照片档案的作用

照片档案的作用（精选十篇）

照片档案的作用 篇1

一、企业文化建设中照片档案发挥的作用

照片档案与文化建设之间存在着必然联系, 不仅企业文化孕育在照片档案中, 而且照片档案具有一定的文化特性, 是企业发展历程的见证者。在新时期, 企业要提升竞争实力, 必须充分发挥照片档案的积极作用, 以加强文化建设。照片档案对文化建设的作用主要表现在以下方面:

(一) 有助于扩大企业的影响力。照片档案资源在企业文化建设中的有效利用, 有助于企业树立良好的形象, 并且能够扩大企业影响力。现阶段, 企业发展面临着较为激烈的竞争环境, 而良好形象是企业提高竞争实力的重要表现。通过照片档案, 企业能够加大宣传力度, 使员工及其消费者更好地了解和见证企业的成长, 可以增强消费者对企业的强烈认同感, 进而扩大企业影响力和实现经济效益、社会效益的最大化。例如, 江苏省宿迁市某企业中关于科技更新的照片档案, 完整记录着企业从创立至发展过程中的设备设施更新、产品技术含量提升等信息内容, 有助于企业加强“科研创新”的文化建设。

(二) 为企业文化建设提供依据。照片档案是企业发展历史的真实写照, 其记录具有原始性、真实性的特征, 能够为企业文化建设提供可靠的信息资料。企业只有深入挖掘照片档案资源, 才能为企业文化建设提供积极的借鉴。例如:江苏宿迁市某企业文化建设中, 以一张“单位员工参加行业运动会接力赛获奖”的照片, 总结出企业“协同合作”的文化主题内容。基于此, 在企业文化建设中, 员工能够始终坚持协同合作的原则开展工作, 使企业内部营造出和谐的文化氛围, 为企业发展提供源源不断的动力。

(三) 为企业文化建设创造途径。照片档案是企业发展历史的反映, 能够对企业领导人员有着积极的借鉴作用。在企业文化建设中, 相关人员应加强对照片档案资源的充分挖掘和利用, 进而为企业文化建设创造良好的途径。照片档案包括企业困难时期、巅峰时期等不同时期的信息内容, 能够反映企业不同时期的发展状况, 进而为企业更好地提供借鉴。例如:江苏省宿迁市某企业在文化建设过程中, 引导员工传阅企业相册, 以了解企业的发展历史。员工通过对企业相册的讨论, 不仅可以增强对企业的了解, 而且有助于鼓舞员工士气和提升员工对企业文化的归属感、认同感。

二、充分发挥照片档案作用的建议

(一) 优化照片档案管理部门。为充分发挥照片档案在企业文化建设中的积极作用, 企业领导人员有必要对照片档案管理部门进行合理优化及调整。照片档案能够为企业文化建设提供有力依据, 有助于企业员工自觉接受企业文化的熏陶。对此, 相关管理人员应更新管理观念, 摒弃传统库房管理意识, 对照片档案的管理, 既要实现妥善保存, 又要充分挖掘其使用价值, 进而对企业文化建设提供助力。

(二) 建立完善的照片档案管理制度。要充分发挥照片档案管理的积极作用, 相关人员有必要建立完善的照片档案管理工作制度, 为工作人员提供工作依据的基础上, 能够使照片档案工作更具有效性。首先, 将照片档案管理工作列入企业日常管理工作的日程中, 使照片档案管理工作更加重视该项工作, 进而妥善保管照片档案资源, 并挖掘其文化价值信息。其次, 制定完善的管理制度, 形成企业独特的制度文化, 以充分发挥制度与管理对企业文化建设的积极作用, 推动企业文化建设的发展进程。

(三) 充分挖掘照片档案的资源优势。企业在不同时期具有不同的文化内涵, 进而引导企业走不同的发展之路。照片档案是企业文化建设的依据, 不同照片档案是企业不同文化建设的结果反映, 因而具有深刻的文化内涵, 并且能够对现阶段企业文化建设提供借鉴。所以, 相关人员应充分挖掘照片档案中的资源优势, 在企业内外部加强宣传, 为企业文化建设发展营造良好的内外部环境, 以充分发挥照片档案的积极作用。

三、结论

照片档案是企业经营发展中的宝贵财富, 同时对企业文化建设发挥着积极的作用, 不仅能够为企业树立良好形象, 扩大影响力, 而且还能为文化建设提供科学依据和创造途径, 有助于提升企业的竞争实力。所以, 我国企业在文化建设过程中, 应进一步开展照片档案管理工作。现阶段, 部分企业未能重视照片档案的重要性, 未能对文化建设发挥积极作用, 但随着人们思想观念的逐渐改变, 能够探寻充分发挥照片档案积极作用的渠道, 以推进文化建设进程。

摘要：在市场经济的作用下, 企业面临着更为激烈的竞争环境, 只有不断提升竞争力, 才能在市场竞争中脱颖而出, 实现可持续发展。企业文化建设是企业软实力的表现, 加强其建设, 有助于提高企业竞争实力。照片档案与企业文化建设之间存在着密切的联系, 前者对后者有积极的作用。然而, 部分企业在文化建设中, 未能充分发挥照片档案的积极作用, 阻碍文化建设发展。对此, 本文主要分析照片档案对文化建设的作用, 并提出发挥其积极作用的建议。

关键词：照片档案,企业文化建设,作用,建议

参考文献

[1]吴丹岫.浅议照片档案在烟草企业建设发展中发挥的作用[J].兰台世界, 2015 (S1) :49-50.

[2]宋善军.试论企业档案管理工作对企业文化建设的作用[J].经营管理者, 2014 (08) :283.

照片档案的保护与鉴定 篇2

照片与底片都是由感光材料制成的，比一般纸质档案保护条件要求更高。在照片档案的保护中必须注意以下问题：

1.入库前的技术处理。照片档案入库前应进行一些必要的技术处理，以延长照片寿命。黑白底片入库前要进行水洗处理，照片水洗后要上光，入库时的严格把关可以防止受污染的照片入库。

2.适宜的装具与排放。照片档案应保存在规范的装具内，切忌将多张照片用盒子或袋子装在一起，以免照片相互粘连。照片簿册要立放，不能堆积平放，以免底部照片受压。一般卷片禁止压摞存放，更不能使胶卷承受重大压力，以免造成胶卷卷片和变形。

3.适宜的温湿度。不适宜的温湿度将造成照片和底片出现各种变质与损伤，按照《照片档案管理规范》要求，收藏底片的库房温度要保持在13℃～15℃，相对湿度要保持在35%～45%。温度过高，底片中明胶溶化，易发生粘合。湿度太高容易发霉变质，温湿度太低则易断裂、开裂。保存照片的适宜温湿度为：温度14℃～24℃；相对湿度40%～60%。

4.防止有害气体、灰尘和光线。灰尘及有害气体对底片的危害很大，照片档案片库应尽量远离污染源，库房门窗应密闭良好，采用机械通风时应加防尘罩，整理照片档案的工作间也应清洁卫生。库房内应采用白炽灯和进行虑紫处理的日光灯为光源，避免阳光照射照片和底片，保存底片多的库房还要特别注意防火。

