管理类电子档案（精选十篇）
管理类电子档案 篇1
1医院管理类电子档案整理
医院管理类电子档案整理主要是指针对医院内部相关举办的活动、申请的证明、政府报告、设备专利、药物专利等文档进行电子档案的备注和管理, 从而掌握医院各个环节的电子档案内容, 对医院进行综合性的整理和归档。医院管理类电子档案具有种类多、数量多的特征, 为医院管理类电子档案的整理带来了巨大的难度。因此, 加强医院管理类电子档案的整理是医院电子档案管理发展的必然趋势。
2医院管理类电子档案整理中存在的问题
2.1制度体系和整理意识不健全
当前我国医院在管理类电子档案整理在其制度体制和整理意识上存在缺陷。首先, 在其制度体系上主要表现在以下两方面:第一, 管理类电子档案整理工作不能够贯穿医院工作的整个流程。管理类电子档案的整理涉及到医院所有的活动中。但是, 在当前我国医院活动中并没有对其进行管理类电子档案的建立。只是在活动结束后对其进行文案总结, 从而上交给管理类电子档案管理部门。其实际参与权利削弱, 无真实的管理权利;第二, 在医院项目计划、项目执行、项目专利申请上缺少健全的管理类电子档案整理制度和体系。工作人员在工作过程中只能根据最终结果进行电子档案的整理。其次, 在其电子档案整理意识上当前我国医院电子档案管理工作中对电子档案的整理意识较差, 尤其是对管理类电子档案的整理意识。由于医院的电子档案管理工作中主要以病人的电子档案数量最多, 且受到医院以服务为主要目标观念的影响。电子档案管理工作人员在进行电子档案整理过程中偏向于就诊人员的电子档案整理, 缺乏对医院内部管理类电子档案的整理意识。
2.2整理机制缺少电子整理体系
当前我国医院管理类电子档案在其分类上根据国家电子档案管理分类可以将其分为32类, 在这32类管理类电子档案中涉及到医院各个部门的内容。因此, 我国医院管理类电子档案具有种类繁多的特性。而医院管理类电子档案管理工作在其开展过程中并没有建立完善的电子方案分类管理流程和制度, 从而对不同管理类的电子档案进行整理和归档, 在其进行管理类电子档案管理分类上缺少专业电子电子档案管体系。这样严重的影响了我国医院管理类电子档案整理的工作效率。医院管理类电子档案中包含医院内部设备的研发、与政府进行各类公益活动、国家机关所颁发的各类证明等等。因此, 利用当前我国信息技术手段, 以电子文档的形式进行电子档案管理和分类能够降低工作人员的工作量, 节约工作时间, 提高工作效率。但是, 当前我国医院内部管理类电子档案整理的过程中仍然采用的是传统文字电子档案的形式, 由专门的电子档案整理工作者进行电子档案整理工作。医院内部尽在对病人电子档案进行管理过程中存在电子电子档案和专门的电子电子档案管理系统。
3医院管理类电子档案整理改进措施
3.1完善制度体系和整理意识
在完善制度体系和整理意识的过程中必须对其进行针对性的完善。首先, 在完善制度体系的过程中华必须将管理类电子档案整理工作渗透到医院的所有日常活动和项目中, 这样才能够在电子档案资料的搜集阶段对其整理工作进行完善, 从而降低整理中由于资料不全而产生的效率低下的问题。其次, 在其电子档案整理意识完善的过程中需要提升医院电子档案管理工作者对管理类电子档案的重视程度, 从而从根本上解决医院管理类电子档案整理中存在的问题。例如, 对医院管理类电子档案整理在医院活动和项目开展中的重要性进行宣传, 从而在医院的日常管理中能够对员工进行管理类电子档案整理意识的宣传。此外, 还可以通过电子档案整理意识培训和讲座的方式, 从电子档案管理工作的专业上对其工作人员的管理类电子档案整理意识进行改进。
3.2建立电子管理类整理体系
我国医院管理类电子电子档案整理机制完善的过程中可以从其种类整理系统、内容存储空间系统和监督整理系统三方面进行完善。首先, 在电子档电子档案种类整理系统完善中医院必须根据内部活动和发展方向对医院管理类电子档案建立详细的分类电子电子档案制度。在现有的电子电子档案建立基础上增设管理类电子电子档案分类内容及流程。例如, 建立党团活动类和普通活动类电子档案类型、建立医疗设备技术研发电子电子档案分类和药物研发流程 (申请、审批、资格等) 管理类电子档案分类等类型;其次, 在电子电子档案流程整理系统上可以通过根据医院现有的电子电子档案整理工作流程制定针对性管理类电子电子档案整理工作流程。例如, 在现有医院电子档案电子管理系统内设定管理类电子档案整理程序, 设定专门的管理类电子档案存储空间, 在医院云电子电子档案空间内设定专门的管理云存储空间;在其监督整理系统完善的过程中可以通过建立电子管理类电子档案整理监督系统, 根据当前我国电子电子档案监督处理软件的作用进行引进, 从而对医院内部管理类电子电子档案整理工作进行计算机程序监控。通过以上电子管理类整理体系的构建, 实现医院管理类电子档案整理工作电子化。
4结语
当前我国医院管理类电子档案整理工作是电子档案管理部门工作的中心内容, 也是未来改进的关键结构。通过本文中的分析能够看出, 当前我国医院管理类电子档案整理中存在制度体系和整理意识不健全和整理机制缺少电子整理体系的问题。因此, 未来医院管理类电子档案整理过程中必须对其进行针对性的完善。此外, 还要建立和完善管理类电子电子档案系统, 实现医院管理类电子档案电子化、信息化。
参考文献
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[2]张静.浅谈医院文书电子档案管理[J].电子档案天地, 2013, 10 (01) :56-57.
