民营企业档案问题

民营企业档案问题（精选十篇）

民营企业档案问题 篇1

档案在民营经济的资产、财务、人力资源、信用和文化建设等方面的管理中是极为重要的信息资源, 是提高民营企业经济效益的重要参考依据。加强民营企业档案工作, 可以带动民营企业整体管理水平的提升, 对民营经济的可持续健康发展具有重要意义。

一、民营企业档案的构成与特点

1. 民营企业档案的构成。

民营企业档案的构成不同于国营企业档案, 国营企业档案是以科技档案为主体, 其主要构成包括党政工团、计划统计、物资供应、技术开发、经营销售、劳动工资、企业管理等方面的档案, 而民营企业则是自主经营、自我发展、自我约束的法人实体或市场竞争主体, 其档案的构成则是以经营管理档案为主体, 主要包括计划、决策、市场调查、预测、经济分析、售后服务等方面的档案。在民营企业中, 不同民营企业的档案构成也有所不同。其中, 生产经营型民营企业档案以生产技术档案和产品经营档案为主体, 档案的构成主要包括基建、设备、产品、科研、会计、成本、销售、用户反馈、资产评估、经济纠纷、企业管理等方面的档案;商业流通和服务型民营企业作为专门从事商品和商务流通的商业贸易企业和中介服务企业, 不直接从事生产加工, 所产生的档案中几乎没有生产技术档案, 经营管理档案和用户档案在企业档案中占主导地位, 档案构成主要包括商贸活动形成的文件、各种经济合同、管理经营、商务调查、计划、策划、资产、利益分配等方面的档案。

2. 民营企业档案的特点。

民营企业档案具有综合性、现实性、知识性和经济属性四个特点。其综合性体现在:从横向角度看民营企业生产、经营、基建、设备、资产、财务、人事管理等各种职能活动在实现企业目标过程中形成的有价值的文件材料, 整体反映了企业经营管理活动的全貌;从纵向角度看, 民营企业档案记录了企业发展的历程, 是企业历史的缩影, 同时也预示着企业的未来。这一综合性的特点, 为企业领导人和企业合作、服务对象了解该企业发展的历史、企业的支柱产品、现有技术力量、经营效益状况以及学习和运用成功的管理经验等, 提供了翔实可靠的信息。其现实性体现在:伴随着企业经营管理、技术开发、产品生产、市场开拓等活动形成的民营企业档案真实地记录着企业创建与发展的轨迹, 并同现实社会经济活动紧密相连。一方面, 民营企业档案在相当长的时间里具有现行使用价值。当某种产品从开始试验研究、批量生产直至成为主导产品, 生产、科研档案就一直发挥其现行作用;另一方面, 民营企业档案体现着企业的现实利益, 具有现实使用价值。如技术档案是企业进行物质生产的基本条件, 营销档案是企业参与市场竞争的有力武器等。民营企业档案现实性的特点能为企业创造更高的效益, 并在维护企业合法权益中发挥不可替代的作用。其知识性体现在:民营企业档案记录着企业的各项实践活动, 反映着企业创建者对客观事物的认识, 蕴藏着丰富的知识, 是企业创建者知识和智慧的结晶。企业目前和未来的经营管理、技术开发和产品生产都离不开对企业原有人、财、物、产、供、销等各种经营和生产技术条件的准确掌握, 而这些知识和信息都主要凝聚在民营企业档案中。通过提供利用民营企业档案, 使利用者可从中获得所需知识和信息, 帮助民营企业获得新的更大的发展。其经济属性体现在:民营企业档案除少数文书档案外, 自档案的产生、形成或企业引进项目开始, 就伴随着生产、销售、贷款资金、效益测算、利益分配等企业经营的全过程, 这就使民营企业档案呈现出一种特殊属性──经济属性。作为企业的特殊资产, 民营企业经济档案以有形的实物为存在形式, 是企业宝贵的物质财富, 且与企业经济利益密切相关, 是促进企业经济发展的潜在生产力。正是由于民营企业档案的这一经济属性, 才能使民营企业档案具有极强的保存价值、利用价值和经济价值, 在促进民营企业的快速发展中发挥着越来越重要的作用。

二、民营企业档案工作管理现状

目前, 我国民营企业的档案管理水平极不平衡, 一般来说, 规模大的企业好于规模小的企业, 明星企业好于一般企业, 由国营转制的企业好于私人业主经营的企业, 工业生产型企业好于商业服务型企业。民营企业的档案工作水平在一定程度上反映了民营企业整体的管理水平, 按照不同的档案工作基础, 我们大致将民营企业档案管理归为四类。一是档案工作“重视型”民营企业。这类民营企业重视档案管理工作, 配备了综合档案室, 设有专职档案管理人员, 并实行了三分开, 设施较全, 建立建全了一整套档案管理制度, 各种资料收集及时、齐全, 组卷科学, 企业档案工作已经有了相当的基础, 具有示范作用;第二类为档案工作“一般型”民营企业。这类企业具有一定的档案意识, 有比较固定的档案人员和档案室, 初步开展了立卷归档工作, 一般侧重于企业经营或权益的档案管理, 但存在着缺乏专业指导、档案信息结构不合理、档案制度不健全、档案利用率低等问题;第三类是档案工作“随意型”民营企业。这类企业对档案持可有可无的态度, 无专门档案室和专职档案员, 仅由办公室或有关科室人员兼管, 存在着工作随意性强、管理不规范等问题;第四类为“零档案管理型”民营企业。这类企业档案文件零散置于经办人或企业领导手中, 没有档案管理意识, 档案管理基本上处于“档案部门不管、工商部门不管、企业自己不管和“无机构、无人员、无库房、无设备、无经费”的状态。

三、民营企业档案管理的发展趋势

1. 从传统的档案管理方式到以计算机为标志的现代信息管理方式转化。

档案信息化是以网络、计算机、信息技术为手段, 以档案资源为对象, 以档案工作为依托, 以档案管理学最新理论为指导, 按照信息社会和国家档案行政管理部门的要求, 开展档案的收集、整理、保管、开发利用的现代化管理过程。民营企业档案作为企业知识水平和管理经验的积累, 是企业管理工作的基础和条件, 是企业再发展和再提高的重要资源。所以, 应该顺应档案信息化建设的大趋势, 在自身条件允许的范围内提高档案的信息化管理力度, 借助高新技术实现办公自动化和多媒体技术管理, 适当增加磁盘、磁带、光盘等载体档案数量。采取现代管理技术, 将档案工作人员从繁琐的手工劳动中解放出来, 实施现代化、信息化管理, 更有效地为企业生产和经营服务。

2. 加强知识创新管理, 确保民营企业的合法权益。

知识经济时代, 管理的内涵讲求创新管理, 档案是民营企业在科技创新、管理创新活动中积累的无形资产, 在激烈的市场竞争中, 哪个企业拥有的知识多, 无形资产在企业总资产中的比重大, 哪个企业就能在快速发展中立于不败之地。民营企业在生产经营过程中, 其组织机构、经营管理人员、经营范围不断变化, 企业之间在生产、经营过程中经济活动呈现多元化和复杂化, 企业的合法权益保护、债权、债务纠纷以及企业与职工的劳动纠纷均依赖于企业档案这一原始凭证。因此, 从企业初建时期就应该注意收集并严格保管和合理开发利用好档案, 避免档案缺失, 防止档案中涉及的商业机密泄露, 给企业带来不应有的损失甚至灾难性的打击。尤其是以知识产权为主要内容的企业档案, 是企业的核心信息, 是依法维护企业利益的重要凭证, 在维护民营企业的利益中具有不可替代的作用。

3. 探索档案、资料、图书、情报工作一体化管理模式。

现代企业制度下企业档案工作运行机制的基本内涵是指与现代企业制度相适应, 各构成要素相互作用、相互协调, 使企业档案工作能自主、高效、持久运行的方式。企业目前和未来的经营管理、技术开发和新产品研制认证等工作, 都离不开对企业原有和现有人、财、物、产、供、销等各种基础条件的准确数据, 而所有这些信息都凝聚在企业档案中。所以, 民营企业应该遵循产品因市场而变、企业因时代而变的原则, 在档案管理工作中探索出行之有效的管理模式。民营企业实行信息一体化管理比国营企业有较强的优越性。一是由于民营企业档案资料管理综合性特点所决定的, 实行一体化管理能节省人力、物力;二是有利于民营企业各种信息的综合开发利用, 企业技术人员在技术创新过程中利用信息资源时, 不会去区分它的来源是档案还是情报, 能为我用就是最有价值的重要信息;三是有利于民营企业对各种信息的收集管理和进行二次加工, 充分发挥各种信息的综合优势, 为民营企业的快速发展提供高效服务。

