机关文档管理中心

机关文档管理中心（精选六篇）

机关文档管理中心 篇1

美国文件中心是在二战时期建立起来的,当时军政部门的文件数量激增,军费增加,行政部门费用紧张,急需寻找经济的文件保管方案。美国文件中心建立后,将半现行文件作为管理对象,为各机关提供经济的保管服务,具有“精简、高效”管理半现行文件的作用。

我国机关文档管理中心的成立,源于2000年全国档案工作会议上通过的《全国档案事业发展“十五”计划》的指导,该《计划》中明确指出:“研究建立基层文件中心的实施方案,在北京、青岛、深圳等地开展相应的试点工作。”通过对办公集中机关的档案实行统一的管理,相对改革前分散式的机关档案室而言,机关文档管理中心也起到了“精简、高效”的作用。从政策导向上看,这些新型的文档管理机构应称之为“文件中心”,但具体的机构命名中,并非每个机构都称为“文件中心”,且通过研究对比发现,这些机构的特点与美国式的文件中心的特点存在着本质的区别,因而本文将之统称为“机关文档管理中心”。

1 文件中心与机关文档管理中心管理范围的不同

文件中心保管的是半现行文件。所谓半现行文件,是介于现行文件与永久保存的档案之间的文件。文件中心所保管的正是半现行文件,要求每盒文件的月利用率最好不超过一次;利用率高的文件,不接收保管,直接放在形成机关保存;永久保存的文件直接移交到档案馆,文件也不接收。

机关文档管理中心保管的是机关需要归档的文件,不管其利用率的高低及保管期限的长短,只要是属于机关的归档文件,一律接收。一般而言,文件在机关归档后的第二年,便移交到机关文档管理中心保管。具有长远保存价值的档案,在机关文档管理中心保存10-20年后,再向档案馆移交。

2 文件中心与机关文档管理中心服务对象的不同

文档管理工作包括以下环节:收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、提供利用和统计。文档管理机构的职能设置主要是围绕这几项工作开展,面对不同的服务对象提供不同的服务内容。

美国政府的文件鉴定服务主要由专门的鉴定机构负责,鉴定哪些文件应该向文件中心移交。文件中心仅为政府机构提供保管、检索、利用、统计服务,鉴定到期的文件并提出处置方案——销毁或是向档案馆移交。文件中心的管理目标是保证文件保管费用的经济性,要低于文件放置在机关内的保管费用,在此基础上保障文件利用的便利性,比如检索的快捷性以及文件投递的效率等。

机关文档管理中心提供的服务各自有所区别,大体上有保管、整理、鉴定及向档案馆移交档案,这些服务主要是面对文件形成机关。此外有些机关文档管理中心还提供现行文件服务,面向的服务对象是社会。少数文档中心面向企业、单位提供档案的代管、数字化、修裱等服务。

3 文件中心与机关文档管理中心的特点分析

3.1 文件中心主要具有以下特点

文件中心特点一,以机构数量少,机构规模大。在经济学的生产理论中,规模经济是指,随着企业生产规模的扩大并保持在一定规模范围内,生产成本和管理成本得以降低,从而获得成本优势。(1)因文件中心所投入的库房、装具、设备等固定成本较高,只有通过一定的保管规模才能降低文件的单位保管成本,发挥规模经济效应。文件中心在国际档案界被誉为“现代最富生命力的档案管理机构”,虽然在很多国家都有设立,但在美国联邦政府系统内仅有16个。访美学者林学奇的实地考察文章《感受文件中心》一文有如下的描述:“华盛顿的文件中心给我的印象更像是一个大仓库,……七至八米高的屋顶上是密密麻麻的各种管道,20个巨大的库房……如果不告诉你这里是文件中心,运的是文件或档案,你一定会把这里认作是铁路或邮局的托运站。”(2)从文件服务对象的范围、仓库式设置及排架方式可知,美国联邦政府的文件中心正是通过一定规模获得“精简、高效“的作用。

文件中心特点二,保管低利用率的半现行文件。“保存期在6年以下的文件,在机关处理,不向文件中心移交;需要永久保存的文件,由机关直接移交给档案馆作档案保存;其余的文件视情况和工作需要分期移交文件中心保管和处置。”(3)对于半现行文件,文件中心仅接收利用率低的部分。低利用率的标准是,每盒文件的月利用率不超过一次,以此保障文件的保管费用比在形成机关的保管费用低的经济效益的获得。

3.2 机关文档管理中心的特点

特点一,设立在驻地集中的政府办公场所内。机关文档管理中心是在当地政府进行机构改革并成立新的办公场所,政府机关实现同一办公大楼集中办公的情况下建立起来的。

特点二,集中统一管理档案,达到精简高效的作用。机关档案室因模式的分散性,制约着档案工作效益的发挥,不能满足政府提出的“精简、高效“的要求。机关文档管理中心建立后,对集中办公的各机关档案进行统一管理。这样的管理方式使政府用于机关档案管理的资源从分散式转变为集约式,有效节约政府资源,起到了“精简、高效”的作用。

