办公平台（精选十篇）
办公平台 篇1
面对移动电子商务带来的巨大冲击,作为中国办公用品领导品牌,齐心集团并没有将这一新型商业模式拒之门外,而是充分利用移动电子商务的优势,成功开发了“齐心办公”集成在线商城和“齐心办公渠道宝”的手机端APP,为客户提供更全面的产品品类和更高效精准的订货和配送服务。在“大品牌,大营销”的品牌战略下,齐心办公借助线上商城和手机客户端的优势建立“大办公平台”,将所有办公环境中涉及的产品和服务集成化,平台现已覆盖了办公文具,办公设备,办公生活,打印耗材,办公家电,电脑周边以及食品饮料等产品,未来还将引进办公家具,行政,安保及物业服务等,构建更全面的一站式办公集成服务平台。
目前,“齐心办公”集成在线商城和“齐心办公渠道宝”的手机端APP均已上线,并进入最后的公测阶段。在线商城现已成功引进数十家成熟品牌商强势进驻,并将于近日举行新闻发布会,启动齐心办公集成在线服务的正式运营。
多年来,齐心办公顺应时代发展趋势,积极发展电子商务。其中,针对合约大客户的在线服务平台已于两年前就已上线,可针对用户管理流程进行定制开发,与各类用户系统对接,成功应用于数以千计的用户单位,积累了丰富的用户数据。并与京东商城、苏宁易购、易迅、天猫等国内领先的电子商务网站进行广泛合作,积累了较为成熟的电商运营经验。齐心集团正在积极打造覆盖全渠道客户群的在线销售网络,针对不同客户展开高效精准的推广营销,同时,不断提升线下业务服务水准,让线上业务渠道更好地服务于传统线下市场,实现线上线下联动发展。齐心办公将围绕“集成在线”的发展模式,分阶段的打造不同渠道的在线服务平台,并最终实现O2O的互联网商业模式,构建更全面的一站式办公集成服务平台。
协同办公平台管理办法 篇2
第一节 总则
第一条为了提高集团工作效率，保障信息传递畅通，根据集团的实际情况，制定本规定。
第二条本制度适用于集团及各下属公司OA系统的管理。OA管理网络系统是管理信息传递的有效平台，它集合了各方面信息，也是实施企业管理、技术管理，质量管理和其他管理的重要工具。
第三条员工上班第一时间必须登陆OA系统，及时查阅相关信息和处理各类文档、审批表单。
第二节管理职责
第四条 集团综合办公室负责统一管理，内设专人作为OA管理员，各下属公司由行政专员作为项目公司子系统的OA管理员，各部门负责人应指派专人对本部门版块进行管理。
第五条OA管理员对OA系统要及时进行维护管理，防止发生系统失效。
第六条OA管理员根据不同工作、不同岗位、不同团队的性质，确定权限与设置部门要求；凡需变更权限的员工应具合理变更理由向综合办公室提出申请，由综合办公室决定是否给予权限。随集团员工调动、离职或违反集团纪律的，OA管理员须及时调整、取消或暂停其权限。
第七条员工如发现OA系统本部门版块运行中出现问题，应立刻联系OA管理员，由管理员牵头解决，该部门应指定人员予以协助。
第八条相关文件、审批单由发起人对发起内容进行管理。
第九条 为确保网络的正常运行，全体员工都有对OA系统维护的义务。
第三节日常使用
第十条OA系统正常运行期间，集团所有收发公文、通知、请示、联系单签复、合同会审和有关资料传递，除特殊情况外，均在网上进行。
第十一条集团重要会议、周例会的纪要（记录）应于会议召开后2天内在OA上发布。第十二条合同会审、联系单签复等办公流转表单相对责任人应在24小时内给予回复； 第十三条急办的内容发布，内容上应注明“急办”，对急办的内容，相关人员必须在第一时间回复。
第十四条对集团制度、报告、考核、档案等有价值的内容、信息，在发布的同时，发布人还应进行备份，以避免信息丢失；
第十五条发生急办或重大信息，除在OA上发布外，还应及时采用其它通讯方式进行沟通，传递。
第十六条严禁在OA上发布不健康的内容和带有病毒的文件、图片等；
第四节 保密要求
第十七条员工要妥善保管好自己的密码并及时更新，及时修改系统初始密码，不得将用户名和密码外泄给他人使用；
第十八条任何人不得随意让集团无关人员及外部人员查看OA系统中的内容，更不许下载涉密的内容；
第十九条凡是涉密的内容如需发布，须严格设定查看权限。
第二十条如发生泄密的情况，将追究相关人员责任。
第五节附则
政府综合办公平台实证研究 篇3
1 总体设计思想
政府综合办公平台采用系统一体化设计。具体说来，这种一体化设计思想包括以下两点：
◆建立一个合理、开放和基于标准的应用支撑环境，用户可以根据业务需求逐步完善和覆盖所有业务领域的应用系统，在统一的应用支撑环境上构筑自己的一体化网络应用系统。
◆为系统应用开发平台建立公共资源配置管理体系，对系统中的所有公共资源进行逻辑上统一规划、物理上分布存放，实现统一用户管理、统一资源管理、统一授权管理、统一配置管理等，实现为各类应用系统提供统一的公共资源访问接口，从而达到后台一体化管理、前端个性化处理，单点登录、全网通行的效果。
同时，在该系统中，还应用了复杂适应理论，从而能够满足不同用户需求的变化。系统与外部环境交互作用的过程中，通过自适应改变系统本身的组织结构和行为特点，从而不断向前发展和演化。也就是主动个体与环境之间不断地相互作用，个体根据一定的规则对环境的刺激作出反应。它们在一定的条件下被选中并且被应用，这种选择既有确定性方面，也有随机性方面。
2 系统功能设计
(1) 用户身份管理
身份管理是在通过各种安全控制措施（如防火墙、PKI认证等）之后有效管理并为其他系统提供详细身份信息的服务系统。将用户身份进行统一管理并通过标准协议进行管理和访问，以便该平台在后期开发和引入新的业务系统时可以直接使用已有的用户身份管理功能，保护了用户身份信息在整个平台内数据的准确性和连续性。统一用户身份管理同时提供对异构系统的支持，如可以支持标准的LDAP、关系型数据库、非结构化的数据库系统。
(2) 资源管理
平台中的业务系统管理服务集中对各个服务栏目进行授权控制，并提供完整的系统功能信息。业务系统管理服务将应用支撑平台中各个应用系统的具体功能作为可以被授权的对象实体进行统一管理、统一监控和统一授权。并可对资源进行分组，以便在授权时方便设置，减少授权工作量。
(3) 授权管理
在平台中，提供完善的授权管理机制，可以满足复杂的权限控制需求。提供丰富的权限类型，可以对用户、部门、用户组、角色、动态用户组等授权，并可以通过权限继承与过滤和分级授权等机制方便地实现实际的授权需求。
(4) 配置管理
配置管理系统为各应用系统提供信息统一存取服务。各应用系统将自己的系统配置信息存放在应用支撑平台中，通过平台提供的接口获取其配置信息，将所有配置信息以对象的形式存放在目录服务指定的容器中。每一个配置信息都有不同的对象名称，对于配置信息对象使用特殊的管理员账号管理，采用指定的用户账号访问。应用程序可以调用平台提供的接口获取这些配置信息，并自动完成与目录服务的连接。
(5) 同步工具设计
数据同步工具负责完成将平台中的数据同步到其他关系型数据库中，兼顾两种方式，即基于事件的实时同步和一次性的手工全部复制。该工具采用发布者和定购者模式进行设计，订购者采用监听发布者数据分布事件的方式获取平台发布的更改信息，同步工具可以同时接受多个订购者。发布者事件包括了所有的事件类型，即增加、删除、修改和重命名等，订购者根据实际的应用要求决定监听的事件和接受所需的数据。
(6) 平台特点
◆采用完全的事件驱动工作流引擎
通过事件驱动来运转工作流引擎，根据事件来源将事件分为三类，分别是用户事件、定时器事件和外部事件（JMS、WEB SERVICE）。在工作流运行过程中由用户、系统或外部触发事件，通过事件检测器检测到已触发的事件，判断事件类型后，启动相应的监听器来处理其业务，进而推进工作流程的流转。
◆采用动态角色技术
动态角色是指在流程定义时不能明确指定，而需在流程运行过程中动态决定的那一类角色。它可解决比较复杂情况下流程任务的执行角色确定问题。同时增加了定义角色的灵活性。
◆流程定制通过浏览器实现
提供浏览器方式的工作流定义机制，用户可以直接在浏览器上进行工作流程的定义，简化了客户端，使用户的操作更简单，实现了零成本或者最小成本的最终用户维护。
◆业务表单的自定义
流程中用到的业务表单，用户可以自由定义。
◆细致严密的权限控制
支持数据表的行权限和列权限。列权限只设置到角色级，行权限可以设置到用户级。通过对任务权限和对应于表单元素的数据表字段权限的配合设置，可以将权限控制到某一任务中的某一表单元素，很好地保证了表单数据流转时的安全性和保密性。
◆采用Tag技术
开发了点击签名、多人意见框、日期选择、正文按钮、附件框、自动编号框等标签，用户在不需编程的基础上，可以实现很多复杂功能。
◆基于表单的痕迹保留技术