探析高校学生类档案的管理和利用 篇2
关键词：高校；学生类档案；档案管理
2008年，教育部与国家档案局联合制定了《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令），与1989年颁布的《高等学校档案管理办法》相比，在文件材料的归档范围内增设了“学生类”档案，这一变化强调了“学生”这一主体，充分体现了“以人为本”的理念和与时俱进的原则。在社会环境十分复杂、就业压力越来越大的今天，做好学生类档案管理和利用工作对促进大学生就业显得尤为重要。然而，目前高校学生类档案的管理和利用存在不少问题，需要我们认真思考并加以解决，以适应社会发展的需要。
一、高校学生类档案的管理和利用存在的问题
1.档案材料不完整、不规范。学生档案材料的形成、收集、归档涉及很多部门的领导和广大师生，覆盖面广，材料多。而大部分高校都没有一个严格的监管制度，致使材料归档不及时、不完整。那么多学生的档案材料最后都集中交给辅导员整理，时间短、任务重，辅导员怎么办呢？只有请学生帮忙。由于学生档案意识薄弱，又缺乏档案专业知识和基本技能，致使错放、漏放、丢失、篡改、抽调处分材料等现象时有发生，严重影响了档案的完整性，从而影响了档案信息资源的开发利用。另外，由于档案意识薄弱，学生没有认识到自己档案的重要性，在填写各种材料时随意性太强，致使档案材料很不规范。
2.信息含量不足，无法满足社会需要。高校学生档案原有的功能是在计划经济体制下设置的，内容包括高校招生录取材料、大学生入学登记表、学籍成绩表、入党入团材料、体检表、毕业登记表等，其中许多内容现在已失去意义，而用人单位需要全面了解的大学生的成长经历、个性特征、实践动手能力、创新能力、诚实守信、心理健康等方面的材料少之又少。加上学生档案形成者包括学生本人、辅导员、班主任及档案管理人员档案意识薄弱、责任心不强，致使学生档案内容单一、空洞，政治术语多，呈公式化、口号化特征，无法满足信息时代用人单位的信息需求。
3.信息可信度不高，失去了档案的参考作用。自1999年高校扩招以来，大学生就业压力越来越大。有些学生为了谋求一份好的职业不惜弄虚作假；有些高校目光短浅，为使自己的毕业生顺利就业，以赢得“生源素质好，就业率高”的口碑，普遍提高学生专业成绩，扩大学生干部的比例及获奖比例，降低考评标准，撤销处分材料；班主任给学生写评语也是报喜不报忧。这样，学生档案的真实性大打折扣，严重干扰了毕业生就业市场的公平竞争，而且不利于用人单位选拔和甄别人才，也不利于学生自身今后的发展。
4.归档滞后，影响了档案信息的利用。学生档案材料生成的管理部门较多，平时各职能部门对学生档案材料实行分散管理，学生毕业前才交由辅导员集中整理，最后交学校学生档案管理部门统一密封并转递。而大多数高校都要在每年春季举办人才招聘会，而此时学生档案仍处于分散状态，无法为用人单位选拔人才提供信息服务，影响了毕业生就业。
5.管理手段落后，不能为学生就业服务。目前许多高校学生档案仍是纸质档案，没将学生档案进行数字化处理，查阅档案仍是手工操作，查阅速度慢，费时费力，不利于用人单位快速准确查阅毕业生信息。
二、加强学生类档案的管理和利用工作建设，为促进学生就业服务
1.增强学校领导的档案管理意识，严格档案管理制度。教育部第27号令的颁布实施，已经将学生档案管理纳入高校档案管理的重要组成部分。因此，每一位教育管理工作者都要认识到学生档案是关系到学校加强学生素质教育以及学生顺利就业的大事，学校应提高学生档案管理工作的地位，将学生档案管理纳入学校的综合管理，制定和完善档案管理工作的相关制度；对档案管理人员提出明确的、具体的工作要求，进一步明确档案管理工作责任，使之按照档案管理规范进行档案的收集和管理，以保证学生档案材料的完整性和规范性；制定相应的监督和激励机制。这样，才能保证学生档案管理工作正常、有序、可持续发展。
2.加强档案意识教育，丰富学生档案内容。第一，培养学生的档案意识，引导学生关注自己的档案。新生入学后，学校就要对学生进行档案宣传，让学生认识到档案的重要性。在学生移交高中档案及填写各类有保存价值的材料时，要求学生按档案整理保管要求认真规范填写。同时告诉学生大学四年的学习生活期间哪些材料需要装进档案袋及其作用。学生了解了档案的重要性，就会在学习和生活中规范自己的行为，约束自己，努力学习，积极表现，为自己留下闪光的档案。第二，强化辅导员的档案意识，增强其责任感和服务意识，认真做好学生评语工作。
3.扩大归档范围，满足用人单位的需求。一方面，随着社会的发展，用人单位对人才素质的要求越来越高，不仅注重知识技能，更关注其思想品德和心理健康。因此，除传统的档案材料外，还应扩大归档范围，增加一些能反映学生综合素质的内容，如人际交往能力、社会实践能力、组织管理能力、诚信和心理健康等，尤其是诚信和心理健康，更受用人单位重视。另一方面，由于社会环境复杂，就业压力越来越大，学生心理疾病日渐凸显。因此，建立学生心理健康档案，关注学生的心理健康，及时给予引导和干预，促进学生健康发展，是广大教育工作者应承担的责任。近年，“富士康职工跳楼”事件对企业界影响很大，企业在招聘人才时更加注重学生的心理健康问题。因此，把能反映学生诚信品质和心理健康的材料纳入学生档案归档范围，不仅有利于促进学生健康成长，为国家培养合格人才，也有利于用人单位选拔、甄别人才，从而促进学生就业。
4.及时收集、整理学生档案材料，提升档案的就业服务功能。有些学校在举办人才招聘会时，毕业生档案仍然分散在各职能部门，没有集中统一整理，无法为用人单位选拔人才和学生就业提供帮助。因此，学校要从大学生进校起就做好建档工作，并根据其专业、班组群体性，随时按照新的归档范围和要求，及时收集、整理有关材料，保证学生各个阶段的各种档案材料及时归档，以避免学生毕业时突击整理造成的错装、漏装、档案转递不准确等人为错误，提升学生档案的就业服务功能，促进学生就业。
5.加快档案信息化建设，为促进学生就业服务。当今社会已进入信息化时代，传统的纸质档案已经不能适应高效管理和为学生就业服务的需要。电子档案管理以其检索速度快、存储量大、寿命长、成本低等优势成为现代档案管理的新趋势。学生档案电子化管理一是减轻了管理人员的劳动强度；二是有利于用人单位快速、准确地查找毕业生信息，为选拔任用人才提供依据，进而增加毕业生就业的机会；三是可以充分利用电子档案管理系统跟踪毕业生就业信息，通过对毕业生就业状况进行分析，了解市场对人才的需求状况，进而改进人才培养模式，及时调整教学计划，更好地为学生就业服务。
总之，高校学生档案管理是高校的一项重要工作，学生档案是学校或用人单位培养人、使用人的可靠凭证，有着不可替代的作用。为使学生档案管理跟上时代的步伐，必须进一步改革學生档案管理制度，使学生档案更有利于学生就业，更有利于学生今后的发展，更好地发挥其服务社会、服务人才的作用。
参考文献：
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[2]贺红香.高校学生档案存在的问题及对策[J].山西档案,2007,(2).
[3]于基伯等.高校学生档案的就业服务功能研究[J].兰台世界,2010,(11).
[4]梁晓玲等.高校“学生类”档案中几个问题的思考[J].档案与建设,2010,(11).
[5]王德欣.高校学生档案管理的新思路[J].兰台世界,2005,(8).
