数码照片档案保管

数码照片档案保管（精选九篇）

数码照片档案保管 篇1

1 把握医院照片档案的特点与作用

1.1 医院照片的特点

照片档案由正片、底片、文字说明等部分组成,具有客观性、形象性和交流性等特点。

1.1.1 客观性。

照片档案记录和描述的是客观事物的真实场景和真人真事,给人以真实可信的感觉。

1.1.2 形象性。

照片档案以真人真事为背景,通过画面再现当时环境和时间,给人以栩栩如生,活灵活现的感觉。有些事件通过文字很难讲清楚,但通过照片却能够形象、生动、真实反映客观事物的本来面貌。照片档案的这种形象性,是其它文字档案无法替代的。

1.1.3 交流性。

照片档案作为一份珍贵的照片资料,常常被医院不同部门从不同角度加以利用。尽管底片只有一张,但底片能多次冲洗放大,还可翻版,能满足各方之需,照片档案的这种广泛交流特点,使其具有比一般档案更广泛的使用价值。

1.2 医院照片的作用

照片档案作为医院信息资料的一部分,其利用范围之广,与社会各方联系之紧,在医科教中作用之大是其它档案无法比拟的。其重要作用表现在:

1.2.1 记载医院历史。

医院作为窗口服务行业,每年都要举办各种大型活动来提升医院知名度,随时随地收集记载这些重大史实,及时向媒体和上级部门提供生动而有价值的宣传资料,扩大医院社会影响力。同时,这些照片资料也是医院发展的见证,成为丰富医院文化内涵的重要组成部分。

1.2.2 反映临床疗效。

术前对患者病灶进行拍照,术后利用照片记录的真实情况与术前进行对比,能够真实反映疗效。

1.2.3 编印画册或举办展览。

医院将有价值的照片经过筛选后编辑成画册或用于举办展览,这既是医院形象宣传的一部分,也是医院文化内涵的重要内容。

1.2.4 丰富医院档案资料。

照片档案充实图书馆、院史馆、档案馆,既可丰富馆藏内容,又便于查阅使用,体现医院厚重文化积淀。

2 正视医院照片档案存在的问题及差距

照片档案虽然如此重要,但在医院并未引起相应重视。目前,对照片档案普遍存在以下问题:

2.1 照片档案管理未到位

对照片档案管理,有的是在档案室,有的是在宣传科,有的是在办公室,处于一种群龙治水谁拍谁用的状态。照片档案管理的过度分散,丢失了很多重要图片,以至需要用时方恨少。

2.2 照片档案管理制度未到位

普遍情况是各医院根据领导的喜好和医院发展的所谓“大事”而随机进行拍摄照片,如医院搞大型活动,新大楼奠基落成,上级领导来院指导工作等等。对医院设备、环境、技术、专家介绍的系统化、标准化缺乏照片信息的统一收集与管理。

2.3 依法治档尚未到位

《档案法》等相关法律法规是指导医院照片档案的纲领性文件,也是建设和发展档案事业的法律依据,但实际情况是,不少领导和医院工作人员都认为档案工作是一项于己无关,可有可无的工作,说起来重要,做起来次要,而且不少人缺乏主动把应归档文件、照片移交档案室归档的意识,更谈不上依法治档了。

2.4 档案管理人员职称评聘未到位

档案管理人员工作十分辛苦,对照片档案的收集、整理、归档做了大量的工作,然而,档案管理人员普遍存在职称晋升难,晋高级职称更难,不能有效调动档案管理人员的工作积极性。

3 做好照片档案收集保管与利用的应对之策

3.1 要加强宣传,提高对照片档案的归档意识

首先,作为档案管理人员应该不断加强对照片档案工作意义、作用的认识,尽职尽责地做好照片档案的收集保管与利用工作。

3.2 完善收集规定,明确收集范围

为使照片档案的收集工作进一步做到有章可循,步入制度化、规范化管理的轨道,须建立全面、合理的照片档案归档制度。要对归档时间、归档范围、归档照片质量等提出具体要求,对收集程序、途径和奖惩等做出明确规定,以增强收集的权威性,确保收集渠道的畅通。

3.3 做好照片、底片、光盘入库前的检查

严格把好照片档案入库关,对已晒好的照片进行分类装订成册,对已在库内的照片档案应进行定期检查。

3.4 采用良好的档案装具

照片装册后应立即放在箱柜中,底片、光盘要装进特制的底片袋、光盘盒。

3.5 利用照片直观、形象、真实的特点,可通过照片展示,有利于医院宣传工作的更好开展

充分利用医院开展的大型活动、送医下乡机会让照片档案走向社会,也可以医院报、医院文化长廊为阵地,使照片档案成为医患交流和沟通的一个有效平台,让老百姓了解医院,让晦涩难懂、神秘的医学走进社会,走近大众,让普通人群了解医学、走进医学,起到了一个桥梁沟通作用。

3.6 照片档案与文书档案综合利用

照片档案和文书档案是两种不同的载体,但这两种不同载体所反映的内容和信息又往往是同一事物或事件。单一的照片档案有时表达的内容不够全面、翔实,如到学校为广大师生做健康知识讲座、到社区乡镇开展大型义诊活动、医院院庆活动等等,能够在提供照片档案的同时,主动提供相关的文书档案,即把时间、地点、内容配与相应的照片,将会更好地提高照片利用价值。

3.7 依托网络将照片以电子文件形式在网上展示,这样既提高了照片档案的利用率,又起到了档案资源信息共享的效果

在医院网页设置高新设备、专家简介等栏目,同时挂上设备以及专家的照片,让病人足不出户就可了解医院各科室的设备特点及功能,了解专科特色、专家风采及坐诊时间,为病人就医提供了极大的便利。

