档案信息辑佚刍议

2024-06-28

档案信息辑佚刍议（精选四篇）

档案信息辑佚刍议篇1

一、辑佚与档案信息辑佚

我国有着悠久的历史与浩如烟海的典籍,但是在漫长的岁月中,由于政治、战争、人祸等因素,典籍散失现象十分严重。为补充丢失的史料,恢复古籍原貌,辑佚工作应运而生,并且成为古籍整理的重要工作之一。正如梁启超所言:“书籍递嬗散亡,好学之士每读前代著录,按索不获,深致慨惜,於是乎有辑佚之业。”[1]274所谓辑佚,就是通过他书对散失文献进行收集、整理,以恢复原书或部分原貌的一项工作[2]163。

在现实生活中,档案和典籍一样也会因种种原因出现散失现象,导致档案信息的缺失。在这种情况下,档案利用者就有可能无法在某一档案馆(室)查找到所需信息,必须进行跨馆(室)查找,既费时又费力。档案馆(室)作为服务档案利用者的唯一机构,应树立“为利用者服务”的原则,积极为利用者提供便利,甚至是一站式服务。在这种情况下,馆(室)藏资源丰富与否就成为了制约服务工作质量的重要因素之一。因此,为尽可能满足档案利用者的需求,档案馆(室)就有必要根据档案利用者提出的利用需求,确定需求主题,开展档案信息检索、收集工作,在尽可能满足利用者需求的同时,最大可能地恢复或部分恢复丢失的档案信息,丰富馆(室)藏档案信息资源。也就是说,档案馆(室)要根据利用者的利用需求开展档案信息辑佚工作。

二、档案信息辑佚方法

古籍辑佚工作在我国有着悠久的历史,辑佚的技艺方法研究也成为诸多学者的研究焦点之一。综合前人研究成果,可将辑佚工作概括为以下三个步骤:第一,根据目录著作了解古书的存佚残缺;第二,通过辨伪来考证辑录文献的真假;第三,通过版本和校勘来审订所辑字句的异同多寡和是非得失。同时,关于辑佚工作的好坏,前人也提出了诸多观点。其中,梁启超就确立了判断辑佚工作好坏的三条标准:第一,佚文出自何书,是否注明;数书同引,是否举其最先者;第二,辑佚一书,是否求备、求真;第三,原书篇的整理者,是否极力整理。此外,著名史学家、文献学家刘咸炘在其《辑佚书纠缪》一书中提出辑佚工作应避免的四大弊端,即漏、滥、误、陋。所谓漏就是辑录而不遍检全书;所谓滥就是本非佚文而指鹿为马;所谓误就是不审时代,据误本、俗本;所谓陋就是不辨体例、不考源流。

档案作为文献的一种,传统辑佚方法与原则同样适用,也应辨章学术、考镜源流、求真求备。但是,由于典籍与档案在利用方式上的不同,根据典籍辑佚方法可将档案信息辑佚工作具体分为五个步骤:第一,根据档案利用者的需求,确定辑佚主题;第二,根据辑佚主题检索馆(室)藏档案目录,查找出相关档案;第三,翻阅查找出的档案,确定馆(室)藏档案信息的残缺程度;第四,根据馆(室)藏情况,确定能否满足利用者需求,如不能则进行馆(室)际检索,最终确定缺失信息全部来源;第五,开展档案信息辑佚,并对辑佚来的信息进行辨伪、考证,确定所需档案信息。同时,在整个档案信息辑佚工作中也要避免出现漏、滥、误、陋等现象,即在进行档案信息检索时,检索范围要广,避免出现漏检;收集到的档案信息一定是馆(室)藏缺失的内容,避免出现重复收集;辑佚内容范围要明确;辑佚内容要进行考证。

1.根据档案利用者的需求,确定辑佚主题。档案提供利用工作是档案管理的重要基础性业务工作之一,是档案馆(室)“替现实服务”的重要载体,同时也是档案信息辑佚工作的基础与起点。因此,在开展档案信息辑佚工作时,要树立为利用者服务的理念,综合分析档案利用者提出的档案利用需求,提炼档案信息辑佚主题,做到有的放矢。

2.根据辑佚主题检索馆(室)藏档案目录,查找出相关档案。目前,大多数档案馆(室)都建立有档案检索系统,并编制有各种档案检索工具,如目录、索引、全宗指南等,以方便档案查找。在明确档案辑佚信息主题后,档案馆(室)就要根据辑佚主题综合运用各种检索工具,在馆(室)内开展信息检索,并根据检索信息,查找出所需档案。

