电子档案风险管理研究

电子档案风险管理研究（精选十篇）

电子档案风险管理研究 篇1

网络已经渗透到社会的不同领域, 档案的管理也越来越离不开信息和网络平台。计算机网络为我们带来了便捷、效率, 也给我们造成了操作风险, 电子档案已经成为网络犯罪侵犯的主要目标。计算机给我们创造方便和高效的同时也给我们带来了管理风险。针对电子档案风险管理存在的问题, 应该采取有效电子档案风险防控措施。21世纪初的“熊猫烧香”案件给了我们深深的教训, 从计算机病毒产生之日起, 电子文件就时刻被暴露在风险之中。因此, 档案工作人员应该未雨绸缪, 及时发现问题, 面对问题, 寻找解决问题的方式方法。

二、电子档案的概念和重要特征

“电子档案”是指在档案管理部门保存的电子文件, 是伴随着社会的发展而在档案领域出新的全新理念。依据国家相关规定, 电子档案是指有留存价值的可以归入档案的电子文件和与其匹配的软件等数据。电子档案有以下重要特征。第一, 电子档案的动态性和虚拟性相结合。电子档案被储存的方式是以电子文件的形式存储在电脑中的。它有动态的特征, 他的存储是分布式的海量信息。第二, 数字、多媒体化。电子档案的信息整理、分类都是以数字和互联网为基础开展的。通过电脑的交互性实现的, 电子档案是多媒体的, 可以利用网络来具体操作。第三, 加工的标准化和智能化。在搜索技术方面, 电子档案是智能的, 检索系统可以根据检索条件来完成筛选工作。第四, 服务用户是第一位的。电子档案的优点是信息更完备, 从而让使用者在使用时不受时间、空间上的限制, 它的形式、内容都是以客户为中心来设计的, 电子档案使用户更多, 但同时也给档案用户带来了风险。

三、电子档案面临的主要风险

(一) 电子档案面临的主要风险。电子档案依据其自身的特征, 其风险可以分为以下几类:第一, 技术风险。鉴于电子档案对计算机的依赖性很强, 所以, 当计算机的软硬件产生问题时, 就会影响档案工作的效率。第二, 自然环境风险。造成这一风险的主要原因有, 保管的产地、天灾和人祸。保管场地的要素有温度、湿度等, 都会影响电子档案的保管效果。如过高的温度、过大的湿度都会减少信息载体的寿命。自然灾害是不可抗力造成的灾害, 如地震、洪水。第三, 网络风险。网络风险是一种搭建在开放性技术协议前提下的信息交流途径。他的防卫和攻击能力不高。当电子档案在网络上传送时就有可能因为硬件故障或是没有对内网和互联网进行隔离而受到的侵袭, 如, 黑客的侵袭。第四, 数据存取风险, 主要是由于数据存储方式不合理而对电子档案的是否真实、完备造成影响的风险。主要是在单位内部造成的。表现为:一是数据收集不精准。二是数据没有加密。三是按档案管理人员素质低、风险意识薄弱造成的操作问题。四是已篡改数据的人员。五是数据未能及时备份。六是涉密档案传送时泄露。第五, 风险管理, 电子档案是档案管理的新形式。但是在实际操作中存在资金投入不高、管理者不重视、人员配置不合理、管理制度不完善等问题, 这大大增加了电子档案管理的风险。第六, 法律风险。我国现有法律法规不完善, 电子档案中的数据的法律受保护的力度不高, 还没有明确的法律条文。

(二) 电子档案风险基本特征。第一, 电子档案风险的客观性。造成电子档案风险的因素有自然、社会和人为因素。这些因素都是客观的, 不随着人的意志改变而变化。正是由于这种客观性, 造成了人们对电子档案的风险管理受到限制。第二, 电子档案风险的不可规避性, 由于决定电子档案风险的各种要素是独立于风险主体的。电子档案风险管理的不可规避表现为:一是新的电子档案的风险会反复发生。二是引发电子档案风险的自然灾害是不随着主观意识而转移的。第三, 电子档案风险的随机性。电子档案风险是随机的, 风险的产生、发展、产生的场景、都是不可控的, 它往往是不能够提前预测的。

四、电子档案风险管理对策建议

(一) 电子档案风险管理原则。科技的发展进步给社会带来了巨大的风险。风险管理已经成为电子档案管理的重要工作, 其管理原则有以下几点:第一, 尽量能够在风险产生前, 利用各种预判方法, 降低风险产生的概率。在风险发生中, 利用各种手段第一时间做出反应, 降低风险带来的损失。在风险后, 总结经验, 以备今后得以借鉴。第二, 前端控制。为了能够实现电子档案的真实性, 前端控制是非常有效的管理方式。可以有效提高电子档案管理效益。第三, 控费原则和风险平衡原则。我们要重视降低成本和机会成本的均衡, 尽量使风险控制成本大于机会成本。

(二) 电子档案风险控制。对电子档案的管理, 应该做到对随机出现的风险进行预判, 把风险发生的可能降到最低是风险控制的目标。在风险管理时, 第一步是进行风险辨别, 第二步是对风险的预判, 第三步是风险控制方式的选择, 他们三者构成了不可或缺的有机整体。

1.电子档案风险识别。电子档案风险识别是指使用不同的途径, 对未来有可能发生的风险及可能会造成风险的因素进行辨别、整理。风险管理首先要做的是对风险进行预判, 也就是说首先应该调查研究电子档案风险存在的种类和有可能酿成的后果, 便于档案管理工作者增加对风险的认知和了解。

2.建立风险评估机制。电子档案风险评估是信息管理体系对所存档的信息的完备性进行系统性评估的流程, 是电子档案风险管理工作的重要内容。风险评估包括:预估电子档案的价值, 电子档案的形式、传输程序、加工和处理, 评估电子档案对保密、完备的标准。估算电子档案及有关财务是否脆弱、潜在风险发生的可能, 估算电子档案遭到损坏后的严重影响。

3.电子档案风险控制。风险控制是电子档案风险管理的重中之重, 依据风险评估, 有针对性地采取措施。风险控制的最终目标是尽量减少对电子档案管理所产生的风险, 从而达到电子档案管理的人、机器和环境相配合。

4.构筑技术保护屏障。电子档案风险防控的重要方式是利用安全的信息安全技术。此类技术包括:物理、网络安全技术、数据加密、备份、病毒防护技术, 身份认证、事故应对技术、紧急应急技术等。在实际操作中, 用得比较频繁的是防火墙技术、电子签名技术、WORM技术、存取权限控制等, 保证了电子档案信息是独一无二的。

5.实现规范化管理。第一, 提升档案管理队伍的管理水平, 人是档案管理核心要素, 以人为本, 提升档案工作者的风险防控认知, 提高专业技术水平、更新管理知识, 避免了电子档案工作人员因工作失误而形成的风险。第二, 优化内部管控制度。实践表明, 电子档案的风险管理水平主要来源于企业内部, 内部风险的防控要比外部风险防控高。依据电子档案管理流程、建立健全管理制度, 增强内部监管是电子档案风险管理的首要工作。核定电子档案归档、范畴、技术、软件、数据等, 保障电子档案质量的连续可行。

6.电子档案风险控制策略。第一, 人本策略。认识电子档案风险管理的重中之重。以人为本, 加强档案管理者的风险意识, 提高业务水平, 定期学习管理知识、提高管理理念, 降低档案管理者在工作中存在的风险, 从而避免经常发生的风险。第二, 制度策略。制度保证。完善科学合理的管理制度是规划公司有效运营的重要手段, 制定电子档案体制, 严防死守。国内外许多研究说明, 许多威胁是从组织内部开始的, 对内部威胁的防控比外部威胁的防控更难。

摘要：计算机网络为我们带来了便捷、效率, 也给我们造成了操作风险, 同时成为网络犯罪向电子档案侵袭的重要方式。我们要加强电子档案的风险管理, 做好电子档案风险的甄别, 应该采取电子档案风险防控有效措施。

关键词：电子档案,风险,对策

参考文献

[1]宗文萍.基于价值链理论的档案信息安全管理[J].档案学研究, 2005 (1) :38~42.