通过复杂算法，对表单可以实现类似word痕迹保留的功能，确保对表单的每一个处理步骤提供修改的痕迹保留，增加了信息的不可否认性和可追溯性。
◆可扩展性
系统具有很好的扩展功能，采用基于组件的可复用软件结构，方便地根据用户需求配置系统模块，适应不同的需要；另外，提供二次开发的API接口，为系统今后功能扩展、升级留有充分的空间，有利于系统的推广应用。
◆安全性
基于协同办公平台下的高效安全办公 篇4
进入21世纪以来,我国的航空制造业面临着国外航空制造业和国内市场经济快速发展两方面的竞争,客户对航空制造业的要求越来越高,这种挑战也促使国内航空制造企业不断加快信息化建设和投资。传统的手工办公方式极大的束缚了人们的创造力和想象力,越来越多的企业面临着大量的信息传递和事物处理。因此,推进企业的信息化应用、实施现代化的高效率协同办公管理,已成为企业的迫切需求。
针对日常办公管理中的公文办理效率低、请示汇报事物繁多、数据信息传输量大、共享和利用率低等状况,航空制造企业顺应信息技术发展的潮流,在21世纪初开始逐步上线运行办公自动化系统,企业的办公思维方式发生了根本性的转变。随着办公系统的深入应用,工作方式的转变,基础办公软件应用知识的普及,网络信息技术趋于成熟,实现网络协同的愿望呼之欲出,协同办公的概念由此产生。协同办公延伸办公的理念,不再局限于办文服务,融入了事务处理、企业展示、信息传送、工作交流等内容,涵盖了企业管理、设计、生产、制造等全方位工作,通过网络信息技术构建了多企业、多部门相互协作、资源共享、信息快速传递的协同办公平台,实现跨地区、跨部门的高效安全办公。
二、基于协同办公平台建设保障高效安全办 公
1. 问题收集与分析
洪都作为一个有着悠久历史的中航工业大型企业,几十年的手工办公经验根深蒂固,在纸质办公上有着难以扭转的守旧习惯。要建立符合实际又有前瞻性的办公平台,正确的找准、切入、解决问题是成功建设的关键。
( 1) 流转随意性较大,时限失控。
无论正式公文、项目的请示报告件或各类展示信息,各部门不严肃对待,各个节点把关不严, 经常出现纸质件在经领导审批后擅自进行修改, 进入下一环节后会造成扯皮和矛盾,严重影响办事效率。人工传递纸质件效率低下,复杂性的公文流转如要经过几个部门十几个人传阅,时间最长延至跨年,且由于无法监控,纸质件经常处于失控状态,甚至出现丢失现象,不利于安全管理。
( 2) 事务处理控制能力弱
在各项事务处理方面,人为因素造成的审批中断、材料丢失等情况时有发生。纸质处理事务性工作捆绑人力、时间过多,且跟踪查询困难,无法有效控制延续性较差,保密安全也构成了一定的威胁。各类事务都要求有审批表,但审批表保存历经几任管理员,数量庞大,既不得保存也不利于查找,致使很多事务无法清晰处理。
( 3) 归档意识不强,信息利用不高
有价值的信息资源是企业的宝贵财富,而往往因办事人员无归档概念,缺乏将重要内容归档并传承利用的意识,特别是对一个跨度长的项目来说,重要信息的更容易丢失。例如,内外事接待,接待信息整理散乱,缺少归类留存的经验习惯,信息无法有效传承利用。在岗位变动时,新入岗人员往往不能及时掌握来访客人的基本信息。
( 4) 安全保密不可控,存在较大泄密隐患
安全保密的重要性已日益突显,保密仅靠人为意识,在近几年的检查和总结中,人员素质的不同影响着纸质密件管理的好坏,纸质密件管理的随意性大,漏定、错定密级的事项比比皆是,丢失、私自留存密级资料文件的事项不在少数,传递销毁密件不注重登记签字,密件失控状态严重,存在较大的泄密隐患。
2. 建设协同办公平台的思路
在收集问题后,并针对问题调研后,洪都结合自身特点,吸收兄弟单位的先进经验,逐步形成以高效安全办公为目的,逐步实现网络协同办公的思路。
( 1) 科学划分模块,有序管理
首先对各类办公事务进行整合,制定规划,设定各模块的主要功能,初步划分公文管理、事务管理、信息管理、个人办公管理、领导日程管理五大模块。这样通过模块划分可以做到有针对性地优化办公事务流程,使之有侧重、有导向,通过模块的建立也避免了全面铺开,无法顾及的被动局面, 由较成熟的公文管理流程的运行到阅批件流程的加入,逐步实现单纯事务审批( 如金航网审批、用印审批、用车管理) 等,再开发模块与模块之间相关联的出差审批、日程安排、会议管理等流程,使整个协同办公系统开发能有序进行、由简入繁。
( 2) 实现数据库管理,延伸流程
在流程逐步运行成熟后,考虑各流程信息的保存利用,这就需要加入动态数据库管理,保存各项工作的历史数据,并与各工作流前后相连,实现礼品、接待、用车等流程信息数据的全方面利用和扩展,方便工作统计,数据导入导出,为今后工作提供可参考的依据。以档案管理模式为参考,种类繁多的办公事务相关也应具备可查找、可追溯、可管理的功能。在礼品、接待、用车等流程中逐步建立相关数据库,动态管理礼品入库、领出情况, 接待人员信息、车辆维修、使用、折旧情况,汇聚流程中产生的数据,在数据库中进行分类整理以利使用。
( 3) 控制涉密信息流向,实现保密管理最小化
军工企业网络办公最突出的问题是涉密信息管控问题,协同办公平台的建立,密件的控制问题首当其冲。系统对各流程中产生的密级文件进行定密管理,各类密级文件的定密依据、知悉范围、保密期限都进行了强制选择,杜绝定密的随意性。密件在流转中,控制擅自下载、打印的权限,杜绝流程中的泄密隐患。
系统根据涉密等级进行用户接收、查阅控制, 非密人员不能接收查阅涉密文件、信息,通过计算机技术,严格控制了密级文件、信息的流向,减轻保密管理的人力消耗,避免人为扩大知悉范围,减少泄密隐患。
强调定密审批管理,在各流程中加入定密审批节点,由拟稿人根据已提供的国家秘密范围选择定密依据,各部门定密责任人审定定密依据选择的正确性,最终确定密级和知悉范围,最大程度减少了人为判断的随意性,实现涉密信息源头定密的管理审批,极大改善了传统手工操作文件资料定密的随意性。
( 4) 提醒功能强大,督促快速办公
系统对待办事务按特急、紧急程度排序好工作标题,工作标题根据是否查看过进行变色显示, 使用户的待办事宜一目了然,能及时合理安排时间高效处理急件急事。对重大会议、重要日程安排、上级领导批示、其他用户的催办意见都做到意见弹出提醒,直接点击链接该事务进行即时处理,如图所示,利用计算机提醒和筛选功能减少查找时间的浪费,更高效地关注重点工作。
( 5) 架构沟通桥梁,为行业协同创建基础
协同办公平台立足于行业内协同办公,流程的建立、格式的设定均参照行业标准,公司协同办公系统与中航工业网络终端相连,实现了公司与中航工业等上级单位、兄弟单位文件信息的即时沟通和传递,通过固化格式,使公司人员不再局限传统办公方式,而是立足于行业,着眼于更广阔的办公环境,潜移默化地接受行业内各项标准和先进理念。
三、基于协同办公平台建设保障高效安全办 公实施效果
1. 改进工作方式,提高工作效率
通过协同办公平台建设的推进,事务的办理方式发生了巨大的变化。协同办公平台立足于向协同办公发展,形成了行政办公、日常事务异地办理,通过强大的通信平台、文档数据库、工作流自动化、内部资源共享等功能,实现了员工与员工、员工与部门、部门与部门、企业与企业之间的协作。通过网络的搭建,将散落在个人、部门的信息进行集中管理,并对各类信息进行合理分类,使信息得到高效利用; 通过流程改进再造,从而制定出合理高效的新流程,可以避免多头管理、多头审批,跨级别审批,跨专业审批,推诿扯皮现象; 通过节点留痕,使文件传递可控,跟踪催办网上清晰可见,办公显性化。协同办公平台基于实际又高于实际,固化流程,形成统一的管理模式,有效提高了办公效率。
2. 规范流程走向,提高管理水平
公司协同办公平台建设时,对现有业务流程进行了梳理,建立了各项电子流程,规范各类文件、事务的审批程序,且各流程都配备了流程跟踪查询功能,即能文字查询,又有图形描述,使用户在使用中不断熟悉各类文件事务的办理流程,逐步建立规范办理事务的理念,配合公司规章制度、流程建立等改革手段,提高整体管理水平。
3. 从源头抓起,降低泄密隐患
协同办公系统通过先进的技术手段,从文件拟稿开始,即进行涉密管控,定密必须依照国家秘密管理规定确定文件密级、保密期限、知悉范围, 再由各级定密责任人层层进行定密审批,避免定密随意性。
严格审查用户涉密等级,并与密件接收绑定控制,确保低密级用户无法接触到高密级信息,确保用户涉密等级与所处理的涉密信息相一致。
4. 实现办公透明,加强管理监控
协同办公平台系统利用计算机网络技术,通过设定流程,修改留痕,摒除文件在流转、阅览和分发、保存过程中人为控制因素,堵住管理漏洞。系统设置了日程安排,各类会议、培训、出差可与个人日程关联,人员工作信息可视化管理。系统通过节点控制、日志管理,记录了信息从出生到结束的所有流程操作和意见。用户对经手的文件、信息都能查询,可跟踪查看,了解该事项的办理进度。系统针对用户角色进行个别或群组设置,实现用户权限、涉密等级赋予,各流程中节点的用户权限严格按制度落实,大幅度提高公司事务办公的制度化管理。
