企业秘书的素质要求

企业秘书的素质要求（精选十篇）

企业秘书的素质要求 篇1

关键词：秘书,素质,要求

1 秘书的内涵

“秘书”最初的涵义是指物而不是人。像在东汉初期时候, 秘书就是指宫中所秘藏的书籍资料。而曹操当时设的秘书令是一种官职, 其涵义与我们现代的秘书没有太大出入, 这在我过历史上也是第一次出现这样的官职。在《现代汉语词典》里秘书有着这样的定义, 他是掌管文化书籍并协助单位负责人处理日常事务的工作人员。1998年5月, 国家劳动部 (现劳动和社会保障部) 在其新颁布的《秘书职业技能标准》一书上将“秘书”概念定义为:“专门从事办公室程序工作, 协助领导处理政务及日常事务, 并为领导决策及实施服务的人员。”

2 企业秘书的素质

2.1 素质及其对秘书工作的作用

素质是一种水平, 是一个人在思想政治, 工作习性、个人道德及能力等方面, 经过长期摸索锻炼、学习总结所到达的一定水平。它是人的一种比较稳定的基本属性, 能对一个人的行为起到长期持续影响甚至是决定作用。

作为企业领导身边的工作助手和参谋, 企业秘书工作的特殊性决定了自己要具有高素质和高水平。首先, 高素质是秘书做好领导辅助工作的可靠保证;其次, 高素质是企业秘书提高工作质量和效率的重要依托;第三, 高素质是建立优秀秘书队伍的工作需要。同时作为企业领导的工作助手, 一定要具有较高的思想政策水平, 较强的专业能力, 既能熟知企业的发展路线及方针政策, 又能透彻了解本企业及公司各个部门的情况, 把“上情”与“下情”巧妙地结合起来, 合理地运用现代化工作方法, 创新工作方式, 做好全面服务, 只有这样才能更好地适应新时代的各项严格要求, 才能充分地发挥好企业秘书的工作职能, 做好本职工作。

2.2 现代企业秘书素质

高素质又具备包括哪些素质呢?下面从几个方面介绍一下新形势下企业秘书的素质:

(1) 优良的职业道德。

作为企业中的一个衔接上级和公司下级各部门的桥梁纽带, 企业秘书必须具有优良的品德素养, 必须公开公正地处理好企业内部事务。因为公正地为人处事是对一个秘书优良品德素养的最基本要求。这是一种职业美德, 也是企业秘书在本职工作中的一条工作纪律。

企业秘书要有良好的职业道德还要做到热爱自己的事业、安心工作、勇于为事业献身。在自己的本职工作中, 做到忠于职守, 服从上级领导, 严格遵守企业纪律、企业机密。

(2) 良好的心理素质。

秘书工作在管理系统中的中枢地位注定了这是一项事务繁重的脑力劳动, 同时这一复杂的角色也常使其心理处于快节奏和高压力的紧张状态, 从而对秘书的心理素质提出了越来越高的要求, 不仅有自己特定的工作内容, 而且也有自己特定的活动方式和活动领域。

秘书在公司中所处的位置比较特殊, 在日常管理工作中要涉及琐碎复杂的人际关系, 也会遇到不同的工作矛盾及冲突, 同时, 由于企业秘书特殊的工作性质, 常常要加班熬夜, 没有固定的作息时间及生活规律, 从而更要求企业秘书平时不仅要有健康的体魄、有充沛的精力, 更重要的是要有良好的工作状态。因此, 秘书只有具备了较高的心理素质, 才能够更好地适应这份工作, 才能发挥好自己的优势、更加充分地展示出自己的才华。

(3) 全面的知识结构。

企业秘书工作的全面性及综合性要求其应具备较全面的知识结构, 并且这份工作又有自己所具备的专业特点, 这又要求秘书人员必须具备深厚的专业知识。要想做好秘书工作, 必须具备扎实的基础知识、广博的专业知识及自己本职工作的相关知识等三方面的知识。

基础知识是指秘书在工作中具备要体现常识性和基础性的知识, 这也是秘书工作的基础。例如:科学文化知识、政治经济等理论知识以及法律法规基础知识等;专业知识是指从事秘书工作所具备的专门知识。例如:公文文案写作、档案规整管理、秘书人员所在部门的业务知识等;相关知识是指在秘书工作中所涉及到的其他相关方面的知识。例如:管理学知识、心理学知识、公共关系学知识等

从上可以看出, 秘书人员必须是工作中的多面手, 他们必须要对与本职工作相关的其他方面的知识有所了解, 如果只具备本专业的专业知识和技能是根本不能顺利地完成秘书的工作。

(4) 超强的业务水平。

业务水平是指一个人工作能力方面的一种标志, 也是一个人其他能力的一种反映, 又是他综合素质发挥作用的必要条件。对于企业秘书来讲, 应从以下几个方面来阐述其应具备的业务素质。

(1) 观察能力。

观察能力是指人们通过一段时间的经历, 总结了一定的经验后, 对客观事物存在的本质规律能够较为准确地了解和把握的一种能力。秘书工作由于接触不同部门的人, 经常会遇到不同的问题, 要具备比较强的观察能力。具体来讲, 第一、企业秘书要具备较强的洞察力, 要善于观察, 做个有心人善于发现问题, 会适时扑捉工作中有价值的信息。从而主动地开展工作。第二、企业秘书介于企业领导和企业员工之间, 在上传下达、综合组织协调、解决工作难题等方面, 必须明辨是非, 妥善处理。第三、综合分析能力。就是要求企业秘书会善于透过事情现象看本质, 从个别事物中找出内在的联系和规律。秘书只有具备了敏锐的观察能力才能较好地发挥其领导参谋助手的作用。

(2) 沟通能力。

沟通是人与人之间交往的桥梁。企业秘书在企业内部信息链上的位置很特殊, 在整个信息网络中处于中心位置, 起着枢纽作用, 而“秘书工作的枢纽作用从纵向上看, 是做好承上启下、上传下达的工作。”企业秘书必须具备良好的沟通能力。

企业秘书的工作性质要求其做到准确的上传下达, 而要想做到准确就必须要真正理解要传达的内容和目的并且还要做到良好的沟通。上传下达也讲究艺术性, 就是调换角度的艺术。由于每个人的习性及语言表达方式不同, 以及个人理解能力的强弱, 传递信息的过程中可能会出现意思偏差或错位。因此企业秘书在向下传达企业领导指令要求的时候, 要站到上级领导的位置出发, 准确地领会领导指示的含义, 并完整清楚地把信息传递给下级相关部门;同样, 在给领导汇报的时候, 要站在下级的角度, 把信息完整地上报给公司领导, 只有具备了较强的沟通能力, 才能在公司工作中起到中枢的重要作用。

(3) 组织协调能力。

秘书工作中所具有的上传下达、协调内外的工作特性要求企业秘书要具备较强的组织协调能力。企业秘书必须与上级、同级和下级之间保持一种和谐的关系, 才能准确及时地完成本职工作, 同时又能做到和每个人和睦相处。这是对企业秘书的起码要求, 也是秘书工作成功的基础。

企业秘书的协调能力是指在上级领导的指示下, 积极准确地传达信息, 协调统一, 以促进企业工作灵活运行, 提高工作效率。一是对上协调, 树立全局意识。要站得高, 看得远, 想得深。二是同级间协调, 本着商量的意识, 在处理一件事情时, 要做到随时与有关部门保持沟通。三是对下协调, 要树立服务意识。在协调中要谦虚谨慎, 摆正位置, 搞好服务。

3 结语

企业秘书的职位在公司中并不是很高, 但它在现代企业的运营管理中起着越来越重要的作用, 作为企业上级领导的工作参谋助手, 是上下级部门和外界沟通的重要桥梁。企业秘书自身素质的好坏, 工作水平的高低, 直接影响到企业领导工作开展的效率, 甚至会影响到一个企业内部运作的整体效率。因此, 企业秘书只有具备了优良的职业道德、良好的心理素质和道德修养、广博的知识以及丰富的工作经验和方法, 才能成为企业领导的得力助手和工作参谋, 也才能成为一个新形势下的合格秘书。

参考文献

[1]蔡超, 杨锋.现代秘书实务[M].广州:暨南大学出版社, 2006, (03) .

[2]廖金泽.企业秘书大全[M].广州:广东经济出版社, 2005, (10) .

[3]赵日升.现代秘书的素质要求[J].广西师范学院学报 (哲学社会科学版) , 2004, (S1) .

