档案管理信息化研究

档案管理信息化研究（精选十篇）

档案管理信息化研究 篇1

关键词：档案信息化,信息资源,信息技术

21世纪是信息革命的时代, 档案管理信息化改变了传统的档案管理模式, 更适应快节奏的现代化工作要求, 使档案管理工作更科学、更便捷, 同时也加快了信息流转, 信息利用率得以提高。然而, 档案信息化管理仍然存在诸多亟待解决的问题。

一、档案管理信息化的优势

(一) 档案内容的变化

目前大部分企业、机关单位的信息主要以纸质形式保存, 然而随着社会的发展与进步, 视频、音频以及图片等新型数据资料已经超越传统档案管理的范畴。可以预见, 随着社会的发展将会有更多的非纸质文件出现, 因此, 档案管理内容及存在形式质的变化要求档案管理信息化。

(二) 利于储存、检索

档案信息化管理将档案实体以统一标准转化为电子文件的形式, 进行统一的保存、管理、汇总以及检索, 采用条形码的形式代替传统档号形式。利用现代计算机技术的档案信息化管理更利于档案的储存, 传统档案管理所需空间更大, 对空间要求更高 (如防潮、防霉等) 。

(三) 有效提高信息资源利用率

各企业、机关单位将档案管理工作信息化后, 设定严格的安全机制, 通过互联网共享信息资源, 极大提高了信息资源利用率, 有效避免了信息资源重复生产、资源浪费的情况。

(四) 安全性

档案管理信息化通过现代计算机技术以及专业的档案管理软件将档案信息储存于更加安全可靠的硬盘中, 并自动更新备份档案信息, 避免环境变化以及其他原因带来的档案损坏或缺失的情况, 专业的档案管理软件更有效防止档案混乱无序的状况。

(五) 降低管理成本

上文提到, 档案管理信息化提高了管理人员的工作效率, 管理人员的工作更方便、简洁。此外, 档案信息化管理节省了储存空间, 降低了储存档案信息所需的管理费用。

二、档案管理信息化面临的问题

(一) 档案管理信息化意识

在传统的档案管理中, 档案整理、汇总及归档等就是档案管理人员的工作。在现代, 档案管理信息化要求全体人员加强档案信息化意识, 因为档案管理信息化后, 档案信息是整个企业、机关单位的财富。

档案管理信息化工作是一种基础性、服务性工作, 无法带来直接收益, 因此不受领导重视, 人力、物力等资源的缺乏导致设备设施落后、管理松散等问题, 档案信息化意识的加强是档案管理信息化的重要保障。

(二) 管理规范化、标准化

档案信息化管理规范化、标准化是档案信息资源利用价值最大化的要求。规范化、标准化的档案信息化管理使档案信息完整化、检索利用便捷化, 才能真正有效提高信息资源的利用率, 才能真正保障档案信息安全, 才能真正节约档案管理费用。

现阶段各企业、机关单位缺乏统一指导、部署, 档案信息化管理难以规范化、标准化, 档案信息共享以致信息资源利用率大幅提高的目标难以实现, 因此需要国家层面统一部署、统一指挥, 建立规范化、标准化的档案信息化管理体系。

(三) 安全性问题

目前档案信息的安全性值得关注。在进行档案管理信息化工作时, 应选择安全、可靠的档案管理软件, 避免软件带来的档案信息丢失风险。于此同时, 应该加强档案信息安全意识, 杜绝虚假档案信息。在档案信息共享时, 应特别注意互联网安全, 利用防火墙隔离互联网安全隐患, 应加强工作人员专业技术的培养。

(四) 人才、技术因素

档案信息化管理需要专业化人才, 不仅掌握专业化档案技能和苏瑶, 还需要拥有信息化技术, 更需要勇于创新、积极进取的态度。档案管理信息化的工作是艰苦卓绝的, 拥有熟练的计算机技术、办公室自动化等技术, 才能使工作事倍功半。

三、档案管理信息化的建议

(一) 改变陈旧观念, 培育信息化意识

首先应培养档案管理人员的信息化意识, 一个积极向上的态度对档案信息化管理工作是十分有益的。前文提到, 由于信息化意识问题给整个工作进度带来巨大困扰, 直接与档案管理信息化的成功与否挂钩。

(二) 整体规划, 构建合理管理制度

要进行档案管理信息化建设, 首先需要明确档案管理信息化的目标、必要性及可行性。然后在确定可行的前提下, 对档案信息管理工作进行详细的调查、分析, 根据实际情况制定整体规划与管理制度, 应保证档案管理信息化建设规划实用、有效、稳步推进, 并注重技术与管理齐头并进。

(三) 注重人才培养管理

要注重培养管理人员信息化观念, 对档案管理人员进行专业计算机培训。档案信息化管理人才不但要拥有过硬的专业技术和素养, 还需要积极向上的态度, 以及敢于创新, 这跟企业、机关单位的文化氛围分不开。

(四) 加强安全管理

对档案信息进行分级、分类管理, 建立授权级安全体系, 对使用者设定相对应的使用权限。在对档案信息进行共享后, 加强防火墙、杀毒软件等安全机制的应用, 对各个平台严格设置准入机制, 保护档案信息安全。

四、结束语

档案管理信息化相对于传统档案管理有极大优势, 这项工作是一个综合性较强的系统工程, 要从全局出发, 充分利用企业、机关单位的资源全方位进行。我们应积极探寻档案管理信息化方法, 来满足日新月异的社会发展, 紧跟时代步伐。

参考文献

[1]尹敬波.浅谈档案管理信息化工作[J].才智, 2011 (18) .

[2]高弘.对加强企业档案管理工作的探讨[J].陕西水利, 2010 (05) .

档案管理信息化建设研究论文 篇2

档案管理信息化的基础设施和资源体系建设是档案管理信息化建设的核心任务和基础工作。加强档案管理信息化的基础设施建设，一方面要配备质量可靠、性能优良的软、硬件设备。另一方面，综合考虑馆藏规模、档案管理软件运行要求等诸多因素开发档案管理软件，提高档案管理软、硬件的安全、正常运行。同时提高档案管理计算机和网络技术的应用程度，建立和健全面向社会、服务公众的档案管理网站，以有效实现档案信息资源的共享。而加强档案管理信息化的资源体系建设，应积极运用信息技术与多媒体技术、信息技术等全面整合档案信息资源，重点加强档案目录中心建设、档案目录数据库建设、纸质档案数字化建设、档案电子文件归档及多媒体档案数据库的建设。