3.翻阅查找出的档案,确定档案信息的残缺程度。进行档案信息辑佚工作,最重要的一环就是要明确档案利用者所需档案信息在馆(室)藏档案资源中的残缺情况。因此,进行档案信息辑佚工作时,辑佚内容要以本馆(室)藏资源为主,通过翻阅馆(室)藏档案,确定馆(室)藏档案信息能否满足档案利用者的需求。

4.进行馆(室)际检索,确定缺失信息来源。由于各馆(室)藏资源建设的不同,特别是与利用者需求主题相关的档案可能存储于其他馆(室),在确定本馆(室)档案能否满足利用者的需求之后,就应根据实际情况确定是否开展馆(室)际检索与查找,并最终锁定缺失信息来源。

5.开展档案信息辑佚及辨伪、考证。按照检索结果,档案信息辑佚工作人员就应根据“实事求是”及“忠于原文”的原则,将与档案利用者需求相关的档案信息如实进行摘录,并注明出处。同时,档案作为“原始记录”,一般来说,虽较其他信息源更可靠、更真实,但是档案在形成过程中也有可能由于历史和人为因素,造成档案信息失实。因此,对于辑佚而来的档案信息,还要综合考量信息来源、体例、版本等因素,对辑佚信息进行考证,并最终确定所需档案信息的真伪。

档案信息资源的完整与否关系到能否满足档案利用者的利用需求,关系到档案信息提供利用工作的好坏。因此,就有必要根据档案利用者的需求及馆(室)藏档案的缺失情况,开展档案信息辑佚工作,填补馆(室)藏档案信息空白,满足档案利用者需求。

摘要：为更好地开展档案提供利用,发挥档案的使用价值,有必要通过档案信息辑佚对散失、污损的内容或文字进行补充,以便最大限度地恢复档案原貌或对已有档案信息进行补充,确保档案信息齐全、系统、完整。

档案信息辑佚刍议篇2

论文摘要：信息化是科技档案管理的必由之路。作为企业的档案管理者，务必要树立起强烈的职业创新意识，以信息化建设推动科技档案管理工作，把建立企业档案信息网络，实现馆藏科技档案数字化、资源共享、服务对象与需求扩大化，当成义不容辞的职责。从科技档案在企业信息化建设中发挥的作用、科技档案管理是企业信息化建设和发展的重要环节、科技信息化管理是一项系统工程、科技管理系统实现了科技档案现代化管理等几个方面进行阐述。

论文关键词：信息化；科技；档案管理；必由之路

进入21世纪以来，由于现代信息化技术得到突飞猛进的发展，对于科技档案管理而言，不再只停留在保存原有资料的功能上，更重要的是依靠现代信息、网络等高新技术和资源，利用信息化网络和计算机技术构成崭新平台，从而提高企业的综合运作能力，增强企业的核心竞争能力。由此可见，信息化是科技档案管理的必由之路。作为企业的档案管理者，务必要树立起强烈的职业创新意识，以信息化建设推动科技档案管理工作，把建立企业档案信息网络，实现馆藏科技档案数字化、资源共享、服务对象与需求扩大化，当成义不容辞的职责。

一、科技档案在企业信息化建设中发挥的作用

档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值型等特点，其中历史再现性为其本质属性，其他特点为一般属性。因此，可将档案的定义简要表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。

科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中，形成的应该归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像带等科技文件材料。科技档案管理是档案管理的重要组成部分，它在企事业单位中是一项技术基础工作。尽管档案管理历史悠久，而科技档案管理却诞生在近代工业革命之后，是社会化大生产和专业分工的产物。科技档案对于企业建设与发展具有重大的作用，特别是在进入现代化企业建设中，科技档案在科研、生产、企业科学管理中显示出越来越明显的无可替代的作用，具有相当高的经济价值。对于一个企业来说，研发能力的强弱，是衡量其核心竞争力的重要指标，而许多新的研发成果不可能从零开始，更多的是要借鉴、吸收大量的前人成功经验，吸取大量的前人失败教训。科技档案利用价值是它本身固有的特点，使其变利用价值为使用价值，使科学技术成为生产力，在企业建设与发展中产生经济效益。

