档案工作概念（精选九篇）
档案工作概念 篇1
一、“著录”的两种定义以及反映出的两种不同模式的著录工作
在国家档案局1999年颁布的行业标准《档案著录规则》 (GB/T18-1999) 中, 著录是指“在编制档案目录时, 对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程”。这也是传统档案著录的概念。
对档案内容和形式特征的分析、选择和记录实际上就是编制检索工具的工程。也就是说, 长期以来我国档案著录的定义总是与编制检索工具相联系。因为我国档案著录的环境多数是手工环境, 而在手工环境下, 档案工作的各项业务环节是相对独立的, 并且有着较为明显的界限, 因此档案著录工作是发生在档案鉴定之后、利用之前的一个业务环节。由此可以看出, 我国档案著录工作是档案工作一个点上的面向编制检索工具的工作。
在著录范围上, 我国档案著录仅限于档案中包含的信息, 如档案的形成时间、形成单位、主要内容等, 在此笔者将这种传统档案著录定义为“一维著录”, 即著录范围仅包含所要著录的文件内部信息的著录模式, 相对应的著录工作即传统档案著录工作。一维著录的主要特征是著录范围单一, 著录目的仅限于编制检索工具, 其标识是纸质文件, 我国档案工作仍处于纸质文件时代。
现代档案著录概念是人们在70年代中期以后, 随着现代档案著录的实践发展, 而产生的对档案著录的新的本质的认识。首先对现代档案著录概念作出明确阐述的是美国档案工作者协会的档案著录标准化研究工作组。该工作组对“档案著录”提出了新的认识, 即:档案著录是捕获、核对、分析和组织信息的过程, 该信息能用于识别档案、管理档案、确定档案存址和说明档案, 并能够解释档案的上下文以及产生档案的文件系统。1990年, 美国档案工作者协会出版了《档案和手稿的整理与著录》, 这本书中对档案著录的定义是:档案著录是捕获、核对、分析、控制、交换和提供检索信息的过程, 其信息包括:1.文件的原文、上下文和来源;2.文件的文档结构;3.文件的格式和内容;4.文件之间的相互关系;5.如何查找与利用的方式。
在继承和发扬前人的研究成果基础上, 1999年9月, 国际档案理事会发布的《国际档案著录 (通则) 》[ISAD (G) ] (第二版) 中, 对于“档案著录”的定义则为:“档案著录是通过捕获、核对、分析和组织有助于确认档案及说明其上下文和产生该档案的文件系统的各种信息这一过程, 形成对所描述单位及其构成部分的准确表述”。这一定义是档案界长期以来对现代档案著录概念研究的一次官方性, 也是最为正式的一次总结概括, 是现代档案著录最具代表性的定义。笔者对这种著录定义为“多维著录”, 期中包含两种具体模式:
二维著录, 即在电子文件兴盛之前, 著录内容不仅包括档案本身的特征, 而且还包括档案的背景、文件系统等的著录工作。
三维著录, 即在网络环境下、电子文件时期, 对档案信息资源的一种全方位、立体化的智力控制。
二、传统档案著录工作和现代档案著录工作比较
在《国际档案著录 (通则) 》对档案著录的定义中, 我们可以发现其对档案著录工作的一些认识。比较之下, 可见《国际档案著录 (通则) 》中的著录概念比我国《档案著录规则》中的更加宽泛。
首先, 两种著录模式不论何者优越、先进, 何者落后, 它们作为智力控制的一种手段, 其主要作用是相同的:
1. 当需要关于所需文件的信息时, 便能获取;
2. 当需要关于文件中的信息时, 便能获取;
3. 当需要文件原件时, 便能获取。
而二者区别主要体现在著录的目的、方式手段、及其影响等方面。国际档案理事会给出的著录概念在逻辑上是我国档案著录概念的发展和延伸, 现在我们把这两种著录概念放在一起比较一下, 我们就可以更清楚地看到这两者之间的区别:
第一, 前者为设定著录的预定目的是编制档案目录, 表示著录的作用不止于编制检索工具, 而在于确认、管理、查询和解释档案材料、背景及其生成时的文件系统, 指向的是编制检索工具之后的一些内容;
第二, 它认为著录内容不仅包括档案本身的特征, 而且还包括档案的背景、文件系统等;
第三, 它认为著录不仅是一项在文件归档之后分析、选择和记录信息的工作, 而且还是对著录信息主动“获取”的过程;
第四, 它肯定了著录工作不仅是“过程”, 而且是该过程的“成果”。
从时间、空间和结果上可以概括为:
著录工作下的档案著录工作是不断延续的是延续的存在与一个点上是多维的面向的是编制检索工具回避了直接结果是在结果上, 前文已述, 按我国的著录行业标准, 那么著录的结果就是面向编制检索工具, 也就是说著录是一种被动性工作;而国际标准下的著录没有面向一种直接的目的, 而是为了体现文件生命周期的全过程, 体现文件价值, 进而便于查考利用。
值得一提的是, 我国《档案著录规则》中的“一维著录”, 其使用范围仅限于传统纸质文件, 而《国际档案著录 (通则) 》中的著录概念也囊括了在网络环境下电子文件时期的著录。因为以电子文件著录为代表的现当代档案著录要做到全要素、全过程、综合性、多级性。“一维著录”因其在时间、空间、结果上的局限性无法满足。
比较至此, 我们可以得出如下结论:
1.现代档案著录工作突破了传统档案著录工局限于“档案编目”的阶段, 将著录拉伸到文件形成时期和文件利用时期, 并以保证文件价值, 便于利用为最终目的。
2.在著录范围上, 现代档案著录工作比传统档案著录工作更加广泛, 由“一维著录”提升到“多维著录”, 并提高了著录的综合性、系统性。
3.现代档案著录强调在文件生命周期的全过程中实行过程化控制, 突破了传统档案著录“编制检索工具”的局限。
4.我国《档案著录规则》的局限性在于: (1) 著录概念相对狭隘; (2) 著录项目不齐全; (3) 多级著录的思想体现不够; (4) 与电子文件著录兼容困难。
三、新时期我国档案著录工作标准化的发展方向
从时间来看, 我国1985年就制订了第一部档案著录的国家标准, 从此开始了中国档案著录工作的标准化, 这在世界范围内都是比较早的。但是我国档案著录标准化工作发展并不快。原因是标准相对落后, 标准在数量上过少, 专业性不够等。
上文的分析, 我们可以清楚得看出我国《档案著录规则》的局限性, 了解了这些, 我们也就可以总结出新时期我国档案著录工作标准化的发展方向了。
首先, 应当对现有的标准进行修订。笔者参考了档案界一些观点, 认为修订现有的《档案著录规则》应从以下几点入手:
1. 修订传统“档案著录”的概念。
上文提及的国际档案理事会给出的概念值得我们参考、借鉴, 吸收其合理成分形成适合中国档案著录工作发展的概念。
2. 增加著录项目, 实现多级、全程、全要素著录。
尤其要强调的是要在《档案著录规则》中建立起多级著录体系, 以便档案著录能够完整地反映档案实体管理各个层级的要求。
3. 注重兼容性和发展性。
现在我国正处于或者即将处于传统档案著录向现代档案著录的转化时期, 在网络环境下的电子文件著录不能在短时间内就被采用, 而要在一定时间、空间范围内和传统档案著录工作并存、转化, 因此需要注重兼容性和发展性。
其次, 有必要针对新时期档案著录工作进行专门标准的制定, 是我国档案著录规则更加系统、完整。《英国档案著录规则》、《加拿大档案著录规则》中的相关标准值得我们借鉴。
最后, 应该加强对档案信息化发展及信息技术理论的研究。
参考文献
[1]GB/T18-1999.中华人民共和国行业标准—档案著录规则[S].中国档案, 1999 (11) .
[2]冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京:中国人民大学出版社, 2001.
[3]赵芳.国际档案著录系列标准评述[J].标准科学, 2009 (3) .
[4]张正强, 卞刚.现代档案著录概念研究[J].档案学研究, 1999 (9) .
[5]张正强.论中国电子档案著录的发展方向[J].图书·情报·知识, 2004 (10) .
声像档案的概念和特点 篇2
（一）声像档案的概念
声像档案是指国家机构，社会组织以及个人在社会活动中开成的，有保存价值的，以音响、形象等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录。
声像档案的开成与纸质载体档案的形成，在过程和本质上是一致的，都源于社会实践活动，都是有保存价值的历史记录。但声像档案与纸质载体档案的根本区别在于声像档案是以感光材料，磁性材料等特殊载体构成的，因此它的功能、处理程序有着特殊性。声像档案除载体特殊外，还必须以文字说明为补充，它是图文并茂、音像并行的有独到特色的历史记录。
（二）声像档案的特点
声像档案相对于纸质载体档案而言，有着自身的特性，主要表现在：
1.直接的形象性
声像档案记录的是社会发展中人们活动的声音和图像，因此反映的客观事物直观形象，活灵活现。如半个世纪前中华人民共和国开国大典的历史影片、历史照片和历史录音，把当时伟人的声音和形象、当晨天安门广场的环境、气氛如实地反映和再现，给人以强烈的时空感和真实客观的感受，这是纸质档案所不能解决和替代的。可以说声像档案进一步凸显了档案的原始记录性。
2.收集、保管的特殊性
声像档案难以区别档案的原件和复制件。如一盘重要的录音磁带，母带和复制转录带仅从外观及效果上很难区别。又如区别照片档案中原版底片和制作精良的翻版底片，有时也很困难。这给声像档案的收集和保管工作带来了一定的难度。
另外，由于声像档案是由感光材料和磁性材料构成的，它与纸质载体材料所要求的保管条件有很大的区别。声像档案的保管条件的好坏与其“寿命”长短有着密切的联系。所以要加强声像档案的科学保护和管理，增强声像材料的耐久性，延长其“寿命”。
3.是其他载体档案的必要补充
体制外档案资源的概念界定 篇3
关键词：体制；档案管理体制；体制外档案资源
Abstract：This article firstly reviews the conceptual definition of archive resources outside the system at home and abroad.Then makes my understanding and awareness of the conception.Finally，compares the conception with other similar conception，such as folk archive resources，social archive resources，private archives.
