档案知识库（精选十篇）
档案知识库 篇1
关键词：档案,知识管理,分布式表征
当前, 知识经济蓬勃发展, 知识已然成为促进经济增长、社会进步的根本性力量。如何组织和管理知识, 逐渐成为人们关注的话题。而档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录[1]2。从档案的概念可以看出, 档案蕴含着丰富的知识信息, 如何对它们进行有效的管理和利用?本文拟从档案知识管理的概念出发, 分析档案知识管理的流程, 明了档案内容信息的分布式表征是档案知识管理的基础, 最后探讨档案知识管理过程中应遵循的原则。
一、档案知识管理概述
知识管理就是“对知识、知识创造过程和知识的应用进行规划和管理的活动[2]2”。从这个意义上说, 知识管理就是对知识对象的加工和利用过程。所谓档案知识管理就是对档案知识内容进行鉴别、登记、存储、共享和利用的过程。随着全面建设“覆盖人民群众的档案资源体系、方便人民群众的档案利用体系和确保档案安全保密的档案安全体系[3]18”的开展, 档案知识管理已成为构建“三个体系”的灵丹妙药。
二、档案知识管理的流程
档案知识管理是由一系列加工和利用过程所组成, 档案鉴别、档案登记和编码、档案存贮和档案利用共同组成了档案的知识管理。
档案鉴别就是对档案信息进行筛选的过程。当前, 社会进步、文化繁荣、经济发展, 人类活动所产生的档案信息也不计其数。有些档案具有保存价值, 有些档案可重复利用, 而有些档案却毫无用处。因此, 在档案知识管理进程中, 需要对档案信息进行评估和筛选, 并确定保密等级, 这样才能提高档案工作的效能。
档案登记和编码就是对已筛选的档案信息进行加工的过程。档案信息的存在方式多种多样, 这给档案的管理和利用带来了不便。因而, 这一环节中, 将档案信息转成可检索利用的档案知识时, 需要制定统一的档案信息分类标准和著录标准, 而不是简单地依据档案的载体形态来进行登记和编码。其中, 编码应该根据档案内容的属性, 提取其相关的内容单元作为关键词, 以便不同档案信息之间的链接, 实现档案知识信息的共享。
档案存储就是档案知识信息保存在档案知识库中, 随着档案管理的电子化、网络化, 如今完成档案存储环节的工具主要是各种档案管理系统。同时, 为防止档案知识信息的意外受损, 在这环节还要做好档案的备份工作。
档案利用就是对档案知识信息的使用和服务用户的过程。档案工作“三个体系”的提出, 扭转了过分注重档案保存而忽视档案利用的倾向。档案利用的实际效果是对档案知识管理其他环节的绩效评估, 在一定程度上, 档案利用是档案鉴别、档案登记和编码、档案存贮的参照点。同时, 档案利用也是档案知识管理的根本目的。
三、档案知识管理进程中应解决的几个问题
1.档案知识表征问题。档案知识管理的实现依赖于档案信息的编码和存储, 即档案知识信息的表征, 有的也称之为档案知识信息的知识表示[4]145。所谓的档案知识表征就是档案信息在系统或组织内的建构和再认的方式。档案知识管理最终目的是为了档案知识信息的有效利用, 因而, 档案知识信息在档案管理信息系统内的表征形式应符合用户的认知习惯, 应与用户的记忆形式相对应。研究表明:知识大部分以分布的形式存储在大脑的神经元之中, 神经元之间相互联结, 当存在知识需要时, 这些联结就会相互激活, 共同形成所需要的知识内容。因此, 在对档案信息进行编码时, 应将档案信息分解为不同的知识单元, 并将这些知识单元登记入档案管理系统, 形成共同的知识网络。当前, 云计算影响深远, 它可以实现数据的分布式表征, 档案的知识信息可以在不同的网络节点存储, 在用户利用档案信息时, 系统可以进行并行分布加工, 提高档案信息的输出效率和精确性。同时, 云计算也实现了档案知识信息的云备份, 即使某一节点的数据受损, 也不影响档案知识管理系统的正常运转。
2.知识共享问题。通过对档案知识信息进行分布式表征, 依据一定的标准将离散的档案数据集合在一起, 为档案知识共享奠定了基础。然而, 实现这一目标就要求档案部门构建知识库。知识库的构建并非一朝一夕能够完成, 它是一个系统的工程。不同的档案, 构建知识库的方式也就不同。如, 诚信档案就需要全国银行系统共同建设;而人事档案则是由各级人事部门和人才市场共同建设;档案馆的特色档案知识库建设却由该档案馆独自建设。值得一提的是, 这些不同档案的知识库的兼容和链接至关重要。
3.资源集成问题。由于在档案知识管理过程中遵循了分布式知识表征的方法和途径, 因而实现了不同档案信息的可链接性, 为档案知识信息的共享奠定了基础。随着社会的不断进步, 广大民众对于档案信息的需要也呈多样性的趋势。然而, 传统的档案管理依据档案的载体形态及档案信息的属性进行分别管理, 造成了不同档案之间存在着人为的鸿沟和壁垒, 不仅不利于档案的管理, 更不利于用户的使用。档案的知识管理消除了这样的障碍, 对档案知识信息内容进行分布式表征, 可以将不同载体、不同内容、不同功能的档案信息整合在一起, 实现了档案资源的集成管理。当然, 档案资源集成管理的实现离不开信息技术和网络技术的支撑。当前, 档案资源管理系统也五花八门, 不同类型的系统之间兼容性较差, 容易造成“信息孤岛”现象, 也不利于档案知识信息的一站式服务。因此, 实施档案知识管理, 不仅要实现档案信息内容的集成, 而且要管理系统的软硬件的表征的一致性, 这样知识管理才能落到实处。
四、档案知识管理对档案服务的启示和影响
1.树立了“以用户为中心”的档案管理理念。知识管理本质上就是通过对知识对象的加工, 从而实现知识的创造和增值。档案部门通过实施知识管理, 可以促进档案数据的加工和利用, 从而加快我国档案事业“三个体系”建设的步伐。档案知识管理扭转了传统档案管理以藏为本的管理理念, 树立了“以用户为中心”的管理理念。
如今“, 以人为本”的科学发展观理念已经深入档案工作的各个环节。档案知识管理的各个流程也应体现“以用户为中心”的原则。其一, 档案知识管理的流程应与人类获取知识和利用知识的过程是一致的, 应充分考虑人们的知识建构的特点;其二, 要能够理解档案信息用户的知识获取习性。用户在获取信息的过程中, 希望能够经历较少的步骤, 较容易地获取所需信息。因而, 档案管理信息系统的设计, 应根据用户的需要来引导整个界面的设计, 应使用嵌入式技术和分布式数据可技术, 实现用户检索档案信息和获取信息的一站式服务;其三, 应重视用户的参与和互动过程。档案知识管理不仅仅是提供可检索、可获取的档案知识库, 还应提供用户和档案部门、用户之间交流互动的平台, 不仅能够更好地服务档案用户, 还可及时反馈档案管理过程的不足, 实现档案知识管理的可持续发展;其四, 注重用户的情感体验。愉悦、积极的情绪可以促进用户的身心健康, 也可提高档案服务的效能。不论虚拟的, 还是现实的档案服务, 档案工作者都应注重服务的细节, 一言一行、字里行间都显露着你的态度, 对于用户也产生着潜移默化的影响, 影响着他们的态度和情感。值得注意的是, 在遇到问题时, 档案工作者应本着“以用户为中心”的原则, 不能简单地将造成问题的原因归咎于用户, 要有同理心, 能够设身处地地替用户着想, 能够理解用户所处的情境。
2.档案知识管理使得档案信息个性化服务成为可能。个性化信息服务是指能够满足用户个体信息需求的一种服务, 也就是说, 用户可以根据自己的需要, 自己设定信息的来源方式、表现形式等或通过对用户个性、使用习惯的分析而主动地向用户提供其可能需要的信息服务[5]251。档案知识管理使得档案信息有序组织, 也可根据知识单元进行组合, 形成不同的档案知识主题。用户可根据自己的认知需要, 确定自己的档案信息需求, 并从档案知识库中找到自己所需要的知识。随着Web2.0 甚至于Web3.0 的广泛应用, 用户在获取信息的同时, 可根据自己的知识结构来编辑、修正、补充档案知识库的相关内容, 这样的互动不仅有利于档案知识管理的完善, 更为主要的是让用户确立了自身的主体地位。此外, 档案工作人员也可根据用户的身份信息、知识背景以及其过去信息索取痕迹, 明确其可能的档案信息需求, 通过RSS技术进行个性化档案信息服务推介。简而言之, 档案知识管理的实施改变了档案数据的存在方式和加工方式, 使得档案信息个性化服务变成现实, 促进整个档案事业的更大发展。
总之, 档案知识管理的实施是知识经济发展的必然, 也是提高档案利用水平的有效路径。在实施档案知识管理过程中, 应遵循“以用户为中心”的原则, 根据用户的知觉习惯, 将档案知识信息分解为一个个小的知识单元, 分布存储于管理系统内, 从而实现档案知识的共享和使用, 也使得档案信息个性化服务成为可能。
参考文献
[1]中华人民共和国档案法[Z].全国人大, 1996.
[2]中国国家质量监督检验检疫总局, 中国国家标准化管理委员会.GB/T23703.1—2009知识管理:第1部分“框架”[S].中国标准出版社, 2009.
[3]杨冬权.在全国档案安全体系建设工作会议上的讲话[J].中国档案, 2010 (6) .
[4]杨盛春.知识表征研究述评[J].科技情报开发与经济, 2012 (19) ..
