高校业务档案

高校业务档案（精选十篇）

高校业务档案 篇1

1.高校教师业务档案在高校教学管理中的作用。

(1) 在教师专业技术职务资格评聘、岗位竞聘、考核等工作中, 教师业务档案以其内容的真实性和量化的标准性赢得了广大教师和职能部门的信任, 成为开展各项工作的有力凭据。 (2) 教师业务档案的建立与管理, 不仅可以为广大教师学习、工作提供实实在在的服务, 而且能为单位选拔人才提供可靠依据。通过调阅利用教师的业务档案, 可以全面了解教师的业绩情况, 以便更有效开发和配置教师资源。 (3) 教师业务档案为领导决策提供了依据。学校领导可以根据教师业务档案中提供的教师年龄、学历、学缘、专业、职称、业绩等基本信息, 了解当前学校教师队伍的各种结构比例以及各学科之间教师的比例情况, 结合学校未来发展, 制定出既切合学校实际又利于学校发展的师资引进计划。 (4) 为学校顺利通过教学评估、课程评估、学科评估、学位授予权评估等提供基本依据。在学校评估过程中, 材料的准备与教师业务档案密不可分, 相互依赖。如:评估学校师资队伍、教学管理水平, 就要向专家提供有关的一系列文件材料, 其中, 师资队伍的整体状况, 主要就是通过对师资队伍的基本信息进行统计分析才得以全面了解。

2. 高校教师业务档案存在的问题。

(1）部分高校领导对档案工作的认识和重视不够。一些领导对档案工作的作用与意义认识并不深刻，往往只专注于学科专业建设、科研课题项目、招生就业工作、人才人事干部、基建设备经费等大事，而对于档案管理尤其是档案的基层工作抱着不管也能运转的态度。（2）一些教职员工档案法制观念淡薄，缺乏档案意识。他们很少将自己的工作与专业性较强的档案联系起来。为了使自己查、找、用方便，他们仍习惯个人收藏和掌握自己身边的各类文件资料。（3）教师业务档案没有统一的管理体制。教师业务档案作为学校档案的重要组成部分，应归属学校综合档案馆 (室) 统一管理，但现在看来受学校规模、重视程度等各种因素的影响，许多高校的职能部门按照工作职责的划分，各自分管着所属档案，如教学档案归教务处、学生档案归学生处等。不仅如此，教师所在的院 (系) 也散存着教师的部分档案。（4）管理水平低，管理手段落后。在院系各级教学管理人员中，具有档案专业知识、受过档案专业培训的人员较少，他们对档案管理的基本原则、方法也不甚了解。更有甚者许多兼职档案员身兼数职，工作繁忙，无论在精力还是在业务熟练程度、责任心、档案意识等方面都难以胜任档案基层管理工作，从而导致了教师业务档案不能及时收集和归档，甚至流失。就教师业务档案管理模式与手段而言，多数高校仍处在全人工操作或半人工操作状态，装具不统一，存放混乱，无法建立统一的检索工具，查阅困难、利用率低，由此影响了教师业务档案的利用、编研和开发。

3. 强化高校教师业务档案管理的对策。

(1）提高认识，明确地位。充分认识高校教师业务档案工作的作用和重要性，取得领导的支持是解决上述问题的基本保证。加强法制宣传，强化主要领导者和全体教职员工的档案意识，将教师业务档案“三纳入”，即纳入学校的总体规划和年度工作计划、总结之中；纳入师资管理部门的管理之中；纳入档案管理人员的岗位职责之中。（2）建立健全制度，规范科学管理。高校教师业务档案管理，既要遵循国家档案法律法规，又要制定高校自己相应的管理制度，以此规范涉档部门、涉档人员的档案行为，使高校教师业务档案管理有章可循，有据可依，形成制度化、规范化的高校教师业务档案管理的良好局面。如制定《教师业务档案收集整理制度》、《教师业务档案立卷归档制度》、《教师业务档案查阅利用制度》及《教师个人业务资料上交制度》等等。（3）强化措施，提高现代化管理水平。逐步建立完整规范的现代化教师业务档案管理系统，已成为档案工作的重要组成部分。笔者近些年对多个知名高校的档案馆进行了考察学习，看到不少高校在档案管理现代化方面取得了可喜成绩。例如，南京大学档案馆开发的软件“南大之星”为档案现代化管理提供了良好的平台，南京大学档案馆率先实现档案管理标准化、科学化的管理模式，为高校档案界提供了新鲜的宝贵经验。

高校业务档案 篇2

发布日期：2011-12-2

2（一）档案查询

1.派遣期内毕业生档案如何查询？

(1)派遣期内毕业生登录“青岛市高校毕业生就业信息网”（http://qds.sdbys.cn）首页，点击左侧“档案流向查询”窗口查询(不需注册)；

(2)向报到证所派单位查询；

(3)向毕业学校查询；

(4)五市三区毕业生可向当地人才交流服务中心查询。

崂山区人才交流服务中心:

地址：崂山区秦岭路12号 联系电话：88895249

城阳区人才交流服务中心：

地址：城阳区正阳路222号 联系电话：87868756

开发区人才交流服务中心：

地址：开发区北江支路58号 联系电话：86975576

即墨市人才交流服务中心：

地址：即墨市振华街132号 联系电话：88552152

胶州市人才交流服务中心：

地址：胶州市北京路2号行政大厅副5楼 联系电话：82206576

胶南市人才交流服务中心：

地址：胶南市北京路10号 联系电话：8516676

1平度市人才交流服务中心：

地址：平度市凯莱商业街238号 联系电话：8736602

3莱西市人才交流服务中心：

地址：莱西市长岛路148号 联系电话：66035782

2.已出派遣期毕业生档案如何查询？

（1）2009年市内四区及高科园生源毕业生档案已转至生源地的人才交流中心（高科园生源转至崂山人才中心），毕业生可拨打各区人才中心电话咨询办理流程。

（2）2006年、2007年、2008年毕业生可登录“青岛市高校毕业生就业信息网”（http://qds.sdbys.cn）首页, 点击左侧“档案流向查询”窗口查询(不需注册)；

（3）联系用人单位或人事代理单位查询；

（4）2003年以前和2005、2006、2007、2008年毕业生可拨打85028087（青岛市人才交流服务中心）电话查询；青岛市人才交流服务中心地址：海尔路178号（颐中体育场对面）

（5）2004年毕业生拨打66776878--8801（青岛市市南区人才交流服务中心）查询；

青岛市市南区人才交流中心地址：泉州路21号（麦凯乐附近）

（6）五市三区生源毕业生档案请到当地人才交流服务中心查询。

3.普通中专学历毕业生档案如何查询？

应届、往届普通中专非师范类毕业生的档案均由毕业学校直接转往户籍所在地的区（市）人才交流服务中心，请直接拨打电话查询。

（二）档案提取

1.报到证已派遣到本市单位的毕业生档案如何转递？

(1)范围：①毕业前与接收单位通过“青岛市高校毕业生就业信息网”签订协议、毕业时报到证已派接收单位的毕业生；②一年内在本市有新单位后与原单位解约并通过“青岛市高校毕业生就业信息网”签约办理完改派手续的毕业生。