5.定期檢查。档案馆（室）对收藏的照片档案要根据具体情况，定期检查，详细记录，以便根据记录情况采取各种措施延长照片档案的寿命。

二、底片的保护与补救

底片是照片的本源，没有底片就洗不出照片，底片如果损毁将无法弥补，因此应十分重视对底片的保护。首先，应有理想的保管条件，注意防潮、防霉、防火、防尘。其次，要有严格的操作制度，在接触底片时应格外小心、细致并做到清洁卫生。第三，如发现底片有问题应及时采取有效措施予以补救。底片出现霉斑、磨擦痕迹、变黄斑、粘连、溶化或附着了灰尘等问题，应采取专门性的技术措施加以细致修整。

三、照片的保护与补救

照片的载体是一种感光纸，底片上的影像经过曝光、显影、定影印在或放大到感光纸上。如果保管条件不善，照片会很快泛黄起斑，彩色照片会出现褪色现象，严重的会面目全非。因此，必须加强对照片的保护工作，创造适宜的保管条件。注意防光照、防指纹污染、防灰尘。彩色照片可处理成黑白照片，这样更有利于长久保存。有条件的可制作副本。照片如果遭受污损，有底片的可重新洗印一张，无底片的照片要及时进行技术修整，尽量延长档案的寿命。

四、照片档案价值的鉴定

凡是反映一定历史时期、一定时代的历史面貌的、对本单位、对国家和社会有保存价值的照片，凡是反映艺术发展和科学技术发展的、对艺术发展和科学研究有保存价值的照片，都应作为档案保存下来。对照片档案，既要考虑现实与历史价值，还要考虑艺术与技术价值。确定一张照片是否需要保存，不能只从一个单位的业务需要出发，而应全面考虑，尤其对反映党和人民多年来斗争历史的照片更应珍惜。

照片档案的作用 篇3

一、高校照片档案的记录载体作用

照片档案具备文化载体的独特功能, 具有记录和凭证价值, 是档案不同于和优于其他各种资料的最基本的特点。高校照片档案是确凿的原始材料和历史记录, 它所具有的可靠性和权威性, 成为研究高校历史与发展的最重要的参考依据。高校照片档案反映了学校建设多年来的办学和建设历史, 是师生解读学校发展史的重要通道。校园内良好的学风、礼貌的行为都是文化修养和价值追求的体现;校园的建筑风格、独特的校园风景、设施现代化的状况以及学校的标志性实物、象征物等都是校园文化的物质体现, 融进了学校自己的文化价值观念, 也鲜明地记载着校园建筑规模和环境的开始、发展与变化。

高校照片档案记录了学校建设的进程, 我校档案馆将收集到的照片档案分为四个主题, 分别是领导来访、教学科研、行政事务、学生活动, 以其重要程度按时间顺序整理, 可清晰记录每年学校开展的相关活动。近年来, 许多高校重建, 校园建筑及环境已是焕然一新, 而存在档案馆的一些珍贵的老照片则记下了老校园的风貌, 也记载着学校辉煌的历史。从我校《安徽师范大学校史》中档案馆整理的照片可见, 从1928年安徽师范大学前身省立安徽大学一院教学楼、省立安徽大学一院办公楼到1935年新校舍门头和新校舍全景再到1946年国立安徽大学新建校大礼堂和国立安徽大学的运动场、1947年安徽学院的校门, 直至2001年田家炳教育书院的落成以及新校区校园的建筑风貌, 很鲜明地表现了我校从建校开始至今的校园建筑发展变化, 反映当时的社会背景与人文环境。学校建筑景观、标志性建筑物、教学场所的布局等都是物质文化的组成部分, 通过它可以让师生重温老校园的环境和氛围, 再现校园建筑的时代背景, 也透射出我校各阶段教育思想和治学态度。

二、高校照片档案的历史传承作用

高校担负着文化传承与文化积累的责任, 其目标则着眼于人类与族类文明的传承与延续。高校照片档案作为高校校园文化的重要组成部分, 直观而鲜明地表现了高校广大师生的行为方式、行为规范和审美情趣等方面的独特之处, 并直接反映其价值取向、思维方式与文化追求。它是一种媒介, 通过采编过程, 具有文化传承与增值功能, 将以图片形式记录下来的高校的物质文明和精神文明的历史和现状世代相传并使高校在历史上的文化遗产不断得到继承和发展。

在校园文化建设中, 各高校坚持正确的指导思想, 传承着优良的办学风格, 高举社会主义教育的目标, 培养有理想、有道德、有文化、有纪律, 德智体美劳全面发展的优秀人才。这既是校园文化建设的出发点, 也是校园文化建设的归宿。那么, 通过照片档案可以图文并茂地反映学校的各类活动, 体现其办学思想和培养目标。如学校领导与兄弟院校的互访、每届党代会和团委会的召开、每年体育运动会的召开, 学生文娱活动、大学生社团活动的开展等生动地反映了学校的办学精神和治学方向, 传承了学校的优秀成果和学校教职员工共同的价值观。这可以产生一种推动力, 推动和激励师生为实现学校的发展目标而努力;也可以形成一种凝聚力, 促使上下左右同心协力, 团结合作;可以演化成约束力, 起到扬善抑恶的作用。良好的校园文化环境也就由此而逐渐形成并代代相承。

三、高校照片档案的教育宣传作用

档案是一种重要的教育资源, 它以第一手原始材料见长, 翔实地记录了人们创造历史的曲折历程和奋斗足迹, 形象生动地反映了社会生活的方方面面, 其真实性不容质疑, 因而具有不可抗拒的说服力和感染力。通过将那些最原始、最真实可靠、最有说服力的档案材料和事物呈现在人们面前, 使他们从中体会到追根溯源的满足和探求真理的渴求, 并使他们的心灵深深地被震撼。利用档案蕴藏的丰厚的文化资源, 通过举办档案陈列与展览等社会教育活动, 能够发挥资治教化、陶冶情操、传承校园文化的教育宣传作用。

校园文化建设最终目的是要培育一种有利于主体全面发展的精神环境和文化心理氛围, 并以此影响其行为, 实现主体对教育行为规范的认同, 最终支配其教育行为。高校可以利用照片档案的资源, 发挥校园文化的教育作用, 可以通过举办各种类型和主题的照片展览和建立爱国主义教育基地 (下转第51页) (上接第66页) 对学校教职员工和学生进行爱校教育。如学校周年校庆活动可以分主题地将学校的办学历史通过照片展览直观地让师生了解;校史馆中高校照片档案通过编撰整理也成为重要部分, 其中, 具有象征意义的校门、校徽和重要知名人士及重要活动, 将学校悠久的办学历史和科学的教育理念鲜活地展露在前来参观的各级领导和兄弟院校及师生们面前, 具有宣传和教育意义。我校连续两年对近12000名新生进行了校史校情教育, 学生们被学校丰富深刻的人文思想内涵和厚重的历史底蕴所吸引, 刚进校就接受了学校悠久历史与传统文化的教育。从收集来的近千份观后感可见, 他们都被学校走过八十多年光辉历程的“厚重朴实、至善致远、追求卓越、自强不惜”的精神所吸引, 为曾经先后在镜湖之滨、著书立书、弘文励教的周建人、郁达夫、苏雪林、朱光潜等一大批专家学者所敬仰, 对照片上反映出的学校早年的校徽、校歌、校门、校址以及学校的名人、专家与学者所做出的贡献表示极大的敬畏, 从而深刻地认识到自身所承载的责任和使命。