浅谈高校行政秘书的素质要求 篇2

关键词：高校；行政秘书；素质要求

高校行政管理的主体是从事非教学、科研活动的相关行政机关,其成员是各级各类机构的管理者和执行者。高校院系行政秘书这一岗位就是其中的一个环节，行政秘书所承担的工作是涉猎广泛、多面联系、事情驳杂的，主要包含人事、工会、科研、宣传、基建、后勤等范围，多而广，杂而琐。作为高校行政工作者，结合自己的心得体会，下面我们一起来探讨一下行政秘书的岗位职责及素质要求。

一、行政秘书的岗位职责

1.会务工作。做好系会会前各项准备工作，负责会议记录及会后资料整理，拟写会议纪要；负责通知全系教师参加系级、校级会议和有关活动，并作好考勤工作；做好院系承担的其他会议的各项服务工作。内务管理工作。协助系领导落实学校、有关职能部门和系里部署的各项工作；协助部门安全责任人做好办公室安全防范和检查工作，制定部门假期值班计划；负责全系教师的考勤，加班统计工作。文书工作。协助系领导制定工作规划、每学期的目标管理计划及起草有关文件；负责本系上报各类文件的校对、呈送和存档管理工作；负责有关部门发出的各类文书的登记、传阅、归档工作；制定系部有关的规章制度。财、物管理工作。负责系部各项经费的报销领取工作；负责领发系教职工的奖金、福利等；负责领发系教职工办公用品；负责登记、保管和检查本系财产。

二、行政秘书应具备的基本素质

1.思想作风及政治理论素质。行政秘书必须具备全心全意为人民服务的精神，实事求是、谦虚谨慎的工作态度；在具体工作上，要求做到一丝不苟，雷厉风行和精益求精。系办公室工作面广，内容繁杂，任务重，责任大，因此要求办公室人员爱岗敬业，继承和发扬不图名利、默默无闻、甘于奉献、艰苦奋斗的传统和作风。具有强烈的事业心和责任感，主动研究

系办公室工作中的新情况、新问题，提高工作的效率和质量，为师生员工服务。

１.１为领导服务，当好参谋和助手。行政秘书要主动掌握学校及系部的相关信息，及时准确地向系领导汇报，为系领导提供决策依据，当好领导的参谋和助手。在此过程中要明确与领导的从属关系，尊重服从领导的意向，忠实积极地贯彻领导意图。

１.２为教师服务，做好后勤保障工作。教师是院系办公室工作的重点，教师的教学、科研工作的开展与进行都与系办公室有着紧密的联系，行政秘书要妥善处理好与教师的关系，及时传达学校的有关的教学和科研信息，如学校或系部安排的会议、活动课题的申报等方面的有关规定要第一时间告知相关老师。教师在这些方面遇到问题，也常会到系办公室询问，行政秘书应积极为教师工作提供方便，如查阅相关文件和资料，向有关部门询问，不能解决的要及时向有关部门反映。要经常和教师了解情况，交流思想，做到相互理解和尊重，增进友谊和感情。

１.３为学生服务，发挥服务育人功能。院系办公室承担部分的教学管理工作，要不停地与学生打交道。行政秘书要有为学生服务的意识，真诚地对待他们，给他们以理解和关怀，并用敬业爱岗、乐于奉献的工作态度潜移默化地影响学生，教育学生。对待学生不能以长者自居，不能摆架子。而要以真诚的态度及良好的形象影响学生，促使学生在思想上逐渐成熟，学业上有所进步。文化心理素质。随着高校师资队伍建设的加强，教师的学历结构、职称结构不断改善。行政秘书作为系办公室人员，必须掌握办公室管理工作的基本理论和实务知识；了解与办公室工作密切相关的学科知识；熟悉有关教育管理理论和学校教学、科研、管理方面的知识。只有具有较高的文化，丰富的教育学、心理学、管理学等方面的知识，才能做好管理、协调和服务工作。

业务技能素质。努力提高办公室人员的能力结构，其中包括基本能力：即敏锐的观察能力、良好的记忆能力、健全的思维能力、丰富的想象能力和集中的注意力；专业能力：即表达能力、协调能力、自我控制能力和组织管理能力；业务技能：即速记、打字、管理档案、使用复印机、传真机等。

３.１表达能力。表达能力是办公室人员的一项基本功。无论是信息、宣传、调研等工作，还是处理公文，都离不开文字表达，所以办公室人员要多思、多练、多交流，日积月累，潜移默化，做到文思敏捷、下笔如神，写出的文章观点鲜明，层次清晰，向上能如实反映事情的真相，向下能准确表达领导的意图。

３.２协调能力。善于处理上下左右、校内校外、各部门之间各种关系的能力。行政秘书应具有较强的协调能力，合理协调好校内校外、各部门之间的关系，努力为本校、本部门的各项工作创造一个宽松的外部工作环境，以实现高等学校教育目标的总要求。

３.３自我控制能力。它是建立良好人际关系的基础。对于行政秘书来说，正确处理好各方面的人际关系是不可缺少的能力。它要求行政管理干部在日常工作中要沉着、宽容、耐心、头脑冷静、豁达大度，善于控制自己的感情冲动，学会共处，和善地与人共事。遇事能冷静、客观地分析问题，正确地处理好工作中的各种矛盾。

三、结束语

总之，院系办公室的工作“细、繁、杂、忙”，是学校的“不管部”。要切实做好办公室工作,就要了解办公室工作的性质、作用、特点，以及应该遵循的原则，同时努力学习科学文化知识和现代化管理经验，注重实践，不断提高业务水平，加强办公自动化管理，高质高效地完成各项工作，为学校的发展建设贡献力量。

【参考文献】

企业秘书的素质要求 篇3

关键词：高校；行政秘书；角色定位；素质要求

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2012）12-0026-02

高校院（系）行政秘书既是校级职能部门与院系之间的桥梁，又是联系院领导和广大师生的枢纽，该职务在学院的发展建设中起着重要的作用。行政秘书在保证学院日常工作的正常运转、部门内部及部门之间的工作协调合作、学院整体合力的发挥中起着不可或缺的作用。随着高校管理不断走向成熟，对行政秘书的工作提出了更高的要求。行政秘书必须在充分了解自己角色定位的基础之上，不断提高自身修养以达到相关的素质要求，才能服务好教学和科研，服务好教师与学生，实现自己的岗位价值。

一、高校院（系）行政秘书的角色定位

高校行政秘书是高校日常行政事务的主要承担者，在院（系）所扮演的角色既是领导的参谋，又是领导的助手，更是领导和教职工的桥梁和纽带。本文从服务性、创造性、时效性和机密性这四个方面来阐述行政秘书的角色定位。

1.服务性。行政秘书是秘书职业的一个分支，因此，服务性是行政秘书工作的主旋律，作为行政秘书，首先必须明确该岗位的服务性地位，培养为领导服务、为教师服务、为学生服务的意识，才能用心服务大家，最终体现这一职业的特殊魅力，让人觉得这一工作的伟大、神圣与受人尊敬。

2.创造性。创造是时代的要求，也是工作可持续发展的要求。在传统的观念中，秘书工作是领导思想的体现与补充，这点当然是不容置疑的，但为此并不能忽略秘书工作的主动性、开拓性、创造性。随着办公自动化的日益普及，秘书工作的智商性服务将成为秘书职业的主要内涵。所以在做好本职工作的基础上要不断探索管理的新途径、新方法、新手段，促进管理工作的信息化、现代化；在工作中要以新视觉来观察问题，以新理念来思考问题，以新方法来处理问题，只有这样行动才会有新举措，管理才会有新效果。

3.时效性。秘书工作像新闻工作一样要追求时效性。所谓秘书工作的时效性指事件发生（获取信息）与处理（下传信息）之间的时间差。时间差越短，则时效性越强。

4.机密性。秘书工作是领导旨意的具体实施，也直接接触一些机要文件，所以知道秘密的时间最早，掌握的秘密最多。因此，秘书必须要有保密意识，在任何时候、任何情况下都不能掉以轻心，做到不该问的不问，不该看的不看，不该听的不听，不该记的不记，不该说的不说。严格按照制度和保密守则办事，以免带来一些可预料的后果。

二、高校行政秘书的素质要求

高校行政秘书要想提高自己的工作能力，适应行政秘书角色要求，必须不断提高自身的素质修养。高校管理具有学术性特点，这就要求高校行政秘书除具备秘书专业的相关知识之外，还需要了解该院系的专业知识，才能更好地在管理层和教师之间进行良性沟通。

