Excel使用技巧

Excel使用技巧（精选十篇）

Excel使用技巧 篇1

⒈快速定义工作簿格式

首先选定需要定义格式的工作簿范围，单击“格式”菜单的“样式”命令，打开“样式”对话框;然后从“样式名”列表框中选择合适的“样式”种类，从“样式包括”列表框中选择是否使用该种样式的数字、字体、对齐、边框、图案、保护等格式内容;单击“确定”按钮，关闭“样式”对话框，Excel工作簿的格式就会按照用户指定的样式发生变化，从而满足了用户快速、大批定义格式的要求。

⒉快速复制公式

复制是将公式应用于其它单元格的操作，最常用的有以下几种方法：

(1) 拖动复制。操作方法是：选中存放公式的单元格，移动空心十字光标至单元格右下角。待光标变成小实心十字时，按住鼠标左键沿列(对行计算时)或行(对列计算时)拖动，至数据结尾完成公式的复制和计算。公式复制的快慢可由小实心十字光标距虚框的远近来调节：小实心十字光标距虚框越远，复制越快;反之，复制越慢。

(2) 输入复制。此法是在公式输入结束后立即完成公式的复制。操作方法：选中需要使用该公式的所有单元格，用上面介绍的方法输入公式，完成后按住Ctrl键并按回车键，该公式就被复制到已选中的所有单元格。

(3) 选择性粘贴。操作方法是：选中存放公式的单元格，单击Excel工具栏中的"复制"按钮。然后选中需要使用该公式的单元格，在选中区域内单击鼠标右键，选择快捷选单中的"选择性粘贴"命令。打开"选择性粘贴"对话框后选中"粘贴"命令，单击"确定"，公式就被复制到已选中的单元格。

⒊快速显示单元格中的公式

如果工作表中的数据多数是由公式生成的，想要快速知道每个单元格中的公式形式，操作方法：用鼠标左键单击“工具”菜单，选取“选项”命令，出现“选项”对话框，单击“视图”选项卡，接着设置“窗口选项”栏下的“公式”项有效，单击“确定”按钮。这时每个单元格中的公式就显示出来了。如果想恢复公式计算结果的显示，再设置"窗口选项"栏下的“公式”项失效即可。

⒋快速删除空行

为了删除Excel工作簿中的空行，可以利用“自动筛选”功能来简单实现。先在表中插入新的一行(全空)，然后选择表中所有的行，选择“数据”菜单中的“筛选”，再选择“自动筛选”命令。在每一列的项部，从下拉列表中选择“空白”。在所有数据都被选中的情况下，选择“编辑”菜单中的“删除行”，然后按“确定”即可。所有的空行将被删去。插入一个空行是为了避免删除第一行数据。

⒌自动切换输入法

当使用Excel 2000编辑文件时，在一张工作表中通常是既有汉字，又有字母和数字，于是对于不同的单元格，需要不断地切换中英文输入方式，这不仅降低了编辑效率，而且让人不胜其烦。下面的方法可以实现Excel 2000中对不同类型的单元格，实现输入法的自动切换。

(1) 新建或打开需要输入汉字的单元格区域，单击“数据”菜单中的“有效性”，再选择“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表框中选择“打开”，单击“确定”按钮。

(2) 选择需要输入字母或数字的单元格区域，单击“数据”菜单中的“有效性”，再选择“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表框中选择“关闭(英文模式)”，单击“确定”按钮。

(3) 当插入点处于不同的单元格时，Excel 2000能够根据设置，自动在中英文输入法间进行切换。就是说，当插入点处于已设置为输入汉字的单元格时，系统自动切换到中文输入状态，当插入点处于刚才我们设置为输入数字或字母单元格时，系统又能自动关闭中文输入法。

⒍自动调整小数点

如果有一大批小于1的数字要录入到Excel工作表中，在录入前先进行下面的设置，将会使输入速度成倍提高。

(1) 单击“工具”菜单中的“选项”，然后单击“编辑”选项卡，选中“自动设置小数点”复选框，在“位数”微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数。比如在此键入“2”单击“确定”按钮。

Excel使用技巧 篇2

如果想在启动系统自动运行Excel，可以这样操作:

1.双击“我的电脑”图标，进入Windows目录，依次打开“Start MenuPrograms启动”文件夹；

2.打开Excel所在的文件夹，用鼠标将Excel图标拖到“启动”文件夹，这时Excel的快捷方式就被复制到“启动”文件夹中，下次启动Windows就可快速启动Excel了，

Excel使用技巧集锦：教你快速启动Excel

，

如果Windows系统已启动，你可用以下方法快速启动Excel:

方法一:

单击“开始→文档”命令里的任一Excel工作簿即可。

方法二:

解析应用Excel的技巧 篇3

一、条件格式设置的妙用

手工填写的成绩册上，教师通常将不及格的成绩用红色笔填写。如何在Exce1的成绩表中实现这一功能呢？我们可以借助Excel中的“条件格式”功能实现。具体步骤为：全选成绩表，单击“格式”菜单中的“条件格式”命令，打开所示的对话框。设置条件为“单元格数值于60”，单击[格式]按钮，从弹出的“单元格格式”对话框中将颜色设为“红色”，[确定]即可。我们会发现，分值小于60的单元格的数值自动变成了红色。而且这样设置的好处是，如果有学生的分数统计有错误，更改分数后，及格了的成绩将会自动取消红色的标记，不及格的成绩会自动加上红色的标记。

二、对多张工作表设置页面

打印Excel工作表时，需要对打印工作表分别进行页面设置。其实，在实际操作过程中，若页面设置的参数相同，可以一次选中多张工作表，同时对它们进行页面设置操作。具体步骤为：按住“Ctrl”键不放，分别单击要打印的工作表标签名称，使打印的工作表同时处于被选中状态，单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，设置参数，[确定]后就可以直接进行打印操作了。