当今社会正步入一个新的技术革命新时代，这些高新技术广泛应用于生产，应用于社会之中，势必带来社会生产力的飞跃，同样也会引起社会生活的深刻变化，尤其是计算机和通信技术的迅速发展和广泛应用，信息已成为人类生存和发展的重要资源，是现代科学技术的支柱之一。信息资源的利用就是人类知识和智慧的利用，科学信息的交流、利用必将推动科技生产力的不断发展，科技档案信息化管理势在必行。

所谓科技档案信息化，就是根据企业的实际情况，在科技档案管理中，全面运用现代信息技术，对企业科技档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。企业科技档案信息化一般而言，可以从实现档案信息的数字化和网络化，实现档案的信息接收、传递、存储和提供利用的一体化，实现档案信息的高度共享，引发档案管理模式的变革。具体来说，由于原始

档案经过反复查阅，不可避免地受到一定程度的损害，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。而信息化技术就彰显出独特的魅力，可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。

二、科技档案管理是企业信息化建设和发展的重要环节

企业信息化以现代化的信息处理技术、网络技术和网络设备，对企业进行全方位、多角度、高效能的改造，通过信息资源的开发和信息技术的有效利用，来提高企业的生产能力和经营管理水平，增强企业在国内外市场中的竞争力。

供电企业在改革发展的历史进程中，特别是经历了IP市场风雨变换的考验，以“抓住机遇，迎接挑战”为口号，已实现了信息化建设的新局面。以辽宁省电力公司ERP项目为例，2008年9月26日全面启动，2009年6月25日成功上线，11家市级供电公司按照试点设计流程无差异推广，当年11月25日，ERP项目在14家市级供电公司全面推广。继后，2010年ERP在农电系统的71个县区上线。这说明了以ERP为核心的各信息系统深化应用为主线，为支撑坚强智能电网和三集五大体系建设，为尽快建成“一强三优”现代公司，奠定了坚实的信息化建设的基础。

同样，在供电企业科技档案信息化管理也是如此。更多更快地收集、整理、传递有价值的信息，为供电企业的生产、经营、研发和领导决策服务，已成为供电企业信息化建设的核心环节。供电企业的科技档案信息化建设，将档案管理的电子化、网络化纳入整体企业信息化的重要内容。通过长期的全方位地跟踪国内外本行业的科技动态、成果和进展水平，建设成具有行业特色的专题数据库，这样才能为本企业提供高质量的信息服务。

三、科技信息化管理是一项系统工程

供电企业一般设置科技信息管理部门，这个部门的主要职责是：根据本企业生产、经营和发展需要，开展科技工作，解决实际问题，推动电网技术进步与信息化；运用科技管理、计算机应用、信息化和技术监督等手段，提高本企业科学管理水平。管理的内容：一是负责制定科技发展规划，负责科技计划（资金）管理，包括科技项目计划，青年科技促进费项目计划等；二是负责科技管理成果，包括鉴定、申报、评审、奖励、科技成果产业化及推广应用、技术市场等；三是负责专利管理，包括申报、统计、实施等；四是负责计量管理，包括计量升级、贯彻执行计量法、计量认证与认可、计量标准的建立与检定、计量站管理等；五是负责全质管理，包括全质管理成果的申报、评审、发表、奖励等；六是负责标准化管理，包括标准的制订、修订、标准化审查等；七是负责科技统计工作；八是负责信息化工作，包括信息规划、信息网的建设与维护、组织开发应用软件等。当然，供电企业科技管理部门管理的内容并非仅仅以上八个方面，笔者之所以罗列出来，是说明科技信息绝非是档案管理部门一家的事情，它是供电企业科技管理的重要组成部分，建立科技管理系统与科技数据库，同样是一项系统工程。

供电企业科技管理系统服务于全网的各级科技管理部门，在功能上覆盖运作层、运作管理层、战术管理层和战略管理层。通过集约化的共享数据库和发达的计算机通信网络，沟通各层间的信息交流，实现全网科技管理工作（当然包括科技档案管理）的统一管理。

科技管理系统、科技计划管理系统、科技成果管理系统、科技统计管理系统、计量管理系统、全面质量管理标准化管理系统以及科技评审专家库、科技成果专家评审系统等等，就为科技档案管理提供了强大的支撑能力，提供了科技档案灵活、方便的查询、统计功能。推进科技档案信息化的关键是人才。举例来说，如由于科技档案的信息化，其中包括档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对档案管理人员提出了更