1.思想政治素质。政治思想素质是行政工作的宗旨，过硬的政治思想素质是能出色完成各项工作最基本的要求。第一，行政工作需要政治的方向性明确，在按照学校各项规章制度办事的同时，也一定要贯彻党的路线、方针和政策。高等学校的行政秘书思想政治立场必须坚定，懂得国家有关政策、熟悉学校的工作方针和政策，认真学习领悟相关领导的讲话精神。第二，学校行政秘书要具备高尚的思想水平以及精神风貌，事业心和责任心是必不可少的。同时要不断地在工作中充实自己，完善自己，形成良好的职业道德规范：作风严谨、乐于奉献、恪守职责、爱岗敬业、提升自身的业务能力和工作效率、热心为广大师生服务、为人谦虚、平等待人。

2.文化和心理素养。要做一个合格的高校行政秘书，科学文化以及专业知识素质是必备的条件。只有具备了真才实学，才能适应不断变化的工作和社会需求。行政秘书是高校院系的办公人员，在掌握与办公室相关的管理知识的同时也要具备一定的与办公室工作相联系的知识，更要注重在管理知识方面的积累，特别是针对与高校相关的教学、科研和行政方面管理知识和心理知识的积累。作为行政秘书要积极学习，丰富网络和信息知识，提升计算机办公和运用网络知识的能力，这样才能使行政秘书的工作功效卓著。高校学院的办公室工作对应面广泛，事务繁杂，临时性和突发性的事情经常发生，多种矛盾容易转移到行政秘书的身上，行政秘书会承担很大的心理压力。所以，高校行政秘书只有具备健康良好的心理素质才能轻松应对纷繁复杂的人际关系和繁杂琐碎的各项工作。第一，要意识到行政秘书工作不是简单的重复性工作，不是熟练就可以做好的，作为秘书，要树立信心和积极的心态，这样才能有工作的勇气、激发潜能和毅力，形成恰当的自我意识和正确的价值判断。第二，要养成对人、对事、对物的平常心态，在工作中保持热情真诚的心态。最后，行政秘书要具有坚定的意志，对待工作中的困难要坚定、坚强，遇事沉着冷静有耐心。

3.业务技能素质。文化知识决定着工作的能力，能力技术是文化知识在实际应用中的具体体现。行政秘书要具备将自身文化修养转化为实际工作中的能力的素质。主要包含以下几方面的能力：语言表述能力，协调合作能力，组织管理技能和办公室业务技能。①语言表述能力。为院系的领导起草各类文书和通知以及与人交流在行政秘书工作中占有很大一部分的比例。语言表述要做到清晰明了、言简意赅、贴切自然。同时具备一定的外语交流和沟通能力，更会令行政秘书的工作得心应手。②协调合作能力。行政秘书工作接触到的部门广泛，与各方面沟通和合作是工作中不可或缺的。院系内部，要协调与领导和广大师生员工的关系，并要与其他办公室成员合作完成部分工作；要协调和上级职能部门、其他院校、合作单位等的关系。行政秘书要熟知社交礼仪，这样才能在协调和合作过程中，营造出和睦融洽的工作氛围。③组织管理能力。行政秘书要能够独立地完成自己所分管的一个方面的工作。秘书工作人员要肩负责任，能妥善处理职责范围内的工作和任务，遇到紧急情况和突发事件，能沉着应对并及时寻求出解决问题的方法。行政秘书要培养创新思维，不断发现实际工作中的新问题，用创新思维提供解决问题的方案。

高校院（系）行政秘书的主要工作是：协助领导处理政务和日常事务，为领导决策提供参考。行政秘书既是领导的参谋，又是领导的助手，更是领导和教职工的桥梁和纽带。合理的角色定位是做好行政秘书工作的关键，过硬的业务素质是做好行政秘书工作的保障。高校行政秘书必须把握好自己的角色定位，不断提高自身业务素质，才能适应校发展的需要，更好地为广大师生员工提供服务。

参考文献：

[1]周新秋.如何做好高校二级学院行政秘书工作[J].秘书工作，2009，（11）.

[2]陶敏.高校二级学院办公室秘书的角色意识[J].新探索，2010，（28）.

[3]陈曦.浅析高校二级学院行政秘书工作[J].东京文学，2011，（9）.

论高校行政秘书的素质要求 篇4

1、会务工作。

做好系会会前各项准备工作, 负责会议记录及会后资料整理, 拟写会议纪要;负责通知全系教师参加系级、校级会议和有关活动, 并作好考勤工作;做好院系承担的其他会议的各项服务工作。

2、内务管理工作。

协助系领导落实学校、有关职能部门和系里部署的各项工作;协助部门安全责任人做好办公室安全防范和检查工作, 制定部门假期值班计划;负责全系教师的考勤, 加班统计工作。

3、文书工作。

协助系领导制定工作规划、每学期的目标管理计划及起草有关文件;负责本系上报各类文件的校对、呈送和存档管理工作;负责有关部门发出的各类文书的登记、传阅、归档工作;制定系部有关的规章制度。

4、财、物管理工作。

负责系部各项经费的报销领取工作;负责领发系教职工的奖金、福利等;负责领发系教职工办公用品;负责登记、保管和检查本系财产。

二、行政秘书应具备的基本素质

1、思想作风及政治理论素质

行政秘书必须具备全心全意为人民服务的精神, 实事求是、谦虚谨慎的工作态度;在具体工作上, 要求做到一丝不苟, 雷厉风行和精益求精。系办公室工作面广, 内容繁杂, 任务重, 责任大, 因此要求办公室人员爱岗敬业, 继承和发扬不图名利、默默无闻、甘于奉献、艰苦奋斗的传统和作风。具有强烈的事业心和责任感, 提高工作的效率和质量, 为师生员工服务。

2、文化心理素质

随着高校师资队伍建设的加强, 教师的学历结构、职称结构不断改善。行政秘书作为系办公室人员, 必须掌握办公室管理工作的基本理论和实务知识;了解与办公室工作密切相关的学科知识;熟悉有关教育管理理论和学校教学、科研、管理方面的知识。只有具有较高的文化, 丰富的教育学、心理学、管理学等方面的知识, 才能做好管理、协调和服务工作。

管理科学知识, 系办公室的日常工作既有常规性活动, 也有一些临时性的、突发性的情况出现, 工作人员若能懂得管理学的知识, 并能在实际工作中进行灵活运用, 就能有效地发挥各方面的积极性, 提高工作效率, 而且自身也会加深对管理科学的理解和掌握, 使自己的工作更有预见性和创造性。计算机和网络知识随着办公自动化及校园网、互联网的迅猛发展, 办公室工作已经发生了根本的变化, 档案资料的计算机存储及查询、文件的网络传输及发布、办公文件的网络化都要求办公室人员必须掌握一定的计算机和网络知识, 否则很难胜任该工作, 更谈不上提高办事速度和工作效率。

3、业务技能素质

努力提高办公室人员的能力结构, 其中包括基本能力:即敏锐的观察能力、良好的记忆能力、健全的思维能力、丰富的想象能力和集中的注意力;专业能力:即表达能力、协调能力、自我控制能力和组织管理能力;业务技能:即速记、打字、管理档案、使用复印机、传真机等。

(1) 表达能力。表达能力是办公室人员的一项基本功。无论是信息、宣传、调研等工作, 还是处理公文, 都离不开文字表达, 所以办公室人员要多思、多练、多交流, 日积月累, 潜移默化, 做到文思敏捷、下笔如神, 写出的文章观点鲜明, 层次清晰, 向上能如实反映事情的真相, 向下能准确表达领导的意图。语言表达能力也是办公室人员一项非常重要的基本功, 无论是传达上级文件精神工作, 还是协调工作, 都离不开较强的语言表达能力, 随着办公室与校内、校外交流的增加, 直接以语言表达作为处理公务活动的手段就显得愈加必要, 因而办公室人员还必须下大力气提高语言表达能力, 包括普通话水平、英语口语水平、言语措词等。

(2) 协调能力。善于处理上下左右、校内校外、各部门之间各种关系的能力。行政秘书应具有较强的协调能力, 合理协调好校内校外、各部门之间的关系, 努力为本校、本部门的各项工作创造一个宽松的外部工作环境, 以实现高等学校教育目标的总要求。

结束语

总之, 院系办公室的工作“细、繁、杂、忙”, 是学校的“不管部”。要切实做好办公室工作, 就要了解办公室工作的性质、作用、特点, 以及应该遵循的原则, 同时努力学习科学文化知识和现代化管理经验, 注重实践, 不断提高业务水平, 加强办公自动化管理, 高质高效地完成各项工作, 为学校的发展建设贡献力量。

