电子档案（精选十篇）
电子档案 篇1
1 利用电子档案主要模式
电子档案从其自身的属性来看, 具有一些特殊的优势, 如使用方便、及时, 而且有着极高的查全率和查准率。其实电子档案的充分利用也是需要一定的计算机信息技术作为支撑, 在其使用时也主要是通过计算机网络信息技术来实现, 现阶段其利用的方式主要有3类:提供拷贝、通信传输和直接利用。
1.1 提供拷贝
电子档案的使用, 用的较多的就是拷贝。通过计算机的拷贝, 能够把电子档案的初始状态直接拷贝给相关使用者, 拷贝的优点在于在备份文件的基础上, 实现档案信息的及时、准确、完整的复制迁移, 保证档案信息传输的权威性。
1.2 通信传输
通过计算机联网可以实现对电子档案的通信传输, 解决电子档案的地域问题, 使用者可以在异地通过计算机网络将电子档案传输到指定地址, 节约了传输时间和档案转移成本。从专业的角度分析, 就是使用网络传输电子档案, 可以实现不同馆际之间档案资源的互相交流, 提高电子档案的使用效率。
1.3 直接利用
直接利用是电子档案的基本利用途径, 通常是指档案管理部门利用档案管理系统, 对电子档案进行直接的调阅、查询。通过直接利用, 档案的使用者可以非常方便地对其进行补充完善或相关的修改, 也可以实现多人共阅。
2 加强电子档案管理的意义
2.1 有效节约成本
在电子档案应用之前, 对于那些容易损毁的档案资料, 在保存过程中, 通常都会耗费大量的管理成本, 就算如此, 一些档案还是会出现一定程度的破坏, 因为有些档案资料, 由于其介质的原因, 在使用和存储过程中, 都不可避免地会遭到损坏。电子档案的应用, 从根本上解决了上述难题, 将大部分纸质介质的档案转化成电子文件资料, 既节省可存储空间, 又降低了存储成本。
2.2 提高档案的服务质量
从档案管理的初衷出发, 其中最主要的目的就是为档案的需求者、使用者提供优质的档案信息服务。在将档案信息进行电子化管理之后, 电子档案的优势特点是传统纸质档案不可比拟的。在档案信息服务方面, 电子档案完整、准确、及时的特点, 大大提高了服务质量。
2.3 满足使用者不同层次的需要
档案信息的使用者, 对于档案信息的使用, 可以分为低层次的使用和高层次的使用两种。低层次的使用就是一般的基本信息, 而高层次的需求通常是指基础信息之外的其他有效信息。通过电子档案的科学管理, 可以提高档案内容的分析挖掘价值, 在基础信息之上, 对其进行归类分析, 从不同的时间分析档案信息的变化, 甄别档案信息的伪劣, 发现档案信息的缺漏等, 都属于高层次档案信息使用者的基本要求。电子档案在借入现代化计算机网络信息技术之后, 就可以实现其智能化、流程化、标准化的管理, 能够满足档案信息使用者的不同层次需求。
3 提高电子档案管理的基本途径
3.1 建立档案利用制度
要建立档案利用审批制度, 相关人员需要查阅和利用档案时, 必须获得档案主管领导的审批, 还要建立档案利用管理制度, 档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动, 使档案收集更为及时, 保证电子档案的及时更新, 更好地满足电子档案利用者的需求, 并做到电子档案利用和纸质档案利用互补, 整合档案资源来创新档案管理模式, 实现电子档案需求利用质的飞跃。
3.2 规范档案利用方式
电子档案的利用不能够无原则, 应该根据利用者的情况而定, 并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下, 对内容不是完全开放的电子档案, 不宜用拷贝的方式提供使用, 对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时, 有密级的信息内容应进行加密处理, 并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改, 避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。
3.3 建立“双套制”模式
“双套制”指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战, 要求档案人员要紧跟时代步伐, 掌握现代信息技术, 熟练运用电脑及现代通讯技术, 否则就无法介入文档的形成和保管。通过这种“双套制”的管理模式, 切实提高档案信息的完整性、准确性, 并在这种模式的要求下, 提升档案管理人员的现代化电子信息技术水平。
3.4 从思想层面提高重视
对于电子档案的管理, 一定要做到思想上的重视。而做到思想上重视, 就必须要明确电子档案管理工作的重要意义和价值。档案管理部门要切实加强对电子档案管理人员的思想教育, 深入系统地学习电子档案管理的基本观念, 让员工感受到自身所做的工作的巨大意义, 提高责任心, 在实际工作过程中, 争取不断争先创优, 尽心尽力地提高电子档案管理的质量。
4 结语
网络信息技术的深入发展, 对电子档案管理效率的提升有着十分直接的推动作用。档案管理部门, 在新的档案管理环境下, 要想进一步提升电子档案管理的质量, 更好地挖掘电子档案的信息价值, 就要不断创新电子档案的管理模式, 大胆改革, 更新管理理念, 学习先进的电子档案管理技术, 以确保能够及时高效地为电子档案的使用者提供优质便捷的档案信息服务。
参考文献
[1]邢军岐.浅谈新时期电子档案管理问题[J].电子技术与软件工程, 2014 (9) .
[2]刘玲玲.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].信息技术与信息化, 2014 (4) .
[3]闫卫文.浅谈如何做好电子档案管理工作[J].宝鸡文理学院学报:社会科学版, 2013 (2) .
[4]王俊姝.加强电子档案管理方案分析[J].科技创新导报, 2013 (25) .
