成的具有历史价值的物品;还包括高校在进行教育教学、科研活动中形成的重要发明创作和其它具有保存价值的实物类作品;甚至还包括学校过去使用过但现在已经停用的印章等, 都可以归属为实物档案。
2、实物档案的形象性。实物档案质地、形状、颜色多种多样, 形象非常直观突出鲜明, 能够给人以强烈的视觉感受, 是档案与艺术的完美结合, 不仅能表达出档案实体背后所体现出来的历史凭证作用, 还能给人以艺术感和美感的享受, 在快速抓住受众眼球的同时, 让人在享受中感知历史, 激发起受众丰富的情感和广泛的联想, 其这种特点是文字档案所无法比拟的。
3、实物档案记录信息的独特性。实物档案记录信息的方式与其它档案材料不同, 相对于文字、声像档案材料等直接能反映历史事件本身不同, 单独的实物档案一般很难反映历史完整原貌, 其一般都需要借助文字及声像照片等辅助材料, 才能完整地还原历史;同时由于实物档案载体丰富多样, 记录信息形式不同, 载体用料和造型也各不相同, 很大程度上也反映了不同时代的科技发展水平和艺术风格及创意。
二、实物档案利用过程中应注意问题
实物档案的属性和特点决定了其在开放利用时与其它档案材料完全不同。实物档案由于载体类型多种多样, 不同类型的载体质地不同, 所具有的物理特性和化学属性也各不相同, 对温湿度、光照等的要求也不尽相同, 所以在对实物档案进行保管和利用时, 必须考虑这些因素。另外, 由于实物档案样式多样, 大小不一, 在进行保管和开放利用时还必须考虑对空间大小的要求;另外, 由于实物档案本身所具有的艺术感和美感, 能引起看众强烈的好奇心, 所以在对实物档案进行开放利用时, 还必须更加小心保证实物档案的安全。
三、实物档案利用模式探析
实物档案的开放利用必须要考虑到实物档案本身的属性, 考虑到环境对档案自身的影响, 以及实物档案本身对环境的要求, 结合以上原则, 以及本人管理实物档案多年的经验, 笔者认为在当前的形势下, 实物档案的利用主要有如下三种方式:
1、印制宣传画册。宣传画册由于制作精美, 能较好地吸引受众的眼球, 向来是高校宣传自己的有效手段。笔者认为, 高校档案馆 (室) 可以充分利用实物档案形式多样、具有艺术感和美感等特点, 根据某一专题或者某一线索, 选择一些具有重要意义的实物档案进行数字化拍摄, 配上相应的声像照片档案及其它文字说明, 设计出相应的专题宣传画册进行印制, 这对宣传高校具有非常重要的意义。以笔者所在高校为例, 就曾在学校建校60周年校庆之际, 选择了具有代表性的实物档案和照片档案, 配以必要的文字说明, 制作了精美的《甲子华章》宣传画册, 这在教职员工和校友圈中取得了强烈的反响, 对宣传学校取得了较好的效果, 增强了学校对校友的凝聚力。
2、进行专门展览。高校档案馆 (室) 还可以通过举办专门的实物展览对实物档案进行开发利用, 有条件的档案馆 (室) 可以申请专门的展厅, 通过不同的线索进行组织实物档案, 举办相应的专题展览, 也可以配以照片档案及其他文字档案材料, 举行大型的实物展览。以笔者所在学校为例, 为配合学校建校60周年校庆, 由宣传部和档案室牵头, 共同举办了广东金融学院实物档案展, 让学生充分地了解学校的荣耀的同时, 也增强了学生对学校的认同感和自豪感;此外在60周年校庆以后, 综合档案室还进行了60周年校庆实物展, 展出了上级单位的贺信、兄弟院校各单位及校友赠送的礼品, 这些在增强学生及校友对学校的认同感和自豪感的同时, 也增强了学校的凝聚力。
3、通过数字化进行在线展览。随着高校网络化的普及, 高校档案馆 (室) 还可以组织实物档案的在线展览。高校档案馆 (室) 可以选择具有重要意义的实物档案进行数字化拍摄, 按照一定的专题或者线索制作成电子画册, 在档案馆 (室) 门户网站进行在线展览, 让教职员工、学生和校友可以不受限制进行浏览, 这种方式不仅能取得较好的宣传作用, 对实物档案的保护也是最好的, 必将成为未来对实物档案进行开发利用的最主要方式之一。
参考文献
[1]樊英.高校档案馆如何利用实物档案发挥爱校荣校的教育功能[J].《成都大学学报》.2009 (12) .
[2]王素贞.浅议高校实物档案的管理与利用[J].《广州大学学报》.2007 (8) .
[3]陆芬霞.高等院校实物档案管理探析[J].《兰台内外》.2008 (1) .