三、快速输入无序数据

在Excel数据表中，我们经常要输入大批量的数据，这些数值一般都无规则，不能用“填充序列”的方法来完成。通过观察发现，这些数据至少前几位是相同的，只有后面的几位数值不同。通过下面的设置，我们只要输入后面几位不同的数据，前面相同的部分由系统自动添加，这样就大大减少了输入量。以学籍号为例，假设由8位数值组成，前4位相同，均为0301，后4位为不规则数字，如学籍号为03010056、030l1369等。操作步骤如下：选中学籍号字段所在的列，单击“格式”菜单中的“单元格”命令，在“分类”中选择“自定义”，在“类型”文本框中输入“03010000”。不同的4位数字全部用“0”来表示，有几位不同就加入几个“0”，[确定]退出后，输入“56”按回车键，便得到了“03010056”，输入“1369”按回车便得到了“03011369”。

四、设置顶端标题行和打印选定区域

用Excel分析处理成绩是每一次考试后教师要完成的工作，最后要打印出各班的成绩册，要求每页都有表头和顶端标题行，各班的成绩册要打印在单独的纸张上。事实上，纸张大小设置好后，在预览时会发现：各班学生的名册有的刚好在一张纸上，有的则不在一张纸上，很多教师通过插入空行和复制顶端标题行的方法来打印操作，但如果添加或删除几行记录，整个版面就乱了。

下面的操作步骤也许会给大家带来惊喜：

第一步，设置顶端标题行：打开“页面设置”对话框中的“工作表”标签，单击“顶端标题行”文本框右侧的[压缩对话框]按钮，选定表头和顶端标题所在的单元格区域，再单击该按钮返回到“页面设置”对话框，单击[确定]按钮。

第二步，打印区域的选择选定要打印的班级（一个班）所在的单元格区域，单击“文件”菜单中的“打印”命令（不要单击“常用工具栏”上的[打印]按钮）。从弹出的“打印”对话框中选中“选定区域”单选框，再单击[预览]按钮，这样就可以打印了。

五、制作成績表

每学期结束时，班主任根据教务处提供的各位任科教师给出的成绩表，还要做出一份“各科成绩表”，并查找出满足条件（三好学生、优秀班干部、优秀团员、补考生等）的学生，这是一项工作量很大的任务。这一项工作，若借助Excel的各种输入技巧、“数据排序”和“数据筛选”等功能来实现的话，将会事半功倍。首先建立一个新的Excel工作簿，并根据科目数插入需要的工作表。例如：某个班学生在某个学期学了英语、高数、C语言、政治、应用文写作等5门科，则需要插入3个工作表，分别用来输入以上5门科的“单科成绩表”和“各科成绩表”（共使用6张工作表，其中3个工作表是默认的）。很显然，所有的工作表中都有一些重复性的数据。如：姓名、课程名称等。如果在每一张空白工作表中输完相关数据，接着再输入第二张、第三张工作表的数据，依次输入下去，这既容易出错，工作量又大。对于这种重复的工作，如果用“自定义序列”，就可以达到一次输入数据多次重复使用的目的，同时也可以做到一次输入多处数据的目的。“自定义序列”可用以下两种方法实现：

第一种：如果已经在单元格区域中输入了姓名序列，那么请先选定该单元格区域，然后在菜单栏中选择“工具”—“选项”—“命令”，选择“自定义序列”选项卡，单击“导入”按钮，就可以将选定区域中的数据转化为自定义的序列数据。

Excel的一些使用技巧 篇4

方法1:在单元格里输入文本后想换行, 只要按住Alt键, 敲一下回车键即可。如果已经输入完文本, 发现内容太长了, 那么可以双击该单元格, 然后将光标移到要换行的位置, 按下“Alt+Enter”即可。

方法2:先选定要使文本换行的单元格, 执行“格式→单元格”命令, 在弹出的“单元格格式”对话框中选择“对齐”, 选中“文本控制”下的“自动换行”即可实现该单元格文本自动换行。

二、Excel中的双击功能

在Excel窗口的不同位置双击鼠标左键, 往往会出现意想不到的效果, 大家不妨试一试。

1、在垂直滚动条上方与带黑三角

形按钮相邻的地方, 有一个很扁的折叠起来的按钮, 双击鼠标左键, 可将当前窗口上下一分为二;同样若双击水平滚动条右方的折叠起来的按钮, 可将当前窗口左右一分为二。

2、单元格内的文本或数字在列宽

不够时, 可将鼠标指向此列列标右边界线, 待鼠标指针变成左右的双向箭头时双击, 可得到最适合的列宽, 用同样的办法可得到最适合的行高。

三、设置打印多页表格表头

如果输入了很长的一个表格, 在打印时你会发现除了第一页有表头, 从第二页开始都没有表头, 这样打印出来的表格很不美观。这时要使打印的每页都有表头, 你可以点击“文件→页面设置”, 然后选“工作表”项, 在“顶端标题行”中输入“$1:$2”后按确定即可, ($2表示表头实际的行数, 如表头有4行, 则输入“$1:$4”) 。

四、插入文本框

表格中需要输入较多的文字时, 可采用插入文本框的方法。在绘图工具栏中点击插入文本框图标, 移动光标到需插入文字的表格内, 点击光标左键并拖动鼠标, 放开鼠标后就会出现一个文本框。注意要使文本框的边框与表格线重合。调整好文本框后, 光标插入到文本框内输入文字, 文字会在文本框内按要求整齐排版。

五、表头下面衬图片

为工作表添加的背景, 是衬在整个工作表下面的, 如何只衬在表头下面呢?