4. 逐步完善企业信用档案, 打造企业形象。

诚信社会的建立, 使信用档案的重要性日益突显。信用档案作为民营企业的各种信用记录, 是企业信用状况的积累, 也是经营状况和经济效益的“显示器”。建立信用档案既可以扩大、提升企业的信用, 打造良好的企业形象, 又是整顿规范市场经济秩序的根本之策。民营经济在起步阶段多为粗放型市场经济, 短期效应的心理过强, 致使这一领域的文化积淀十分有限, 社会信誉度不高。在未来的经济发展中, 民营企业应注重完善企业信用档案, 积极推动企业文化建设的可持续发展, 培养员工的认同感归属感, 形成企业独特的文化理念和经营理念, 使企业在获取最大经济效益的同时, 赢得良好的社会效益。

参考文献

[1].薛四新.彭荣.陈永生.档案信息化应用系统建设[M].机械工业出版社, 2006

企业工商档案查询的有关问题 篇2

关键词：企业工商档案 蒲公英协作网

在司法实践中，很多情况需要通过查询企业工商档案的方式来解决。比如说，了解诉讼相对方的诉讼主体资格，确定债务承担的责任主体，确定合同纠纷的诉讼管辖地及管辖法院，以及了解被查询企业的分支机构设立状况、对外投资情况。

同样在商务合作过程中，很多客户希望通过企业的工商登记信息来了解法人的主体情况和合同履行能力，从而决定是否与其合作。这种情况下，客户希望查询到的是，目标企业的法定代表人的身份情况、关联企业情况、历史沿革、资本变动情况、股东持股情况，以及目标企业各的财务概况、经营概况。

企业工商档案分为内档和外档，两者的区别和各自要查询的内容有所不同。首先，工商外档：是各档案存放地工商局总结和制作的电子信息页，有时也叫做机读档案，跟内档相比，比较简单，重要信息一目了然，普通大众容易看懂。内容是目标公司的基本信息，大致包括公司名称，公司地址，法定代表人，成立日期，注册资本，注册号，注册机关，营业期限，经营范围，企业类型，企业状态（即是正常营业的，还是吊销的或注销的），股东情况，年检情况。其次，工商内档：是各公司自成立起在工商局保存的所有原始档案的复印，内容很全面，几乎包含了目标公司的所有档案材料，如详细开业信息，年检材料，详细变更，股东持股材料等，仅仅有关自然人身份信息及账户信息等，工商局为保护隐私会屏蔽掉，总之拿到工商内档，对目标公司的整体情况会有一个详细的了解。

因为全国工商信息没有实现联网，这就导致异地查询企业工商信息变得很困难。蒲公英协作网可以解决这一问题，律师或者当事人可以将需要异地查询企业工商档案的需求发布在业务协作版块，当地的律师通过参与协作，就可以实现异地查档的目的。

民营企业档案工作研究中的热点问题 篇3

关键词：民营企业档案工作研究热点管理模式

1话题背景

随着社会的不断发展，民营企业生存的经济环境已然发生了根本的变化：一是物资短缺的卖方市场已经变成了物资过剩的买方市场，民营企业要想生存发展，就得面临“二次创业”。管理水平的提高已显示出前所未有的重要性，而档案本是管理的基础：二是信息、网络与知识概念所引起的管理理念的变化，民营企业家认识到竞争致胜的关键已不再取决于先进的设备、厂房等有形资产，而是更多地依靠知识、技能和信息等无形资产，档案就是企业中宝贵的信息和知识资源：三是人世后的民营企业面临大量的反倾销调查、产品证明等非关税壁垒的考验，要在这种激烈的竞争中进行危机控制，就必须建立齐全、完整、准确的企业记录，确保企业自身的权利。因此，加强档案工作是所有民营企业无法回避的一个问题。

2民营企业档案工作研究的热点

2.1关于民营企业档案工作现状及存在问题的分析。要想改善民营企业的档案管理，必须首先对我国民营企业的档案工作状况进行摸底。在发表的大量民营企业档案工作研究的文章中，或全篇或部分地讨论了当前档案工作的现状，而且这种跟进式的调研，能使我们一窥民营企业档案工作的全貌而使研究立于真实的对象。根据有关非公有制企业档案工作情况的调查报告和部分学者的归纳，我国民营企业的档案管理状况大致可分为四种类型：一是“重视型”。档案工作被企业列入重要议事日程，有专门的宽敞的库房和档案人员办公室，档案阅览室，有專职档案人员，管理设施设备齐全，根据企业的实际情况制定了一整套档案管理制度，各类文件资料收集齐全，归档及时，保管科学，利用见效。其中，少数企业的档案管理甚至通过了国家级标准的验收：二是“上进型”。企业主有一定的档案意识，配备了档案兼职人员，设置了档案室，也开展了一定的档案工作，但档案人员素质不高，兼职过多，档案工作未能有效地全面开展起来，档案的效益也未能充分地发挥出来。三是“随意型”。企业主的档案意识还不够强，对档案工作的关注还不到位，急需用时强调要管一管，平时对档案持可有可无的态度，无专门的档案室和档案人员，档案工作只是办公室、行政部或相关部门的一个排在末位的工作，工作随意性较大。四是“零档案管理型”。企业主没有档案意识，企业一些重要证件、核心文件零散地放在企业主或部门负责人手里，档案管理处于“三不管”和“六无”的状态，即“档案部门不管、工商部门不管、企业主自己不管：无意识、无制度、无人员、无库房、无设备、无经费”，这种类型在小型企业中比较多见。这四种类型也反映了我国当前民营企业档案工作的两个特点，即民营企业档案工作处于自发状态，部分企业已有相当的发展水平：民营企业的整体档案管理呈“橄榄”形状，水平不均衡。

原因分析也是研究者着笔较多之处，多数文章认为，导致民营企业档案工作滞后的主要原因有三个方面。首先是民营企业自身档案意识薄弱，民营资本的特点和本质使民营企业档案工作缺少源动力，民营企业成立之初是以生存为目标，只能关注到民营企业的眼前利益，无法意识到档案工作给企业的长期发展带来的帮助。同时民营资本的特点和本质是逐利性，其任何活动均以增效、盈利为目的，而企业档案本身所能产生的效益极具隐蔽性，难以量化，这就导致档案工作在多数民营企业中遭受冷遇，档案工作的内在动力不足。其次，民营企业档案工作与国有企业档案管理的差异性，以及民营企业档案权属明确，其自主管理的姿态，削弱了档案行政管理部门对民营企业档案工作的监管能力。再次，民营企业档案工作的外部环境，主要是法制力量的软化使民营企业档案工作缺乏必要的驱动力。目前我国民营企业档案管理的相关立法工作相对滞后，《档案法》及配套规定仍然没有把作为市场经济微观主体的民营企业纳入档案管理立法工作的视野。民营企业档案管理的立法缺失，也造成了民营企业档案工作的发展不平衡。

2.2关于民营企业档案工作宏观对策的研究。为民营企业的档案管理出谋划策是很多文章的题中之义。不少文章在民营企业档案工作的现状、问题及原因分析之后，重点阐述了解决问题的措施，如聂建新、柳杨林的《在创新中发展民营经济档案工作》(《中国档案》2003年第4期)、殷立祥的《制约民营企业档案工作发展的因素及解决对策》(《兰台内外》2005年第4期)等，思路大致可归纳为三个方面：一是民营企业应当加强自身的档案意识，探索适合企业发展的档案管理体制和模式，建立有效的民营企业档案工作动力机制：二是档案行政管理部门要转变管理思想，强化服务意识，积极建立与民营企业的工作联系渠道，同时要摸清民营企业档案工作的状况，因企制宜，实行分类指导，并及时总结经验，点面结合，逐步推开完善民营企业档案工作；三是要加强民营企业档案工作的理论研究和外部环境建设，完善民营企业档案管理的法规与标准体系，努力提高民营企业档案工作的整体水平。

2.3关于民营企业档案管理体制及模式问题的研究，关于民营企业档案管理体制及模式问题的研究，无疑是焦点中的焦点。在目前发表的研究成果中，比较有代表性的有宗培岭的《民营企业档案管理模式研究》、黄世喆的《关于非国有企业档案管理原则与体制的思考》、刘忠贵的《非国有企业档案工作自主发展与指导》，许智主编的《民营企业档案管理概论》、陶亚坤的《关于民营企业档案管理体制创新的思考》等。其中，作为上海“民营企业档案管理体制与建档模式研究”课题成果的《民营企业档案管理模式研究》最为全面。它不仅为民营企业提供了可自主选择的档案管理模式，还指出了民营企业确定档案管理模式时应当遵循的原则，以及在民营企业确定其档案管理模式后，如何构筑民营企业档案工作的运行机制等问题，为民营企业档案工作实践提供了全面、具体、科学、可行的指导。

其中，企业档案管理模式是指为达到完整保存、科学管理和有效利用档案的目标所采用的基本思想与方式。可供民营企业档案工作选择的档案管理模式有以下基本形态：

①按档案集中统一管理程度划分为：档案集中统一管理，即由档案部门对本单位档案实行集中统一管理：档案分级管理，即在企业内对档案实行分级管理：档案分散管理，即在企业内由不同部门对各自形成的档案进行管理。