5. 节约办公成本,推进信息化建设。
协同办公系统的运行,大大降低了公司办公成本。仅就公文纸质印刷量,系统上线前为100000万张以上,上线后下降至20000万张以内。节约了大量的纸张和办公耗材。各类人力资源、时间成本大量地节约,仅以外来文件统计,从超过率90%下降至30%。
由于协同办公平台是企业内涉及面最广、用户等级最多、使用率最高的信息系统,该系统的普及运行有效推动其他各系统的上线,进面推进企业信息化建设进程。
6. 平台成功建设,带动信息化变更
协同办公平台的诞生源于公司对更高效率、更高水平管理的追求。现代社会的变革与发展催生了公司的现代化管理,协同办公平台使得办公管理规范化、批量化、效率化。公司根据自身业务和生产活动特点,基于全局发展,查找以往管理中存在的不足,进行有针对性的改进,通过对流程的改进再改进,从而制定出合理高效的新流程,并将其在协同办公平台上体现出来,用系统的明确性、规范性来执行管理层的理念和设计,大力推进企业的办公化改革。
平台也充分考虑了用户个性化追求,用户界面全方面自行优化设计,通过统一登记窗口,系统自动进行身份认证识别,各模块相互共享互为补充和关联,使用户操作简单易行,处理事务方便快捷,利用办公协同平台实现各类办公信息化,协同办公平台对用户计算机掌握程度要求较低,易于普及和深入用户,利于公司由简入深地强劲推进各项信息化系统建设。
办公系统因其系统的特殊性,相较于其他专业系统,其用户拥有数最多,层面最多,使用面最广,办公平台建设的好坏直接影响着用户对计算机网络技术的感知度、认可度,协同办公系统的普及应用有力推动了公司信息化改革,为其他系统的顺利上线应用打下了坚实的基础。
四、结 语
协同办公平台建设是航空制造企业信息化规划必不可少的阶段,无论企业内部的部门协作、资源调度、营运管理,还是外部的销售管理、供应链等,均需要满足不断变化的需求和市场威胁的挑战,协同办公平台必须努力提升基本业务流程的运行速度,应对航空制造业的变革更新,紧跟行业的发展步伐。
协同办公平台的建设实现为航空制造企业的业务和管理带来了较大的价值,实现办公自动化、异地快速协同办公,高效地实现了企业内部信息的传递和共享,并有效地支持产品研发的全过程; 协同办公平台各流程的建立改进,帮助航空制造企业完善工作流管理、内容管理以及企业资源管理,实现企业信息化建设的标准化和规范化。
在信息时代的今天,全球企业协同办公软件开发态势增长快速,行业外,工商、税务、银行、电信等行业已成熟使用协同办公系统来提高服务质量和效率。行业内,波音、空客、普惠等国外航空制造企业已依靠协同办公平台实现业务的拓展。随着航空制造产业竞争日趋激烈,保密形势日益严峻,各类管理均需要满足不断变化的需要和市场威胁的挑战,“逆水行舟,不进则退。”航空制造业的协同办公平台建设是航空产业信息化发展的必然产物,必须迎难而上,建立协同办公平台,在实现安全高效办公的基础上进而建立协同数字化研制生产体系,打通各项航空制造业的神经网络, 促进管理模式变革,增强企业、行业内外部的协同能力,不断创新业务模式和业务流程,协调信息资源来推动业务优化,实现多学科、多领域协同,增强国际竞争力。
摘要：进入20世纪以来,我国的航空制造业面临着国内外市场经济快速发展的竞争,航空制造企业大量信息传递和事物处理仅仅依靠传统手段已远远跟不上时代发展要求,建设协同办公平台,促进高效安全办公已成为企业的迫切需求。文章以中航工业洪都为例,讨论了基本协同办公平台建设高效安全办公的发展方向。首先,收集影响办公效率和安全的问题,分析原因,提出协同办公平台建设思路。其次,笔者从保密、制度管理等方面比实施前后的效果,总结出协同办公平台的建设为航空制造企业的业务和管理带来了较大的价值,利用现代化信息技术推动企业实现高效安全办公。最后,笔者对今后打通航空制造业协同网络进行了展望,在协同办公平台建设成熟的基础上,实现企业之间多学科、多领域的协同,增强国际竞争力。
办公平台 篇5
甘肃武威第十九中学 李文书 ***
【摘要】微信企业号+企微云平台让学校体验到数字化、智能化、移动化办公更快捷、更灵活、更高效、更节约。降低了管理成本，增强了办公流程灵活性与透明度，办公效率大大提高。同时我们通过企微云平台建设了家校协同微教育平台，拓展了家校沟通渠道，实现了家校沟通的广度、深度。
【关键词】微信企业号企微云平台移动办公 应用介绍
微信企业号是微信为企业客户提供的移动服务，旨在提供企业移动应用入口。利用企业号，企业或第三方服务商可以快速、低成本的实现高质量的企业移动轻应用，实现生产、管理、协作、运营的移动化。企业号具有明显的优势，具体为：快速移动化办公；开发成本较低；零门槛使用。
企微是国内领先的企业级微信平台，以即时通讯和组织通讯录为基础为企业搭建沟通环境，并提供简单、易用的办公协作、CRM等轻量级应用。企微致力于为国内中小企事业用户打造最好的一站式移动沟通、移动协作、移动管理服务。7大产品套件，28个基础应用，终身免费。
案例背景
武威第十九中学位于中国旅游标志之都一一武威凉州区东关，是城区唯一一所九年一贯制学校。一直以来，学校都在尝试如何用现代化的技术设备对教务管理、后勤保障管理、家长及公众服务等业务流程进行改善，以提高管理效率和服务质量，实现由传统的办公形式向校园信息化微办公转变。多次的尝试让我们走了不少弯路，却仍没有到找到适合的方法与途径。微信企业号的推出让我们认识了第三方软件---企微，企微云平台细致周到的服务、不断创新的理念和优势凸显的产品，正为我们实现校园信息化办公提供了途径。通过企微云平台的使用，我们减少了内耗，降低了管理成本，增强了办公流程灵活性与透明度，办公效率大大提高。同时我们通过企微云平台建设了家校协同微教育平台，拓展了家校沟通渠道，实现了家校沟通的广度、深度。
内部推广
在应用企微之前，我校与众多兄弟学校一样，内部信息流通过QQ群和微信群进行，存在信息容易被刷走、历史信息难以回查以及送达不全等问题。基于QQ和微信的使用习惯，我校在推广企微云平台上几乎没有什么阻力，基本上通过原QQ群和微信群向教师和家长发布邀请关注的链接后，一周内即完成了全部人员的转移。
应用场景
一、办公通讯录：多种方式一键找人，大幅度提高沟通效率（通讯录应用）
1、问题：
（1）传统通讯录携带不方便、易丢失、更新不及时；（2）手机通讯录号码众多，不便分类管理和搜索；（3）制作成本高、速度慢。２、解决方案：
办公通讯录储存号码，可通过部门、姓名、拼音、手机号等信息搜索。
3、优点：
（1）搜索方便，支持模糊搜索。不记得姓名手机号，也可以通过部门来查找；
（2）更新及时，管理员在企微后台更新号码后，使用者可即时使用；
（3）兼容性强，换手机登陆相同微信号可以继续正常使用；（4）凭帐号登录电脑端网页版也可以查找号码。
4、功能详情：
通讯录分类清楚，权限适当，保密性强，查找方便。教师通讯录、班通讯录班级、兴趣社团通讯录、上级主管通讯录、公共服务通讯录分类清楚，各类相关人员根据权限查看通讯录。可设置常用联系人和常用群组，随时随地一键找人。
二、通知公告，可视化信息传达，减少信息传达障碍（新闻公告应用）
1、问题：
（1）传统消息通过纸质粘贴、短信收发、QQ群通知等形式，成本高、信息量受限、阅读效率低，信息反馈不及时；（2）服务器转发需在局域网电脑上查阅读。２、解决方案：
（1）微信端推送图文消息，自定义设置消息发送对象；（2）后台查看具体已阅人员和未读人员，实时监控消息送达效果。
3、优点：
（1）微信端推送，目标对象及时收到通知提醒，并随时查看历史信息；
（2）管理员后台可查看已读人员名单，二次提醒未读人员，确保消息及时送达。
4、功能详情：
通知公告分类存放，便于检索；消息分目标对象发送，如教师和学生接收的信息互不影响，不接收与自己无关的信息。
三、微刊征稿：汇集学校最新动态，大幅度改善稿件来源（同事社区应用）
1、问题：
（1）传统使用QQ邮箱征稿，对投稿和组稿来说都相当麻烦；（2）QQ群或微信群消息更新太快不便于整理；（3）稿件的流通率和展示率不高，不利于互相学习。２、解决方案：
（1）利用同事社区应用分类投稿，便于管理；（2）发布投稿要求贴并置顶，投稿要求清晰易查看；（3）代表性贴子置顶，利于相互学习。
3、优点：
（1）通过帖子明确投稿要求，规范管理；
（2）评论@特定人员，提醒并邀请他进行讨论，使工作透明化，并及时决定投稿是否采用；