1、执行“格式→工作表→背景”

命令, 打开“工作表背景”对话框, 选中需要作为背景的图片后, 按下“插入”按钮, 将图片衬于整个工作表下面。

2、在按住Ctrl键的同时, 用鼠标

在不需要衬图片的单元格 (区域) 中拖拉, 同时选中这些单元格 (区域) 。

3、按“格式”工具栏上的“填充

颜色”右侧的下拉按钮, 在随后出现的“调色板”中, 选中“白色”。经过这样的设置以后, 留下的单元格下面衬上了图片, 而上述选中的单元格 (区域) 下面就没有衬图片了。

六、同时查看不同工作表中多个单元格中的数据

有时, 我们编辑某个工作表 (sheet1) 时, 需要查看其它工作表中 (sheet2, sheet3……) 某个单元格的内容, 可以利用Excel的“监视窗口”功能来实现。

执行“视图→工具栏→监视窗口”命令, 打开“监视窗口”, 单击其中的“添加监视”按钮, 展开“添加监视点”对话框, 用鼠标选中需要查看的单元格后, 再单击“添加”按钮。重复前述操作, 添加其它“监视点”。

以后, 无论在哪个工作表中, 只要打开“监视窗口”, 即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。

七、让不同类型数据用不同颜色显示

在工资表中, 如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示, 大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示, 低于1000元的工资总额以“棕色”显示, 其它以“黑色”显示, 我们可以这样设置。

1、打开“工资表”工作簿, 选中“工

资总额”所在列, 执行“格式→条件格式”命令, 打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮, 选中“大于或等于”选项, 然后在右面的方框中输入数值“2000”, 单击“格式”按钮, 打开“单元格格式”对话框, 将“字体”的“颜色”设置为“红色”。

2、按“添加”按钮, 并仿照上

面的操作设置好其它条件 (大于等于1500, 字体设置为“蓝色”;小于1000, 字体设置为“棕色”) 。

3、设置完成后, 按下“确定”按钮。

现在看看工资表吧, 工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。

八、把数据隐藏起来

工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅, 那么可以将它隐藏起来。

1、选中需要隐藏内容的单元格 (区

域) , 执行“格式→单元格”命令, 打开“单元格格式”对话框, 在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项, 然后在右边“类型”下面的方框中输入“;;;” (三个英文状态下的分号) 。

2、再切换到“保护”标签下, 选中其中的“隐藏”选项, 按“确定”按钮退出。

3、执行“工具→保护→保护工作表”命令, 打开“保护工作表”对话框, 设置好密码后, “确定”返回。

经过这样的设置后, 上述单元格中的内容不再显示出来。

(注意:在“保护”标签下, 请不要清除“锁定”前面复选框中的“√”号, 这样可以防止别人删除你隐藏起来的数据) 。

九、使用格式刷

在制作一个比较复杂的表格时, 有时会对多个单元格进行相同的操作, 如果一个个地去设置单元格, 不但麻烦, 效率又低, 这时你可以利用格式刷来轻松完成多个单元格的设置:首先设置好一个单元格, 然后双击“格式刷”工具, 接下来, 对需要作相同设置的单元格进行大批量处理。

这些是我在使用Excel过程中学到和总结的一些小小技巧, 分享给大家, 仅供大家参考, 希望大家都能得心应手的使用好Excel软件。

摘要：中文Excel是一种功能强大, 技术先进, 使用方便的电子表格软件。为使大家更能得心应手的使用该软件, 介绍几个在使用过程中总结的小技巧, 供大家参考。

Excel使用技巧 篇5

[关键词]信息 数据 单元格 工作表

一、引言

管理信息系统(MIS)开发研制的方法有多种，本文将简要介绍一种方便、快捷、易用、灵活、安全的方法，即用Excel 2007实现MIS。一般地，一个完善的MIS主要由信息输入、信息处理、信息输出三部分组成，另外，还有界面设计和数据保护等。由于Excel 2007 的诸多优点和史无前例的超强功能，用它处理这些部分显得游刃有余。下面仅就信息的输入、处理、输出等方面的问题粗浅谈谈如何使用Excel 2007。

二、设计过程

1. 信息输入

信息是MIS的基本组成部分，是支柱力量。在计算机中信息是以数据形式表现出来的。其输入最常用的方法有五种：

（1）在单元格中直接输入数据，对于数据序列和相邻的连续多个单元格重复的数据可拖动填充柄实现；

（2）在编辑栏中直接输入数据；

（3）在自设的对话窗体中输入数据：一般先在窗体上加入标签框、文本框、列表框、分组框、选择框、滚动条和命令按钮等，再设计其对象格式（如属性、保护、控制项、对齐、字体和图案等；

（4）对于外部大块数据集，可使用Excel2007中的数据连接库，很方便地连接到外部数据源，通过导入外部数据的方法实现数据录入；

（5）对于重复数据，不论区域是否相邻均可通过复制、粘贴实现录入。

此外，还可通过文件转换功能实现数据录入。Excel 2007提供了强大的文件转换功能，可将TXT文件、DIF文件等直接转换为Excel工作簿文件，这为数据的共享、转换和快速录入提供了极大的便利。

2．信息处理

由于行业有别，对信息处理的要求也存在较大差异，常用的信息处理包括数据的修改、查询、检索、计算、筛选、排序、分类汇总和透视等。在Excel 2007中，用户一般不需编程设计，几乎所有的工作均可由Excel本身提供的功能轻松地完成。最常用的是“数据”菜单中的各项功能：

（1）“记录单”选项提供了数据库记录查询、输入、修改、删除的简单方法。

（2）“排序”选项提供了数据库记录同时按三个字段的排序方法，可按行或按列、升序或降序、字母或笔画、大写或小写进行排序，也可自定义排序次序。

（3）“筛选”选项提供了快速地从大量数据中筛选出符合指定条件的数据的方法，使在数据库中查询、分析、显示某些特定记录易如反掌。

（4）“分类汇总”选项提供了同类数据的汇总及统计方法;

