电子文件鉴定社会化（精选四篇）
电子文件鉴定社会化 篇1
那么如何做好电子文件的鉴定工作, 确保电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性?笔者结合高校档案管理工作实际, 就电子文件鉴定工作提出一些看法和建议。
一、把握好高校电子文件鉴定时机, 实现前端介入与过程控制
1. 前段控制。
它是指在高校电子文件形成之前, 即在文件管理系统设计之时, 档案人员就参与到其中, 将高校电子文件的鉴定标准、要求与系统设计人员一起共同编入程序, 以便系统根据事先拟定的归档范围及要求, 将有价值的文件自动备份保存下来。正如冯惠玲教授所指出的:“设计阶段是确定电子文件归档范围的最佳时机。因为在无形的流动中, 不再用于日常活动的电子文件, 随时都有可能被用户出于各种原因而删除。事先确定归档范围, 判定保存价值, 确定采集时间和采集方式, 包括哪些文件需要保存草稿, 哪些动态文件需要定期拷贝等, 对于保证归档文件的完整性、准确性, 具有决定性意义。”
2. 全程管理。
是指根据电子文件的特点和管理要求, 建立一个完整的管理体系, 对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理与监控。国际档案理事会电子委员会根据制定的《电子文件管理指南》把电子文件的生命周期划分为三个阶段:概念阶段、形成阶段和维护阶段。电子文件的鉴定贯穿其生命周期各阶段, 需要在其生命周期中连续展开。这就要求高校档案人员在文件形成、归档、存储、利用、销毁等的全过程进行实时监控, 及时收集文件有用信息, 并要求对软硬件设施、传递数据情况、配套环境等作出实时检测和必要的信息收集, 这样才能确保长期保存的电子文件在新的环境下依然是完整的、可识别的、可利用的。
二、确定高校电子文件鉴定的内容和方法
1. 高校电子文件鉴定的内容。
电子文件鉴定的内容包括了内容和技术两个方面的鉴定。内容鉴定也称为内容价值鉴定或内容分析, 是指根据电子文件自身的状况和信息内容来确定电子文件的档案价值和保管期限。即根据高校电子文件所含信息的有用性和社会需求, 鉴定电子文件的实用价值和历史意义, 并在此基础上确定其保管期限。技术鉴定是指根据电子文件保存、识读等方面的技术状况来确定电子文件的档案价值和保管期限。内容价值鉴定和技术鉴定这两个要素对于确定电子文件的保存价值来说缺一不可, 这就要求电子文件的鉴定从内容和技术状况两个方面同时展开, 并最终将两个方面的鉴定结果连续起来, 综合判定电子文件的保存价值。
2. 高校电子文件鉴定的方法。
(1) 内容鉴定的方法:把职能鉴定法作为高校电子文件内容鉴定的方法。职能鉴定法是以文件联系为基础, 以文件来源为中心, 通过分析文件形成机关的职能、计划、活动和业务内容来进行鉴定, 体现了宏观的、整体性的鉴定思想, 适应了电子文件时代档案管理工作的需要。高校文件价值的大小取决于职能活动的重要程度, 以职能因素为标准鉴定文件能较为客观地反映各个历史时期社会的真实状态。 (2) 技术鉴定的方法。对高校电子文件信息进行计算机阅读检查, 发挥元数据的作用, 检查高校电子文件信息记录制度, 对高校电子文件形成时间和形成者身份进行检验, 检查高校电子文件的传递方式、格式、状况以及保存文件的方法, 从技术上、法律上对高校电子文件信息的客观性进行认定。
三、制定高校电子文件的鉴定制度
保管期限表是电子文件鉴定的依据性文件, 制定电子文件保管期限表是高校电子文件内容鉴定的前提性、关键性工作。可以根据《高等学校档案管理办法》 (国家教育部第27号令) 、《电子公文归档管理暂行办法》 (国家档案局第6号令) 、《电子文件归档与管理规范》 (GB/T18894-2002) 等有关政策法规, 制定高校电子文件保管期限表。要使所保存的电子文件既能反映高校主要职能活动情况, 维护其历史面貌, 又能为高校积累历史文化财富, 同时便于电子文件的保管和利用。电子文件保管期限表的制定要与电子文件管理系统设计紧密结合起来。在电子文件管理系统设计的调查阶段, 就应该着手制定保管期限表, 与电子文件鉴别工作同步进行。