Keywords：System；Archives management system； Archive resources outside the system
人们选择词语，然后赋予它某些意义，并通过它来推动人类认识上的进步。“体制外档案资源”这一概念，始于笔者对图书馆、博物馆等文化机构管理档案的兴趣，在档案学理论研究中，这一部分被有意无意地忽略。《中华人民共和国档案法》第十二条规定，“博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、图书资料同时是档案的，可以按照法律和行政法规的规定，由上述单位自行管理。档案馆与上述单位应当在档案的利用方面互相协作”。这些文化事业单位不同程度地保管有档案资源，它们是国家档案资源的重要构成，属于国有档案资源，但不在档案管理体制之内。研究始于问题，档案资源管理是否也存在基于体制的内外差别？所谓“没有界定，就没有管理”，体制外档案资源这一概念该如何界定？
1 国内外关于体制外档案资源的概念界定
由于各国的政治体制和经济体制不同，档案管理体制就会存在着较大差异，档案资源分类和建设也会有概念、语义和文化上的差异。通常，国外从产权角度将档案划分为公共档案和私人档案；国内按照所有权的归属，将档案分为国有档案和非国有档案（有人也称之为“社会档案资源”）。以体制内档案资源和体制外档案资源划分档案资源范围类别，在国内外还是有人提出的。
2011年，在匈牙利首都布达佩斯召开的档案工作者欧洲委员会（EBNA）上，克罗地亚国家档案馆馆长Lemic Vlatka在其会议报告文章中提到，克罗地亚档案服务主要受四个因素影响：State archives（国家档案馆）、Archival service management（档案服务管理）、Archives “outside state archives network”（国家档案馆网之外的档案馆）和Archival records creators and owners（档案记录的形成者和所有者）……克罗地亚提供档案服务的主要有国家档案馆，其他保存有档案材料的遗产机构，如，图书馆、博物馆、文件中心，等等，这些遗产机构中保存的档案材料可以看做是“archives outside state archives system”（国家档案系统之外的档案，即体制外档案），档案记录的形成者和所有者，档案服务管理。[1]我们可以这样理解：这位克罗地亚国家档案馆馆长将图书馆、博物馆此类文化机构所保存的档案称为“体制外档案”。在2011年的这次会议上有人也提到，档案馆必须面对文化领域其他机构（如，图书馆、博物馆等）在资金和威信方面的竞争[2]，除此之外，档案馆还必须面对其他文化事业机构在档案资源方面的竞争。
澳大利亚新南威尔士州关注和收集那些政府档案馆之外的档案藏品，创立了名为“Archives Outside”的网站：一是丰富新南威尔士州的档案藏品内容；二是提供关于专题的信息和档案保存和管理的资源。[3]网站没有命名为private archives或是folk archives，而是“Archives outside”，肯定是关注到了某些档案资源。我们猜测是不是那些图书馆、博物馆保管的档案，或者是流失海外的档案，等等。通过网站这样一种新形式来建立体制外档案资源的汇集和提供利用，可以是物理汇集，也可以是逻辑汇集；可以由政府出资，或是承包给企业组织，或是民间公益建设，确实是当下有效且有优势的管理方式。
国内关于体制外档案资源的研究，能够搜索和阅读到的文章只有三篇，恰好这三篇可以反映这一概念所可能涉及的研究内容和争议内容。张亚玲2008年发表的《市场经济条件下综合档案资源的建设——试析“体制外”档案资源及相关的公共服务》。作者认为，计划经济体制向市场经济体制转换过程中出现了体制外档案资源。“体制外档案资源是随着经济社会的发展变化出现的，一方面，是指非计划体制，如，党政机关、群团组织、事业单位以外的组织、单位和个人；另一方面，是指非传统管理体制，如，构成上下级或业务管理关系的部门、机构、民间协会、中介组织，等等。”[4]此文给出的体制外档案资源概念，从政治经济体制和行政管理体制的角度划分体制内外，虽然大致给出了一个体制内外的分别，但是不够准确，忽略了档案管理体制这一基本视阈。
潘玉民教授2011年发表的《论国家档案资源的内涵及其构成》。作者从法律维度对国家档案资源进行界定，是指一切公民、法人和其他组织形成的，对国家和社会有保存价值的档案的集成；其形成主体范围：“泛指在我国境内的一切国家机构、社会组织和个人，既包括国家的，也包括非国家的；既包括体制内的，也包括体制外的；既包括历史的，也包括现实的，还包括将来的。”[5]文章从形成主体将档案资源划分为“体制内和体制外”，可以说是当下对“体制内外”非常普遍的理解。从形成主体划分体制内外档案资源，不免有一种“新瓶装旧酒”的尴尬，与国有和非国有档案资源重合，是没有创新意义的。
尹雪梅2011年发表的《论“城市记忆工程”对我国档案资源体系建设的推进》。作者认为，档案资源建设的“体制”主要是指我国档案资源的归档范围。对档案资源体系来说，归档范围是第一道关，它把许多文件材料排斥在机关档案资源体系之外，而进馆范围则是第二道关，它把许多机关档案排斥在档案馆之外，也就是排斥在国家永久性档案资源体系之外。因此，在档案资源建设中，我们要避免有价值的档案资源遗漏在国家档案资源体系之外，有必要关注除国家政治性记忆主体之外的社会力量形成的历史记录，尤其是社会精英们的记忆主体和来自草根社会的普通民众的记忆主体形成的历史记录。通过这种“体制内”与“体制外”档案资源的平衡，最终达到国家档案资源建设的平衡。[6]文章将归档范围作为体制内外分别的标准，排斥在国家档案馆保存范围之外的档案视为体制外档案，与本文的概念很相近。细微差别在于一个“主动与被动”的思维。以归档范围为界，是档案机构主动构建了体制外档案资源。本文强调的“不属于国家档案馆网体系之内的档案视为体制外档案”，包括一些被动行为，那些因为历史原因而保存在其他机构或国家的档案资源不是档案馆自愿的。
2 体制外档案资源的概念界定之我见
从纯粹逻辑或哲学的观点来看，两个观念之间总是存在有一种辩证式的紧张关系。例如，如果我思考“存在”这个概念，我势必需要引进“不存在”这个相反的概念。那么，我们讨论体制外档案资源，必然需要引入体制内档案资源这一相对概念。在档案学研究视阈内，体制内外是指档案管理体制内外，表现为档案管理体制在档案资源管理方面的权力运行状况，即档案馆网体系。
“统一领导、分级管理”是我国的档案管理体制，包括三个方面的内容：国家全部档案分别由各级、各类档案保管机构集中管理；全国档案工作在各级人民政府领导下，由各级档案事业管理机关统一、分级、分专业进行管理；实行党政档案和党政档案工作的统一管理。[7]体现在档案资源管理上，就是从中央到地方都建立了档案馆（室），集中统一地、分级分专业地管理全国、本地区、本系统的档案资源，形成有层次、有专业的国家档案馆网体系（也包括一些档案室，这里都包括在档案馆网体系之内）。那么，我们就可以如此界定：体制内档案资源是受我国各项档案管理制度规范和约束的、在档案行政管理部门控制下的、保存在国家档案馆网体系之内的档案资源；也可以称之为“档案馆资源”。与体制内档案资源相对应的：凡是不在国家各级各类档案保管机构管理的档案，都是体制外档案资源。体制外档案资源大体有三部分：第一是私营企业、民办非企业单位、公民个体或家庭（家族）形成和所有的档案，即由私人保管的档案；第二是图书馆、博物馆、文化馆等非档案的文化机构保管的档案；第三是我国流失海外的档案，即其他国家保管的我国档案。
体制内档案资源和体制外档案资源，均是一种范畴概念。那些没有进入档案馆网体系之内的有价值的档案，将它们划归为体制外，视为各自独立而又统一的整体；在档案的所有权和管理权存在适当分离的情况下，从档案资源的管理权来界定体制外档案资源，一旦体制外档案通过某种途径进入档案馆管理，它们就是体制内档案，这之中管理权变了，而所有权可以变，也可以不变。由监察部、人社部、国家档案局联合制定的《档案管理违法违纪行为处分规定》（自2013年3月1日起施行的）中所称的档案，是指属于国家所有的档案和不属于国家所有但保存在各级国家档案馆的档案。该《规定》照顾了档案两权分离的现实状况，与本文的划分标准是一致的。我们则更多地想从文化发展的角度关注处于自在状态的有价值的体制外档案资源。
3 相近概念的界定比较
体制外档案资源是在国家档案资源理论、社会档案资源观、民间档案资源、私人档案等诸多研究的基础上加以认识和阐释的，因此，有必要对这些相近的概念的关系进行比较界定，理顺本文的核心概念。第一，体制外档案资源与体制内档案资源共同构成我国的档案资源体系，体制外档案资源是国家档案资源的重要组成部分。
第二，关于社会档案资源，赵爱国提出“由社会组织、家族家庭或公民个体形成、所有并管理，区别于国家档案资源，倾向于公民个体个性化档案服务的新型档案资源”。[8]陈辉认为“社会档案信息资源是与国家档案信息资源相对应的概念，指的是由非公部门和公民个体或家庭、家族形成并所有的档案信息资源。‘国家档案信息资源是个所有权意义上的概念，指的是归国家所有的档案信息资源”。[9]两位作者将“国家”与“社会”置于对立的范畴，即取政权意义上的“国家”（State），（现代语义学上的国家有三种指向：其一是领土意义上的“国家”（County），其二是民族意义上的“国家”（Nation），其三是政权意义上的“国家”（State）[10]），而国内讨论国家档案资源的概念时，多将其翻译为“National archives resource”，如此一看，国家和社会在此语境下不是对立的概念，社会档案资源应该是国家档案资源的一部分，事实上，这些档案资源也确实是一个民族“国家”的档案资源。而在西方政治学对“国家”与“社会”的比较分析中，通常把国家作为与社会对立的范畴，解释为：国家有主权，专指公共领域；社会没有主权，专指私人领域。[11]如此，西方档案界以公共档案和私人档案共同构成国家（民族）档案资源也就可以理解。因此，看两位作者对社会档案资源的界定，赵爱国提出的是“……形成、所有并管理”，陈辉提出的是“……形成并所有”，从两者的定义来看，社会档案资源与体制外档案资源是有交叉内容的，但不存在完全包含。