管理类电子档案 篇3
(一) 图纸类档案的优势
纸质档案, 顾名思义, 就是用纸张作为载体保存下来的档案。从人类发明纸张以后, 它给人们的生活带来极其深刻的影响, 许多古代文献典籍、先辈学术成就就是通过此途径保存下来, 使得人类在实践中获得的经验和智慧得以保存, 并传给子孙后代。图纸类文件的保存肯定离不开纸质档案, 这种以纸张为媒介的存储方式具有深刻的意义。
图纸类纸质档案存在的最大优势莫过于它的真实、可靠性, 任何信息一旦在纸张上形成, 就很难进行改动, 如果改动就一定会留下痕迹, 所以它有很强的“原件性”, 法律效力也更强, 比较难以伪造。纸张档案的鉴定技术非常发达, 很容易辨别档案的真实状况。
(二) 图纸类纸质档案的缺点
基于纸质档案的特定存储方式, 也就是以纸张为存储媒介, 纸质档案的最大缺点也是源于此。关于纸张, 它是比较容易损坏的, 这样就需要花费大量的时间、金钱和精力来考虑纸张的保护问题, 怎样延长它的使用期限。同时, 纸质档案在查阅及携带方面也比较麻烦, 不如电子档案便利。
二、图纸类电子化档案的优缺点
(一) 图纸类电子化档案的优势
当今社会已经迈入信息时代, 计算机通信和网络技术的发展给人类生产生活方式带来了极大的改变, 档案存储方面也出现了电子化现象。
图纸类电子化档案的传输方式和存储方式大大异于传统的纸质档案, 它主要是通过计算机识别、处理, 然后在磁带、磁盘或光盘等介质上进行存储, 最后以代码序列的方式在网络上展现的一种档案形态。我们从其概念上不难看出, 这种档案形式是基于现代科技而诞生的一种新型档案管理模式, 它的产生适应了当前社会对文件档案管理的客观要求, 并且带来了极大的便利。当前社会无论是对图纸等图像方面的处理还是文字的处理, 都已经走向电子化道路, 这种及其便利的处理方式已经普及到人们的日常生活中, 并且逐步取代以纸质为媒介的传统信息处理方式, 极大提高了人们的工作效率。
图纸类电子化档案的具体优势主要有三个方面:首先, 图纸类电子化档案的共享性。文件一旦形成档案就具有很强的法律效力, 这样, 纸质档案很多时候都是“孤本”, 同时由于其保存上存在的风险, 在使用的过程中很不便利。而电子化档案, 就能够打破这种局面, 实现共享, 让很多人都能使用该份档案, 并且不受时间和空间的限制。
其次, 图纸类电子化档案的多样性。即便是档案, 它存在的巨大价值也体现在人们对其使用的过程中。相较于纸质档案的单一使用方式, 电子档案的利用方式更加多样化, 使用者可以结合自身需要, 然后利用计算机这种具有强大功能的处理工具, 对文件进行多种形式的信息处理和分析, 极大提高电子文件信息的利用效率。
最后, 图纸类电子化档案的便利环保性。相较于纸张的厚重, 电子化档案更加便利, 并且还比较环保, 不需要像纸质档案那样需要伐木造纸, 极大节约了资源, 也没有任何污染等危害性。同时, 使用者可以在计算机上直接查阅这些文件, 这样也就无需花费大量的时间精力, 进行纸质档案的拆钉、装订、搬运等工作。并且, 电子文件还没有消耗, 可以被多次重复利用, 极大避免了纸质档案的损坏, 节省了资源, 具有极强的环保性。
(二) 图纸类电子化档案的缺点
相较于纸质档案来讲, 电子档案的缺陷就是在真实性、稳定性、安全性、可靠性方面存在极大缺憾。不同于纸质档案的难以不留痕迹地修改, 电子化档案信息在存储的过程中, 极易被篡改并且很难找到痕迹。档案的存在意义主要就是它的历史记录性质, 一旦它被篡改, 必然影响到其实质存在意义。同时, 这种易篡改性极其不利于档案的法律效力的发挥, 并且所造成的危害极大, 影响恶劣。
在使用纸质档案的过程中, 必须去档案室查阅, 进入档案室是需要通过严格的身份验证的。虽然这一过程非常繁琐, 也对档案进行了严格的时间和空间限制, 但是, 这种管理模式却极大保证了档案的良好保密性。而电子化档案查阅, 是利用计算机读取, 虽然操作方式非常便捷, 但是由于网络安全的不确定性相对较高, 在很大程度上降低了档案信息的保密性。这样, 非常不适合机密级别高的档案存储, 具有很大的不安全性。
电子化档案作为一种新型事物, 它的标准规范体系尚不完善, 需要进一步对其进行研究。并且由于电子化档案体系的不完善, 很多相应的配套法律规则尚未完全生成, 这样在法律效力上, 电子化档案远远没有纸质档案的效力高。同时, 利用电子化存档也存在着很大的风险, 电子计算机技术虽然非常便利, 但是, 在电子档案的生成、使用和维护等环节, 都有待明确, 并且还存在程序、法律、安全等诸多复杂问题, 显然图纸类电子化档案还有很长的路要走。
三、图纸类纸质档案与电子化档案共存的重要意义
图纸类档案目前已经形成纸质档案与电子化档案双雄并立的局面, 它们的共存是目前图纸档案的两种主要模式。这两种以不同载体出现的档案方式, 各有优缺点, 并且在相互对立的过程中也存在着统一。纸质档案和电子化档案基于不同的载体, 二者之间存在一定的差异, 相应的管理理论也不能通用。因而, 我们不应盲目地仅仅将纸质档案制作成电子档案, 或者将电子档案打印成纸质档案, 而是正确认识二者的优缺点, 合理并充分利用这两种档案管理模式, 最后让它们完全服务于我们的日常工作。
信息技术的不断发展, 电子化信息处理已经形成日常工作学习中的重要方式, 所以, 在档案管理上我们也应该顺应这种潮流, 充分利用科学技术的发展, 及时创建电子档案的管理理论、方法和技术, 为电子档案的管理打下基础。只有在对电子档案和纸质档案都有成熟管理体系的情况下, 才能实现电子档案和纸质档案的并重, 并将它们有机地结合起来, 充分发挥二者的优势, 促进档案管理事业的进步和发展。
当今社会, 我国计算机利用程度已经非常高, 几乎已经普及到人们的各种日常工作中, 在图纸类档案的处理中, 计算机处理图纸已取代传统的手绘方式, 实现制成电子文件然后打印成纸质文件已经比较常见。随着办公自动化、信息现代化的迅速普及和发展, 电子文件已经占据非常重要的地位, 甚至隐隐已经取代纸质文件的趋势。然而, 基于档案的特殊性质, 纸质档案仍然具有不可撼动的地位。另外, 从电子档案管理的技术和实际发展情况来看, 电子化档案处理仍然存在着很大的不足, 未来在很长一段时间内, 电子档案和纸质档案仍将继续并存。以下是二者共同性的相关阐述。
首先, 从本质上来看, 电子文件与纸质文件都是文件存在的一种方式, 是信息与载体的统一体, 并具有物理实态, 这样二者的本质并未发生改变。其次, 从形成过程和作用来看, 电子文件和纸质文件是在社会实践过程中形成, 是用来指导现实工作的信息传载工具, 在规定范围内有一样的使用效用。最后, 电子文件和纸质文件在很大程度上都是对某些事物的真实纪录, 他们具有相同的参考和利用价值。
图纸类纸质档案与电子化档案共存具有非常重要的意义, 二者虽然各具特点和优势, 但是也存在不足, 这样他们就需要共存, 互相弥补缺点, 然后充分发挥优势, 更好地为档案的存储和使用服务。
四、纸质档案与电子化档案共存在图纸类档案应用的前景规划
从上述分析我们可以看到, 电子档案与纸质档案都各具优点和缺点, 二者共存可以在很大程度是避短扬长, 将它们各自的优势发挥到最大, 促进档案管理工作的最优化实现。现代社会下, 可能电子档案的优势更明显, 具有更好的发展前途, 但在计算机网络环境存在的诸如档案信息丢失、失真、泄密等问题, 仍然具有很大的隐患。今后, 针对此缺陷我们应该制定电子档案的利用制度, 提高电子档案信息安全意识, 加强电子档案信息综合利用术的的研究和开发。同时, 纸质档案拥有电子档案所没有的优势, 我们应该给予重视, 从目前情况来看, 纸质档案仍占有不可动摇的作用和地位。
在现代化技术的冲击下, 电子化档案的优势显而易见, 甚至有可能在未来取代纸质档案。然而, 这仅仅是一种对未来的猜测, 谁也无法肯定电子化档案就一定会取代纸质档案, 二者共存是当前档案的主要模式, 并且具有不可撼动的地位。在图纸类档案管理中, 我们不应该因为纸质档案繁琐而轻视它的管理, 也无需因电子化档案管理系统不成熟而不认可它, 只有积极促进二者的共同发展, 对它们的共存现象有正确的认识, 然后才能更好地完成图纸类档案的管理。如果想要更好地发展档案事业, 必须坚持纸质档案和电子化档案共存的模式, 充分认识二者共存带来的极大优势。当前, 已经对档案实行电子档案与纸质档案的双套制管理, 即在电子档案归档的同时, 要求一份纸质版档案也要归档, 这就很好地解决了一份电子档案信息易丢失的缺陷, 确保信息能被继续传递下去。在图纸类纸质档案与电子化档案的发展过程中, 没有谁取代谁的说法, 二者共存具有无可比拟的优势, 也是档案事业发展的主流。在今后的发展过程中, 它们将继续共存, 发挥各自的优势, 继续为档案事业的发展做出贡献。
参考文献
[1]杨玲玲.纸质档案与电子档案共存期管理问题浅析[J].治黄科技信息, 2007 (5) :31-32.