(2)提取档案：毕业生通过档案查询方式，经查档案在我处的，须由用人单位(指具有档案管理权限的用人单位或上级主管部门及人事代理中心)安排专人持①报到证、②身份证、③提档证明信（全为原件）提取档案，不得委托毕业生本人或他人提取档案。

(3)注意事项：

① 报到证所派单位与提档单位不符的不能提取档案；

② 接收单位不具备档案管理权限的，需由上级主管部门或人事代理单位派专人办理提档手续；

③ 未办理改派手续的，新接收单位不能提取档案；

④ 报到证派遣到接收单位，但未通过“青岛市高校毕业生就业信息网”签约的，必须补办网上签约后才能提取档案。

2.已办理二次派遣手续的毕业生档案如何转递？

(1)范围：毕业时报到证派回生源地，在两年派遣期内又找到接收单位，并通过“青岛市高校毕业生就业信息网”签约，办理过二次派遣手续的毕业生。

(2)提取档案：毕业生通过档案查询方式，经查档案在我处的，须由用人单位(指具有档案管理权限的用人单位或上级主管部门及人事代理中心)安排专人持①报到证、②身份证、③提档证明信（全为原件）提取档案，不得委托毕业生本人或他人提取档案。

(3)注意事项：

① 派遣期内已落实就业单位的毕业生提取档案前必须办理二次派遣手续，未办理派遣手续的，不能提取档案；② 报到证所派单位与提档单位不符的不能提取档案；

③ 接收单位不具备档案管理权限的，需由上级主管部门或人事代理单位办理提档手续；

④ 具有档案管理权限的接收单位和人事代理单位在为毕业生办理完二次派遣手续一月内必须到我处办理档案转递手续。

3.本市改派至外市毕业生档案如何转递？

(1)范围：①毕业时已派本市单位后又改派至外市单位毕业生；②本市未就业毕业生在外市有接收单位并办理改派手续的。

(2)提取档案：毕业生通过档案查询方式，经查档案在我处的，应持①已改派到新接收单位所在地地级市毕业生主管部门或外市接收单位的报到证、②新接收单位所在地地级市毕业生主管部门开具或盖章的提档证明信、③身份证（全为原件）到我处办理档案转递手续。

(3)注意事项：

① 毕业生首先需通过“青岛市高校毕业生就业信息网”办理报到手续；

② 外地已有接收单位但未办理改派手续的不能提取档案；

③ 报到证所派单位与提档单位不符的不能提取档案。

4.外市改派至本市毕业生档案如何转递？

(1)范围：①五市三区派遣至市内四区及高科园单位的毕业生；②外市改派至本市单位的毕业生。

(2)档案查询：首先向报到证所派单位、户籍所在地的人才交流中心或毕业学校查询档案去向。

(3)提取档案：明确档案所在地后，须由用人单位(指具有档案管理权限的用人单位或上级主管部门及人事代理中心)安排专人持①报到证、②身份证、③提档证明信（全为原件）到我处加盖公章后回档案所在地办理档案转递手续。

(4)返回回执：档案提取后可直接转往开具提档证明信的单位或人事代理单位，由接收档案人员将档案回执签字盖章后送（寄）回档案所在地。

(5)注意事项：

① 未办理改派手续的提档证明信不予盖章；

② 报到证所派单位与提档单位不符的不予盖章。

5.退回生源地毕业生档案如何转递？

(1)范围：毕业时报到证已派我市接收单位的外地生源毕业生与单位解除协议后办理退回生源地手续的。

(2)提取档案：毕业生通过档案查询方式，经查档案在我处的，毕业生应持①解约证明信、②生源地人力资源和社会保障局毕业生就业主管部门开具的提档证明信、③报到证、④户口迁移证、⑤身份证（全为原件）来我处办理档案转递手续。

(3)注意事项：

① 未办理退回生源地手续的不予提取档案；

② 档案不在我处的请咨询原档案所在地。

6.考博、考研、专升本及入伍毕业生档案如何转递？

(1)范围：①市内四区及高科园生源毕业生派遣期内考博、考研或专升本的毕业生；②经审核已正式应征入伍的毕业生。

(2)提取档案：毕业生通过档案查询方式，经查档案在我处的，应持：录取学校出具的提档证明信或录取通知书的原件及复印件、入伍所在部队开具的提档证明信或入伍通知书的原件及复印件、毕业学校发的报到证、身份证（全为原件）到我处办理档案转递手续。

(3注意事项：

① 毕业生首先需通过“青岛市高校毕业生就业信息网”办理报到手续；

② 五市三区生源毕业生由档案所在地人才交流服务中心办理；

③ 已有接收单位的由接收单位或人事代理单位办理。

（三）派遣期内未就业毕业生预备党员借出转正材料如何办理？

(1)范围：两年派遣期内无接收单位的市内四区及高科园生源毕业生预备党员并已持毕业学校开具的党员关系介绍信到户口所在地的区（市）委组织部报到且派往转正地党组织的（指户口所在地街道党工委）。

(2)材料借出：毕业生通过档案查询方式，经查档案在我处的，毕业生或街道党工委派专人持：①转正地党组织（指街道党工委）开具的转正介绍信、②报到证、③身份证（全为原件）到我处办理党员材料借出手续。转正后由转正地党组织将材料加盖封章封好后送回我处。

(3)注意事项：

① 毕业生首先需通过“青岛市高校毕业生就业信息网”办理报到手续；

② 报到证已派接收单位的毕业生预备党员由接收单位或人事代理单位办理；

③ 报到证未派接收单位的毕业生预备党员不得由单位办理材料借出手续。

④五市三区生源毕业生预备党员由档案所在地人才交流服务中心办理；

（四）派遣期内毕业生报到证丢失，如何提取副本补办报到证？

(1)范围：市内四区及高科园生源毕业生在派遣期内报到证丢失并且档案存放我处的。

(2)借出副本：毕业生通过档案查询方式，经查档案在我处的，应持①毕业证（作为押件）、②身份证、③本人书写申请书一份到我处办理报到证副本借出手续。

(3)换回押件：毕业生补回新证后，将所补报到证副本送回我处后将押件取回。

(4)注意事项：

① 毕业生向毕业学校咨询补办报到证流程；

② 毕业生需通过“青岛市高校毕业生就业信息网”办理报到手续；

③ 五市三区生源毕业生由档案所在地人才交流服务中心办理；

高校业务档案 篇3

【关键词】人事档案；业务考绩档案；高校；管理

高校的人事档案与业务考绩档案虽属不同门类，相互独立，各有特点，但都是以个人为立卷单位，从不同侧面反映个人的学习工作经历、社会关系、品德修养、专业特长、业务能力，工作情况及奖励处罚等方面成长的过程。因而造成了管理上的一些模糊认识。有的认为二者本为同根生，应合二为一，由干部人事部门管理；有的认为业务考绩档案主要是由教学业务部门利用、为教学业务部门服务，应该由教学管理部门负责；更有的认为人事档案与业务考绩档案都是高校档案的重要组成部分应归于高校档案部门管理。究竟哪种管理模式能够更适合，更优化，更好的为高校管理服务，这都是值得探讨的问题。

一、高校人事档案的管理体制、归档范围和特点

人事档案工作是一项政策性、机要性、保密性很强的工作，内容涉及当事人一生的经历，其中不乏一些个人隐私，这些个人信息只能由组织上掌握参考，不能随意传播交流其内容，因此对人事档案在保管和查阅使用方面都有严格的保密要求。