[2]陈涛, 千峰.浅析从定性到定量进行风险管理的步骤[J].商业研究, 2005 (12) :18~20.

[3]许国栋, 李心丹.风险管理理论综述及发展[J].北方经贸, 2001 (9) :40~41.

[4]袁湘华.企业档案计算机管理网络安全策略[J].档案学通讯, 2002 (1) :43~44.

[5][加]露西安娜·杜兰蒂.如何长期保证电子文件的真实性[J].李音, 译.中国档案, 2000 (3) :6~48.

电子档案安全管理方法研究 篇2

电子档案安全管理方法研究

随着计算机技术的迅猛发展,我国纸质档案数字化已经成为了必然趋势,这就提出了电子档案安全管理的问题,从物理因素、人为因素、计算机病毒、黑客等几个方面分析了对电子档案造成威胁的原因,并针对这些原因探讨了电子文档的安全管理方法.

作 者：包新彩 作者单位：新乡医学院图书馆,453003刊 名：农业图书情报学刊英文刊名：JOURNAL OF LIBRARY AND INFORMATION SCIENCES IN AGRICULTURE年，卷(期)：22(7)分类号：G250关键词：电子档案 计算机病毒 黑客 防火墙 信息安全

电子档案信息安全管理研究 篇3

关键词：电子档案；信息安全；保障措施

1.问题的提出

当前，很多单位缺乏对电子档案信息安全管理的知识和技术，难以保证电子档案的安全、可靠的状态。因此，电子档案迫切需要解决信息安全的问题。电子档案源自电子文件，它是在计算机中产生的文字、图形、声音、影像等多种信息，将其进行数字化集合，使其具有归档保存、备查、凭证作用。各单位应保障电子档案原始性、真实性、可靠性,构建完善的信息安全保障体系[1]。

2.电子档案信息管理存在的安全问题

2.1 物理安全问题

电子档案的存放环境影响着电子档案信息管理存在的安全。例如：存在环境的温度、湿度、以及防盗、防毁、防磁能力。要保证电子档案的计算机系统不受自然灾害和人为破坏。电子档案的信息安全首先要解决物理安全，通常可以采取对传导发射的防护和对辐射的防护两种措施，来保证电子档案的物理安全。

2.2 软件安全问题

电子档案信息安全需要软件安全，才能使电子档案正常运行流转。电子档案的运行软件应满足技术要求，能够实现严格的权限控制，保障合法用户可以对电子档案进行创建、归档、利用，避免非法用户的访问和非法拷贝的问题。

2.3 数据安全问题

电子档案信息安全最重要的就是数据安全，这样才能保证电子档案信息的完整、有效，避免被修改、泄露等。为此，应对电子数据进行备份，确保数据的安全。通过在线备份管理的方式，并根据实际情况采取近线存储与离线存储结合的方式进行数据备份。而电子档案在变化的软硬件环境中，会出现电子文件不能被识别读取的安全隐患，这就需要对软硬件环境进行备份，或者对备份的数据进行“数据转换”操作。对电子档案进行备份介质的选择上，可以选择光盘、磁带、闪存盘和缩微胶片[2]。电子档案的备份可以按时间段、项目等进行分类备份。与此同时，还应根据档案数据的安全管理级别设置权限的安全管理，以对应不同类型的访问用户。

2.4 网络安全问题

电子档案的计算机网络及其节点可能受到威胁和网络的脆弱性的安全问题。因此，有必要保证计算机网络的安全，这样才能为用户的异地使用电子档案信息保障网络的畅通安全，实现有效地利用电子档案信息。网络安全问题的解决一般采取物理隔离、应用防火墙以及身份认证等安全技术，而防火墙技术成为最佳的同外网隔离与访问控制的措施。

3.电子档案信息安全管理的保障措施

3.1 增强安全意识

电子档案的使用单位和操作人员应创新服务形式，提高安全意识。各单位应积极进行电子档案的资源共享，建立电子档案的共享联盟，通过计算机网络技术，为各类用户提供安全、优质的信息服务，包括网上档案信息查阅，咨询服务。单位应对电子档案管理者进行培训，提高档案信息服务的质量和效率；增强他们的安全意识、保密意识，以及工作责任心。

3.2 基础设施和应用系统建设

各单位应加强电子档案的基础设施和应用系统建设，为社会用户的电子档案使用创造广阔的交流渠道和途径。这些基础设施应是智能化、综合性的电子档案馆，能够对盗窃、水灾、火灾实现控制的安防系统；电子档案信息管理平台优化电子档案信息管理系统。推行电子档案的管理标准，各单位还应推行电子档案的管理标准，完善电子档案操作的规范体系，使电子档案管理实现权责分明、集中管理、定期检测、定期维护、以及技术风险评估制度[3]。

3.3 技术的不断升级

电子档案信息安全管理技术应不断进行升级，目前最通行的几种升级手段包括[4]：第一， 签署技术。电子档案的签署能够保证该份文件的原创性。电子档案的签署技术一般包括证书式数字签名和手写式数字签名。第二，加密技术。这样可以确保电子档案内容的非公开性。这种技术采用的是双密钥码进行加密，防止第三者解密原文件。第三，身份验证。通过对用户进行身份验证,可将非法用户拒之系统之外。第四，防火墙。它是一种访问控制技术, 控制进、出两个方向的通信，使被保护网络的信息和结构不受侵犯。第五，防写措施。用户只能从计算机上读取信息,不能追加或擦除信息,保持电子档案的原始性和真实性。通过以上措施，可以加强计算机网络的安全性，防止病毒和黑客的攻击，确保电子档案信息不被非法访问，以及篡改、和毁坏，从而有效保障电子档案信息的安全。

3.4 营造良好的电子档案存放环境

首先，要保证电子档案载体的物理安全。通常情况下，电子档案存储在磁、光介质上, 这样就必须创造一个适合于磁、光介质保存的温湿度环境。电子档案存放环境要求温度在14 ~24摄氏度之间。这样的温度可以防止电子档案的介质变脆,避免老化。电子档案的环境湿度应在40%~60%之间。这样的湿度可以防止磁带、磁盘的膨胀与变形,避免变脆易碎。电子档案存放的载体应直立排放,避光、防尘、防变形, 同时要远离强磁场和有害气体。其次，确保电子档案内容具有严谨的逻辑。电子档案采用最新技术与方法，尽量保持内容格式编排上的一致。电子档案所依赖的技术及数据结构和相关定义参数进行保存, 并可以采用先进技术加以转换。再次，要保证电子档案的原始性。电子档案以原始形成的格式进行还原显示。要求保存电子档案的相关支持软件和整个应用系统进行妥善保管，这样就能够使电子档案按原始的面目进行显示；或者保存原始档案的电子图像；或者保存电子档案的打印输出件或制成缩微品。保存的电子档案应容易理解。保存电子档案的内容应尽量避免被人不完全理解。因此，为了使电子档案便于理解，在保存电子档案时，应保存与档案内容相关的信息，例如: 元数据、物理结构与逻辑结构的关系，电子档案名称、存储位置；与电子档案内容相关的背景信息等。最后，单位应对电子档案载体定期进行有效的检测与维护。电子档案载体受到环境的不良影响,应定期检测保存的电子档案载体，及时处理存在的问题，保证电子档案的安全性。在对电子档案定期检测,应考虑时间和成本的问题，应采用随机抽样的检测方式，保证样品数量高于10%，检测的过程应注意电子档案载体的外观, 查看其是否有损坏或变形,有无霉斑等；在对其进行逻辑检测, 应使用专业检测软件进行读写校验，在遇到出错的载体,应及时进行修正。要保证检测的操作规范，不能出现人为损坏。