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教学类档案管理（模版） 篇4
2.认真贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规，制定教学灼案工作各项管理制度并付诸实施。
3.督促、指导、检查全校教学稍案工作，验收各有关部门移交的教学柄案。
4.按照《教学类档案工作规范》要求，做好教学档案的各项业务工作及教学文件材料的形成积累工作。
5.努力开发教学档案信息资源，充分发挥其作用。
6.将收集、积累的文件材料整理组卷装订，做到组卷合理，编目清楚，标题准确，装订整齐。
7.做好存放的教学档案的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。
管理类电子档案 篇5
在电子文件应用的过程中，信息管理工作的重要性逐渐突显出来，并且被广泛应用在各领域中。然而，在电子技术与计算机技术应用的过程中，现代设备与技术相互融合，构成新型档案管理模式，通常被称之为电子档案管理。而电子档案管理的实践应用同样发挥着关键性的作用，标志着电子信息管理迈入全新阶段。
电子文件与电子档案概述
电子文件。所谓的电子文件就是被应用在计算机当中，同样可以在多种介质中保存，可以突破时间的限制识别并处理，而且在使用与传输方面都具有明显的优势。
电子文件的信息使用和修改十分灵活。在使用电子文件的过程中，需要由Pc机终端作为基础，而用户则可以利用存储介质完成传输，对计算机进行应用，修改并处理信息的具体内容。实际操作相对简单且修改与备份也十分方便。
电子文件的信息处理依赖性相对较强。因为电子文件信息是通过计算机产生，所以，对于信息载体依赖程度较高。而这同样也是电子信息不稳定的因素之一，如果信息载体异常吗，那么文件的信息也同样会发生改变，导致丢失亦或是保存失败。这与纸质文件相比，是一种十分明显的劣势。
电子档案。对电子档案的管理具体指的就是信息文件保存和使用管理，绝大多数重要的电子信息文件都依赖于计算机存储技术以及传输技术等多种方式。这与传统档案管理相比较而言，优势十分明显。
电子档案使用便利且能够提高工作效率。在对电子档案进行应用的过程中，只要对计算机应用就可以读取并处理保存信息内容。另外，在存储电子文件信息方面，可以通过音频亦或是视频等形式完成。由此可见，电子档案的存储形式具有多样化的特点，且有效性明显。与此同时，在使用电子信息方面也更加便利，可以利用计算机网络等多种资源实现共享，进而读取并下载所需要的数据信息。
电子档案的应用能够节省数据信息存储的空间。在信息量不断增加的背景下，所需要保存的内容也更多，所以，对于空间提出了更高的要求。如果是存储纸质档案，则会占用极大的物理空间，且对档案的使用产生了不必要的麻烦。但是，对电子档案进行应用则能够节省大量的物理空间，使得电子档案管理与使用效率全面提升。
电子文件与电子档案的管理问题
电子档案信息不稳定。因信息的载体具有多样性和不稳定性的特征，所以，存储电子文件的载体寿命也补偿。即便选择使用了稳定性能的光盘，如果在温度与湿度等因素的影响下都会导致其错存储的信息数据损坏亦或是丢失。除此之外，在电子技术快速发展的背景下，计算机设备与软件的更新速度也逐渐加快，由不同软件与设备所组成的电子档案载体，在兼容性以及互换性方面都很难进行把握。为此，如果电子档案的保存时间较长，那么将存在难以读取的情况。
信息安全保密问题。因为电子档案的内容独立，而且更改便利，所以，实际存储的信息内容很容易被随意修改亦或是窃取，对档案部门的电子档案认定带来了不利的影响。与此同时，网絡的出现为电子档案管理工作带来了极大的便利，但同样存在较高的风险。如果计算机出现病毒或者是有黑客攻击，那么则会对电子档案或者是信息内容带来严重的破坏与影响。
电子文件的处理软件标准尚未统一。在新时期背景下，科技发展速度极快，而所开发的处理电子文件的软件种类也很多，始终没有统一的标准。由于不同企业的电子文件软件来源不统一，所以，经常会出现不兼容的问题，严重危害了电子档案的统一性管理。
电子档案管理的人才不充足。电子档案的出现标志着信息技术被应用在档案管理工作中，所以，档案管理工作人员必须要具备专业知识与能力，同样也必须要具备灵活操作电子档案信息系统的能力。除此之外，档案管理工作人员的职业道德与品质同样要符合标准要求。但是，当前档案管理工作人员的年龄相对较大，且随计算机与多媒体技术的应用不灵活，难以满足电子档案管理工作的需求。
全面完善电子文件与电子档案管理工作的策略
严格管理电子档案存储载体。应积极创建专门档案馆，根据标准要求配备湿度计与温度计等相关设备，确保环境的稳定性。与此同时，还应当针对档案馆内部的电子档案进行定期检查。除此之外，要积极引进并合理运用计算机设备以及软件，在确保技术兼容与通用的情况下，全面提升电子档案的存储载体可读性能。
积极采取安全措施。为了确保电子文件与电子档案的安全性，可以通过数字签名亦或是访问控制等多种方式对电子档案访问的权限予以控制。另外，通过加密信息的方式可以保证电子档案不被公开。基于此，对电子档案的只读属性进行设置，确保电子档案具有真实性与原始性的特征。
培养档案管理工作人员专业能力。在电子档案形成并应用以来，对传统档案管理工作造成了严重的冲击，同样也使得档案管理的知识结构随之调整。在这种情况下，对管理工作人员提高了要求，所以，必须要积极组织专业培训，组建高计算机水平且精通档案业务专业知识的档案管理团队，促进电子文件与电子档案管理工作的全面开展。
管理类电子档案 篇6
1 利用电子档案主要模式
电子档案从其自身的属性来看, 具有一些特殊的优势, 如使用方便、及时, 而且有着极高的查全率和查准率。其实电子档案的充分利用也是需要一定的计算机信息技术作为支撑, 在其使用时也主要是通过计算机网络信息技术来实现, 现阶段其利用的方式主要有3类:提供拷贝、通信传输和直接利用。
1.1 提供拷贝
电子档案的使用, 用的较多的就是拷贝。通过计算机的拷贝, 能够把电子档案的初始状态直接拷贝给相关使用者, 拷贝的优点在于在备份文件的基础上, 实现档案信息的及时、准确、完整的复制迁移, 保证档案信息传输的权威性。
1.2 通信传输
通过计算机联网可以实现对电子档案的通信传输, 解决电子档案的地域问题, 使用者可以在异地通过计算机网络将电子档案传输到指定地址, 节约了传输时间和档案转移成本。从专业的角度分析, 就是使用网络传输电子档案, 可以实现不同馆际之间档案资源的互相交流, 提高电子档案的使用效率。
1.3 直接利用
直接利用是电子档案的基本利用途径, 通常是指档案管理部门利用档案管理系统, 对电子档案进行直接的调阅、查询。通过直接利用, 档案的使用者可以非常方便地对其进行补充完善或相关的修改, 也可以实现多人共阅。
2 加强电子档案管理的意义
2.1 有效节约成本
在电子档案应用之前, 对于那些容易损毁的档案资料, 在保存过程中, 通常都会耗费大量的管理成本, 就算如此, 一些档案还是会出现一定程度的破坏, 因为有些档案资料, 由于其介质的原因, 在使用和存储过程中, 都不可避免地会遭到损坏。电子档案的应用, 从根本上解决了上述难题, 将大部分纸质介质的档案转化成电子文件资料, 既节省可存储空间, 又降低了存储成本。
2.2 提高档案的服务质量
从档案管理的初衷出发, 其中最主要的目的就是为档案的需求者、使用者提供优质的档案信息服务。在将档案信息进行电子化管理之后, 电子档案的优势特点是传统纸质档案不可比拟的。在档案信息服务方面, 电子档案完整、准确、及时的特点, 大大提高了服务质量。
2.3 满足使用者不同层次的需要
