提高档案利用效益

提高档案利用效益（精选十篇）

提高档案利用效益 篇1

一、提高科技档案利用效益的必要性

所谓科技档案利用效益是指在利用科技档案的过程中科技档案所产生的经济效益和社会效益的总称。提高科技档案利用效益无论对科技档案本身, 还是对科技档案工作, 甚或一个机关企事业单位, 乃至整个国家来说都是非常必要的。

1. 提高科技档案利用效益是提升科技档案自我价值的重要途径。

科技档案本身具有价值, 这种自我价值的最大化只有通过提高利用效益才能显现出来。科技档案的利用效益越高, 它的价值就越大。科技档案于最优的渠道上利用时, 价值转化为利用效益的速度将加快, 自我价值也随之得到大幅的扩张和释放。也就是说, 科技档案的自我价值在利用效益提高的同时也得到有力的提升。

2. 提高科技档案利用效益是搞活科技档案工作的关键。

封闭的科技档案虽有价值但没有效益。保管科技档案的目的是为了利用, 利用的目的是追求效益。利用是科技档案工作的基本任务, 利用产生效益, 效益给予科技档案工作不竭动力, 这实际上增强了科技档案工作的活力。由于日常科技档案工作的成效是以利用效益作为衡量标准的, 因此, 搞活科技档案工作的关键在于提高科技档案利用效益。

3. 提高科技档案利用效益是推动国家经济、科技发展的重要手段。

科技档案的利用效益主要表现为经济效益和社会效益, 提高科技档案利用效益, 可使科技档案作用于国家经济、科技领域的力度加大、范围更广, 全面提高经济效益和社会效益, 从而推动国家经济、科技的发展。

二、提高科技档案利用效益的条件

提高科技档案利用效益要具备一定的条件, 需要各种软硬件的支持。

1. 库存的科技档案开发利用价值大。

科技档案是价值的载体, 但其价值有大小之分, 不是所有的科技档案都有大的开发利用价值。有大的开发利用价值的科技档案, 科技影响力大, 经济性较好, 可以创造更好的利用效益。库存的科技档案有大的开发利用价值, 是提高科技档案利用效益的首要条件。

2. 科技档案必须收集完整, 整理规范, 便于利用。

科技档案残缺不全, 不仅无助于科研工作和产品开发工作, 而且可能导致科研思路的偏离。科技档案整理混乱, 可能影响利用时的查全率和查准率, 延误科研、开发时间。因此, 完整规范的科技档案是提高科技档案利用效益的必要条件。

3. 科技档案管理员有主动提高利用效益的主观作为。

科技档案管理员如果满足于“看门守摊”的现状, 不想方设法提高科技档案利用效益, 库存的科技档案即使价值再大也无法挖掘出来, 这种主观上的不作为将使提高科技档案利用效益成为一句空话。

4. 馆、室藏科技档案内容丰富。

如果馆藏、室藏的科技档案内容十分丰富, 那么可提供利用的科技档案数目就越多, 一般来说其利用效益也就随之增大, 也就是说, 馆藏、室藏科技档案内容是否丰富决定了科技档案利用效益的高低。

5. 科技档案利用方式的多样化。

多种方式的科技档案利用与单一方式的科技档案利用相比, 其利用的范围更深、更广, 所能产生的利用效益将是多方面的、必定呈量的增长, 而且效果也更佳。也就是说, 科技档案利用方式的多样化是提高利用效益的重要条件。

三、提高科技档案利用效益的方法

提高科技档案利用效益不仅取决于科技档案自身所包含的内在价值因素, 而且取决于外力作用于科技档案的外部因素, 充分调动内外因素是提高科技档案利用效益的有效方法。

1. 开展科技档案可利用市场调查。

科技档案有内在价值, 但此种内在价值不是一成不变的, 可随着时间、地点、科研项目的不同而变化, 并通过不断的利用而实现不断增值。所以, 科技档案管理员不应满足于传统利用方式, 而应利用市场调查, 根据调查所得评估科技档案的价值, 选择利用效益较好的项目并及时提供利用, 以开拓科技档案的利用空间。这一空间范围不应局限于本单位、本市, 而应面向全国乃至全世界。

2. 运用科学手段提高科技档案利用效益。

网络技术和信息技术缩短了科技信息的传播时间, 扩大了科技信息的辐射面, 显示出无比的优越性, 这无疑是科技档案利用的绝好渠道。我们可利用网络技术、信息技术广泛发布科技档案信息, 在网上档案馆、网上信息平台、各种报刊上进行科技档案利用的“招商引资”, 以此推行有偿服务, 使科技档案的利用插上科技的翅膀, 进而提高科技档案的利用效益。

3. 增强科技档案管理人员的服务意识。

科技档案利用中, 主动服务和被动服务关系到利用效益的好坏。被动服务是一种消极的服务, 主动服务是一种积极的服务。科技档案管理员在掌握现代科技档案管理技术的同时, 应树立主动服务的意识, 增强主动提供科技档案利用的责任感和紧迫感, 以服务对象为“上帝”, 发挥主观能动性, 收集、整理好科技档案, 最大限度地丰富馆、室藏科技档案, 精心科学地提供科技档案利用, 以创造最佳的利用效益。

4. 进行科技档案利用方式的创新。

创新科技档案利用方式是增强科技档案利用效果、提高利用效益的抓手。各档案馆、室不应拘泥于日常利用方式, 而应有所创新。一是常年开展科技档案信息咨询活动, 让人们了解馆藏、室藏科技档案的内容、数量以及获得的方法, 促进利用工作;二是设置科技档案流动利用专车, 送科技信息到机关、企事业单位, 方便用户利用;三是编辑出版科技档案信息汇编, 传播普及科学知识, 引导人们自觉利用科技档案。

如何利用双休提高教学效益 篇2

礼辛初级中学

数学教师

丁对红 2013.3.14

随着国家在全国推行双休制到今已多年,大家对双休制度非常拥护,大多数人认为六天制到五天工作制的改变是社会的一大进步.下面是我对双休的理解.一、在社会上有一部分人甚至我们的父母仍然走不出应试教育的圈子，“时间加汗水等于质量”的观念很深，升学率仍然很重要，不参加补课，就跟不上周边学校，就跟不上其他人的孩子，升学率哪有保障？双休不抓紧，孩子将来如何考大学？这样导致家庭作业，家教补习班使孩子更忙，从而减少了孩子学习社会知识的时间，最终孩子成为高分低能的社会弱者。

二、我认为双休是课堂的延伸，是学生应用科学知识的舞台，是学生自主学习的时间空间，是学生感受知识用于何处的机会，也是让学生由“你让我学转变成我要学的动力”。

三、国家规定的一周有两天时间由学生掌握，有助于学生更有针对性的学习，弥补课堂的不足，校园的局限，更全面的发展自我，不是放大假不学习，不是待在家里，宿舍里封闭自己，而是采用适合自己有用方式去升入社会，深入实践应用所学知识去学习课堂上学不到的知识。

总之，要把双休安排好，光阴不虚度，家庭和社会配合好，布置好家庭作业，让学生逐渐形成自主学习，独立生活的能力。经常和家长联系，手机畅通，共同指导学生度过双休，共同达到学以致用的目的，从而使学生德智体美劳全面发展。

对红

强化档案利用 发挥社会效益 篇3

关键词：档案 管理 利用 社会效益

中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1674-098x（2015）06（b）-0000-00

档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录，档案利用是档案利用者通过档案利用工作系统查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程，也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程。特别是在二十一世纪的今天，所有的事业单位、企业单位几乎都完整地保存着相关业务的档案信息，以备查阅和校对。虽然如此，档案利用却远远没有发挥到它的价值。

1 目前档案利用工作的不足

利用不到位，就是由于种种原因使得物不得尽其用，那么档案就永远只是锁在档案室里的档案，并没有实际的价值，这是非常可惜的意见事情。为了强化档案利用工作，必须认识到目前档案利用的不足，才能够有依据、有针对性地进行完善。