3.5 构建电子档案安全体系

各单位应构建电子档案安全体系，促进电子档案的高效和安全使用，安全体系提供的保障包括系统安全性和信息安全性。这些防范措施可以防止非法用户的侵入，保证用户的权限操作，促进电子档案长期稳定的状态。构建电子档案安全体系应从以下几方面着手：

第一，应确保网络传输安全。这能够保证电子文件在网络上传输的安全性，确保用户在线阅读电子文件的安全。

第二，加强电子档案的信息存储安全。采用电子文件的加解密、电子文件的防篡改技术保证电子文件的原始真实性。

第三，加强操作系统的安全性。单位建立服务器操作系统的安全维护、升级、服务器系统打补丁的工作。

第四，建立安全检测系统，包括安装杀毒软件、防火墙、升级。

第五，加强应用系统安全建设。其内容应包括安全登陆、资源访问安全，确保电子档案应用系统的安全。

第六，加强电子档案系统安全审计。单位应建立电子档案系统的安全审计功能，建立电子档案使用和操作的审计日志，并定期进行审计，及时发现系统安全隐患。单位构建电子档案安全体系，不但应用先进的技术保护措施，而且还应执行科学规范的管理制度，确保电子档案的安全。

参考文献

[1] 杨安莲.论电子文件信息安全保障体系的构建[J]. 上海档案, 2010, 7

[2] 王秀华，霍东方.电子档案信息安全管理和技术措施[J]. 河北大学学报(哲学社会科学版), 2002, 2

[3] 胡雪飞.电子档案信息安全管理初探[J]. 机电兵船档案, 2010,4

电子档案安全管理研究初探 篇4

一、电子档案管理中的问题

(一) 电子档案的载体安全

电子档案的载体材料是磁性物质和光盘, 这类载体成分比较复杂, 性能不稳定, 容易受外部环境影响。例如, 高温有利于有害生物的繁殖, 加快各种微生物的生长速度, 使有害化学物质对电子文件保存载体产生破坏;潮湿环境利于有害生物生长, 还会促进空气中的有害气体和灰尘等不利因素对电子文件保存载体产生破坏;光向外辐射时会产生热量, 这种光辐射会影响电子档案载体的耐久性等。

(二) 网络安全问题存在隐患

网络的发展使电子档案在更大的范围内得到共享, 但同时, 网络本身具有多种不安全的因素, 如:病毒、木马程序、黑客等, 直接对电子档案的安全构成威胁。这些威胁主要是因为系统的非法入侵, 电子信息在存储和传输过程中会造成篡改、泄漏和破坏等, 使得电子文件的完整性、机密性、真实性受到威胁, 由此给电子档案信息的安全管理带来了难度, 同时也给档案管理提出了新的要求。

(三) 档案管理安全意识淡薄, 专业素质亟待提高

长期以来, 由于传统观念的影响, 以及电子档案保管和利用环境等现实因素的制约, 电子档案信息管理人员的安全和保密意识缺乏。特别是网络发展相对落后的地方, 很多网络系统维护人员缺乏一些必要的网络信息安全意识, 造成无意侵权、档案丢失、电子档案光盘存储错误等问题, 这些都给电子档案的安全管理带来威胁。由于电子档案的特性, 管理过程中的控制比纸质档案难度要大, 这就需要既熟悉档案业务, 又掌握现代信息技术的复合型人才。而电子档案管理工作人员知识结构较为单一。特别是对网络安全、计算机技术、数据库技术等相关知识了解较少.管理人员面对新的需要显得难以适应、无所适从。

(四) 管理制度不健全

传统档案之所以具有凭证价值, 在一定程度上取决于严格的管理制度。而目前, 档案数字化过程及从电子文件的生成到归档保存都缺乏十分规范的程度化管理, 缺乏严格而科学的标准体系和业务管理制度。诸如:电子档案的形成单位、管理人员和利用者之间缺乏严格的操作与技术规程;应急处理预案的处理能力弱;没有专门的组织机构以及专职的档案信息安全管理员等, 这些因素的存在直接威胁到电子档案的安全管理。

二、电子档案安全管理措施

(一) 加强电子档案自身安全性

1. 选用优质电子档案信息载体。

磁带、磁盘、光盘的质量直接影响其使用和贮藏寿命, 所以应采用质量好、性能优的磁带、磁盘、光盘来存贮档案信息。

2. 创造适宜的保存环境。

将电子档案存放在无磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀性气体和温湿度适中的环境中;存放要避光;做好卫生工作, 定期除尘;存放时不要大量堆积、应在盒中直立存放, 以防被压坏, 避免磨擦和划痕;避开磁场和电场、防止有害生物、防止机械震动等。

3. 做好电子档案数据备份恢复工作。

备份技术是一种安全策略, 是确保电子档案信息安全的一个非常重要的技术手段。备份对象主要为文书、照片、音频、视频等电子档案和传统档案数字化后的文件, 最好实行双备份制, 一份封存, 一份提供借阅。针对网络的不安全性, 要建立数据备份和恢复系统, 确保关键信息能在计算机和网络发生灾难性故障后得以恢复。

(二) 提高网络信息安全技术保障

网络是电子档案产生和应用的主要环境, 网络的安全性是信息安全的重要保障。保障网络安全的技术有:

1. 加密技术。

由于电子档案信息具有的可复制性和部分文档的涉密性, 可采用加密签署技术, 不仅可以避免因电子档案信息被复制而带来的危险因素, 也可以确保电子档案信息的原始性, 还可以保证涉密性电子档案信息不被公开, 以确保电子档案信息的真实性。

2. 防火墙技术。

这是一种访问控制技术, 在某个机构的网络和其他网络之间设置障碍, 防止非法入侵。防火墙的安全保障能力仅限于网络边界, 它是通过网络边界建立起来的相应网络监控系统, 不符合规定的都拒于墙外。

3. 病毒防治技术。

计算机病毒是一种特殊的、具有破坏性的计算机程序, 具有自我复制能力, 可通过非授权入侵执行程序或数据文件。在病毒防治上, 要灵活运用各种软硬件技术确定查杀方案, 经常使用杀毒软件查杀病毒, 小心防范未知病毒的破坏。