档案知识库 篇2
一、判断题
1、中国首届“国际档案日”纪念活动开展于2012年。（×）
2、《中华人民共和国档案法》自1988年1月1日起施行。（√）
3、《档案法》所称的档案是过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（√）
4、属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布。（√）
5、文物、图书资料同时是档案的，必须由档案馆保管。（×）
6、档案保存价值的鉴定标准由国家档案行政管理部门制定。（√）
7、集体和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或应当保密的档案，国家档案行政管理部门必要时可以收购或征购。（√）
8、在利用档案馆的档案中，涂改档案的可以给予罚款。（√）
9、所有材料都应该向本单位档案机构或档案工作人员移交。（×）
10、档案所有者可以向国家档案馆寄存或出卖；向国家档案馆以外的单位或者个人出卖的，应当按照有关规定由县级以上人民政府档案行政部门批准。（√）
11、对违反档案法构成犯罪的行为，可依法追究刑事责任。（√）
12、专业性较强或者需要保密的档案，可以延长向有关档案馆移交的期限。（√）
13、档案密级的变更和解密，由档案行政管理部门决定。（×）
14、专业档案馆收集的范围，由其主管部门或者本单位审核，按规定报同级人民政府或者同级档案行政部门批准。（√）
15、个人和组织利用档案时，不得涂改、伪造、损毁、丢失档案并不得泄密，但可以任意抄录、复制档案。（×）
16、各级各类档案馆在提供档案利用过程中，一律不准收取任何费用。（√）
17、各级各类档案馆提供社会利用的档案，应当逐步实现以复印件形式代替原件。（×）
18、根据有关规定，综合档案馆在档案行政管理部门的授权下具有行政执法主体资格。（√）
19、各单位可以根据实际情况决定是否销毁档案。（×）
20、机关应归档纸制文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本，定稿一并归档。（√）
21、为保护档案和节约能源，档案库房应采用自然光源。（×）
22、档案保管期限表是档案保存价值鉴定指导性文件。（√）
23、档案保管人员调动工作时，应在离职前办好档案交接手续。（√）
24、根据《档案馆建筑设计规范》的要求，安装密集架的库房负荷应不小于12KN／㎡。（√）
25、会议记录具有保密性，因此应有专人保管。（√）
26、对具有归档价值的照片，其摄影者或承办单位应及时整理，向档案室归档，一般不应跨年度。（√）
27、对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照国家规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。（√）
28、单位、国家综合档案馆可以委托中介服务机构从事保密档案的数字化加工等具体技术工作。（√）
29、中华人民共和国公民，没有身份证件也可以查找利用自己的婚姻档案或人事档案。（×）30、本行政区内重大活动、重要事件形成的档案、涉及民生的专业档案列入综合档案馆收 集范围。（√）
二、单项选择题
1、《中华人民共和国档案法》第（C）条，对“归档制度”进行了明确。A、三 B、五 C、十
2、档案库房(含胶片室、磁带室)的温度应控制在（A）。A、14—24℃ B、10—14℃ C、24—30℃
3、“国际档案日”确定于（C）的。
A、1948年 B、1987年 C、2007年
4、（C）属不归档的文件。
A、会议记录 B、一般文件的历次修改稿 C、设备说明书
5、我国唐代的人事档案称“甲历”，其保存场所是（A）A、甲库 B、兰台 C、架阁库
6、各种临时工作机构撤销时，其档案应当（C）。
A、自行处理 B、销毁 C、向有关的主管机关或档案馆移交
7、中华人民共和国成立以来形成的档案，自形成之日起满（C）年向社会开放。A、10年 B、20年 C、30年
8、机关单位“保管期限表”的制定主要依据是（B）A、7号令 B、8号令 C、9号令
9、电子公文一般应在办理完毕后（A）向机关档案部门归档。A、即时 B、十日内 C、一个月内
10、最耐久的字迹材料（C）。
A、蓝黑墨水 B、纯蓝墨水 C、碳素墨水
11、档案的本质属性是（A）。
A、原始记录性 B、信息属性 C、价值属性
12、各机关应根据国家有关规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经（A）后执行。A、经同级档案行政管理部门审查同意 B、经本单位主要负责人签发后执行
C、经本单位档案工作分管领导签发后执行
13、根据国家规定，（C）可以不列入单位档案机构统一管理范围。A、文书档案 B、业务档案 C、人事档案
14、照片文字说明是照片档案重要组成部分，一般应包括(C)等要素。A、时间、地点、人物 B、内容、地点、摄影者、时间 C、事由、时间、地点、人物、背景、摄影者
15、（B）是我国宋代建立的具有机关档案室性质的保存档案的机构。A、兰台 B、架阁库 C、皇史宬
16、《中华人民共和国档案法实施办法》是（B）施行的。
A、1990年10月24日 B、1990年11月19日 C、1999年6月7日
17、一切国家机关、武装、社会团体、企业事业单位的公民对档案有（C）义务。A、保管 B、整理 C、保护
18、中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的（A）。A、文化事业机构 B、科研机构 C、行政机构
19、国有企业事业单位资产转让时，转让有关档案的具体办法由（B）制定。A、档案的形成者 B、国家档案行政管理部门 C、国有资产管理部门 20．关于“全宗”的表述，下面不正确的是（B）
A．没有立档单位就没有全宗 B、一个立档单位可以分几个全宗 C、个人档案可以组成一个全宗
21、中华人民共和国的公民和组织，持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明，可以利用（B）的档案。
A、所需 B、已开放 C、所有
22、机关、团体、企事业单位和其他组织以及中国公民利用档案馆保存的未开放的档案，须经（A）的同意。
A、保存该档案的档案馆 B、档案的形成者 C、档案行政管理部门
23、对明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的，直接负责的主管人员或其他直接责任人员应给予（C）。A、调离岗位 B、罚款
C、行政处分，对构成犯罪的依法追究刑事责任
24、各级国家档案馆馆藏的永久保管档案分（C）管理。A、一、二级 B、一、二、三、四级 C、一、二、三级
25、档案馆对寄存档案的公布和利用，应征得（B）的同意。A、档案形成者 B、档案所有者 C、档案行政管理部门
26、属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满（B）年即向有关的国家档案馆移交。A、30 B、20 C、10
27、文书档案的归档时间一般是（C）。
A．第二年底 B．随办随归档
C．第二年上半年
28、属于集体所有和个人所有的档案，档案的所有者（B）档案的内容。A、可以随意公布 B、必须在国家的法律、法规之内公布 C、不得公布
29．统一保存和管理本机关档案的内部机构是（B）
A．档案馆 B．档案室
C．档案行政机关
30、档案缩微品和其他复制形式的档案载有（B）的签名或印章标记的，具有与档案原件同等的效力。
A、档案形成者 B、档案收藏单位法定代表人 C、档案行政管理部门负责人
31．组织沿革是系统记载一个机关、地区的（B）机构、人员编制、体制变革情况的参考资料。
A．领导 B．组织 C．内设
32、个人在非职务活动中形成的档案或以继承、受赠等合法方式获得的档案归（A）所有。A、个人 B、国家 C、集体
33、需要提前或延期移交档案的，应征得（C）同意。
A、上级主管部门 B、本级人民政府 C同级档案行政管理部门
34、机关、团体、企事业单位和其他组织保存的属于国家所有的档案，除涉及（A）不宜向社会公开的外，可以向公民、法人和其他组织提供利用。
A、国家秘密、商业秘密和个人隐私 B、照片、图纸 C、磁带、光盘
35、拒绝接受档案行政管理部门监督检查的行为属于（A）。A、违法行为 B、违纪行为 C、道德问题
36、保密档案的管理和时间，密级的变更和解密，必须按照国家有关（B）的法律和行zd规的规定办理。
A、档案 B、保密 C安全
37、档案馆应当定期公布开放档案的（A），并为档案的利用创造条件，简化手续，提供方便。
A、目录 B、内容 C、检索工具
38、向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有（B）权。A、所有 B、优先利用 C、处置
39、机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，向档案馆（B）移交档案。A、随时 B、定期 C、不定期
40、向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，可对其档案中不宜向社会开放的部分提出（C）的意见。
A、禁止利用 B、部分利用 C、限制利用 41．立档单位的构成条件包括（C）。
A．设有管理档案的机构和专用库房
B．设有管理文书事务和机要事务的机构或人员
C．设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权
42、县级以上国家机关承办有重大影响的会议时，所形成的档案应在会议结束后（B）内移交同级国家综合档案馆。
A、六个月 B、三个月 C、四个月
43．档案保管工作的“七防”不包括（A）。
A．防噪音 B．防光
C．防尘
44．凡是反映机关主要职能活动和基本面貌并对社会具有长远利用价值的档案列为（A）。A．永久保管
B．长期保管 C．短期保管 45．我国档案保管机构包括（A）。
A．档案馆 B．档案学会 C．档案行政机构
46、《中华人民共和国档案法》中规定的“档案”，是指对国家和社会有（A）价值的各种文字、图表、声像等不同的形式的历史记录。A、保存 B、收藏 C、资政
47、国家档案馆保存的未开放的档案（B）。
A、仅限政府部门利用 B、仅限档案的形成者利用 C、公民个人可以利用
48、《中华人民共和国档案法实施办法》是（C）制定的。A、国务院 B国务院法制办 C、国家档案局
49、《归档文件整理规则》适用于（A）。
A、文书档案 B、会计档案 C、科技档案
50、根据《归档文件整理规则》，归档文件的整理是以（C）为单位。A、卷 B、盒 C、件
51、根据规定，文书档案的保管期限分为永久、（B）、10年三种。A、长期 B、30年 C、20年
52、归档文件的编号是以归档章的形式在归档文件上注明的，归档章应盖在（A）。A、首页上端居中空白处 B、首页右上角 C、首页右下角
53、婚姻登记档案的保管期限一般为（C）A、永久 B、长期 C、100年
54、当年的婚姻登记材料应当在次年的（A）前完成立卷归档。A、3月底 B、6月底 C、12月底
