档案建设工作

档案建设工作（精选十篇）

档案建设工作 篇1

关键词：高校档案,档案工作,标准

2008年8月20日, 教育部和国家档案局以27号令的形式颁布了新的《高等学校档案管理办法》。27号令于2008年9月1日起开始施行, 已实施了近20年的《普通高等学校档案管理办法》 (简称“6号令”) 随之废止。颁布5周年的27号令作为我国高校档案管理工作上的新的里程碑, 理所当然成为我国高校档案工作的标准。27号令为我国高等学校档案管理工作树立以下标准。

一、扩大适用范围———各类高校统一管理

6号令第四十五条规定:“本办法适用于普通高等学校。其他高等学校可参照执行”。而27号令第四十一条规定:“本办法适用于各类普通高等学校、成人高等学校”。两相对照不难发现, 27号令适用范围不再局限于普通高等学校, 而扩大到成人高等学校、高等职业学校等其他类高等学校。这一变化不仅有利于成人高等学校档案管理的规范化建设而且使整个高等学校档案管理工作实现了一体化、有序化、规范化运作, 具有很大的意义。

二、突出内涵建设———拓展层次丰富内容

1. 突出档案工作学术性。

27号令第三十五条规定, 高校档案机构应当采取多种形式 (如举办档案展览、陈列建设档案网站等) , 积极开展档案宣传工作。有条件的高校, 应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。此外, 27号令还明确提出, 高校档案机构应当积极开展档案的编研工作, 经档案形成单位同意并报请校长批准, 可以出版档案史料和公布档案。将档案工作与高校教学、科研等联系起来, 有益于档案工作进一步深入挖掘自身内涵, 并充分利用档案资源, 促进档案工作的有效开展和可持续建设。

2. 档案资源定义全面化。

27号令明确指出, 高等学校可根据学校实际情况确定归档范围。归档的材料包括纸质、电子、照 (胶) 片、录像 (录音) 带等各种载体。较之6号令的规定更为灵活, 可由各高校进一步根据实际确定归档范围, 且将“电子”划入档案范围中, 使当前档案范围更加合理、全面。另外, 27号令强调高校档案机构要重视和加强“对于与学校有关的各种档案史料的收集”, 应当制定专门的制度和办法。这一规定突破了档案一贯以来的定义, 大大的扩充了档案的内涵, 指明了高校档案工作的服务方向。

3. 增加档案保全方式。

27号令第二十一条规定, “高校档案机构应当采用先进的档案保护技术, 防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案, 应当及时修复和复制。对于重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化, 加工成电子档案保管。”这一规定在6号令中是只字未提的, 27号令对档案的保全方式作了明确的规定, 使档案保全运作更具有操作性。

三、树立服务理念———真正体现学生为本

1. 明确提出“招生类”档案。

6号令所称的高等学校档案是指“对高等学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”, 而27号令则定义为“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。招生是高等学校学生档案的第一环节, 关系着学生后续的档案交接, 明确提出“招生”资料归档, 有助于高等学校从接受新学生起便着手建设学生档案。

2. 明确提出“学生类”归档。

6号令将高等学校文件材料的归档范围分为九大类, 27号令在此基础上, 增加了“学生类”。将“学生类”单独列出不仅是在技术层面上对学生档案建设的重视, 更彰显了高等学校“服务学生”的理念。

四、强化管理体制——明确责任提高要求

27号令强化了高校档案管理工作内部管理机制, 明确了档案管理人员的构成、职责及任职条件, 有助于保证高校档案管理工作有效运作, 高效开展。

1. 明确高校档案工作的行政领导体制。

27号令第四条明确提出, “国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域高校档案工作。”与过去的6号令中“高校档案工作由各级教育行政管理部门和有关业务主管部门领导, 同时接受国家各级档案行政管理部门的指导、监督与检查”的模糊规定相比, 新规定明确了高校档案工作的领导关系和业务指导关系, 层次清晰、责任明确、操作性强, 也从根本上解决了教育行政部门和档案业务部门管理体制和职责不够明确的缺陷。

2. 明确高校档案工作体系中的人员构成、岗位职责及素质要求。

27号令首次规定高校档案工作由高校校长领导, 并在第五条中对其主要职责逐一列举。这开创了我国高等院校档案管理的新纪元。同时在第九条中明确规定, 高校档案馆设馆长一名, 根据需要可以设副馆长一至二名。综合档案室设主任一名, 根据需要可以设副主任一至二名。高校档案机构负责人应当具备以下条件:第一, 热心档案事业, 具有高级以上专业技术职务任职经历;第二, 有组织管理能力, 具有开拓创新意识和精神;第三, 年富力强, 身体健康。

五、彰显人文关怀——独立建制同等待遇

过去的6号令第十一条规定, 综合档案室主任可由校长办公室副主任兼任, 而在现实运作中综合档案室附属于学校党政办公室的情况也是司空常见的现象。新的27号令明确取消了这一规定, 进而保持了高校档案机构主要负责人的独立性, 高校综合档案室成为独立建制获得了明确的依据。另外, 27号令第十二条规定“高校档案机构中的专职档案工作人员, 实行专业技术职务聘任制或者职员职级制, 享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。”档案工作人员从此摆脱了在高校中所处的“边缘群体”的尴尬地位, 长期以来享受与学校教学、科研和管理人员同等待遇的诉求终于获得了实质性的保障。这一规定有利于激发高校档案工作人员的工作热情, 提高其工作的积极性, 为高校档案工作的发展奠定了必要的人才基础。

六、明确条件保障——确保工作运行无阻

1. 放宽馆建条件。

27号令第六条明确提出, 具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆:第一, 建校历史在50年以上;第二, 全日制在校生规模在1万人以上;第三, 已集中保管的档案, 资料在3万卷 (长度300延长米) 以上。且27号令的用语为“应当”, 则强制要求了达到三个条件之一的高校必须建立档案馆, 避免高校自行决定是否建立档案馆以逃避建馆的责任, 保障了高校档案馆的有效建设, 有助于推动整个高校体系档案管理工作的进程。

2. 明确馆建要求。

27号令规定“为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房, 对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库, 及时进行改建、扩建或者新建。存放声像、电子等特殊载体档案, 应当配置必要措施”。这些具体要求为高校档案管理工作的物质条件保障提出了具体依据。

3. 保障经费投入。

27号令在6号令的基础上, 不仅仅明确“高等学校应当将高校档案工作所需经费列入学校预算, 保证档案工作的需求”, 还提出“高等学校应当设立专项经费, 为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施”。保证了高校档案工作的健康可持续发展。

七、紧跟社会发展———构建档案信息工程

1. 确定同步信息化。

27号令第八条将“组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作”列为高校档案管理机构的管理职责, 第十五条也直接指出“高等学校应当对纸质档案材料和电子档案同步归档”, 第三十八条则进一步明确规定:高等学校应当设立专项经费, 为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施, 加快数字档案馆 (室) 建设, 保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行”。

2. 明确档案主动公布与提供利用双线结合。

6号令中, 档案利用一直处于被动状态中, 而27号令明确规定“高校档案机构应当按照国家有关规定公布档案”。这种开放利用的姿态及时响应了《政府信息公开条例》的相关精神, 有助于高校档案信息资源的作用和价值的体现和发挥, 是高校档案机构适应社会需要, 主动服务社会的体现。此外, 27号令对档案公布的程序做出了详细规定, 使档案主动公布与提供利用均有依据, 为高校档案工作指明运作的具体轨迹。

