高校二级学院办公室

高校二级学院办公室（精选十篇）

高校二级学院办公室 篇1

关键词：地方高校,二级学院办公室,管理效能

随着我国现代化事业的蓬勃发展和高等教育大众化时代的来临，高等教育已进入一个前所未有的快速发展时期，高校管理体制也随之发生深刻的变化。许多地方高校为适应发展需要，大都实施了校、院二级管理，使二级学院成为了具有相对独立行政权力的内部单位[1]。体制的转变固然有利于提升高校办学活力，促进各学院间和学院内部各学科的交叉融合，但二级学院的管理效率，却直接影响了地方高校的改革和发展。因此，二级学院办公室作为综合管理部门，在校、院管理体制改革中显得尤为重要。如何与时俱进，适应新形势下二级学院办公室工作职能的转变和要求，提升二级学院办公室管理效能，更好地为学院服务，是地方高校各二级学院办公室管理共同面临的严峻课题。

一、地方高校二级学院办公室管理存在的问题

（一）自主管理意识缺乏。

新形势下，二级学院办公室管理如果依旧处于被动位置，停留在“经验型”、“事务型”的管理上，将极大地降低工作效率，影响二级学院的发展。受锢于高校二级管理体制改革前的既有经验，办公室人员的思想观念尚未完全转变，还未树立“二级学院自主管理”意识，束缚在原有的管理思维之中，缺乏管理的主动性和积极性;管理权的下移和形势的发展，造成二级学院有些管理思想、管理手段、管理方法落后，不适应高校现代化管理的要求;地方高校为突破发展瓶颈，需要二级学院加大服务地方社会的力度，办公室工作涉及范围扩大，复杂性增加，造成办公室角色定位不清晰。

（二）管理制度不完善。

办公室各项制度还未适应新时期的具体要求，作出相应调整，缺乏比较规范科学的管理体系。岗位职责不明确，新时期二级学院办公室工作要做到什么程度，办公室人员要完成什么目标，缺少定量分析，工作中存在拖拉、推诿现象;没有完善的日常管理制度，会议、接待、外联、资产管理等日常工作缺少制度化管理，对紧急任务和突发事件估计不足，不能满足实际工作需要;考核评价标准模糊，奖惩制度不明确，导致二级学院办公室人员工作缺少积极性，因此科学的绩效考核体系有待进一步构建。

（三）管理人员素质不高。

管理人员的素质高低直接决定着管理工作的水平和效率，并直接影响到各方面工作的顺利进行[2]。面对新的工作要求，办公室管理人员的综合素质未能满足现实需要。思想政治素养低，工作态度不端正，办事拖沓不积极，服务意识不强，抱着“多一事不如少一事”的态度，敷衍塞责，影响办公室和学院的形象;管理意识和业务能力不高，缺乏现代化管理知识，局限于“办事、办会、办文”的常规事务，存在“凭经验、跟感觉”工作的现象，没有充分挖掘和利用现有资源发展潜力;综合协调能力不够，缺少与地方社会、学校各职能部门和二级学院间的组织交流经验，不能做到沟通上下、联系左右、廉洁内外，没有真正发挥桥梁、纽带作用。

二、地方高校二级学院办公室管理效能的优化

（一）转变观念，树立正确的管理意识。

校级部分管理权限下移，二级学院有了相对独立的权力和职责。学院办公室也统筹承担财务、人事、科研和行政等各项管理工作，是各种信息的聚集地和中转站，起着上情下达、下情上报的纽带作用，办公室管理工作的好坏，直接影响到二级学院的管理和发展。

1. 二级管理体制改革实质是转变原有以校级职能部门为主的管理模式，调整学校与二级学院及职能部门间的责权关系。二级学院办公室作为主要管理部门，要明确职责与权力，树立正确的校、院二级管理意识，通过相对的自主管理，强化沟通协调功能，做好咨询服务工作，有效地为学院领导的各项决策当好参谋，促进二级学院的发展。

2. 二级学院办公室作为管理的基层窗口，管理对象直接面向师生员工，管理事务具体复杂;在地方行政部门看来，又是学院的业务部门，联系工作灵活多变。因此，要科学定位办公室角色，界定办公室职能，转变观念，牢固树立为学院中心工作服务的思想，增强服务意识，改善服务态度，提高服务水平，根据工作实际，变被动服务为主动服务，发挥对工作的主动性、前瞻性和预见性，提高管理效率。

（二）有章可循，构建完善的管理制度。

完善的管理制度，是各项工作科学化、规范化的重要保证，二级学院办公室工作要适应校院管理体制改革的需要，明确人员岗位职责，量化工作标准，积极推进规范化管理，加快制度建设和制度创新步伐，建立和完善科学的规章制度体系。

1. 确立岗位责任，完善职责制度。

在明确二级学院办公室工作职能权限的基础上，科学划分每个岗位的职责，保证各项工作目标明确、责任到位，合理分配资源，使办公室每个人都各司其职，各尽其能，实现优质管理。明确岗位责任并合理分工的同时，还应倡导团队协作精神，讲究分工合作，互相支持，保持团队一致。

2. 日常管理制度化，运行规范化。

二级学院办公室要根据学校相关规定，结合学院特点，建立一套科学的内部日常管理制度，以此来规范学院工作，包括科研项目管理、财务管理、实验室管理、信息管理、公文处理、奖惩考勤、会议接待等，并在此基础上严格执行，接受学院师生的监督检查。

3. 细化业务流程，量化工作标准。

办公室工作范围扩大，任务增多，如果不摸索业务规律、细化工作流程，那么提高管理效率只会是纸上谈兵。因此，要对办公室整体工作进行归类分解、量化指标，使各项工作有明确的质、量要求，客观上避免工作失误，提高工作效率。

（三）以人为本，强化管理人员的培养。

以人为本是科学发展观的核心，也是高校管理和学院开展工作的指导思想。在二级学院管理实践中应改变“实用大于培养”的观念，牢固树立和落实以人为本的理念，加强办公室队伍建设，注重学习培养，全面提升业务素质[3]。只有拥有了良好的思想政治素养和现代化管理意识，才能充分发挥人力资源的优势，进一步提升二级学院办公室管理效能。

1. 注重理论学习，提升思想素养。

学习国家、学校的政策和法规，关心时事政治，不断提高理论政策水平，研究新形势下的新问题，更好地为学院领导传达实情、反映问题，为学院政策的制定提供资料。坚持正确的工作态度，培养高尚的职业道德，谦虚谨慎、热忱待人，主动为广大师生服务。