55、电子公文一般应在办理完毕后（A）向机关档案部门归档。A、即时 B、十日内 C、一个月内
56、（A）既能用于组织馆藏和进行档案统计，又可用于检索。A、案卷目录 B、分类目录C、主题目录
57、新闻纸易变黄发脆的主要原因是含有较多的(C)。A、半纤维素 B、纤维素 C、木质素
58、文书整理的根本目的是（B）。
A、便于保存和利用 B、便于保管和利用 C、便于使用和保管
59、通常征集的主要方法有接受捐赠、国家收购和征购、交换及（C）。A、协议赠与 B、档案复制 C、有偿征集 60、除去蓝黑墨水斑可用(C)。A.还原剂 B.有机溶剂 C.氧化剂
三、简单题
1、什么是全宗？
全宗是档案的基本分类和管理单位，指一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。通常情况下，一个独立从事活动的单位，如一个机关、一个企业、一个学校所形成的全部档案应该组成一个全宗，某一个人形成的全部档案则可以构成个人全宗。
在档案的整理、流转和保管过程中，同一全宗的档案不得分散，不同全宗的档案不得混杂，这被称作全宗不可分散性原则。
2、构成立档单位的条件是什么？ 立档单位是与全宗相对应而言的，其档案能够构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人即称为立档单位。构成立档单位的主要条件是：
(1)可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；
(2)是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；(3)设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。这三个方面往往互相依存，有时也并不完全具备，其中以第一条作为最基本的标志和主要条件。
3、机关联合召开会议、联合行文时形成的文件材料原件由谁归档？ 根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》第十一条规定：机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。
4、案卷题名的基本结构是什么？
作者(责任者)一内容(问题)一名称(文种)。
5、《中华人民共和国档案法》的解释权在哪个机关？
《中华人民共和国档案法》是由全国人民代表大会常务委员会审议通过的，按照《中华人民共和国立法法》的规定，其解释权在全国人民代表大会常务委员会。
6、个人是否有权处置其人事档案？ 人事档案是国家档案的重要组成部分，其权属归国家所有。任何单位和个人对人事档案均无随意处置的权利。单位对人事档案负有保管义务，并根据需要按国家有关规定进行流转和移交。
7、违反档案法律规定。构成犯罪的，需要追究什么样的刑事责任？
根据《中华人民共和国刑法》第三百二十九条的规定，抢夺、窃取国家所有的档案的，处五 年以下有期徒刑或者拘役。违反档案法的规定，擅自出卖、转让国家所有的档案，情节严重的，处三年以下有期徒刑或者拘役。
8、如何在电子文件保管过程中保证其有效性？
(1)归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记；
(2)对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10％，如发现问题应及时采取恢复措施；
(3)对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年；(4)档案保管部门应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》。
9、机关、团体、企业、事业单位和其他组织的档案机构依照《档案法》的规定：该履行的职责有哪些？
答：依照《档案法》规定，机关，团体，企业，事业单位和其他组织的档案机构应履行的职责主要有：
（1）贯彻执行有关法律，法规和国家有关方针政策，建立，健全本单位的档案工作规章制度；
（2）指导本单位文件，资料的形成，积累和归档工作；
（3）统一管理本单位的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案；（4）监督，指导所属机构的档案工作。
浅谈企业档案知识服务 篇3
在知识经济时代，企业的自主创新是在占有信息或知识的基础上进行的，知识的运用与创新是企业生存与发展的核心竞争力。企业创新既需要全面了解和掌握本企业的经营战略、核心竞争力、市场竞争地位、营销策略、竞争优劣势等信息，也要充分了解竞争对手策略、宏观环境和产业环境的相关信息。如果说，创新能力和信息获取能力是构成企业竞争力的重要因素，那么，信息资源就是企业自主创新的战略资源，而企业档案资源正是企业重要的战略资源。
2 开发利用档案资源面临的问题
目前很多企业出于竞争和持续发展的需要，加快了信息化建设的进程，实施了产品设计的信息化、生产过程的信息化、产品销售的信息化、经营管理信息化、决策信息化等，以实现对资金流、物流、作业流、信息流所产生的信息进行数字化和网络化管理。这些情况导致了企业在信息资源的采集、传递、加工处理、共享和利用等方面发生了很大变化，对信息资源的需求和管理都提出了更高的要求。
3 档案知识服务
3.1 以知识为导向的档案管理。知识管理的核心在于知识共享与知识创新，只有知识得到了运用，其价值才得以发挥。而在运用过程中才可能产生新知识，进而知识创新，知识管理才具有生命的延续和发展。从知识管理的角度审视档案管理，重视的是档案内容的挖掘。档案管理要以知识管理为导向，将关注点从文件、档案实体转向文件、档案所蕴涵的知识。档案部门要以满足用户需求、支撑企业业务发展、战略落地为目标，运用先进的思想理念与技术方法进行创新、拓展，探索出基于知识服务的档案管理模式。企业档案知识管理作为新的管理模式正逐步成为档案管理工作的一个创新点，建立以档案利用者满意为中心的档案知识服务体系是大势所趋。
3.2 从信息服务走向知识服务。信息服务是以向人们提供有用的显性信息为内容的信息传播过程，体现的是一种检索和传递的服务；知识服务是以信息知识的搜寻、组织、分析、重组等为基础，根据用户的问题和环境，融入用户解决问题的过程中，提出能够有效支持知识应用和知识创新的服务。信息服务中的核心部分如信息资源建设、信息组织、信息存储、信息检索以及信息传递等，在知识服务中同样不可或缺，都需要以IT技术作为支撑。而知识服务又出现了一些新的技术，如，网络导航、知识发现、智能代理等。
信息服务行业的核心竞争能力不在于其拥有多少信息资源，而在于是否具备快速地帮助用户集合有用信息，并将这些有用信息转化成知识，形成解决方案，进而将这些知识或者方案渗透到新的产品和服务中。传统的信息服务竞争能力主要体现在信息搜集、组织和传递方面，知识含量较少，难以适应知识经济发展和知识创新的需要。知识服务的本质是知识创新，核心是以人为本，重点是帮助用户发现问题和解决问题。显然，知识服务能满足知识经济时代信息用户的需求，信息服务的内容正从信息走向知识，信息服务也正朝知识服务的方向发展。这就使企业档案部门从提供实体和信息服务的初级阶段向提供档案知识服务的高级阶段迈进成为必然。
4 知识服务的内容和方式
企业档案知识服务是以信息知识的搜寻、组织、分析、重组的知识和能力为基础，根据用户环境，融入用户解决问题的过程之中，提供能够有效支持知识应用和知识创新的服务，是档案资源开发利用的高级阶段。为了满足企业用户日益增长的知识需求，企业档案部门应深入研究档案资源服务的发展变化，从服务理念、服务目标、服务对象、服务内容、服务方式、服务人员、服务环境、服务时间、用户角色和用户经历等方面，研究企业档案资源开发利用如何才能适应企业知识管理和创新的需求。亦即，服务理念要从以档案机构为中心转变为以用户为中心；服务目的要从提供档案转变为提供知识；服务方式要从被动服务转变为主动服务；服务手段要从手工转变为电子化智能化服务；服务主体要从档案人员转变为档案团队提供服务；服务策略要从标准化服务转变为个性化服务；服务过程要从阶段性服务转变为全过程服务。
在保留有效的传统的服务方式基础上，企业档案部门要面向用户进一步加强知识标引的规范化，提高知识组织体系的实用性，增强知识导航功能，完善知识检索功能，进而提高知识服务能力；要利用网络技术、多媒体技术大力开展网络化信息服务；利用定题研究、专题查询、模糊搜索、多媒体显示、全文检索等方式，主动地为用户提供满足需求的信息或知识服务。档案知识服务应该是档案工作的核心，要将适当的档案知识在适当的时间通过适当的方式传递给适当的人，以满足用户的档案信息、知识需求，充分实现档案的知识价值。
档案知识库 篇4
关键词：实体管理,信息管理,知识管理
一、实体管理发展阶段和其各方面特点
在我国20世纪七、八十年代以前,互联网、多媒体技术发展还未兴起之时,我国档案管理处于档案实体管理的发展阶段,这一时期档案工作的基础与重点都是基于档案实体来展开的。与此同时档案学界也同样将理论研究投向于档案实体的研究,各方面的理论探讨以及研究都是围绕这一话题论述开来的。在档案学界我们将这一发展阶段的名称定义为实体管理。
1. 管理工作的基础:
实体原件的管控。档案实体原件就是我们日常档案工作中所常见的文件实体形式、实物实体形式、声像档案实体形式等,其特点是档案的内容与其载体的合一性,日常档案工作常常是以静态放入档案室来管控为主。纵观古今,古代历朝历代都有管理档案的场所和部门,诸如汉朝的兰台等,它们各自均有其所属的档案整理和管理方法制度。随着改革开放国策的实施,档案工作也逐渐发展起来,渐渐有了自己的学科体系。这时档案工作也有了固定的环节步骤——“档案工作6环节论”,档案在各部门的收集、整理分类、鉴定、实体保管、编制目录与统计以及利用等环节[1]13。在档案学界中有声音认为,档案的信息开发工作应成为档案管理工作的一支分支,但是此时的档案部门认为档案工作不能离开实体的支撑,因为档案实体是信息开发、传递以及共享、服务工作等的坚实基础。
2. 技术支持:
人工手工化管理。20世纪七、八十年代以前,我国档案管理都还未借助到计算机等工具,基本上还都是档案人员用自己的双手来完成一系列工作的,诸如:档案的收集、整理分类、鉴定、编制目录与统计等工作。档案的保管、保护等重点工作采用的为物理手段,和当前我们所采用的现代化管理手段相比,显得极其落后。随着计算机技术渐渐引入国内,计算机成为辅助档案工作的重要工具,录入检索等可以借助计算机来完成,但是在绝大多数功能上还是不太健全,较原始落后与单一。
3. 理论方面拓展:
以档案实体为重点展开研究。20世纪七、八十年代以前,档案学界所开展的基础理论研究围绕的都是档案实体进行的,诸如档案收集、实体整理分类编号、实体鉴定、保管等工作。在历朝历代的演变过程中,档案管理工作的改良、提升基本上所沿用都是以往档案部门、档案人员的工作经验。档案学的发展是由“8000麻袋事件”源起的,在最初的档案工作发展之初,已经形成了一套完备的史料档案整理规范体系,这也给之后档案整理研究奠定了一定的基础。我国二、三十年代之初,对于档案事业、档案工作已经有了比较模糊的研究,研究的理论较浅,那时还未形成系统的学说[2]34。我国四、五十年代时,国内已经出现一大批档案学方面的专家学者、著作书籍,这标志着我国档案学的发展轮廓已经开始渐渐形成,但是此时所研究的领域大多在政府机关,研究的重点也同样是实体档案,没能将研究视野放到更宽层次的档案类目之中。随着1949年新中国的成立,各项事业百废待兴,档案事业也随伴着起步。此时档案学所研究的理论领域不仅仅关注于档案实体管理,同样关注到其分类编号、收集保管、编史修志、利用统计等方面。