2.2健全档案管理信息化的管理制度，重点加强安全管理制度建设

档案管理部门应不断建立和完善档案工作的管理制度，规章制度要体现合理性、科学性、简明实用性和制度约束的双向性。同时应严格执行管理制度，维护制度执行的严肃性，制定相应的奖惩制度，提高制度的权威性。另外，鉴于档案信息化管理体系的资源共享性，应重点健全档案管理信息化的安全管理制度，档案管理人员应提高警惕性，自觉遵守和贯彻相关的法律、法规、制度与标准，依法对档案资源进行管理，确保档案信息化系统安全、稳定运行。同时可采用防范病毒的网络系统、数据库自动备份、身份认证、查阅权限、加密保护等安全防护措施，提高档案数字化的安全性，维护网络信息系统的安全。

2.3加强档案管理信息化的标准体系建设

档案管理信息化决不仅仅是档案的录入、扫描和网络传输，每个步骤都应有其相应的标准，以防止各自为政带来的一系列问题。因此，应制定重点行业档案工作规范，加强档案管理信息化的标准体系建设。具体而言就是对档案资料的归档、管理档案信息的资源标识、描述、转化、存储、查询、交换与使用等过程制定统一的技术标准，如音频文件按照统一格式进行转化、扫描件要达到统一清晰度，以保障档案信息化工作有统一的工作规范可以依据，确保档案信息化工作有章可循。另外，在档案管理信息化标准体系建设过程中应避免档案信息资源的重复开发，提高档案信息资源的利用率。

2.4加强认识，促进档案管理信息化的人才队伍建设

各级档案管理部门要摒弃传统工作理念，积极改变工作思路，树立现代性的档案管理理念，可通过培训等手段强化档案管理人员对档案管理信息化的理解和认识，创新档案管理方式及服务方式，以更好的适应时代发展的新需求。另外，高素质的人才支持是档案管理信息化建设的基础和保障，因此应不断加强档案管理信息化的人才队伍建设。为提高档案管理信息化人才队伍综合素质，有必要加强定向培训力度，加强对档案管理人员的继续教育工作，提高档案管理人员的专业知识、业务技能、档案管理信息化技术。可定期组织业务培训及专业技术培训，使档案管理人员掌握局域网、网络设备、数据库、网站、软件系统等信息技术和档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史、档案管理学等档案专业知识，成为复合型的档案专业人才。同时要求档案管理人员具备良好的职业素养、较强的开拓创新意识。

3总结

企业档案管理信息化研究 篇3

关键词：企业档案；信息化；建设问题

一、企业管理中的重要环节是档案信息管理

企业为不断提高档案信息管理的工作水平，必须始终坚持以经济增长方式为依据的思想理念，重视对信息技术的全面推广与应用，以实现企业的稳定生存与快速发展。同时，为与新形势下社会以及市场经济发展需求相适应，同样应当重视对档案管理的信息化建设工作，依托于对信息化建设技术的综合应用，促进企业档案信息的综合应用，使其发挥提高企业经营管理效率，转变企业管理方式的重要职能。档案信息化的基本概念是指：以档案馆为重点，以服务社会为主要形式，以社会为主体的档案管理模式的转变过程。在档案管理模式的转变中，必须通过对相关技术的应用，促进其数字化、网络化水平的全面提升，以深入档案信息传输、存储、接收、以及提供等相关环节，实现档案管理的一体化发展。

二、企业档案管理信息化的内容形式

档案信息是企业经营管理主体获取各层面信息的重要依据之一。在新的社会发展形势下，档案信息管理工作的重要价值越来越明显，电子和互联网的飞速发展和广泛应用，信息的获取和传播也发生了惊人的变化。在互联网的时代下，档案管理工作部门应当以网络系统为依托，面向企业相关业务部门与机构提供数字化信息文件，从根本意义上实现对档案管理工作企业的经济效益最大化。

（一）企业档案管理信息化的实现，前提是全面系统采集有效信息。为推动并促进企业档案信息化进程的加速与实现，必须结合企业自身情况建设一个系统且完整的档案管理工作系统，体现具有现代化特点的档案信息资源的高层次，在生产环节、研发环节、以及营销环节中促进信息应用系统功能的完善。具体到信息采集环节来说，企业档案管理信息化系统应当实现信息采集工作的自动化、全面性、以及动态性。档案挂历工作人员应当以档案信息的适应性、精确性为基本原则，及时筛查并对系统所采集各类信息数据进行鉴定，将有永久保存价值的文件信息筛选出来，由档案著录标准档案信息系统自动批量提取导致的分类法和主题，并保存在相应的文件档案信息数据库，使电子公文形式。

（二）准确处理信息是实现企业档案管理信息化的基础。档案信息若是没有进行处理，极其有限的发挥作用，或数据库的文件常年不用，文件中几乎是未知的，在真正意义上实现，档案信息化建设，最大限度地提高企业的经济利益是不可能的。因此，只有从某些话题，企业档案信息化工作的全部意义，无序的信息处理分散、订货系统，实现档案管理的企业信息化建设的终极目标。

三、实现企业档案管理信息化的方法是加强反馈控制

从反馈控制基本原理上来看，企业档案信息化系统中所涉及到的反馈信息包括以下类型：其一是系统输出信息，其二是影响信息（包括外部环境以及内部过程的影响因素），输出回路的档案信息系统，从而所有的内容和规则的调整，以更好地实现目标系统。反馈控制的基本过程包括：收集反馈信息，通过建立网上注册系统，定期向用户发放问卷；收集和分析收集到的信息，是促进档案信息化成果，总结问题并提出整改措施；定期总结反馈，不断完善自身，保证企业档案信息化的顺利实现。

四、档案信息化管理的意义

（一）提高工作效率。传统的档案检索方式是档案管理人员在档案管理系统中通过模糊查询、分类查询档案题名或题名关键字等方式检索到档案的档号，然后按照档号去相应位置调阅相关档案，占用大量时间和人力。信息化后，可直接在档案管理系统中通过查阅关键字后查看档案全文信息。据统计，信息化后档案管理人员的查档时间可节约40%，档案利用率将比传统档案管理的利用率提高5～10倍。

保护原始档案。档案信息化后，档案管理者可以向档案利用者提供电子版或打印稿供其查阅，这就减少了多次复印、翻阅对原始档案纸张造成的腐蚀和损坏，有效保护了企业的档案资产。

（二）提高档案信息利用的时效性和服务效率。信息化后档案资源在一定权限内可实现共享，并能远程服务，时效性强，从而能为企业生产发展提供高效优质的档案信息化服务，提高企业整体工作效率，并能提升档案信息管理部门在企业中的地位，脱离了过去单纯的档案保管模式，转而成为企业的信息中心。

（三）增进企业结构优化使业务流程更完善。在计算机系统中，管理这将取缔中央及控制部门的监督等职能，更大的加强决策能力和直接面对面沟通的实施，这也就降低了管理水平，同时也减少了组织规模。通过不同层次，同样信息，使企业内各部门直接的活动变得更加和谐，更快更好的实现动态管理，使通信畅通并使成本的监督和协调得到降低，市场和信息的决策反馈得到提升，极大的提高了各个阶层的潜力和主动性，是知识和经验的交流得到促进，使技术管理达到最佳效率。

五、结语

在现代化的经济条件下，为了号召国家政策和企业的发展，就是把传统的纸质档案转变电子档案信息化。现代信息化技术综合应用，有效采集和管理使用企业档案信息，并对档案信息化建设增加关注和重视。

参考文献：

[1]吕文庆.信息化时代档案管理信息化建设[J].办公室业务，2014，19：136+144.