2. 定期组织培训，提高业务能力。

针对二级学院办公室工作繁杂、面广量大等特点，建立学习机制，定期为办公室人员开展培训，引入现代化管理理念和手段，创新管理与服务方法，并结合实际开展业务研究。有计划地选送素质能力较高的办公室人员参加业务系统学习或专业培训，培养内部管理工作的专业人才。此外，办公室人员还要注重对计算机及外语知识的学习。

3. 正确把握原则，综合协调到位。

随着高校管理体制改革的不断深入，二级学院办公室的协调事务日渐增多，对于办公室人员的综合协调能力提出了更高要求。除了要有良好的语言表达能力和沟通技巧外，办公室人员还必须把握工作原则，争取综合协调到位：按照领导意图，坚持公平公正;依据学院政策，主动热心服务。

（四）绩效管理，注重工作效率的提高。

二级学院办公室要发挥好承上启下的作用，加大对工作人员的管理力度，构建办公室工作目标责任体系，使管理效益提升的理念渗透到各项工作中，以此为基础，根据岗位职责进行细化分工，加强绩效评估，提高工作积极性。

1. 制定考核目标，落实管理责任。

根据二级学院办公室管理工作的实际，对各个工作岗位进行科学规范的工作分析，统一部门和个人职责，制定出具有可操作性的考核目标，落实管理责任，使办公室人员将考核意识贯穿工作始终。另外，要坚持考核目标难度适当原则，适当提高考核要求，才能不断地提高办公室人员的综合素质和工作效率。

2. 注重平时考核，加强日常监督。

贯彻高校管理工作的特点，办公室要定期举行期中、期末考核，搜集考核信息材料，考查个人岗位职责的具体履行情况，为完善年终绩效考核奠定基础[4]。二级学院办公室绩效考核工作还应强调日常监督管理，成立由院领导、教师和学生组成的考核监督小组，使绩效评价透明、公开，接受公众监督。

3. 重视结果反馈，完善考核奖励。

实施绩效考核不是办公室管理工作的目的，而是提高管理效率的手段，要通过反馈结果，发现管理工作的各种问题，积极寻求改进措施。发挥考核的导向、激励功能，把绩效考核结果与员工的晋升、奖罚联系起来，强化办公室人员对绩效的认同感，不断提高办公室人员的积极性与工作质量。

参考文献

[1]马进明, 韦钢, 刘金岭.高等院校二级学院定位的思考[J].中国成人教育, 2007, (11) :37-38.

[2]何军峰, 黄红球.学校行政管理干部素质的思考[J].教学与管理, 2006, (3) :17-18.

[3]黄城锐.坚持以科学发展观为指导, 改进高校综合办公室管理工作[J].中国科教创新导刊, 2010, (7) :218.

高校教学学院办公室工作职能的思考 篇2

高校教学学院办公室工作职能的思考

高校实施校、院两级管理体制后,作为新的管理实体的教学学院面临着许多新的挑战.通过分析教学学院管理中的`机构设置与人员配备,阐述教学学院办公室工作的基本职能和核心职能,进一步探讨履行各项职能、达到管理目标的途径和方法,为教学学院办公室更好地开展工作提供一定的思路.

作 者：马健萍 蔡隽 MA Jian-ping CAI Jun 作者单位：华东交通大学,机电工程学院,江西,南昌,330013刊 名：南昌工程学院学报英文刊名：JOURNAL OF NANCHANG INSTITUTE OF TECHNOLOGY年，卷(期)：200928(5)分类号：G647关键词：高等学校 教学学院 办公室 职能

高校二级学院办公室文化建设初探 篇3

关键词：二级学院；办公室；文化建设

二级学院办公室文化是学院文化建设的重要组成部分，同时作为二级学院的窗口部门，代表着学院的形象。办公室文化建设引领办公室工作的开展，加强二级学院办公室文化建设，必须正确理解办公室文化的属性，把握办公室文化建设的策略，这对于提高办公室工作效率、树立办公室形象具有重要作用。

一、高校二级学院办公室文化的属性

高校二级学院办公室文化作为一种文化，包含三个不同层面的属性：精神文化属性、制度文化属性和物质文化属性。第一，以精神氛围、人文性、价值观念、团体意识和服务理念为标志的精神层面属性，这是办公室文化建设的最高目标。第二，以文字形态表达而存在的规章制度及其具体运行中体现的制度层面属性，它在办公室文化建设中占主体地位。第三，以实体而存在的，如办公环境、办公设备等物质文化属性，这是办公室文化建设的物质基础。

二、高校二级学院办公室文化建设的策略

（一）以办学理念引领办公室精神文化建设

办学理念是人们对大学的理性认识、理想追求及所持教育观念或哲学观念，它是建立在对教育规律和时代特征深刻认识基础之上的。作为二级学院办公室文化核心部分的精神文化，是学院办学理念的集中体现，办公室精神文化建设需以学院办学理念为指引，并将其融入办公室管理和服务的实践中。

（二）办公室主任率先垂范，以身作则

办公室主任是办公室文化的主导者，优秀的办公室文化的形成对办公室主任的综合能力提出了很高的要求。办公室主任要具备高尚的人格魅力，即必须要有与学院党政保持高度一致的政治修养；要有以诚待下、以诚处世、以诚律已的品德修养；要有扎实的政治理论、管理理论功底；在工作中，要有超前意识、大局意识，要吃得了苦、耐得了烦，并做好典范。总之，办公室主任要以自己的人格力量折服人、领导人。

（三）全面提高办公人员的职业素养

服务工作是二级学院办公室职能的基本，只有通过优质服务，才能树立工作权威，才能正确履行办公室工作的职责。全面提高办公室人员的职业素养是办公室文化建设的重点任务。优良的职业素养主要体现为：

1.要有甘为孺子牛的服务意识，要摆正自己的位置，兢兢业业，树立牢固的服务思想，杜绝“惰气、暮气、骄气、霸气”现象。

2.处理问题要做到公平公正、实事求是、坚持原则，一切以学校、学院、全院师生的利益为重，甘于奉献，不计较个人得失。

3.要与人为善，平等待人。在工作中不能出现“门难进、脸难看、事难办、话难听”的情况，要为师生员工做好各项工作。

4.要尽心尽职，忠于职守。办公室工作纷繁复杂，工作时效性强，这就要求办公室人员必须按时按量地完成所有工作，不能出现“上班不在班、办公室里侃大山、把职责当权力和把吃喝玩耍当工作的问题”。