（一）管理体制

根据中组部、人事部等部门下发的文件规定，依据“管人管档”原则，干部人事档案由组织人事部门管理，因此高校也遵循、采取这种管理模式，人事档案由组织人事部门管理。

（二）人事档案的归档范围

第一类履历材料；第二类自传材料；第三类鉴定、考核、考察材料；第四类学历、学位、培训和专业技术职务材料；第五类政审材料；第六类党团材料；第七类奖励材料；第八类处分材料；第九类工资、任免、出国等材料；第十类其他可供组织参考有保存价值的材料。

（三）人事档案的特点

1. 真实性。真实性是干部人事档案的生命。如何来保证它的真实性，一定要做到三个必须，即：属归档材料必须经过组织审查和认可；属归档材料必须符合有关政策规定的要求；属归档材料必须经过认真鉴别。

2. 完整性。完整性是指干部人事档案必须反映干部的全貌，干部人事档案的内容应当反映干部的全面情况的全部历史。为了保证干部人事档案的完整性，要及时地、经常地将反映干部变化的干部人事档案材料收集归档。做到完整、真实、条理、精练、实用。

3. 动态性。历史在发展，社会在前进，每个人的情况也在不断变化，干部人事档案特点之一是动态性。由于干部人事档案材料形成于不同的历史时期，不可避免地带有时代的色彩，特别是历次运动中形成的材料，更具有其局限性，有的甚至是错误的。为了保证干部人事档案准确可靠，必须根据情况变化和有关规定，将那些丧失价值或不准确的材料进行清理。这同样是一种“动态”。

4. 机密性。“干部人事档案是党的机密”。这是因为干部人事档案记载着干部各个方面的情况，涉及到本人有关的工作和一些重大事件，反映干部的功绩、过错和失误。其中既有组织上的考核、考察材料，也有知情人为组织提供的旁证情况，以及本人撰写的材料，有其“隐私”部分。它的绝大部分内容只能限于组织掌握，不能向社会扩散，也不得随便公开。

二、高校业务考绩档案的管理部门、内容与作用

业务考绩档案以个人为立卷单位，是业务部门在了解使用有关人员过程中形成的各种材料以及个人在业务活动中发表的论著等材料。

（一）管理部门

由于业务考绩档案具有鲜明的个人业务性质，通常由业务主管部门统一管理。

（二）高校业务考绩档案的内容

1. 履历类：本人基本情况、主要经历、学历证明、进修情况、参加重要学术和业务活动材料等。

2. 论文、成果类：本人或与他人撰写的，经组织审查认定发表、出版的论文、论著代表作及其鉴定评价意见。论文、论著的目录、索引、创造发明、技术革新成果的评价材料等。

3. 奖惩类：各种奖励证书复印件或批文，处分材料。（含：证书或文件）

4. 考核类：德、能、勤、绩四方面的考核材料

5. 聘任（任命）类：一切有关聘任（任命）的材料（评审表、批文（任职文件）、聘约或任务书）

6. 其他类：有关专业技术职务评聘、考核的其他材料

（三）高校业务考绩档案的作用

1. 为专业技术人员晋升职称提供了业绩凭证。

2. 为组织人事部门和教学业务主管部门对干部的考核、考查和专业技术人员的队伍建设提供了依据。

3. 为学校教学质量评估提供了重要参考。

4. 为高校的人才开发提供了条件。

三、人事档案、业务考绩档案的区别与联系

（一）区别

1. 档案归口管理部门不同。

2. 档案材料归档内容侧重点不同。

3. 对档案的机密性要求不同。

4. 都不能全面地反映一个人的综合情况。

（二）联系

1. 都是反映同一个人的各方面成长的历史过程；

2. 都能从不同侧面为组织人事部门和教学业务主管部门提供反映同一个人的学习工作经历、社会关系、品德修养、专业特长、业务能力，工作情况及奖励处罚等方面成长过程的依据；

3. 业务考绩档案的建立，弥补了人事档案存在的不足，二者在归档范围上互有重叠，最终利用时又相互补充。

四、建立“大人事档案”管理意识

所谓“大人事档案”就是将业务考绩档案充实到人事档案中，统一纳入到高校档案综合管理。档案工作中执着追求的就是最大限度地发挥档案信息的最优功效，而“大人事档案”意识的建立，使人事档案信息更全面、更立体、更科学，但也对档案管理工作提出了更高的要求。

（一）“大人事档案”“利”的方面

1. 可以增大档案信息的包容量；

2. 可以用最小的投资，获得最大的效率；

3. 可以满足利用档案信息系统性和时效性的需要。

（二）“大人事档案”“弊”的方面

1. 违背了档案分级管理原则；

2. 造成交叉管理，权责不清；

3. 鉴定困难加大，存在信息安全隐患；

4. 对档案管理人员的综合素质要求更高。

人事档案与业务考绩最终如何管理才能更适合、更优化、更好的为高校管理服务，还需要我们在实际工作中不断摸索，不断改进。

参考文献：

[1]干部人事档案工作问题解答.2004年2月，上海金融学院人事处编.

[2]干部人事档案材料收集归档规定.

[3]专业技术干部业务考绩档案的归档范围及要求.

高校教师业务档案的管理与收集 篇4

1. 教师业务档案的内容界定

教师业务档案涵盖信息量大、涉及范围广，繁琐复杂，根据各项内容的特性及应用，主要分为以下几个方面：(1)自然情况：主要包括教师个人基本情况、学习进修及工作简历、职称职务晋升情况等。教师是终身学习制的，因此继续教育是教师学习的主要途径。教师学历、职称，以及参加进修、培训的材料是教师业务水平的参考资料。(2)教育教学情况：主要包括教师承担的教学任务、完成的教学工作量、获得的教学效果及教学成果评价、教学工作记录手册、班主任及年级组长工作记录手册、工作纪实手册、课外活动记录手册、后进生跟踪辅导手册等。这类记录手册是教师业务档案的重要内容，它由教师本人在完成教学任务后实事求是地填写。(3)学术情况：主要包括教师学术成果、学术活动及学术梯队建设情况、教研经验、总结和教改方案等。凡是在报刊、杂志上发表，参加各种论文竞赛获奖或者在教学研讨会中交流，或者经有关部门认可的都应归档。它们是衡量教师教研、科研成果最有分量的见证。(4)教师风范：主要包括教师在个人、集体、社会等范围中获得的荣誉称号、表彰奖励、牺牲贡献，以及在媒体报道、社会影响等可起到模范作用的事迹或成果，等等。(5)教师公开课评价及其教案。公开课是教师每学期都要开展的活动，它是评价教师教学水平、提高教法及经验的重要措施。公开课可分为在全校开展和本学院开展两类，在本学院开展的公开课更有观摩和参考作用，因此公开课的评价及其教案应同时系统地收集，作为教研部门和教学管理部门的调研资料，同时也要成为教师的一个重要业绩。(6)听课记录。听课记录是教师之间互相听课，然后展开评议后所作的记录。这方面的材料为教师指出了在实践教学中应当改进的目标，为教师之间互相学习、互相促进提供了参考依据。(7)教师业务档案记录卡片。教师业务档案记录卡片是对教师一学期以来工作的一个总体概括和定性描述。从卡片信息中便可以对教师业绩一目了然，它包括了教师教学的班级、课时数、教学成绩、发表论文和教学获奖情况等。(8)教师的聘任协议，教师教学方法登记小册子，以及教师的年度专业技术考核表等也作为教师业务档案进行收集。(9)其它方面应收集的资料。