四、确定高校电子文件的鉴定人员
由于高校电子文件的鉴定包括内容鉴定和技术鉴定两个方面, 这就使其鉴定工作比纸质文件复杂得多, 仅由档案人员来进行恐怕难以保证质量, 因此, 高校电子文件的鉴定职责往往需要由多方人员来承担。在高校电子文件鉴定工作的整个过程中, 理想的组合是由电子文件形成部门人员、档案人员和计算机人员三方组成的鉴定组合, 这样才能保证高校电子文件鉴定工作的质量。因为电子文件的内容鉴定需要电子文件形成部门人员和档案人员的参与。高校档案人员能够运用电子文件管理的专业知识, 提出电子文件鉴定所需的条件和要求, 并能考虑、兼顾到电子文件的长远价值;文件形成部门的人员则更了解本单位的组织结构、职能以及具体文件的利用价值。同时, 电子文件的技术鉴定是保证其真实性、完整性和可靠性的关键, 因此计算机人员在电子文件鉴定中是十分重要的。
此外, 还需要领导的高度重视, 形成一个“统一领导、分级管理”的模式, 尽快制定相应的高校电子文件鉴定的规范、标准。一方面, 要提高档案人员的计算机水平, 使其具备利用计算机管理和利用档案的能力。另一方面, 要对计算机人员进行档案专业知识的培训, 加强他们在系统等的操作上关于档案专业知识的运用能力;同时, 要搞好档案人员不断学习档案专业知识的继续教育工作。
总之, 高校电子文件鉴定工作是一项综合性、专业性很强的工作, 随着高等教育改革的不断深入和现代化事业的不断发展, 电子文件的来源更加广泛, 文件之间的联系也更加复杂, 这就要求我们在遵循电子文件时机、方法和制度的同时, 必须充分重视鉴定人员业务素质、水平的提高以及档案工作经验的总结和积累, 只有这样, 才能真正保证电子文件鉴定的质量。
参考文献
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[7]GB/T18894-2002, 电子文件归档与管理规范[S].
电子文件与纸质文件的鉴定区别 篇2
随着计算机的普及以及知识经济时代的迅速发展,电子文件已经成为目前社会上数量最大的文件种类,对其进行收集、鉴定、归档、整理已经是档案界目前工作的主要任务内容。电子文件的鉴定与纸质文件鉴定相比,在时间、程序、内容、方法、鉴定人员等方面上都有很多的不同之处。
电子文件鉴定工作，包括真伪鉴定，开放鉴定，密级鉴定，价值鉴定等。电子文件鉴定的概念是价值鉴定，即根据一定的方法和原则，判断电子文件的历史和现实价值，确定其保管期限；对保存期限已满的电子文件进行复审，并按照复审结果对电子文件作相应处理（销毁或继续保存）的过程。电子文件的鉴定比纸质文件的鉴定更具复杂性和难度。
一.鉴定的时间
“纸质文件的鉴定时间一般都是在文件形成之前，由于电子文件中的“微观数据”有时候并不是独立存在的。在动态数据库中，最新的数据覆盖刚过时的数据，分散的数据不断地汇入结论性的数据中。因此，为了保证电子文件的原始性，鉴定工作被提前到文件管理系统后设计阶段，鉴定在时间上的变化要求档案工作者介入文件的管理。”①
二．鉴定的程序
由于电子文件的特殊性，电子文件的鉴定程序也与传统文件有所不同。“纸质文件和电子文件具有不同的文件运动生命周期，鉴定工作也分别处于运动生命周期的不同阶段。”② 纸质文件鉴定程序，初次鉴定是文件在文书处理程序完毕后立卷归档时进行的，以确认其是否有保存价值；档案室对保管期满的档案进行第二次鉴定，以决定其是否继续保存；第三次鉴定是档案需移交给档案馆时进行的，以确定是否进馆；第四次鉴定是档案对长期保管的档案进行期满鉴定。纸质文件的鉴定是针对文件实体进行的文件内容价值的评估。电子文件的初次鉴定不可能像纸质文件那样等到文书处理程序完毕之后再进行，也就是在编制信息系统软件时，就把有关鉴定的标准和程序编入到系统软件之中，由计算机自动对电子文件进行鉴定。电子文件的第二次鉴定在形成阶段进行的，电子文件在这一阶段进行网络归档脱机保存到介质载体上，有档案部门对保存于介质载体上的电子文件进行鉴定。这次鉴定既包括了内容鉴定，也包括了电子文件的技术鉴定。电子文件的第三、四次鉴定主要是维护阶段进行，档案部门肩负起了对电子文件进行维护的职责。