(三) 增强安全意识, 加强人才队伍建设

随着档案信息化进程的推进和现代档案事业的发展, 对档案管理人员提出了新的要求。档案工作人员要提高认识, 转变思想观念, 积极参加业务培训工作, 系统掌握现代化管理知识和档案专业知识, 具备较高的计算机水平和网络管理技术, 努力优化知识结构。同时档案工作者要增强档案信息安全意识和责任心, 增强保密观念和意识。在电子档案的安全管理中, 威胁最大的不是计算机软硬件方面的漏洞, 而是计算机使用人员的安全意识。很多病毒的运行或者非法访问都是人为原因造成的, 为此, 最好注意以下几点:

1. 禁止使用电子档案管理专用电脑访问外网。

网络上潜在着很多的威胁, 一旦被网络攻击者锁定, 就很有可能被非法访问, 造成数据丢失或者修改破坏。

2. 不在电子档案管理专用电脑上随意安装软件。

在电子档案管理专用电脑上最好安装正版软件, 不要在电脑上安装任何与档案管理工作无关的软件, 以免造成系统缓慢或者冲突, 降低系统的可靠性。

3. 轻易不要使用U盘移交电子档案。

U盘是一种USB接口的移动存储设备, 是病毒最理想的传播工具。在电子档案的移交过程中, 应该尽量减少U盘的使用。

(四) 建立健全电子档案管理制度

为确保电子档案信息的安全, 必须建立一整套科学、合理、严密的保管、保密和利用制度。

1. 建立电子档案归档管理制度, 推行双套归档制。

实行双套归档制, 即所有的档案文件通过电子档案和纸质档案两种形式同时进行保存, 电子档案文件存档时必须进行安全检查, 两种档案要保持一致。

2. 建立严格的保管、保密制度。

所有归档的电子档案文件都要进行保护处理。作为存储介质的光盘、硬盘等, 应处于只读状态, 用户只能从计算机上读取信息, 不能做任何修改, 确保电子档案信息的原始性。电子档案文件要定期进行安全性、有效性检查, 一旦发现存储介质或信息有损坏, 应及时进行修复或拷贝。

3. 加强电子档案的提供利用管理。

建立便于电子档案利用的管理系统, 同时加强电子档案利用人权限的管理。电子档案文件在提供利用时, 要防止利用过程中的信息泄密和信息损坏。此外, 在向公众网上传档案信息时, 要提高安全意识, 防止失密、篡改事件的发生。

三、结语

总之, 电子档案的出现, 给传统档案工作带来了诸多的挑战, 档案工作要适应未来的工作环境迎接新技术革命的挑战, 必须从现在开始加强对电子档案管理问题的研究和创新, 并尽快掌握现代化管理的有关知识和技术, 以适应未来对档案事业的发展要求。

参考文献

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[2]包新彩.电子档案安全管理方法研究[J].农业图书情报学刊, 2010 (7) .

[3]王娟.新时期电子档案管理的安全问题探究[J].中华民居, 2012 (11) .

电子档案风险管理研究 篇5

一、电子档案使用的主要途径

电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。

1.提供拷贝。拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。作为档案部门，当向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。

2.通信传输。通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。

3.直接利用。直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。直接利用的特点是可为利用者提供技术支持，也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这一方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。

二、加强电子档案管理的重要意义

电子档案对于大部分的单位和部门来说，还是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。下面，我们将就加强电子档案管理的重要意义进行分析。

1.加强电子档案管理，有利于节省人力物力。？在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。？

2.加强电子档案管理，有利于提高服务质量。？档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。

3.加强电子档案管理，有利于满足多样化需求。 随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。

三、做好电子档案管理和利用的主要措施

由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度展开工作。

1.建立档案利用制度，整合各类档案资源。 要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。

2.规范档案利用方式，避免不可挽回损失。 电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。

3.建立“双套制”模式，确保重要信息完整。 所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。另外，“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该实行“双套制”，哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，才不会造成人、财、物力的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。

4.加强工作人员管理，提高档案保护意识。电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化，导致了利用工作的复杂化。因此，必须加强对档案管理工作人员的管理，从思想上认识到档案管理工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度的被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。总之，必须提高电子文件的制作者和管理人员的责任心，使他们养成忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。

电子档案风险管理研究 篇6

关键词：电子档案；分级检索；系统研究

一、档案电子系统的优备化

（一）储存含量的优备化

传统保存信息录入工具比较多元化，在现代信息不够具有特色的时代，人们多用文笔、图文、磁带、相机等多种特色性功能的工具来记录一些我们想要保存下来重要的信息、录音等档案，现如今的电子化管理档案解决了最原始收存信息工具的欠缺，相对于原始传统录入工具，现一系列电子化管理有着不可比拟的优点，例如所占内存空间较大不用担心所收纳信息太多内存空间过小的顾虑，操作人员误删的重要文件可以在回收站重新打开。所以现代化档案管理的电子化有着以一比十的作用，随时随地的进行信息剪切、复制、备份等具有特色的现代化优点。

（二）建立储蓄样式的优备化

在对于有关人员所需保存的文本信息的保存时，可以建立一个虚拟的空间保存室用来进行保存，通过不同种类文本信息和表达文本方式的不同进行区分并按类排放，这样可以方便工作人员的分类查找所需信息文件，节约时间。

（三）方便、快捷的优备化

在有着专门存放档案信息的储存空间室，有关工作人员在进行查询方面有着便捷化的优点，可以对所需对应电子信息按照不同类别进行点击、搜索连接服务器进行观察或根据个人工作要求进行文本信息的录入，用以此来完善档案文本信息的全面化。

二、建立完善的档案管理电子化系统

一个完整的档案管理电子化系统的建立离不开传统系统的档案录入、储蓄系统的保存和访问权限的设置，需要这三者结合才能达到成熟的档案管理系统。

（一）传统系统的档案录入

现代化管理档案系统虽然有浓浓的现代化气息，但依然离不开传统的档案录入，我们在传统储存电子化系统中，对文件的输入、编排、录入等环节的基础上又加大对此系统的改良，成为符合电子系统的专业文本。

（二）储蓄系统的保存

在我们的档案管理系统完善之后，我们需要对重要的文本文件进行保存储蓄，当然，根据所需保存信息的个数进行编排分为不同的储存框，然后再根据其类别进行分放。在简单的存档设置中，可以自定义的大致分为简单的直线型和复杂的交叉型。

（三）访问权限的设置

在日常工作过程中肯定需统计文件的可见程度，一些文本文件属于机密文件，一般人是无法进行随意查看，所以为防止发生重要信息的泄露，我们需要在此系统上进行设置观看权限或设置访问密码，也就是所谓的检索系统，当有关工作人员需对重要文件进行访问时，必须通过此程序方可进行查看。

三、电子化储存系统的操作要点及其复杂化

（一）档案管理电子化系统的操作要点

1.档案管理电子化系统给人们带来诸多便利，虽节省了大量人力物力，但对人们技术含量有一定的话语权，当然这也和相关工作人员的细心密切相关，档案管理电子化的高效率工作要求必须有着完整的工作套路体系极其有关部门具有标准化的管理模式。这是难点之一。其中包括工作人员对电子文本信息的获取、电子文本信息的保存、档案电子化程序和文本信息的访问设置权限。工作人员需对电子系统的操作流程倒背如流，以保证工作的顺利进行，准确的使所获文本信息正确保存在所建的文本储存室，这样才方便有关工作人员对文本信息的查询阅读、检索系统的正常运行，如果我们所录入的文本信息与文件类型不符，严重则可使我们的日常工作受到干扰。