电子文件归档与电子档案管理 篇2
电子文件归档与电子档案管理项目由浙江省档案局、浙江大学快威科技有限公司、国家档案局科研所、全国档案科技专家委员会、浙江省委办公厅信息中心共同完成，1月通过技术鉴定，同年获国家档案局优秀科技成果一等奖，
该项目根据我国文件、档案运行的实际情况，研究建立了一套科学可行的电子档案原始性、真实性、完整性保障体系，该体系主要由以‘电子文件运行期生命周期表’为核心的电子文件运行模式，以保证归档电子文件原始性、真实性、完整性为核心的电子文件归档管理系统，以电子档案信息的安全保证技术、非法数据检验技术为核心的档案馆(室)电子档案信息管理系统三个子系统构成，
项目采用软件工程开发技术，并在LOTUS NOTES平台原有技术特点上，创造性地建立了本项目特有的电子档案数据检验技术、非法数据处理技术及原始数据恢复技术，有效地保证了电子档案的原始性、完整性和真实性。
该项目针对电子文件特征所建立的“无卷归档”组织方法及运行模式不仅适合电子文件的归档管理，同时也适合实体文件的归档管理，对档案文件的.组织、管理具有改革创新意义。
该项目提出对不同组织形式(有卷、无卷)的档案分库、不同信息形态(文字、图片、影像、录音)的档案同库的数据库设计方案及其配套的档案著录格式，数据处理技术，较好地解决了办公自动化系统中电子文件、实体文件并列运行阶段的文件归档管理及多媒体档案信息的综合管理。
浅析电子文件与电子档案的管理 篇3
关键词：电子文件 电子档案 管理
中图分类号：TP39 文献标识码：A 文章编号：1007-3973（2012）001-055-02
随着信息技术快速发展，电子文件与电子档案大量产生。由于电子文件的某些性质与传统文件有着很大区别，对电子文件归档后产生的电子档案管理也有很大影响，因此有必要对电子文件真实与完整性进行分析。以下将结合笔者工作经验来阐述电子文件真实与完整风险管理。
1 电子文件及电子档案
1.1 电子文件与电子档案
电子文件（Electronic Records）是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。①
1.2 电子文件对档案管理的影响
文件归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存储在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘形式移交，归档范围也不能只是办理完毕具有保存价值的文件，还应包括该文件读取软件甚至操作系统。
2 电子文件真实与完整风险
电子文件管理中最致命的问题、最根本的风险就是真实性、完整性受到破坏，这是需要管理者动用一切办法加以防范的，以下是真实性与完整性这两种主要风险。
2.1 电子文件的真实风险
电子文件若真实性受损，就无法客观地反映原始事实，也就会失去利用价值。目前，这样的实例很多，比如，加拿大调查委员会对加拿大在索马里的驻军情况举行了听证会。调查委员会要求查看国防行动中心一个数据库中文件运行记录。在查看该文件运行记录时，委员会发现了许多异常情况，如空白信件、漏号或重号等。调查委员会认为这些记录不可靠，不能用于当时进行调查，也不能向未来研究人员提供利用。电子文件不真实具体表现包括：(1)文件是伪造的，即用户身份不真实；(2)无法证明电子文件未经改动，即无法排除文件不真实的可能性。主要原因在于系统没有生成、获取文件的背景信息。
2.2 电子文件的完整风险
电子文件完整性风险主要表现在应该归档保存的电子文件数量残缺不全或是文件构成要素不完整。完整性是电子文件价值的重要保障，残缺不全文件留给后人是支离破碎的社会记忆，会对电子文件利用带来很大障碍，也会严重影响电子文件应有价值。在电子环境下，介质脆弱，技术过时以及系统特性都会影响电子文件完整性。
3 影响电子文件真实与完整风险的因素分析
一般说来，影响 电子文件真实与完整风险主要有：(1)管理风险电子文件在形成、传输、接收、处理、保管、管理、利用等各个阶段，都与机构管理密不可分。管理机制不完善，或由于人的主观性、难以规范性和不确定性，都可能会威胁到文件的真实与完整。例如由于文件管理知识缺乏，可能使文件重要构成要素和文件系列没有保存齐全；操作失误；主观或无意的内容或形式改变；网络攻击或电子欺诈行为对文件造成的非法变更与摧毁；人为因素引起保管环境恶变而对电子文件载体产生破坏；管理规范缺乏和人为疏忽造成数据缺乏备份、备份媒体选择不当和没有异地备份等；以及本章第一节中探讨影响电子文件真实与完整的其他人为因素等，都是由于管理不当导致的风险。(2)信息技术风险电子文件形成和存在依赖于信息技术和设备，信息技术的不稳定也会使电子文件真实与完整面临风险。基础设施风险。基础设施包括硬件、系统软件、网络及机房等。缺乏信息技术基础设施应具有的基本条件，如硬件软件性能欠缺稳定性、安全性、容错性、可靠性与可维护性等，都会对电子文件真实与完整构成威胁；系统空间容量不足；备份过程、数据传输过程欠缺安全保护措施及准确性；系统功能对电子文件真实完整性需求的满足程度不够；机房的交流电源、备用电源设施及安全保护措施不当等等，都有可能导致电子文件信息变更与丢失。数据管理风险。电子文件数据本身具有极大不稳定性，这与电子文件内容与载体可分离性、载体不固定性以及技术寿命有限等因素相关。为保证文件内容持久可读，必须对电子文件定期迁移。在迁移过程中，文件信息有丢失和受损的风险。许多部门由于忽视了数据的不稳定性，未对其采取相应保护措施，由此造成的损失无法弥补。(3)固有风险在对电子文件管理中，总会有一些不可抗拒因素导致文件真实完整性受损。由这些不可抗因素引起的风险，称为固有风险。例如不可抵抗的自然灾害(如火灾、水灾、地震等)与意外灾祸(如失窃、鼠灾等)，恶劣环境(如强光、不适宜的温湿度、灰尘、磁场等)带来的影响等，都会导致文件损毁。电子文件整个生命周期各阶段(形成、传输、捕获、存储、处理、保存与利用等等)中，任何一个环节出现问题，都可能严重影响电子文件的真实与完整。
4 电子文件真实与完整的风险管理策略
4.1 对电子文件管理流程加以优化
文件管理流程是指文件生命周期中施加于文件一系列相关管理活动有序组合。电子文件管理流程不是对手工管理流程的复制和模拟，而应根据电子文件技术特点，利用计算机系统高效处理数据、一次输入多次输出、可并行作业等优势，构建更为科学高效新流程，具体落实全程管理和前端控制。相比手工管理流程，电子文件管理流程内容，以及组成流程各项管理活动开展时间、承担者相互关系都有变化。在内容上，有些管理活动需要增加，如确定文件存储格式、确定文件存储位置等；有些管理活动被简化，如实体整理、分发；另外一些则变得复杂，如鉴定工作中增加了技术鉴定内容，录入范围扩大等。在电子文件管理活动开展时间上，有些活动提前，如归档、鉴定、分类、录入等提前到文件形成阶段就开始；与此同时，著录、鉴定等延伸到整个文件生命周期。
在电子文件档案工作管理人员中，除了档案人员、文件形成者之外，信息技术人员、计算机系统人员成为电子文件管理队伍新成员。信息技术人员负责技术鉴定、迁移、备份等技术管理工作；如果设计和使用得当，文件系统可以完成和参与许多公务性、重复性的工作任务，如文件分发、鉴定、归档、录入、跟踪、统计等，使之自动化。在文件管理之间相互关系上，手工条件基本上是依次开展、顺序衔接、相互独立管理，而在电子环境中则逐渐变得同时开展、相互交叉、部分内容合成，从而使得电子文件管理流程具备并行化、非线性化、集成化等特征，如很多文件管理都可能自动记录到录入数据库中，从而导致录入同其他文件管理的集成。各单位应综合考察业务、技术、制度、标准、人员、文化等多个要素，通过合并、削减、前置、并行、自动化等手段，优化设计电子文件管理流程，并将电子文件管理流程的优化纳入机构业务流程整体优化之中。
4.2 以电子文件管理软件为中心实施管理
电子文件技术特点和随之而来的管理问题都直接或间接地起源于系统，而最后解决途径也都要归结到系统设计上。在电子文件管理体系中，管理系统(主要是软件)处于中心位置，没有系统管理对电子文件而言是不可想象的。设计合理的电子文件管理系统是相关管理制度、标准、方法的执行者，是电子文件管理活动重要的承担者，是全程管理、前端控制和流程优化的根本保证。承担电子文件管理功能的系统-主要由两部分组成：形成电子文件业务系统和独立电子文件管理系统。业务系统负责生成合格的电子文件并将之交付给电子文件管理系统，电子文件管理系统负责适时获取、采集电子文件并保证其长期真实、完整、可读、可用。这两个系统之间应该有数据接口，以保障数据顺畅、无损传递。当然，有些业务系统包括功能相对齐备的文件、档案管理模块，不过一般只能管理本系统产生的电子文件，而专业的电子文件管理系统则能综合管理多种电子文件。近年来电子文件管理软件的功能需求一直是国际关注热点，对于文件系统开发的参与也被档案部门看作是解决电子文件管理难题一条重要措施。独立的电子文件管理系统应该具备一般功能包括获取(归档)、分类、鉴定与处置、录入(数据管理)、存储与保护、检索与利用、安全与存取权限控制、日志、审计、报表设计及制作等。
4.3 采用基于职能的管理方法
职能是机构对于社会承担的主要职责，它包括完成一定目标的多项工作。有时多个部门联合执行某项职能，有时不同部门在职能中交叉。机构承担的职能相对稳定，而组织结构和部门设置则相对灵活多变。文件是机构履行职能记录，职能类别是判断文件类别的依据，职能重要程度是决定文件重要程度的依据，按照职能分类体系组织文件，可以充分反映文件的来源联系，说明其来龙去脉。职能分类法、职能鉴定法以及以职能为基础组织文件信息提供利用，是档案管理中极富特色的专业方法，为多个国家所采纳，并被国际标准IS015489确认，在电子文件管理中也应该采用这些管理方法。职能分析也是电子文件管理系统设计过程所必须开展的工作内容。以上要点的阐述都是在方法层面上展开的。管理好电子文件，仅有科学方法是不够的，还要构建覆盖观念、制度、组织、方法、手段在内的全面管理体系。
5 结论
因此，我们必须在对电子文件管理流程加以优化、以电子文件管理软件为中心实施管理、采用基于职能的管理方法等思想指导下，积极、慎重地应用较为先进与成熟的信息技术手段，监视电子文件生命周期全过程，抑制风险因子，通过监控、记录和审计与电子文件有关的一切活动，防止其不被修改、替代或破坏。同时，对电子文件生命周期每一阶段、每一环节，都要建立相应管理措施加以防范和制约，形成一个不间断的连续管理系统，以确保电子文件真实与完整。
注释：
① 出自国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2002)[S].