档案信息的使用者, 对于档案信息的使用, 可以分为低层次的使用和高层次的使用两种。低层次的使用就是一般的基本信息, 而高层次的需求通常是指基础信息之外的其他有效信息。通过电子档案的科学管理, 可以提高档案内容的分析挖掘价值, 在基础信息之上, 对其进行归类分析, 从不同的时间分析档案信息的变化, 甄别档案信息的伪劣, 发现档案信息的缺漏等, 都属于高层次档案信息使用者的基本要求。电子档案在借入现代化计算机网络信息技术之后, 就可以实现其智能化、流程化、标准化的管理, 能够满足档案信息使用者的不同层次需求。
3 提高电子档案管理的基本途径
3.1 建立档案利用制度
要建立档案利用审批制度, 相关人员需要查阅和利用档案时, 必须获得档案主管领导的审批, 还要建立档案利用管理制度, 档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动, 使档案收集更为及时, 保证电子档案的及时更新, 更好地满足电子档案利用者的需求, 并做到电子档案利用和纸质档案利用互补, 整合档案资源来创新档案管理模式, 实现电子档案需求利用质的飞跃。
3.2 规范档案利用方式
电子档案的利用不能够无原则, 应该根据利用者的情况而定, 并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下, 对内容不是完全开放的电子档案, 不宜用拷贝的方式提供使用, 对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时, 有密级的信息内容应进行加密处理, 并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改, 避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。
3.3 建立“双套制”模式
“双套制”指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战, 要求档案人员要紧跟时代步伐, 掌握现代信息技术, 熟练运用电脑及现代通讯技术, 否则就无法介入文档的形成和保管。通过这种“双套制”的管理模式, 切实提高档案信息的完整性、准确性, 并在这种模式的要求下, 提升档案管理人员的现代化电子信息技术水平。
3.4 从思想层面提高重视
对于电子档案的管理, 一定要做到思想上的重视。而做到思想上重视, 就必须要明确电子档案管理工作的重要意义和价值。档案管理部门要切实加强对电子档案管理人员的思想教育, 深入系统地学习电子档案管理的基本观念, 让员工感受到自身所做的工作的巨大意义, 提高责任心, 在实际工作过程中, 争取不断争先创优, 尽心尽力地提高电子档案管理的质量。
4 结语
网络信息技术的深入发展, 对电子档案管理效率的提升有着十分直接的推动作用。档案管理部门, 在新的档案管理环境下, 要想进一步提升电子档案管理的质量, 更好地挖掘电子档案的信息价值, 就要不断创新电子档案的管理模式, 大胆改革, 更新管理理念, 学习先进的电子档案管理技术, 以确保能够及时高效地为电子档案的使用者提供优质便捷的档案信息服务。
参考文献
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管理类电子档案 篇7
一、电子档案形成的优越性
存储空间小, 电子档案的形成可以有效地节约档案占用空间。所有电子档案的储存形式如光盘、缩微胶片、磁盘都具备了存储密度大、容纳信息量多、记录速度快、传播速度快等特点, 而且与纸质档案管理方式是相通的。无限增长的纸质文件与有限的存储空间之间存在着日益激烈的矛盾, 而电子档案占据极少量空间的优点能够很好地解决这一矛盾。例如, 一张光盘容量可达600—4 000MB, 可存35万张打印纸上的文字信息或10万页图形信息;而且, 如果不移动存储载体, 只处理信息, 那么电子档案几乎无重量和体积可言。相比之下, 纸质文件的笨重就显而易见了。电子档案的加入, 丰富了档案管理体系, 为传统的档案利用开辟了一条新路。
以XX发动机厂为例, 每年归档的纸质会计类档案就可高达五百余本, 足以占用两个标准文件柜。且需时刻做到防尘、防霉、防虫, 要求档案库必须有严格的空气温度、湿度, 温湿度过高或过低都会对纸质档案造成损坏。相比较电子档案来说, 占用空间少、不会生霉等优点是纸质档案无法企及的。
另外, 电子档案还具备操作方便, 复制时不容易丢失信息的特点。形成档案之前的电子文件, 其增、删、改等都很方便, 而且改后不留任何痕迹, 保证了档案页面的整洁。并且电子档案具有高度的标准性, 使之对电子档案的检索更加方便。纸质文件复制或缩微品拷贝经常会出现清晰度下降、畸变、信息丢失等问题, 而电子档案的复制, 由于是数字化的信息处理几乎不存在这些问题, 所以, 完全可以做到复制后得到的电子档案与原来的电子档案无任何区别。
1. 具有多种表现形式。
随着多媒体电子计算机的应用, 电子档案的形态也随之多样化了。文字、图形、声音、影像等多种媒体信息都可以单独或相互搭配成电子档案的内容, 这就造成了电子档案的多媒体集成性, 使电子档案比纸质档案更加全面、形象、生动。
2. 传递快捷、实现资源共享。
一份纸质档案只能在某时、某地让能够接触到它的人阅读, 而电子档案由于其处理环境是计算机和网络技术, 因此可以不受这种限制。网络上传递电子档案的时间是按秒计算, 而同样距离的纸质档案传递则是以天计算的, 二者在速度上的区别非常明显。而且, 一个终端上的电子文件也可以同时发给若干个网络终端, 电子档案这种不受存储载体限制的特点, 使异地利用成为可能, 消除了利用者的域隔阂, 使利用者产生一种共享的感觉, 从而摆脱时间和空间的制约, 利用者可以把获得的信息随心所欲地加工处理, 变成自己所需要的信息产品。
3. 电子档案的形成可以提高档案管理工作效率。
电子档案的产生, 使计算机先进技术在档案管理工作中的作用发挥得更充分。档案人员可通过简单的操作进行查询和利用, 从传统的手工编目和查询及繁重的编研信息收集等方面的工作中解放出来, 这将会推动档案事业的发展, 使档案管理再上一个新台阶。
二、电子档案存在的缺点
传统的纸质文件一旦形成, 原件中所包含的内容和形式就不再发生变化, 只要抓好保管, 就能确定档案的原始性和真实性。与纸质文件不同的是, 电子文件建立在高科技的基础上, 其内容和形式是相对独立的, 不仅内容易于删改变化, 并且可以储存于不同的载体, 人们无法从其所包含的内容、形式和载体特征确定电子文件的原始性、真实性以及是否完整等。
1. 原始性问题。
电子档案的原始性不易判断和确认。传统纸质档案的原始性不仅其内容而且还通过载体、形式表现出来, 人们可以通过字体、印迹甚至字迹、纸张制成材料对其原始性加以分析判断, 而电子形式生成的由实态变为虚态的档案, 已完全没有了这种“原始状态”, 其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致, 可以说既是原始的, 又是复制的。
2. 真实性问题。
电子档案极易失真。如将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实;电子档案的真实性问题伴随其生命的始终, 维护其真实性是一个不间断的过程, 信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案;电子档案可被原样复制, 甚至被篡改后可不留痕迹。
3. 完整性问题。
