文秘综合管理工作（精选十篇）
文秘综合管理工作 篇1
1.1转变思想, 更新观念
当今企业的工作重点就是发展经济, 创造利润, 一切以经济效益为中心, 争取最大的利润为目的, 企业的秘书工作也必须以创造效益、创造价值为自己的工作重点, 因此企业文秘的思想观念和思维方式必须要敏感, 要及时感觉市场经济的变化, 并能及时调整自己的工作方式, 使自己的工作永远适应市场的不断变化。今天市场经济的竞争日趋白热化, 企业要想在竞争中取得优势, 促进经济效益提高, 必须要优化企业资源配置, 企业的领导为了本企业的生存和发展不受市场经济的牵制, 必须要根据市场的不断变化进行市场预测和市场分析, 随时调整营销策略, 企业文秘在参与企业的管理中, 应该对企业内部的生产经营过程及其各阶段的薄弱环节严加把握, 而且更要将自身思维和行动方式转变, 随时参与对外经济活动, 及时更新思维行动方式, 把握市场动向, 收集有效信息, 搞好调查研究, 发挥最好的参谋助手作用, 使企业领导的经营思路不断拓展。企业的秘书作为企业的高层管理人员必须牢固树立:全局意识、超前意识、形象意识、服务意识和廉政意识。
1.2发挥好参谋作用, 为企业出谋划策
在市场经济全球化的大背景下, 企业面临着重大的发展机遇, 同时也存在严峻的挑战, 面对复杂多变的经营环境, 使企业生产经营战略决策富有更大的挑战性、风险性和灵活性, 使领导决策变得更加复杂和困难。企业的秘书作为企业高层管理人员的参谋和助手作用就显得特别重要。这就要求企业的秘书具有高度的责任心和强烈的事业心, 为企业的领导发挥好参谋和助手作用, 企业秘书的主要工作要以领导的工作为主, 以企业党政的重大部署、重大行动为主, 真正做到和企业的领导同呼吸、共命运, 目标相同、思想相同、言语相同、行动相同。企业的秘书要努力学习信息技术, 当好领导的信息参谋。经济的高速发展、信息技术的迅速普及, 信息流量的加快, 未来的竞争是信息的竞争, 谁掌握先进的信息, 谁就会在竞争中立于不败之地, 企业的秘书必须掌握先进的信息技术, 要把做好信息工作作为领导参谋、协调的基础和手段, 将采集到的各种信息进行分析、收集、处理、加工, 提出预案, 主动献计献策, 降低领导决策风险度。要以信息服务为载体, 把企业秘书工作提高到一个新水平。
1.3降低工作风险、拓宽工作领域
随着市场经济的迅猛发展和改革开放的不断深入, 秘书工作也越来越向着开放型发展, 秘书工作的领域也大大的拓宽, 不仅要处理企业的内部事务, 还要处理好企业的外部事务, 对企业内部事务的处理:接人待物、协调工作、各部门的沟通等, 使企业的经营按照企业的经营目标按部就班的发展, 对外部事务的处理包括:收集和交流信息、呈报经验材料, 反映主要问题, 参与经济与文化交往活动, 配合经济信息发布会、产品订货会、庆典会等对外经济活动而进行大量的策划和筹集工作。随着市场经济的高速发展, 企业的市场压力也越来越大, 企业要和政府、用户建立和谐的关系, 以利于企业的发展, 这就要求企业秘书不仅要有良好的口头表达能力, 写作能力及敏锐的观察、思考、调研、分析能力, 而且还必须有较强的处理人际关系的能力、社会活动能力、干练的办事和熟练的公关能力。以适应工作要求, 拓宽工作领域。
1.4不断学习, 适应新的挑战
由于经济的发展, 企业压力的增加, 这就要求企业的秘书必须成为企业的智囊人物, 领导的得力助手, 要求企业的秘书必须是复合型的人才, 只有复合型的人才才能帮助企业领导开拓新的经营领域, 适应新时期经济发展的需要。企业的秘书要不断学习, 不仅要掌握现代化的知识, 使自己的知识结构永远超前, 还应该熟练应用计算机、传真机、复印机等先进的办公设备, 同时要积极适应电子商务时代的需要, 主动了解计算机、网络技术的发展状况, 将最新技术用于秘书业务, 及时准确地把握瞬息万变的商机, 搜集整理信息资料, 为领导提供高效服务, 适应新时期的新的挑战。
2结语
总之, 企业的目标发展是建立现代化的管理制度是企业发展的关键, 这就要求企业广大的文秘工作者不断学习、勇于克服困难、切实转变职能、不断创新工作机制, 在企业的管理中发挥桥梁和纽带的作用, 推动企业的不断发展。
参考文献
[1]陈炳良.加强企业管理促进企业持续发展[J].科技创新导报, 2011, (19) .
综合工作有感(文秘工作体会)范文 篇2
综合工作有感
综合工作是一项有高度而又细致具体的工作，记得XX年那次岗位调整，带着挑战自己的心理，从业务科室来到综合科，时光茬苒，从事综合工作一晃11年了，现就这些年来的工作感受与大家分享。
一、面对新的挑战要自谦
综合科是与文字打交道的工作，作为一名从事审计业务十几年的我来说，以前都是跟数字捉迷藏，除了写写审计报告这样的大篇，还真没写过其他拿得出手的美文，加上自身的文化水平也不高，又没经验，到综合科工作绝对是对自己的高挑战。这不，一到综合科，挑战来了——撰写全市审计工作会议领导讲话稿。领到这个任务后，我苦思冥想，真的不知道市领导要讲些什么话，也没有人传授经验，经过几天的煎熬，终于战战兢兢交出了自己的第一部作品。第二天，接到市政府办同志的电话，说是有关讲话稿的事，我怀着忐忑不安的心情见到了打电话的人，他一见面就说：“这个材料是谁写的？我要找写材料的人。”我惶惶地说：“是我写的。”只见他一下子脸部表情很夸张，后退一步，看着我说：“那你们的局长真是大胆起用女干部啊！在市直还真没有女同志写材料的。”这时，我的脸“腾”的一下红了，小心地对他说：“我以前是从事审计业务工作的，刚到综合科来，没经验，请多多指教！”他可能也注意到了我的尴尬，语气平和多了，说：“材料整体来说还可以，语句流畅，结构也行，只是高度不够。”我马上说：“请您多多指导！”我将材料稿留下，并一再请他多多费心修改。毕竟是领导身边的笔杆子，第二天再看到经他润色提高后的讲话稿，高度就上去了。那次的会议领导讲话效果极好，赢得参加会议同志一致的好评，纷纷打听材料是谁写的，那场景至今历历在目！从那次以后，一年一度全市审计工作会议领导讲话稿的撰写工作成了我的专项，一干就是十多年。而这种谦虚请教带来的收获，自我挑战带来的喜悦感受，时时激励自己面对新的工作难度挑战要自谦。
二、面对临时交办的重要任务要自信
综合工作的性质，决定了领导临时交办的事是比较常见的，有时是刚性的，要求高，时间紧，遇到这种情况对具体承办人来说，压力是最大的。记得那是XX年，市纪委有三个全省廉政先进个人名额，其中：市直单位负责人1名、县市区党政负责人1名、纪检干部1名。市直单位负责人1名的人选是咸宁市审计局局长。那天是星期五的下午大约4点多钟，突然接到局长的电话，问我在哪？能不能回单位？说是纪检室有一个材料需要我完成。当我赶到单位找到纪检室负责人，才知道原先定的人写廉政先进个人的材料被打回来了，而且是四次打回不合格，市纪委星期一必须将材料全部上报到省纪委，纪检室正心急火燎地想办法如何完成这个任务，局长想让我来完成。这时已是下午5点整了，当时我父亲患病住院，星期