参考文献：
[1] 丁栋轩,刘海平.文书档案管理基础[M].科学普及出版社,2007.
[2] 陈智为,邓绍兴,刘越男.档案管理学[M].中国人民大学出版社,2008.
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电子档案 篇4
一、电子档案形成的优越性
存储空间小, 电子档案的形成可以有效地节约档案占用空间。所有电子档案的储存形式如光盘、缩微胶片、磁盘都具备了存储密度大、容纳信息量多、记录速度快、传播速度快等特点, 而且与纸质档案管理方式是相通的。无限增长的纸质文件与有限的存储空间之间存在着日益激烈的矛盾, 而电子档案占据极少量空间的优点能够很好地解决这一矛盾。例如, 一张光盘容量可达600—4 000MB, 可存35万张打印纸上的文字信息或10万页图形信息;而且, 如果不移动存储载体, 只处理信息, 那么电子档案几乎无重量和体积可言。相比之下, 纸质文件的笨重就显而易见了。电子档案的加入, 丰富了档案管理体系, 为传统的档案利用开辟了一条新路。
以XX发动机厂为例, 每年归档的纸质会计类档案就可高达五百余本, 足以占用两个标准文件柜。且需时刻做到防尘、防霉、防虫, 要求档案库必须有严格的空气温度、湿度, 温湿度过高或过低都会对纸质档案造成损坏。相比较电子档案来说, 占用空间少、不会生霉等优点是纸质档案无法企及的。
另外, 电子档案还具备操作方便, 复制时不容易丢失信息的特点。形成档案之前的电子文件, 其增、删、改等都很方便, 而且改后不留任何痕迹, 保证了档案页面的整洁。并且电子档案具有高度的标准性, 使之对电子档案的检索更加方便。纸质文件复制或缩微品拷贝经常会出现清晰度下降、畸变、信息丢失等问题, 而电子档案的复制, 由于是数字化的信息处理几乎不存在这些问题, 所以, 完全可以做到复制后得到的电子档案与原来的电子档案无任何区别。
1. 具有多种表现形式。
随着多媒体电子计算机的应用, 电子档案的形态也随之多样化了。文字、图形、声音、影像等多种媒体信息都可以单独或相互搭配成电子档案的内容, 这就造成了电子档案的多媒体集成性, 使电子档案比纸质档案更加全面、形象、生动。
2. 传递快捷、实现资源共享。
一份纸质档案只能在某时、某地让能够接触到它的人阅读, 而电子档案由于其处理环境是计算机和网络技术, 因此可以不受这种限制。网络上传递电子档案的时间是按秒计算, 而同样距离的纸质档案传递则是以天计算的, 二者在速度上的区别非常明显。而且, 一个终端上的电子文件也可以同时发给若干个网络终端, 电子档案这种不受存储载体限制的特点, 使异地利用成为可能, 消除了利用者的域隔阂, 使利用者产生一种共享的感觉, 从而摆脱时间和空间的制约, 利用者可以把获得的信息随心所欲地加工处理, 变成自己所需要的信息产品。
3. 电子档案的形成可以提高档案管理工作效率。
电子档案的产生, 使计算机先进技术在档案管理工作中的作用发挥得更充分。档案人员可通过简单的操作进行查询和利用, 从传统的手工编目和查询及繁重的编研信息收集等方面的工作中解放出来, 这将会推动档案事业的发展, 使档案管理再上一个新台阶。
二、电子档案存在的缺点
传统的纸质文件一旦形成, 原件中所包含的内容和形式就不再发生变化, 只要抓好保管, 就能确定档案的原始性和真实性。与纸质文件不同的是, 电子文件建立在高科技的基础上, 其内容和形式是相对独立的, 不仅内容易于删改变化, 并且可以储存于不同的载体, 人们无法从其所包含的内容、形式和载体特征确定电子文件的原始性、真实性以及是否完整等。
1. 原始性问题。
电子档案的原始性不易判断和确认。传统纸质档案的原始性不仅其内容而且还通过载体、形式表现出来, 人们可以通过字体、印迹甚至字迹、纸张制成材料对其原始性加以分析判断, 而电子形式生成的由实态变为虚态的档案, 已完全没有了这种“原始状态”, 其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致, 可以说既是原始的, 又是复制的。
2. 真实性问题。
电子档案极易失真。如将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实;电子档案的真实性问题伴随其生命的始终, 维护其真实性是一个不间断的过程, 信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案;电子档案可被原样复制, 甚至被篡改后可不留痕迹。
3. 完整性问题。
电子文件、电子档案内容的完整性很难保障。电子文件经常处于流动状态, 如不及时捕获, 可能会导致信息丢失;电子文件结构复杂, 储存方式多样, 容易造成信息的缺损;电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加, 而且形式多样、存储分散, 极易丢失, 往往致使电子文件来龙去脉不清。
4. 安全性问题。
电子数据的易更改性为非法操作提供了便利, “黑客”攻击以及用户根据利益需求而任意取舍甚至篡改信息, 都会直接损害电子档案的安全。
另外, 收集过时的电子计算机软硬件, 提供利用, 读取那些过时的、技术记录在载体上的信息内容, 这就要广泛收集、保管过时技术全套软硬件, 还必须保管操作这些过时技术的某些技能, 还有老化和维护问题, 代价十分昂贵。
综上所述, 电子档案管理是档案工作的一个新领域, 针对现代化办公条件下电子文件和电子档案的大量产生, 制定文档一体化的管理模式是非常必要的。与传统的归档移交相比, 电子文件的收集可以说是在瞬间完成的。在整理方面, 分类、立卷、编目这种档案实体的整理工作将被多途径的电子检索方式代替, 由于电子文件和载体的可分离性, 其内容可不受载体的限制和束缚, 所有的信息线索都可以借助计算机的逻辑判断功能和运算速度, 多途径、多角度地组配, 甚至可以网上立卷, 根据不同需求按文件的不同特征组成各种虚拟卷。
三、电子档案的维护
维护电子档案的完整与安全是档案工作者的基本职责之一, 为保证电子文件的原始性、安全性和具有保存的价值, 档案部门必须重视电子档案, 严格制定电子文件的操作制度和安全保密制度, 对电子文件实施全程监控, 实行层层负责制, 所有经办人员在电子文件的形成、移交、提供和利用过程中都应履行签字手续, 并建立电子文件备份系统以防止其在利用过程中信息的损坏, 采取定期复制以及定期对计算机病毒进行检查、防治, 对重要文件的存储和传输实行加密技术处理等措施, 以确保电子文件的完整与安全, 实现文档一体化的管理。
