电子文件柜应用有道（精选六篇）
电子文件柜应用有道 篇1
一、电子文件的特点
(一) 电子文件在公文处理过程中可方便调用
电子文件能够准确无误的把一些文字和图片记录下来, 这些资料在进入文件管理系统之前都会有一个收集、筛选、归纳、整理的过程, 然后经过一定的技术处理后变成软件和光盘, 那么软件和光盘就成为了无时无刻都能传送的电子信号, 使得这部分信息得到有效保存, 并且能够随时利用这些信息。
(二) 电子文件有一定的存在形式
经过计算机处理后所生成的数字化的信息形态就是电子文件的存在形式, 我们都知道在计算机的内部, 不管是储存还是传输, 电子文件都是以二进制的“0”、“1”的数字编码形式存在, 这就是人工无法识别的原因, 所以要通过计算机的软件和硬件设备把载体上的编码序列读取出来, 最后转化成人工可以识别的方式。这样就可以在屏幕上显示出内容或者在打印机上打印出来供人们读取。人们在计算机上看到的一切信息都具有一定的技术性。
(三) 电子文件的共享性和广阔的空间性
电子文件具有广大的空间性, 它不会受到时间和空间的限制, 所以它的内存量非常大, 许许多多的用户都能通过信息网络技术实现信息的共享和交流, 那么电子文件就实现了它自身的价值。
(四) 电子文件的保管形式单一
我国的电子文件的保管方式对于外国的电子文件保管方式来说还是有一定的距离的, 因为我国电子文件的保管方式都是有微机操作员或者是微机的管理中心以及档案室最低一级保管。而外国电子文件的保管方式是由数据仓库保管、数据档案保管以及办公室保管。这几种方式都是比较高级的保管方式。
(五) 电子文件具有灵活性
传统的纸质办公文件都是比较麻烦的, 不仅需要手写还要进行印刷、发送、归档分类以及保管等这些复杂的形式;而现在电子文件操作起来既方便又快捷, 电子文件可以对信息进行随时的更改与调整, 使信息更加完善。还可以在办公自动化网络中设立自己的密码以及规定授权的方式, 这样可以对文件信息进行保密, 使得文件处理变得灵活、简单以及安全可靠。
二、电子文件的应用和管理效能
(一) 工作人员提高自身素养
电子信息技术已经渐渐的趋于成熟, 但是工作人员需要做的就是掌握熟练的操作技术以及对电子文件和网络信息技术进行更深刻的了解。工作人员要时刻学习网络新知识、树立新观念, 也要不断提高自身素质, 因为电子档案管理需要科学的发展, 这当然也离不开计算机信息技术的使用, 所以工作人员要有较高的知识层次和先进的技术水平, 这样才能够适应信息技术和电子文件的发展。实时掌握相关工作领域的现状及发展动向, 熟练地运用新理论和新技术来指导电子文件的档案工作, 并要积极采取一些有效措施, 这样才能更快的适应社会发展的新要求。
(二) 电子文件的应用
电子信息系统中的特殊类型就包括电子文件管理系统, 文件的写作、跟踪、检测、传递、储存以及充分利用, 都是利用的电子信息系统。在电子文件管理的应用中要求多个专业和多个领域以及多个学科的紧密配合, 这就要及时建立具有合法效力的管理方法, 这样在具备了一定设备的基础上才进一步的扩大电子文件的管理与应用。
(三) 电子文件的效能
第一, 电子文件处理的重大意义就是对文件进行清晰的分类同时对工作进行指导, 这样可以在一定程度上保证记录的信息具有真实性。还可以把文件中对文字的处理转向对文件内容的信息反馈和传递, 从而提高文件的利用能力。第二, 电子文件管理进一步扩大了信息的储存空间, 因为它把实体管理、编目以及保管转向为了解信息系统的功能作用, 这样更加方便查询、检查和管理等从而提高信息指导作用的效率。第三, 传统的档案信息管理手段已经远远的落后于现在时代发展的步伐, 所以电子文件形式的出现是一种大胆的创新手段, 因为电子文件可以解决传统纸质档案所不能解决的问题, 比如说档案的有效统计只要在电脑上搜索出来便可以轻松的做出调查统计, 这样也改变了浪费人力资源和物力资源的状况。第四, 对于一些机密性比较强的档案信息要进行加密处理, 还要定期的对密钥进行更换防止档案信息泄露出去。
三、电子文件保障的措施
(一) 努力争取, 更早列入规划
每个电子文件的档案部门要积极的争取上级部门对档案工作的指导以及重视支持, 尽快地将电子文件的信息化建设纳入到自身单位自动化建设的相关规划中去, 积极的把电子文件资源的建设和国家信息资源建设融合在一起, 这样才能使得电子文件建设与档案信息资源建设协调稳定的发展。
(二) 完善制度, 保证安全管理
国家的信息安全保障工作的方针政策值得每个电子文件信息部门好好的学习, 并且要认真贯彻和落实。做好信息的保密工作和公开工作, 严格处理好这两者之间的关系。要想保证数字档案信息安全可靠的运行就一定要建立健全数据库管理制度、档案数字化制度以及网络顺畅运行的制度, 也要时刻注意保护国家的利益和档案的隐私。
(三) 领导人要统筹规划
电子文件的信息化管理是一项伟大而复杂的工程, 所以领导人要对档案信息的管理加强重视, 必须要统筹规划、统一要求、按照步骤实施任务, 落实责任, 认真负起责任。把档案信息化当作一项创新要求, 努力完成任务。
四、总结
随着科学技术的不断发展, 信息技术, 网络技术也随之越来越成熟, 电子文件大量产生。电子文件以其操作简便, 传递迅速, 储存方便, 信息容量大等优点, 得到各级领导以及技术人员的重视, 电子文档在企业日常工作中的重要性也愈发明显。同时, 电子文件的归档与管理方法就成了人们比较关注的问题。电子文件管理的应用是和信息网络化相关联的, 它既是一种新技术也是一种新式武器。它可以对档案信息进行加密管理也可以使需要公布的信息进行及时的公开。这样就保护了档案的私密性政务公开性。虽然电子文件有很大的优点, 但是它的缺点也是不容忽视的。比如说电子文件中的信息需要进行长期保存, 这个问题还需要相关人员进行深刻的研究, 很多永久保存的信息需要备份, 避免信息遗漏和丢失, 保证电子文件信息的安全可靠。
摘要：随着高科技的迅速发展, 现在绝大多数的企业都是利用网络办公, 办公自动化的重要组成部分就包括电子文件在内。电子文件具有很多优点:共享性强、容易储存、容易管理和控制以及灵活性超强, 这样专业人员可以轻而易举的利用网络技术进行操作, 从而提高工作效率和工作质量。
关键词：企业电子文件,管理,应用
参考文献
[1]程辉.电子文件对档案管理的影响及对策[J].甘肃农业, 2010 (12) .