档案室档案保管制度 篇2

为确保档案的使用及保管工作及时到位，充分发挥档案在社区各项工作中的作用，特制定本制度。

一、档案保密制度。

1、认真贯彻执行《保密法》和上级有关部门对档案保密的规定，增强保密观念，自觉做好档案保密工作。

2、加强对借阅利用档案的管理，严格执行档案利用制度，及时收回与清点所利用的档案和机密资料。

3、不随便谈论室内档案及其他情况，严禁擅自把档案材料携带出档案室，以防丢失。

4、对没有保存价值的档案、文件资料要集中妥善保管，不得随意出售和乱放，经鉴定并由社区居委会分管领导批准后及时销毁。

5、档案工作人员离开档案室，必须将门窗关闭，以防意外事故发生。

二、档案使用制度。

1、凡在社区居委会档案室查阅、抄录、复制档案，必须经社区居委会分管领导批准同意。

2、查档人员必须办理借阅手续，填写“利用登记”和“利用效果登记”。

3、自觉维护档案的完整与安全，所利用的档案不得转借和私自影印、翻印、复制，未经许可不得公布档案内容，不得遗失、拆散、调换、抽取、污损、涂改、加注标记（图点、批注、勾划）档案。

基层档案室纸质档案封存保管浅析 篇3

1. 档案封存要求的提出

2010年5月12日, 国家档案局局长杨冬权在全国档案安全体系建设工作会议上要求“尽量尽快封存 (档案) 原件”, 并提出“凡是已有缩微、复印、数字化扫描等复制件的档案原件, 要封装保存, 以最大限度地延长档案寿命”。可见, 随着档案数字化水平的提高和档案保存、保护技术的发展, 实施档案封存处理已提升为我国档案工作的国家战略。而作为基层档案室, 数字化后纸质档案的利用率已大大降低, 档案数字化副本几乎可以替代原件使用, 对这些很少利用的数字化后的纸质档案实施封存处理无疑是最佳方法, 它不仅能有效减缓档案老化速度、避免霉虫害以及人为的机械损害和自然灾害的损毁, 而且经济实用、安全易行, 有利于档案保密、便于档案日常管理、搬迁转移。

2. 档案封存的作用机制

2.1 纸质档案老化原因

档案纸张的主要原料是植物纤维, 其化学成分为纤维素、半纤维素、木素。纤维素是纸张的主要成分, 它的含量的高低直接影响到纸张的耐久性, 而纤维素在一定条件下会受到水解和氧化两大化学反应的破坏。

2.1.1 水解反应。

纤维素、半纤维素在酸、酶、水和温度的作用下发生水解反应, 所产生的新的混合物, 其聚合度变小, 机械强度下降。酸和酶是反应中的催化剂, 其中酸来源于造纸过程中的残留以及空气中的有害气体、灰尘与微生物, 酶则来自于霉菌的分泌物。水是水解反应的首要条件, 档案纸张的含水量越大, 纤维素水解程度则越快, 库房内的湿度极大地影响档案纸张的含水量。温度决定着水解反应的程度, 温度越高, 反应越快。

2.1.2 氧化反应。

氧化剂是造纸过程中在纸张上留下的铁、铜、锰等金属物, 虽含量甚微但对纸质档案的老化起着不可估量的作用。纤维素、木素在光的照射、氧气及氧化剂、温度、潮湿存在的条件下, 会加速氧化反应, 而且温度越高, 反应速度也越快, 使档案纸张变黄发脆、强度降低、性能发生变化。

由此可见, 高温、潮湿、光照、空气中的氧气和有害气体、灰尘、微生物、纸张酸性及金属残留等都是档案保管过程中致使档案老化的重要因素。

2.2 基层档案室存在的弊端

基层档案室作为各单位行政部门的下设机构, 紧倚本单位现有条件而建, 普遍存在选址不当、库房建造粗劣, 设备简陋等弊端。选址在地势低洼或邻近水塘处, 楼层选在一楼 (有的甚至在地下室) 或顶楼, 库房东西向或者单面朝向;窗户过大且漏风, 库房屋面、房顶开裂渗水;无力配备杀毒、温湿度恒控设施设备等情况普遍存在, 致使库房内环境极不理想, 潮湿、高温、气浊、尘污、霉虫侵袭等不良状况难以改善。即使工作人员在工作八小时内清扫库房, 开启空调、除湿机进行温湿调控, 下班后的库内温湿度很快就回复到库外温湿, 在南方高温高湿气候下, 加上有害气体及微生物的侵入, 根本无法达到库存纸质档案所需的适宜条件 (相对湿度为50-60%之间, 温度为23℃) , 从而加速纸质材料的老化, 甚至产生霉变虫蛀, 对档案和人体造成不同程度的侵害。为此, 基层档案室需采用一种能有效隔绝外界不良环境、防御外部有害因素不利影响的封闭式的保管方式, 同时由于基层档案室的资金、人员有限, 该方式务必要低成本、易操作、安全适用。目前, 将纸质档案进行封存保管是基层档案室最为有效、长期、可行的保管方式。

2.3 档案封存的作用机理

档案封存是将档案保存在一个密闭的环境中, 使档案与外界大气环境完全隔绝, 避免外部的光照、有害生物、尘污、潮湿、有害气体和颗粒、静电等不良因素对档案的不利影响, 使档案的保管微环境更加稳定, 能有效地防止纸张氧化酸化, 延长档案寿命。进而应用一些专业技术手段对档案封存的微环境进行气调, 控制氧气含量和温湿度, 构成低氧 (无氧) 、低温湿、少 (无) 酸性腐蚀性气体的小环境, 起到杀虫抑菌的功效, 从而有效地防治档案霉虫害发生, 减缓档案文件制成材料的老化速度。

档案封存包装采用隔氧材料, 可以是金属密封容器或隔氧的PVDC、PE等高分子膜, 密封包装的防护功能可以防御水灾、火灾、地震及次生灾害等重大自然灾害对档案的损毁破坏。