②按管理对象划分：档案综合管理，即按集中统一管理的原则，由综合档案机构对企业档案实行统

一整理和开发利用：文档一体化管理，即在企业内对文件、档案实行统一管理，一般多见于企业信息化程度较高的企业；信息一体化管理，即对企业档案、资料、情报工作实行一体化管理。

③按管理形态划分：档案实体管理，其重心是档案实体的整理与保存，以存待用，重在对档案实体的收集、整理、保存与利用；档案信息管理，即在档案实体管理的基础上，重在对档案信息的开发与利用，其实质是利用技术手段对信息的管理：档案信息资源(知识)管理，企业档案工作可以成为企业知识管理的一部分，档案知识管理属于档案信息资源管理的范畴，是档案信息资源管理的高级形态。

以上民营企业档案管理模式各有所长，企业选择档案管理模式时应当遵循这样几个原则：一是档案管理方式要与企业规模形态相适应：二是档案管理思想要与企业实际需求相适应：三是档案管理制度要与档案法律法规相符合：四是档案管理模式要考虑成本效益的原则。在确立民营企业档案管理的模式后，关键在于构筑民营企业档案工作的运行机制。从内部来说，民营企业一方面要建立动力机制，配备与企业规模相适应的档案工作机构与人员，建立规范化的档案管理制度，强化信息服务意识，通过将档案工作纳入企业发展总体规划、纳入企业质量认证活动、纳入企业信息化进程、纳入企业信用制度建设，促使档案工作与企业同步发展。另一方面要从制度约束、成本核算约束、档案质量控制约束等方面着手，建立成本与质量控制机制，使企业档案工作达到高效、简便的要求。从外部来说，各级档案行政管理部门、工商联组织等要通过加大宣传力度，组织业务培训，实行分类指导，突出服务主题，加强监督管理等形式，积极推进民营企业建档工作。

2.4关于民营企业档案工作动力机制的研究，要解决民营企业档案工作中存在的问题。推进档案工作的顺利开展，必须构筑和完善民营企业档案工作动力机制。关于这一问题，史国栋、刘金霞、范世清等人在研究中都有涉及，而最为出色的当属范世清的“民营企业档案工作动力机制模型”(见下图)。

他从三个方面来启动和完善民营企业档案工作的动力机制：一是增强民营企业的档案意识，强化内部驱动力；二是强化创新意识，改革管理模式，加强引导机制和约束机制的建立：三是积极倡导企业信息资源一体化建设，将档案工作纳入企业信息化建设轨道。

2.5关于民营企业档案工作与企业文化建设关系的研究。随着民营企业档案工作研究的深入，已不仅仅局限于企业档案工作的操作和执行层面，视角变得更为开阔，多篇文章聚焦民营企业档案与民营企业文化之间的关系，揭示民营企业档案工作难以顺利开展的深层原因，这说明有关民营企业档案工作的研究已不止为民营企業的当前生存所计，更是为民营企业的未来发展所谋。有些学者认为：许多民营企业缺乏社会公众和全体员工认同的企业价值观，从而削弱了档案工作发展的基础：或者由于长期缺乏积极稳定的企业价值观，使民营企业制度层面的建设难以达到规范和统一，最终殃及档案机构的生存；有的学者指出。民营企业过于强调物质层建设，忽视精神层建设，未能深入理解档案工作的本质要求，纯粹是一种功用和应付的心态。致使民营企业档案工作处于一种尴尬的位置。研究表明，档案管理作为企业记录是企业文化的载体，是企业文化积淀的重要途径，企业品牌、企业价值观、企业发展史都离不开企业档案。同时，民营企业的文化追求又能反过来为档案工作准备相应的成长土壤。

2.6关于民营企业档案管理社会化服务体系的研究。最近几年，特别是2000年以后，关于这方面的讨论逐年增多，这显然与档案行政管理部门的改革以及市场经济的深入发展有关。档案界普遍赞成引入市场机制，建立民营企业档案管理社会化服务体系，如：严永官的《从法制角度看档案中介服务业的现状及发展》(《上海档案》2003年第4期)、郑金月《档案中介服务机构存在的问题及其对策》(《中国档案》2003年第3期)、宗培龄《在市场竞争中把档案中介服务做大做强》(《上海档案》2003年第4期)等都谈到这一问题。关于档案寄存中心、档案事务所、档案学会民营企业分会、民营企业档案人才培训甚至商业性的文档管理公司，开始成为研究者们交流的话题。在这种研究的同时，我国民营企业档案管理社会化服务体系建设开始起步，在有些地方已成为企业档案工作的有效补充。

2.7关于民营企业档案工作与法律制度建设的研究。关于民营企业档案工作的宏观思考，无一例外地要强调相关法制环境建设的重要性。民营企业档案工作难以推进，内外的关系不顺是一个重要原因。这种关系不顺主要又在于法律上存在一些困惑。包晓海、李冷九的《民营企业档案的法律困惑》(《山西档案》2001年第2期)、张胜的《论民营经济档案法制化》(《湖北档案》2003年第9期)、甄雅娟的《依法保护非公有制企业档案安全问题》(《山西档案》2003年第2期)、刘金霞的《依法监管非国有企业档案工作的两个问题》(《档案与建设》2005年第1期)等从宪法到企业档案管理规定。梳理了现有法规体系中关于民营企业档案管理的相关条文，结论是尽管我们认为现有的法规体系并无明确的针对民营企业档案管理的内容。如何保护民营企业档案以及民营企业档案工作如何有序进行，未来的民营企业档案工作如何纳入档案法规体系，正在引起研究者们的热议。笔者认为，随着民营企业档案工作宏观环境改善的需要，关于民营企业档案法规边界的研究将会受到更多研究者关注。

民营企业档案管理问题与对策 篇4

一、民营企业职工档案管理中的主要问题

实施民营企业职工档案管理, 对记载民营企业历史的真实情况, 维护企业历史的真实面目, 保证职工的合法权益起着重要的作用。但有不少民营企业在实施职工档案管理过程中, 存在一些较为突出的问题:

(一) 从国有企业产权制度改制的民营企

业职工档案有建档基础, 职工档案管理比较规范, 但职工身份转变后应形成的职工履历表、劳动合同等内容就没有在职工档案中体现。职工档案中体现不出职工的真实身份和实际情况, 更有甚者, 个别职工从参加工作到退休时, 个人档案中只填有一份刚参加工作时的职工履历表, 在档案中查不到个人的家庭及社会关系变化, 职工合法权益得不到保障。就目前情况来看, 个体、私营、民营企业较多, 而这些企业又成为就业的主渠道, 吸纳了大量的从业人员, 但由于种种原因, 这些企业大部分没有为企业人员签订劳动合同, 也没有参加社会保险等, 更谈不上建立职工档案了;其次是临时工、季节性工、外来工、进城农民工, 企业更没有为他们签订劳动合同、参加社会保险、建立档案的理念, 致使职工的合法权益得不到保障。

(二) 从民营企业职工档案管理工作来看, 档案管理也存在许多问题。

如, 企业职工档案记载的姓名与户口簿、身份证姓名有差别;出生日期记载有差异, 部分企业职工档案材料记载出生日期有几个不同的年、月;工种记载上的差异, 档案没有详细记录职工工种, 有的工人进入企业以后, 变换了几个工作岗位, 从事了几个不同的工种, 但在档案上没有详细记录, 档案记载工种不够准确。

(三) 职工档案有涂改现象。

个别企业在档案管理上不严格, 对档案原始资料随意进行涂写、修改;由于涉及职工个人利益, 个别企业劳资人员为职工个人涂改档案资料, 更改年龄, 更改工种。企业在整理职工档案时, 未能按时间或记载顺序装订档案资料, 有个别企业对职工的档案资料根本不整理、不装订。

(四) 企业职工档案资料不够完善。

个别企业在招用职工时, 没有立即为其建立档案, 故没有招工表等资料;有的企业虽然建立了职工档案, 但没有把职工的定级表、劳动技能鉴定表等装入档案, 以至有关资料遗漏遗失;还有个别企业改制后, 没有及时让职工填写履历表, 没有与职工签订劳动合同, 对辞退的职工也没有终止或解除合同, 致使档案中没有改制后的职工履历表, 没有《劳动合同书》或《解除劳动合同证明书》, 职工档案资料欠缺。