（5）“合并计算”选项提供的功能有两项: 一是把具有相同结构和项目的多个工作表中的不同数据进行汇总；二是多个工作表具有相同的结构和项目，可按位置对数据进行合并计算。

（6）“数据透视表和数据透视图”选项中的“数据透视表”能快速地转换工作表的行和列、从不同的角度查看数据的不同汇总结果（含求和值、平均值、最值、变异值等）、显示不同页面以筛选数据、快速地概括出需要显示的字段，使一个复杂的表格变得容易阅读和理解；通过“数据透视图”可对“数据透视表”中的数据以图的形式动态而直观地进行观察和分析。

表格设计、统计图表等另文讨论。

3．信息输出

Excel2007具有所见即所得的功能。凡是在工作表上能显示出来的包括文字、数据、图形、图表均可打印出来；超宽表格可自动分页打印。其打印选项十分丰富，不需自编打印驱动代码。

4．界面设计

在Excel2007中，MIS的界面可采用对话窗体和在工作表上直接设计两种方法。窗体的各种控件可随意放置在工作表上。在录制或编写了宏代码后，还可根据需要任意修改Excel的菜单、工具箱及提示行显示信息，而隐藏其菜单系统，使MIS仿佛脱离了Excel处于单独运行之中。

5．数据保护

MIS的安全性、可靠性是用户和软件开发人员共同关心的问题。Excel2007为用户提供了多级保护手段，可自行选择是否保护每个单元格或控件、某张工作表、每个工作簿，是否需要输入打开工作簿的口令。一般地，打开工作簿的口令由用户设定，其他保护功能由程序设计人员设定，且一经设置，任何人在不知道口令的情况下均无法越权使用。

三、结束语

Excel2007内置的强大功能以及提供的二次开发平台，为快速、高效、简便地开发具有专业水平的MIS提供了强有力的工具，其众多功能无法逐一谈及，尚需读者在使用中摸索。

参考文献

[1] Microsoft Corporation. 微软office vba.2006

Excel表的打印技巧 篇6

当Excel表较宽或较长时, 打印时就可能打印在几张纸上。要想将该表完整地打印在一张纸上, 可以按以下方法进行操作。

(1) 打开需打印的Excel表, 单击菜单“文件”中的“页面设置”, 打开“页面设置”对话框中的“页面”选项卡。

(2) 在“缩放”选项栏点击“调整为”按钮, 在其右侧输入“1”页宽和“1”页高。

(3) 单击“确定”按钮即可。

2 怎样打印Excel表选定的区域

(1) 打开要打印的Excel表, 单击菜单栏中的“视图”中的“分页预览”。

(2) 用鼠标选中要打印的区域, 单击鼠标右键, 在弹出的菜单中点击“设置打印区域”。

这样打印时将只打印选定的区域。

3 怎样将标题行打印在每一页上

当工作表大于1页时, 标题行只出现在第一页, 其他页并无标题行。如果要让打印的每页都有标题行, 可按以下方法设置。

(1) 打开要打印的Excel表, 单击菜单“文件”中的“页面设置”, 打开“页面设置”对话框中的“工作表”选项卡。

(2) 在“打印标题”项目下, 单击“顶端标题行”对话框右下角的“折叠对话框”按钮, 然后在工作表中选中要作为标题行的行, 再次单击该按钮。

(3) 点击“确定”按钮即可。

4 怎样将Excel表中的公式打印出来

(1) 打开要打印的Excel表, 单击菜单“工具”中的“选项”。

(2) 打开“选项”对话框, 在“视图”选项卡选中“公式”选项。

(3) 点击“确定”按钮即可。

这样工作表中的单元格如果含有公式, 将不是显示公式的运算结果, 而是显示出具体公式, 执行打印操作时, 也将直接打印出公式。

5 怎样不打印零值

(1) 单击菜单“工具”中的“选项”, 打开“选项”对话框中的“视图”选项卡。

(2) 在“窗口选项”区域中, 取消“零值”复选框前面的“√”。

(3) 单击“确定”按钮即可。

6 怎样不打印错误值

在工作表中使用了公式或者函数后, 有时难免会出现一些错误提示信息。如果要避免将这些提示信息打印出来, 可以执行以下步骤。

(1) 单击菜单“文件”中的“页面设置”, 打开“页面设置”对话框。

(2) 打开“工作表”选项卡, 在“打印”选项区域中的“错误单元格打印为”下拉列表中选中“空白”选项。

Excel使用技巧 篇7

一、利用Excel进行数据分析

数据分析是Excel比较重要的一个功能, 而人们在利用Excel进行数据分析时, 通常会使用熟悉的排序、筛选、分类汇总等命令。其实, Excel中还包含一些比较适合会计方面数据分析的命令, 如记录单命令、模拟运算表命令。

(一) 利用记录单进行数据分析

记录单是Excel中用来查询和添加记录的工具。利用记录单, 可以轻松的设定查询条件, 快速的追加记录, 以及对查询到的记录进行编辑。其使用方法很简单。

1.将鼠标光标置于如表1的数据清单中, Excel会自动识别数据清单 (此处要注意, 设计数据表时请在标题行与数据清单间插入一行空白行, 否则“记录单”会将数据清单中的字段行视为数据清单的记录区) 。然后选择“数据”菜单中的“记录单”命令。在弹出的对话框中单击“条件”按钮, 进入条件设定界面。

2.在如图1的“品种”文本框中输入“苹果”, 然后单击“表单”按钮进入查询状态。

3.在查询状态可以通过单击“上一条”按钮与“下一条”按钮进行查询。在此状态下可对查询到的记录进行编辑, 编辑后必须按Enter键确认;也可单击“删除”按钮对查询到的记录进行删除操作。如果想追加记录, 可以单击“新建”按钮, 即可在数据清单的末尾追加新建的记录。

