档案馆知识管理研究

档案馆知识管理研究（精选十篇）

档案馆知识管理研究 篇1

一、档案管理

1. 档案管理的定义。

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案除了具有原始记录性这一本质属性外, 还具有知识属性和信息属性这两个重要属性。档案是知识的载体, 是社会生产实践活动不可或缺的资源条件。档案管理是指档案馆直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称, 它也是档案事业最基本的组成部分。档案实体管理包括收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节, 档案信息管理包含信息加工和信息输出两部分。档案管理的对象是档案, 服务对象是档案利用者。

2. 档案管理的性质。

首先具有管理性, 档案馆并不直接生产物质财富, 其保存的档案材料也主要不是由其自身生产形成的, 它的主要任务是负责管理各部门形成的文件材料, 所以其具有管理性;其次具有服务性, 档案馆虽然也进行档案资料挖掘、编研等研究性工作, 但其研究的目的是更好地满足利用者的需求, 为社会实践活动提供服务;再次具有政治性, 档案为谁所有, 为谁服务, 受到什么阶级利益的制约, 这是档案管理的政治性的集中体现, 在当前的社会主义建设时期, 档案馆必须把工作重点转移到为社会经济建设服务上来。

二、知识管理

1. 知识管理的定义。

1975年, Chaparral Steel公司在缺乏必要的信息技术条件支持的情况下, 完全依靠公司内部结构和公司战略, 组织实施了全球第一个知识管理项目, 通过明确知识管理活动成功地保持了公司在技术及市场上的领先地位。随后, 许多知识管理的项目开始蓬勃发展。目前, 关于知识管理的研究已进入了白热化阶段, 出现了一些权威人士。大家对知识管理的定义, 也是仁者见仁, 智者见智, 简单地说, “知识管理”就是人在管理中对其集体的知识与技能的捕获与运用的过程。从结构上看, 它可分为人力资源的管理和信息管理两个方面。

2. 知识管理的特点。

知识管理是一个内涵极为丰富的管理领域, 同传统的管理方式相比, 它的特点有:一是以知识为核心。知识管理是基于对“知识具有价值, 知识能够创造价值”的认识而产生的, 其目的是通过知识的更有效利用来提高个人或组织创造价值的能力。因此在知识管理中, 无论是对知识生产、交流、内化等的管理, 还是对与知识有关的资本管理、资源管理等都是以知识为核心的管理。二是以人为本。库伯认为正是由于信息与人类认知能力的结合才导致了知识的产生。知识的产生离不开人, 知识的创新、交流、共享、应用等过程也同样离不开人, 因此, 知识管理的主体是人, 它强调对人力资本投资和管理。三是以知识共享为目标。知识管理将知识视为最重要的战略资源, 把最大限度地掌握和利用知识作为提高竞争力的关键。它要求所有员工共同分享他们所拥有的知识, 破除知识垄断。四是以信息技术为工具。计算机作为有效工具, 对知识管理的推动具有重要作用。自计算机发明以来, 信息化的应用经历了由数据管理到信息管理, 再到知识管理三个发展阶段。

三、档案管理与知识管理的关系

1. 管理对象重叠。

档案管理的对象是以各种载体存在的档案材料, 知识管理的对象是知识。档案具有知识的属性, 是知识存在的载体, 它不仅记录了历史活动的事实经过, 而且记录了人们在各项活动中的思想发展、生产技术和政治斗争的经验教训以及科学研究和文化艺术中的创作成果。因此档案中蕴含着丰富的知识, 属于知识的范畴, 是档案管理和知识管理共同的管理对象。档案管理与知识管理的密切关系主要源于这种管理对象的重叠。

2. 管理目的相近。

档案管理根本目的及其标准就是便于社会各方面的利用。为组织各项活动提供档案服务, 满足用户的需求, 是档案工作的出发点和落脚点, 并且支配着档案工作的全过程。知识管理的目的是寻求信息处理能力与人的知识创新能力的最佳结合, 在整个管理过程中最大限度地实现知识共享, 以便将最恰当的知识在最恰当的时间传递给最恰当的人, 使他们能够作出最恰当的决策。可见档案管理和知识管理的目的都是通过为用户提供档案或知识服务, 来满足用户的需求, 并最大限度地实现档案或知识的价值。

3. 管理流程类似。

档案管理包括档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目、档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用等活动。知识管理的流程包含知识的产生、收集、存储、加工、整理、评价、利用等环节。从管理流程上看, 两者都是先将分散的档案或知识进行收集、存储, 将其集中管理, 然后通过进行加工、整理、鉴定、评鉴等一系列活动, 使其排列有序化、内容最优化, 最后通过提供利用, 使其价值最大化。

4. 管理技术相同。

随着信息技术的飞速发展, 不论是档案的存在及其全部活动还是知识的产生与管理都越来越依赖于计算机技术、通讯技术和网络技术等现代信息技术。可以说, 在知识经济时代, 不论是档案管理还是知识管理, 其管理流程中的每一个环节都正在被信息技术所改造。现代信息技术的应用将使档案管理和知识管理彻底打破时间、空间的限制。

四、档案馆实施知识管理的理论依据

1. 系统耦合原理。

两个或两个以上的系统或两种运动形式之间, 通过各种相互作用而彼此影响以至联合起来的现象叫做耦合。通过对档案管理和知识管理两者关系的分析, 可以看到两者在管理对象、目的、流程、技术等诸多方面存在着交叉、重叠。同时知识管理可以拓展档案管理的领域, 档案管理有助于知识的挖掘、积累、交流、传播, 两者又具有互动性。从管理的角度来看, 对于两个具有耦合关系的系统, 应该采取有效措施, 引导、强化、促进两者之间良性的、正向的相互作用、相互影响, 从而激发两者的内在潜能。因而, 档案馆引入知识管理理论, 以知识管理为导向创新拓展档案管理, 将有助于档案馆走出当前困境, 获取巨大发展。

2. 档案后保管范式。

随着信息技术的发展, 电子文件逐步取代纸质文件, 数量也日益剧增, 这使传统的档案保管范式受到了巨大的挑战, 档案后保管范式应运而生。档案后保管范式由新来源观、宏观鉴定论、知识服务三个基本内容组成。新来源观将传统理论对实体档案的关注转变为对档案、档案形成者及其形成过程的有机联系、目的、背景、相互关系、可靠性等的关注;宏观鉴定论使鉴定标准脱离了文件的具体内容, 上升为文件形成者的宏观职能, 极大地提高了鉴定工作的效率与质量;知识服务要求档案人员从被动地为用户提供档案到主动地转变为知识的提供者, 以真正满足用户的需求。档案后保管范式的本质是一种以来源为中心、以知识为中心的管理, 目的和核心是实现知识服务。它的思想内核体现和反映了档案管理向知识管理方向发展的内在要求和必然趋势。