(五) 个别企业对职工档案管理不重视, 管理混乱。

很多民营企业没有专门的档案柜等设备设施, 也没有管理制度, 以至造成职工档案遗漏遗失。

二、强化民营企业档案工作的对策

(一) 树立三个意识, 强化档案管理

1、树立档案法制意识, 充分认识民营企业档案工作的重要性。

从法律角度看, 民营企业的档案管理具有社会性, 并不是“私人行为”, 也不是可有可无的, 是社会公用信息资源的组成部分, 是受档案法律、法规保护和约束的。因此, 在国家档案行政管理部门的宏观管理下, 民营企业档案管理应走自我完善、自我管理、自我发展之路。民营企业要强化档案意识和档案法制观念, 提高对民营企业档案工作重要性的认识, 加大对企业档案工作的组织领导力度, 将档案管理创新纳入工作日程, 给予档案工作发展所需的人力、物力、财力支持, 加大资金投入, 配备专人管理, 并结合自身实际建立健全档案管理制度;要把做好档案工作与企业发展有机地结合起来, 通过建档促使企业提高内在素质和管理水平, 建立起符合民营企业特点的档案管理机制;要严格遵守《档案法》、《档案法实施办法》等档案法律法规, 将法律制约与企业自觉管理有机结合, 加大企业档案管理制度的约束力, 规范企业档案行为, 提高民营企业档案工作的制度化、规范化、法制化水平。

2、树立档案利用意识, 满足企业内部管理和外部竞争的需要。

民营企业应强化档案利用意识, 突出利用原则, 加强利用工作, 赢得利用成效, 在服务企业内部管理和外部竞争中实现档案工作的价值。一方面要强化业务建设, 为提供利用奠定基础。只有科学、规范的档案工作, 才能为企业各项工作提供及时有效的信息服务。民营企业档案的科学规范管理, 应该依据国家标准进行操作, 确保归档范围、立卷标准、分类编目、上架排列、检索利用等工作的科学规范;另一方面要克服短视思维, 对档案工作的潜在经济效益和社会效益有正确认识, 从长远的、科学的、发展的角度谋划好民营企业档案工作。针对企业内部管理和外部竞争的需要, 有的放矢地开展档案利用服务, 推进档案工作向企业一线靠拢, 使民营企业管理者能实实在在地看到档案带来的效益。

3、树立档案效益意识, 使档案管理切合企业生产实际。

民营企业在创新企业档案管理工作中必须遵循效益原则, 立足企业档案管理的实际情况, 多倾听业内专家对档案管理的意见和建议, 认真分析企业建档的有利因素, 总结经验, 寻找规律, 确定企业档案管理创新的方略, 使档案工作更切合民营企业实际。以收集归档为例, 民营企业应将经济合同、产品开发、经营销售、债权债务、资金周转、成本核算、基本建设、市场信息、科技信息、往来客户等内容作为文件材料归档范围的重点, 以此为基础将其按行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、设备仪器、基建、会计、人事等八大类进行分类。民营企业可根据上述八个方面的类别对各种文件材料按要求进行科学分类整理、统一管理本企业各个门类、各种载体的档案。由于档案管理受企业生产经营的特点影响, 因此公司根据生产经营实际强化档案管理创新, 确定了以商贸经营, 房地产开发, 农产品种植管理, 农产品研发、生产、销售及制度、财务、人事等方面为主要内容的归档范围。

(二) “三管齐下”, 强化档案管理

1、广泛宣传, 突破认识关。

要使民营企业的老板和企业管理者把职工档案的管理提高到建设和谐社会、坚持以人为本、承担社会责任的高度, 从而把职工档案管理纳入企业基础管理的重要组成部分;要使企业的人力资源部门把职工档案管理纳入重要的工作内容和责任, 摆上自己的重要议事日程;要使员工本人认识到完善自己的档案建设不但是一时谋职的需要, 同时也是提升个人价值、经营人生和谋取长期利益的保障;要使公司专业档案工作人员系统参与职工档案管理过程, 形成职工档案的完整、系统和制度规范, 所有这些都需要政府档案行政部门、政府人事劳动主管部门、人才中心等中介机构、企业人力资源和档案管理部门、媒体及社会各界的共同关心、宣传引导、大力呼吁和热情关注。

2、整章建制, 攻克流程关。

要把认识转化为实践, 需要通过组织以制度、机制、流程等方式来固化。民营企业由于行业特点、规模大小、历史长短、员工构成以及经营者素质等的不同, 内部管理的差异非常大。因此, 应从规范职工档案管理的总目标出发, 结合企业的实际, 建立起一个比较系统的管理制度。重点是: (1) 职工档案管理的责任制度; (2) 职工档案资料的归档范围; (3) 职工档案收集、整理、定期检查的规定; (4) 职工档案保管、调阅的规定; (5) 职工档案调转的基本流程。通过这些制度、机制和流程的建设, 使企业内部的职工档案管理得以固化为一个系统有效的闭环, 而不是一件零敲碎打的杂务或临时应景的形象工程。

3、分工负责, 把好进出关。

首先, 要做好人力资源部门、档案管理部门、员工本人之间的职责分工。按照集中统一和分级管理的原则, 职工档案归口综合档案室;各公司人力资源管理部负责职工档案的建立、更新、转递等工作;档案室负责职工档案的保管, 办理职工档案的查阅、借阅、归还等手续;员工所在部门、人力资源部对员工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集归档, 保持档案的完整齐全。其次, 要抓好职工档案的收集和整理:一是要把职工个人档案的“归档范围”明文化, 使职工的履历、招收录用、考核培训、政治面貌、奖惩记录、工资、福利、保险、离职情况 (辞职、解除劳动合同等) 、人事异动等重要的个人材料不致遗漏;二是要把好“入口”, 坚持“人来档到”;三是要及时补充, 使员工在本企业工作期间形成的各种材料能及时归档;四是要定期整理和规范, 以逐步实现职工档案的信息化 (如建立职工档案数据库) , 同时做好补救、补建 (特别是对未按常规手续进入企业的高管人员) 工作, 提高职工档案的使用价值。再次, 要搞好衔接, 把好转递关。对于档案调入, 人事关系在“人才中心”的, 试用期满即由公司人力资源部门负责将档案转入人才中心保管;对于档案转出, 要按照制度规定的流程, 办理严格的转出手续和转接反馈手续, 严防丢失。

参考文献

[1]李爽, 朱静.民营企业职工档案管理存在的问题及对策[J].黑龙江史志, 2010.1.

[2]罗亚琦.试谈民营企业职工档案管理的问题和对策[J].中国档案, 2010.1.

民营企业档案问题 篇5

一、当前上市企业档案

管理存在的问题

1、公司重业务轻管理的现象普遍存在，不少企业档案工作尚未规范化。相对于行政事业单位，上市企业的档案工作受法律约束和行政监督较少，因而更加不受重视。没有认识到上市企业在实际操作中，企业产权制度的改革必然引发企业重视固定资产、流动资产、债权债务等有形资产的评估，而对企业品牌、商标、专利、生产技术等无形资产则少有涉及，对真实记录和反映这些无形资产的档案及其价值，在资产评估中多数没有作为一项内容来认真对待，认识不到这些无形资产既是深入企业产权制度改革的依据，又是解决后来企业产生产权纠纷的原始凭据。这就给上市企业档案资料的收集、整理、保管、移交、归属和流向等方面都带来不少新问题。

2、企业没有专门的部门和人员管理档案。档案管理人员不懂档案管理，以为档案只是简单的收集、分类，人员的责任心不强，专业心不高；没有专门的库房，库房安全性较差，或兼作档案室。据不完全统计，目前，我国共有上市企业近两千，其中，20%的上市企业无专人管理档案；虽然有人兼管档案，而兼管也只是形式上的。10%的上市企业未建档案室。

3、没有建立切实可行的企业档案管理办法。制度不合理，企业档案管理thldl.org.cn制度形同虚设的现象屡见不鲜；有一家上市企业，各业务部门档案工作开展根本没有形成制度。这一问题主要表现在以下几个方面：一是业务部门没有把档案工作纳入部门职责范围，导致部分档案信息的流失。二是在日常活动中形成的大量档案均分散保存，档案散失情况严重。公司档案信息的流失问题主要表现在：业务部门研究人员对企业的调查论证、申报立项、洽谈协议、审批登记等档案大多掌管在相应的当事人手中，不能及时归档。即便归档也不注意归原件，经常归复印件。

4、各企业档案资料的归档和保管不统一，致使一些该保存的资料未保存。由于缺乏归档范围、保管期限的科学界定，大量没有保存价值或没有长久保存价值的资料也被长期保管，严重增加了经营成本。

5、企业档案管理极不规范，随意性强。例如：有存在随意涂改现象，越往基层越乱；而且还有任意抽取档案资料案例。

6、档案的鉴定和销毁工作随意性大。主要原因是：领导不够重视，没有制度约束，受人为因素影响大。例如，档案管理人员有责任心的公司，档案管理稍好些，否则，就比较混乱。

7、企业档案管理的技术手段跟不上形势发展的需要。从表面上看，以上问题是一个企业的档案管理混乱。实际上是给企业利用档案管理薄弱之机，进行违法、违规经营制造条件。例如：个别机构就利用档案管理薄弱的机会披露虚假信息。还有的企业在经营中存在的埋单、抽单、涂改、非正常交易、原始资料不齐全的现象，都与档案管理不规范有关。这些已经给我们敲响了警钟。可见，加强上市企业档案管理，维护档案的严肃性是规范企业经营行为的有效手段。内部控制是上市企业风险防范的第一道防线，只有切实提高企业内部控制水平才能从根本上防范化解企业的经营风险。上市企业档案管理的好坏是企业内控水平好坏的直接体现。从一个企业的档案管理情况可以从一个侧面反映企业的内控管理水平。也就是说，加强企业档案管理，可以使企业建立风险事前防范、事中控制、事后监督及纠正的动态过程和机制，有助于为防范化解企业风险提供根本保证。