实物档案讲稿 篇2
实物档案是指以物质实体为载体，能够反映本单位职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有型物品，它是一个单位档案全宗的重要组成部分。它具有档案所具有的原始性、直观性、确定性等特征，能真实地记载社会各项实践活动，并生动地反映出社会发展历史。
实物档案的归档范围主要包括以下几类：
1.本单位的集体或个人在各类公务活动中获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等
2.公务活动中获赠的纪念品等； 3.上级领导知名人士的题词字画等；
4.本单位已宣布停止使用的印信（包括旧印章、印模、徽标）
5.其它有保存价值的实物。比如权证类的法人、产权、土地、房产等
一、定义 1.归档实物
立档单位在其职能活动中直接形成、获得、接受、赠送或者征集的以实物为载体的，并具有长远保存利用价值的历史记录。
2.归档实物整理
将归档实物以件为单位进行鉴定、分类、排列、编号、著录、上架，使之有序化的过程。
3.件
归档实物的整理单位。一般以每件实物为一件。
二、收集 1.收集范围
①本单位获得的具有保存价值的各种证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等。
②本单位举办或承办重大活动形成的具有保存价值的凭证性实物，包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、纪念邮票、组织机构印章等。
③本单位在国内外活动中获赠的具有保存价值的纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、题词、字画、票证、工艺品、牌匾、礼品等。
④本单位已宣布停止使用的印信（包括旧印章、印模、徽标）。
⑤本单位在生产、科研活动中形成的具有保存价值的产品样品、标本。
⑥其它有重要保存利用价值的实物。
2、收集要求
①归档实物应在形成或获得实物一个月内向本单位档案部门移交，一般不应跨。
②收集的实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或 个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明。（就是单位移交到档案室的要有文字说明，标明收到实物的事由，实物发放者、数量、领取时间、地点、人员等情况说明）
③归档的实物应保持整洁、无破损。
④归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案管理（这里的照片管理就像钟立），两者之间要建立准确、可靠的标识关系。(在参见号处注明)⑤本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应拍照归档。（注明赠送对象，时间等信息）
⑥归档实物的移交和征集应符合有关规定和要求。
三、整理原则
实物档案的整理应遵循保持实物档案的有机联系、便于保管和利用的原则。（保持实物档案的有机联系就是保持实物档案形成的规律，比如奖状，他的整理按照实物档案形成的规律依次进行排序形成一套奖状档案。）
四、整理要求
1、归档实物应齐全完整。凡是本单位在公务活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各种实物档案均应收集齐全、完整无损，整理归档。
2、每件归档实物均应转拍照片形成照片档案进行相应归档。
五、整理方法 1.鉴定
①根据本单位的归档范围，对每一件实物进行鉴定，判断其是否应当归档。
②对存有真伪疑义的实物应采取必要措施进行鉴定。③归档实物的保管期限一般划为永久保存。其它无永久保存价值的实物由立档单位造册保管若干年后自行处理。
2.分类 ①按分类
将归档实物按形成或获得分类。采用公元纪年标识，如“ 2006 ”。
②按类别分类
将归档实物按问题进行分类。归档实物按问题一般分为荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类。
荣誉类包括：证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等；
纪念品（礼品）类包括：纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、字画、题词、雕塑、产品样品、花瓶等；
印信类包括：本单位已宣布停止使用的旧印章、印模、徽标。（对于印章档案不多的单位，可将印章按收到的先后顺序编上号，编号用纸贴在印把上，将印模上刻制的名称、编号、印章生效时间、作废时间等信息输入计算机，方便日后查找，印章应装在特制的大小格组成的盒或抽屉内保存。）3 排列
根据分类方案，每件归档实物在最低一级类目内按时间先后顺序排列。格式主要有如下几种：
格式① ：全宗号一实物一件号。格式② ：全宗号一实物一一件号。格式③ ：全宗号一实物一类别一一件号。实物档案较少的单位（每年少于30 件）可选择格式①或② ；实物档案较多的单位可选择格式③。编号
根据排列方式，编制由全宗号、实物档案代号、类别、、件号等各选项组成的序列号，即编制归档章。并在实物上粘贴项目完整的归档章（见图1）。平面实物将归档章粘贴在实物正面右下方，立体实物将归档章粘贴在实物底座。归档章项目包括全宗号、实物档案代号、类别、、件号、参见号。（编号应用胶纸贴在物品右上角或背面即可，存放实物的柜架应编上号，将每件实物对应的编号输入计算机中该实物档案的录入信息，方便提供利用查找。）①全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。如无全宗号，则用“000 ”代替。
②实物档案代号：用第一个汉语拼音字母标识，即“SW”。③类别：荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类 ④：采用公元纪年标识，如“2006 ”。
⑤件号：归档实物的排列顺序号。在分类方案的最低一级类目内，按归档实物排列顺序从“1 ” 开始标注。
⑥参见号：指与本件实物有密切联系的其它载体档案的主要档号。
著录
每件实物都应按分类方案，在相关的管理软件上著录各项目要素，并打印出归档目录（见图2）。实物档案归档目录包括件号、题名（文字说明）、材质、型制、、类别、参见号、备注。
7
①件号：归档实物的排列顺序号。在分类方案的最低一级类目内，按归档实物排列顺序从“1”开始标注。
②题名（文字说明）：综合运用时间、级别、内容、授予者、接受者、实物名称等要素书写文字说明。
③材质：实物的制成材料。