有资料表明, 包装容器 (袋) 内氧气含量小于1%时, 防虫、防霉效果良好;氧气含量小于0.5%时, 档案有害微生物的生长就会受到抑制并停止繁殖;氧气含量小于0.2%时, 档案害虫就会死亡。-5℃即可冷冻杀虫, 温度越低杀虫时间越短, 也越有利于纸质档案的寿命。

3. 档案封存技术的采用

当前纸质档案封存技术有:冷冻/冷藏技术、真空包装技术、脱氧封装技术、真空充氮包装及一般密封包装等。

从成本和适用性来看, 冷冻/冷藏纸张档案因能耗过高、所需成本大而不为基层档案部门接受;真空包装不适用封存静电复印字迹或激光打印字迹的纸张档案, 因为抽真空会使档案纸张的压力增大, 使得打印或复印字迹粘到其他纸张或包装袋上, 导致字迹掉落, 而基层档案室的各类纸张档案大多为激光打印或复印件, 故也不被采用。

脱氧封装技术、真空充氮包装及一般密封包装为档案、文物界常用的几种封存方式。毛主席纪念堂、革命历史博物馆等部门采用了除氧封存文物和文献的技术。大英博物馆的图书馆就建立了一个用氮气保护的大型书库, 美国《独立宣言》就是封存在氮气保护中, 用以减缓图书档案的老化速度。一般密封包装是防止机械摩擦、灰尘、霉虫害侵袭的一种最为经济常用的方式, 其短期保存比较稳定, 但长期效果还有待检测。

脱氧封装技术、真空充氮包装分别采用化学和机械的方式, 使档案在无氧、无水分、无有害气体的微环境中储存。脱氧封装是用高性能的专用脱氧剂来吸掉封闭容器中氧气、有害气体及游离水, 真空充氮包装是用抽气机抽掉包装袋和档案纸张纤维间隙内的氧气、水分并充入氮气, 二者皆可形成良好的档案保护空间, 其优越性明显高于一般密封包装, 但成本也略高些。基层档案室可兼采用此三种封存方式保管纸质档案, 对于永久、长期保管的档案采用脱氧封装技术或真空充氮包装封存, 而对于短期档案则采用一般密封即可。

4. 封存技术的研发设想

数字化后纸质档案封存技术在封存材料的选择、关键技术、对有害生物生长繁殖的影响、对纸质载体和字迹影响等各方面还需不断调整和完善, 使之贴合档案工作的实际和发展需求, 更好更安全地应用于档案保护。而这往往要涉及许多学科领域, 需把其他领域的最新科技成果及时有效地吸取、应用到档案保护中来。

真空充氮包装就是将食品保鲜技术引入到档案保护中的典型例子, 而近几年二氧化碳保鲜技术在食品界得到了普遍应用, 二氧化碳的抑菌作用已被证实, 高压二氧化碳杀菌功效也越来越受到关注, 但其机制尚未明确。用二氧化碳杀灭档案害虫在上世纪八十年代就被档案工作者采用, 其优点是无毒、无污染, 对纸张、字迹无明显的不良影响, 操作简单且成本低廉。真空充氮包装技术在档案保护中发挥了重要作用, 但其灭菌效果不明显, 是将二氧化碳进行简单的气体置换, 还是在此基础上针对档案载体和气体特性, 对包装材质的选取及封装工艺作进一步的优化改良?可见, 二氧化碳封存保护档案技术将成为档案工作者研究的又一新课题。

随着我国数字档案馆 (室) 建设的加快和“存量数字化、增量电子化”战略的继续实施, 在档案的查询利用功效上, 纸质文件几乎完全被电子文件取代。但只要电子文件的安全性没有得到完全保证, 人们就需要以纸质文件形式生效或将纸质副本作为重要的备份加以保存;只要还有人使用纸和笔, 就会有以纸质介质形成的社会活动记录。因此纸质档案与电子档案共存的格局会一直持续, 人们对纸质档案封存技术的实践和探索将永无止步。

参考文献

[1]杨东权.在全国档案安全体系建设工作会议上得讲话[J].中国档案, 2010 (6) .

[2]国家档案局档案科学技术研究所等.新档案保护技术使用手册[M].北京:中国文史出版社, 2013.

[3]陈菲.低氧封存对档案有害生物影响的实验研究[J].档案学研究, 2015 (1) .

[4]张明和.纸质档案变质现状与对策[J].海洋信息服务, 2009 (4) .

学校档案保管制度 篇4

一、非管理人员不得进入档案室，确因其它工作需要，需经有关人员允许方可进入。档案室必须符合档案保管的要求，严禁将烟头、易燃、易爆物品带放档案室，同时不得堆放其它物品。

二、学校各种档案集中管理。档案应分明别类地存放，做到有序、整齐、美观、查找方便。

三、档案室要做到八防（防火、防盗、防虫、防光、防鼠、防高温）。必须配置干湿温度计、灭火器、杀虫药等。一经发现不安全因素，立即报告。

四、坚持经常和定期检查所藏档案的变化情况，做好记载，向领导汇报，采取相应措施处理。

机关文书档案保管期限规定 篇5

机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

永久保管的文书档案主要包括: (一) 本机关制定的法规政策性文件材料; (二) 本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料; (三) 本机关职能活动中形成的重要业务文件材料; (四) 本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示, 重要的报告、总结、综合统计报表等; (五) 本机关机构演变、人事任免等文件材料; (六) 本机关房屋买卖、土地征用, 重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料; (七) 上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料; (八) 同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

定期保管的文书档案主要包括: (一) 本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料; (二) 本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料; (三) 本机关人事管理工作形成的一般性文件材料; (四) 本机关一般性事务管理文件材料; (五) 本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示, 一般性工作报告、总结、统计报表等; (六) 上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料; (七) 上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料; (八) 同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料; (九) 下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