电子文件柜应用有道 篇2
2004年8月28日，第十届全国人大常委会第十一次会议通过的《中华人民共和国电子签名法》（以下简称《电子签名法》），并于2005年4月1日起正式施行。《电子签名法》提出了数据电文的概念，并指出电子签名是数据电文的一种表现形式。《电子签名法》的第二条指出：“本法所称电子签名是指数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。本法所称数据电文，是指以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者存储的信息。”通俗点讲，电子签名就是通过密码技术对电子文档的电子形式的签名。而电子签名过程如下：首先是生成被签名的电子文件（《电子签名法》中称数据电文），然后对电子文件用哈希算法做数字摘要，再对数字摘要用签名私钥做非对称加密，即电子签名；之后是将以上的签名和电子原文以及签名证书的公钥加在一起进行封装，形成签名结果发送给收方，待收方验证。
二、电子签名法对文件真实性保障的作用
1. 提供了电子文件真实性的定义条款。
《电子签名法》将电子文件的真实性定义为“为满足法律、法规规定的文件保存起来”（《电子签名法》第二章第六条），并在《电子签名法》第二章第六条第一至第三款中将这些要求具体解释为“能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用；数据电文的格式与其生成、发送或者接收时的格式相同，或者格式不相同但是能够准确表现原来生成、发送或者接收的内容；能够识别数据电文的发件人、收件人以及发送、接收的时间”。从《电子签名法》对电子文件真实性定义和具体解释看，《电子签名法》的制订建立了电子文件真实性内涵与法律凭证性成立之间的内在技术关系，填补了《电子文件归档与管理规范》维护电子文件真实性法律凭证上的空白。
2. 提出了保障电子文件真实性的可采性原则。
《电子签名法》提出了一些审查电子文件真实性的具体措施和内容，明确了电子文件的可采性原则。如《电子签名法》第二章第八条指出“审查数据电文作为证据的真实性，应当考虑如下因素：生成、存储或者传递数据电文方法的可靠性；保持内容完整性方法的可靠性；用以鉴别发件人方法的可靠性；其他相关因素。”
3. 明确了保障电子文件真实性的法律责任。
用以确保电子文件的有效、真实、完整，《电子签名法》针对电子签名和电子认证服务相关责任人的过错与违法行为，规定了十分具体的保障电子文件真实性的法律责任。如《电子签名法》第四章第二十七条规定“电子签名人知悉电子签名制作数据已经失密或者可能已经失密未及时告知有关各方、并终止使用电子签名制作数据，未向电子认证服务提供者提供真实、完整和准确的信息，或者有其他过错，给电子签名依赖方、电子认证服务提供者造成损失的，承担赔偿责任”。第四章第二十八条规定“电子签名人或者电子签名依赖方因依据电子认证服务提供者提供的电子签名认证服务从事民事活动遭受损失，电子认证服务提供者不能证明自己无过错的，承担赔偿责任”。
三、电子签名法应用于电子文件真实性保障的不足
1. 可操作性，指导性不强。
从《电子签名法》本身来看，主要是解决电子商务和电子政务活动中的法律问题，明确电子商务等活动中的数据电文等证据规范，但适用面毕竟有限。通过研究《电子签名法》的相关规定，不难发现《电子签名法》是通过不完全列举的方式界定电子文件真实性，条款过于笼统，缺少解决电子文件真实性法律难题的明确方案。同时，《电子签名法》虽然明确了电子文件真实性的证据地位，但配套的证据规则却没有跟上，造成其刚性不足，缺乏可操作性，指导性不强。
2. 文件真实性审查环节上法律规定不全面。
从电子文件生命周期看，《电子签名法》对原件的规定是电子文件所载信息是否可以显示，是否真实、完整，对文件结构信息和背景信息的考察规定不足。而且《电子签名法》对电子文件生成单位、电子文件使用方、电子文件法律认证方对电子文件的相关内容的保存作了规定，但对电子文件的生成环节、存储环节、传递环节、收集环节的真实性在法律上没有明确的规定。
3. 技术实践与档案工作结合不紧密。
从当前实践看，《电子签名法采》取技术中立原则，不指定特定的电子签名实现技术。技术实践中直接默认基于PKI的数字证书服务就是可靠电子签名认证服务，在基于PKI的数字签名技术框架中，一般只考虑基于证书的数字签名语法及格式。但对于档案界而言，如果需要多方签名、带时间戳签名的电子文件时如何处理？其次，《电子签名法》虽然规定了电子签名认证证书中必须包含的内容，技术实践中X.509证书是使用最广泛的数字证书格式，但X.509公钥证书能不能完全满足档案工作的要求还需要进一步讨论。
四、对电子文件真实性的保障采取的相应措施
1. 在立法上要形成体系的多层次法律规范。
首先，在《中华人民共和国档案法》或《档案法实施办法》中及时增列有关数据电文的条文，并结合《电子签名法》展开对关于电子文件真实性的定义条款；关于电子文件真实性可采性条款；关于电子文件真实性的证明力原则，证明力大小判断原则的研究，用于构建判断电子文件真实性的规则与机制。进行以现行《电子签名法》为核心，辅之以《档案法实施办法》等法律规范、《电子文件归档与管理规范》等标准进行配套解释为补充的研究，解决电子文件真实性认定的程序性问题，提高可操作性。其次，针对电子文件真实性问题，国家档案局、国家档案行政管理部门可作出特别的规章来完善电子文件真实性保障，充实不同层次的电子文件法律规范，协调它们之间的关系，确保形成一个切实有效、多层次一体化的电子文件真实性保障的法律体系。