二、规范上市企业档案管理的有效措施

1、提高企业档案管理意识

在文件、图纸、资料等转化为档案工作者的活劳动和物化劳动过程中，企业进行了大量人力、物力的投资。但是在企业产权改革中，有些地方对企业档案管理 流于形式，存在着管理不善，使档案资产的开发利用效益没有充分发挥出来。没有认识到档案作为有形资产和无形资产的原始凭证和记录，其本身就是企业资产的组成部分。具体对策：档案部门必须重宣传、重造势，在积极探索改制企业档案处置工作的同时，加大宣传工作力度，通过新闻媒体，强势宣传推介企业档案管理工作，引起领导的极大关注，赢得社会各界的大力支持和监督，为档案工作的顺利推进创设良好的氛围。

2、解决档案的归属问题

目前，不少大中型企业在建立现代企业制度中，由于产权出资主体的多元化，如国家股、法人股、个人股及外资股等对资产的共有权，也就是说，多元化的投资主体对企业档案同样存在一种资源共享权，企业产权虽然出售了，但企业档案资产归谁所有，由谁管理的问题至今尚无明确规定。这一问题在破产企业拍

卖中，表现尤为突出。具体对策：档案部门应转换机制，转变职能打破原有管理模式，强化档案工作的现代化管理；建立健全上市企业的资产管理体系。即企业改组为股份制公司后形成的档案，由过去单一的归国家所有，变为混合型的所有制形式。国家控股的股份企业，档案资产的所有权以国有为主体；国有企业进行股份制改组前后形成的档案应分别构成全宗。

3、拓宽归档范围

目前不少企业依旧按原来工业企业十大分类规定的内容来制定归档范围收集档案，而忽视了建立现代企业制度归档工作的新要求，没有及时将企业在产权制度改革中进行资产评估、产权界定、行使、交易、保护等活动中产生的档案及时收集整理，归档立卷，认识不到这些无形资产既是深入企业产权制度改革的依据，又是解决后来企业产生产权纠纷的原始凭据。针对这些问题，档案部门应扩大归档范围，增加归档内容，增加股份制企业档案部门库存种类的信息。

4、控制档案流失

在企业改革过程中，由于档案资产观念淡薄，管理不善，导致国有档案资产流失现象时有发生，有的未经申报评估就将档案资产无偿转让，有的虽然评估，却忽视其收益的市场价值，只重视档案资产的账面成本价格，造成价值低估等现象。具体对策：组建档案资产评估机构。不仅要把档案资产作为企业有形资产和无形资产价值评估中的原始凭证，更要包括对档案资产自身价值的评估，从而使企业和国家的权益不受影响，杜绝国有资产的流失。档案资产评估具有专业性、特殊性、复杂性等特点，必须组建专门的档案资产评估机构。

初探企业档案管理社会化问题 篇6

关键字：企业档案管理;市场需求;可行性;市场化

中图分类号：G271 文献标识码：A

时代的进步，社会经济的高速发展，加剧了企业之间的竞争，有些企业不仅努力增加企业产品的销量，而且还设法使企业运营成本不断降低。与此此时，便提出了企业档案管理的社会化，这一方案不仅有助于成本的不断降低，还有助于促进企业综合管理水平的不断提高，使企业管理在时间上花费的成本大为

减少。

一、企业档案社会化管理概述

随着时代经济的发展，新出现了一个名词——“社会化”，这是对我国现代生活方式和工作方式发生转变的一种反映[1]。而我国的档案界也在持续发展，并且将档案社会化管理这一关键性概念提了出来。企业档案管理社会化的时代特性十分明显，这种档案管理模式将管理机构和管理对象的社会性凸显出来[2]。在整个社会大背景下，才产生了人事管理的种种类型的服务工作，而社会环境下的人才是合理流通，最终也渐渐朝着社会化的活动演变，人事管理中十分重要的内容就是人事档案管理工作，因而其也越来越带有社会化的性质;在这一档案管理模式下，就会有非常广泛的材料来源，档案管理机构及其对象自身的社会化性质凸显出来，这就对档案的广泛来源起到重要的决定作用，此外，丰富的档案材料来源一定也会促使内容更为复杂，但是面对传统的档案管理模式，单一的企业档案只需在内部流通，全部的档案操作事项都只需执行于其内部，对于合理流动的公司人员，其档案调配往往十分繁杂、琐碎，这对于人才的合理流动而言是十分不利的;企业档案管理的社会化将多样性的档案利用需求呈现出来，多元化的社会发展对人才的需求也是多样性的。我们的档案管理借助多样性的类型与使用者类型，又会促使档案内容和载体增加，呈现出多样性的传递方式。

二、企业档案社会化管理的必要性分析

1、有助于促使企业管理成本得到有效降低，促使档案资源的利用效率大大增加

企业向中介结构委托档案管理的工作，中介机构就需要通过自身的专业实力，来实现对档案的规范化管理，并且因为中介机构需要管理非常多的档案，因而就会降低相应的管理成本。另外，中介机构不仅是想企业提供管理服务，与此同时也能借助档案的信息来加以双重利用。作为档案管理公司，一定要将企业的商业机密维护好，尽可能地创造条件来实现自身的良好发展，促进资源共享的实现，这对双方的共同发展起到重要的促进作用。

2、企业档案的社会化管理能够实现资源的优化配置

企业借助中介组织来实现对档案的分类管理，可以对中介公司的人才和技术资源加以充分利用，促使资源利用率大大增强。并且对一个中介公司加以扶持，也等于是为社会创造了更多的就业岗位，这就使市场对各类人才的需求得到了一定程度的满足，最终实现共赢。

三、企业档案社会化管理的可行性分析

1、现代社会的科技发展提供了良好的基础条件

因为知识经济时代和信息时代的到来，使得世界上的每一个地方都在被世界技术信息所覆盖。企业档案管理若能借助信息技术，就能促使交流合作更加有效，信息技术的发展提供了良好的交流平台。企业档案管理社会化将有助于企业及时掌握信息，包括具体的档案管理内容和一些最新的动态。借助信息化交流，还能借助社会机构的力量来促使企业更好的进行档案管理，进而实现提升企业综合效益，降低成本的效果。

2、出现了更加规范的档案管理机构与健全的中介服务市场是保障

我国的企业管理法，明确规定了社会档案管理机构的有关内容。这一类公司的职责主要就是为委托企业搞好档案管理工作，同时法律还对档案管理公司的权利与义务作了进一步规范。另外，如今的中介市场日益发展，开始逐步使中介服务健全起来，实现了更加科学化和规范化的中介内容和方式。以便能够提供更加高质量的服务给企业，使其档案管理工作更加有效地进行。

四、企业档案管理的社会化的具体表现

1、对档案进行集中统一的管理

集中统一管理档案可以说是践行档案社会化管理迈出的第一步。在市场经济条件下，企业档案管理的社会化作为一种新型档案管理模式，在很大程度上都是区别于传统的管理模式的。传统模式的档案管理，通常是由企业的专门机构来管理档案，而且按照干部、员工等的不同级别以及职工不同的文化程度，在一定的管辖范围内，安排不同的机构或人员来对档案管理工作负责。这往往会造成档案管理产生混乱现象，不仅是管理的混乱，还有管理人员也显得十分复杂。企业档案管理的社会化就是要把员工的档案从企业走出去，进入到社会中来，让社会统一机构来进行集中的、统一的管理，并且这将是在社会范围内的真正的集中管理。

2、针对企业部分流动人员的档案管理的社会化[3]

在部分行业和企业中，由于其本身所具有的行业特点以及工作性质等的特殊性，所以，难免会有一些存在较大流动性的员工存在。出于对这部分流动人员档案管理进行优化的考虑，以便为其创造出更加便利的社会条件，从而方便这部分人员进行合理流动。档案社会化管理的一个必然趋势就是将这些人员的档案管理纳入其中。针对流动员工的档案管理，国家机构及人事部门也曾经有过相关命令的下达，做出过明确的要求，这主要是体现在档案管理的细则和规定中。也就是要求，对流动人口档案进行管理的部门务必要达到一定的级别，要求是在县级及以上的党委组织机构，还有在政府规定范围内的人事机构也是可以的。其它任何机构或个人都不可以对这部分档案擅自接管。这样在用人企业的人事管理工作方面，对于这些存在较大流动性的员工的相关工作就被简化了，同时这也促使企业档案的社会化管理在全社会范围内得到了一定程度的切实提高。