（四）加强制度建设，规范办公室管理

学院办公室工作头绪众多，纷繁复杂，需要一种体现统一意志的力量来制衡，否则处理问题便无章可依，办公室将处于一种松散状态，失去了应有的凝聚力。为了避免这样的情况，实行制度化管理是最有效的办法。建立一套切实可行的规章制度是办公室管理工作制度化和规范化的基本途径，即以条文的形式将办公室的行为准则、办事流程等确定下来，这是保障办公室工作高效运行的基本要求。一般来说，可以采取如下三个步骤实现办公室管理工作的制度化和规范化。第一步，针对办公室各项工作，建立健全规章制度，如公文处理制度、会议制度、学院印章管理制度、对外接待制度、保密安全制度等。第二步，明确各岗位责任制。细分每个岗位的权责，如行政秘书岗、科研秘书岗、图书资料员岗等，使学院办公室的职责内容中每项具体的工作任务都落实到专人身上。这就可以避免因职责不清而出现的推诿、撞车等现象。第三步，要建立一套考核机制，而且要做到便于监督检查，操作性强。对各个岗位完成任务的情况要定期进行客观、全面的考查，对完成很好的要提出表扬，给予奖励，对没有完成岗位任务的，要给予批评甚至处分。这样才能规范办公室管理，营造良好的工作氛围。

（五）改善办公环境，塑造良好的办公室形象

改善办公环境是办公室文化建设的物质基础，良好的办公室环境可以有效地塑造出良好的办公室形象。二级学院办公室工作要面对全院师生，处理学院各项工作。在办公室摆放小盆装饰性盆栽，张贴一些轻松和谐的激励性语言，这样会减轻办公室人员的工作压力，让办公室人员身处一个干净、舒适、整洁的办公环境，就能增添工作热情，提高工作满意度。

二级学院办公室作为一个窗口部门，代表着学院的形象。二级学院办公室文化建设是学院及学校文化建设的重要组成部分，是保证一流的办公室工作水平的战略性工作，也是学院发展的内在要求。因此，必须把办公室文化建设放在至关重要的地位，结合实际，采取有效的策略，切实加强并推进办公室文化建设。

参考文献：

[1]卢余群.浅谈高校办公室文化的建设[J].嘉兴学院學报，2002，（14）.

做好高校二级学院办公室工作的思考 篇4

一、二级学院办公室工作的定位

首先,二级学院办公室作为学院的运行中枢,是执行学校及学院各项指令的牵头部门,是学院日常运行的“驱动”,负责统筹管理学院的各项学科建设工作。其次,二级学院办公室作为学院的信息中枢,是各类信息上传下达、内外联系的公关部门,是学院信息传递的“纽带”,负责协调督办学院的各项大小事务。第三,二级学院办公室作为学院的行为中枢,是对接上下级机构和各类人员的后勤部门,是学院综合办事的“大厅”,负责全面服务学院的各类关系群体。

二、二级学院办公室工作的内容

二级学院办公室是学院的“神经”中枢,其工作内容主要包括财务管理、资产管理、人事管理、行政管理和宣传联络等。学院办公室工作涉及范围比较广泛,几乎对接学校的所有部门,工作任务重,工作难度大,对工作人员的整体素质有较高的要求。

三、做好二级学院办公室工作的要点

(一)正确的工作理念

二级学院办公室工作要以管理、协调、服务作为基本理念。立足办公室工作的定位,做到用心管理、细心沟通、尽心服务。在工作中做到慎思慎行,全心全意,让大家满意,也让自己满意。

(二)端正的工作态度

工作态度决定了工作质量,尤其是在办公室工作,这就要求办公室工作人员要具备端正的工作态度。在工作中严格要求自己,细心、耐心地完成每一项工作,不敷衍了事。遇到问题和困难,要积极地寻求解决办法,杜绝发生不管不顾、消极怠工的情况。

(三)高效的工作方法

二级学院办公室工作的质量同时受工作方法的制约,好的工作方法会达到事半功倍的效果。办公室工作人员在工作中要注意总结经验,形成一套科学高效的工作方法。常规性的工作要事先预见,提前计划,按时保质完成工作;临时性的工作要积极主动,快速反应,避免出现遗留问题。

(四)创新的工作意识

二级学院办公室肩负着推动学院发展的职责,其工作不能仅仅停留在完成常规的事务性工作上。学院办公室工作人员要根据学院的发展不断地提高自身的政治素质、文化素质和业务素质,不断地创新工作内容和工作方法,做好学院领导的“参谋手”。

四、二级学院办公室工作存在的不足

(一)工作方法不尽规范

办公室工作是纷繁复杂的,常常需要同时处理多项工作。不同的工作人员处理问题的态度和方法不同,这种不一致性会直接影响办公室工作的质量,进而影响学院的正常运行甚至对外形象。

(二)工作人员业务素质有待提高

办公室的财务管理、资产管理等工作都具有一定的专业性,而办公室工作人员的专业性和经验性都有欠缺,业务水平不能完全满足相关工作的需要,业务素质有待进一步提高。

(三)工作方式传统单一

目前高等院校的二级学院办公室工作多数还停留在单一的纸质办公阶段,传统的工作方式极大地降低了办公室工作的效率,也造成了办公成本的增加和资源的浪费。

五、二级学院办公室工作的改进建议

(一)完善各项规章制度

以制度促建设是二级学院日常管理的重要手段。学院办公室应以上级部门各项规章制度为依据,配合学院领导,结合学院实际工作,制定并完善学院学科建设各个层面的相关制度,使办公室各项工作有据可依,有章可循。同时需严格按照规章制度执行工作,避免“开后门”和“特殊化”。

(二)规范各类工作流程

制定规范的工作流程是提高办公室工作效率的有效手段。学院办公室的大多数工作都需按照一定的步骤进行,如果能将各项工作的流程书面化、规范化,则可以为办公室工作人员提供标准的工作范本。工作人员按照规范的流程完成工作,可减少不必要的投入,大大提高工作质量和工作效率。

(三)加强工作人员培训

二级学院办公室管理水平的提高归根结底取决于工作人员的综合素质。因此,应加强对办公室工作人员的培训,提高工作人员的政治素质、文化素质和业务素质,打造一支团结上进、素质过硬的工作队伍,以提高学院办公室的管理和服务水平。

(四)创新行政管理手段

随着电子计算机和网络的普及和发展,电子化办公正日渐取代传统的纸质办公模式。二级学院办公室应紧跟时代的步伐,积极探索信息化管理模式,创新行政管理手段,逐步实现无纸化办公,节约办公成本,减少资源浪费,提高行政管理工作的质量和效率。

二级学院办公室作为学院的“神经”中枢,在学院各项工作中承担着举足轻重的作用。二级学院办公室工作人员应立足办公室工作的定位,围绕核心内容开展工作。办公室工作水平是学院管理规范性的最佳体现,办公室工作人员需牢记各项工作要点,不断提高自身素质,及时发现不足并积极寻求解决方案,顺利完成办公室的各项工作,为学院的学科建设保驾护航。

摘要：对高等院校二级学院的办公室工作进行了初探,分析了高校二级学院办公室工作的要点及存在的不足,并针对存在的不足提出改进建议。

关键词：高等院校,二级学院,办公室工作

参考文献

[1]刘立霞,陈洪芳,刘美荣.高校二级学院办公室工作的新思考[J].黑龙江高教研究,2015(1).