六、星期日正安排好好照料他老人家，但是接到任务，我二活没说，让纪检室负责人带我到市纪委详细了解材料的具体要求。当我们走进市纪委，负责材料审核的同志说：“你们单位写材料是女同志？”显然是不信任我一个女同志能完成任务。我说：“我是局综合科的，你将材料的要求告诉我，我尽最大努力完成。”于是，他将材料的字数、结构、文体风格都一一作了说明，给了二份其他部门上交的材料让我看看，最后一再强调，下星期一上午一定按时报来。要说这种任务接手了，若自己没有信心，风险也是很大的，材料上交再不合格，单位的形象受影响，局长的荣誉没了，自己的工作能力也否了，后果可想而知。当时也没有想这么多，只想尽自己的能力将事情办好。星期六一大早，我就到局值班室拿到单位开门钥匙，径直到局四楼的小会议室兼荣誉室，一个人静静地、慢慢用心品味、欣赏那一个个荣誉奖牌，寻找审计人勤政廉政的灵感。。。最后一篇题为《默默奉献审计人》的材料脱稿而出，星期一按纪委的要求，将表格、材料一并提交，按时顺利完成任务。
三、面对担子落在自己肩上要自立
不论是在综合科工作，还是以前在审计业务科工作，我都是作为配角，协助配合科长工作，可是XX年7月的一天，市组织部门突然来通知，综合科科长上挂财政部驻xx专员办，时间是一年，三天后报到。综合科这一摊子的担子，一下子落在我肩上了。当时的情形就像身后的靠背，突然间给抽掉了，这对于长期依赖性强的人来说，很不适应，压力特大。偏偏这时，综合科另一名同志要参加省厅计算机中级培训，时间是70天，也就是说，全科三名成员，现在只剩我一人了。面对这种工作状况，我没有退却，更没有跟领导提要求、叫难，而是默默将工作承担下来。在这期间，不但综合科的正常工作运转没有丝毫影响，新增加的工作也顺利完成。这一年，综合科共完成审计项目单位x个，查出有问题资金x万元，要求整改问题x项，提出建议11条，处理上交财政x万元。全年编辑完成<<鄂南审计>>30期x篇，完成<<信息荟萃>>专刊1期x篇x字。完成调研报告x篇其中：省厅x篇、本局审计学会x篇（获全市一等奖）。完成领导讲话、总结等专题材料x篇。本科完成审计信息x篇，其中：<<中国审计报>>2篇，省级3篇，市委市政府x篇，<
文秘综合管理工作 篇3
【关键词】文秘专业 综合职业能力 养成途径
【中图分类号】G 【文献标识码】A
【文章编号】0450-9889（2016）04B-0128-03
随着我国社会经济的发展，产业结构不断调整以及高新技术的快速推广，各职业趋于高科技化、智能化和专业化。秘书职业作为一个较为传统的人文管理类职业，也呈现出新的发展态势。文秘人员的就业渠道已经由原来的面向行政事业单位转向企业单位，尤其是正在逐步发展的各类中小型企业。文秘人才的培养也从过去单纯的行政事务管理类向综合类秘书、企业部门助理方向延伸。多数中职毕业生进入的企业规模相对较小，工作分工细化程度不高，从而对他们的综合素质提出了更高的要求。文秘人员不仅要从事办公室工作，还要兼任人事、公关、业务等工作，除了要具备办文办事、熟悉掌握现代办公设备的能力，还要有熟悉驾驭语言的能力、较强的社会活动能力以及团队合作能力等。因此，中职文秘人才培养仅以单纯的岗位技能培训为中心的培养模式已不能适应当前形势的要求。中职文秘人才的培养必须适应现代企业运行和社会管理综合化运作这一大背景，不仅要注重岗位能力的培养，更应注重综合职业能力的培养。
一、文秘人员综合职业能力内涵和构成内容
汲取国外有关“综合职业能力”中有关“专业能力”和“一般能力”的提法。文秘人员的“综合职业能力”从内容上可以定义为：学习个体将所学的文秘知识、技能和态度在文秘职业活动或情境中进行类化、迁移和整合所形成的能完成一定文秘职业任务的能力；从结构上分为“文秘职业特定能力”、“文秘职业核心能力”及“文秘行业通用能力”这三个能力层次。这些能力层次既包括了文秘人员就业的职业能力，又包括了作为文秘人员“终身学习”所需的素质能力。它们互为影响，共同构成一个复杂的素质结构。
按照现代企业对秘书人才的要求，中职学校培养文秘专业人才时也应积极培养学生的“综合职业能力”。既要培养秘书职业所需的特定能力，也要培养其职业核心能力和行业通用能力。其中，“文秘职业特定能力”、“文秘职业核心能力”、“文秘行业通用能力”如表1所示。
上表中的子能力独立而不孤立，在工作应用中相互联系、相互影响。文秘人员综合职业能力并不是上述各项子能力的简单累加，而是需要在培养某项子能力时，以它为中心扩展带动其他子能力的习得与形成，以取得“1+1>2”的效应。
二、中职文秘专业学生综合职业能力培养现状及存在的问题
中职学生的综合职业能力培养是一个比较复杂的系统工程，它涉及校内外多个因素的配合，尤其是在学生综合职业能力培养上，一直以来都存在综合职业能力和技能混淆的问题，认为只要让学生掌握了一项操作技能就是培养了学生的综合职业能力，因此强调学生必须掌握某一项专业技能或实践操作技能，并将其与毕业挂钩，而与职业要求相关的能力结构及其关键能力的培养并未得到重视。与之相对应的是，中职教育课程多采用“学科本位课程”，其特点是针对某一特定职业或工作岗位的需要，以学科为中心进行课程编制，将课程结构分为文化课、专业基础课和专业课三段。这种课程构架，虽然易于组织教学，有利于学生系统掌握知识和培养思维能力，但终究是一种“知识为中心”的教学模式，偏离了“综合职业能力”的培养，因而存在许多的弊端，如中职课程缺乏高度整合与渗透，难以形成为整体培养目标服务的效果；学生综合职业能力缺乏有效培养，如创造性、主动性、进取心，以及品德素养、解决实际困难的能力、社会交往能力、自我学习提高能力等；教学模式很难照顾到学生的兴趣以及其他特殊学习需求，无益于学生形成健康的个性。
三、文秘专业学生综合职业能力养成途径
文秘人员综合职业能力的培养与形成会受到国家、社会、学校多方面的因素的影响，对中职学校而言，还会受到专业办学思路、教改水平、校企合作水平、生源素质等多方面因素的影响。
（一）以“建构主义”为理论基础，实施仿真工作情境教学。遵循“建构主义”的理论观念，在培养文秘人员综合职业能力时，有必要将企业实际的文秘工作引入课堂，创设仿真文秘工作情境，让学生在真实的工作情境下模拟完成各项秘书工作任务。在这一点上，奥地利维也纳职业教育成立“模拟公司”值得我们借鉴。“维也纳职业教育公司”作为模拟公司，除盈利是虚假的外，其余都与真实公司相同。模拟公司在模拟市场上要像真实的公司一样，注册、交税，为职员购买保险，与其他公司发生业务和资金往来。学生在模拟公司中通过在岗位上承担各种市场业务，在教师的指导下学会合作，将理论知识转化为实践能力，并使其获得真正解决商务活动中各种实际问题的能力。这种综合职业能力在奥地利被誉为“金钥匙能力”。
由于国情差异，我国的中职学校可能还不能设立像“维也纳职业教育公司”这样仿真性极强的虚拟企业，但可以此为借鉴，初步设立一个模拟公司，并将教学内容全部置于该公司的框架之下，以培养文秘人员的职业特定能力、核心能力、行业通用能力，让学生模拟规定情境情境中领悟秘书角色，提高实际工作的能力。具体做法可以是：
1.设立“模拟公司”，为该公司起名、筹备组织机构，拟定规章制度。选择公司创立期、发展期以及成熟期的典型工作任务作为载体，让学生通过面试、竞聘等一系列环节进入其中“谋职”。
2.“模拟公司”运作过程就是学生的学习过程。学生学习过程可分为三个阶段进行：创设工作情境阶段、执行实践阶段、交流总结阶段。通过“案例情境导入—分析判断—给定项目任务—制订计划—适时计划—检查评估—归档与结果应用”等环节，让学生全程进行互动交流，教师监控全场并适时指导，让学生在做中学，在学中做，实现理论实践一体化教学。