高校照片档案以其特殊的存在方式记载并传承着校园文化, 在校园文化建设中起到了不可忽视的作用。高校校园文化作为“特殊的育人载体”, 是新时期人才培养的重要组成部分和高等教育的重要内容。如何使高校照片档案适应校园文化建设新的需要, 如何将高校照片档案演变成一种文化的力量, 更好地推进大学生的素质教育, 将成为新时期校园文化建设的重中之重。

摘要：高校照片档案以其特有的记载方式, 成为校园文化建设的重要部分, 发挥其重要的传承文化与教育宣传的作用, 展现学校建设风貌、突显学校人文精神、启迪师生树立远大理想, 继承学校悠久的历史。

关键词：高校照片档案,校园文化建设,作用

参考文献

[1]孙宝元, 刘春玲, 李士杰.对校园文化的思考[J].思想政治教育研究, 1996, 03.

[2]张德, 吴剑平.校园文化与人才培养[M].清华大学出版社.

[3]宋德新.大学校园文化建设[M].天津人民出版社, 2006.

[4]于晓阳.校园文化建设新趋向[M].东北林业大学出版社, 2005.

照片档案管理制度（最终版） 篇4

声像档案管理制度

第1条 为加强公司内部声像档案的管理工作，更好地保护和利用声像档案

信息资源，服务公司的各项工作，特制定本制度。

第2条 公司在生产、经营、管理等各项活动中形成的，具有保存价值的照

片、底片、录音、录像带、磁盘等均需归档。

第3条 声像档案冲洗加工后，由摄影者或承办单位整理并编写说明，在三

个月内向档案部门归档。归档照片内容要真实、具体、技术质量符合要求；底片、录音、录像带、磁盘要清楚，不能有划痕及污染。

第4条 声像档案分类应遵循“便于保管、方便利用”的原则，根据公司业

务内容和管理方式合理分类，分类要保持前后一致，不能随意变动。属一个类别的按时间顺序排列。

第5条 照片档案的底片应单独整理和存放，底片放入底片袋内保管，底片

袋的右上方应标明底片号。底片编号按时间顺序编一个流水号。

第6条 照片和说明一同整理和存放。照片的文字说明包括事由、时间、地

点、人物、背景、摄影者等要素。说明要文字简洁、语言通顺，一般不超过200字。

1、事由：照片影像所反映事件、事物的情由。

2、时间：事件发生和拍摄时间。

3、地点：被摄物所在的具体地点。

4、人物：照片影像上主要人物的姓名、身份。

5、背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的说明。

6、摄影者：照片的拍摄单位和拍摄者。

第7条 照片档案要用档案局规定使用的装具，不能用塑料夹或透气性能不

好的装具。其保管环境要符合温湿度要求。

第8条 声像档案的保管期限为永久或长期，凡是归档保存的底片和照片，一般不能随便抽出。声像档案是公司档案的一个组成部分，是为公司服务的，原则上不外借。

照片档案工作初探 篇5

[关键词] 照片 档案 初探

照片档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片，并辅以文字说明的历史记录。是国家档案的重要门类和载体,具有重要的保管和利用价值。笔者这几年在工作中发现，照片档案普遍存在着档案形成的数量少、收集不齐全、整理不规范、说明文字填写不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和照片档案的保管及利用。照片档案工作滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强照片档案管理工作刻不容缓。

一、照片档案存在的问题

（一）照片档案管理混乱，问题复杂。

１、管理制度不健全，照片档案没有集中统一管理。

有很多单位制定了相应的照片档案管理制度，有些单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，照片档案的管理主要存在着３种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交，二是各科室一年一次移交档案室，三是由科室分散保管或个人保存。由此表明照片档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。

2、照片意识不强，照片档案难以及时完整归档。

照片档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。有很多的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的照片档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对照片档案管理缺乏重视。

3、保管条件差，照片档案难以长久保存。

照片档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而只有少数单位设置了照片档案室或配备了照片档案专柜，有些单位都将照片档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，不利于照片档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！

4、收集渠道不畅，照片档案馆、室藏匮乏。

档案馆是永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏照片档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的照片档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室照片档案不齐全，档案馆的照片档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今天的匮乏。

5、重大活动档案失控，照片档案流失严重。

众所周知，每次单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄影，形成了许多有价值的照片档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，照片（包括文书、实物等）档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成照片档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的照片档案不归档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成照片档案的流失。

(二）摄影人员的现状和两种误区。

摄影人员在各自单位中直接从事着产生照片档案的工作，并决定着照片档案的数量和质量。很多摄影人员有专职的，兼职的，平均年龄比较轻，大专以上文化程度的占多数。队伍强大、年龄适中、文化程度较高。但专业工龄比较短。经过专业培训的少，专业知识及技能普遍较低。

在很多摄影人员中存在着两种思想认识上的误区。一种是部分人根本就不知道什么是照片档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形成的照片，认为拍完就算完成任务了，不需要归档保存；另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，送往报社、电台的用完就算完了，怎么处理这些照片档案属于个人行为。由于这些同志缺乏全局观念，档案意识不强，仅考虑个人或本部门工作方便，致使部分照片档案长期在个人或科室内部保存，不移交档案室或档案馆统一保存。特别是随着人员变动和机构调整，造成照片档案的失控或流失，致使单位档案不齐全完整，严重影响了照片档案的长久保护和开发利用。造成了照片档案管理上的不规范。

二、 加强照片档案管理工作的对策及建议

（一） 加强宣传，提高意识，争取领导重视。

搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。

（二） 加强管理，制定办法，狠抓制度落实。

要改变照片档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。同时，各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的照片从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对照片档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保照片档案归档质量。

（三） 加强监督，分类指导，注重业务培训。

针对照片档案管理现状，档案行政管理部门要加大对照片档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，还要注重业务培训，全面加强对摄影人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好照片档案奠定良好的基础。

（四） 结合实际，创造条件，力求妥善保管。

从长久保护和利用考虑，照片档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前照片档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或专室又不现实。笔者认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，照片档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等，尽量延长照片档案的寿命。

（五） 全面出击，形式多样，疏通收集渠道。

谈高校照片档案的归档管理 篇6

档案, 是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。《中华人民共和国档案法》档案是直接形成的历史纪录。“直接形成”说明档案继承了文件的原始性, “历史纪录”说明档案在继承文件原始性的同时, 也继承了文件的记录性, 是再现历史真实面貌的原始文献。正因为档案继承了文件原始记录性, 具有历史再现性, 所以档案才具有凭证价值的重要属性, 并以此区别于图书情报资料和文物。在档案管理中, 照片扮演着记载各政府机关公务、企业生产、学术及科学研究等方面重要的辅助角色。照片档案以直接且逼真的影像将信息传递给使用者, 不受语言、文字的限制, 让人犹如身临其境, 故更具有感染力。

