人事电子档案

人事电子档案（精选十篇）

人事电子档案 篇1

1 电子信息化应用于人事档案管理的优点及必要性

企业人事档案采用电子信息化管理, 可以实现对各类资源的收集和共享, 有利于强化企业各部门之间、企业之间的联系与合作, 全面提高企业人事档案的使用效率和使用价值, 帮助企业更好地完成工作。企业在增添新人档案的时候, 利用计算机、互联网和电子信息系统, 可以减少新人资料的搜索时间, 方面快捷, 节省时间, 同时保证人员档案的有效性和真实性。企业人事档案实施电子信息化管理以后, 可有效减少信息的传输环节, 减少纸质档案的使用效率, 节约环保的同时还可以保证档案资料的完整性, 在使用过程中仅需要使用U盘等存储设备进行查看。此外, 人事档案实施信息化管理大大增加了企业的信息存储量, 提高了企业人事档案管理速度。具体来说, 企业实施人事档案电子信息化管理主要有以下几点必要性。

1.1 企业人事档案信息化管理是现代企业发展的需求

如今, 办公自动化已经逐渐完善, 企业在人事档案管理和应用的过程中大部分数据的使用都是用计算机和网络完成的。这就要求企业的人事档案管理必须尽快实现信息化、无纸化, 只有全面实现档案管理信息化才能适应企业的现代化发展, 提高企业的综合管理水平。

1.2 建立电子档案可以有效保护原始档案

传统企业的人事档案管理都是纸质档案, 人工管理需要付出很多的人力、物力和财力。但是实施电子信息化管理, 就可以在信息化条件下由计算机代替人工完成人事档案管理工作, 这在很大程度上节约了管理时间, 有效减少了档案的翻查工作, 同时网络空间是无限制的, 可以保存大量数据信息, 这对保护企业的原始档案具有很好的作用, 非常有利于延长档案的使用时间。

1.3 完善企业内部管理的必然要求

通过计算机和网络来完善企业的人事档案管理, 可以节省企业的人力、物力、财力, 同时可以节省时间, 提高工作效率, 有效降低企业的运营成本, 进而可以促进企业更好地发展, 为客户提供更加优越的服务。

2 企业传统人事档案管理存在的弊端

2.1 人事档案管理手段落后

目前, 我国虽然很多大型企业已经全面实施人事档案信息化管理, 但是还有很多小型企业未能全面开展档案的信息化管理工作。很多小型企业的设备不足, 办公硬件跟不上, 导致企业无法建立专门的人事档案管理办公室, 将所有档案全部集中在办公人员的办公室内, 而且存放设备简陋, 没有严格的保密性, 几乎所有人都可以轻松地接触到人事档案, 严重危及一些重要档案信息的安全性。同时档案管理工作人员不具备专业技能, 对人事档案管理没有给予足够的重视, 缺乏工作积极性。即便人事档案管理工作人员具备专业技能, 但是其综合素质较低, 无法科学管理、规划人事档案管理工作。

2.2 电子档案管理意识淡薄

很多人认为档案管理对企业的发展没有作用, 其实不然, 档案管理不仅可以优化企业工作人员的资源配置, 同时还可以帮助企业储备人才, 了解人才资源发展的前沿信息。但是在现实环境中, 企业档案管理人员非但不能及时整理现有人员的基本资料, 还经常发生丢失、遗漏等问题, 更没有人才储备的工作环节。此外, 有些企业的档案管理部分工作仍然停留在人工手写的环节, 资料填写随意性很强, 而且手写资料字迹潦草, 容易损毁, 造成人事档案的质量和完整度不高。

2.3 思想上不重视档案管理工作

很多企业领导认为企业的档案管理工作并不重要, 只要提高生产技术便可以全面提高企业的发展。其实不然, 企业人事档案管理对提高企业发展具有重要意义。企业人事档案管理可以优化企业的资源配置, 提高企业人事管理效率, 有效为企业吸收优秀人才。但是很多企业并未重视档案管理工作, 对此岗位只安排了一些“关系户”, 或者从企业其他岗位转过来的人员进行档案管理工作。这些人基本上都不是专业档案管理人员, 根本没有档案管理工作经验和基础, 仅仅对档案进行简单的整理, 根本没有充分发挥档案管理的优势作用。

2.4 信息化管理技术更新较慢

目前, 我国部分企业对人事档案管理虽然采用了信息化管理, 但是企业并没有根据发展需求对档案管理系统进行更新和维护。电子档案管理系统虽然有很多优势, 但是管理系统仍然需要人为地进行管理、维护和更新, 这样才能适应企业发展, 适应社会发展。然而我国的部分企业虽然引进了电子档案管理, 却严重缺乏对档案的管理与维护, 导致管理系统经常出现问题, 影响正常工作。

2.5 工作人员综合素质有限

企业档案管理曾经是最容易被企业忽略的岗位, 所以岗位职能看似并不重要, 因此档案管理职位基本上都是非档案专业人员进行操作。这些工作人员要么是企业工作人员的家属亲戚, 要么是从其他岗位转过来的, 根本没有档案管理的经验, 也没有相关的理论基础。同时, 企业未能对档案管理工作人员给予适当的培训。然而全新的电子信息化管理对档案管理提出了更高的要求, 不仅要具备档案专业知识, 还要具备相应的计算机和网络知识。原有的工作人员工作能力已经远远不能胜任现有的岗位, 综合素质亟待提高。

3 企业人事档案如何实施信息化管理

3.1 不断完善电子信息化系统

要想在人事档案管理工作中运用信息化管理, 首先要建立一个完善的信息化硬件管理系统。该系统要对企业的每一个科室的档案信息进行整理分类, 通过计算机网络实现信息资源共享, 有效提高人事档案电子信息管理的作用。

为了全面提高工作人员对电子信息化的管理和操作能力, 企业应该不断加强对档案工作人员的培训, 保证档案信息录入的真实性、有效性。为了保证企业档案资料的时效性, 工作人员应该对档案进行及时修改。与此同时, 企业还要做好对档案管理信息系统的升级维护工作, 保证信息系统的正常运转。

3.2 建立企业人事档案的信息数据库

人事档案电子信息化的实现, 首先需要把馆藏多年的纸质文件的内容输入到计算机人事档案管理系统中, 但是由于文件的数量过多, 延缓了工作的进展。这就要求企业加大对信息化改革的投入, 增加工作人员, 加快对纸质文件的扫描与输入, 并对资料进行整理和分类, 建立起一套由数据输入、整理、更改、信息查询及系统维护为一体的完整的档案数据库, 实现信息资源的网络与计算机一体化, 及进行信息的远程运输和区域化共享。

3.3 转变档案管理人员的意识

在企业人事档案传统的管理模式中, 在信息收集方面比较滞后, 难以适应信息管理的转换。因此, 企业需加强档案管理人员的安全意识, 做好档案信息管理的保密工作, 并确保档案信息不被恶意修改和破坏;为防止黑客入侵对档案造成破坏, 应确保网络安全, 做好防御工作;对重要的文件设定只读权限或进行加密, 以保障档案信息的真实性, 可以通过制定相关的规范标准, 来使档案得到规范化管理, 从而提高档案的使用效率。

3.4 企业需要加强对档案管理人员的培训

企业积极引进人事档案电子信息化管理, 这对该岗位提出了全新的要求, 为了适应企业现代化发展需求, 企业应该对现有工作人员进行适当的培训, 让其能够熟练掌握计算机和网络技术, 能够熟练应用人事档案管理系统, 保证人事档案的有效使用, 提高工作效率和质量。

4 结语

人类进入21世纪后, 科技迅速发展, 随着计算机技术的普及与应用, 以及现代企业的发展和高科技设备的应用, 使得传统的人工整理的人事档案已不能满足企业工作的需要, 企业人事档案电子信息化管理的应用变得愈加重要。