第三，关于民间档案，中共中央党校教授韩钢认为：只要没有进入官方档案系统而散存于官方档案之外的历史文献，大体都可以算作民间档案；孙秀娟将民间收藏档案定义为：民间平头百姓收藏的、对国家和社会具有一定价值、并具有档案内涵特征的各种原始记录材料；惠明对民间档案定位是：许多档案散存在人民群众手中，相对于公共档案馆保存的官方档案，散失在人民群众手中的档案；王沛郁认为：民间档案是指人民群众在其生活交往中形成的各种文件。[12]关于“民间档案”的概念大体如此。可以发现，民间档案是与国家档案馆系统管理的档案相对应的，专指人民群众形成或合法藏有的档案，属于体制外档案资源的重要内容。
第四，关于私人档案，学术上有广义和狭义之分，“从广义上说，私人档案也称为私有档案，或统称为非公有档案。它应该包括所有非公有性质的机关、团体、组织、企业以及家庭（家族）和个人在社会实践活动中形成的或通过合法途径所获得的对国家和社会有保存价值的各种载体形式的信息记录；从狭义上说，私人档案仅指个人在私人活动中形成的或通过合法途径获得的对国家和社会有保存价值的各种载体形式的信息记录”。[13]私人档案的狭义定义与民间档案的范围比较相似，私人档案的广义定义与陈辉所定义的社会档案信息资源比较相似。私人保管的档案应该是体制外档案资源的主要内容。
从以上概念最有代表性的解释中，可以发现，体制外档案资源的内涵包括了民间档案和私人档案，与社会档案资源有重合内容，是国家档案资源体系的重要部分，与体制内档案资源相对应。体制外档案资源特别界定了图书馆、博物馆、文化馆等非档案机构保管的档案，是充分尊重各文化事业机构对所保管的珍贵历史档案的各项权利，体现档案事业的法律精神和人文关怀；将我国流失海外的珍贵档案划归体制外档案资源表达了因为种种原因无法使这些档案回归的无奈，以及各国必须承认这些散失海外的珍贵档案是我国档案资源体系的一部分。
*本文受上海大学图情档学科建设与培育项目资助
参考文献：
[1]Lemic Vlatka.“Building of integrated national archival network in Croatia：connecting administration，archives and public in practice”.
[2]EBNA.Proceedings of the XXXIII EBNA conference.[CP/DK].Budapest，2011.
[3]http：//archivesoutside.records.nsw.gov.au/
[4]张亚玲.市场经济条件下综合档案资源的建设——试析“体制外”档案资源及相关的公共服务[J]. 行政与法，2008（9）：71～72.
[5]潘玉民.论国家档案资源的内涵及其构成[J]. 北京档案， 2011（1）：17～20.
[6]尹雪梅，丁华东.论“城市记忆工程”对我国档案资源体系建设的推进[J].浙江档案，2011（3）：16.
[7]吴宝康.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，1988：130～131.
[8]赵爱国，任文娜.现代化进程中的社会档案资源的结构与服务体系初探[J].档案学通讯，2011（6）：74.
[9]陈辉.基于市民社会视角的社会档案信息资源建设对策思考[J].档案学研究，2010（5）：37～40.
[10][11]梁丽萍.政治社会学[M].北京：中央编译出版社，2009：22.
[12]袁玮.关于民间档案研究的国内外文献综述[J].山西档案，2011（1）：26～28.
[13]马从敏.私有档案的概念界定[J].档案管理，2006（2）：37～39.
“双重”档案概念初探 篇4
关键词：“双重”档案,概念,异同
“双重”档案一般指的是重大事件档案和重大活动档案。近年来, 重大事件与重大活动频频发生, 产生了大量丰富的档案资源, “双重”档案凭借着它的独特性质和作用, 越来越引起人们的重视。
一、重大事件档案概述
1. 重大事件档案的定义。
四川省社会科学届联合会2012年图书情报课题研究方向之一是“重大事件档案研究。”但是目前没有一个公认的关于重大事件档案的定义, 只有个别学者给出了明确定义, 蔡娜博士把重大事件档案定义为:国家机构、社会组织和个人在一个组织、地区或国家组织的重大活动或重大突发事件中直接形成的具有保存价值的各种形式的历史记录[1]65。在这个定义中, 重大事件档案包括了重大活动过程中形成的重大活动档案。而四川省印发的《四川省重大活动档案管理办法 (试行) 》 (以下简称办法) 中明确指出重大活动档案范围包括:“在全国或全省产生重大影响的自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件等的处置活动”。此办法中, 重大活动档案包括了重大事件档案。
本的要求是有资源、能共享, 而从档案馆的资源变成可以共享的档案信息资源, 中间的关键环节就是著录工作, 暗含统一的技术规范。档案馆收藏的主要对象是档案, 档案是系统化的文件, 形成的单位不同, 内容各不相同。由于在收藏档案时“以我为主”, 加上在收集和鉴定工作中降低所收藏档案的重复率, 使得各档案馆保存的档案鲜有相同, 档案信息的相异程度远比其他信息资源高。因而如何整合档案信息资源, 即依据一定的需要, 在兼顾信息资源现有配置与管理状况的条件下, 对分散异构信息资源系统进行融合、类聚和重组, 重新结成为一个新的有机整体, 实现无缝整合, 通过新的信息交换与共享平台开发应用, 形成一个效能更好的、效率更高的新的档案资源体系[7]14。这期间都需要档案著录规则体系的规范。通过遵循档案著录规则体系的规范控制, 可以避免各个档案部门著录中的重复劳动, 为档案利用者提供同质的档案检索工具[8]27, 从而打破馆室、区域、系统甚至国家限制, 为档案信息资源的共享奠定基础。档案信息资源能否实现共享, 关键看档案著录规则体系的规范。没有通过著录规范的档案信息资源, 是无法上网共享的, 因为没有遵循统一的技术标准, 将会得到不同质的检索工具, 用户在其他地方使用的检索工具极有可能无法查找到这部分档案信息资源, 档案信息资源的共享就成无源之水, 而这些档案资源只能在档案部门所辐射的领域被利用, 变成部门内部的死水。因此, 档案信息资源的共享客观上需要档案著录规则体系的建设。
四、信息技术进步的必然要求
现代信息技术在档案事业中的推广应用, 催生了档案信息服务的新特点, 使得电子文件海量增长, 形式也快速多元化, 既有电子文
重大事件档案和重大活动档案是否是一回事呢?从字面上, 二者的区别在于“事件”和“活动”。现代汉语词典中对于“事件”一词是这样解释的:历史上或社会上发生的不平常的大事情。而“活动”作为名词的解释是:为达到某种目的而采取的行动, 如野外活动, 文娱活动, 体育活动, 政治活动。对比以上两种解释, “事件”的关键词是“发生, 不平常, 大事情”, 强调大事情的发生, “活动”则侧重“有目的的行动”。因此重大事件档案和重大活动档案的概念也不能混淆。重大事件档案侧重在有突发性质的重大事件中形成的档案, 而重大活动档案侧重在有目的有计划举办的重大活动中形成的档案。需要注意的是, “重大”指的是对全省、全国乃至国际都具备重大影响。
重大活动档案和重大事件档案是有区别的档案, 而在学术讨论与实际工作中经常把重大事件档案和重大活动档案混为一谈, 这也直接导致了在实际档案工作中的混乱。如成都市档案馆近几年在进行“双重”档案的收集整理工作, 按照《办法》来操作, 把重大事件档
本文件, 也有数据文件, 既有图形文件, 也有图像文件, 还有声音文件、影像文件、命令文件等。从横向的角度看, 电子文件类型的多样性必然导致档案著录的复杂化、丰富化, 蕴含在不同类型的电子文件的形式特征和管理特征等, 要求档案管理人员采取不同的著录方式乃至元素, 以充分保障每一份有保存价值的电子文件的真实性、完整性和原始性。另一方面, 就单份的电子文件而言, 由于其对系统的依赖性、可迁移性等, 使得对其的保管、利用不仅要着眼于电子文件本身, 还要注意保存其赖以生成和利用的系统环境以及背景, 从而在著录层面带来了新的内容, 即电子文件的著录不仅要著录文件的内容信息, 还要著录其背景信息和结构信息, 以及其生成时的文件系统等。在此情况下, 档案著录不再是一种静态的后控制行为, 而是变成了一种动态的全程控制。再者, 从用户利用的角度看, 在数字化环境下, 面对海量增长的档案信息, 其不再关注哪个档案部门有什么档案资源, 而更在乎档案部门或者他们自己能否找到以及如何找到他们所需要的信息。这一方面对档案著录提出了更高的要求, 即档案著录必须以更好的方式、更规范的著录语言强化对档案信息组织和描述, 以带来档案检索效率的提升, 从而促进档案著录人工语言的发展;同时, 面对用户自我检索的需要, 自然语言在档案著录中的运用必然越来越广泛、深入, 并呈现出与人工语言相互融合、推进的趋势。凡此种种, 最终将反映到档案著录规则层面, 推动档案著录规则体系内容的深化和结构的拓展。
参考文献
[1]周铭, 陈雁兵.《档案著录规则》发展的回顾与展望[J].兰台世界, 2007 (10) .[2]周铭, 吕榜珍, 戴挺.从完善到跨越[J].机电兵船档案, 2008 (02) .