2. 在数据格式上形成满足行业需要的技术标准。
档案部门在应用电子签名时，为保障电子文件的真实性，也需要将关于电子签名的信息作为元数据进行保存，如：电子证书、CA认证机构信息、签名算法等。而对每一个签名应用而言，至少也应该保存下列信息：电子签名算法、哈希算法、签名者信息、已被解密的电子签名、公钥信息，电子证书状态等信息。针对档案工作的具体需要，目前国外的一些组织对电子签名的数据格式展开了研究，如，欧洲电子签名标准化组织开发了一种档案电子签名格式来保证电子签名的长期有限性。XML高级电子签名与ES-A有很多相似之处，其目的是开发出基于XML档案格式的电子签名，为电子签名和关键数据的存储提供了多种策略。维多利亚电子文件策略提供了电子文件长期保存过程中需要保存的元素，电子签名和需要的证书被封装在文件构成的文件容器中共同保存。因此，我们应在分析《电子签名法》及相关法规后，结合档案部门实际工作的需要后展开对签名者、验证者和电子认证服务机构之间的互操作之间电子签名的格式、电子认证证书格式的研究，制订满足行业需求的基于XML的电子签名语法及编码格式标准。同时展开对基于ASN.1的电子签名编码格式标准的研究，制订满足保障电子文件真实性的数据格式技术标准，以更好地满足当前档案部门对电子文件真实性应用的需要。
3. 管理规范上完善电子文件真实性监管链建立。
《电子签名法》及其技术在保障电子文件真实性在应用中具有一些局限性，如：在对电子文件收集和识别、分析、储存、保管和传送、提交，返回文件所有人这个电子文件的生命周期中各项操作很难有效地跟踪，从而影响电子文件真实性的认定。因此，国家档案行政管理部门牵头，一些应用电子文件相关的部门和单位为辅，参考一些国外比较成熟的电子文件管理规范，建立对应的获取电子文件规范、保全电子文件规范、传递电子文件规范、提交电子文件等管理规范。针对电子文件真实性保障和认定方面，这些管理规范在制订中，要考虑对得到电子文件的人，得到电子文件的时间和地点，保护电子文件人员，控制或占用电子文件的人进行记录的要求。要考虑对电子文件原件产生的地点、背景信息、收集的日期和人员、方法和理由、结果进行记录的要求。也要考虑对电子文件的生命周期中的收集和识别、分析、储存、保管和传送、提交，返回这个过程的每一个步骤要求填写书面记录，同时对各个步骤的情况进行归档的要求。从管理规范上形成一条电子文件真实性认定的监管链，弥补应用《电子签名法》及其技术上对电子文件真实性保障应用的不足。
目前，电子签名已经在电子商务中得到广泛应用，并且一些国家已经将其应用于电子政务中。在我国，随着《电子签名法》和《电子认证服务管理办法》的出台，电子签名的广泛应用已经成为必然趋势。如何保障和验证电子文件真实性是目前档案界所讨论的热点话题，也是难点问题，《电子签名法》的实施为保障电子文件真实性提供了新的思路和挑战，必须配合法律规范、技术标准和管理规范措施的制订才能真正达到对电子文件真实性的保障。
参考文献
[1]《中华人民共和国电子签名法》.
[2]周斌.电子文件签名的法律地位及其立法思考[J].档案, 2009 (1) .
电子文件柜应用有道 篇3
关键词：电子病历系统,电子病历管理,CEBX版式文件
1 项目背景
根据苏办【2012】43号《关于开展国家电子文件管理试点工作的通知》文件要求, 在国家电子文件管理试点工作中, 南京市卫生局承担了电子病历专用电子文件的管理试点工作, 将CEBX版式文件技术引入电子病历的应用和管理。电子病历管理平台已经初步通过江苏省电子文件管理试点工作联席会议小组验收。
2 现状分析
电子病历系统虽然在各医院已得到了广泛的应用, 但由于电子病历相关的标准不统一, 难以在区域范围内进行共享应用。因此, 南京市卫生信息中心开始研究和应用CEBX版式文件技术, 以使得同区域内的医院能够共享电子病历。
应用CEBX版式技术, 可以使电子病历形成便于浏览的统一版式格式, 患者可以以普通用户的权限去浏览自己的病历, 而主治医生和其他医生也可以以不同的权限去查阅病人的病历。对于病种统计模块, 电子病历管理平台也可以从医院、病种等不同的维度进行统计分析。经过CEBX版式文件技术封装过的病历, 在一定的安全机制下, 可以被所有医院调用, 这极大地增强了医院之间的病历共享程度, 为患者转院治疗提供了极大的方便。
3 CEBX与PDF的比较
PDF是一种电子文件格式, 与操作系统平台无关, 由Adobe公司开发而成。它是以Post Script语言图像模型为基础, 无论在哪种打印机上都可保证精确的颜色和准确的打印效果, 即PDF会忠实地再现原稿的每一个字符、颜色以及图像[1]。虽然PDF文件格式是目前国际标准, 但是PDF在医疗系统中使用还有一些缺点。如PDF格式在保护文档内容方面还有所欠缺, 无法适应版式和流式文件的切换。而CEBX技术可以解决版式和流式文件转换困难的问题, 这是区别于PDF的最大优势。
CEBX技术是新一代版式文档技术, 它能够实现版式、流式的切换, 以满足打印、重排等功能, 先进于当前的国际标准PDF格式以及国际数位出版论坛 (IDPF) 标准EPUB格式[2]。采用了CEBX技术的文件内容, 可以实现版式和流式一键切换, 既保证版式的精美排版, 又保证流式的实时重排, 比如电子书, 使用CEBX技术后, 既可以在电脑、PAD等大屏幕上保证美观的排版, 又可以在手机等小屏幕上自由变换文字大小与换行, 而且不影响文字、图片等的阅读顺序[3]。