1.1 档案利用意识薄弱，被动因素占主导

不仅是档案利用人员，档案的收集、管理以及领导者的重视程度都存在这种情况，大多数人是因为任务或者工作的关系必须去查找以前的档案才会去翻。毫无疑问保存档案的目的是为了发挥其作用，为了得到利用，只有社会民众真正形成了学会利用档案、善于利用档案的良好风尚，档案利用才会达到一个很好的效果。这就必须提高利用者的档案利用意识，意识到档案利用的重要性和价值。

1.2数字化与文本资料不同步，频现管理漏洞

众所周知，现在的档案管理工作基本都依赖于数字化系统的运转，在利用档案也依赖数字系统进行查找和校校对。然而，电脑里面的信息毕竟是人录入的，且需要人工不断更新内容，在这个过程中，容易发生种种电子档案与实际不符的情况，有时甚至是错误颠倒的信息，这就在源头上造成了档案利用时的弊病。这些疏漏往往是由于操作者粗心大意所致，因为档案整理工作十分繁杂，但这并不足以成为造成纰漏的借口，正是因为这样反而应该加倍耐心、细心，把工作做得尽量完美。

1.3 档案利用信息反馈未得到重视，相应改善工作滞后

这一话题似乎超出了档案利用工作的范畴，实则不然，利用者的信息反馈，往往能够直接且十分真切地放映问题，只有重视这些问题并尽早改善，才能够更好地发挥档案利用工作的作用。档案利用信息的反馈可能来自内部工作人员也可能来自任何一位调取档案进行研究的人，这些都是档案的直接接触者和使用者，提出的问题往往能够切中要害。而事实情况是利用者的反馈信息往往得不到管理者的重视，更不会进行相应的调整和改善，常见的态度是“随他去吧”。这样一来必然造成档案利用者反馈的信息难以实现其价值，更加严重的是久而久之很少有人会再提意见和建议，对于档案利用中的疏漏和不足，管理者和利用者都只抱着随波逐流的心态听之任之。

2 强化档案利用的举措

上述提出的三个问题，为我国档案利用中存在的切实现状，明确了主要的问题所在，则必然要采取相应的措施，使档案利用充分发挥效益。针对上述提出的三个主要问题，对治措施如下。

2.1 增强档案利用意识，让档案“物尽其用”

所有档案的最佳归宿都是发挥自己的功能，在社会工作的相关领域起到积极的作用。档案的管理和利用其实是一个庞大的环节，涉及到这个环节中的每个部门或者个体都是不容 忽视的。首先，是领导意识的转变。档案管理都从属于一定的企业或国家单位，而这些企业或单位的领导往往具有相关事情的决定权，因此只有他们意识到档案利用的价值才能促进实际工作的开展；其次是档案管理人员，管理人员进行整理和录入的过程，都关乎着档案最终能否准确快速地被利用者发掘；第三就是利用者的意识，举一个不太恰当的例子，消费者拒绝皮毛制品可以减少珍稀动物的损害，反之，利用者档案利用意识的苏醒也会促进档案的有效利用，使社会受益。

2.2 完善档案数字化管理，提高利用效率

首先，数字管理系统的安装必须选择权威的有信誉的公司，保证系统的正常运行和日常维护；其次，在进行信息录入和增减时，要坚持小心谨慎的原则，因为此项工作一步错，则步步错，最后到达利用者手里的，可能是无用的错误信息，可能导致很恶劣的后果。如文本档案的位置问题，档案的位置一般都会按照按阿拉伯数字或者英文字母排列，且档案文件越多，文件名越复杂，若录入者不慎将其中的字母录错一个字，可能需要花费数倍的时间来纠正。相反，如果妥善处理好这一环节，利用者只需鼠标一点，就能查找到相应的信息和档案所在，这就必然大大提高档案的利用效率，利用者也能获得更多的时间和精力将档案信息化为知识，应用到相关领域之中去。

2.3重视后期反馈信息，有过必改且速改

其实，利用者的信息反馈也是档案利用工作的重要一环，并不应该将其抛诸脑后，通常，利用者将信息返回管理机构，也是为了下次能够获得更好的利用体验，从而促进档案利用的改善和发展。管理者根据需要适当做出调整，不仅是服务一两个人，而是服务整个需要利用档案的群体，这在无形中也将提高档案的利用效率。档案部门与用户的互动，是档案得以由“闭关锁国”到“对外开放”的重要因素，且开放的程度和宽度直接影响到档案的被利用程度、档案的价值。档案的最终目的就是为了被利用，而利用的最终目的就是为了使其在相关领域发挥应有的作用，从而对这个社会产生积极良好的影响。

3 结语

综上所述，若能从档案利用意识、档案数字化管理、档案利用信息反馈等方面正视当前工作的不足，并采取积极有效的措施对相关工作进行改善、完善，那么档案的利用水平将有很大的提高。档案的利用水平提高了，相应的社会效益也将得到实现，最后受益的会是每一个社会成员。当然， 档案利用的过程中远远不止上述所指出的几个问题，也还有更加完满的对治措施须待探讨，每一个档案管理者、利用者甚至是普通民众，都应该到档案利用的社会价值，不断强化档案利用，以实现更加优越的利用体验和更好地社会效益。

参考文献

[1] 张丽英.档案利用与实际效益[J].才智，2009（07）.

[2] 马沐，姚燕.论档案利用过程中信息不对称的成因与解决对策[J].档案学通讯，2010（06）.

[3] 马仁杰，张浩.论社会转型期档案信息化与档案信息伦理建设[J].安徽大学学报（哲学社会科学版），2011（01）.

提高档案利用效益 篇4

一、加强组织领导, 创造水文档案良好条件

在水文工作中要想提高水文档案的利用效益, 水文部门的领导起着关键作用。首先应加强组织领导, 为水文档案的合理利用提供良好条件, 在水文部门由领导做好模范榜样, 从上至下所有工作人员都能够增强水文档案管理意识, 组织他们参加专业培训活动, 优化服务和提高服务意识。整体水文工作人员应不断学习档案管理方面的知识增强认识, 充分意识到水文档案的价值和作用。在领导层次需将水文档案工作列入议事日程中, 提升对水文档案工作中各项基础建设的投入力度, 将建设档案室和档案目标管理当中主要工作, 让广大水文工作人员真正认识到档案管理属于基础性水文工作, 为提高利用效率奠定坚实基础。同时, 水文部门应加快实现档案工作的转型, 利用现代化管理手段重点培训档案室的工作人员, 促使他们树立水文档案管理为经济服务、社会服务的效益意识, 并配备更加专业、全面的档案设备, 真正提高水文档案的工作质量。如此, 通过加强组织领导, 在水文部门从上到下都意识到水文档案工作的重要性, 为提高档案的利用效益提供良好的工作环境, 并提升水文档案管理人员的专业水平和综合素质。

二、加强业务建设, 奠定水文档案利用基础

利用水文档案要以丰富的资源为前提, 从水文工作的专业性着手强化科学分类, 并根据分类尊重实用原则与逻辑原则进行整理。工作人员可根据不同地区水文档案的实际情况和特点, 以及记录时间来区别保管范围和保管期限, 依据水文档案的时间性、区域性和统一性等特点将目录细化。由于水文档案具有连续性、时间性和地域性特点, 可按照年份、地区、流域水系来组织排列, 以此维护各个水文文件之间的有机联系。针对特殊地区可建立专门的水文课题档案, 保证整体档案经过筛选后运用都能够达到事半功倍的效果, 使档案质量符合相关要求和规定。同时, 应对水文档案进行科学保管, 当水文档案整理好之后, 可根据电子档案、事物档案和纸质档案的各自特点进行分类保管, 保证这些档案资源都留有备份, 以免丢失或不完整, 并定期检查和更新档案信息, 做到查漏补缺。比如, 在制作纸质水文档案时, 打印的文件应清晰完整、装订成册、划分卷册, 并统一编目顺序、格式和内容。另外, 在水文档案使用过程中, 工作人员要保证档案的完整性和正确性, 并根据需要顺利订正和整编, 使其能够充分发挥自身优势, 真正提高利用效益。