[3]丁咏梅, 王帅.“三化”成就档案管理现代化[J].山东档案, 2004 (2) .[4]肖秋惠.档案管理概论[M].武汉:武汉大学出版社, 2009 (8) .
案划入重大活动档案的范畴, 没有根据“双重”档案的不同特性进行有效的管理和利用。
2. 重大事件档案的范围。
明确了重大事件档案的定义后, 进一步确定重大事件档案的范围。参考《办法》中第二条, 但是将重大事件档案从重大活动档案中剥离出来, 按事件性质分包括四类[2]18: (1) 自然灾害:如汶川地震, 北京水涝灾害等。 (2) 事故灾难:如温州动车事故。 (3) 公共卫生事件。如三聚氰胺事件, 毒胶囊事件。 (4) 公共安全事件。如宁波PX项目群体性事件, 拉萨3.14打砸抢烧事件等等。按影响范围可以分为三类, 分别是 (1) 对全省造成重大影响的事件:如宁波PX项目群体性事件。 (2) 对全国造成重大影响的事件:如毒胶囊事件。 (3) 对国际造成重大影响的事件:如2008年汶川地震。重大事件档案范围的确定意义在于:一是与重大活动档案区别开来, 便于重大事件档案实际管理和利用工作的开展。不同类型的重大事件档案有不同的利用价值和管理方式。二是为了明确责任, 引起相关部门的重视。如对全省具有重大影响的重大事件档案应由省级的综合档案馆负责收集和管理并向社会提供利用, 而对国家或国际具有重大影响的重大事件档案应由国家级的档案馆牵头、或委托地方综合档案馆办理, 此法有利于协调各方, 收集到全面的档案信息, 维护档案的完整性与联系性。
3. 重大事件档案的特征。
重大事件档案的特征与重大事件本身特征密切相关。重大事件的发生一般是突发性的, 不易控制。如汶川地震, 是突然爆发的, 地震发生之后还有余震, 无法控制。如抗击非典, 需要社会各界的共同努力, 政府、医院、学校、企业等等都在与非典抗争。在处理事件过程中, 经常有资源匮乏之感, 因为这个时候没有很全面的资料供社会各部门共享, 也没有很好的经验总结以供借鉴, 这也是档案在重大事件发生之后能发挥重要作用的原因之一。从重大事件的性质和特点可以分析出重大事件档案的特征[3]56: (1) 价值高。重大事件档案是在重大事件中直接形成的历史记录, 它可以为防灾预警提供依据, 为政府应急管理提供参考, 同时记录社会的发展轨迹, 留下社会记忆。 (2) 时间紧迫。重大事件一般具有突发性和不可预测性, 需要及时作出反应来解决问题, 这就决定了档案产生和利用的时效性。从产生方面说, 重大事件的解决时间要求非常短, 如抗震救灾, 每一个小时, 每一分钟都非常宝贵, 救援工作的效率直接关系着人民的生命财产安全, 救灾的过程中产生的文件, 照片等档案材料比平时多倍数以上。从利用的时效性来说, 20年前的火灾档案对现今来说可能不那么实用了, 随着消防技术的发展, 房屋建设的改进, 有了更为先进的救火设备, 如消防云梯、空中直升机、自动喷水灭火系统等, 而不是仍停留在传统的较为单一的灭火方式。因此以前的火灾档案就失去了时效性。 (3) 分散性。重大事件一般波及面广, 对社会各个层面都可能产生一定的影响, 政府各个部门, 社会各界都会形成不同形式的档案, 这就决定了档案的分散性。 (4) 共享性。档案收集整理的目的就是利用, 在重大事件的处理过程中, 需要把收集的重大事件档案及时提供给社会各方利用才能有效体现它的价值, 信息资源的共享是促成事情解决的关键。
4. 重大事件档案的形成规律。
依据马克思主义哲学原理, 事物发展有其客观规律, 重大事件档案的形成也具有一定的规律性。与重大活动是人为安排的不同, 重大事件档案的形成是应变的结果, 而不是程序性的。由此可以得出两个规律:一是阶段性规律。重大事件的发生一般被人为地分成事前, 事中, 事后阶段。在不同的阶段产生的档案内容, 形式和性质各有不同。如汶川地震, 震前更多是预警机制, 防灾演练, 震前征兆等档案, 事中主要是救灾抢险档案, 事后大多属于灾后重建, 心理恢复等档案。二是应变性规律。重大事件的发生具有不可预料和难以控制性。无论是政府还是社会各界都需要及时作出反应, 随机应变, 具体问题具体分析。
二、重大活动档案概述
1.重大活动档案的定义。重大活动档案的定义已经有了公认的说法, 重大活动档案指在重大活动中直接形成的具有保存利用价值的文字、实物等各种不同载体的历史记录。重大活动档案的范围。《办法》中对重大活动档案的范围是这样规定的:“本办法所称重大活动, 是指: (1) 党和国家领导人在本行政区域内的公务活动。 (2) 国家元首、政府首脑、政党领袖、议会领导人等外国政要, 国际组织及其负责人, 外国对华友好团体和著名友好人士等在我省的重大活动。 (3) 具有重大影响的国际性和在全国或全省具有重大影响的政治、经济、科技、文化、外事、宗教、体育等活动 (会议) 。 (4) 在全国或全省产生重大影响的自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件等的处置活动。 (5) 县级以上党委、政府主要负责人的重要公务活动。 (6) 在县级以上行政区域具有重大影响的庆典、纪念、会展等活动。 (7) 其他在县级以上行政区域具有重大影响的活动 (事件) 。”除第四点笔者认为应该归入重大事件档案, 第七点应把括号中的“事件”去掉之外, 其他的都是重大活动档案的收集范围。
2.重大活动档案的载体形式。在与重大事件档案的载体形式对比上, 值得注意:一是在重大活动过程中产生的实物档案性质不同。在重大活动过程中产生的实物档案一般是荣誉类的, 如奖杯, 奖状等。而重大事件实物档案较多是纪念性质的, 如在汶川地震中, 某遇难中学生的课本, 书包, 总理在灾区的题词。二是重大活动档案完整性更高。重大活动是有目的有计划的重要行动, 有指定的承办单位, 还有档案工作人员的参与, 因此能比较容易收集到较为完整的档案。而在重大事件中, 社会各方聚焦于事件的解决, 没有档案人员提前介入, 忽略了档案的收集, 况且目前没有建立完善的重大事件档案收集机制, 因此档案收集滞后, 资料也不完整。
3.重大活动档案的特征。重大活动档案同样具备重大事件档案的一些特征, 如价值高, 分散性等特点。不同之处是: (1) 具体的表现形式不一样。如重大活动档案的价值高主要不体现在事情发生的预警和决策上, 而是体现在展现城市或地区或国家的形象上, 借助档案来作为宣传和展示工具。当然它们都具备丰富城市或国家记忆的功能。 (2) 性质不同。重大活动一般是正面积极的活动, 如上海世博会, 北京奥运会等。而重大事件一般具有相对负面性, 如汶川地震, 非典, 打砸抢烧事件等。
随着气候变化, 社会转型, 各类突发公共事件来袭, 暴露出众多防灾减灾和应急管理方面的不足, 重大事件档案作为突发公共事件的历史产物, 如利用得当, 将产生不可估量的作用。另一方面, 随着我国国际化进程不断深入, 像北京奥运, 上海世博这样的国际盛会, 重大活动越来越多, 这一类档案也成为国家和民族珍贵的历史财富。
参考文献
[1]蔡娜.重大事件档案管理机制研究[J].档案学通讯, 2012 (3) .
[2]李文伟, 刘跃新.重大突发事件档案工作机制研究[J].档案时空, 2005 (10) .