但是, 企业人事档案电子信息化管理是一项长期、全面、具体且重要的工作, 需要所有企业档案管理人员的积极参与和配合。

首先, 是数量庞大的原始资料的扫描, 使之成为数字化信息输入计算机中, 并根据资料的特点进行分类和整理, 成为系统化的电子信息。

其次, 建立完善的企业人事档案管理的电子信息化系统, 转变管理工作人员对档案的管理意识, 提高管理的安全性意识, 确保重要人事档案的真实性与完整性。

最后, 企业要加大投入, 建设完善的硬件设备, 减少不必要的设备损坏;选择科学合理的软件, 建设系统完善的电子信息化数据库, 并采取有效措施防止网络黑客的入侵和病毒的损害, 确保文件的保密性。同时提高档案管理人员的计算机与网络能力, 使信息的整理与分类更具科学性。

企业人事档案采用信息化管理可以切实提高人事档案管理工作的质量和效率, 推动企业发展目前我国企业人事档案信息化管理还存在一些问题, 普及程度不足, 但是相信经过一段时间的发展, 电子信息化管理可以广泛普及各个企业, 全面实现资源共享。

摘要：随着我国社会经济和科技的发展, 我国已经进入电子信息化时代, 各行各业已经实现电子信息化管理, 企业人事档案管理同样应用了电子信息化管理。电子信息化管理使企业的人事档案管理工作更加趋于规范化、科学化, 使企业的人事档案管理条理清晰, 更好地服务于企业发展。但是, 从目前我国企业人事档案电子信息化管理工作的发展现状来看, 其中仍然存在很多问题。本文主要对这些问题进行简要分析, 并提出相应的解决建议。

关键词：人事档案,电子信息化,管理

参考文献

[1]胡玉娥.浅谈数字化信息在企业人事档案管理中的应用[J].中医药管理杂志, 2011 (07) .

[2]周渝霞, 董文富.新形势下企业信息化建设的几个问题[J].现代企业, 2005 (08) .

[3]唐薇薇, 李秀艳.企业专业技术人员业务档案管理初探[J].中国企业管理, 2001 (04) .

[4]王东颖.今天你的人事档案有没有用?[J].人力资源, 2006 (09) .

[5]李玉才.让人事档案在危机中复活[J].人力资源, 2006 (09) .

[6]党群生, 王晓红.试析人事档案在现代企业招聘人才中的作用[J].兰台内外, 2007 (05) .

[7]王博.人事档案的阳光化——人事档案知情权解析[J].新西部 (下半月) , 2007 (11) .

[8]李翠萍.浅谈人事档案规范管理的条件[J].消费导刊, 2008 (04) .

[9]谭伟贞.人事档案发展的问题分析[J].商业文化 (学术版) , 2008 (06) .

人事电子档案 篇2

同志们：

为贯彻全国人才工作会议精神，创新人事工作管理方式，提高人事工作管理工作效能，推进我县人事档案信息化管理，今天由县委组织部和县人力资源和社会保障局共同组织召开人事电子档案信息录入工作会议，会议的主要任务是通过以会代训形式，部署和推进我县人力资源管理软件的使用工作。通过及时做好人员信息资料的录入、更新、维护和保密工作，确保信息资料的完整性和准确性，提高干部人事工作和人事决策工作服务水平。下面,我就结合当前的工作实际，做好电子档案建设，促进人事信息管理工作，讲几点意见：

一、人力资源管理软件使用现状

xxx年3月，我局在经费十分困难的情况下，累计投入xx万余元，整合编办与人力资源管理，融合中编办、国家人力资源统计处理、公务员管理和江西省高级人才信息系统数据采集软件等软件年终统计功能，利用三个多月时间，量身开发了xx县人力资源管理系统软件。同时，我们并安排专人负责管理，现已录入人员信息一万余人。使干部信息工作软硬件水平有了明显提高，为干部人事档案管理信息化建设奠定了基础。

二、存在问题

在干部人事档案管理信息化建设中，还存在着一些问题。一是个别单位重视不够。做好干部人事档案管理信息化工作，需要

各级组织人事干部共同努力，但一些部门领导对信息化管理工作重视不够，自去年开展人事档案信息录入工作以来，人员信息一直都没有更新，在一定程度上制约着工作开展。二是没有专职人事档案信息管理员，管理维护水平较低。信息录入后，也没有审核，以致有的干部信息因更新不及时或不全面，未经核实形成了错误信息，如我县教育系统部分小学，在录入人员职称信息时将小学高级职称（应列入中级职称系列），录进了高级职称系列，全县实有高级职称xxx余人，但在人事管理系统显示有xxx余人，导致事业单位职称统计数据的不准确。三是档案信息没有完全发挥作用。干部档案为干部人事工作和经济建设服务，多数是被动提供信息，查阅的大部分内容是自然情况、简历、职称、工资等，利用档案发现人才、推荐人才，为人才使用决策提供依据作用发挥得不好。受传统观念影响，提供利用档案主要方式是坐等上门服务，缺乏主动参与意识。

三、几点要求

使用xx县人力资源管理软件，建立行政机关和事业单位机构编制和人员基本信息库，是机构编制和人力资源管理的一项基础性工作，是实现机构编制和人力资源宏观总量控制和动态管理的客观需要，全面推进干部人事档案信息化建设是提高干部人事档案管理工作效率，更好地为干部人事工作和经济社会发展提供全方位、更准确、更快捷服务的现实需要。各有关单位必须高度重视、大力支持并切实做好这项工作。

1、要加强组织领导。要切实增强干部人事档案管理信息化意识。在全县统一使用xx县人力资源管理软件，是我县电子政务建设的重要工程之一，涉及面广，任务重，难度大，各有关单位和部门要高度重视，明确信息化工作人员和工作职责，精心组织实施，在做好本单位推广应用的同时，还要督促指导本系统所属事业单位做好相关工作，确保及时、高效完成工作任务。

2、要分工合作。根据软件的特点，各单位人员信息由本单位负责，按干部管理权限，分别由县委组织部、和人力资源和社会保障局审核。

3、要建立健全科级干部信息数据库。每年涉及干部任免、交流、调动、退休等信息量较大。通过网上协同化办公，并根据干部的调任、任免等情况随时录入、随时更新，建立较为完善的基本信息数据库,为县委选人用人提供客观准确的信息。保证干部信息的时效性、完整性和准确性。

4、加强信息库管理与维护，促进干部人事档案管理信息工作制度化。干部人事档案管理工作是一项系统工程，涉及的部门多，信息来源不统一。为了保证所采集的干部信息客观、及时、准确，各行政、事业单位要选好配强信息员，把政治素质好、责任心强、懂技术、会管理的干部选配到信息化工作岗位，专门负责该软件的管理，及时做好信息来源认定与入库、信息维护、信息安全保密工作。

5、要积极应用信息管理系统，提高干部管理工作效率。通

过应用人力资源管理系统，查询干部结构状况、统计分析、干部基本情况查询及提供有关干部材料等工作实现自动化，进一步提高工作效率。同时，扩大干部人事档案信息化涵盖的范围。将现代干部人事档案管理信息技术与干部选拔任用工作紧密结合，充分发挥现代信息技术在干部管理方面的优势，将信息技术应用到干部选拔任用管理的全过程，以干部档案信息化促进干部工作的民主化、科学化和规范化。

我的讲话完了，谢谢大家！

电子信息化的医院人事档案管理 篇3

关键词:医院;人事档案管理;信息化

中图分类号:G271文献标识码:A文章编号:1007-9599 (2010) 06-0000-01

Hospital Personnel File Management of Electronic Informatizaon

Li Kejia,Wang Li

(First Hospital of Handan City,Handan056002,China)

Abstract:The personnel management is an important basis for the selection of personnel use and management.As global economic integration and the expansion of network information,personnel file management information technology has become an inevitable trend of the times.This paper discussed the role of hospital personnel records management and analyzed the personnel file management information.