（3）随时查过往话题，稿件分类存放，选稿组稿更方便；（4）可通过搜索调取相关话题及讨论内容，结果可查；（5）帖子置顶，便于互相学习，加强自律感。
四、微培训，助力全员应用能力提升，大幅度提升培训效果（知识百科应用）
1、问题：
（1）培训的知识点容易遗忘，传统方式不方便复习查询;（2）培训讲义阅读情况不可视;（3）不方便沟通或沟通成本较高;（4）需求不一致，效率不一致，差异化学习不便体现。２、解决方案：
（1）整理培训内容按目录存放于微培训，方便分类查找；（2）随时随地手机微信查看培训内容，加强复习。
3、优点：
（1）分类别系统存放培训内容和教程，方便按目录查找；（2）预设好标题和关键字方便按关键字搜索；（3）可视化阅读情况，方便检查和评估，分析原因。
五、审批填报：轻松解决工作痛点，大幅度提高工作效率（超级表单应用）
超级表单有普通单、任务单和审批单。可根据需要定制表单，在我校信息采集，网络填报，网文签收等方面广泛应用，限时报表有章可循，有据可查，流程审批规范透明，团队协作更显高效，实际运用空间很大。
超级表单在学校的应用中案例较多，举三例：
实例一：微报修——高效给力审批单：设备报修流程化，处理环节透明化
1、问题：
（1）技术装备设备多，报修的频率高;（2）设备多人使用，常出现多人报修，多次报修;（3）负责处理报修的人员多，无效沟通成本高;（4）社会服务厂商多，对接难,（5）环节多，登记、交接、确认、签批浪费人力资源。２、解决方案：审批单，可多次转审，随时随地用微信审批，查看进度与结果。
3、优点：
（1）可多次转审进行协调，减少无效沟通;（2）随时随地微信审批，方便快捷;（3）随时可查看进与结果;（4）按月或定期出维修报表；（5）流程化处置，解决传统环节各个痛点;（6）无纸化，节约成本。
实例二：微填报——实用快捷任务单：随时随地补充信息更省心，反复核对有据可查更放心，如个人信息填报(配合私人信箱应用信息保密核对，既精准又保护个人隐私)
1、问题：
（1）相同信息多次填报，整理不便效率低下;（2）纸质填报浪费、效率差，且不方便复核;（3）表格填写不规范，特别是日期格式;（4）汇总数据处理难度较高,（5）私密性不佳;（6）时间节点界定问题。２、解决方案：
（1）私人信箱发布填报的项目和已知内容;（2）填报人填报缺补充项目和修改的项目;（3）管理员整理填报数据通过私人信箱反馈给本人核查.3、优点：
（1）填报人省心，无需填报重复信息;（2）随时随地填报不受时间和地点限制;（3）有据可查，确保数据准确;（4）填报说明提示更清晰，填报项目更规范；（5）管理汇总数据更方便，更高效;（6）透明，每个环节清晰，也方便后期查对。
实例三：微记录——灵活多用普通单：常规工作随手记，管理梳理更容易。如外出学习培训记台帐。
1、问题：
（1）传统外出学习培训回校登记不及时;（2）管理员统计与催促浪费大量人力;（3）填报时间和地点受限;（4）填写不规范，特别是日期填写。２、解决方案：
（1）管理员通过超级表单发布填报项目，规范填写要求;（2）填报掌上填报随手记录不受时间地点限制。
3、优点：
（1）现场填报配图效果最佳，微博同步直播;（2）随时随地填报，在规定范围内不受时间和地点限制;（3）便于管理员定期分类汇总;（4）动态监控填报数据，随时查看填报详情； 应用小结
学校综合办公平台的设计与应用 篇6
办公自动化；办公平台
[中图分类号]TP317.1 [文献标识码]A [文章编号]1009-9646（2011）05-0048-02
一、引言
随着计算机及网络技术的飞速发展，Internet应用在全球范围内日益普及，当今社会正快速向信息化社会前进，教育信息化建设的步伐在明显加快。许多学校都己经建立起自己的办公平台，为学校建立自动化办公系统提供了良好的环境[1]。网络环境下实施自动化办公，可以最大限度地提高办公效率和改进办公质量，改善办公环境和条件，减少或避免各种差错和弊病，缩短办公处理周期，并用科学的管理方法，借助于各种先进技术，提高管理和决策的水平[2]。
武汉航道学校有中专、大专及本科（函授）类在校生两千多人，教学班级近50个，其中航海类学生达1700余人。2008年9月在五通口開辟了近80亩地的第二校区，作为航海教育的理论教学基地。传统的办公模式主要以纸介质及电话为主，在信息革命的浪潮中，显然己经远远不能满足高效率、快节奏的现代工作和生活的需要。如何利用网络通讯基础及先进的网络应用平台，建设一个安全、可靠、开放、高效的信息网络和办公自动化系统，为管理部门提供现代化的日常办公条件及丰富的综合信息服务，实现档案管理自动化和办公事务处理自动化，以提高办公效率和管理水平，实现单位各部门日常工作的规范化、电子化、标准化，实现信息的在线查询、己逐步得到了人们的重视[3]。本文以开发该校办公自动化管理系统为例讨论综合办公平台的设计与实现。
二、系统分析
综合办公平台的建立，需要进行用户需求调查与分析，以确定系统目标，这是系统建设的重要环节。
1.项目目标
为了发挥计算机网络的作用而组建“武汉航道学校综合办公平台”，展示武汉航道学校的风采，向广大社会学员和社会各界提供交互式服务，贯彻落实学校管理目标，提高学校部门之间信息资源共享，实现各部门之间互联互通、协同办公，以期提高学校的管理效率和效益。具体目标如下：
（1）资源共享：建立基础信息资源数据库，通过综合管理平台实现信息资源共享，提高信息资源的使用效率。
（2）联网办公：通过网络实现学校有关部门之间的互联互通，通过综合管理平台实现各部门管理工作的电脑化、网络化，强化各部门之间协同办公的效率。
（3）为社会提供服务：通过门户网站向社会、潜在学员提供交互式服务（网上报名和信息查阅）。
（4）展示学校风采：通过门户网站向社会展示武汉航道学校的风采。
2.可行性分析
通过综合办公平台系统对学校日常办公进行管理，实现了教师与教师、教师与学生之间的信息交流，大大地方便了人员之间的沟通。同时，本办公平台对硬件的配置要求不是很高，对软件配置的要求则是系统最好是基于日常办公软件如OFFICE系列上的应用系统，不用花大量资金添置软件，教职工又较容易学会使用。
三、总体设计
1.系统基本要求
本系统要求先进及成熟、技术可靠，具有开放性及安全性；符合标准化原则；易于可扩充和可维护；便于检索迅速、查找方便、存储量大、寿命长、成本低等。
2.系统结构设计
随着Web技术的迅速普及，Intranet以其特有的跨平台、统一美观的界面、简单的操作、开发的系统容易升级、系统开发时间较短，成本较低越来越受到欢迎，给计算机技术乃至整个人类社会带来了新的革命，基于Web的计算机应用系统越来越受到人们的欢迎。因此，办公自动化系统也应紧跟这一技术潮流，将Web技术用于系统中，使用户界面统一为浏览器，应用系统全部在服务器端，系统负载轻，开放性好，系统维护升级方便。
3.综合办公平台总体结构
综合办公平台总体结构如图（略）
四、综合办公平台的管理部门和用户组
1.管理部门
目前“武汉航道学校综合办公平台”涉及到的管理部门分为如下三级：
（1）校领导部门：校长办公室、党委办公室。
（2）处室：招就中心、财务处、学工处、教务处、培训处、船员培训部等。
（3）班级：学校各班级。
2.系统用户组
“武汉航道学校综合办公平台”用户分组如下：
（1）领导用户组：审批、查询、统计、输出全校各项数据信息。
（2）科室工作组：在权限范围内负责本部门的数据采集、审批、查询、统计、输出、发布等工作。
（3）普通职工组：在权限界定范围内查询、输出数据信息。
（4）报名学员组：学员通过门户网站上的报名系统在线报名。
（5）访客组：门户网站访客，只能查询网站上的信息，获得咨询服务。
（6）系统管理组：负责本系统的日常管理和维护，确保系统正常运行。
五、系统运行环境
1.硬件环境
内部综合管理平台数据库和Web应用两台服务器，最低配置为P4双CPU/1GRAM/SCSI3€?6.4G/RAID5/1G网卡，通过10兆专线与Internet相连。
2.软件环境
服务器操作系统采用Windows；数据库采用Oracle10g；软件开发采用.NET技术。
六、结束语
本综合办公平台投入使用2年来，运行情况良好，基木上能利用学校现有人力和网络资源，以办公自动化技术手段支持了学校教育管理和教学服务水平的提高，强化了教育信息资源共享，提高了学校管理决策科学化水平和信息化建设水平。但是，随着教学改革的深人和信息技术的发展，计算机在管理中的应用和推广，必然不断地会对系统提出新的需求。因此，下一步努力的方向是紧跟信息时代的步伐，利用新技术进行二次开发，完善系统功能，为学校作出更大贡献。
参考文献
[1]李长树.办公自动化系统的设计方法与实施策略[J].计算机应用研究会,2000(7):47～50.