档案信息资源概念分析 篇5
一、“档案信息资源”概念的发展
查阅诸多有关档案信息资源的书籍和论文后, 笔者认为档案信息资源概念的发展经历了两个明显的阶段, 第一是观念转变阶段, 第二是理论完善阶段。
1. 观念转变阶段。
1984年, 邓小平同志为《经济参考》报题词“开发信息资源, 服务四化建设”。在此精神的指引下, 1985年初, 中共中央、国务院提出“大力开发档案信息资源”, 揭开了档案界对“档案信息资源”研究的序幕。1985年11月28日至30日和12月24日至26日, 辽宁省档案学会分别在锦州市和丹东市召开了“进一步开发档案信息资源”学术讨论会。与会者在讨论中对档案信息的性质、特点, 应该从哪些方面开展档案信息资源, 运用哪些得力措施、采取哪些有效的手段大力开发, 以及应用系统工程的观点, 对档案信息资源的微观开发利用宏观开发, 进行了深入的研究和探讨。从1986年开始, 陆续出现关于“档案信息资源开发利用研究”的论文, 研究范围涉及各类型档案, 如高校档案、科研档案、农业档案、企业档案、城建档案等。
2. 理论完善阶段。
从世纪末开始, 在信息资源论的影响下, 档案界在借鉴信息资源论相关观点的基础上, 对档案信息资源概念在理论上有了更为深刻的理解。在这一阶段, 承认了档案信息资源是信息资源家族的组成部分, 认识到档案信息资源不等同于档案及档案信息, 并对这三个概念的关系作出了解释, 在此基础上明确提出了档案信息资源的定义。颇具代表的研究观点如下:
(1) 在陈永生、田炳珍所著的《档案信息资源开发利用及其效益研究》上, 深刻论述了档案信息资源论的产生, 提出“认识档案信息资源需要以信息及信息资源概念为基准”;阐述了“档案”与“信息资源”的关系, 认为“档案不能简单地等同于信息资源”, 在此基础上更是提出了档案信息成为资源的三大条件, 即有用性、规模性、系统化管理。
(2) 周晓英教授在《档案信息论》一书中提出“档案信息资源是信息资源中的一个重要组成部分, 它包括各种档案原件和复制件及各种档案信息开发成果如档案目录、档案文献汇编、档案综合参考资料等”。认识到档案信息资源在信息资源体系中的地位, 分析了档案信息资源与其他自然资源和信息资源的共同点与不同点。
(3) 潘连根教授在《档案信息资源相关概念》一文中更是明确提出了档案信息资源的定义。认为档案信息资源有狭义和广义之分, 狭义的档案信息资源主要是指档案信息内容本身;而广义的档案信息资源则既包括档案信息本身, 又包括有关提供档案信息的设施、设备、组织、人员、资金等其他资源。
然而在不断的研究中, 却出现了这样一种问题, 新的档案信息资源的概念无法完美地融入其他理论之中, 出现了档案信息资源概念与档案信息资源管理、开发等概念不相称的现象。如关于档案信息资源的开发, 对开发的客体“档案信息资源”就有许多不同的见解, 大部分采用狭义档案信息资源, 而更为系统的广义档案信息资源却被弃之不顾。笔者认为, 必须对档案信息资源概念做更深入的理解, 力求在符合信息资源理论的前提下, 更具档案学的特色。
二、对档案信息资源概念的理解
从以上的叙述我们可以知道, 档案信息资源的提出是为了更好的开发利用, 而档案信息资源理论则是从信息资源学说中借鉴而来。因此要深刻理解档案信息资源, 首先必须理解信息、档案信息、信息资源等一系列的相关概念。
1. 从信息到档案信息。
目前, 在一般意义上, 即在没有任何约束条件的情况下, 我国信息学专家钟义信对信息作出定义。这个定义表述为“信息是事物存在方式或运动状态, 以及这种方式或状态直接或间接的表述”。这个定义具有较大的普遍性, 不仅能涵盖所有其他的信息定义, 而且通过引入约束条件还能转换为所有其他的信息定义。“从信息的角度看待档案, 档案的本质就是信息”, 这种观点已经在档案界广为接受的。那么档案信息就是“来源于档案的能消除人们不确定性的, 反映已经发生的各种事物运动状态、方式及其规律的征象或知识”。由于档案的本质已经是信息, 所以关于档案信息还存在一个狭义的理解, 也就是“档案信息是指依托于载体但又不包括载体的知识内容”。具体来说, 档案信息包含三层内容:其一是档案的内在信息, 也就是指档案载体所承载的符号、信号所能重现的所有知识内容, 这些内容有显现的也有隐藏的, 这类信息是利用最为广泛的信息, 是档案信息最基本的一部分;其二是档案的形式信息, 也就是关于档案的存在形式和特征的信息, 如传统档案载体的制成材料、规格等, 电子时代下储存档案的物理硬件规格, 保证档案阅读的计算机操作系统、应用系统等信息也属此类;其三是档案的再生信息, 也就是在档案管理过程中形成的各种参考资料和检索工具等, 如档案目录、索引、指南、论述、述评等, 另外还应该包括统计报表等管理过程中产生的信息。
2. 从信息到信息资源。
信息资源是信息与资源两个概念整合衍生出来的新概念。资源是指自然界和人类社会生活中的一种可以用以创造物质财富和精神财富的具有一定量的积累和客观存在形式。由此定义, 我们引出成为资源所必要的条件, 也就是创造性、规模性以及可开发性。信息是普遍存在的, 但信息并非全都是资源, 只有满足条件的信息才能称之为资源。虽然信息是资源的思想已经被广为接受, 但是对于其定义却还没有定论, 一般认为信息资源可以有两种理解。狭义的理解, 认为“信息资源是指人类社会经济活动中经过加工处理的有序化并大量积累起来的有用信息的集合”, 是信息本身或者信息内容的一部分。另一种广义的理解认为“信息资源是人类社会信息活动中积累起来的信息、信息生产者、信息技术等信息活动要素的集合”, “包括下述几个部分:a.人类社会经济活动中经过加工处理的有序化并大量积累起来的有用信息的集合;b.为某种目的而生产信息的信息生产者的集合;c.加工、处理和传递信息的信息技术的集合;d.其他信息活动要素的集合。”
3. 从档案信息、信息资源到档案信息资源。
档案信息资源被包含在信息资源的概念中, 是信息资源的一个组成部分。“档案”是一个限定词, 从字面上理解档案信息资源就是关于档案的信息资源。由此可见, 对档案信息资源的理解必须结合“档案信息”和“信息资源”两个概念, 不能照搬照抄信息资源学里面的观点。据此, 借鉴信息资源的定义并结合档案信息论的相关观点, 笔者把档案信息资源也分为狭义与广义两种定义。狭义的档案信息资源是指来源于档案的, 反映事物特征, 运动状态、方式及规律的, 已经过加工处理有序化并大量积累起来的有用信息的集合。狭义档案信息资源实际上从属于广义的档案信息, 包含了档案信息的三个层次。但是狭义档案信息资源并不等同于档案信息, 而是具备了创造性、规模性以及可开发性三大条件的。广义的档案信息资源是指人类社会活动中积累起来的以档案信息为核心的各类档案信息活动要素的集合。它包括如下几个部分:a.档案信息要素, 即源于档案的已经过加工处理有序化并大量积累起来的有用信息的集合, 这部分内容在诸要素中处于核心地位;b.人员要素, 指负责管理档案信息的档案工作者的集合;c.技术要素, 指加工、处理和传递档案信息的信息技术的集合;d.其他档案信息活动要素。
档案信息资源概念从提出到现在的不断发展、完善, 其最终目的是为了更好地理解档案信息的可开发性, 促进档案的合理利用, 实现档案价值。所以, 档案信息要素在档案信息资源中应处于核心地位, 因为信息要素才是档案价值的体现, 才是最具档案特色的部分。相较而言, 狭义档案信息资源虽然在外延上比广义的狭窄, 但是却突出了档案信息要素的核心和实质。广义档案信息资源除了档案信息外, 还囊括了档案信息活动的其他要素, 更能全面、系统地理解档案信息资源的内涵。因为档案信息资源的价值虽然体现在档案信息要素之上, 却离不开其他要素的支持。
在明确档案信息资源各要素的地位与关系的前提下, 笔者认为广义的理解档案信息资源能让我们更全面地研究档案信息资源, 使研究中不再局限于档案信息本体, 而把视野扩大到支持档案信息活动的各要素。如此, 无论是在管理、开发、服务、利用等方面的研究, 都可以获得更为系统、全面的成果。
参考文献
[1]颜海.档案信息资源开发利用[M].武汉:武汉大学出版社, 2004
[2]马费成.信息资源开发与管理[M].北京:电子工业出版社, 2004
档案概念泛用现象刍议 篇6
一、档案概念泛化现象产生的背景
1. 档案的概念。
“档案”的概念有多种，在中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）中，档案被表述为“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录”。“档案是社会组织或个人在社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。”[1]中国大百科全书中将档案表述为“国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”[2]。档案是人们把社会实践中产生和形成的原始记录材料，经筛选后集中保存起来，以备查考的记忆工具。