Keywords:Hospital;Personnel file management;Informatizaon

实现人事档案信息化、数字化就是利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段。提高人事档案信息的管理与利用水平,可以更好地发挥档案信息资源作用,为医院领导班子准确提供各类人才信息和用人依据,把人事档案信息的管理与利用从传统的手工方式转移到现代化的层面上来。

一、医院人事档案管理的作用

医院人事档案是医院档案的重要组成部分,反映了医护人员的专业能力、思想品德、科研水平和工作业绩等方面的情况,是开发人力资源的资源库。只有在管理好人事档案,才能加强医院人事档案管理,促进医院人力资源管理工作。通过档案,可以了解过去,总结经验,为科学管理提供重要的依据。将查阅档案材料与实际考察的业务水平、个人素质、思想言行、历史情况等原始材料有机结合起来。考察其德能勤绩等情况,准确地了解个人的情况,为人力资源的正确选拔和使用起到了参考作用。

二、电子信息化人事档案管理优点

(一)提高了管理工作效率

加强医院人事档案信息化建设,是医疗事业管理及办公规范化、标准化、系统化、自动化得以实现的基础。实现档案信息化管理,使人事档案管理从电子人事档案的生成、采集、验证、归档、入数据库到电子人事档案的利用等工作流程全部是通过自动化工作平台完成[1],使人事档案管理工作由传统的人工化向自动化、智能化转变,这样大大减轻档案工作人员的重复劳动,节省大量人力和时间,以进行事业单位档案信息资源的开发工作,提高档案的现代化管理水平,人事档案的管理和利用方式这种质的改变是信息化的需要,也是我国社会主义现代化的需要。

(二)利于材料的完整保存

通过建立以现有人事档案管理人员为主,多科室协作的电子文档归档制度,实现依靠现有医院中心人事档案室纸质档案立卷工作,利用电子信息建立管理医院人事档案

电子信息化人事档案管理,最大的优点就是有利于材料的完整保存,除了在信息输入时需要用档案原件外,很少再接触原件,延长了档案的寿命。而且可以在需要的时候进行上级部门的调用而实现长时期的保存完整。

(三)提高检索速度和准确性

实现医院人事档案管理的微机化,网络化,以档案的原始材料为依据,运用信息维护系统,将人事档案的信息录入微机,建立完整、准确的医院人事档案信息通用数据库。将信息数据库进行分类,尽力争取人事档案的数据化。通过数据库建设可以进行人员信息的查询、统计、整理、分析等,实现人事信息和公务公文的电子邮件交换和远程数据交换,实现资源共享[2]。同时,计算机的运算速度快,存储信息量大、计算精度高,可以及时给决策人员提供准确、全面,快速的人事资料和有关数据。从而使数字化管理系统有足够的信息基础可以实现高效、精确的检索,多种检索方式的综合查询既适合于各种复杂条件的精确查询,也可以满足各种模糊查询。

(四)满足医院的人力资源需求

在医院,影响人力资源需求的因素主要来自医院内部,有效的人事档案管理对分析医院内人力资源状况是否适应医院的改革与发展的要求有积极的作用。医院人事科以利于医院人才队伍建设为立足点,做好人事档案管理和人事档案信息的综合分析,为了适应新时期档案管理工作的要求,不断提高对人力资源的开发与管理水平,必须建立人事档案管理信息系统,实现个人基本信息的微机检索,不断扩大人事档案信息的内涵[3],以确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性真正做到人尽其才,才尽其用,进而为医院可持续发展奠定坚实的基础。

三、小结

在社会信息化大潮滚滚到来之际,大力开发利用档案信息资源己经非常现实的提上了各级档案部门的议事日程。加强档案信息资源的开发利用迫在眉睫。努力创造条件让现有的工作人员在实践中学习,通过在职培训的办法,使在职人员补上欠缺的现代科学知识和管理科学知识。要加强健全与完善医院人事档案信息管理系统,全面推进档案现代化,促进档案事业健康发展。选用一套科学的、合理的软件系统。强化领导的现代化意识,加大对档案管理工作的投入实现人事档案信息化管理,加强学习,建立一支高素质人事档案管理队伍,也要重视人事档案信息系统的维护。

参考文献:

[1]欧阳洁慧.实现科研档案信息化,提高管理与服务水平[J].广东公安科技,2007,3:35

[2]谭善梅.发挥医院人事档案信息在人力资源管理的作用[J].中国病案,2008,9,1:26-27

[3]李芝.人事档案信息化管理之我见[J].科技创新导报,2009,14:161

人事电子档案 篇4

关键词：流动人员,档案管理,人事档案管理,档案管理模式

随着信息技术的发展与技术的深入, 各学科都希望通过信息技术来推动学科的发展和相关实践活动的进步。在档案界, 无论是学术理论的探讨还是档案工作的实践来说, 信息技术成为了关注的热点。本文尝试从构建电子文件中心的角度出发, 来推动当前流动人员人事档案管理中一些问题的解决与改善。

一、我国流动人员的基本情况

我国的人口情况由上世纪六七十年代的集中稳定转变为现在的频繁流动。部分省市特别是长三角、珠三角及京津地区经济的飞速发展, 大量的农村进城务工人员、私企跳槽劳动者以及大学毕业生成为我国当前流动人员的主力军。根据统计数据, 2010年仅上海市外来常驻人口总量已经达897.7万人[1]。再加上近年来出国留学的门槛降低, 更多的人选择了出国深造, 数据显示, 我国在外留学生已有127万人, 这些无疑增加了我国流动人口的数量[2]。流动人员数量的猛增使我国流动人员的档案管理出现了许多混乱现象。这类现象的出现, 是与我国流动人员的分散性, 职业不确定性以及档案意识淡薄这三大特点密不可分的[3]。

二、当前人事档案管理中存在的问题

1. 流动人员人事档案管理权问题。

目前我国流动人员人事档案管理权较为混乱且不适应市场经济发展需要, 主要表现在:第一, 多头管理。虽然政治经济不断发展, 而对于人事档案信息资源的管理却未能与之衔接, 形成人事档案不只人事部门保管, 同时劳动部门、社保机构、金融机构都保管有与其业务职能相关的人事档案的现状。这样一来, 人事档案就难以成为一个相互关联影响的统一体系, 难以发挥人事档案资源的整合效用。第二, 只保管, 不利用。各部门对于保管的一部分人事档案并不积极进行补充更新, 不为用户提供利用服务, 而只进行单一保存, 人事档案资源难以实现利用[4]。

2. 人事档案相对人权利的保障问题。

保障相对人权利的问题同时也是人事档案相对人知情权的问题。我国推行的人事档案管理制度, 从某种意义上讲, 已经剥夺了相对人应当享有的基本权利。目前人事档案管理制度规定:不允许本人查阅自己及直系亲属的人事档案。然而这种保守的人事档案管理制度剥夺了相对人对自身人事档案的知情权。由于相对人对自身人事档案内容不了解, 使本应反映客观事实的人事档案, 却阻碍了档案相对人的发展。

3.“弃档”、“丢档”、“私自扣档”问题。

随着市场经济的进一步深入, 越来越多的“单位人”变为“社会人”, 而如今越来越多的私营企业在招聘时对应聘者人事档案不作要求, 使得越来越多的流动人员加入到了弃档大军之中, 流动人员“弃档”现象愈发严重。同时, 许多能力出众的跳槽者甚至著名企业家都曾面对这样的问题:原先就职的公司为了留住人才, 会将其人事档案以种种借口扣留不予转出。不仅如此, 由于一些单位档案管理人员自身业务素质不高、责任心不强, 档案的转递都由相对人自己携带甚至以发送快递的方式进行, 导致人事档案丢失的情况时有发生。

从以上情况来看, 流动人员人事档案在管理过程中仍存在很多问题, 因此建立流动人员人事档案电子文件中心显示出其必要性, 下文作者提出流动人员人事档案电子文件中心的建设构想。