[2]张玉春,王淑华,赵海英.办公自动化概述[M].北京：清华大学出版社，2004.
办公系统平台的选择 篇7
M公司原有O A系统采用Domino Notes平台,并升级为WEB版本,主要实现了文件的发布和简单查询功能,对于各二级单位和专业部室,系统提供一个客户端帐号。原有系统存在问题较多,不少功能模块已经无法满足现有工作的需要,有许多功能根本未实现,与公司发展及信息化建设现状不相适应。所以,M公司公开招标“信息技术应用”项目。
本项目要求在M公司已有系统的基础上进行功能的扩展和优化,原有系统的数据需要导入到新系统中,以提供历史数据的查询和利用。主要工作内容是对内向公司各二级单位推广实施,以及增加党群系统办公模块、总部公文接口、档案系统接口等内容,最终实现公司所有单位彼此之间都能够进行流畅的文件及邮件传送;对外还需要提供信息互通接口,包括与M公司上级总部系统(基于Domino平台)的信息接口、与省市公文系统(基于.Net平台)的接口。最终建立一个统一企业办公、协同运作及管理支持的综合平台。
考虑到M公司的规模、需求和相应的办公自动化系统的复杂度,选择合适的办公系统平台是项目成功的关键。
1 选择办公系统平台的要点
在选择办公系统平台时,需要考虑的问题包括:
(1)技术的成熟性:平台技术是否成熟,是否得到大量应用检验,成熟的平台是保证系统建设成功的基础。(2)可扩展性:考虑到办公系统建设是一个持续过程,随着企业发展的需要,不可避免地需要进行企业机构、业务及人员的调整,系统应能适应公司网络和应用系统不断扩大的需要,确保系统升级、过渡的可操作性;能适应新技术不断发展的要求,使现实方案能不断引入新技术,方便地向新产品过渡和平滑升级。(3)安全性:办公系统作为企业运营管理的工作平台,系统的安全性和可靠性是至关重要的,而系统是否安全可靠,需要由平台提供安全机制的保证。(4)可维护性:绝大多数系统的运行成本是远远高于开发成本的,尤其是设计面非常广的OA系统。系统应比较容易管理和维护,能有效控制、降低运营成本,系统的可维护性一定要好。(5)开发能力:选择平台时,要考虑在该平台上的开发手段、开发效率、开发成本等。(6)分布实施:系统的分布式实施和部署能力是系统成功实施和将来扩展的保障。(7)兼容性:对于企业应用,除了要考虑办公系统平台软件跟操作系统平台的兼容性问题之外,还需要考虑跟现有的其他管理软件的兼容性问题。
2 办公系统平台的比较
目前的办公自动化软件(协同办公软件)的系统平台主要有以下两类四种:
第一类是以群件为基础,主要是基于Lotus Domino/Notes的和基于Microsoft Exchange的两种。
第二类是以开放平台为基础,主要是基于微软的.Net平台(严格地讲,其中部分产品是基于ASP而非.Net)的、基于J2EE(Java)的两种。
2.1 Lotus Domino/Notes平台
Lotus Domino/Notes是一个集文档数据库、邮件系统、动态Web信息发布、可视化集成开发环境于一体的基础平台,适合处理办公协作流程中产生的非结构化文档信息,并可利用灵活的邮件机制在企业内部传递文档。
优点[1,2]:一是强大的电子邮件系统,D o m i n o/N o t e s的邮件系统基于标准的Internet邮件服务器,能够支持所有基于标准的Internet邮件工作方式,不仅能够满足群件协作的要求,能与任何支持Internet标准安全协议的用户建立安全的通信渠道,而且不必进行地址格式转换;二是支持工作流技术,Domino/Notes是针对办公自动化精心设计的文档驱动应用环境,它所提供的许多功能本身即可满足日常办公需要;三是采用新型的文档型数据库,文档的内容可包括文字、图形、扫描图像、WWW页面、声音、录像片段、源程序等,因为数据库的基本元素就是文档,所以Domino/Notes数据库能够存储、管理这些非结构化数据;四是支持快速原型化,Notes提供了许多数据库模板,有自己的开发语言和开发平台,用户可以方便地针对本企业的特殊需要就开发出新的应用系统,并实现与Notes无缝连接;五是性能安全可靠,Domino/Notes使用RSA公共密钥加密技术,提供了验证、访问控制、加密、电子签名四类安全措施;六是强大的数据资源集成性,Domino/Notes提供了许多产品与技术实现Domino与企业其他数据资源的集成,其中所采用的连接方法不局限于ODBC,对于DB2、Oracle等大型数据库可以直接访问;七是平台兼容性强,可以运行在大部分流行的操作系统平台上,如Microsoft Windows、Sun Solaris、IBM OS/2、IBM AS/400、Linux等等。
缺点:文档数据库不能满足大数据量和业务并发高的企业级要求。对关系型数据的查询统计功能相对较弱;系统平台软件较贵;因它不是一个开放的系统,系统的灵活性受一定局限,给新功能的二次开发带来一定的困难,因此,对系统维护人员的要求较高;基于C/S结构,每客户端都需要安装软件--虽然也可基于B/S结构应用,但那样就必然牺牲Domino/Notes最为突出的基于“交叉验证”的高安全性。
2.2 Microsoft Exchange平台
Microsoft Exchange是完全基于微软平台的一个产品,其本质是一个邮件服务器。其主要功能是电子邮件,此外通过公共文件夹等支持基本的、需求简单的协作型应用。对稍微复杂的需求如工作流自动化应用则需要大量的开发并且集成其他产品或技术[3]。
优点:它作为Microsoft BackOffice产品家族的一员.可以很好的和NT集成;使用电子邮件,与用户的桌面平台结合得更好;提供了一个以中心管理的企业信息交流系统,同时具有强大的工作流设置能力。
缺点:不能跨平台,只能在Windows操作系统下使用,系统之间的兼容性和扩展性差;不是一个开放的系统,系统的灵活性受一定的限制,也给新功能的二次开发带来了一定的困难;同时购买正版的Exchange软件本身也是一笔较大的投资。目前在市场上单纯地基于Microsoft Exchange的办公自动化系统并不多见。
2.3 Net平台
.NET作为Windows的一部分,是微软公司的一个软件技术,用来连接信息、人、系统和各种设备。它通过使用Web服务实现软件的高度集成。不论操作系统或编程语言有何差别,Web服务器都能使应用程序在Internet上传输和共享数据。
优点:.net是一种跨语言平台,可实现多语言开发;运用多种语言互相取长补短,扩展性好;.net开发界面友好,学习曲线低,开发速度快。
缺点:严重依赖.net Framework平台,移植性差,只能局限于微软Windows平台;中间件服务器即COM+服务器不够成功;功能也不如J2EE强大。
2.4 J2EE(Java)平台
J2E E:Ja va 2 Pl atf or m E nt erp ri se Edition,是SUN公司为企业计算推出的企业级Java平台。J2EE是一个平台的一系列技术标准的组合。
优点:三层结构,MVC方式的三层结构设计,保证系统灵活高效;兼容性强,系统跨平台设计,兼容多种关系数据库,适应客户的软硬件环境;性能高,采用数据库连接池,通过JDBC技术访问数据库,满足频繁访问需求,且多处采用缓存技术,提高系统整体性能;完全B/S结构,方便用户使用,方便管理员维护。
缺点:成熟度较差,成功产品较少,应用的时间短,技术积累较少;开发难度高,开发量较大,产品成本较高;市场上主流的中间件服务器为Weblogic和Websphere价格昂贵,而免费的轻量级中间件服务器Tomcat和Resin性能又不敢保证;关系型数据库处理工作流和文档比较困难。
总结以上所述,列表比较如下表1[4]。
3 Domino与RDB开发OA系统的比较
上面简要分析了基于各种开发平台开发办公自动化系统的优点和缺点,本文建议办公平台继续使用Domino平台。之所以选择Lotus Domino平台实施M公司办公自动化系统,具体原因是:
(1)Domino与RDB有各自的市场定位,作为信息存贮和管理的平台,Domino的优势在于文档(文档型数据库)管理、工作流(各种审批流程)和协作(异步协作、实时协作、团队协作等),而关系型数据库的优势在于数据运算和报表统计,两者的长处显而易见。在实施信息系统时,我们应该扬长避短,充分利用已有平台的优势。