3.依序“模拟公司”的企业运作特点展开实训。一是集中时间开展实践教学。如持续2-3周全日制脱产实训，让学生不间断地经历一个由易到难、由简到繁的实践能力发展过程。二是打破班级建制，将参与实践的班级全部打乱，重新随机组建学习小组，以此强化学生的团队合作意识和人际交往能力。三是模拟企业实行薪酬制。将学生学习所得的学分化为员工薪酬。如指定每位学生的底薪为1200元，根据岗位职务、业务水平、违纪记录给予加薪或减薪。实践结束后以薪酬数额向学生公布，后再由指导教师将薪酬换算成学分计入学生学籍档案。
4.注重“模拟公司”企业氛围营造。从学生着装要求，实训室的环境建设，领导同事的称谓等环节入手，努力营造职场文化氛围。
中职学校还可根据各自实际情况，进一步细化“虚拟公司”的运作流程，以收到更好的教学效果。
（二）以“行动导向教学”为理论基础，开展项目引领教学。文秘专业在开展项目引领教学时，以“行动导向教学”为理论基础，围绕文秘人员综合职业能力要求设定项目。实训项目可以围绕“模拟公司”成立期、成长期及成熟期需要开展的各项文秘工作展开。详见表2。
通过项目引领教学，实现多门课程交叉训练。学生以小组形式展开学习，在教师的指导下下，通过信息收集、策划方案、实施完善、检查评估，锻炼自主学习能力，培养他们的团队合作意识，从而实现培养学生的综合职业能力。
（三）实现素质能力训练课内课外一体化。在开展课堂模拟情景教学以及项目引领教学的同时，应注重开展多种活动，巩固实践教学的成果。一是在抓好学生的专业技能培养的同时，高度重视文秘专业学生综合素质的培养，在实训实习、文化传授等育人环节中，将情商教育融入其中，通过开展新生专业适应性教育、毕业前岗位能力强化训练等途径，进一步提升学生的职业观念、职业素养、职业态度等。让学生在潜移默化中养成良好的职业行为习惯；二是针对文秘专业特点，有计划的定期开展演讲比赛、书法比赛、礼仪大赛等活动，激发学生的信息收集能力、口语表达能力、勇于创新的能力；三是在学生顶岗实习中，认真制订符合企业实际情况的计划，合理安排专业教师或实习指导教师定期到企业中开展指导。在实际岗位中培育学生的创业精神和能力，引导他们在提高动手能力的基础上逐步掌握实在的管理技巧。
综上，文秘学生综合职业能力的养成受诸多因素的制约，也面临着诸多挑战，如缺乏宏观的配套改革、由于学生个体差异导致的学习进度不同、中职学校学生整体素质良莠不齐，等等。除了需要更深层次的思考，更需要积极的探索，为将他们培养成与社会主义现代化相适应、德智体美全面发展、具有综合职业能力的高素质劳动者和中初级专门人才而努力。
【参考文献】
[1]谭移民，钱景舫.综合职业能力的课程观[J].职业技术教育，2000（28）
[2]姜大源.职业教育学研究新论[M].北京：教育科学出版社，2007
[3]刘松林，谢利民.行动导向理论教学论解读[J].职业技术教育，2009
[4]黄若茜.高职文秘专业秘书实务课程体系教改研究[J].秘书之友，2012（1）
[5]吴蕴慧.基于行动导向教学模式的高职文秘专业实训教学[J].秘书之友，2012（5）
做好综合办公室文秘工作的对策探讨 篇4
关键词：综合办公室,文秘工作,对策
一、综合办公室文秘人员的自身修养需要增强
在综合办公室的诸多工作内容中, 文秘所要承担的责任是巨大的, 文秘在工作的过程中必须尽职尽责的处理好一切手中的任务, 在工作中明确适合自己身份的政治立场, 对于业务的处理和制度的遵循也要表现出良好的职业素养来, 同时对于整个公司企业的项目管理, 人事调用等都要有明确的信息掌握。在目前我国大多的公司企业中对于文秘的培养并不是多么重视, 这是一个值得注意的问题, 对于文秘的职业和职责来说, 必须有良好的职业道德和自身修养, 才能提升整个综合办公室的工作效率, 这对于综合办公室的工作价值提高来说是一项必要的手段, 文秘人员在工作的过程中也应该很明确的了解到自身的工作目的和工作价值, 这样可以分析出自己的不足和缺点, 在培训学习的过程中逐渐拓宽自身的能力。文秘在增强自身职业修养的同时还要积极吸取工作中上级领导的经验, 不断的提高自身的办事效率和业务处理能力, 还要在日常生活中养出良好的行为习惯。在这样的过程中还需要对综合办公室文秘的工作进行有效的考核, 加强考核力度和审查能力, 让文秘在工作中不断提升自己, 对于一些工作效率较高的文秘工作人员进行嘉奖, 会带动整个综合办公室的工作效率。
二、提高综合办公室文秘人员的服务意识
综合办公室文秘在工作中经常处于一个枢纽位置, 所以文秘在工作中要逐渐明白自身的工作核心价值和内容, 同时也就会发现自身对于服务意识的需要, 只有增强文秘在工作中的服务意识, 才会使得综合办公室与其他部门之间的工作关系更紧密。在文秘的工作过程中, 首先要注意的是服务性质的转变, 从过去的被动要求服务转化为自身出发的主动进行服务, 对于综合办公室所面临的困难和问题提早发现, 尽快处理。综合办公室文秘的工作是具有一定的特殊性和突发性的, 因为文秘的工作不是尽早安排妥当的, 所以文秘在工作时要做到胸有成竹, 对工作有十分的把握并且有良好的控制能力。综合办公室所要处理的部门事物大多繁杂, 所以文秘必须转变自身的服务方向, 将自己的最大能力发挥在工作之中, 不仅要把握工作中的细节问题, 还要对综合办公室工作的大方向有良好的掌控, 也只有这样才能使得综合办公室的工作更加顺利有效。
三、综合办公室文秘人员需要提高自身的工作效率
综合办公室的大多数工作都是在进行上下级工作内容的传达汇报, 对于综合办公室工作效率的研究就需要从传达汇报的效率开始。综合办公室的工作效率会对单位的其他部门造成一定的影响, 只有综合办公室的工作顺利展开进行, 其他部门才可以有更多的效率提升空间。所以首先就要从综合办公室自身的工作效率开始进行提高, 这样就需要加强对于文秘的工作管理, 提高文秘的工作效率, 不能出现细节问题, 努力加快文秘的办事效率。在其他方面还要注意综合办公室与公司其他部门的工作联系是通过文秘作为枢纽进行的, 所以对于文秘的传达工作要进行严格的监督和审核, 达到一致到位的工作效果。在综合办公室的信息整理工作中, 文秘的工作职能一样不容忽视, 对于信息的检索和内容整理都需要文秘来进行, 较大的工作量在某些情况下就可能导致其工作效率降低, 所以必须找到有效的解决办法来提高文秘工作人员的自身工作效率。
四、综合办公室文秘工作人员的作风需要整顿
综合办公室在工作中需要有极其严格的制度来进行纪律管理, 对于综合办公室内部的工作人员来说, 严格的按照规章制度进行工作才不会出现工作上的失误, 这样严于律己的作风就会带动单位其他部门的工作效率。从另一个方面来说, 综合办公室所要开展的工作必须有一个严格的章程, 文秘在工作中掌握巨大的信息量, 良好的工作作风才能保证公司企业的信息不被泄漏。在文秘的工作中, 还需要文秘有良好的服务态度, 如果不对文秘的日常工作行为进行规范化管理, 就很难增强其在工作中的服务程度。
五、总结
从整个综合办公室的工作来说, 上传下达的工作任务, 繁琐复杂的信息处理等都需要用到关键性的文秘工作人员, 所以文秘工作人员要不断加强自身的职业技能训练, 提升自身的职业素养, 在工作中细致认真, 总结失误发现自身缺点进行改正, 通过点滴积累让自身的工作效率不断提高, 从而带动整个综合办公室的工作效率, 更好地为领导及部门服务。
参考文献
[1]张薇.以高质量的文秘工作推动档案管理工作[J].黑龙江史志, 2010 (17) .