摘要：行政秘书是院 (系) 行政工作的主要承担者, 起着协助院 (系) 领导管理本系内务、调查研究、上传下达与协调关系的重要作用。这就决定了行政秘书必须具备全心全意为人民服务的精神, 实事求是、谦虚谨慎的工作作风;具备真才实学及良好的心理素质;具备敏锐的观察能力、良好的记忆能力、健全的思维能力、丰富的想象能力和集中的注意力。为了适应形势的发展和社会的需要, 行政秘书必须努力提高自己的专业能力及业务技能。

关键词：高校,行政秘书,素质要求

参考文献

[1]冒荣、刘义恒:《高等学校管理学》, 南京大学出版社, 1998年。

[2]邓小平文选, 第三卷, 人民出版社, 1993年。

企业秘书的素质要求 篇5

苗苗，宋淑贞

（大连工业大学艺术设计学院，辽宁，大连，116034）

摘要：社会不断进步，要求高校输送更多优秀人才。高校教学秘书在高校教学管理中占有很重要的地位，要求教学秘书认清职责，加强学习，勇于创新，不断提高自身素质，为高等院校的发展做出更大的贡献。

关键词：教学秘书；素质要求；高校管理

随着高校教学改革的进一步深化，近年来高校规模日益壮大，专业设置及招生规模不断扩大，学生人数急剧增加，专业教师队伍迅速膨胀，教学管理职能面临着巨大的考验。为了保障向社会输送高素质的弹性人才，高校在建设高质量的师资队伍的同时，必须建设一支优良的教学管理队伍。在教学管理工作中，教学秘书占有很重要的位置，是高校教务系统与二级学院之间、教师与学生之间的枢纽。教学秘书的素质与能力，直接影响到教学管理水平，对于稳定教学秩序、提高教学质量起着重要的作用。

一、教学秘书的岗位职责及工作性质

1、教学日常管理与改革研究

协助院（系）领导组织制定各专业的培养方案、教学大纲等教学基本文件；组织与协助各教研室完成教学执行计划、教学任务安排工作；协助院领导做好本院的期初、期中、期末的教学检查工作及各项教学质量监控工作，加强教学质量管理；各种实习、毕业设计、实验室管理、基地建设等实践环节工作安排；协助院(系)领导组织教研室、骨干教师编写新增专业申报材料，网络课程建设材料，教改立项及各项教学成果申报材料；

2、学生课程考核、学籍管理

对于学生而言，大学四年对于综合素质的培养之外，最重要的是成绩情况。教学秘书必须认真、细心、耐心地做好学籍管理及进修委培工作，学生课程考核材料审查、成绩一览表的录入、输出、存档工作，组织好学生进行网上选课工作，还有学生的学位审核及毕业证书、学位证书发放工作。

3、师资队伍建设及档案材料整理

教师日常教学文件检查及收缴、教学工作量计算、拟聘教师试讲工作安排、客座教授讲课安排；各类归档材料收集整理。

以上是笔者根据多年的教学秘书工作经验，对教学秘书的岗位职责所作的总结。从上述总结中，我们不难看出教学秘书工作的平凡性及重要性。学科建设、师资建设、教材建设等主要由主管教学院长领导主持，教学秘书需要围绕教学决策方案、教学计划等展开日常工作，目的在于完成规定的教学任务、实现既定的教学目标，对领导起到辅助协同的作用。

二、教学秘书的素质要求

在高校教学管理体系中，教学秘书是纽带和桥梁，工作是平凡而重要的，具有辅助性、主动性、繁杂性、专业性、服务性。教学秘书的素质修养、工作效率、协调能力关系着高校教学管理水平的高低。因此加强高校教学秘书队伍建设、提高教学秘书素质修养，是教学管理工作的重中之重。

1、具有较高的政治觉悟，对自己准确定位

首先教学秘书要有较高的政治觉悟，优良的思想品质，热爱祖国，政治立场坚定，能

够坚定不移地贯彻执行党的方针、路线和政策，并且时刻记住自己的角色任务——教学管理中任务的传递者和执行者，能够时刻秉承“全心全意为全体教师和学生服务”这一原则，具有较强的服务意识和责任意识。

2、具有较高的文化素质和业务素质

高校教学秘书的服务对象是有思想、有活力的知识分子群体，他们文化层次相对较高、而又个性迥异，教学秘书要协调工作于教学主管部门、教师、学生三者之间，这就要求教学秘书必须具备较高的文化素质、具备良好的协同合作能力和沟通能力，还要具有良好的心理素质和和谐的人际关系。

3、勤于思考、勇于创新

教学事务工作繁杂、琐碎，而且很多方面涉及到教师和学生的切身利益，例如教师工作量计算、学生成绩统计保存等等。教学秘书整天忙于各种日常的事务性工作，同时又要应对教学管理部门下达的各项任务。人的精力是有限的，在有限的时间内如何高效的完成工作，是教学秘书必须解决的问题，这就要求教学秘书在有细心、有耐心、有责任心的同时，还要勤于思考，勇于创新，科学地统筹安排工作任务。

4、增强学习意识，科学运用现代化办公条件

教学管理是一门很重要的学科，教学秘书要有意识的参加岗位培训，学习现代化、科学化的管理模式。密切注意在新形势下高等教育发展的动态和理念，完善知识结构，对于培养目标、专业设置等等方面，进行理性分析与思考，积极的提出自己的建议，供领导决策和参考，起到真的的辅助协同的作用。在日趋庞大、精细的数据化管理面前，教学秘书还要学会利用网络资源和现代化办公软件，实现办公自动化，以最快的方式准确的完成各种任务。

三、总结

随着我国加入世贸组织，各行各业竞争异常激烈，急需高校输送大量综合素质很强、适应社会发展需要的弹性人才。高校深入改革迫在眉睫，高等学校的教学管理队伍必须完善，教学秘书是高校教学管理队伍的重要岗位。教学秘书必须不断加强自身素质修养，爱岗敬业，为高等学校的改革发挥更大的作用，促使高校管理实现规范化、现代化，为社会建设培养出更多优秀的人才做出更大的贡献。

参考文献

[1]毛小庆.高等学校教学秘书应具有的素质修养与工作艺术[J].中国科学教育，2005，5：50-51

[2]李文斌.高校教学秘书在教学管理中的定位与功能[J].陕西铁路工程职业技术学院学报，2007，5：25-27

[3]张晓梅，赖剑明.高校院系教学秘书的素质和能力探讨[J].教育与职业，2007，6：191-192

[4]胡辑.论高校教学秘书的特点及能力修养[J].时代经贸，2007，5：169-172

[5]杨淑琴.教学秘书工作之我见[J].引进与咨询，2006，7：86-87

[6]颜金玲.论高校教学管理与教学秘书自身素质的培养[J]，2007，13，190-192

企业秘书的素质要求 篇6

关键词：国有企业；办公室秘书；素质分析

国有企业秘书承担着企业领导和各个部门协商的职责，良好的沟通能力不能缺少。国企秘书的心理承受能力和独立思考能力也越加重要，国企秘书在实践中不断提高业务能力，为企业领导人和国有企业的发展做出了巨大的贡献。

1、国有企业秘书职业素质要求

近几年，国家大力加大国有企业改革，国有企业面临重大挑战，如何高效的完成企业改革，重新将企业发展带上一个新台阶，成为企业生存发展的重要课题。在严峻的形势下，国有企业的秘书也必须与时俱进，具备优秀的职业素质要求。

1.1优良的道德

秘书是一个重要的职位，国有企业秘书经常接触到一些企业核心机密，因此必须具备良好的职业道德，大体包括以下内容：（1）具有高层次的理论基础，时刻与党中央保持一致，具备良好的马克思列宁主义理论水准；（2）由于经常接触到企业机密，国企秘书具备良好职业操守，能够不为外部诱惑所动，正直忠诚实事求是，严格保守机密，绝不泄密；（3）谦虚谨慎爱岗敬业，不因为繁琐的事物而产生厌烦的情绪，不会因为小事而忽略，不会因为情绪不佳，就应付了事。

1.2良好的心理素质和身体素质

国有企业秘书加班时家常便饭，通宵熬夜工作也是常事，因此必须具备良好的身体素质。身体是革命的本钱，只要身体好了，才能顽强应对办公室秘书艰难持久的工作。

国有企业秘书需要调节企业领导和各方面部门的工作，因此要具备良好的心理素质。在工作过程中，谦虚谨慎不卑不亢。对面不懂的问题要及时请教，切忌不懂装懂。在遭受误会的时候，心理能够承受，并且能够继续以饱满的热情投入到秘书工作中。不会因为一点小事，而嫉恨他人。