照片起始于法国, 1826年法国的一个夏天, Joseph Niepce拍下了世界上第一张照片。照片档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的, 有保存价值的以感光材料为载体, 以影像为主要反映方式的历史纪录。

在档案管理中, 照片以直接且逼真的影像将咨讯传递给使用者, 不受语言、文字的限制, 让人犹如身临其境, 更具有感染力。由于其独特的记录形式, 在档案利用中发挥了重要的作用, 如提供证据、举办展览、编辑图书以及画册等等。在河南大学建校90周年举办校史展和出版画册, 琳琅满目的照片档案以不同内容分门别类展现了学校90年来的发展历程, 使学生通过今昔发展变化, 体会到改革开放的伟大成就, 激发学生爱国爱校的感情, 收到良好的效果。

1 照片档案归档范围

记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片领导人和著名人物, 参加与本单位有关的重大公务活动照片, 本单位组织或个人参加的重要外事活动的照片, 记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片, 记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片, 其他具有保存价值的照片。

2 照片归档原则

尽管照片档案的应用十分广泛, 但它对于事件、内容上所反映的信息往往是影像化且不完整, 所以常需要进一步的文字说明, 以便于查找和利用。由于影像本身大多不具文字说明, 在归档过程中一定要注意及时注解说明。

2.1 照片档案的整理照片档案卷内目录的项目包括:

照片号底片号、照片题名、页号、备注。底片经过分类后应编号并编制底片目录登记簿, 一张底片或一组相关的底片为一个保管单位, 编一个底片号。如果是一组底片, 在底片顺序号后面还要编一个分号。底片号是按底片收到的先后次序编号登记的, 对已经确定类别的底片号再加分类号。照片档案的整理应遵循有利于保持档案的有机联系, 有利于保管, 便于提供利用的整理原则。照片档案应在全宗内按年度———问题进行分类。分类应保持前后一致, 不能随意变动。对于反映同一事件的一组照片可以编一个号, 然后每组照片分别编小流水号。底片在全宗内编流水号, 格式为全宗号-底片号, 并用铁笔在底片乳剂面片边处横排刻上底片号, 同时在底片袋的右上方标明底片号。一张照片应有一个说明, 一组联系密切的照片应加总说明。符号说明的内容包括照片号、底片号和参见号, 其中参见号为与本张 (组) 照片有联系的其他档案的档号。文字说明的内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者 (摄制者) 等六要素。整理完后, 编制照片档案卷内目录使位置固定下来。

2.2 数码照片归档的管理数码照片档案一般由数字图像 (照片) 、文字说明两部分组成。

档案工作人员要根据数码照片档案的特殊性, 在收集、归档工作中坚持前端控制并参与指导, 保证这一新型载体档案的完整与安全。归档的数码照片格式应为TIFF、JPEG格式。对于采用非通用文件格式的数码照片, 收集时应将其在分辨率不变的前提下, 转换成TIFF、JPEG格式, 并在备注栏中记载。如无法转换, 则应将相关软件一并收集。拍摄数码照片的像素数应在500万以上。扫描照片的线数应不低于600dpi。用底片扫描仪对感光胶片进行扫描时, 其扫描的分辨率应达到1200~2400dpi。对具有永久保存价值的数码照片, 归档时必须冲印或打印出纸质照片, 按双套制要求保存。归档时应标明互见号, 格式为:全宗号—光盘号—照片号 (标注于纸质照片的文字说明中) 或全宗号—册号—张号 (标注于数码照片的文字说明中) 。

3 照片归档管理注意事项

照片归档管理事关以后的查询使用。全校上下尤其各级领导干部都应该高度重视, 防范在先, 未雨绸缪。

3.1 提高认识, 加强领导。

加强一级归档, 完善二级管理。可根据工作需要对归档照片进行管理上的适当调整, 加强和完善二级照片档案管理, 建立以院系为主的二级档案保管单位, 档案馆做好二级目录的收集工作, 加强二级照片档案监督指导力度, 使照片档案更加齐全完整, 也为教育部的再次评估打下良好的基础。

3.2 制定措施, 落实制度。

学校早就制定并下发了包括照片档案在内的档案管理规章制度。各单位的日常工作活动照片如何拍摄并及时整理移交。保证照片档案归档移交工作有章可循, 真正实现制度化、规范化、经常化。采取多种形式, 及时做好照片档案的归档整理工作。档案馆还要及时进行照片归档提醒、催交、筛选、剔除和编目、说明等整理工作, 可采取多种方式, 通过接收、征集、交换、复制、购买等多种手段, 多渠道、多途径开展照片档案的收集归档工作, 并随时进行规范整理和保存。

3.3 长期重视, 持之以恒。

日复一日, 年复一年, 照片档案归档移交工作贵在坚持。不坚持, 不落实, 不执行, 即使有再完善的制度, 也只能流于形式, 甚至成为笑谈。要真正实现照片档案的长期保存、有效利用, 只有全校上下长期重视, 高度重视, 努力做档案工作的有心人, 不因单位领导和档案管理员职务、岗位变动等诸多因素而忽视档案工作才行。

随着时代的发展, 照片档案以后可以实现在校网上传, 更加便于查询, 提供照片档案, 积极为学校各项工作服务。档案的利用开发, 大大促进了档案管理工作, 有力推动照片档案管理上新水平。

参考文献

[1]照片档案管理规范.GB/T.11821—89.

[2]李丽云.《加强数码照片管理的几点思考》.《中国档案》2007 (3) .

[3]傅荣校, 翁敏曦:《档案数字化扫描与存储格式比较研究》.《档案学通讯》2007 (2) .

体校照片档案的管理与运用 篇7

一体校照片档案存在的问题

第一, 存放分散。目前体校档案馆是以全宗为一个保管单位, 对全宗内的档案进行有序排列, 而不是按档案的类型 (文书档案、人事档案、声像档案等) 或载体进行分类。这样分类的最大好处是便于利用者使用档案, 但在档案的保管上存在一定的难度, 有时不同载体的档案虽然是一个全宗的, 但也可能存在分别保管的情况, 照片档案也就按其形成单位的不同, 分别在不同的全宗中保管。体校目前保管照片档案共1.8万张, 分别保存在30个全宗、80个目录中。

第二, 整理方法不一。照片档案由于形成的时间不同, 整理的方法也就不尽相同。有的照片档案是夹在文书卷中的, 而有的照片档案是单独装订成册的。另外, 照片固定在芯页上的方法也不一样, 有用胶水固定的、有用乳胶固定的, 近两年接收的档案也有用国标照片册的。

第三, 保存不完整。绝大多数照片有照片无底片、无文字说明等项。照片档案的这种状况, 直接影响到照片档案数字化工作的开展。因此, 体校在对照片档案进行数字化载体转换前, 对照片档案进行了重新整理, 针对以上问题分别采取了措施。