4. 价值体现:
史料、凭证价值。档案是社会各组织或个人对所经历的一系列历史事件所留存下来的记录,其与历史本身有着密切的关联性。再现历史和还原历史是档案属性之一,一些档案学者撰文中写道,我们走进库房打开档案盒掀开案卷之时,我们也便徜徉在历史长河之中,历史也便呈现于眼前。准确来说,在我国20世纪二、三十年代之前,我们国家档案的价值体现的仅仅是史料方面的价值。档案管理部门在史志部门体制之中,古代之时档案部门也是由史志部门负责,并且档案的记录、管理工作是由史官来担任和负责,这也说明了当时公众对档案所体现的史料价值的认可。随着社会的发展以及人们认知的改变,人们渐渐发现档案不仅能体现出史料之价值,同样也可以作为凭证来解决日常工作、生活之所需,这时档案的凭证价值也便体现出来。新中国成立后,我国便成立独立的档案部门、开展档案教育、投资档案事业,将更多的目光投向于档案、档案工作、档案事业。这也是档案价值转变得到认可的表现。
二、信息管理发展阶段和其各方面特点
20世纪70、80年代之后,随着计算机技术、多媒体技术以及互联网络技术传入我国,信息论、通信工程、系统控制论等在国内的兴起。随着这些技术被档案工作者应用到我国档案管理工作之中,刚刚进入档案管理领域便方显才能、大展拳脚,使得档案管理工作在理论与实践上均发生了革命性的变革,信息管理也就是在这样的背景下随之产生的。载体和信息内容的可分离性、突破物理距离以及局限性、物本体概念的弱化、对信息内容直接进行管理,分类,鉴定,保管,利用等,这些都是信息管理所具有的特点。
1. 管理工作的基础:
信息内容的开发。随着社会的发展以及各种技术的飞速进步,人们对于档案的利用需求不仅仅局限于档案实体,对于档案的信息内容同样有着更多的需求。对于信息内容的需求也不仅仅停留在一次信息文献上,二次文献信息的开发也日趋增多。20世纪七、八十年代以前档案工作的6环节论到八、九十年代已经发展成为8环节论,增加2个环节为档案的检索、编辑与研究,都是为了更深层次的挖掘信息内容。20世纪末期,国家档案局推出一系列信息管理与加工的政策,整理工作上提出“优化检索工作,加深信息内容的开发”的号召。自打2000年以后我国档案整理工作,从以卷为单位变为以件为整理单位,种种迹象都表明国家对于档案工作中实体管理所占的比例逐渐缩小,将目光更多投向于信息资源的开发、共享与服务上来。为了更好地服务社会、服务群众所需,编辑与研究工作纵向研究愈发深远。
2. 技术支持:
逐步将信息技术应用至档案管理工作。20世纪八、九十年代后,现代信息技术风靡全球,随之也涌入国内,档案部门、档案人员将其应用到传统档案管理领域,手工化的管理方式渐渐被现代化技术管理方式所取代。通过互联网络以及办公自动化,电子文件可以实现在线归档,在线管理、鉴定等一系列工作[3]27。同样对于之前纸质文件也可以通过数字化技术对其扫描,然后通过档案信息系统挂接于其上,实现信息共享服务等。通过各种信息技术,档案信息管理及利用,便突破了物理局限性、远距离、层层签字审批,为检索管理利用等工作大大提供便利。但是电子文件的长久保存、永久读取、安全性便成为档案部门与档案人头疼的事情了。我国自十二五规划以来,信息化工作被列入议事日程,各行各业均响应信息化工作,档案部门也积极开展。国家档案局于2002年初出台了全国档案事业档案信息化规划工作纲要,文中倡导沿海、中东部有条件的地区可以先期发展档案信息化工作,积攒经验以起到示范与带头的作用。
3. 理论方面拓展:
以档案信息内容和实体双重方面重点研究。随着信息技术的发展与档案信息内容的开发利用,档案理论研究从围绕实体研究转向以档案实体和信息内容并重来展开研究,双重方面研究体现在两个方面。一方面是在依托信息技术的背景下,重点实现如何使实体档案更好的管理。另一面则是研究档案信息资源的开发与整合。在信息技术飞速发展的背景下,如何采用当前所有的技术来提高档案工作效率、优化档案组织机构、实现档案价值。开展档案信息化,实现档案信息资源的共享与服务将是新时期档案工作的发展趋势。
4. 价值体现:
档案信息属性。档案是社会组织在所属社会背景活动中形成的各种记录,档案中所记录的信息内容反映着记录事件的面貌,其信息属性则可见一斑。档案的本质属性之一是内容的原始性,当前信息社会,人们对于档案的需求不仅仅在于其本质属性的内容原始性,更多的是对于利用档案中所记载的信息内容,和信息属性要求逐渐提高[4]14。当前档案学界不仅仅研究基础理论,对于档案中信息属性与信息价值也给予了很高的关注。
三、档案知识管理发展阶段和其各方面特点
进入21世纪以来,知识经济时代随之而来,知识管理的话题也随之摆在我们面前,当然档案管理领域的知识管理也成为档案部门、档案人员面对的新命题。档案信息资源作为当前社会各个行业的重要财富,档案知识管理也将排入各个行业领导的议事日程。
1. 管理工作的基础:
对档案知识信息元的管理。知识经济时代,档案管理不仅仅停留在档案实体、信息管理,已经跨越到档案知识信息元的管理。通过对单位档案知识信息元的细加工、深层次技术处理与挖掘、构建信息共享平台与服务体系,来满足用户对档案知识单元的内容需求。从而使档案部门能够跟上时代的步伐,增强自身竞争力,更好的站在知识经济时代上“存储与创造财富”。档案学界所提到的“新来源观”的特点则是档案知识管理时代的新特征。档案的收集不再是以实体来源为依据,而依据文件的形成过程以及形成背景等因素。同样,鉴定工作不再以主题内容、时间、来源部门等因素考虑保管期限,而是结合部门职能、社会大背景等因素来综合考量所给予期限[5]25。从此档案人员的身份也将发生转变,由原来的档案保管人员转变成档案知识的开发者与提供者。
2. 技术支持:
以现代信息技术作为强大后盾。档案知识管理是将档案信息内容中的知识元重新组配、深层次挖掘来满足利用用户的知识需求,达到这个标准必须是以多种现代技术为支撑的,不能仅仅依靠计算机、多媒体等技术。从当前知识管理应用领域来看,我们所能用到的技术包含有:在档案信息采集阶段所能用到的如数据挖掘、知识仓库等,在信息共享平台搭建层面能用到的如文档一体化管理、工作流等技术方法,在用户利用阶段所能用到的如大数据搜索技术、知识定位等技术。可以肯定地说,档案知识管理必然要以各种现代化技术作为依托,现代化技术是实现档案知识管理不可若缺的手段。
3. 理论方面拓展:
知识单元的共享与服务搭建。知识经济时代以来,档案的知识管理成为档案工作、档案事业的新命题。这就要求档案学界要开展进行新的理论研究,其研究的理论范围与侧重点有所不同,也要求对传统的档案理论之思路予以拓宽,不能僵化走老路。知识管理理论研究之侧重点,即为对显性知识进行管理、组培、共享,对隐性知识进行大数据挖掘、海量数据关联性搭配等。运用现代技术手段进行创新,为知识服务奠定理论基础。当前档案部门、档案管理人员已经认识到知识管理的重要性,在企业档案信息资源与知识管理中开展大量研发,机关处室政务电子文件背景下进行知识管理研究,虽然现阶段我们所进行的研究成果不是很显著,但我们相信通过全社会档案人员的共同努力一定会在不久的未来创造出累累硕果。
4. 价值体现:
档案知识属性价值之体现。档案是对我们所经历的社会活动、历史变迁的记录,在各种各样的记录形式之中无不体现着知识的身影。档案价值之知识属性的体现早在先前档案学界就有这样的声音,那时仅仅是一种声音,而非是一种较为系统、完善的理论。传统的档案学理论是基于对档案实体所展开的一系列理论研究,知识经济时代以来,档案学界将目光投向了信息资源管理形式下的知识挖掘、管理等方面,对于档案的知识属性、知识价值也明确了要重新进行审视。不难看出在未来的时期中档案学界将会投入更多的精力在档案知识管理领域,同样这也会使得理论研究更多会偏向知识管理。
档案管理发展阶段从实体管理、信息管理到知识之管理,不同的发展阶段有着不同的基础工作重点、技术要求、理论研究方向以及价值取向等。档案的实体管理是信息管理发展的坚实基础,信息管理是知识管理跃进的必经之路,知识管理则是时代赋予档案发展的鲜明写照。如同文件是档案的前身,档案是文件的归宿一样。虽然在发展阶段上有这样的趋势,但是在具体概念、理论运行、具体实施均做的不完善、不到位。但笔者相信,我们全社会的档案部门、档案人员动起干劲将现代化技术手段与现代档案理论应用到具体的档案知识管理工作中,我们一定能够实现深层次挖掘档案知识信息构建一个知识共享与服务的平台。
参考文献
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[4]任越,曹玉.知识管理中档案价值的重新发现[J].档案学通讯,2012(5).
档案知识库 篇5
本刊讯２月２２日至２４日，北京市档案局举办了２００６年档案人员兼职教师专业知识培训，对来自市、区、县档案局的８４名具有兼职教师资格，承担了电子文件管理或公文、文书管理、档案法制等课程的档案人员进行了有关课程示范教学和课堂教学技能等内容的培训。市档案局副局长姜之茂到会做开班动员。
培训班邀请国家档案局政策法规司司长郭嗣平，中国人民大学信息资源管理学院教授王健、公共管理学院副教授胡平和首都师范大学生命科学学院副教授毕晓白分别做了“档案法制建设教学的认识与体会”、“ＯＡ环境中的文件、档案一体化管理”、“教师心理与职业素质”、“教师课堂教学技能”的专题讲座，从不同的命题和角度，为培训班的学员们提供了不同特色的反映各自研究领域最新成果和教学心得的精彩教学示范。授课得到了学员们的普遍欢迎和好评。
在这次活动中，所有参加培训的学员还被分成三个小组，按照各自承担的教学课程分别参加电子文件组、法制组、公文和文书组的小组讨论。讨论中，学员们就听课心得、以往授课经验和对市档案局教育培训工作的意见和建议等方面纷纷发言，大家分别对各自的教学经验进行了认真总结，并一致认为这种集中观摩教学的形式很有必要，效果很好。
档案知识库 篇6
一、档案馆知识服务绩效
绩效即成绩和效果, 是指个人、团队或组织从事一种活动所获取的成绩和效果。通俗地讲, 绩效就是结果、收获, 或投入诸要素所产出的收益。知识服务是以信息和知识的搜寻、组织、分析、重组的知识和能力为基础, 依据用户的问题和环境, 融入用户解决问题的全过程中, 提供能有效支持知识应用和知识创新的服务。档案馆知识服务是指围绕着用户的问题, 提供经过深层次加工、包含档案馆员和档案馆显性知识、隐性知识的内容, 满足用户解决某一问题的知识需要的一种服务。档案馆知识服务绩效是知识服务过程与其的结果与所付出的工作量之间的关系, 即劳动成果与付出的劳动量的比值。即是档案馆知识服务的结果能够使档案用户感到满意, 知识服务过程中定然产生一定的时间和成本约束。有效的知识服务与知识服务主体即档案馆员拥有的知识特性息息相关。特别是新阅读时代, 知识更新日新月异, 档案用户利用档案馆藏资源或数字资源时更乐于在其网站查询与浏览, 促使档案馆员组织知识、整合知识和创新知识显得尤为重要。因此, 档案馆员的知识特性自始至终贯穿于整个档案馆知识服务过程之中, 影响各项输入和输出指标的效用水平, 最终影响档案馆知识服务绩效的效果。