(二) 利用模拟运算表进行数据分析

在很多情况下, 我们利用公式或函数计算数据时, 常常想知道如果其中一个或两个数据发生变化, 其结果将会怎样变化, 我们想要对比这些情况, 此时我们就可以利用“模拟运算表”来解决这个问题。

模拟运算表可以根据假设条件和公式计算出结果。模拟运算表分为单变量模拟运算表和双变量模拟运算表。使用单变量模拟运算表可模拟公式中一个数值发生变化对结果产生的影响;使用双变量模拟运算表可模拟公式中两个数值发生变化对结果产生的影响。

1. 使用单变量模拟运算表求解

单变量模拟运算表根据变量分布在行或列中, 进一步划分为行引用模拟运算表和列引用模拟运算表。下面对一张银行存款情况表 (银行存款情况表是利用FV函数计算出存款人十年后可从银行提取的金额数。) 分别使用行引用模拟运算表和列引用模拟运算表进行求解。

(1) 行引用模拟运算表

将假设值分布在某行中, 如图2所示, 即应使用行引用模拟运算表来求解。

现想通过假设每年底存入的金额分别为2500、3000和3500, 得出存款人十年后可从银行提取的金额数。

首先在 (B9:D9) 区域中输入替换“以后每年底存入的金额”的假设值。然后在假设值左下方的单元格里输入公式 (此处的公式必须在假设值的左下方输入, 否则结果会出错) “=FV (B4, B5, B3, B2) ”。输入完成后, 选中包含假设值、公式和结果区三个部分的区域 (此处选中的区域必须保证包含假设值、公式和结果区三个部分, 否则不会得出正确的结果) , 再选择“数据菜单”中的“模拟运算表”命令。在弹出的对话框中输入引用的单元格, 由于这里的假设值分布在行中, 所以为单变量行引用模拟运算表, 即在“输入引用行的单元格”后的文本框中输入假设值要替换的原公式中的引用“B3” (以后每年底存入的金额) , 然后单击“确定”按钮, 回到工作表中即可看到根据假设值和公式计算出的结果。

(2) 列引用模拟运算表

将假设值分布在某列中, 如图3所示, 即应使用行引用模拟运算表来求解。

现想通过假设总存款期分别为12年、15年和18年, 得出存款人十年后可从银行提取的金额数。

首先在 (A10:A12) 区域中输入替换“总存款期 (年) ”的假设值。然后在假设值右上方的单元格里输入公式 (此处的公式必须在假设值的右上方输入, 否则结果会出错) “=FV (B4, B5, B3, B2) ”。输入完成后, 选中包含假设值、公式和结果区三个部分的区域 (此处选中的区域必须保证包含假设值、公式和结果区三个部分, 否则不会得出正确的结果) , 再选择“数据菜单”中的“模拟运算表”命令。在弹出的对话框中输入引用的单元格, 由于这里的假设值分布在列中, 所以为单变量列引用模拟运算表, 即在“输入引用列的单元格”后的文本框中输入假设值要替换的原公式中的引用“B5” (总存款期 (年) ) , 然后单击“确定”按钮, 回到工作表中即可看到根据假设值和公式计算出的结果。

2. 使用双变量模拟运算表求解

双变量模拟运算表可以同时根据公式中两个变量的假设值得出计算结果。在使用双变量模拟运算表时, 必须保证其两个假设值分布于行和列中, 且公式位于它们的交汇处, 如图4所示。

现想同时通过假设每年底存入的金额分别为2500、3000和3500及总存款期分别为12年、15年和18年, 得出存款人十年后可从银行提取的金额数。

首先分别在 (A10:A12) 区域和 (B9:D9) 中输入替换“总存款期 (年) ”和“以后每年底存入的金额”的假设值。然后在行和列的假设值的交汇处单元格里输入公式“=FV (B4, B5, B3, B2) ”。输入完成后, 选中包含假设值、公式和结果区三个部分的区域 (此处选中的区域必须保证包含假设值、公式和结果区三个部分, 否则不会得出正确的结果) , 再选择“数据菜单”中的“模拟运算表”命令。在弹出的对话框中输入引用的单元格, 由于这里的假设值分别分布在行和列中, 分别在“输入引用行的单元格”和“输入引用列的单元格”后的文本框中输入假设值要替换的原公式中的引用“B3” (以后每年底存入的金额) 和“B5” (总存款期 (年) ) , 然后单击“确定”按钮, 回到工作表中即可看到根据假设值和公式计算出的结果。

二、利用Excel函数进行数据计算

Excel函数共有11类, 下面介绍财务函数中几个常用的函数。

1.年金函数PMT

在很多情况下我们需要贷款解决资金问题, 同时我们也想知道每期的还款金额, 这就可以利用Excel中的PMT函数计算得出。

P M T函数是计算在固定利率下, 贷款的等额分期偿还额, 也就是平时所说的“分期付款”。在表2 (贷款情况表) 中计算每年的还款额只要将光标定位到B5单元格中, 输入或插入函数:=PMT (B2, B3, B4) , 此处要注意的是这里我们只对PMT函数的前三个参数 (固定利率、总贷款期、本金) 进行了赋值, 对于后两个参数fv、type没有赋值 (视为省略) , 是由于fv参数为未来值, 一笔贷款的未来值即为零, 所以这里不为fv参数赋值。而type参数的值若为0或省略代表各期付款的时间在期末, 为1则为在期初, 这里如没特别说明, 我们则认为其付款时间在期末, 即可省略。

2.投资净现值函数NPV

对于财务人员和项目人员经常要了解投资中未来各期支出和收入的当前值的总和, 那就可以利用Excel中的NPV函数计算得出。

NPV函数是基于一系列将来的收 (正值) 支 (负值) 现金流和一贴现率, 返回一项投资的净现值。现值是指未来各期收益折算成现在的价值总和。在表3 (投资收益表) 中要计算投资的净收益只要在将光标定位在B8单元格中, 输入或设置函数NPV。但此处需要注意的是NPV函数根据初期投资的时间是在期初还是在期末分为两种情况。