[2]李圣萍.完善文秘工作优化档案管理[J].农场经济管理, 2007 (04) .
综合管理部文秘个人工作总结 篇5
一、宣传工作。首先是根据公司业务的实际需要，及时宣传公司形象，在学院办公网上做了相关的新闻报道。包括配合创业园园区企业宣传，做了题为《大学生创业园卓晖康成公司：中国大姨夫的光明前程与梦想》报道；配合食堂宣传，做了题为《阳光厨房，让师生吃的更安心》报道；配合创业街新一轮招投标，做了题为《大学生创业街商铺项目申请入驻答辩会成功举行》报道；配合北秀楼布局改造，迎宾楼改造等，做了《新学期，服务育人新变化——校园后勤提升小计》等报道，并在学院办公网上刊登。其次，根据公司党建、文化和网站建设的需求，在公司办公网上先后发布了党员学习会议、消防安全培训会议、安全检查会议等相关内容的报道，本共撰写了10篇新闻稿件。
二、起草文字材料。本文字材料多而繁杂。一是计划与总结。包括董事会总结、2014公司学年总结、总结，公司领导班子届末总结、平安校园创建总结等。二是根据学院各类工作要求撰写了相关报告，主要包括《安全稳定隐患排查化解情况汇报》、《经济责任述职报告》、《学年信息公开工作报告》、《关于落实“三重一大”决策制度贯彻执行情况自查报告》、《群众路线教育实践活动整改方案》等。三是配合今年的中汽强制执行，撰写了相关材料，包括执行腾退方案、中汽小组会议纪要、中汽专项工作进程每日汇报、中汽信息专报等。四是按照公司业务需要和领导部署，撰写了公司整体规划及相关方案、《洗碗设备购置可行性分析》、《关于禁止外卖餐车进入校园的请示》等书面材料。
三、做好档案归档工作。完成了2014年公司387件合同文件的归档工作，同时在资产管理部的帮助下，完成了2003年—2012年各类工程招投标、审计、4S店图纸等46套文件材料的归档，顺利移交学院图书馆。
四、做好支部党建工作，2014年共召开了4次支部学习会议，学习了《落实中央八项规定》、吴院长在务虚会议上的讲话、党的十八界三中、四中全会精神解读等内容，本有1名预备党员转正。
五是完成了办公室发文、办公用品采购申领等其他日常行政工作。
总结这一年的工作，我能做到积极肯干，勤奋踏实，工作尽力而为，决不懈怠。加入公司这个大家庭以来，我能坦诚地对待同事，在协调工作时保持谦和态度，尽力为一线部门服务，在生活处事中做到待人诚恳，热心助人。
办公室是公司的中枢部门，身处其中，本人能够做到识大局、顾大体，积极学习，工作主动，较圆满地完成各项交办事项。同时，我也看到自己存在着一些缺点，一是工作细节方面还不够注意，有时候做事欠考虑；二是服务仍不到位，有些事情需要提醒才能做到，对情况变化不够敏感；三是工作缺少创造力，需要多学习，进一步提高工作能力。
文秘综合管理工作 篇6
2009年, 人力资源和社会保障部印发了《技工院校一体化课程教学改革试点工作方案》, 要求进一步深化技工院校教学改革, 加快技能人才培养, 加速技校一体化教学改革的探索步伐。目前, 各技工院校积极探索符合市场需求的、融“教学做”为一体的一体化教学改革, 文秘专业的毕业生素质得到了稳步提高。
一体化教学改革对师资素质、课程设置、教材、实训场地等都有明确的要求, 本文以秘书职业标准为依据, 结合一体化教学改革的要求, 对文秘专业的教学改革加以探讨。
围绕学生综合职业能力的培养进行课程改革
目前, 很多学校根据企业普遍喜欢具备复合型知识结构的文秘人才的外在需求, 对传统课程进行了改革, 将课程开设得应有尽有。除了常规文秘专业课程, 如秘书实务、文书处理与写作、商务沟通、办公自动化与日常事务处理、速记、商务英语听说、公关礼仪等, 还开设了基础会计、经济基础知识、统计知识、世界文化遗产、财经应用文、企业管理基础、网页设计与网络应用、心理学、英文应用写作、酒店管理、茶艺、人力资源、公关关系等课程。但学校只顾及了市场的需求和企业的喜好, 却无视自身的实际能力, 造成某些专业课程连基本的实训场地都没有。在讲授课程时, 教师只能通过图片展示让学生去想象。如此的课程设置培养出来的学生, 其能力可想而知。
文秘专业在一体化课程改革中, 应结合学校、学生的实际能力及行业的特点, 与行家里手一起, 以综合职业能力培养为目标, 共同完成课程改革。根据行业的需求, 目前, 技校文秘专业的职业能力培养目标可整合为职业基础能力、职业核心能力和职业相关能力三部分。职业基础能力主要包括执行能力、礼仪运用能力、时间管理能力、人际沟通能力和使用与维护现代化办公设备的能力等;职业核心能力主要包括文书拟写与处理、会议管理、事务管理、文档管理、商务活动安排等能力;职业相关能力主要包括商务法律运用、电子商务、速记速录、英语应用、财务管理等能力。应根据这三种能力的要求来开设课程。这样, 就能做到先确保核心能力与基础能力的教学, 再强化职业相关能力的提高。
围绕提升学生职业能力的教学方法改革
根据一体化教学过程“在做中学, 在学中做”的特点, 技校文秘专业教学通常采用如下教学方法:
(一) 采用项目导向任务驱动的方法, 树立以学生为主体、师生互动的现代教学观, 实现理论教学与实训操作一体化
采用项目导向任务驱动的教学方法, 学生需要面对每一个工作项目, 课堂推进的主导力量是学生对完成工作任务的方法的寻求, 教师只是学生的引导者和课堂的组织者, 是“导演”而不是“主演”。对每一个具体项目, 教师只作基本的讲解, 给定与实际工作岗位相同的工作任务, 指出完成工作任务的基本过程和思路, 由学生独立或小组合作来完成工作任务。
采用项目导向任务驱动的方法实施教学, 较成功地解决了文秘专业课如何面向工作过程设计教学过程的难题。现实工作中, 秘书工作人文性浓郁, 工作过程灵活, 流程性不强, 多工作细节, 多案头工作, 少固定模式的流程, 少过程性的产品, 如会议场地布置, 结果就是布置好一个符合会议主题的会议场地, 而就会议场地如何布置只有原则和理念的指导, 没有具体的流程。因此, 在教学过程中在明确学习目标, 即明确所需掌握的秘书某一工作技能的前提下, 教师可布置工作场景或相应的项目, 引导学生亲自动手操作, 转换身份, 真实操作。
(二) 采用项目驱动教学法, 将项目驱动教学模式与OTPAE教学模式相融合
现实教学经验告诉我们, 有的教学项目学生可以独立完成, 而有的教学项目是学生无法独立完成的。因此, 我们在教学过程中可将项目驱动教学模式与OTPAE教学模式相融合。OTPAE教学模式即目标 (Object) -任务 (Task) -准备 (Prepare) -行动 (Action) -评估 (Evaluate) “五步训练法”。我们将学生按照5人左右一组分成若干小组, 学生在操作过程中碰到问题先在小组内部进行分析讨论, 然后再咨询教师, 通过小组成员的共同努力完成项目工作任务。