三．鉴定的内容
档案文件的鉴定，包括真伪与价值两方面。由于纸质文件的物理载体相对稳定，信息与载体是紧密结合难以分离的。即使要使其分离，也难免不留痕迹。因此，其真伪的鉴定与保护是件轻而易举的事，故而纸质文件鉴定一般不包括真伪鉴定而专指价值鉴定。而电子文件的鉴定则不同，由于电子文件信息的易变性和信息与载体之间易分离的特性，使得对电子文件原始性的鉴定显得格外重要。电子文件信息是编码信息，需要通过机器的还原才能为人所识读，电子文件的价值不再像纸质文件那样可以直接为利用者获取，而是需要借助于计算机软硬件系统这个中介。电子文件的鉴定，包括文件的内容鉴定和技术鉴定。内容鉴定和传统纸质文件的鉴定基本相似，就是采用“直接鉴定法“对电子文件的信息进行鉴定，确定电子文件的保管期限。技术鉴定主要包括电子文件的完整性，真实性，可读性，无病毒鉴定，介质状况检测。与纸质文件不同，电子文件的完整性可以分为检查文件要素和检查要素集中手段两个方面。
电子文件的双重鉴定，“法国档案学者哈罗尔德·瑙格勒（HaroldNaugler）1984年在其研究报告《机读文件的鉴定》中深入分析电子文件鉴定与传统文件的差异，首次明确提出并系统阐述了电子文件双重鉴定的思想。他认为“机读文件的鉴定包括文件所含信息的鉴定（内容鉴定）和文件技术状况的鉴定（技术分析）”。这一思想在实践上为电子文件的鉴定
工作提供了一条新的思路，在理论上为鉴定电子文件的保存价值建立了两个支点——内容的有用性和技术状况，从而引起了各国档案研究人员和实际工作人员极大的关注，这在文件鉴定理论的发展史上是很有创见的。
毫无疑问，和纸质文件一样，对电子文件的内容需要加以鉴定，以便从难以数计的文件河流中“淘出”经得起历史考验的真正具有价值的“金子”。随着我们对电子文件了解的增多，逐渐发现在电子文件中“淘金、’比纸质文件还困难，还重要，原因在于电子文件的量更大，流向和分布更为复杂。电子文件“制成材料”的物理性能比纸质文件材料要脆弱得多，电子文件中的信息也比纸质文件要易变、易失得多，这就意味着电子文件的有用性对于支持其存在的技术状况的依赖性要大得多，良好的技术状况是电子文件真实、可靠、完整、可读的基础。纸质文件鉴定中把鉴定的思想和原则转化成明确、具体的保管期限表的作法在电子文件的鉴定中依然必要，这可以给文件管理人员提供一个清晰的，易于执行的标准。纸质文件的保管期限表对于从内容上鉴定电子文件具有一定的参考价值，但由于电子文件的种类、成分和形成、积累过程有诸多特点，一些文件的价值还会随着信息技术的发展而有所改变，因此不能简单地套用原有的保管期限表，我国应该在积累经验的基础上为电子文件编制专用的保管期限表，用以体现文件内容和信息技术对保管期限的双重要求。”③
电子文件价值鉴定的内容比传统文件鉴定扩大了许多,增加了对电子文件所依赖的技术状态的鉴定,形成双重鉴定:既有对文件所含信息的鉴定,又有对文件技术状况的鉴定,而且技术鉴定比对文件所含信息的鉴定更重要。
四.鉴定的方法
纸质文件多采用直接鉴定法，即要求鉴定人员逐件逐张地审查文件，根据其内容所记载和反映的重要性判断其价值的大小。再分析档案来源和形成实践、文件名称和稿本、文件的有效性和外形特点。如果电子文件继续沿用纸质文件的鉴定方法，通过直接阅读文件内容，决定其保管期限，其工作量是文件管理人员难以承受的。其结果可以导致越来越多的电子文件因来不及鉴定而流失或积压。这样的鉴定方法显然不适用于电子文件的鉴定，尤其初次鉴定。与纸质文件相比，电子文件具有多变性和转瞬即逝以及载体的脆弱性等特点，因此，电子文件鉴定应采用一种高效的鉴定方法。