电子档案的保管与利用 篇6

一、加强电子档案的保管与维护

同传统纸质档案相比较, 电子档案完全依赖存储介质和相关的计算机软硬件系统, 容易受到计算机病毒破坏、存储载体物理损伤、设备技术故障等突发事故的影响。因此, 电子档案管理应重视数据备份以及存储载体的保护, 采取切实可行的措施, 建立起较为完善的电子档案安全防护体系。

1. 制定严格的规章制度。

电子档案的形成、处理、收集、积累、整理、分类保管和利用等环节, 都有信息更改、丢失的可能性, 要确保电子档案安全真实与有效利用, 必须认真贯彻国家档案局颁布的《电子文件归档与电子档案管理规范》, 制定完善的电子档案管理制度, 如电子文件的生成环境、文本格式, 登记、命名、归档、鉴定、收集、防护、安全以及专利维护等各项规章制度, 并明确电子文件的归档方式、归档内容和归档要求, 以“制度”贯穿电子档案开成、积累、归档、保管的全过程, 以强化“规范”管理, 进而实现电子档案规范化、标准化管理。

2. 严把“三关”。

一是入口关。档案部门在接收电子档案时要检验归档文件是否齐全完整, 每个文件是否符合归档要求, 能否被正常识读, 有无感染计算机病毒;二是利用关。可采用加密技术、访问控制技术、数据保护技术、信息泄漏防护技术, 在有效利用的同时, 保护电子档案管理系统的信息保密安全;三是定期抽查关。对归档电子文件应定期检验, 发现问题及时纠正。提供电子档案的拷贝是一种主动提供利用的方式。提供拷贝时, 应根据利用者的需求并确认使用权限后再进行拷贝的制作。拷贝制作时, 应在确保拷贝系统状态良好的情况下进行, 同时要建立严格的跟踪监督机制, 保证整个拷贝过程运作的安全性。

3. 加强安全防护。

电子档案应同传统纸质档案一样设置不同的密级, 并按密级的不同, 分别存储到不同的数据库。根据电子档案的密级和开放程度, 使用身份认证、权限审核方式, 确定该用户的身份能否阅档。建立不同安全级别的网络分段, 对特定网段的服务采取访问控制手段, 通常把内部用户设置在安全网段, 外部用户设置在受限网段, 内外分离以减少被外部攻击的机率。对有密级的信息内容一定要进行加密处理, 并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换。启用系统自动入侵检测功能, 对各种访问、操作的全过程进行有效跟踪记录, 安排人员定期审计日志;对于恶意攻击行为能够自动识别并及时处理。电子档案不同于纸质档案, 一经改动就会留下痕迹, 从而影响电子档案的法律凭证性。目前, 维护电子档案原始性、真实性的技术主要有:数字签名技术;加密、解密技术;防写措施;电子文件生命周期表运行制;元数据。

二、实现电子档案资源共享

档案要适应信息资源高速流转的需要, 就必须使“死”档案变成“活”信息, 形成一种信息流, 加入到信息技术的行列中来。要达到这一目的, 必须使档案由传统的信息与物质载体的统一, 转变为信息与物质载体的相对分离;必须使档案信息资料的存在方式由静止改变为运动或者准运动状态, 实现电子档案资源共享, 使利用者能了解到其他档案馆各种档案资料的内容以及各种信息。计算机网络化使众多的档案部门通过网络联结, 实现电子档案资源共享和高速传递, 从而使档案资源得到更广泛地开发与利用。一方面, 各部门可以随时将本部门形成的有存档价值的电子文件通过网络发送到档案部门, 档案人员可以通过相应的电脑程序进行核对、统计;另一方面, 档案部门可以通过网站, 将允许公开的电子档案信息随时发布, 用户能够实时获取档案信息, 最大限度地发挥档案的作用。

三、提高电子档案管理人员的素质

信息时代的档案工作者, 不再一味面对档案本身实施一系列的管理活动, 而是很大一部分时间直接运用电脑网络来进行电子档案信息的收集、整理和传输, 传统的按部就班的工作环节被“超前机制”的方式所取代, 即将收集、整理、鉴定等工作一并预先设计在程序里, 通过系统来完成。电子档案的管理是一项全新的工作, 无论技术方法还是管理理念都与传统的档案管理有很大的不同, 实际工作中需要大量能够将计算机技术与档案管理有机结合的人才充实档案管理队伍, 只有切实加强档案管理队伍建设, 提高档案管理人员的素质。才能最大限度地发挥电子档案的价值。因此, 电子档案管理人员一要掌握档案管理的基本知识, 了解国内外最新档案理论动态;二要掌握计算机应用及自然科学基础知识, 掌握现代化信息技术, 能熟练地运用计算机以及现代化通信设备进行电子信息的制作、使用、维护和管理, 否则就无法真正参与电子档案管理及检测系统的规划、设计, 更谈不上维护电子档案的完整与安全;三要有较好的外语沟通能力, 以满足对外交流合作、引入国外先进管理技术与设备的需要。电子档案管理人员只有主动学习掌握新知识、新枝能, 才能适应新形势下档案管理工作的需要。

家庭档案的作用和保管 篇7

关键词：家庭档案,整理,作用

一、家庭档案的作用

(一) 家庭档案法律凭证作用

家庭成员作为社会人, 在各项社会活动中都应受到法律保护。各种证件、票据、合同等家庭档案在产权明晰、责任裁定等社会事务中对维护家庭成员的合法权益、避免不必要的纠纷中将起到重要的凭证作用。同时家庭档案对增强家庭凝聚力方面也具有重要的意义。俗话说:“清官难断家务事”。在现实生活中, 由于财产分割、遗产继承等家务事引发的家庭矛盾屡见不鲜。假如我们重视了家庭档案的建立, 各种证件、遗嘱等相关家庭档案对化解家庭矛盾、避免家庭纠纷将起到积极的作用。