2. 高校教师业务档案的价值分析

2.1 为领导决策提供参考。

高校领导在研究学校的发展和专业定位时，需要以教师业务档案作为参考，如教师的年龄、学历、职称结构，教师的业务水平，教师的科学研究方向是否符合学校的发展需要，等等。

2.2 有利于师生之间的沟通。

古人说：“教学相长，”即教与学需要互动，一个教师教学方法是否先进、教学效果是否优良，必须看学生的接受情况。教师在学生测评方面的档案可以让教师了解学生对自己所教课程的反应，从而不断提高自己的教学质量。

2.3 为教学评估、教师晋升提供真实的凭据。

(1)评估专家通过教师业务档案了解师资队伍数量与结构、整体结构状态与发展趋势;了解教师上课情况及其教学水平和科研能力。(2)在教师职称评聘、考核晋升等工作中，教师个人档案可以为有关部门提供最真实的凭证，如教师授课课程、教学工作量、指导毕业论文等。

3. 教师业务档案的收集和管理

教师业务档案不像人事档案和文书档案那样相对稳定，档案材料的收集对象主要是教师本人。由于教师活动的多样性和教师本人对档案保存可靠性的疑虑，给档案收集和管理增加了难度。教师新学历新学位的获得，论文论著的发表出版，优秀教案、讲义的评选，荣誉证的产生等零星材料随时都可能发生，使档案的收集工作量大而烦琐。为了使教师业务档案规范化、科学化，应制定严格收集、管理措施。

3.1 学校档案室专业人员要定期到各院系检查落实、督促指导工作。

各院系应建立健全业务档案材料的收集、整理制度，材料要全面、完整、准确。院系部领导应确定一名领导分管，并责成专人具体负责此项工作，教师本人要自觉及时提交其业务档案材料，收集人要随时向教师催要。

3.2 增强教师业务档案管理意识，建立健全运动机制。

首先，要从建立教师业务档案管理机制入手，要有校专门领导负责，各部门选派负责人及档案专职管理人员对教师业务档案进行专门管理;其次，要向教师及教学、科研单位宣传教师业务档案的内容及其重要性，增强大家对教师业务档案的整体认识，了解档案的管理机制，使得大家能够积极主动协助及配合管理人员工作;最后要建立健全各项规章制度，使档案材料的收集、整理与归档工作有章可循、有据可依，步入制度化、规范化管理轨道。

3.3 对归档材料要验证真伪和检验完整与否。

在收集材料时必须当场验收核实，不符合要求的必须按规定要求教师重新提供。尤其是对各种复印件，必须有一定的规范要求并经院系分管领导签名核实认可。对规定的收集渠道不能完成或遗漏的档案材料采取跟踪收集，同时要对档案材料的数量、质量采取控制，以保证归档材料全面、完整、真实。

3.4 增加科技含量，提高管理水平。

教师业务档案内容广泛，涉及面大，信息含量高，需要快速、高效、便捷的现代化管理模式与之相适应。但是，目前大部分高校教师业务档案的管理手段尚处在全人工操作或半人工操作状态，现代化程度较低。这就使得教师业务档案信息的收集、整理、立卷、归档等工作严重滞后，未能及时地进行定量分析，给评估数据的统计带来不便，从而影响教师业务档案的利用、编研和开发。

要提高教师业务档案的管理水平，高校必须改变传统人工操作的落后局面，实行数字化、网络化管理，建立统一、系统、完整、操作性强的教师业务档案信息管理系统，实现教师业务档案检索、信息反馈、统计、汇编等管理程序的自动化。各系(院)把平时教师教学、科研活动中形成的有价值的业务资料通过校园局域网络分别上传至各业务主管部门;各业务主管部门对每位教师的上传信息资料进行去粗取精、去伪存真，详细地筛选、整理，最后把有价值、可以归档保存的资料信息再上传至校综合档案馆室;学校综合档案馆室再对这些资料信息进行编辑、下载、立卷、归档。这样既能最大限度地减少调阅档案的次数，避免不必要的重复劳动，又能实现档案之间的内容互补，便于提供系统全面、真实可靠的档案资料;既能保证档案及时、准确归档，又能创造快捷、方便的检索、利用和提取条件。教师业务档案检索、信息反馈、统计、汇编等管理程序的自动化，为实现信息时代高校教师业务档案完整、准确、动态和全方位的网络化管理创造了广阔的发展空间。

摘要：教师是高等学校事业发展的主体, 他们在从事与自己业务工作相关联的一系列活动时所产生的具有保存价值的文字、图表、声像及各类载体形式的历史记录, 构成了高校教师的业务档案。本文界定了高校教师业务档案的内容, 分析了高校教师业务档案的价值, 反思了高校教师业务档案管理中的问题, 提出了完善高校教师业务档案管理与收集的对策。

关键词：高校教师业务档案,档案管理,内容界定,价值分析收集和管理

参考文献

[1]孔黎黎, 薛晓亚, 张贵龙.高校教师业务管理[J].信阳农业高等专科学校学报, 2007, 3.

[2]孙春兰.高校教师业务管理浅谈[J].教育探索, 2007, 2.

[3]李浩.档案信息网络化的应用分析[J].学校档案, 2006, 4.

教师业务档案内容 篇5

教师业务档案是教师实际业务水平和工作能力以及履行岗位职责情况的真实记录。对于教师的考核、职务聘任、工资晋升、工作调动、培训、奖惩等都有重要意义。

为了做好教师业务档案材料的收集、归纳和整理工作，建立和完善教师业务档案,具体内容如下：

一、教师业务档案的主要内容

1、个人简历与业务自传。

2、担任过的主要教学，科研工作及完成的工作量和考核记录。

3、进修及参加学术活动的情况记录、学习成绩、学历证明及总结材料。

4、公开发表的论著、论文、及参加各级课题的任务书。

5、科研处等部门组织的科研评比结果

6、有关教师聘任材料及教学任务下达表等。

7、教师职务呈报及业务奖惩表等。

二、教师业务档案归档方法

教师业务档案材料每学年归档一次。

1、每学年末，教师应对自己在本学年内完成教学和科研等任务的情况进行小结，如实填写《教师工作任务及考核表》。

企业档案业务外包初探 篇6

1 企业档案业务引进外包的原因

企业将一些组织内部管理的非核心业务职能交给其他的专业机构，充分利用组织外部最优秀的专业化资源，从而实现效率的优化，降低成本以获取最大的利益，也是提高企业核心竞争力的一种策略。企业档案管理业务的外包必将迎来新的发展。

从企业内部需求来看，企业档案属于企业的资产，企业档案工作的相关事宜几乎完全取决于企业本身。企业是以盈利为目的，现代企业制度要求企业最大限度地节约成本，提高经济效益，档案管理作为企业产业链的一个环节，并不是企业所擅长的，它不能直接创造经济效益，只是单纯地起到间接的支持作用。从投入与产出的经济效益角度考虑，那些由自己建立的完整档案工作机构需要大量的资金和时间投入，于是造成了企业管理层对于企业档案管理工作的忽视。因此，企业档案工作深化改革成为企业档案管理工作自身发展的迫切需要。

