美国高校档案网站

美国高校档案网站（精选八篇）

美国高校档案网站 篇1

关键词：美国高校档案网站,网站设计,内容建构,功能定位

高校档案网站是高校档案部门面向网络虚拟世界的一面窗口, 是信息时代发展的趋势和社会信息化的必然要求。但是由于高校相关部门的档案意识不强、重视程度不够、资金和技术缺乏等方面的原因, 我国高校档案网站建设仍然有些不尽如人意的地方, 如信息内容不完整、更新速度慢、网页设计不够新颖、检索水平低、网站的管理与维护有待加强等。

哈佛大学成立于1636年, 是美国一所历史最悠久的大学, 也是西方世界最著名的大学之一。哈佛大学的档案馆建立于1938年, 主要是为大学的行政, 学术研究和编纂校史服务的, 档案馆保存着自建校以来学校三百多年来的行政性文件和学术性文件等重要历史档案。本文以哈佛大学档案网站 (http://hul.harvard.edu/huarc) 建设为例, 分析美国高校档案网站的建设情况, 以期对我国高校档案网站建设有一定启发借鉴意义。

一、网站设计科学

1. 网页设计美观。

主页是一个网站的门面, 其设计的好坏直接影响访问者的兴趣。哈佛大学档案网站的主页设计给人以简洁、大方、清晰的感觉, 视觉感强。排版布局疏密有致, 井然有序;栏目导航简单清新, 让人一目了然, 不像有的网站布局紧凑而混乱, 内容庞杂而零乱, 很容易使访问者产生视觉疲劳而又找不到自己需要的页面, 进而失去浏览的兴趣。哈佛大学档案网站主页上的照片, 均为黑白颜色, 界面是浅绿与白色相间, 给人稳重、精致、严肃的感觉, 深沉典雅、艺术性强。网页还使用一些提示性图标、新闻照片、学校宣传图片, 有的图片以动态形式出现在网页上, 适合“读图时代”访问者的访问心理。总体来说, 网站的各元素的选择和使用统筹协调, 整体风格统一定位, 整体视觉效果比较好。

2. 导航栏目设置合理。

网页栏目设置的数量和质量要求合适科学, 各栏目之间的分类标准要严格明确, 每个栏目提供的名称与内容要相一致, 否则会影响利用者的利用心情和利用效率。一个名不符实、敷衍了事的栏目设置很难给用户留下深刻的印象, 更别指望用户经常登陆网站。哈佛大学档案网站的导航栏目设计简单有序、主次分明。主页设置了10个栏目, 涵盖面广。栏目名称与内容能够匹配, 用户通过名称就能大致了解栏目内容, 这样方便用户的选择, 即为用户节约了时间, 又提高了网站的知名度。哈佛大学档案网站在栏目设计上还充分考虑了档案馆与用户的交流与对话, 把功能性栏目放在主导位置, 突出服务型的功能定位, 用户可以和档案馆进行交互式操作和双向交流, 满足了现实用户和潜在用户等各种用户的不同需求。

二、网站信息内容丰富

建设档案网站的目的是为网站用户提供所需的各类档案资料信息, 信息充足准确, 这样用户才愿意光临, 网站的信息才有生命力。档案网站应该首要遵循的原则是“内容永远第一”的原则。网站的信息内容是档案网站建设的核心, 内容的好坏直接决定了一个网站建设的质量[1]。

1. 信息内容全面。

哈佛大学档案网站提供的信息内容全面丰富, 涵盖了哈佛大学建立以来的行政性文件和本校师生既往的各种学术成果的学术性文件等珍贵的历史资料。档案网站还收录了大量的关于哈佛大学和美国革命、美国南北战争、第二次世界大战等方面的资料, 满足了不同层次、不同级别的档案利用者不同程度的需求。哈佛大学档案网站不但提供了大量的文本档案、图片档案, 而且还有视频、幻灯片等多媒体档案信息, 增加了网站的可读性和吸引力, 丰富了网站的内容和形式, 满足了档案用户的多种需要。

2. 信息内容更新周期快。

哈佛大学档案网站的日常管理和维护较为及时, 从网页显示的更新日期和信息内容来看, 档案信息内容更新速度较快。经常更新档案网站内容, 不仅能给访问者带来新鲜感, 同时还能起到意想不到的宣传效果。

3. 信息内容整合程度高。

哈佛大学档案网站不仅提供了大量的一次文献信息, 而且非常重视二次、三次文献信息的编研, 以满足不同层次用户的不同需求, 以及同一个用户不同程度的需求。该网站还提供了很多档案搜索指南、历史收藏大纲、哈佛大学档案研究指南、大学记录等许多珍贵资料, 以字母顺序查找, 方便快捷, 可用性强。该网站的友情链接, 其数量和质量都是首屈一指的, 能够更有效、更迅速的吸引访问者, 扩大网站的影响力, 即避免档案网站“孤岛现象”的出现, 也有助于本网站的宣传和推广。档案用户可以通过这些链接实现信息多途径的沟通、全方位共享, 有利于各高校档案网站之间和其他档案机构信息的相互交流、互相学习, 提高档案网站内容的集成性和便利性。

三、网站功能齐全

1. 宣传功能。

档案网站是网络环境中档案馆形象的缩影, 利用网站宣传档案馆和档案工作, 传递迅速, 而且宣传面更广, 读者更广泛, 能取得更好的宣传效果[2]。高校档案网站可以成为档案工作、档案机构和档案职业形象宣传的有效工具, 可以利用库藏档案资源进行宣传, 还可以宣传各种档案知识、各类档案服务项目等, 通过宣传, 进一步扩大档案工作的社会影响力, 增加全社会的档案意识。哈佛大学档案网站不但提供了档案馆概况和发展历史等信息, 而且还提供了哈佛大学及其附属单位的档案资源等方面信息;该网站还收藏了如《1654-1885年哈佛校长的论文选编》等珍贵资料及相关照片, 全方位、多角度地宣传了哈佛大学, 有利于访问者更全面的了解哈佛大学档案馆的档案和档案工作。

2. 检索查询功能。

档案检索工具是记录、报道和查找的工具, 具有桥梁、交流、管理的作用。哈佛大学档案网站的检索系统技术水平很高, 可为用户提供高级检索、站内搜索引擎等多种检索手段。用户可以按主题、专题、作者姓名、单位名称、地名等多种方式, 进行多项目检索, 具有很强的实用性, 方便用户快捷、准确的查找自己需要的档案, 既省时、省心又省力, 符合用户的需求心理。更值得推荐的是该网站里的有些信息是按字母顺序查找, 简单易行, 为用户节约了大量的时间和精力, 在一定的时间里可以查找更多的档案资料。

3. 服务利用功能。

哈佛大学档案网站不局限于业务服务指南, 还开通了表格下载功能、照片和图片复制、在线检索和咨询等功能, 网站还有Google搜索引擎、与哈佛大学主页、哈佛大学图书馆等的链接, 访问者进入该网站就可以不用重新登陆就可以访问相关机构, 索取相关档案信息资源, 以满足自己的需求;为了更好地为档案利用者服务, 主页右边有四个方框, 分别介绍了档案馆的历史使命、到达档案馆的路径及地图, 以及档案室和档案室的开放时间等信息;网站还开设特色档案, 提供档案图片的翻转, 显示尺寸, 以及局部聚集等功能, 满足用户对照片的多样化需要。

4. 交流互动功能。

哈佛大学档案网站的交流互动性很强, 网站设置了一些反馈信息栏, 读者意见或建议箱及留言本, FAQ栏目, 以方便档案用户对网站的服务给予真实的评价, 加强了档案馆与用户的交流和沟通, 提高了网站的服务质量, 同时也成为档案用户、档案专家、社会公众相互交流、研究探讨档案管理和档案学理论的园地。用户还可以通过在网上填写预约单, 包括联系电话、地址等相关信息, 预约到档案馆参观学习。

5. 公共服务功能。

哈佛大学档案网站提供了形式多样的公共服务, 例如在网页中链接哈佛大学图书馆、霍利斯目录、哈佛大学首页、隐私保护政策。在搜索 (SEARCH) 栏里可以通过Google搜索引擎搜到你想要的网站, 极大地方便了访问者。网站上提供的哈佛大学公报, 探索每月档案信息, 还可以链接浏览以前的旧档案, 既可以通过浏览标签来查看, 也可通过输入关键字搜索查找, 图文并茂全面展示档案信息。网站还开设了RSS订阅公报的功能, 用户只要正确填写E-Mail地址和相关信息就行了, 也可以通过网站提供的方式, 填写相关表格, 提供服务。这些功能有助于增加读者浏览网站的兴趣, 提高网站的访问量。还可以通过链接到哈佛大学的校园和社区、艺术与文化、科学与健康、全国和世界事务、田径、日历和多媒体等信息, 提供相关的视频和幻灯片供用户观看和查找, 集知识性与趣味性于一体。

整体来看, 哈佛大学档案网站在网站设计、内容建构、功能定位等方面都具有一定的科学性和先进性, 值的我国高校档案网站建设学习借鉴。该网站也存在一些不足, 如网站应该用多种语言版本, 以利于国际之间的交流和合作。随着信息社会的进一步发展, 人们对于档案信息资源需求程度的加深, 需求方式的变化, 档案网站还应该及时调整, 更好地满足档案资源服务社会需求, 这还需要档案学的学界与业界的进一步探索和研究。

参考文献

[1]王建平.关于档案网站建设的几点思考[J].档案学研究, 2006 (5) .