四、对档案人员的要求
高技术的应用需要高技术的人才来管理。档案教育应及时调整专业格局, 从课程内容、教学方法和手段、教育层次和形式等方面全面更新。建立在高科技平台上的电子文件、档案必须由具备高科技素质的管理型和复合型人才队伍来管理, 因此在加强档案管理人员队伍建设中, 除提高其政治素质、文化素质和档案业务素质外, 还应着重提高其计算机使用操作技能。在电子文件日益发展的今天, 档案人员要想管好它, 必须了解形成电子文件的相应技术和设备, 以及相应的电子计算机硬件技术。对在职人员进行各种形式的再教育, 以适应技术发展的需要。应注意引进多方面的人才, 将懂档案业务, 具有计算机专业知识的人员充实到档案队伍当中来, 建立复合型多层次的专业技术队伍。
以XX发动机厂为例, 1994年, 该厂共有专兼职档案员20人, 其中, 本科毕业以上的1人, 大专毕业以上3人, 中专及以下的16人。随着档案的增加和专业对口的要求, 到2013年, 该厂共有专兼职档案员50人, 其中, 本科及研究生毕业以上的40人, 大专毕业的10人。排除近20年中档案员正常退休, 从这一数据中可以看出, 现代化的档案管理对人才的知识能力及水平也相应提高了要求。
五、电子档案信息化建设应注意的问题
第一, 注重档案管理的安全性。在建设初期一定要注意电子档案的保存, 防止档案的遗漏损失, 保证归信息的安全、完整。
第二, 加快电子档案信息化建设进程, 对现有的信息化管理平台进行有效集成。信息化是档案管理信息化的基础, 有效集成的信息化管理系统是档案管理信息化的平台, 在进行档案信息化时, 要充分考虑信息化水平, 循序渐进, 逐步推进。
第三, 进一步提高员工素质。任何先进的系统都是由人来运用的。没有高素质的人才, 再先进的系统也只是一个供人欣赏的美丽花瓶, 要充分发挥档案信息化管理系统的作用, 需要对员工进行全面系统的培训, 使员工对档案管理系统做到能用、会用, 并在工作中不断提出改进意见, 使档案管理系统得到持续的改进。
数字化时代召唤数字档案, 这是时代发展的需要, 参与国际竞争与交流的需要, 加强科学的研究, 普及教育知识、服务社会大众的需要, 提高档案工作社会地位的需要。档案信息化是国民经济和社会信息化的重要组成部分, 是档案事业改革与发展的内在要求。随着信息社会的发展, 电子文件在日常工作中的不断应用, 档案工作所具有的信息管理和信息服务属性日益增强, 要做为一名合格的档案管理工作者, 就必须深入学习和了解新技术、新理论, 并把其运用到自己的实际工作中去, 加强档案的数字化建设, 实现“文档一体化”管理, 不断提高档案管理以及服务工作的网络化水平。只有这样, 才能真正适应这个科学技术高速发展的新时代, 更好地做好新技术应用下的档案管理工作。
摘要：电子文件保管系统作为信息管理系统的一种, 为档案工作提供了自动化、系统化的管理手段。有效的电子档案管理是实现人类社会性原始历史记录在信息时代得以真实、完整、可靠保管的有力保证, 能够快速、及时地满足单位行使各项职能时对文件、档案信息的需求。
电子档案录入教程 篇5
教程
一、首先进行系统设置。如图所示：’新增人员”—在“姓名”输入名字—在“所在部门”输入村名—勾上“是否建档人”和“责任医师”—点击“保存人员”即可。
二、点击“快捷建档”、“档案管理”，即可开始录入档案。如图，档案号必须正确，户籍地址就是派出所登记的地址，现住址可以是临时住址。乡镇不可改变。
今年只是录入我镇的“重点人群”，如：高血压、糖尿病、精神病、儿童、孕产妇、65岁以上老年人。
注意：建档时间
一定要早于体检时间，否则录入会失败。如建档时间是2012年3月10日，则体检时间只能是在2012年3月11日以后。
注意： 在个人信息中，在既往史要勾上“高血压”、“糖尿病”、“精神病”等，尤其是精神病必须勾上，才能进入“重性精神病管理”中。血型中多数人（45%）填写B型，A型占25%、AB型占10%、O型占20%。
三、进入体检表填写：
注意：
1、高血压患者中80%的人，都是有症状的，才能符合逻辑推理。
2、在填写血压值时，只要输入的值，大于140/90mmhg就直接进入高血压管理中了。我们这次就是只录入高血压、糖尿病、精神病、儿童、孕妇、产妇、65岁以上的老年人。
3、糖尿病人的录入，只需要在辅查中，将空腹血糖填入即可。记住这里血糖值必须是大于7.20以上，才能进入糖尿病的管理名单中。
4、高血压患者、糖尿病患者，必须有辅查：血糖、血脂、肝功能、血常规、肾功能记录。
5、健康评价：高血压患者、糖尿病患者中80%必须是异常的。可以填写如：高血压、糖尿病、精神病、冠心病、肺心病等。
6、健康指导：必须勾上：
（1）、定期随访；（1）、纳入慢性病患者管理；（3）、危险因素控制：必须勾上1、2、3、4、5.最后点击保存。
四、进入各个系统中完成任务
1、高血压病人管理：点击“高血压病人管理”后即进入，点击“未管理患者”，将所有人点击在“加入管理”中，就变成了“已管理患者”了，即可进行随访登记了。点击下方“随访记录”—再点击“新增随访记录”—填写随访记录表、提醒计划—新增提醒计划
2、糖尿病病人管理：方法和高血压相同。就是“未管理患者”加入“加入患者管理”，才能进行随访。
3、精神病病人管理：则点击“编辑个人信息补充表”和“随访记录表”、“提醒计划”
4、老年人管理
则是点击“体检记录”—“新增随访记录”；“老年人自理能力评估表”--“增加评分”；提醒计划管理—增加提醒计划
5、孕产妇管理
找到患者名字---点击“第一次产前检查”、“第2-5次产前检查”、“产后访视”、“第42天产后访视”、点击“增加”即可。
其他填写都是一样的。
6、儿童管理：填写一样，选择全部，逐项点击“增加”即可。
五、直接进入健康教育，点击“新增”，如图：
最后都要点击“保存”。
电子健康档案急不得 篇6
一是8500亿元的资金来源和投入方向被正式确认。8500亿元的绝大部分或主要部分将用于基层; 二是今后3年医改的5项重点改革被明确。即建立基本医疗保障体系、健全基本医疗卫生服务体系、建立基本药物制度、健全均等化的基本公共卫生服务体系、探索公立医院改革的基本道路; 三是卫生信息化的基本方向再次被明确。正式颁布的新医改方案第14条与此前的征求意见稿，并未做出明显修订，依然是遵循涵盖“大卫生”范畴的信息化思路。《医药卫生体制改革近期重点实施方案(2009～2011年)》更明确提出，从2009年开始，逐步在全国统一建立居民健康档案，并实施规范管理。