学院办公室主任职责 篇5

二、负责组织安排学院各种会议和重要活动，做好必要的记录，并抓好落实；

三、及时将学校有关的工作决定、安排、通知等，转达至院主管领导和各系（部），做好院领导与各系（部）的协调工作；

四、管理好院行政、总支印章，并做好使用登记工作；

五、做好各种文件的处理、保管、保密工作，以及各种报表的统计工作；

六、协助学院领导做好学院物资管理和财务开支管理；

七、协助学院领导做好学院的安全保卫工作，定期开展安全工作检查并做好记录；

八、协助做好本院教职工职称评定的有关工作。

九、做好学院教职工的计划生育工作；

十、组织开展本单位在各项工作过程中形成的档案材料的收集、整理、保管和移交工作；

高校二级学院办公室 篇6

一、高校二级学院办公室工作效率的影响因素

1.工作任务重、内容多

目前，大部分高校都采用校、院两级协同的管理模式开展管理工作，将重心转移到二级学院中，这就使得学院办公室的职责显得尤为重要。教学科研、人才培养、就业指导、社会服务等诸多领域的工作，都需要通过二级学院的办公室来完成。办公室的工作需要上关领导，下关学生，涉及方方面面，具体包括教学管理、科研管理、人事管理、财务管理、 资产管理、档案管理、后勤保障、校友联络、退休工作、行政管理等工作，并且面向校内所有的师生和校外相關的企业单位服务。工作容量大、强度高、对象多、形式杂等特点，毫无疑问，影响了办公室的工作效率，也制约了高校二级学院办公室工作的进一步发展。

2.队伍建设不够完善

高校的办公室队伍不够完善体现在以下几点：1）高校的办公室队伍大多由留校年轻毕业生组成，他们往往办公室工作经验少，在专业业务上不够熟悉，管理知识储备不充分，综合处理能力也有待提高；2）办公室工作的编制人员数量较少，导致其人均工作负荷较大；3）办公室工作人员的工资薪酬少，相比教学科研人员来说，办公室工作人员的薪资待遇较低；4）办公室工作人员缺乏培训机会，繁杂的事务性工作花费了他们的大量时间，使得他们没有合适的机会得到进修培养，进而完善自身综合素质；5）办公室工作人员在职称评定、职务晋升上也处于不利地位，容易使办公室人员对职业前景失去信心，甚至消极怠工。

3.管理模式守旧滞后

随着计算机和网络的广泛普及，高校的管理工作也面临着新的挑战。由于办公自动化网络系统的不断健全，高校的管理工作也越来越依赖于网络，传统的管理模式将逐渐不适用于现代的办公室需要，积极探索网络化管理方法，寻求新型的管理模式势在必行。新形势下的办公室工作要求办公室人员具有较强的管理、协调、服务、决策、执行、反馈、创新等综合能力，滞后的管理理念会导致一些办公室人员模糊自身角色定位，从服务者变为领导者；会使得部分办公室人员执行工作时懒散懈怠、马虎随意；会将一些办公室人员局限在传统管理框架中，产生单一化、程序化的工作机制，难以突破自我，开拓创新。

4.考核激励机制不健全

当代高校办公室缺乏完善的考核机制，和相应的竞争激励机制，这极不利于办公室人员的进步与发展，也是影响办公室工作效率的一大原因。考核机制不健全，那么办公室的人员就很可能出现迟到、怠工的现象，在日常工作时拖拖拉拉，在执行决策时缺乏决断，在遇到难题时消极焦躁，对待工作缺乏责任意识，处理工作态度散漫、行动缓慢。同样，激励机制不健全，办公室人员的工作业绩无法与评奖评优、工资提升、职称评选挂钩联系起来，使得很多办公室人员缺乏工作的动力和热情，在日趋琐碎重复的工作中，对职业未来的发展逐渐失去期待、信心与激情，从而对他们工作的积极性和创造性造成极大的制约和束缚。

二、高校二级学院办公室工作效率的对策

1.培养职业道德修养，发挥工作职能

办公室工作人员的职业道德素质直接影响着办公室工作效率的提高。每一个办公室人员首先要做到爱岗敬业、认真负责，对待工作谦虚谨慎、任劳任怨，增强自身责任意识；其次要明确自身角色，做好领导的“参谋”，为领导出谋划策，顾全集体利益，增强大局意识；继而要提高政治理论水平，坚定政治立场，掌握时事动态方针政策，增强政治敏锐性；最后要坚持无私奉献精神，在工作中燃烧自我，增强服务意识。总之，要以强烈的责任心和高度的责任感，恪尽职守、脚踏实地地做好每一项工作。遇到困难或紧急的情况，不喊苦不喊累，发扬吃苦耐劳的精神，理论结合实际，冷静分析问题，找到解决办法。善于将被动型服务转变为主动型服务，充分发挥其工作职能。

2.优化队伍建设，提高服务水平

在信息化时代，办公室工作更加复杂化、多样化、综合化。二级学院办公室职能发挥的好坏，工作水平的高低，关键在于办公室人员的素质。建立一支教育观念新、 业务能力较强的二级学院办公室队伍，是深化高校内部管理体制改革的有力举措。在选聘办公室人员时，要从专业能力、心理素质、政治素养、职业修养等各方面全面考察，按照“精简、统一、高效”的原则择优录取；在培养办公室人员时，可定期开展培训，加强办公室人员的各项学习，针对不同人员的不同情况，形成分层次、多形式的培养体系。也就是说，要尽量减少高校办公室人员素质的不均衡现象，使得办公室内的人员能够达成一种互相促进、能力互补的状态，建设一支知识化、专业化的高素质办公室工作队伍，提高服务水平，增强群体效能。