情况一:初期投资的时间在期初, 即在第一年的年初投资50000 (投资均用负数表示) , 第一年的年末收益12000, 其余年份的收益也是在年末, 则在B8单元格中输入:=NPV (B2, B4:B7) +B3, 注意这里要在最后除去初期的投资额。

情况二:初期投资的时间在期末, 即初期投资发生在第一年的年末。在B8单元格中输入:=NPV (B2, B3:B7) 即可。

三、利用Excel进行数据保护

我们利用Excel进行数据处理后, 可能会对工作表进行保护, 但这样只能保证其他人不能修改数据, 而所使用的公式或函数还是可以暴露给别人, 如果不想其他人查看所用公式的内容, 就要使用Exce中的公式隐藏功能实现。

首先选中要保护公式的单元格, 然后选择“格式”菜单中的单元格命令。在弹出的对话框中选择“保护”选项卡。选中“隐藏”命令前的复选框 (注意这里不要取消“锁定”命令) , 单击“确定”按钮关闭对话框。再选择“工具”菜单, “保护”命令的下一级子菜单中的“保护工作表”命令, 在弹出的“保护工作表”对话框中输入“取消工作表保护时使用的密码”, 单击“确定”按钮。在弹出的“确认密码”对话框中输入“重新输入密码”, 单击“确定”按钮后回到工作表中, 再来单击刚刚设置的单元格看一看, 是不是编辑栏里的公式都被隐藏起来了。如想撤销公式的隐藏, 只要撤销对工作表的保护即可。

摘要：随着信息技术的日益广泛, 计算机的应用已渗入到各行各业, 这也彻底改变了会计专业人员的处理工具。在众多的处理工具中, Excel在数据分析、数据保护及财务管理等方面具有独到之处。

Excel中求和函数的使用 篇8

1 准备工作

如图所示, 先将一工作表中“性别”、“年龄”、“职务”和“分数”各列分别命名为“Sex”、“Age”、“Position”和“Mark”以方便后面使用用。命名的方法是:先选中一个区域 (比如D2:D21) , 然后在名称框中输入所要命名的名称 (如Position) 后按回车键即可。

2 求和函数

2.1 简单求和

最常用的求和函数就是“SUM”, 比如求全班的总成绩的公式就是“=SUM (Mark) ”或“=SUM (D2:D21) ”。这个函数最简单, 括号中最多可以使用以逗号相隔的30个参数, 这些参数可以是具体的数值、引用的单元格 (区域) 、逻辑值等。与“SUM”相类似的函数还有一个就是“COUNT”, 它的作用是求数值型数据的个数, 比如要求全班的人数就可使用“=COUNT (Mark) ”。这两个函数最大的区别就是前者是计算多个数值之和, 而后者是统计有多少个数值。

2.2 单条件求和

“SUM”与“COUNT”两个函数的功能较单一, 在统计时不能加条件, 为此微软还为我们提供了这两个函数的扩展函数“SUMIF”和“COUNTIF”, 也就是用来对含有条件的区域进行统计。

“COUNTIF”函数的格式为:“COUNTIF (条件区域, 条件) ”。基中的条件一般是一个不完整的逻辑表达式, 如要表示单元格的值等于某个数值则条件写成“32”或“"32"”的形式;要表示单元格的值大于某个数值则条写成“">32"”;要表示单元格的值是字符型则需在字符的两侧加“"”。例如要统计年龄等于20的人数可以使用“=COUNTIF (Age, 20) ”完成;要统计分数大于250的人数可以使用“=COUNTIF (Mark, ”>250") ”完成;要统计女生人数可以使用公式“=COUNTIF (Sex, "女") ”完成。

再例如要对学生按分数进行排名次, 比如对第一个学生的分数260排名, 那么就可以使用公式“=COUNTIF (Mark, ">"&E2) +1”来计算她在本班的成绩名次。其中的“=COUNTIF (Mark, ">"&E2) ”它表示在分数区域 (即E2:E21) 中大于E2的值有多少个, 假如说有0个, 那么它所对应的名次就应是1, 因此还得再这个的结果上再加1。这个公式的排名效果与“RANK”函数的排名效果完全相同, 对于其它同学的排名用自动填充即可完成。

“SUMIF”函数的格式为:“SUMIF (条件区域, 条件, 求和区域) ”, 其中的条件的表示方法与COUNTIF函数类似, 此函数表示只有在条件区域中相应的单元格符合条件的情况下才对求和区域中的单元格求和。比如要统计班干部的总分, 就可使用公式“=SUMIF (Position, "<>学生", Mark) ”。

2.3 多条件求和

要进行多条件求和, 使用“SUMIF“和“COUNTIF“往往是力不从心的, 这时我们必须借助Excel中提供的数组公式来完成。所谓数组公式就是用于建立产生多个结果或对可以存放在行或列中的一组参数进行运算的单个公式, 它的特点就是可以执行多重计算, 与普通的公式明显不同之处就是输入完公式后按“Ctrl+Shift+Enter“结束, 而并非按回车。

例如要统计女班干部人数, 先输入公式“=SUM ( (Sex="女") * (Position<>"学生") ) ”, 然后按下“Ctrl+Shift+Enter”组合键, 这时上面的公式就会变成“{=SUM ( (Sex="女") * (Position<>"学生") ) }”, 这就是数组公式。特别注意的是公式中的“{}”不能直接输入, 必须按“Ctrl+Shift+Enter”组合键来自动产生。