三、加强服务意识, 提升水文档案利用价值

水文档案的管理工作应以水文方面的相关业务为中心, 为水文工作的开展和经济建设提供优质服务, 通过加强服务意识提升水文档案的利用价值。水文档案管理人员需加强对信息资源的应用与管理, 进一步细化服务项目和范围, 提升服务质量和水平。并在水资源现状、水文预测, 以及各项任务、课题的完成情况提供有价值、翔实且准确的资料。也可拓展水文档案的服务领域, 加快信息化建设速度, 实现档案的科学管理和利用, 满足国家和社会对水文资料更高、更新的要求。同时, 提升水文档案的自身价值是提高利用效益的关键, 档案的实际运用是把价值转变为效益的关键途径。所以, 要想实现社会效益与经济效益的双赢, 就应从本质上把关提高水文档案的自身价值。这就要求各地水文工作人员在监测站认真搜集和记录信息, 提升水文档案的汇总录入和编创水平。当水文档案价值提高之后, 还应搭配优质的档案管理人员, 通过完善管理把水文档案的价值成果转化为对各项水利工作的辅助和支持。这就需要利用现代化、规范化、科学化的严密规章制度和管理模式, 诸如升级系统、改善硬件环境等, 让使用者获取到更加有用的水文信息。

四、总结

提高水文档案的利用效益应从档案自身质量着手, 对于工作中出现的不利因素应努力改善, 有意识的优化与调整, 提升水文档案工作的管理质量, 提升自身价值, 从不同方面发挥水文档案的作用, 利用效率得以真正提高。

参考文献

[1]杨淼.水文档案开发利用的制约因素及解决对策[J].赤子 (上中旬) , 2016 (01) :153.

[2]许巍巍.提高水文档案的服务意识的必要性及具体措施[J].科技展望, 2016 (21) :243.

提高档案利用效益 篇5

读背是文言文教学中一个行之有效的教学方法。无论语文教学怎样改革，读背都是必不可少的。在文言文课堂教学中，只有加强读背，才能使学生“有较丰富的积累，形成良好的语感”，也才能真正“全面提高学生的语文素养”。

一、要切实转变观念。要认识到读背是文言文学习最有效的方法。多读多背一些名篇佳作，既可锻炼和提高学生的记忆力，又可以增强学生的语感，积累语言材料，开阔知识视野。文言文的教读，固然需要作些讲解，但更重要的是读和背。其实，对于古文中的许多疑难问题，教师没必要一一作分析讲解，而应该让学生在读的过程中自己去感悟、去理解。

二、要激发学生读背的兴趣。为了激发学生读背古文的兴趣，首先，教师要给学生多讲名人诵读成才的事例，使他们真正认识到读背的重要性。其次，教师应对要求读背的语言材料的重要性、趣味性、规律性以及美感特征作必要的“点拨”与引导，以唤起学生朗读背诵的欲望、信心和热情。另外，教师要采用多种形式指导学生诵读，避免单调枯燥，如根据课文内容分角色朗读、在游戏活动中读、听教师示范读、运用多媒体教读等等。

三、要教给学生读背的方法。读背方法是多种多样的.，笔者经过多年的探索，总结归纳出如下一些易于练习、实用性强、效果显著的方法：

(1)理清层次法。任何一篇文章或一个段落都有其内在的行文思路，教师要指导学生把握这个思路。思路把握了，也就从宏观上把握了全文的纲。教师可以把这个“纲”板书出来，学生则根据这个“纲”来背记。

(2)感知试背结合法。这种方法就是对要读背的材料品读上几遍后就尝试回忆，然后再品读，品读后再尝试回忆，循环往复，直到把材料回忆起来为止。

(3)创设情境法。即巧妙利用现代化教学手段制作多媒体课件，为学生设置生动形象的场景，让学生通过直观画面来背诵。

(4)比赛记忆法。也就是将竞争机制引入课堂，以比赛的形式来引导学生快速背诵文言文。比赛时，学生的神经高度集中，背诵速度自然就快。

(5)复习巩固法。教师要给学生讲明先快后慢的遗忘规律，使学生能及时复背已背过的课文;教师也要及时检查学生背记的情况，以便让学生在反复中牢固记忆。当然背记的方法是要因文而异、因人而异的，关键是教师在教学的过程中要有意识地加以指导，对学生不能只有要求而没有指导。

提高档案利用效益 篇6

关键词：教学；提高；课堂教学；效益

中图分类号：G622 文献标识码：B 文章编号：1002-7661（2015）17-393-01

在全面实施素质教育的今天，学生科学文化素质教育的提高尤为重要，这就要求教师有更多的教学手段来实现这一目标。要求教师改变传统的单纯的灌输知识、忽视学生主体作用的教学方法，从而提出了新的教学方法和理念——教学目标的和谐统一；教学方法的和谐渗透；教学情感的和谐共振。同时要求通过整体的教育、教学影响，实施全面发展的素质教育，利用多种教学手段，形成对学生素质教育的活力。那么在体育课堂教学中又怎样实施教学来提高课堂教学效益呢？下面谈谈我的教学己见：

坚持全面发展学生身体素质、提高学生运动能力、提高学生运动技能，培养学生养成终身从事体育锻炼的习惯为指导思想，促进学生健康成长，体育与健康课程是以促进学生身体健康、心理健康和社会适应能力整体健康水平的提高为目标，构建知识、技能、情感、行为等领域并行推进的课程结构，融合了体育、生理、心理、卫生保健、环境、社会、安全、营养等诸多学科领域的有关知识，真正关注学生的健康意识、锻炼习惯的养成、卫生习惯的养成，将增进学生健康贯穿于教学过程始终，确保每个学生受益。

现代教育理论指出，教为主导，学为主体。要切实提高现代体育课堂教学效果，教师必须调动全体学生学习体育的积极性、主动性、自觉性，要培养学生良好的思想品德，不怕苦、不怕困难、勇敢顽强、勇于竞争的思想品质，要激发学生学习体育的兴趣和热情，培养学生终身体育锻炼的意识，学校体育是学生终身体育锻炼的基础，运动兴趣是促进学生自主学习和终身坚持体育锻炼的前提。无论是教学内容的选择还是教学方法更新，都应十分关心学生的运动兴趣，只有激发和保持学生的运动兴趣，才能使学生自觉、积极地进行体育锻炼。因此在体育教学中重视学生的运动兴趣的培养是实现体育课程目标和价值的有效保证。

以学生发展为中心，重视学生的主体地位。体育与健康课程关注的核心是满足学生的需要和重视学生的情感体念，促进全面发展的社会主义新人的成长。从课程设计到评价的各个环节，始终把学生主动、全面的发展放在中心地位。在注意发挥教学活动中教师主导作用的同时，特别强调学生学习地位的体现，以发挥学生的学习积极性和学习潜能，提高学生的体育学习能力。

关注个体差异与不同需求，确保每一个学生受益。体育与健康课程充分注意到学生在身体条件、兴趣爱好和运动技能等方面的个体差异，根据这种差异性确定学习目标和评价方法，并提出相应的教学建议，从而保证绝大多数学生能完成课程学习目标，使每个学生都能体念到学习和成功的乐趣，以满足自我发展的需要。