二、知识特性对档案馆知识服务绩效的影响
档案馆知识管理的理论研究较为关注知识特性, 如知识默会性和知识明晰性、知识嵌入性。
1. 知识默会性。
英国哲学家迈克尔·波拉尼将知识划分为隐性知识和显性知识两种。知识默会性是指隐性知识, 不易表达, 高度个性化的知识, 根植于个人头脑之中, 或行为本身和个体所处环境的约束, 但具有可变量, 历来受到人们重视, 正如Kogut和Zander从知识默会性上引申出若干可供操作的变量, 如知识的复杂性、可编码性和可传授性等, 在很大程度上拓展了知识特性的研究范畴。档案馆知识默会性的主体, 通常表现为档案馆隐性知识和档案馆员隐性知识。档案馆隐性知识涵盖其形成的凝聚力、向心力、亲和力、声誉以及体现在全体馆员思想和行动中的共同的工作理念、道德信仰和精神风貌等。知识默会性表现为知识难以表述, 诸如语言、音频、视频等, 但人们可以通过感知行为, 如感觉、触摸等, 逐渐体会到默会知识的本质。可见, 知识默会性仅能够体会, 却不易表达。成功的知识服务中, 档案馆员和用户能够体会到档案馆组织隐性知识所具有的魅力, 积极向上, 充满活力。档案馆员隐性知识包括业务工作经验、技巧、交流方法 (采取的方式、途径) 、厚重的学科背景以及对知识服务的判断、适应、反应、应变能力。无论档案馆, 或是档案馆员, 其知识的含糊、不清晰、无法编码、不可琢磨、传播困难等诸因素造成机会主义, 降低档案馆知识服务的效率。可见, 知识默会性应是影响档案馆知识服务绩效的主要因素之一。例如, 档案馆内部知识的默会性通常发生在管理者与馆员之间、馆员与组织 (部门) 之间、馆员与用户之间的知识服务整个过程, 即使借助权威的组织和协调机制, 也难以保证知识服务高效运行。因此, 知识的默会性在很大程度上妨碍了档案馆知识服务绩效的效果, 与档案馆知识服务成负向作用, 知识默会程度越高, 知识流动难度增大, 造成知识服务绩效降低。
2. 知识明晰性。
显性知识又称为明晰知识, 一般情况下可以以书面文字、图表和数学公式加以表述的知识, 通俗易懂, 一目了然, 能明确表达的知识。可以利用纸质文献如图书、期刊、报纸等, 或电子资源如各种数据库 (光盘) 展现与传播。知识明晰性属于容易表达的知识范畴, 知识服务表面化较强, 把一些零碎的显性知识 (看得见的知识) 进一步系统化和复杂化, 转化为诸如档案馆知识服务规范、标准、宣传手册、网站呈现的服务项目简介等, 在第一时间内向读者展现知识服务的内容。例如大连档案信息网、“本埠消息”、“时事聚焦”, 别具特色, 环环相扣, 信息更新及时, 内容丰富, 例如“本埠消息”自创建以来记录达1087条, 人们能够快捷地查阅最新档案信息。档案馆员显性知识包括个人记录的笔记、制订计划等。因此, 知识明晰性与档案馆知识服务成正向作用, 知识默会程度越高, 知识转移越困难, 反之亦然。
3. 知识嵌入性。
知识嵌入性包括知识的简单嵌入性和知识的关系嵌入性。关系嵌入性通常表现为不同的个体组织之间的关系即社会联系、信任、共有的价值观和组织结构。档案馆的社会联系主要表现为知识服务过程所涉及诸如通过沟通、教育培训与合作, 从其他档案馆员或用户获得支持, 满足自身知识需求。其中感情支持和科学高效的管理技能代表了档案馆社会联系强弱程度。档案馆知识服务诸多关系之间 (档案馆员之间、档案馆员与管理者之间、档案馆员与用户之间) 感情融洽, 利于他们之间交流互动, 在某种意义上有助于科学高效的管理机制的培育, 降低知识嵌入性带来的机会主义。档案馆知识嵌入性通常存在于档案馆员、知识服务工具和工作任务及其相互交织、相互作用共同构成的若干知识服务平台之中, 如工具技术电子公告板, 是一种交互性强、内容丰富而及时的Internet电子信息服务系统, 可以达到即时交流的效果。例如上海档案信息网“档案论坛”开设档案学基础论、档案事业管理、机关、企业、专业档案工作、档案馆工作、档案现代化管理、档案法制建设、外国档案工作、学校档案、档案人语等专栏, 展开广泛的档案知识普及。青岛档案信息网“档案论坛”, 直接链接到“城市档案———青岛社区”, 呈现为“便民服务———青岛生活的好助手”, 拉近了与市民的联系。档案馆员是档案馆知识服务中最活跃的要素, 其隐性知识的显性化过程预示着知识创新的发生。档案馆员知识的关系嵌入程度越高, 其具有竞争优势的隐性知识转化为显性知识程度越低, 降低了档案馆知识服务绩效, 因此, 档案馆员知识的关系嵌入程度与档案馆知识服务的成功成反比。工作任务涵盖了工作复杂性、工作压力、工作职责、工作组织方式等, 例如规则制度、知识服务程序等, 目的在于满足档案用户的知识需要。档案馆知识服务任务具有高标准、深层次、高质量、高要求、效益最优化的特性, 对特定用户开展知识服务工作, 可能产生心理压力, 势必引起档案馆员个体追求新的知识, 制定创新服务策略, 减缓压力的冲击, 这就需要在知识服务中营造出一个和谐的服务环境, 以适应知识嵌入性要求。因此, 档案馆知识嵌入性对知识特性具有较为显著的影响。
通过以上影响档案馆知识服务效率的知识特性的因素分析, 可知, 知识特性对于档案馆知识服务绩效产生显著影响。如知识默会性与档案馆知识服务绩效成负向作用, 知识默会程度增强, 档案馆知识服务绩效越弱。反之亦然, 知识明晰性与档案馆知识服务绩效成正向作用。知识默会性和明晰性主要表现为档案馆员在知识服务中行为, 愿不愿意贡献出自身持有的核心知识, 与其他馆员、档案用户分享, 或档案馆员学习意愿, 为了维持竞争优势, 也需要从其他渠道获取新知识, 经过分解、内化为自身核心隐性知识。知识嵌入性主要是指单个、孤立的知识转化为档案馆嵌套知识, 这些独立的知识与档案馆自身所拥有知识关联性较强, 发生作用时对档案馆情境的依赖性较强。也就是, 知识的嵌入性越强, 档案馆知识服务的难度将增大。因此, 提升档案馆知识服务绩效, 必须考虑到知识特性的诸多影响因素。在档案馆知识服务绩效的实现过程中, 档案馆组织和档案馆员二者所各自具有的知识特性应用于知识整合中, 经过评估、消化, 产生知识服务绩效的效果, 形成新知识即知识创新, 提供给档案用户, 用户把应用知识的效果反馈给档案馆组织, 然后通过激励机制进一步刺激档案馆组织和档案馆员各自具有知识特性朝正向发展, 形成新一轮的知识循环, 新的知识循环是在原有基础之上更高层次的循环, 这样不同层次的循环就构成了呈现知识特性对档案馆知识服务绩效影响关系中知识的螺旋式运动。
综上, 为了提升档案馆知识服务绩效, 档案馆组织需要创造高效的知识服务条件, 通过构建档案馆组织和谐、融洽的文化氛围如学习环境、交流共享互动平台、彼此信任等;完善知识服务制度标准如岗位职责、服务指南、宣传手册等;建立与完善档案馆知识服务运行激励机制如组织整体激励、档案馆员激励和用户激励;创建基于知识增值服务的合理补偿、收益、分配方式, 不断激活档案馆员的知识特性惰性, 增强档案馆知识服务能力。
摘要：结合档案馆知识服务绩效的内涵, 具体讨论了知识特性如知识默会性、明晰性、嵌入性对档案馆知识服务绩效影响并提出几点建议, 将对档案馆知识服务绩效的提升有一定参考价值。
关键词：知识特性,档案馆,知识服务绩效,影响因素
参考文献
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档案知识库 篇7
一、知识经济时代档案知识服务的背景分析
1.理论背景和实践条件为档案部门(档案馆)开展档案知识服务奠定基础。档案后保管范式下,新来源观对文件形成前端的关注和全过程运转的控制,使文件中的背景方面的信息得以追溯,从而为档案知识服务提供丰富的知识资源。宏观鉴定理论通过“批处理”的高效鉴定,剔除大量没有价值或者价值不高的文件(档案),提高文件(档案)的检索利用效率,从而为知识服务提供良好的知识结构。新来源观和宏观鉴定论为实现档案部门提供档案知识服务奠定了坚实的理论基础[1]29。自2003 年,首家数字档案馆在我国青岛市档案馆诞生以来,当前数字档案馆(室)建设成为我国档案事业发展的战略目标。从2006 年《国民经济和社会发展信息化“十一五”规划》明确启动“国家数字档案馆工程”,到2010 年6 月,国家档案局办公室发布《数字档案馆建设指南》,总结经验并规范引导全国数字档案馆建设,再到2013 年10 月10 日,全国数字档案馆(室)建设推进会在江苏太仓举办,提出要用15 年左右的时间建设全国数字档案馆(室)体系,再到2014 年,《数字档案室建设指南》发布,全国上下如火如荼地进行数字档案馆、数字档案室的建设[2]2。可以预期,最晚将于2028 年,我国就可建成以海量数字资源为基础的、数量巨大的数字档案馆(室)。数字档案馆(室)的快速发展,将促进我国数字档案资源的高度集中和资源整合,为档案部门开展档案知识服务奠定了良好的实践基础。
2.时代发展及现实需求迫切需要档案部门(档案馆)开展档案知识服务。知识经济时代,知识逐渐成为推动国民经济发展、提升文化软实力的关键性因素。根据联合国经济合作与发展组织((OECD) 的研究,目前其主要成员国GDP增长的50%以上由知识经济发展带来[3]57。从知识管理的角度看来,数字档案资源并非只是简单的“历史凭证”和“信息记录”,还是国家重要的知识载体和战略资源。随着档案宣传的不断增强,社会公众查档、用档的频次不断攀升,利用档案来解决现实问题已变得越来越为公众所认可。在此背景下,深层次开发利用档案,发挥档案知识价值效用,既是档案知识战略实现的重要方式,也是时代发展赋予组织的使命。与此同时,一个不争的事实就是,当前我国社会已进入知识需求多元化、个性化时代。公众及档案利用者现实需求的是更加系统全面、快速、准确、高精度以及预测性的知识支撑,而传统的档案部门(档案馆)在提供信息和知识支撑时的检索存在着多方面的局限性,包括关键词检索往往不能准确表达用户的实际需求,检准率和检全率方面无法保证以及检索的目标是没有关联性的档案文件,而不是知识[4]129。
3.档案部门(档案馆)自身职能转变,形象提升需要及技术支撑加速推动了档案部门(档案馆)开展档案知识服务。档案部门作为科学事业文化机构,一直以来,依靠档案事业经费维系其基本的日常运营需要,服务功能为基本的查档、参考咨询及修史编志。然后,知识经济时代,档案工作外在环境发生了较大变化。如果再简单依靠“寄生”财政经费维持生计,则必定面临被进一步边缘化和为社会淘汰的危险。冯惠玲教授曾提出,“档案工作重心的转变要求导致档案人员将职能重心从实体管理转向信息管理、知识管理,这是一种由外向内、由浅入深、由物理控制向智能控制的转变,目的是保证数字时代社会记忆的完整和向人们提供高质量的信息和知识服务”[5]109。因此,档案部门(档案馆)必须从服务理念到服务内容的实质性转变,这就决定了档案部门必须在知识管理背景下开展档案知识服务,充分发挥档案中的知识资源价值,进而实现自身职能转变和提高工作水平,促进其社会地位和社会形象的提升。档案知识服务是档案部门(档案馆)的最终目的,其实现必须依赖相应的知识开发工具、知识采集技术、知识表示技术、知识组织技术、知识检索技术等一系列技术,从目前来看,涉及到上述的相关技术及人工智能已取得了突破性进展,可为开发利用数量庞大的数字档案资源提供技术上的保障支撑。
二、知识经济时代档案知识服务的特点