1.3优秀的工作能力

协调能力、组织能力、语言能力、交际能力、办事能力、分析能力都是一名优秀的秘书必须具备的品质。办公室秘书能够和领导积极沟通，清晰的反应企业存在的问题和要求，语言清晰、条理分明、言简意赅。

2、国有企业秘书的职业素质能力

2.1 多样化服务

国有企业秘书为企业领导提供全方位的服务，包括文字沟通和日常事务服务。不但能够精通办公室的业务，提供办公室业务服务，也了解领导的需求，提供综合服务。具备迅速熟悉领导生活习惯和性格的能力，快速上手。

2.2 智能化服务

办公室秘书要提高自己的思想水平，立足长远，站得高看得远。在日常事物的积累中，不断提升自己的眼光，能够站在领导的角度看问题，这样就能够为领导提供智能化的服务，更好的解决问题。

2.3 主动性服务

企业存在很多方面的需求，国有企业秘书在日常的积累中能够准确捕捉到最为严峻的问题，并且及时开展研究u，积极主动为领导解决困难。急领导之所急，忧领导之所忧，以预见性的眼光，率先熟悉领导要求的内容。

2.4 协同性服务

办公室工作是一项综合要求很强的工作，单靠一个人很难独立完成各项工作，因此需要办公室人员积极配合，共同发展。办公室人员积极发挥团队意识，有问题一起解决，有困难共同克服，有优势一同分享，通力配合，沟通良好，共同进步。

3、国有企业秘书职业素质的提高

3.1 加强思想素质建设

国有企业在新时代面临着艰巨的挑战，不仅要对内改革，还要积极同国际化接轨，争取更上一层楼。企业秘书在认真完成手头任务的同时，还要努力提高自己的思想道德素质，努力学习科学文化知识，认真掌握马克思列宁主义，认真研究中国特色政治体系，能够从政治的眼光看问题。

保密工作绝对是首要任务。办公室人员要严格要求自己，不仅妥善保管自己的机密，也不要打听别人的机密，每个人都严守秘密，时刻警惕自己，为领导更好的服务。

3.2 树立全局意识，提高独立思考能力

国有企业办公室秘书往往需要统筹兼顾，不仅要了解领导的需要，还要对整个企业有客观的认识，对企业的方方面面认真了解，掌握企业最新发展动态，及时为领导反映一手信息，帮助领导更好的了解企业动态。

办公室秘书要有自己的思想，对发生的事件有态度。当领导问起意见来，能够客观公正的评价，给领导提供满意的答案。

3.3 温故知新，积累反思

日常繁琐的工作很容易磨平秘书的积极性，办公室迷失在工作过程中，善于总结归纳，遇到同类的问题，能够及时联想，融会贯通。以往的经验要积极吸收，过往的错误要勇于改进，温故知新，从反思中提升自己的业务能力。将理论与实践相结合，用自己丰富的知识水平，完善业务水平，不断提高。

3.4 加强应变能力和判断能力

办公室业务复杂琐碎，办公室秘书一定要合理安排自己的时间，将每天要做的事情规划好，不会盲目追从，做一个优秀时间的管理者。首先，办公室秘书要保持清醒的头脑，记忆准确、快速、高效，应变能力出众，能够妥善解决突发意外事件。其次，秘书要有一个条理分明的大脑，不会忽略任何一件小事，不会延误任何一件大事。最后，秘书社交能力出众，能够在重要场合帮助领导避免尴尬，化解危机。

3.5 抗压能力强，冷静耐心

办公室秘书经常加班加点，休息时间少，神经压力大。办公室秘书要有释放压力的办法，克服焦躁情绪，冷静淡定，克服困难。

4、总结

国有企业形式复杂，办公室秘书任重道远。秘书在做好自己工作的同时，能够妥善处理好与领导、同事的人际关系，营造一个和谐温馨的工作氛围。提高思想政治意识，提升工作业务能力，努力工作，争取更大的进步。

参考文献：

[1] 章晋福.现代企业办公室秘书的综合素质分析[J].科技风,2013(28):52-53.

[2] 杨建伟.浅谈现代办公室秘书的基本素质[J].统计与管理,2013(3):85-86.

[3] 张廷尉.论新时期高校办公室秘书的素质要求[J].管理学家,2011(12):76-78.

浅析高校研究生秘书的素质要求 篇7

关键词：高校,研究生秘书,基本素质

近几年来, 随着研究生扩招政策的实施, 各个学校逐步扩大研究生的招收比例, 因此研究生处已经不能负荷起单独管理研究生的能力。因此, 在如此艰巨的工作任务下, 如何提高研究生秘书的综合素质, 以及如何更好的发挥研究生秘书的作用, 使我们的研究生管理更加规范化、合理化、职业化。这一重大问题是我们教育管理者需要认真探究并急需解决的问题。

一、研究生秘书的地位和工作职责

(一) 研究生秘书所处的地位

研究生秘书处于研究生处、学生处、科研处、档案馆、后勤管理处、校医院等多个研究生培养部门中间枢纽站的位置。研究生秘书平时负责把学校机关的各个职能部门发布的有关研究生的相关决策传递给学生及导师。并负责收集整理汇总等相关所需资料给有关部门。而且还要充当主管科研院长的参谋和助手, 可以说在研究生教育活动的全过程中, 研究生秘书起着举足轻重的作用。

(二) 研究生秘书工作职责

以沈阳药科大学研究生秘书的工作内容举例主要负责研究生的日常生活管理、思想政治教育、就业指导统计、学位论文答辩、学籍学业管理、学生党员组织教育管理工作等。

二、研究生秘书应具备的素质要求

(一) 良好的职业道德和敬业精神

作为一个合格的秘书, 最基本的就是要有敬业精神和职业道德。以研究生秘书这一职位为例子, 日常职责范围涉及广泛, 牵扯到学校的各个相关部门, 因此可以想到工作的辛苦和责任的重大。因此秘书们一定要端正自己的态度, 认识到自己岗位的重要性及所处的岗位的性质和特点, 工作中要谦虚谨慎、保持旺盛的精力及清晰的头脑来提高工作效率。全心全意为导师和研究生服务。

(二) 良好的心理素质和个人修养

由于现在研究生的年龄都是“90后”, 学生的个性越来越强, 因此学生在学习与日常生活中难免会出现各种问题需要研究生秘书来解决与帮助。这就需要秘书老师具备良好的心里素质和承受能力, 遇到学生的突发事件保持冷静的头脑, 不能跟着学生一起感情用事, 应该保持客观理性的思维模式, 正确的分析事态发展形势, 做出合理的解决办法。同时也要注重提升个人修养与品位, 以自身的人格魅力与修养使学生们保持信任。这样才能让学生敞开心扉与老师保持有效的沟通。

(三) 强烈的责任意识和全心全意的服务意识

研究生秘书的工作是一个良心活儿, 如果想要做的让广大师生满意就需要有极强的责任感和全心全意为学生服务的意识。保持认真严谨的工作态度和雷厉风行的工作作风同时也要注意自己的辅助地位, 做好领导的好帮手。为主管领导做好科研信息统计分析汇总工作。为导师做好研究生学位学业管理工作。

(四) 科学管理意识和统筹规划协调能力

研究生每一个阶段都有自己的专业计划与培养目标, 作为研究生秘书应该仔细研读研究生培养手册和研究生文件汇编, 熟悉研究生的培养规律与培养目标, 针对计划做好自己的工作程序, 把政策性的文件要求与实际的具体事务操作练习起来, 理论联系实际, 有条不紊的, 循序渐进的来完成研究生的学业管理。并且充分利用电子资源和各项办公软件的熟练操作, 提高工作效率以及学生相关各类信息的汇总完善。保持工作的科学性、严谨性、合理性。切忌盲目、一团松散。协调好各个环节之间的任务的轻重缓急, 保持各个环节的有序高效进行。

(五) 具有较强的文字功底和语言表达能力

研究生秘书作为学院领导的得力助手, 经常要协助领导完成各种文件的起草以及各种材料的总结。而且还要经常给各个部门沟通交流工作信息。因此无论是口头的表达能力还是文字表达能力都是至关重要的对于秘书来说。只要把意思表达清楚了, 才能进行有效的、准确的沟通, 才能真正解决问题。