在体育课教学中要实施好这一新的课程理念，首先要改革体育课的组织教学，要改革体育课的组织教学，这就应着重调动体育教育中心的情感教育。在体育课教学中，只有调动了情感教育，才能在体育组织教学中做到形式新颖、灵活多样，上课时才能灵活的按教学进度和依据内容安排课的教法。对组织教学要进行周密的考虑，准备部分和基本运动部分不能脱节，要根据课的内容有针对性地做准备活动。其次要注意课的密度与运动负荷安排。例如，讲解和示范多了，课的运动量达不到，学生的特点如他们各自的模仿、活动能力、救知欲都得不到发挥，学生在学习中就会感到单调，枯燥乏味，逐渐就会失去对这门课的兴趣，不利于调动学生学习的积极性和主动性。所以在备课时一定要多动脑筋，要思考怎样调动学生学习的情感，多下功夫，改革组织教学、教法，尽而把课上得有条不紊、生动活泼，这样才能调动学生上体育课的积极性和主动性。例如，准备活动时可将以前单调的徒手操改为游戏性和专项性等充满趣味的准备活动，这样以便激发学生学习热情，进而调动学生学习的兴趣。又如，当在教学生学习单双杠时，针对学生不易完成的动作采用熟悉器械、降低难度和加强保护的办法，这样，可使学生动作学得快、教学效果好。还有，在进行原地侧向推铅球的投掷训练中，先要求学生模仿教师示范方法，做一做推铅球预备姿势练习、侧向推铅球动作练习等，在讲解时，辅之以歌谣式的口诀：

左侧对着投方向，重心落在右脚上。右腿弯屈身右倾，左腿伸直牢支撑。右腿蹬送左腿撑，挺胸抬头猛推球。

使他们在训练中容易些，从而掌握技巧，在实际的训练中力求做到不犯规，投得远。对那些锻炼、不怕吃苦、动作训练、技巧掌握得好的学生随时给予表扬。对那些动作不够熟练，一时还没有完全掌握技巧，训练成绩不佳的学生，不要去批评他们，否则会适得其反，应该从情感上去关心爱抚他们，一般从语言上多鼓励他们，在动作上反复给他们做示范，激励他们有信心去练习，从而使其成绩不断得以进步。在学习短跑中，教师在讲清基本起跑姿势后，及时进行专项练习，以及全程跑的技术要领；“放得松、步幅大、频率快”的要点后，应该采取记时跑的方式，记时比赛或分组接力跑加以激励，重点训练他们跑中的基本姿势以提高跑的速度。特别应该关心一时速度还较慢，按记时成绩还较差的学生，不要对他们急于提出很高的要求，只要求他们把短跑这项训练作为每天必练的项目，可先利用早晨一般跑步中去激发练习兴趣，也可利用每天下午课外活动时去主动进行练习跑步，用一些短跑成绩好的实例去鼓励他们，去激发他们，使他们有信心练好这一项目，从而久而久之养成每天练习短跑的习惯，这样持之以恒，短跑成绩就自然提高了。

在这些训练中，把提高身体素质的训练和激发对运动兴趣有机的结合起来，充分调动体育的情感，使学生学一门知识爱一门知识。

档案利用的数据与效益分析 篇7

关键词：档案利用,数据统计,实际效益

档案利用是档案工作的重要环节, 也是档案工作的目的与归宿, 开放档案资源, 服务社会各方面建设是实现档案的经济效益和社会效益的集中体现。而现实情况是:档案馆精心保存的作为“社会记忆”的档案, 却很少引起广大民众的重视, 在我国的档案馆中日均利用人数为个数及零数的不在少数。

一、从减排目标谈档案利用的重要性

2009年11月26日, 中国公布了到2020年为止的减排目标:单位GDP碳排放量比2005年减少40%-45%, 这个决定让各国为之一振。那么, 中国的减排目标与现阶段的档案利用又有何联系?为什么减排目标的确定更能突显档案利用的重要?

笔者认为应从两方面考虑:一方面, 从产业结构看, 减排的关键需要产业链条的全系更新, 这需要触及各个企业的生产成本。例如:在各国大力发展电动汽车的同时, 有没有人注意到电池的生产过程是否环保?要改进生产过程是否需要原有的科技档案作为参考来进行改进?因为档案涉及社会政治经济等各行各业, 减排目标的实现都需要涉及“社会记忆”——档案的利用。另一个方面, 从观念转变来看, 减排目标的承诺, 本身就是倒逼经济发展类型的转变, 原先一直强调GDP的增长, 却忽略了增长过程中的可持续性, 也就是只注重实质上的经济增长——GDP数字增长而忽视其他。档案利用很少受广大民众重视, 也是受其观念的影响, 因为档案的利用不能带来实质上的经济增长, 只能让社会减少经济上的损失, 所以容易被忽视。减排目标的承诺, 让人们的观念有所改变, 使人们不但注重经济的增长, 还注重其他因素给经济带来的隐性增长, 这种隐性的增长包括为企业挖掘、革新、提高服务质量, 有助于产品的更新换代, 为新产品、新技术的推广服务, 建立技术市场[1]。综上两种观念, 可以看出, 减排目标的确立, 对人们重视档案利用有着重要的作用, 随着减排目标的逐步实施, 档案利用的重要性也逐渐受社会关注。

档案利用逐步关注的今天, 作为档案部门应该做哪些?如何更好地开放利用档案资源?据此, 笔者重点对档案利用数据统计与实际效益做如下探讨。

二、国家综合档案馆利用情况

收集和管理档案的目的是为了开发利用档案, 以下主要以国家综合档案馆藏档案及利用情况为对象, 对其1998-2007年十年间档案利用情况进行分析。

基本利用情况。以下是查找1998-2008年的中国统计年鉴, 在文化、教育和卫生一章中查到如下数据, 如表一:

从1998年到2007年共十年的时间档案利用情况, 可以从上述统计表的得出以下几点:

第一, 从单纯的数据来看, 馆藏档案与开放档案在逐年的增长。特别是2006年份, 馆藏档案增长到21656.5万卷, 达到了增长的顶峰, 而利用档案方面起伏不定, 可以从两个阶段来说。1998-2002年为一阶段, 这一阶段的最大特点就是:利用档案的卷件次在经过一年的上升之后, 在下一年就开始下降。2002-2007年为另一个阶段, 利用档案的卷件次在不断地增长。

第二, 从比较的数据来看, 开放档案在馆藏档案中的比例很少, 利用档案的比例更是少之又少, 而且2007年的开放档案占馆藏档案比例少于十年前。利用档案所占馆藏档案的比例可以概括为以下特点:在经过连续上升后, 开始下降。但从总体的数据来说, 利用档案所占馆藏比例最高时只有5.38%, 在馆藏中占的比例微乎其微。这是我们档案部门在开放档案利用方面需要深思的一个问题。

三、当前档案利用中存在的主要问题

1. 档案利用注重数据统计, 轻视实际效益。

笔者为了查找相关数据, 查了各省市的档案馆网站, 发现一个问题, 每到年终各个档案馆都要求基层档案室编制年报表, 了解档案利用的基本情况, 只统计利用的数据, 如利用的卷次数, 利用的人数等, 而不了解通过档案的开发利用, 获得社会与经济效益。也就是说, 现今的统计只是从表面上统计数据, 只能反映表面现象, 而不能揭示档案利用的实际效益。这是档案部门普遍存在的问题。

2. 档案利用率低, 用户多元化利用目的难实现。

随着社会发展和公众文化水平的提高, 用户对档案的需求也多元化, 据表一中显示, 2004年和2006年利用档案增长很快, 笔者查阅《全国档案事业基本情况统计年报》发现, 2004年与2006年出于个人利用目的调卷的卷次增长幅度很大, 这充分表明人们利用档案的目的不再是为了科研, 而档案部门对于人们日常生活有关的户籍档案、婚姻档案、房产档案等资料收集不全, 这在某种程度上拉大了档案与人们现实生活的距离, 也造成大量档案无法满足人们的需要。

3. 档案利用注重表面, 忽视更深层次。

笔者在档案馆实习时, 经常遇到来档案馆查 (借) 阅利用时, 有关工作人员只要求填写其利用的目的, 不求深层了解, 这样失去了档案利用信息反馈的机会。档案利用开发阶段分为两个阶段:第一阶段, 称为初级阶段, 即档案部门查 (借) 阅档案为利用者提供档案;第二阶段, 称为高级阶段, 即档案为利用者在工作、学习、生活中所利用, 不同程度地产生其社会经济效益[2]。档案部门想要发挥好档案开发的高级阶段, 必须通过档案信息反馈而求得, 这就需要在利用的时候作深层次的了解, 并记录在案, 这样方便以后跟踪调查。