1.提供的档案知识具备权威性。知识经济时代档案知识服务的权威性来自于数字档案的权威性,而数字档案的权威性主要源自两点。一是数字档案的本质特征。原始记录性是档案区别于其他事物的本质属性,它使得档案具备了其他信息所难以具备的真实性、可靠性和可信性,从而享有权威地位。传统档案数字化替代件、原生性电子文件和元数据等在内的数字档案从本质上而言是档案的一部分,而数字档案馆(室)则以维护档案原始记录性为前提,以传统档案数字化产品代替原件提供利用为目标。因此,数字档案馆(室)提供档案知识服务的来源———数字档案自然沿袭了传统档案所具有的权威性。二是数字档案的来源。我国综合档案馆是各级党和政府的隶属机构,负责党和国家各方面管理活动中形成档案的收集和保管,而数字档案馆依托于我国各级综合档案馆而建,数字档案室则自身处于我国各级党和政府机构之中。由此可见,两者的数字档案大多来源于党政机关。我国党政机关的地位决定了数字档案的真实、可靠和权威性[6]45。相应地,依托具有权威性的数字档案提供的档案知识自然也具有相当的权威性。
2.档案知识服务的便捷性。传统档案由于实体保管位置固定化而难以获取、传递和交换,给人们的检索、浏览和利用造成很大困难。现代信息技术和知识管理技术的日新月异,深刻改变着人们的生产生活,推动着社会发展。数字档案馆(室)作为知识经济时代档案信息和档案知识集成管理平台,通过各类网络(网站)及其他利用形式提供档案信息和档案知识服务。用户可根据不同需求,在手机等数据终端上检索、浏览、传递和利用数字档案资源。在具有相当知识层级的人的配合下,数字档案馆(室)可超越时空限制,应用知识存储库、知识导航、知识检索、知识网络、知识挖掘、人工智能等知识管理技术在线、远程提供知识服务,并可利用用户信息统计和需求分析进行数字档案编研和知识的多次挖掘,获取知识服务效益的最大化。由此可以预见,现代信息技术及知识管理技术等将协助档案部门(档案馆)提供更加便捷高效的档案知识服务。
3.档案知识服务多样化和个性化。首先,档案知识服务的多样化和个性化体现为档案知识服务对象的多样化和个性化。对应于数字档案资源的广泛来源,数字档案的用户多样性和个性化也是显而易见的,包括党政机关及所有的社会公众。任何机构及个人只要有合法、合理的档案知识利用需求,档案部门(档案馆)都应根据实际情况予以满足。来源于不同背景下的档案用户有着不同的档案知识资源利用需求,因而对于不同档案用户的知识服务应该是多样化和有针对性的,也即知识经济时代档案部门(档案馆)提供的档案知识服务应根据多样化和个性化的服务对象提供差异化的档案知识服务。其次,档案知识服务的多样化和个性化还体现在档案知识服务内容和服务方式的多样化和个性化。档案知识服务可通过应用知识导航、知识检索、知识挖掘、人工智能等多样技术提供在线检索、同步查询和实时传递多样化和个性化的档案知识利用需求,服务于广大的档案利用者[7]125。
三、知识经济时代档案知识服务的重点策略
1.以海量数字档案资源为基础,提供全方位、深层次和高精准度的档案知识服务。有着广泛档案来源的数字档案数量是相当庞大的。档案的价值在于它的真实性、可靠性,对这些数量庞大的档案进行利用服务要充分体现档案的权威性。在1998 年长江抗洪救灾中,国家相关部门利用长江流域水文、气象等的丰富档案资源总结建国以来历次抗击洪涝灾害的经验和教训,在抗洪的关键阶段———荆江分洪时提供大量信息参考和知识判断,帮助党和政府在面临极大考验的时候正确决策,最终成功抗洪[8]56。这个相当成功的档案知识利用服务案例告诉我们,不能只是提供简单的档案信息服务,普通的数字档案展览和查阅不仅难以满足人们日益增长的知识服务需求,也难以体现数字档案作为原始、真实记录的真正价值。大数据时代,仅是拥有庞大数据规模和高度信息集成程度还不够,还需要从档案原始记录性和权威性出发,依托已有的海量档案信息资源,利用和依靠现代信息技术,从相关性分析的角度直接得出更多符合历史规律的系统经验总结,深度挖掘和提炼档案知识,提供更加系统全面、深层次和高精准度的档案知识服务,进而促进知识创新和知识增值。
2.以档案用户为中心,提供个性化服务。过去档案部门多以自身为中心开展档案服务,在工作时总是先考虑自身的方便和轻松,较少考虑用户的真实需求和切实感受[3]58。用今天的话来说,就是忽视用户体验。在数字时代,用户是所有服务的中心。未来的档案知识服务,要以用户为中心,在进行数字档案资源收集和保管、信息化系统功能设计、数字档案利用服务中全方位地为用户考虑和服务。以用户为中心提供档案知识服务,关键是要以用户需求为导向。从用户服务的环节来看,要了解用户需求首先要明确用户类型。对于档案部门(档案馆)而言,知识服务的用户包括党政机关(主要是资政)和社会公众。而从数字档案知识服务需求的明确程度,用户可分为显性用户和隐性用户。不同用户自然会有不同的档案知识利用需求。对党政机关而言,档案中蕴含有很多过去管理活动中的经验和智慧,对于这些经验和智慧的挖掘和开发,是党政机关实现科学、依法决策的重要依据。因此,知识经济时代档案知识服务还应建立在充分了解不同用户档案知识利用需求的基础上,针对不同需求的关注点与侧重点,实现个性化服务。
3.利用现代信息技术和知识管理技术,主动提供档案知识服务。等客上门的传统档案服务模式落后又被动,以致档案部门(档案馆)“门前冷落车马稀”。知识经济时代,迅猛发展的现代信息技术和知识管理技术给档案部门的主动服务提供了巨大机遇。知识导航、知识检索、知识挖掘、人工智能等多样化技术可以协助档案部门提供各种类型的档案知识产品,并支持在线检索、同步查询和实时传递等的多样化利用方式。档案部门(档案馆)可通过覆盖面广、互动性强的微博、微信等社交媒体及时获取公众需求,围绕各阶段工作重点制订工作计划,以知识推送、知识定制等形式主动提供档案知识服务,实现良好互动。2015 年是中国人民抗日战争暨世界反法西斯战争胜利70 周年,国家档案局主动提供关于这场战争史实的档案知识普及和教育,推出包括文献电视片《抗战史上的今天》、《档案天天看———馆藏抗战档案系列》、《伟大贡献———中国人民抗日战争档案图片展》、《中央档案馆藏日本战犯笔供汇编》等在内的多个项目[9],在各大媒体上迅速传开,掀起了社会公众学习抗日战争历史的热潮。
4.创建学习型组织,提升知识服务质量和水平。知识管理是系统地、能动地发掘、优化、控制组织所积累的知识并使之增值的活动和过程[10]89。知识经济时代,档案知识服务的基础是海量的数字档案资源,档案工作者如果没有与之相关的一定的历史知识和管理技能,那他必将不是一个合格的档案工作者。在档案管理与服务与业务活动衔接越来越紧密的情况下,档案工作人员和档案组织也要不断加强对相关业务的学习和知识共享。只有在学习了业务知识和认清业务活动规律之后,才有可能提供更高质量的档案知识服务,不断提升档案知识服务水平。因此,档案部门(档案馆)要不断树立和培育具有凝聚力的知识文化,强调合作与协作、强调共享和分享,以此为基础创建学习型组织。
参考文献
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档案学界知识管理研究述评 篇8
关键词：知识管理,档案管理,档案学
知识管理是当前管理学界、信息学界的研究热点。近年来, 档案学界也日益关注这一领域, 并取得了一定的研究成果。但是总体上, 档案学界对知识管理的研究有待深入。
一、研究历史
早在1994年, 加拿大著名档案学者特里·库克 (Te rry Cook) 就提出:档案工作者应该“由实体保管员向知识提供者过渡”, “把着眼点从信息转移到知识上 (探寻、传播、理解) , 从建立数据库到建立知识库上”, “引导利用者从泛滥的具体信息过渡到知识甚至智慧”。[1]1997年, 冯惠玲教授在其博士学位论文《拥有新记忆——电子文件管理研究》中指出:“所谓‘后保管模式’指的是一种以来源为中心, 以知识为中心的管理”;“在后保管模式中, 重视档案文件中所包含的有效信息——知识, 要甚于文件实体”。[2]库克和冯惠玲的论述中都包含有知识管理思想的成分, 反映了当时中外档案学者已经意识到了未来档案管理的知识管理走向。
最早在档案学论著中明确提到“知识管理”的可能是加拿大档案学者高德·拉伯楚克 (Gord Rabc huk) 。1997年, 拉伯楚克在《美国档案工作者》 (Ame ric anArc hivis t s) 杂志上撰文指出:“要长久地发展我们的工作, 关键在于是否具有发展并抓住新机遇的能力。这种机遇将把我们与知识管理革命直接联系。下个世纪企业档案工作者将在有关企业的知识管理决策中, 承担重要责任。”[3]1999年, 知识管理成为第二届美国企业档案论坛的议题之一, 有学者指出知识管理视野下的档案馆不再局限于单一职能[4]。2000年, 陈智为教授提出:“在即将到来的知识经济时代, 档案工作将被视为知识管理工作”[5]。2001年, 冯惠玲教授在中国首届档案学博士论坛上提出, 在“夹缝时代”, 档案人员应该将职能重心从实体管理转向信息管理、知识管理[6]。此后, 中国档案界开始关注知识管理问题的研究。
二、主要研究成果
1. 档案管理与知识管理的关系。
档案学者一般认为, 档案管理与知识管理存在密切的关系, 档案管理属于知识管理的范畴或重要内容。美国马里兰大学教授布鲁斯·W·德尔斯泰恩 (Bruc eW.De ars t yne) 认为:“文件管理的目标在许多方面都与知识管理非常相似———都是在需要的时候让人们能够得到所需的有关信息。这一共性意味着两者具有合作的基础。”[7]彭明彧同志指出:“文档管理系统是知识管理系统的重要基础”, “档案管理与知识管理终极目标具有平行性”, “知识管理与档案管理的运行方式具有并行性”, “知识管理和档案管理原则具有部分兼容性。”[8]宗培岭教授分析了企业知识管理与企业档案管理、企业信息管理在管理观念、管理对象、运作方式等方面的区别[9]。赵立芳同志认为:“广义企业知识管理是企业文档管理创新发展的方向, 企业文档管理是狭义企业知识管理的重要组成部分。”[10]张斌博士提出:“企业档案是企业重要的知识资源, 企业档案管理是企业知识管理的重要内容。”[11]这代表了学者们对于企业档案管理与知识管理关系的基本共识。
2. 基于知识管理的档案管理创新。
不少档案学者认识到, 应以知识管理思想指导档案工作改革。美国密西根大学伊萨贝斯·雅克 (Elizabe t h Yake l) 博士认为:作为知识管理者, 档案文件管理工作者面临挑战, 应该“从信息收藏中心到知识创新中心”, 由实体文件管理到知识管理, 满足知识需求, 提倡组织学习[12]。张斌博士等人认为:企业档案工作面临巨大挑战, 企业档案工作改革的方向是实施知识资源管理, 主张将原有档案机构扩展为“知识资源管理中心”[13]37。学者们还提出如下档案管理创新措施:强化知识观念, 提高知识管理意识;进行档案数字化、知识化, 建立知识库;实现档案管理信息化、网络化;推进文件、档案管理一体化和图书、情报、档案管理一体化;开发档案信息资源, 提供知识服务;培养适应知识管理要求的档案管理人才;等等。
3. 档案知识管理阶段。