三、流动人员人事档案电子文件中心的建立

1. 流动人员人事档案电子文件中心的基本建设构想。

吕元智先生在其《构建国家人事档案中心》一文中从整体框架上对我国人事档案中心的建设提出了合理的构想。而对于我国流动人员的人事档案管理, 则要结合流动人员的特点, 结合各地区的实际情况做以具体设计。笔者认为, 在全局构架上, 我国流动人员人事档案电子文件中心的建立可借鉴吕元智先生关于国家人事档案电子文件中心的建立设想, 即在一定区域内设立各级流动人员人事档案电子文件中心, 集中管理该地区流动人员的人事档案, 各区域的流动人员人事档案电子文件中心服从国家流动人员人事档案管理部门的管理, 即遵循国家“统一领导、分级管理”的档案管理原则。同时, 设立全国流动人员人事档案电子文件中心 (总部) , 总部架设在全国各区域的流动人员人事档案电子文件中心之上, 负责统一规范协调各地区级管理中心的工作, 制定相应的标准, 并负责建设维护中央服务器。各地区的流动人员人事档案电子文件中心负责该区域的流动人员的人事档案的管理以及人事档案的流动、转递, 不再由其他部门经手。

2. 流动人员人事档案电子文件中心的建设模式。

在建设模式的选择上, 可以在全国电子文件中心建设具备初步规模的大前提下, 将流动人员人事档案电子文件中心作为全国电子文件管理中心下的人事档案电子文件管理部门设立, 成为我国电子文件管理的重要组成部分。该方式具备的优势较为明显:首先, 以国家电子文件中心建设为基础, 人事档案电子文件中心建设方向明确。在国家电子文件中心建设的基础上进行专业化发展, 进行人事档案电子文件中心的建设, 较之独立建设有了成熟的建设经验, 可以移植国家电子文件中心先进的建设成果与方法建设人事档案电子文件中心。其次, 电子文件的数据格式与规范容易统一, 有利于人事档案电子文件信息的更新与传递, 同时方便人事档案电子文件的查阅利用。另外, 将人事档案电子文件中心纳入全国电子文件中心建设可以使我国电子文件中心建设成为一个完整的体系, 丰富了我国电子文件中心建设的内涵。一个全国的电子文件管理体系一旦建成并逐步丰富起来, 其带来的人事档案电子文件管理上的高效率是不可预估的。

3. 流动人员人事档案电子文件中心的基本职能。

在我国, 目前流动人员人事档案主要由各地区设立的人才交流中心进行有偿的接收管理, 主要是对该地区流动人员人事档案进行收集、整理、保存, 并提供必要的利用渠道。由于目前已发展较为成熟, 因此文中不再赘述。下面主要论述流动人员人事档案电子文件中心的特色职能, 这是与前文的建设构想相联系的:第一, 保持该地区流动人员的档案与其相对人的联系, 保持与各高校、企事业单位的沟通, 保证流动人员人事档案的动态更新。第二, 配合该区域人力资源中心做好人力资源开发研究工作。管理中心应合理利用人事档案信息, 配合开展该区域的流动人口普查工作, 从宏观上把握该地区的流动人员信息。第三, 积极开展流动人员人事档案电子文件中心的网络建设。网络建设是该管理中心开展相关业务活动、管理开发人事档案信息的核心与基础。管理中心应主动开展信息化工作, 通过统一的流动人员人事档案管理服务网络提高人事档案的管理质量, 探索人事档案管理的科技化道路[5]。

4. 流动人员人事档案信息化建设。

对于人事档案信息化建设, 重点应做好以下几方面工作。第一, 符合“双套制”管理。对于相对重要的人事档案文件信息化, 应采取双套制的保管模式, 对于流动人员和相应的人事档案电子文件中心, 双套制应表现在流动人员的人事档案纸质版本随流动人员的地区转移而转移, 而数字化的人事档案则与纸质文件保持动态的一致性, 随时更新, 随时存储。第二, 注重人事档案数据的安全与完整。而保证人事档案数据的完整则需要加强对数据文件运转流程中的元数据进行控制, 加强全程管理与前端控制, 对流动人员人事档案进行全程动态记录、更新。第三, 做好流动人员人事档案数据的开发利用工作。在国家规定的保密范围内, 可以提供一定阅览权限的检索入口或是有偿数据检索分析, 在充分利用人事档案资源的情况下, 更好地为社会服务[6]。第四, 建立全国性的流动人员人事档案电子文件数据库。由于电子文件形式的人事档案的生成、更新、转递、保管以及开发利用都要在数据库中进行, 因此要建立流动人员人事档案电子文件中心, 最根本的是要有相应的数据库作为支撑。笔者认为, 数据库服务器的建设应具备以下特征:第一, 统一性。流动人员的分散性和不确定性决定了其人事档案的电子文件要做到“档随人走”, 必须要保证电子文件的流动性, 若数据库结构与格式不统一, 则产生不同地区电子文件中心文件结构相异, 难以进行更新与转递。第二, 可扩展性。数据库服务器的可扩展性是适应我国流动人员和电子文件日益增多的必要条件, 因此在建设数据库服务器时, 要注重服务器的后续扩展。第三, 人机交互的友好性。建设流动人员人事档案电子文件中心宗旨之一就是要提高人事档案的流动能力和利用率, 因此电子文件管理与查询的便利性应该是衡量的关键指标, 具备良好的人机交互能力的数据库服务器应是数据库服务器建设的又一关键点。

构建我国流动人员人事档案电子文件中心是解决我国目前流动人员和其人事档案之间存在的矛盾与问题的重要方法, 同时也是构建我国电子文件中心体系的重要部分之一, 尽管从当前情况来看, 电子文件中心的建设仍有许多困难与阻碍, 但是, 通过管理实践与学术界的研究与探讨从而找到一条正确的道路, 可使我国流动人员人事档案管理发展得更好。

参考文献

[1]腾讯新闻上海资讯.http://news.qq.com/a/20110924/000347.htm.

[2]新华新闻.http://news.xinhuanet.com/overseas/2011-04/18/c_121317007.htm.

[3]宋熙东.流动人员认识档案管理研究[D].四川大学硕士学位论文, 2007.

[4]魏宇, 尚华.人事档案管理现状分析和对策[J].包钢科技.2010 (1) .

[5]纪红卫.关于构建我国人事档案中心的探讨[J].图书情报知识, 2002 (5) .

人事关系及人事档案委托代理协议 篇5

甲方：

乙方：（身份证号：）

经甲、乙双方协商，就乙方委托甲方代理乙方的人事关系及人事档案，达成以下协议：

一、甲方的责任

1．甲方负责办理乙方个人人事档案的接收手续；

2．甲方按国家和本市有关规定，为乙方办理缴纳养老、失业、医疗、生育、工伤五项社会保险手续；

3．存档期间或期满后，乙方如被企事业单位录用，甲方负责办理其人事档案关系的调转手续；

二、乙方的责任

1．存档期间，乙方全额担负缴纳养老、失业、医疗、生育、工伤五项社会保险金费用，保险缴费基数以当年本市最低缴费基数为准，乙方应按协议向甲方缴纳社会保险应承担的费用，保险费用按月或协议期一次交清；

2．自乙方人事档案存入甲方起，乙方每月向甲方交付存档费________元人民币，协议期间档案转至其他单位，其存档费不予退还。存档费按月或协议期一次交清；

3．存档期间，乙方的病、伤、残、死亡和意外事故等各种保险福利事务由乙方本人和存档期间乙方所在用工单位按有关社会保险规定负责联系处理；

4．乙方在协议期间，应自觉遵守国家的有关法律、法规，不得以甲方之名义从事任何违法违纪活动。否则，一经发现，甲方立即单方终止协议，脱离托管关系；

5．合同期满后乙方的再次就业，由乙方本人负责；

6.乙方如变更地址及联系电话应及时通知甲方，以便联系。如不及时，由此造成的责任概由乙方承担；

三、本协议期满即终止，乙方本人未联系调出或前来办理续保手续的，甲方有权将乙方的人事档案转交乙方户口所在地劳动就业服务管理部门按待业职工有关规定管理。

四、甲方仅为乙方托管人事档案，双方不存在劳动关系及任何行政上的隶属关系，乙方的就业、工资、福利、医疗、人身意外、退休申请及退休养老金的领取等均为自理。乙方在托管期间，其本人发生因病及意外伤亡事故导致的一切责任均由乙方本人承担，与甲方无关。