“1989年以来加拿大国家档案馆开始实行“新宏观鉴定接收战略”，采取了一种“职能结构研究模式”，将档案的鉴定方法于一种以文件前后关系为基础，以来源为中心的框架中，而不是于以内容为基础的历史文献框架之中。荷兰国家档案馆也采取了类似的鉴定方法，即根据文件在政府活动和任务中的作用来鉴定其情报价值，各机构首先应分析对其履行使命和完成任务至关重要的活动，通过挑选和鉴定出来的信息必须反映活动的价值。”④
宏观鉴定理论是件伴随信息技术在现代社会广泛而深入地渗透应运而生的。它反映了信息社会机构和文档的特点，阐明了电子文件的来源是动态的、虚拟的、多元的。在电子环境中，虚拟机构在网上大量涌现。与纸质文件产生的机构不同。在机构的职能和内部结构不断变动且难于辨别的情况下，继续用传统的理论方法鉴定电子文件的价值显得十分困难。
职能鉴定法是宏观的、以职能为基础的鉴定方法。职能鉴定法依据电子文件形成过程、机构职能活动、文件的本质联系，其思路较内容鉴定法是宏观的。因此，职能鉴定法从总体上判断机构形成有价值文件的能力，而不是直接对文件加以处理。
我国在电子文件的保管、整理方面仍采用输出纸质拷贝，在纸质文件保存系统内管理的方式，即电子文件的“双套制”管理都是以电子文件和纸质文件的相互对应为前提的，两种共存状态下电子文件的社会属性和功能有所不同，这种不同随着电子文件和纸质文件的互动发展，最终将使电子文件的管理经验和信息技术逐渐丰满完善，“两套制是文件介质转换时期不可避免的一种现象，可以预见，这种模式将持续相当一个时期。随着技术的成熟、法律的完备和各方面条件的具备，会有越来越多的电子文件独立地转化为电子文件，纸质文件的数字化应有所选择”⑤，并逐步取代纸质文件。
五.鉴定的人员
主持鉴定工作人员的组成、及所处的立场、出发点、价值取向等，很大程度上影响着档案鉴定工作的前进方向。“我国的纸质文件鉴定分三步走。第一步立卷前鉴定，鉴定人员由文书或业务部门人员组成，他们确切了解自己的需要，对文件的第一价值能做出较为准确的判断，而对文件的第二价值（即对形成者以外的文件价值）则关注得很少，这种做法可能产生的后果是有相当历史价值、值得永久保存的文件还未进入档案人员的视线，就被判处死刑，进了废纸堆。第二步鉴定工作主要由机关或企业的档案室工作人员承担，对立卷归档时确定的保管期限进行检查并适当调整，经鉴定无继续保存价值的剔出销毁。档案馆人员也要实行超前控制，介入档案室鉴定工作，进行业务指导。第三步鉴定工作由档案馆人员主持，主要对进馆档案保存期限不当的进行调整以至销毁。由此可见，在我国，对文件的生死处置发生在立卷前鉴定，掌握生杀大权的实际是机关或企业的文书或业务部门人员，后两次有档案人员参与的鉴定在一定程度上只起到修正作用，这种鉴定方法对全面考量文件价值的弊端不言而喻。” ⑥（注：《电子文件与纸质文件的鉴定工作比较》 四川大学信息与档案管理系研究生班王萍）
经过电子文件与纸质文件鉴定的比较，分析两者异同，各取其长，从而推动电子文件和纸质文件鉴定工作的发展，为档案的鉴定工作提供宝贵经验。
注释：
①江苏常州信息职业技术学院 孙文靖《电子文件与纸质文件鉴定的不同之处》）
②四川大学信息与档案管理系研究生班 王萍《电子文件与纸质文件的鉴定工作比较》 ③中国人民大学档案学院 冯惠玲《拥有新记忆——电子文件管理研究》摘要之三 ④特里·库克 1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响 《第十三届国际档案大会报告集》
电子文件鉴定社会化 篇3
关键词：詹金逊;鉴定观;电子文件;前端控制
随着社会科学技术的发展，电子文件逐渐渗透到人们的各项社会实践活动中，同时，它也因其越来越明显的重要性而得到了人们与日俱增的关注，因此，如何始终保持电子文件的真实性和完整性也成了专家学者们不断探讨的话题，电子文件的前端控制理论应运而生。这一理论要求档案管理人员对电子文件管理系统从设计阶段就开始进行把握和控制。然而，在电子文件盛行的今天，詹金逊的鉴定观点又重新引起档案学领域的重视，他反对档案人员参与鉴定的观点，与电子文件前端控制的思想中，要求档案人员参与电子文件形成的全过程的思想相去甚远。然而，詹金逊的鉴定观点虽然与目前更为主流的，以谢伦伯格为代表的鉴定观差异颇大，但它不仅不过时，反而在电子文件盛行的当代，对其鉴定理论的发展，具有重要的参考和指导意义。