档案学者大都认为, 档案知识管理是档案管理发展的最高阶段。徐鸿同志指出:“档案知识管理就是要将知识管理的理论和方法运用于档案馆的各项管理活动中, 在原有档案实体和信息管理基础上, 注重对档案系统内外的知识流的构筑与管理, 建立以档案利用者满意为中心的档案知识服务体系。”[14]郑志平[15]、李明贤[16]等人参照国外信息管理发展阶段划分的理论, 提出了档案的物理控制阶段、档案的技术管理阶段、档案信息资源管理阶段、档案知识管理阶段之说。胡小琳同志认为:“我国档案管理工作的发展演变和未来趋势, 可以将其划分为三个阶段:实体管理阶段、信息管理阶段和知识管理阶段”;“知识管理阶段是档案管理的高级阶段, 是对前两种管理形式的延伸与拓展”[17]。宗培岭教授提出:“档案实体管理、档案信息技术管理、档案信息资源 (知识) 管理是档案管理的三个不同阶段”, 这三个阶段是递进、并存关系[18]。深圳市纬能管理系统发展有限公司编写的《企业档案知识资源管理———知识管理应用培训教程》提出:企业档案管理经历“档案纸质管理”、“档案管理电脑化”、“档案数字化管理”、“档案知识化管理”四个时代[19]。丁华东教授和他的学生还提出了“档案知识管理范式”[20]、“档案知识管理研究范式”[21]的概念。
三、问题与不足
1.研究热潮不高。在国外, 档案学界较早就论及了知识管理, 但至今没有形成研究热潮。雅克博士就曾指出:“像‘知识管理’、‘智力资源’和‘数字资产管理’这些在当今各种组织中大量出现的概念, 在档案界却很少使用。”[22]在国内, 比之于企业界、公共管理界、图书情报界等对知识管理的研究热潮来说, 档案学界对知识管理的研究相当冷清。以与档案学相邻的图书馆学、情报学为例, “在众多以‘知识管理’为研究内容的学科中, 图书情报领域的研究成果次于计算机与信息系统领域, 居第二位。”[23]截至2007年3月10日, 在“中国期刊全文数据库”的“档案学、档案事业”类中检索主题涉及“知识管理”的论文仅有121篇, 而“图书情报与数字图书馆”类中检索主题涉及“知识管理”的论文多达1727篇。
2.研究思路单一。多数档案学者沿着“档案是重要的知识资源→档案管理是知识管理的重要内容→按知识管理的要求改革档案管理”的思路进行研究。这一思路简单直观、易于理解, 但是难以深入探讨档案管理与知识管理的内在联系, 不能从理论高度上分析从档案管理向知识管理发展的必然规律。冯惠玲教授曾非常具有远见地提出另一种研究思路——从档案后保管范式所强调的“知识服务”的角度研究档案管理向知识管理过渡的内在规律。但是, 只有周毅教授[24]、齐虹博士[25]等少数学者对此作过尝试, 而且反响不太大。除了张斌博士明确提出“档案管理应以知识资源管理为发展方向, 知识资源管理应以档案管理为核心内容”[13]37之外, 其他学者都着重研究如何以知识管理指导档案管理创新, 却较少有人反思档案管理对知识管理具有何种促进作用与借鉴意义。
档案视阈内隐性知识的传递 篇9
一、档案工作中的隐性知识具象
依据波兰尼对隐性知识的界定,学者进行深层次的描述:它存在于人脑中,具有内隐性,抽象性,主观性和个性化特征。野中郁次郎曾把隐性知识分为两个层面:技能类和认知类。并阐述道:技能是“知道怎么做”的非正式的个人技能和手艺;认知层面涵盖信念、理想、价值观、图式和心理模式,这些早已根植于个体的知识。我国图书档案界的学者依据隐性知识的性质和内容提出了大同小异的三类分法即技能类、认知类和关系能力。但如果实际分析某一具体工作涉及的隐性知识,则很难只归属为其中一种,因为认知类和技能类也有彼此覆盖的分领域。严格地说纯粹的技能类知识,只存在技能完善的成熟阶段,在这段时间内,技能的启用已近乎直觉。技能与认知互为条件和基础,相互作用,不断提升本身的质与量。关系能力也是扎根于认知,以技能的方式表现出来。因此,称之为技能类为主和认知类为主的隐性知识为妥,其在传递初始时静态的具象描述如下。
在实际档案工作中这两种知识兼而有之,各有侧重。档案修复和文献编研则分别代表技能类隐性知识含量最高与认知类隐性知识含量最高的两项档案工作领域。档案修复是技能要求颇高的工作,尤其是手工揭裱字画,关键步骤所需的技巧如揭底的时机,裱糊的黏度都必须把握精确,而这些必须依靠反复实践得到和提升认知才能达到。同理,文献编研主要涉及认知,与编研人员本身的先验知识背景及素质息息相关,亦涉及文学技巧,但这些技巧都为实现编研人员的主观意志服务。口述档案的收集(如田间采访)要与人打交道,采访过程即是“口述历史档案对社会记忆的建构可以看作是访谈主体双方互动的过程”,它不可避免地涉及心理学方面的知识:在谈话过程中要启用应对技巧,语言技巧等,这些技能可以很快被模仿,但至于为什么使用,什么时候用,则从属于认知范畴。
上述是对档案工作人员所掌握的隐性知识在传递和流动的初始端的具体分析。一旦进入传递阶段,隐性知识就会发生转换————内隐性减弱、外隐性增强[5]16及流动———从知识的施众到受众。这一阶段本次研究称之为传递,以SECI模型为蓝本,从认知心理维度进行剖析及修正隐性知识传递的动态流程及结构变化。
二、S E C I模型———隐性知识传递的模型及其缺陷评述
1.SECI模型综述。野中郁次郎将知识分为隐性与显性两类,认为知识创造过程是共同化———表出化———结合化———内化四个阶段的螺旋上升过程。共同化过程通过共享体验创造诸如共有心智模式和共有技能等隐性知识; 表出化过程将隐性知识表述为形式概念,它采用隐喻、类比、模型等将隐性知识显性化;结合化过程利用文件、会议、电话、计算机通信等媒介将各种概念综合为知识体系;内化过程通过干中学使显性知识转化为隐性知识。并辅以松下公司有揉面功能的烤面包机研制过程为例:大阪国际饭店首席面包师的隐性知识———田中郁子的隐性知识———田中郁子与项目工程师的初步外显化知识———系统化的显性知识。
2.SECI模型缺陷评述。我国学者对上述模型及表述提出异议:首先,在田中的学习过程中不可能只有观察与模仿而没有讨论。为了方便交流,师徒都会通过隐喻、类比等尽力表达揉面技术,面包师通过言传身教转移给田中郁子的知识是一定程度外显化的知识,经过学习,田中将揉面动作比喻为“麻花拉伸”,因此共同化过程同时也是知识外显化过程。并不是一次性完全转化为显性知识。此外,每个人的先验知识各不相同,先验知识和吸收能力两者之间具有一定的关系。在这个例子中,由于田中郁子的先验知识不同于师傅,在接受师傅传递的知识时,会与自己的先验知识相结合,产生新的纳入自己心智模式的内隐知识。内化结果:储存在田中郁子内隐知识系统中的“揉面技术”已经不是存在于师傅心智模式和技能体系的“揉面技术”了。内化是个体把在社会环境中与他人交互作用得来的知识融入自己心理活动的过程。知识内化就是外部新知识经过主体通过一系列智力活动重新组合转变成其内部的知识, 也就是使外部新知识与学生主体认知结构中原有知识相互之间建立内在联系,形成其新的认知结构的过程。知识的习得是在连续的时空中进行,如果把内化的发生人为地划归为只从属于一个阶段是不妥的,它贯穿各个阶段;野中郁次郎的“Ba”———共享空间的概念涵盖心理空间:共有的经历,共同的理念等,但这些共有的经历,共同的理念是如何在隐性知识的传递过程起作用,能否确保动态传递的流畅,这些都没有深入剖析。本文将从认知心理的范畴来探讨:知识传递过程中知识的载体———人的本身的制约因素;传递中隐性知识自身性质和结构的变化。
三、隐性知识在工作中的传递
1.隐性知识传递的制约因素———人。传递的初始及终端是人,或由人组成的群体、组织、单位。传递的成功也最终落实到个体(或组织中,单位中的个体)的理解基础之上。隐性知识的施众即拥有者。隐性知识是储存在拥有者的知识图式中,依托于拥有者个人的知识版图,它的形成无疑烙上个人的痕迹。要把这种极具的知识表述出来,而且要易于对方接受的表述,对拥有者的能力也是一种挑战。传授知识的能力是一种综合能力,传授者本身的知识结构制约着传递的效果,效率。知识传递的另一端———受众的知识吸收能力也制约传递的效果与效率。当前学术界普遍认为,个体和集体的知识吸收能力主要取决于个人或组织的已有知识存量,而集体的吸收能力,也是以个人吸收能力为基础的。吸收能力也包括个人的实践能力,动手能力的高低也会影响传递的效果。在习得相似知识的过程中,先验知识一般起有正迁移或负迁移的作用。即产生促进或障碍作用,而对于陌生知识的习得,学习者所具有的知识,其最初的组织可能有严重的缺陷,以至于它将妨碍学习者理解一个概念的真正含义。施众与受众均制约着传递中媒介的选取。
2.隐性知识传递的技术因素———知识外显化的媒介。外显化有利于传递终端的接受和理解,有利于内化。知识外显化的媒介很多,以档案修复为例,师傅可以用语言媒介———隐喻来表述水温,如“手摸上去温吞”来使徒弟更易于接受,或者借助技术媒介———仪器可以获得精确值或一定范围内的许可值。徒弟也可以用手试试水温,直观地了解师傅口中的“温吞”是什么程度。便捷的电子技术媒介———MSN、QQ、Chatting Room、BBS也可根据施众与受众的实际情况为之选用。
在实际交流中,受众与施众的身份不是固定不变的。如:相互切磋。受众与施众的身份是频繁转换的,这类情况可以等质于传递过程的n次叠加。
1.传递的首步是输出。输出的质量直接影响内化。技术手段和语言媒介(易于理解的隐喻)的运用在于降低隐性知识传递的难度。可降解为3部分:显性知识,外显化的隐性知识及隐性知识。后两者性质皆为隐性知识。
2.第二步是内化。其必然触及受众的内部固有的先验知识,它作用于一系列认知行为,而这些认知行为是以习得上述外显化的隐性知识及隐性知识为目的,其结果不外乎是两种:认知转化和认知流程结束(未成功习得)。这是外部环境和人的自身内部认知共同作用的结果。值得探讨的是哪些因素支持转化,而哪些导致认知流程结束?这个问题仍然归结于“内”与“外”及这两部分关系的总和。
3. 内化的结果是完成转化的那部分知识纳入到受众的知识图式中。传递过程中流失了一部分,融合了新的知识,其结果就是产生了新的隐性知识———不同于传递初始端的隐性知识。
隐性知识的传递宜归入心理认知范畴来解析,可以兼顾外部环境与内部知识结构。跟踪隐性知识传递的动态,可以更清晰地探察其性质及结构的变化。外显化是降低知识内化难度的一项策略,是传递的核心,其可以凭借技术手段,语言媒介等等。导致认知流程结束的因素也应当受到重视。可以通过访谈,社会统计调查从另一方面获得有效数据,拓宽夯实支持系统的研究成果。
摘要：本文将隐性知识归入档案工作视阈内探讨,以SECI模型为基点,联系工作实际描述其在传递最初端的具象,并从认知心理学的角度解析其在传递过程中的变化,旨在更深层次的诠释隐性知识的动态结构及相关因素,为进一步研究其支持系统提供指征。
传统档案服务向知识服务过渡研究 篇10
一、服务理念：
从以档案机构为中心转变为以用户为中心
过去，档案部门以自身为中心开展档案服务，工作过程中往往首先考虑自身管理档案的方便与轻松，而较少考虑用户的真实需求和切实感受。要实现知识服务，档案部门就不能按照自身的认识、理解、思维甚至是想象来收集、整理、保管档案和提供档案服务；而必须以用户需要为导向、以用户满意为目标、以用户便利为原则，重新审视档案管理的全过程。