上海高校档案馆网站建设的思考 篇2

关键词关键词：上海高校；档案馆网站；建设

近年来，随着计算机网络的普及，构建档案信息化，网络化的服务平台已经成为21世纪档案工作的基本趋势之一。大学作为培养人才的高等学府，代表了先进的科研、生产力发展方向，而其档案馆作为高校信息资源的保管基地和利用中心，蕴含了大量丰富的有价值的档案信息资源，如何合理地构建高校档案馆网站，使其更好地为学校以及社会公众所利用，是我国档案工作者也是高校档案部门的重要课题。

近两年来，“建立档案工作网站的高校与各省市所拥有高校的比率占前三位的是上海市、内蒙古自治区和湖北省，比率分别为18%、15%和13%” 尤其是上海市比率为18%，说明上海市高校的档案工作应用现代化信息技术的平均水平比较高。上海高校档案馆凭借其优厚的经济实力、校领导以及上海档案局的重视，在我国各地区高校档案馆网站的建设中位列前茅，因此本文就着重分析上海高校档案馆网站的建设情况，并作出简要的分析，希望能给我国高校档案馆网站的建设一些启示。

1.上海高校档案馆网站的建设现状

上海现建设有上海高校档案信息网，对上海地区的高校档案工作提供指导和服务，由上海市档案学会高校档案专业委员会主办。网页上有关于高校数据建设，学会情况的公告栏、学会动态以及上海各高校的馆际交流活动，新闻栏等，链接站点分别是上海高校档案馆与全国高校档案馆，整个网站设置都是以服务上海高校档案馆，加强馆际交流合作，为整个上海地区的高校档案馆提供互动平台为宗旨的。在此，就以上海高校档案信息网上所链接的上海高校档案馆网站做一下统计分析，统计内容有 ：a网站域名 b是否为独立的网站c是否为中英文两版 d特色栏目 e背景色 f文本色 g内容 h更新状况 i 连接状况 j访问统计k导航状况 l联系方式

如下图所示：

以上即是上海市9所高校档案馆网站内网页统计一览表

以上网站访问时间分别是2009/6/3 ；2009/10/1

2.上海高校档案馆网站建设现状分析

从上面的表格中，我们可以看出，上海高校档案馆网站在网页设计和信息服务上有很大的发展和进步，

2.1网页设计的优点主要体现在：

2.1.1网站的总体设计风格统一，突出了鲜明的特色。

如同济大学设置的主页以同济校舍古建筑为背景色，使得整体风格古色古香，极富特色；上海大学的设计风格为图文并茂，主页以图片为背景，栏目以艺术字体铺陈其上，其简洁明快的风格既吸引读者又方便实用；上海交通大学档案馆的“档案文博”主页面只设置一级栏目，集中统一，简便快捷。总之，综观以上高校的档案馆网页设计风格，大多数都富有特色，网页出现的文字、背景色、区分线、注脚等風格都较为统一，使访问者有舒畅完整的感觉并留下了极为深刻的印象。从总体来看，上海高校的页面设计一方面结构合理，具有学术性和艺术性，另一方面色彩和谐，网页图片紧密配合内容，有一定特色。

2.1.2主页栏目排列顺序、布局合理。

一般来说，这些网站的一级栏目内容都有学校首页、档案馆概况、馆藏简介、档案查询、档案利用、规章制度、联系我们以及各自的特色栏目，这种设计方法，既突出了学校档案馆服务于广大师生的宗旨，又能使访问者能一目了然地看清网站布局结构、档案馆的特色从而可以快捷地点击进入。

2.1.3网页颜色协调，局部对比强烈。

大多数上海高校都已白色或浅色带有校徽校舍图案的图片为背景，超链接字体一般为蓝色或白色，文本字体多为黑色，这样来说，颜色搭配的视觉突出，图像能很好地衬托出文字部分。

2.2信息服务上的优点主要体现在：突出了高校特色信息服务。

第一，除上海外国语大学外，各个高校都有各自的特色栏目。其中校史信息、照片展览等是高校档案馆于其他现代档案馆的明显区别；

第二，档案查询服务为高校查阅学生学籍档案，教职工工作档案提供了便利有效的服务方式，并可以为社会一些机构及政府部门利用。

第三，档案编研、档案利用、科研成果、优秀硕士论文库等一系列栏目将各校的档案编研成果，教师科研成果，学生学位论文成果在网上发布，不仅可为教职工的提拔晋升作为可靠的参考，也可以供本校以及其他高校乃至整个学术界人士在科研活动中来借鉴和参考。

第四，还有一些高校设置了网上归档系统以及文档一体化管理，即简化了高校档案工作的工作流程同时也推动了我国档案数据库的丰富与发展。

第五，各个学校的突出展现了各自的馆藏特色。由于不同高校的发展史不同，教学理论与实践特色也有所不一样，在形成的馆藏当中势必也存在着很大的差异，基本上上海高校的档案馆网站中都将这些不同——即各自的特色展示了出来。如复旦大学档案信息网中的“复旦人物”；同济大学中的“流金岁月”；华东理工大学的“架阁库”；华东师范大学的“丽娃掌故”；上海师范大学的“师大大事记”等等。最后一点，在上海交通大学档案馆中，开创了档案馆、校史博物馆并存的工作模式。在档案馆网站上并设有船舶数字博物馆，校史博物馆，董浩云航运博物馆，我国前国家档案局杨少国曾评价说：“上海交大开创的档案馆、博物馆并存的工作模式，代表着我国高校档案工作未来发展的方向。”

以上即是上海高校档案馆网站建设中值得借鉴和吸取之处，但是通过图表的分析，我们不难发现，其中还存在着许多问题：

在上海的这些高校中，大部分都是独立的专门的网站，但是也有一部分如上海外国语大学等档案馆网页设置在学校住页面之内，只是学校主页的一个一级栏目，不是独立的网站。这说明，在高校内档案馆网站的建设还有很大的局限性，而这也势必将制约档案馆网站发挥其应有的作用。

一些高校页面设置呆板、单调。虽然如同济大学等部分高校的主页面设置都很有特色，但是也有一部分高校档案馆网站主页面信息组织方式简单，大量采用平铺直叙的文本文字，使得整个网站浏览起来繁杂累赘毫无乐趣可言。如上海交通大学档案馆网站中，打开栏目后左边只有一少部分图片，而右边几乎全部都是大篇幅的文本文字，缺少动态美，容易使人产生疲劳感。

友情链接不多，网页导航设置简单或几乎无设置。通过上面的链接状况统计可以看出，十二所高校档案馆网站的链接站点中，只有华东师范大学、同济大学、上海财经大学这三个学校较多，其余的网站链接点大多都在十五个以下，有的甚至没有。还有的高校如上海建桥学院档案室将友情链接设在一级子栏目内作为子栏目内的一个内容，不便用户发现和利用；并且大多有链接的只是链接到一些高校档案馆，很少有链接它起类型的档案馆网站，而链接中文搜索引擎的也只有同济大学的网页上有。此外，除上海体育学院设置了明确的网页导航外，其他高校大多没有设置网页导航，有的也只是简单的“返回”“返回首页”之类的一级导航。