企业档案管理信息化研究 篇4

一、企业档案管理信息化发展优势

随着全球信息化的不断发展, 数据的储存和处理不断向又快有准的方向发展。在党的工作报告中明确提出了要将信息化作为我国面向新世纪的重要战略举措, 必须要把信息化管理放在重要的位置, 是继工业化和现代化后一个很重要的发展方向。一下给出企业档案信息化发展的几大优势分析, 具体说明信息化工程在企业内部档案管理中的重要作用。

1. 容量大、速度快.

企业档案信息化管理的最大特点就是电脑数据的处理有容量大、速度快的优势, 传统的档案管理需要档案管理人员编制相关目录, 再从目录中查找具体信息存放位置, 需要消耗大量人力资源和时间进行记录和查询, 既费时又费力。

其次, 计算机的大容量为信息载体的形式提供了很大的空间, 随着扫描技术、光盘技术、微缩技术的发展, 信息储存的数量和密度比传统方式大大提高。它改变了过去以纸质文件为主的方式, 附加相应的图形、声音、动画、视频等方式, 让电子文档更方便工作的需要。

2. 提高人力资本的利用率。

如果企业采用先进的计算机档案管理信息化技术, 可以避免不必要的人员设置, 精简企业的人员配备, 合理利用有限资源, 提高办公效率。把不必要的人员设置变成强化员工办公的动力, 提高人力资本的利用率, 缩小成本。档案管理内部进行数据共享, 实现多次利用并提供信息共享, 便于档案的调阅。

二、企业档案管理信息化方式

1. 建立健全相关规章制度。

企业应针对本公司在经济、文化、社会等多方面的作用来设计档案管理信息化的具体规章制度, 切实可行的制度方法是良好企业档案管理的第一步。其次, 要加强档案利用的审批制度, 不能所有人都能无条件的进入系统内部, 为保证档案内容的安全完整, 必须对查阅条件进行相关设置, 保证公司档案的保密性。切实将公司档案纳入科学化的建设管理轨道, 保证电子资源格式的统一规范, 便于长期可读。

2. 建立良好的档案服务体系。

公司应对档案管理员工强化信息服务意识, 利用网络等信息平台, 主动开发和维护公司档案资源。同时, 避免出现懈怠、被动的情绪, 主动了解公司的生产经营情况, 了解不用员工对档案信息的需求, 主动提供档案服务, 注重档案信息总结预测性, 为公司长期科学发展提供相应的坚实后盾。

3. 构建公司档案信息数据库。

随着社会数字化、信息化、网络化建设不断深入, 公司必须建立相关档案数据库, 以方便公司数据的汇总、归纳和利用。同时, 公司的信息很容易存在流失和盗用现象。

4. 完善档案管理信息化与整个企业管理信息化的对接。

档案管理信息化是企业管理信息化的一个重要组成部分, 档案管理信息化应该要适应企业管理信息化的需要, 注重整体利用价值, 避免孤立设计实施。要重视企业综合效率, 向企业未来发展有利方向方面建立, 在满足基本档案管理信息化需要的同时, 顾大局, 重发展, 保持为企业服务的核心, 实现档案管理信息化与整个企业管理信息化的对接。

三、企业档案管理信息化漏洞分析与对策

1. 忽视档案管理人员培训教育。

档案管理信息化是不断完善、优化的过程, 这对于档案管理人员的素食有很大的要求。面对社会日新月异的今天, 要想满足企业的发展需要, 必须要加强相关档案工作人员的培训工作, 以满足社会的需要。由于现代档案管理的核心是计算机信息化的处理和应用, 所以为保证电子时代公司经济业务能被完整详细的记录, 档案工作人员必须要学会利用现代化的档案管理手段, 了解计算机的电子文件归档和管理, 否则不论是对档案管理, 还是对整个公司的发展都是没有任何帮助的。在熟练进行电子设备操作的同时, 要懂得信息维护工作的开展, 学习档案管理的开拓创新意识, 提高业务素质, 把档案管理信息化变成促进公司综合发展的新平台。

2. 公司档案管理信息化投入与产出性价比不高, 盲目性大。

有些公司应于过度重视企业的档案信息化进程而忽视了资金消耗和产出价值的对比, 认为只要投入档案管理信息化建设就一定是对企业有利的, 因而出现了很多盲目建设企业档案管理信息化的现象。档案管理信息化是要求公司在发展到一定阶段后, 在大量的档案信息无法及时做出整理的情况下, 引进档案管理信息化项目, 用计算机的优势来处理公司大量档案的管理工作。

3. 忽视档案信息的安全保障工作。

很多企业建立档案管理信息化的目的就是为了能够更好的利用档案信息进行业务处理, 但是企业管理者在重视档案管理利用的同时很可能忽视了档案信息的保密工作。档案的信息安全包括档案信息储存实体的安全和档案利用流转过程中的安全, 前者的安全大多数企业都能很好的控制, 比如通过设置相关归规制度, 但是如何在信息流转的过程中控制档案的保密工作, 这是每个公司都要考虑的问题, 以确保档案信息的稳定性和安全性。

总体来说, 企业档案信息化是企业发展过程中壮大自我的一把利剑, 把握好建立与否和建立过程中的易疏忽点, 定能为企业发展争取最大的利益。

参考文献

[1]周建芝.浅议企业档案管理信息化[J].山西科技.2006年第5期.

[2]马艳靖.企业档案管理信息化的发展方向[J].卷宗.2013年第7期.

人才市场档案信息化管理研究论文 篇5

1人才市场档案信息化管理

人才市场档案信息化管理就是在国家档案行政管理部门对人事档案信息管理的过程中，通过对人才市场档案信息的统一规划和管理，并利用现代信息技术的发展成果，对人事档案信息的相关资源进行信息化的管理和处置，使得人事信息能够更好的服务于社会企事业单位和个人。通过以下三个方面对现代的人才市场档案信息化管理进行建设：首先，是信息化管理基础设施的建设。基础建设的最重要的是计算机软硬件设施的建设和计算机应用系统的建设。这是档案信息化管理当中必不可少的基本条件和技术保障，只有当信息技术发展到一定程度，人事档案的信息化管理才有依托，这也是为人事信息信息化管理提供一个信息化的标准。同时，在局域网中做好数据备份系统及灾难应急工作，保证意外发生时能自我修复。毕竟人事档案的管理中对信息是大众和公开的，当所有人都是通过Internet互联网查询的时候，信息技术的发展才彰显其重要作用。第二，是人事档案信息化管理的人才队伍的建设。具有现代化意识和科技化意识的档案管理人员在信息化不断发展的时代是急需的，他们过强的专业知识能够作为档案信息管理的坚强理论基础，同时他们也应该具备较广的知识面，如对现代信息管理技术的学习和掌握，他们既能熟悉人事档案管理业务的基础理论知识又懂得如何将计算机信息化管理技术应用到人事档案的管理中，这就是社会所最需要的双重知识结构复合型人才。例如人事档案中存在较多的纸质档案，如何有效的将其转化为电子档案，如果掌握了较好的OCR技术就能达到这种目的。操作自动识别、文字能够顺利转化成TXT或DOC文档格式，这样能够更有效的进行电子档案的编辑和管理。