④型制：实物的外形，长、宽、高、直径等外形尺寸，单位用mm。
⑤：采用公元纪年标识，如“2006 ”。⑥类别：荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类 ⑦参见号：指与本件实物有密切联系的其它载体档案的主要档号。
⑧备注：注释实物档案除题名外需说明的情况。⑨实物档案目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4 型（长x 宽＝297mm X 210mm）。
⑩目录封面
实物档案目录应编制目录封面。封面可以视需要设置全 宗名称、类别、、起止件号等项目（见图3）。其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。上架
实物档案应按分类方案排列顺序上架。
六、保管
1.实物档案一般应专柜保管，对贵重的实物档案，要采取相应措施确保安全，如移出档案室必须要履行签字手续。
2.对实物档案应定期清点，做到帐物一致，发现问题及时查对清楚。
3.实物档案应保持整洁，定期除尘，避免褪色，确保实 物档案完好无损。
4.存放锦旗、证书等易虫蛀的橱柜，要投放防虫剂； 5.奖状可卷成筒状保管，锦旗也可卷成筒状保管或折叠后放入档案盒保管。
七、利用
1利用实物档案必须严格履行登记手续。
2利用重要实物档案原则上只能使用实物照片，如确需使用实物档案原件，须写明利用目的，经本单位分管领导批准方能利用。
浅谈高校实物档案管理 篇3
关键词：高校,实物档案,管理
实物档案是高校档案的重要组成部分, 主要包括:学校公务活动中受赠的具有纪念意义的礼品;党和政府重要领导人以及重要来宾视察、访问时题词或赠送的字画;学校的老校牌、作废印章、校徽、旗帜;学校各部门或个人获得的有较高保存价值和社会意义的奖状、奖杯、牌匾;教学、科研中产生的雕塑、绘画等都属于实物档案的范畴。这些实物档案形象生动地反映了高校的办学历史和一定时期的教学科研工作, 是不可多得的实物史料, 应该得到科学的管理和有效的利用。
一、目前高校实物档案管理存在的问题
一是归档意识不强, 收集困难。
高校实物档案的归档意识不强, 甚至存在认识上的误区。比如认为在重大活动中外单位赠送的纪念品只是一种礼品, 无需归档;有些人觉得这些实物是对他们辛勤工作的肯定, 应归属自己;有些部门为了利用方便, 将本该移交归档的实物档案保留在本部门或自己手中, 认为这是最安全的, 利用也方便。
二是管理不善。
由于实物档案的种类繁多, 载体类型多种多样, 形状大小不一。高校档案实体分类又没有一个统一的分类标准, 如我校将教学、科研活动中形成的实物档案分类登记造册, 用于保存实物档案的库容量又小, 哪里有空位就摆放在哪里, 办公室、库房等随处可见, 排列不整齐, 这样既不便于管理、维护, 更不便于查找与利用。加之保管条件的优劣关系到实物档案的生存和利用价值, 严重影响了实物档案管理的质量。
三是开发利用率不高。
档案收集工作是做好档案管理工作的前提和基础;管理工作的核心是使档案安全、完整;档案利用工作是档案生命价值所在和根本目的。然而, 实物档案开发利用严重不足。分析其原因有两个方面:一方面, 档案人员的大部分时间与精力都放在纸质档案的管理、编研和开发利用上, 没有时间顾及实物档案;另一方面, 实物档案的载体、形状大小不一、规格不等, 保存实物档案的库容量小, 没有足够的装具来陈列, 根本就谈不上开发与利用等。
二、高校实物档案管理的思考
1. 加大档案的宣传和实物档案收集力度, 规范制度管理。
加强《档案法》和《高等学校档案实体分类法》的宣传, 规范实物档案归档制度标准。我们借学校升本之际结合工作实际制定了《实物档案暂行管理办法》, 从实物档案具体的归档范围、归档要求、分类编号、保管期限等均做出了规定, 并对个人保存的实物档案捐赠提出自愿和奖励的办法等。对学校各分院 (部门) 自上而下树立实物档案归档意识, 档案人员主动加强与各分院 (部门) 兼职档案员的沟通与联系, 指导和监督兼职档案员做好实物档案的收集, 以确保实物档案收集齐全、完整。
2. 确定实物档案的收藏范围。
笔者认为收藏实物档案应本着“藏以致用”的原则, 且根据高校实物档案的特点和实物档案工作实践确定收藏范围。
一是奖品实物档案。本校在重大政治、经济、科学文化、科研、教学、外事、体育等活动中获得的省部级以上 (含省部级) 颁发的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册等。
二是印信实物档案。机构变更或撤消、合并失效的印章, 包括钢印、铜印、胶印、木印等经公安机关审批后制作的印章。
三是名人字画实物档案。中央领导及社会知名人士为学校的题词、作画。
四是学校发展中有纪念意义的物品。建校以来使用过的校牌、匾等物品。
五是本校与国内、外校际交往中收受的礼品。
3. 加大实物档案的管理力度, 制订科学合理的分类方法。
随着高校教育的不断发展和办学规模不断扩大, 实物档案会越来越多, 有了齐全完整的实物档案, 科学分类是关键。如2003年我校升入本科院校, 档案室工作人员针对原各校的实物档案进行按全宗、年代、实物档案名称、数量、特征、来源等进行登记注册。
一是实物档案档号按“年度号+实物档案分类号+保管单位号”依次编号。
二是实物档案分类号:SW12-荣誉证书 (科技奖入KY13) 、13-奖状 (科技奖入KY13) 、14-奖章、15-奖牌、16-奖杯、17-锦旗、18-礼品、19-名人字画、21-校牌、匾、22-印信 (钢印、铜印、胶印、木印) 、23-有收藏价值的教学科研设备设施、24-纪念品等。
只有对实物档案进行科学分类、规范整理, 才能为档案工作的保管、鉴定和利用奠定良好的基础, 才能最大限度地发挥档案的作用。
4. 积极做好实物档案开发利用工作, 不断提升校园文化建设品位。
收集、整理和保管实物档案的目的在于利用。作为档案工作者要充分利用各种方法途径, 积极主动地开展提供利用服务, 充分发挥实物档案的潜在价值。如我们抓住学校本科评估、专业评估的契机, 为学校提供有价值的实物档案。组建了校史展览馆;制作了宣传画册;采取固定展厅和流动展出等形式, 面向全校教职员工和学生开放实物档案。充分发挥了档案激励和教育作用, 增强学校的凝聚力, 真正体现出实物档案管理的价值, 为校园文化建设提供保障。
高校实物档案管理与利用探究 篇4
一、高校实物档案管理存在的问题
实物档案是高校历史的积淀,是高校逐步成长的见证,是高校发展壮大的历史记录,在高校档案利用中起着无可替代的作用。如果不加强实物档案的系统化管理,那么,随着社会的发展,原来有价值的许多实物档案就会逐渐消失、损毁。目前,高校实物档案管理存在以下问题。