3.营造结构合理管理模式，创新管理理念

互联网+时代的到来，使得计算机网络技术广泛地应用于办公室的工作之中，一些传统守旧的管理理念和手段已经不能迎合新时期下的办公室工作要求。从长远的角度来分析，面对这一挑战，高校应当以科学客观的方式，以服务理念、执行理念和创新理念三个方面为主要内容，积极探索新型管理模式，优化办公室的管理结构，充分地利用现代信息网络，摆脱过去的形式，创新管理方法。高校之间要加强交流沟通，共同探索新形势下当今社会高校的管理模式发展；高校要借鉴国外管理经验，“取其精华，去其糟粕”，总结各项管理工作，积累经验教训。对于办公室人员来说，一支办公室管理队伍没有符合时代发展、满足学校特点的管理模式，也就难以创造出高水平的工作成果，因此办公室人员要丰富管理理论知识，树立现代化的管理理念，掌握现代化的管理技术，从而提供更加优质的服务。

4.不断完善考核奖罚制度，增强工作热情

高校二级学院办公室 篇7

一、高校二级学院办公室工作的重要性

高校二级学院办公室主要是从事学院日常事务管理的办事机构, 也是二级学院的中心枢纽和综合行政管理部门。它主要担负着学校与学院、学院与学院、师生之联系的桥梁, 其主要接受上级部门的业务指导, 贯彻落实学院领导的指示, 承担着学院的教学、科研、社会服务等方面的组织、协调、管理和服务工作, 是学院有序运转的不竭动力, 同时在整个学校运作中起着举足轻重的作用。

二、高校二级学院办公室工作所面临的挑战

全国高校自扩招一来, 各大高等院校的师生人数急剧增加, 办学规模也相应扩大。为适应高校改革与扩招事业的需要, 对内部管理部分进行变革, 权利下放, 实行校、院二级管理模式是我国高校的必然选择。二级管理就意味着管理重心需要下移, 人力、财力、物力需要进行再次分配, 二级学院办学自主权也不断扩大。在这种的情况下, 二级学院办公室所承担的职能和任务量将大大增加, 这为二级学院办公室管理带来的新的挑战。

1、工作职能的增加

高校权利下放后, 各二级学院办公室不仅要认真完成学院领导安排的大量任务, 还要承担学院的后勤服务、综合管理、信息管理等方面的工作。更重要的是还要做好学校各职能部门布置下来的工作, 如教学教务、行政管理、职称评审、科研服务、人事管理、宣传统战、档案管理、处室管理、资产管理、计划财务、研究生管理、国际合作、社会服务、后勤保障、校友联络、人武保卫、公共事务等方面的工作。因此, 二级学院办公室几乎成为学校与学院联络的终端, 并且还要负责学院基层信息的采集与上传。

2、工作任务量的增加

高校扩招间接地加大各二级学院办公室的工作量。由于高校在校学生人数和教师数量的激增, 二级学院课程安排, 教师职称评审、科研项目申报、外出进修, 学生教学管理、实习管理等工作任务量急剧增加。而这些琐碎的工作都得由学院办公室的具体人员进行落实, 这对学院办公室的工作人员来说也是个挑战。

3、工作要求的提高

随着高等教育事业的快速发展, 各高校均不断强化自身在教学、科研、社会服务中的执行能力。在实行校、院二级管理模式前, 教学、科研这两块职能主要还是由各二级学院来承担, 社会服务这块则往往是由学校来进行统筹协调。随着校、院二级管理模式的全面实施, 二级学院作为一个拥有较大自主权的办学主体, 社会服务、对外交流与合作等部分工作任务也越来越多的由二级学院来承担, 这大大提高了对二级学院办公室的工作要求。

三、提升高校二级学院办公室管理效能的策略

1、树立正确的管理理念

对于二级学院办公室管理来说, 需要以人为本的管理理念做基础。以人为本的管理理念主要是指在管理活动中需要始终坚持一切从人出发, 从而充分调动和激发人的积极性和创造性, 最终实现效能的不断提高和人的全面发展。人们的思想观念直接决定人们的行为。因此, 高校二级学院办公室的工作人员的管理观念决定着他们的管理效果。正确的观念必定会取得良好的管理效果, 错误的观念则会带来低下的管理效率, 甚至会导致管理的失败。在当前背景下, 二级学院办公室工作人员需要在各项工作中坚持以人为本的管理理念, 真诚的为师生提供优质服务, 必定会将二级学院办公室管理工作带入佳境。

2、重视目标管理

对高校二级学院办公室来说, 目标管理显得尤为重要。学院党政工作应在学校宏观政策的指导下, 根据学院自身发展的实际需要, 由各学院办公室来制定更符合实际的目标要求。在目标指定时, 应采用共同参与方式, 由学院领导和院办工作人员一起来选择目标并就目标的具体实施形成一个统一的意见。与传统的管理模式相比, 目标管理更重视人的自主能力, 倡导全体办公室工作人员积极民主的参与决策。通过建立目标管理制度, 把个体的目标和集体的目标进行结合, 充分发挥个人的主观能动性, 确保二级学院办公室工作目标的顺利完成。

3、注重业务学习, 强化人际沟通和团队意识

为了适应二级学院办公室的工作要求, 工作人员需不断提升自身综合素质, 包括管理能力, 交际能力, 合作能力等。争取掌握学院办公室工作所需的各项专业技能, 积极热情的参与到工作中, 提高院办整体服务能力。在院办所需处理的事务中, 有一部分属于常规性的工作, 只需工作人员发挥自身能力进行独立解决, 但有的事务是需要院办人员进行协作完成, 因此沟通能力与协作能力对院办工作人员来说显得尤为重要。只有团队内部人员齐心协力、相互信任、相互包容的情况下, 团队才会发挥最佳状态, 提高整体服务能力。

四、结语

随着高校改革与扩招事业的不断推进, 高校二级学院办公室工作也面临新的挑战。为了提升高校二级学院办公室管理效能, 我们应该开拓创新, 不畏艰难, 充分发挥人的主观能动性和创造性, 为高校改革发展事业提供一个优良的软环境。

参考文献

[1]杨晓梅, 张晓杰.高校院系办公室管理模式的优化[J].辽宁教育行政学院学报, 2007, (5) .

[2]李丹, 田志松.新时期加强和改进高校学院办公室工作的探索与实践[J].管理与财富, 2008, (11) .

[3]钟少华.地方高校二级学院办公室管理效能研究[J].文教资料, 2011, (34) .