4. 档案利用工作滞后, 跟不上社会需要。

档案利用工作所指的是编研工作, 档案工作没有很好的开展编研工作, 说明工作比较被动, 而利用方面并不了解馆藏的情况, 并不知道馆藏中有些什么样的资料可供利用, 因而使很多有价值的档案没有发挥应有的作用。所以, 档案部门的人员需要了解社会动态和需求, 有目的、有计划地开展编研出一些具有参考性、指导性的资料, 使得更多有价值的档案被社会所利用。

四、档案利用中的问题要从实际效益上着手

各个档案馆把每年档案资料查阅利用的情况反映出来, 但对当年的社会效益和经济效益知之不多。因此, 笔者认为档案部门在对档案被查阅利用情况需要了解和统计的同时, 更需要了解和掌握档案利用实际效益上着手。即了解其查阅利用目的和产生的社会效益与经济效益。要想取得相应的成果, 不但需要档案部门调查收集利用者的反馈信息, 还需要档案馆进行跟踪调查。调查收集档案利用的实际效益, 主要有以下作用:

1. 有利于了解档案的价值。

档案是否具有保存价值, 最重要的是看是否提供利用, 如果档案不再被利用, 再有价值的档案也失去了保存的意义。同时档案也规定:“档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教活动形成的对国家和社会有保存价值的档案[3]。”因此, 只有通过档案的利用和开发, 才能了解档案的价值。现在不少单位和领导不够重视和支持档案, 主要就是档案长期保密着, 档案长期处于“封闭”状态, 档案部门不能给单位出效益。其实无数实例证明, 这种认识完全是偏见。档案利用可以减少劳动消耗, 节省费用。有保存价值的档案, 一般都具有利用价值。其价值的大小, 必须通过利用才能实现。

2. 有利于了解和掌握档案的利用信息。

调查收集档案的实际效益, 会进一步拓宽档案利用工作的渠道, 最大限度地发挥档案的价值和作用。在调查和收集档案实际效益的过程中, 可以进一步了解社会和市场对档案利用的需要和利用者的心理需求, 从而可以改进我们的服务方式, 拓宽利用的渠道, 让更多的利用者了解档案, 熟悉档案, 利用档案, 为社会主义的和谐发展服务。如果我们不重视调查和收集档案利用的实际效益, 工作就会很被动, 不会了解现实情况, 档案利用的渠道就无法拓宽, 从而影响档案价值的充分发挥。如现在人们对档案的需求多元化, 各种档案也开始陆续进入档案部门保管, 将来档案会成为人们日常工作中不可缺少的工具, 及时为人们提供参考数据, 将它的功效发挥到极致。

3. 有利于编研档案利用实例。

通过调查收集档案利用的实际效用, 取得很多的利用实例, 这些都充分体现档案的保存和利用价值, 档案部门可以筛选、整理、编印成册子, 发给群众和领导, 使他们了解档案的作用, 这在一方面体现了档案部门利用档案的积极性, 另一方面使得公众了解到档案的作用, 这些要比空讲档案工作重要来得实际。通过这项工作, 也使得那些不了解档案、不熟悉档案价值的人们来说, 更是一个宣传与教育, 使他们进一步认识到档案的作用, 充分支持档案部门的工作。

五、提高实际效益的措施

1. 减少利用限度。

档案利用中的保密与开发的矛盾长期存在, 保密是维护国家的利益, 开放是公民的权利, 两者之间的理想状态就是在合理的范围内最大限度地利用档案, 然而, 对于这点, 档案部门还有所欠缺。“重藏轻用”的观念根深蒂固, 档案得不到及时的开放是个普遍的问题。我国档案利用工作需要更新观念, 减少档案利用的限制, 为用户提供轻松的便捷的利用。

2. 丰富馆藏内容。

档案馆藏是提高利用效率的基础, 当前根据表一中数据可以看出我国国家综合档案馆的馆藏在逐年增长, 这是可喜的数据。在增长的同时我们还需要构建一个合理的馆藏体现, 这就要做到:第一, 注重档案收集, 从多个渠道征集档案, 以求馆藏齐全, 当然, 馆藏并不是多多益善, 而是要质量优良, 以最少的档案容纳最多的信息。第二, 对馆藏档案进行合理分类和整序。对已有档案进行正确的分类, 并整理编号, 这样方便日后用户查找, 提高了档案利用的时效性。第三, 加强对现行档案的鉴定工作。一般来说, 人们认为档案利用必定会产生社会经济效益, 却忽略了一些虚假的档案带来的负效益。因而, 档案工作者需对档案进行定期鉴定, 以达到净化馆藏, 消除档案的负效益[4]。

3. 档案部门应建立一套完善合理的利用利益评价机制。

反馈工作是对用户利用档案后的基本情况进行调查和研究, 总结出某一时期档案利用工作的规律和用户的需求反映。档案部门通过分发档案信息反馈表, 或者利用网络资源在网上进行利用者的反馈信息调查。这样在研究和分析用户反馈信息的基础上, 可以对用户利用档案后产生的效益进行追踪调查, 并通过一定的量化与档案部门的投入进行比较, 形成一套更为合理的档案利用效益评价机制, 以便相关部门采取一定的措施, 从而确保档案开发利用工作的健康发展。

4. 档案部门应实地调查和电话采访。

档案部门应根据用户查阅时登记在案的线索, 及时到实地调查或电话采访, 掌握利用的第一手资料。许多用户在各自不同的岗位上, 都担负着一定的工作和任务, 没有时间来编报利用实例, 档案部门人员应主动上门服务, 把利用档案后产生的社会效益和经济效益搞清楚, 便于编写。

综上所述, 在档案利用越来越受到社会关注的情况下, 档案利用数据分析是必要的, 它能让人们清晰地看到档案利用工作现状, 但尤为重要的是了解和收集档案的实际效益。只有这样, 才能更有针对性地开发利用档案, 为社会各界服务, 并保证档案利用工作又快又好地发展, 为中国的减排目标出一份力。

参考文献

[1]刘国能, 王湘中等.档案利用学[M].中国档案出版社, 1996.

[2]郭亚军.高校档案利用数据与实际效益分析[J].山西档案, 2006.

[3]国家档案局第5号令.中华人民共和国档案实施办法[Z].1999.

企业科技档案利用经济效益研究 篇8

一、企业科技档案分类

企业科技档案是指企业在科研课题的开发研究、产品生产、工程项目的建设等工作中形成的应当归档保存的文字材料、图纸、照片、录像、录音带、影片、计算材料等科技文件材料。这一定义蕴含着两层意思:一方面, 企业科技档案的形成范围是具体的, “企业”是企业科技档案直接形成的特定场所, 企业科技档案是企业有关部门的人员在特定的科技活动中形成的, 企业科技档案主要服务于本企业, 并且是企业内部文献信息的重要组成部分。另一方面, 由于企业科技活动内容的复杂性和企业类型的多样性, 决定了企业科技档案的内容构成也是复杂多样的。一般来说, 企业科技档案主要包括以下四大类: (1) 科研档案:企业在科研活动中形成的档案。包括企业在科研项目立项、研究、试制、成果鉴定及推广应用等方面所形成的档案。 (2) 产品档案:企业在产品制作活动中形成的档案。包括企业在产品开发、工艺准备、加工制造、产品鉴定、检验、包装、广告宣传等工作中所形成的档案。 (3) 设备档案:指记述设备的结构、性能及其管理使用与维修过程的档案。包括企业在购置设备、安装调试、使用维护、更新改造、报废等方面所形成的档案。 (4) 基建档案:企业在工程项目建设活动中所形成的档案。包括在工程项目的设计、施工、竣工以及改建、扩建等工作中所形成的档案[1]22。