1 詹金逊的鉴定观及其产生的时代背景
1.1 詹金逊的鉴定观。通常情况下，我们往往将詹金逊的档案鉴定观概括为“行政官员决定论”，但是在笔者看来，这一说法不完全准确。詹金逊认为，“档案的整理与编目必须确切反映其形成者的原始行政机关组织结构和文件保管体系” [1]，因此，能够对档案进行鉴定的，与其说是“行政官员”，不如说是“文件形成者”。加拿大的档案学者特里·库克将詹金逊的档案鉴定观概括总结为：“档案人员必须公正无私，他们的职责是保管行政活动中自然产生的可靠证据，确保档案不被任意破坏，按照文件形成者赋予文件的原始结构和文件有机联系进行整理和编目。”
事实上，正如库克所概括的那样，詹金逊认为，档案人员的职责仅仅是负责保管已经形成的、经过挑选的档案，而不是参与档案的形成过程或者档案的鉴定过程。在詹金逊看来，不论是档案工作人员还是其他学者或是社会民众，他们对文件形成者以及档案的形成过程，尤其是档案的鉴定进行任何形式的干涉都会影响文件的真实性。因为在文件形成过程中，一旦这一形成过程或形成者被施以干涉，档案在社会历史活动中自然形成的能够反映某项社会历史活动真实形成的过程将会遭到破坏。因此，詹金逊反对档案人员参与档案的鉴定，其根本原因也是为了保护档案内容和形成过程的真实性和可靠性，尽量降低人为干涉所带来的不良影响。
1.2 时代背景。虽然在当代看来，詹金逊坚决反对档案人员参与鉴定的观点太过偏激，然而这是由他所处的时代背景决定的。希拉里·詹金逊1882年11月生于伦敦，毕业于剑桥大学。之后不久进入公共档案馆工作。他于1932年参与创办英国档案工作者协会，并成为该组织的主要领导人之一。1938年起任公共档案馆第一副馆长兼秘书。“二战”前，他是国际联盟所属档案专家委员会的主席。1943年出任英国陆军部档案顾问，参与指导意大利和敌国战区的档案抢救工作。1950年，在国际档案理事会成立大会上，他当选为第一届理事会副主席。1967年，詹金逊在英国萨塞克斯郡去世。他的一生都与档案工作和研究紧密相连。
詹金逊所处的时代，机构具有相对的稳定性，所面临的档案也大都是历史档案和其他闭口档案。同时，詹金逊的工作重点几乎全部集中在中世纪和早期的国家文件上，特别是法庭文件和类似的司法和财政文件，这也是他不断强调证据性的原因之一。显而易见，这些闭口档案的处理难度和复杂性，较之之后机构频繁变动，开口档案激增的时代的档案管理，要相对简单和轻松得多。除此之外，詹金逊“十分熟悉维多利亚——爱德华时代英国政府机构的法人文化，他相信一个可尊敬的、受过教育的、开化的政府官员在保护文件上能够做出公正无私的判断”。
也就是说，基于当时英国传统的道德观念，詹金逊对行政官员具有足够的信任，他认为，较之档案人员，文件形成者——行政官员是最了解自身部门所形成的档案的，同时，他也相信他们能够抛却私心，客观公正地对自己形成的文件进行挑选和鉴定。因此，詹金逊坚持认为，应当由文件形成者而非档案人员来对档案进行鉴定。归根结底，他的鉴定观所强烈捍卫的，依然是文件的真实性、可靠性和证据价值。这在当今电子文件的发展过程和管理过程中，毫无疑问是具有重要的理论指导意义的。
2 电子文件的前端控制
2.1 前端控制的思想根源。法国的档案学者诺加雷最早提出前端控制的思想。他指出：“档案工作者要重新考虑他们在文件生命周期中进行干预的时机，甚至重新思考这种生命周期本身。”国际档案理事会电子文件委员会在制订《电子文件管理指南》的草案时，论述了在电子文件生命周期中，把握干预的时机是非常重要的。最后，它将“干预的时机”确定在电子文件管理系统的设计阶段，将原先的对电子文件进行的干预提前到电子文件管理系统的设计阶段，主张“在文件形成前采取行动”。 [2]