八、细化奖惩规定———鼓励先进鞭策落后

27号令第三十九条规定, 高等学校对在档案工作中做出贡献的单位或者个人, 给予表彰与奖励, 其中包括在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的、在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的;同违反档案法律法规的行为作斗争, 表现突出的。而第四十条相应规定有下列行为之一的, 高等学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的, 由司法机关依法追究刑事责任。其中包括玩忽职守, 造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;违反保密规定, 擅自提供、抄录、公布档案的;涂改、伪造档案的;擅自出卖、赠送、交换档案的;不按规定归档, 拒绝归档或者将档案据为己有的;其他违反档案法律法规的行为。上述规定取代了6号令模糊不清的奖惩规定, 使奖惩均有足够明确、细化的规范加以引导, 有利于调动各方面的积极性、主动性和创造性, 有利于明确档案工作中的执法主体, 使档案工作走上法治的轨道。

27号令的发布实施, 是新时期新阶段国家为促进高等教育又好又快发展做出的一项重要决策, 是指导新时期高校档案工作科学发展的法规性文献。27号令立足信息时代发展的需要, 加快推进现代大学管理制度建设;落实“以人为本”理念, 深化高效档案工作内涵建设, 关注经济社会发展的趋势, 致力于提高档案服务高等教育与经济社会发展的能力和水平。为我国高校档案工作树立了明确的标准, 各类高校应深刻领会, 全面贯彻落实, 以之为标杆, 在实践中进一步完善我国高校档案体系的建设。

参考文献

[1]张晓.高校档案管理办法之嬗变与刍议[J].兰台世界, 2009 (3) .

[2]《普通高等学校档案管理办法》, 国家教委第6号令, 1989-10-10.

档案建设工作 篇2

浅谈档案信息系统建设对档案工作的影响

以自动化,网络化为基础的档案信息系统时传统的档案工作产生重大影响.本文介绍了档案信息技术对档案信息资源开发利用工作的影响,并探讨了档案信息资源的.安全问题.

作 者：邓辉  作者单位：虎林市档案馆,黑龙江,虎林,158400 刊 名：中国新技术新产品 英文刊名：CHINA NEW TECHNOLOGIES AND PRODUCTS 年，卷(期)： “”(12) 分类号：G27 关键词：档案信息系统   资源开发利用   安全问题  

做好档案工作　服务于各项建设 篇3

今天的会议区档案局丁朝胜局长做了一个很好的报告，对全区“十五”档案工作进行了全面总结，明确了“十一五”档案工作的要点和２００６年档案工作重点，市档案局罗运鹤副局馆长发表了重要的指导性意见。

过去的一年，区档案局和全区档案工作者继续发扬尽职尽责、淡泊名利、脚踏实地、甘于奉献的敬业精神，各项工作继续走在全市的前列，为全区档案工作的发展做出了贡献，区委、区人大、区政府、区政协领导对档案工作给予了充分肯定。档案工作所取得的成绩当中，浸透着大家默默无闻、辛勤劳动的汗水，凝聚着大家务实、踏实、扎实工作的心血，体现着大家努力创新，乐于奉献的精神，反映着大家高标准、尽职尽责的工作态度。

档案工作是全区各项工作的组成部分，对档案工作者来说是一项淡泊名利的工作，档案工作者要想出名不容易。档案工作更是一项耐得住寂寞的工作，是为台前人服务的幕后工作，是只有优秀人才才能胜任的工作。

“把每一件简单的事做好就不简单，把每一件平凡的事做好就不平凡”。把档案工作做好就是一件不容易的事。在美国，如西点军校、纽约股票交易所、哈佛大学图书馆、可口可乐公司等，它们的历史脉络从成立、到现在非常详实、非常清楚，真实体现了“从档案中看到了历史，从历史中看到了档案”。档案事业作为文化建设的重要组成部分,要真正做好这项工作，就要立足于昌平悠久的发展历史、深厚的文化底蕴,收集、保护、开发好记载和反映昌平发展历程、文化艺术和重大事件的富有文化内涵和历史价值的档案资料,为全区的各项建设提供生动真实的依据。

新的一年，我希望大家继续保持这种好的精神状态、工作作风、工作成效，继续使档案局的工作让服务对象满意，让人民群众赞誉。新的一年，全区档案工作者，要通过主观上的最大努力，在客观条件允许的范围内，更好地为推进全区的经济发展和社会进步服务，更好地为推进和建设 “三个首选之区”服务，更好地为全区人民服务。下面我讲三点意见：

第一、全区各单位行政一把手，要继续高度重视档案工作，希望到会的领导把这个要求转达给我们一把手，要加强领导和指导。我们分管的领导同志要切实负起责任，按照档案局关于今年的工作部署，切实地抓好落实。

第二、各镇要进一步落实档案工作人员的工作职责，保证档案工作人员的工作时间，加强对档案员的培训和工作考核，接受档案局的业务指导，完成部署的工作任务，城口的有关单位也要按此要求来落实。

第三、档案局要进一步加大工作指导力度，探索量化考核指标，好的表扬，差的批评。对今年我们提出来的档案工作，要实事求是，统一标准，创造条件，逐步规范，不断完善。

全区各部门要继续支持档案工作的开展，充分发挥档案工作的作用。新的一年，档案工作要不断加强，档案工作者要不断提高素质，不断创新档案的管理工作，要继续努力，再接再厉，争取取得优异的工作成绩。

档案建设工作 篇4

关键词：档案工作,信息化,管理活动,规范化

档案信息化建设主要是指以国家档案行政管理部门规划为依据, 针对档案管理活动进行现代化信息技术的应用, 以实现高效档案资源处理、管理与服务。档案信息化建设是档案工作的创新之举, 这给档案工作者提出了更多的要求, 包括档案管理新原则、理论等, 以构建档案管理与服务的基本框架。加快档案信息化建设既是国家档案行政管理的需要, 也是社会发展的客观需要, 因此加强档案信息化建设至关重要。下面本文将针对如何采取有效对策促进档案信息化建设, 为创新档案工作提供参考。

1 加快档案信息化建设的必要性分析

1.1 促进档案工作的现代化

档案信息化是档案工作现代化的重要基础。通过信息技术的运用, 可以实现档案信息处理的自动化, 从而达到档案、文件的一体化管理, 实现档案信息的高速检索, 对文字、图像、音频、视频等不同载体档案进行数字化储存, 并通过计算机和多媒体技术对多元的信息资源进行图、文、声、形并茂的合成加工, 丰富档案信息资源利用的表现形式;通过信息技术的运用, 可以实现档案信息远距离、无障碍的传递和交流, 从而达到档案信息资源的互通与共享, 方便社会公众对档案信息的利用。

1.2 促进档案工作的标准化

档案信息化对档案工作的标准化提出了更高的要求。在档案信息采集、利用网络化的条件下, 为最大限度地满足用户的多方面需求, 实现存取海量信息的有效性, 必须采用统一的数据格式和元数据标准。在存在文本、图像、音频、视频等档案信息资源多样性的情况下, 只有按照统一的标准规范进行制作, 才能使多元的档案信息资源得以顺利存储、管理、使用。随着电子政务的推行, 电子公文、电子档案的接收、归档、管理, 必须按照统一的标准规范进行。