五、档案馆实施知识管理的必要性与可行性

1. 档案馆实施知识管理的必要性。

档案馆实施知识管理是知识经济时代的需要。20世纪的一百年间, 全世界的GNP总值由1万多亿美元增加到近万亿美元, 其中知识的贡献由世纪初的5%左右上升到世纪末的60%—70%。可见世界正在大踏步地由工业时代迈入知识经济时代, 知识已经成为推动国家富强和人类进步的主要动力和源泉。档案馆作为社会组织机构的有机组成部分, 也必须引入知识管理, 以适应知识经济时代的需要。档案馆实施知识管理是组织机构的需要。档案馆拥有大量的档案信息资源, 它们真实地记录了组织机构的各项管理与实践活动, 准确地反映了组织机构的历史和现状, 是组织机构科学决策的重要依据和知识创新的主要源泉。档案馆蕴藏着丰富的知识, 组织机构知识管理的开展离不开与档案馆的知识交流与共享。档案馆实施知识管理是服务对象的需要。随着知识经济时代的到来, 档案馆的服务对象正在逐步扩大化, 不再仅局限于档案的形成部门, 可以说所有能够接入网络的团体和个人, 都有可能成为档案馆的服务对象。他们的需求也变得越来越多元化, 除了对档案信息的简单获取, 更多的服务对象要求将现有的档案信息进行融化与重组, 形成深加工的知识产品, 以为其提供相应的知识服务。档案馆实施知识管理是自身存在和发展的需要。档案馆作为信息资源中心, 保存着大量的有价值的档案资源, 基本满足了人们在网络环境下检索、管理和利用档案信息的需求。但现阶段的档案馆过分突出档案的价值, 强调对档案进行严格的规范化、制度化、程序化管理, 极大地限制了自身的活动范围和发挥作用的领域, 知识管理则鼓励一种较为宽松、便于创新的管理体系;档案管理关注自身的良好定义的政策和可审计的程序, 知识管理则致力于以一个不受约束的、宽组织的创造力和知识交易的方式忽视组织传统。知识管理模式的引入, 将有利于数字档案馆改善自身的局限性。

2. 档案馆实施知识管理的可行性。

丰富的数字信息资源为知识管理的实施提供了坚实的物质基础。档案馆拥有的数字信息资源真实可靠, 客观地记录了组织各项活动的全部过程和结果, 并蕴含着丰富的知识。这些数字信息资源是档案馆实施知识管理的内容基础, 有助于知识的积累和沉淀, 为知识管理提供了丰富的物质支撑。优秀的档案管理者为知识管理的实施提供了有力的人力保障。档案管理者能清楚地理解组织的知识基础, 而且长期涉及组织知识, 他们比任何人更接近组织的智力资本。他们了解正在构建的信息、正在使用的信息、静止或休止的信息。他们明白组织中哪些信息是当前的, 哪些信息是至关重要的、重要的或不重要的。因此他们比任何人更适合对组织知识的收集、鉴定、整理、提供利用。

摘要：本文分别介绍了档案管理和知识管理的含义及其性质、特点, 分析了两者之间的关系, 指出了在档案馆实施知识管理的理论依据, 并重点阐述了档案馆实施知识管理的必要性与可行性。

关键词：档案管理,知识管理,可行性

参考文献

[1]李泽峰.基于知识管理的数字档案馆建设框架[J].档案学通讯, 2007 (2) .

[2]徐拥军.档案管理与知识管理的关系研究[J].山西档案, 2008 (1) .

[3]徐拥军.企业档案知识管理模式[J].档案学通讯, 2007 (5) .

[4]潘连根.数字档案馆的知识管理[J].浙江档案, 2005 (12) .

医院档案知识管理研究论文 篇2

(1)建立专业管理。队伍高素质的专业技术人才是实施医院档案知识管理的关键。再好的配置，再好的设施，如果没有人的管理，一切都是空谈。因此，医院档案知识管理需要一支高素质的专业技术队伍。医院管理者要从医院长期发展出发，未雨绸缪，建立知识管理人才培养计划以及行之有效的激励制度，采取引进来走出去的战略，从高等院校引进优秀的专业人才，同时对现有的管理人员实施外培计划，把他们送入高等院校去进修;医院领导也要以身作则，树立对档案知识管理理念，使全院上下形成档案知识管理的氛围。

(2)营造知识交流氛围。医院是知识分子聚集的地方，这里有着众多的专家型、学者型的高科技人才，他们的头脑中中潜藏着大量具有医疗参考价值的隐性知识，但是也要看到，他们长期承担着繁重的医疗、科研任务，很少有空闲时间坐在电脑前，因此也难以把这些丰富的医疗知识、科研知识用语言和逻辑手段展示出来。为此，医院领导层要采取行之有效的手段，并形成制度，为这些专家提供切实可行的交流平台，并且让档案管理人员参与其中，让医务工作者发挥智慧潜能，开发隐性知识，从而形成显性知识。

(3)建构信息技术体系。医院要想实现档案的知识管理，需要借助于先进的信息技术。为此，医院领导层要重视资金投入，建构起完整、高效的区域网络，实现全院各科室间的网络化沟通。各科室要实施无纸化办公，文件以数字电子文件为主，非数字化文件为辅;重视档案的及时收集、整理，并且迅速的传输到医院档案室，加速隐性知识的显性化，实现知识的共享。综上所述，医院要高度重视医院档案知识管理，建构信息技术体系，建立起高效的管理模式，重视人才培养，使医院档案发挥应有的作用，更好的服务于医院建设。

数字档案馆知识服务实现策略研究 篇3

摘要：本文在强调数字档案馆实施知识服务必要性的同时，重点从资源库的建设、服务平台的构建、保障体系的建立等方面提出了数字档案馆知识服务的实现策略。

关键词：知识服务数字档案馆知识经济

数字档案馆知识服务就是在数字档案馆现有服务的基础上，以知识管理为指导，以文本、声音、图像、视频、音频等多种载体的档案信息为主体，以数据仓库和数据挖掘为技术依托，针对不同用户群体提供深层次、个性化的知识服务，以满足用户日益增长的档案信息需求。[1]21世纪，知识在生产力中的比重越来越大，在以其为主要特征的知识经济的背景下，人们对知识经济的重视程度与日俱增，信息服务正改变着我们的生活和思维方式，也赋予档案工作新的特点和内涵。鉴于此，本文在强调数字档案馆实施知识服务必要性的同时，重点从资源库的建设、服务平台的构建、保障体系的建立等方面提出了数字档案馆知识服务的实现策略。

一、数字档案馆实施知识服务的必要性

（一）知识经济时代的必然要求

知识经济，它不同于传统经济的有形资产投入，其主要特点在于知识和人的主观创造力等无形资产正成为主要的投入源泉。知识经济对于我国数字档案馆来说，它需要数字档案馆从文件保管基地转变为社会信息中心，档案馆所保管的档案由实体形式转变为虚拟形式，其工作方式也将超越收集、整理、检索等传统管理方式，进入保管、处置和利用的文件控制领域。

（二）满足用户知识需求的必然趋势

用户在寻求解决方案时面临的最大问题不是找不到所需的信息资源，而是如何在庞杂的信息资源中筛选到所需的信息资源。随着公众意识的提升，他们对信息以及知识的需求正日益突出。这就要求，数字档案馆需要根据用户需求的变化，更新服务理念，满足用户个性化的知识需求。

（三）档案馆科学发展的必然结果

信息环境打破了资源分布不均衡的状态，信息检索工具的简便，获取信息途径的增多，使得信息传递的范围也越来越广。对于用户而言，有针对性地利用知识解决问题是他们较为关注的。这就要求数字档案馆以知识管理为指导，积极主动地为用户提供知识服务。

二、实现数字档案馆知识服务的思路

（一）确立以用户为中心的原则

做好用户需求调查研究是开展知识服务的必要准备。进行用户调查研究工作可以借助网络（检索的界面、待规整的历史记录书签等形式）搜集所需信息。搜集到足够的信息后，再通过信息技术对用户信息进行审核、统计和分析，以获得用户的反馈意见，并有针对性地进行知识服务工作。