五、本协议单方或自动终止时，托管关系自然解除。

六、本协议未尽事宜，甲、乙双方应友好协商解决。

七、本协议一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等效力。自签字盖章之日起生效。

八、协议有效期为壹年，自2012年4月1日起，至2013年3月31日止。

甲方：（盖章）

乙方：（签字）

人事电子档案 篇6

什么是人事干部素质

（一）率先垂范，给人以榜样。做组织人事工作的同志在各个方面都应以身作则，率先垂范。要求别人做到的，自己首先做到，禁止别人做的，自己首先坚决不做；

（二）关心同志，给人以亲切感。一是在政治上关心同志；二是在工作上支持同志；三是在生活上照顾同志，做到以诚相待，平易近人；四是在困难上帮助同志；

（三）业务熟练，给人以精灵感。组织人事工作部门工作杂、矛盾多、任务重、时间紧、难度大、要求高、政策性强，要求从事组织人事工作的同志要刻苦学习，做到熟悉业务，了解情况，掌握政策；

（四）办事公道，给人以正义感。组织人事工作涉及到人们的切身利益，要求人事干部无论大事、小事，都应该坚持原则，秉公办事，不徇私情；

（五）善于创新，给人以进取感。随着时代发展变化的，总会有与现时不相适应的东西，这就要求组织人事干部要以时俱进，研究分析新情况、新矛盾、解决新问题、总结新经验，适应新时代的发展；

（六）踏实工作，给人以敬业感。要树立安心本职工作、热爱本职工作的思想，不为名利所困惑，愿做“无名英雄”，树立人事干部工作无小事的意识，力争在本职工作岗位上建功立业。

提高人事干部素质的必要性

从事本职工作多年来，经过长期与同行的交流和观察到的现象，人事干部素质的提高是必要的，从上级的重视程度到人事干部本身的工作水平和质量、选用人事干部等方面都是不规范的，比如：

（一）各级人事干部管理机构重视的程度还不够。除了一些干部人事档案管理上等级的单位以外，其它单位的干部人事档案管理部门大多都是兼职人员，有的还是出于工作照顾对象，有的甚至还不是党员；责任性、知识性、专业性都存在着不少问题；

(二)岗位专业知识技术培训还不到位。有的没有经专门业务培训就上岗，业务不熟悉，尤其新参加工作的人事干部, 不但不是该专业毕业,也没有经专门的业务培训,只好跟着边做边学；

（三）有的单位没有严格按章办事，出现新参加工作的毕业生档案下落不明；随意办理传递干部人事档案，甚至造成有的毕业生档案自己存放现象；

（四）没有规范的干部人事档案审查纠错机制，有的干部人事档案没经严格检查核对就发出去。不但纸张不规范，填写表格随便用纸、用笔、语言不当。就材料不全也没有及时追补续整,造成不必要的后续追补工作等等；

（五）各职能部门工作配合也不够好。在干部人事档案的利用过程中，各职能部门配合不密切，有的部门工作人员办事教条主义，各有自己的做法，部门整理档案的口径和标准不一致，给干部人事档案的规范化管理频设障碍。

提高人事干部素质和干部人事档案管理水平

就干部人事档案工作目前普遍存在的各式各样的问题，提高人事干部素质是十分必要的手段。人事干部素质的好坏，直接影响干部人事档案管理工作的管理水平。相反，干部人事档案管理工作人员管理水平也恰恰体现人事干部的素质，两者是有着密切联系的，也是相互作用的。人事干部素质的提高，是干部人事档案管理工作水平好坏的决定因素，是干部人事档案管理的质量保证，因此，在具备组织人事干部素质的同时，还要注意以下要素：

（一）领导重视是关键，各级领导应把人事干部素质提高作为政绩的量化条件之一。也就是要求人事干部达到怎么样层次的政治教育和文化学习，必须具备怎么样的文化程度和政治水准，真正使人事干部组织是一个让干部群众放心的可依赖的部门；

(二)干部人事档案管理工作人员必须有较强的责任心和事业心，要有严谨的工作态度和工作作风；正确树立人生观、价值观；牢固树立“工作就是服务”的信念，明确服务方向，端正服务态度和职业道德，这是每个档案管理工作人员必须具备的基本素质；

(三)加强专业技术知识的培训，不但要提高组织人事干部的政治素养和文化水平，还要注重提高专业技术水平，人事干部素质是多方面的，干部人事档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案管理工作人员的素质和知识水平，必须真正熟悉、掌握档案管理工作的各个环节和基本要求；

（四）强化对新技术的应用程度，充分利用电子技术实行从“纸质管理”转变为“电子信息”的升级，实现计算机数据库软件更准确更快捷的方式，不断挖掘档案中丰富的资源为干部队伍建设服务，为单位管理和发展提供科学数据；

结束语

综上所述，人事干部素质和干部人事档案管理水平，两者是有着密切联系的，也是相互作用的，人事干部素质决定人事干部管理水平，所以要做好干部人事档案管理工作，这两者都是不可缺少的，两者都要重视和提高，只有这样干部人事档案管理工作才能跟着时代发展的步伐。只有各级领导机构齐抓共管, 干部人事档案管理工作将会迎来新的春天。

（作者单位：广西南宁市第四人民医院）

人事电子档案 篇7

电子文件是指在数字设备及环境中形成, 以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖计算机等数字设备阅读、处理, 并可在通信网络上传送的文件。主要有以下特点:

(一) 操作方便, 自动分类组合, 便于管理。

传统的档案管理模式由文书处理部门立卷, 档案业务部门接收, 文件一年一归档。传统的档案管理十分注重档案的整理分类。因为是手工检索, 需要整理清楚, 分类精细, 将每份文件归入相应的类别和合适的案卷, 便于日后检索。分类和组卷花费了档案人员大量的时间和精力。在计算机管理信息系统中, 文件与档案的界限已不复存在。文书处理人员、业务人员和档案管理人员共享一个办公信息管理系统, 电子文件一旦形成, 可以马上储存, 随时归档。有关部门既可以将应归档的电子文件的最终版本经过整理, 按档案部门归档, 也可将在日常工作中形成的各种文件材料直接通过计算机网络系统随时传输到档案部门, 档案部门再根据归档的要求, 及时将有保存价值的电子文件信息下载或刻录到光盘等载体上记录下来, 转化为电子档案。

(二) 容量大, 体积小, 节省库房存储空间。

传统的纸质档案需庞大的库房和装具来进行存放和保管, 而电子文件载体所容纳的信息量是纸质档案所无法比拟的。在保管上, 它可以大大节省档案装具和库房空间, 降低保管成本。

(三) 检索快捷, 档案利用效率高。

利用者要借阅纸质档案, 必须到档案室或档案馆办理借阅手续, 借阅后如需复制档案, 还需办理审批手续。在办公自动化系统中, 储存电子文件的信息数据库是档案部门与办公业务部门共享的, 用户可通过办公室的电脑在档案部门的网络上直接查找并选择档案信息, 复制存储方便快捷。

二、电子文件对人事档案工作的影响

(一) 提高了人事档案归档的准确性和安全性。

传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象如不小心很容易致使档案损坏或丢失, 难以或无法弥补和恢复。而应用计算机后, 电子文件取代了以往的文字材料, 它是由拟稿者直接写在磁盘上, 并在磁盘上进行修改一经形成后, 马上存贮到办公信息数据中, 由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质的干部人事档案的材料收集归档如不及时, 就会致使有些干部档案材料不齐全。有些单位仍把多年形成的应归档材料积压在领导办公室或单位的库房里, 未及时送管档部门, 造成应归档的材料不能及时归档, 使干部档案的信息资源难以得到及时的开发和利用。而电子文件可随时产生, 随时完善, 随时存贮在计算机磁盘或光盘中, 确保了档案材料的安全性和准确性。

2、提高了档案管理的工作效率。

由于电子文件信息与载体的可分离性, 档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代, 因为实体分类的结果只能体现一种属性联系, 这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要, 但在当今电子文件的环境中, 文件的形式特征和内容特征均发生了变化, 电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序, 不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要, 利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