电子文件、电子档案内容的完整性很难保障。电子文件经常处于流动状态, 如不及时捕获, 可能会导致信息丢失;电子文件结构复杂, 储存方式多样, 容易造成信息的缺损;电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加, 而且形式多样、存储分散, 极易丢失, 往往致使电子文件来龙去脉不清。
4. 安全性问题。
电子数据的易更改性为非法操作提供了便利, “黑客”攻击以及用户根据利益需求而任意取舍甚至篡改信息, 都会直接损害电子档案的安全。
另外, 收集过时的电子计算机软硬件, 提供利用, 读取那些过时的、技术记录在载体上的信息内容, 这就要广泛收集、保管过时技术全套软硬件, 还必须保管操作这些过时技术的某些技能, 还有老化和维护问题, 代价十分昂贵。
综上所述, 电子档案管理是档案工作的一个新领域, 针对现代化办公条件下电子文件和电子档案的大量产生, 制定文档一体化的管理模式是非常必要的。与传统的归档移交相比, 电子文件的收集可以说是在瞬间完成的。在整理方面, 分类、立卷、编目这种档案实体的整理工作将被多途径的电子检索方式代替, 由于电子文件和载体的可分离性, 其内容可不受载体的限制和束缚, 所有的信息线索都可以借助计算机的逻辑判断功能和运算速度, 多途径、多角度地组配, 甚至可以网上立卷, 根据不同需求按文件的不同特征组成各种虚拟卷。
三、电子档案的维护
维护电子档案的完整与安全是档案工作者的基本职责之一, 为保证电子文件的原始性、安全性和具有保存的价值, 档案部门必须重视电子档案, 严格制定电子文件的操作制度和安全保密制度, 对电子文件实施全程监控, 实行层层负责制, 所有经办人员在电子文件的形成、移交、提供和利用过程中都应履行签字手续, 并建立电子文件备份系统以防止其在利用过程中信息的损坏, 采取定期复制以及定期对计算机病毒进行检查、防治, 对重要文件的存储和传输实行加密技术处理等措施, 以确保电子文件的完整与安全, 实现文档一体化的管理。
四、对档案人员的要求
高技术的应用需要高技术的人才来管理。档案教育应及时调整专业格局, 从课程内容、教学方法和手段、教育层次和形式等方面全面更新。建立在高科技平台上的电子文件、档案必须由具备高科技素质的管理型和复合型人才队伍来管理, 因此在加强档案管理人员队伍建设中, 除提高其政治素质、文化素质和档案业务素质外, 还应着重提高其计算机使用操作技能。在电子文件日益发展的今天, 档案人员要想管好它, 必须了解形成电子文件的相应技术和设备, 以及相应的电子计算机硬件技术。对在职人员进行各种形式的再教育, 以适应技术发展的需要。应注意引进多方面的人才, 将懂档案业务, 具有计算机专业知识的人员充实到档案队伍当中来, 建立复合型多层次的专业技术队伍。
以XX发动机厂为例, 1994年, 该厂共有专兼职档案员20人, 其中, 本科毕业以上的1人, 大专毕业以上3人, 中专及以下的16人。随着档案的增加和专业对口的要求, 到2013年, 该厂共有专兼职档案员50人, 其中, 本科及研究生毕业以上的40人, 大专毕业的10人。排除近20年中档案员正常退休, 从这一数据中可以看出, 现代化的档案管理对人才的知识能力及水平也相应提高了要求。
五、电子档案信息化建设应注意的问题
第一, 注重档案管理的安全性。在建设初期一定要注意电子档案的保存, 防止档案的遗漏损失, 保证归信息的安全、完整。
第二, 加快电子档案信息化建设进程, 对现有的信息化管理平台进行有效集成。信息化是档案管理信息化的基础, 有效集成的信息化管理系统是档案管理信息化的平台, 在进行档案信息化时, 要充分考虑信息化水平, 循序渐进, 逐步推进。
第三, 进一步提高员工素质。任何先进的系统都是由人来运用的。没有高素质的人才, 再先进的系统也只是一个供人欣赏的美丽花瓶, 要充分发挥档案信息化管理系统的作用, 需要对员工进行全面系统的培训, 使员工对档案管理系统做到能用、会用, 并在工作中不断提出改进意见, 使档案管理系统得到持续的改进。
数字化时代召唤数字档案, 这是时代发展的需要, 参与国际竞争与交流的需要, 加强科学的研究, 普及教育知识、服务社会大众的需要, 提高档案工作社会地位的需要。档案信息化是国民经济和社会信息化的重要组成部分, 是档案事业改革与发展的内在要求。随着信息社会的发展, 电子文件在日常工作中的不断应用, 档案工作所具有的信息管理和信息服务属性日益增强, 要做为一名合格的档案管理工作者, 就必须深入学习和了解新技术、新理论, 并把其运用到自己的实际工作中去, 加强档案的数字化建设, 实现“文档一体化”管理, 不断提高档案管理以及服务工作的网络化水平。只有这样, 才能真正适应这个科学技术高速发展的新时代, 更好地做好新技术应用下的档案管理工作。
摘要：电子文件保管系统作为信息管理系统的一种, 为档案工作提供了自动化、系统化的管理手段。有效的电子档案管理是实现人类社会性原始历史记录在信息时代得以真实、完整、可靠保管的有力保证, 能够快速、及时地满足单位行使各项职能时对文件、档案信息的需求。
浅析档案管理中电子档案管理的运用 篇8
近年来,自动化办公和无纸化办公日益兴起,为传统档案管理工作带来了挑战,例如起草文章和签发协议等,均由计算机完成。电子档案要比纸质档案价值更高,且档案的管理效率更高,因此,档案管理中应用电子档案非常有必要。电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。将电子文件归档后就形成电子档案。相对于传统的纸质或多媒体而言,电子档案具有鲜明的特征。但由于电子档案出现和发展的时间短,暴露问题较多,网络环境下电子档案管理正面临非授权访问、信息泄露或丢失、数据完整性被破坏、利用网络传播病毒的威胁,因此,完善电子档案的管理策略,是做好电子档案管理的必然选择。
1、档案管理工作存在的问题
1.1档案管理工作内容繁杂。对当前高校内部档案管理工作予以调查,结果表明,高校内的档案数据每年均会发生变化,例如录入、迁出等。因为档案变动数量庞大,且档案自身便具有一定的区域形式,所以若想更好的保存、保护,则需要投入大量的人力、物力。
1.2信息技术有待提高。对高校内部电子档案管理工作来说,信息技术水平还有较高的发展空间。电子档案具有方便快捷、效率高等优点,是当前最行之有效的办法。但是,目前绝大部分的高校依旧沿用传统纸质档案,从一定程度上来说限制了电子档案管理的发展。
1.3管理操作不合理。当前高校档案管理工作者的操作并不合理,其次大学内部状况有显著差异,从而导致内部制度也不尽相同,最终致使档案管理工作难以满足实际情况或者抵触实际情况,无论是何种问题,都会严重影响档案管理工作的实效性。
1.4不利于传输。大学内部经常会发生转学、退学、入学等情况,因此其内部具有较高的流动性,所以,无论是上述什么情况发生,因档案的传输困难,均会影响档案管理工作的顺利进行。
2、档案管理工作基本状况
电子档案管理工作和网络信息化技术密不可分,换句话来说,电子档案管理的最终目的便是将传统管理措施向着电子化的方向演变或者直接将管理程度降低到一定的标准。与此同时,还要有条不紊的实现档案归档工作,比如文献和资料的保存、收集等,电子档案管理能够在降低物力和人力的前提下,更好的完成档案管理工作,充分利用当前的人力资源。
当前高校电子档案管理的不足之处基本可以总结为两个方面:1.电子档案数据完整。从一定程度上来说,即便传统纸张档案管理的完整性并不尽如人意,容易在管理中发生笔误问题,但是实际上的影响并不大,能够对该问题进行及时的补救。电子档案则不同,相对而言十分负责,如果在传输过程中发生错误,将会导致保存的信息全部丢失,严重时还会导致被直接破坏,无法找回。2.电子档案缺乏安全性。如果电子档案丢失,那么将会产生严重的后果,在传输过程中,容易发生损害和被修改的问题,因此,电子档案的安全性极其重要,在实际管理过程中应当予以重视。