高的要求。只有把人才问题解决好了，才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能最大限度地能满足企业对科技档案的需求。

科技档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化建设的实现不可能是档案部门力所能及的，也不是仅仅单凭几个计算机技术人员，它固然需要所有科技档案人员的积极参与，更需要企业统筹兼顾全面安排，特别是依靠企业科技信息管理部门所发挥的主导作用。

四、科技管理系统实现了科技档案现代化管理

1.科技计划管理系统

以辽宁省电力公司为例，科技计划管理信息系统采用面向对象的系统分析与设计，利用先进的三层体系结构（BAS），应用JAVA技术开发，符合J2EE标准的强大的企业级资源管理平台，是建立并实施ERP的核心。科技计划管理的主要功能包括：对基层、省公司和发供电企业的科技计划进行分类查询，按项目类别，负责单位对资金分配的统计，设备的购置计划，科技计划草稿，科技计划的上报等。该系统运行以来，通过信息网络完成计划上报与下达、项目申请若干个。

2.计量管理系统

计量管理主要包括：基层单位申报计量室认证资料、基层单位计量管理资料信息采集与查询等。

3.全质及标准化管理系统

全质及标准化管理系统主要包括：行业标准维护、基层单位上报QC成果、QC成果评审结论及上报QC成果，企业标准化编写模板等。

4.科技成果和专利管理

科技成果和专利管理主要包括：基层单位上报科技成果、科技成果汇总维护、基层单位上报专利、筛选申报科技进步奖项目、基层单位返回科技进步奖推荐书、汇总上报科技进步奖推荐书、科技成果专利统计及收集科技成果推广项目申请书等。

5.科技统计系统

统计是科技档案工作的一个组成部分，基本任务是对档案工作发展情况进行统计调查、分析、监督，以计量化的管理，科技统计系统的所有报表均采取网上电子报表形式。对各类统计信息实现计算机管理，通过网络实现信息共享，使统计工作标准化、实用化。基层单位可以录入、查询、统计、修改、打印。

刍议档案管理信息化中的信息安全篇3

【关键词】档案管理；信息化；风险；信息安全

科学的档案管理，是将历史工作全面、系统地呈现在需求者面前，让观阅者能够用最短的时间了解被阅者的基本情况，作为下一步工作的依据。

1、档案管理信息化

1.1 档案管理信息化的概念

档案管理信息化是指运用现代化的信息科学技术，尤其是以计算机为主要载体的智能化工具为依托，对档案资料进行收集、整理、开发以及利用，这是一种高效、科学的管理模式，主要包括建设标准化、资料存储数字化、信息利用网络化。推进档案管理信息化建设，对促进人才开发、利用具有重要的作用。

1.2 档案管理信息化的意义

第一，档案管理信息化可以快捷地实现资源共享。打破传统的纸张传递、审阅模式，在使用者之间消除信息闭塞的壁垒，促进信息资源的保存、传递、开发、利用，更高效地实现资源共享。

第二，档案管理信息化标志着档案事业的一个新起点。传统的档案管理就是簡单的收集、管理。而引入信息化建设，一方面是硬件设施的信息化，另一方面是软件的信息化建设。而硬件、软件两方面建设都能更加满足当今社会的发展要求，使档案管理工作与社会整体发展相协调。

第三，档案管理信息化效率更高。传统的档案管理以纸质的资料作为信息的保管、整理、归集，过程繁琐，导致效率低下，而且容易对档案资料产生破坏。推进信息化后，纸质的资料变成了电子档案，以科学的先进技术替代了传统的手工模式，缩短了档案管理的时间，而且将文字、图片电子化，具有强烈的直观性、选择性、易操作性，容易调动工作的热情。

2、档案管理信息化中电子文件信息安全风险

电子文件是档案资料在网络环境下生成的资料呈现方式，这是一种新型的只是管理方式，它直接关系到档案信息化的作用能否正常实现。如果电子文件保管不到位，造成被非法窃取或者是修改，都会造成信息资料的真实性和完整性，不仅无法为使用者提供可靠的档案资料，也失去了信息化减少的意义。因此，保证电子文件资料的安全至关重要。电子文件具有虚拟性、复杂性以及集成性的特点。

2.1 信息更替过程造成资料的损失。由于科学技术的快速发展，具有存储信息和使用功能的管理软件、硬件与操作系统都有一定的升级空间，而在技术升级的过程中，可能由于信息的存储格式等方面的标准不同会妨碍到电子文件的存储的长期性。如果，信息不能读出，等于信息被破坏了。