从档案工作的外部环境来看，新的环境要求档案行政管理部门由管理型向服务型转变，但部分企业对于档案行政管理部门干预企业档案管理存在较大的反感，迫使出现一个新的机构或组织来缓和两者之间的关系。对于档案管理的业务外包机构而言，既可以承担部分从档案行政管理部门分流出来的微观管理职能，对企业档案工作规划完成或特定任务提供服务并针对相关问题提供专业性建议，又可对不具备档案保管条件的企业提供有偿的服务。因此，实现企业档案管理业务的外包显得十分必要和迫切。

2 企业档案业务外包的优越性

2.1 实现企业档案工作模式的多样性。专业档案服务公司相比较在档案工作业务刚开始起步的企业，具有专业的档案人才队伍、长期的专业档案工作经验、齐全的档案管理设备和良好的信息化处理手段。档案管理作为企业产业链的一个环节，并不是企业所擅长的，它只对企业创造经济效益起间接支持作用，而不能直接创造经济效益。从投入产出的经济效益角度考虑，那些自己组建完整的档案工作机构需要花费更多资金的企业，可以将自己企业的档案事务委托给这些具有专业背景的机构来进行，既能减轻自己的经济负担，也可以对自身的档案作出科学的管理。

2.2 提高企业档案管理人员的专业性。作为档案管理人员，必须具有细致的品格、条理的习惯、安全的意识、稳控的技术和文化的眼光，做精细管理的实践者、文献逻辑的建构者、核心信息的守护者、文档管理的专业人和企业品牌的传播者。企业档案的工作者的专业素质只有与岗位责任紧密地结合，才能真正形成企业档案工作的活力。很多企业，特别是民营企业由于起步较晚，发展规模小，无力设置专门的档案机构和档案人员。专门的档案服务公司为了能够实现利润的最大化，为了保证工作优越性，能够花费大量的时间和精力在档案专业人才的培养上。具有专业素养的档案管理人才越多，能够更好地提升自己的团队的技能，服务就会越有保障。

2.3 促进企业档案信息化建设。信息化是未来档案发展的趋势和方向。企业档案管理业务外包能够进一步落实企业档案信息资源的社会化服务，有利于促进企业档案的信息化建设。档案信息化建设需要有大量的专门人才、设备、技术和资金投入。然而，在现有条件下，大部分企业把主要的资金都投入到企业的生产和经营上，对企业档案信息化建设的投入非常有限，这在很大程度上制约着企业档案信息化的发展。实行企业档案管理业务外包，可借助于档案外包服务机构在设备、技术、专业人才方面的优势，加快企业档案信息化建设，促进企业档案的信息化进程。

3 结语

企业档案业务外包不是一个孤立现象，它是企业资源整合、提高核心竞争力、追求最大效益的必然趋势。随着档案服务市场的竞争加剧，市场对档案服务机构的服务效率与效益也提出了更高要求，不断提高服务效率与服务质量、降低服务成本、提高效益成为档案服务机构提高自身竞争力的必要手段与措施。

浅谈高校教师业务档案的建立与管理 篇7

一、教师档案的建立方法

高校教师档案的建立主要体现在:第一, 教师专业技术的评审所形成的个人材料, 它比较全面地反映了该教师一定时期内的专业技术水平, 不仅有本人详细的多方面的内容填报, 更有各级评审组织对该教师的全面评估。第二, 年终教师个人的科研统计表, 反映了该教师该学年度的任课任职、科研工作量、课外活动等情况, 以及考核小组的量化评估。这项材料及时反映了该员的动态状况。逐年积累, 也是评职的必备材料。第三, 学历证明, 主要指教师大学本、研究生、博士学位毕业证复印件。第四, 各类荣誉证书的原件或复印件, 包括各级表彰的优秀、论文获奖, 以及各种竞赛获指导教师奖等, 这些材料能从不同的角度反映出教师的工作态度和业务能力。第五, 学术成果复印件, 主要指公开发表的论文、公开出版的专著、以及在各级学术教研会上交流的论文、编写的教材的复印原文外, 还必须有书刊的封面和目录, 以保持其真实性。第六, 公开课教案, 每学期学校以及教研组都要搞以青年教师为主的公开课, 老教师上的示范课、观摩课以及校级以上的优质课竞赛, 这些活动的开展首先离不开教案, 最好收集2份, 业务档案、教学档案各1份。第七, 每学年教学实习经费中学生和教师经费的开支情况表, 应该有明确的费用使用数据。第八, 每年教师指导毕业生毕业论文及毕业设计选题, 优秀毕业设计及论文指导情况。

教师的业务档案材料, 因为是随时产生的, 不可能一次搜集完备, 而且要随时积累。如现在高校评估, 每年都应该有专门的人员进行收集整理, 并逐一验收。这些档案的收集与整理有利于在评估中的主动性, 也具有了可靠真实性效果。另外, 要加强档案工作法规的宣传与教育工作, 增强广大教育工作者的档案意识和档案法制观念。要让广大师生员工认识到, 档案是学校的宝贵财富, 必须完整地归档保存, 不得占为己有或随意丢失。只有使他们对档案工作有了正确的认识, 才能使他们重视和参与档案工作。

二、教师档案管理要落实到位

对高校教师业务档案的管理, 应该从以下两点加以认识。

一是随时收集。对材料必须当场验收核实, 不符合规范要求的必须按规范再提供。得到的材料随即装入, 要做到不错失, 不残缺。

二是定期整理。每年年底都要对收集的材料以个人为单位按规范分类清理编排, 材料不规范的要进行裁剪、裱糊、折叠, 再编造目录活页装订, 这样整理的业务档案, 对今后查找利用十分方便。

高校教师业务档案不像文书档案、教学档案、会计档案那样固定, 具有随人流动, 人在档案在, 人调离档案随之调离。另外有它的特殊性, 它既不像个人人事档案那样保密程度较高, 非经一定的组织手续不得随意查阅、摘抄、复印和调离, 但又不像文书, 教学档案那样可以公开提供利用, 教师业务档案既有一定的透明度, 又有一定的保密程度要求。学校领导因公务要调阅教师业务档案, 这是很正常合理的事情, 应及时提供;本人需要利用应尽可能提供;其他人员不论出于何种动机要调阅他人业务档案是不准许的。这就要求档案人员按档案保密制度提供利用, 既要做到热情周到, 同时又要坚持保密原则。对教师档案保存的始终是在职教师以及从本校离退休教师的业务档案。总数有一定的量, 不会无限积累。这一特殊性决定着管理工作需要频繁的转移接交, 否则遗失的可能性很大。因此, 必须严格按组织程序办理转移接交手续。对于新分入、调入的老师, 应急时接交和建立新档案;对调离人员在学校办手续时应妥善, 将该员业务挡案密封后移送接收单位, 学校档案室应有教师业务档案案卷目录, 档案接收、移交清单。

总之, 教师业务档案的建立为正确评估教师业务能力、学术水平、工作实绩和贡献大小提供了切实可靠的依据, 调动了广大教师的积极性, 强化了师资队伍素质的提高。激励教师奋发向上, 不断进取, 以实际行动来书写自己的光彩历史。它还弥补了人事档案的不足, 对合理调整师资结构, 提高教师总体案质, 提供了依据, 使学校教育管理趋向科学化。

参考文献

[1]、黄金莲.高校教师业务档案的建立与管理初探[J].甘肃科技, 2005 (5) .