1.3 促进档案工作的服务化

档案信息化为档案工作服务化创造了重要条件。在档案信息化的条件下, 档案工作由档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变, 档案工作的重要任务是实现档案信息资源的合理配置、科学管理, 为科研生产发展提供高效、优质的服务。这对档案工作搞好服务提出了更高的要求。要开发利用工作要改变过去以档案部门利用馆藏档案资料搞编研为主, 为以研究科研生产发展新课题为主。

2 加快档案信息化建设的有效对策

目前我国已经步入信息化时代, 为顺应社会发展形势以及信息化时代的重要良机, 科研单位部门要从思想上认识到信息化社会的重要机遇。在档案工作中要充分将档案资源中包含的内容进行开发, 最大限度发挥档案资源的功能性作用, 为科研生产以及科研建设工作提供有效服务。

2.1 为档案信息化建设创造发展大环境

为加快档案信息化建设要从思想高度上给予肯定, 并从人力资源、资金以及技术等多方面予以高度重视和支持。就科研生产本身现状来看, 资金、技术以及人力资源为其内部相对紧张资源, 为保证档案信息化建设顺利开展就要保证领导高度重视, 并为档案信息化建设创造一个开放、和谐的大环境。就近几年我国档案服务领域的发展现状来看, 档案服务效果不断增强, 进一步发挥出档案资源的重要功能, 也赢得了领导的高度重视。针对档案化建设, 要赢得建设转向资金支持, 构建良好发展环境。通过资金支持能够促进馆藏设施创新, 并提高档案整体办公条件质量。另外, 通过专业技术人员支持, 能够实现高质量队伍建设, 加快信息化规模构建, 促进档案系统网络的建设, 以达到打好档案信息化建设的基础。

2.2 加快实现文档一体化管理

就传统档案文档管理以及档案部门管理情况来看, 主要以分离管理为主, 即文档管理与档案部门管理相互分离, 互不影响。这种管理模式在档案管理工作中延续较长一段时间, 但这种管理形式存在较大弊端, 如重复劳动, 造成人力资源以及资金等上的重复浪费等。就目前时代发展趋势来看, 这种模式已经无法满足档案建设的需要。因此, 在各个机关机构中, 要加大创新力度, 推进信息化建设, 实现文档一体化管理, 以达到文书管理与档案馆信息管理的全面性。

2.3 通过信息软件实现特色档案管理

目前, 档案管理中较多使用飞扬综合档案管理系统软件来进行档案管理。在软件操作中, 将档案资料存入计算机, 并建成电子档案索引目录数据信息库, 将以往形成的, 可开放利用的档案按照规范的著录和标引要求, 建立档案目录数据库。通过计算机和通信网络向员工提供档案资料的网上检索、查询阅读及对档案原文的复制和转储服务。在提高了档案管理现代化程度的同时, 也提高了档案资料的利用率。大大减少手工劳动, 提高工作质量和效率, 使档案的利用更加便捷, 同时在规范化的要求下实现了档案管理工作的自动化。

结束语

综上所述, 加强档案创新工作满足国家档案行政管理需要, 也是顺应时代发展的需要。为有效推进档案信息化建设步伐, 加快档案科技成果研发, 提高档案工作技术含量至关重要。针对档案信息化建设, 为实现档案工作的不断创新, 就要根据新需求、新形势、新问题需要, 从思想上提高重视程度, 通过思想有效指导行为, 推进档案事业长远创新发展。

参考文献

[1]窦丽娟.关于档案信息化建设的几点思考[J].沈阳工程学院学报 (社会科学版) , 2007, 1:97-99.

[2]黄少芳, 刘晓鸿, 张俊芳.论高校档案信息化与数字档案馆建设[J].中国地质教育, 2013, 2:76-79.

[3]马玉玲, 张晓霞.谈谈对高校档案工作的创新[J].档案学通讯, 2003, 3:94-95.

[4]晓章.北京市召开区县档案工作会议——会议就创新利用服务机制加快档案信息化建设步伐提出要求[J].北京档案, 2002, 3:5.

[5]屈希阳.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].劳动保障世界 (理论版) , 2012, 10:78-79.

档案建设工作 篇5

2.1档案数字化建设的巨大作用

3.1档案数字化建设的必然性及其意义：3.1 1 开展档案数字化建设是适应我国档案数字化建设整体发展的需要。3.1.2高校档案数字化建设是社会信息化建设的必然趋势。3.1.3 档案数字化建设有利于信息资源的开发利用服务。3.1.4 档案数字化建设对促进高校档案管理有着重要的意义

4.1怎样加强档案数字化建设：4.1.1 权衡费用与价值, 4.1.2 加大数字化档案信息数据库建设的力度数字化档案信息资源数据库是对数字化档案信息进行存储、处理和维护的软件系统。4.1.3 加强数字化档案信息网络建设,4.1.4 提高档案工作者素质, 4.1.5 建立档案数字化建设试点,信息时代档案工作的主题是档案信息化建设, 而档案数字化建设对档案数字化建设进行研究具有十分重要的意义，因为档案数字化建设是档案信息化建设中一个重要的内容, 是档案管理过程中一场深刻的革命。关于档案数字化理论的研究起源于于美国, 随着信息技术与网络技术的发展而飞速发展,并且逐步在发展中国家兴起。目前，国内档案数字化工作还刚刚起步，还处在探索与论证阶段, 对档案数字化建设的研究也刚刚兴起, 且主要集中在数字档案馆建设的研究领域, 以及一些专门档案数字化建设的研究领域。为了应对我国档案数字化建设的需要, 适应现代信息技术的挑战, 指导档案部门进行档案数字化建设, 需要分三部分对档案数字化建设中出现的若干问题进行探讨。

档案数字化是运用计算机技术，数字影像技术,OCR技术，数据库技术，存储技术等把传统载体档案资源转化为数字的档案信息，以数字的形式存储，网络的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，以实现资源共享，便于档案利用的过程。

1.1 数字化档案的特点

数字化档案是利用现代技术, 将过去和现在国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的, 对国家和社会有保存价值, 并可 供社会共享的, 各种文字、图表、声像等不同形式的数字化历史记录。数字化档案能否满足充分的真实性、完整性、可靠性和可用性要求，是否具有原始凭证价值，是其能否作为机构业务凭证用于机构法律、审计、管理等方面业务需求的判断标准；最终对源档案和数字化档案的保管策略和处置规则产生决定性影响，这就需要在不同情境下，根据数字化目的和法律权限管理要求，完善源文件和数字化档案的保管策略，尤其是建立数字化档案的处置范围及其策略。档案数字化的基本思路应该是：档案分类——档案鉴选——技术方案选择——权限管理——档案长久保存，档案数字化活动应该与整个档案管理流程（尤其是档案数字化完成之后的管理环节）紧密衔接。与传统载体档案相比, 数字化档案主要有以下特点: 第一, 信息的非人工识读性。

第二, 系统依赖性。

第三, 信息与载体的可分离性。

第四, 信息的易变性。

第五, 信息存储的高密度性。

第六, 多种信息媒体的集成性。

正是由于数字化档案的特性, 其利用与传统介质档案相比, 显示出了巨大的优越性, 具体来说, 数字化档案信息利用使档案载体形式向着多样化发展,必然彻底改进现有 的管理方式,发挥现有管理方式不能实现的作用。