据悉，北京年内将选择朝阳、西城、顺义三个区率先试点，为居民建立电子健康档案。电子健康档案将记录居民的基本信息、就诊和用药、检查记录等；大型医院之间将首先联网共享居民健康档案。据介绍，去大医院看病，患者只要提供一个ID号，其家庭成员情况、病史、历次诊断情况等均可在不同医院共享。预计到2010年，电子健康档案将在北京市全市18个区县按照居民自愿建档的原则进一步推广。
而在上海，通过实施医联工程，第一批23家三甲医院已经可以共享病人的电子病历; 接下来将继续推进“大医联工程”和“大卫生工程”。其中正在积极酝酿的“大卫生工程”，计划今后3年将在全市各级卫生机构之间实现全面联网和有关信息的全面共享。其中，居民健康档案无疑是信息共享的重中之重。
各地建立居民电子健康档案的计划明显提速。但是，目前建设居民电子健康档案无论在管理体制上，还是在技术标准上，至少面临五个方面的严峻挑战。首先，何谓居民健康档案，应该包涵的内容、电子化的技术标准，如何统一？其次，作为未来将要记录每个居民全生命周期的绝对隐私信息，如何从技术和立法两个层面双管齐下，确保隐私信息的安全保护和合理使用？三是从信息技术的角度看，如此海量的信息将以何种方式来实现数据的有效存储和稳定运营，使之真正支撑业务系统的需要？四是建立如此庞大的信息系统，需要投入天量的资金，中国各地经济不平衡，是否意味着居民健康档案的建设也将出现地区间的“贫富分化”？五是目前以各个地区为主导的居民健康档案建设，是否会形成一个个新的孤岛，区域之间的信息互联又将如何突破管理体制上的束缚？
浅析电子档案与纸质档案并存 篇7
一、高速信息时代发展对档案管理的影响
当今社会已步入一个高速的信息时代, 网络与通信的飞速发展, 各种新型信息处理技术、多媒体技术的广泛应用, 已渗透到我们日常的工作和生活当中, 同时也影响到档案的管理工作中, 使现阶段的档案管理工作翻开了崭新的一面。网络化、数字化、信息化是现代档案管理工作的发展方向。
二、纸质档案与电子档案并存现状
在当今飞速发展的信息时代, 人们获取知识与信息的习惯已经发生根本性的变化, 纸质档案的传播虽然没有电子档案的方便、快捷。但纸质档案一旦形成, 由纸张、字迹材料、字迹这三大构成元素就将永远结合在一起。反之, 电子档案虽然速度快、效率高, 但由于其真实性、可靠性方面存在风险。
在实际档案管理工作当中, 不仅要求有纸质档案, 同时还要求有相应的电子档案, 这就是我国目前档案工作管理中的“双轨制”。通过电脑生成电子文件, 再通过打印形成纸质文件, 或者将纸质文件扫描生成数字化进行处理, 形成相应的电子版本。其产生, 是基于电子计算机及网络技术在社会各个领域的广泛应用。
三、纸质档案与电子档案并存的必然性
在各行业实际工作当中, 大量的会议记录、手稿、领导批示、原始数据等这些纸质文件因为其重要性, 还是以纸质为载体实行纸质档案管理, 对其进行长期、稳定的安全管理, 可作为重要和可靠的依据凭证存在。而电子档案的最大特点在于其占用空间小, 存储信息量大, 利于保存, 使使用者能够随时随地检索, 并实现信息的共享。二者各有优劣。从利于工作角度来看, 纸质档案与电子档案并存是必然的。
从其载体而言, 对于纸质档案来说环境的变化、空间的要求、纸质的质量等都对其保存寿命上有很大的影响。相对电子档案, 其载体主要由光盘构成, 其构成材料多为聚酯底基, 其对外界因素, 包括物理因素、磁性现象等, 都是电子档案的不利因素。从保管的角度而言都存在缺陷。但二者之间缺一不可。
四、纸质档案与电子档案并存阶段管理中存在的问题
1、认识上不足。
在日常的管理工作当中, 对于电子档案的概念我们从其功能和作用上还没有一个充分的认识, 尤其对于一些一线的档案工作者, 往往没有及时转变观念, 在工作当中把更多的精力放在了纸质档案的传统管理方式上, 加之年龄层次、业务水平、学历层次等诸多因素的影响, 造成对电子文档收集、归类不齐全, 管理上不规范、不完整, 或者出现资源上的过度浪费。
2、档案管理人员年龄、学历层次分差大。
档案部门作为一个职能部门, 一直以来是一个清闲养老的地方, 得不到有效的重视。就目前来讲, 档案管理人员年龄层次偏大, 业务水平老年化非常严重, 而许多年轻人又不愿意从事档案管理工作, 这就导致档案管理得不到有效的衔接, 出现管理落后、制度不健全等诸多弊病。
3、管制制度不健全。
传统的管理模式一直以纸质档案管理为主, 从接收、整理、保管已构成一套完整规范的体系, 但相对于电子档案还未有一个成熟的管理模式。各个档案管理单位都在自己的日常管理工作中自行摸索。其安全性、保密性得不到有效的保障。
4、安全隐患。
电子档案自1998年出台《电子文件归档与电子档案管理方法》的试行标准开始, 已有10多个年头。由于电子档案信息极易被篡改, 且很难找到篡改痕迹, 并且随着高端电子技术的迅速发展, 破坏档案真实性的技术手段也更加先进。其次, 计算机和网络技术日新月异, 旧的存储档案内容是否被未来新的高端设备准确无误的解读?面对自然灾害时, 电子档案是否可完整复原等诸多问题。如何更行之有效地做好电子档案的安全管理是我们当前档案管理的又一新兴课题。
五、纸质档案与电子档案并存管理策略
传统档案与电子档案的比较分析 篇8
1 档案载体的多元化现象
1.1 何为档案载体多元化。
档案文献载体的多元化是指档案文献档案资源打破原有单一的以纸质为载体的印刷型文献收藏方式, 向以磁介质、光电介质、化学介质为载体的新型信息媒介转化, 形成各种载体共存的现象。特别是以新科技为发展背景的电子档案的介入, 不仅极大地丰富了档案馆的馆藏, 而且彻底改变了档案馆传统的文献管理方式和信息服务的提供模式。此外, 文献资源载体的多元化还直接导致传统档案馆向复合式档案馆的迈进, 可见, 由此引发的一系列结果在很大程度上推动了档案馆的发展。
1.2 档案馆信息载体多元化存在的基础。
信息载体的演进不是以新载体的诞生或旧载体的消亡而完成的, 尽管载体在演进中体现了物竞天择、优胜劣汰的法则, 但其演进过程中各信息载体之间反映出的兼容性更能突出信息载体的演进特点和规律。载体间的相互兼容是指信息载体体系中具有不同性能特征的信息载体之间相互依存, 相互补充、彼此协调调合, 相互叠加在一起, 以一个整体的形象共同承担信息交流使命的一种共处关系。
1.3 档案馆信息载体多元化的管理对策。