[2]、倪慧敏, 柯友良, 黄文卿.高校评估档案管理规范化的探索[J].档案学研究, 2006 (5) .

浅论高校教师业务档案管理的艺术 篇8

高校教师不同于其他一般的职业, 作为“教书育人”的最直接实行者, 其综合素质和业务能力将直接关系到学生的发展, 因此提高办学质量的关键在于加强教师管理, 为更好的掌握教师教学与科研信息, 规范教师档案材料的收集和管理工作, 建立健全高校教师个人业务档案也就显得意义非凡, 影响深远。

1、客观的、全面的记载教师在教

学、科研中的工作成绩, 综合、公正的反映教师业务能力、学术水平和工作实绩, 为构建教师绩效化激励机制提供客观凭证。

2、促进教师间合理竞争, 激发教

师工作积极性。以形成人人争先进, 个个练业务的安定团结、奋发向上的工作氛围。

3、加强教师管理, 为教师个人晋

升, 申报职称提供量化标准, 以方便领导决策, 从而提高办学质量, 深化教学改革。

4、建立健全教师个人业务档案, 树立典型, 公示社会, 方便扩大学校宣传。

二、当前高校教师业务档案管理存在的问题

1、认识性不足

目前而言, 高校一些教职员工对教师业务档案管理重要性认识还不够。长期以来, 由于档案管理工作的思维定势, 导致对高校教师个人业务档案管理工作缺乏足够性认识。

2、专业性缺乏

目前, 高校档案管理人员大多没有经过专业培训, 对档案管理的重要性、档案管理等业务并不太了解。且大多数档案人员身兼数职, 对档案工作精力投入不足。此外, 在相关设备上也缺乏资金投入, 管理手段也较为单一式。

3、管理性混乱

有些学校由于认识上的偏差, 并未及时将档案收集归档, 导致高校教师业务档案没有严格执行规范标准的现象层出不穷:或达不到进馆档案的质量标准;或存在档案保管期限划分不准确、装订不整齐等诸多细节问题。

三、高校教师个人业务档案管理的艺术

高校教师个人业务档案具有动态性强, 信息量大等特点, 既丰富了人事档案的内容, 又弥补了人事档案程式化描述较多、记录单一的不足。全面记录着教师个人业务全面发展的轨迹, 展示了教师个人特点, 为教师激励体系的量化标准提供了翔实的数据, 因此, 建立健全教师个人业务档案更应注重方式方法和讲究艺术:

1、分类的艺术

建立教师个人业务档案体系, 应科学分类, 综合评价教师工作能力:主要从教学业务能力、个人履历、教改成果、科研水平、等方面建立健全严格的教师个人业务档案管理制度, 保证相关制度的权威性。

2、收集的艺术

教师个人业务档案材料的收集与归档工作应该专人专项进行, 以保持其的公正性。材料收集完毕后, 归档之前, 应将结果公示, 以示公平公正。

3、归纳的艺术

教师个人业务档案完成之后, 统一归纳, 归档按班级或者院系排列, 根据学校所属编号, 打印教师个人业务档案存档目录, 以便于查询。并在档案盒背面贴上标签, 添加教师个人姓名、编码、盒号等要素, 标签描述要简练明了, 一目了然。

4、更新的艺术

教师个人的业务能力也是随着工作经验, 个人阅历不断变化而变化的, 是一个内涵不断丰富和发展的过程。教师个人业务能力的评估也应分阶段性进行, 以保持业务档案和教师个人能力的同步更新。可以以学期为单位, 对教师业务能力进行阶段性评估, 载入教师个人业务档案, 从而保证教师工作的积极性和业务档案的连续性和完整性。

5、使用的艺术

通过建立健全教师个人业务档案, 进行教师综合能力评价, 树立起模范典型, 充分发挥先进典型的榜样和表率作用, 总结先进的教学经验, 在全校推广, 为提高教学质量打下坚实的基础。

四、高校教师个人业务档案管理之思考

对高校教师个人业务档案管理来说, 其专业化和艺术化的过程就是提升其软件和硬件的过程。由于“专业化、艺术化”也有一个不断丰富和发展的过程, 因此, 在不同的时期, 从不同的角度, 专业化、艺术化的界定也就各不相同, 但要做到这些, 必须注意:

1、服务出新

教师个人业务档案管理服务工作从内容到形式, 以及手段都要兼顾。要敢于突破旧的思维模式, 充分发挥档案管理各类辅导人员齐全的优势, 通过横向之间的联系合作, 进一步提高档案管理服务的水平。

2、硬件跟上

档案管理所需的场地、设备、网络建设等相关配套措施必须要跟上档案管理工作的发展。

五、结论

素质教育的实现, 离不开个性与创造性兼备的教师, 教师个人业务能力档案的管理艺术和评价方式上, 要充分考虑到教师的综合素质和个性特点, 把重点放在便于指导教师在教学和科研实践中自如运用、自主发展、真实可靠的层面上。惟此, 教师个人业务档案管理工作才能在高等教育的发展历程中谱写出新篇章。

摘要：高校的档案反映了学校日常工作的客观进程, 是教学实践与教学研究的第一手材料。因此, 通过建立健全高校档案管理, 促进教师业务能力的提升, 科学引导教师教学方式的转变, 其重要性就不言而喻。作为一名高校档案管理员, 通过自己在工作中的亲身体会, 就建立健全高校业务档案管理的艺术化手段简述一、二, 以期为高校教师业务档案管理工作抛砖引玉。

关键词：高校,档案管理,艺术

参考文献

高校档案数字化业务外包可行性探析 篇9

一、高校档案数字化业务外包的可行性

近年来, 诸多企业、事业单位以及国家机关均采用过档案数字化业务外包的形式, 在短期内实现了档案管理的数字化。这些成功的经验对于高校档案的数字化而言, 无疑具有十分重要的参考作用。但是, 高校档案数字化管理是否应当选择业务外包, 或者高校档案业务外包是否具有可行性, 笔者从以下几方面具体分析。

1. 业务外包可行性之理论分析。

目前, 业务外包理论主要是由“核心竞争力理论”以及“劳动分工理论”所构成。所谓“核心竞争力理论”是指企业的核心竞争力, 源自于企业的核心业务[1]98。如果一个企业将过多的精力投入到非核心业务上, 那么必然会影响到其核心竞争力。因此, 企业应当确定自己的核心业务, 将非核心业务转包出去, 将所有的精力都投入到核心业务之中, 从而提升竞争力。尽管高校和企业的运作模式存在着巨大的差异, 但是, 高校同样面临一个核心竞争力的问题。高校的核心竞争力在于教学和研究。因此, 应当将更多的精力投入到教学活动以及学术研究之中。相较于前两者, 档案数字化完完全全可以被称之为高校的非核心业务, 理所当然应当选择业务外包。从劳动分工理论来看, 选择档案数字化业务外包, 对于高校而言也是极为有利的。根据劳动分工理论, 劳动分工可以提升劳动生产力, 使业务工作专业化。对于绝大多数高校而言, 档案数字化并非其专业所长, 一般没有专业的工作人员以及专业设备。因此, 只有采用业务外包的方式, 才能够解决这一问题。