（二）树立知识服务的理念

一方面，增强创新意识，用创新思维拓展档案服务模式，使档案人员不再局限于信息资源管理者的范畴；另一方面，要认识到档案知识服务正由档案实体的保管者转变为知识的提供者。在传统的档案信息资源发掘的过程中，档案工作者往往遵从档案的内容特征，通常需要保证档案的客观性、真实性，而在档案知识服务工作中，档案工作者不仅要改变档案的形式特征，还要在保持档案基本内容的基础上完善档案的内容特征。在对档案内容加以重新整合的过程中融入与之相匹配的隐性知识，来满足使用者的多种需求，进而优化档案利用。

三、数字档案馆知识服务的实现策略

（一）构建档案知识服务资源库

通过网络，对信息资源进行分类、定位、组织，采用数据挖掘、知识发现等技术析取、提炼档案信息资源中的知识，并整合建立起来的信息资源库。具体包括档案知识资源库（目录数据库、内容数据库等）、用户信息数据库、专家数据库等。档案知识服务资源库会随着信息技术的发展和数据资源的丰富而不断更新升级。档案部门只有将着眼点从信息转向知识的传播上，从简单的数据库上升到建立知识服务资源库上，才能更好地体现档案的深层价值。

（二）构建档案知识服务平台

1.个性化服务模式。个性化服务模式是由数字档案馆提供的，以网络为依托，根据用户个人偏好与需求和知识体系来主动订制或依靠系统预测的另一种单向服务模式。[2]它集分散、多样的信息资源、操作方法和途径为一体，建成为用户提供不间断、成体系、高层次服务的数字系统，主要包括量身订制的知识推送服务和定时提醒服务等。数字档案馆的推送服务主要通过新型的推送技术定期为用户提供其所需的信息或知识，使用户能够及时有效地接收到关注领域的最新动态和成果，以促进知识的共享和创新。同时，用户还可以从偏好和实际需要出发，进行“私人订制”，接收到多元化的知识服务推送。目前，数字档案馆的知识推送服务主要有：一是聚集关联档案知识推送，它要求对数字档案馆用户的行为习惯和需要特点等进行汇总，析取有用信息来推测它们在将来一段时间内可能用得上或需要的档案知识资源，以此为切入点实现推送服务。[3]也就是说，数字档案馆通过抓取用户预留信息、历史记录书签、参考存档数据和过往服务记录等，挖掘析取它们的使用特征，推荐关联档案的知识信息，同时根据用户的接收情况和服务反馈来改进、修正推送服务。二是垂直门户档案知识推送，它从用户研究和关注的板块切入，在网上开展信息的发掘、检索、归类、转移和保存，提供更高层次的个性化终端服务。档案部门需要事先建立专项数字档案知识资源库，再通过垂直搜索引擎收集、整理、分类、转储互联网上分散繁杂的知识信息，从而构建全面、多维的垂直档案知识门户，最后按照访问者的各项情况推送服务。三是智能代理档案知识推送，它以使用者的研究方向为出发点，智能化地获取、整合、保管档案知识，及时掌握外界信息的变化情况，通过预估使用者在将来一段时间内的使用要求来规划、修改工作进程，积极有效地满足使用者的需要，帮助使用者完成研究。[4]

2.专业化服务模式。专业化服务的本质是虚拟参考咨询服务，它不受时空、来源和技术限制，通过网络实现用户和档案馆的双向互动。目前，数字档案馆开展的相关服务主要有：一是信息服务，档案工作者直接应用事先根据显性知识建立的数据库、导航库、知识库、知识地图和专家库等为用户提供服务。二是从显性知识中提取隐性知识，它对档案工作者学科背景的全面性、层次性和互补性有较高要求，同时还需要利用先进的隐性知识挖掘工具来保证所提供的服务具有知识含量。

（三）构建档案知识服务保障体系

1.知识资源保障。为了保证数字档案馆知识服务工作的顺利开展，必须整合、优化馆藏资源结构，收集、加工、提炼信息资源，使之转化为符合需求的知识，建成各类知识资源数据库（目录数据库、元数据库、内容数据库等）；必须使数字化知识资源、网络知识资源、开放存取知识资源成为整体，实现知识资源的一体化建设；必须按据用户的实际需求和社会发展的客观情况调整知识资源的设置，保障知识服务工作的高效开展。

2.执行管理保障。首先，构建与知识服务相适应的、开放的管理体制，制定以人为本的工作制度、责任制度、学习制度，以创建有利于知识服务开展的知识组织、产权保护的规章制度，促进知识交流和共享。其次，根据个人才能选拔、任用档案工作者。再次，建立健全知识复合型人才培养机制，关注档案工作者的专业素养和综合素质，提高档案工作者的知识结构。

3.监督反馈机制。数字档案馆知识服务的监督机制包括内部监督和外部监督。[5]内部监督，是知识服务部门及其人员的自我评价，包括档案工作者的自我评价、相互评价和部门对工作者的评价。外部监督是知识工作改善升级的主要评估渠道，包括政府监督和用户监督。政府监督通过政府主体建立明确、具体的知识服务指标，从国家层面制定知识服务的总体规划，为知识服务工作的监督与评估提供依据；用户监督是数字档案馆为知识服务对象提供全面及时的反馈渠道，收集反馈信息。

*本文为国家社会科学基金重大项目“国家数字档案资源整合与服务机制研究”、2014年扬州大学人文社科基金课题“档案数字信息资源长期保存策略研究”（项目编号：xjj2014-14）的阶段性研究成果。

注释及参考文献：

[1]郑晨阳，曹蓉蓉.数字档案馆知识管理和知识服务研究[J].档案建设，2012（7）：12.

[2]李明.建立企业科技档案知识服务体系的研究与实践[J].北京档案，2015（11）：32.

[3]刘萌.档案工作与知识经济论[M].北京：中国人民大学出版社，2001：121.

[4]孙艳丽，周海燕，赵艳丽.基于用户需求的档案知识服务平台及保障体系建设研究[J].情报科学，2013（10）：91.

档案馆知识管理研究 篇4

一、业务服务

业务服务主要是面向档案馆内部及相关业务单位 (如向档案馆移交档案的单位) 所提供的服务, 贯穿档案馆工作的基本业务环节。如针对档案收集工作, 向各归档移交单位提供在线提交档案全文及元数据等信息平台, 并提供在线业务咨询和指导服务。档案馆可以根据相关国家或行业标准, 制定数字档案馆业务规范, 要求相关单位通过网络提交数字档案或电子文件, 并由内容提供者编制元数据。数字档案馆则能够直接捕获其相关基础信息, 提高数字档案馆的业务工作效率。

二、基础服务

基础服务主要是面向社会公众提供的服务, 现有大多数数字档案馆都提供此类服务, 主要包括:档案题录与全文的检索与获取;按照主题、所属领域 (如政府、企业、事业单位等) 、文件格式 (如图片、文本、声音、视频、音频等) 、来源、时间、地域等分类方式的浏览;站内信息检索;FAQ (常见问题解答) 等。通过这些服务, 用户可以得到档案原文和相关信息。此外, 还有现行文件查阅 (电子政务服务) , 由于我国实行政府信息公开制度, 数字档案馆应承担电子政务服务功能, 提供政府现行文件查询系统, 提供按照主题、来源、时间等进行搜索的浏览功能和检索功能, 既方便公众查阅政府信息, 同时也能提高数字档案馆的访问率, 扩大影响力。就服务层次上来讲, 这些服务以提供档案和档案信息为对象, 属于数字档案馆最基本的服务。