1. 实物档案的管理没有形成制度化
实物档案产生部门较多,上至学校部门、校级领导,下至各部门、各学院以及单位个人都有可能形成有保存价值的实物档案,由于没有制度的约束,致使大家对实物档案的移交产生了一种模糊的概念和不重视的态度。据了解,一些部门将获得的奖牌、奖杯等随意摆放在会议室的后边,或者是办公室的角落里,无人问津,尘土满满,且随着单位人员的更换,长期下去,这些实物档案就缺失了查证的事实依据。还有一些部门,对单位的荣誉看的尤为重视,把奖牌等摆在自己单位,认为这是单位自己的荣耀,不愿意也不懂得要向档案部门移交。可见,没有制度的约束和保证,致使对实物档案的管理造成了一定的困难,流失现象较为严重。
2. 实物档案的管理模式落后
实物档案作为一种特殊载体,可由纸质、木质、陶瓷、玻璃、金属等多种材质构成,具有载体特殊,形式复杂,形状多样,体积、规格、大小各有差异,占用存放空间,备份难度大,移动不方便,易受损坏等特点。加之,档案工作者自身及人们对实物档案的认识不够。因此,导致对实物档案的管理方法和手段落后,工作效率低,多数停留在手工登记,仓库堆放,查询起来很不方便,档案信息仍以编制档案目录为主,缺乏数字化技术手段。
3. 实物档案的利用率较低
实物档案的管理由于缺乏制度的保证,管理模式的落后,使得实物档案的利用价值没有完全开发出来,较其他类别的档案利用率偏低。使许多有价值、有意义的实物档案长期闲置,失去了其内在的自身价值,很可惜。尤其,在数字档案馆建设中,急需改变这种现状,将数字化技术运用实物档案管理和利用中,以适应数字档案馆建设需要,从而充分开发实物档案的利用价值。
二、高校实物档案管理的新模式
随着数字档案馆的建设,如何运用数字化技术,科学管理具有特殊载体的实物档案,现已成为高校档案馆面临的重要问题。我们依据实物档案管理的属性和基本规律,结合自己多年的工作经验,建立一套实物档案管理的新模式及能被高效利用的手段,充分发挥实物档案的价值作用。
1. 实物档案归档制度化
我们把实物档案列在其他类档案后面,规定了归档范围和保管期限,归档时间不限等制度。归档范围包括:名人、领导等题字、画册、签名簿等;获得的校级以上奖状、证书、奖牌、奖杯等;本校作废印章;校庆纪念品;学校互访礼品;建筑物设计模型;教具和科研样品;学校使用过的牌、匾及各时期的工作证、学生证校徽等样品;捐赠的个人物品。保管期限分永久和30年。归档时间不限,就是可以随时进行归档。
2. 实物档案的分类、背景说明及计算机编目
我们按归档范围,把实物档案分成十类,取“实物”的开头拼音sw,再加上数字,如,sw11、sw12……每一类按年代自然排序,如,2016年征集到一幅题字,它的档案号是2016.sw11.1,以此往下排列。然后,对每一实物档案都要进行背景说明,包括实物的名称、材质、产生的时间、事由、何人何时归档的等。再后,把实物档案的信息进行计算机编目。
3. 实物档案数字化加工及其电子文件与机读目录的链接
我们把征集到的每一实物档案拍摄成照片,即形成电子文件,然后,把每一张电子照片通过系统软件进行上传,即与对应的实物信息(机读目录)进行链接。从而建立一套实物信息与实物照片一同归档,建立互联的共存模式。这种模式不仅可以将实物信息与照片信息相对应,而且能够通过查阅实物的电子照片,大大地减少对档案实体的调阅频率,以保护实物档案,延长珍贵实物的使用寿命。另外,为以后的利用打下了基础,也提供了方便。
三、高校实物档案利用的新形式
实物档案是高校历史的精华,是办学历程的见证和结晶,更是学校文化精神的延续和传承,具有唯一性和不可再生性,因此,在高校档案利用中起着不可替代的作用。在实际工作中,我们结合数字档案馆的建设,探究并开发了一些实物档案利用的新形式,充分发挥实物档案在还原历史面貌、彰显办学特色、服务职能以及构建校园文化等方面的价值作用,并收到了很好的效果。
1. 设立实物档案展厅,扩大实物档案利用量
我们档案馆设立了大小两个展厅,长期无偿对外开放。大的实物展厅占地面积200多平方米,配备了专业的展柜,划分6个展览区域,分别是:(1)荣誉墙。展出的是学校在各方面获得的校级以上的奖状、牌匾;(2)历史的回顾。展出的是老校友在校时曾经用过的物品,学校曾用过的作废印章等;(3)领导的关怀。展出的是中央等各级领导给我校的题词及信件;(4)互访往来。展出的是与国内外友好学校及相关单位交往时赠送的纪念品;(5)校庆精品。展出的是我校历届校庆时的纪念品;(6)名人物品。展出的是我校院士等为学校做出突出贡献的名人的物品及事迹。小的实物展厅,我们利用档案馆的走廊,设了13个展柜及墙壁上3个吊柜,定期设立专题展,如“教学教具”专题展等。这些展览接待了无数的校内外参观者,使他们对我们学校的过去、现在的发展有了深入的了解,并得到了参观者的认可和好评。同时,大大提高了实物档案的利用量。
2. 利用数字化技术,提高实物档案利用率
我校在“启航”活动中心大厅展示了“中国十大名船”模型,同时,在学校网页上建了“数字船舶博物馆”,分虚拟船舶,能三维虚拟展示船舶,还有民船厅、军船厅等,只要按分类检索,就能显示出你要的船舶的相关信息,如,名称、国别、建造时间、主尺度、及排水量、吃水量等。使学生通过网上就能学到船舶方面的知识。
3. 通过多种渠道,展现实物档案价值
实物档案有很强的研究价值和利用价值,要多角度、多渠道地开发和利用,既充分展现了实物档案的价值,又普及了人们对实物档案的了解。如,我校建立了“哈军工纪念馆”,被批为国家国防教育基地,作为新生入学的第一堂教育课,那里展示的许多实物就是由档案馆提供的;建立了“校史馆”,展现了我校发展的业绩,那里的许多奖状、奖杯等也是由档案馆提供的;离退休处举办庆祝“抗战胜利70周年”书画展,档案馆为他们提供了一百多幅书画作品,这些都是离退休同志们当初归到档案馆的自己的作品。每年的6月9日,是国际档案纪念日,利用这一重要机会,做一些实物图片宣传板,配上说明,印发一些宣传册,面向全校进行宣传和展示。通过各种形式对实物档案的利用,能充分实现实物档案的内在价值,又丰富了校园文化建设的内涵。
参考文献
[1]王芳.数字档案馆学[M].北京:中国人民大学出版社,2010.
[2]李娟.论高校实物档案管理体系规范化建设[J].兰台世界,2012(9).
浅谈高校实物档案的科学管理 篇5
一、高校实物档案的收集范围
(一) 奖品类。主要包括学校在各种活动中获得的证书、奖状、奖杯、奖牌等。 (二) 印章类。主要包括学校及各下属部门因机构变更或撤销、合并而停止使用的公章, 如钢印、铜印、胶印、木印及重要领导行使某种职权并已经停止使用的个人印章。 (三) 名人字画类。主要包括各级领导及社会知名人士为学校所作的贺信、题词和画作。 (四) 礼品纪念品类。主要包括学校在对外交往中收受的各种礼品和纪念品, 还有各界人士赠送的礼品, 学校大型活动中产生的纪念品和礼品等。 (五) 证徽类。主要包括学校不同时期的工作证、校徽、校牌、校匾等。 (六) 其他类。其他能够反映学校发展的有保存价值的实物等。