三、提高研究生秘书素质的途径

(一) 强调服务意识、科学管理意识

研究生秘书工作主要就是为院系领导和师生提供服务的, 因此要变被动服务为主动服务, 使研究生管理呈现良性循环。但是同时也要意识到自己的管理意识, 如何有效的进行科学管理呢?首先我们要善于总结工作中的经验教训和实践规律, 并善于让自己从一个教育管理者 (研究生辅导员) 的角度去思考问题和解决问题。同时, 研究生秘书还要强化科学管理日常事务的方法, 熟练使用我校研究生教育管理系统, 实现研究生教育管理手段的现代化。真正做到科学的意识与科学的手段并用的方法来科学的管理学生。

(二) 完善自我综合实力, 成为学生好榜样

研究生秘书要想出色的完成本身的秘书工作, 树立在学生心目中的良好形象, 就要保持自己的学习状态, 每天都要努力学习充实自己的各方面知识和能力。除了需要研读熟知研究生的各项政策文件要求还要经常去研究生相关的网站来了解全国研究生的相关咨询, 做到储备知识的及时更新。同时还要注重自己的综合能力的提高与完善, 例如要加强自己的统筹管理能力, 沟通交流能力、文字与口头表达能力等与工作相关的各项能力。

(三) 领导应给予重视、引入激励机制, 充分调动研究生秘书的工作积极性

作为高校领导应该多与学院的秘书进行座谈交流, 与第一线的管理者进行沟通交流更能了解研究生秘书工作的难点与重点。因此在管理中引进绩效激励机制, 对于那些工作兢兢业业, 具有高度责任心和管理水平优异, 在自己岗位上工作有成绩的老师应给与奖励和支持。让广大秘书们觉得付出有所回报。进一步激发他们的工作热情和工作效能。

参考文献

[1]潘立, 赵颖娣, 鲁建厦.二级管理体制下研究生教学秘书的角色定位.高校与经济, 2010, 1 (23) :24—29.

[2]丁晓丽.谈二级学院研究生教学秘书沟通协调功能的发挥.学位与研究生教育, 2008, (8) :38—41.

高校行政秘书应具备的职业素质要求 篇8

众所周知,高校行政秘书所承担的工作比较繁杂,内容也非常广泛,有时甚至连行政秘书本人也觉得每天没有非常固定的工作内容,因为很多工作内容都是根据每天实际工作的改变而临时加上去的,行政秘书每天的工作量非常庞大,内容也很杂,经常需要跟各个部门进行多方面联系、沟通,因此这些庞杂的工作对于行政秘书的要求也就更高,尤其是素质要求,在这里就高校行政秘书工作的岗位职责及素质要求方面的内容进行简单归述。

一、高校行政秘书的岗位职责

1、在院长领导下,具体处理全院日常行政事务,为教学、科研和学生工作提供良好的服务。

2、承担学院教职工日常考勤考核工作,建立健全教师行政档案,协助院领导做好有关人事管理工作。

3、承担有关文件的签收、登记、呈送、保管和立卷工作。

4、承担学院党政印章和介绍信的管理和使用工作。

5、承担办公用品的采购、管理和发放工作,负责单位固定资产管理。

6、承担收集、整理日常行政管理工作资料,做好学院大事记工作,做好各类资料的归档工作。

7、承担学院工作计划、总结等文字材料的打印校对工作。

8、负责学院日常接待和对外联络工作。

9、负责学院会议的通知和会务工作。

10、承担本学院统计和校园网管理工作。

11、完成领导交办的其它工作。

二、行政秘书的职业素质要求

1、思想政治素质

众所周知,高校是培养高等知识人才的摇篮,系秘书自然也是这

个摇篮中的一员,也担负着教育人与培养人的责任。正因为这样的外在因素,所以系秘书本人要具备与其相适应的政治水平、文化知识、专业知识和管理水平。在思想上要忠于教育事业,不折不扣地执行党的教育路线、方针、政策,还要具有坚定正确的政治思想觉悟,良好的马克思主义理论修养,坚定的政治立场,同时也要具备教师应有的师德和风范。要具有良好的精神风貌和思想境界,要有全心全意为人民服务的精神,尤其是为师生服务的精神和意识,要有高度的使命感、责任心和事业心,要有无怨无悔、甘受清苦、爱岗敬业的奉献精神。要有刻苦钻研业务,具有较强的现代化办公应用能力,具有一定的管理知识、经验和组织协调能力,熟悉行政管理工作。只有这样,才能正确地认清形势,把握事物的本质和发展方向,抓住问题的根本,通过正确的途径和方法解决问题,这是行政秘书最重要的素质和必备的品质。

2、工作能力素质

高校行政秘书是连接学校领导层、各职能部门和广大师生员工之间的纽带,维护和支持着学校各行政部门之间的正常运转。行政秘书在日常工作中要掌握高校的规律,注意积累,要熟悉本职工作流程以及相应的管理技能,熟知工作性质和要求,要做到忙而不乱,杂而不烦,疏而不漏,有条不紊的开展工作。行政秘书除了每天按部就班地处理正常的行政管理事务,还要处理临时性、突发性的事务,工作门类众多、千头万绪、任务繁重,这就要求行政秘书要按照事情的轻重缓急来恰当处理,要做到遇事冷静,能客观的分析问题,正确处理好各项工作。此外,行政秘书还要具备一定的表达能力、沟通能力、人际交往能力和组织管理能力。在具体的工作中,行政秘书还需具备速记、打印和档案管理能力,对于常规的打印机、复印机、传真机和打扫仪的使用也必须熟练掌握。行政秘书对待工作的态度不能是墨守成规,要有与时俱进的创新意识,具备创新的能力。最重要的是,要有强烈的服务意识,为人谦虚,待人热情,做事兢兢业业,勤勤恳恳,一心为公,乐于奉献。

3、信息化素质

随着信息化浪潮的兴起以及信息社会的到来,高校行政管理信息化建设日益受到重视。高校行政秘书作为高等学校建设发展的一支重要力量,其能否准确的收集信息,提供给有关领导,是很重要的。更确切的说这些信息能让相关领导了解学校教学、科研情况、老师与学生的活动情况,以利他们将各项工作安排得更加合理,各项决策更加科学。高校行政秘书信息素质的高低,直接对高校行政管理质量产生影响。高校行政秘书工作看似繁琐而又微不足道,但其工作的效率与质量既事关学校形象,又能对领导决策产生很大影响。盲目的提供信息,不仅不容易引起领导的重视,不被领导采纳,而且增加了领导者的负担,转移了领导者的注意力,帮倒忙。因此,行政秘书为提高工作效率必须强化信息素质教育,加强信息素质修养。

总之在当今社会,加强对高校行政秘书综合素质的培养,必须以坚持行政秘书的岗位职责需求为目标,行政秘书要不断改善知识结构,提高自身素质,努力掌握管理知识,注意沟通技巧,做到勤奋、敬业、高效、务实,做好各个方面的综合和协调,振奋精神,开拓进取,不断增强创新意识,努力探索高效优质的服务新途径,使高校适应时代发展的新需求,保障学校管理工作的稳步进行。

参考文献

[1]、田炯高校行政秘书应具备的职业素养《科技资讯》2010(35)

[2]、周玉芳浅议高校行政秘书应具备的职业素质《科技风》2011年12月

[3]、叶华浅谈高等院校系部办公室工作中行政秘书的素质要求《才智》2009.35

企业秘书的素质要求 篇9

一、准确把握角色定位

在高校的组织结构关系中, 党政秘书身处领导的身边, 为高校领导服务, 这一特殊的组织关系决定了秘书必须准确定位好自己的角色。特别是在协调活动中, 准确地定位角色, 明确职责是做好协调工作的关键。在协调工作时, 秘书定位自己的角色, 要注意两个方面的问题:

1、要站在全局的位置上把握协调工作。

高度决定视野, 站在全局的视点上看问题, 协调工作, 能有效地把握问题的实质。把握全局, 才能掂量出每件事情的分量;想到全局, 才能与领导思考问题的方向保持一致。秘书顾全大局, 很重要的一点是坚持“以服务为本, 以学校为主”, 自觉做到为高校领导服务、为机关服务、为教学单位服务, 自觉履行“为公去协调, 协调要为公”的原则。

2、准确就位而不越位。

高校党政秘书是参而不决、谋而不断, 与领导的关系就是主与从的关系, 是“主角”与“配角”的关系。作为一名秘书, 决不能忘了这一基本前提, 决不能越过“配角”位置扮演起舞台上的“主角”, 与领导发生矛盾、对立和抵触, 犯“角色冲突”的错误。在上下级关系协调时, 无论是对上还是对下关系的协调, 秘书必须严守本分, 不擅权越位。遇到问题, 不替领导拍板, 而要积极和领导反馈, 提出相应的预案, 及时请示、汇报。在横向关系协调时, 对待基层单位, 要平等待人、尊重诉求、表现亲和;对待机关部门, 要友好协作、多方沟通、取长补短。