2.1档案数字化建设的巨大作用

档案数字化建设的目的是利用计算机网络作为信息通道，向社会提供数字 化 档 案 信 息利用服务。因此，在档案数字化过程中，应采 用 统 一 的 数字化标准。标准化按照级别分为：国际标准、区域标准、国家标准、行业标准和企业标准。在档案数字化建设过 程中，应首先考虑采用高级别的标准，即使在档案数字化的初级阶段，也应优先采用适用范围尽可能广泛的标准，尽量做到一步到位。而档案数字化的结果是形成便于社会利用的档案信息资源。因此，在档案数字化建设过程中要坚持末端服务原则，以服现代化管理务为导向、以利用为目标促进档案数字化工作发展。．要体现服务的特色。应把社会的利用需求作 档案数字化建设的根本动力，分析不同行业、不同类型的档案用户的信息利用需要，依据馆藏特点确定数据库主题和类型，建立富有特色的专题数据库，提供个性化的数字档案信息利用服务。因为“特色即优势”，特色档案信息资源和特色利用服务往往是赢得社会认同、充分实现档案信息价值的关键所在。要注重查阅利用的便捷性。馆藏档案数字化以后，利用的途径从传统的复印、提供原件的方式转变成依靠计算机、网络进行查阅的利用方式。数字信息查阅的高速、快捷、简便等优势得以凸显，利用者可以打破时间、地域上的限制，不必亲临档案馆便可以利用进入网络的数字化档案。为保证数字化档案查利用的便捷性，档案馆应加强档案网站建设和网络系统的更新维护，确保信息传输、检索、查阅、下载方便快捷。

3.1档案数字化建设的必然性及其意义

3.1 1 开展档案数字化建设是适应我国档案数字化建设整体发展的需要。

随着网络技术的出现以及计算机技术与网络技术、现代通讯技术的结合,进入90年代以来,世界各国的档案管理正朝着数字化、网络化的方向发展。我国档案部门也在积极探索档案数字化建设,国家档案局于1996年把电子文件研究项目列入科技计划,1999年完成了5电子文件归档与归档电子文件管理规范6,同时要求各级档案部门都积极地开展档案数字化建设的研究和实践;在教育部办公厅向全国高校档案部门转发5全国档案事业发展/十五0计划6中明确要求高校档案部门应积极做好档案信息化建设工作,做好电子文件归档与管理,积极开展档案工作数字化和网络化的建设工作。

3.1.2高校档案数字化建设是社会信息化建设的必然趋势。

高校信息化建设的实施,数字校园的成功运转,为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境。一方面,高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案,使传统以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案,它以光盘、磁盘作为信息存储的载体,向数字格式转变,形成了大量的数字化档案信息。另一方面,计算机大量应用于高校教学、科

研及管理,产生了大量的电子文件,进而形成数字化形态的档案信息。面对数量众多的新型形态和载体的数字文件材料,开展档案数字化建设,规范其管理,更好地为学校各项工作提供档案信息服务,成为高校档案部门的当务之急。

3.1.3 档案数字化建设有利于信息资源的开发利用服务。

数字化建设是以数字技术和数字化信息资源为基础的建设,当高校档案转化为数字化信息后,必将有利于档案信息资源的开发利用。首先,数字化的档案信息打破了档案利用上的时间概念,可以利用网络的传输便利,提供快速有效的利用服务,使异地档案信息资源传输和利用成为可能,使档案工作社会化服务的时效性、广泛性更加突出,最大限度地实现档案信息资源的共享。其次,数字化档案信息还便于利用计算机进行快速检索,促进各种高新技术在档案管理中应用,更有利于档案信息资源的开发利用。

3.1.4 档案数字化建设对促进高校档案管理有着重要的意义

档案数字化建设,数字化档案的产生,使档案载体形式向着多样化发展,必然彻底改进现有 的管理方式,发挥现有管理方式不能实现的作用。首先,在数字化环境下,进一步改变馆藏档案结构,节省存储空间,馆藏档案信息量得以极限增长。其次,有利于进一步延长档案原件寿命,降低档案原件丢失与损坏的风险,受到损伤的原始档案,其数字拷贝可有补偿原件的作用。数字化可以用某种方法增强原始档案信息,或通过消除档案上外来的污迹、斑痕等改善、恢复原始档案的信息,还可以解决纸张脆化的档案利用问题。

4.1怎样加强档案数字化建设

数字化档案的特点和利用特点要求我们更新思维, 采用科学的方法, 促进数字化档案信息的利用, 从而更好地为经济和社会发展服务。要做好数字化档案信息的利用工作, 主要 应把握好以下几个方面:

4.1.1 权衡费用与价值, 做好数字化档案的鉴定工作在进行数字化建设过程中, 一定要把握好档案数字化处理的度, 通过对数字化处理的成本、所需费用与档案开发利用的价值、效益进行权衡, 避免不必要的浪费、减少日后的管理成本, 如果不进行成本、效益分析, 档案数字化建设所产生的价值等于或小于建设所需费用, 档案数字化建设就没有任何意义, 甚至是一种浪费。因此, 在档案数字化建设中, 要讲究成本观念和效益观念。

4.1.2 加大数字化档案信息数据库建设的力度数字化档案信息资源数据库是对数字化档案信息进行存储、处理和维护的软件系统。包括数字文件管理系统、数字目录中心管理系统、数字化档案管理系统等。首先, 要加大数字化档案信息资源数据库建设的力度。其次,要加大电子文档管理系统建设的力度。

4.1.3 加强数字化档案信息网络建设, 促进数字化档案信息的网络化利用a.加快档案网站建设。b.加强数字化档案信息资源的组织建设。不同的档案部门应搞好馆际协作, 在数字化信息资源的组织上做好分工合作、组织协调, 注重数字化信息资源建设的质量, 避免重复建设, 并且能为用户提供全方位、多元化、一体化的信息服务, 真正实现信息资源共享。

4.1.4 提高档案工作者素质, 加强档案用户教育培训。a.要提高档案工作者素质。b.要加强档案用户教育培训。

4.1.5 建立档案数字化建设试点, 建设数字档案馆a.进行档案数字化建设试点, 探索、总结档案数字化建设的理论。b.建设数字档案馆。数字档案馆是一个数字化、网络化的系统, 它

将分散于不同载体, 不同地理位置的档案信息资源以数字化的形式存储, 以网络化的方式互

相连接, 提供及时利用, 实现资源共享。它具有虚拟性、馆藏数字性(其信息的记录是采用 数字“0”、“1”两个比特, 其介质是磁性材料或光学材料)、资源共享性和传输网络化的 特点。

一方面通过网络直接归档。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过登录系统登录，登录系统调用身份鉴别技术核对身份，确认正确后同意接收。经采集系统接收文件目录和全文，再经检查系统检查确认正确后发送消息给归档单位，将目录与全文分别导入至目录数据库和文件存储系统保存。由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。另一方面通过移交电子文件载体的形式归档。这种归档方式必须有移交凭证，每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记，用于确认电子文件的完整性和原始性，电子文件登记表应与电子文件同时保存。如果对其内容进行更改，还需要有更改通知单。更改通知单上生产单位、计算机系统、软件名称、盘带规格、更换原因、更换内容、更换人及批准人的详细项目，都需要受到严格的电子文件管理制度的制约。此外，在管理中建立必要的备份，防止信息的丢失和失真，维护电子档案的可靠性。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定某些鉴定文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。对电子文件的著录也是信息资源建设的重要内容。通过获取、核对、分析、组织和记录关于文件内容、结构、背景以及文件系统的信息，才能准确描述电子文件的形成过程和成果。就著录内容而言，涉及文件形成过程中的各个要素，包括文件形成背景、内容和结构，而且著录的重点也从文件内容转移到文件的形成背景上。