3、对档案管理队伍建设提出了更高要求。

一方面电子文件形成、归档、存贮和管理都需要依托计算机、光盘等信息设备, 这就要求我们的档案管理人员必须要熟练掌握计算机操作等相关专业知识;另一方面由于电子文件载体和信息技术的不稳定性, 要求档案管理人员必须掌握更加宽泛的信息技术和电子文件安全管理等相关技能, 并具备较强的职业操守。

三、档案界所应采取的对策

1、做好归档电子文件的技术处理工作。保护好电子文件的原始信息, 通过采取技术处理, 将已归档的电子文件改为“只读性”文件, 即只能读不能写的不可更改的文件, 从而识别和保护电子文件的原始结构, 保证电子文件的可靠性, 使之与纸质文件一样发挥社会效用。

2、解决好电子文件的保存问题。目前, 鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性, 以及电子文件的易修改性, 将重要的电子文件制成光盘等拷贝存档, 以确保数据的安全。对于长久保存的电子文件, 需要定期进行复制, 以防止信息损失。

3、采取“双轨制”的归档措施, 保障信息安全和方便利用。由于印章和签署是文件生效的主要标志, 在现在技术条件下, 对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。目前, 电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”, 归档内容形成“两套制”, 即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档, 形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址, 同时, 在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址, 以便利用时参照互补。

人事电子档案 篇8

关键词：人事档案,含金量,再增值,人事资源管理

人事档案记载了个人学习、工作经历, 职称奖惩, 社会关系等全面信息情况。传统人事档案从毕业到踏入工作岗位一直跟随着个人, 是记录个人信息的重要档案。随着传统人事制度的变革, 企业在选拔和聘用人才时不再像传统聘用职员一样把人事档案看成衡量人才的唯一标准, 而是将个人的人事档案信息变成人资管理中的一部分, 辅助企业选才、育才、用才, 留才, 积极的促进和提高企业的综合竞争力。

人资管理部门要做到挖掘员工潜力、知人善任、人尽其才, 离不开人事档案管理的利用, 人资管理部门要掌握并且整理员工真实全面的个人信息, 提取和归纳有用信息, 例如员工的学历、工作经历、技能、职称、实际工作中的业务水平以及业务素质。人资部门通过人事档案的整理和利用可以为企业选拔人才、重用人才提供有力的参考信息。

一、提升人事档案含金量, 实现人事档案再增值的措施

伴随着人事体制的改革和创新, 人事档案管理也需要不断突破和完善, 以便适应市场竞争新形势。人事档案的管理要从服务方式、服务功能、服务范围等方面着手, 提升人事档案的含金量和利用价值, 为单位提供全面可靠的人才信息参考服务。人事档案是人才信息的缩影, 是个人在学习、工作、实践活动中形成的记录, 人事档案是人才德、智、能、技、勤的全面综合体现, 能够为单位挖掘人才、培养人才、使用人才提高良好的参考。

(一) 强化人力资源管理部门对人事档案的组织和利用

人事档案管理工作应该得到高度的重视, 人力资源管理部门应当对档案管理工作定期进行自检和问题分析, 及时解决工作中存在的相关问题。并且人资管理部门应该建立人事档案管理考核机制和完善的管理系统, 单位上级部门应当定期对人事档案管理工作进行定性定量考核, 促进人事档案管理工作的不断升级和突破, 并且应当对人事档案管理工作进行分级分类指导, 使人事档案管理工作更加规范和科学、合理。

(二) 提高人事档案管理人员的综合素质

良好的业务素质和科学合理的工作方式是人事档案管理规范化、内涵化、合理化的基础。随着市场经济的发展, 企业直接的竞争越来越激烈, 对于人才的需求越来越大, 人资管理部门对人事档案管理工作也需要不断突破和创新, 不断提升管理方式, 为企业的才人利用提供更好的参考。因此对档案管理的素质和业务技能要求越来越高, 人事档案管理人员不仅仅要掌握专业的人事档案管理系统理论, 还要会运用信息家属进行档案整理和分类。人资管理部门需要加强队伍建设, 定期组织管理人员培训, 加强档案管理人员的技术和技能, 将信息技术新技术运用到档案管理中, 提升档案管理水平, 更好的整理、分类、利用档案。科学的管理方式、不断创新的管理手段都是提高档案管理含金量和价值的必经之路。

(三) 扩大档案管理的内容范围

企业竞争激励, 人才竞争也白热化。企业考核人才的内容也越来越广泛, 人才的学历、培训经历、工作经历、职称晋升、专业技能、奖惩情况、业务素质等等材料越来越多, 因此, 人资管理部门在对人事档案管理过程中, 档案管理的内容和内涵也应该随之不断的丰富和完善, 整理归档更多的个人信息, 更好的反应人才的综合实力。另外, 还应当整理和分类关于权威部门认定的业绩考核及专业能力。人事档案应该能够真实有力的反应个人经历, 工作表现, 行为轨迹, 重大事件或者奖惩情况, 归纳和整理所有选拔人才需要的信息。

(四) 利用信息技术, 实现现代化档案管理

随着计算机网络的普及, 人事档案工作应摆脱旧有模式, 改变手工操作方式, 充分借用现代化多媒体手段, 将个人的档案资料输入计算机, 形成数据化的档案资料, 逐步创建电子档案, 实现个人基本信息的微机检索和联网查询。同时, 主动提供服务, 形成一个面向人才市场、面向社会开放的人才信息系统, 使人事档案信息资源得到最大限度的开发与利用。

(五) 保证人事档案的真实性和实效性

真实性是人事档案最基本的特性。人事档案管理工作应在原有基础上进行清查、核对人员信息, “去伪存真”, 并严格把关, 细致鉴别, 对内容不实的材料坚决不予归档, 确保人事档案的权威性、真实性和准确性。在此基础上, 加强人事档案的动态性管理, 定期对原有的人事档案进行审核鉴定, 剔除无保存价值的内容, 及时补充新产生的有关个人业绩、经历等方面的材料, 不断增强人事档案信息的时效性, 使其记录内容全面、客观、动态, 能够反映出最新、最全的个人档案信息。

二、结语

信息时代的来临, 对人事档案管理工作既是机遇也是挑战, 人资管理部门应该顺应企业发展需求, 在人事档案管理工作不断创新和突破, 加强档案管理的内涵性和科学性, 使人事档案管理能够成为人才信息的载体, 是企业能够更好的知人善任, 挖掘人才, 使企业的综合竞争实力能够不断提升。

参考文献

[1]高素英.企业人事档案管理如何创新求发展[J].广东档案, 2010 (05) .

[2]吴洁.基于人事制度改革大环境之下的人事档案管理创新研究[J].中国军转民, 2010 (05) .

[3]张海滨.析人事档案管理工作[J].山西档案, 2010 (S1) .

[4]刘福芹.谈人事制度改革背景下的人事档案管理[J].黑龙江档案, 2011 (02) .