(三) 采用角色扮演法, 提高学生遇到突发事件时的应变能力
采用角色扮演法, 教师根据教学内容和背景材料设计场景和情节, 学生在仿真场景中充当相应角色, 身临其境地对相关岗位的职责、任务、工作程序、人际协调等提出观点、方案或进行实际操作。应用角色扮演法组织教学的基本前提是教学内容的适宜情境化, 教学内容的可情境化程度越高, 则应用这一方法的效果就越好。比如, 秘书实务课程的可操作性很强, 因而其教学内容的可情境化程度相对也较高。因此, 在秘书实务教学中, 应用角色扮演法往往会取得意想不到的效果, 能大大提高学生遇到突发事件时的应变能力。
(四) 构建网络教学环境, 提高学生的自主学习能力
网络教学突破了传统教学在时间和空间上的局限性, 能够让学生更及时、更全面、更主动地去学习, 而且能提高学生利用计算机办公的能力。学校可从两个方面构建网络教学环境: (1) 利用网络上的各种免费资源, 培养学生收集、整理、分析以及利用信息能力, 锻炼学生的网络办公能力。 (2) 校园网文秘专业教学平台可设置如下教学资源:在线秘书职业技能水平测试系统;教学软件和教学影像资料;课程网站;秘书论坛BBS交流系统;秘书职业技能考试题库;案例集及参考资料;学生作业提交系统等。
通过建立校园网教学平台, 形成以网站为载体的教学资源库, 可以使学生不受时空限制、随时随地地学习, 从而加快提升学生的综合职业能力。
围绕学生实践经验的积累开展实践性教学
加强实训是培养文秘专业技能型人才的必由之路。实训教材的编写不仅要体现以现场教学为主、以岗位任务为依据确定的知识模块, 也要体现以项目实践教学为辅助、理论教学和实践教学相融合的教学模式, 让学生通过教学项目模拟真实秘书岗位业务工作, 完成“工学交替”, 实现课堂教学与秘书工作岗位一体化。
鉴于目前技工院校大都缺乏充足的、仿真度高的文秘实训场地, 文秘专业教师应深挖资源, 创设职业岗位, 开展实训教学。秘书专业的实训教学可以在实训室模拟、校内实训、校外实训等几个形式来实现。
(一) 做好学生在实训室的模拟实训
学生在校的第一、二学期主要以实训室模拟实训为主, 配合课堂理论教学, 教师设计实训项目, 通过任务分配、小组合作、情景录像、案例教学等形式, 要求学生在实训室模拟情景中进行角色扮演, 模拟练习秘书实务的动作、语言以及处理各类突发情况的技巧, 完成各项任务, 强化实务技能, 使学生初步体验秘书工作的特点以及职业定位, 使理论学习成果得到初步检验。
(二) 深挖资源, 创设职业岗位, 实行校内轮岗实训
学生在校的第三、四学期, 除了实训室模拟实训外, 文秘专业教师可配合学校的工作计划, 结合教材, 拟定实训教学大纲, 利用校内的艺术节、运动会、文艺晚会、家长会等各种活动机会, 创设职业岗位, 让学生参与具体的项目策划和筹备。例如, 起草策划书、开幕词、报告、计划等有关文稿, 承担会议的组织、安排与接待工作等等。在整个过程中, 相关岗位的教职工负责项目指导, 学生在真实的工作环境中独立进行实地训练, 参与组织管理全过程, 在实践中发现问题, 解决问题, 边干边学, 使理论学习与工作实践紧密结合, 提高操作技能。
在学生积累了足够多的实训经验后, 从第四个学期起, 文秘专业教师可以开发利用校内现有的场所资源, 将学校一些部门与秘书工作相近或相关的岗位提供给学生进行阶段性的轮岗实习, 如在文印室、档案室、学生科、图书馆、后勤管理等行政管理部门安排学生轮流实习实训, 并逐步使这些部门成为较为稳定的实训基地, 满足学生实践实训的需要, 让学生在没有走出校门的时候, 就获得了真正文秘人员的经历。在校内实训过程中, 教师应要求学生写实训日志, 使其在记录的过程中, 结合理论知识, 逐渐形成自己的思索和独立的判断。校内实训结束阶段应进行实训总结, 让学生利用多媒体技术在同学和教师面前展示自己在实训过程中的心得体会, 并鼓励学生之间进行交流, 相互讨论, 加深印象, 从而锻炼学生的演讲能力、多媒体运用能力、综合运用知识分析和表达的能力以及应对突发事件的能力。
(三) 重视校外实训, 建立多层次的校外实训基地
目前, 大部分技工院校在第三学年安排学生到企事业单位顶岗实习, 采用现场教学方法, 由企业兼职教师指导学生完成实习。经过实训室模拟实训及校内实训后, 让学生走出校园, 在社会真实情境中完成真实的工作任务, 检验自己的所学所得, 成为评估学生职业综合素质的最后一道门槛。学校应通过校企合作, 建立起多层次的实训基地, 积极探索校外实训模式, 并将其实习内容、量化的评估制度归纳到系统的课程教学大纲之内。学校既可以组织学生参加各种社会活动, 如企业庆典、会展活动、颁奖仪式、公益劳动等, 让学生在具体的社会实践中培养职业意识, 提高服务能力;也可以组织学生深入企业生产中去, 了解实习单位的组织、管理、企业文化情况和特色, 并且在实践中学习人际交往, 提高处理人际关系的基本能力。通过校外实训, 能检验学生的专业知识和技能, 增强他们的自信心, 锻炼他们融入社会的能力, 为学生将来走上工作岗位打下基础。
技校文秘专业一体化教学改革是一项长期而艰巨的任务, 远不止上面谈及的内容, 需要教育工作者积极去认识、探索和完善。笔者相信, 只要根据一体化教学改革的要求去努力实施文秘专业的教学改革, 就能提高学生综合职业能力, 为社会培养出更多实用的文秘人才。
参考文献
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浅谈高速交警文秘工作 篇7
一、文秘工作怎么看
一直以来, 高速交警全体文秘人员在高支队党委的正确领导下, 紧紧围绕全省高速公路公安交通管理工作中心, 充分发挥职能作用, 做了大量卓有成效的工作。与此同时, 也存在招录新警分配岗位时文秘遇冷的情况, 很多民警认为文秘工作劳神费力, 既辛苦又清苦, 干不出成绩, 甚至认为没有路面执勤执法、处理事故等业务工作那么有意义。这种认识显然是不对的, 应该对文秘工作有一个准确、全面的认识。
(一) 文秘工作很重要。
文秘人员所在的大队政秘科、中队内勤室, 是所在单位的综合部门, 是关键部门之一, 可以说是“参谋部、情报部、服务部、公关部”, 对各项工作的开展影响很大。文秘工作是综合部门的核心工作, 文秘人员是领导的“智囊团”和“服务员”, 担负着重要职责。查纠违法、处理事故是成绩;把高速交警的工作经验总结好、记录好、宣传好, 把高速交警的工作“亮点”向外推介出去, 扩大“正能量”, 也是很重要的成绩。如:考核评估、督察督办工作, 为指挥决策服务、为实战需要服务, 能有效推动工作落到实处、取得实效;信息报道、新闻宣传工作, 对外展示高速交警良好形象, 也提高了民众文明交通素养;而信息报送、上传下达、文件收发等工作, 直接关乎警令、政令是否畅通, 直接影响到警队的执行力和战斗力。全体文秘人员务必要增强责任感和荣誉感, 认识到岗位的职责和使命, 认识到这些工作都很重要, 做得好, 就为指导、推动各项工作的顺利开展提供了坚实的保障。