4 CEBX版式文件技术与CA安全认证体系
建设基于PKI体系的CA系统与安全电子签章系统, 可以保证电子文件的交互与存储管理的可信、可控、保真、防篡改特性[4]。
利用统一的CA安全认证体系, 在信息网络的基础之上建立一套覆盖整个信息平台的电子签章系统, 作为医疗机构之间进行数据传送时的安全可信保障措施。在转换完成的CEBX版式文件上加盖电子签章和数字签名, 确保在医疗机构之间传递的数据是真实、完整、可靠的[5]。
电子签章体系的建设遵循《中华人民共和国电子签名法》关于电子签名的规范, 同时支持RSA算法, 符合国家安全标准[6]。支持第三方CA认证机构的江苏CA的数字证书, 其电子签名的制作数据, 属于电子签名人专有由电子签名人控制, 电子签名的任何改动能够被发现[7]。
CA体系的建设遵循卫生部《电子病历基本规范》、《医疗事故处理条例》、《电子病历系统功能规范 (试行) 》、《医院卫生系统电子认证服务管理办法》、《中华人民共和国电子签名法》、《中华人民共和国侵权责任法》、《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》等法律法规的相关规定, 结合医院信息系统和业务特点, 以第三方可信CA和时间戳服务为主要技术手段, 解决医疗管理信息系统中存在的电子签名有效性、电子数据的真实性、产生时间权威性等问题。
对于CEBX版式文件的安全问题, 可以使用PKI体系的身份验证解决。它将数字证书与医院信息系统 (HIS) 相结合, 通过数字证书安全体系认证, 实现系统登录时用户和服务资源的双向技术, 以及签名用户身份认证方案和访问控制机制, 每位医生从“数字证书认证中心”取得一个可靠有效的数字证书, 实现对签名者的身份认证。
5 基于CEBX技术的电子病历管理体系
5.1 系统部署
在卫生局平台部署电子病历管理系统 (EMRMS) 、电子签章系统、时间戳服务器和CA验签服务器。电子病历管理系统 (EMRMS) 用于管理各试点单位上交来的电子病历数据, 电子签章系统用于各试点单位电子签章的管理, 时间戳服务器和CA验签服务器保证生成的CEBX版式文件具有不可篡改、不可抵赖等特性。在各试点单位部署一套版式转换服务器, 主要用于将业务系统的各种版式电子文件批量转换成CEBX版式电子病例文件。试点单位的业务系统生成的业务数据是结构化XML文件, 这些文件再经由版式转换服务器系统进行处理, 并调用市卫生局的电子签章系统, 利用电子表单技术和电子签章技术, 统一生成保真、不可篡改、不可抵赖的CEBX电子病历。通过医疗信息专网连接试点医院的版式服务器与电子病历管理系统, 采集库作为临时库用于医院业务系统向市卫生局提供结构化数据过渡使用。电子病历管理系统提供捕获服务, 捕获各试点单位生成的CEBX电子病历, 进行集中管理和利用。系统部署, 见图1。
电子病历资源库, 主要包含患者信息、住院病案首页、费用明细等信息。医院端部署前置机, 存储经过结构化的数据, 这些数据再通过卫生专网 (内网) 传送给市卫生信息中心的电子病历管理系统进行CEBX版式化处理和数字签名后加盖医院公章, 以保证数据的不可抵赖性。最终, 医生和患者可以通过电子病历管理平台查阅到电子病历文件。
5.2 系统安全架构
电子病历管理平台由于牵涉到病人的隐私情况和敏感数据, 因此其安全性就显得尤为重要。系统的安全架构, 见图2。
从图2可以看出, 系统的安全性主要由以下几个方面保证: (1) 电子签章系统:由医院加盖本单位的电子公章, 表明此电子病历的来源; (2) 身份认证:根据用户级别的不同, 可以查阅的数据也不尽相同, 例如管理员用户可以查阅所有数据, 患者只可以查阅自己的数据, 医生若想查阅患者信息, 必须提出审阅申请, 由系统审核员进行审核, 审核通过才可以开放相应权限; (3) CA认证体系:对医院端的数据进行电子签名, 保证数据的不可抵赖性和不可篡改性, 任何对数据的细微篡改都将在验证环节被查出, 使得数据成为无效数据而不予使用。
6 系统业务流程
基于CEBX版式文件的电子病历管理系统的业务流程, 见图3。
电子病历的生命周期分为电子病历的生成、捕获、整理、利用、归档等阶段, CEBX版式电子病历的生成由试点单位完成。试点单位的业务系统将生成电子病历的相关数据, 通过电子病历的前置服务器转换成CEBX版式电子病历, 并加盖电子签章。电子病历数据交换服务接口按照相关标准, 将CEBX版式电子病历捕获到电子病历管理系统里进行集中管理和利用。电子病历经过整理、审核确认之后才能利用, 超过保管期限的电子病历需要鉴定处置, 对有长期保管价值的电子病历需要进行封装归档。
7 结束语
将医院原先的电子病历转换成统一的CEBX版式文件的目的是保证病历信息为区域内各家医院所共享。
CEBX版式化电子病历为医务工作者提供便利的同时, 如何确保其安全性和病人的隐私是一个值得研究的课题。随着技术的发展, 我们相信CEBX版式技术的电子病历可以安全地替代传统病历在医疗过程中扮演重要的角色。
参考文献
[1]王志伟, 苏佳灿.电子病历存在的问题及对策[J].解放军医院管理杂志, 2009, (8) :755-756.