(2)使用Domino平台开发办公系统,所需工作量比使用RDB少很多。用RDB加中间件的方式开发OA系统,等于要在关系型数据库之上要首先开发一些Domino已经提供的基本服务,包括工作流、文档处理、协同工作、安全控制等功能,从开发工作量而言,要开发出一套可用的、稳定的“类Domino”平台,决不是一两年能完成的工作,并且,该平台的可靠性、后续的升级和维护,还要求有一个专业化公司来保证。而采用Domino平台开发和维护成本将大为降低。
(3)Domino本身是一种为协同办公设计的开发平台,而不仅仅是一种通用的开发平台和编程语言。因此,当Domino平台升级时,已开发的基于Domino平台的办公系统将通过升级自动具有更强的协同办公能力;但是当RDB平台升级时,因为它所考虑是通用的需要,相应办公系统的功能必须通过大量的开发才能实现。
(4)此外,Domino从R6已经全面支持J2EE和RDB集成。这样就使得Domino和RDB,不是对立的,而是互补和统一的。在此基础上,可以采用Domino开发办公自动化系统,Domino提供了开放的接口,支持行业标准,并且可以通过一系列的工具快速的和其他系统整和,为用户提供一个完整而统一的解决方案。这样,我们就可以真正实现在发挥各种平台各自优势的前提下,构建企业信息化统一平台。
(5)Lotus Domino产品成熟,具有先进的文档数据库和电子邮件系统,具有完善工作流机制及标准的Web服务,而且在系统开发中,可集成关系型数据库、Java技术以及Internet技术,使系统具有良好的集成性、开放性和可扩充性。使用Lotus平台实施OA系统,正是实现了“用合适的工具做最恰当的事情”。
(6)选用lotus平台的另一个原因是:IBM是一个可以信赖的、有良好信誉的公司,从1995年底收购Lotus起,Lotus产品线已成为IBM四大产品线之一,得到了持续的发展。IBM对全球用户承诺将继续发展Lotus Domino,并不断注入新的技术,如在Louts Domino Desinger8.5对Ajax、样式表、RSS等技术进行全面支持[5]。
(7)M公司上级总部已构建基于Domino/Notes办公平台,M公司在内部也布署了Domino/Notes系统作为办公自动化平台,使用Domino平台能保护已有投资,更便于实现与上级总部办公系统的连接。
4 结语
针对此项目,综合考虑办公平台的成熟性、扩展性、安全性、稳定性、开发能力、分布实施能力和投资保护等等因素,Domino/Notes平台是不错的选择。
当然,对于不同的应用,有关不同的环境,那么可供选择的平台就各不相同;同一个应用,对于不同的设计人员,采用的方案也各不相同。本文作为一个应用例子,以供进行对比参考。
参考文献
[1]武坤等.Lotus Domino/NotesR6应用开发[M].北京:机械工业出版社,2005.
[2]石丽霞等.Lotus Domino Designer6应用程序开发指南[M].中国水利水电出版社,2004.
[3]方小铁.Lotus Domino/Notes与Microsoft Exchange办公自动化开发平台比较[J].电脑与电信,2006-7.
[4]张珞.疗养院办公自动化系统平台的选择与应用[J].实用医药杂志,2010-1.
高职院校办公平台建设的思考 篇8
关键词：高职院校,办公平台,建设
0 引言
所谓办公平台是指OA办公系统, 就是用网络和OA软件构建的一个单位内部的办公通信平台, 用于辅助办公。办公平台完成单位内部的信息通信、信息发布、文档管理、工作流程自动化等等工作。办公平台在很多本科院校得到推广和应用, 但在高职院校的推广和应用还有相当差距。随着信息技术的高速发展和校园网络的建成, 高职院校建设一个安全、可靠、开放、高效的办公平台已势在必行。
1 高职院校办公平台建设的现状
目前, 全国大部分本科高校已逐步开展办公平台建设, 其中一些高校依照自己的需求、软件技术水平和硬件条件开发了独具特色的办公自动化系统, 还有一部分高校也已购买了办公自动化系统。但高职院校在办公平台方面相比本科院校有较大滞后。以陕西高职院校的办公平台建设为例。陕西共有高职高专院校共计38所, 按照办公平台建设情况, 可分为三类院校, 第一类是没有推行办公自动化, 仍然使用传统的文件处理和办公方式的院校, 大概有33所, 这些院校中个别院校有自己的邮件系统;第二类是刚完成办公平台建设, 处于试运行阶段的院校, 大概有3所;第三类是已经正式投入运行的院校, 包括陕西铁路工程职业技术学院、陕西邮电职业技术学院等, 大概有2所。在第二类和第三类院校中, 其办公平台的推广程度及功能使用程度也各不相同。
2 高职院校办公平台建设的必要性
由高职院校建校时间短, 人员层次不齐, 学校的整体管理水平亟待提高。加之近年来, 随着高职院校扩招、新老校区的建设、学校的多元化发展与壮大, 规模日益庞大、办公地点分散、整体的管理复杂度不断提高, 信息处理不及时, 沟通不畅, 协同工作效率低下等问题表现得日益突出, 建设一个安全、可靠、开放、高效的办公平台已非常重要。
2.1 建设办公平台, 是提升高职院校管理水平的必要
利用先进的信息和网络技术, 建设一个安全、可靠、开放、高效的办公平台, 将高职院校各部门日常业务工作的逐步规范化、电子化、标准化。利用办公平台整合学校各种信息资源, 实现共享, 将为学校领导层和各管理部门提供决策信息, 高职院校的整体管理水平将大大提高。
2.2 建设办公平台, 是高职院校提高办公效率的需要
高职院校组织结构庞大, 管理头绪多, 各种事务处理牵涉到众多的机构部门。文件传阅、下达通知, 往往要经过许多道程序, 浪费大量时间和人力。例如, 一个文件形成要经过多个部门传审, 人工传递文件速度慢, 如果在某个部门滞留, 所花费时间就更长。建设办公平台将改变传统的办公方法和信息传递方式, 利用网络和信息化设备, 大大提高高职院校的办公效率。
2.3 建设办公平台, 是建设节约型校园的要求
建设节约型社会是党中央和国务院的一项重大战略决策, 节约型社会呼唤节约型校园。建设节约型校园, 不仅是学校自身发展的需要, 更是学校培养合格人才, 提高学生综合素质, 履行高校社会责任的需要。而高职院校传统的办公方法导致办公成本高。例如, 一份文件在递交、等待、催办、传递途中, 可能需多次复印, 一份普发性文件还需大量印刷, 才能分发到各职能部门, 导致办公成本高。建设办公平台, 将实现学校的无纸化办公, 大大节约纸张、印刷等办公成本。所以建设办公平台, 是建设节约型校园的要求。
因此, 改革传统办公模式, 建设办公平台, 实现办公业务的处理、流转、管理过程电子化、信息化已势在必行。
3 实施办公平台建设计划的步骤
笔者所在的陕西铁路工程职业技术学院2007年就已开始办公平台建设。结合学院的办公平台建设经验, 实施办公平台建设计划有以下主要步骤。
3.1 领导重视, 成立组织机构
学校领导要高度重视办公平台建设工作, 成立以一把手领导为组长, 主管领导和各相关部门负责人为成员的学校办公平台建设工作领导小组, 制定相关制度。同时成立校 (院) 长办公室牵头、网络中心等部门配合的办公平台建设工作实施小组, 负责具体实施工作。
3.2 考察、调研相关院校和办公平台软件市场。
对已经推广和应用办公平台的院校进行考察, 学习实施经验。同时结合学校的功能需求, 对现有办公平台软件市场的产品类型、产品性能以及价位进行综合调研。
3.3 确定办公平台软件, 进行建设实施
在确定好适合本校的办公平台软件后, 就要开始办公平台建设的实施了。办公平台建设的实施包括硬件和软件的实施, 硬件实施的内容有服务器、交换机、防火墙等校园网络设施的配置, 软件的实施有软件的安装与调试人员和机构的信息设置、文档基础信息及流程的相关配置等。
3.4 办公平台的运行与调试。
办公平台的运行与调试需要做三个方面的工作, 一是对全校所有人员按照人员类别及不同角色分层次、分期进行了培训;二是制定办公平台运行相关保障制度;三是对办公平台的运行中出现的问题进行调试, 使办公平台运行逐步稳定。四是对办公平台的各项功能分类、分时间逐步进行应用与扩展。
参考文献
[1]肖晶.关于高校办公自动化实施的几点思考[J].法制与社会, 2008, (11) :255-256.