(二) 家庭档案在日常生活管理中的参考依据作用

家庭日常生活管理, 主要包括家庭经济管理、家庭物资管理、家务劳动管理、家庭饮食管理、家庭医疗保健管理、家庭安全管理。通过对家庭消费的分析, 您完全可以看出家庭消费的利与弊, 从而较好地控制家庭消费, 使家庭消费按计划进行。随着人们的生活水平不断提高, 各种电器已普及各个家庭, 并不断升级换代, 成为生活中必不可少的伴侣。为了日后正确使用和维护这些家电, 就需要把有关的图纸、使用说明书、保修单等归档保存起来, 否则, 一旦出现什么故障会给家庭生活带来许多不便, 以致造成一定的损失。我们在收集、整理家庭卫生、保健等档案时, 也是同样的道理, 这些材料就能为医生及时诊治病痛起参考作用。建立家庭烹饪档案, 既丰富了家庭的餐桌, 还可以将厨艺通过家庭档案传给后人。

(三) 家庭档案的教育作用

家庭档案真实地反映了家庭成员的学习情况、创业历程、工作成就、生活水平、迁居调动、经济收支等等, 可以使家庭每位成员直观、具体地了解家族的来龙去脉, 是对家庭成员进行爱国、爱家教育的好素材;是传承勤俭节约、艰苦朴素优良作风的具体素材;家庭档案中的全家欢聚照片、家庭成员生日录像、家庭大事记等, 有助于增进您的家庭亲情, 提升家庭幸福感和凝聚力。欣赏这些档案, 更能使您体验人生创业的艰难, 感受事业成功的喜悦, 感激前进道路上师长、领导、同事、朋友的培养、帮助和指导, 更加珍惜自己努力所得的成果。

(四) 家庭档案是国家档案资源重要的组成部分

家庭档案的所有权虽然属于个人, 但它既记载了家庭的历史, 又折射了社会的变迁, 按所有权划分, 国家档案资源可包括国有档案资源和集体所有、私人所有档案资源。家庭档案是私人所有档案资源, 是国有档案资源的必要补充。家庭档案的建立, 极大地丰富了档案资源。一些家庭档案的内容, 比如私人信件、日记、照片等可转化成社会档案, 有的转化为公开发行的出版物, 为全社会所利用。大家广为传阅、耳熟能详的《曾国藩家书》、《傅雷家书》、《雷锋日记》等就是典型的例证。

二、家庭档案的整理和保管

(一) 家庭档案的分类

每个家庭都有自己独特的生活方式, 所以家庭档案的分类没有必要雷同, 应根据自己家庭的特点制定自己的分类类别。以下是我个人的分类方法, 仅供参考。

1. 证件类。

这是最重要的家庭档案, 一般包括户口薄、身份证、结婚证、房地产证、土地使用证、工作证、离退休证、复员转业证、独生子女证、出生证、学生证、毕业证、学位证、借书证、技术职称资格证、聘书等证件等方面的材料。

2. 荣誉证书类。

把家庭成员获得的荣誉证书、荣誉称号等方面的材料收归于此。

3. 经济活动类。

一般包括家庭购买的各种人身财产保险单据, 正本、房屋租赁合同协议、装修合同、购物发票、财产公证书和协议书、债权债务凭据、发放工资凭证、股票、期货等各类投资交易证卡、工资卡、银联卡、储蓄单据、水电费支出、日常现金收支记账本等等。

4. 医疗保健类。

一般包括病历、住院记录、体检表、医药费发票单据、医疗保健卡、拍片、CT等检查结果及片子、心电图、化验单、疫苗接种和药物过敏记录、义务献血证件等。

5. 子女成长类。

主要包括计划生育、胎儿诞生、发育成长、婴幼保健、婴幼教育、上学、培训等材料。

6. 著作类。

主要是家庭成员在各种期刊杂志、广播电视上发表的作品。

7. 信函类。

主要包括家庭成员之间及与亲朋好友之间的重要往来书信, 接受社会各界邀请的邀请函、书信、请柬等。

8. 通讯类。

与社会各界交往的重要名片, 校友录、同学录、通讯录等。

9. 家电技术资料类。

有保修、索赔作用的大宗电器和贵重商品购物发票、产品使用说明书、合格证、保修单及维修记录。

1 0. 收藏类。

主要包括家庭成员收藏的个人爱好的钱币、票证 (粮票、油票、煤油票、布票、烟票、糖票、门票、戏票及剧情介绍等) 、旧报、古籍、字画、图片、火花、烟盒、钟表、算盘、脚手炉、瓷陶器、家具、奇石、年历、书法书画作品、名人好友题词题字、邮票及封片等邮品、各类艺术品收藏、家史、家族族谱等等。

1 1. 照片类。

家庭成员在日常生活形成的照片是家庭档案中最具有观赏性、回忆家庭成员成长史、充满生活情趣的原始记录。一般地说都要收集保存。

1 2. 家庭藏书类。

每个家庭都无一例外的收集了大量的各种图书杂志期刊, 应根据家庭各人的爱好和实际需要有选择的收藏。

1 3. 电子档案类。

现代电子产品的普及使得电子档案也走进了普通家庭, 象VCD、CD碟片和通过计算机光盘、移动硬盘、U盘记录家庭成员活动和从网上下载的符合个人需要的各种资料都属于收集之列。

1 4. 其它类。

随着社会的发展, 还会有更多的有关家庭生活的资料进入家庭档案, 暂时无法归类的家庭档案可暂存于此, 待形成了一定规模, 再确定类别加以整理。

(二) 家庭档案的收集

平时收集与集中收集相结合, 刚开始建立家庭档案时应集中收集, 把有保存价值的东西统一整理存放。在平时日常生活中形成的和收集到的有关符合家庭档案要件的随时按其类别归入相关的档案盒里。