2人才市场档案管理与信息技术发展

2.1信息技术是档案管理工作的手段

要实现高效的人才市场档案信息化管理机制，首先要在一定程度上冲破传统人事档案的利用效率，通过更加开放化的管理模式进行档案的管理。例如，将信息管理层面的传统保管、利用职能逐渐的转化成服务职能，进行合理的人事档案信息资源配置，是人事信息档案的管理更加人性化，追求服务的高尚。

2.2信息化管理更有效进行决策和管理

为了保证人才市场档案信息化管理能够实现完整、可靠性，信息技术的快速发展为其提供契机。人机合一，信息处理能力的人为干扰准确性，都成为信息处理能力的有效手段，人才市场档案信息的一次性投入，能够通过计算机技术的加工和整理，实现信息的多次而准确的产出，同时能够提供更加准确及时的远程服务，实现的是一种远程和面对面式的交互作用模式。

3人才市场档案信息化管理的意义

对人才市场的档案信息进行信息化管理，使其在充分展现信息化技术应用的广泛性的同时，能够调动人才市场档案信息的数字化和网络化的有效结合，能够使得人事档案信息在当事人与企业、社会的接收、传递、存储上实现一体化的管理。同时，这也面临一个较大的问题，就是人事档案信息的安全性，这是最主要的方面。一旦信息泄露，不仅对个人，对企业还是社会，都会造成一定的负面影响。因此，不断地对信息技术在人事档案管理上的创新，加强安全性的创造是最重要的方面。人才市场档案信息化管理的过程也就是信息处理的自动化、实时化和网络化三者的有效转换。例如，在这样的体系下，相当一部分疏浚信息的输入与输出更加的迅速和便捷，同时在确保信息安全的情况下能够实现信息的多次循环利用，并大大提高整个人才市场档案信息管理的工作效率。

4结束语

人才市场档案信息管理的方式一定要结合现代信息技术的发展，实现的是将长期、全面而具体的工作转变成新工作效率更高的、全面而又准确的信息处理过程。不仅仅是信息技术在本方面的应用，同时也是档案管理人员的积极参与与配合。因此，人才市场档案管理信息化管理机制的实现，既要提高工作人员的计算机技能，又要逐步的加大对档案部门信息管理的监督。

参考文献：

信息化背景下家庭档案管理研究 篇6

【关键词】信息化；家庭档案；档案管理；问题及措施

一、信息化背景下家庭档案管理存在的问题

1.信息化管理制度不健全，档案意识薄弱。在家庭档案管理中，制度不健全首先体现在我国目前没有对于家庭档案管理的相关具体标准，而且我国的家庭档案管理主要以家庭或者家族自身保管为主，还有少量的私人档案管理机构。但是目前为止，没有国家专门关于家庭档案管理的标准和相关制度。其次，部门管理人员档案管理信息化意识较弱。人事部门也没有将管理规章、归档内容、对应归档的材料及时送交学生档案管理部门。再次，人事档案部门对基层单位档案缺乏控制和制约，使得收集、归档、保存难以落实。此外，还存在档案转递方式随意、保密措施不力等漏洞。

2.档案管理资金投入严重不足，效率低下。家庭档案记录了日常生活的点滴，能够为家庭日常生活管理提供便利，维护家庭及其成员的合法权益。但是家庭档案管理的工作任务十分繁重，因此需要大量的人力、物力投入，但是我国家庭档案管理主要以家庭管理为主，在档案管理方面的投入几乎为零，只有私人档案管理机构有部分投入，主要用于人员工资和保管场所的费用，资金投入缺乏是其经营效率低下的关键。而且很多家庭对于档案仅仅理解为家族族谱等少量的流传的纸质档案，忽视其他相关的家庭档案资料的管理。

3.保管条件和专业技术水平不高。目前，中国已经建立了家庭档案大多在让人们在家中，保存工具往往是普通货架上、包装盒。其实电子记录，特别是高储存条件和设备要求的家庭档案，一般家庭无法满足这些要求。大部分家庭是家庭档案整理日常文件材料简单的梳理，以方便日常检查，很少会考虑到各种形式的支持和家庭档案，特别是具有极大的价值长期保存的家庭档案。而另一方面，家庭信息内容丰富，形式多样，在收集，整理和保存上有一定的难度，大多数人还没有收到在家庭报送过程的专业培训将是难以实现专业化，标准化归档。

二、信息化背景下家庭档案管理改进措施

1.加强宣传，提高认识。做好家庭档案管理工作，首先需要基层档案管理部门对于该项工作的重视与指导，将档案管理工作纳入有关职能部门的目标管理范围，使其认识到家庭档案管理工作也是基层档案管理部门工作的一个重要组成部分。加大档案重要性的宣传力度，树立正确的档案观念，克服人们对档案管理工作的偏见和错误认识。通过设立档案工作宣传栏，采用举办展览、知识竞赛、专题报告会等方式进行对广大的群众进行宣传，让其了解档案管理对于生活质量提高的巨大作用。

2.拓宽家庭建档管理的资金渠道。家庭档案管理特别是建立了完善的专用文件系统的管理需要大量的资金投入，比如当你保存音频文件的数据存储需求，需要使用扫描仪时，家庭档案的数字化，这些设备价格昂贵，一般家庭或私人档案机构的负担。此外，运营需要自负盈亏，私营或民营企业建立一个独立的档案的过程中私人档案中难免会遇到资金问题。如果你不能制定有效的服务和盈利模式，档案资源管理将遇到问题。档案机构，特别是民营个人建立私人档案可以吸引私人资本，健全融资渠道的形成。私人档案都能档案材料的开发和利用，通过提供有偿服务和信息资源，为其他组织或个人发展形成了完整独立的销售渠道。

3.积极引进专业人才，加强人才队伍的建设。做好数字家庭的建设和利用，加快人才队伍建设是保证文件信息取得成果和可持续发展的关键。现在，作为家庭档案记录管理人员，不仅要掌握一般的文件管理，专业知识和计算机技术的基本技能的基础知识，还必须掌握更先进的信息处理技术。在人才建设，在信息技术的专业知识，重视引进的档案管理的专业人才，一方面促进家庭档案的家庭档案管理；另一方面要加强在職培训记录管理人员，以提高他们的计算机和网络技术，并应用记录管理系统，以便更好地开展高校档案管理信息化工作的能力。