在计算机中, 逻辑真用1来表示逻辑假用0来表示, 所以在这个公式中, 两个并列条件必须用“*”来连接, 也就是说只有当两个条件同时满足时, 它们的乘积才会是1, 然后再对1的个数求和, 即可得到既是女生又是班干部的人数。再例如, 要求女班干部分数之和, 就可使用公式“{=SUM ( (Sex="女") * (Position<>"学生") *Mark}”, 表示当性别是女、职务是班干部这两个条件同时满足时记下她的成绩, 然后再对满足条件的这些成绩进行统计。根据此意也可以使用“{=SUM (IF ( (Sex="女") * (Position<>"学生") , Mark) ) }”, 表示如果性别是女且职务是班干部时, 返回她的成绩, 否则返回零, 然后再对这些成绩求和。

求女生和班干部人数之和。由于条件是“或”的关系 (在数组公式中逻辑“或”用“+”来表示) , 所以公式可写成“{=SUM (IF ( (Sex="女") + (Position<>"学生") , Mark) ) }“;求女班干部和小于20岁的女生分数之和, 相应的公式可写成“{=SUM ( (Sex="女") * (IF ( (Position<>"学生") + (Age<20) , 1) ) *Mark) }”, 在此公式中, IF函数表示当职务是班干部或者年龄小于20岁这两个条件任一个条件满足时就返回1, 否则返回0, 当IF函数返回值为1且学生的性别是女时记下她的分数, 然后再对这些分数求和。

总之, 如果条件是并列的即逻辑“与”, 各条件之间就用“*”连接, 如果条件是逻辑“或”, 各条件就用“+”连接。

如果要统计该班级职务共有多少种, 这时需用“{=SUM (1/COUN-TIF (Position, Position) ) }”公式来统计。其中的“1/COUNTIF (Position, Position) ”表示:查找每类职务各有多少人, 有N人, 就使这类职务每个人的值是1/N。比如职务是组长的共有3人, 那么每一个人的值就让它等于1/3, 然后再对这3个1/3相加, 也就是让这个职务总和是1。然后再用SUM对这多个1进行统计, 就可得出职务种类数。

3 结束语

通过以上对SUM和COUNT两个求和函数的不断变型的介绍, 就会发现Excel的功能十分强大, 如何用好它使其为我们服务、提高工作效率, 这才是王道。

摘要：Excel电子表格软件最大的好处就是统计方便, 如果能使用好其中的函数, 那么就会事半功倍, 但是函数作为电子表格的精髓却常常令使用者望而生畏。文章主要介绍了日常办公中最为常用的两个求和函数的使用方法。

关键词：求和,函数,公式

参考文献

[1]宋燕福, 高加琼.在Excel中求和函数的研究与应用[J].四川职业技术学院学报, 2011, 06.[1]宋燕福, 高加琼.在Excel中求和函数的研究与应用[J].四川职业技术学院学报, 2011, 06.

Excel中函数的应用技巧 篇9

Excel函数一共有11类, 函数的基本结构以函数名称开始, 后面是左圆括号、以逗号分隔的参数和右圆括号。如果函数以公式的形式出现, 函数名称的前面就必须键入等号 (=) 。求和函数SUM、求平均值函数AVERAGE、求最大值函数MAX、求最小值函数MIN、计数函数COUNT都是比较常见的, 在这里就不做介绍了。笔者就在教学过程中遇到的实际情况, 对以下四种函数的使用方法进行简单介绍。

1. IF函数

主要功能:执行真假值判断, 根据逻辑计算的真假值, 返回不同结果。可以使用函数IF对数值和公式进行条件检测。

使用格式:=IF (Logical, Value_if_true, Value_if_false) 。

参数说明:Logical代表逻辑判断表达式;Value_if_true表示当判断条件为逻辑“真 (TRUE) ”时的显示内容, 如果忽略返回“TRUE”;Value_if_false表示当判断条件为逻辑“假 (FALSE) ”时的显示内容, 如果忽略返回“FALSE”。

应用举例:需要评判出学生的综合评定是否合格, 评定标准是平均成绩在60分以上 (含60分) 为合格, 否则为不合格。

操作方式:如图1所示, 在I2单元格中输入公式:=IF (H2>=60, “合格”, “不合格“) , 回车确认后显示“合格”字样。

选定I2单元格, 然后将光标放置I2单元格的右下角, 光标变“+”后, 纵向拉动至I8单元格后, 得出如图2所示结果。

特别提醒:参数若是数值数据可直接书写, 若是文本数据则要用双引号括住。

2. INT函数

主要功能:将数值向下取整为最接近的整数。

使用格式:INT (number) 。

参数说明:number表示需要取整的数值或包含数值的引用单元格。

应用举例:将公司工资表中的“基本工资”、“奖金”、“津贴”、“实发工资”分别进行合计计算, 并且取整数。

操作方法:如图3所示, 在D7单元格中输入公式:=INT (SUM (D3:D6) ) , 回车确认后显示出“3707”。公式中的SUM (D3:D6) 是先将“基本工资”一列纵向求和后, 再用INT函数将求和的数值进行取整运算。

选定D7单元格, 然后将光标放置D7单元格的右下角, 光标变“+”后, 横向拉动至G7单元格后, 得出如图4所示结果。

特别提醒:在使用INT函数时, 只能取整, 而不能进行四舍五入。

3. MID函数

主要功能:从一个文本字符串的指定位置开始, 截取指定数目的字符。

使用格式:MID (text, start_num, num_chars) 。

参数说明:text代表一个文本字符串;start_num表示指定的起始位置;num_chars表示要截取的数目。

应用举例:利用身份证号码提取出生年月日。

操作方法:如图5所示, 在C2单元格中输入公式:=MID (B2, 7, 4) &“年”&MID (B2, 11, 2) &“月”&MID (B2, 13, 2) &“日”, 回车确认后显示“1989年08月27日”。公式表示的意思是:从B2单元格中的第7位开始取出4位的数值加上“年”, 再加上B2单元格中从第11位开始取出2位的数值加上“月”, 再加上B2单元格中从第13位开始取出2位的数值加上“日”。