3、禁止存在自带档案的现象，而且相关规定要求对于这一现象都明令禁止[4]

自带档案的现象是绝不允许的，同时也有这方面的明确规定。然而用人企业在进行人事录用时，还是存在对档案忽视的现象，支队人员的实际能力过分重视，这就导致企业等用人单位或个人不能对档案形成正确认识，不能意识到档案的重要性，甚至导致出现弃档的现象。然而个人档案是非常重要的依据，诸如办理个人证明和手续等都是需要据此来进行的。特别是计算工龄，参加研究生和公务员等考试，以及办理各项社会性保险等。所以，企业档案社会化管理，在开展的过程中，针对企业内部员工私带档案的情况，一定要明令禁止，并且要严格落实下来。与此相关的一些社会管理机构也应该对档案托管普查进一步加强工作。

五、结束语

作为企业发展的重要记载，企业档案是重要的分析资料可为企业实现持续发展提供依据。关于人事、设备和技术创新等档案都是重要的资料，密切关联着企业的经济效益。如今传统企业档案已无法与新时代企业的发展相适应，当前企业档案管理的一大创新形式便是档案管理社会化，这将会使企业经济的发展得到保障。随着企业的持续发展，出现了愈发多的企业档案业务，这也相应地增加了档案工作的难度。所以，当前我国企业档案发展的一项重要内容就是要推行企业档案管理的社会化。

参考文献：

[l]张俊萍.浅淡企业档案工作标谁化[J].山西科技.2011（06）.

[2]叶亚莉.新建企业档案管理模式探讨[J].庐天化科技.20l0（02）.

[3]吴晓红.以科学发展观为指导做好新时期档案工作[J].山西档案.2012（51）.

民营企业档案工作存在的问题及对策 篇7

一、民营企业档案管理工作的作用

(一) 维护民营企业合法权益的历史凭证。民营企业在市场经济的激烈竞争中无一不需要法律的保护。我区欧森木业有限公司与贸易伙伴发生经济合同纠纷案, 欧森木业利用经济合同、企业工商执照等法律凭证为企业挽回经济损失223 789.68元。这就说明有档能佐证千年历史, 无档说不清古往今来。如果民营企业重视收集、保管档案资料, 将企业法人登记、生产项目许可证与有关厂家签订的协议、合同、工商、税务、银行等部门针对本企业形成的各种文字等材料保管齐全完整, 就为企业在市场竞争中提供可靠地法律保障, 促进企业正常的生产和发展。

(二) 推动企业技术进步, 提高企业经济效益。民营企业重视经济效益的提高, 利在当头, 这就要求企业不断引进先进的设备, 搞产品开发和技术更新, 使企业在激烈的市场竞争中立于不败之地, 我区金瑞森林食品有限公司在传统木耳产品基础上开发出富硒木耳、祥峰药业利用我区大规模种植平贝的资源优势, 从外地引进平贝起收、干燥生产线, 改变了过去传统简单加工的生产做法, 降低了生产干贝的成本, 提高了每斤干贝的售价, 从而推动了企业技术进步, 为企业提高了经济效益。民营企业搞好信息资源的收集、保管、利用可为提高产品质量, 增加经济效益提供重要的档案服务。

二、民营企业档案管理工作存在的问题

(一) 档案意识薄弱。由于民营企业发展历史较短, 积累档案较少, 对档案和档案管理工作的地位、重要作用的认识存在明显差距。档案意识是人们主观上对档案的了解程度和认识水平, 档案管理工作靠人去做, 档案管理工作的好与坏, 人的因素极为重要。民营企业存在重效益、轻管理的思想意识, 缺乏对全体员工的档案法律、法规教育, 致使人们根本不知档案是何物, 它是干什么的, 有什么作用和价值, 认为档案与自己企业无关, 不注重平时收集积累、保管, 造成大量有价值材料的散失。民营企业领导档案意识薄弱, 外出参观学习、经验交流、市场调查研究带回来的有价值的珍贵档案不交企业档案人员, 致使档案管理工作建立在无材料的基础上, 企业生产经营和发展缺乏可靠的法律保证。

(二) 不具备档案管理的基本条件。在市场经济环境中, 民营企业工作重点在于利, 把企业资金全部投到企业扩大再生产上, 形成有企业无档案;有档案无人管理;有机构、人员、无档案经费和档案管理设备, 档案管理缺少相应的物质基础, 不具备档案管理的基本条件, 档案管理工作难以开展, 出现空白的局面。

(三) 缺乏必要的档案业务指导。民营企业行业新, 生产项目五花八门, 档案内容千姿百态, 档案行政管理部门业务指导难度大, 这就要求档案行政管理部门在经费紧张的情况下, 应向政府申请资金, 培训档案师资力量, 加强对民营企业档案管理工作的宏观指导, 保障民营企业档案管理工作的正常开展。

(四) 档案管理人员整体素质不高。从我区档案工作人员来看, 档案员均没有参加过档案岗位知识培训, 加之身兼数职, 没有更多时间从事档案管理工作, 不知道什么材料该收集、该归档, 人为造成档案管理工作薄弱。

三、加强民营企业档案管理工作的对策

(一) 增强民营企业全员的档案意识。要进一步加强《档案法》和档案法律、法规的学习、宣传, 提高民营企业全体员工的档案意识, 把档案法制教育纳入本企业法制宣传教育活动之中, 使他们充分认识到档案的地位和作用, 在抓生产经营管理的同时做好档案管理工作, 二者同步发展, 为企业生产经营和发展提供可靠的法律保障。同时, 将民营企业档案管理工作纳入企业目标管理当中。企业领导重视是做好档案工作的关键, 领导重视档案管理工作才能关心支持档案管理工作, 把档案管理工作纳入企业重要议事工作日程, 纳入企业工作计划以及各项管理制度之中, 建立档案岗位责任制, 做到档案管理工作有计划、有目标、有人抓, 形成自我管理、自我运行、自我完善、自我发展的有效运行机制, 与企业各项工作同步发展。

(二) 强化民营企业档案基础业务建设。档案是由文件材料转化而来的, 档案管理工作基础的好与坏, 往往为文件材料及其管理的质量所制约, 所以要加强档案基础业务建设, 按照我区《民营企业档案管理办法》的要求, 做好文件材料的收集、整理、保管、利用工作, 做到收集齐全完整, 案卷质量符合国家标准要求, 保证企业档案管理工作健康有序推进。

(三) 档案行政管理部门要经常深入民营企业进行业务指导。民营企业行业新、面广量大, 档案行政管理部门要对民营企业业务指导常态化, 帮助企业档案管理人员, 按照《民营企业档案管理办法》做好企业文件材料的收集、整理、立卷归档工作, 为企业的做好档案服务利用工作, 为企业经济做出贡献。除指导外, 还应组建民营企业档案协作组, 鼓励、支持和引导民营企业健康稳定地开展档案管理工作。

企业档案工作存在问题浅析 篇8

一、档案工作重视程度不够

部分企业专业技术和管理人员对档案和档案工作认识不足, 把档案看成只是档案部门的事, 工作活动中不注意保存有价值的信息, 应该归档的文件材料, 不注意收集积累, 造成信息资源流失, 往往在日后查找不到需要的文件时, 后悔莫及。有的受习惯思维的影响, 光图自己使用方便, 长期把专业技术文件保存在自己手上, 造成归档文件不全, 影响信息共享, 耽误整体工作。

有的企业领导不重视档案工作, 错误地认为经营是硬任务, 档案是软工作, 档案不能给企业创造财富, 见不到经济效益, 不能将这项基础工作正确定位, 于是就有了“说起来重要, 做起来次要, 忙起来不要, 出了问题才想着要”的现象。

由于重视程度不够, 一些企业档案管理的基本工作条件不能得到充分保障。档案人员兼职居多, 大多除了做档案工作之外, 还要兼文秘、收发、机要、接待、后勤等其他工作, 有的甚至兼职七、八项之多。古人云:术业有专攻。但档案人员承担如此多项重担, 怎么能够专得起来?所以许多档案人员都是在完成时间紧、任务急的工作后, 才能见缝插针去完成档案工作的任务。往往到年底归档文件材料堆积如山了, 才加班加点匆忙整理。有限的精力造成档案人员仅仅是应付归档, 谈不上静下心来系统开发档案资源, 造成信息财富“藏在深闺无人识”, 档案在生产经营活动当中发挥的作用有限, 进而更加得不到方方面面的重视, 以致长期经费投入不足, 硬件简陋、设施陈旧等现象屡见不鲜, 直接影响档案的安全和档案工作质量。

二、管理手段不能适应企业发展

现代信息技术的飞速发展, 改变着传统经济结构和社会秩序, 企业所处的不在是以往的物质经济环境, 迎来以网络为媒介、客户为中心, 将企业组织结构、技术研发、生产制造、市场营销、售后服务紧密相连在一起的信息经济环境。信息带动管理理念和方式的转变, 给企业的发展带来全方位的影响。