[2]汤帜, 仇睿恒, 王毅.CEBX:新一代结构化版式文档技术[J].北京信息科技大学, 2010, (S2) :11-15.
[3]吴伟斌, 肖强.电子病历系统的研究与开发[J].中华医院管理杂志, 2004, (4) :204-206.
[4]刘艳.CEBX:挑战PDF方正集团创新故事系列之一[J].IT经理世界, 2010, (17) :57.
[5]施勇勤, 须海茵.EPUB3电子书格式标准的启示[J].出版发行研究, 2012, (3) :49-52.
[6]袁静, 张华, 刘国伟.实施结构化电子病历推动数字化医院建设[J].中国医疗设备, 2013, 28 (6) :76-78.
电子文件柜应用有道 篇4
一、电子文件中心建设的技术现状及问题
信息技术是电子文件中心建设的重要手段。传统的应用模式一般采用二层结构。即客户端通过用户界面和业务逻辑直接面对数据库提出数据查询、更新、修改等操作请求, 数据库将操作结果反馈给客户端。其优点是快速灵活、适用于简单数据库操作及电子文件中心初期建设。但是面对档案业务不断增加的新需求, 二层结构的应用模式形成了其固有的一些缺陷: (1) 维护困难:二层结构通常部署比较容易, 但是日后升级改造比较困难, 而且一般基于某种专有的协议, 使得系统的业务模块重用和界面重用变得非常复杂。 (2) 扩展性能差:随着档案业务需求增加, 系统复杂程度必然大大增加, 与其他系统的数据交换业务也会增多, 而二层结构不能适应日渐增大和复杂的系统。 (3) 数据安全性差:二层结构的档案查询用户可以直接访问数据库, 对于数据库的安全造成威胁。 (4) 系统性能不稳定:当系统中存在大量并发档案业务同时对数据库进行访问的情况, 可能会使数据库不堪重负, 系统性能迅速下降, 甚至系统死机, 业务瘫痪。
因此, 从计算机管理技术的角度看, 客户端与服务器直接关联的方式不利于当前整个电子文件系统的维护和扩展, 性能和安全问题凸显。而且随着档案管理新业务的拓展, 单一的电子档案初期建设逐渐扩展成为较为复杂的多用户、跨局域网的电子文件中心, 日益增多的档案业务也不断对其提出了更高的需求。主要是: (1) 随着档案业务的不断拓展, 档案工作的受众范围越来越广, 系统需要支持更多的、大量的用户的并发服务请求, 同时享受档案查询利用服务。 (2) 互联网技术的发展为电子文件中心提供了最为直接的支持, 原来学校内单一的局域网必然要扩展到全世界范围内的广域网。 (3) 为了保证电子文件的真实准确性, 从电子文件的生成到归档必须要支持联机交易请求。联机交易处理的特征是:一致性———一个数据对象被交易改变为另一个合法状态, 如果交易失败需要回退到交易之前那个合法的状态;原子性———完成一个交易所需要的操作如果没有全部成功, 就需要全部回退到未操作之前的状态;隔离性———共享数据在一个交易中的操作只要还没有被提交, 它相对于其他交易就是封闭的, 是不可见的;永久性———一个交易如果成功地被提交, 那么它的结果是不能改变的, 除非运行其他的相关交易来改变它。 (4) 对于大量电子文件的采集、统计、分类、查询、存储等操作, 有可能涉及多种数据库或多种数据来源, 因此电子文件中心要支持多数据系统平台或多数据源的交易处理。
二、中间件技术的提出和基本原理
为解决上述问题, 我们扬弃了传统二层模式, 在保持二层模式灵活性强的特点的基础上, 建立了三层结构, 提出了中间件技术概念。
1. 中间件的定义。
顾名思义, 中间件是位于中间的软件, 是在系统软件和应用软件之间起到关键作用的一类软件。这里说的系统软件主要包括操作系统和数据库系统等。随着中间件技术的迅速发展, 中间件技术的概念也越来越广泛, 因此也就没有一个准确的定义。而在众多的关于中间件的定义中, 普遍被认可的定义是:中间件是一种独立的系统软件或服务程序, 分布式应用借助这种软件可以在不同的技术间共享资源, 中间件位于客户机服务器的操作系统之上, 管理计算机资源和网络通信。从定义中我们可以看出, 中间件是由各种不同功能的一类软件组合而成的, 例如负载均衡、事务管理以及基于Web的计算等等。
2. 中间件技术的基本原理。
该结构以中间件为基础框架, 以中间层作为管理多客户端、提供客户间连接和异构集成的服务器平台。利用中间件提供高效的负载平衡和动态伸缩管理模式, 确保二层模式难以实现的多客户并发、系统扩展、重点交易、多数据源处理等需求的更好实现, 进而节省时间和资金。中间件将客户端的应用界面、业务逻辑和数据逻辑有机结合起来, 划分为三个处理层。 (1) 表示层 (用户界面) :向用户提供友善界面, 采集用户录入的数据, 与用户实现互动, 将收集到的数据传递给中间层系统, 请求调用业务逻辑处理服务, 然后将中间层系统的处理结果接收, 并显示给用户。 (2) 中间层系统 (业务逻辑) :实现整个应用系统的核心逻辑, 划分为多个独立的业务逻辑模块, 使客户端能够有效调用实现业务操作。 (3) 数据层 (数据逻辑) :负责管理整个应用系统的数据资源, 完成数据操作。
三、中间件在电子文件中心的应用
综合电子文件中心系统需求, 该系统适合采用客户端为浏览器的B/S (Brower/Server) 三层体系结构。客户端、中间层应用服务器、数据库服务器组成了整个系统, 相对应的中间件系统层次结构为:用户表示层、业务逻辑层、数据服务层, 将经常会发生变化的核心业务逻辑进行抽取, 并部署在与数据库和客户端不同的中间层。