档案馆档案资源的载体种类以及档案在档案资源中所占的比例直接影响档案馆档案资源的建设方针, 而且未来信息载体的类型还会增多, 各种载体中的知识资源量会有所增减, 因此, 档案馆必须明确有关的管理对策。对多元化信息载体的管理, 首先解决的问题是档案馆如何科学地选择适合自身发展特点的信息载体, 权衡何种载体为主, 何种载体为辅, 考虑档案资源中不同载体形式的信息的科学的分配。不同载体具有的不同特长, 不同档案馆服务对象需求间的差异, 各类档案馆用于档案资源建设的资金投入以及各档案馆馆舍空间对载体发展局限的大小, 这些因素左右着档案馆对各类信息载体的选择, 不同档案馆的具体情况不一样。
2 印刷型档案与电子档案的比较特点
继续担负现代科技信息活动的重任, 由于电子档案与自身具有的优势, 其巨大的发展空间以及被人们接受的程度也给传统纸质档案带来巨大挑战, 但这并不意味着纸质档案就要退出科学信息交流的舞台, 被历史淘汰。究其与电子档案永久共存的原因主要有:
2.1 用户的亲和力, 即人们对它的偏爱。
悠久的历史和良好的便捷性使图书、报纸、期刊等纸质载体与广大信息用户结下了不良之缘。
2.2 电子档案的性能不是在所有的方面都
超过了传统的纸质媒介, 甚至在某些方面落后于纸质载体。例如, 纸质载体文献更适合大众的使用习惯, 据不完全统计, 人们利用各种文献的比例, 印刷型文献占56%, 视听文献, 机读文献占17.2%和9.9%。可见, 印刷型文献仍有其存在的价值。其次纸质文献更易于保管, 使用方便, 对它的保管和使用不须配备专门设备。显然, 电子档案这种没有全方位比较性能优势的新载体不足以完全承担信息交流全部职能, 电子档案的特性决定了它还需要其他载体的辅助, 因此它不可能将纸质载体淘汰出局。
2.3 电子信息技术的飞速发展为纸质载体进一步发挥自身的潜能提供了新的可能。
纸质载体的发展过程与人们的生产能力、生产技术有着密切的关系。从手抄笔录到雕版印刷, 再到活字印刷, 机械印刷和数字印刷的应用, 纸质载体在信息交流方面的作用不断得到挖掘和利用。电子科技的介入, 印刷技术的进步, 使纸质文献的潜能还有进一步释放和显现的可能。
2.4 档案信息电子化的益处
所谓档案信息电子化, 就是以馆、室、藏档案资料、纸质或机读形式的为主要物质对象, 用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工, 使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程, 其益处有:
2.4.1 可充分利用和发挥现有的微机的潜能, 提高利用率。
目前, 大多数基层档案馆室对计算机的应用单一, 开发功能简单, 有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存, 利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费, 使现代化设备不能尽其用。
2.4.2 缩短二次文献信息的加工时间, 提高档案信息的时效性。
手工信息加工工作模式是:选题———选材———编辑———出版, 这条“慢工出细活”的工作方式, 即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长, 造成信息失效, 严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化, 编者可直接利用机读形式的档案, 利用电脑的功能完成信息加工工作程序, 快捷地出版二次文献。
2.4.3 档案信息电子化, 可一次投入, 多次产出, 可改变信息加工工作受经费限制的局面。
手工编研信息成果出版需要较多的经费, 但目前乃至今后一个相当长的时期内, 企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的, 依靠自身解决也不是件容易的事, 解决不好, 档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。
2.4.4 档案信息电子化, 信息成果可多份
拷贝, 将拷贝成果送到领导及各个部门, 就扩大了社会影响, 拓宽了服务范围, 档案部门的地位自然也就得到了提高。
2.4.5 档案信息电子化, 可使档案信息顺利地与最新技术接轨。
虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段, 但档案事业要注意这方面发展动向, 超前拿出对策, 使档案工作适应这一客观形势的变化和要求, 使现在的劳动电子化, 为将来“信息高速公路”中有一束档案信息打下基础。
3 电子档案趋于主流地位的优势
首先, 从信息载体发展的历史来看, 性能优越的新载体取代性能低劣的旧载体成为主流载体是信息载体演进的一个基本规律。电子载体对纸质戴体主流地位的取代是符合这一规律的, 回顾人类信息交流的历史, 信息技术不断进步, 新的信息载体总在不断涌现, 信息交流的主流载体也在不断更替。特别是当科学技术的发展对科学信息交流的要求超载了当时信息载体的性能所能随的限度而又有综合比较性能优势的新信息载体出现时, 这种新的具有较大的优势的信息载体就会成功取代传统的主流载体而成为新一轮的主流载体。
从目前的信息交流实践来看, 纸质载体系长期积累下来的问题已经逐步地暴露出来, 如信息容量低, 难以保证按指数递增加的科学信息充分发布的需要, 主流载体与信息之间“形影不离”的一体化关系严重制约了科学信息的有效组织, 也极大地防碍了信息传递的时效性, 已难以适应科学技术的飞速发展, 负载不起新的科学发展背景下科学信息交流的重任。而新兴的电子载体具有胜任新的科学发展背景下科学信息交流的重任的优越的综合性能特征, 符合科学信息交流对信息载体发展的需要, 因此, 成为新的主流载体也就是大势所趋。
电子载体代表了现代信息载体技术发展的最高成就, 它在许多方面克服了以往介质载体的不足, 具有比传统载体优越得多的性能特征, 完全符合现代科学的发展对科学信息交流的要求, 但同时纸质载体在整个载体系统中并非处于被淘汰的位置, 不过其内在的独到之外和特殊功能, 使得纸质载体在相当长的时间内仍有很大的生存空间, 因此, 电子载体与纸质载体在整个信息交流的舞台上尽管扮演的角色不同, 但它们在负载符号, 传递信息以及实施信息交流的作用上并非相互抵触, 而且相互统一的。
摘要：在阐述档案载体多元化的基础上, 论述了电子文献的优越性和局限性以及印刷型档案不可取代的原因, 指出电子文献与纸质文献在其功能上将互为补充, 彼此并存。
关键词：载体,多元化,存储,电子信息,纸质载体
参考文献
[1]黄权才, 图书馆知识载体多元化及其管理[J].图书馆理论与实践, 2002, 3.