家庭档案对于家庭和整个社会、国家而言意义非凡，建立家庭档案对家庭而言可以保存好家庭成员工作、生活资料，以备日后所需。本文就信息化背景下，我国家庭档案管理工作方面的问题提出了一些自己的建议，希望提高家庭档案工作的效率和质量。

【参考文献】

[1]滕春娥.对1984-2005年家庭档案研究论文的统计分析[J].兰台世界，2006，（02）：16-17

[2]沙菲.我国家庭建档若干问题的思考[J].档案管理，2009，（01）：41-42

[3]顾玮玮.浅析家庭档案的特点、功能和普及的基本要求[J].档案与建设.2009，（11）：18-19

[4]涂文学.家庭档案服务体系与管理模式研究[M].武汉：武汉出版社.2004，第10页

高校档案管理信息化策略研究 篇7

1 高校档案管理信息化建设的内涵及主要任务

档案信息化是随着现代信息化技术而兴起的档案管理新模式, 它是将档案信息资料进行数字化加工处理, 然然后加以合理的配置、开发与利用, 实现档案信息的资源共享, 提高档案信息的利用率。高校档案管理信息化是在此基础上, 以建设传统馆藏档案、照片、底片与录像资料的数字档案为基础, 借助于高校的计算网络, 以着重建设档案资源为核心, 扩大档案信息资源的开发利用, 最终实现高校档案信息的资源共享。高校档案管理信息化是高校档案管理走向网络化与社会化的重要过程, 是高校档案管理由简单收集整理向提供全面信息支持的功能转变基础, 具有重要意义。

推进高校档案管理信息化, 就要本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则, 在高校现有网络的支撑下, 加快高校档案信息化标准化体系、档案安全保障体系与档案信息基础建设, 实现高校档案信息的数字化与资源共享。

2 高校档案管理信息化建设的现状分析

高校档案管理信息建设是未来高校档案管理工作的发展方向, 限于我国高校档案管理信息化工作起步晚, 投入少等诸多原因, 我国高校档案管理信息化工作还存在很多问题, 与我们的建设要求与建设目标存在一定差距, 主要体现以下几个方面2.1思想观念跟不高校档案管理信息化要求

高校档案管理信息化不同于传统的档案管理工作, 它带来了一种全新档案管理模式, 需要我们的档案管理工作进行全面改革, 不断进行创新, 方能取得成效。当前, 在我国高校档案管理中, 普遍存在对档案管理不够重视, 缺乏系统认识等问题, 在对档案管理的认识上也只限于资料的收集整理与归档查阅等初级阶段, 这种思想观念与档案管理信息化所要求的加强对档案资源的开发利用, 实现档案信息的资源共享产生极大的冲突, 如果不改变这种思想观念, 高校档案管理信息化工作无从做起。

2.2 高校档案管理信息化基础设施建设投入严重不足

高校档案管理信息化是一个庞大的系统工程, 需要有基础硬件、软件、设备以及人员技术的投入, 对高校的建设资金的投入是一个较大的冲击, 由于对档案管理的认识还停留在传统的资料收集归档整理的低层次上, 使各个高校不愿意在档案管理上进行大的资金与人员的投入, 档案管理的场所与设备老旧现象严重, 制约了高校档案管理信息化建设的进行, 这与如火如荼开展的高校其它方面的建设形成了鲜明的对比, 不利于高校档案管理信息化工作的开展。

2.3 档案信息资源库建设滞后, 网络安全缺乏保障

现代社会正朝着网络化社会迈进, 实现高校档案信息资源共享, 需要我们在先进的网络信息技术的支撑下, 建设一个强大的档案信息资源数据库。目前各个高校都进行了不同程度不同规模的档案数据库, 但由于缺乏统一的规划与管理, 多数数据库只是在低水平上进行重复建设, 特别是高校的档案信息资源数据间缺乏统一规范, 服务水平跟不上, 相互间的联网查询与共享难以实现, 严重影响了高校档案资源数据库利用率。与此同时, 由于在档案信息资源的保密分级与知识产权保护上的工作不到位, 加之软硬件措施跟不上, 使高校档案信息资源数据库的网络安全得不到有效保障, 对高校档案信息资源数据库的建设形成了阻力, 制约着高校档案管理信息化的建设积极性。

2.4 人员素质不高致使高校档案管理信息化工作进展缓慢

高素质的档案管理人才队伍是进行高校档案管理信息化工作的基础, 目前我国高校档案管理人员队伍基础是以兼职代替专职, 在人员的综合素质与专业化水平上都不尽如人意, 对档案管理信息化所要求的相关技术掌握不过关, 既懂档案管理专业知识, 又懂计算机网络信息技术的复合型人才的匮乏, 成为制约高校档案管理信息化工作开展的重要因素。

3 高校档案管理信息化的策略研究

针对我国高校档案管理信息化工作存在的问题, 应从以下几个方面入手, 推进和加快高校档案信息化建设。

3.1 提高认识, 强化档案信息化工作领导

高校档案管理信息化是网络时代的大趋势, 必须提高对高校档案管理信息化重要性的认识, 加强对档案信息化建设的领导, 从高校的实际出发, 针对档案信息化建设过程中遇到的困难问题, 开展相关的科学研究, 总结档案信息化建设的客观规律, 切实有效的推动高校的档案信息化建设工作。

3.2 增加资金投入, 建设软硬件环境

鉴于高校档案管理信息化建设需要大量的资金投入, 各高校应做好相关资金统筹工作, 本着耐心、持续投入的原则, 多方筹措资金, 建设信息化工作所需的软硬件环境, 把档案管理信息化工作当作一项重要工作, 长抓不懈, 务必使高校档案管理信息化工作取得实效。

3.3 加大人才培养力度, 加快档案信息化工作进程

档案信息化建设人才的不足已成为我国各高校普遍遇到的问题, 应加强对信息化建设的人才配置研究, 在加强业务培训, 提高现有档案管理人员素质的基础上, 要根据档案管理信息建设需求, 配备相关的计算机与网络技术人员, 使档案管理信息化工作各个环节上都有必要的人员保证, 以强大的人才队伍配备加速高校档案管理信息化工作进程。

4 结语

高校档案管理信息化工作是一项长期工作, 需要我们有清醒的认识, 持续投入人力物力, 完善相关的软硬件环境, 才能真正使高校档案管理信息化工作取得成功, 见到实效, 继而实现我国高校档案信息的资源共享, 带动高校其它建设事业的发展。

参考文献

[1]刘碧华.高校档案管理现代化建设[J]邵阳学院学报 (社会科学版) , 2005, 2.