选定C2单元格, 然后将光标放置C2单元格的右下角, 光标变“+”后, 纵向拉动至C7单元格后, 得出如图6所示结果。

特别提醒:在使用MID函数时, 公式中各参数间, 要用英文状态下的逗号“, ”将其隔开。

4. MOD函数

主要功能:求余函数, 即是两个数值表达式做除法运算后的余数, 结果的正负号与除数相同。

使用格式:MOD (number, divisor) 。

参数说明:number代表被除数;divisor代表除数。

应用举例:在办公用品采购单中, 计算出购买的每项用品所剩余额。

操作方法:如图7所示, 在F2单元格中输入公式:=MOD (D3, C3) , 回车确认后显示“1”。

选定F3单元格, 然后将光标放置F3单元格的右下角, 光标变“+”后, 纵向拉动至F7单元格后, 得出如图8所示结果。

特别提醒:因为除数不能为零, 如果divisor参数为零, 则显示错误值“#DIV/0!”。

以上只是列举了Excel函数中的四种函数, 实例讲解也是比较常见的应用。在实际工作中, 肯定有更加复杂的需求, 如何运用相对简便的方法解决, 还需要我们不断探索, 大胆实践, 深入学习, 从而圆满解决。

摘要：Excel是办公自动化中非常重要的一款软件, 它能够方便地处理表格和进行图形分析, 它的函数功能也非常强大, 不仅涉及面广, 而且种类很多, 利用其提供的丰富函数可完成复杂的求解过程, 使处理日常工作事务更加快捷、高效。本文通过实例介绍了Excel中四种函数的使用方法。

Excel使用技巧 篇10

关键词 Excel2003 数字处理 技巧

中图分类号：TP3 文献标识码：A

Excel 2003是微软公司office系列办公软件的组件之一，它是一个功能强大的电子表格程序。Excel 2003不仅可以将整齐而美观的表格呈现给用户，还可以用来进行数据的分析和预测，完成许多复杂的数据运算，帮助使用者做出更加有根据的决策。以下是笔者对其特殊应用的归纳和总结。

1 将格式化文本导入Excel

（1）在Windows"记事本"中输入格式化文本，每个数据项之间会被空格隔开，当然你也可以用逗号、分号、Tab键作为分隔符。输入完成后，保存此文本文件并退出；

（2）在Excel中打开刚才保存的文本文件，出现"文本导入向导-3步骤之1"对话框，选择"分隔符号"，单击"下一步"；

（3）在"文本导人向导-3步骤之2"对话框中选择文本数据项分隔符号，Excel提供了Tab键、分号、逗号以及空格等供你选择。注意，这里的几个分隔符号选项应该单选。你在"预览分列效果"中可以看到竖线分隔的效果。单击"下一步"；

（4）在"文本导人向导-3步骤之3"对话框中，你可以设置数据的类型，一般不需改动，Excel自动设置为"常规"格式。"常规"数据格式将数值转换为数字格式，日期值转换为日期格式，其余数据转换为文本格式。单击"完成"按钮即可。

2 在单元格中输入0值

一般情况下，在Excel表格中输入诸如"05"、"4.00"之类数字后，只要光标一移出该单元格，格中数字就会自动变成"5"、"4"，Excel默认的这种做法让人使用非常不便，我们可以通过下面的方法来避免出现这种情况：先选定要输入诸如"05"、"4.00"之类数字的单元格，鼠标右键单击，在弹出的快捷菜单中单击"设置单元格格式"，在接着出现的界面中选"数字"标签页，在列表框中选择"文本"，单击"确定"。这样，在这些单元格中，我们就可以输入诸如"05"、"4.00"之类的数字了。

3 快速进行单元格之间的切换

在Excel中，可以用以下方法实现在一个区域内的快速输入而不用鼠标来进行单元格之间的切换。方法如下：用鼠标圈定一定区域后，按Tab键可使目标单元格向后移，按"Shift+Tab"可向前移。这样就可以在键盘上连续输入一组数据而不需用鼠标，从而提高输入速度。 提示：事实上，采用此方法最大的好处是，在一行的最后一个单元格，继续按Tab，则可以转到下一行开始的单元格；在选定区域最后一行的最后一个单元格继续按Tab则会回到选定区域第一行第一个单元格。同样用Enter可以按列输入数据。

4 快速输入特殊符号

有时候我们在一张工作表中要多次输入同一个文本，特别是要多次输入一些特殊符号（如※），非常麻烦，对录入速度有较大的影响。这时我们可以用一次性替换的方法来克服这一缺陷。先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母（如X，注意：不能是表格中需要的字母），等表格制作完成后，单击"编辑→替换"命令，打开"替换"对话框，在"查找内容"下面的方框中输入代替的字母"X"，在"替换为"下面的方框中输入"※"，将"单元格匹配"前面的钩去掉（否则会无法替换），然后按"替换"按钮一个一个替换，也可以按"全部替换"按钮，一次性全部替换完毕。

5 快速给数字加上单位

有时我们需要给输入的数值加上单位（如"立方米"等），少量的我们可以直接输入，而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。我们用下面的方法来实现单位的自动输入：先将数值输入相应的单元格中（注意：仅限于数值），然后在按住Ctrl键的同时，选取需要加同一单位的单元格，单击"格式→单元格"命令，打开"单元格格式"对话框，在"数字"标签中，选中"分类"下面的"自定义"选项，再在"类型"下面的方框中输入"#""立""方""米"，按下确定键后，单位（立方米）即一次性加到相应数值的后面。弹出的窗口中单击"数字"标签，选中"数值"，在右面的"小数位数"中输入需要的位数，程序就会自动以0补足位数。同样，对于位数多的单元格，如果设置了较少的小数位数，程序会自动去掉后面的数字。

6 对不同类型的单元格定义不同的输入法