B/S三层结构应用系统在三层体系结构中被普遍使用, 之所以称其为最常用的三层结构, 是得益于其所具有的多种优点。首先是逻辑层次鲜明。中间层应用系统把用户的全部业务处理服务集中到中间层的组件中去执行, 客户端和数据库服务器相对独立, 每一个层次的修改不会影响到其他的层次, 而且当系统有调整或升级时有利于开发人员按部就班、条理分明地修改系统, 变更范围易于控制。另外三层结构还有利于科学部署系统资源, 根据系统每个部分的负载情况, 将它们分别部署到相应配置的硬件平台上。还可以根据电子文件中心业务扩展的需求及时增加和调整硬件配置, 哪个层的需求增加了, 需要升级设备, 只需将该层所处的硬件平台升级即可, 从而实现了系统平台良好的可扩展性。再有, 由于历史等原因, 系统中可能存在多种数据源, 三层结构可以提供多种方便灵活的方式连接各种数据源, 而这些对于用户是不可见的。在B/S三层结构中, 客户端浏览器采集数据, 向中间层业务服务器发出请求, 服务器业务逻辑模块选择相对应的数据源进行处理, 因而同时也增加了数据的安全性。最后, 采用浏览器为客户端的三层结构系统易于部署也是B/S三层系统被普遍采用的重要原因之一。
中间件技术的发展与成熟为电子文件中心系统的开发应用提供了一种途径, 该途径集高性能、高度可伸缩性和高度可用性于一体, 可以支持大量的、具有多种客户机类型与数据源的事务。基于标准的集成化编程环境, 可以实现应用开发与快速部署的便捷性, 大大加快了电子文件中心系统的开发效率, 有效地提高了系统的灵活性。
摘要：中间件技术是一种新兴的计算机技术, 它对推动电子文件中心建设具有重要意义。本文分析了中间件技术的概念、原理以及在电子文件中心建设中的部署, 探讨了中间件技术在电子文件中心建设中应用的可行性、必要性和优越性。
关键词：电子文件中心,中间件技术,应用设计
参考文献
[1]王永红.中间件技术在设备管理系统中的应用[J].微计算机应用, 2005, 26 (6) .
[2]周园春.中间件技术综述[J].计算机工程与应用, 2002, 38 (15) .
[3]游怡.论中间件技术及应用[J].山东教育学院学报, 2007, 22 (6) .
电子文件柜应用有道 篇5
一、传统纸质档案管理存在的问题
档案工作是一项细致而复杂的长期性的工作,要做好、做优档案管理工作就必须认清当前档案管理的现状。
(一)档案管理手段落后。现在大部分单位还靠人工管理纸质档案,无论是在收集整理,还是在存档查阅,工作量都很大,效率很低,费时费力。
(二)档案储备设施落后。从保存档案角度来讲,纸质档案资料一旦保存不好,就会受到损坏,甚至丢失,档案资料零乱、分散势必也会给工作管理造成混乱,为今后的工作带来了不必要的麻烦。
(三)档案工作重藏轻用。档案工作的最终目的是为了向社会提供服务和利用。但有些单位在工作中,忽视了档案资料的作用,不愿或不习惯通过档案资料来提高工作效率,造成大量信息资源的闲置与浪费。有的在纸质档案利用中还要受时间和距离的限制。
二、电子文件在档案管理应用中的优势
(一)电子文件定义及其特点。所谓电子文件,是指人们在社会活动中形成的,以计算机盘片、电子存储设备、磁盘和光盘等化学、磁性材料为载体的文字材料、图片等。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较,电子文件有以下几个特点:
1.电子文件不再是直观的纸质文件,它需要借助现代办公设备才能阅读利用;
2.电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递;
3.电子文件的利用是可共享的,不受时间和距离的影响;
4.电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同,它对保存场地的面积要求不高,而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
(二)与传统的纸质文件相比,电子文件具有以下优点。
1.省钱。采用电子文件管理档案,只在初期取得文件夹时要投入一定的资金,文件取得后,只需花少量费用复制即可,而采用传统的纸质文件对档案进行手工编研,需要很多的经费,由此给国家和档案部门造成财力负担。
2.省力。采用电子文件管理档案,可充分利用和发挥计算机、网络等各种现代化办公设备的潜能,使文件的查询、修改、保存、传输等工作更易完成,可大量节省人力、物力。
3.省时。采用电子文件管理档案,可以缩短二次文献信息的加工时间,从而提高档案信息的时效性。
4.高效。采用电子文件管理档案,信息成果可多份拷贝,从而扩大了档案的应用领域,拓宽了服务范围,取得良好的社会效益。
(三)与传统档案缩微技术相比,电子文件具有如下优点。
1.电子文件制取设备简单,易于推广普及,一般的单位或档案管理部门利用现有的计算机设备再附加一些设施,操作人员稍加培训,按照提示进行操作即可取得。
2.电子文件易于保存,电子文件可保存在光盘上,光盘存储密度高,一张普通的光盘能存储的内容相当于上面的A4文件或16毫米缩微胶卷的存储量。
三、电子文件在档案管理应用中的必要性
(一)电子文件的优势对档案管理的转型提出了新的要求。当前,各项档案管理工作中,电子文件以其自身的优势,取代了传统的纸质文件,不仅提高了档案管理的效率,也为信息的使用者提供了较为先进的信息查询方式,对档案管理工作提出了新的要求。