公证档案管理信息化问题研究 篇8

一、中国公证事业发展历程

公证制度作为世界各国通行的一项重要法律制度在很多国家得到重视, 公证制度建设对司法建设至关重要。新中国成立初期的公证制度是在借鉴前苏联公证制度基础上创立的, 在形成和发展过程中借鉴了前苏联公证制度模式, 走过了一段曲折的发展之路。1949年建国后到1951年间, 公证由市和县法院组织办理, 1951年颁布实施的《人民法院组织法》对公证工作做出了新的规定。1956年初, 国务院批准了司法部向国务院提交的《关于开展公证工作的请示报告》, 规定在地方设立由司法行政机关主管的公证处。1959年司法部被撤消, 公证工作重新划归人民法院管理。在这个时期, 除了基于国际惯例办理的少量涉外公证以外, 全国公证业务基本处于停滞状态, 没有开展国内公证业务。十年动乱的文化大革命期间, 在“砸烂公检法”的口号下公证事业遭受严重破坏。党的十一届三中全会拨乱反正以后, 公检法陆续恢复, 公证业务也得到重建, 1979年国家推动公证制度的复建工作。1980年3月, 司法部发出了《关于公证处设置和管理体制问题的通知》, 明确规定在直辖市、省辖市、县设立公证处, 并且明确统一划归司法行政机关领导, 代表国家办理公证业务。1982年国务院制定并颁布了新中国成立后的第一部公证法规《中华人民共和国公证暂行条例》。与此同时《民事诉讼法》、《继承法》等法律、法规和司法解释对公证的职能、业务领域、法律效力等相继做出了相关的规定。1993年后, 司法部按照党的十四届三中全会《关于建立社会主义市场经济体制决议》的要求着手启动公证体制改革。2000年7月, 国务院批准了司法部《关于深化公证工作改革的方案》, 该方案进一步明确了公证改革的总体目标和主要任务, 由此我国公证事业进入了深化改革和全面发展的新时期。

二、改革开放以来我国公证事业取得的成就

中国公证制度自从恢复重建以来, 走过了30多年的发展历程。到2010年底, 全国公证机构已经达3007家, 与1980年相比增长了5倍多;公证从业人员队伍达到2万多人, 公证人员总数比1980年增长了15倍;年办理公证量1000多万件, 与1980年相比增长了110倍。公证机构业务、质量、财务、资产等各项管理制度逐步完善, 公证工作的组织体系得到进一步加强, 公证工作已广泛介入经济社会生活, 服务领域不断拓展, 公证已成为推进依法治国、促进经济发展、维护社会和谐稳定的重要力量。

三、公证档案管理基本要求

为加强公证档案的科学管理, 统一公证档案管理工作制度, 根据国家档案局制定的《机关档案工作条例》和《关于机关档案保管期限的规定》以及公证机关的实际情况, 1988年3月18日司法部、国家档案局发布《公证档案管理办法》, 对公证档案管理作出了明确规定, 公证档案管理逐步迈上法制化、制度化的轨道。公证档案管理人员的任务包括: (1) 收集、整理、保管和统计本处的档案, 做好档案的接收、移交和登记, 并开展档案利用工作; (2) 指导、督促和检查公证人员对公证文书材料立卷归档; (3) 进行档案鉴定; (4) 接受司法行政机关和地方档案行政管理部门的业务指导、监督和检查, 定期汇报档案工作情况; (5) 收集与公证业务有关的资料; (6) 完成领导交办的有关档案工作的其他任务。

《公证档案管理办法》明确规定下列公证档案永久保存: (1) 收养证明; (2) 解除收养证明; (3) 出生证明、死亡证明; (4) 结婚证明、离婚证明; (5) 亲属关系证明; (6) 继承权证明; (7) 有关财产转移方面的声明书证明; (8) 赠与证明; (9) 房屋买卖证明; (10) 析产证明、产权证明; (11) 遗嘱证明; (12) 学历证明; (13) 提存证明; (14 (宅基地使用权证明; (15) 商标注册证明; (16) 公司章程证明; (17) 涉及到不动产的证据保全证明。

下列公证档案, 列为长期保管: (1) 受过或未受刑事处分证明; (2) 职称证明; (3) 国籍证明; (4) 营业证书证明; (5) 抵押、担保证明; (6) 招标投标证明; (7) 联营协议证明; (8) 中外合资、外资企业的合同证明; (9) 申请专利的有关证明; (10) 劳务合同证明; (11) 清点遗产证明; (12) 证据保全证明; (13) 房屋租赁证明; (14) 涉及到不动产的副本、节本、译本、影印本与原本相符证明; (15) 履行期在十六年以上的农林牧副渔各业承包合同证明; (16) 履行期在十六年以上的其他合同证明; (17) 用于诉讼的有关证明。

四、公证书的生效、立卷归档制度

1.公证书自出具之日起生效。 (1) 需要审批的公证事项, 审批人的批准日期为公证书的出具日期; (2) 不需要审批的公证事项, 承办公证员的签发日期为公证书的出具日期; (3) 现场监督类公证需要现场宣读公证证词的, 宣读日期为公证书的出具日期。

2.公证书出具后, 可以由当事人或其代理人到公证机构领取, 也可以应当事人的要求由公证机构发送。当事人或其代理人收到公证书应当在回执上签收。

公证立卷归档制度。 (1) 公证机构在出具公证书后或者作出不予办理公证、终止公证的决定后, 应当依照相关规定, 由承办公证员将公证文书和相关材料, 在三个月内完成汇总整理、分类立卷、移交归档; (2) 公证机构受理公证申请后, 承办公证员即应当着手立卷的准备工作, 开始收集有关的证明材料, 整理询问笔录和核实情况的有关材料等; (3) 对不能附卷的证明原件或者实物证据, 应当按照规定将其原件复印件 (复制件) 、物证照片及文字描述记载留存附卷; (4) 公证案卷应当根据公证事项的类别、内容, 划分为普通卷、密卷, 分类归档保存; (5) 公证案卷应当根据公证事项的类别、用途及其证据价值确定保管期限。保管期限分短期、长期、永久三种; (6) 涉及国家秘密、遗嘱的公证事项, 列为密卷。立遗嘱人死亡后, 遗嘱公证案卷转为普通卷保存; (7) 公证机构内部对公证事项的讨论意见和有关请示、批复等材料, 应当装订成副卷, 与正卷一起保存。

五、公证档案管理信息化建设

对于公证档案信息化建设问题, 由于《公证档案管理办法》出台比较早, 没有具体规定。那么是不是公证档案就不需要信息化建设呢?答案是否定的。在信息技术、计算机技术飞速发展的时代, 信息化几乎涵盖人们整个生产生活活动, 信息化是当今世界发展的大趋势, 是推动经济社会发展和变革的重要力量。实施公证档案管理信息化建设, 是推动公证工作法制化、制度化以及改善公证档案管理手段、提高工作效率和质量、扩大公证宣传的重要举措。