2.2 电子文件档案的目的就是对相应的资源进行利用，实现资源的共享。而资源共享的整个工作过程都是依托计算机和网络而进行的。这个过程运用了一定的网络技术，从资料使用的周期来看，由于网络加密技术、防火墙技术、病毒机器变异技术、网络备份、计算机、网络技术的缺陷或者是发展等诸多因素影响，都会产生很多安全隐患，直接影响到资料保存、使用的安全性。加之，电子文件与信息载体能够分离，让泄密具有了很强的隐蔽性，而且被泄密的资料依靠互联网可以快递地传播开来，给补救工作带来了很大的挑战。

2.3 电子文件管理人员素质参差不齐。由于我国档案管理信息化建设相对较晚，很多管理人员并非专业人士，其业务能力、政治素质以及职业道德都有带提高；此外，电子文件管理需要很强的硬件、软件操作能力和维护能力以及安全防护知识，所以，管理人员必须具备较强的综合素质。而受到原有用人体制的影响，很多管理人员的水平不高。而且兼职现象比较严重，缺乏相应的管理意识很安全意识，都会对电子文件的管理造成很大的影响，严重地影响了先进的管理方式的推广。

3、档案管理信息化中电子文件安全应对措施

3.1 加强文件管理人员的素质

为了适应社会的发展，满足科技的要求，档案管理者必须做到活到老、学到老，不断探索，不断创新，在工作实践中提升自我，最终实现档案管理信息化建设目标，才能满足使用者对档案信息的需要，才能让档案资料发挥更大的作用。

一是，档案管理人员要及时更新计算机、网络通讯方面的知识，提升网络使用的安全性。要不断学习网络历史、文化、专业术语等网络的基本理论和操作知识。

二是，档案管理人员要熟悉互联网的信息资源分别和查找手段、方法，熟悉常用浏览器的使用，要熟悉不同需要存储的档案信息的特点和搜索引擎，以及归集方法。

三是，完善整理档案信息的能力。要能做到通过网络将分散的资料进行整合，提供给使用者。

四是，加强网络档案信息资源开发的能力。信息化要起到实效，就得适应网络化发展要求，切实提高网络档案工作服务水平很能力，这就需要管理者不仅要有丰富的档案管理知识和经验，熟悉网络的信息搜索、整合流程，更要具有学习、探索的能力。

3.2 强化安全培训

电子文件以计算机和网络为依托，建立在现代信息技术运用基础上，利用数字化手段，对资料进行收集、管理工作，从而实现档案资料的资源的大规模共享。

因此，要对档案管理人员进行电子文件安全培训。增强管理人员的安全保密意识，并强化其职业道德，增强其责任感。针对可能出现安全问题的环节，如传输、录入、存储、调用等环节，要建立相对完善的管理制度，做到有制度可以依靠、可执行；同时，要加强技术力量投入，可以利用加密技术来拦截第三方对资料的盗取；设置安全通行密码，维护管理者的使用权限；也可以利用监控技术，防止对电子文件的非法访问，防止资料的泄露和篡改；做好电子文件的安全备份工作，增强计算机病毒的防控能力，提升电子文件的安全性。

3.3 转变管理视角，做到技术和管理同时加强

由于电子文件管理是依靠先进的技术，所以就形成了对技术发展的高度重视，而忽略了相应的配套管理措施。如果缺少如文件登记、传递、监控等运行过程，或者这些措施不到位，而仅仅依靠科技的保障，是无法实现电子文件的信息安全的。因此，做好电子文件安全使用，不仅是科技的问题，更是管理的问题。档案管理人员要充分发挥自己的能动性，切实履行岗位职责，对电子文件的运行过程要进行研究很监控，做到全盘考虑。

3.4 建立、健全电子文件安全运用规范

作为一个新发展起来的管理手段，档案信息化的安全工作是一项非常重要的工作。虽然国家制定了《网络安全法》、《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》、《中华人民共和国电子签名法》等，但是这些都是基本法，面对日新月异的科技发展势头，要想保护电子文件在档案信息化过程中的安全，必须根据实际工作需要，结合科技的发展速度，制定适合的规则和法律，才能最大程度的保证电子文件的安全使用，促进档案的信息化建设。

参考文献

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[3]王春杰.信息化背景下干部人事档案管理对策分析[J].办公室业务，2012（21）：171-172