(三) 家庭档案的整理

收集之后, 要把每一类的家庭档案按照一定的整理顺序进行整理, 如果不整理编目, 仍然处于无序状态, 不便长期保存和查找利用, 当然, 家庭档案的整理没有必要像档案馆那样规范, 应结合自身家庭的特点和需要进行。家庭档案较少的, 只要把有关材料分类装入相应的盒子里即可。家庭档案较多的, 应将每个盒子里存放的东西详细登记编目, 最好是采取分类、排列、编号、编目、装盒, 使之有序化。对于缺少时间记录的应考证加以注明, 据笔者的调查, 绝大多数的家藏照片缺少拍摄的时间、地点和人物的记录, 时间一长很难回忆准确。最好在照片背后用签字笔详细记录。

(四) 家庭档案的保管和存放

1. 家庭档案整理完毕, 应选择一个适当的地方存放保管。

具体情况要视家庭条件而定。最佳保管方式是按顺序号集中排放在专用橱柜或其他家具里, 如果条件不允许, 可以分别存放。特别是涉及保密、隐私以重要的家庭档案可以单独存放。分散保管时, 应在检索工具即家庭档案目录上注明存放位置 (可用代号) , 每次使用后, 要做到“物归原位”, 避免以后查找起来困难。

2. 家庭应妥善保管家庭档案, 注意防盗、防火、防潮、防虫、防光、防尘。

可以在箱柜内放置樟脑精块 (或防虫药片) , 以防虫蛀;另外, 不能将档案存放在此潮湿或阳光直射的地方, 否则会造成档案霉变、纸张脆化、字迹褪变等;录音带、录像带、光 (磁) 盘等磁性材料的档案, 还应避免靠近带有磁场的物体。

3. 家庭认为不具备保管条件的, 可将其珍贵的家庭档案送档案馆寄存。

数码照片档案保管 篇8

一、调查基本情况

1 、90 % 以上的单位实现了办公 、查档 、库房三分开

对于“贵单位档案室是否做到了办公、查档、库房三分开”这样的问题。回答“是”21人,占91.3%;回答“否”2人,占8.7%。具体比例情况图示如下。表明“三分开”的要求在基层已经得到了比较好的落实。

2 、基层档案室的存贮空间得到改善

对于“贵单位档案库房的面积”这样的问题,回答<10M2”0人,占0%;回答“10—30M2”2人 ,占8.7%;回答“30—50 M2”4人 ,占17.39%;回答“50—100 M2”7人 ,占30.43%;回答“>100 M2”10人,占43.48%。具体比例情况图示如下。档案库房面积在100 M2以上的单位已经占到4成以上,50—100 M2也已经超过3%,两者相加已经超过70%。说明基层档案室的存贮空间已经有了非常大的改善。

3 、库房高度以 3M 左右的居多,为密集架的使用提供了条件

对于“贵单位档案库房室内空间高度”这一问题,回答“<2M”0人,占0%;回答“2—2.5M”0人,占0%;回答“2.5—3M”7人,占39.43%;回答“3M—3.5M”13人 ,占56.52%;回答“>3.5M”3人,占13.04%。具体比例情况图示如下。档案库房室内空间高度在3M—3.5M的单位最多,其次是2.5—3M的,两种情况相加占比接近了70%,为密集架的使用提供了条件。2.5M以下的没有。

4 、铁质柜架成为档案室柜架的主体

回答“贵单位档案室使用的档案柜有”这一问题时,回答“木质文件柜”0人次,占0%;回答“铁质文 件柜”11人次,占47.83%;回答“五节档案柜”14人次,占60.87%;回答“密集架”9人次 ,占39.13%;回答“防磁 柜”2人次 ,占8.7%;回答“其他”0人次,占0%。具体比例情况图示如下。“五节档案柜”和“铁质文件柜”仍然是档案室的主要装具,“密集架”也已经成为档案室的主流装具,近10%的单位已经为磁介质档案配备的专用柜架。

5、防盗报警装置安装率不到 40%强,安全防护令人担忧

在回答“贵单位档案库房是否安装了防盗报警装置”时,回答“是”9人,占39.13%;回答“否”14人,占60.87%。具体比例情况图示如下。防盗报警装置是档案库房的基本安全装置,但基层档案室的安装率不到4成,这种状况令人担忧。

6 、消防灭火设施多样化,但“人工灭火器 ”仍是基层档案室主要消防设施

在回答“贵单位档案库房使用的消防灭火设施有”这一问题时,回答“人工灭火器”20人,占86.96%;回答“自动灭火器”2人,占8.7%;回答“自动喷淋”2人,占8.7%;回答“高压水雾”0人,占0%;回答“气体”1人,占4.35%;回答“其他”0人,占0%。具体比例情况图示如下。“人工灭火器”仍然是基层档案室主要的消防灭火设施,较为先进的“自动喷淋”、“自动灭火器”、“气体”已经占到一定比例。消防灭火设施已成多样化。

7 、“空调 + 去湿机 ”是基层主要库房温湿度调节设备,1/4 没有调节设备

在回答“贵单位档案库房室内温湿度调节使用的是”时,回答“自然”6人,占26.9%;回答“空调 + 去湿机”13人,占56.52%;回答“有去湿功能的空调”2人,占8.7%;回答“楼宇中央空调”1人,占4.35%;回答“其他”1人,占4.35%。具体比例情况图示如下。“空调 + 去湿机”是基层档案室库房温湿度调节的主要设备,还有近1/4的单位采用“自然”方式调节档案库房的温湿度。采用“自然”方式调节档案库房的温湿度本身表示这些单位“没有温湿度调节设备”。