纸质档案与电子档案的差异分析 篇9
关键词：纸质档案,电子档案,基本认识,差异
一、前言
目前计算机技术广泛的应用到社会的方方面面, 随着这些改变, 不可避免的要产生庞大的电子档案, 并且传统的档案管理方式深受新兴的电子档案的冲击。深入研究传统档案以及电子档案之间差异对相关工作者完成档案的合理高效管理有巨大的推动作用。
二、关于纸质档案与电子档案的基本认识
纸质档案是我们日常最常见的档案保存方式, 其产生的目的是为了将一些有价值、意义的信息保存下来供需要者随时调查利用。而电子档案主要依靠计算机的硬件和软件以及数据库链接等将已经入档的并且具有保存价值的文件以电子版的形式保存在光盘、磁盘等上面, 随时将各个社会组织以及个人的活动记录下来。
档案的这两种保存方式都有其各自鲜明的特点, 纸质档案的优点是存储方式比较直观, 容易识别, 保存的时间比较长等, 这些优点电子版的档案是不具备的。区别于纸质档案, 电子版档案可以对各种信息媒介进行转化和识别, 能不受源文件的约束, 具有较高的信息共享性、载体多样性以及存储的大容量性。
三、二者的差异分析
(一) 受环境影响程度的差异
1. 光线以及异常气体的不同影响。
有害的气体以及光线对档案纸张带来的危害主要是使档案纸发生氧化反应, 大大降低了纸张的韧度。相比之下, 光线和有害气体给电子档案带来的危害更大, 特别是紫外线。有害气体的成分主要包括二氧化氮、硫化氢、氯气以及二氧化硫等有氧化性以及酸性的气体, 这些气体在一定条件下可以破坏、腐蚀磁性的光盘以及载体, 使其变质、老化、磁粉脱落, 致使保存在上面的档案信息丢失。而光线的照射会使承载电子档案的硬件发生氧化, 使基带和盘带的韧度下降, 并加快老化。此外, 紫外线所带来的危害严重的影响了载体的剩磁稳定性, 使信号减弱, 并使记录信息的读写效果深受其影响。
2. 灰尘的影响。
空气中散落的灰尘给档案纸带来的危害主要是机械性的磨损纸张, 造成“档案砖”的形成, 使毒菌侵害纸张。至于电子档案, 灰尘主要影响其载体, 造成化学、物理以及生物损坏。化学方面的损坏主要是指包含在灰尘里面的化学成分造成光盘载体、磁盘以及磁带的降解、腐蚀等化学反应, 严重造成硬件上的损坏, 使所承载的数据信息丢失;物理损坏则是指刮伤磁带磁盘的表面, 损毁记录信息;生物损坏则指的是利用灰尘进行传播的霉菌孢子, 居住在磁盘磁带上, 其分泌出的有机酸和酶等分泌物造成磁盘数据的丢失。所以防尘工作对于电子档案来说具有更重要的意义。
3. 湿度和温度的影响。
电子档案和纸质档案对环境的湿度和温度都有较高的要求。在不适合纸质档案存放的环境下, 较高的湿度和温度会加快纸张水解氧化的速度, 发生字迹材料的洇化、扩散等现象。对于电子档案来说, 不适宜的温度和湿度容易使聚酯底基发生收缩或膨胀而发生变形, 而光盘的载体大部分使用的是铝、塑料和多碳等材料, 这些都会在不适宜的温度下发生变形, 对激光束的定位以及读写数据等都有很大的影响。根据相关资料了解到, 对于纸质档案来说, 最佳的保存温度为14—24℃, 湿度为45%—60%, 电子档案的最佳保存温度是16—20℃, 最佳保存湿度是40%—50%。
4. 外部震动以及磁场的影响。
对于纸质档案来说, 机械震动以及磁场对其是没有影响的, 但对电子档案的影响是巨大的。外来磁场常常作用在磁性的载体上, 使载体的磁性涂层发生磁化或者消磁等现象, 破坏记录的信息, 给数据的读出造成障碍。除此以外, 剧烈的机械震荡使载体中的磁性分子的排列顺序发生变化, 减弱剩磁, 破坏信号。所以电子档案在存放时一定要远离磁场较强的环境, 可把带磁性的载体放入具有抗磁功能的储备物里, 如金属盒或框架内, 同时要防止剧烈的机械震动的产生。
(二) 资料保护差异
保护纸质档案的主要目标是延长纸张的寿命, 作为一个整体的载体和所记录的信息, 纸张保护好了, 上面所记录的文字信息自然会得到保护。不同于纸质档案, 电子档案的载体与记录的信息是可以分离的, 这个特点使档案信息极易被盗或者修改, 所以在保存电子档案时还必须要对电脑病毒给予高度的重视, 电脑病毒常常随意修改其他程序, 实现自身的拷贝并传播至其他程序内。所以电子档案的保护工作还有待研究。当前, 常将防火墙、数据加密、存取受权限控制、数字时间印章等方法用来保护电子档案信息。
(三) 技术寿命方面差异
纸质档案的寿命仅与纸张的内部因素以及环境条件有关联, 但是电子档案的寿命除了以上因素外还与当代的技术更新等方面紧密联系在一起。电子档案的信息与载体的结合是通过计算机完成的, 只有通过计算机才能实现档案资料的读出和写入。只要技术未及时更新, 存入载体内的信息将没有办法提取出来。通常将技术过时归结为两方面的内容:一方面是技术的革新使新的贮存技术代替旧的;另一方面是出于商业方面考虑, 由于厂家的破产或生产产品的内容发生变化使其以前生产的电子档案设备很难再找到相应配套的产品。通常情况下, 电子档案的载体的寿命远远超过了识别他的软件和硬件的技术寿命, 所以技术过时对电子档案的存储比载体损坏造成的危害更为严重。
(四) 载体寿命方面差异
尽管纸张的寿命取决于纤维素, 而且纤维素在一定的环境下会发生氧化水解等化学反应, 只要我们在日常的档案护理过程中注意对以上两种化学反应的预防, 纸质档案的存放寿命是可以延至千年以上的。
光盘和磁性物质是构成电子档案的载体。磁带和磁盘的基本构成是聚酯底基, 并且聚酯底基很容易吸尘和产生静电, 这些都会使自身的形状发生弯曲, 使磁粉脱落。粘合剂容易发生膨胀冷缩、生霉、脱落、磨损等缺点都会影响信息的再现。磁粉容易在磁场中受外磁场的影响而发生消磁、退磁等现象。这些不稳定因素的影响使得电子档案的寿命要比纸质档案的短得多, 常常在5-15年就会结束自己的使命。
四、结束语
完成对电子档案和纸质档案的护理工作不是一件容易的事, 我们要做好其管理工作, 在实现档案信息资料最大可能利用的同时又可以使档案信息得到有效和安全的保护。当前的局势是纸质档案和电子档案共存的时代, 深入了解二者之间的差异和共同点对日后档案管理工作会带来更大的方便。
参考文献
[1]李奕南.电子档案与纸质档案的差异[J].哈尔滨市委党校学报, 2006 (1) .