(二)传统纸质档案的分类方法已经无法适应新时期档案工作发展的需要。传统纸质档案管理分类,往往都是套用简单的分类模式,无法做到具体问题具体分析。因此,在新时期为了适应信息化管理的需要,必须要将传统纸质档案分类方法进行改进,通过不同的信息标签,对档案信息进行科学分类。为了更加适应实际需要,不同的档案管理部门在档案信息的分类方式上会不尽相同,但档案分类将更贴近信息使用者的生产、经营、管理实际状况,分类也将更合理、更科学、更规范。
(三)档案工作的重心从收集保管向开发利用转变。档案工作的最终目的是为了开发利用。传统的纸质档案信息工作注重收藏保管,轻视开发利用。电子文件档案可以通过网络等现代技术实现异地远程利用,为需要者提供更方便、更快捷的档案信息服务。
四、电子文件在档案管理应用中的难点及对策
当前,电子文件在档案管理中的应用已经成为必然的趋势。如何能通过有效的策略实现由纸质档案向电子档案的有效转型,是当前我们面临的一个重要问题,笔者认为,可以从以下3个方面来实现。
(一)建立健全规章制度。针对电子文件取得难、收集难、管理难的问题,就要建立健全各项规章制度,促使档案的相关部门把收集、保管和利用好电子文件当成一项重要任务来完成,以保证电子档案内容的齐全和完整。
(二)加强对管理人员队伍素质的建设。现代档案管理的工作人员要求要有较高的知识层次和先进技术水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作。为此,一方面是对相关人员进行专业技能的培养,使他们熟练掌握电子档案的收集、分类、归档等相关技能;另一方面则要加强对档案管理人员的道德素质建设,不断完善岗位责任制度,使档案工作人员形成较强的责任感。
(三)切实解决好电子文件的安全问题。档案的安全性一直以来都是档案管理工作的重点,由于电子文件信息具有一定的特殊性,容易受到人为的破坏或者篡改,因此,要加强电子文件的保存和保护,防止数据的丢失和破坏,确保安全。
电子文件柜应用有道 篇6
工作流与电子文件从产生之初就存在着必然的联系。对工作流的研究起源于办公自动化领域,它是针对日常工作中具有固定程序的活动而提出的一个比较抽象的概念。目的是通过将一个具体的工作分解成多个任务、角色,通过一定的规则和过程,约束这些任务的执行和监控,以达到提高企业生产经营管理水平[1]。而电子文件也形成于办公自动化领域和信息化的网络环境之中。电子文件管理系统(以下简称ERMS)的关键管理过程中如:捕获、登记、归档、处置等,也需要进行严格的流程控制和管理,因此是一个典型的流程化的处理过程。将工作流技术应用于ERMMS系统中,可以使系统中相互独立且具有一定执行顺序的任务和活动能够协调、高效并在正确的时刻由正确的资源执行,以达到任务的目标。从而实现ERMS对业务的执行过程的高效控制与管理。
本文在分析电子文件管理系统业务流程的基础上,引入工作流的相关概念,以ERMS中处置流程为例,进行了基于工作流的过程定义,并初步分析与设计系统的体系结构,为最终实现通用、可信的ERMS提供基础。
2 ERMS整体业务流程分析
电子文件在ERMS中的业务流转过程可用如图1所示的流程表示。
(1)文件的生成业务:电子文件的产生是从各业务系统纳入ERMS加以管理的过程,主要包括了捕获和登记两个过程要素。捕获是按照国家相关标准,将业务系统中产生的各类电子文件及其元数据一同纳入到ERMS中的过程,该过程可由授权用户进行,并可指定被捕获的文件范围与捕获方式。登记是为证明文件在ERMS系统中存在而进行简要著录,并分配给文件唯一标识符的过程,它标志着捕获到的文件正式进入管理系统。
(2)文件的分类组织业务:分类是电子文件对ERMS管理范围内的对象,包括类目、案卷、文件等按分类方案在层级上进行整理的过程。分类可以确定电子文件所属的类别,并能与其元数据和关联文件建立联系,也可通过预定义的保管期限为不同层级分配保管期限。
(3)文件的保管业务:目的是确保电子文件在保存期限内,在保障“四性”的基础上得到有效地利用。包括文件的存储介质、存储设备、存储格式等,应选择可靠的载体和文件格式。
(4)文件的鉴定处置业务:ERMS随时依据保管期限与处置表,自动或手动调整电子文件的保管状态,对文件实施相应处置的过程。该过程需要严格进行审批及审计跟踪来记录文件的处置活动。文件处置通常包括移交、销毁和续存等类型。移交是指将电子文件移交到档案馆、第三方机构或者本机构中的其他系统。移交过程包含了文件格式的转换、“四性”检测、文件的封包等。销毁是指ERMS不但删除文件的存放位置指针,而且从存储系统中将文件的实体删除。销毁过程必须经过审批方可执行,并且不能销毁被销毁文件的元数据以及相关操作日志。若文件移交之后还需在ERMS中续存一段时间,系统可将该文件进行续存操作。
3 基于工作流的ERMS开发研究
通过对ERMS的一般业务流程分析,虽然各个业务模块从功能上讲是相互独立的,但不能满足信息共享的“信息孤岛”问题,因此,对于整个体系来讲这些“信息岛”却是不可分割的。在ERMS中引入工作流技术,使管理过程实现全程的、可预知的控制显得十分必要。
3.1 工作流概述
工作流管理联盟(WFMC)将工作流定义为:业务流程的全部或部分自动化,在此过程中,文档、信息或者任务按照一定的过程规则流转,实现组织成员间的协调工作,以期达到业务的整体目标[2]。WFMC发布的工作流参考模型如图2所示。
它详细描述了工作流管理系统的有关概念,并在此基础上给出了WFMC的各主要组成部分、各部分的功能及相互之间的接口[3]。包括工作流执行服务、过程定义工具、工作流客户端应用、直接调用的应用、工作流管理工具等几部分。其中,工作流执行服务是核心组成部分,负责工作流的管理机制。它由一个或多个工作流引擎组成,用于创建、管理和执行工作流实例,为过程和任务实例提供运行环境,负责解释、激活全部或部分过程定义。工作流引擎是工作流管理系统的核心软件[4]。