[2]陶艳红.我国高校办公自动化现状分析与对策研究.华中农业大学2004届研究生学术论文.
SOA、云计算和协同办公平台 篇9
协同办公将最新的管理思想、管理理念植入其中,使单位在面对外部环境的易变性与复杂性时,突破以往传统的严格的部门分工,打破使单位在高速发展过程中呈现出的多项目、跨区域、集团化的发展趋势受时间、地域、部门之间的限制所带来的信息孤岛,从而提升单位的整体竞争力和前进速度。
从SOA到云计算
计算机分为硬件与软件。硬件是实现运算的平台,所“会的”仅是加法与移位。软件是把要做的事情逐渐分解,拆分为计算机可以做的简单工序,先输入给计算机内,计算完后再输出结果。
任何复杂的事情,通过数字化,变成计算机可以认识的“语言”,计算机再做“计算”,按照我们的模型(软件设计)得到我们需要的结果,所以原则上计算机可以做任何动作。但是计算机最低层的工作,就是“重复”地计算,重复利用以前的软件,也就是因为这个“重用”,让计算机的能力越来越神奇。
SOA有些象系统集成中的搭积木,SOA的五大关键因素有两个是作基础支撑的,一个是连通,另一个就是重用,重用是SOA快捷支撑企业业务能力的灵魂。
所以我们说SO A是高级可重用的编程思路,把软件设计的着眼点从编程人员转移到业务流程设计人员,让业务用户与IT人员的“对话”更加“职业”,计算机已经成为最为普通的工具,软件开发成为业务人员的工作,而不再是计算机专业人员的工作。
重用在软件开发思路上的展现是计算机设计者开始就有的想法,硬件设计者也一直希望硬件的重用。在单台的计算机上运行多用户的系统,让多个人使用不同应用在早期的计算机上就开始了,因为那时计算机是奇缺资源。后来PC普及后,在PC上运行单用户的多线程,让一个用户可以同时做不同的事情。随着CPU的功能日渐强大,人们开始希望更多、更灵活的硬件平台,计算机的虚拟技术开始流行。
虚拟计算机实际就是计算机硬件组件的重用。首先是存储资源的重用,存储技术从计算资源中分离,形成规模宏大的网络存储技术,应用系统不再关心数据具体存在哪里,由存储系统保证数据的可用性、可靠性和安全性。其次是计算资源的重用,随着多核CPU的出现,应用程序需要几个CPU、多大内存、什么操作系统、什么数据库支持,在虚拟计算机中都是可以动态分配的,也就是随时根据你的需要,从目前的所有计算机硬件中虚拟出一台最适合你的计算机,由于资源是按需分配,所以硬件的利用率自然提高。虚拟就是把计算机的硬件变成可以随意组装的积木。
云计算是采用单个性能一般的计算机群体,完成超级计算机才能提供的计算性能。云计算是一种通过虚拟化的方式共享资源的计算,计算资源可以动态部署、动态调度、动态回收。在云计算的设施中,各种计算机被连接在一起,形成统一的资源池,这些资源会被动态地分配给不同的应用和服务,满足它们在不同时刻的需求。
运用SOA和云计算构建协同办公系统
SOA与云计算的联合
在构建协同办公系统时,我们将重用的思路贯穿到计算机的软硬件设计中,将SOA与云计算两者融合,形成如图1所示的构架。
在构建协同办公平台时,云计算是网络安全技术人员最为担忧的,而且给这些技术人员带来工作的复杂度。对于安全性我们可以采用私有云的方式得到加强,然后按照SOA的管理策略、方法和技术构建协同办公平台。协同办公平台与互联网是物理隔离的,资源的共享仅仅是在内部私有云的网络上。
该平台是一个支持跨部门跨系统信息交换和应用协同的信息集成平台,该平台的前提是要怎样加强系统的重用,一贯发挥计算机的强项,进行信息共享与交换,进行软件资源、硬件资源等的重用。
从功能管理看,整个平台是一个中间纽带的作用不是一个管理流程耦合的紧耦合系统,而是一个基于信息集成与整合的松耦合系统。
云计算和SOA策略融合带来很多便利,包括可扩展性和规范化。从架构出发。按照SOA理念设计系统架构,利用云计算的便于扩展性适应需求的增加。二者互相促进,互相补充。
设计方案
建立应用的统一技术架构模型,包括有业务组件模型、技术分层架构、系统部署模型以及系统集成模型等。然后围绕应用架构结合单位的组织模式和IT建设模式,建立快速开发过程方法的模板。最后还会建立平台应用的保障体系,比如培训、共享知识库等,确保部署后能更好的使用。设计原则应考虑松散耦合性、标准架构性、动态扩展性。
图2是SOA与云计算应用支撑平台概念模型,在这个模型中,应用支撑平台处于一个核心的基础的位置,为应用环境中跨部门跨系统的信息交互和业务协同提供了一个驱动的引擎。
应用支撑平台的核心是信息集成总线的功能实体,信息集成总线的基础是SOA理念下的企业服务总线(ESB)。在架构中,ESB (企业服务总线)是一个重要组成部分。ESB提供系统间交互的通用机制,支持系统间的信息交换和系统集成,而不介意系统是什么语言开发的、系统的架构是两层还是三层等等。
应用支撑平台的特点
分布式。
应用可以部署在不同的网络点上,可以虚拟统一管理,也可以单独使用。
虚拟化。
应用与计算机硬件不绑定,根据应用的需要虚拟出应用需求的计算机使用,实际上就是增加了虚拟管理层。
动态可扩展。
虚拟的比非虚拟的好处,就是动态扩展的方便,因为业务的发展,对计算机、存储等资源的需求会动态增大,也不希望业务因系统升级而中断,动态扩展也是虚拟计算的天生亮点。
灵活。
可以支持不同应用的环境需求,包括CPU、存储的硬件需求,也包括操作系统、数据库、中间件等软件环境,还包括业务应用的需求。
应用支撑平台的核心功能
应用支撑平台的核心功能是发挥计算机的强项----重用,对于OA系统已有的子系统不做任何调整与改动,在此基础之上搭建出一个ESB总线和新的协同办公平台。ESB总线是枢纽,或者可以叫做过渡缓冲区域。将原有OA系统中可以重用的部分提炼到总线中来,这些可重用部分包括软件、硬件、标准、接口等。然后,协同办公平台在ESB之上从ESB中提取所需部件搭建出新的平台。
基于这个设计,该平台可以实现:
1)跨部门跨系统的信息交换。
应用支撑平台可以提供多种信息接入和接出渠道,包括消息、文件、Web服务、各种EDI模式等等,ESB内部提供了消息转发、路由转发、发布/订阅等各种功能,可以支持灵活的信息发布、采集和流程控制,可以支持OA的复杂信息应用需求。
2)跨部门跨系统的应用集成。
应用支撑平台还提供了丰富的应用交互的机制,可以支持跨部门跨系统的业务流程协同和整合,使得原来独立运行的系统协同应用。提供了原OA系统中可重用的功能、模块、子系统和硬件资源,便于系统办公平台上子系统的系统搭建。为了支持应用集成,ESB还提供各种各样的接口/适配方式,以满足各种异构应用交互的需要。
基于SOA与云计算的业务协同平台是一个完整的信息集成平台。这个平台以通用的ESB功能为基础,需要实现需求分析中所包括的所有功能和非功能需求。同时,为了支持未来的跨部门应用协同,还需要把其他各种支持SOA的技术和机制纳入其中,如UDDI以提供整个环境下的服务注册和管理,流程服务器(Process Server)以提供基于SOA的协同应用设计和运行的环境等等。
浅谈如何完善烟草移动办公平台 篇10
“移动办公”也称“3A办公”, 即办公人员可在任何时间 (Anytime) 、任何地点 (Anywhere) 处理与业务相关的任何事情 (Anything) 。这种全新的办公模式, 让办公人员摆脱时间和空间的束缚, 随时随地通畅地进行交互流动, 工作更加轻松有效, 整体运作更加协调。