8 、80 % 以上档案工作者对本单位档案保护设施的防护效能表示满意

在回答“您对贵单位档案保护设施的防护效能”时:回答“非常满意”2人,占8.7%;回答“比较满意”8人,占34.78%;回答“满意”9人,占39.13%;回答“不满意”4人,占17.39%;回答“非常不满意”0人,占0%。具体比例情况图示如下。对本单位档案保护设施的防护效能的满意率超过了80%,大多数档案工作者对本单位档案保护设施的防护效能表示满意。

二、分析与结论

从上述基本情况描述中,经过分析我们可以得出下面结论:

1 、基层档案室基本安全防护措施基本落实

从调查的结果看,基层档案室基本的安全措施,如办公、查档、库房三分开,大都得到了落实。

2 、基层档案室办公与库房条件明显改观

从调查的结果看,实现“办公、查档、库房三分开”的单位达到了近90%,档案库房面积在100 M2左右的单位已经超过40%,库房空间高度在3M左右的单位接近70%。这些数字反应出基层档案室的办公与库房条件得到了明显改善。

3 、基层档案室库房安全防护设施多样化

从调查的结果看,基层档案室的柜架有:木质文件柜、铁质文件柜、五节档案柜、密集架、防磁柜等;消防灭火设施有:人工灭火器、自动灭火器、自动喷淋、气体等;库房室内温湿度调节设施有:空调、去湿机、有去湿功能的空调、楼宇中央空调等。基层档案室库房安全设施设备呈现出多样化的趋势,许多单位是多种柜架、多种消防灭火设施、多种温湿度调节设施混合使用。这一方面为基层档案安全防护工作的有效开展提供了较好的技术保障,另一方面也对我们的管理方式也管理能力提出了挑战。

4 、 一些基层档案工作者对安全防护设施设备存有依赖心理

从调查的结果看,使用先进消防灭火设施和先进库房室内温湿度调节设施的同志中,对本单位档案保护设施的防护效能表示的满意程度要高于使用相对比较落后消防灭火设施和库房室内温湿度调节设施的同志。在一些问题上,使用的消防灭火设施和库房室内温湿度调节设施越先进,其满意程度越高。由于越先进的消防灭火设施和库房室内温湿度调节设施,自动化程度越高,人工干预的程度越低,这就使一些基层档案工作人员产生或存有对先进设施设备依赖心理,从而降低了主动控制档案管理环境与风险的意愿与能力。

5 、基层档案工作者自我安全评价过高

从调查的结果看,基层档案工作者存在着自我安全评价过高的状况。比如:14个没有安装防盗报警装置的单位中,有1个选择了“非常满意”,4个选择了“比较满意”,5个选择了“满意”;只有4个选择了不满意。问卷中没有配置温湿度调节设施的6单位有3个的选择了“满意”了以上的答案。这种自信来自那里?这样的满意对基层档案室的档案安全意味着什么,这样的“满意”不能不让人担忧。

三、结语

通过上述对基层档案室档案安全防护情况的调查,使我们对基层档案室的安全防护现状及在问题,有了更为细致的了解。当然,这些情况由于调查范围与样本数量的限制,以及作者分析与解读数据的能力有限,结论未必准确。但这些初步的分析结论,对于提高基层档案室安全防护设施设备的使用效率,提高基层档案室的安全保障能力,保障档案的安全具有积极的作用。

摘要：基层档案室的安全防护设置配备及其运用,是基层档案室的基础性任务。涉及到档案室的办公、库房、设施、设备、装具、装备和安全制度措施。通过对基层档案室的安全防护设置配备及其运用情况的调查,有助于我们了解与掌握基层档案室的安全防护设置配备及其运用的现状和存在问题,便于我们有针对性地开展工作,提高基层档案室的安全防护设置的软硬件实力,切实增强与提高基层档案室的安全防护水平,保障档案实体的安全。

浅谈会计电子档案的保管 篇9

一、会计电子档案的特征

1、会计电子档案对环境的依赖性强。会计电子档案的使用依赖于计算机的硬件和软件系统，会计电子档案的储存对周围环境要求苛刻。磁性介质对环境的要求较高，不仅要防水、防火，还要防尘、防磁，而且对温度还有一定要求，从而增加了数据的脆弱性。如果不在数据安全方面加强管理，则数据丢失和毁损的可能性较之手工会计系统大大提高。

2、会计电子档案缺乏直观可视性。传统的会计档案具有直观可视性，而存储在磁性介质上的会计电子档案必须在特定的计算机硬件和软件环境中才能可视。数字化的特征使会计电子档案缺乏视觉的直接感染力，导致会计电子档案与会计信息使用者之间缺乏人性化的和谐关系。

3、会计电子档案具有技术性。技术文档主要是指与会计电子档案的设计和使用密切相关的技术性文档，解释会计电子档案的设计和运行情况。技术文档主要分为开发性技术文档和使用性技术文档。开发性技术文档主要描述会计电子档案系统开发过程中的各种分析、设计情况。使用性技术文档主要用来指导用户对会计电子档案系统进行操作、利用。

4.会计电子档案管理缺乏有效的安全与保密措施。从电子数据的数据结构来看，电子数据具有数据高度集中的特点，因而非常容易泄密。传统会计实行纸质档案管理，在网络时代，新型磁性介质档案管理将取代纸质档案管理成为新的管理方式。电子数据是以数字编码的形式存储在各种磁性介质上的，而磁性介质不但体积小而且存储容量大，因此电子数据资料非常容易泄密，并且泄密的危害性大、范围广、涉及的时间长。

二、目前会计电子档案管理存在的问题及成因

1、会计档案载体：电算化会计虽已实施，但因为实施时间不长，财会人员和单位领导对会计电算档案的组成内容不甚了解，缺乏管理会计档案的经验，很多单位只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存，未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份，未实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据因此损坏或丢失。没有建立专门的电算化会计档案保护制度;从而影响会计档案的完整性。