三、知识服务

知识服务是较高层次的数字档案馆服务, 也是基于知识管理的数字档案馆的核心模块。在该模块中, 强调将信息资源转化为有内在联系的能够直接利用的知识资源。知识服务主要体现为以下两种形式:一是特色专题服务。档案文件不是孤立存在的, 而是与其他文件密切联系在一起, 文件的历史价值也体现在它与其他文件的联系中。这种历史的联系是全面衡量档案历史价值的标准。特色数据库能将档案的历史价值充分体现出来, 形成知识密集型的服务内容。特色数据库的建设应根据馆藏特色和地域特色, 收录有价值的连续性历史事件相关资料, 并充分利用先进的数据库技术进行整序和知识重组。档案编研人员通过对热点问题、公众喜好问题的分析, 查阅相关档案资料编研后形成各其服务人员的知识价值, 是知识服务的重要体现。如数字档案馆可以利用馆藏资源建立时事专题, 紧跟时代发展步伐, 及时为公众提供热点信息。二是参考咨询服务。数字档案馆参考咨询服务综合了传统参考咨询和数字参考咨询的优点, 它是指档案馆员利用各种传统的和现代化的服务手段, 包括面对面、电话、来函、电子邮件、留言表单、BBS及各类在线实时交流软件等, 和用户进行实时和非实时的交流, 解决其在寻找档案及相关信息和知识过程中遇到的各种问题, 帮助用户更好地利用档案馆的馆藏资源, 找到所需的信息和知识。参考咨询服务主要包含信息服务和知识服务两个层次。其中, 信息服务主要是依靠对于显性知识的组织, 解决用户的问题。而知识服务则是在对显性知识组织的基础上, 对于隐性知识的提炼和组织, 实现有一定深度和知识含量的服务。

四、增值服务

数字档案馆增值服务指为更好地利用档案资源潜在价值而进行的收集整理、分析利用等活动, 主要包括两种服务形式:一是业务增值服务, 它是指档案馆提供的各类和档案管理业务相关的服务, 如档案数字化加工、电子文件安全存储、电子文件长期保存与利用等。二是知识增值服务。其主要是对档案资源进行收集、分析和挖掘, 协助用户获取档案的知识价值。具体又体现为以下三种方式: (1) 个性化用户界面。包括用户基本信息获取, 访问历史和检索历史记录, 需求信息挖掘等功能, 并能将用户同档案信息资源关联起来, 通过用户与档案之间、档案与档案之间、馆藏资源与虚拟资源之间的关系, 体现出更多信息和知识之间的内在联系, 最大限度挖掘并满足用户需求。 (2) 信息定制与推送服务。数字档案馆在利用信息推送技术以及捕获用户基本信息的基础上, 形成用户模型, 掌握用户的兴趣偏好, 及时主动地向用户提供感兴趣的档案信息、专题等等, 是个性化服务的核心功能。 (3) 用户反馈针对性服务。用户反馈是个性化服务中重要的部分, 通过该功能, 用户可以将档案获取和利用过程中遇到的任何问题提供给档案管理人员, 并提出建议和意见, 帮助改善数字档案馆的服务现状。增值服务充分利用了档案管理人员的知识和智力, 将隐性知识显性化, 并转换为生产力, 真正调动了管理人员的工作积极性, 扩大了档案馆的业务面, 能增加档案馆经济效益, 成为数字档案馆服务的突破点。

参考文献

[1].张晓林.走向知识服务:寻找新世纪图书情报工作的生长点[J].中国图书馆学报, 2000.5

档案馆知识管理研究 篇5

关键词：医院;综合档案室;计算机技术;应用;管理

1引言

医院档案信息管理研究 篇6

【关键词】 医院档案；信息管理；研究

doi：10.3969/j.issn.1004-7484（s）.2014.03.647 文章编号：1004-7484（2014）-03-1703-01

1 档案管理工作

1.1 提高医院管理层对档案管理的重视档案管理工作的加强首先需要医院高层提高对这项工作的重视程度，只有把档案管理工作当成医院可持续发展的重点内容，才能给档案管理工作创造更多的完善空间。档案管理工作要融入到医院整体的规划发展当中，医院要适时加大对档案工作的宣传，让医院管理层、医务人员都认识到档案的重要性，认识到档案工作是和每个岗位息息相关的

1.2 实行档案信息的标准化管理。医院档案标准也是一个系统工程，要推进档案信息管理现代化建设，必须抓好档案标准化管理。不仅在档案硬件上实行严格标准，管理方式也要实行标准化管理，要符合档案各项标准化内容、分类、编号及案卷目录，各个项目都要求符合各个标准的规定。[1]

2 完善档案管理制度

2.1 完备的档案管理制度是抓好档案管理的基础保障，新时代的发展对档案管理的要求越来越高，档案管理制度只有改革创新才能跟上时代的发展。该制度的完善需要从档案管理责任体系、档案管理方式及档案人员管理体制三个方面下功夫：①构建职责体系。医院档案文化的形成需要每一位成员的积极参与，参与过程中的職责分工要清晰明确，医院领导可作为该职责体系当中的一级负责人，对档案管理工作进行宏观把控；各科室需要配备负责人对档案工作进行具体的指导；而档案部门的工作人员则为实际的操作人员。完善的职责体系有利于档案工作的开展和责任追究。②完善档案管理方式。医院的规模在扩大，医院的各项档案材料也在不断丰富，这就对档案的管理方式提出了更高的要求。档案材料的搜集要在传统馆藏纸质材料方式的基础上逐步走上电子化；档案的归类管理环节至关重要，需要工作人员在专业培训的基础上严格按照标准进行分类；当然，医院必须要有一套档案管理的评估体系，以便发现问题、解决问题。③加强工作人员管理体制建设。档案管理人员的素质直接关系到档案管理的水平，档案人员的引进应打开思路，建立一套竞争激励机制，加快优胜劣汰。

2.2 注重医院档案的编研工作对于医院档案编研人员来说，除具备一般档案专业知识外，还必须具有丰富全面的医学知识素养，以此来更新拓展编研选题、选材与范围的内容。要围绕医院各部门的职能和中心工作编研档案材料，在编研中及时调整工作方向，发挥编研的时效性。[2]

3 加强档案管理的信息化、现代化

3.1 档案信息资源是医疗工作的保证。在医疗时间中经常遇到疑难杂症、突发事件和紧急抢救的病例，医务人员在第一时间要做出正确的诊断，选择最佳治疗方案和以最快捷的方式来挽救生命。这都需要以往成功的救护病例所获得的医疗经验，还需要先进的仪器设备在辅助诊断和治疗中的应用，以及操作技术等方面的档案信息资源的全力支持。[3]

3.2 档案是医院医疗信息的重要载体，档案管理承载着多个环节的重任，它是医生为病人诊治的重要依据、是医护人员对患者进行护理的重要凭证、是医院各个阶段各类病症的真实备案，也是医院案例教学的重要材料。因此，档案管理的信息化、现代化建设是必须要走的一步。无论是硬件的投入还是软件的改造都会使病案管理工作更有效率，在硬件投入方面，档案室、档案库、供医务人员专门使用的阅览室等场所必不可少；在软件的投入方面，电子病案的推广是大势所趋，传统的手工病案方式的弊端正日益凸显，大部分医院已朝着档案管理电子化时代迈进。电子档案具有数据处理、数据传输、自动统计等功能，其摒弃了老式纸质档案带来的低效化，电子化的储存、查询、统计等方式使档案工作朝着信息化、速度化、存储与检索磁性化等方向发展。

4 结 论

随着我国社会经济的不断发展，也相应的促进了我国医疗卫生行业的发展。在医院档案信息管理方面，也更加的科学和现代化。医院档案信息服务的管理是整个医院的决策支持，也是学科建设、和科研工作的参考依据，是资源配置的信息资源，也是医院建设的基本依据。因此，针对医院管理经常出现的一些问题，采取针对性的对策与方法。建立科学的医院管理模式，值得临床大力推广。

参考文献

[1] 张秀玲.医院档案现代化是医院持续发展的重要保证[J].档案，2009（12）：68.