二、企业科技档案利用经济效益表现形式

1. 直接形式。

主要是指企业利用科技档案进行科技成果推广直接获取经济收入或进行有偿技术转让。国务院《关于技术转让的暂行规定》中明确指出:“在社会主义商品经济下, 技术也是商品, 单位、个人都可以不受地区、部门、经济形式的限制转让技术。”随着市场经济的发展, 科技档案作为企业科学技术存在的重要载体, 复制、加工本企业的科技档案, 将其作为一种特殊的信息商品推向技术市场, 通过转让的贸易方式进行有偿服务, 获取直接经济收入, 已成为现代企业科技档案利用工作中越来越普遍的现象。利用科技档案进行科学技术信息的交流推广, 这会积极促进科学技术的发展应用。

2. 间接形式。

主要是指通过利用企业科技档案, 企业可以在科研、生产、项目基本建设等工作中, 获得节约设计费用、提高设计质量、节省设计时间、增加技术改造潜力、创新工艺设计、降低成本、增加产量等有效功能。这些有效功能会集中体现在科研、生产、基建等工作总的经济效益中。具体体现在以下几个方面:

(1) 利用科技档案, 发展内涵扩大再生产, 提高企业经济效益。所谓外延扩大再生产就是:“靠增加投资、增加生产资料, 增加劳动者人数、扩大生产场所来扩大生产规模;而内涵扩大再生产则不是依靠增加以上这些生产要素的数量, 而是依靠技术进步、提高生产要素的质量、提高生产资料的利用效率来扩大生产规模。”[2]56这两种扩大再生产方式是马克思再生产理论重要内容。企业科技人员可以通过利用企业科技档案, 获得相关专业知识。通过企业科技档案里提供的理论知识、观点、方法, 企业科技人员进行研究并进行创新, 可以总结出更好的观点、方法, 进一步改进生产方式, 提高生产效率和生产质量。因此, 企业科技档案的利用在企业实现内涵式扩大再生产中发挥着重要作用。

(2) 复用或套用科技档案。企业在进行产品设计活动、开展工程设计时, 全新的设计较少, 更多的是结合现实情况, 对原有设计进行修改、创新。这样做不仅可以节约设计费用, 也可以节约设计工时。原有的设计成果多以企业科技档案作为载体而存在, 企业科技人员可以通过复用或套用科技档案, 在此基础上进行改进和创新, 设计出全新的设计图纸, 为工程项目建设和新产品生产提供依据。

(3) 充分发挥科技档案的参考作用。科技档案中的有关数据、操作方法、操作流程, 科学、合理使用, 否则会影响正常生产。对大型工程机械设备的使用和管理, 也需要以完整、准确的档案材料作为参考依据, 不以此为参考, 盲目使用, 会造成工程机械设备使用效率的低下, 甚至造成工程机械设备的损坏。在设备的检修、使用及维护中, 用好设备档案可以准确规范的使用、检修设备, 避免严重事故的发生。利用企业科技档案, 进行工程的改造、修复、扩建, 可以加快工程进程, 减少工程花费, 提高企业经济效益。当出现突发性设备事故时, 及时利用设备档案, 可以迅速查找事故原因, 加快维修速度, 节省维修时间, 节省费用开支, 使机器设备及早投入正常运行, 减少企业损失。

三、提高企业科技档案利用经济效益的途径

1. 深化企业科技档案开发利用工作。

企业科技档案经济效益实现的直接途径是利用, 影响档案效益发挥的重要因素是提供利用服务工作水平的高低。要想发挥企业科技档案在企业经济活动中的作用, 全面提高企业科技档案利用工作水平, 必须做到以下几点:

(1) 开展企业科技档案编研工作。编研工作是开发档案信息资源的有效渠道。开发档案信息资源, 主动提供利用服务, 满足社会利用档案需求, 是档案工作建设中的一项重要内容。企业科技档案部门应紧密围绕企业的生产、科研、基本建设等各项活动, 编写企业科技档案参考资料, 这种编写应以企业科技档案室藏及其内容为基础, 如以企业历史、生产活动、企业专题活动等, 加强引导和宣传, 教会企业人员去利用企业科技档案及其编研成果。因此档案二次文献的编研, 由于其编研成果的研究性、系统性, 以及提供服务的主动性, 使得其发挥作用更具广泛性, 是提高档案利用效益的有效途径。主动提供企业科技档案是利用服务的一种高级形式, 这样做能更好发挥企业科技档案作用, 为企业创造经济效益。

(2) 主动与被动服务相结合。企业科技档案内容广泛、种类繁多, 如果仅仅通过企业用户主动提出档案利用要求, 发挥企业科技档案作用, 会极大限制企业科技档案作用的发挥。因此在企业科技档案利用工作的模式上必须进行转变, 由“被动服务”的传统模式向被动与主动服务相结合新模式转变。企业科技档案部门应该了解企业科技档案概况, 如档案种类、内容概要等, 预测不同企业对不同科技档案的需求, 发挥主观能动性, 深入企业了解企业的生产、科研和基本建设状况, 由被动转为主动, 实现企业科技档案与具体企业用户的紧密结合, 使得蕴含在企业科技档案中的科技信息能够与现实生产要素相结合, 转化为现实的生产力, 创造出更高的经济价值。通过被动与主动服务相结合, 能更好地发挥企业科技档案利用价值, 发挥档案效益。

2. 全面提高企业科技档案管理工作水平。

企业科技档案管理工作是企业科技档案利用经济效益得以实现的充分条件, 只有加强企业科技档案管理, 全面提高企业科技档案管理工作水平, 才能充分有效利用企业科技档案, 为企业创造经济效益。全面提高企业科技档案管理工作水平必须做好以下几点。

(1) 完整、齐全、及时的收集, 丰富室藏。没有档案的收集工作, 档案的管理与提供利用就无从谈起。企业科技档案的收集工作为企业科技档案部门管理与利用提供了可能, 必须做好档案收集工作, 完整、齐全、及时地收集, 丰富室藏。

(2) 科学、系统的整理。在完成档案收集工作后, 企业科技档案部门必须将科技档案进行整理, 使之组成有序的、成套的有机联系体, 这样才能够使科技档案得以充分有效利用, 产生经济效益。

(3) 严格、准确的鉴定。归档以后的企业科技档案必须经过严格、准确的鉴定, 确定其内容真伪, 以及保存价值的长短, 这对于企业科技档案部门, 优化室藏质量, 提高档案管理效益, 保证企业科技档案内容的真实、准确, 有效发挥其利用价值具有重要意义。

(4) 快速检索。所谓档案检索是指通过检索工具从大量信息资源中检索出所需档案。检索的速度、准确性、查全率等都在不同程度上影响着档案的管理与利用。编制合理、有效的检索工具, 是实现档案科学管理与利用的有效环节。为了满足不同类型的检索需求, 企业应该编制不同类型、功能互补的检索工具。

(5) 安全保管。档案的保管工作能够确保档案的完整与安全, 维护档案的完整与安全是我国档案工作的基本原则之一。对收集到企业档案部门并经过整理、鉴定的科技档案, 必须采取有效措施, 保证档案实体安全, 尽可能减少档案的毁损, 为档案发挥经济效益提供完整与安全的物质保证。

企业科技档案作为企业内部文献信息的重要组成部分, 在企业的生产、科研、基本建设等各项活动中发挥着重要作用。企业作为一个以营利为主要目的的法人实体, 在从事商品生产、流通、服务等活动中, 总是要求以尽可能小的成本获取最大的效益。企业科技档案利用活动自然也不例外, 企业档案部门管理人员在提供档案利用过程中必须考虑管理、利用成本与所获效益之间的关系。这样可以更好地管理企业档案, 发挥企业档案作用, 实现企业档案价值为企业创造经济效益。也可以促使企业高层领导做出合理的企业档案工作决策。通过企业科技档案利用经济效益的研究, 可以调整与改善企业科技档案管理策略, 谋取更好的利用效益。对企业科技档案利用经济效益进行研究有助于及时发现企业科技档案管理与提供利用过程中存在的缺陷、疏漏及其问题, 从而为企业科技档案科学化管理与有效利用提供合理性和可行性的依据。有助于帮助企业科技档案管理人员树立正确的档案价值鉴定观和行为取向, 更科学地鉴定企业科技档案的价值。可以使得企业科技档案本身的使用价值得到某种程度上的揭示, 从而有助于更好地开发与利用企业科技档案, 引起企业领导、员工甚至社会各界对企业科技档案利用工作的重视。有助于检验企业科技档案工作水平, 使得企业科技档案管理人员的辛勤劳动得到企业领导和社会各界的承认, 有助于稳定和发展企业科技档案管理人员队伍, 激发其工作的积极性和主动性, 有助于更好地管理企业科技档案, 提高企业科技档案利用经济效益。

参考文献

[1]王遦.现代企业文件与档案工作实用教程[M].中国人民大学出版社, 1999.