3.2 基于工作流的ERMS系统结构设计
基于工作流的ERMS将工作流定义为一个独立的模块,完成业务流程的定义、调用和处理等工作。基于工作流的ERMS系统结构图如图3所示,其中文件的生成模块是输入模块,流程模块为输入输出模块,统计信息为输出模块,安全控制模块负责电子文件的完整性、真实性等,并提供系统的备份及审计跟踪工作。通过流程模块与各模块的信息交互,实现数据的联系与共享。
3.3 数据库的选定
由于ERMS所捕获的电子文件来源于系统之外的各企事业单位的办公自动化环境,因此常常含有大量的结构不确定的、类型各异的非结构化数据文件,如文件、报表、影像等。本系统采用非结构化数据库进行数据存储,不但可以使用数据库管理系统本身的功能进行统一管理,也可利用非结构化数据库进行跨平台及全文检索,提高了系统的利用效率。
由于非关系数据库完全没有表的概念,因此设计原则是库与库之间的关联越少越好。本系统拟定义7个数据库,主要用于存储电子文件、元数据、分类方案、用户等相关信息,其中专门设计一个工作流数据库,用于存储系统中工作流引擎、流程定义所需要的流程实例、任务定义等信息。
3.4 基于JBPM的文件处置流程定义
流程定义是对业务过程进行计算机所能识别的形式化描述,从而得到计算机化的形式表示,用以支持运行过程的自动化。本文采用的JBPM6(Java Business Process Management)是基于J2EE的、开源的、易扩展的、轻量级的工作流管理系统,包含了工作流、业务流程管理、服务协作等功能。它采用轻量级XML结构的流程描述语言JPDL,扩充了建模能力,显得更加简单易懂。
下面仅以文件处置流程为例,使用JBPM6作为工作流开发工具,定义ERMS的业务流程,如图4所示。
按照工作流的过程定义,将处置业务流程描述为一个抽象的“过程定义”。处置业务流程有四个步骤,分别为:文件管理人员设置处置行为、审查单位审核、电子文件处置、及处置后的再审查,分别抽象为四个“活动”,均需要人工直接或间接参与完成。在这四个活动之间由若干流程线连接,用来表示活动的流转,我们将这些流程线描述为“变迁”。当“文件管理设置行为”活动出发,一条变迁将流转到后继活动。“审查单位审核”活动一经发出,按照变迁条件即审核是否通过,发生两条变迁。这个变迁条件可以使用变量flag代表“是否通过”,flag的值不为0表示“通过”,反之,flag为0表示“不通过”。“电子文件处置”活动发出的变迁有四条,由系统自动完成,变迁条件来源于设置的不同处置行为,对于个别重要的处置需要“处置的再审查”活动完成。这四个活动分别对应于不同的业务逻辑应用,对于人工参与的活动,可以使用表单页面进行数据处理。
3.5 ERMS与工作流的整合
采用工作流技术的好处是,当业务流程发生变更时,只需要对流程进行改进即可,从而避免了对原有系统的改动[6]。但是,ERMS既庞大又复杂,且必须保证电子文件的真实可靠性,因此不可能把ERMS系统都建立在工作流引擎之上,所以只有在需要工作流引擎的时候才使用它。这就要求必须解决工作流引擎与整个系统的开发框架的整合问题。
本系统拟采用JBPM6作为工作流开发工具,利用Structs2和Spring框架。采用典型的四层B/S架构,分别为客户层、web层、业务逻辑层和数据访问层。
其中客户层基于Ext JS RIA库构建。Ext JS是一个与后台技术无关的前端ajax框架。
web层负责web控制,运行在开源的Web容器Tom Cat上,采用Struts2框架实现。
业务逻辑层负责处理业务需求。JBPM用于处理所有与流程相关的数据操作。
数据访问层中DAO用于数据库直接部署操作,采用象关系映射框架Hibernate实现数据持久性。
4 结语
将工作流技术应用于ERMS系统,可以在最大程度上集成现有的软硬件资源、人力资源,实现资源的充分利用,提高电子文件管理的规范化程度,提高电子文件流转的效率,降低管理成本。
本文件通过分析ERMS的业务流程,仅以电子文件处置业务为例,使用JBPM的进行了流程分析和定义,已经为实现ERMS进行了初步规划,下一步将结合工作流技术进一步研究ERMS中的系统安全及可靠性问题,使ERMS真正符合档案学的技术特征,为保证电子文件的控制力、证据力和服务力提供技术保障。
摘要：工作流技术如今已快速渗入到各个行业的管理系统中,论文将工作流技术引入至档案行业的电子文件管理系统(ERMS),分析了电子文件的业务流转过程,采用JBPM6作为工作流开发工具,以处置业务为例进行了流程分析和定义,并初步研究与分析了系统的体系结构,从而为实现不同参与者业务流程的自动流转,和高效控制与管理业务的执行过程提供基础研究。
关键词：工作流技术,ERMS,电子文件,工作流引擎,JBPM
参考文献
[1]吴胜斌.基于工作流的办公自动化系统的研究与实现[D].长沙:中南大学,2009.
[2]吴朝晖.工作流系统设计与关键实现[M].杭州:浙江大学出版社,2006(4).
[3]段润英,薛锦云,吕明琪.基于软构件技术的OA系统的设计与实现[J].计算机技术与发展,2007,17(8):95-98.
[4]陈帅.工作流的信息处理模型浅论[J].科技信息,2010(15):42.
[5]孙逊,于英香.工作流在电子文件流程管理中的应用[J].兰台世界,2012(11):20-21.