9月20日, 龙岩市烟草公司128名营销人员成功运用卷烟营销移动办公平台开展营销工作, 这标志着龙岩卷烟营销正式进入全方位的智能营销时代。营销人员在零售客户店铺内即可完成拜访计划、拜访签到和签退、订单跟踪 (对应客户的订货情况) 、品牌培育、消费跟踪、信息采集、宣传促销等系列的营销工作。
二、运用移动办公平台的必要性
(一) 行业发展的必然要求
随着行业“重基础、调结构、严管理、促规范、强素质”的推进, 行业管理不断向下延展到基层人员, 服务不断向一线现场延伸, 行业基础管理上水平对日常管理的方方面面都提出了新要求。随着《数字烟草发展纲要》的深入推进, 烟草行业在移动信息化建设方面进行了大力的投入和开发, 利用3G技术实现移动办公, 在提高工作效率的同时有效提升企业的管理水平。
(二) 满足零售客户日益增长的需求的必经之路
马斯洛提出的需求理论, 认为人类有5个层次的需要:生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我实现, 依次由较低层次到较高层次逐层实现。同理, 零售客户的需求也可大致分为利润需要、安全需要、服务需求、尊重需要和成长需要五个层次。利润需要是零售客户最原始的需求, 包括满足的货源供应、适销对路的产品组合、合适的批零价格、竞争有序的市场环境。安全需要包括长期稳定的获利、不合格品的退调、不畅销品的处理和资金风险最小化。作为零售户, 他们渴望得到我们的帮助。服务需要如得到送货上门的服务、得到体力劳动的节省、简便快捷的沟通联系、得到经营上的帮助。因为烟草的特殊性, 零售客户在选择供应商上是唯一的。所以, 零售户更希望得到尊重, 以及对其价值的认可。这要求我们在面对卷烟零售客户时要以较为重视的心态对待他们, 对他们采取人性化、亲情式的服务。在零售客户需要的内容中最高层次为成长的需要。这一最高层次, 要求我们在平时的工作中善于指导零售客户经营, 使零售客户经营业绩得以提升、经营能力和管理水平得到提升, 从而实现零售户的自我价值。
现阶段零售客户的需求日益增长, 利润、安全、服务、尊重的实现已不能满足大多数零售客户, 自我实现的成长需要成为主流, 这就需要服务人员借助高科技工具和信息平台, 努力挖掘零售客户需求, 随时随地满足成长需求, 不断提升客户满意度。
(三) 服务监测的重要手段
服务监测由服务监督和服务测量组成。通过服务监测可以为营销人员的绩效考核提供科学合理的依据, 并发现服务过程中存在的问题, 更有方向地指导营销人员今后的工作重点。移动办公平台是一个非常实用的监测系统, 可对营销人员的拜访工作、卷烟销售、信息采集、客户管理等营销环节进行实时跟踪。该平台可根据GIS (地理信息系统) 上传的位置信息对营销人员进行精确定位及拜访轨迹的回放。还可形成营销人员的拜访情况报表, 营销管理人员可以很方便地掌握拜访情况、服务情况、市场情况, 从服务的过程、结果和效果三部分进行监测和评估。
三、移动办公平台运用现状
移动办公平台运用已有一个月, 通过日常跟踪和反馈, 发现目前营销人员在运用移动办公平台时还存在一些问题, 影响了工作效率的提升。
(一) 系统不稳定
移动办公系统由中软海晟统一设计制作, 在使用中, 营销人员经常遇到新增失败、黑屏、无法下载数据、无响应等问题, 有些共性问题中软海晟统一解决即可, 但大部分涉及到个性问题, 需要一对一解决。从营销人员发现问题到中软海晟解决问题, 往往耗时过长, 耽误了拜访, 影响了计划, 造成计划与实际工作脱节。
(二) 系统功能不完善
目前营销人员使用界面由营销中心与中软海晟共同商定后确定, 但在实际拜访中发现, 有些零售客户有需求系统却无法支持。通过调查, 营销人员一致希望能将专管员一并纳入移动办公平台, 打造专销即时互动平台, 解决了专销在日常工作中的沟通、信息、衔接不畅的弊端。货源策略信息、促销信息、零售客户信息变动、销量变动等情况目前还没有提示功能。
(三) 营销人员使用意识淡薄
由于以往营销人员拜访零售客户主要依赖各种表单, 因此在使用移动办公平台时往往还不习惯每日必用, 每户必用。有的人到店后开展了一系列拜访工作, 但忘记了“到店确认”和“离店确认”;有的人对系统里各种查询功能不熟悉, 有的人仅仅是根据系统使用系统, 没有进行深层次分析和总结。
四、合理利用, 不断完善移动办公平台
(一) 深入调查, 了解需求
营销人员的需求是基于其服务工作的易用便捷性, 软件开发商的需求是基于其设计工作的便利可行性, 零售客户的需求是基于其实际经营的信息及时全面性。而无论是营销人员还是软件开发商, 归根到底都是为了零售客户服务的, 因此需要对零售客户的实际需求进行深入、细致调查, 了解其在经营中需要哪类信息, 希望得到怎样的指导和帮助, 得到哪些方面的提升和发展。通过调查得到的需求, 才真正适合零售客户, 软件开发商根据这些需求进行系统设置, 营销人员随之开展针对性的服务, 才能真正满足零售客户, 进而提升客户满意度。
(二) 专人负责, 即时沟通
由于各种原因导致的系统不稳定问题需由软件开发商逐一解决, 这就出现“多对多”的沟通难题, 软件开发商无法在短时间内解决大量问题, 从而导致问题不能即时解决, 影响营销人员工作效率。此时需要专人负责, 进行专项沟通, 实现即时解决问题。首先软件开发商应根据区域设置相应的服务人员, 如分县别或片区等, 这样相应区域出现问题直接由相关服务人员解决, 实现“一对一”沟通。其次营销中心和客户服务中心应选择精通计算机的人员专门负责移动办公平台, 一方面可解决一些常见系统问题, 另一方面可收集反馈问题, 对营销人员遇到的问题实时跟进, 确保第一时间得以解决。 (见图1)
(三) 改进界面, 完善功能
与软件开发商充分沟通协调, 根据营销人员和零售客户的需求不断改进系统界面, 完善系统功能。当前营销人员对系统功能的反馈主要集中在两点:一是缺少信息更新的提示, 二是缺少互动界面。信息更新是指每日货源更新通知、零售客户信息更新提示、销量、星级、品牌异动信息提示等。互动是指营销人员之间以及与专管员的内部互动、与零售客户、消费者的外部互动。如在移动办公平台设置互动界面, 搭建大沟通平台, 不仅可以提高办事效率, 更可以互通有无、增进客情、提升服务质量、展现烟草企业文化。
(四) 定期反馈, 专项评估
移动办公技术虽然已是一项成熟的技术, 但应用与烟草行业还是刚刚开始, 因此需要定期进行评估, 查找不足及时改进。根据实际使用情况定期收集营销人员、零售客户的各方反馈, 综合系统使用数据报表, 评估该阶段使用频率最高的模块、使用频率最低的模块、最容易出现问题的模块、营销人员移动办公平台使用情况、计划落实情况、系统差错次数等项目, 并收集需要改进和完善的建议, 进行专项评估。对于实用、可用的建议要与软件开发商协调增加完善, 对于多余、无用的功能可适当减少、删除。总之反馈的目的是进行评估, 评估的目的是改进、完善移动办公平台。
(五) 集思广益, 绩效激励
营销人员是移动办公平台的使用者, 在每天的使用中通过自身感受、与零售客户交流, 会对系统产生很多想法, 其中不乏可圈可点可取的好主意、好点子。为了广泛收集建议, 可组织营销人员开展“我的PAD我做主”创意竞赛, 让营销人员从系统界面设计、操作流程、功能设置等方面, 开动脑筋, 集思广益, 提出大胆、创新的想法, 使移动办公平台更加丰富、全面、贴近实际, 并对优秀创意者进行奖励。营销人员移动办公平台日常使用规范情况可纳入绩效考核, 通过考核督促营销人员规范使用PAD, 确保服务质量和工作效率的提升。