[2] 李蓉.医院档案信息的价值与开发利用[J].兰台世界，2009（3）：85.

档案学界知识管理研究述评 篇7

关键词：知识管理,档案管理,档案学

知识管理是当前管理学界、信息学界的研究热点。近年来, 档案学界也日益关注这一领域, 并取得了一定的研究成果。但是总体上, 档案学界对知识管理的研究有待深入。

一、研究历史

早在1994年, 加拿大著名档案学者特里·库克 (Te rry Cook) 就提出:档案工作者应该“由实体保管员向知识提供者过渡”, “把着眼点从信息转移到知识上 (探寻、传播、理解) , 从建立数据库到建立知识库上”, “引导利用者从泛滥的具体信息过渡到知识甚至智慧”。[1]1997年, 冯惠玲教授在其博士学位论文《拥有新记忆——电子文件管理研究》中指出:“所谓‘后保管模式’指的是一种以来源为中心, 以知识为中心的管理”;“在后保管模式中, 重视档案文件中所包含的有效信息——知识, 要甚于文件实体”。[2]库克和冯惠玲的论述中都包含有知识管理思想的成分, 反映了当时中外档案学者已经意识到了未来档案管理的知识管理走向。

最早在档案学论著中明确提到“知识管理”的可能是加拿大档案学者高德·拉伯楚克 (Gord Rabc huk) 。1997年, 拉伯楚克在《美国档案工作者》 (Ame ric anArc hivis t s) 杂志上撰文指出:“要长久地发展我们的工作, 关键在于是否具有发展并抓住新机遇的能力。这种机遇将把我们与知识管理革命直接联系。下个世纪企业档案工作者将在有关企业的知识管理决策中, 承担重要责任。”[3]1999年, 知识管理成为第二届美国企业档案论坛的议题之一, 有学者指出知识管理视野下的档案馆不再局限于单一职能[4]。2000年, 陈智为教授提出:“在即将到来的知识经济时代, 档案工作将被视为知识管理工作”[5]。2001年, 冯惠玲教授在中国首届档案学博士论坛上提出, 在“夹缝时代”, 档案人员应该将职能重心从实体管理转向信息管理、知识管理[6]。此后, 中国档案界开始关注知识管理问题的研究。

二、主要研究成果

1. 档案管理与知识管理的关系。

档案学者一般认为, 档案管理与知识管理存在密切的关系, 档案管理属于知识管理的范畴或重要内容。美国马里兰大学教授布鲁斯·W·德尔斯泰恩 (Bruc eW.De ars t yne) 认为:“文件管理的目标在许多方面都与知识管理非常相似———都是在需要的时候让人们能够得到所需的有关信息。这一共性意味着两者具有合作的基础。”[7]彭明彧同志指出:“文档管理系统是知识管理系统的重要基础”, “档案管理与知识管理终极目标具有平行性”, “知识管理与档案管理的运行方式具有并行性”, “知识管理和档案管理原则具有部分兼容性。”[8]宗培岭教授分析了企业知识管理与企业档案管理、企业信息管理在管理观念、管理对象、运作方式等方面的区别[9]。赵立芳同志认为:“广义企业知识管理是企业文档管理创新发展的方向, 企业文档管理是狭义企业知识管理的重要组成部分。”[10]张斌博士提出:“企业档案是企业重要的知识资源, 企业档案管理是企业知识管理的重要内容。”[11]这代表了学者们对于企业档案管理与知识管理关系的基本共识。

2. 基于知识管理的档案管理创新。

不少档案学者认识到, 应以知识管理思想指导档案工作改革。美国密西根大学伊萨贝斯·雅克 (Elizabe t h Yake l) 博士认为:作为知识管理者, 档案文件管理工作者面临挑战, 应该“从信息收藏中心到知识创新中心”, 由实体文件管理到知识管理, 满足知识需求, 提倡组织学习[12]。张斌博士等人认为:企业档案工作面临巨大挑战, 企业档案工作改革的方向是实施知识资源管理, 主张将原有档案机构扩展为“知识资源管理中心”[13]37。学者们还提出如下档案管理创新措施:强化知识观念, 提高知识管理意识;进行档案数字化、知识化, 建立知识库;实现档案管理信息化、网络化;推进文件、档案管理一体化和图书、情报、档案管理一体化;开发档案信息资源, 提供知识服务;培养适应知识管理要求的档案管理人才;等等。

3. 档案知识管理阶段。

档案学者大都认为, 档案知识管理是档案管理发展的最高阶段。徐鸿同志指出:“档案知识管理就是要将知识管理的理论和方法运用于档案馆的各项管理活动中, 在原有档案实体和信息管理基础上, 注重对档案系统内外的知识流的构筑与管理, 建立以档案利用者满意为中心的档案知识服务体系。”[14]郑志平[15]、李明贤[16]等人参照国外信息管理发展阶段划分的理论, 提出了档案的物理控制阶段、档案的技术管理阶段、档案信息资源管理阶段、档案知识管理阶段之说。胡小琳同志认为:“我国档案管理工作的发展演变和未来趋势, 可以将其划分为三个阶段:实体管理阶段、信息管理阶段和知识管理阶段”;“知识管理阶段是档案管理的高级阶段, 是对前两种管理形式的延伸与拓展”[17]。宗培岭教授提出:“档案实体管理、档案信息技术管理、档案信息资源 (知识) 管理是档案管理的三个不同阶段”, 这三个阶段是递进、并存关系[18]。深圳市纬能管理系统发展有限公司编写的《企业档案知识资源管理———知识管理应用培训教程》提出:企业档案管理经历“档案纸质管理”、“档案管理电脑化”、“档案数字化管理”、“档案知识化管理”四个时代[19]。丁华东教授和他的学生还提出了“档案知识管理范式”[20]、“档案知识管理研究范式”[21]的概念。

三、问题与不足

1.研究热潮不高。在国外, 档案学界较早就论及了知识管理, 但至今没有形成研究热潮。雅克博士就曾指出:“像‘知识管理’、‘智力资源’和‘数字资产管理’这些在当今各种组织中大量出现的概念, 在档案界却很少使用。”[22]在国内, 比之于企业界、公共管理界、图书情报界等对知识管理的研究热潮来说, 档案学界对知识管理的研究相当冷清。以与档案学相邻的图书馆学、情报学为例, “在众多以‘知识管理’为研究内容的学科中, 图书情报领域的研究成果次于计算机与信息系统领域, 居第二位。”[23]截至2007年3月10日, 在“中国期刊全文数据库”的“档案学、档案事业”类中检索主题涉及“知识管理”的论文仅有121篇, 而“图书情报与数字图书馆”类中检索主题涉及“知识管理”的论文多达1727篇。