人事档案在人事测评中的利用 篇9

关键词：人事测评,人事档案,保密性,真实性

人才的重要性在当今社会越发体现出来, 然而如何选拔使用人才成为一件日益严峻的难题。人事测评则是一种基于个体差异的科学选拔人才的方法。人事测评是在人事管理领域里应用专门的手段和工具, 依据科学的测量和评价原理, 针对特定的人事管理目的, 如招聘、考核、晋升、培训等, 对人的素质进行多方面系统的测量和评价, 进而为人事管理、开发提供可靠的参考依据。

一、人事测评中要用到人事档案的原因

人事测评属于人力资源管理的范畴, 人事档案是我们档案家族的成员, 之所以在人事测评中用到我们的人事档案, 不仅是因为他们都是以人为主体开展工作, 而且最主要的是基于以下两点。

1. 人事测评和人事档案的目的相似。

(1) 人事测评的目的。它主要概括为三个方面: (1) 选拔和培训。根据组织的目标所要求的人力资源的要求来招聘人力, 并安置到预先规定的岗位从事所要求的工作, 以实现期望的绩效。或者利用人事测评来考核现有人力资源的状况, 针对人力资源现状与企业目标要求之间的差距进行培训, 以满足企业的发展需求。 (2) 考核。组织的考核不仅包括业绩的考核, 还有员工的表现, 包括对组织的投入、工作态度等等, 也就是对人进行考察、评价, 这都需要人事测评的技术, 使得考核做到有效、可信、公正、客观。 (3) 职位调动。职位调动主要包括升职、降职和平级调动。它们都需要人事测评的工具对人员进行系统的评, 从而为组织的目标服务。 (2) 人事档案的作用。人事档案是人事工作的重要组成部分, 它最直接的作用体现在对单位人员的考察、使用、提拔上, 是选人用人和正确使用人员的重要依据。同时, 人事档案与组织的人才战略和人才规划问题有着不可分割的关系。而人才战略和人才规划, 关键在于人才的培养和管理, 主要体现在健全的育人、用人、留人的人才体制上。人事档案是人才培养和管理过程的详细记录, 人才业绩经历的有效证明。它要比个人履历表更为真实可靠, 为组织提供最为真实可靠的关于人的凭证性信息, 为组织和单位的目标服务, 并最终为组织和社会服务。

总之, 无论是人事测评还是人事档案都涉及到人员的选拔、录用、培训和晋升的信息。并且他们不光表现了个人的发展变化的历程, 而且最终目的都是相同的, 从为组织的目标服务上升到为社会的发展进步服务。

2. 人事测评和人事档案的内容相同。

(1) 人事测评的内容。如上文介绍的, 人事测评的内容主要是关于测评员工的身体素质和心理素质的个体特质。其中身体素质包括体质、体力 (遗传和获得) 、精力。心理素质包括文化素质 (学校教育程度、自我学习程度、社会化程度) 、品德素质 (政治品质、思想品质与创新意识、道德品质) 、智能素质 (知识、智力、技能、才能) 、心理健康素质和其他个体素质。 (2) 人事档案的内容。人事档案是反映个人经历、思想品德、业务实绩、个性特点、专长爱好等情况的原始记录。它包括: (1) 履历材料; (2) 自传材料; (3) 鉴定、考核、考察材料; (4) 评定岗位技能和学历材料 (包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料) ; (5) 政审材料; (6) 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料; (7) 奖励材料; (8) 处分材料; (9) 招用、劳动合同, 调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料; (10) 其他可供组织参考的材料。

尽管人事测评和人事档案所表述的内容不同, 但实际上, 他们包含的内容都是关于个人外在的身体状况知识技能和内在的思想品德智力能力情况。综上所述, 人事测评需要人事档案提供个人的真实资料和信息, 人事档案也需要通过人事测评实现自己的利用价值, 以便实现员工个人和组织的共同发展。

二、人事档案在人事测评中的作用

人事档案是在人事管理活动中形成的, 记录和反映个人经历、德才能绩、工作表现, 为人才开发提供信息和数据。人事档案在人事测评中的作用具体表现如下:

1. 促进人职匹配。

人和人之间千差万别, 这种差异表现在我们的人事档案里, 也正是由于个体的差异才有了人事测评, 在人事测评中, 它要求合适的人在合适的岗位上。因此在设置测评的题目和测评方法时要考虑不仅考虑工作职务的需要, 而且也要与被测评人员的背景联系在一起, 确定测评的范围。例如, 在人事测评中要求区分管理人员的特质、科技人员的特质和操作工人的特质。从人事档案中我们可以了解到一个人最真实基本的情况, 包括身体状况, 学历、职称、技能等。从而人事档案中最基本的信息可以将人员的岗位初步定为管理人员、研发人员、操作人员。具体的来说, 比如在测评中考查某司机的手脚灵活性和基础技能的熟悉程度, 通过其个人档案发现被测评人员文化水平比较低, 但驾驶经验丰富, 那么就不用采用纸笔测验和计算机测验, 而要通过面试的方法测评其驾驶的基本技能方面的素质。再者, 组织就根据不同的工作的特点, 找出能胜任该工作的人员特点。教育背景和学习成绩在一定程度上是判断个人潜力的重要依据。在进行选拔性测评时, 需要人员有较高的能力、技能及相关经验。档案中记录了每个人的人生轨迹, 反映出他所获得的成果, 依此判断适合他的岗位。虽然获得以上信息, 不仅档案做得到, 通过简历、面试的方法都可以知道。但是, 相比而言, 档案比其他方法更加真实可靠, 而且, 从档案中可以获取更多的信息, 以促进人职匹配。

2. 提高人事测评的效率, 减少成本。

通过人事档案的信息, 可以减少人事测评的内容。首先, 资历在素质测评中起着重要的作用, 而人事档案对资历的考查最为详实, 减少实际调查的工作量, 提高了工作效率, 节省了时间。其次, 利用人事档案的内容减少需要测评的素质项目, 例如, 在空港边防检查员的素质中需要测评道德品质, 智力中需要测评智力因素中的外语水平。这就可以根据我们档案中关于这些内容的材料, 比如入党材料、鉴定材料、外语技能材料来评价被测评人员在这方面的要素标度。并且在人事档案能够提高人事测评的有效性, 采用现有人事档案中数据, 根据以往的测评分数和绩效资料来决定测评的效度。最后, 由于测评往往是通过专门的测评机构进行的, 需要一定的费用, 因而通过人事档案的考查不仅压缩了工作量, 还节省了某些测评的成本。

3. 凭证参考作用。

由于档案的原始记录性, 使得对人员的学历、技能等等考察都要依靠个人档案来证明其真实性。从人事测评的过程来看, 基本上分为四个阶段:准备阶段、实施阶段、测评结果分析阶段和测评结果反馈阶段。在它的准备阶段和测评结果反馈阶段都需要我们的人事档案提供个人信息。其中在准备阶段提前收集一些必要的测评数据和资料是很重要的, 是实现人事测评量化的前提, 也是减少测评误差的一种手段。提前收集的测评数据包括测评对象的基本信息, 还有以前已测得的信息或个体档案中可以为当前测评提供参考的信息。在此, 我们个人档案的学习情况与工作的绩效、家庭情况、社会关系、组织与群众的评价意见等等材料, 都可以成为素质测评与录用决策的重要依据。同样的在测评结果反馈阶段, 也可以通过个人档案中的学习工作情况和鉴定、考核、考察材料等等来反馈测评的结果, 因为一个人的特质短时间内不会发生重大改变, 无数的事实证明, 一个人其过去的表现反映了现在和将来的表现趋势。通过被测评人员的测评结果与以往的表现对比, 可以减少测评的误差。

四、对人事测评中利用人事档案的思考

1. 加强人事档案材料的收集工作。

现有人事档案收集的材料呈现相对静态, 侧重于个人的历史记录, 不能反映个人现在的发展现状、工作业绩、个性特点, 因此无法满足用人单位的实际需求, 所以扩大人事档案收集范围, 充实内容, 切实为用人单位和社会提供参考。另外, 随着我国人事制度改革的体系的建设, 人事档案应当成为用人单位全面考察了解个人情况提供有力的依据。

2. 由消极利用变积极利用。

由于人事档案管理是一项政治性强的工作, 其管理按照密级进行, 所以, 人事档案大部分时间是"养在深闺人未识"的。在服务上较为消极, 而且审批手续烦琐。人事档案要发挥其作用, 在社会上寻求自己的一席之地, 必须不断创新服务观念和服务对象, 让社会和组织广泛利用, 充分发挥人事档案经济效益和社会效益。

3. 档案利用人员意识的提高。

目前人事档案的利用意识普遍不强, 要加强利用人事档案意识的宣传, 让大家充分意识到人事档案背后是重要的人事管理, 使全社会真正认识到人事档案的重要性, 认识到人事档案的价值和作用, 促进人事档案资源的开发利用。同时, 我们档案管理人员也要积极开发人事档案的内容信息, 为人力资源管理服务。

4. 档案分析与实际调查的结合。

在人事测评中, 不仅要运用档案分析的方法, 也要利用档案提供的信息进行实际调查, 更好地为人事测评服务。因此, 人事档案的管理人员, 必须与时俱进, 不断解放思想, 学习新知识新技能和现代的管理理念、手段和方法, 做好档案信息的收集、开发和利用, 以适应人事档案管理的发展需要。

参考文献

[1]唐宁玉.人事测评理论与方法[M].东北财经大学出版社, 2006年.