二、努力适应工作要求

办公室工作的要求概括起来就是要做到“六个字”:一是快。领会精神要快, 对上级文件或领导讲话要迅速组织学习, 及时把握精神实质;落实行动要快, 对领导交办的事或重大活动要迅速拿出实施方案, 对每项工作都要及时作出反馈;彰显效益要快, 既要讲究效率, 又要产生实实在在的效益。二是严。工作纪律要严明, 按照工作制度严格要求自己, 不能违反制度办事;工作程序要严密, 科学合理地划分岗位职责和工作流程, 做到环环相扣, 确保工作不脱节;形象要严谨, 做到从大处着眼、从小处着手, 言谈举止注意场合, 接待来人来访讲究方法, 老老实实做人、扎扎实实做事。三是细。按照细心、细化、细致的要求, 注意自己的一言一行、一举一动, 坚持高标准, 严要求, 从点滴做起, 从细微小事做起。四是实。要想实事、说实话、出实招、使实劲、求实效, 对认准的路子要一走到底, 不解决问题决不放手、不见到实效决不收兵, 切实把嘴上说的、纸上写的、会上定的, 变为具体的行动、实际的效果。五是勤。做到脑勤, 勤于思考, 善于发现问题及抓住问题的本质;手勤, 多动手, 善动手, 不断提高自身的文字能力, 做好各项活动的文字保障;嘴勤, 多请示、多汇报, 避免错误理解领导意思;脚勤, 多深入调查, 随时掌握各方面的工作动态, 便于及时为领导提供详细情况。六是好。总的要求就是要取得一个好业绩, 得到一个好评价, 产生一个好影响。重点是要紧紧围绕领导的重大决策、重大工作, 把协调、沟通、参谋、督导等职能充分发挥到位、保障到位, 从办文到办会, 再到办事, 每一项、每一环都做到万无一失, 不出现一丝一毫的差错。

三、提高学习写作能力

1、加强实践, 善于反思, 在实践中提高办公室工作专业能力。

办公室工作人员虽然大多具有大学本科以上学历, 具有一定理论水平和写作功底, 但缺乏实践经验, 工作习惯、思维方式, 都面临着极大的挑战。尤其是领导讲话稿的草拟、公文办理、公文格式甚至主题词标引、年鉴撰写等都是专业技术性很强工作。为尽快进入角色, 提高文字工作水平, 要把领导交办的工作当作锻炼机会, 无论是汇报材料、讲话稿、还是正式文件, 都力求规范、准确、鲜明、得体;对领导、同事的批评、意见虚心接受, 加以改正, 文稿中领导审阅修改之处, 细细揣摩, 认真体会, 使草拟文稿出错越来越少, 质量越来越好, 在实践中提了公文写作技巧和文字表达能力。

2、要广泛阅读, 熟悉国情校情, 正确把握党的教育方针政策。

做好文秘工作要吃透上情、通晓下情、了解外情、熟悉内情。可以通过订阅《中国高等教育》、《秘书工作》、《办公室业务》等杂志, 广泛研读中央、省、市文件和学校各部门、各二级学院上报的材料, 通过阅读文件、参加会议了解国家教育方针和省、市高等教育发展和部署, 对高等教育建设发展中的重大事件密切关注, 熟悉国家宏观政策和省情校情, 在工作中注重知识积累, 从中汲取新的思路和观点, 为做好本职工作奠定了理论基础。

3、要勇于创新, 加强交流, 不断开拓秘书工作的新境界。

要善于在日常工作中捕捉领导智慧的火花, 发现新思路、新提法, 经过提炼和加工反映到领导的讲话材料中, 在文稿起草上力求打破陈词滥调, 以富有时代气息的语言准确表现领导意图。要加强交流, 组织办公室工作人员赴其它先进高校考察学习, 实地感受他们发展的良好氛围, 学习高校办公室规范化管理, 在思想上努力和先进单位接轨, 接受新知识、新理念、新做法。除了加强对外交流以外, 还要加强内部交流。通过实行每周例会制度, 各科室就工作中的经验教训进行交流, 检查失误, 分析原因, 总结经验, 交流体会, 提出意见和建议。加强对高校改革发展的重大问题的对策研究, 如专业结构调整, 学科建设, 人才培养等, 分析兄弟院校的经验做法, 提出自己的独到见解, 编写学校教育参考资料, 给领导提供参考意见, 发挥办公室秘书参谋助手作用。

四、掌握协调艺术

灵活地运用各种协调方法, 可以使协调工作事半功倍。协调的艺术要把握三个方面的内容:

一是把住势。势主要是指事态的趋势。用好势, 可以有效地推进协调工作。首先, 捕捉时机。常言道, 机不可失, 时不再来。任何事物的发展变化都存在着时机, 协调是一种动态的管理过程, 也同样存在时机。在捕捉时机时, 一要看准“火候”, 二要当机立断。其次, 巧妙借势。秘书人员在协调上下级或部门矛盾时, 巧妙地利用多种已有的或潜在的有利条件, 借用他人力量推进协调。如可通过领导的指示、文件等方式巧妙借用领导的权威, 开导对方。

二是握住度。度是指协调的力度。协调是一种刚柔并济的管理活动, 必须要把握好度。首先, 科学地用刚性的行政方法进行协调。秘书凭借组织之间的隶属关系, 用下达命令、指示和文件, 或规章制度等形式, 开展协调工作。其次, 灵活地把刚性的协调方法和柔性的协调方法结合起来。如一项活动的开展, 需要多个部门共同参与。领导委派秘书牵头, 各部门参与, 分工合作。秘书一方面发文向各部门说明活动的目标、拟定的实施方案、工作的进度等方面内容, 进行信息沟通。另一方面, 各部门在磨合的过程中出现隔阂和矛盾时, 秘书不仅需要加强各方的信息沟通, 使各相关方面了解事情的真相, 促进相互信任和理解, 而且要充分利用私人关系, 润滑各方僵硬的关系, 推进彼此的谅解。最后, 在人际关系的协调上, 恰当地使用柔性的协调方式。协调活动的外在表现是对事的协调, 实质是人与人关系的协调。秘书以坦诚的态度对待矛盾的双方, 用疏导的方法理顺各方利益, 用幽默地方式化解僵局, 充分使用各种柔性协调方法处理人员之间的矛盾和冲突。

三是切入点。秘书在协调各方利益和矛盾时, 要善于找到解决问题的关键点和突破口。首先, 找到沟通的契合点。协调的关键是多方或双方的沟通。但在沟通的过程中, 会受到诸多因素如观念的差异、专业和职务的差异、信息的障碍、语言表达的差异等因素的影响, 使沟通受阻。秘书人员必须全面分析协调双方的实际情况及利益诉求, 找出其一致点和分歧点。从双方的共同利益一致点出发, 通过彼此间的思想沟通, 把双方认识上相同、相近或相容之处融合形成一个初步的协调方案。把这一协调方案发放给各方, 多跑动, 多协调, 劝说双方以大局为重, 求同存异, 逐级化解矛盾。其次, 用好感情牌。协调工作是一种微妙的关系处理, 善于用好情感的因素, 发挥“感情效用”。秘书在日常的人际交往中, 一是要树立好自我形象, 积极跑动, 和各部门的主要负责人建立稳定的友好的关系。二是在下去调研时, 认真倾听各方诉求, 在言语交流中, 适当地流露出对他们利益诉求的认同和理解, 并及时地把他们的意见反馈给领导, 让自己成为大家都信得过的人。三是在矛盾僵持不下时, 适当地动用个人的人际关系, 以情化解矛盾。

五、塑造健康积极心态

我们深知, 高校办公室的重要性, 对秘书人员的政治素质、文化水平、业务能力、个性修养都提出较高要求。但同时, 高校办公室秘书工作是服务性、从属性的工作, 承担大量案牍写作、文件收发、筹备会议、接待来访、协调办事等工作, 工作纷繁复杂, 压力大, 没有心情接触新兴事物, 没有时间深入思考, 没有条件参与教学科研, 直接影响到职称的晋升。为此, 我们用服从大局的观念正确处理这些问题, 始终保持良好的身心状态, 始终保持一种积极向上的进取精神。

1、要充分认识秘书人员担负着维持高校工作良性运转和协调关系的角色。

秘书的辛勤工作对高校日常工作的正常运转和和谐起着关键性的作用, 其价值体现在日常烦琐的服务性、辅助性工作中, 因而自觉端正秘书在职责分工中的角色期待, 时刻防止产生偏颇错位。