[2]杨玫.纸质档案与电子档案的差异[J].档案, 2008 (4) .
[3]王丽华.小议电子档案与纸质档案之间的差异比较[J].民营科技, 2011 (11) .
电子档案与纸质档案共存的思考 篇10
进入网络时代, 国家机关、社会组织及个人开始无纸办公, 大量的电子文件产生, 逐渐代替了传统的纸质文件, 电子档案及其管理推动了档案事业的发展, 也开辟了许多新的研究领域。电子档案的产生标志着档案管理进入了现代化管理阶段。档案部门作为社会信息产业的组成部分, 必须采取相应的措施, 以现代化管理手段, 把档案信息的数字化、网络化、智能化以及个性化的形式, 转化为真正有效的信息, 服务于知识经济, 服务于这个对于有效信息有着强烈渴求的时代。
二、电子档案的比较优势
(一) 载体形式与体积
电子档案的载体非常多, 磁盘、光盘等, 不像纸质档案具有单一性;而且电子档案容量大, 体积小, 是纸质档案无法相比的, 大大节省了存放的空间。
(二) 复用性与利用性
档案的反复利用对纸质档案产生损失和破坏, 而对电子档案的反复提取和复制对档案寿命的影响并不大。纸质档案只能到档案室里去查阅利用, 而电子档案不受距离限制, 传输便捷, 利用方便。
(三) 信息的共存性和共享性
电子档案利用方便, 具有共享性。而纸质档案只能一人一件, 难以做到同时使用。
(四) 信息的可操作性
电子档案可以由计算机直接处理, 解决了传统立卷工作中的繁琐问题, 利用者可以在计算机中直接将信息转化成自己需要的形式, 这些都是纸质档案无法做到的。
三、电子档案的局限性
(一) 依赖性和不可识别性
电子档案的查阅和利用必须依赖于电子设备, 在电子设备有误、停电等特殊情况下, 要想查阅就无法实现。
(二) 载体不稳定而且寿命短
磁盘、光盘等载体, 由于时间长和反复利用, 会造成一定的损坏。
(三) 文件的形式过程难以体现
纸质文件由于内容与载体的密切结合, 文件的制作、修改、完成过程全部可以通过载体反映出来。而电子文件的制作过程已不再实物化, 在编辑过程中, 文件的形成过程, 包括草稿、历次修正稿统统被消灭, 再也无法恢复。
(四) 文件内容容易失真, 安全性差
电子文件信息容易失真, 而且由于没有“原件”, 其失真程度难以核实。造成其失真的原因有三方面:其一, 电子档案有易修改的特点, 而且修改后不易被察觉;其二, 由于电子文件的载体和读写技术的不稳定也会造成信息失真;其三, 由于病毒侵入, 造成电子文件信息失真。
(五) 开发费用高
电子档案的管理需要高新的计算机管理软件, 这不仅需要有力的硬件设备支持, 还需要高级编程人员与档案管理人员的配合, 就需要足够的资金保证。
四、电子档案、纸质档案的共存与互补
(一) 电子档案与纸质档案的共存状态
长期以来, 档案室一直以纸质载体的档案为归档的主体, 对纸质文件进行收集、整理、分类、立卷、保管、利用, 形成了一整套的档案管理方法, 随着信息社会的不断发展和深入, 越来越多的电子文件出现在我们的工作中, 使我们不得不正视电子文件的存在, 思考电子文件归档的实际问题和方法。
目前, 电子文件的形成通常有两种情况:第一, 先产生纸质文件, 后因工作需要进行数字化处理, 形成电子文件。第二, 在平时的业务、生产活动过程中直接形成电子文件, 但出于对文件证据的考虑, 再转化为纸质文件。
怎样处理好两种载体文件同时归档的问题成为目前档案室的主要任务之一。要让两种载体文件发挥各自的有事为利用者提供更好的服务, 必须要有完善的管理机制, 形成优势互补。
(二) 电子档案与纸质档案的优势互补
纸质档案具有稳定、永久、静态, 而电子档案则是不稳定的, 非永久性的, 且为动态的。电子档案与纸质档案各自的特点决定了这两种载体形成的档案同时存在, 同时存在既可以做到安全持久, 又可以互补各自的不足, 更好地发挥档案的利用价值。
1. 两种载体档案的共存可以解决电子档案的依赖性所造成的弊端。
电子文件的产生依赖于计算机, 电子档案的读取识别受电子设别的制约, 一旦电子设备因外界原因造成无法工作时, 及时提供相对应的纸质档案既可弥补这一不足。
2. 两种载体档案共存可以解决电子档案难以确定性的原始性。
电子档案的原始性即法律效力, 现在国家还没有明确的规定, 只保存电子档案, 如果后期发生难以确定的纠纷, 就没有有力的法律证据加以辅助。但如果能够提供相应的纸质档案, 则这种问题就会迎刃而解。
3. 两种载体档案的共存可以解决纸质档案无法实现的便利性及复用性。
纸质档案是唯一的, 不便于多个利用者同时使用, 而电子档案可以进行多个复制, 可以同时提供给不同利用者, 满足不同利用者的实际需求, 提供不同角度的信息。当利用者在异地时, 电子档案就可以跨越距离界线, 及时提供, 方便利用者尽早获取信息。
4、两种载体档案的共存可以保证档案的安全与永久。
存储电子文件的光盘等介质保存期限有限, 保存相应的纸质档案以备不测。目前电子档案的保管技术与方法还不是特别的成熟, 而纸质档案的保管已经有悠久的历史, 技术相对成熟, 有保证。
五、“双规制”是解决问题的有效途径
鉴于电子文件、纸质文件并存且互有优劣的情况, 目前通用的方法是采用“双轨制”。归档文件形成“两套制”, 即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档, 形成内容相同的两套档案。使用不同的编目方法和贮存手段。我们可以在每卷纸质档案备考表中注明相对应的电子文件编码, 同样, 也在电子文件归档中注明相应的纸质文件档案, 以便利用时参照互补。通过“双规制”, 可以有效地做到了电子档案和纸质档案的互补, 确保档案管理万无一失。
摘要：随着科学技术的进步, 现代化的办公手段已在我国各机关、团体、企事业单位广泛采用, 电子档案也应运而生。电子文件逐渐进入档案室, 而且呈逐年递增的趋势, 于是在档案室形成了两种载体档案共存的现象。越来越多的人认为可以直接存入电子档案而淘汰纸质档案, 这样既可以节省空间, 又可以方便利用, 并且减少档案管理人员的工作量。本文从纸质档案和电子档案的比较中认为电子文件和纸质档案各有千秋, 应该同时存放, 在工作中相互促进、互相补充。
关键词：电子档案,纸质档案,共存
参考文献
[1]李镝鸣.关于新时期电子档案与纸质档案共存的思考[J].新疆档案, 2005.
[2]闫青泉.基于档案信息安全的档案数字化管理[J].晋图学刊, 2009.