试论高校二级学院办公室档案管理 篇8

一、高校二级学院档案管理中存在的问题

(一) 对档案管理重视度不高, 管理理念落后

高校二级学院档案管理工作是一种事后行为, 容易被人们所忽视, 也是一种无形劳动, 容易不被人们所重视, 再加上许多高校二级学院没有设专门的档案管理员, 基本上都是由办公室工作人员兼职担任, 容易被其他行政事务所取代。这也造成了, 在日常的工作中, 档案管理人员往往只是流于形式, 缺乏责任心, 工作态度敷衍塞, 档案管理理念落后, 管理意识淡薄, 缺乏现代市场经济条件下的服务理念。

(二) 档案管理人员专业素质不高

目前, 许多高校二级学院没有设专门的档案管理员, 基本上都是由办公室工作人员兼职担任, 他们中绝大多数不是学习档案管理专业出身的, 也没有经过专门培训, 档案管理水平普遍不高。这就使档案管理人员跟不上时代的步伐, 缺乏必要的素质和开发档案信息的能力。这主要表现为缺乏专业素养, 业务素质不高, 信息开发形式陈旧, 专业知识老化, 掌握计算机操作技能欠佳, 信息化技术运用能力不强, 对信息化的设备功能了解掌握不全, 接受信息能力手段落后。

(三) 档案管理范围和职责不明确

许多档案管理人员, 对二级学院档案管理的内容不了解, 对需整理、收集、归档的档案材料范围不明确, 主要表现在:学院档案材料的分类管理类目不明确, 对哪些是需要在学院永久保存或长期保存的档案、哪些是需要交到学校档案馆长期保存的档案不了解, 工作中经常出现推委扯皮, 造成许多管理空白, 直接影响了学院案管理的水平。

(四) 档案管理手段缺乏科学性

当今计算机信息技术迅猛发展, 计算机已普遍的使用在工作生活中, 档案管理也应当跟上时代发展的步伐, 采取办公自动化、管理科学化, 摒弃原始的手工劳动, 尤其在编制目录索引、查阅资料等方面利用计算机这种现代化工具辅助完成, 会在很大程度上提高二级学院办公室档案管理水平和效率。

二、加强二级学院办公室档案管理的途径

高校二级学院办公室档案是学院在教学、科研和学生管理等活动形成的有价值的资料, 是学院建设和发展的重要的依据和借鉴, 需及时收集、整理、归档, 为此, 要做到以下几点:

(一) 正确认识二级学院办公室档案管理工作规范化的重要性

二级学院办公室档案管理工作规范化就是要做到档案要合理建立, 可有效管理, 能科学利用。实践证明, 二级学院办公室档案管理工作规范化, 对提高工作效率、实现科学管理、开展科学研究、展示学校综合实力等具有重要作用。许多二级学院对办公室档案管理重视度不够, 档案管理工作被看作是行政工作的一部分, 甚至被认为是可有可无的工作而搁到一边, 导致了许多有价值的信息资料没有得以妥善保存, 不能实现其使用价值, 从而影响了学院的发展。

(二) 提二级学院办公室兼职档案管理人员的综合素质

目前, 大多数二级学院办公室的档案管理人员都是兼职的, 他们中绝大多数不是学习档案管理专业出身的, 档案管理水平不高, 不能很好的完成此项工作。这就需要学院要创造各种机会对他们进行专业培训, 如:邀请档案馆专业人员来做专题讲座;也可已让他们去档案工作做的好的兄弟院校访问学习;也可让他们参加专业培训机构组织的业务培训, 通过各种途径来提高兼职档案管理人员的业务能力和管理水平。同时要不断完善学院档案管理规章制度, 制定兼职档案管理人员的岗位责任制, 不断增强档案管理人员责任意识和大局意识。

(三) 建立档案管理信息化服务网络, 实现资源共享

二级学院要依托校园网和已有的管理软件平台, 建立档案档案管理信息化服务网络, 并纳入全校档案管理平台, 达到档案管理信息资源共享的目的。建立档案管理信息化服务网络的意义在于通过网络可以联结分散于各处的信息系统, 使得广大师生能够克服地理位置和其他时空条件的局限, 而更好地协调、掌握学院各方面数据资源。这将为学院档案资料建设和管理开辟广阔的前景, 实现档案管理信息化为一线教学、科研服务。

(四) 重视和关心档案管理工作, 不断提档案管理水平

二级学院领导成员中要有专人分管档案管理工作, 加强对档案管理规范化工作的指导, 把档案管理规范化工作列入行政管理工作议事日程, 选拔具有一定档案管理水平、且又有责任心的人员兼职档案管理工作。对兼职档案管理员在工作中碰到的实际困难, 要帮助他们解决。对取得成绩的兼职档案管理人员要进行鼓励和表彰, 要建立一套有利于严格检查的监督机制, 真正把二级学院办公室教学档案管理规范化工作纳入法制轨道, 使其在二级学院管理中发挥出应有的作用。

总之, 在二级学院办学过程中, 要重视档案管理工作, 正确分析档案管理工作方面存在的问题, 不断改进, 努力提高档案管理水平和服务质量, 为学院的改革和发展提供基础保证, 最大化的实现档案管理的价值。

参考文献

[1]吕慧.21世纪高校档案管理的探索[J].济宁师范专科学校学报, 2002, (6) .

高校二级学院办公室 篇9

一、把握影响办公室工作效力的因素

1. 日常工作繁琐, 职能惯性错位。

办公室是学院正常运转的基础, 具有参谋、助手、协调、督办以及服务等多种职能, 是学院正常运转的基础。但办公室人员紧缺, 一人多岗, 既要参与领导班子对重大问题的讨论决策, 又要组织管理日常事务, 还要搞好协调与服务, 工作内容点多、面广, 日常往往因停留在繁杂的事务中, 而忽略了其它职能, 出现日常事务性工作职能与发挥参谋助手、协调督办等职能惯性错位。

2. 管理职能弱化, 无法参与核心工作。

办公室工作“细、繁、杂、忙”, 随着教学、科研工作地位的不断强化, 行政管理作为辅助性工作逐渐被弱化降低。办公室往往沦为办事机构, 处于从属地位, 工作人员以被动服务为主, 无法参与到教学、科研等核心工作中。

3. 规章制度不完善, 执行不到位。

办公室管理普遍存在制度不完善, 缺乏一套完整的制度体系, 或者制度体系没有及时修订, 不能适应学院发展的需要等问题。在工作任务不明确, 管理产生混乱、无序的情况下, 往往有章难循。加之多方因素影响, 制度的执行往往难以落到实处, 甚至是根本无法执行, 制度不过一张白纸、几行文字, 其效力全靠人为赋予。

4. 理论研究不够, 个人发展缓慢。

办公室综合要求高, 事务性工作多, 长期处于应对状态而没有时间和精力进行专业技术理论研究, 外出进修、学习的机会少, 职称评聘难, 无论文、无课题, 工资待遇上不去, 管理缺乏行之有效的激励机制, 导致办公室工作人员逐渐对待工作形成消极情绪, 存在着干多干少一个样, 不求有功但求无过的错误想法, 其积极性、主动性难以得到充分调动。