2.2 前端控制的产生背景。电子文件管理的前端控制思想的提出有着广泛的社会背景和技术背景。第一，文件载体的变化。电子文件有其自身特点，主要包括“信息的非人工识读性、系统依赖性、信息与特定载体之间的可分离性、信息的易变性”，等等。对纸质文件来说，其内容、背景和结构等都能够在“纸张”这一载体中体现出来，不论是文件内容的更改，还是结构的变化，都会在纸质载体上表现出来。纸质档案即便在归档之后因为各种原因有改动，改动的痕迹也很难被消除。因此，纸质文件的真实性和凭证价值更易被保护。但是这一优势对电子文件而言则没有。由于电子文件载体的特殊性，电子文件在管理、利用或者转存过程中，都容易出现被篡改或者丢失的情况。不仅如此，对于非后台技术管理人员来说，电子文件的改动有时候很难被察觉。鉴于此，从电子文件管理系统的设计阶段开始就要对其进行“前端控制”的思想应运而生。
第二，文件保存的风险。鉴于电子文件对其存储载体具有很大的依赖性，它的真实性和完整性较难得到保存。在电子文件的整个运动阶段，很多环节都可能导致其失真。如，捕获时格式的转换、文件的复制、存取过程、系统的维护过程，等等。由此可见，电子文件在管理、利用、转移等许多环节都具有诸多风险。因此，在电子文件管理系统的设计阶段就对其进行“前端控制”是为了最大限度地保障电子文件的真实性和完整性，保护文件的证据价值和情报价值。
第三，文件数量的激增。随着人类社会的不断发展，各种各样的社会活动不断增多，随之产生的信息量也爆炸式激增。特别是随着各类电子技术的发展，电子文件成为产生并成为社会活动中产生的主流文件形式之一。然而，过大的信息量相互交错，反而会降低利用者对信息的查准率。因此，档案学者认为，在电子文件管理系统的设计阶段，对电子文件进行信息判断和处理的“前端控制”，以及对电子文件进行“全程管理”都是必不可少的。
3 詹金逊的鉴定观对前端控制的意义
事实上，笔者以为，档案学的专家学者们认为，档案人员应当参与其中，对电子文件从设计阶段开始就要进行前端控制，其目的是为了保证电子文件的真实性和完整性，保护电子文件的证据价值和情报价值，但是这一想法本身也有不少不足之处。在这一方面，詹金逊反对档案人员参与鉴定的观点有其理由，虽然詹金逊的鉴定观针对的文件类型并非电子文件，但这一观点依然对电子文件前端控制的思想的发展和完善具有重要意义。
首先，对电子文件进行前端控制，实际上是档案人员对电子文件管理系统从设计阶段就开始干涉，这样有可能破坏档案作为社会历史活动真实记录的原始记录性。这种做法意味着，在社会活动中产生的文件已经不是一个完全自然的生成过程，而是有人为干涉在其中，即便是受过专业训练的档案学者们，也难免会有一定程度的主观性，因而很难说前端控制这一行为能够使得电子文件的真实性得到保障。
其次，要想对电子文件实行前端控制，保障电子文件管理系统在设计及其之后的管理阶段能够被客观地控制，对档案人员的行为进行约束是非常必要的。然而，即便有了对档案人员的各方面的法律和规章的要求，其自身的道德观念和职业素养也一样需要。可是，当今时代的档案管理员是否真的能如詹金逊所相信的“维多利亚——爱德华时代”的档案鉴定人员一样值得被信任？这也是一个值得深思的问题。
最后，电子文件管理系统设计阶段的前端控制标准或准则很难实现统一。笔者认为，不同国家、地区的档案机构有其自身特殊性和不同需求，因此，在前端控制的标准上，很难实现统一。即便会有一些统一的标准，在具体落实时，还是会因地因时而异。若不同的档案机构使用不同的标准，则显然会造成一种混乱的局面，并不利于保障电子文件真实性和完整性。
因此，如上文所述，笔者认为，詹金逊反对档案人员参与鉴定的观点在当下电子文件盛行的时代具有十分重要的意义。他让我们重新思考电子文件前端控制的合理性，使得我们能够进一步完善电子文件和电子文件管理系统的管理办法，真正保障电子文件的真实性、可靠性和完整性。
参考文献：
[1]T·库克.1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响[R].第十三届国际档案大会报告集.