二体校体育照片档案的内容

体校体育照片档案的内容多且广泛, 主要包括以下几方面: (1) 记录体校每年举办的各类竞赛的照片, 如田径运动会、广播操比赛、球类比赛、长跑比赛、跳绳等的照片; (2) 领导人和社会知名人物参加与体校体育有关的重大活动的照片; (3) 体校组织或个人参加的校外重要体育活动的照片; (4) 体校其他具有保存价值的体育照片。

三体校体育照片档案的整理

第一, 规范整理, 便于保管和提供利用。按照《照片档案管理规范》 (GB/T 11821—2002) 进行。

第二, 体校体育照片的分类。应在全宗内按保管期限—年度—问题分类, 跨年度且不可分割的照片, 也可按保管期限—问题—年度分类。

第三, 体校体育照片的排列。在分类方案的最低一级类目内, 按问题结合时间进行。

例:保管期限—年度—问题。

永久—2006年—莱州市竞技体育体校档案工作会议 (1~12张) 、莱州市重点体校档案工作会议 (13~25张) 。

保管期限—问题—年度。

永久—××案件—2006年 (1~10张) 、2007年 (11~29张) 。

第四, 照片档案的编号。照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码。

格式一:全宗号—保管期限代码—册号—张号。

格式二:全宗号—保管期限代码—张号。

第五, 底片的编号。与照片分别编号法、与照片合一编号法。

第六, 底片编号格式。全宗号—保管期限代码—张号。 (1) 全宗号:档案馆给立档单位编制的代码; (2) 保管期限代码:分别用“1、2、3”或“Y、C、D”对应代表“永久、长期、短期”; (3) 张号:格式一中的张号是指在册内的排列从“1”开始的顺序编号。格式二中是指在保管期限内照片的排列从“1”开始的顺序编号。

第七, 大幅照片说明。可另纸书写。一组联系密切的照片中的大幅照片, 应随该组照片一同在册内编号, 填写单张照片说明, 并注明存放位置。对于照片册放置不下的大幅照片, 可将其放入专用的档案袋或档案盒中。

第八, 编组联符号。组联符号:同组中的每一张照片均应在单张照片的左上角或右上角标出组联符号。组联符号按组依次采用“ (1) ”“ (2) ”…

例:1— (1) 、2— (1) 、3— (1) 、4、5、6— (2) 。

组联符号不宜越册。

第九, 组合照片说明。一组 (若干张) 联系密切的照片按顺序排列后, 可拟写组合照片说明, 其单张照片说明可以从简。

组合照片说明:组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项;应在组合照片说明中指出所含照片的起止张号和数量;组合照片说明可放在第一张照片的上方, 也可放在所有照片之前。

四建立体育照片档案应注意的问题

第一, 体校体育教学是体校教育工作的一个重要部分, 牵涉的内容广、影响面大, 体育照片档案工作更是一项细致、复杂的工作。在收集、整理建档的过程中, 体校要坚持长期性、整体性、有序性、创造性的原则。

第二, 照片档案建立后, 需加强管理, 最好建立档案橱, 将资料分类放置档案盒子内, 记录所存档案的类别、目录及时间。

第三, 合理使用并及时更新或充实内容。对有时限的或不再适合当前教学形式的照片内容应及时装订成册, 归案入档案 (加编号) , 以便日后检查或其他用途备用。

第四, 保存照片档案要规范。通常体校体育照片档案的目录等, 要依照档案法要求, 规范、清晰, 可避免不必要的重复, 也有利于查找和收集、整理。

五运用体育照片档案应注意的问题

第一, 要及时、经常性地把收集、整理的照片进行科学分析, 并建成档案, 运用时要结合教学、训练等, 以参考为主, 以推动为目标。

第二, 要以档案为准绳, 规范体校体育工作, 全面深入地推动体校体育工作的开展。

数码照片档案的收集与整理 篇8

一、数码照片档案的特点

(一) 形象生动。

数码照片档案以其画面的可视形象, 生动地将档案内容展现在利用者面前, 具有较强的形象性和直观性, 其生动性和形象性是其他类型档案难以达到的。

(二) 时空感强。

数码照片运用先进科学摄影技术, 可将一瞬即逝的现场永久记录和再现, 并可进行超越时空的传递, 具有较强的时间感和空间感。

(三) 传输分享方便。

应用通信网络传送数码照片, 能与办公局域网中的电脑终端连接, 并通过网络发布传输, 从而拓展其共享范围。

(四) 便于复制和备份。

数码档案复制与备份简捷, 利用数字存储与备份技术进行数据保存。数码照片可以冲印成纸质照片、图册, 也可以制成光盘、CD等, 对丢失底片的传统照片, 可以通过扫描方式数字化, 真实地保留原始照片信息。

数码照片也存在着对软硬件的依赖性, 必须在计算机图像处理软件环境技术支撑下才能读写数据, 同时数据信息具有易改性, 通过图像处理软件可改变其历史原貌的不足之处。

二、数码照片档案的收集与归档要求

(一) 数码照片档案的收集范围。

数码照片档案的收集与归档, 按照档案国标《照片档案管理规范》 (T11821-2002) 的有关规定, 根据照片形成机构的特点与档案所在机构职能活动的特点, 自行制定符合本单位需要的照片档案收集范围。因此, 数码照片档案的收集范围应该包括: (1) 反映单位主要职能活动和工作成果的照片档案; (2) 领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片档案; (3) 本单位组织或参加的重要外事活动的照片档案; (4) 记录本单位、本地区重大事件、重大事故, 自然灾害及异常现象的照片档案; (5) 反映本地区地理、古迹以及自然风光和民间风俗的照片档案; (6) 与其他载体档案有密切关系的照片档案; (7) 其他具有保存价值的照片档案。

(二) 数码照片档案的归档要求。

对属于数码照片档案收集范围, 且符合数码照片档案归档要求的照片, 要及时向本单位档案管理机构移交, 集中管理, 任何机构或个人都不得占为己有。在归档中各单位可参照文书档案的归档办法, 制订照片档案的归档制度。

一是随时归档。对形成数码照片数量较多的单位, 具有归档价值的数码照片, 拍摄者或承办单位在工作和活动结束后, 应及时对照片进行系统整理, 并于每月末向单位档案部门移交当月形成的数码照片。

二是定期归档。对于数码照片档案形成较少的单位, 或没有制定单独保管和编目制度的单位, 数码照片档案可随其他载体形态档案一同向有关档案部门移交。比如数码照片档案的内容与文书档案内容密切相关, 且数量较少, 其归档时间与文书档案相同, 即在次年6月底之前归档。如有特殊情况不能按时归档的机构, 应与档案管理机构协商同意之后, 可以提前或推迟归档, 但最迟不得超过规定移交时间后的3个月。

三、数码照片档案的整理

由于各类社会文化经济活动频繁开展, 数码照片档案在单位档案中, 占据了越来越重要的地位。但数码照片的整理与传统照片的整理既有相似之处, 也有明显区别。一方面, 数码照片属于电子文件的一种形式, 其鉴定和保管等均需与电子文件档案管理保持一致, 同时数码照片又属于照片档案的一种类型, 需要采用照片档案整理的要求和方法;另一方面, 数码相机拍摄的照片, 可通过冲洗形成纸质照片。制成纸质照片后, 它的整理方法与传统照片档案的整理方法相类似, 因此, 通过数码照片冲洗出的纸质照片, 一般情况下不再与底片有关联。数码照片的整理应有利于保持照片档案的有机联系, 既利于档案保管, 又便于提供利用。