2.研究思路单一。多数档案学者沿着“档案是重要的知识资源→档案管理是知识管理的重要内容→按知识管理的要求改革档案管理”的思路进行研究。这一思路简单直观、易于理解, 但是难以深入探讨档案管理与知识管理的内在联系, 不能从理论高度上分析从档案管理向知识管理发展的必然规律。冯惠玲教授曾非常具有远见地提出另一种研究思路——从档案后保管范式所强调的“知识服务”的角度研究档案管理向知识管理过渡的内在规律。但是, 只有周毅教授[24]、齐虹博士[25]等少数学者对此作过尝试, 而且反响不太大。除了张斌博士明确提出“档案管理应以知识资源管理为发展方向, 知识资源管理应以档案管理为核心内容”[13]37之外, 其他学者都着重研究如何以知识管理指导档案管理创新, 却较少有人反思档案管理对知识管理具有何种促进作用与借鉴意义。

档案管理机构的档案推广策略研究 篇8

关键词：档案管理机构,档案推广,推广策略

档案不但能为政府机构提供日常业务的凭据, 满足人们的信息需求, 而且能为历史研究提供文字考证信息。研究可行的档案推广策略, 对充分发挥档案的价值与作用有非常重要的意义, 对档案管理机构也有重大的参考价值。

一、档案推广的内涵

1. 推广。

营销大师菲利普·科特勒指出推广是一种企业为展现他们拥有的产品的特点, 并劝说顾客购买的手段。不同的学者对推广的概念有不同的认识。有人认为:“推广是营销组合的一种因素, 它能使不同的群体对组织的产品有所了解, 并劝说消费者购买, 从而增加销售量, 并且有可能对消费者的认识或行为产生影响。”[1]438还有人指出:“推广是企业通过特定的途径把信息传递给他们的客户, 与客户进行有效沟通, 从而以影响消费者的购买决策行为, 提高企业的产品销售为目标的营销活动。”[2]333

2. 档案推广。

有相关研究者指出:“档案推广即是指档案管理机构通过告知、教育、说明等形式影响公众对档案的认识, 促进社会大众参与档案事业, 提升档案事业的形象。”[3]32另有研究者认为, “档案推广指档案管理机构向社会大众, 尤其是档案使用者宣传档案馆的服务地点、服务计划和服务精神, 积极主动地为档案读者提供的一种服务”[4]39。本文认为档案推广是为实现充分利用档案资源的目标, 根据现有的服务种类和馆藏地, 主动告知、教育社会大众, 向其说明和宣传档案的内涵和意义所在, 增进人们对档案的理解, 开发潜在使用者为实际使用者, 实现档案应用, 发挥档案作用的手段措施。

二、档案推广的价值与过程

1. 档案推广的价值。

档案馆根据馆藏档案, 举行丰富多样的推广活动, 结合多种多媒体宣传途径来宣传档案, 增加档案在社会中的曝光率, 使公众对档案馆的历史发展有所认识, 能引起人们认识档案的兴趣。另外, 现在档案本身已不再是档案推广的唯一所在, 档案推广更加重视档案文化的传播, 希望以此来变更社会大众把档案仅仅当成政府机关档案的错误印象, 使大众对档案文化内涵有进一步的了解, 使民众的档案素养得到提升, 挖掘潜在的使用者, 进而提高档案利用率。

2. 档案推广的过程。

档案管理人员可以根据各自的馆情采用适合本馆的档案推广策略。最常见的推广策略由导入—成长—巩固三个过程构成。

导入主要针对缺乏档案素质或者档案概念不清的潜在档案使用者。档案管理机构可依据其馆藏档案的主题来设计问卷等形式挑选出潜在档案使用者最喜爱的那些主题, 然后根据自己的能力, 策划较为长期的一系列推广活动, 同时通过丰富的媒体资源加强宣传。需要注意的是, 这时的推广要重视长期影响, 着眼于潜在档案使用者的日常学习、工作和生活, 而且要随时按照其接受程度调整档案推广形式。

成长是建立在导入基础上的。经过了导入的过程, 潜在档案使用者会开始筛选和评估档案和档案衍生品。档案管理机构应及时对潜在用户反馈的信息进行整理, 及时研究分析这些信息从而改善本馆服务。档案管理机构应依据潜在档案使用者的要求和习惯使用不同的档案推广方式, 举办不同的档案推广活动。推广的主题要对潜在档案使用者有足够的吸引力, 才能让他们积极参与推广活动。既要满足使用者需求, 又要使活动效果最大化, 加强档案管理机构与潜在档案使用者的联系, 增强档案在社会上的影响力, 最终实现提升档案利用率的推广目标。

在巩固过程, 档案的利用率没有多大的起伏, 基本状态较为平稳。对产品而言, 这是个性化和差别化的定位时期。因而对档案产品来说, 这时就要把以前适用于社会大众的推广策略变更为针对不同潜在档案使用者的差别化的、个性化的推广策略。在这个过程, 档案管理机构可针对不同的客户群体, 制订不同形式的档案, 设计多样化的纪念品, 并用不同方式加以制作。如此一来, 档案管理机构的纪念品不但多样化, 档案的主体和种类也多元化。

三、档案管理机构的档案推广策略

1. 提高工作人员的专业能力。

档案推广能否成功的关键在于档案推广工作人员 (也就是研发、制订、运行人员) 的专业能力以及档案管理机构是否依据不同的推广形式加强工作人员的综合专业知识与管理能力。但此处提及的专业能力不只是简单的指档案工作人员所需具备的复合的专业知识、熟练的操作技能和丰富的推广经验, 而且还要求档案工作人员具有较强的市场营销和推广方面的知识, 能把握潜在档案使用者的真实需求, 快速精准地把馆藏档案提供给潜在档案使用者使用, 特别是在咨询服务时, 具有洞悉档案使用者心理的能力, 是满足档案使用者对档案的使用, 提高档案使用的质量和作用的一种保障。

2. 提高社会大众的档案素养。

档案素养指人对档案馆的各种使用能力, 并有能力了解档案基础知识。目前, 我国社会大众的档案概念模糊不清, 常常对档案一词产生误解, 甚至把档案一词与存储在电脑中的文件相混淆。此外, 鉴于档案管理机构现在采用的管理模式, 使用档案前纷繁复杂的登记程序也是社会大众较少到馆使用档案的原因之一。所以, 档案管理机构应该通过文献档案的展览、编写书刊或档案知识学习班的举办等多样化的途径, 定期组织相关的档案推广活动, 培育社会大众的档案素养, 真正做到档案素养全民化[5]88。

3. 配置便捷的档案检索工具。

档案检索工具是能告知、存储和查找文献资料的工具和设备的统称, 是以原始文献为基础, 以目录、题录和摘要等各式著录方式编制的能够统计和查找文献的一个系统且全面的二次文献, 具有存储和检索两项基本职能[6]209。作为档案使用基础的档案检索工具不仅是馆藏档案控制的有力工具, 而且是档案使用者查找、挑选和明确档案材料的必备工具。采用档案检索工具查找档案资料, 可知道馆藏档案的领域、数量、内容和存储位置等多种信息。如今, 档案检索工具已从最初的书本式目录、纸质卡片目录和缩微目录的人工检索, 发展为使用电脑设备的便捷式网络在线检索, 档案查找和搜索范围已大大扩展。档案使用者在电脑设备上输入关键词即可在检索数据库, 得到自己需要的档案资料, 不再受限于时间与空间, 这样既为使用者节省了很多时间, 也提升了档案馆的服务效率。