[2]尤欣.浅谈人事档案利用[J].陕西档案, 2009 (4) .

文书档案与人事档案内容之比较 篇10

关键词：文书档案,人事档案,内容比较

一、概念定义

档案是记录人类社会实践活动各种信息的载体, 是人类在从事各种社会实践活动中产生的。这些社会实践活动涵盖了物质生产活动、科学研究活动、社会管理活动等社会一切领域。档案是一种普遍的社会现象, 是历史的原始记录。根据1987年颁布、1996年修正的《中华人民共和国档案法》规定:档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。一般企事业单位的档案又分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、特殊载体档案和业务档案等诸多方面。

文书档案是指机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的, 由通用文书转化而来的, 反映党务、行政管理等活动的档案。它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动, 如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。文书档案通常是由办理完毕的具有保存价值的文书转化而成, 文书档案是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中, 为互相联系和处理事务等实际需要, 用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。实际上, 文书档案是指行政管理档案, 即在社会行政管理活动中由行政或曰政治性公文转化而成的档案。人事档案是一个人在不同阶段成长过程中个人经历的真实记载, 记述了个人经历、思想品德、业务能力、工作状况以及所受奖罚等各方面信息的原始记录。由此可见, 文书档案与人事档案同源同宗, 在形成的过程中本身就存在着许多相同之处, 也存在着较大的差异, 本文将主要从其内涵和外延两个方面来加以比较。

二、内涵比较

文书档案与人事档案管理在内涵上存在着较大区别, 它们内容的历史纵深性与横向性都有着量与质的区别, 其信息涵盖面也完全不同。

首先, 文书档案管理内容的纵深性更为久远。我国文书档案的历史可追溯到秦朝, 秦始皇在统一六国后, 建立了我国历史上第一个统一的中央集权制的封建国家, 为适应统治的需要, 秦王朝统治者建立了比较严格的文书档案管理制度和尊君抑臣的文书档案制度, 还设有管理文书档案的官员, 在地方也设置了官吏, 掌管文书档案。文书档案的历史在经过秦汉、三国两晋南北朝、唐宋元明清后, 发展日臻完善与成熟。管理内容、范围也日渐宽泛, 尤其是清代的文书档案管理工作非常繁杂。辛亥革命后, 孙中山领导的南京临时政府革除了封建文书档案工作的旧习, 以及官府文书中具有封建等级色彩的称谓, 鲜明地体现了资产阶级民主共和的精神, 使文书档案工作面貌为之一新。文书档案的管理内容也随着社会的进步在不断地发展变化。

文书档案材料的内涵也具有丰富性和多样性。内容可从三条主线来概括。一是以文字为主体, 配合数字、图表等, 用来记录和表达有关信息的文件材料。二是包括党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理等方面内容。三是特殊材料的载体。随着科技的发展, 以声像、图片、碟片等特殊载体的档案材料逐渐增多。文书档案的文字性材料内容面广量多, 如各种决定、意见、制度和办法;发展规划、工作计划、方案、工作总结和大事记;工作报告、请示、批复和通知;会议报告、决议、纪要、记录和经验交流材料;调研报告、调查报告和可行性研究报告;章程、合同和协议;人民来信及查处材料、案件审理材料等。

人事档案管理的内容相对要单一、简洁得多。它是指国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的, 记述和反映个人经历, 德才能绩、工作表现的, 以个人为单位集中保存起来以备查考的文字, 表格及其他形式的历史记录。它的内容来源于一定单位的人事管理活动, 国家在用人治事, 以及处理与人有关的事情时所形成的文字材料。是反映一个人经历、思想品德、业务实绩、专长爱好等情况的原始记录, 是个人情况的如实记载。

其次, 文书档案与人事档案材料形成的主体有很大差异。文书档案是机关、团体、企事业单位等社会行政管理活动中产生的信息载体, 材料形成的主体是法定机关、团体、企事业单位、经营管理部门、生产部门和个人。文书档案材料在形成的过程中大部分以统治者或行政机关管理部门为主, 其材料产生的主体以单位居多。主体对象主要是单位或组织, 由个人所产生的信息资料仅仅占有极少的部分。人事档案材料所汇聚的信息基本都是个人在不同的人生阶段累积所形成的重要的有凭证作用的材料。其主体虽有组织但基本以个人为主。

再次, 从文书档案与人事档案内涵比较明显可以看出:翻阅文书档案我们不难发现它是国家或单位发展原始信息的总载体, 可以揽阅社会或单位历史变迁的总体风貌与现实状况;它既体现历史发展的纵深性, 又反映当前横向关联性。而人事档案管理的内容则以条线式为发展脉络, 主要以个人的人生社会活动的各个阶段所形成的具有参考和利用价值的信息资料为主。

三、外延比较

文书档案与人事档案都是人类社会活动历史的原生信息记录, 都具有很强的凭证作用与借鉴价值。是研究社会、单位与个人的真实佐证。在内涵上有很多的共性与个性, 同时在外延上也存在着较大差异。

文书档案材料涵盖到党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理等各个方面。以高校文书档案归档材料的范围来看, 归档文件一般分为:党群、行政、教学、科研、仪器设备与科技开发、出版物、基建、财会、外事十大类, 几乎涵盖了一所高等院校的所有归档材料;甚至把与文书档案并列的财会类和科研类都列进去了。由此可见, 文书档案材料内容的宽泛性、包容性与丰富性。一旦我们工作需要查阅有关学校教学、基建或历年毕业生成绩等不同方面的信息, 文书档案即刻会提供详尽而全面的第一手资料, 这时便有一种踏破铁鞋无觅处, 得来全不费功夫的喜悦感和成就感。

人事档案管理内容的外延则相对要单纯得多。人事档案是反映一个人经历、思想品德、业务实绩、专长爱好等情况的原始记录, 是个人情况的如实记载。如:履历表、职工登记表、自传、考核表、鉴定表、录用职工表、转正定级表、调资表、干部任免表、奖励材料、处分决定等有查考价值的各种文字、表格材料。人事档案同样也以十大类来概述其内容:第一类囊括了个人一生的全部履历经历;第二类主要是反映自传和属于自传性质的信息;第三类涵括了一切考察、考核、鉴定材料和审计材料;第四类则是人生最精华信息的浓缩:主要有个人学历学位、职业 (任职) 资格和专业技术职务 (职称) 、培训信息、反映科研学术水平的相关内容和材料;第五类是政审材料;第六类包含了一切党、团组织建设工作中形成的材料和其他组织材料;第七类所有表彰和奖励有关信息;第八类涉及一些违纪违法材料;第九类信息与第四类的内容同等重要, 如果第四类侧重反映的是个人学历、职称和科研培训等信息, 第九类则是历次工资 (待遇) 变动、职务晋升、工作调动等与经济利益密切相关的所有资料, 以及出国 (境) 材料和党代会、人民团体和群众团体代表会议, 民主党派代表会议等形成的材料。本大类涉及的信息历史时间跨度最长, 信息量最为广泛, 其价值也不可估量;第十类是其他材料, 诸如毕业生就业报到证 (派遣证) , 人事争议仲裁裁决书 (调解书) , 公务员申诉处理决定书等有参考价值的材料。

虽然人事档案与文书档案的归档材料范围皆分十大类, 此十类非彼十类。作为文书档案其外延的包容性无论从哪个角度看它都是还原历史的一种特殊使命, 也是研究一个国家或企业事业单位历史的必要条件。查阅人事档案, 我们更像是一个旁观者在见证一个人的人生历程。薄薄的一卷人事档案, 无论你走到哪里它都会如影相随, 不论你是否在意, 人事档案一直都在默默地陪伴, 好像与个人是两条的平行生命线。

参考文献

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