从笔者所在公司看, 档案人员管理观念还比较落后, 管理工作仍以手工管理为主, 沿袭传统的手工操作模式, 虽然实现了计算机辅助管理, 但仅局限于简单的案卷级和文件级机读目录编制、实现初步的统计与检索功能, 档案数据处理形式简单、管理功能单一。这几年办公自动化技术全面普及, 公司OA系统的创建, 使文秘工作效率大大提高, 带动整个公司的管理质量和效率显著提升。然而由于OA系统的设计与档案管理需求脱节, 使得档案管理模块的运用不尽如人意, 一些基础环节还是摆脱不了人工干预, 有时还要重复劳动。传统的档案管理手段已经越来越不适应企业管理工作发展的需要, 甚至牵制了管理工作的发展。

随着企业生产经营的发展, 归档文件材料的数量日益增多, 归档工作量成倍增加, 档案载体从纸质为主, 到照片、光盘、录音带、录像带并存, 载体形式越来越丰富, 呈多样化趋势。特别是电子档案的产生, 直接影响档案工作的思维观念、管理手段和运作方式。这一系列的变革, 对档案工作既是发展的契机, 也是严峻的挑战, 传统的档案管理方法已经明显跟不上新形势下企业发展的步伐, 不能符合现代化管理对档案信息利用的要求。

三、信息开发利用水平相对落后

随着企业的发展, 各类档案的数量激增, 但是没有能够充分利用。相反, 由于档案数量不断增多, 管理手段相对滞后, 带来信息检索的难度, 有时要查找的材料, 反而寻觅起来很困难。许多档案往往是柜子里一锁了之, 发挥不了作用。档案“重管理, 轻利用”的观念占了主流, 阻碍了信息开发利用工作的开展。

企业专业技术、管理人员用档案的意识薄弱, 也是信息开发利用工作的短板, 客观上遏制了档案信息开发的积极性、主动性。企业专业技术、管理人员对于借鉴前人的智慧提高工作效率和质量, 缺乏足够的认识, 作计划、写方案想不到找档案借鉴走走捷径, 做预算、解纠纷想不到找档案作依据提高效率。从档案部门的档案借阅登记簿上可以看到, 企业一年的档案查阅只是廖廖百余次而已。

档案人员缺乏主动服务的意识, 企业生产经营的信息需求与档案管理间有距离, 存在隔阂。一方面生产经营碰到问题不知道到哪里寻找凭证依据和借鉴信息, 造成重复劳动, 甚至徒劳无功。另一方面档案管理不知道生产经营有哪些最需要的信息要用, 造成相当部分有价值的档案被忽略, 其价值无法体现。用“守着金山直喊穷”形容, 一点不为过。计算机管理为信息开发工作配了金钥匙, 但是开发目的、途径不明确, 信息加工产品品种单一, 数量不多, 与企业生产经营的需要, 相去甚远。

四、档案人员综合素质有待提高

做好档案工作, 需要一支忠于职守、精通业务、甘于清苦、乐作奉献的高素质档案人员队伍。随着时代变革和企业的发展, 对档案人员的素质提出了新的要求, 要求企业档案人员政治思想坚定, 了解企业管理的基本知识, 熟悉档案管理业务, 掌握现代办公设备使用方法, 具备较强的信息意识和文字表述、沟通协调等能力。然而以往的一些企业领导, 对档案工作的认识有偏颇, 觉得档案部门是个“闲差”, 没有多少技术含量, 往往将年老体弱人员调到档案部门安置, 即便有几个精兵强将, 也耐不住寂寞, 纷纷找机会跳槽, 形成能力强的留不住, 能力差的又做不好的局面。

影响档案工作队伍建设的另一个因素是缺少奖勤罚懒的激励机制, 档案管理服务工作的性质, 决定了其处于企业二线的位置, 工作靠主动、自觉, 自我加压, 没有具体的考核指标, 只要档案不少, 其他无人过问, 造成做多做少一个样, 做快做慢一个样, 缺少效率竞争的动力和压力, 成为现代企业不多见, 但实际存在的“铁饭碗”。

综合以上问题, 要做好新时期企业档案工作, 必须从思想认识、管理理念、方法手段、条件保障等诸方面采取积极措施, 着力完善薄弱环节, 开创档案管理新局面。一要增强档案工作重要性的宣传, 增强企业员工的档案意识。特别是专业技术和管理人员, 要有任务完成留下归档文件、文件材料定期移交归档的意识, 认真履行收集、整理的职责, 完成好文件材料归档任务。企业领导对档案工作要正确定位, 将其作为企业管理的重要基础工作, 摆上议事日程, 在人力、物力、财力方面给予支持。二要转变档案工作方式, 引进现代信息技术, 加快档案信息化建设的步伐, 变传统的手工管理为现代化计算机管理, 实现信息数字化、管理计算机化, 利用网络化。档案人员要积极作为, 变被动服务为主动服务, 管好用好企业档案, 不断提高管理水平, 以档案工作的出色成绩, 积极争取领导重视和其他部门的支持。三要加大档案信息资源开发力度, 借助现代化管理的优势, 紧紧围绕企业生产经营的中心工作, 加强信息加工和编撰工作, 提供各种系统化的档案信息, 充分发挥企业档案的作用。四要加强档案人员队伍建设, 引进复合型的管理人才, 充实档案管理的实力。通过各种形式, 对现有档案人员进行培训, 拓宽视野, 优化知识结构, 提高动手操作的能力, 提升综合素质。采取必要的激励措施, 激发档案人员的工作热情, 以服务生产经营为宗旨, 以管好用好档案为己任, 推动企业档案工作再上台阶。

摘要：我国企业档案工作现阶段或多或少的存在了一些问题。笔者就实际工作经验, 从档案工作重视度、档案管理手段以及档案信息开发水平等方面阐述了现阶段档案管理的问题, 希望能为广大企业档案管理工作提供一些可供参考的建议。

关键词：企业,档案工作,存在问题

参考文献

[1]张斌.对我国企业档案管理困惑的思考[J].北京档案, 2007, 02:13-16.

[2]李兆明.关于企业档案管理体制改革的探讨[J].档案学研究, 2006, 01:23-27.

[3]李颖.档案记忆观视野下的企业档案管理探析[J].档案学通讯, 2013, 01:31-34.

企业档案社会化管理问题探析 篇9

从目前企业档案工作的发展趋势来看, 企业档案管理的社会化进程不可逆转, 必将推动企业档案工作冲破传统的管理模式走向新的发展阶段, 使企业档案信息更好地为企业发展服务。

一、企业档案社会化管理的可行性

1. 信息技术为企业档案社会化管理提供了技术上的有力支撑。

企业档案社会化管理过程中, 服务与被服务企业之间的信息传递与沟通是关键, 信息技术的发展为其提供了技术保障。企业为了控制成本, 降低支出, 在现有档案工作人员所掌握技能和知识无法满足企业档案工作需要的时候, 借助外部的专业化档案工作团队为企业档案工作服务。被服务企业随时能够通过网络将信息反馈到提供服务的企业, 提供服务的组织的专业档案人员通过网络及时掌握服务对象的档案工作动态。通过频繁的沟通, 达到将企业档案工作做好的共同目的, 为企业档案社会化管理提供了有利条件。

2. 业务外包成为企业档案社会化管理的重要手段。

“业务外包”是源于欧美企业的一种经营管理方法, 到本世纪初, 已波及全球。随着企业不断发展、规模不断扩大, 企业的需求为企业档案管理创造了很大的市场, 大量档案中介组织的出现, 促进了企业档案社会化管理的发展。其中, 最主要的形式是企业档案业务外包。

3. 档案中介服务市场的健全与规范, 为企业档案社会化管理提供了可靠保证。

国家和地方档案管理部门关于档案中介组织的政策和规定的出台, 为档案中介服务市场的健康发展提供了法律依据。此外, 档案中介组织不断拓展服务对象、服务内容、服务手段和服务层次, 从而获得更多的服务收益, 壮大自身实力, 增添发展后劲。

二、企业档案社会化管理的必然性

1. 降低企业档案管理成本, 提高档案利用率。

企业档案在社会化管理过程中, 除了企业自身利用档案信息外, 还能实现档案信息的双重价值。档案中介组织在维护企业利益和保密的前提下, 可开发托管档案的第二价值, 实现档案信息资源的社会化服务。企业在享受档案信息资源的同时, 付出较低的成本, 提高了档案利用效率, 加速企业科技档案中的信息推广, 实现资源共享, 推动了企业档案社会化管理的发展。