4. 重视公共关系建设。

公共关系属于管理的范畴, 是指企业在有计划、有组织的形式下不断与其他社会大众或组织团体实现双向沟通, 来建立并维持彼此信任的一种关系, 以此实现共赢[7]19。公共关系不但可以促进其他团体和大众对组织的认识与了解, 塑造良好的组织形象, 还可以通过组织与外部的双向沟通建立互信, 使外部理解并支持组织, 从而参加组织的相关活动, 最终实现组织的目标。档案虽是独特的文献资料, 有特定使用者, 但档案管理机构也应意识到公共关系的重要性, 只有与外部建立良好的公共关系, 才能实现长足发展。

5. 加强青少年档案教育。

我国的档案管理单位往往很少将他们的注意力放在青少年身上, 错失了青少年档案素质培养的最佳时期。可以通过以下几点来加强青少年档案素质的培养: (1) 从个人档案及家庭档案出发, 与学校教材课程密切结合, 定期对青少年进行与所学课程特别是历史课程切合的在校教育; (2) 出版一些有关档案资料的补充教材, 鼓励阅读富有趣味性和知识性的档案情节故事; (3) 积极开展与档案有关的讲座或者有关活动, 可以根据档案资料记载编排舞台剧进行演出。通过这些措施, 可以让青少年更加自然生动地近距离接触档案, 通过这些具有启发性的活动, 使得青少年档案观念得到加强, 激发了对档案的兴趣, 从而培养了他们的档案素质。

6. 档案馆的参考咨询服务。

专业人员可以为档案管理机构提供参考咨询服务工作, 可以提高档案使用者的档案应用效率, 其中参考咨询服务内容有提供档案馆馆藏信息、申请和使用档案、协助使用者检索档案等, 也可以为了提升服务效率和品质而通过数字化的电子邮箱等形式进行参考咨询服务。这些提供服务的专业人员是档案信息与使用者间的桥梁, 他们必须全面地深入了解档案馆馆藏信息, 以便为档案使用者提供更为准确的帮助。

7. 馆际合作。

档案馆可以与文化信息中心 (图书馆、博物馆之类) 进行合作, 彼此提供所需的馆藏资源, 这样不仅可以扩大使用者使用档案的范围, 更能满足不同使用者特定的或特殊的需求, 从而使服务得到提升的目的。同时, 通过馆际合作, 可以不受信息源、空间和时间上的限制达到档案资源的共享, 加速档案产品的使用率以及流动性, 使档案产品价值得到更大程度的发挥。

受到目前经费和人员等条件的限制, 我国档案管理机构的档案推广策略还不完善, 但笔者相信, 随着经济、文化、教育等各方面体制的不断发展完善, 公众的档案素养不断提升, 最终会找到适合中国国情、档案馆馆情的推广策略, 档案使用率会不断刷新纪录, 我国的档案事业终会达到新的高度。

参考文献

[1]刘玉琰.营销学理论与实务[M].台北市:智胜文化, 2012.

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[3]陈士伯.档案营销学[M].台北市:佳宣出版社2010.

[4]林巧敏.档案周与推广活动[C].2006年海峡两岸档案暨微缩学术交流会论文集, 2009.

[5]高君琳.台湾地区档案素养评估指标之研究[C].“国立”政治大学图书咨询与档案学研究所硕士论文集, 2011 (6) .

[6]周文骏.图书馆学情报学词典[M].北京:书目文献出版社, 1993.

档案馆知识管理研究 篇9

一、电子档案管理与传统档案管理的区别

电子档案管理就是在档案管理过程中, 采用电子信息技术等手段对文件采用数据形式进行存储和管理。这一过程不会涉及到纸质档案资料, 通过网络系统以及专用的管理软件实施管理。电子档案管理与传统档案管理相比, 两者之间的区别表现在以下几个方面:

第一, 电子档案管理与传统档案管理在归档时间上存在较大的差异。电子档案能够随时归档, 或者在某一时间点, 或者在特定的周期内, 文件形成部门可以利用网络将文件传输给档案管理部门, 并采用电子数码进行签名认证等一系列处理, 为文件的签收、归类等提供便利。传统档案管理由档案管理部门向有关部门统一收集、统计档案表格等资料, 这个过程一般是周期性的, 需要事先制定一个标准的表格等纸质材料, 便于各部门间的发放与回收。

第二, 在归档方式上, 电子档案管理与传统档案管理存在较大的区别。电子档案管理, 采用电子编码技术, 通过对各个档案文件贴上专用标签等方式进行归档, 在程序上相对繁杂。而传统档案管理在归档程序上相对简单, 只需要开具证明即可。

第三, 在保存方面, 电子档案管理与传统档案管理存在区别。电子档案的保存上主要通过电子文件载体, 但其具有易老化、变质等问题, 影响档案的可读性。现在一般采用安全备份等技术, 同时需要文件形成部门配合, 通过文件格式转换, 统一格式后进行存储。传统档案管理存储只需要保证纸质文件不受损坏, 对保存环境、人为因素等要求较高, 相对于电子档案保存来说, 传统档案保存更加困难。

第四, 在档案查询使用等方面, 电子档案管理与传统档案管理存在较大的区别。电子档案管理, 一般需要符合一定的条件, 使用者申请注册, 成为档案馆或电子中心的会员, 这样就能够通过登录进行远程查询与使用。传统档案管理模式下, 如果想对某一档案进行查询使用, 需要向档案管理部门提出申请, 由档案管理员进行查找与取件, 这个过程会花费一定的时间, 效率相对较低。

二、无纸化档案管理的利与弊

(一) 电子档案管理的优点

电子档案管理模式大大提升了档案管理的效率。无论从档案归档时间、归档方式方面, 还是档案保存、档案查询等方面, 电子档案管理大大节省了时间, 提高了管理效率。特别是利用数据传输, 节约了文件打印、传输、发布张贴的时间, 利用专用的软件对档案数据进行归类管理, 使档案查询使用更加便捷。

电子档案管理模式的实行, 很大程度上为绿色环保事业做出了贡献。无纸化办公, 大大减少了纸质文件档案数量。一方面, 节约纸张就能节约资金投入;另一方面, 节约纸质文档的使用, 每年能够减少大量的树木被砍伐, 对保护森林资源有重大的意义。另外, 纸质文档使用量的减少, 还能够减少对订书钉、曲别针、印刷、笔墨等的使用。

(二) 电子档案管理的弊端

使用电子档案管理模式, 除了上诉的有点外, 还存在一定的弊端, 主要体现在以下几个方面:1.现阶段, 虽然国家制定了相关的电子文件管理法律法规文件, 但是还不够完善, 使得电子档案管理在法律效应方面受到了一定的挑战, 如何保证电子档案归档后的法律效应是广大管理部门需要研究的新课题之一。2.电子档案文件载体具有易老化、变质等问题, 长期使用必然会面临无法读取的问题, 这就需要有关人员采取安全备份、云技术等手段加以保护。3.在电子档案数据传输、共享过程中, 数据的安全问题也是管理人员需要研究的课题。信息技术的发展, 黑客技术、病毒等对电子档案数据的安全性由很大的威胁, 还需要采取加密、防火墙等方式进行防护。4.电子档案管理模式下, 为了保证电子档案的安全性、可靠性, 在归档程序上相对繁琐, 档案管理人员工作量、技术性要求较高, 在管理人员技术储备方面也需要加强。