如何做好新时期城管档案建设工作 篇6

【关键词】城管档案；意义；问题；措施

近年来，在人事档案管理制度不断完善的新形势下，城管档案成为国家档案体系中非常重要的组成部分，而且得以社会各个领域的认可。当前城管档案主要以各类文档、会议纪要、总结及批复等为主，通过加强城管档案管理工作，能够有效的为城管部门的各项工作提供重要的参考依据，因此需要进一步完善城管档案制度，确保城管档案的安全性，利用科学的手段加快推动城管档案管理现代化的实现，确保城管档案能够更好的开发和利用。

一、城管档案建设的重要意义

档案作为社会实践过程中形成的具有使用价值的重要历史记录材料，城管档案作为国家档案体系中非常重要的组成部分，是对城管工作的真实记载，能够有效的提高城管工作的水平。城管档案是城市管理过程中最重要的原始历史信息，作为城市管理经验的有效积累，在推动城市文明进程过程中发挥着非常重要的作用。在当前城市建设过程中，城市文明不仅仅指物质文明，也包括建设和政治上的文明，可以说城管档案作为城市文明和城市建设的历史及演化轨迹的重要历史见证，为城市的发展起到重要的引领作用。

二、城管档案建设存在的问题

随着城市的快速发展，近年来城管档案取得了较好的成效，特别是文档、会议及党委等方面的档案都有了显著的成果，特别是城市市容管理档案，其作为城管部门对城市建设及规划设计的第一手资料，是城市发展的真实记录，对于城市管理工作具有非常重要的意义。但在当前城管档案建设工作中还存在许多不足之处，具体可归纳为以下幾个方面：

（一）缺乏完善的城管档案管理制度。当前城管部门对于档案工作还缺乏有效的重视，没有构建完善的城管档案管理体系，部分城管人员由于档案意识淡薄，因此在档案工作中存在着档案资料乱放、借阅手续不完善等问题，这主要是由于当前城管部门没有完善的档案管理制度，由于缺乏制度上的约束，从而导致城管档案管理较为混乱。

（二）城管档案管理专业化水平不高。档案管理是一项专业性要求比较强的工作。像其它城市一样，当前我市城管档案工作仍然处于粗放型管理状态，未达到专业化管理水平，具备与之相适应的专业管理人员不多。同时，档案的收集非常繁琐，细枝末节的东西很多，然而，目前，我市城管系统内多为兼职档案员，配备专职档案员较少，无暇顾及之下，有时候必然导致档案管理工作疲于应付，停留在表面，不利于档案工作向更高层次发展。

（三）档案利用率较低。城管档案的收集整理是一个漫长的过程，经过严格归类整理后，成为非常宝贵的材料，对今后的城市发展提供借鉴。但是，经过对多个城管部门的考核，其档案使用率非常低下，少有查阅档案，即便查阅，亦是出具一些证明类的情况查阅，极少利用档案开展工作，失去了档案建设的意义，造成了资源的闲置和浪费。这是一个值得我们深思的问题。

三、城管档案建设相应的对策

（一）完善城管档案管理制度。对于城管档案建设工作中存在的问题，需要进一步健全城管档案管理制度，利用制度来有效的约束城管档案建设工作。相较于其他档案形式，城管档案具有自身的优势，集管理性和制度性于一身，因此在完善档案管理制度过程中，需要详细规定档案人员的职责、档案的借阅、收集、鉴别、整理及归档等内容，确保各项措施的可操作性。同时还要加快推动城管档案室建设，增强城管档案工作人员的使命感和责任心，使其能够积极、主动的收集好与城市管理相关的各种资料，确保城管档案资料的完整性。

（二）创新模式，提高档案利用效率。如果我们把目光放到全世界的层面上，我们不得不承认，外国的城管档案建设有很成功的地方。美国的城管档案建设很完备，它建立一个总档案，汇总各类档案，作为一种积累，给相关部门的建设提供借鉴，综合性、实用性成就了档案建设的科学体系。美国的档案管理还是给了我们很大启发。就当前我国城管档案建设的现状而言，首先要加快数字档案库的建设。增加必要的软硬件设施投入，努力实现档案管理设备和手段的标准化、科学化和信息化；其次要及时了解档案信息动态。做到与时俱进，开拓创新，不断提高档案工作者的积极性和主动性；三是拓展信息渠道。推进政务公开， 实现网上办公， 使城市管理综合档案资源得到有效利用，为执法业务处理提供信息服务，有效铺助执法工作的顺利进行；最后，通过网络宣传城管法规，介绍执法权限、职能、机构设置、部门职责，公布投诉电话， 让城市人民对城管执法队伍进行监督，对内各部门之间要实现资源共享，确保档案利用效率的提升。

（三）提升城管档案从业人员的整体素质。需要加强城管档案人员的政治理论学习，通过世界观和人生观教育，增强城管档案从业人员的社会责任感和使命感，确保其政治素养的全面提升。同时作为城管档案从业人员，还需要具备专业的档案知识，对相关的法律法规及执法范围熟悉，努力提高自身的业务素质。同是城管档案从业人员还需要努力增强自身文化知识的积累，不断拓宽知识视野，提高文化修养，从而更好的推动城管档案利用工作的开展。另外，由于城管档案资料十分琐碎，而且内容繁杂，因此作为城管档案从业人员需要努力提高自身的职业道德修养，具有良好的奉献精神，为城管档案建设工作做出应有的贡献。

四、结束语

在城市快速发展过程中，城管档案发挥着非常重要的作用，因此需要重视城管档案建设工作，努力提高城管档案管理水平，充分的发挥出城管档案的重要功能，合理对现在资料进行利用，树立先进的理念，做好城管档案的收集、整理工作，从而更好的推进城管档案的开发利用，使其更好的服务于城市管理工作，为城市的健康、持续发展奠定良好的基础。

参考文献

[1]王玺，徐健.加强档案管理工作制度创新 推动城管档案事业科学发展[J]. 山东档案，2013-08-15.

高校档案工作建设与思考 篇7

一、高校档案工作的特点

1. 服务性

高校档案工作不同于其他行业的档案工作, 可以产生直接的经济效益, 高校档案工作就是一项基础性的管理工作, 同时服务于全体师生, 在学校的整体工作中, 它是一项默默无闻的为他人服务的工作;同时, 档案工作人员还要面对繁杂的档案收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等工作。这就要求高校档案工作人员必须要有极强的事业心, 良好的心态, 宽宏大量的胸怀, 才能踏踏实实的做好档案工作。以往的高校档案中缺乏这种服务意识, 将高校档案室 (馆) 作为一个可有可无之地, 因而在人员的配备上也不够重视, 将一些年长的、退离教学一线的等待退休的人员调入档案室 (馆) , 因此高校档案工作在高校整体的运行中并未发挥其应有的作用。但随着高校改革的进一步发展, 以及新时期发展给档案工作带来的机遇与挑战, 高校必须将档案工作重视起来, 改变传统的管理模式及用人模式, 将一些有专业知识的人员充实到高校档案工作中去, 切实的发挥档案的高校发展中的作用。

2. 双重性

同其他的档案部门一样, 高校档案室也同样具有多重属性, 即档案室本身作为高校内部重要的行政管理部门, 它有为高校的其他部门的档案工作进行指导和监督的责任。同时, 它还要负责收集、整理、保管本部门的档案的责任。从这以属性上来说, 高校档案室在高校工作中的地位可见一斑。