3、电子档案管理的应用
3.1优化电子档案网络安全。众所周知,电子档案在进行网络的传输过程中会遇到不可控的危险,这也是电子档案管理亟待解决的重要问题。因此,电子档案储存设备管理应予以加强,例如定期清理和检查储存设备,并且设定专门的网络安全监督员,通过身份验证加强安全性,比如数字签名、身份证以及验证码等方法。
3.2规范操作流程和完善管理制度。在电子档案管理过程中,需要重视网络安全性操作、管理工作人员职业道德以及综合素质等诸多问题,并且对相关工作人员进行定期培训,强化工作人员的翻番能力及综合管理技能。其次。还要锻炼工作人员的操作能力,强化操作技巧,熟练掌握管理工作要点,从而在一定程度上提高管理工作效率以及节约工作时间,与此同时,应该结合实际情况,对内部管理制度进行进一步的完善。
3.3优化工作人员服务方法。档案管理工作人员要对内部信息有充分的了解,并且能够挖掘、发现内部信息资源,合理的对资源进行处理加工,使之与光盘制作、电子化以及多媒体等技术相融合。其次,对电子信息进行及时的储存,奠定良好的管理工作基础。最后,档案管理工作人员应当秉承“为人民服务”的工作态度,并且为所有人员提供“微笑式”服务,当然,最重要的一点要实现先进网络服务体系的构建,促进电子档案的在线咨询服务。
3.4备份恢复。由于电子档案的存在形式主要为计算机数据,所以容易发生损坏、丢失等问题,其次,当前计算的软件和病毒等问题也存在严峻的网络安全问题,直接影响电子档案的安全性,所以一旦电子档案发生丢失、损坏和泄漏等问题,会造成极其恶劣的后果。所以,档案管理过程中,应当优先应用信息技术对电子档案进行备份,发生意外后则进行档案恢复。通常来说,备份恢复主要包括硬件备份、软件备份以及恢复计划,实现备份要用到驱动、系统软件和应用软件,当前电子档案备份通常采用硬盘保存,硬盘具有恢复速度快、价格低、容量大等优点,且体积较小,便于保存。
3.5便于查询。传统档案管理过程中,其档案的查询十分费力,且纸质档案堆积如山,需要耗费大量的人力物力。但是电子档案则不同于纸质档案,仅仅需要相关的索引查找便可以实现快速借阅,其次,电子档案管理会对档案进行分类,通过类别查找便可以实现整批类别档案的查找,极大的提高了档案管理工作效率。
4、结语
总而言之,网络技术的普及与发展,提高了电子档案管理在高校内部的重视程度,为此,应当对电子档案信息化予以不断的研究、调查和总结,在已有基础上实现管理工作的创新,并且进行规范操作流程、完善制度以及优化电子档案等工作,保证电子档案管理的安全性及完整性。
摘要：21世纪是信息化时代,日常的工作生活中均离不开计算机,随着高校活动的增加,诸多不同形式和内容的档案数量越来越大,为实际档案管理工作带来了众多困难,为此,电子档案管理应运而生,不仅能够对形式繁杂、数目众多的档案予以高效、有序的管理,加强档案利用率,还能够推进档案管理一体化,现对档案管理工作中电子档案管理的应用进行说明。
关键词：电子档案,管理,应用
参考文献
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[2]李薇.刍议信息技术在档案管理中的有效应用[J].电子技术与软件工程,2015(6):233-233.
电子档案与数字档案管理初探 篇9
1电子档案与数字档案管理的特征
1.1电子档案与数字档案管理的优势
1.1.1便捷的共享特性
在传统纸质档案工作中, 档案管理与档案查询均需在工作日内进行,并且需要档案管理人员在场,亲力亲为,这就导致一些紧急与意外情况下档案信息获取的滞后性, 并且查询过程也需耗费较多时间。 与此相比,电子档案与数字档案的显著优势就在于其不受时间与空间限制,借助于网络技术与云存储技术,电子资料可以实现实时共享,即便相隔千里,也能在第一时间获取所需信息,在获得允许的情况下,无需档案管理人员协助便可自行浏览检索, 真正体现了高新技术为人们工作生活带来的便捷性。
1.1.2高效性与关联性
对于档案立卷部门来说,电子档案将极大提升其工作效率, 无需平日里零散地向档案室递交材料, 只需将部门文件资料输入计算机中,通过局域网,档案室便可方便地对部门文件进行立卷与目录编制工作,减少了周转环节,既可提高效率,又可避免零散资料的不慎遗失现象。 而针对于档案查阅者而言,电子档案的关联性也将方便其查阅工作的进行, 通过强大的系统索引功能,查阅者输入某一主题便可调出相关资料,并呈现多种排列方式, 这一特性在查阅者就某一问题进行深层次研究的情况下显得尤为重要。
1.2电子档案与数字档案管理的缺陷
1.2.1系统依赖性与非人工识别性
电子档案是在计算机技术高度发展的前提下兴起的, 其建设过程有赖于先进计算机硬件设备与高效软件的配置, 而现代计算机技术的发展日新月异,电子产品更新换代速度持续加快, 相应的管理软件也在不断换代升级, 由此引发的不兼容特性易造成档案信息不可读的状况。 此外,数字化档案信息的存储是以数字代码,即计算机语言的形式进行,若想进行解读,则需将程序恢复至原始状态方可顺利识别,而一旦发生部分损毁,恢复起来也具有较大难度。
1.2.2信息的易变性与寿命问题
由于数字化档案资料不具有唯一的元件, 其信息可复制性强,也易于删除和修改,例如图片资料可用Photoshop等软件进行处理,而他人很难发现事实真相。 同时,由于电子档案载体为硬盘、录像带等介质,其存储环境在温度、湿度、磁性等方面均有较高要求,且寿命一般在20年内,远少于纸质档案寿命,与档案使用的长期性相矛盾。
2探索电子档案与数字档案管理策略
2.1加强立法,保证法令实施效力
电子档案属于新生事物,我国档案数字化建设起步晚、水平较低, 各职能部门数字化意识淡薄, 而相关法令条例也存在空缺。 如前文所述,电子档案具有易变性与无原件性,关于其法律效力的认定还未有成型的规定,电子档案管理工作无章可循,易出现混乱局面。 为此,有关部门应确定档案数字化法律风险问题规定,对于其效力制定明确界限,保证档案管理工作有法可依, 整体维持在有序状态。 而针对档案的所有权与著作权问题,更应有清晰的认识, 即档案所有权通过交易或赠送的形式转至另一方,该方对其进行数字化才不会构成侵权行为,否则执法部门应依法进行处理,保障档案作者的合法权益,以有力的执法行为提高全民知识产权意识。
2.2加强档案标准化建设,规范操作
由于数字化档案资料自身具有可复制性与易删改性, 其管理工作更需要一套完整而又规范的制度进行约束。 应采取集中管理的方式,从资料收集到归档编目、从存储到保护,交由档案部门统一负责,避免资料零散分布造成遗失现象。 而档案管理部门在工作过程中,应严格按照规范化程序进行,遵照全程保护制度与传递记录制度, 一方面可避免非专业人员对数字化档案资料认知不清造成的意外损毁现象, 另一方面有利于归档文件与其他已有文件建立关联性,方便日后进行查阅。
2.3加强培训,提升档案管理人员业务素质
与传统档案管理方式相比, 数字化档案管理对工作人员业务素质提出了更高的要求,不仅需要其具备专业技能,还需其熟练应用计算机与网络技术。 为此,档案管理部门一方面需要加强对已有工作人员的培训, 采用定期与不定期考核相结合的方式对其培训成果进行检测,促使其不断进步,完善业务素质;另一方面应适当引入外部数字化专业人才,为部门工作注入活力,以专业人才带动原有档案工作者, 实现档案管理部门整体素质的提升。
档案电子化与数字化是顺应时代发展的必然趋势, 在这一过程中,需要有关部门积极应对,严格按照法律条令、规章制度进行管理工作,提升工作人员综合素质,规范操作程序,促进电子档案与数字档案管理的良性发展。