2. 有效利用企业外部人员、技术及其他资源。

企业档案社会化管理, 可以满足企业对档案专业管理人才需求的弹性要求, 可以借助外部的人力资源来满足企业不断变化的需要, 增强人力资源配置的灵活性。企业档案社会化管理还可以充分利用企业所不具备的档案专业技术和特定的资源, 准确把握档案管理技术的发展趋势, 引导企业的档案管理工作, 使企业档案工作具有前瞻性, 减少企业的资金投入和技术引进, 推动档案中介服务市场的发展, 让企业享受高质量和高稳定性的档案管理服务。

3. 促进决策的科学性。

企业档案社会化管理过程中, 企业和档案中介组织都需要了解对方的需求, 了解档案工作的发展和前沿问题。档案中介组织集结一支既有专家学者, 又有熟练操作人员的专业队伍。由于深入社会, 一般掌握基层档案工作的第一手资料, 对企业档案工作的现状和需求很了解。他们运用科学的方法对这些信息进行归纳综合, 并反馈给企业, 在企业与社会之间建立一个良好的沟通。

4. 提高企业核心竞争力。

目前, 市场竞争日趋激烈, 对企业的快速、健康和持续发展造成巨大压力, 要求企业必须在各个环节上都不能出现任何差错, 需要更多专业性的组织在薄弱环节对其进行帮助。档案管理业务外包可以使企业从具有低附加值的日常事务性档案管理业务中解放出来, 有效地运用其核心竞争力, 把时间、精力和资源集中起来, 致力于具有高附加值的战略环节。

三、企业档案社会化管理的实施策略

1. 建立以政府为主导的宏观调控体系。

充分发挥政府的主导作用, 建立以政府为主导的和企业参加的“企业档案管理改革协调”小组, 制定相应的改革规划、政策法规等配套制度, 创造一个宽松的发展环境。有了政府的宏观调控, 档案中介服务市场才能健康地发展, 企业档案社会化管理才能付诸行动。

2. 发展成熟的档案中介组织。

当前, 我国发展较好的档案中介机构以公共性档案中介机构居多, 这类机构具有较浓的官办色彩, 造成了档案行政管理部门直接干预档案中介机构的具体业务, 损害了档案中介组织的直接经济利益关系, 迟滞了档案社会化管理进程的推进。因此, 应当以法律的形式, 在档案中介市场上建立起对行政干预的屏蔽机制, 从而在源头上避免因为政府权力导致的各种不法行为。档案中介机构应形成统一的发展规则, 努力建立一个规范的市场竞争机制, 接受自负盈亏的市场竞争的发展方式, 营造一个“公平、公正、公开”的市场竞争环境。

3. 打造良好的法律环境。

档案作为企业财富的一部分, 档案中介组织必须确保企业档案的安全, 这就涉及委托方与代理方的权利和义务, 因此, 必须具备比较完善的法律规范。档案行政管理部门应根据企业和档案中介组织的反应, 及时作出相应的立法, 建立与社会主义市场经济相匹配的法律环境。

4. 建立完善的质量监督体系。

档案行政管理部门对档案中介机构的监管方式主要表现在:依法制定规章和规则, 明确其行为规范, 审查认定其执业资质。同时, 加强档案中介监督管理机构和工商管理部门的合作, 进行查验登记和注册, 实施年检审核。企业档案管理部门必须加强服务外包的质量监督管理问题, 可以从人员管理、场地管理、档案出入库、档案拆装等方面来加强监督管理工作。一是与档案中介组织签订安全保密协议, 明确双方的责任, 提高承包方的安全管理意识和义务。二是加强日常工作的监督管理工作, 严格档案的出入制度, 实施登记制度, 确保档案实体和信息安全。三是邀请企业保密机构参与保密审查。四是强化参与档案服务外包工作人员的安全意识和保密意识。此外, 也可聘用第三方机构进行质量监督管理, 建立企业档案社会化管理的质量监督体系。档案中介组织要设立监督管理机构, 负责档案中介服务机构之间的执业规范、执业协调以及争议仲裁, 接受社会对档案中介服务机构的投诉处理。

企业档案信息化相关问题探讨 篇10

一、当前企业档案信息化建设的现状

(一) 缺乏统筹规划, 盲目建设的现象较为普遍。

企业档案信息化建设对企业未来的发展有着十分重要的意义, 一些企业已经清醒地认识到了这一点, 但是这并不意味着企业可以脱离自身的实力条件去盲目建设。很多企业在不顾自身技术水平、资金流动和企业实力, 未充分意识到企业档案信息化建设的艰巨性、长期性以及对人才队伍的高要求, 盲目跟进, 结果给企业带来了严重的经济负担, 这是得不偿失的。还有一些企业虽然已经建成了档案信息数据库, 但是由于缺乏专门进行更新和维护的工作人员, 使得企业的档案信息系统成为了名副其实的摆设, 无法实现企业档案信息资源的共享。加上部分企业在档案信息化建设中缺乏科学的组织和规划, 同时也未制定出相应的规范标准, 各自为政现象十分普遍, 使得企业档案信息化建设出现重复、低水平等现象。

(二) 信息化建设基础设施薄弱, 技术、资金等投入不足。

企业档案信息化建设普遍存在重视不够、认识不足、信息化程度低和基础条件薄弱等问题。一些面临转型的企业由于对档案信息化建设的认识不到位, 或者考虑到自身经济的实力, 往往不愿意在这方面增加额外投入。从硬环境看, 对企业档案信息资源的开发深度不够, 缺乏相应的技术设备, 企业档案信息系统建设质量良莠不齐, 数字化信息资源缺乏。从软环境看, 企业档案信息管理人才缺乏, 资金投入不足, 对企业档案信息资源网络化和数字化可行性研究开展不够。

(三) 企业档案信息化建设发展不平衡。

各企业档案信息化建设存在发展不平衡的情况, 部分企业开展了档案信息化建设, 而有一些则没有, 尤其是一些中小企业。即便是在已经开展了企业档案信息化建设的企业中, 也存在着极大的不平衡。规模大且效益好的企业, 其档案信息化建设的投入也多, 并且也取得了较好的效果;而对于一些规模小且效益差的企业, 其档案信息化建设投入较少, 往往效果也差, 很多信息化建设项目比较落后或一直停留在原计划中。一般来说, 大型国有企业的信息化建设要好于中小企业, 石化、电力和钢铁等效益好的企业优于其他企业, 东部企业优于中西部企业。

二、加强企业档案信息化建设的措施

(一) 加强领导, 统筹规划。

领导方向的正确与否直接关系到档案信息化建设的成败。没有领导的支持和带领, 要实现企业档案信息化建设便只能是一句空话。因此, 在企业档案信息化建设过程中, 首先要成立一个专门领导机构, 由这个领导机构负责组织相关部门和人员制定规划, 同时合理地协调各部门的工作, 控制资金、技术和人员的调配。此外, 加强对企业档案信息化建设重要性的宣传力度, 使领导干部和档案管理人员真正认识到企业档案信息化建设的重要性, 只有这样才能保证他们能够真正地投入到档案信息化建设中。

(二) 加强企业档案信息化建设的基础工作。

企业档案信息化建设很重要的一点便是加强企业档案基础整理工作, 为做好企业档案信息化建设打好基础。加强对反倾销档案、企业文化档案、信用档案和知识产权档案等企业核心信息资源的收集和管理;加强企业电子文件的管理归档;注重企业档案信息数据库的开发, 致力于建设功能强大的企业档案信息管理系统。目前, 已保存的企业档案信息资源主要是以传统载体形式存在, 企业档案数字化信息资源较少, 因此, 必须加快传统载体企业档案信息数字化进程, 增加数字化企业档案信息资源总量。企业档案信息是国家重要的战略资源和宝贵财富, 必须从法律法规、技术保障、组织管理、基础设施等多方面统筹考虑, 构建强大的企业档案信息安全保障体系, 制定相关的档案信息安全保障措施, 加强管理, 运用先进的信息安全保障技术来保证企业档案信息的安全。

(三) 加快相关标准规范的制定。

标准规范是企业档案信息化建设中不可或缺的要素, 是企业信息化建设的基本保障。无论是企业电子文件接收, 还是企业馆藏档案数字化, 都要坚持规范性原则, 制定出相应的规范和标准, 按照统一的规范对企业电子文件进行归档, 传统纸质企业档案的数字化及数字化档案的保管、利用都需要按照规范标准进行, 避免互不兼容、各自为政和重复建设等现象的发生, 让企业档案信息化建设有章可循、有法可依。

(四) 注重人才队伍的建设。

由于企业档案信息化建设是一项技术性和专业性很强的工作, 因而人才队伍的建设显得尤为重要。企业档案管理人员在日常工作中要加强自身素质和专业的培养, 注重法律、管理科学、信息技术等各方面知识的学习, 以适应档案信息化建设的要求;同时, 企业档案管理人员还应当转变观念, 积极探索档案信息开发利用方式, 主动去了解掌握企业档案中的有用信息, 实现从企业档案管理者到企业档案信息开发者的角色转变。

参考文献

[1] .金波.关于企业档案信息化建设的思考[J].上海大学学报 (社会科学版) , 2005