(二) 文秘工作很辛苦。
各级高速交警部门都是基层实战单位, “上面千根针, 下面一条线”, 文秘工作不仅有调研、信息、机要、保密、信访、接待、文印、收发工作, 还有新闻宣传、考核评估、督查督办等任务, 还要兼顾政工、纪检等方面的工作, 可以说是纷繁琐碎, 千头万绪。上班就要绷紧神经, 手头工作接二连三, 应接不暇。“花开几何不知, 叶落几秋不闻”, 文秘人员长期身居蜗室, 足不出户;经常加班加点, 陪伴家人的时间也比同事少, 有时候得不到家人的理解, 心情更为低落。赶写材料更是辛苦, 经常埋头写稿, 忘记吃饭, 不知早晚, 头昏眼花。除了身体受的苦, 有时候也还要承担心理的苦, 干出成绩时可能是无名英雄;遇到问题时可能成为矛盾焦点, 尝尽酸甜苦辣, 汗水与泪水并流。凡上种种, 文秘人员可能经历了某些片段, 某些片段可能会在将来经历, 但不管如何, 都要有心理准备, 做好心理调适, 积极应对, 做到“吃得苦、霸得蛮、耐得烦”。
(三) 文秘工作锻炼人。
“宝剑锋从磨砺出、梅花香自苦寒来”。文秘工作劳神费力, 工作过程也是学习、探讨、钻研、提高、升华、蜕变的过程。优秀文秘成才周期长, 刚开始可能茫然无措, 坚持几年后百炼成钢, 工作就能游刃有余, 甚至独当一面, 政策理论水平、文字处理能力、保障服务意识、组织协调能力都有了很大提高, 很多表现优异的同志还走上了更高、更大的工作平台, 可谓是破茧成蝶、凤凰涅槃。这些年, 高速交警培养、输送了一批优秀的文秘人才到中央部委、省厅机关, 从用人单位反馈的信息来看, 普遍评价很高。高速交警现有的中层骨干中, 大部分从事过政工、文秘、综合办公等方面的工作。当前, 文秘人员赶上了高速公路大发展、高速交警队伍大发展的好时代、好时机, 只要坚持苦干、实干, 必将大有作为。
二、文秘工作怎么干
怎么成为一名优秀的文秘人才?有些什么要求?我们有很多中层骨干的成长、成才经验可以供大家学习、借鉴, 笔者从个人体会和工作的角度, 提四点建议。
(一) 博学笃行, 充实知识储备。
近两年来, 伴随着队伍发展壮大和管辖里程延长, 公安内网信息数量上升明显, 但是有些稿件的质量还需要进一步加强;有的文秘人员给领导写得稿子, 还缺乏新意、缺乏深度。“水积之不厚, 则无力负大舟;风积之不厚, 则其负大翼也无力”。做好文秘工作, 推动我们事业的大船乘风破浪前行, 没有厚重的知识储备, 就缺乏动力源泉、缺乏智力支撑。对于文秘人员而言, 政治理论、法律法规、交管业务、文化功底等, 都是不可或缺的。少了哪一门知识积淀, 你会感觉到说话底气不足, 有时还讲外行话;办事茫然无措、畏首畏尾;写文章生涩难懂、浅薄无力。“操千曲而后晓声, 观千剑而后识器。”文秘人员只有坚持多学、多做、多读、多思、多写, 博学之、笃行之, 反复实践, 开展工作才能得心应手。
(二) 至微至显, 坚持善做善成。
文秘工作经常要编制各类数据报表、起草公文等, 必须至微至显, 在最细小的环节上, 用心思、花精力, 力求做到最好。“一字之失, 一句为之蹉跎;一句之误, 通篇为之梗塞”。文秘人员要把写出来的稿件当成自己的作品, 咬文嚼字、字斟句酌, 不管是呈领导、报上级、发下级, 都要经过反复研修, 确保没有错误、瑕疵。鲁迅先生说过, 文章写出来至少看两遍, 将可有可无的字、词、标点删去……一代文学大师是这样, 我们基层实战单位的文秘人员更要把作品当成检验自己的一面镜子, 照一照能力水平和责任心。工作光有责任心、肯干还不够, 还要会干、能干, 能够善做善成。怎么样做到善做善成?要把握好两个方面:第一, 要从内心把自己定位为一个服务员。这首先是一个心态和意识问题, 现在独生子女居多, 习惯了被服务, 有的还一时难改, 有的改了难以坚持。但文秘政工没有服务意识是干不好的, 有了服务的心态和意识, 才能遇事不推卸、不拖延、不抱怨, 组织协调类的工作也才能有耐心。更为重要的是心中要带着一份深厚的感情服务, 工作肯定能顺利打开局面。第二, 要大力提高工作效率。工作任务越重、压力越大, 越要注重提高工作效率。要权衡大事小事、急事缓事, 抓大事不放, 抓急事先办;要沟通上下左右, 做到内外有别、急缓有序, 推动各项工作有条不紊地开展。
(三) 修身养德, 锤炼优良作风。
哲学家歌德有句墓志铭说:“世间有两种东西, 对它们的思考越是深沉和持久, 越是觉得震撼和敬畏, 一是我们头顶灿烂的星空, 一是人们心中的道德法则。”公安交警是执法为民的队伍, 文秘人员没有把握好、解决好世界观、人生观、价值观这个“总开关”的问题, 是做不好决策参谋、写不出好文章的, 工作也是很难让领导和群众满意的。文秘人员一定要有仰望星空的情怀, 要在内心有强烈的道德法则。公安交警心中, 除了忠于党和人民的坚定政治立场, 还有党纪法规、警令禁令, 这些既是底线, 也是“高压线”, 大家不能抱有任何侥幸心理。习近平总书记在十二届全国人大二次会议安徽代表团参加审议时, 提到“要严于修身、严以用权、严以律己, 谋事要实、创业要实、做人要实”。对于文秘人员而言, 更要高标准、严要求, 始终恪守“三严三实”, 积极践行“三严三实”, 锤炼优良作风。
(四) 强身健体, 服务社会民生。
浅谈文秘工作与档案管理 篇8
关键词：文秘工作,档案管理,文档一体化
文秘工作与档案管理有着密切的联系, 文秘工作是档案管理的前期工作, 可以说档案管理工作与文秘工作是相辅相成、密不可分的。如何让文秘工作与档案管理工作高效衔接是现代文秘工作中不能回避的问题。公文是档案的前身, 当其处在传递、承办和执行过程中, 具有现行效用, 但不能称其为档案。档案是完成了公文处理程序, 作为历史记录保存起来以备考查的, 作为凭证的文字、图像、声音的文书和信息材料。因此, 公文形成是档案工作的起点, 规范公文处理, 把好公文形成关, 是做好档案管理工作的基础。
环境卫生管理处是基层事业单位, 由于受人员、编制的限制, 文秘人员即是办公室人员, 同时还兼任档案管理人员, 在基层事业单位中具有一定的代表性。本文就文秘工作促进档案管理工作进行探讨和分析。
1 文秘工作与档案管理工作的联系