2. 可行性之技术分析。

档案数字化过程中主要依靠的是两种技术:一是数字压缩技术;一是扫描技术。所谓档案信息数字化就是利用这两种技术, 将传统的纸质文件、声像文件转化成数字文件。因此, 档案数字化是一种建立在一定技术基础之上的专业活动。对于多数高校而言, 显然是不具备数字化技术条件的[2]27。如果高校想要依靠自身的力量去完成档案数字化工作, 那么将要面临两个问题:一是数字化设备问题;二是数字化人才问题。解决这两大问题, 对于高校而言, 无疑将耗费巨大的人力和物力。而一旦数字化工作完成中, 数字化设备可能在很长一段时期内被搁置, 从而造成巨大的无形耗损。对于高校而言, 这样的数字化是得不偿失的。而专业的档案外包公司不仅配备最为先进和完善的设备, 同时具备经验丰富的数字化人才。在此基础上, 由专业档案外包公司承担档案数字化无疑在质量和效率上更有保障。因此, 从技术层面而言, 高校选择档案外包利大于弊。

3. 可行性之实践分析。

档案业务外包在国内也非绝无仅有之事。北京、上海、广州等地的档案馆, 均采用过档案业务外包的形式, 例如上海档案馆于2008年与广州一家数字化企业合作, 在半年时间内实现了上百万件档案数字化[3]41。应当说, 外包的成效是十分显著的。并且这些成功的经验, 无疑能够为高校档案业务外包提供有效的借鉴和参考。同时, 从北京、上海、广州等地的实践经验来看, 档案外包企业的业务流程, 以及技术措施已经相当完备, 完全能够提供客户所需要的数字化产品。因此, 高校档案数字化业务外包的最终实现将不是问题。

二、档案业务外包过程中应当注意的一些问题

从实践经验来看, 档案业务外包中存在着一定的风险, 例如信息安全, 数字化质量以及系统对接等。因此, 实施档案业务外包应当格外审慎。尤其应当注意以下几方面问题。

1. 外包前的调研工作。

档案数字化是一项十分专业的工作, 其所涉及的领域也十分前沿。因此, 高校如果想要降低外包过程中的风险, 就必须在事前充分了解何谓档案数字化, 档案数字化的技术指标有哪些, 以便于最后的验收工作。具体需要调研的内容有: (1) 档案数字化的形式。数字化形式一般分为两种:一是依靠自身的人力、物力完成数字化工作;二是将业务外包给专业机构来完成。高校是否选择业务外包应当从高校的实际情况出发, 而不能盲目跟风。 (2) 档案数字化的经费。经费是高校必须重点考量的问题。高校事前应当充分了解市场价格, 制作档案数字化预算表, 从而确定数字化的形式以及范围等基本问题。 (3) 档案数字化的范围。一般而言, 具有长期保存价值的档案应当首先实施数字化。如果在经费允许的情况下, 可以将所有的档案数字化。但是, 对于一些涉密档案, 建议高校依靠自身的力量去完成, 或是与企业签订保密协议。 (4) 档案数字化企业。针对企业的调研工作主要有两个:一是企业资质调研。针对企业资质的考察主要包括:企业的硬件设备、企业的软件设备、企业的人力资源以及企业的管理体系。二是企业的业绩调研。应当重点考察的内容有企业的经验和业绩;尤其是是否具备高校档案数字化方面的经验[4]88。

2. 数字化过程中的管理。

在数字化实施阶段, 高校应当注意以下几方面的问题: (1) 后勤保障。档案数字化需要一个相对独立的场所, 避免闲杂人等进入, 干扰数字化工作, 以及造成档案的损坏。 (2) 网络保障。在数字化期间, 高校应当为数字化公司提供独立的局域网用户名, 以及确保网络的畅通。数字化完成后, 则应及时取消, 以确保网络安全。 (3) 业务培训。在实施数字化过程中, 高校应当对数字化公司的技术人员进行必要的档案管理培训工作, 使其尽快了解高校档案的分类体系以及加工要求。 (4) 原始档案的管理。数字化过程中, 必然会涉及原始档案的使用问题。由于一些档案历史悠久, 一旦遗失将造成不可挽回的损失。因此, 在使用过程中必须格外慎重。在使用过程中, 应当认真核对档案的进出库房数量。出库与进库的数量必须吻合, 一旦发现问题, 应当及时核查。对于重要档案, 不仅要核查件数, 还要核查页数, 以免造成损失。档案出库时, 应当填写好详细的出库单。具体内容包括:出库时间、档案类别、保管期限、数量以及具体的经手人。入库后, 应填写入库单。出入库单据的内容必须一致。在完成扫描加工后, 档案必须及时归位。归位时间原则上根据全宗、类别、年代以及保管期限来决定。 (5) 监督与指导。在数字化过程中, 高校应当派遣专人负责此项工作。由专人负责协调数字化过程中所出现的一些问题。专人管理的形式一般有两种:一是全程负责;二是阶段性负责。高校应当定期安排档案工作人员, 对数字化工作进行常态性的检查、指导、从而确保档案数字化的有序进行。在实施数字化之前, 高校应当与数字化公司详细讨论数字化的业务流程, 例如提卷、登记、检查档案、拆卷、组卷、整理、扫描、图像处理、数据挂接、扫描数据质检、修改、二次质检、著录标引、打印目录、装订 (装盒) 、还归、登记、归档、备份、抽检等, 并且监督各个环节的执行情况, 以及衔接情况。在数字化合同执行的过程中, 高校应当根据阶段验收质量。一是可以减少后续的质量验收工作量。二是及时发现问题, 及时调整工作方向。如果发现存在合同中的遗漏项, 则应立即与数字化公司反映, 及时沟通, 协商解决问题[5]119。

3. 质量验收。

后续质量验收工作是数字化最后一个环节, 同时也是最为重要的一个环节。质量验收应当注意以下几方面的问题: (1) 软件质量。档案数字化管理, 不仅仅是档案文件的数字化, 而是整个管理体系的数字化, 其中管理软件是实现档案数字化管理最为重要的一个环节。因此, 高校在验收时应当格外重视软件运行情况。重点检查软件是否能够与高校档案系统完全兼容。并且测试软件对多格式数据的兼容能力, 是否能够提供数据转换, 以及支持多类型数据库等。 (2) 硬件标准。针对硬件的验收主要有两方面的内容:一是硬件配置。是否满足软件运行的需要。是否具备系统升级所需要的足够空间。二是硬件性能。可以对硬件设备进行二十四小时不间断运行测试, 以考察硬件的稳定性。 (3) 档案的扫描质量与数量。档案扫描质量验收的主要内容有图像处理、档案著录、数据挂接、数据校对、光盘刻录、档案还原等。数量验收上则应当注意, 是否存在遗漏, 或是重复。

总而言之, 高校档案数字化是一项系统性工程。在实施过程中, 应当引起高度重视。档案数字化外包, 对于降低高校档案数字化成本, 提高档案数字化效率具有明显的促进作用。因此, 可以作为实现高校档案数字化管理的手段。应当注意在选择这种手段的过程中, 应当做好充分的准备, 加强监督管理工作, 以及最后的质量验收。

参考文献

[1]谷一介.档案管理与数字化内容简介[J].中国档案, 2010 (1) .