3. 宣传性

作为高校档案部门要打破以往只是一味的单纯收藏, 要向藏用并重转变。尤其是高校, 它是文化、科研、技术的集中地, 高校档案管理部门要利用这一优势, 充分利用手中的档案资源进行档案信息资源的开发, 转变成服务师生、服务社会的有用成果。同时也是对高校最有效的宣传, 为高校扩大影响, 提高知名度都有极大的积极推动作用, 从而促进高校更好、更快的发展。可见, 档案的这种宣传作用是不可忽视的, 它所带来的巨大效应更应引起高校领导的重视。

4. 技术性

高校档案管理提倡现代化管理, 但目前大多数高校档案管理仍然采用的是原始的手工管理, 即使是配备了计算机等设备, 也只是采用单一的微机进行档案目录管理, 档案的摘要、主题词等管理。这就造成了档案管理并没有向现代化管理迈进, 严重影响了档案的利用效果。因此, 作为高校, 要结合自身的实际, 充分利用现代技术, 编制开发出切实可用的软件, 加快档案实体管理向电子档案管理的速度。

二、高校档案的作用

高校档案是随着高校的发展而逐渐积累起来的信息资源, 它翔实地记录了高校教育事业发展的历程和广大师生的奋斗足迹, 是学校历史发展的结晶, 是学校各方面工作的长期积累。反映了教师、学生、职工在教学、科研、管理等诸方面的活动内容, 是时间与空间的集合, 构成了高校的信息库。

1. 高校档案服务我校的评估工作

随着社会的发展, 人们档案意识逐渐增强。同样的, 高校中档案也逐渐的渗透到师生工作生活的各个方面。高校档案服务于科研、日常生活, 也是我们工作中查考的依据, 是维护广大师生各种权益的保证。高校的档案管理部门是为师生系统了解、掌握学校的相关政策提供了一个信息平台, 起到了积极的服务作用。尤其是在2004年的专升本评估工作中, 我校的档案材料发挥了巨大的作用。我校的教学档案、科研档案经过长期的积累已经比较系统, 具有自己的特色, 基本上能反映学校工作全貌, 这些档案是我们准备评估材料的来源和依据, 也是专家学者了解我校发展的最准确、客观、公正的信息。正是由于对档案工作重视, 使得我们在材料准本上占据很大的优势, 我校在评估工作中得到好评。如果一所高校没有一套完备、系统的档案材料, 那么它的历史也是无从考证的, 也是不存在的。可见, 高校档案是高校发展的见证, 是高校的重要组成部分。

2. 高校档案服务于毕业生就业工作

在市场经济体制下的今天, 高校毕业生就业工作是高校工作的重中之重, 是关系高校生死存亡的重点。针对这一情况, 我们的高校档案部门就应充分发挥其应有的作用, 建立高校毕业生的就业信息档案。高校毕业生的就业信息档案是高校各类毕业生就业情况以及社会对各类毕业生需求、评价情况等的真是记录, 它主要应包括:每年个层次毕业生就业情况名册、就业情况统计分析报表、毕业生就业政策、就业动态、就业情况反馈表、就业跟踪调查、社会各用人单位对本校毕业生的评价等。一旦高校毕业生就业信息档案形成规模, 就可以根据其反映出来的问题, 有目的地解决我们在专业设置、课程设置上存在的问题, 及时的调整, 跟上社会对人才的需求, 来改变毕业生就业难的问题。对于广大高校学生来说可以根据毕业生就业信息档案随时了解就业动态, 熟悉就业政策与形势, 了解社会对人才的需求情况, 结合自身的实际, 有针对性的充实自己, 能学有所用, 并合理地确立自己的就业目标, 毕业后能顺利地就业。

三、做好高校档案工作的建设

1. 加强高校档案人员队伍建设

做好档案工作的关键是建设一支具有良好道德品质和职业能力的高素质的档案人员队伍, 必须打破以往档案管理的用人模式, 引进有能力的档案管理、档案教育、档案编研人才, 并将其引入高校发展的战略之中。同时, 要加强对现有档案人员的培养, 更新档案思想, 提高档案人员的政治业务素质, 增强档案工作的技术含量, 提高档案工作效益。

2. 加强档案宣传工作, 使高校教职工具有档案意识

要认识到档案管理部门是一个服务性的机构, 因此要积极主动的去宣传自己, 打破以往的档案部门是“可有可无”的观念。走出自我封闭的状态, 积极开发档案资源, 通过主动热情的服务, 灵活多样的去宣传档案工作。使师生确实意识到档案信息是一笔宝贵的财富, 让全校教职工更多地了解档案工作, 形成一个人人重视、关心、支持、参与档案工作的良好氛围。

3. 加强高校档案工作的物质建设

高校原有的传统的、落后的档案保管和保护方式以及库房等硬件设施已经不适应高等教育的迅速发展和招生规模的扩大, 这也是造成高校档案工作不能发挥其作用的关键所在。因此, 高校要加强资金投入, 加强硬件设施建设。高校档案的硬件设施的建设要要根据学校的办学规模和现存的档案数量的多少来确定, 并在规划和建设的过程中留有余地。为了保护好高校档案还要购置一些现代化的设备, 以防止高温、潮湿等对档案实体的破坏。

4. 实行档案的标准化管理

一般的高校档案管理部门由于多年未全面的清查, 存在大量的重份或无查考价值的文件。因此, 必须要彻底清楚这些无用的、无价值的文件。对文件进行重新立卷, 实现案卷的规范化。同时, 也要结合学校的实际情况, 规范著录工作。只有对档案进行标准化管理, 优化馆藏, 进行科学保管, 才能提高利用效率。

总之, 要认识到高校档案是高校发展的宝贵财富, 要在工作中不断发现存在的问题, 并及时的解决, 加快高校档案现代化发展的进程, 为高校发展发挥其应有的作用。

摘要：随着社会档案意识的提高, 作为高校也必须打破以往对档案工作的错误认识, 重视档案工作, 要运用现代化的技术和手段促进新时期高校档案工作的发展。

试论档案工作创新建设 篇8

1 思想观念的创新

档案是一个庞大的信息库, 但各种信息比较零散地储存在众多的单体档案中, 只有根据需要, 把相关信息系统地、规范地整理出来, 才能更好的发挥档案的信息作用, 体现档案的信息价值。因此, 把档案内容通过加工整理变成更直接、更适应经济建设和改革开放需要的信息, 是档案部门义不容辞的职责, 也是社会主义市场经济体制对档案工作提出的新的要求。二是要有强烈的信息推销意识。档案有巨大的信息量和需求市场, 档案部门要把档案转化为“适销对路”的信息, 就要搞好调整研究, 了解市场, 明确市场需求, 掌握市场动态确定信息转化的目标和内容。三是要进一步强化档案的效益意识。市场经济的发展, 为档案工作充实了丰富的内涵, 要想适应市场经济的发展要求, 使档案更加有效地为经济建设和改革开放服务, 必须改变过去档案工作无所作为的思想, 强化档案的效益意识。

档案管理现代化的不断完善和深化, 现代化科学技术手段和先进的科学管理方法, 都要由人去掌握和运用, 因此, 思想观念的创新还需要增强档案人员现代化意识, 实现档案人员的现代化。