二、抓住提升办公室工作效力的关键点

1. 积极争取, 确立权威地位。

积极争取学院的高度重视与支持, 从“软”、“硬”两方面确立办公室工作的权威地位, 为提升办公室管理效能提供组织保证。“硬”是指通过“文件”、“会议”、“通知”及“督办”的有形的介质去实施权威性和影响, “软”是指通过能力、办事效率、氛围等无形介质去实施权威性和影响。

2. 科学管理, 转变工作职能。

由事务工作向政务工作转变, 抓全局、谋大事, 对关键性问题增强敏感性和预见力, 紧跟领导的思维节奏及决策进程, 未雨绸缪、提前思考, 积极谋划, 既要是处理日常事务工作的能手, 又要是善于出点子的高参, 充分发挥参谋、助手的作用, 由被动服务向主动参与转变。化被动为主动, 在被动工作中加强主动服务。这一点主要体现在:第一, 增强办公室工作管理的科学性、计划性和预见性。对日常周期性工作, 事先做好计划安排, 把工作做在前面;对突发性任务, 要研究、思考在前, 尽量做到有预见和准备, 减少盲目性, 避免措手不及;第二, 增强工作的实效性和能动性, 对各项工作, 主动督办、主动反馈、主动落实, 妥善处理各种工作关系和公共关系, 上传下达, 确保党政各项工作高效有序地开展。

3. 分工明确, 制度规范管理。

明确工作内容, 确定岗位职责, 制定工作计划, 以严谨、流程化的工作行为为保证, 规范办公室人员的工作程序, 明确操作流程和规范要求, 加强分工与合作, 做到忙而有序、有条不紊。准确定位, 保证制度的合理性、可行性和可操作性, 形成激励机制和执行力有效结合的制度化、规范化的办公室管理体系, 形成公平竞争的良性循环。

4. 简洁高效, 强化信息化管理。

当前是讲究时效的时代, 时间精度越来越高, 工作效率也越来越好, 因此, 应转变传统观念, 运用不同的工作方法与手段进行分析应对。利用校园网络, 大力推进信息平台建设, 强化信息化管理, 既提高了信息传输的速度与工作效率, 减少事务性工作环节, 又节约经济、时间与人工等成本, 真正体现办公室工作的方便、快捷、高效。

5. 创新服务, 推进工作求新求变。

照章办事、奉命撰文、埋头闷干已经不能适应当前的发展形势。创新思维、开阔视野, 创新方法、注重细节, 创新服务、高效运转;建立信息灵敏、反映快捷、优质高效的办公机制;顾全局、谋大事、当高参, 提供高质量的服务;全方位、多角度地审视思考新问题, 拓展思路, 改变单纯奉命行事的方法, 做到务实、踏实、落实, 增强工作的主动性和时效性, 实现工作上的突破。

6. 提升综合素质, 促进管理队伍专业化。

强化责任意识、增强学习意识, 从工作中学习、在学习中工作、工作促进学习、学习提高工作, 努力超越事务性工作, 从反复中探寻规律, 从繁琐中总结经验, 以全面提高调查研究能力、综合协调能力、团结协作能力、突发事件应变能力以及高效运转能力, 促进管理队伍专业化。

7. 营造和谐团队氛围, 塑造积极向上的组织文化。

只有和谐才能发展, 只有和谐才能进步, 只有和谐才能实现终极突破;营造“快乐工作”氛围, 建立融洽、积极向上的工作环境, 建设充满活力朝气、健康向上、高素质的、团结的队伍!不断增强绩效考核激励性, 增强教职员工发展内动力、事业成就感和归宿感, 是加强二级学院办公室战斗力和凝聚力的重要保障。

科学发展、和谐发展是高校二级学院谋生存求发展的必由之路, 也是打造品牌、凝练特色的必由之路。办公室作为中枢部门, 对学院的管理、运行起着至关重要的作用, 因此, 提高办公室管理工作效能, 是促进学院科学化、规范化、信息化, 高效化发展的关键。

摘要：高校二级学院办公室“一室多能”, 在学院乃至整个高校运转过程中起到枢纽和桥梁的关键作用。文章作者根据多年办公室工作经验, 从办公室的工作职能与特点出发, 分析了影响二级学院办公室管理工作效能的因素, 并探索性地提出了对策。

关键词：高等院校,二级学院办公室,管理效能,影响因素,对策

参考文献

[1]刘荣华, 危煜祥.新时期提升高校办公室工作水平探讨[J].长江大学学报 (社会科学版) , 2010, (5) .

[2]王慧珍.浅谈如何提高独立学院办公室工作的质量和效率[J].当代教育论坛, 2011, 5.

[3]吴水爱.浅析高校办公室的管理创新[J].广东技术师范学院学报 (社会科学) , 2010, 2:44-46.

高校二级学院办公室 篇10

1 系统的工作思维是创新办公室工作的根本

办公室工作是一项锻炼人的创新思维的工作,不仅需要长久的热情态度,而且需要正确的工作方式,系统地去引导大家积极、认真、高效率地工作,推动办公室工作能够顺利运转。系统的工作思维对做好办公室工作具有很强的指导意义。办公室的许多工作看起来很琐碎但并不孤立,往往牵一发而动全身,要学会用“一堵墙”理论处理事情,对办公室的许多问题应该放到宏观的背景下进行全面分析,同时对其内部进行相互关联的具体思考,工作中要树立大局观念,善于从全局的角度主动谋划问题。系统的工作思维要学会“用大看小”处理问题,要“小事大办,大事精办,急事稳办,要事快办”,以求把工作做活、做准、做主动;系统的工作思维要“用远见近”,就是将目前工作与长远目标结合起来,以长远目标指导现实行为。要善于分析眼前工作与其它工作的关系,与前面工作的关系,与未来工作的关系等等,不断地总结经验,从各种变化中找出一般规律,在把握规律的基础上,超前谋划,从容应变,增强工作的前瞻性、预见性,使工作走在事情发展变化的前面;系统的工作思维要“由外及内”,透过事物的外在看清其本质,要避免思维简单化、表面化;系统的工作思维要“由正看负”,正是指有利的一面,负是指不利的一面,办公室工作要正负兼顾,既要看到对工作有利的一面,又要看到对工作不利的一面。(1)要用全面的发展的眼光看问题,既要在肯定中认识到不足,也要在否定中看到希望,找出原因,吸取教训,引以为戒。系统的工作思维要求我们对待长期目标,可以划分为若干小目标一点一滴去实现,从动态中把握静态。我们的思维模式一定要跟上形势,全面系统地看问题,才能将办公室工作做好。