2. 档案概念泛化的原因。
传媒系统在短短二十年间能将档案概念泛化并能够得到较好的传播, 究其原因，主要有以下几方面:首先是档案的机密性。档案古时被深藏在内阁大院, 束之高阁、秘不示人, 因此被人们认为是神秘、不可侵犯的。而档案工作自古就具有人为添加的神秘性, 甚至是恐惧性。正是因为这些对档案不当的认识和理解, 才让人们一直对档案有着一种偏差的认知, 从而导致了对档案概念的理解出现了误差, 最终导致公众的社会档案意识淡薄。其次是档案的原始记录性。原始记录性是档案的本质属性, 它是社会生活固化信息的原始记录。正因为档案具有原始记录性，记录内容的可信度高, 所以当媒体出现“档案”两个字时, 就意味着它是真实的、可靠的, 能够赢得观众的信赖。再次是档案管理模式的封闭性。我国的档案工作长期处于一种封闭式的管理状态档案馆多数重保密轻利用，长期与社会隔绝, 因而它远离公众, 不为公众所知晓。近年来, 档案的开放利用逐步被提上议程，档案利用工作逐年开展。
随着档案和档案工作逐渐走向社会, 为公众服务, 人们也更多地接触到了档案和档案工作。最后是媒介传播技巧的利用。人们对档案已经形成了一种社会刻板效应, 认为档案只有政府人员才能够看到、用到, 它是为政府服务的机密文件, 个人生活中很难接触得到。而随着档案公开利用力度的加大，社会档案意识的提高, 人们逐渐对档案有了一定的了解, 当人们再看到“档案”一词的时候, 便会对档案的保密性和原始记录性产生兴趣。而“口述档案”和“实物档案”这两个特殊的有关档案的新名词，因其产生的特殊背景和其有效的社会适应性，则应该被看成是档案泛化过程中的亮点。
二、口述档案和实物档案的社会适应性
1. 口述档案及实物档案产生的背景。
“口述档案”概念始于1984年国际档案理事会出版的《档案术语词典》，词典中出现的法文词条Archivesorals（口述档案）概念。1988年8月，第十一届国际档案大会上，塞内加尔档案工作者正式使用“口述档案”这一概念。国际档案理事会所编《档案术语词典》关于口述档案的定义, 已为我国档案界认同, 取得了基本的共识[3]。“实物档案”，顾名思义，就是以实物为载体的档案，从狭义上看，实物档案就是非文献实物，不具记录性的材料。我国的各个档案室、档案馆都收藏有不同数量的实物档案。由于这些“实物档案”往往与同它一起反映人类社会活动的其他类型的档案在载体形式上不同，具有不同的保管要求，因此各档案馆（室）一般都采取了将其作为特殊“类型”的档案分开管理和保存的方法[4]。无论实践还是理论，多数学者赞成“实物档案”这一概念。
2. 口述档案与实物档案的社会适用性
(1）口述档案的社会适用性。尽管“口述档案”的概念问题仍在争论之中，但口述档案之于我国，仍具有不可忽视的历史作用和文化传承作用，我国档案工作者论述口述档案的作用, 归纳起来有以下几点:第一, 口述档案可以拯救和保护历史文化遗产。我国有56个民族, 在漫长的历史变迁中, 形成了丰富多彩的、各具特色的民族语言、音乐、艺术、习俗、人文掌故和轶事遗闻等民族遗产, 这些遗产很大一部分并没有形成正式的记载, 而是存在于人这种“活档案”的头脑里。建立口述档案, 就可以“保存即将逝去的过去的声音”, 把它保留下去, 并使它发扬光大。第二, 口述档案可以填补历史空白。口述档案是一种不可缺少的史料补充。开展口述档案工作，可以为“正史”或典籍史作补充、补足与拾遗。第三，开展口述档案工作可以为史学研究提供准确的文献资料。档案是人们在社会活动中直接形成的各种形式的原始记录, 具有真实性, 但这并不意味着档案的内容与客观事实是一致的。口述档案可以让那些被历史遗忘的或歪曲的东西“从口中复活”, 利用其他史料可以解释历史, 而利用口述档案则可以重现历史。第四，口述档案可以改善和充实档案馆馆藏, 更好地发挥档案馆的服务功能。如今, 我国档案事业有了较大发展, 取得了一定的成绩, 但是各级国家综合性档案馆馆藏结构还不合理, 集中表现在内容缺乏, 馆内收藏的大都是党政机关的文书档案，缺少特色；载体单一, 主要是以纸质为载体。而口述档案的建立可以有效地弥补以上的缺陷。但是, 口述档案也有其局限性。国内外档案界对此颇有议论, 主要是口述档案能否保证它的真实可靠性, 是否可以作为历史凭证。因此, 档案部门必须慎重、认真地对待口述档案, 在收集、接收口述档案过程中, 须注意核实其内容, 严格地进行鉴定工作, 辨别真伪和判定保存价值, 并做出相应的考证说明。第五，口述档案可以对青少年进行有效的形象教育。口述档案因其是通过采访而获得的声像磁带, 再加上一些辅助性的文字材料, 具有新颖、生动的特点, 也就使它具有特殊的使用价值, 它可以广泛地用于广播或作为教育、教学的听力工具, 向社会特别是青少年活现历史事件, 使我们及下一代从他们生动的记忆中产生一种参与感，并感染到历史事件的气氛, 是进行教育的良好的途径。
(2）实物档案的社会适用性。有关“实物档案”，学界多在其概念辨析上进行讨论研究，而在笔者看来，既然“实物档案”是已经存在的社会现实，已经被档案馆（室）用各种形式进行整理保管，就应该积极发挥它们应有的现实作用。之于目前的社会现实，实物档案所能发挥的社会作用主要集中在以下几点：第一，实物档案可以印证历史, 展现传统, 激励后人。档案馆本身就是爱国主义教育基地, 若是馆藏实物档案达到一定规模，可以更加直观地展现历史和传统。档案馆可以系统地收集有价值的实物资料, 也可以将某些个人的收藏成果, 集中收集整理保存。既加大了馆藏量，又为政府收集减轻了难度。第二，实物档案可以强化“文化”的特色。我们平常所说的文字档案通常载体形式单一，艺术表现能力不够，缺少文化特征，很难形象生动地展现文化原貌。第三，实物档案可以增强档案效益，发展档案事业。在通过档案资料进行爱国主义教育的同时, 也会形成一定的经济价值。实物档案因为其多姿多彩、强烈震撼的历史凭证性、文化教育性、观赏艺术性吸引众多观众，从而增强档案的社会效益，得到经济上的回报，使档案得到一定的产业化效益，从而达到发展自身的目的。第四，实物档案可以实现档案与文物、档案馆与博物馆之间的资源共享。例如郑州大学信息管理系的前身就是郑州大学文博学院。可见，档案与文物、博物是不可分割的，而目前博物馆里都有为数不少的藏品属于档案，为资源共享，迎合多元化的文化发展，档案馆可以和博物馆实现资源共享。
三、如何看待档案概念泛化问题
1．伪档案的档案概念泛化问题。
正如文章第一部分所言，由于社会的不断进步与发展，媒体与传媒手段的不断更新，“档案”一词已成为大众词汇、公众文化，基于此语境的“档案”可以不再是“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录”[1]。新的时代赋予“档案”新的涵义，“档案”一词也可以作为“神秘”、“机密”等词汇的形容词或代名词，笔者暂且称之为“伪档案”。这些“伪档案”不具备档案的基本属性，从学术的角度看不是档案，但已经被社会大众所接受和认可，这个概念已经深入人心，我们暂且称这类档案为“伪档案”。当然，作为一名档案人，我们还是要遵循档案的学术定义和学术属性，为我国的档案事业添砖加瓦；而面对社会上现在的“伪档案”概念，我们大可不必去纠正。相反，我们应该为“档案”的大众化感到高兴，因为公众的档案意识正在以前所未有的速度增长，档案在被越来越多的人所感知、所认识、所了解。任何事物都有其发展的历史过程，人们对任何事物的了解也都有一个由不知到知之的过程，相信在不久的将来，“伪档案”会成为社会发展中的一个短暂的历史片段。
2. 真档案的档案概念泛化问题。
“口述档案”和“实物档案”是档案概念泛化过程中的两个特例，按照档案的概念和属性，口述档案和实物档案的确符合档案的性质，但目前为止，学界关于这两者的档案概念问题依然没有达成共识。笔者看来，口述档案和实物档案都具备了档案的原始记录性、信息性、非现行性的属性，应属档案。
纵观我国几十年的发展变化，“口述档案”和“实物档案”这两个并不算年轻的新生词汇的出现符合了我国社会“可持续发展”的发展方针，符合了“建设有中国特色社会主义”的发展战略，相信在以后我国的档案事业发展史中，会有越来越多的“档案概念泛化”词汇出现，而新一代的档案人也会以更加成熟、更加理性的心态来对待。
摘要：本文就档案概念泛化问题进行讨论, 从“口述档案”和“实物档案”的社会适应性入手, 思考如何规范社会档案意识。
关键词：口述档案,实物档案,公众档案意识
参考文献
[1]冯惠玲, 张辑哲.档案学概论[M].中国人民大学出版社2001.
[2]中国大百科全书 (分册) [M].中国大百科全书出版社, 1998.