网站内容更新慢，不能进行信息的反馈。在以上几个上海高校的档案馆网站中有一半以上更新较慢，隔数月之久；所有的高校设置的联系方式都是电子信箱、电话其中的一种或两种，这只是一种单向的反馈方式，没有设置留言板之类的便于互动交流的方式；除华东师范大学外，其他均无统计访问量的计数器，网站的利用率高低不能够很好地反馈到网站维护与设计部门。

没有设置英文版浏览页。我们知道，因特网是国际化的网络信息服务平台，档案馆信息数字化后，其信息资源是面向全球的用户，而我们看到，我们上海高校的所有档案馆网站上没有一个设置相应的英文浏览页，面向的用户仅仅局限于本校或国内。

3.上海高校档案馆网站建设的几点思考

通过上面的分析，本人认为上海高校在以后的档案馆网站建设中应注意从以下几个方面加以规划：

3.1在内容上

首先，高校档案馆网站应更加突出特色信息服务。“大学档案馆网站首先要结合本校科研、教学、行政工作开发建设具有自身特色的信息资源”如上海市高校档案馆的学籍查询系统，学术论文数据库，校史信息，馆藏特色，特殊档案展览等。

其次，搞好档案馆网站上的信息交流服务的开放性与互动性。大学做为一个国家高等教育的基地，其视野应是面向世界面向未来，因此，必须设置相应的英文Web页，便于国际间的交流与利用；在链接上，不应只局限在地区高校与国内高校这个圈子内，还应链接一些政府档案信息网，国外档案馆网站以及一些搜索引擎；在联系方式上，“建立档案馆主页的目的之一就是要加强档案馆与利用者之间的联系，及时了解用户需求”，而电子信箱与电话均不具有完全开放性，不能把用户的意见或建议显示出来给大家看，因此，除了要在首页上设置电子邮件反馈单链接点外，高校档案馆网站还应设立专门的留言板或论坛，来专门供用户提出意见和建议，或进行交流并且能将这些问题在网上显示出来。

3.2在技术上

高校应加大力度开发“高校档案数据库建设”，根据现在高校档案信息数据库建设的现状，制定出相应的高校档案信息数据库资源建设的策略和方法，并保障高校档案信息数据库的安全。我们看到，目前这项工作已通过上海市档案局立项，由上海市档案学会高校档案专业委员会承担，已经全面展开。

3.3在利用上

上海各高校档案馆还也应在利用服务上加大深度、开拓广度，完善网站的检索功能，在现有的条件下，搞好网站的查询功能以及设置搜索引擎进行其他搜索；同时设置访问记数器，将浏览利用的情况及时反映出来，能对网站进行及时的更新与维护。

3.4在规划上

上海市档案学会高校档案专业委员会还应该对全市的档案馆网站的建设进行统一的规划和指导，保障建设的规范性。另外，应培养一批具有档案专业知识与计算机知识的人才队伍，这是高校档案馆网络化过程中必不可少的人力资源，也是做好高校档案馆网站建设工作中最根本的前提。“提高档案人员对信息技术的应用能力和水平，造就一支高素質、复合型的干部队伍，这是实现高校网络服务的保障。”无论是高校档案资源的数字化加工，还是高校档案数据库建设，都是以计算机、网络通讯技术为基础，都离不开信息技术的应用，为此，高校档案人才的知识结构要做调整，除了熟练掌握档案专业知识外，还要加强计算机知识、网络知识、数据库管理知识和网络技术需要的技能。

总之，在上海高校档案馆网站的建设中，既要“注意完善内容丰裕度、信息密集度、更新周期、互动即时性、保密安全性、感官效果等各方面的建设工作”又要在建设中遵循以下四点原则：

一要拓宽思路，更新观念，把握档案现代管理建设的方向，最大限度地分层次实现档案信息学校与社会共享。

二要争取学校支持，多方筹措经费，注意设备和技术的高起点。

三要注意研究解决档案现代化管理同学校校务系统管理的衔接，实现文档一体化。

四要配备专门人才，并辅之于特殊政策，以有利于档案信息管理系统的开发完善 、数据库的维护管理、电子文件归档等。那么我们有理由相信，上海高校档案馆网站在为师生科研、学习以及为社会提供高水平信息服务方面一定会建设得越来越好。

参考文献

[1]武业伟.高校档案馆档案工作网站情况调查分析，档案管理，2004 06

[2]何强.对大学档案馆网站建设的探讨，山东档案，2003，4

[3]李向群.高校档案馆主页的设计与维护，北京档案，2001，11

[4]周秀英.高校档案网络服务策略，中国西部科技，2004， 12

美国档案网站信息资源整合研究 篇3

一、美国档案网站信息资源整合特点

1. 美国档案网站信息资源整合的对象。

档案网站整合的对象就是网站上丰富的档案信息资源。做好馆藏资源的建设工作是整合的基础。档案网站资源往往以馆藏档案为主，是分布于计算机网络并传输的以数字化形式记录的与档案有关的所有信息资源的集合。第一，美国档案网站整合的信息资源内容。美国NARA网站的资源内容非常丰富，包括联邦政府文件、军事档案、家谱档案、灾难相关档案、破产档案和缩微档案等，这些资源用户都可以随时检索和利用。这正符合了档案涉及内容的广泛性和档案利用需求的多样性的要求。第二，美国档案网站四类主要档案信息资源的整合情况。数字化馆藏档案：美国NARA网站把大量的馆藏档案进行处理，以数字化形式在网站上展示，为了便于用户利用和检索，建成了各种数据库，主要有档案数据库检索和档案查询目录两个数据库，档案数据库检索就是先数字化部分馆藏然后又全文上网的一个全文数据库；档案查询目录是把美国所有的馆藏档案整合的目录数据库。另外，还有联邦文件指南、缩微档案目录。特色档案：NARA网站的“网上展览”，是以充实的内容、全文的方式和多种主题在网站上公开展示特色档案。特色档案是馆藏的精华，最能体现馆藏机构的价值，有利于宣传网站，提高网站的影响力。现行文件：随着文档一体化管理趋势的不断加强，不少档案网站在服务体系中也纳入了现行文件的查询。美国NARA网站设有“联邦文件”这个现行文件查询入口，既服务于用户查询，又是政务信息公开的一个重要窗口。编研成果：NARA网站的编研成果十分丰富，如“美国土著”。本馆利用自身资源丰富之便研究出各种编研成果，便于用户进行相关知识学习和史实了解，意义重大；丰硕成果有连续出版物、用于指导档案工作实践、报道馆藏的最新消息、研究成果和方法等，另外还有研究论文、著作、文摘汇编和杂志等。第三，美国档案网站整合的信息资源范围。美国NARA网站不仅重视对各档案馆的馆藏资源进行整合，同时也很重视与其他机构合作，将很多其他机构的资源也纳入本网站的范围，进行整合，向用户提供集成化服务。如美国的图书档案信息中心的“在线公共查询目录”，实现了与图书馆藏的整合；“地方馆藏指南和研究工具”，实现了与地方馆藏的简单整合。

2. 美国档案网站信息资源整合的成果。

第一，方便快捷的人性化检索工具。目前，美国NARA网站已从信息导航系统NAIL升级到档案检索目录ARC，截至2009年全美国所有的数字档案资源均能通过总网站检索到，从而实现了一体化无缝网络。在NARA网站上，设置的“在线数据库和检索工具”是全文数据库检索和档案目录检索两个最主要的检索工具。第一个检索工具是档案检索目录ABC，到2007年1月止，50%的馆藏档案的信息条目可在ARC中检索到。ABC的检索途径是“基础检索”和“高级检索”两种。所有需要的相关档案均能通过这两种途径来直接检索到，敲击题目详细的档案条目信息即可显示出来。档案数据库通道AAD是第二个重要检索工具，到2007年1月止，在线阅览的8500万份档案原文在AAD中被提供。AAD的检索途径是“基础检索”、“高级检索”和“按类别检索”三种。检索途径的多样化不仅提高了用户检索的便捷性，也提高了用户的检索效率。值得一提的是，网站提供的检索帮助，“常见问题”、“检索实例选登”等，对于初次使用者给予检索帮助，有利于用户快速、正确、及时地获得所需档案信息。第二，栏目组织清晰浏览效果理想。美国NARA网站的一级类目的设置功能明确，内容清晰，包括联邦文件、我们做什么、申请和市民参政、探索和互动、研究与订购等方面；作为网站架构的网站地图，美国有“主题索引”，既方便用户对本网站的内容进行检索，也有利于用户对网站资源有一个全局的了解；NARA网站丰富有效的超文本链接，便于用户随时追踪及时利用所需数字资源。第三，提供特色服务提高服务意识。整合是为了向用户提供更好的服务。档案网站为了更好地使服务优化，吸引力提高，故还增加了一些特色服务。如美国NARA网站的“市民参政”中的“你的意见很重要”栏目，民众对政府的反馈意见从这里便能收集到，不仅便于市民参政议政，还是开放联邦政府文件的一个重要窗口；“地方馆藏指南和研究工具”栏目对各地馆藏和特色进行了详细介绍，不仅为查找各地馆藏的用户提供向导，还提供了查询工具。