一是要不断提高公证档案管理信息化建设重要性的认识。公证信息化建设是信息时代发展的必然趋势, 是社会进步的大势所趋, 也是形势发展的必然需求。

二要认真研究公证档案信息化建设。公证档案不同于其它档案, 管理有自己的特殊要求, 借阅档案也非常严格。过去档案管理基本局限于纸质档案, 相较信息时代的录音录像资料和电子数据资料的应用还有很大局限性。随着信息技术的飞速发展, 电子数据将会成为公证档案管理的重要内容之一, 要不断研究新情况、新问题、新技术, 为做好公证档案信息化建设做好基础工作。

三是不断总结经验。公证档案管理信息化建设还处于摸索阶段, 要在工作中不断创造、积累、总结经验, 查找差距, 认真做好各项工作, 推动公证档案管理工作健康发展。

四是在公证档案管理的活动中全面应用现代信息技术, 对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。保管档案的目的是为了利用, 为了更好地开发档案信息资源, 公证机构要引进计算机专业管理人才, 将各类信息资源上网, 进行数字化管理、网络化查询, 更好地提供利用服务, 把重心由“存”转向“用”。总之, 要以公证档案信息化建设带动各项档案基础业务工作, 促进档案事业各项工作迈上新的台阶, 更好的为当事人提供优质的服务。

摘要：随着公证事业的发展, 公证档案管理也日益重要, 加强公证档案管理, 做好公证档案信息化建设, 对公证事业的发展和法制建设具有十分重要的意义。

档案管理信息化建设的研究 篇9

档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平,重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论,确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法,实现档案信息的社会化服务。档案管理信息化建设,是当前档案管理工作中的一项基础性工作和档案管理科学化的保障性工作。

一、提高认识,加强投入,为档案管理信息化建设提供基础性保障

各组织、各单位,为进一步推进档案管理信息化建设,必须领导在思想上要提高档案信息化建设的重要意义,将档案信息化建设作为重要的工作任务来抓。为了推进档案管理信息化建设,在硬件上要保障资金投入,包括计算机、档案管理软件、扫描仪、传真机、复印机、打印机、照相机、摄像机、移动存储设备、服务器等。对于财力资金有限的单位,可以按照档案管理工作的需要先购置极缺的设备,采用逐年增购的方式来逐步完善档案信息化管理建设所需的硬件条件。

二、转变传统的档案管理模式,把实体管理变为信息化管理

传统的档案管理,是以纸质材料、照片、录像光盘作为档案工作的主要内容。档案交接程序多,档案占用存放空间大、存放时间长容易发生档案材料的变性,甚至无法辨识。随着科技的发展,除了必要的纸质材料需要原始性存档之外,很多档案材料可以采用电子文档、移动硬盘的形式进行存档。这种信息化变革,节约了纸张的同时也简化了档案交接工作过程,高效而节约。并且,电子档案容易保管,且安全性较高。

三、优化档案信息化管理建设工作人员的专业性结构,提升工作能力

从事档案工作的人员,是专业技术性人员,因此各组织、单位在配备档案管理工作人员时要充分论证从业人员的学历的专业性,还要定期的组织从业人员学习档案信息化管理建设的新知识、新方法。此外,因为档案信息化管理建设需要从业人员具备较强的计算机运用能力,因此要针对这一特点有针对性的对在岗职工安排计算机应用能力培训,努力将档案工作队伍培养成会档案管理、又会计算机的复合型人才队伍,满足档案管理信息化建设对人员的需要。

四、加强档案网站建设,落实档案信息公开

档案网站建设是档案信息化管理建设工作的另一项重要工作内容。通过档案网站建设,能够实现远程在线档案服务和信息公开。当前,一些组织、单位虽然建设了档案工作网站,但是还处于低层次的起步阶段,档案工作网站维护不及时,档案管理工作信息不公开、服务功能无人应答回复,甚至一些栏目是空白。因此,要进一步加强档案网站建设,完善档案网站的功能,及时维护,互动高效,提高主动服务意识,实现信息公开。

五、注重档案信息化管理建设安全性,避免蓄意篡改、非法利用

档案信息化管理建设必然涉及到安全性的问题,要高度认识到网络安全的重要性,加强网络安全技术水平提升,设置防火墙和安全扫描监控系统,防止档案信息被蓄意篡改、非法利用。对于档案网站用户,要建立实名制准入验证,拒绝非法访问和未授权访问。要根据用户进行分类,以授权不同的档案信息查询权限。对于重要档案信息、机密档案信息、敏感档案信息,为了保证安全性要与互联网隔离储存。

六、规范档案信息录入,保证电子档案信息真实、准确

电子档案信息在录入时,容易出现错误。因此,要加强对电子档案信息的内容的审核以及录入的检查校对,最大程度的减少电子档案信息的错误,力争电子档案信息录入准确、真实。为了便于开展电子档案信息的核对和录入工作,档案部门要建立统一的档案工作要求,明确电子档案材料的格式模板和内容标准。

七、完善数字化档案馆建设, 开拓档案工作的新局面

数字化档案馆建设,是档案信息化管理建设的另一项组成部分。数字档案馆是数字时代或者说大数据时代档案馆的发展方向,是现代的新型档案馆,是对传统档案馆的升级。档案工作是否现代化,我国能否成为档案强国,其显著标志就是看是否建成数字档案馆。数字化档案馆建设是一项复杂的系统工程,其集成的档案信息数量与内容更加广泛,更便于档案信息统计、查询、保存。数字化档案馆建设不是一个组织、一个部门的事情,是多个组织、多个部门协调建设的关系,需要根据实际情况做好信息管理的统筹规划与衔接,要在同一个平台下通过同一个数据库质量管理系统完善数字化档案建设。传统档案馆必须向数字档案馆转变,才能适应档案环境的新变化,开拓档案工作的新局面。

参考文献

[1]吴冬梅.浅谈信息时代的档案利用工作[J].科技与经济,2001,(5).

[2]刘英萍.浅议档案工作信息化建设[J].档案与社会,2005,(12).