[3]王景高.口述历史与口述档案[J].档案学研究, 2008 (2)
档案工作概念 篇7
一、数字化档案
数字化档案最早是在1986年《美国全国地球物理资料中心的自然灾害活动》文章中提出的, 但没有对其下定义。在2005年发表的《数字档案资源建设中的著作权问题研究》文章对数字化档案进行明确定义:“数字化档案是档案的复制品, 经过办公自动化软件形成的电子文件归档后形成的电子档案, 是将传统档案形成数字化形式的档案。”数字化档案包含两部分, 一是信息化的进程, 办公自动化的出现使档案管里大量的档案生成电子文件, 然后对生成的电子文件进行归档存储。另一部分是指档案文件利用网络数据库技术, 将纸质的档案文件进行扫描、压缩形成数字化的档案。所以, 数字化档案是纸质档案进行电子文件归档后的一种表现形式, 并不是真正的档案。
二、档案数字化
档案数字化最早是在1993年李惠波在《档案学研究》提出的。2002年李小春对档案数字化定义为:“档案数字化是计算机网络数字化技术在档案管理方面的应用。其包括两部分内容:一是将传统纸质档案文字信息、图片信息等通过计算机进行档案数字化处理;二是档案信息的数字化可以将纸质档案信息还原, 用户则可通过计算机将档案信息输出。”档案数字化是以计算机为载体将纸质档案信息与档案数字化进行相互转化。
三、数字档案
1979年方志豪在《经济管理》上发表的文章中首次提到数字档案, 自此之后数字档案开始频繁使用。在2005年宋岩将数字档案定义为:“数字档案是将历史记录信息通过计算机等电子技术进行数字编码并保存的一种档案, 通过计算机数字编码的形式代替传统纸质档案的载体。”数字档案是真正的档案, 但却是一种虚拟的档案。
四、数字化档案、档案数字化以及数字档案概念的差异性
(一) 数字化档案与档案数字化的不同
数字化档案是档案的复制品, 并不是真正的档案。而档案数字化是以计算机为载体将档案信息进行录入、转化处理, 是将纸质档案转化数字化的一个过程。档案数字化的处理对象是档案, 而数字化档案是档案管理的辅助品。
档案数字化是通过利用数字化技术, 保护数字化档案原件的保存与使用, 是数字化档案演变的过程, 即没有档案数字化就不存在数字化档案。数字化档案的发展与档案数字化的发展都是为了满足现代社会发展的需求, 保护档案原件, 提高档案检索速度, 发挥出档案信息的利用价值, 促进档案资源的管理与开发利用。
(二) 数字档案与数字化档案的不同
数字档案是现代办公自动化应用软件通过数字代码的形式将历史记录下来, 是现代社会档案发展的一种新形式。数字化档案是数字档案的复制品, 不具备档案的基本属性, 因此数字化档案不是真正的档案。
(三) 数字化档案、档案数字化以及数字档案的区别
数字化档案、档案数字化以及数字档案, 都含有“档案”与“数字”, 其中数字化档案与档案数字化与“数字档案”没有任何关系, 并不是真正的档案。档案数字化是数字化档案演变的过程, 而数字化档案则是档案数字化演变的必然结果, 没有档案数字化就没有数字化档案。数字化档案是档案数字的复制品, 而档案数字化则是将纸质档案进行数字化加工的过程。
五、结语
通过对数字化档案、档案数字化以及数字档案的概念差异性进行分析研究, 有利于人们对这三个概念的区分与使用, 提高档案信息的利用率, 充分体现出档案的价值, 促进档案领域的发展。
摘要：数字化档案、档案数字化以及数字档案三个概念, 由于文字没有多大的区别, 往往很容易使人们对这三个概念产生混淆。本文通过对这三个概念进行全面的分析, 可以得出:数字档案是真正的档案, 而数字化档案是档案数字的一种表现形式, 是档案数字的复制品, 它是由档案数字化演变的结果, 并不是真正的档案, 而档案数字化是数字化档案演变的过程, 其概念有广义与狭义的区分。
关键词：数字化档案,档案数字化,数字档案
参考文献
[1]梁惠卿.档案数字化、数字化档案和数字档案概念辨析[J].档案管理, 2013, 200 (30) :39-40.
[2]张衔, 王正英, 雷建荣.数字化档案是档案事业发展的方向[J].中国科技信息, 2009, 108 (105) :101-106.
[3]王学平.浅议我国档案数字化建设实践与发展的策略[J].档案学通讯, 2011, 11 (10) :15-19.
[4]薛思媛, 林延升.实现社会保险档案数字化的实践探究与战略发展思路[J].信息系统工程, 2010, 13 (12) :8-10.
建立档案文化资源开发利用的概念 篇8
一、档案文化资源的开发与利用的概念
档案学理论一般认为“开发”是指发掘档案中蕴藏的有利用价值的档案信息资源,其目的主要在于“寻找和获取较为集中系统或有特定价值的档案信息”。而“利用”的基本任务“则在于及时、准确、全面、有效地为档案用户提供所需的档案信息材料。”这两者在实际工作中既是互相联系,又是互相促进的。“档案信息开发工作和档案提供利用工作,是同一社会活动过程的两个相互关联环节,缺一不可。”所以,我们通常将档案提供利用工作和档案信息开发工作联合为“档案的开发利用工作”。
从字面意义上来看,“开发”与“利用”之间存在与时间和事件相关的递进关系。“开发”的本来意思是发掘拓荒的过程,并且由此引申出“显露”“发挥”“施展”“开导”等意思。
而“利用”是指使某种事物“利于发挥效用”,并且“设法为自己己所用”。所谓“开发并且利用”,也就是说当某种事物还处于不为人知,或者不为很多人知,又或者还有没有全部的挖掘出来,还有深入发掘其价值的状态,才需要被开发。我们通过人的认识实践活动将这一事物中隐藏的特点和优势清理出来,展示给他人,被他人所知,并达到熟悉的程度,然后利用各种方式利用这个事物的好处为我们的工作所服务,将他的价值发挥的最大。
从我们的工作——档案管理角度看,这个相关时间和事件的递进关系很明显,档案的开发是档案利用的前提,我们在工作中都知道,没有经加工整理,处于零散分散状态的档案是不能用的。如果我们的档案室的同胞们没有对档案与档案之间的深层次逻辑深层次的挖掘与分析,在理论层面没有进行足够的开发,就不能对档案本身的利用达到理想的层次。
档案文化资源的开发利用就是这样的一个递进关系。长久以来受到种种因素的影响和制约,我们对自己的工作即档案文化的内涵和价值的重视程度太低,对于其中的文化资源性更是陌生。因此,要想对档案文化资源的开发利用,首先是要对这种资源进行深入的认识和理解,意识到它的价值,必须有人揭示其特性,还要了解其状态,分析其构成,摸索其中的规律,然后探究这种资源的应用方法和应用范围,有的放矢地实现他的价值。消除这种资源不利于使用的状态,使其能够服务于我们的工作,并且创造良好的环境让它的资源意义能够发挥到极致,产生最大的经济和社会效益。
综上所述,档案文化资源开发利用是指档案室以各种开发利用主体,实现档案最大价值,具有一定公益性或产业性价值的,可供开发利用的一种文化形式。我们可以根据不同的文化需求,对其进行加工,形成有利用价值的文化产品或者文化服务,并通过各种方式向社会提供服务并由此产生社会效益和经济效益。
二、档案文化资源开发利用的特点
档案文化资源开发利用通常包括公益性和产业性两种形式。通过对文献的阅读,笔者发现文化资源的产业性开发与事业性开发之间存在并存互利的联系,档案资源属于文化资源,所以档案文化资源的开发利用同样遵循这一模式。档案部门既可以以部门本身为主体,对档案文化资源进行公益性的开发利用,供大家公开查阅和使用,生产和提供公共文化产品与服务,实现公众的公共文化权益;又可以根据市场的供求状况生产档案产品,产出文化商品和服务商品投入市场,获得利润。需要特别注意的是,在我国当前形势中,档案财富的绝大部分是属于国家的公共财产,所以在档案资源的开发过程中,必须明白自己的性质,严格服从自己要服从的条例,以公益性质的开发为主,力求追求社会效益,牢牢地守住不能破坏社会安定这条底线。就目前情况来看,档案部门进行一些文化商品的生产,这一方面可以补充部门费用之不足,同时也有利于档案的文化价值及时发挥,这种情况在国内外档案部门都属常见,但档案馆能否成为文化产业主体还有待观望。
从另一方面讲,档案文化资源开发利用又同时关注了物质与精神两个层面。我们从文化资源学的观点中读到,文化资源由物质文化资源与精神文化资源构成。
一般情况下,精神文化资源需要通过一定的文化载体来实现,这种联系可以紧密也可以松散。可能比较松散,也可能比较紧密。我们都知道的是,档案是物质载体与信息的结合体,二者缺一不可。这个基本性质就决定了档案文化资源不仅是物质文化与精神文化结合,而且是紧密结合的产物。
党的十八大会议精神中提到的“推动社会主义文化大发展大繁荣”,是档案事业的一次重大文化机遇。我们只有通过自己的努力在社会文化领域中找到发展空间,在参与社会文化事业的过程中实现自己的文化使命,在促进文化繁荣的进程中确定自己的文化坐标,才能把握住这个难得的历史机遇,改变现状,开拓新的发展局面。