二、完善我国高校档案网站信息资源整合的建议

1. 树立以用户为本的信息服务理念。

我国高校档案网站的服务方式单一，服务功能低下，只向用户展示宣传我们有什么，而不能为用户提供具体个性化的服务。为此必须树立服务第一以用户为本的服务理念。第一，档案网站的服务设计应从用户需求出发，做好分析和调研，构建的档案网站必须令用户满意。第二，设计出方便快捷的人性化界面。网站的信息资源应极其丰富，拥有强大的人性化的检索工具和途径，使用户查阅信息的效率提高。第三，为了网站信息服务功能的增强，必须加强与用户的互动。可以开设在线咨询、读者意见箱、反馈信息栏和用户留言本等栏目，加强交流，加大互动力度。第四，是网站的信息服务内容、方式和策略应因人而异，加强服务的主动性。针对信息需求不同的用户提供的服务内容不同，应变人找信息为信息找人。

2. 充实高校档案网站信息资源。

网站整合的重要基础就是把馆藏档案数字化，这项工作必须引起高度重视。美国档案网站上的信息资源极其丰富，具有鲜明的特色，多样的类型，对档案用户极具吸引力。而我国的不少档案网站内容单调、空洞，严重制约着档案网站信息资源的整合。可以打造一个数据仓库，把馆藏数字化档案的多个数据库整合，或把现行文件的多个数据库整合，或把网站上多个零散的档案信息资源整合，如科研档案、编研成果、特色档案等等，来实现馆藏档案最大范围的数字化，为档案网站整合打下基础。所以，我国高校档案网站要想使整合效果理想，必须首先充实高校档案网站信息资源。

3. 拓展高校档案网站资源整合范围。

我国高校档案网站信息资源整合往往只限于本馆自身资源的内部整合，范围较狭窄。但如果加强与其他高校档案馆藏资源进行整合，或友情链接其他相关网站，使档案网站信息资源的整合范围得到极大拓展，促进集成化信息服务，从而满足用户的最大需求，使高校档案网站真正成为网上信息中心。

4. 构建统一的一站式检索平台。

衡量一个档案网站信息资源整合效果如何就是看该网站是否有统一的检索平台。用户只有通过统一的一站式检索平台，自己所需要的信息才能快捷地找到。美国档案网站用实践证明了这一点，不仅特别重视检索平台的构建，还设法在统一检索平台上纳入更大范围的资源，极大地方便了用户检索档案信息。而我国高校的档案网站一直以来重视宣传，轻视利用，有的甚至检索窗口只是摆设或根本没有，任何信息都无法检索。在信息技术突飞猛进的今天，构建高性能、高效率的统一的一站式检索平台势在必行。基本实现了档案网络信息资源的整合是美国NARA网站的最大成功和优势，并且积累了特别丰富的经验。所以，研究并借鉴美国档案网站信息资源整合的优秀成果，不断完善优化我国高校档案网站的整合实践，从而提高其整合服务效果，不失为一条良好途径。

摘要：本文通过对美国档案网站的访问来探讨其整合特点及成果, 并对美国档案网站信息资源整合特点和成效作了具体的分析, 从而提出了完善我国高校档案网站信息资源整合的几点建议。

关键词：档案网站,资源整合,我国高校

参考文献

[1]吴建华, 方燕平.档案网站信息资源及其整合概念的界定——“档案网站信息资源普查与整合研究”系列论文之一[J].档案学通讯, 2009 (5) .

[2]罗理希.国外档案网站介绍[J].北京档案, 2002 (11) .

[3]杭珊, 吴建华, 钱耀明.档案网站信息资源整合现状及分析——以江苏省地市级综合档案馆为例[J].档案与建设, 2009 (9) .

浅谈高校档案网站的评价体系 篇4

1.1 高校档案网站的现状

目前档案网站已经在我国的高校内大概率普及, 并且大多数都能够满足基本的档案管理功能, 然而细看之下, 在数量之下并没有相应的质量保证, 各种各样的问题仍然突出存在。一些主要的问题主要有以下方面。首先, 高校档案网站数据交流比较困难。由于档案网站的热潮是一个时期的同时涌现, 在建立的过程中并没有统一的规范和标准, 都是在借鉴国外先进档案网站的基础之上进行的, 使得编码混乱, 模式也是种类繁多, 在某种程度上给高校之间档案的交流带来一定的困难。其次, 高校档案网站的内容匮乏重形式主义。部分高校在建立档案网站之初由于资金以及技术的局限性, 对于档案网站的框架只是简单的建立而没有丰富框架内容, 使得档案的信息比较匮乏, 给将来档案网站的升级带来了技术隐患。

总体上说, 高校档案网站的现状是能够满足基本的功能, 但同时仍有很大的局限性, 表现在规范和标准的混乱以及基础框架的过于单薄两个方面。

1.2 高校档案网站评价体系的重要意义

首先, 有利于促进高校档案网站标准的提升。评价体系的建立会直接使得相应的评价标准的形成从而使得高校档案网站的发展更有基础, 同时也应该主要到评价体系和相应评价标准的动态关系。评价体系会指出网站的问题并加以解决, 同时网站的进一步发展也反作用于评价体系的提升, 从而呈现出一种相互促进的效果。

第二, 有利于社会信息化的交流。高校档案涉及的人群具有一定特殊性, 一是数量多, 二是高等学历的人才多, 这使得这部分档案的管理更加具有社会性, 同时也具有着特殊的社会作用。

2 高校档案网站评价体系的原则

2.1 保证数量的管理有效原则

由档案网站的内容决定其涉及的方面甚广, 因此随之相关评价指标也数目繁多。具体上来说无论是从网站框架、网站的编码方式等更为深层的方面都是评价的重要内容。一个优秀的高校档案网站的评价体系不能仅仅停留在数据数量的评价方面, 也就是说, 评价指标的全面性不仅包括评价指标从表面到深层的覆盖也要保证内容的广泛性。

同时也要注意, 繁多的评价指标是否有助于合理的管理, 即是合理性。具体体现在合理的分类方面, 对于内容广泛的指标在行之有效的管理模式隐藏着分类的合理性, 这包括评价内容的合理性以及评价指标设定的合理性。从网站的基础内容入手不仅从网站的功能的角度进行评价还可以对于用户体验等方面进行有效的评判。

2.2 因地制宜原则

高校档案网站作为档案网站建设的一个分支有其独自的特征, 具体就是要根据高校环境下的定位。这一点可以用矛盾的特殊性与普遍性来解释。高校档案网站的评价指标与档案网站有一定的普遍性联系, 例如都会满足功能的综合性以及目标一致性等相关原则, 但是也要有一个具体的准确定位。

2.3 实用性原则

实用性在高校环境下的档案网站从时间轴的角度可以分为三个方面, 从过去来讲, 能够帮助档案网站找出问题并且加以解决;从正在进行的过程来讲, 能够维护保持网站的正常运行并保证日常问题的发现与评估;从将来的发展来讲, 可以有导向性的作用, 来维护网站的正常运作与发展。

3 高校档案档案网站评价的指标

3.1 普通档案网站评价体系的指标说明

首先是完备性。由于档案网站的信息容量大的特点使得完备性的标准不只是要求数量上还表现在质量的方面。具体的来讲, 档案网站不仅要在信息资源上做到缺漏方面的最小化, 对于资源的分类也要做到全面而有序, 同时后者是极容易忽视的一点也是不可缺少的一个方面。

其次是安全性。“档案”的隐形定义也说明了其私人性和隐秘性。而档案网络的建立常会伴有档案在网络上泄露的安全隐患, 这种私人性和安全隐患的冲突时的评价体系中的安全方面成为一项重要的内容。