提高档案利用效益 篇9

关键词：档案室,信息资源,信息反馈,实际效益

收集和管理档案的根本目的, 除了不使其散失和安全保存外, 主要是为了开发与利用。而在档案信息资源开发利用工作中, 存在着传统式的被动 (即坐等) 服务形式和不重视档案利用信息反馈的两大问题, 已严重影响了档案信息资源的开发与利用和档案事业的健康发展。为此, 结合笔者所在的大丰市草庙地区实际, 重点对档案利用数据统计与档案实际效益作以下探讨。

1 档案信息资源开发和信息反馈工作中存在的主要问题

(1) 局限于档案利用数据统计, 不追求档案的实际效益。各地各级档案行政管理部门, 每到年终在要求基层档案室编制年报、了解档案利用情况时, 只要求统计几个利用数据, 如利用人数、利用档案卷 (册) 数、页数及复印数据数等, 而不要求了解通过档案信息资源的开发与利用所获得的社会效益和经济效益。收集统计档案利用数据, 虽然亦能反映档案的利用情况, 但这只是表面现象, 说明不了档案给社会和经济建设带来的价值和作用。也就是说, 统计几个数据只能揭示表现现象, 而不能揭示档案利用的实质, 即实际效益。

(2) 利用者在档案室查 (借) 阅利用资料时, 只要求填写其利用目的, 不要求深层次了解, 失去档案利用信息反馈的机会。在通常情况下, 利用单位和利用人来档案室查 (借) 阅档案时, 均需填写一份登记表。登记表除需填写利用单位、利用人姓名和证件号码外, 还要说明利用目的。而利用者在填写利用目的时都较简单, 如“工作参考”、“提供产权依据”等。由于不作深层次了解, 利用者对档案利用结束, 工作亦就结束, 从而失去了档案利用信息反馈的机会。档案信息资源的开发与利用, 可分为2个阶段。第1阶段, 又称初级阶段, 即利用者到档案室查 (借) 阅档案或档案室主动为利用者提供档案, 这时只反映档案利用情况;第2阶段, 又称高级阶段, 即档案通过利用者在工作、学习、生产等社会实践中的利用, 不同程度地产生一定的社会效益和经济效益, 也就是体现了利用档案的作用和价值, 这就要通过信息反馈而求得。要取得这种信息, 事先必须有所了解和掌握, 即在利用时有目的地作些深层次了解, 并一一记录在案, 以利于日后跟踪调查。

(3) 有了利用实例, 不求汇集编发重返社会。有些档案室虽也注重档案利用信息反馈工作, 收集有价值的档案利用实例, 但只是作为档案目标管理认证和达标的材料, 因此, 收集后就将实例束之高阁, 不汇编发表重返社会, 从而影响档案信息资源的开发与利用。如果将利用实例编发, 不但能促进档案的开发利用, 使社会和全民更加认识档案、了解档案, 使档案的使用价值得到进一步发挥, 而且可大大提高档案室的社会地位和知名度。

(4) 编研工作滞后, 远远跟不上档案信息资源的开发利用需要。利用单位不了解档案室藏书情况, 即档案室中究竟有些什么资料可供社会利用。因此, 档案管理人员必须了解信息社会动向和需求, 结合档案室实际, 有目的、有计划地编研一些参考性、指导性的资料, 提供给社会利用。然而, 各地各级档案室编研工作滞后, 跟不上社会发展和经济建设的需求, 影响了档案信息资源的开发与利用。

2 了解和掌握档案利用实际效益的作用

综观各地各级档案室都能够把每年档案资料查阅利用情况反映出来, 即某某年查阅人次、档案数量, 但对其社会效益和经济效益却一无所知或知之不多。为此, 笔者认为档案室查阅利用情况需要了解和统计, 但更重要的要从了解和掌握档案利用实际效益上下功夫, 即了解其查阅利用目的和所产生的社会效益和经济效益。除了要求利用者主动反馈信息外, 档案室亦可进行跟踪调查。调查收集档案利用实际效益, 主要有以下五大作用:

(1) 有利于了解档案的价值和作用。《档案法》第二条称:“本法所称的档案是……对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”但了解档案是否具有保存价值, 最重要的一点是要提供利用。如果档案不再利用, 最有价值的档案也就失去保存的意义。而只有通过档案的利用和开发, 才能了解档案的价值。过去不少单位和领导, 对档案工作不够重视和支持, 认为档案不能给本单位出效益、出成果, 主要一个原因是档案部门长期处在“封闭”状态。其实无数事例证明, 这完全是一种偏见和误解。有保存价值的档案, 一般都具有利用价值, 但其价值的大小, 必须通过利用来显现, 因为一旦利用一定会产生一定的社会效益和经济效益。

(2) 有利于档案的鉴定工作。众所周知, 档案的保管期限分为永久、长期、短期3种, 档案到了规定的保管期限, 就要组织鉴定, 确定其销毁还是延长保管期限。而档案的价值是鉴定时必须考虑的一个重要因素。档案利用频率高、周期长, 即使已到规定的保管期限, 也应继续延长其保管期限;反之, 档案利用率较低, 保存价值不大, 即使未到规定的保管期限, 亦应减少其保管期限。通过调查收集档案利用的实际效益, 将为档案的鉴定工作带来很大的便利。

(3) 有利于了解和掌握档案利用信息, 进一步拓宽档案利用工作渠道, 最大限度地发挥档案的价值和作用。通过实际效益的调查和收集, 可以进一步了解社会和市场对档案利用的需求和利用者的心理, 从而改进档案室的服务形式, 拓宽利用渠道, 使更多的利用者了解档案、熟悉档案、利用档案, 为社会主义现代化建设服务。如果不重视调查和收集档案利用的实际效益, 档案利用渠道就无法拓宽, 亦影响档案价值作用的充分发挥。

(4) 有利于编发档案利用实例, 加大档案宣传工作力度。通过调查收集档案利用的实际效益, 会取得众多的利用实例, 有利于充分体现档案的保存和利用价值, 并通过筛选、整理, 编印成小册子, 分发至基层和领导, 使他们了解档案的作用, 这要比空喊几句档案工作重要得多。对不太了解档案、不熟悉档案价值的同志来说, 则起到了实际宣传和教育的作用, 使他们通过例证, 了解档案, 支持档案工作。

(5) 有利于体现档案室业务工作实绩。档案室业务工作的内容很多, 而开发利用档案信息资源是业务工作的主体工程, 因为收集和管理档案的根本目的是为了利用, 否则就失去了保存档案的意义。要衡量一个档案室的工作实绩, 在业务工作上, 开发利用档案信息资源最能说明问题。用户通过利用档案, 获取了社会效益和经济效益, 这就是工作的实绩。如果既统计利用数据, 又注意了解档案的实际效益, 那样的实绩才有血有肉。

3 开发利用档案信息资源获得档案实际效益的基本做法

(1) 认真做好查 (借) 阅登记工作。查 (借) 阅登记是各档案室在档案查 (借) 阅时必须做的一项工作。在登记时, 一要认真负责, 按项目填写清楚, 必须填写的项目不要漏填;二要把查 (借) 阅档案的利用目的, 填写清楚, 不可填写得太简单, 如“工作参考”等, 应填明作哪一项工作参考, 填明具体内容和将会起到的作用和效益, 这样提供了实际效益的线索, 以便确定是否有要进行跟踪调查等。