三、总结

电子档案管理模式与传统档案管理相比, 在很大程度上提高了档案管理的效率, 并且为环保事业做出了巨大的贡献, 但传统档案管理模式也具有一定的优势, 两者之间存在一定的共生性, 在未来一段时间内, 还不能用电子档案管理完全代替传统档案管理模式, 档案管理人员应该扬长避短, 发挥两者的优势, 提高档案管理的时效性与经济效益。

摘要：随着我国社会经济的快速发展, 特别是科学技术水平的进步, 电子信息技术、计算机技术等对信息交流沟通造成很大的影响, 同时也为各类管理工作提供了便利。在档案管理方面, 电力档案管理模式极大的改变了传统档案管理效率低等问题, 但同时也带来了档案安全问题, 总之两种管理模式各有利弊。本文首先分析电子档案管理与传统档案管理的不同之处, 然后分析电子档案管理的优点与局限性, 供有关人员参考。

关键词：电子档案管理,传统档案管理,利弊

参考文献

[1]张小琴.无纸化办公给档案管理带来的利与弊[J].交流.2013, 26 (8) :124-125.

[2]王丽娜.浅谈电力档案与传统档案管理工作的区别[J].管理锦囊.2013, 15 (5) :158-159.

企业档案管理研究 篇10

一个企业的成功发展需要获取良好的信誉, 提升整体质量管理水平。企业管理的优劣同领导人员决策、市场信息以及员工整体素养紧密相连。只有把握好各个主体的相互关系, 方能全面推进企业的优质全面发展。而企业经营建设中势必构成丰富的档案资料。例如, 技术、工程资料、规范制度等。该类档案资料发挥了强有力的信息支撑作用, 尤其是在当前的企业更新发展、激烈的市场竞争环境下, 档案资源更加成为企业经营发展的强有力依据。为此, 档案工作人员整体素质水平、实践能力, 影响企业档案管理工作质量。

企业档案管理工作人员应树立终身学习观念, 持续的进行自我充电。尤其应重视理论知识以及实践技能的掌握。信息时代, 档案管理人员应重新审视档案工作内容以及具体服务对象, 持续优化知识结构, 扩充知识面。档案管理员工不但应体现良好的科学文化素质, 掌握丰富的档案知识以及管理技能, 还应精通网络信息手段、计算机处理技术, 方能符合信息时代对企业更新发展的综合需要。另外, 员工还应勇于向他人学习, 做到取长补短。档案工作始终为一门学问, 针对新状况应仔细深入分析研究, 向档案管理经验丰富的企业学习。同时应注重了解自身单位具体工作内容, 现实发展需求, 积极提供人性化的档案信息服务。应熟悉单位具体的业务内容以及未来发展动向, 注重企业经营发展与从事的科研活动, 确保档案资源的全面应用, 提升开发研究能力水平。

2. 完善科技档案管理与应用

企业产品实践生产、研究开发、项目工程实施为其持续发展的核心任务, 该类工作需要对科学技术展开深入研究、广泛论证以及不断推广, 而该环节中则会构成丰富的科技资料以及项目图纸, 其应用价值不容小觑, 尤其在开发新产品、发展新技术上意义重大。为此, 应全面重视科技档案管理存储、开发应用。应细致全面的做好重要产品、重大项目工程技术文档的全面汇总、清晰分类、确保合理组卷, 以实现方便应用查找的目标。另外, 针对科技档案应实施全文扫描, 创建科技档案网络体系, 完成重要科技档案以及文献信息的全面共享。还应做好点电文档归档管理, 构成完整数据库, 确保科技档案资源更加丰富, 为经营生产单位提供更加快速便利的信息服务。再者, 应重视应用保密技术手段, 预防黑客非法攻击以及病毒入侵系统, 保证档案信息资源整体可靠安全。

3. 充分应用开发档案资源

档案资源的整理搜集为一项基础工作, 而应用则是其根本价值。应用开发档案资源可获得更大的经济效益以及社会效益, 为档案管理的核心指导原则。为提升企业档案管理水平, 重要环节在于为企业从事各项工作提供优质的信息服务。为此, 应扩充开发应用力度, 全面激发档案信息内在支撑作用, 进而为企业的全面创新提供完善保障。

3.1 创建高效且实用性强的企业档案信息资源网络体系

创建高效且实用性强的档案信息资源网络体系, 应依托企业经营生产网络, 汇总反映企业单位经营生产工作各项环节的基础信息、原始数据等, 并快速归档构成多元化的档案资源。再者, 应广泛收集业内信息资源, 通过及时沟通把握行业内档案管理工作发展动态, 令本机构档案资源全面扩充, 涉及更多门类。该项工作的成功需要合理应用计算机网络系统技术, 在创建本单位经营生产网络体系的过程中, 应预先考量档案系统创建, 在制定网络规划以及相关标准的过程中, 明确档案资源共享应用的标准规范, 令企业内部同行业间能够快速及时的获取需要档案资源, 进而完成信息全面共享。企业为占领更多的市场, 打响信誉度, 便需要具备丰富多样的信息资源, 因此有条件的单位可订阅丰富的专业杂志或是期刊, 从中提炼高价值资料使档案信息系统更加充实, 为各单位研究开发、经营生产、制定决策提供更好的服务。

3.2 明确企业需要, 扩充服务内容

电子商务时代, 企业档案管理伴随信息资源互换以及相互交流而深入到社会信息网络系统内。档案员工对电子档案构成以及来源的关注点从以往的企业内网扩充到整体外网系统。面对新型网络环境, 档案员工不仅应持续加强企业档案资源的管理收集, 还应充分明确企业的全新需要, 扩充服务内容。可由网络系统获得更丰富信息, 提供生产、供应、销售、科技创新、质量管理、资金以及政策制度等有关信息, 创建形成一整套高效且科学的档案信息管理系统, 为企业单位经营管理、决策制定、创新发展提供多元化、全方位的优质服务。

档案员工还应配合现代营销手段, 协助领导决策层以及专业人员创建企业网站, 选择凸显企业特色、构建良好形象的优质资源传输至网络, 透过宣传优质的项目、高水平的产品以及现代化的技术, 扩充企业自身行业之中的综合影响力, 扩充产品以及技术市场整体占有率。

结语

总之, 市场经济环境下, 强化企业档案管理、优化实践工作水平, 提供更优质的服务, 为企业创新、全面发展的核心动力与具体目标, 为每位员工职能所在。仅有制定科学有效的企业档案管理实践策略, 明确企业需要、扩充服务内容, 创建高效且实用性强的企业档案信息资源网络体系, 完善科技档案管理应用, 强化企业档案管理人员综合素质水平, 方能为企业健康优质的发展贡献更大力量, 实现可持续的全面发展。

参考文献

[1]宗冠男.新时期企业档案管理面临的现实困境与优化路径探究[J].中国高新技术企业, 2013 (14) .

[2]周丽娥.关于卫校档案信息管理模式的若干思考[J].办公室业务, 2012 (17) .

[3]叶丽娟.市场经济中企业档案管理的挑战与策略分析[J].办公室业务, 2012 (19) .

[4]邱丽娟.加强档案管理现代化, 促进高速公路现代化养护管理[J].卷宗, 2013 (6) .