文秘工作与档案管理工作两者是密不可分的有机整体, 公文是档案的前身, 档案是公文的延续, 两者有着同一性, 又有着特殊性。 (1) 两者记录和反映人们社会实践活动的功用相同。公文记录的是现实的活动, 档案保存的是历史活动记录, 且有着基本相同的物质载体。 (2) 两者在内容和格式上完全一致。档案直接来源公文材料, 公文是分散的“档案”, 档案是集中保存的“公文”。 (3) 两者互为因果。公文是档案的前身, 档案是公文的归结, 有了公文才有了档案, 没有公文就没有档案。
文秘人员是党政机关和企事业单位必设的工作人员。文秘工作不仅仅是抄、写、收、发, 而且还通过事务性工作的处理, 起到领导的助手和参谋作用。同时, 就一般情况而言, 中小机关、基层企事业单位的文秘人员又是档案管理人员。文书档案的价值, 关键在于档案的质量, 而档案资料的质量, 又取决于文秘人员和文档管理工作人员的自身素质。高质量的文书档案是建立在规范处理公文的基础之上的, 它们既有联系, 又各自独立。
2 文秘人员的素质, 是提高档案质量的关键
(1) 文秘人员必须要有较高的政治思想理论素质。贯彻执行党和国家的各项方针政策, 遵守各项法律法规, 讲道德, 守纪律, 具有奉献精神。由于文书档案工作具有较强的机密性, 因此文秘档案人员还应具备严守国家机密的思想素质, 文书档案服务性特点还特别要求文秘人员应具备良好的服务精神和主人翁意识。
(2) 科学文化知识素养是文秘人员必须具备的基本素养。对于不同单位的文书工作, 文秘人员必须具备相应的文化水平, 掌握与自己所从事的专业工作相关联的其他专业科学技术知识, 如领导学、管理学、信息电脑等知识。这就要求文秘人员必须具备相应的计算机信息技术, 这样才能对档案信息进行电子化、数字化的有效控制与管理, 迅速接收信息, 安全保护信息, 准确提供信息, 最大化运用信息, 更好地服务于文书档案工作。
(3) 文秘档案人员还应具备文秘档案专业素养。文书档案管理工作是十分细致复杂的工作, 一份档案从文件资料的收集、鉴别、分类、管理、组卷、到卷宗编制目录、入库摆放等要经过十多道工序。文秘人员进行文书档案管理工作, 需要一种高度负责的精神, 工作坚持高标准、严格化和规范化。这种客观事实, 要求文秘工作人员不仅要思想敏捷、作风扎实、笔头过硬, 而且要求他们具有文书档案和其他档案工作的业务知识和操作技能, 成为优秀的档案管理者。
3 完善公文材料, 做好归档收集工作
在日常工作中, 很多文秘人员都兼任档案管理工作, 这对提高档案质量具有一定的优势, 可以对形成档案的公文进行科学地评估归类, 文秘部门在公文最初归档时要认真检查形成公文的一系列材料, 发现有附件而未及时归档的要催要, 同一事项有外来文件未按时上交的要跟踪收回, 以避免长时间留在个人手中而遗失。具体可以从以下几点着手。 (1) 档案整理工作必须从平时做起。对于上级发文, 做完收文登记后, 首先应鉴别该文件是否具有保存价值, 如果其中一部分随着现行效用的完成, 便失去其保存的社会价值而被淘汰, 而另一部分文件, 退出现行领域之后, 却具有储存价值, 能使后人通过其载录进行借鉴和利用, 因此应按档案整理规范要求, 用不锈钢钉重新装订后进行传阅, 阅办完毕后, 已初步进入归档程序, 进一步归整, 以备平时查阅。 (2) 档案整理工作应注重细节。对于本单位自生文件, 领导签发后, 应将形成该文件的所有资料收集齐全, 按照从上到下, 依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整, 并统一装订成册, 初步完成“件”, 由零散“页”到集中归整为“件”, 到正式整理时装盒为“卷”。初步做好档案入库前的各项准备工作。
4 提高档案现代化管理水平, 实现文档一体化
所谓文档一体化, 就是利用管理系统将公文处理与档案管理相结合, 充分利用文书处理过程中形成的数据信息, 避免档案部门的重复劳动, 使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体。
利用电子计算机管理档案信息的收集、传递和开发利用是目前最重要、最根本的现代化管理手段之一。合格的文秘人员同时应该是一名优秀的文书档案管理工作者。因此我们要强化系统思维意识, 要深刻理解文秘工作不仅仅为当前工作服务, 更要对历史负责。文档一体化的实现, 使所有进入计算机的文档信息均可以实现网上自由查询, 通过网络进行广泛的信息交流, 使最新信息以最快的速度被获取, 同时将工作成果迅速反馈给相关部门。甚至可以不受空间限制, 并实现文件, 图像, 声音的多媒体处理、综合利用以及异地查询等, 共享档案信息资源。
目前多数机关事业单位查阅档案采用的是人工检索, 先确定自己要查找的文件年代或类别, 然后调出该年度或类别的内目进行查找, 非常繁琐, 费时费力、效率很低, 但如果实现文档一体化, 就可以采用计算机检索, 只需要把利用者提供的文件责任或标题或文号或形成时间或主题词等信息输入计算机, 计算机就能迅速将符合要求的文件调出。在进行文件整理时, 可以利用计算机直接查询, 甚至将所需文件内容直接打印出来。
具体操作方法是:调整归档文件整理工作流程, 改变原有的每年集中整理归档的习惯做法, 使办理完毕的文件能够直接进入档案整理环节, “随办随归”, 从而使归档文件整理变成一项日常工作。同时, 应尽量以公文处理环节生成的项目来组织检索条目, 使归档工作更加贴近文秘人员的工作实际, 免除档案管理环节中再做大量的重复的数据准备工作。如输入案卷目录并重新组织文件目录等, 节省档案员的时间, 推动文档一体化的最终实现。
5 加强文秘、档案管理人员的业务技术培训
由于广大基层单位的文书档案管理队伍的建设及其文书档案管理的水平还存在着明显的与时代要求不相适应的方面。突出原因首先是有关领导对文字秘书的要求不高, 对文书档案工作不重视, 认为文秘人员只是抄抄写写、跑跑颠颠, 无足轻重, 文书档案管理工作只是收收发发、装装订订, 无须专业, 更有少数领导受社会不良风气影响, 把文秘、文档人员视为自己的亲信、随从, 来去以符合自己的口味为标准。其次, 是不关心对他们的培训教育, 专业水平得不到提高。
为此, 针对文字秘书和文书档案管理的重要性以及在实际工作中存在的问题, 应该从以下几个方面加强队伍建设。 (1) 在选配文秘、文档管理人员时, 应选调那些所学专业的有关人员; (2) 对在岗的专业人员应定期进行教育培训, 使他们在品德、业务、技能等方面有不断提高, 以适应新形势的要求; (3) 在有关业务管理部门的指导下, 对文秘人员、文档管理人员, 特别是文秘工作兼文档管理的工作人员进行定期考核, 合格者, 应发给相应的专业资格证书并享受规定的工资津贴, 鼓励他们做好本职工作。
参考文献
[1]高德武, 周爱东, 李文.档案工作创新思路[J].科学与管理, 2005 (2) .