二、当前高校实物档案管理存在的问题
(一) 规章制度不健全。
很多高校还没有出台相应的实物档案管理办法, 即使出台了, 也过于笼统, 可操作性不强, 大多流于形式, 成为一纸空文, 实物档案仍然游离在档案部门之外, 未能实现集中统一管理。
(二) 思想认识不够, 归档意识淡薄。
由于许多单位的部门和个人缺乏对实物档案归档重要性的认识, 档案人员对实物档案的“概念”认识不清, 没有正确理解实物档案的收藏范围, 致使许多有价值的实物档案散落各处甚至丢失、损毁, 严重影响实物档案的收集。
(三) 缺乏足够的重视与保护。
一直以来, 由于制度不健全、宣传不到位等原因, 致使有些实物档案还未归档, 存放于各部门办公室内, 长期无人过问, 未能像文书、会计等其他门类档案那样引起人们足够的重视, 加之实物档案没有统一装具, 致使这些档案发生霉变、鼠咬、虫蛀、字体脱落甚至丢失现象, 严重影响实物档案的利用。
(四) 工作人员循规蹈矩, 创新意识不强。
受习惯思维的影响, 档案工作人员仅仅习惯埋头苦干, 平时只是做一些常规的整理、接待查阅等工作。对如何利用高科技管理档案、提高服务效率方面没有明确的措施, 没有创新意识, 管理方式落后, 效率低下。有的档案工作人员对库房中实物档案的基本情况一无所知, 既没有科学的实物档案存放方式, 也没有既快速又简捷的查找实物档案的方式。
(五) 开发利用不足。
档案的利用工作是档案生命价值和根本目的所在。然而, 许多高校长期以来重“藏”轻“用”, 对实物档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏认识, 加之管理工作的方式和手段落后, 以及存在担心利用者损坏实物档案的心理, 造成实物档案的历史记录性、凭证性、教育性等功能日益萎缩, 利用率不高。
三、加强实物档案管理工作的几项措施
(一) 完善规章制度。
各高校应根据本校实际情况制定切实可行的实物档案管理办法, 明确实物档案的收集范围、归档时间、保管期限、整理规范、移交方法、借阅销毁等相关管理制度, 以标准和规范的形式明确规定统一各职能部门的相关工作, 加强实物档案保管技术规范的建立。
(二) 加强宣传力度。
一方面主动向单位干部职工加强对档案法律法规的宣传, 提高本校工作人员依法移交实物档案的意识。另一方面, 档案管理人员要充分发挥自己的主观能动性, 经常给领导提供档案工作的建议和思路, 当好领导的参谋和助手, 使领导更加重视档案工作, 以促进档案工作的蓬勃发展。
(三) 提高档案工作者业务技能, 强化相关人员的保护意识。
首先, 在档案利用过程中, 档案工作者既是整个利用过程的引导者, 也是确保档案安全利用的督导者。所以, 作为一名合格的档案工作者, 要不断培育良好的职业情操, 锻造过硬的业务技能, 同时还要熟悉与档案相关的文化历史等背景知识, 这点对于实物档案的保管而言尤为重要。其次, 强化相关人员的保护意识。这就要求对相关人员进行档案安全利用的宣传和教育, 将档案保护意识合理融入档案的价值论中。在使用实物档案过程中, 要严格遵守相关的制度规范和操作流程, 不得随意或擅自对档案进行违规或不正当的处置。
(四) 加强开发与利用。
论高校实物档案管理体系规范化建设 篇6
一、关于“实物档案”的争议
“实物档案”是上世纪90年代初提出的一个概念。顾名思义, 实物档案即具有档案属性的实物通过收集整理而转化成的档案, 根据“档案”概念的延伸对“实物档案”作了如下定义:“实物档案”是指以物质实体为载体, 能够反映本单位职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有形物品, 它是一个单位档案全宗的重要组成部分。它具有档案应有的原始性、直观性、确定性等特征, 能真实地记载社会各项实践活动, 并生动地反映出社会发展历史。
近二十年来, 围绕“实物档案”定位的争论一直存在:实物档案是否能够成为一个独立的档案门类, 亦或具备区别于其他档案门类的独特性质和不同属性。赞同与反对的双方经过多年的唇枪舌战, 虽然仍未得出最终的结论, 但是随着时间的推移, 大多数高校对实物档案的认知度逐步加深, 对实物档案的重视程度也在不断提高。如何将实物档案进行有序、有理、有效的管理和利用, 成为高校实物档案管理体系规范化建设的最终目标。
二、实物档案管理体系规范化建设的新概念
1.“大实物”概念。
众所周知, 档案馆收集到的档案都应该保存在符合设计规范的库房中, 避免遗落和散失。但随着库藏档案数量的急剧增加, 各个高校档案库房的使用也变得日趋紧张, 而实物档案往往又是外观各异, 大小不一, 若要为实物档案打造一个巨大的存储空间, 不仅费财费力, 而且也不利于库房的有效使用。一些档案工作者通过长期的摸索实践, 逐渐形成了“大实物”的概念。所谓“大实物”是指:在每次归档的实物档案中, 选择大型的、不宜搬运的或使用价值较高的实物继续留在原所在地, 并将其详细信息收录进档案馆, 按照实物档案的组卷、编号方式进行虚拟入库, 同时记录该实物所在的地点和使用状态, 便于档案人员随时跟踪动向及实物清查。
2.“轻年代、重分类”。
传统的纸质档案都是以“年份+分类+流水号”的规则编写档号, 这种着重年代划分的编制方式是否同样适用于实物档案?实物档案的档号是否必须揭示年份?与一般文书档案不同, 很多实物档案本身并没有确切的“出生年月”, 甚至一些实物档案是在产生若干时间后再行归档的, 它们的“归入档案馆”的年份并无太大利用价值和参考意义, 失去了编入档号的必要性。如今, 在许多高校实物档案的归档过程中, 早已打破传统档案编号规则的束缚, 创新实物档案流水编号制度, 即“分类+流水号”, 这种一目了然、简单清晰的编号方式, 不仅便于检索, 又可减少对年份的误读。
3. 实物档案实现双轨制配套归档。