摘要：档案是从古至今社会文化发展的必然产物,更是珍贵的社会文化的遗产,同时也是一种重要的文化资源。既然说它是资源,那么资源的价值就只能在开发利用使其服务于人的过程中才能实现。在对档案文化资源的开发利用的过程中,我们不仅能够发掘档案之中蕴藏的文化价值,也能促进档案事业的发展,强化档案馆文化功能,且更有助于社会文化的繁荣发展,实现公民文化权利。
关键词：档案管理,档案文化资源,开发
参考文献
档案工作概念 篇9
关键词：高校,学生档案,管理
一、高校学生类档案的真实含义
我国各类学校的任务是培养“有政治觉悟的、德智体美全面发展的、社会主义事业合格的建设者和可靠的接班人”, 将来他们大多是要派上用场的, 所以必须有其“成长的记录”, 是为人事档案产生的源头。高校学生类档案, 既是上述信息的延伸, 又是以后 (干部) 人事档案形成的母本。一般来说, 高校学生离校之前, 其有关个人学业等信息, 严格意义上来说还不是人事档案, 因为他们是学生, 还未踏上社会成为“社会人”, 所以这类信息材料也没有 (或无需) 专门的机构和人员来管理, 即只要有人管起来就可以了。但学生一旦离开学校, 则这类信息材料的本质就开始发生变化———谓之个人人事档案。所以, 高校有关人员会将其换上一个印有“人事档案”字样的袋袋, 然后“秘密”启程, 随人而走, 陪伴当事人终身 (即使当事人将来过世了也不能随便销毁) 。由此可知, 高校学生类档案仅是个人人事档案形成过程中一个阶段性的材料积累过程和管理环节。
二、高校学生类档案与高校其他类档案的区别
27号令第2条称:高等学校档案, 是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。从该条款字面上理解, 似乎包含了学生类档案, 但实际工作中又可以有两种解释:1.高校党群、行政、教学类档案, 已经涵盖了学生在校期间的入学 (招生) 、入团、入党、学业、奖惩、毕业等所有重要信息。所以, 条款所指学生类档案, 根本没有必要设立。2.学生进入高校时, 由原读学校转来一份准人事档案, 交由学校保管, 并要求学校负责增加其在校就读期间形成的有关重要信息, 直至离校寄出。由于该活动发生在高校, 所以属于高校档案工作范畴, 即高校档案可以包括学生类档案。
事实上, 高校学生类档案与高校其他类档案说的是两回事。前者具有鲜明的过渡性, 随人来、跟人走, 是记录以人为主的信息积累和管理, 并不是真正意义上的高校档案。而高校的党群、行政、教学、科研、基建、财会类等档案是以学校为主的信息积累和管理, 具有长期性、永久性特点, 且包含了培养学生过程中的重要信息。所以, 设置高校学生类档案并与党群、行政、教学等类档案“等量齐观”, 其概念是含糊不清的, 其提法是牵强附会的, 既达不到目的, 又容易引起混淆。
三、高校学生类档案管理现状及优缺点
当前, 我国高校学生类档案管理模式可归纳为三种, 且各有优缺点。
1. 由学生所在院 (系) 直接管理。
优点:可以将整个学校成千上万份学生类档案管理的工作量和档案存储空间分解、分摊到各院 (系) , 不必设立专门的人员编制和较大的档案储存地, 包括必要的开支。特别是院 (系) 的党务、思政、教务、团组织等管理人员, 都十分的清楚、熟悉自己所辖专业、班级的学生的活动、学业变动及进展情况, 一旦遇有重要信息材料, 既可以及时予以收集、又可以把关审核, 确保归档材料准确、齐全。缺点是该项工作虽有职责任务, 但大多是兼带的, 缺乏监督和检查, 仅凭个人工作习惯和经验行事, 容易造成档案数量、质量不够规范。另外, 人员变动频繁, 工作交接不到位, 甚至个别人员让学生帮忙, 材料张冠李戴, 档案接收、保管、寄送较混乱, 档案丢失现象也时有发生, 严重影响到毕业生日后的学习、工作、生活等切身利益。
2. 由学生工作部 (处) 、研究生院集中管理。
优点:学生处、研究生院工作直接面向全校学生, 负责他们的思想政治教育、行为规范管理、成长成才服务等工作, 既了解学生活动, 又掌握学生奖惩信息, 特别是学生入学时伴随而来的个人档案一般由他们负责接收, 若以后学生在校期间新增的材料也继续由他们负责管理, 既名正言顺, 又省去分发或转手的环节, 方便而高效。另外, 学工系统均有学生信息管理数据库, 入学登记表、毕业就业信息等可以直接打印输出、归档。缺点是大量的学生成绩汇总表不在他们手上, 要从各院、系的教务员手里交过来;学生的入团、入党材料也要从其所在院、系收集。当然, 负责这项工作的有关人员的档案业务管理能力, 也不一定专业;还有档案集中保存的条件等也欠规范、安全。
3. 由档案馆 (室) 集中管理。
优点:由专人负责, 责任心强, 档案质量能保证;库房条件较好, 接收、保管、发送规范, 一般不会出现丢失等情况。缺点:不了解 (也不可能了解) 学生在校期间的各种重要信息的产生情况, 所有材料均需院、系和相关职能部门提供, 环节多、周期长, 不适应学生一毕业就要带走其个人档案的要求。所以, 这种管理模式尤为劳民伤财。
纵观我国高校档案馆 (室) , 绝大部分编制紧缺、人员专业素质不高、经费捉襟见肘、库房拥挤。不久前, 部属高校曾作过一次调查, 馆 (室) 平均编制不超过10人, 却肩负着一所庞大的高等学府千头万绪的档案收集、保管、利用和编研工作。学生类档案纳入高校档案部门管理, 编制、经费、库房不增加, 只会加重负担, 并影响到原来开展的档案工作。笔者了解到, 为了成千上万份学生档案能准时寄出 (学生一毕业, 就要用到) , 许多高校档案馆几乎都停止了馆里其他所有的工作, 全力以赴地来应付这项工作。这么多、这么集中的学生档案要整理、归档并及时寄送, 其任务是何等的艰巨!所以, 笔者认为, 高校档案部门在目前这种条件下, 难以有效做好学生类档案的管理工作。综上所述, 学生类档案无论由哪个部门管理, 均有利弊, 几乎成为高校管理工作中的一只“烫手山芋”。
四、管好高校学生类档案的意义
高校学生类档案是准人事档案, 学生一旦毕业踏上工作岗位后, 就是“正儿八经”的人事档案或干部人事档案, 其重要性在我国现行的人事管理制度下不言而喻。尤其是当下, 文凭伪造、假学历、个人诚信度缺失等现象频繁出现, 作为尚有一息神力的“秘密”管理着社会“主宰”的人事档案, 依然发挥着不可低估的作用。中国人信奉“三岁看到老”的老观念, 招工录用要看档案, 当兵入伍要看档案, 发展党员要看档案, 培养、提拔干部更是要看档案, 就连办一份劳动就业手册也非要有档案不可。
实际上, 个人人事档案, 包括干部人事档案, 没有人们想象得那么神秘和重要。它就是一份个人成长的履历信息的连贯性记录, 如什么学校毕业的, 成绩怎样, 哪年开始工作, 取得了什么成就等, 若是党员、干部, 还多一些相关信息, 赛过一份个人成长的备忘录。一份实实在在的信息总汇, 原意是为了便于社会各机构人事管理之用, 却让管档案的、用档案的人搞得神秘兮兮, 夸张了它的真正作用。许多有关人事档案管理的做法还不尽如人意, 如个人或“无关”人员不能看人事档案, 档案材料纸张大小有专门规定, 机要通道密送等做法, 与当今倡导的信息公开、执政透明、当家作主、和谐社会、工作创新等理念格格不入。
五、管好高校学生类档案的有效办法
被“管”的人, 认为人事档案没什么用处, 管档案的人又没有尽到责任, 把“性命攸关”的人事档案当儿戏, “死档”、“弃档”、“无头档”、“人档分离”等各种怪事屡屡发生, 严重损害了当事人的利益。那么, 每年数百万计的高校学生类档案到底该如何管, 才比较可靠、有效呢?
1. 国家相关部门要从法律层面上制定切实可行的管理细则, 如参照《干部档案工作条例》、《干部人事档案材料收集归档规定》等, 明确高校学生类档案的性质、意义、作用以及如何来进行规范管理的体制和机制。
2. 既然学生类档案是人的档案, 那么, 将其纳入高校学生工作部 (处) 工作职责范围是最为合理的。 (1) 在校学生是其管理工作的主体对象, 关乎他们学习期间最为重要的档案积累和管理亦是其工作职责; (2) 配备专业人员、设立专门岗位、拨调必要经费和库房; (3) 利用学生思政工作队伍承担并完成各院、系学生类档案的接收和管理; (4) 建立工作检查、监督、考核制度。
3. 充分利用计算机、网络等现代化手段, 管理起学生类档案。建立学生各类信息数据库系统, 并与教务系统等相衔接或共享, 全面掌控学生重要信息的产生、变动和审核、更新, 保证归入学生个人档案袋内的材料齐全、准确、无误。特别是档案的寄送去向信息, 一定要永久保存, 以便今后查考。另外, 专门人员要去接受业务培训, 至少要向学校管人事档案的人员请教、学习一番, 做到业务熟练。
4. 邀请学生本人共同参与。学生个人档案袋中要归进哪些材料, 应该有明确的清单, 让学生本人过目、检查和签收确认。如发现材料不全、内容不准, 应及时予以追加和更正, 以免今后发生各种各样的麻烦。另外, 当事人学生若要求学校按规定建立起他自己的档案, 拥有材料的相关部门和人员就不会敢轻易“怠慢”, 无形中起到了监督的作用, 增强了工作成效。