(2) 建立用户联系制度。档案在查 (借) 阅时, 一般不会产生效益, 而要通过实践, 才能产生一定的社会效益和经济效益, 从而反映出档案的实际价值。因此, 为了及时获取利用信息, 可以建立用户联系制度, 即把用户的姓名、单位地址、联系电话和邮编等登记在册, 以便与用户联系。档案室亦可把自己的联系人和联系电话告诉用户, 以利于用户及时反馈信息。同时, 也可定期召开用户座谈会, 以利于加强与用户的联系, 改进档案室的工作和服务方法, 更好地为社会和用户服务。

(3) 分发档案信息反馈表。即在用户查 (借) 阅档案后发给一张档案利用信息反馈表, 主要内容包括利用单位、利用人、时间、案卷名称和获取的社会效益、经济效益。特别是效益要写得具体, 应有时间、地点、人物和具体事例。

(4) 及时编发档案利用社会效益、经济效益实例。反馈的信息要通过编辑再重返社会, 这样既可进一步宣传档案的作用和价值, 又可使社会各界进一步了解档案、熟悉档案、利用档案。特别要将实例送给有关部门 (单位) 的领导, 使他们认识档案作用, 支持档案工作。如果把反馈的信息收藏起来, 便失去了反馈工作的实际意义。

(5) 实地调查和电话采访。根据用户查阅时登记在案的线索, 可以及时到实地调查或电话采访, 掌握利用效果的第一手资料。许多用户在各自不同的岗位上, 都担负着一定的工作和任务, 有时没有时间来编报利用实例, 档案人员应主动上门服务, 把通过利用档案后所产生的社会效益和经济效益情况搞清楚, 以便编写。

4 结语

综上所述, 档案利用数据统计是必要的, 但更重要的是要了解、收集档案的实际效益, 以利于进一步加强档案信息资源的开发利用工作, 为社会各界和经济建设服务。

参考文献

[1]王丹红.农业科技档案信息为农村经济发展服务的方法与形式[J].现代农业科技, 2007 (18) :232.

浅谈档案开放利用工作的经济效益 篇10

1 档案利用的经济效益

利用档案信息资源所创造的经济效益, 往往体现在以下几个方面:

1.1 利用档案减少了劳动消耗, 减低产品成本, 节省生产费用。

1.2 利用档案为企业挖潜、革新、改造、提高产品质量作出了贡献, 有助于产品的更新换代。

1.3 利用档案为新产品、新技术的推广服务, 建立了技术市场, 为社会创造了财富。

1.4 利用档案信息, 寻找、开拓了市场, 改善了经营、促进了销售, 从而为个人和团体创造了效益。

要准确计算档案利用的经济效益是困难的, 但近年来, 也有不少学者提出了以下一些计算方式, 可供参考。档案利用经济效益计算的通用公式可表示为:

式中:J———档案利用经济效益;

a———档案利用作用系数;

S———某项活动获得的全部经济效益;

ΔS———某项活动利用档案后所提高的经济效益;

C———提供档案利用服务过程中的劳动消耗 (即成本费用) 。

通用公式一般不直接使用, 不同行业档案利用所创经济效益的计算须依据其生产经营的性质和特点加以转换。

应当指出的是, 利用档案信息资源所产生的经济效益与社会效益是相互关联的, 即存在交叉与包含关系, 如社会效益包括着经济效益。因为, 对档案利用所产生的经济效益的评价, 应强调从社会需要出发对其活动实效进行评价, 因而社会对档案利用工作的满意程度是档案利用工作所产生经济效益内涵的核心, 这使得档案利用工作的经济效益与社会上其他工作的经济效益是有所不同的。

2 档案开放的效用评价

按照经济学原理, 效益是指在一定时期内产出与投入之比, 用公式表示.即:E=B/C。式中E表示效益, B表示产出, C表示投入。由公式可以看出:当B>C时, 产出为正效益;当B=C时, 产出为零效益;当B

3 档案开放的机会成本

如果必须用经济学的方法来计算档案的利用效益的话, 我们可以借助经济学的机会成本来加以理解。机会成本, 就是指把既定资源用于生产某种产品时, 所放弃的另一种产品的产量。或者说是利用既定资源获得某种收入时所必须放弃的另一种收入。它是经济学里面的一个很重要的概念, 一般是指面临多种选择时, 选择其中的一种可能造成的损失。

具体到档案利用效益, 应理解为:使用某条档案信息创造的价值与不使用这条档案信息创造的价值之差。在实际工作中, 档案利用效益的计量难度很大且十分抽象。机会成本只是从经济效益的角度来考虑档案利用效益的。用一个具体的例子来说, 就是同一个科研项目, 如果利用档案的话, 就可以借鉴前人经验, 在其基础上缩短工作时间而完成, 如果不利用的话, 也可以达到目标, 然而它却还要经过前人研究的过程, 就浪费了很多的人力、物力。其实, 后者所浪费的总和, 就是利用档案后所取得的利用效益。

可见, 档案的效益并不是不存在, 只不过它不同于企业产品效益那么直观, 并且能够具体计算出来。档案的生命在于利用, 档案只有投入到经济建设和科研生产中并为社会进步、科技发展、文化繁荣等起到促进作用时方可转化为效益。这种效益实质上是档案的利用效益。

4 档案利用效益的类型

效益是投入与产出的对比关系, 或劳动消耗与劳动成果的比较关系。因此, 档案利用工作效益, 应是社会对档案工作的投资和档案部门对社会信息需求的有效满足程度这两者间的比较关系。在社会对档案工作投资一定的条件下, 档案部门对社会档案信息需求的有效满足程度越大, 则效益越高。许多事实证明, 开发档案信息资源是可以为社会带来效益的, 档案信息资源开发利用效益却是不可否认的, 它具有以下特点:

4.1 多维性

多维性是指一条档案信息可以具有多方面的作用。例如, 我们可以利用产品档案所提供的数据进行再生产, 也可以用于新产品开发和技术改良时的参考套用, 还可以投放技术市场进行技术转让和投资等。档案信息资源的可共享性是导致档案信息利用效益多维性的根本原因, 这种共享性使得档案利用效益的多维性和物质产品的多用途不同, 物质产品虽然可能具有多种用途, 但这些用途之间是难以并存的, 而档案信息在多方面的效益是可以并存, 可以同时实现的。

4.2 间接性

档案部门并不直接创造价值, 但档案信息资源却是社会各方面进行价值创造过程中的一种作用因素, 因而其效益具有间接性。例如, 通过企业的财务档案信息编制出企业的年度财务报告, 报告本身的效益并不明显, 但是企业的决策层据此财务报告制定出正确策略, 可为企业带来巨大的效益。

4.3 长效性

凡是能够作为档案保存的, 都是具有永久、长期或短期保存价值的文件。保存档案的目的是为了应用, 因而, 只要档案在馆、室保存期内, 它就可以不断地长时期地发挥作用, 给社会带来长久效益。

4.4 可扩散性

档案信息资源具有可共享性和利用效益的间接性, 使同一档案信息同时可为多个利用者直接或间接利用, 从而导致了档案信息在空间上的可扩散性。

4.5 与总体效益的不可分性

档案信息利用效益包含在各项活动的总体效益中, 难以将档案信息利用效益从总体效益中分割出来。

如前所述, 档案信息资源可产生的效益从宏观上讲是无限的, 档案是国家的宝贵财富。正因为如此, 各级档案部门更应该重视档案的开放工作, 在电子政务和信息发展的基础上, 逐步做好档案信息资源的开发利用工作, 充分发挥档案的价值。

参考文献

[1]王廷英.档案工作如何为经济建设和改革开放服务[J].理论学习, 1998, 6.

[2]郭裕怀.档案工作要为经济建设服务[J].山西档案, 1992, 4.