国家档案局2003年7月22日公布的《电子公文归档管理暂行办法》中要求:“电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文, 制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档, 并使两者建立互联”。近年来, 多数高校的综合性文件已经基本实现“双轨制”归档, 但由于载体的不同, 实物档案在电子文件配套归档方面为之甚少。为了巩固和完善档案双轨制归档的原则, 逐步规范实物档案的管理体系, 改革创新实物档案的归档模式, 双轨制必须引入实物档案管理理念中。与纸质公文对应电子公文不同, 实物档案对应的是实物照片, 实物照片是最直观、最真实反映实物档案全貌的一种表现形式。档案员将每件实物的信息和照片通过计算机技术保存到档案馆, 是实物档案实现双轨制配套归档的最佳途径。在传统的实物档案管理中, 档案员把实物档案进行复制或者拍照, 然后将照片影印后按照纸质档案的保管形式排序、编号存档。但这种做法在复印和影印上花费过多的财力劳力, 纸张和照片也不能永久保存, 在调阅利用时, 除了查找实物档号外还需查找对应的照片档号, 增加了利用的繁琐性。
4. 实物档案的数字化管理和应用。
在许多高校, 文书档案的数字化建设已经形成一个良好的运作模式, 公文流转归档系统的开发也日趋成熟, 但针对实物档案数字化的研究却是寥寥无几, 或是仅仅停留在复制、扫描、拍照等手段上, 完全无法实现实物与电子信息的一体化管理和应用。完善的实物档案管理系统, 一方面需要将实物档案的基本信息揭示清楚, 包括实物名称、来源、入馆日期等, 形成完整的实物档案电子信息库;另一方面, 将每个实物档案拍摄成照片, 并把每一张电子照片以附件的形式挂载到对应实物信息中去, 从而建立一套实物信息与实物照片“一同归档、建立互联”的共存模式。这种模式不但可以将实物信息和照片信息无缝地联系在一起, 而且能够通过查阅实物的电子照片, 大大地减少对档案实体的调阅频率, 以保护实物档案, 延长珍贵实物的使用寿命。
5. 实物档案归档范围及保管期限的确定。
在国家教委颁布的《高等学校档案实体分类法》中, 并没有实物档案这一类目, 所以各大高校档案馆所指定的归档范围和保管期限表中也鲜少将实物档案列入其中。其实实物档案的范围相对简单, 分类也很明确, 一般包括礼品、奖品、藏品和与人物四类。礼品类中包含国内外校际交流、学校大型重要活动、校庆等活动获得的赠品、礼物、纪念品;奖品类中包含荣获市级以上先进集体的奖证、奖状、奖牌、奖章、奖杯等;藏品类中包含重大活动的使用物件、有保存价值的收藏品、停止使用的公章等;人物类, 则是指与学校著名校友相关的物品。其保管期限一般按照实物的珍贵等级划分为永久、长期两种。
三、实物档案管理体系规范化建设的方法和手段
1. 加强实物档案的征集。
实物档案没有固定的归档部门, 所以征集方式要变被动为主动, 深入高校各机关部处, 及时了解和掌握各部门的重大活动及其可能形成的实物材料, 从前期跟进活动进展, 到后期列举实物清单, 督促归档。譬如2010年, 上海成功举办了举世瞩目的世博会, 很多高校都成为了世博会活动的参与者, 在世博会志愿者活动中, 形成了丰富多彩的实物档案, 例如志愿者制作的世博徽章、设计制作的世博服装、志愿者吉祥物、游客留言簿等等, 如果不主动联系相关部门的进行实物归档, 这些珍贵的实物档案就有可能在世博会结束之后的一段时间内慢慢消失。
2. 实物档案科学化保管。
首先, 要加快建设实物档案保管规范, 明确实物档案保护技术的标准, 加强档案工作人员的保管意识, 建立健全实物档案科学化、安全化的保管制度。其次, 要重视实物档案的鉴定工作, 实物档案有其自身特有的典型性和珍贵性, 同时也具备文物的部分特性, 所以在完善物理保管的基础上, 更要重视价值鉴定和分级保护, 结合实物档案的背景环境和物理载体进行科学鉴定, 以免避重就轻, 错失珍品。
3. 重视实物档案的利用和编研, 积极开展推送式档案服务。
实物档案具有很强的研究价值和利用价值, 多角度、多渠道地给利用者提供推送式服务, 不仅可以体现实物档案的价值, 还能普及利用者对实物档案的了解, 为学校撰写党史校史、年鉴、大事记提供重要的参考和凭证。另外, 在校园网、党史校史数字博物馆、档案馆网站中, 要加强实物档案的宣传和展示, 这样不仅弘扬了学校优秀的文化传统和杰出的教学成就, 更加促进和激励实物档案归档的积极性, 丰富实物档案的馆藏。
参考文献
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[4]刘晓芳.高校实物档案管理微探[J].中共郑州市委党校学报, 2008 (1) .
高校实物档案 篇7
一、实物档案在高校发展中所具备的功能及价值
“实物档案是机关、团体、社会组织和个人在社会活动中直接形成的,对国家和社会有保存价值和利用价值的实物材料。”[1]54高校在不断发展状大的历程中,产生了大量的实物档案,越来越多的实物档案不仅构成了高校最原始的历史记录,丰富了馆藏,它自然形成的属性和功能,对校园文化建设、多元化的档案建设等诸多方面也发挥了巨大的作用,在学校的精神文化成果得到不断传承和发扬方面,具有不可取代的参考和利用价值。
1. 高校实物档案的主要功能。
(1)记忆功能。高校实物档案贯穿了高校发展历程,见证高校发展的奋斗史,保存了记忆,体现在实物档案中的点点滴滴、大大小小的记录唤起每一个师生的过往记忆,特别是对于从高校毕业多年的校友,更是被唤起曾经在校时光中的美好回忆,增强了他们的爱校之心。(2)教育功能。高校在教学实践中产生了很多引以为荣的荣誉类、成果类的实物档案,这些成果承载了为高校发展各个方面作出的卓越成就,这些成就引导和激励广大教职工继续攀登、永不言败、超越自我的决心和斗志。因此,实物档案对高校师生接受责任教育、使命教育等有着现实的意义。
2. 高校实物档案的重要价值。
(1)历史价值。高校实物档案记载了高校成长过程中每个历史时期的奋斗轨迹,还原了历史时期的校风、校貌,是历史的瑰宝。因此,它具有较高的历史价值。(2)文化价值。高校在校际交流、外出考察等外事活动中,通过相互馈赠、宣传等形式形成的字画类、礼品类、工艺品类(纪念品)实物档案具有独特的精神文化内涵,高校在与外界交流互动过程中相互传递了精神文化,使得精神文化成果在校园内外得到延续。
二、高校实物档案管理存在的问题
实物档案作为高校教育教学活动的历史见证者和承载者,直接反映了学校的发展过程。以福建工程学院为例,其办学历史溯源于1896年创办的“苍霞精舍”,其流长的历史,留下了丰富多彩的实物档案。由于实物档案数量众多、形式各异以及不可复制性,使其在管理中具有一定的难度。
1. 实物档案的鉴定和收集归档问题。
由于高校是一个相对独立的实体,集多个部门于一身,校内又有众多的单位。因此,在工作中收集形成的实物档案如何统一保管登记、归档后无序管理等问题十分突出:各种的锦旗归档后仍然挂在不同单位的墙壁上;奖品奖状虽然归档了,但是没有集中整理在一起,有的任意堆放在办公室内,有的甚至保存在教师手里;早期购买或制作的教具、仪器设备、工具、模型积压在仓库或者报废等;学生学习资料保存一定年限后统一处理等现象比比皆是。解决实物档案鉴定和收集归档的问题势在必行。