[2]王玲.电子文件环境下的前端控制[J].档案与建设，2012（07）.
电子文件鉴定社会化 篇4
一、归档电子文件的科学鉴定
为保证高校档案馆接收到的各种门类归档电子文件的质量和数量,档案馆必须“成立档案鉴定工作小组”[2],组织力量开展归档电子文件的鉴定工作。同时,必须清楚地认识到归档电子文件的鉴定工作跟传统的归档纸质文件的鉴定方式有很大的差别,因为归档电子文件本身具有的特殊性导致鉴定工作方式要作适当调整。通过对归档电子文件接收情况的综合分析发现,归档电子文件其归档范围完全按照国家档案局第9号令的规定执行。在实际工作中,归档电子文件的管理也跟纸质档案不同,因载体也不同,在档案机构储存和保管方式也不同。因此,必须结合高校档案工作的实际做好归档电子文件的鉴定工作。
首先,必须认识到归档电子文件价值鉴定工作的重要性。过去鉴定工作的主要内容是对实体档案价值的鉴定,主要集中在对纸质文件价值的鉴定方面。纸质文件所记载的信息与载体是密不可分的,只有先鉴别其真伪,然后才能开始价值鉴定。归档电子文件价值的鉴定方法则不同,由于归档电子文件记载的信息和载体易于分离,归档电子文件的载体也容易损坏,其根源是归档电子文件载体的性能远比纸质文件载体脆弱,在实际工作中更容易被损坏,导致整个归档电子文件损坏,信息丢失或所载信息发生改变。可见,归档电子文件对载体具有依赖性,归档电子文件脱离其载体,不能独立支撑,也没有保存价值。法国人哈罗尔德·瑙格勒的研究报告《机读文件的鉴定》[3]提出了归档电子文件的“双重鉴定思想”即归档电子文件其内容鉴定和技术分析鉴定是鉴定工作的核心内容,值得鉴定者高度重视。
其次,必须充分认识到归档电子文件鉴定过程的复杂性。归档电子文件形式的多样性,导致归档电子文件在鉴定过程中的双面性和复杂性。而传统纸质文件的归档是采用实体归档,而电子文件的归档则有两种模式,即通过档案管理软件实现在线式归档或采取使用移动硬盘等设备实现卸载式归档。归档电子文件在线式归档可以由档案管理软件来实现的,将单位各所属部门在日常工作中形成的机读归档电子文件经过整理后,在一定时段内暂时集中存放在工作人员的电脑主机上或指定储存区域。然后,按照档案管理机构的归档电子文件接收时间段,向档案机构办理正常的移交手续。卸载式归档是归档电子文件向档案机构转移的又一种形式,通常是用移动硬盘等储存设备把计算机储存的归档电子文件卸载,并向档案机构办理移交。值得归档电子文件管理人员注意的是,同种归档电子文件只能办理一次移交,不能重复,办理移交的方式则有两种,即通过移动设备的卸载式归档和通过网络环境下档案管理机构所使用的档案管理软件端口实现在线办理移交。在归档电子文件办理交接过程中,鉴于管理人员对归档电子文件的认识水平所限,在归档电子文件办理移交过程当中,档案管理人员认为归档电子文件通过网络传输其过程不易控制,存在安全可靠性较差的问题,认为不宜采用。但是,专家们通过广泛调查研究和分析验证,得出的结论是只要管理到位,采取相应的安全措施,能够有效地提升其安全性和可靠性。
第三,必须确保归档电子文件在网络传输过程中的安全性。为了保证网络传输归档电子文件的安全,在提升网络管理技术,来保证归档电子文件通过档案管理软件端口的安全可靠性。基于归档电子文件鉴定工作具有连贯性的特点,归档电子文件的鉴定过程中必须由两个以上部门(归档电子文件生成部门和归档电子文件管理部门)协作完成。在归档电子文件鉴定工作过程中,还要针对鉴定归档电子文件进行技术层面的评估工作。其中,归档电子文件的可靠性和稳定性的鉴定工作由形成部门完成,而归档电子文件本身的质量和价值评估主要由档案馆来完成。
要特别注意整个归档电子文件鉴定的技术性,必须邀请计算机技术部门协助完成。计算机技术部门要协助档案馆完成调查归档电子文件的储存与保管是否安全评估工作。对同一系列归档电子文件保存格式提出可行性方案,标明归档电子文件著录保管期限和档号。根据归档电子文件鉴定工作的需要,调集需要的部门和人员参加,如归档电子文件质量管理部门、质量标准检查部门、档案上级业务部门等。