2、缺乏必要的计算机维护、网络安全人才：电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题，但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的培训，然后就去操作系统，在一定层面上而言，会计人员仅学会了操作，而管理与维护对他们而言就非常陌生，由此导致的结果与损失也非同小可。

3、对会计电算化本身理解的偏差：多数企业的会计人员，仅仅将电算化看成自动运算做帐的工具，而忽视了它本身所应包含的管理会计分析、预测、决策等功能，从而心理上缺乏对会计电算化档案管理的重视。档案管理工作尚未引起有关领导的重视，对归档工作重视不够，档案部门缺乏必要的措施及相应的业务指导，妨碍了电子文件、数据的归档。

4、会计档案管理制度不完善：由于电算化会计档案更易在不知觉的情况下被修改，因此在没有及时修订单位的会计档案管理制度，没有制定相应的会计电算档案保管人员职责情况下，会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。同时由于没有完善的、针对电子文件的制度规范，电算化会计档案的归档工作处于无序状态。归档时仍旧沿袭手工管理时的老做法，只归档纸质文件，而且是将原来用手工记录的账簿、报表，改成了用计算机打印出来的账簿、报表。

三、会计电子档案的保管措施

（一）建立严格的内部控制制度

内部控制制度是指一个企业或单位为了保护资产的安全性、会计资料的准确性和可靠性、提高经营效率以及贯彻执行其规定的管理方针而在组织内部采取的一系列制度、方法和手续。与传统内部控制相比不同的是，会计档案信息化要求内部控制的范围相应扩大，其中包括一些手工会计系统中没有的控制内容，如对系统开发过程的控制、数据编码的控制以及对调用和修改程序的控制等。会计档案信息化要求内部控制的手段更加多样化，程序化控制是其主要的控制手段。不难看出，保证资料准确、可靠是内部控制的主要目的，内部控制制度可有效地保证会计电子档案的安全和可靠。

（二）建立授权操作制度，实行岗位专人专职制度，避免越权操作

根据责、权、利、效相结合的原则，对不同的岗位赋予不同的权限，可设立系统主管、管理员、操作员等岗位。不同的岗位有不同的职责，在会计电子档案管理中负有不同的责任。同时，同级岗位之间负有一定的牵制和监督作用。岗位的职责应明确，既不能出现管理的盲点，也不能出现职责的交叉和重复。采取不相容职责相分离的措施，严格岗位责任制。设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防会计电子档案毁损、丢失和泄密。

（三）降低会计电子档案毁损和丢失的风险

数据大量集中地存储于磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质中, 一旦发生火灾、水灾、盗窃这类突发事件, 就可能使全部数据丢失和毁损, 保证存储介质的物理性能不改变, 以提高电子数据的稳定性。电子档案室应安装温度感应设备, 一旦有火灾发生, 可及时报警。会计电子档案室应选择在干燥防水的地方, 并远离易燃品堆放地, 周围应配备相应的防火器材, 防止水灾、火灾的发生。会计电子档案室应远离磁场, 防止电子数据被磁化, 导致会计电子档案的丢失和毁损。会计电子档案室应经常保持清洁卫生, 以防虫蛀。会计电子档案室应保持通风透光, 并有适当的空间、通道和查阅的地方, 以利于查阅。采用电子计算机进行会计核算的单位, 应当将打印出的纸质会计档案和会计电子档案一起保存。

四）实现会计电子档案多备份管理的规范化和制度化

会计电子档案的备份和恢复是保证会计数据安全、准确、真实的重要措施。会计电子档案管理人员应养成数据备份的习惯，同时注明备份时间和操作员的编号;会计电子档案管理人员应根据会计数据业务量的多少定期对这些档案进行检查和拷贝，以防止因磁性介质的毁损而使信息丢失。对会计电子档案应定时进行双备份或多备份，备份数据和原件数据不能存放在同一地点，分别设在不同的地点存放。实现会计电子档案多备份管理的规范化和制度化，所有备份的会计档案数据最好用质地优良的光盘刻录，以保证数据的安全。年终要将当年形成的所有会计电子档案信息整理归类，并标明日期、内容目录、备份人姓名等内容，用于存档的光盘还需系统管理员和财务负责人签名。由于当前软件技术的局限性，由低版本操作系统生成的会计信息在新系统中不能正常运行，如不能及时将备份数据归档和保留形成会计文件数据的背景信息，势必导致旧系统中形成的文件在新系统中不能被解读，将造成大量数据资源的浪费和信息管理活动的盲区，带来巨大的损失。

五）定期对会计电子档案进行检测，及时做好数据维护工作

要采用等距抽样或随机抽样的方式定期对会计电子档案进行检测。检测的主要内容为: (1) 进行外观检查, 确定存储介质表面是否有损坏或变形, 外表涂层是否清洁以及有无霉斑出现等。 (2) 进行逻辑检测, 采用专用检测软件对会计电子档案进行读写校验。对于在检测中发现有差错的存储介质, 要及时进行修正或更新。 (3) 要健全检测、维护的审批、登记管理工作, 进行检测、维护要经过审批, 审批、检测、维护等资料要归档保留, 严禁随意进行数据恢复和拷贝。

摘要：随着会计电算化在会计领域的应用和普及, 会计电子档案的管理显得越来越重要, 但在管理过程中出现了许多问题, 本文主要论述了目前会计电子档案管理存在的问题、成因及相应的保管措施。

关键词：会计电子档案,电子数据,内部控制制度,多备份管理

参考文献

[1]、毛奕主编:《电算化会计》, 首都经济贸易大学出版社, 中农业大学出版社, 2002年3月

[2]、廖洪编著:《会计制度设计》, 中时代经济出版社, 2000年3月

[3]、烨子编著:《会计业如何做细》, 中对外翻译出版公司, 2002年2月

[4]、王俊生主编:《基础会计学》, 中财政经济出版社, 1997年9月

[5]、孙莹玮:《档案信息电子化管理现状分析》,