西方国家在电子政府建设过程中坚持“以公众为中心”的理念，值得档案部门借鉴和参考。最早一些国家政府提供的网络服务是按各政府部门的职能展开的，公众需要服务就登陆负责该项服务的政府部门网站。但是现代政府组织庞大、业务繁多、分工复杂，许多公众不清楚自己所需服务的负责部门，因而无法很好地享受电子政府的网络服务。后来，西方政府部门强调“以公众为中心”建设电子政府。他们认为公众同政府打交道的最理想方式是不需要了解政府各个部门的具体职能，不需要了解某件事情由政府哪个部门负责，而希望同政府打交道能像看电视更换频道一样简单。为此，他们对政府职能进行重组，将有关业务按公众的需要进行组合，并通过网站设计提供良好的界面，使公众不必为一件事情而登陆多个网站。人们只需要点击所需要的主题，政府有关该主题的所有服务均可找到，而不管是由哪个部门负责。如点击“搬家”，与搬家有关的所有政府服务均可找到，包括买房、卖房、租房、抵押贷款、房屋装修与修缮、公用设施（水、电、气）等方面的手续和国家政策以及居住地的社区信息，如交通、购物、学校、医疗、休闲等。
在广东省韶关钢铁集团有限公司的档案信息管理系统中，档案被分成“文书档案”、“基建档案”、“声像档案”、“实物档案”、“产品档案”、“科研档案”等几大类。用户登陆档案信息管理系统检索、利用档案时，需要首先选择档案类别，然后才能在相应类别内查找档案。这种档案类别的划分，与其实体整理体系是一致的，十分符合档案馆工作人员的思维习惯。但是，后来档案馆听到不少用户的抱怨：“我分不清何为‘文书档案’、何为‘基建档案’，我只想找到我要的档案！”“我想找的那份××材料，到底属于哪一类别啊？”该公司档案馆馆长聂伟先生认为，出现这种情况主要是因为档案部门没有认真了解用户的检索习惯和思维方式，想当然地认为普通员工都能理解“文书档案”、“实物档案”等档案专业术语。事实上，用户并不关心也无须关心这些概念的涵义，他们只在乎如何才能最简便、最快地找到自己所需的信息、知识，他们通常习惯于从档案的主题内容入手检索、利用档案。说到底，用户出现困惑就是档案部门没有树立“以用户为中心”的服务理念。[3]
二、服务目的：
从为用户提供档案转变为为用户提供知识
传统档案服务的目的是为用户提供档案，提供解决问题所需的信息。它关注的焦点和最终评价是“我是否提供了您需要的档案信息”。知识服务的目的是为用户提供知识，提供解决问题的具体方案。它关注的焦点和最终评价是“是否通过我的服务解决了您的问题”。
图书情报界人士曾举过一个信息服务与知识服务区别的例子：一名大二学生在图书馆主页的“咨询台”上希望系统为他推荐管理学方面的专著，传统文献信息服务的结果是一串纸质文献和数字资源的书目数据，知识服务的结果是一个文档：“管理学著作林林总总，初学者贵在精，而不在多。推荐本馆收藏的三本国内外权威专著：(1)《管理学：原理与方法》，周三多编著，……”。[4]前者，信息服务提供了读者所需的信息——馆藏管理学著作的目录；后者，知识服务解决了读者的问题——作为初学者应该阅读哪几本管理学著作。
在上海江南造船厂，员工到档案馆查阅、复制档案，提供的是初级的档案服务。档案馆进行档案编研，将编研成果发送到员工手中，档案馆提供的是较高级的信息服务。档案馆通过档案编研发现，本单位在历史上创造了三十多项中国第一，如中国第一台万吨水压机、中国第一艘破冰船、中国第一艘东方红探测船等。[5]这一发现被企业广泛应用于对外的宣传广告和对内的企业文化建设。档案馆通过这一发现为本单位提供的是高级的知识服务。
要实现从提供档案向提供知识的过渡，要求档案部门加强对档案的编辑与研究，从中挖掘与提炼知识。传统档案服务为用户提供初级的信息产品，而知识服务为用户提供高级的知识产品。前者实现了档案的价值，后者则增加了档案的价值。
三、服务主体：
从由单个员工提供服务转变为由专家团队提供服务
过去，档案部门开展档案服务大都是由单个工作人员为用户提供服务，而知识服务强调服务主体的专家化、团队化。所谓“专家化”是指提供知识服务的工作人员应该是具有广博、专业知识的专家，面对用户复杂专业的问题，能引导用户在“信息海洋”中迅速、准确地找到所需知识，确定解决方案。所谓“团队化”是指将不同专业的人员针对某一项目有机地组成团队，提供全面服务。知识服务对服务人员知识和能力要求较高，一个专家即便掌握了复合、深厚的知识，也难以独立应对复杂、高难项目的知识服务任务，因而需要建立团队，依靠集体智慧、分工协作来完成。
株洲电力机车公司为上海地铁公司生产的机车中有一个关键性的轴轮磨损严重。获知这个情况后，公司信息管理部立即从档案管理组和翻译情报组抽调骨干组成一个工作团队，来自档案管理组的成员负责查找关于这一轴轮研究、制造的档案，来自翻译情报组的成员负责收集国外关于这一轴轮的最新技术情报。然后共同对两方面的信息进行比较分析、综合提炼。最后向公司领导和技术人员提供了一份详细的报告，供决策和技术攻关之用，赢得了公司领导和技术人员的高度赞誉。[6]
四、资源基础：
从基于分散的档案资源转变为基于集成的知识资源
传统档案管理中，档案部门一般只保管档案，档案之外的现行文件、图书资料、情报等其他信息资源很少纳入馆藏范围。因而，传统档案服务仅基于馆藏档案资源，所能提供的信息、知识有限，难以满足用户全面的信息、知识需求。知识服务强调集成组织的全部信息、知识资源，为用户提供全面的信息、知识服务。上述株洲电力机车公司信息管理部围绕“轴轮磨损”问题展开的知识服务正是集成了档案与情报两大类信息、知识资源。
五、服务方式：
从被动服务转变为主动服务
过去，档案部门习惯于被动服务，较少开展主动服务；而主动服务是知识服务的基本特征。剑南春集团档案信息中心主动到公司领导和信息需求量大的部门去征求意见，了解他们急需的信息，制成表格，每天按照表格将企业内外电子信息进行收集、筛选，汇编成一份高含金量的信息快讯，即时发送给公司领导和各部门参考，为领导和部门决策做出了重大贡献。[7]合肥水泥研究设计院、韶关钢铁集团有限公司等企业的档案部门在公司内部网上建有专门的档案网站，主动向公司员工发布馆藏档案信息，取得了良好的效果。[8]
六、服务手段：
从机械化服务转变为智能化服务
在手工操作或计算机辅助管理条件下，用户利用档案需要亲自跑到档案馆，在指定的阅览室利用档案，如需借出档案原件，则需要办理较严格的审批手续。而知识服务强调借助数字化、网络化手段，使用户可以随时随地利用知识。中国远洋运输（集团）总公司档案室以前每年档案利用仅有二三百人次，2004年公司建成“中远电子档案查询系统”，员工可以在公司内部网上直接全文检索和浏览电子档案。2005年一年内档案利用达到3577人次。对此，该公司档案人员说：“这么多的利用人次在网络化之前几乎是不可想象的。看来，不是用户没有档案需求，而是我们没有充分挖掘用户的档案需求。”[9]
传统档案服务是一种机械式的服务，用户要什么就提供什么，用户什么时候要就什么时候提供，不能满足用户深层的、隐含的、没有直接表达的需求。而知识服务强调借助人工智能技术为用户提供智能化的服务。例如过去我们获取用户的信息、知识需求，主要是采用问卷调查法，即在用户常用的检索界面上设置一份含有若干问题的问卷让用户填写，以了解用户的信息、知识需求。用户需要耗费一定时间去进行选择、填写，增加了用户的负担；而且有时用户难以明确地表达自己的需求。现在我们可以借助智能代理（agent）技术，通过监视用户的信息查询过程自动获取用户个性化需求。即在用户的终端上运行具有监视功能的智能代理。智能代理将用户检索、浏览、下载信息的过程和内容不断传送给远程的服务器，服务器对这些记录进行分析就可以从中挖掘出用户的利用偏好和需求趋势。
七、服务策略：
从标准化服务转变为个性化服务
传统档案服务是一种标准化服务，对所有的用户都以同样的方式提供同样的档案，如同西药商店出售成药，不同的患者病症不同，但药物是标准化生产出来的，针对性弱。知识服务强调个性化服务，针对不同的用户采用不同的服务方式提供不同的知识，如同中医大夫对症下药，可以根据患者病症的细微差异开列不同的药方。
天地公司档案馆定期将公司所有最新产品的白皮书发给销售部的每个员工。销售业务员获知这些产品白皮书之后，在推销产品时就可以向客户详细介绍这些产品的用途、性能、特点和价格等情况。但是，公司有11个产品系列，每一产品系列之下又有许多型号。这样一来，销售部的每个员工都会从档案馆收到大量的产品白皮书。事实上，公司每个销售业务员一般都只负责一个产品系列的销售，甚至只负责两三种型号产品的销售。因此，销售业务员需要花费时间从众多的产品白皮书中挑选自己最需要的那部分。此外，并不是销售部的每个员工都负责具体的销售工作、直接面对客户，还有少数几个办公室文秘人员只是在办公室负责销售计划、销售统计等工作，对于收到的有关产品白皮书邮件，他们一般都是直接删除。为了使得服务更具有针对性，档案馆改变了服务策略，他们先了解销售部每个员工的工作职责和销售范围，将每一型号产品白皮书只发给负责该型号产品销售的销售业务员，而对于负责销售计划、销售统计工作的办公室文秘人员则定期在月末（季末、年末）将过去一月（季、年）的销售计划书、销售统计表发送给他们，以便于他们的计划、统计工作。这样一来，大大地减少了销售部员工选择信息的时间，直接满足了他们的信息、知识需求。[10]
八、服务过程：
从阶段性服务转变为全过程服务
传统档案服务是一种阶段性服务，如同一家不负责任的商店只提供直接销售，不提供售前和售后服务。知识服务强调一种全过程服务，不仅负责直接销售，还有提供售前（前期）和售后（后期）服务。
知识服务的前期服务主要包括了解用户的信息、知识需求；向用户宣传现有知识资源状况，吸引员工前来利用知识；向用户传授检索、利用知识的技能，帮助用户提高检索、利用的效率等等。后期服务主要包括了解用户利用知识、享受服务之后产生的实际效果和新的需求；了解用户对服务质量、服务方式的意见和建议；根据用户的意见和建议改进服务质量、服务方式等等。
在网络环境下，借助信息技术提供全过程服务是简易可行的。档案部门可以在档案网站主页上挂接一个简单的问卷调查表或设置一个“意见箱”栏目，收集用户的需求信息和反馈信息；可以在档案网站上提供《档案馆指南》、《用户须知》、《档案检索课程》等图文并茂的页面，宣传馆藏档案资源，传授档案利用技能。
九、服务时效：
从滞后服务转变为超前服务
传统的档案服务大都是用户产生了实际的需求后，临时到档案部门查阅档案。有时，由于需要办理繁琐的审批手续，或遇上领导、档案人员出差，或碰巧公司放假等原因，用户的需求常常不能得到及时的满足。而知识服务强调即时或提前将用户所需的信息、知识传递到用户手中。
在天地公司，员工可以通过档案信息管理系统直接网上全文检索和浏览档案信息。对于非秘密档案，免去所有审批手续，对于秘密档案，也只是需要档案馆工作人员根据公司规章制度进行审批即可。员工在线提出查阅秘密档案的申请，档案馆工作人员也在线即时予以审批。如果员工提出的查阅申请超过一定时段没有审批，系统会自动提醒档案馆工作人员尽快予以审批。即使档案馆工作人员出差，也可异地登录系统进行审批。这样用户就可以得到即时服务了。[11]
注 释：
[1][2][加]特里·库克著，刘越男译：《电子文件与纸质文件观念：后保管及后现代主义社会里信息与档案管理中面临的一场革命》，《山西档案》，1997年第2期：第7～13页。
[3][6][8][9]根据笔者亲身的调研与访谈。
[4]蓝昕：《知识管理与知识服务》，《华东经济管理》，2004，18(6)：第124页。
[5][7]宗培岭：《现代企业制度下企业档案工作运行机制研究》，北京：中国档案出版社，2006：第405页，第311页。
[10][11]徐拥军：《企业档案知识管理模式——基于双向视角的研究》，中国人民大学博士学位论文，2007。
作者单位：中国人民大学信息资源管理学院，