(一) 数码照片的整理原则。

(1) 一体化原则。数码照片与传统照片、电子文档应一体化整理。一是与传统照片一体化, 主要指影像一体化, 原则上要求永久保管的照片应扩印出纸质照片。数码照片扩印出的纸质照片应与传统照片扩印出的纸质照片合并立卷、排列、编号。二是与电子档案一体化, 主要指存储在存储器中的数码照片应与其他电子档案在收集范围、分类、编号等方面一体化。 (2) 电子化原则。数码照片具有电子化的特点。一是形成时的电子化, 由数码相机、扫描设备摄制而成。二是存储时的电子化, 存储在数码相机存储器、光盘等存储载体上。三是鉴定时要按电子文件档案一样进行真实性、完整性、有效性鉴定。四是保管时按电子文件要求, 既要注意防强磁场、防强紫外线等防护措施, 又要定期迁移。 (3) 标准化原则。一是存储格式标准化。数码照片在移交和接收时应转换为JPEG、TIFF格式。拍摄数码照片像素应在300万以上, 扫描照片的线数应不低于600dpi。二是整理方法标准化。数码照片整理方法应与传统照片、电子文件归档整理方法相兼顾。

(二) 数码照片整理的方法与步骤。

(1) 分类。在一般的机关、企业事业单位数码照片, 其代码与传统声像档案做了区分, 有的单位直接以“SM”作为分类代码。在同一个全宗内的数码档案, 可按“保管期限-年度-组”。组是指有密切联系的若干张数码照片的集合, 如一次会议、一项活动、一个项目、反映同一问题或事由等形成的若干张数码照片为一组。数码照片的分类方案应与冲洗出的纸质照片分类方案一致, 并保持相对稳定。不同年度的数码照片应分别整理。 (2) 排列。数码照片的排列指对数码照片进行分类后, 对最低一级类目下的数码照片进行排列。同一组内的数码照片档案, 应按形成时间或重要程度先后排列。 (3) 编号。数码照片排序后, 对每张数码照片进行编号。数码照片档号格式为“全宗号-保管期限代号-数码照片号”。其中全宗号和保管期限代号与传统照片的表示方法一致;数码照片号则是指在同一个保管期限同一个年度内数码照片的排列顺序号, 一般由“形成年度+流水号”构成。 (4) 照片命名。照片排列后, 还需对每张数码照片重新命名。数码照片文件采用“保管期限-年度-组号-张号”格式命名。保管期限:分别用“01、02”或“Y、D”, 对应代表“永久、定期”。年度:为4位阿拉伯数字。组号:为3位阿拉伯数字, 在同一年度内的组从“001”开始顺序编号。张号:同一组内数码照片从“1”开始顺序编号。例如:2009年XX学校办公室拍摄的一组XX会议数码照片, 是2009年第3组照片, 保管期限定为“永久”, 存储格式为JPEG, 因此, 该组数码照片第一张照片的文件名应为:01-2009-003-1.jpg。 (5) 照片存储。数码照片档案应在计算机中建立层级文件夹进行分类存储。一般应在计算机硬盘建立“数码照片档案”总文件夹;在总文件夹内按不同保管期限和不同年度建立层级文件夹, 并以保管期限和年度命名层级文件夹;在同一年度文件夹内再按不同组分别建立组文件夹, 并以该组组号加数码照片主要内容或者事由命名组文件夹, 组号与内容或者事由之间加空格。例:XX学校的数码照片档案统一存放在档案室计算机硬盘的非系统分区D盘, 2009年XX学校办公室拍摄的一组XX会议数码照片是2009年第3组照片, 保管期限定为“永久”, 该组照片应存放在以下计算机路径下:D:数码照片档案永久200903XX会议.。数码照片档案的存储应符合《电子文件归档与管理规范》 (T 18894—2002) 的要求。推荐采用只读光盘 (一次写光盘) 为存储载体。软磁盘不能作为数码照片档案的存储载体, 移动硬盘、U盘等移动存储设备只能作为数码照片档案备份使用, 不能作为长期保存的载体。

(三) 应用档案管理系统对数码照片进行整理、编目。

针对档案管理现代化程度较高的企事业单位, 在计算机文档一体化管理基础上, 档案管理系统应建立适用数码照片整理与编目的数码照片管理子系统, 将数码照片纳入本单位文档管理系统中统一管理。文件材料形成部门应及时将拍摄完毕的数码照片, 连同文字背景说明, 通过内部办公网上实现在线移交, 档案室将部门移交的数码照片上传到档案管理系统中, 对其进行统一分类整理后, 存储到声像档案系统中的照片档案模块中。

数码照片档案管理子系统包括:在线移交、数码照片整理、数码照片编目、开发利用等功能模块组成。 (1) 在线移交:由文件形成部门兼职档案人员, 将拍摄完毕的数码照片, 按照本单位制定的数码照片分类要求, 把同一时间拍摄的专题数码照片新建文件夹, 并且编上预立卷号。新建文件夹包含文本格式的专题文字说明, 同时移交人员将文件夹内的数码照片压缩为附件上传进行移交。 (2) 数码照片整理:进入照片文件整理模块, 管理员可批量处理各文件形成部门通过网络上传移交的照片, 经过解压对每张照片根据文本格式的专题文字说明进行著录, 著录项目有:专题名称、作者、时间、地点、人物、背景、内容, 根据一定的标准由系统自动调整数码照片顺序。 (3) 数码照片编目:管理员通过系统设定的编目规则, 将经过初步整理的数码照片, 根据文件形成部门兼职档案人员编制的预立卷号和归档系统的程序设定, 使其自动生成档号。 (4) 数码照片利用:根据系统设置可与文书档案反映相同专题的文件进行无缝链接, 并提供在线利用。

全面提高数码照片的收集与整理水平, 提高全员的档案意识是关键。档案部门要加大对档案法规的宣传, 通过宣传树立档案信息资源观, 充分认识到数码照片档案是本单位档案资源的重要组成部分, 主动争取领导支持和各职能部门的积极配合。同时规范和完善数码照片档案管理制度, 不断提高科学管理水平, 使数码照片档案在社会文化经济活动中发挥更好的作用。

参考文献

[1]王利伟.高校数码照片档案管理问题的思考, 北京语言大学青年自主科研支持计划资助项目, 2012-03-01

[2]杨二瑾.电子信息时代的档案管理工作, 办公室业务, 2011 (9)

加强机关照片档案管理的思考 篇9

一、机关照片档案管理存在的主要问题

(一) 质量参差不齐。部分照片在材料来源、理化加工、主题表达、构图、用光等方面尚有一些不足, 降低了利用价值。

(二) 收集不齐全。长期以来, 机关以纸质档案为主要保管对象, 受此影响, 单位工作人员不同程度地存在着重视纸质档案、忽视其它载体档案特别是照片档案的现象。表现在收集工作中, 既不注意收集机关内部形成的照片, 又忽视与外单位共同形成的照片, 任凭经办人员交多少算多少。照片不能完整收集起来, 很多有价值的照片随着时间的推移而流失。