增强现代化意识, 就是在实现档案管理现代化, 发展档案事业的过程中, 档案工作人员要树立与全国现代化建设目标、规模和方法相适应的思想和观念, 即树立与时代发展和社会进步相适应的思想观点。实现档案管理现代化, 必须要求管理思想现代化。管理思想现代化不是抽象的存在, 它要在科学管理的理论指导下, 从实践出发, 总结经验教训, 大胆探索和改革, 改变一切不适应的管理方式, 按照档案和档案管理的发展规律和特点, 全面推行科学管理。

2 档案工作的管理创新

宏观管理创新。宏观管理包括档案工作的当前发展方向和未来发展趋势、档案工作的宏观决策以及档案人员职业素质的培养。这里重点要把握五个方面的创新:一是长远目标的创新。要把当前的工作与档案工作的方针、政策、法律法规结合起来, 即把近期发展目标定在未来发展需要的基础之上, 既立足当前, 又着眼长远。二是大局观念的创新, 要走出档案工作单纯是档案部门之事的误区, 把档案工作定位在各项工作需要的基础之上, 尤其是定位在重大活动的事前、事中、事后的全程参与之中。三是深层次编研加工的创新。档案不但要管好, 更要开发利用好。要十分重视并积极开展档案资料的编研加工, 要通过去粗取精、去伪存真, 把档案的潜在价值转变为现实的利用价值。四是人才培养的创新。要把档案工作的着眼点放在以人为本、精心培养造就一支“政治强、业务精、作风正”的高素质档案管理队伍上。五是全方位开发利用的创新。要改变过去重管 (藏) 轻用的传统做法, 逐步做到管和利用同步进行, 开发与利用相得益彰, 尤其要加强专业档案 (会计档案、文书档案) 和特色档案的依法征集和开发利用。

微观管理创新。档案工作从收集、整理、鉴定、保管到利用, 是一系列密不可分的工作程序, 而每一程序都有很强的规定性。国家档案局从我国机关档案工作的实际出发, 为适应档案管理现代化的需要, 颁布了《存档文件管理规则》, 一改机关传统的档案管理工作方式, 既兼顾计算机和手工管理, 又兼顾机关档案室和档案馆的有机衔接, 其实质就是对档案“整理”程序规定的一种创新。随着科学技术的发展, 档案载体己呈现出多样化的趋势, 由传统的文书档案为主, 转为文书、专业、实地和特殊载体档案并重。在办公自动化条件下, 对“文档一体化管理”的研究, 还要在实践中不断创新和完整。只有管理创新, 档案工作才能高效运转, 才能事半功倍, 档案事业才能持续健康发展。

3 档案服务的创新

档案服务创新主要有两个方面的意义。一是档案服务创新是档案事业持续发展的根本动力。档案服务是档案工作的中心, 档案工作通过服务才能发挥其应有的作用, 才能使档案事业与社会经济协调发展, 使档案事业充满生机与活力, 走上可持续发展的道路。二是服务创新是档案部门加强和改进作风建设的重要体现, 档案部门要以党的指导精神为指导, 进一步加强作风建设, 在构建社会主义和谐社会中, 塑造档案部门的好形象。档案部门要立足于服务经济社会发展大局, 通过服务创新, 充分发挥档案的作用, 切实提高服务水平, 不断开拓, 与时俱进。

档案服务创新, 要把档案工作的各项服务功能挖掘和开发出来, 只有着力于档案工作服务功能的开发, 档案服务创新才会持续下去, 才能保持旺盛的生命力。通过服务创新规范服务行为有利于服务创新的延续, 有利于提高档案工作人员的服务水平。规范服务行为, 必须把握好三点:一是档案服务的行为必须为民, 要全面落实“三个代表”重要思想, 树立“用户至上”的观念。二是档案服务行为必须尽责, 要对利用者负责到底, 急利用者之所急, 想利用者之所想。三是档案服务行为必须文明。档案人员必须使用准确、简洁、亲切、友好的服务用语, 要有热情、谦逊、耐心的服务态度, 要有整洁、大方、文雅的仪表举止, 要创建整齐清洁、美观大方的工作环境, 营造浓郁的文化氛围。

4 档案工作科技创新

档案建设工作 篇9

1 国土资源档案的基本特点

1.1 信息内容的综合性

国土资源档案的种类比较多, 而且综合性比较强, 其中涉及到地籍管理、建设用地管理、资源规划利用、矿产资源储量、地质环境管理等内容, 内容繁杂, 涉及范围较广, 而且各种类型的档案之间有重合的部分, 因此在管理上工作量比较大, 难度较高。以建设用地相关项目的档案为例, 其中属于文书类档案的包括建设用地的申请与批复、征地有关协议等, 而属于科技类档案的包括设计任务规划、用地位置图纸等。由此可见, 国土资源的档案不仅体现了土地开发与社会经济建设的关系, 而且在其中也包含着在整个过程中的总结以及体会, 这些档案内容也是包含重要文献以及相关知识的重要宝库。

1.2 信息的长期稳定性与动态性

国土资源工作系统庞大, 内容多, 因此由国土资源管理内容而形成的档案材料不仅数量大, 而且自身具有时间性以及顺承性的特征, 这些档案资料只有经过长期的累积, 不断的整合, 才能保证档案内容可以服务于社会的经济发展, 才能顺应社会信息系统的完整性。国土资源信息通常会受到自然因素以及社会因素的影响, 土地、地质以及矿产资源的数量、物权关系会发生改变, 这也要求国土资源档案必须进行实时更新, 保证档案信息的有效性。

1.3 信息内容的涉密性

国土资源档案的内容比较丰富, 且涉及的范围比较广泛, 很多内容甚至关系到国家的安全问题, 也涉及到我国的相关资源重要战略, 因此这类档案在内容和形式上, 都具有保密性, 而且关系到国家相关决策, 确保相关档案内容的安全是档案管理人员的重要职责。首先相关工作人员要具备良好的职业素养, 推行切实可行的保密工作, 其次要在保证档案信息安全的情况下, 增强与相关政府部门的交流, 通过档案内容的信息化, 不断提升档案内容的可利用率。

2 档案信息化建设的重要性

随着社会信息的不断增多, 档案量的增加导致传统的档案管理工作面临困境, 档案管理的信息化迫在眉睫。档案的管理部门需要依靠信息技术, 提高档案信息管理的技术水平。信息化管理是未来档案工作管理的发展方向, 而且可以优化传统管理模式中的诸多不足。档案的信息化建设要在基础设施、服务观念、人力培训等多方面进行建设, 尽管在计算机在社会高度普及, 且应用领域较多, 但是在档案管理方面应用依旧比较狭窄。档案管理的信息化要完善基础设施, 保证计算机系统以及软件可以满足海量的档案信息。早期对于档案管理的重视程度不够, 而且对于信息化技术缺少完整的认识, 档案信息的有效利用率也比较低。随着计算机网络技术的不断成熟完善, 信息化社会对于档案工作也提出了新的要求, 档案管理工作也亟需改革。档案的管理人员要树立新的工作理念, 不断完善相关的技术知识, 提高业务水平, 这样才能不断提升工作效率, 保证档案管理工作的服务质量, 及时为用户提供所需要的档案信息。