2.分级检索系统的操作程序。上文提出有些重要文本文档非特殊人员不得观看，以防止重要文本信息的泄露，所以加密工程就起到了关键性的作用，我们所讲的分级检索也就是分层工作检验，通常设置为两个环节，其功能效果大同小异，无非在特殊人员需要翻阅重要文本文档时进入的加密档案室所走程序，第一个为以所在职位的高低为划分界限，职位达到一定的级别才可进入加密档案储存室进行查阅重要的文本文档，反之职位未到达所设标准，则无权进行翻看，另一个就是设置访问权限，上文也粗略的介绍过，就是对重要文本文档进行加密设置，只有通过加密程序的工作人员才有权利进行翻阅查找。

（二）档案管理电子化系统的复杂化

1.在对于传统档案系统，电子系统所需技术含量、文本信息的录入方式都有一定的技术要求，所以其复杂程度可想而知。

2.传统的档案信息储存是用简单的纸张进行文本信息的录入，所以可以进行翻阅进行查阅对比，以此确认文本信息的可靠性，但现代的电子档案储存就相应的减少了人们对文本信息可靠性的确认程度。所以以现代的科技水平，在技术上有很大的上升空间。

四、档案储存文本信息的安全对策

在电子储存文本信息的过程中都是建立在同一个服务器上，所以对于文本信息的泄露存在很大的风险性，因此我们采用一些措施防止文本文档的丢失，上文提出的通过对文本文档的加密程序来增大文本文档的安全性是个比较实质性的一个方法，另外为防止文本文档的误删或丢失事件的发生，可采用对文本文档进行定时备份的方法，这样可以对丢失的文本信息进行恢复以此把信息丢失的危害性降到可承受范围。

五、结束语

在科技水平技术完善的现代化设施中，档案电子化系统已趋于完善化，虽然在实际操作过程中具有一定的难度，但相对于传统档案管理系统，电子化系统具有不可比拟的优点，为解决档案管理电子化系统的复杂程度，本文笔者通过简单粗略的介绍此系统的优备化，向外进行补充，明确档案管理电子化及分级检索的操作要点、复杂程度、解决档案等一系列程序，为简单、便捷的档案储存提供实质性的经验。

参考文献：

[1]董春明.对档案数字化建设的探讨[J].中国新技术新产品，2009（13）.

[2]杨安莲.聚焦电子文件管理前沿——国际电子文件管理研究热点及启示[J].档案学通讯，2007（06）.

电子病历档案的管理作用研究 篇7

一、电子病历档案概述

所谓电子病历, 即通过电子设备来对病人的医疗记录进行保存、管理、信息传输与重现的一种数字化系统, 是具有复杂性、系统性与长期性的一项工程, 能够实现计算机软硬件系统与医院管理系统的有效结合, 需要相关机构的协调来对规范和标准进行统一制定。电子病历能够储存在多种载体中, 比如光盘、网络服务器和IC卡等, 为医护人员提供便利, 随时查询与检索病人的相关资料。

二、电子病历档案的优点分析

医院的电子病历档案主要对患者相关健康情况、医疗护理状况等进行记录, 具有五个方面的优点。首先, 在医院科技发展的过程中, 电子病历档案是新产生的事物, 体现出科技强医的优点, 还具有一定的便捷性、高效性, 并且节省了很多时间。在医院设备、医生和患者都不变的情况下, 患者不需要排队, 而是通过电脑叫号, 医生可以在电脑上直接快速开好处方, 患者在收费处缴费完毕, 即可到医院的取药窗口领取自己的药。因此, 电子病历档案为医院的医疗活动提供了便捷性, 还节省了大量时间。

其次, 电子病历档案中存在大量数据, 可以为患者的持续治疗提供便利性, 实现异地专家的会诊。

再次, 电子病历档案在医院开展的医疗活动中占据着很重要的地位, 其影响非常大。在电子病历档案的应用过程中, 不但会减少病历档案管理的工作量, 还可以在很大程度上减少医院病历档案的储存空间, 避免病历档案资料丢失, 确保其完整性。而且电子病历可以为医院的工作人员提供科学的现代化作业工具, 对医院中各个方面进行紧密联系, 实现医院的信息共享, 提高临床的工作效率。

然后, 电子病历档案有利于医务人员对患者的相关资料进行查阅与检索。医院的工作人员采用先进的数据检索技术在电子病历中快速地对相关资料进行查阅, 能够对病历档案信息进行更加充分的利用, 可以为医院教学、医学临床、与医院科研等多个方面提供快捷、全面、有效的信息, 从而将时间、物力和人力大量地节省下来, 有效地提高了医务人员的工作效率。

最后, 电子病历档案很容易存储, 比如可以存储在硬盘、光盘、网络中, 不但存储量比较大, 还可以将大量空间节省下来, 为医院的管理工作提供便利。同时, 电子病历档案存储的时间比较长, 为医院的管理工作节省了大量的人力与物力资源。因此, 与纸张形式的病历档案相比, 电子病历档案的优点比较多。

三、电子病历档案在医院领域的作用研究

(一) 电子病历档案的管理分析

在医院领域, 电子病历档案主要基于管理而展开病历档案相关数据和信息的统计、分析、应用以及评估, 是一项病历档案信息利用的高层次管理工作。在这个过程中, 病历档案室的行政管理职能与相关业务可以得到充分利用, 并且在医院信息管理、电子病历的开发项目中, 对计算机技术进行充分利用, 从而服务于电子病历档案的使用者。

1.档案终末管理分析。电子病历档案的建立主要由其管理系统自动完成相关资料的收集、整理以及存储等一系列智能化行为来实现。而医院对电子病历档案进行终末管理, 也就是不但要审核档案首页的填写、患者疾病诊断相关书写的完整性和准确性, 对其进行质控, 还需要抽查报告单上传的数量、质量, 并且健全与完善医院电子病历档案管理系统, 确保电子病历档案资料不缺失。

2.疾病诊断和手术操作的编码分类分析。医院采取多编码原则来进行患者的出院诊断、手术操作等方面的编码工作, 严格根据相关编码规则来对电子档案首页的患者疾病诊断、手术操作名称等内容进行编码, 从而可以将其转录到医院纸质病历档案的首页中, 也可以将该首页完整打印出来。

3.档案借阅管理分析。个人要借阅医院的电子病历档案, 则需要在其终端进行操作, 将借阅请求发送出去, 由管理人员审核, 通过之后就可以对档案进行查阅。因此, 中间环节省下了很多, 借阅者随时可以用其账号与密码在医院内网中对电子病历档案进行阅读。而且同一份电子病历档案可以多人借阅, 与传统借阅方式相比更加方便, 还能在很大程度上减少科研样本资料采集的时间。而电子病历档案有专门的阅览室, 可供医学生、医务人员基于学术与教学的目的而查阅。另外, 电子病历档案在系统的设置下可以向逾期未还档案的人催还, 还可以将借出的档案自动回收。

4.档案封存管理分析。电子病历基本规范的相关规定表明, 当医疗纠纷发生时, 应该在医生和患者都在场的情况下, 对电子病历进行锁定, 并且制作出完全相同的病历纸质版, 将其封存起来。因此, 医院在对电子病历档案进行封存管理时, 需要同步封存完全相同的纸质病历档案, 两者的效力相同。

(二) 电子病历档案管理的强化途径分析

1.培养良好的电子病历档案管理团队。电子病历档案科室的管理人员应该具有一定的临床工作经验和档案管理经验, 能够熟练掌握计算机应用技术。科室成员应该为专业人员, 而且多为年轻人员。另外, 管理团队要树立创新意识, 在对电子病历档案进行管理的过程中, 开创先进文化, 以调动科室人员与管理人员的积极性。