第三是时效性。信息的价值很大一部分在于时间上的有效性。档案作为信息中的一种这种特性也不可以忽视。信息的及时更新是针对此项的有效措施, 因此具体的评价体系应该以最后更新信息的时间作为评判标准。

3.2 高校档案网站评价体系的指标说明

第一, 信息方面。这是档案管理比较普遍的一个方面可以说是在静态方面缺少不了在宏观方面的完备性、安全性以及时效性。但是高校环境下的更有其更为具体的一面。管理角度的部门信息, 其指标是部门的分工明确细化;中介角度的时效信息, 主要指标是准确及时的传达有效信息以方便数据统计手机;底层角度的大量资源信心, 指标是资源的分类以及更新情况, 这方面的可操作性比较强。

第二, 服务方面。如果说静态更可以说明“高校档案网站”的“高校档案”方面, 那么动态更多的表达“网站”的方面。但是值得注意的是, 网站也脱离不了高校档案的特性。首先一个标准是基本功能的是否满足, 受到网站使用人群的限制功能标准主要体现在查、插、删、改以及帮五个方面;除此之外另一个标准是基本功能之外的拓展功能的完善性与有效性, 在基本功能的基础之上添加更加有助于提高效率打分功能, 也要保证没有华而不实而浪费资源的功能。

4 高校档案网站的建设建议

4.1 丰富资源, 表现自身特色

高校环境下的资源库应该在参照教育部与国家档案部门的基础之上对于库管资源进行多种形式的扩充, 根据具体情况的实际结合, 可以选择性的将部分资源档案进行有权限条件的公开以便于用户的方便使用。同时还要注意自身特色性的建设。对于高校环境下的档案网站建设来讲, 有必要从这一条途径来扩大信息的丰富度, 根据本校的特色研究项目与重点研究项目相结合的特色, 对于数据库进行质与量上的扩充。从另一个方面有助于重点学科带动弱势学科的发展, 最终得到综合学科的特色发展。

4.2 巩固实用, 注重用户体验

从用户体验的角度来讲, 实用性是主要的方面。网站界面的设计的易用性以及搜索引擎的稳定性都是实用性方面的内容。界面设计包括是否便于用户的查找以及相应功能的拓展是否全面;而搜索引擎的稳定性则要求复合式的检索并且搜索数据既包括页面数据也包括网站数据。另外, 用户体验很大程度上也在于交互性的方面。建立有效的网站反馈机制可以有效的促进用户与管理员之间的交互, 具体来讲建立反馈意见的邮箱、在相关主页上举行在线问答的活动等都是在实践中取得良好效果的措施。

4.3 加强交流, 促进特色“移植”

由于现在大部分的高校档案网站仍在初步建设完善的阶段, 加强学校之间特色资源的交流也是促进建设的有效措施。高校之间可以将有特色的部分拿出交流来换取共同的进步。

5 结语

有相关档案学的学者指出互联网的标准可以很低也可以很高, 这体现在档案网站的管理上正是如此。高校档案网站的评价体系作为社会信息化的产物, 与普通的网站建设有着普遍性的联系。但是由于高校环境下无论是使用人群还是内容的覆盖, 其特殊性也不可以忽视, 这方面也是最值得强调的一点。信息的全面性与合理性的统一、功能的科学性和实用性的统一都是未来高校档案网站的评价体系的导向发展方向。

参考文献

[1]颜海.档案网站评价指标体系研究[J].档案管理, 2003年01期.

高校档案网站内容建设之比较研究 篇5

本文就以开设档案学专业并建有档案网站的各大高校进行比较, 以此来发现各高校档案网站内容建设之间的差异及可借鉴之处, 以便更好地推动高校档案网站建设。经检索统计, 表1中符合本次调查要求的档案网站共有22所 (见表3) 。档案网站的内容信息是网站的灵魂, 是反映馆藏资源的窗口。高校的档案网站, 不仅是为本高校的师生员工服务, 更是社会了解高校档案信息资源的方便、快捷、有利的平台。

一、档案网站设置的内容信息 (只包括网站一级类目和主页)

在符合本次调查要求的22所高校档案网站中, 笔者就这些档案网站一级类目和主页内容信息进行分析整理, 最终确定的内容信息具体栏目如表2所示。

二、高校档案网站内容信息设置情况的比较与分析

笔者通过对符合调查要求的22所高校档案网站内容信息设置情况的比较, 具体数据如表3所示。

表3所示的是各高校档案网站一级类目和主页的内容设置数量。从中可以看出, 除辽宁大学、西北大学分别设置3项和5项内容, 上海师范大学、四川大学分别设置6项内容外, 其余各高校档案网站均设置7项 (包括7项) 以上内容。在统计分析的22所高校中, 没有一所档案网站涵盖14项全部内容。其中, 湖北大学档案网站设置内容数为12项, 居各高校首位;南京大学、云南大学档案网站设置内容数各为11项, 居第2位;上海大学、郑州大学以及盐城师范学院的档案网站设置内容数各为10项, 居第4位;武汉大学、浙江大学、广西民族大学、山东大学、天津师范大学以及湘潭大学的档案网站设置内容数各为9项, 居第7位;中国人民大学、吉林大学以及苏州大学的档案网站设置数量各为8项, 居第13位;南开大学、河北大学以及扬州大学的档案网站设置内容数各为7项, 居第16位;后面依次是上海师范大学 (6项) 、四川大学 (6项) , 居第19位;西北大学 (5项) , 居第21位;辽宁大学 (3项) , 居第22位。

在这22所高校档案网站一级类目和主页的内容中, 设置C1 (基本概况、馆藏概况) 的档案网站数量为22个, 即22所高校全部都设置了C1内容项;设置C2 (工作动态、最新消息、公告通知) 的档案网站数量为21个, 西北大学档案网站一级类目和主页没有设置此项内容;设置C3 (信息查询) 的档案网站数量为10个, 云南大学、辽宁大学、吉林大学、浙江大学、四川大学、广西民族大学、南开大学、上海师范大学、河北大学、西北大学、郑州大学以及扬州大学等各高校档案网站一级类目和主页都没有设置此项内容;设置C4 (档案展览、馆藏珍品、名人风采) 的档案网站数量为19个, 辽宁大学、广西民族大学以及南开大学等各高校档案网站一级类目和主页都没有设置此项内容;设置C5 (法律法规) 的档案网站数量为19个, 四川大学、苏州大学以及上海师范大学等高校档案网站一级类目和主页都没有设置此项内容;设置C6 (学术研究、档案学会交流活动) 的档案网站数量为15个, 辽宁大学、南开大学、苏州大学、西北大学、湘潭大学、扬州大学以及上海师范大学等高校档案网站一级类目和主页都没有设置此项内容;设置C7 (网站导航、网站地图) 的档案网站数量为5个, 除中国人民大学、云南大学、广西民族大学、南开大学以及上海师范大学之外, 其他17所高校的档案网站一级类目和主页都没有设置此项内容;设置C8 (业务指导、服务指南) 的档案网站数量为20个, 辽宁大学和上海师范大学的高校档案网站一级类目和主页都没有设置此项内容;设置C9 (数字档案、电子文件) 的档案网站数量为6个, 除南京大学、云南大学、吉林大学、郑州大学、扬州大学以及盐城师范学院之外, 其他16所高校的档案网站一级类目和主页都没有设置此项内容;设置C10 (档案编研、专题推荐) 的档案网站数量为10个, 中国人民大学、辽宁大学、吉林大学、四川大学、南开大学、天津师范大学、河北大学、湘潭大学、郑州大学、扬州大学、上海师范大学以及盐城师范学院等高校档案网站一级类目和主页都没有设置此项内容;设置C11 (相关下载) 的档案网站数量为10个, 中国人民大学、武汉大学、辽宁大学、吉林大学、四川大学、广西民族大学、山东大学、河北大学、西北大学、扬州大学、上海师范大学以及盐城师范学院等高校档案网站一级类目和主页都没有设置此项内容;设置C12 (友情链接) 的档案网站数量为16个, 中国人民大学、云南大学、辽宁大学、四川大学、河北大学以及西北大学等高校档案网站一级类目和主页都没有设置此项内容;设置C13 (站内搜索) 的档案网站数量为3个, 除云南大学、天津师范大学以及湖北大学之外, 其他19所高校的档案网站一级类目和主页都没有设置此项内容;设置C14 (档案知识、档案教育) 的档案网站数量为7个, 除四川大学、广西民族大学、河北大学、湘潭大学、湖北大学、郑州大学以及盐城师范学院之外, 其他15所高校的档案网站一级类目和主页都没有设置此项内容。高校档案网站都比较重视介绍自己的馆藏和工作情况, 较好的担负起档案业务指导和宣传普及档案法律法规的职责, 并通过自己的信息资源优势, 利用档案网站这个方便快捷的平台, 用档案展览的方式向校内外介绍本校的历史文化和校友风采。高校的档案网站也比较重视和校内外其他单位网站的互动, 利用友情链接, 达到信息资源互补共享的目的。