2. 每年收集的实物档案和现有保存的实物档案数量种类繁多,但都缺少有效管理。
通常实物档案种类主要有名人字画与题词、牌匾、锦旗、奖杯奖状、工艺品、证章等,它们形式各异、载体不同、大小不等,难以集中统一规范化的管理。如何有效地对收集的实物进行分类整理以及如何妥善保管是档案人员面临的问题。
针对实物档案管理存在的难点,笔者认为引进新的管理理念———6S管理是行之有效的途径。
三、6S管理简介
6S管理起源于日本,它是通过理顺工作现场秩序以及培养人的良好习惯从而达到提高工作效率、提升人员基本素养的有效方法。6S管理包含整理(seiri)、整顿(seiton)、清扫(seiso)、清洁(seiketsu)、素养(shitsuke)、安全(safety)六项要素[2]2。6S管理主要应用于企业的生产现场,针对的管理对象是在生产现场中的人员、设备、材料、工艺方法等生产要素;6S管理的实施过程是按6S所形成的每个步骤环节逐个阶段逐步的推进;6S管理的目的是实现工作人员行为的规范化、物品摆放的明朗化、工作过程的程序化,进而达到改变工作人员的行为习惯,形成诸事有规则、做事讲规则的企业文化氛围。
四、6S管理在高校实物档案管理中的实施步骤
1.“1S”整理阶段———全面收集、规范整理、合理分类。
在工业企业的6S管理推进中,整理阶段工作是将生产现场所有非必需品如废弃物及私人物品清除出工作区,减少非必需品对存放环境造成的负担,为塑造一个整洁有序的环境创造良好条件。针对高校实物档案管理,整理阶段的主要任务是收集、鉴定、整理分类。实物档案的收集不同于其他门类档案,主要采用日常收集和定时征集结合的方法,档案管理人员在日常工作中,随时随地的接收登记,不定时在学校的各种媒体的新闻报道和网络发布中获取信息,掌握工作动态,有针对性地收集。同时,学校每年发布征集实物、史料档案的通知,采取奖励等方式在校内外征集有珍藏价值的实物档案。为保障实物档案收集归档完整齐全,应把实物档案的整理归档工作纳入各部门、院系的工作职责范围。在实物的鉴定方面,要树立精品意识,切忌过多过滥,尽量把具有典型代表性的、具有查考利用价值的、具有珍藏价值、彰显学校特色的实物档案收集进档案部门统一管理。对于只具有一般意义的实物档案由涉及的单位以及个人保管,不必收集进档案部门。整理实物档案的工作内容是将凌乱的、孤立的、无序的实物档案以件套为单位加以分类,整理的原则是保持实物原始特性、实物原有关联性。实物档案按外在形式分:奖杯奖状类、字画类、证书证章类、锦旗类、牌匾类、工艺品类(纪念品)、其他类等,对于体积大、展厅展示(长期不在档案室)以及珍贵的实物档案除了分类登记归档外,为便于检索和利用,要建立与实物相关联的照片档案加以归档管理。
2.“2S”整顿阶段———明确标识(编号、编目)、科学布局、合理装具。
2S整顿工作的内容包括:以时期为纲,将整理分类后的实物档案整齐排列,每一件套编一个档号,档号为实物类号———时间———件(套)号。这里仅以重要实物档案的摆放为例,本馆保存的珍贵实物档案如林纾字画等档案中只保留照片,档号为:字画类—1903—01,实物档案目录项目设定与纸质档案相同,设编号、题名、责任者、年代、存档时间、件套数量、存放地方、备注等项目。为了细化实物档案的管理,要在实物上加以标签,标识实物的总体情况,即附相应的文字说明,内容包括:档号、授予或赠与单位(姓名)、接受时间、归档时间以及相应的文字介绍。用照片或复制品代替实物归档管理的,也要按照以上所述归档方法编档号、目录和排序,并在照片上贴标识注明实物的总体情况,应特别注意要保证实物与照片的序号等一一对应。由于实物档案载体多样、形状大小不等,难以按统一的标准存放。因此,要针对实物的自然特征选择合适的装具存放,特殊实物存放要定制专用的柜架。实物的摆放要整齐有序,力避叠加存放。字画类实物,要统一制作画轴盒,证书类可整齐排列放置到档案盒内,印章类可放置于档案袋或专用印章模具内,珍贵的实物档案如名人书画、题词等需用专门的具有安全防护的档案装具妥善保管。对于荣誉类的奖杯、奖状、牌匾等要展开并有序排列放置在加装玻璃门的专用柜内,纪念品、工艺品类实物要摆放在专门有玻璃防护的橱窗式装具柜内。通过整顿这个阶段的工作,达到所保管的实物摆放有序,美观又直观,检索目录清晰,标识准确,在利用时可以用最短的时间取到所需的实物,大大的提高了工作效率。
3.“3S”清扫阶段———清扫卫生、改善环境。
6S管理中清扫阶段工作的目的是巩固整理、整顿阶段的成果,清理、打扫生产现场及物品的卫生,包括看得见的地方和看不见的地方。应用在实物档案管理中,清扫的工作就是使实物保存区域(库房)的物品和环境都保持干净整洁的状态,具体包括:实物档案的清扫和实物保存区域环境卫生的清扫。实物档案收集存放后,长年累月不清理就可能会使其灰尘蒙面或者造成污损、脱落、腐蚀等现象,针对这种自然现象,要依实物载体的不同特点定期对其清扫和进行修复保养工作。对于印章、证件、奖品奖状等要经常清理擦拭干净,保证内容清晰可见;对于纪念品类(工艺品)有金属材质的要定期检查是否有锈蚀和污渍;对于锦旗、字画、横幅等,针对字迹不明或有破损等情况要进行修补和定期保养,使之处于良好状态。除此之外,针对存放实物的装具、架柜以及周围环境,要定期对其内外以及各个角落卫生进行清理,发现垃圾等卫生隐患要及时清除,切实达到工作现场物品完好,环境整洁、清爽。
4.“4S”清洁阶段———保持管理效果,形成制度。
“没有规矩不成方圆。”6S中清洁阶段的管理是将前三个阶段的工作内容固化,对三个阶段中的方法、措施、手段加以提炼和总结,形成制度化、标准化,达到管理规范、物品整洁、环境干净舒适的状态。实物档案管理的总结归纳也体现在4S阶段。要结合高校《档案管理办法》建立实物档案管理规范,明确实物档案收集的原则、归档范围、整理流程、保管和利用的登记制度;对保管实物档案的区域或存储装备、辅助设备标示明确的责任者;同时,要建立与之对应的实物档案巡查制度、监督检查制度(存放在档案库房外的实物),并配套制定检查表格和管理流程,使档案管理人员日常巡查中清楚应该做什么、怎么做、做到什么程度;针对锦旗、重要价值物品、橱窗玻璃以及照明灯具等的卫生清扫是难点,需制订清扫规范和清扫时间等各项清扫标准。另外,要重点加强珍贵、重要实物档案的保养维护,要建立相应保养管理制度。通过4S清洁阶段管理制度的强化执行,达到实物档案管理在“坚持、维持、保持”中更加规范、有序,环境卫生更加整洁舒适。
5.“5S”素养阶段———提高人员素养,形成风气。