2.对电子病历档案管理前端进行控制。医院要建立电子病历档案管理的自动化系统, 并且对其进行完善, 从而实现电子病历档案管理前端的良好控制。因此, 医院管理者在建立电子病历的同时, 制定了电子病历和纸质病历一致的管理制度, 并且制定两者同步管理的相关规定。病历档案管理人员是病历档案管理的主体, 可以在电子病历档案管理系统建立与日常维护的过程中, 充分发挥其专业知识, 根据相关管理规则, 积极主动地参与到电子病历档案管理的开发与建设中去。因此, 电子病历档案管理系统不但满足了相关规范, 也在不断创新的过程中实现了更进一步的完善。

3.加大电子病历书写的督导力度。管理人员应该对临床病历质控系统进行完善, 实现电子病历结构化的改造, 从而完善智能提醒、时限管理以及质控标准等方面的功能。与此同时, 管理人员应该对运行病历的相关质控情况进行监督, 以及时将相关整改要求和指导发送出去, 在最大程度上实现病历管理的前端控制, 从而能够形成合格而且完整的电子病历。

4.加大电子病历档案的终末管理力度。病历档案质控人员应该及时将无法通过时限规定的病历回退, 并且修正。电子病历只有被审核合格之后, 才能采用人工方式来上传归档, 确保病历档案首页信息不但真实, 而且准确完整。而新形势下, 新版规定对电子病历档案管理的主体与相关管理措施进行了明确, 提高了管理的可操作性, 促进电子病历档案管理工作的开展。

四、结束语

电子病历档案在医院信息系统中占据着很重要的地位, 可以奠定其长期发展的基础, 实现更高级的医药卫生信息化。如今, 电子病历档案应用在医院领域中, 发挥的作用越来越重要。但是电子病历档案依然存在需要改进的地方, 需要医院与患者、卫生部门等相互配合, 共同达到目标, 促进电子病历档案的发展。

摘要：如今计算机技术随着社会经济的发展而不断进步, 电子病历档案适应社会新的发展要求而产生, 而且在不断地健全与完善, 在医院病历档案管理工作中占据着重要地位。本文主要电子病历档案在医院病历档案管理中发挥的作用进行相关研究。

关键词：电子病历,档案,管理

参考文献

[1]姜海娟.浅议电子病历档案的管理作用[J].科学中国人, 2014, 10:43.

[2]何群爱, 梁淑英, 陈小二, 杜春花.无纸化电子病历档案管理模式的研究与实施[J].中国医药指南, 2010, 31:167-168.

电子档案风险管理研究 篇8

一、电子档案与纸质档案共存现状

纸质档案产生于造纸术的发明,人们用墨汁在纸上形成文字和图画,通过分类整理保存起来,成为历史的记录。随着社会的不断发展,纸质档案的管理越来越趋于规范化、系统化,但历史的进步也会使纸质档案成为发展的附属品,规模与内容都越老越庞大。随着计算机的产生,电子档案作为一种新兴的存储、管理方式进入人们的视线,而且凭借其方便快捷、容量大的优势迅速得到人们的认可和大量使用。电子档案依托于计算机媒介不仅方便快捷,更多地提供了数据分析整理、综合归纳等诸多功能,对于档案的整理归类具有非常大的帮助。但这并不能说明纸质档案完全可以被电子档案所取代,现代社会中纸质档案并不是人通过墨水在纸上写画形成的了,主要是通过电子档案打印而成,从一定程度上讲,纸质档案可以作为电子档案的后备力量,因为电子档案稳定性差,硬盘的存储受到时间的限制,而目前具有专门用于保存档案的纸张,这样一来对于档案就有了双重保险,更加有利于档案的管理与保存。

然而目前的状况并不如我们想象得简单,在电子档案日益风靡的情况下,纸质档案似乎有消亡殆尽的趋势,人们在现有的基础上并没有想得长远,更没有看到电子档案自身拥有的独特优越性,只是在图方便只保存电子档案。因此,电子档案和纸质档案在目前来讲具有共存的必要性,随着科技的进步与发展,当电子档案克服自身不足后,电子档案取代纸质档案必然成为趋势。

二、电子档案与纸质档案共存阶段存在问题

1.电子档案管理不规范。由于电子档案兴起时间较晚,人们对电子档案的认识仅局限于应用阶段,尚未有人专门研究电子档案的系统管理与漏洞补救,因此在现阶段,电子档案的管理体系还处于缺失阶段。首先,纸质档案经过长时间的发展已形成了一定的归档系统,但是电子档案尚未形成系统的管理模式,人们对电子档案的管理和归档意识不够充足,在归档时并没有将所有资料都有分类地进行整理,很容易造成档案管理的混乱。其次,电子档案存在一定的漏洞,比如私自更改信息时不会显示;档案整理不能显示责任人等,这些尚未克服的问题在一定程度上阻碍了电子档案的可信度。最后,电子档案是以计算机、硬盘等存储工具为媒介的,所以对于档案保存长久性存在一定的问题,光盘的使用年限为3—5 年,硬盘等工具时间久了对存储内容也会产生影响,所以这样不利于电子档案的管理。

2.纸质档案利用效率低。在目前的情况看,由于电子档案的快捷与普及,人们很少注重对纸质档案的保存与管理,但是电子档案毕竟存在自身缺陷,纸质档案的保存与管理不容忽视。首先,人们很少保持对电子档案与纸质档案整理、保存的一致性,由于档案管理制度的缺失,工作人员在进行整理完电子档案后很少会再做一份纸质档案进行备份,这样不利于确保档案的稳定性。其次,人们在检查、查找资料时为方便快捷一般都会调用电子档案,而使得纸质档案在不出意外的情况下无人问津,但根据纸质档案的特点,档案的分类、分年整理利于人们查阅资料。最后,由于电子档案的整理不仅费时费力,同时还会耗费工作人员的体力和空间,所以很少有单位会仔细认真地保管纸质档案,最后导致纸质档案的存储混乱,比如要找哪一期的报纸,单位从来都不会对报纸按时间日期整理清楚的,到最后还是翻得一团糟。

3.从业人员素质不高。电子档案的兴起对档案管理人员的素质提出了更高的要求,除了基本的归纳、整理之外,从业人员还要学习计算机的基础知识以及相应软件的训练,由于档案工作人员没有从纸质档案的工作思路中转变过来,造成了对电子档案管理水平欠缺、业务不熟练的情况,这样会使档案的管理大打折扣,不利于日后对档案的调配使用。此外,从业人员应进一步提升责任心,电子档案的管理在一定程度上需要工作人员细致严谨的品格,对于数据等把握要格外地仔细认真,不能有任何的差错,由于计算机应用灵活性较强,所以在不经意间就会输入错误,而且不便于检查,所以这一点也是影响电子档案发展的重要因素。最后,工作人员对电子档案和纸质档案同步管理的意识有待增强,对同一份档案只保存一次是不利于档案的安全的,因此,电子档案从业人员的工作流程也有待提高。