人事档案管理的信息化建设研究 篇10

一、当前人事档案信息化建设的现状

我国人事档案信息化建设经历一个从点到面, 从试点到全面开花的逐步发展过程。二十世纪八九十年代, 部分条件较好的企事业单位尝试建立了单机版人事档案信息管理系统, 将人事档案信息归结到独立的档案管理系统中, 实现了集中存储, 快速检索的目的。

同时, 人事档案信息化标准明确规定了人事档案信息化建设相应的软硬件标准。经济发达的地区率先投入了大量人力、物力和财力积极建设人事档案管理信息系统。相关的档案管理人员素质大幅提高, 软硬件得到快速提升, 大批的档案信息被规范地存储到管理信息系统中, 人事档案的质量大幅提高, 并实现了人事档案信息的快速检索, 人事档案信息化建设取得了初步成效。

二、产生人事档案信息化建设问题的成因

通过分析目前人事档案信息化建设现状, 我们可以看出, 造成这种现象的原因主要有以下几个方面:

(一) 档案材料内容复杂、问题繁多。

人事档案材料是由档案本人、组织或管理部门填写并且经历长时间的积累而自然形成的档案材料。档案材料内容涉及面广, 除去各地的特殊情况, 一般人事档案中包括如下内容:出生年月、参加工作时间、履职经历、加入党派名称及时间、学习经历、奖惩情况、家庭情况、工资变动等重要内容。通过笔者多年的工作经历, 发现多数人的人事档案材料中有内容前后不一致、填写错误等问题, 如:姓名前后不一致、出生年月前后不一致等, 这些信息都需要一一甄别、认真确认, 从而给人事档案的管理工作带来很大的不便。

(二) 人事档案管理队伍整体素质不高。

目前, 大多数人都认为档案管理工作没有太高的技术含量, 尤其是一些单位的领导认为随便一个人都可以胜任这项工作。这样的错误思想认识是造成现在人事档案管理人员整体素质偏低的主要原因, 再加上一些领导思想僵化, 信息化意识落后, 造成档案管理人员待遇偏低、晋升机会少、业务经费不足。所以造成了档案管理队伍文化水平低、业务素质差、积极性不高的现状, 这严重影响了人事档案信息化建设的开展。

三、人事档案信息化推进策略

人事档案信息化就是要依靠计算机技术、网络技术和通信技术等信息化手段将传统的纸质人事档案资料和现代的图片、音频和视频等多媒体资料进行录入、存储、检索和应用。因此, 推进人事档案信息化就要从原始资料的采集、数据库的建立和相关技术人员培养等方面着手实施。

(一) 完善人事档案内容和形式, 保障原始档案资料真实性和完整性。

随着信息技术的发展, 人事档案资料在传统纸质资料的基础上又出现了图片、音频和视频等多媒体资料, 这种多媒体资料的出现既是信息技术发展的必然结果, 又是新时期人事档案管理工作的客观需求。与越来越多元化的人事档案资料相比, 传统的人事档案管理方式显得有些不相适应了, 亟需一种便捷而高效的现代人事档案管理模式———人事档案管理的信息化, 它可以有效解决上述问题。为此, 要重新设计人事档案原始资料的结构、内容和形式等等, 在原有资料的基础上进行适当的扩展和补充, 为下一步的档案信息化打好基础。

(二) 重视硬件系统升级和软件更新, 开发符合信息化要求的数据库系统。

实施人事档案信息化的目标之一是让管理和应用更加便利, 为此, 要尽最大的可能更新软硬件系统。一是要配置高性能服务器。服务器性能的高低决定了系统的整体性能, 包括系统的稳定性、可访问性和吞吐量等。防止因为服务器处理器或内存陈旧而导致无法负载人事档案管理软件系统的运行, 或导致系统经常性瘫痪而延误工作。二是要建立性能优越的网络环境。信息化的一大优势是管理人员或应用人员可以在任何时间、任何地方和任何终端上访问或管理服务器端的档案资料, 但这也要求有性能优越的网络做保障, 保障足够的网络带宽, 保障网络稳定性、安全性和负载能力。另外, 还要有稳定的操作系统软件作支撑。而且, 有高性能的硬件、网络和操作系统软件做支撑后, 更重要的是开发完善的人事档案信息管理数据库系统。一是开发人事档案数据库系统要有顶层框架设计, 尽量高起点、高标准, 遵循规范性、安全性、灵活性、可扩展性、友好性和高效原则。二是数据库系统应具备的普通数据库应用系统所具备基本的功能, 包括友好的数据录入界面, 基于查询的数据分类功能、筛选功能、排序功能、统计分析功能, 安全保密功能, 系统维护和辅助实体管理功能等。三是要建立完善的人事档案数据库系统的测评机制, 在当前的软件开发过程中, 开发人员一般比较重视创新性、适用性、先进性以及稳定性等方面, 但由于开发人员大多不熟悉人事档案管理工作, 开发的软件往往具有一定的局限性, 使得档案员在档案管理系统的具体操作上缺乏一定的灵活性。因此, 需要建立完善的人事档案数据库系统测评机制, 构建一套科学合理的评价指标体系, 公开、公平、公正的选出功能完善、操作性强、可靠性高的人事档案数据库系统软件, 以提高人事档案管理工作的质量和效率。

(三) 培养一支专业的档案管理人才队伍。

人事档案管理信息化要求档案管理人员必须具备较高的专业素养, 因此, 应当加大对档案管理人员的培训力度, 建立一支专业的、高质量的档案管理人才队伍, 以保证人事档案管理工作的有效运转, 提高人事档案管理工作的信息化水平。一是从事传统人事档案管理的人员要从技能、观念等方面接受再教育。传统档案管理所面对的档案资料多为纸质资料, 档案采集、档案存储, 档案检索和调取都是人工操作, 其缺点是占用空间大, 存取效率低, 并受空间和时间制约, 但对档案管理人员技能要求较低, 不需要档案管理人员掌握计算机技术、网络技术和应用软件的操作。而这些信息技术却是实现信息化管理的基本功能, 是每一个工作人员从传统档案管理到信息化管理必须跨过的一道坎。对于信息技术的培养要进行全方位培养, 既要培养硬件基本操作技能、操作系统应用技能和人事档案数据库系统应用技能, 也要培养对各类多媒体设备的应用能力, 如扫描仪、打印机、传真机、数码相机和摄像机等。二是人事档案管理人员要适应角色的转变, 即由档案实体管理者向信息管理员和发布者的角色转换, 还要不断地开发信息资源, 更新和完善档案管理系统, 促进人事档案管理工作迈向新的台阶。

四、结语

综上所述, 当前人事档案管理信息化工作取得了一定成绩, 各级各类企事业单位创建了人事档案管理系统, 并在应用中不断提高实用性, 稳定性。但与此同时, 我们应当看到人事档案管理信息化工作还存在一定的问题和不足, 今后应当在实践中不断转变思想、提高技能, 开拓更有效的人事档案管理模式, 促进人事档案信息化工作的不断提升。

摘要：本文在阐述人事档案信息化建设的现状基础上, 从原始档案材料的规范化、数据库系统的信息化和档案管理队伍的专业化等三个方面, 提出了推进人事档案信息化建设的具体措施。

关键词：人事档案,信息化,数据库

参考文献

[1].陈佳, 张琳.人事档案信息化建设的现状与对策[J].油气田地面工程, 2004, 4 (23) :4~5

[2].邵海燕, 陶萍.浅论人事档案信息化管理的现状和发展策略[J].沙洲职业工学院学报, 2007, 2 (10) :25~27

[3].高德·拉伯楚克;卫奕, 译.“大冲击”后的命运:无序时代的企业档案工作[J].山西档案, 1999 (2)