素养是6S管理的精华之处,也是开展6S管理的最终目的,既培养人的工作主动性、服务意识和好的行为习惯。实物管理中的素养主要包括管理人员的责任意识、业务能力和专业学术素养。在实物档案管理中,作为代表学校的档案人员,要有高度的工作责任心和服务观念,日常工作中,要熟悉家底,了解需求,掌握规律,做到主动上门收集档案、及时登记、准确利用。“由于实物档案的出现,档案部门服务观念和方式有较大转变,在精神文明建设中发挥越来越大的作用,拉近了档案与社会的距离。”[3]22因此,针对各种利用需求的社会、校内的各类人群,档案管理人员的服务态度、服务质量的提升也至关重要。同时,要加强业务知识学习,如探索合理收集实物档案的途径和工作方法,如何把实物档案的保存管理工作做精做好等。除此之外,要提高工作的沟通和交流能力,加强组织与协调能力。在学术素养方面,要开阔视野,采取走出去、请进来,多渠道、多方面地参加与实物档案相关的知识培训,使其掌握历史学、管理学等相关知识,从而促进高校实物档案管理工作高效、顺利开展。
6.“6S”安全阶段———加强安全防范,保持安全完好状态。
安全是6S管理中的重要内容,是各项工作开展的必要条件,它与以上五个阶段的工作都有密切的联系。因此,在实物档案6S管理中,要把安全融入管理的每个环节,使实物档案管理都建立在安全的前提下。为保证实物档案工作在安全的环境下,一是要培养档案管理人员的安全意识,时时刻刻都将安全放在第一位置,将安全隐患都消灭在萌芽状态。另外,要杜绝档案管理人的不安全行为,如错位放置实物、随意挤压碰撞实物、不合理使用消防器材等行为;二是要加强档案的安全防护工作。档案管理人员要定期检查实物的存放情况,发现破损、褪变或老化等应及时采取措施进行保护和抢救;三是要提升实物存储环境的安全管理,防止存储设备、辅助设备安全事故的发生。一方面是注意常规的防火、防盗、防虫蛀、防鼠、防潮等“五防”工作,并保持存储区适宜的温湿度;另一方面是安全使用辅助设备,如办公设备、灯具等带电设备的电源、电源线等要理顺并保证绝对安全;长时间不用空调拔下空调电源插头;下雨台风来时关闭锁紧门窗;下班后关闭照明灯具、空调等设备。
6S管理模式在实物档案管理中的应用,虽然许多地方看起来都是小事,但实际做起来却也并不容易,要贵在坚持。以上是笔者对6S管理在实物档案中的一点粗浅认识,希望与档案同仁共同探索提高。
总之,在高校实物档案管理中引入6S管理模式,不仅能创建一个干净整洁、安全高效的实物档案管理空间,还能最大程度地激发管理人员的工作积极性和创造性,以此推动实物档案管理向规范化、制度化、现代化、专业化方面持续发展。
摘要：由于6S管理在工业企业中取得的巨大成果而引起人们的重视。实物档案作为高校教育教学活动的历史见证者和承载者,是学校档案管理系统中必不可少的重要组成。将6S管理方法的精髓运用到实物档案管理日常工作中,提出一些建议和措施。
关键词：6S管理,实物档案,高校,措施
参考文献
[1]白丽.谈高校实物档案的管理[J].兰台世界,2011(9).
[2]孙少雄,邱杰.制造业6S精益管理[M].北京:机械工业出版社,2010.
让企业实物档案价值的释放 篇8
进入21世纪以来, 我国大中型企业已逐步从传统办公方式走向办公自动化, 工作流程决定了文件从生成到存档的数字化;财务电算化、财政税务的硬性要求, 也使除原始单据以外的财务档案实现了数字化;大中型工程的计算机辅助设计, 已使科研、初设、施工设计、竣工验收文件实现数字化;甚至声像档案随着数字音像设备的普及也自然流入了数字化行列。诸多门类的数字档案汇集在局域网络中, 形成了企业宝贵的档案信息财富, 快速的浏览、下载、打印、复制的“借阅”方式, 为提高工作效率、提高企业的经济效益发挥着越来越大的作用。但多数单位的实物档案还孤独寂寞地沉睡在库房中, “藏在深闺无人识”。
企业的实物档案一般是指企业资质、奖励、荣誉资证、企业发展过程中的产品、装备、设备、设施等。档案的价值主要体现在档案所承载的信息中。信息的内容对当前和今后企业生存发展的意义, 决定了档案价值的高低。信息, 无论文字、数字、图表、图形都是可以电子化的, 唯有实物档案不同。它们的实体是三维的, 形态是多样的, 实物档案所承载的信息单纯靠文字和照片是难以完全准确表述的, 也就是说实物档案是难以数字化的。只有模拟状态的实物通过人们的感官的直接接收, 通过头脑推理判断的思维过程, 才会给人认知和感动。例如无线通信企业的通信设备, 只有人们看到键入式脉冲电报机、背包式步话机、砖头式模拟“大哥大”、GMS数字移动电话、CDMA宽带多媒体手机等实物, 才会感受到无线通信的发展足迹, 才会对于人类为实现“沟通无处不在”梦想而前赴后继的努力心怀崇敬。这样, 如何把深藏在档案库房中的实物档案价值释放出来, 是数字时代档案工作者的一项“模拟”任务。
二、从内部激励走向“AAA级企业”
许多大型企业一直比较重视实物档案价值的发掘, 例如山东黄岛发电公司、前辽宁省电信局、沈阳飞机制造公司等, 他们建立的企业展览馆、电信博物馆、航空博物馆等, 成为企业员工爱国、爱企业教育基地, 同时也对外接受来宾参观, 收到很好效果。但建立博物馆对于一般企业则受企业实力、实物档案的数量质量的限制而无法诉诸实施。另外只用于企业员工的内部激励, 或接待领导、来宾参观, 不但受众人数有限, 投入产出比小, 实物档案价值体现也不明显。人们在个体诊所几乎都会看到“妙手回春”“华佗再世”的锦旗堂而皇之地悬于醒目位置, 使我们感受到浓郁市场经济的氛围。这也是市场经济给实物档案以释放价值舞台的集中、典型的表现。
企业作为创造产品、财富、服务和价值的社会经济机构, 从诞生到发展壮大, 会产生和获得大量体现企业价值的实物档案。企业不同时代的产品是企业奉献给社会智慧、劳动、服务的结晶;科技进步奖是企业创新和活力的体现;专利、质量、信用是企业最宝贵的无形资产;精神文明单位是中国特色社会主义企业文化建设的标识, 它会对客户产生文明、规范、廉洁、热情的联想……这么多潜在价值的发掘, 难道不是档案工作者义不容辞的责任吗?
三、让实物档案价值在市场环境中释放
中国移动通信集团辽宁公司在大力推进和完善档案信息化的同时, 开展了企业实物档案创意性策划。其指导思想是:把实物档案看作客户了解企业的价值链, 推到客户视野所及的前台;把实物档案价值的发掘看作对企业主业服务内容, 围绕公司经营与业务发展, 为提高企业竞争力, 使档案工作显性化。
这一创意一经提出, 就得到移动通信省、市公司各级领导的赞赏和关注, 鼓励档案人员大胆走创新发展之路, 并从资金、人员给予支持和保障。各市分公司根据本单位的实际情况, 陆续在公司本部大厅或大型营业厅、客户室等场所建立企业荣誉展板、展橱。这种展示并不是物品的简单堆积。为提高展示效果, 他们聘请专业广告创意公司作策划方案, 精心设计、精细实施, 使每个展示单元不仅是精美的视觉艺术作品, 更以某种思想主题贯穿始终, 使展示有血有肉有灵魂。