三、电子档案与纸质档案管理的优化整合

1.优化电子档案的管理规范。纸质档案的管理模式经过长期的发展已经比较完备,但这种管理模式不能完全适用于电子档案,所以需要尽快探索出一种适合电子档案的管理模式。一般来讲,纸质档案的管理包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、提供利用八个阶段,每一个阶段紧密相连,这样能将档案保存完整。对于电子档案来说,首先一些程序需要在计算机上完成,这在一定程度上提高了工作效率,例如电子文档的综合整理、数据统计等,因此要充分发挥计算机的作用。其次,对于数据的管理要建立标准的档案管理制度,设立数据格式标准,如已有的《档案著录规则》(GB3792.5-85)等。除此之外,在档案管理的业务标准上也应有所明确,比如统计的标准、标引规则标准等等。计算机数据库的设置标准、多媒体设备标准等也需要进一步的完善。而对于电子档案与纸质档案共存阶段的管理制度目前还有待完善,虽然二者都有各自的管理系统,但应注重二者的交叉组合。比如如何界定在什么样的情况下使用电子档案,什么样的情况下二者均使用,怎样能更高效、快捷地将二者进行整合等。所以对于电子档案与纸盒子档案共同的管理界定还有待探索。例如在管理某项调查的数据时,可以利用电子档案进行数据的分析综合,而为了防止随意地更改信息,运用电子档案进行存储备份,这样不仅提高了效率,还确保了信息的准确性。

2.提高电子档案的稳定性。电子档案虽具有方便、快捷、存储量大、调用迅速等特点,但是对于档案保存的稳定性与长久仍有待加强。首先要对档案管理的设施进一步完备,在现有的计算机、光盘等存储设备上,要加强对他们的维护和管理,避免因保管和使用不当造成设备损坏,材料丢失。在此技术之上,还要对各种管理和存储设备进行技术上和容量上的升级,提高计算机在档案管理方面的作用,对于档案管理的应用软件与程序要进一步完善,提高应用效率,确保档案的稳定性。其次,由于磁带、。硬盘、光盘等存储设备都要有一定的时间限制,所以不利于资料的长久保存,因此要对这些存储设备进行更新管理,在提高他们容量的同时也要提高他们的使用年限。同时要确保电子档案的质量,明确电子档案的技术环境、相关软件、版本、格式以及对数据的操控与管理等方法,确保电子文件的内容与实际情况相符合,避免在管理中出现混乱的情况。为了确保电子档案不会跟随存储设备丢失,可以采取多重拷贝的方法,对文件进行不定时备份,并进行标记,这样在一份文件不慎丢失后,还会有备份文件存在,保证了档案的安全性。电子档案面临长期保存的难题,这还需要相关人员进行进一步的研究讨论。

3.发挥电子档案与纸质档案的共同作用。在当前情况下,电子档案与纸质档案各有利弊、优势互补,共同为档案的管理与保存做出贡献,因此在应用时不能任意地偏向哪一方面,要将二者同等重视,发挥电子档案与纸质档案的共同作用。首先,根据纸质档案存储所占空间大、整理效率低等特点,可以在文件的整理阶段采用计算机等现代化的整理方法对文件进行归纳整理与分析,这样不仅提高了效率,还确保了文件的准确性,避免人为操作带来失误。其次,根据电子档案存储时间限制、无法辨认原件的特点,可以采用纸盒子档案的管理方法将文件印成纸质版,并且采用现代专用的档案保存用纸进行整理与保存,避免存储过程中因空气腐蚀、受潮等因素影响档案的保存。最后,二者并存的情况也是为档案管理人员提供了重要的依据,对档案的保存在通过计算机进行归纳整理保存后,再打印出纸质文件再次进行保存,就相当于对档案上了“双保险”,这样档案的丢失率就会大大下降。所以工作人员要善于运用电子档案与纸质档案的共同特点,将二者优势互补,发挥各自的优点,对于电子档案的保存具有重要的意义。

信息技术的发展促使各项工作都在变革,档案的管理方式也相对地提出了挑战,对于电子档案的到来,我们不能盲目地崇拜,更不能绝对地排斥,要客观地分析电子档案的优缺点,进行合理利用。同样,纸质档案经过了上千年的发展具有其独特的优势所在,这需要得到人们充分的认可。所以在现在电子档案尚未发展成熟的阶段,档案管理人员要充分利用二者的优势,将电子档案发展壮大,同时也不断挖掘纸盒子档案的新作用。

摘要：本文以电子档案与纸质档案共存现状为依托,探讨了当前二者之间存在的问题,并以此为基础,深入剖析了电子档案与纸质档案的整合方法,希望以此促进现代档案管理工作。

电子档案风险管理研究 篇9

一、电子档案管理与传统档案管理的区别

电子档案管理就是在档案管理过程中, 采用电子信息技术等手段对文件采用数据形式进行存储和管理。这一过程不会涉及到纸质档案资料, 通过网络系统以及专用的管理软件实施管理。电子档案管理与传统档案管理相比, 两者之间的区别表现在以下几个方面:

第一, 电子档案管理与传统档案管理在归档时间上存在较大的差异。电子档案能够随时归档, 或者在某一时间点, 或者在特定的周期内, 文件形成部门可以利用网络将文件传输给档案管理部门, 并采用电子数码进行签名认证等一系列处理, 为文件的签收、归类等提供便利。传统档案管理由档案管理部门向有关部门统一收集、统计档案表格等资料, 这个过程一般是周期性的, 需要事先制定一个标准的表格等纸质材料, 便于各部门间的发放与回收。

第二, 在归档方式上, 电子档案管理与传统档案管理存在较大的区别。电子档案管理, 采用电子编码技术, 通过对各个档案文件贴上专用标签等方式进行归档, 在程序上相对繁杂。而传统档案管理在归档程序上相对简单, 只需要开具证明即可。

第三, 在保存方面, 电子档案管理与传统档案管理存在区别。电子档案的保存上主要通过电子文件载体, 但其具有易老化、变质等问题, 影响档案的可读性。现在一般采用安全备份等技术, 同时需要文件形成部门配合, 通过文件格式转换, 统一格式后进行存储。传统档案管理存储只需要保证纸质文件不受损坏, 对保存环境、人为因素等要求较高, 相对于电子档案保存来说, 传统档案保存更加困难。

第四, 在档案查询使用等方面, 电子档案管理与传统档案管理存在较大的区别。电子档案管理, 一般需要符合一定的条件, 使用者申请注册, 成为档案馆或电子中心的会员, 这样就能够通过登录进行远程查询与使用。传统档案管理模式下, 如果想对某一档案进行查询使用, 需要向档案管理部门提出申请, 由档案管理员进行查找与取件, 这个过程会花费一定的时间, 效率相对较低。

二、无纸化档案管理的利与弊

(一) 电子档案管理的优点

电子档案管理模式大大提升了档案管理的效率。无论从档案归档时间、归档方式方面, 还是档案保存、档案查询等方面, 电子档案管理大大节省了时间, 提高了管理效率。特别是利用数据传输, 节约了文件打印、传输、发布张贴的时间, 利用专用的软件对档案数据进行归类管理, 使档案查询使用更加便捷。

电子档案管理模式的实行, 很大程度上为绿色环保事业做出了贡献。无纸化办公, 大大减少了纸质文件档案数量。一方面, 节约纸张就能节约资金投入;另一方面, 节约纸质文档的使用, 每年能够减少大量的树木被砍伐, 对保护森林资源有重大的意义。另外, 纸质文档使用量的减少, 还能够减少对订书钉、曲别针、印刷、笔墨等的使用。