注:浙江大学已取消档案学专业, 但本文仍将其作为统计分析对象。

在档案查询、信息查询这一内容设置上, 有一半以上 (54.55%) 的高校档案网站一级类目和主页没有涉及, 不利于使用者查询利用具体的档案信息。

开设档案学专业的高校, 在档案教育和档案编研上应该有着得天独厚的优势, 但在档案网站一级类目和主页上体现的不是很充分, 只有31.82%和45.45%的高校涉及这些内容。

电子文件在档案学理论界是一个热点问题, 但对于高校档案馆这样的实际操作单位来说, 体现的不是很明显, 在这些高校档案网站一级类目和主页上, 只有6所高校涉及此项内容, 在22所高校中所占比例仅为27.27%。网站导航或网站地图是根据网站的结构、框架、内容, 生成的导航网页文件, 是一个好网站在主页上必不可少的内容, 它可以让利用者清晰地找到相应的栏目、分类、内容等;站内搜索是提供网站内部内容的检索和搜索, 随着网站内容的增长, 站内结构也越来越复杂, 而利用者则可以通过站内检索准确查找所需信息。但在22所高校档案网站一级类目和主页上, 有5所高校设置了网站导航或网站地图的内容, 只有3所高校设置了站内检索的内容, 在22所高校中所占比例分别为22.73%和13.64%。

参考文献

加强高校档案网站教育资源建设刍议 篇6

一、依据教育需求整合档案信息资源

要想真正发挥档案网站的教育功能, 就要依据社会对教育信息资源需求的特点, 对档案信息资源进行系统的整合和有效的开发, 实现档案利用与社会教育功能的完美结合。高校档案馆可结合自身学校教育的特点, 对馆藏档案教育资源进行多层次的整合, 档案馆网站以其丰富的馆藏档案为教育资源开发、设计出不同层次和风格的教育项目, 通过网站“教育”专栏的设置, 向在校师生提供形式多样的教学资源和在线学习课程。这需要档案部门与相关教育部门积极沟通, 通力合作, 了解并掌握学校教育的主要内容和任务, 特别是根据各个学科教学大纲的要求, 在日常馆藏档案收集中有针对性地、主动地收集挖掘教学档案资源, 分阶段、分专题进行档案信息的组织与加工, 特别是那些与重要历史事件、历史人物、重点的教学课题、优秀的教学课件、名师著作等等相关的档案信息资源应当优先进行开发并提供利用, 充分满足学校教育对档案信息资源的利用需求。例如, 南京大学档案馆对研究生论文采取了网站在线上传收集, 在线查询, 而且可以根据权限随时在网站上提供利用, 极大地方便了校内师生, 也减少了部门档案工作人员繁杂的手工核对工作。

二、建设数字化的档案教育资源共享平台

与传统的纸质档案相比, 数字化后的电子档案在现代科学技术的支撑下完全可以做到打破“信息孤岛”局面实现横向与纵向的档案信息资源的共建共享, 利用者能够不受时空限制异地进行档案信息资源的查阅与利用, 所以档案信息的数字化是实现档案信息资源广泛共享的基础。在进行馆藏档案信息资源整合之后, 要进行档案教育资源的数字化开发工作, 如可将名师名课、名人讲座等重要资料开发并通过一定的网络平台进行宣传, 学籍信息等开放后利用网络平台提供查找利用等。目前, 高校档案馆都普遍建立了自己的网站作为档案信息资源共享的网络平台, 高校档案馆应充分利用好这一平台, 将数字化加工整合之后的档案教育资源, 通过档案网站以各种形式发布和展示出来。使档案网站在服务中不是只有精细与精确, 还有深刻与精神。另外, 档案网站还可以通过建立与其他相关网络教育资源的链接, 特别是有关电子图书网络资源和关于重要历史事件专题网站等 (例如:当年西藏发生暴乱的时候, 中央档案馆就在其网站上展现了历朝历代以来西藏都是中国领土, 还有近期日本在钓鱼岛购岛闹剧时, 中央档案馆又公布了历朝历代以来钓鱼岛及位于台湾与日本之间琉球群岛都是中国领土以及其归属于中央政府的档案材料, 使全国甚至全球人都在一夜之间看到了那些不可否认的佐证) , 一方面可以丰富和充实网站自身的档案教育资源, 另一方面也可以实现数字化档案教育资源在最大范围内的信息共享, 真正实现档案信息资源服务素质教育的目的。

三、逐步构建档案网站教育专题

美国高校档案网站 篇7

关键词：985高校,档案网站,校园文化

0 引言

高校校园文化是以校园精神为主要特征的一种群体文化, 在高等教育中起着重要的作用。高校档案是高校发展历史的真实写照, 在校园文化传承中扮演着不可或缺的角色。档案馆网站的建设, 关系到档案能否在校园文化传承中充分发挥其价值。做好高校档案馆网站建设, 是应对信息化浪潮的重要举措, 有助于引导档案馆从被动服务转变为主动服务, 在文化传承中更好地发挥主动性。对于校园文化的传承, 档案馆网站是丰富的信息平台、有效的宣传工具、良好的教育手段和便捷的服务方式。985高校的建设在高校建设中比较具有代表性, 因此选取985高校作为研究的样本。

1 985高校档案馆网站现状分析

截至2015年2月, 我国39所985工程高校中, 有33所高校建立有面向公众开放的独立档案馆网站, 占985高校总量的85%。其中, 30所高校档案馆网站具有展现校园文化的板块, 占开设档案馆网站高校总数的91%。

1.1 网站结构分析

网站结构是网站的骨架, 高校档案网站是否开设有特色校园文化的相关模块很大程度上体现了该网站对校园文化传承的重视程度和传承效果。根据校园文化的特点和对网站的研究, 笔者将网站中涉及校园文化的部分大致划分为体现校园环境的“校容校貌”、展现高校发展历程的“校史回顾”、展现高校发展特色的“专题展览”、体现高校学术建设水平的“学术成就”、展现校园名人风采的“名人专栏”五个模块。经统计, 30所高校中有10所开设“校容校貌”模块, 占总量的33%;23所开设“校史回顾”模块, 占总量的77%;22所开设“专题展览”模块, 占总量的73%;4所开设“学术成就”模块, 占总量的13%;23所开设“名人专栏”模块, 占总量的77%。

1.2 站内资源分析

笔者主要对站内资源的形态、内容、来源进行了分析。通过对资源形态的分析, 发现目前各网站内资源的主要形态是文字和图片, 仅17%的网站有视频资源, 如四川大学档案网站首页有配有校歌的宣传视频。通过对资源内容的分析, 发现网站内的图像资源主要集中在名人照片、校史变迁等部分, 文字资源集中在校史、名人介绍的部分。通过对资源来源的分析, 发现站内资源全部由档案馆自行整理并发行, 没有与其他媒体、网站的合作。有一些网站存在设置栏目中找不到相关资源的情况, 或显示出错, 或正在整理, 或出现空白页面。如清华大学“专题展览”, 点击后便显示出错, 无法使用。

1.3 利用情况分析

本文主要从网站访问量、友情链接、网站互动三个角度分析网站的利用情况。从被访次数看, 12个网站设有用户访问量统计, 占总量的40%。其中12所高校访问量均过万, 访问量超过10万的有8所高校, 访问量最高的南京大学为643万余次。从友情链接情况来看, 八成高校网站设有相关链接, 包括高校档案馆网站链接、综合档案馆网站链接等。从互动情况看, 27%的网站具有留言板、提问等互动功能。