二、归档电子文件鉴定工作存在的问题及应对策略
由于归档电子文件具有特殊性[1],在开展归档电子文件鉴定过程中,必须保证其完整性和可靠性。在归档电子文件实际鉴定工作实践中发现一些值得注意的问题,归档电子文件对载体具有依附性,本身又存在易变性,导致归档电子文件的原始性、真实性不易认定。归档电子文件真实性鉴定工作内容主要论证与当时实际工作是否相符,需要归档电子文件形成部门的相关佐证材料来印证,从另一角度可以理解为归档电子文件的真实性与传统档案的“原始性”相一致。归档电子文件对载体依赖性导致归档电子文件存在真实性鉴定问题,鉴定人员可以通过分析影响各种门类归档电子文件保存相关要素,分析归档电子文件本身找出影响其真实性的核心内容。其内容的丢失相当于归档电子文件本身丢失,其他影响不大的内容即使丢失仍不影响其真实性。特别值得注意的是要构筑可靠的防火墙,严防病毒和黑客侵入归档电子文件管理系统。
由于网络环境复杂,归档电子文件管理系统或各种类型的档案网络管理软件都必须建立可靠的安全防护体系,做到既有预防措施,又有事后的跟踪补救和追查手段。总之,要采取必要措施,保障归档电子文件管理系统的安全与稳定。归档电子文件的可变性的特性,必须引起鉴定人员的高度注意。在开展归档电子文件的鉴定工作前,必须对鉴定标准准确地把握,才能在鉴定工作开展后有效保证鉴定质量。为了更好地做好归档电子文件的鉴定工作,鉴定人员可先行介入归档电子文件管理系统的设计工作,协助管理系统设计人员根据归档电子文件价值鉴定所需各项指标要求设计系统中的相关参数、文件类型。对于新产生的归档电子文件,管理系统能根据预先设计的程序自动判定文件的性质并对该归档电子文件实施鉴定,将具有保存价值的归档电子文件予以保留,同时将有保存价值的归档电子文件自动备份。
系统设计人员必须和档案鉴定人员一起来共同研制管理系统,设置能自动删除过时无保存价值的归档电子文件功能,避免有价值的归档电子文件被删除,确保具有价值和凭证价值归档电子文件的安全。当前,归档电子文件的鉴定工作内容主要是将已经保管储存好的归档电子文件执行鉴定工作。鉴定工作不论任何时候,都要将归档电子文件有效地保存在管理系统中。归档电子文件鉴定工作是否有成效,取决于鉴定人员的专业知识和鉴定技术是否纯熟,只有两者有机结合,归档电子文件的鉴定工作才能取得预期效果。不得不看到归档电子文件管理系统本身存在的设计缺陷将成为影响归档电子文件鉴定工作的主要因素。
目前,大多数档案馆直接购置了档案管理软件。大部分档案管理软件设计的功能模块都是根据档案工作的需要设计的,有很强的针对性。市场上大多数档案管理软件所具有的功能大都相同,由于各款软件考虑的侧重点不同,又各具特色,一般情况下,不论哪一款档案管理软件都是根据国家制定的标准来设计的,大多数都考虑了与先期管理软件的兼容性,以扩大该档案管理软件的适用范围。各款档案管理软件之所以能很好地对归档电子文件实施管理,其原因就是管理软件在设计时就考虑了标准化因素,也只有建立在标准化基础上的档案管理软件,才能有效开展归档电子文件的管理。但是,在归档电子文件实际管理实践中,往往会发生档案管理软件和归档电子文件管理不相适应的现象,只有在今后工作实践中不断完善。
档案人员利用档案管理软件对归档电子文件数据进行导入和实行转换工作,但这种工作本身会影响归档电子文件的鉴定工作有效开展。为了解决好这个问题,国家档案业务部门必须根据归档电子文件管理的实际,从形成、接收、整理、鉴定、保存和清理归档电子文件整个过程,进行深入的调查研究工作,推出科学、规范和合理的归档电子文件管理实施细则,全面指导我国归档电子文件管理工作,这样不仅可以规范我国归档电子文件管理,而且能有效地实行归档电子文件安全可靠的储存与保管工作,确保归档电子文件接收、整理、鉴定工作有序开展。