(二) 电子档案管理的弊端

使用电子档案管理模式, 除了上诉的有点外, 还存在一定的弊端, 主要体现在以下几个方面:1.现阶段, 虽然国家制定了相关的电子文件管理法律法规文件, 但是还不够完善, 使得电子档案管理在法律效应方面受到了一定的挑战, 如何保证电子档案归档后的法律效应是广大管理部门需要研究的新课题之一。2.电子档案文件载体具有易老化、变质等问题, 长期使用必然会面临无法读取的问题, 这就需要有关人员采取安全备份、云技术等手段加以保护。3.在电子档案数据传输、共享过程中, 数据的安全问题也是管理人员需要研究的课题。信息技术的发展, 黑客技术、病毒等对电子档案数据的安全性由很大的威胁, 还需要采取加密、防火墙等方式进行防护。4.电子档案管理模式下, 为了保证电子档案的安全性、可靠性, 在归档程序上相对繁琐, 档案管理人员工作量、技术性要求较高, 在管理人员技术储备方面也需要加强。

三、总结

电子档案管理模式与传统档案管理相比, 在很大程度上提高了档案管理的效率, 并且为环保事业做出了巨大的贡献, 但传统档案管理模式也具有一定的优势, 两者之间存在一定的共生性, 在未来一段时间内, 还不能用电子档案管理完全代替传统档案管理模式, 档案管理人员应该扬长避短, 发挥两者的优势, 提高档案管理的时效性与经济效益。

摘要：随着我国社会经济的快速发展, 特别是科学技术水平的进步, 电子信息技术、计算机技术等对信息交流沟通造成很大的影响, 同时也为各类管理工作提供了便利。在档案管理方面, 电力档案管理模式极大的改变了传统档案管理效率低等问题, 但同时也带来了档案安全问题, 总之两种管理模式各有利弊。本文首先分析电子档案管理与传统档案管理的不同之处, 然后分析电子档案管理的优点与局限性, 供有关人员参考。

关键词：电子档案管理,传统档案管理,利弊

参考文献

[1]张小琴.无纸化办公给档案管理带来的利与弊[J].交流.2013, 26 (8) :124-125.

[2]王丽娜.浅谈电力档案与传统档案管理工作的区别[J].管理锦囊.2013, 15 (5) :158-159.

电子文件档案管理问题对策研究 篇10

一、电子文件的定义及其特点综述

所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的, 以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。与纸质文件相比, 电子文件具有以下几个特点:

(一) 电子文件不再是直观的纸质文件, 它需要借助现代办公设备才能阅读利用;

(二) 电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递;

(三) 电子文件的利用是可共享的, 也不再受时间和距离的限制;

(四) 电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同, 它对保存场地的面积要求不高, 而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

二、电子文件对档案管理工作的影响

(一) 传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象, 而应用计算机后, 电子文件取代了以往的文字材料。电子文件是由拟稿者直接写在磁盘上, 并在磁盘上进行修改, 一经形成, 马上存储到办公信息数据中, 由档案人员、技术人员所共享, 这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践, 已总结出一套工作流程、方法及原则, 如文件的立卷归档制度。文件的立卷归档工作是档案工作流程的起点, 也是文书工作和档案工作的结合点, 文件形成后, 由文书部门收集立卷后, 交给档案部门进行管理, 一般一年归档一次。而电子文件随时产生, 随时更改, 存储在计算机磁盘或光盘中。因此, 电子文件对计算机有很强的依赖性, 如果归档, 必须以磁盘或光盘的形式移交, 归档范围也不能仅限于“办理完毕, 具有保存价值”的文件, 还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

(二) 由于电子文件信息与载体的可分离性, 档案实体分类也可能被概念分类整理所取代, 因为实体分类的结果只能体现一种属性联系, 这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要。但在当今电子文件的环境中, 文件的形式特征和内容特征均发生了变化, 电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序, 不再需要对其进行像纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要, 利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

(三) 由于电子文件的保存价值同时取决于其自身的价值和可读性, 其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化, 原有的档案价值理论分析范围也将扩大, 要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论, 文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限, 而电子文件一方面由于制作方便, 将产生比以往更多的文件, 另一方面由于用户的需要, 信息和数据不断被修改和补充, 因此很难划定出固定的保管期限, 况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此, 其鉴定、管理方法亦无定论。此外, 由于电子文件信息载体的特殊性, 其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

(四) 对档案本质属性的影响。原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上, 另一方面表现在档案的形式上, 如当事人的亲笔手稿、领导的亲笔签署等, 都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性, 才使得档案区别于图书、情报、资料等其他信息, 而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中, 电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行, 其便于修改、复制的特性, 使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征都不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本, 没有草稿与印稿的区别, 也没有正本与副本的差异, 甚至文件与档案之间都很难划定出一条人为的界限, 人们可以在计算机上随时方便地复制电子文件, 这就使得“文件是档案的前身, 档案是由文件有条件地转化而来”这一档案概念变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定, 电子文件能否作为档案, 电子文件是否具有法律凭证作用等, 便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键, 也是赋予档案本质属性新的内涵的客观要求。

三、加强电子文件档案管理的对策

(一) 严格电子文件的归档管理, 建立健全电子档案管理的检查审核制度

电子文件归档, 是将应该归档的电子文件, 经过整理确定档案属性后, 从电子计算机的存储器或其网络存储器上, 拷贝或刻录到可脱机的存储载体上, 以便长期保存的工作过程。不同环境条件下产生的电子文件, 其归档的方法是不同的, 如果是电子计算机网络系统, 按要求转到数据库或记录有归档的标识即可完成归档任务。但以存储载体传递的电子文件归档, 就必须做一些辅助和认证工作, 要与相关的纸质文件结合归档, 就目前而言, 电子文件归档应符合下列要求。一是从归档时间上看, 文书归档一般应以一个年度为限, 将电子文件的最终版本刻录到光盘等存储载体上, 以利于今后的反复查阅和利用;对网络环境下生成的大量的业务电子文件, 采用备份的方法, 在网上进行, 但不宜将备份文件和原电子文件存放在同一台服务器上。二是从归档电子文件的数量上看, 为确保电子文件的真实性、便于保管和利用, 一般以保存两套同版本的电子文件为宜, 一套由档案管理部门统一保管, 另一套由相关部门异地保管。三是归档电子文件的格式, 应为通用标准, 在对电子文件进行归档的同时, 应注意对电子文件的运行环境、使用的操作平台、设备要求等进行说明, 必要时运行电子文件的原程序也应一并归档保管。

(二) 解决好电子文件的保存问题

以化学磁性材料为载体的电子文件, 从理论上讲能够长期保存, 因为它的信息读出是无接触式的, 不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内, 不担心受外界磁场的影响, 不会直接受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害。但是, 由于电子文件形成的时间短, 缺乏实际存储的验证, 因此, 电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前, 对于需要长久保存的电子文件, 应定期进行复制, 以防止信息损失。

(三) 促使档案管理向立体化方向发展

以前的档案管理是呈直线状态的, 但随着人们对利用服务工作的重视, 使利用服务工作和其他基础工作构成了一个平面, 这种平面结构只反映纸质档案的情况。随着电子文件的介入, 档案种类在增加, 其基础工作和利用服务工作也都将具有各自的特点。因此, 在原有平面结构的基础上, 又增加了一项档案信息载体内容, 这就构成了三维空间, 形成了立体化的管理结构。

(四) 加强对电子文件档案管理知识的培训, 提高档案工作人员的业务素质