(三) 归档不完整。包括数码相机在内的照相设备在机关得到广泛应用的当今, 照片数量呈几何级增长。机关在工作中形成的记录其基本职能、主要工作成果、重大事件、领导人或著名人物参加本单位活动及其它具有历史查考价值的照片、底片都应该归档, 应该说照片档案数量很可观。但从本地区的情况看, 实际归档率却很低。我馆近年来先后接收133个州级立档单位档案进馆, 其中只有8个立档单位保存着照片档案。某一新闻单位成立30多年来, 在采访过程中形成大量题材广泛、内容丰富的照片, 仅见诸报端的图片就超过万幅, 从一个侧面反映了改革开放以来自治州经济、社会发展面貌, 价值一般都比较高, 有的具有很高的历史价值, 然而, 档案室竟没有1张照片。又如, 党委某一综合部门, 60多年来曾组织召开很多全州性重要会议, 每次会议都安排强大的宣传阵容, 但会议结束, 多数照片便分散到各参会单位和个人手中, 机关档案室只保存零星的照片档案, 照片资源流失严重, 像全州第一至三次党代会这样重要会议仅分别存有1张、22张、14张;1956年成立大理白族自治州庆典这一重大活动仅存17张照片。

(四) 价值鉴定不准确。在鉴定过程中, 由于过多考虑本单位短期内利用, 忽视其长远历史价值, 保管期限划分很不准确, 部分照片保管期限与其价值偏差过大。如, 将主要领导在重要会议上讲话照片资料定为短期, 而将单位组织职工开展娱乐活动照片定为永久。如此问题在接收进馆时还得重新鉴定、整理, 造成不必要的浪费。

(五) 整理不规范。编号混乱, 或根本没有编号, 整袋原封不动地装入箱柜内;固定方式不当, 有的用胶粘剂将照片粘贴在纸板上的, 底片不用底片袋装, 而是随意附在照片后面;说明不规范, 没有总说明, 分说明太简单, 过多使用艺术语言, 照片主要内容不明了、贴切。

(六) 保管条件差。没有专用库房, 缺乏专门装具, 保管环境温湿度变化大、尘灰多, 部份照片已褪色、底片粘连, 有的还存在火灾等安全隐患。

(七) 利用手段单一。由于复制成本和技术要求高、费时, 因此多数单位基本没有将照片数字化, 没有电子目录, 检索基本靠手工翻阅, 查阅速度慢, 利用时仅以外借底片扩印或翻拍原照为主, 难以适应机关高效率工作节奏需要。

二、改进方法及保障措施

(一) 提高照片档案重要性的认识。照片档案不仅对本单位工作起重要作用, 而且对维护本地区历史面貌有一定的参考价值。为切实改进照片档案管理, 提高服务水平, 档案管理人员要努力克服重纸质档案、轻照片档案的思想, 围绕机关中心工作, 通过配合各种纪念活动编辑图册、举办展览等多种形式提高各部门对照片档案重要性的认识。只有这样, 才能争取领导的重视, 协调好部门之间的关系, 解决工作中存在的困难和问题, 使全局上下形成齐抓共管照片档案工作的良好氛围。

(二) 强化制度建设。照片形成面广、经手人员多, 管理难度大。为保证照片质量, 使照片在各流转环节衔接有序, 根据《照片档案管理规范》, 结合各单位实际, 制订相应的管理制度, 并采取可行措施, 以确保照片齐全完整, 维护其原始性和真实性:1.形成阶段。精心维护设备, 所选照相材料质量优良, 技术精益求精, 冲印质量过关, 照片一经产生, 就要使底片与照片相对应, 并附有齐全的文字说明;数码照片要注意其格式和像素达到标准要求, 并要有硬拷贝。2.收集阶段。照片形成渠道多, 收集难度大, 这就要求档案人员及时掌握照片形成动态, 当照片全部或阶段形成即主动协同有关部门, 及时将经办人员手中的照片及相关材料收集齐全。3.归档阶段。为保证照片、底片和相应说明三者的有机统一, 照片的归档不能像纸质文件那样, 到第二年才进行, 应及时归档。

(三) 加强监督指导。档案行政管理部门要加大监督指导力度, 把照片档案作为年度执法检查的内容之一, 要求机关设专人负责此项工作, 有健全制度和科学的管理措施, 使反映区域内重要会议、重大活动等价值高的照片完整保存下来。就大理州而言, 作为全国唯一的白族自治州, 悠久的历史 (境内历史文化遗存丰厚, 文物古迹星罗棋布, 全州已发掘的重点文物保护单位达300多项) 、浓郁的民族风情 (13个世居民族及其他民族丰富多彩的生活、共同创造的文化遗产) 、奇异的节庆活动 (三月街民族节、白族绕三灵、石宝山歌会等节日) 、优美的自然风光 (独特的地理位置和气候, 孕育出了独特的自然风光, 自古就有“风花雪月地, 山光水色城”的美称, 田园民居独具特色, 集全国历史文化名城两座, 国家级风景名胜区、国家级自然保护区两处, 最佳中国魅力城市、中国内地十佳宜居地于一身, 境内130多个旅游景点和4个国家森林公园构成云南省旅游业的重要骨干区和滇西北旅游热线的核心) , 是摄影的理想胜地。这里时刻有绝美照片产生, 关键是如何及时收集、整理, 充分发挥照片档案的作用, 为旅游二次创业、提高大理的知名度服务。

(四) 做好业务培训。照片形成过程复杂、流转环节多, 管理难度大。随着数码技术的普及, 数字照片越来越多, 管理方法发生了根本的变化。档案行政管理部门要抓住机遇, 顺势而上, 加强扫描技术、网络技术、数码技术、多媒体等技术的培训。此外, 档案人员还要通过继续教育、学术交流等多种形式拓宽视野, 更新观念, 创新思维, 提高照片档案的管理水平。

(五) 改善保管条件。由于感光材料的特殊性, 照片档案的保管条件比纸质档案严格得多。要求有独立库房、专门箱柜和合适的装具 (常规照片, 可用照片档案册;规格过大或过小的照片, 可自制相册, 用相角固定在白卡板芯页上, 照片之间用中性偏碱薄纸隔开, 底片袋使用中性光滑纸袋装) 松散竖放, 配备空调、除湿、监控等设备, 做好防火、防盗、防尘、防霉、防紫外光和湿温度控制 (相对纸质档案, 照片档案的温湿度要求更高) 等工作, 定期检查照片质量。创造条件, 将传统照片转换成数字照片, 做好数据备份, 及时采取迁延措施, 维护数据安全。