摘要：科学技术进步所带来的改变渗透至社会生活的方方面面,档案管理工作也逐步由传统纸质档案向电子化、数字化方向发展,这不仅是档案管理自身进步的内在需求,也是社会经济文化发展的外在期待。本文由电子档案与数字档案管理特征入手,分析其优缺点,并针对我国目前档案电子化、数字化过程中出现的问题,提出几点可行性策略,望可提供借鉴意义。
浅谈电子档案的管理 篇10
随着信息化的快速发展，档案的载体经历了从纸质档案到电子档案的演变过程，电子档案逐渐成为了档案管理重要形式。与此同时，电子档案就纸质档案而言，在原始性、真实性、完整性、安全性等方面发生了新的变化。
1.原始性问题
电子档案的原始性不易判断和确认。传统纸质档案的原始性不仅通过其内容而且还通过载体、形式表现出来，人们可以通过字体、印迹甚至字迹、纸张制成材料对其原始性加以分析判断，而电子档案已完全没有了这种“原始状态”，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。
2.真实性问题
电子档案极易失真。如将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实。电子档案的真实性问题伴随其生命的始终，维护其真实性是一个不间断的过程，信息内容“出错”的概率和机会远高于传统纸质档案，最重要的是电子档案可被复制，并且极易被篡改，被篡改后还可以不留下任何痕迹。
3.完整性问题
电子文件编辑时，如果保存不及时，经常会因为断电等原因导致信息丢失；电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损；电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使电子文件来龙去脉不清。
4.安全性问题
电子数据的易修改性为非法操作提供了便利，“黑客”对服务器的攻击以及部分用户根据利益需求而任意取舍都有可能非法篡改信息，直接损害电子档案的安全。
5.存储性问题
电子档案的存储载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体，具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复、易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下生成。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。电子档案载体材料的这些特点，决定了电子档案容易受外部环境的影响。因此在高温，高湿，光照射，空气污染，灰尘有害生物，磁场和电场，机械应力等条件下极易损坏。
6.长期可读性问题
电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的，在以后的利用中，必须依赖于计算机软硬件平台将电子档案的内容还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。但随着技术的进步，计算机软硬件不断更新换代，电子档案在现在形成时所依赖的技术，在未来往往是已经过时的技术。
二、加强电子档案科学管理的有效措施
1.建立电子档案统一接收的数据格式，推广相关的电子档案整理著录软件，由档案管理部门建立统一的电子档案模板，并发放到各档案形成科室。定期举办培训班，对兼职档案员进行培训，使他们能够熟练运用模板和著录软件。定期派专业技术人员进行指导，形成统一数据格式，以方便电子档案的接收和管理。
2.采用有针对性的技术措施，保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性
（1）采集背景信息和元数据。在形成电子档案的同时，采取相应的技术措施采集电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程的元数据，作为检验电子档案原始性、真实性、完整性和有效性的依据保存。
（2）签署技术。在电子文件上进行签署技术主要是利用光笔签名，光笔签名是签名者使用一种专用的光笔直接在输入板上签名，屏幕上显示出来“笔迹”，通过这一方法可以减少在电子档案形成过程中产生信息失真等问题。
（3）密码认证。电子文件的使用者最关心的是所使用的档案在存储或传输过程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替换过，信息认证技术可以消除使用者这个疑虑。比较常用的方法是利用密码进行认证，如果不知道密码就无法对档案进行访问，这一方法可以保证电子档案的安全性。
（4）防火墙。这是一种访问控制技术。在某个机构的网络和其它系统网络之间设置障碍，防止其它系统的网上用户对该机构信息资源的非法访问，也可以阻止该机构的机要信息、专利信息从机构的网络上非法输出，保护网络的信息、结构不受侵犯，实现网络安全。
（5）防写措施。目前在许多软件中可将电子文件设置为“只读”状态。在这种状态下，用户只能从计算机上读取信息，而不能对其做任何修改。在计算机外存储器中，只读式光盘（CD-ROM）只能供使用者读取信息而不能追加或擦除信息；一次写入式光盘（WORM）可供使用者一次写入多次读取，可以追加信息但不能擦除原来的信息。这些不可逆式的存储载体可以有效地防止用户更改电子文件，保持电子文件的原始性、真实性。
3.建立适合磁光介质保存环境，保证电子档案载体的安全
（1）调节库内温湿度。采用去湿机、空调调节系统等措施调节库内温湿度。使温度保持在17℃～20℃；相对湿度保持在35%～45%。
（2）防光。改善档案库房建筑，设法阻止光线尤其是紫外线直接射入库内，库房尽量使用无紫外线灯光照明；将电子档案避光保存，在利用时，最大限度地减少曝光时间和曝光强度；定期净化空气。
（3）防灰尘。电子档案要密封保存，以防灰尘落在载体上，如果发现载体灰尘，可用干净的绒布或丝质布轻轻擦拭。
（4）防治有害生物。①通过控制温湿度、搞好库内卫生、杜绝霉菌进入库房的渠道、防氧封存等措施进行环境控制；②采用防霉剂进行化学预防；③采用物理或化学方法定期对电子档案进行消毒；化学方法有：熏蒸或擦拭，常用化学药剂有甲、邻-苯酚、环氧乙烷；物理方法有：真空消毒、远红外消毒、微波消毒、钴60-γ射线辐射消毒。
（5）避开磁场和电场。①电子档案在整理、保管、利用时应避开电动机、发电机、变压器、电视机、扬声器、耳机、话筒、放大器、消磁器、无线电装置等具有退磁或消磁的设备；②可设置专用库房，或选用专门的防磁金属柜作为装具，但不能使用铁盒。
（6）防机械应力。电子档案载体存放时应设法保持电子文件保存载体的平直度，防止电子档案保存载体受压力、扭力、冲击力等机械力的影响，以保证信息再现的准确性。
（7）定期检测和拷贝。对所保存的电子档案载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。定期检测应每年一次，磁盘每2年应拷贝一次，光盘每5年应拷贝一次，定期检测和拷贝是当前延长电子档案载体寿命的有效措施。
（8）电子档案至少要一式三套，一套供查阅利用，一套封存保管作为备用，第三套异地保存，用以防止突发性事件如火灾、地震、洪水、盗窃，甚至战争人为或自然因素的破坏。
4.在保存电子档案时，应将电子档案格式保存为通用、统一的格式，为的是使现在的电子档案能够更好地被未来的计算机操作系统和应用软件所兼容，并且应把电子档案的格式保存为与计算机操作系统同一公司的应用软件能读取的格式，防止因不兼容而造成的电子档案无法阅读和正常使用。
5.及时更新电子档案的文件结构，确保电子档案的长期可读性。当操作系统更新时，及时更新档案支持软件，并在不改变电子档案完整性、真实性、有效性的前提下，更新电子档案的文件结构，以适用新的“生存环境”，保证电子档案长期可读。