[2]李晓敏.浅谈档案数字化外包的接收[J].上海档案, 2009 (11) .

[3]潘英.档案数字化外包管理探析[J].浙江职业技术学院学报, 2011 (4) .

[4]李和平.档案信息化外包带来风险及防范[J].山东大学学报, 2009 (2) .

高校业务档案 篇10

一、当前高校业务档案管理现状及存在的问题

1. 重学术研究、轻收集。

由于通常情况下, 高校的学术研究具有“收集周期长、收集难度大”的特点, 加之认识不到位, 使得高校只注重课题的研发, 而轻视学术研究档案的收集与保存。在学术研究过程中, 档案管理与研究不能实现联动, 档案管理人员不能积极主动地参与到课题研究中去, 研究与档案收集两者互动脱节。同时, 由于高校课题学术研究的周期较长, 参与研发的人员分散, 档案资料涉及面广, 也为档案的收集和保存带来了困难。

2. 重保存、轻利用。

当前“重藏轻用”是高校档案管理普遍存在的问题, 一些学术研究档案形成后, 就束之高阁, 不能积极对档案进行分类、归纳, 被动等待档案使用者自动上门查询、检索。档案服务范围狭窄, 仅为参与当前课题研究的教师, 没有向广大学生开放。在档案使用过程中, 还仅限于纸制档案的层面, 利用手段落后, 影响了档案信息的有效传播, 无法发挥出高校学术档案服务科研的作用。

3. 管理制度不健全。

相关管理不健全、不完善, 使得高校学术档案管理工作效能不高。高校缺乏相关的制度建设, 档案管理没有约束力, 对档案的收集、整理、鉴定、编目、检索、保管利用等环节没有明确的规定, 使得档案管理人员缺少工作的积极性和主动性, 出现“干好干坏一个样、干多干少一个样、干与不干一个样”、“当一天和尚撞一天钟”等问题。档案管理工作评价范围狭窄, 没有将广大档案使用者纳入档案工作的评价范围, 使学术档案的分类、组卷、整理归档质量不过关。

4. 档案管理工作人员素质不高。

当前, 一些高校认为档案管理人员只是收集、保存相关资料, 只要把档案收集好、管理好就算完成任务, 用不上其他知识。而随着信息化时代的来临, 对档案管理人员的素质也提出了更高的要求。同时, 对于高校学术研究活动来说, 如果档案管理人员科学素质不过关, 也做不好档案管理工作, 因此提高档案管理人员工作水平也成为当务之急。

二、规范高校业务档案管理支撑学术研究的措施

1. 推进学术研究与档案收集整理工作的良性互动。

由于高校学术研究活动的多样性、广延性和参与人员的多方位性、多层次性, 为高校档案管理工作带来了一定的难度, 这就要求档案的收集与整理活动能够与学术研究活动进行互动与连接, 使得档案“应藏尽藏”。一方面, 要建立沟通机制。在高校和学术研究内部要建立档案管理部门与这些部门的联络、沟通, 对在学术研究过程中产生的成果进行及时的收集。建立例会制, 及时向档案管理部门汇报学术研究信息。收集后, 要进行细致的分类及编目, 做到分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。另一方面, 要设置专职的档案收集人员。对每个学术研究项目配置专职的一名档案管理人员, 实施“一站式”、“保姆式”收集, 形成学术研究过程中“档案提取-档案使用-档案完善”的良性循环链。

2. 建立健全档案管理制度。

高校要建立健全档案管理的相关制度, 根据《中华人民共和国档案法》、《档案管理暂行规定》等系列法律法规的要求, 建立职责分明、责任到人的档案管理制度。首先, 要明确档案管理的目标要求, 对档案的收集、整理、鉴定、编目、检索、保管利用等环节的重点任务进行细化、量化, 分配给每个工作人员、每个部门, 实施“末位淘汰”和“绩效薪酬”制度, 激发档案工作动力。其次, 要建立学术研究人员全员参与的档案管理评价机制, 让参与学术研究的教师对档案管理工作进行打分, 评价档案工作的成绩, 对完不成任务的工作人员实施“一票否决”。通过制度的完善, 使档案管理工作取得实效, 能够对高校的学术研究信息进行及时的科学分类、组卷、整理归档, 为档案的利用打下坚实的基础。

3. 创新高校学术研究档案利用的手段。

要改革传统的档案管理中“重藏轻用”的思想, 不断创新高校学术研究档案的利用手段, 拓展利用载体, 使之为学术研究更好地服务。在对档案进行充分收集、分类整理、妥善保管的基础上, 科学检索、正确利用。首先, 要适当扩大档案服务的范围。传统的高校学术档案只对教师服务, 笔者认为, 应不断拓展档案服务的主体, 使之面向全体学生。不但要使学生参与档案的收集, 更要使学生参与档案的使用, 使之面向学生开放, 在提高学生科研能力等方面发挥积极的作用。其次, 高校学术研究的档案利用过程中, 要与其他兄弟高校密切合作, 做好档案管理与利用的交流沟通, 实现档案资源“同质互动”与“异质互补”。第三, 要使档案利用与信息化相结合。在电子文件应用中合理使用“云计算”等新技术, 建立开放统一的档案管理的信息服务平台, 借鉴OCLC技术, 创建本地服务目录 (World Cat Local) , 在确保安全性的前提下, 为客户端分配用户名与密码, 使档案使用者能够实时、准确地对档案数据库进行访问, 实现档案信息的有效传播。

4. 加强档案管理人才队伍建设。

人才队伍保障是做好高校档案管理的前提条件, 在未来的发展中, 高校必须积极提高档案管理人员自身素质与水平, 建设一支既熟悉现代信息技术, 又有良好档案管理业务基础的档案管理人才队伍。随着计算机和网络技术的发展, 数字化、信息化与网络化的档案管理将是未来高校档案管理的大势所趋, 要求档案工作者必须掌握扎实的专业知识、计算机知识、网络知识、缩微及光盘技术等现代科学知识, 才能够适应现代档案管理的要求。同时, 还要掌握一定的营销知识。档案管理的精髓在于利用, 档案管理人员只有掌握了营销知识, 才能够树立起“营销”理念, 变传统的“等客上门”为“主动服务”, 通过服务的创新, 来增强档案利用的活力。

总之, 高校学术档案是高校在科研日常工作中保存起来的、备查的文字、图表、音频、视频资源, 是对科研活动的原始记录。有效的档案管理为高校的学术研究提供了资源支持, 同时又是总结经验、制订计划、处理问题的重要依据, 为教师的科研活动提供了便利条件。当前, 高校业务档案管理过程中存在着重课题研究、轻收集, 重保存、轻利用, 管理制度不健全, 档案管理工作人员素质不高等问题。在未来的发展中, 只有大力推进学术研究与档案收集整理工作的良性互动、建立健全档案管理制度、创新高校学术研究档案利用的手段、加强档案管理人才队伍建设, 才能更好地发挥档案管理对于高校学术研究的重要作用, 达到“以档促研”的目标。

参考文献

[1]倪丽娟.信息化背景下高校档案服务策略研究[J].档案学通讯, 2011 (5) .

[2]马蓉.论高校档案服务的必然与实现路径[J].大家, 2011 (7) .