2 网站现状在文化传承方面的问题

我国多数985工程高校档案馆在网站建设中具有传承校园文化的意识, 许多做法值得国内其他高校学习和借鉴。但就校园文化传承而言, 仍有许多问题亟待解决。

2.1 资源单调

2.1.1 资源内容单调

能够体现校园文化的内容十分丰富, 但在网站中主要体现在校史、名人的部分, 比较单调。比如, 仅有10所高校开设类似于“校容校貌”的模块。单调的资源不利于从多维度展现校园特色文化, 充分体现校园魅力, 吸引用户的眼球。

2.1.2 资源形式单调

目前各个网站中体现校园文化的资源大多是文字与图像资源, 含有视频资源的网站仅17%。其中, 中南大学、中国人民大学等5所高校网站内含有视频资料, 四川大学在首页上放置了配有校歌的宣传片。通过对站内资源形式的分析, 不难发现网站并没有很好的利用新兴多媒体技术, 使站内资源形态更加丰富。

2.1.3 资源来源单调

档案馆网站以独白式建设居多。目前网站内的资源均是通过档案馆自行整理并发布, 没有与其他媒体、网站的合作。由于档案馆工作人员编制较少, 精力不足、技术水平低、网络意识淡薄等问题难以避免, 自行建设具有很大的局限性。

2.2 栏目设置缺乏针对性

在校园文化方面, 网站栏目的名称、分类针对性不足。通过分析网站首页的栏目设置, 发现各网站栏目主要包含档案专业信息、档案馆业务、校园文化等几部分。但是, 校园文化栏目设置的名称、分类针对性弱, 无法突出亮点, 可能导致许多优质资源无法被用户检索出来, 得不到有效利用, 影响网站对校园文化的宣传效果。

2.3 宣传不足

档案网站在高校工作过程中、高校官网中的宣传不足, 知名度低。缺乏宣传直接导致访问群体的局限性, 网站的访问量不足, 在设有访问量统计的网站中仅1个网站超过百万。校园文化的宣传同样缺失。各高校除了较大规模的校庆时期, 日常教学生活中对校史、校风校训、校友的宣传力度较小, 许多学生对自己母校的校园文化并不明朗。每所高校都有自己的人才培养模式和风格, 但在日常教学中却很难体现, 学生缺乏了解校园文化的途径。这说明网站的宣传力度不足, 档案馆网站没有进入公众的视野, 且网站的文化传承功能较弱。宣传不足将直接影响网站的资源利用率, 导致档案馆网站的存在无法实现其价值。

2.4 互动不足

网站与用户的互动过少。用户是档案馆网站的直接服务对象, 但是设有互动板块的网站仅占总量的27%。在仅有的8个网站中, 互动板块全部为单向互动, 用户只能通过留言向网站工作人员提问或发表意见, 用户之间无法通过网站直接交流。留言的问题都是有关档案利用的一些疑惑, 没有用户对网站本身的建设提出意见和建议。这不利于用户的问题及时得到解决, 也不利于网站的改进。

3 以文化传承为导向的高校档案网站建设策略

要想很好的实现高校档案网站的校园文化传承功能, 就需要很好地解决现阶段存在的各类不足。从站内资源、服务理念、网站设计、宣传工作几方面入手, 能够较高效率地解决上述问题, 从而更好地发挥档案馆网站在校园文化传承中的助推作用。

3.1 丰富站内资源, 突出高校亮点

资源是网站的灵魂。丰富网站上有关校园文化的资源, 是提高文化传承效果的根本。解决资源问题, 需要做好以下工作。

3.1.1 充分利用档案馆馆藏

在网站中, 应丰富特色校园文化部分的资源, 充分利用档案馆的相关馆藏及其编研产品。高校档案浓缩了高校发展的历史, 真实记录着历届师生教学实践和科学研究的文化成果, 是广大师生实践经验和智慧文化结晶。网站建设人员应树立信息共享意识, 促进档案网站对校园文化的传承。每所高校的发展历史不同, 文化特色也各不相同。在网站资源开发时, 应深入分析用户需求, 从本校文化的特点和优势出发, 形成各自的校园文化特色。高校最重要的工作是研究学问、培养人才, 档案馆也有丰富的教学档案馆藏, 可以增加学术成果的展示。此外, 档案馆可以结合校园特色推出具有纪念意义和教育意义的编研产品, 通过产品宣传网站, 通过网站推广产品, 从而达到双向推动的效果。

3.1.2 充分利用多媒体形式

为增强网站的动态性与多样性, 应增加视频等其他形式资源的数量。网站可以方便地展示多媒体资源, 但八成以上的高校档案馆网站站内资源只包含文字和图片, 使站内资源显得单调乏味。

3.2 创新服务理念, 提升网站魅力

用户是网站存在的意义。要想发挥网站在文化传承中的作用, 就要吸引足够的用户, 就要尽力满足用户的文化需求。

3.2.1 体现“以师生为中心”的校园文化核心

档案网站建设的总体趋势从“宣传-展示型”向“互动-服务型”发展, 丰富的在线档案信息资源和人性化的远程服务是档案网站的灵魂。各高校档案馆网站建设应树立“以用户需求为中心”的信息服务理念。网站的学生用户可能分为想报考该校的学生和在该校就读的学生, 其他用户包括学校教工、毕业校友、社会人士等。在网站校园文化模块的建设过程中, 应充分调研用户群的需求。站在用户的角度, 将分散杂乱的档案信息进行重新组合, 开发出更多的档案编研产品, 选择正确的服务时机、服务手段、提供特定服务。同时还应针对用户的需求变化, 适时地对信息产品的内容和形式、提供方式和手段等进行调整, 以保障提供给用户的信息产品是用户所需要的。

3.2.2 重视用户沟通, 线上线下相结合

网站应开设多维互动板块, 给用户提供表达自己观点的平台。高校档案馆网站的用户通常主要集中在该校内, 开展用户沟通、线下交流十分方便。如今网站中设置留言簿等互动模块已经十分普遍, 为用户-工作人员以及用户-用户提供交流互动的平台, 既有利于了解用户需求, 有针对性地完善网站, 又有利于以用户吸引用户, 从而扩大网站的影响力。此外, 相比于网络的虚拟性, 线下的展览、宣讲、互动可以使用户更直观的认识和了解校园文化的内容。但是线下的活动有限, 每次活动展现的资源有限。将线上资源与线下宣传有机结合, 可以使校园文化的宣传和传承更好更快的进入到用户的生活中。

3.3 重视网站设计, 结合校园特色

网站的设计决定着网站能否在瞬间吸引用户的眼球。网站要充分展现校园文化、完善栏目设置、提升网站美感。高校档案网站是数字化背景下使高校档案更好地服务于高校建设的重要平台, 是高校发展过程中的产物。因此, 每个网站应该展现该高校的特色, 充分体现其特殊性。在网站的首页, 可以放置高校宣传片, 播放校歌;页面背景可设置为校园景色;校风校训、档案馆宗旨也可以有所体现。多数高校网站的首页是以静态的方式呈现, 缺乏活力, 可以增加动态的设计, 避免枯燥乏味。网站的栏目设置也十分重要。用户初次访问时, 网站的分类方式会影响到站内资源能否被有效检索利用。为使网站在文化传承方面发挥更大的作用, 一级类目应对相关内容有清晰的划分。此外, 网站尺寸、配色、布局都是影响网站美感的重要因素。

3.4 结合高校官网, 加大宣传力度

广泛宣传是增强校园文化传承意识的重要手段。档案网站若在特色校园文化的模块加大建设力度和宣传力度, 不仅可以吸引更多用户, 也可以充分展现档案记录历史、传承文化的魅力。因此, 档案网站除了应加强对自身的建设, 还应加大宣传力度, 提高档案网站的知名度。为此, 档案网站应加强与高校官网、图书馆网站等校园相关网站的合作, 在这些网站的首页可以放置档案网站的链接, 或开设校园文化专栏并链接档案网站, 不仅能够提高档案网站的知名度, 还可以全方位展示校园文化;档案馆可以举办宣讲活动与线下活动, 增加自身影响力;加大在用户集中的微博、微信等社交平台的宣传力度, 从多维度、多平台加强档案网站的宣传;985高校都具有较高的社会影响力, 也会频繁的出现在各类媒体中, 高校档案馆可以通过与媒体的合作, 在网站中引用媒体资源, 既节省人力物力, 又能够更好的宣传校园文化。此外, 档案网可以联合高校官网共同打造特色校园文化。高校官网中通常会及时体现高校动态, 展现校园风貌, 并且在高校内有较高的影响力, 在校园文化传承中也能够发挥巨大的作用。

985高校的档案馆网站要在校园文化传承中发挥有效的助推作用, 需要高校全体档案工作人员的共同努力, 也需要高校师生和社会各界的支持。档案工作人员应充分利用专业特长, 结合本校特色文化, 精心打造档案馆网站, 使高校档案馆网站真正成为大学文化建设的助推器。

参考文献

[1]刘春梅.高校档案在校园文化建设中的作用[J].科技资讯, 2009, (30) :229.