文秘工作的质量评价研究 篇9
一般而言, 文秘指的是针对外勤而言的, 专门执行内部勤务, 协助领导处理各种日常事务的工作。因而, 文秘工作的好坏将直接影响一个文秘日常事务能否正常有序的进行。一个优秀的文秘, 应当具备一定专业知识和具有较高综合素质。总的来说, 文秘工作职衔不高, 但是责任重大, 文秘工作质量的评估更是企业对员工考察的一个重要内容。而且, 随着日益繁荣的市场经济, 文秘工作的质量评估越来越受到单位领导的重视。
二、文秘工作的职责
文秘工作, 是一个单位的核心和枢纽, 事关工作的大局和成败。一般情况下, 我们常认为文秘工作, 主要就是跑跑龙套, 整理下档案, 接电话甚至是倒茶水等类工作, 但实际确非如此。文秘工作多而复杂, 涉及的领域多, 范围广。并且, 在领导与其他部门或员工沟通交流中起着十分重要的作用。根据我国现阶段, 学界对文秘工作的研究分析, 文秘工作具有综合性、服务性、事务性、服从性和机要性的特点。这些特色也决定了文秘工作的职责范围, 主要体现在:
(一) 文秘主要协助领导处理一些事务
而领导工作有涉及文秘的方方面面, 同时, 基于文秘工作的综合性, 这使得文秘要吃透领导所处理的所有事情, 小到档案整理、资料收集, 大到辅助领导做决策, 文秘都要事事做到位。总之, 政务、事务, 大事小事, 无所不包。
(二) 基于文秘工作的服务性和事务性
文秘的工作在一定程度上充当着“后勤服务者”和“专家”的角色。“后勤服务者”是指为协助领导完成工作, 安排工作时间计划表之类的工作。“专家”的话主要是针对事务性而言, 这要求文秘具有很强的专业功底, 能够对领导分配的各项任务很熟练的掌握处理, 并做好与其他工作人员的沟通交流, 准确传达领导的意思。
(三) 受文秘工作服从性这一特性的影响
文秘在工作时要在办任何事, 处理任何问题前, 都要根据领导的意图和指示精神做事, 不能擅自做主, 随意更改。
(四) 根据文秘工作的机要性
这使得“保守文秘机密”成为了文秘工作的一大职责。文秘人员一直协助领导做事, 都会接触很多文秘重要文件, 经管机密和绝密事项, 参与有关会议, 提前知道了文秘的某些重要决定和信息。因此, 文秘一定要遵守保密规定, 严守机要, 切不可随意将消息放出。
三、文秘工作的质量评估因素
通过前面笔者对文秘工作的简介, 我们可以知道, 文秘工作“量多、庞而繁杂”, 是一个文秘领导的得力助手, 更是向其他工作人员传达领导指意, 与员工进行互动的枢纽。由此, 文秘对文秘工作的要求则很高。那么, 文秘工作的质量评估究竟该评估什么呢?具体因素因应当包括以下几点:
(一) 文秘日常事务的执行情况
这是对文秘最基本工作的考察, 也是文秘员工应具备的最基本素质。文秘工作的具体内容应根据各个文秘自身运营情况, 对文秘工作的要求而定。一般情况下, 应涵括:文秘在对文秘文件方面的整理是否有序、对领导事务的时间安排方面是否合理以及文秘能否准确的向其它部门员工传达领导的思想等方面。
(二) 文秘是个要求具有很强综合素质的工作
故应将其具备的工作素质纳入考评范畴:
1.基本理论水平素质, 主要考察的是文秘在公文写作和事务处理传达方面的理论基础水平。在公文写作时, 考察文秘所写公文格式的规范性, 语言措辞的恰当性, 组织结构的逻辑性, 然后在纪录领导讲话或会议方面, 整洁且具有条理, 能抓住要害, 为领导发现和分析问题提供依据, 为领导决策提供参考性建议。在事务处理传达方面, 要做到“上传下达, 下情上报”, 即文秘要了解上头的思想动态, 准确向下级传达领导的思想和所关注的事宜, 督促下级及时完成任务。与此同时, 文秘要积极深入员工, 熟悉下情, 并及时将下属的状态和意见反映给上级, 以便于上级处理好与下级的关系, 作出正确的决策。
2.综合素质的考察, 因为文秘工作繁杂, 且需要接触文秘的不同级别的人群, 这并要求文秘在处理工作时, 要具备良好的沟通能力, 做好领导与其他员工的沟通桥梁。其次, 组织协调素质的考察, 文秘要有条不紊的组织文秘的各项活动, 并协调好整个团队的人际关系。另外, 文秘自身精神状态和对工作的负责程度, 是对其对工作态度的一个考察。最后很重要的一点是, 文秘的保密素养, 由于文秘因工作需要, 会知道很多文秘的机密信息, 并且掌握文秘的机密材料, 这些机密一旦泄露, 对文秘将产生无法估量的损失, 因而, 文秘能遵守文秘相关规定, 做好保密工作将至关重要。
3.文秘领导与合作的员工对文秘工作的认可度。文秘工作的最直接接受者即为她的领导和其合作的员工, 他们对文秘工作的评价自然应该成为文秘工作的质量评估的参考因素, 所以在对文秘工作进行考核的时候, 我们必须多多倾听其他相关工作人员的意见。尽管这些意见具有一定得主观性, 但是这也是文秘工作好好最直观的一个反映。
四、文秘工作的质量评估的方法
文秘工作的质量评估应秉着“公平、公正”的原则, 实现主观和客观想统一。一般来讲, 文秘在对文秘工作的质量评估时, 可以采用下述方法:
(一) 制定文秘工作的质量评估的考评制度, 做到考评有制度可依
考评制度包括考评对象、考评内容、具体考评方法和评分标准等。一个完善的考评制度, 既有助于考评人员实施质量评估行为, 又有助于文秘对自身工作有更清楚的认识, 更好的按标准完成任务。考评制度的公开, 也有利于文秘所有员工对考评进行监督, 做到更加公开化、公正化和民主化。
(二) 针对文秘
定期进行能力素质考评, 主要对文秘已完成的任务进行考察, 从而分析其平常的工作效率;其次, 对文秘人员进行试卷考察, 了解其基本的工作素质, 同时, 结合实况演习, 观察其在处理现实问题的一个应对能力。并综合以上考察的结果, 对文秘工作作出客观的评价, 发现文秘的优势和弱势。
(三) 对文秘的领导和与其相处的工作伙伴进行调查
主要采取问卷调查和面谈的形式, 以了解他们对文秘工作的满意度, 对文秘所行工作作出评价。虽然, 这一块受被调查人员个人因素的影响, 但是基于文秘工作并非简单的书面工作, 更是一份动态的与人互动的工作。假若一个文秘工作确实很负责很到位, 其同事自然会给予肯定的评价。但在最后的评定时, 要适当的筛选, 酌情采纳, 以便作出较客观的分析, 保障评价的客观性和真实性, 是文秘工作的质量得到实际有效的评价。进而帮助文秘进一步提高工作效率。
五、总结
文秘是一份不可小觑的工作, 尽管其职位不高, 但对于文秘的的发展和事务运行颇为重要。文秘工作所显现出的“多而杂, 小而精”的特点, 并要求文秘具有很强的综合素质, 不仅要做到理论方面的“专家”, 还要成为熟知各项事务的“杂家”, 更要成为文秘领导与下级之间的“谈判家”。故而, 对文秘工作的质量评估自然应该成文化, 制度化, 规范化, 做到注重客观, 又不忽视主观, 力争公平公正, 对文秘工作的质量评估作出准确合理的评价。
参考文献
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办公室文秘工作规范化管理研究 篇10
针对当前文秘工作中存在的主要问题, 推进文秘工作规范化管理的措施如下:
(一) 全面推行文秘工作无纸化办公。配置优良的设备和工具, 全面推进电子公文系统, 实行无纸化办公既符合节能环保和低碳减排的发展要求, 又可以利用计算机保存资料方便和网络技术传输速度快的优势, 大大提高文秘人员的工作效率。一是实行无纸化办公, 可以改变传统纸张资料的保存易受时间和空间限制的不足, 就拿图书馆来讲, 一个图书馆需要庞大的空间和良好的环境, 人们阅读和查询资料需要浪费很长时间, 而在电子图书馆只需敲几个文字进去即可阅览成功。计算机庞大的存储功能既能确保资料保存的完整性, 也为分立条目及时查阅提供了方便。二是无纸化办公可以做到省钱和省力。一些大型机构和企业每天办公量是巨大的, 文秘工作需要大量的纸张和文具, 还有打印机、复印机频繁添加油墨和维修, 这些都大量浪费了有限的资金。以前的会议纪要可能需要很多人协作来完成, 浪费人力、物力、财力, 无纸化办公只需要一台电脑就能满足要求, 达到节省人力的目的。三是无纸化办公可以加快工作作风转变, 对文秘工作每一个环节实施有效监督, 既可以增加工作人员应用互联网的积极性, 又能提高查阅兴趣, 有助于改善和提高文秘人员的综合素质。四是无纸化办公对文秘人员的素质要求是比较高的。文秘人员既要熟练掌握办公自动化软件, 如office系列Access、Outlook、Netmeeting等等。又要注意文件的保密性, 时常存储资料, 明确文件格式, 做到无纸与有纸结合, 减少纸张浪费。
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