2 提高办公室秘书的专业素质是创新办公室工作的基础

随着教育改革的不断深化,高校二级学院办公室工作不断拓展,办公室秘书的专业素质也必须适应新的时代要求。高尚的思想品质是秘书的前提素质。办公室秘书要具有坚定的信仰,能够在各种复杂的情况下,对大是大非问题做出正确的判断。无论什么时候单位的整体利益永远是第一的这种思想要牢牢的装在心里,心胸要宽广,公事私事分明,这样可以保证传递信息的公正公平性。能有良好的团队合作精神,办公室工作是一项系统的团队工作,这就要求管理者能够调动办公室人员的积极性,大家“分工不分家”,齐心协力能够把领导交代的任务完成。使办公室管理工作更加高效、有序,进而更好地实现工作的高效运转。(2)做好秘书工作,还要有奉献精神,一定要有吃苦耐劳、淡泊名利和甘于奉献的精神。扎实的知识根底、过硬的综合技能是办公室秘书的核心素质。(3)熟练掌握本岗业务知识,熟悉现代教育科学知识,了解其他现代科学知识,具备优秀的写作力、突出的办会能力、较强的管理能力、良好的公关能力、较高的智力水平、良好的学习意识、健康的身心状态是办公室秘书的必备素质,合格的秘书必须牢记“有则改之,无则加勉”的古训,善于调节工作情绪,保持乐观向上、健康积极的心态。

3 充分发挥“公关及形象展示的角色”及“协调角色”是办公室创新工作的关键

办公室工作人员要适应新形势的变化,进一步明确自己的工作性质和特点,正确把握自己工作的角色定位,准确的角色地位是做好办公室创新工作的关键。办公室工作是领导工作的必要补充,具体的角色定位表现为:“综合服务者的角色”,“事务处理的角色”,“参谋者的角色”,“协调关系的角色”,“督办者的角色”,“公关及形象展示的角色”。(4)在这些角色的定位中,笔者认为,对公关及形象展示的角色定位的认知非常重要,在日常事务管理中,要接待好每一个人,处理好每一件事,一定要给对方留下良好的第一印象,从而树立个人和办公室的形象,提高办公室管理的效率,这种效果称之为“首因效应”。(5)办公室秘书的仪容、口头语言、体态语言是“首映效应”重要影响因素。所以保持办公室的环境美、秘书的仪容美、语言美可以给来访者留下深刻的印象,可以大大提高学院的良好形象,办公室工作人员要有一个好的精神面貌,待人接物文明礼貌,谈吐优雅自然。对突发事件要根据领导意图做好工作,处理好问题,遇事要三思而后行,办事要果断,不拖泥带水。办公室工作人员必须做到“五个一”,即接好每一个电话,接待好每一个来办事的人,完成好每一件交办任务,做好每一个记录,处理好每一份文件;同时还要做到三勤一懒,即眼勤、手勤、脚勤、嘴懒。只有充分摆正自己的位置,才能做好每一项工作。(6)“协调关系的角色”是做好办公室创新工作的必备因素。协调工作的好坏,直接关系到上级决策的落实,关系到办公室工作的质量和效率,关系到办公室的形象,采取恰当的科学的协调方式,讲究协调的技巧和方法才能取得良好的效果。

4 建立科学化、信息化、规范化管理模式是办公室创新工作的途径

办公室作为一个信息系统,办公室管理者要保证各类信息能够及时准确地上传下达,需要建立一个科学规范的管理模式。科学化、信息化、规范化的建设归根到底是要依靠人来实现,是否拥有高素质的办公室行政人员决定了信息化建设的成败。(7)这就要求办公人员经过培训能够熟练操作计算机,会使用办公word、excel,电子邮箱等。做到各部门日常业务工作的规范化、电子化、标准化。办公室充分运用办公自动化技术,利用各种软件实现信息处理的计算机化、信息储存的有序化和信息检索的自动化,推动办公室信息化建设的科学化、规范化和制度化。黑板作为信息的交流平台,历来在学校中起着举足轻重的作用。校、院、系发布信息都要依靠学院、系办的黑板,因此要利用管理好黑板,必须对其进行合理规划设计。我们可以把黑板划分为若干大栏目,它们各有一个单独的名称,能使传统的工具发挥出更有效的作用,为师生提供更多、更新、更明晰的信息服务。

电话是办公室科学管理的重要内容。实践证明,规范办公室电话拨打、接听方式,有利于保证电话传输信息的快捷、畅通。(8)主要有以下途径:一是长话短说,二是指定专人接听电话,通过责任制,保证信息的及时传达和落实。资源优化整合,创造良好的条件做好办公室信息管理工作。档案管理员对档案信息提高认识,不能简单地扎在档案堆里,学会利用现代高科技信息整理档案,从宏观上有个规划,大处着手小处收集,一定要细心耐心。另外还要注意信息的相关性,能够独立思考,学会从档案资料里推断出有用的微观信息。档案管理人员不仅要把各种复杂的档案资料收集和整理归纳、储存,还要对各种资料进行分析,通过分析可认识它们的内在联系与发展变化规律,为使用者提供方便。增强档案部门文书档案、人事档案、学生档案、财务档案等的可管理性,最终实现无纸化办公。

总之,面对社会的发展,高校办公室管理仍面对着巨大的挑战与机遇。因此,我们只有在工作的实践中,不断发掘,不断改革创新,解放思想,与时俱进,提升管理层次,使办公室真正地发挥管理枢纽和桥梁作用。

齐齐哈尔大学教育科学研究项目(项目编号2011008)

摘要：随着高校校院两级管理模式不断深入,作为学院工作中心枢纽的办公室,承担的工作任务日益繁重,以致管理工作面临着巨大的考验。办公室工作必须适应新形势的要求:一是要有系统的工作思维;二是要提高秘书的专业素质;三是要充分发挥“公关及形象展示的角色”及“协调角色”的作用;四是要建立科学化、信息化、规范化管理模式。

关键词：办公室,系统思维,专业素质,协调作用,信息化

参考文献

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[3]荆鲜晨.高校院系办公室工作职能及人员素质的提高[J].河南工业大学学报,2007(3):121-123.

[4]徐玉.论高校办公室工作人员的角色认知[J].扬州大学学报(高教研究版),2011(10):40-43.

[5]张文元.首因效应在高校二级学院办公室管理中的应用研究[J].福建教育学院学报,2009(2):12-14.

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