从黑白到彩色、从银盐片到数码像, 摄影技术日趋成熟, 照片种类越来越多, 数量呈几何级增长。目前, 就多数档案部门来说, 要像广东省档案局那样直接派档案工作人员到现场拍摄重大活动、重大事件照片资料仍然存在不少困难。因此, 加强照片档案管理, 不仅是机关工作的需要, 而且对优化档案馆馆藏和国家档案资源建设具有重要意义。

参考文献

照片档案的作用 篇10

关键词：医院 照片档案 问题探讨

中图分类号：R197.323 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）08（a）-0216-01

医院的照片档案真实、形象、直观地记录了医院在医疗、护理、科研、管理、教学、基础建设等方面的资料。照片档案以其富有感染力的独特记录形式，在档案利用中发挥着重要作用，利用照片档案进行医德教育、对外宣传、出版画册等，不仅从中了解医院的发展历程，在今昔对比中感受医院取得的成就，还能激发医务人员拼搏进取的精神。但笔者调查发现，目前很多医院的档案管理工作普遍存在“三不”现象，即照片档案收集不齐、整理归档不规范、开发利用不够等，这些问题迫切需要采取有效措施加以改进和提高。

1 医院照片档案管理工作存在的问题

1.1 照片档案收集困难，流失严重

笔者在区卫生系统每年的档案检查中发现，各医疗卫生单位的档案室，除了保存一些特别重大活动的照片，如医院新大楼的建立，大型的义诊活动，其他的能够直观地反映医院的临床、护理工作、公共卫生工作及科研成果等的照片寥寥无几，特别在基层医疗机构，这种现象尤为明显。其实该区目前的所有的医疗机构都配备了相机，每次组织活动，召开重要会议都会安排人员摄影，形成了很多有价值的照片档案，经常也会有照片登报，但却不能在档案室找齐这些原始档案。分析原因有三点：一是档案管理人员为兼职人员，多是从行政、护理等部门转岗过来，没有经过专门的照片档案业务培训就上岗，对照片档案的重要性和专业归档知识不了解，缺乏主动收集照片档案的意识；二是照片档案起步较晚，人们对其了解程度不及纸质档案，认为有纸质档案就行，照片档案是附属的，存不存档都无关紧要，甚至有人认为照片是自己拍摄的，属于作品，应由本人自行保管，造成工作中忽视照片档案；三是医院的照片档案收集工作涉及面广、人员变动性大，期间形成的档案材料没有在相关部门的统筹下集中统一管理，缺乏照片归档的控制措施，造成照片档案丢失。

1.2 照片档案管理不严，制度陈旧

目前，所有公立医疗机构的档案室都已建立了照片档案归档制度，但制度尚不完善、不健全，缺少具有指导性和可操作性的实施细则，对照片档案归档时间、归档范围、归档要求、保管条件以及照片档案的利用等未做出具体的规定。同时对管理规定执行不严格，缺乏力度，照片档案想交就交，不想交就不交，对未按规定移交档案室的部门和个人没有采取任何措施，因而导致了档案室收集照片档案全。

1.3 照片档案注重实体管理，利用率不高

当前，医疗机构的照片档案存在“重藏轻用”的情况，医院对照片档案的开发利用重要性认识不足，缺乏主动参与医院建设意识，照片档案的利用面较窄，利用率不高，照片档案表现为一种静态的、封闭的资源，照片档案工作出现了一种高积累、低附加值的现象，比如当前医患关系比较紧张的主要因素是医患缺乏沟通，但很少有医院会利用照片档案让患者了解医院，理解医生的工作，医院利用照片档案在医院发展中发挥的作用十分有限。

2 加强医院照片档案管理工作的思考

2.1 增强全员照片档案意识，加强专业队伍建设

增强医院职工的照片档案意识是做好医院照片档案管理工作的前提。要组织职工宣传、贯彻、执行《档案法》《照片档案管理规范》《医院档案工作条例》等法律、法规，普及照片归档相关知识；利用各种形式开展宣传，提高职工的档案意识和档案法制观念；邀请相关人员参加档案工作会议，使职工了解医院照片档案工作的相关内容，从而使全院职工重视在工作中形成的照片档案，主动做好各种照片档案的形成、积累和整理工作，共同推进医院照片档案工作发展。医院的档案管理人员是医院档案规范化管理的具体实施者。要将档案管理人员培养纳入医院人才培养计划，通过专业培训、继续教育、晋职晋级等提高档案管理人员的业务技能，为照片档案管理提供人才队伍保障。同时要对大量形成照片档案相关部门的工作人员、摄影人员进行专业知识培训，明确归档范围，做好不漏归档，也不滥归档。

2.2 狠抓各项制度落实，确报照片档案管理质量

要改变医院照片档案管理不规范的现状，必须从狠抓制度建设入手，要从照片的收集、归档到移交档案室，制定严格的管理制度，进行集中统一的管理。医院要改变照片档案长期保存个人手中或科室内的传统习惯和做法，明确规定相关部门每年都要将本部门形成的照片即使移交档案室统一保管。为了确保照片档案收集齐全完整，可以积极采取多种渠道做好照片档案的收集工作。每个部门确定一名兼职档案员，对他们进行业务培训，要求他们按照片档案的收集范围，如：本院主要职能活动和重要工作成果的照片、医院领导和著名人物参加本院有关重大公务活动等的照片随时收集，并写清照片的事由、时间、地点、人物、摄影者，分年度类别装入相册，待相册满后或年终及时移交医院的档案室。档案室的管理人员对所有照片进行细心筛选，选择有代表性、有保存价值的照片存档。同时要完善档案管理的考核制度，将各部门照片归档工作纳入科室的年度考核，奖罚分明，确保相关制度真正落实到位。

2.3 提高照片档案的利用率，服务医院的发展

医院照片档案资源的开发利用是档案管理的主要目的，我们要充分发挥照片档案在医院各项重大工作中的作用，如医院上等级、评优创优等，除了要有充分的文字外，还必须提供有说服力的照片证明，增强它的可信度。医院照片档案可以从三个方面进行开发利用：一是用于编撰史志，展示医院的文化内涵。我区目前两家三级乙等医院台州市立医院、台州市中医院都编撰了院志，其中收集了大量的新老照片，真实地再现了医院的辉煌业绩，生动地记录了医院的发展历程，医务人员通过今昔发展变化记住了走向成功背后的艰难、经验和教训，也激起了他们对明天前程的拼搏；二是用于医院文化建设，营造良好的氛围。从2012年起，区卫生局每年编印一本椒江卫生年终特刊，比如2013年“服务健康、健康服务”的年终特刊就用图文并茂的形式从数说、关爱、足迹、展望等四大方面，全方位、多角度地向人们展示了医疗机构在完善服务机制、延伸服务触角、创新服务方式、深化服务内涵、提升服务质量等方面取得的成果，宣传了卫生文化，弘扬了职业精神，为推动卫生事业又好又快发展提供强大的精神动利；三是用于临床教学，提升专业技术水平。医院照片档案能为临床教学提供生动的示范教材，如在临床教学期间，需要利用大量的医疗照片档案作教材，在病历讨论时需要提供照片档案进行手术前、后的对比，提高了感性认识，巩固了理论知识。

参考文献

[1]刘艳丽.照片档案的整理[J].档案天地，2003（2）.