2、要充分认识从事秘书岗位工作是领导对自己品德、素质、能力的肯定和信任。

高校领导大多是学科专业的领军人物, 他们人格高尚、学识渊博、谦虚朴素, 办公室工作人员在直接为领导服务工作中受到感染、获得启发、得到领导循循善诱和具体指导的机会也更多, 是工作人员提高水平的好机会, 从而倍加珍惜机遇, 自觉把做好办公室工作作为自己的光荣职责。

3、要努力树立为社会奉献成就人生的理念。

不要把职务、职称作为衡量个人成就、能力的唯一标准, 防止过分在意高校内部对秘书存在的偏见而产生自卑心理或心理失衡, 坚持思想上的高标准和工作上的严要求, 在办公室岗位上能更好经受锻炼, 培养严谨、细致、周到、条理的作风, 养成端庄、得体的举止言行, 形成密切联系群众、善于团结协作的工作习惯, 提高思考、写作能力和表达能力, 养成稳、细、韧、强的个性, 在无私奉献中培育秘书人员高尚的人生观。

摘要：高校担负着人才培养、科学研究、社会服务、文化引领的重任, 是与社会密切联系的社会组织。高校办公室是学校承上启下, 联系左右、沟通内外的枢纽部门, 工作涉及面广、工作繁杂、要求严格, 对具体承担办公室事务的工作人员提出了更高的要求。其中, 协调能力是一项基本而且重要的要求。

关键词：高校秘书,党政工作,素质要求,协调能力

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企业秘书的素质要求 篇10

由于国家政策的支持,近年来中国的高等职业教育发展速度加快。为了进一步优化自身结构,许多高职院校开始实施二级管理。在高职院校的管理队伍中,行政秘书是一个不可或缺的岗位。二级管理的实施,势必会给行政秘书这个职位带来较之以往更加繁重的任务。在这样的形势下,如何对系部的职能分配做好协调,又能够较之以往更加高质高效的完成工作任务,对行政秘书来说是个很大的挑战。

行政秘书的岗位职责主要可以概括为以下六大点:日常行政;公文办理工作;会务工作;财务报账工作;人力资源工作。行政秘书在部门工作中主要起着协调、参谋、桥梁和纽带的作用。同时也是各系部下情上传和上情下达的信息中心。 这就要求高职院校的行政秘书要善于人际沟通,协调好各方面的工作关系。

一、高职院校二级学院行政秘书工作现状及问题

二级学院行政秘书作为高职院校的管理队伍中的一员, 其工作现状又是如何的呢。笔者根据对自己所就职的单位———苏州健雄职业技术学院各院系的行政秘书队伍进行了调查,主要反映出如下几个主要问题。

1.行政秘书队伍建设不被重视,工作缺乏动力。在高职院校中,有较多一部分人对行政秘书的工作缺乏正确的认识和评价,甚至是轻视。学校往往只注重培训师资,忽视了对行政秘书队伍的培养。行政秘书缺乏系统的管理知识,在一定程度上也使得其行政管理能力无法提高,影响工作效率。行政秘书工作繁杂,付出的劳动得不到应有的理解,得不到职业认同感,也导致了行政秘书工作积极性不高,心理不平衡, 思想压力大,一部分人甚至不能安于岗位。

2.行政秘书职称评定难,外出培训机会少。高职院校行政秘书很难进行职称评审,比例很低,即使评上了,也会因为工作年限等问题延迟薪资提升。以笔者学校为例,同样是中级职称,专业技术岗位评定后可立即实现其相应的薪资水平,而行政秘书即使同时评上中级也要等到工作年限达到规定的年限才能够享受中级薪资待遇。另外,行政秘书平时大都忙于具体事务,很少有机会外出参观考察、学习和工作研讨, 缺少接受系统性、专业性再教育的机会。

3.行政秘书职业前景渺茫,工作缺乏动力。从现状看来, 行政秘书的培养工作几乎不被重视,而很大一部分的行政秘书却恰恰都是非专业人士,非常缺乏专业知识的培训和交流,缺乏工作的职业规划和指导,对于未来感到迷茫。

4.行政秘书专业素质的欠缺。许多高职院校对二级学院的行政秘书的任职要求没有一个统一的规定,谁都能上。导致了如今的行政秘书队伍素质高低不一。

5.行政秘书的身体素质问题。现代办公设备的使用, 在提高工作效率的同时,也给行政秘书带来了累积性的职业伤害。长时间久坐及敲打键盘造成了肩、颈、腰等部位的累积损伤。同时,各种办公设备的频繁操作使其被动吸收比常人更多的对人体有害的辐射,导致神经衰弱等问题。

二、二级管理体制对行政秘书的素质要求

一旦实行二级管理后,系部将成为一个基层的综合性办事机构及协调部门,行政秘书将承担较之以往更加繁重的任务。对行政秘书的综合素质的要求必然也是更上一个台阶。 笔者结合实际工作中反映出的问题,对行政秘书所应具备的能力素质作了如下归纳。

1.过硬的政治思想素质。行政秘书应该具有较高的思想政治觉悟,较好的道德修养,必须有强烈的事业心和高度的责任感,具备教师所应具备的师德风范,全身心地投入到教学服务工作中。

2.健康的身心素质。行政秘书需要保持自信、乐观的心态,热爱本职工作。工作中能调节自己的情绪,能从容、敏捷、 果断地处理问题。建立和谐的人际关系。同时也要安排一定的时间积极参加运动,以保证自己的身体处于较为健康的状态,不影响工作的顺利进行。

3.优质服务的理念。应树立并提高为领导与师生提供优质服务的理念,才能更好地进行沟通和协调工作。首先,要时刻保持积极的工作情绪,保持良好的服务态度。例如,行政秘书作为系部办公室的重要一员,事务繁杂,但薪资待遇却往往不能与工作量成正比的时候,就需要我们要保持平和稳定的心态,不能时刻计较个人得失。其次,要认真听取领导的工作安排,对于领导考虑不够全面的地方提出合理建议。面对师生时,要平易近人,注意措辞。如师生对文件和通知无法接受和理解,必须耐心地给予说明,并表示会向上级领导反馈。 因为师生是系部工作之根本,他们是否满意直接影响到工作是否能够顺利进行。

4.扎实的专业素质。第一,要有较好的文字表达功底。二级管理之后,系部行政秘书较之以往需要更多地起草各类文书,因此掌握各种应用文写作的要求和技巧是非常有必要的。

第二,要具有现代化办公的能力。能够熟练使用计算机、 复印机、打印机、扫描仪、投影仪等现代化办公设备。能够熟练操作Office等办公自动化软件,进行文字处理、数据统计、 多媒体制作及网页制作等。

第三,需要信息处理的能力。充分利用现代网络技术手段如QQ群、微信、E-mail、手机等及时上传下达各种信息。 与学院领导、师生建立多种形式的交流互动。

第四,要有较强的沟通协调能力。行政秘书工作会接触到学院各级各部门的工作人员,以及师生,甚至校外合作企业人员,这就需要能够擅于交流协调,准确沟通,为服务对象营造一个和谐有序的工作环境。

第五,要掌握比较系统的管理学和档案学知识。行政秘书工作每天都会获取大量的信息,需要讲究方法和策略来处理这些信息,分清轻重缓急。掌握基本的档案管理知识及时对日常的资料进行整理归档。也是工作能够有条不紊进行的保证。

第六,要提高统筹管理能力。这就要求行政秘书应该具备统筹学相关的知识,在平时工作中,能够提前制订好周密的计划,在面对多个任务或临时紧急情况时,灵活地组织和协调,完成各项任务。因此,行政秘书必须首先了解自己的能力和需求,做好职业生涯规划,通过准确的自我规划确定长期的工作目标,才能够产生研究工作的愿望。

除此之外,二级学院行政秘书还应该具备较强的创新能力。创新是学院发展的动力,时刻保持创新的意识,才能够跟上时代发展的步伐,才能够敏锐地接受新鲜事物,发现新问题,使自己始终处于有活力的工作状态。同时,也要增加与其他系部同岗同事之间的工作交流,学习经验,总结教训,扬长避短,让实践带动自身工作能力的提升。

5.继续教育意识。高职院校的行政秘书岗位相对于其他岗位不具备足够的专业性,但是在实际的工作中,如果行政秘书能够时刻具有充电意识,对工作的薄弱环节进行及时研究、学习与补充,那么必定会极大地帮助自己不断提升工作能力和工作效率。

结语