[2]孙逊.他山之石:略论美国NARA网站建设的特色——兼谈对我国档案网站建设的启示[J].山西档案, 2008, (5) :14-16.

美国高校档案网站 篇8

一、高校档案网站的基础平台架构方案

网站基础平台架构方案的设计主要从网站的依存环境、运行结构、服务器构成等因素来考虑，这是网站系统开发人员在需求分析阶段必须考虑的一项重点内容，这一方案的确定对网站系统未来运行的安全性、稳定性、可扩展性及运行维护、升级改造等方面具有重要的奠基作用。然而，通过调研，我们发现网站基础平台架构方案的设计却是档案工作者在考虑网站系统建设过程中最容易被忽视或者最不关心的事项，这正是许多高校档案网站系统利用效率低、低水平重复建设的根源所在。

1. 高校档案网站的运行环境分析。

高校档案馆（室）是高等学校设立的内部机构，其网站系统的基础运行环境是校园网，即高校档案网站是隶属于学校门户网站的一个重要组成，而由于学校内部各部门信息化建设与发展并非完全同步，档案馆信息化工作及其网站系统的建设与校园门户网站系统建设也不完全统一。通过调研，我们发现高校档案网站系统的建设共分为四大类型，详见表A。

从表A中可以看出，高校档案网站系统的基础架构方案将决定其是否具有可扩展性、是否能够持续地满足档案工作未来业务发展的需要，以及是否需要持续投入经费等各项因素，因而在网站系统建设初期需要充分重视档案技术架构方案的设计，同时还应看到IT资源集约化服务将成为未来网站系统发展的趋势。

2. 网站运行结构及服务器部署方案分析。

目前，市场上流行的多层客户端/服务器（C/S）和浏览器/服务器（B/S）模式是网站系统采用的主流运行结构，其工作原理是通过表示层、应用层、数据层之间的请求、处理和应答过程来确保各项业务活动能够通过网站程序来实现，表示层通过用户端的应用程序进行信息采集和展示，应用层则是通过应用程序及相关组件来处理业务逻辑，实现对数据服务器的存取与访问，并最终将程序处理结果反馈给最终用户。表B列出了目前高校网站系统采用的几种服务器部署方案。

从逻辑实现来看，FTP服务器、E-mail服务器、Web服务器、应用程序服务器、数据服务器等都需要独立部署，但考虑到资金和安全等因素的限制，许多档案机构往往就选用一台物理设备来承担各服务器的功能。表B中B1类是高校档案馆建设网站之初常常采用的基本方式，即花费较少的资金购买一台物理服务器既作Web服务器，又可用于网站内容信息的存储，作为文件服务器和数据服务器来使用。然而，随着网站内容信息的增多、网站访问量的增加以及网站应用程序功能的增强，特别是随着档案馆网络办公和电子文件归档等业务系统的快速发展与建设，一台服务器显然是很难满足要求的，特别是不同密级的档案需要分类分区存储，这就必然需要购买多台服务器并合理分配任务，以满足档案馆综合业务系统的业务需要。目前, 多数档案馆的服务器数量都在不断地增多，服务器之间的任务分配、负载程度、安全控制、数据迁移与备份等事项都需要从技术架构角度来论证和研究。

二、高校档案网站的功能部署和网域划分

随着高校档案信息服务工作的发展，高校档案网站的功能将不再局限于单一的静态信息发布如新闻公告、办公通知、馆藏介绍、服务指南等基本信息服务功能，而将逐步扩展应用到现代档案管理业务活动的全过程，如延伸到学校档案工作网络体系的各个层面，包括归档单位收集、整理电子文件及档案馆接收电子文件进馆的业务，档案馆内部各个门类档案信息的鉴定、保管、查询与统计，以及与档案工作相关的学校各项业务服务过程，有些高校档案馆已经将馆藏档案数字化业务系统及档案信息编研、利用、展示等业务工作通过一站式门户网站系统整合成为一个集成运行的档案信息管理与服务平台。一站式门户网站中档案信息组织、功能部署和网域划分结构。高校档案管理的工作职能确定其一站式门户网站系统的功能组成与网域划分方案。

从网站用户和档案业务角度来看，高校档案门户网站的用户主要由校内归档单位、档案馆（室）工作人员、校内档案利用人员和校外公众用户四大类构成。（1）校内归档单位与档案馆（室）的工作人员组成高校档案工作网络即档案收集专网的工作团队，主要开展档案的积累、收集、归档、移交等工作，调研发现多数档案收集专网是在校园网络环境下建立的文件归档系统，利用校园网络的统一身份认证授予归档单位档案专、兼职人员相应业务的操作权限；通常情况下为确保归档文件网络传输的安全，部分高校采用数字签名方式来保障电子文件的真实性和完整性。（2）开放档案信息服务网是高校档案机构对校内外公众提供的对外服务的网络窗口，主要任务是将已经开放的档案目录、全文信息、高校档案机构的编研成果及档案工作制度、规范以及工作动态等信息发布在外网上，有的还在外网上建立交互式论坛，以增强档案工作者与社会公众之间的互动与交流，以收集反馈意见，改进档案工作质量。（3）高校档案机构局域网是高校档案业务的核心办公区域，是专职档案工作者开展档案的收集、整理、编目、标引、保护、鉴定、查询、统计和提供档案利用的工作基地，该局域网的构成相对比较复杂，对于保密档案需要建立一个与其他网络相互隔离的保密网络，只有保密工作人员才有权操作；对于密级为内部的档案信息，只有高校档案机构内部的管理人员才能有权访问，常常也需要建立一个相对独立的局域网络，校内外用户若需要查询和利用保密档案和内部档案则需要开具证明、办理相关手续亲自到档案馆（室）并经审核允许后方能查阅；另外，高校档案机构管理的档案门类比较齐全，一般包括文书、基建、科研、学籍、专利、教材、财务以及人事档案等，各类档案有其独特的管理特点和查阅利用制度，因而在考虑内部局域网建设时既要充分考虑其业务特点，又要重视其数据信息的分类与共享、组织与存储，同时还要考虑各工作人员跨不同网段之间操作各系统的方便性和安全性。（4）馆藏档案数字化加工网络因其业务相对独立且主要由临时聘用的工作人员开展此项工作而单独设立数字化加工局域网络，但与一站式档案网站之间存在数据交换，因而在规划和部署数字化加工网络时，需要充分论证和考虑数据交换过程所采取的格式、规范、计划和制度等因素。

从数据组织与存储管理的角度来看，设计高校档案网站系统不仅应充分考虑档案的密级类别，将涉密的与内部和公开的档案按密级区分保存，还需要考虑档案数据文件的种类、占用空间大小、访问方式以及访问频率高低等因素来设计方案。比如，对于访问频率较高的半现行期档案文件信息和利用频率较低的固定内容信息，可以考虑分级存储解决方案，以保障档案文件在被大量使用时能方便地被访问，而在长期不被利用时不再占用大量的网络和系统资源，从而提高网站系统的运行效率。

总之，随着高等学校电子校务进入实质性应用阶段，高校电子文件归档、档案现代化管理与档案信息综合服务成为一项紧迫任务，高校档案机构也将逐渐建立一站式档案门户网站来迎接新的挑战，从而更好地展示其承载学校记忆之权威，提供信息服务之功效。而要保障高校档案网站的持续发展和稳定运行，档案工作者需要在网站建设初期就应重点了解和规划网站基础结构的技术架构方案，而不应仅仅局限于对网站栏目及其布局结构方面的关注，这一点应引起高校档案机构管理人员的足够重视。

参考文献

[1]张晓.问题与对策:论高校档案网站建设[J].中国高等教育研究, 2006 (3) .