3 国土资源档案信息化建设与服务工作问题

3.1 构建国土资源档案信息化模式

国土资源相关档案要定期进行整合, 即根据档案内容的时间、空间以及数量、内容进行科学地统筹配置, 从而使档案内容达标一个系统化最优化的状态, 特别是在急需档案信息之时, 可以在最短时间内准确查找出档案的具备位置, 实现档案自身价值。近年来, 随着信息化技术在社会各个领域的广泛应用, 档案管理也逐步走向数字化以及办公自动化, 最明显的是在国土资源档案管理中, 开始逐渐出现了电子文件, 并成为了国土资源档案的重要组成部分。这种档案的信息化通过电子计算机来进行档案的建立、归档和管理, 在各个环节充分利用信息化技术, 合理分配资源布局以及档案分类结构, 最大程度发挥档案的社会效益和经济效益, 使国土档案的系统更加完善。档案的信息化也解决了一些档案内容比较分散、不易整理的特点, 并满足了社会需求的多样性。同时, 通过网络信息平台, 还可以在内部进行交流, 加深合作, 拓展档案的内容范围, 保证国土资源档案统一化、系统化的资源供给, 实现档案信息的便捷获取以及社会价值。

3.2 创新档案信息化服务的形式与内容

国土资源档案的信息化建设, 离不开内容与形式的创新, 尤其是深入认识到信息化的巨大优势, 并从思想上重视档案信息化模式构建。档案的信息化不仅要保持原有的内容, 而且要不断开拓创新, 设立崭新的服务理念和服务内容, 以创新为切入点, 在档案服务的深度和广度上都实现质的飞跃。档案管理工作人员要根据社会发展现状以及重点需求, 多方面提升档案信息服务的质量与水平, 对于国土资源相关的档案进行整理、分析, 并对与相应问题进行资料的编辑, 提高档案的实用性。

3.3 提升档案管理人员的综合素质

档案的信息化建设对于档案管理人员的综合素质提出了更高的要求。在信息技术时代, 档案管理人员不仅是信息的当行业, 而且是知识的加工者、信息的提供者, 并能够适应数字化的档案管理, 掌握基本的计算机操作技能, 包括计算机基础应用、专用软件操作、网络平台后台控制等。同时, 档案管理人员要不断优化自身的业务知识体系, 与时俱进, 提高处理信息的能力。总而言之, 档案的信息化建设以及服务工作的质量提升, 离不开高素质、专业化的档案信息队伍的支持。

结束语

我国在发展过程中不断地对各项制度进行改革, 人事制度的改革也日益完善, 档案管理工作对于人事工作来说非常重要, 人事工作的许多方面都与档案管理息息相关, 企业如果需要引进新的人才、需要对员工进行晋升和奖励、需要改革相应的劳务制度都要从档案管理工作中获得相关依据, 档案管理也因其重要性越来越受到重视, 许多企业也在档案管理工作中不断探索新的管理方式与理念, 力求让档案管理符合当今时代的要求, 实现档案管理工作真正的科学化。

参考文献

[1]郑海艳.档案信息化建设及档案服务工作问题[J].经营管理者大观, 2013 (5) .

[2]郭登权, 张峰峰.档案信息化建设及档案服务工作问题概述[J].兰台世界, 2013 (12) .

档案建设工作 篇10

1 提高档案信息化建设及档案服务工作水平的必要性

我国社会主义市场经济快速发展,企业在其中发挥了十分重要的作用,这就要求企业不断创新、与时俱进,因此企业必须把档案信息化建设和提高档案服务工作水平提上日常。未来我国档案建设会朝着智能化、信息化方向发展,胡锦涛同志曾说:“档案信息化建设是人类记录生活的主要依据,同时也是人们认识世界和改造世界的重要资料,同时也是提高我国档案服务工作过水平必不可少的环节。”由此可见,加强档案信息化建设,提高档案工作水平是目前企业所面临的一项艰巨而紧迫的任务。

2 档案信息化建设的特点

2.1 档案信息内容多元化

由于企业档案种类繁琐,涉及企业管理等方方面面的记录,因此档案信息内容的综合性比较强,具有多元化特点,企业档案不仅包括当前企业的发展动态,而且还涉及重要的资料和文献。

2.2 档案信息内容保密性

企业档案信息都是不仅包括企业当前发展的现状,还涉及对企业未来的规划,因此档案信息关系到整个企业的安全,因此档案信息在内容和形式上都十分保密,由于企业的特殊性,档案信息内容必须具有保密性。

2.3 档案信息内容动态性

企业信息内容管理动态性十分强,会随着市场的变化而变化,档案信息内容较为稳定还具有一定动态性,只有经过长期不断的积累和整理,才能确保档案信息系统的稳定性和完整性,提高档案信息的水平。

3 档案服务工作的现状以及存在的问题

经过多年的发展,虽然我国的档案信息化建设和档案服务工作已经取得了一定成效,但目前我国企业档案管理都存在一些问题,这会直接导致企业的发展受到一定阻碍,具体如下:首先,档案服务工作管理混乱,档案归档信息简单、片面;其次,档案信息化管理方法单一、落后,由于档案管理不能为企业带来直接的经济效益,因此许多企业管理者会忽视其重要性;最后,档案信息管理和服务制度不健全、不完善等,档案服务工作人员管理观念不强,水平和专业技能较低。由此可见,在新形势下提高我国档案服务工作水平十分关键,需要党和国家、企业管理人员、社会各界的共同努力。

4 提高信息化建设及服务工作的有效策略

4.1 树立正确的档案信息管理理念

企业档案信息化建设及服务工作应严格按照国家下发的规定,进行准确的归档和管理,企业必须重视档案信息化建设和服务工作的必要性和重要意义,尤其是要把企业档案服务工作作为企业日常管理的关键和核心,不仅要提高企业档案服务工作的质量和水平,还要提高企业档案信息化的有效性。因此在档案信息化建设的过程中,档案管理服务人员要坚决抵制虚假的档案信息,要认真仔细阅读和核实将要归档档案信息。同时企业还要实行“专人专部门”的档案信息化管理方法,专门指派专职的档案服务工作人员进行档案管理,只有这样才能确保我国档案服务工作能顺利开展,提高档案信息管理工作的真实性和规范性。

4.2 加强档案服务工作人员队伍建设

创新是一个民族进步的灵魂,档案服务工作也是如此,要与时俱进、开拓创新,在实践的基础上创新,在创新的基础上实践,这就要求企业必须创新档案服务的手段,结合计算机技术和互联网科技,提高档案信息化建设水平,同时企业还要加强建设档案服务工作人员队伍,对档案服务工作人员进行再培训和专业化档案管理培训,提高档案服务人员的知识水平和专业素质、政治素养、以及管理能力,使档案服务工作人员能明确其档案管理的范围,增强责任感和主人翁地位,档案服务工作的质量和水平。

4.3 更新档案服务工作方法

企业档案服务工作要改变过去传统、单一老化的档案服务工作方法,企业必须重视档案信息化建设,建立健全合理科学的档案管理体系。企业还应把法律手段和行政手段二者有效结合起来,确保档案信息的规范化、合法化,实现企业经济效益和社会效益的最大化。

5 结语

档案信息化建设及档案服务工作是企业日常档案管理的重要组成环节,它们对企业日后的发展具有重要意义。由此可见,企业必须加快档案信息化建设,提高档案服务工作的治疗和水平,提升档案信息管理人员的整体素质和总做效率,从俄国人建立健全档案信息管理制度,真正做到服务于民,使档案发挥自身的真正价值。总之,企业档案信息化建设及档案服务工作的开展,需要党和国家、企业管理者、档案服务工作人员等共同努力,实现档案管理的规范化、科学化。

参考文献

[1]郑海艳.档案信息化建设及档案服务工作问题[J].经营管理者大观,2013(5).