4 文件中心与机关文档管理中心的对比结论

文件中心在保管的文件范围上要求严格,机关文档管理中心接收的保管范围则相对宽泛。文件中心的服务对象仅是文件形成机关,机关文档管理中心则设置灵活,有向社会提供服务的趋势。文档保管范围及服务对象的不同,或许还不能将文件中心与机关文档管理中心有效地区别开来,特点的不同成为两者的本质区别。

机构规模大及馆藏文件利用率低这两个突出特点共同构成了文件中心与其他档案管理机构的不同之处。这两个特点的关系是统一的关系,文件中心的“精简、高效“作用,即是通过这两个特点来保障的。如果所保管的文件利用率太高,大量文件的积累使利用不便,也不能实现规模效应;如果利用率高的文件的数量越多,管理就会更为复杂,不利于保管成本的降低。我国并没有同时具备这两个特点的档案管理机构,所以,我国没有美国式的文件中心。

机关文档管理中心设置在政府统一办公楼内及集中统一管理档案的特点,是对于改革前的机关档案室而言的。改革前各个机关都设立一个档案室,政府资源投入分散。机关文档管理中心建立后,与各政府机关集中办公,集中统一管理档案,改变政府资源分散式投入,体现出“精简、高效”的作用。以近距离作为条件,才能满足各机关频繁的档案利用需求。

文件中心的“精简、高效”是通过规模效应及低利用率的保管对象来获得的,而机关文档管理中心的“精简、高效”是通过原有的多个机关档案室的整合获得的,两者在程度、侧重点上都有所不同。因此,不能单以“精简、高效”的作用将两者混为一谈。

本文是2010年广西民族大学研究生教育创新计划项目gxun-chx2010015研究成果

摘要：本文对美国文件中心与我国机关文档管理中心从管理范围、服务对象以及特点三方面进行对比,认为两者虽然具有“精简、高效”的作用,但却是不同的文档管理机构,通过对比判断出我国目前没有美国式文件中心。

关键词：文件中心,机关文档管理中心,机关档案室

参考文献

[1]梁小民.西方经济学基础教程.第二版.北京:北京大学出版社,2003:63-65.

论机关文秘人员修养与文档管理 篇2

一、较好的文字秘书的素质修养，是文书档案管理的重要基础条件

文字秘书作为领导的助手和参谋，一是记录和抄写；二是文稿起草。记录，有领导的口授记录，有接待来访者的记录，还有会议记录和电话记录等等；抄写，即对字迹潦草或因在起草过程中经反复推敲、多次修改和勾划的文稿进行誉写以便于继续修改或交付打印。帮助领导誉写稿件使之能腾出时间去做其它工作，这是文字秘书应尽的责任。起草文稿，是文字秘书工作的主要部分。文稿的起草过程，常常是由领导和文字秘书合作进行的。有时，是领导亲自动手，秘书帮助誉写。以及做一些收集、补充和核实；有时，是领导口授主要内容，秘书记下后负责文字的加工整理；有时则是领导只口授一个要点，或者同秘书一起在讨论中形成一个要点，然后由秘书据此去收集材料、推敲观点，形成文字。这最后一种，领导只是出题目，而从拟定提纲、收集材料、起草文稿到讨论修改，则都由文字秘书单独负责。特别需要指出的是，在起草文稿的时候，文字秘书不但可以在酝酿和讨论文稿的时候提出自己的意见供领导参考，而且可以在起草时直接把自己的想法写上去，形成初稿，让领导人去决断，而不是照葫芦画瓢，这样形成的文稿才能真实、全面、生动地反映传达领导的决策、方针、意图等，并使之成为群众性的行动。

要达到上述目的，文字秘书就必须具备较高的素质。他除了具备一般工作人员的基本条件外，还应有自己特殊的知识修养、技能修养、品德修养、作风修养方面的要求。知识修养、技能修养好不好，是一个文字秘书称职不称职的问题；品德修养、作风修养好不好，是一个文字秘书合格不合格的问题。因此，文字秘书要自觉地、全面地加强这四个方面的修养，努力把自己造就成为德才兼备、既合格又称职的国家特殊岗位上的工作人员，在自己的工作岗位上，不仅仅通过文字的抄写、记录和文稿起草做好领导的助手和参谋，同时，由其经手、处理的具有较高水平的文字材料，也为文书档案提供了准确的、丰富的、详实的具有较高价值的原始资料。因此，较好的文字秘书的素质修养，是文书档案管理的重要基础条件之一。

二、文字秘书同时应该是一名优秀的文书档案管理工作者

由于人员编制和机构设置的局限，许多机关、企事业单位的文书档案管理都是由文字秘书兼职的。按照档案管理的有关规定，文书档案管理方面的业务又隶属当地档案局领导，因此，文字秘书应在遵循档案管理必须坚持党性、实践性和科学性的基础上，按照文书档案管理工作关于统一管理、完整与安全、便于利用的原则要求，努力提高文书档案管理方面的业务修养。

文字秘书兼做文书档案管理，主要是做文书材料的立卷、文书档案的收集、整理、缩微、鉴定、检索、保护、利用、信息和统计等环节的工作。这些环节之间既相互连接，又相互制约，而利用则是诸环节中的中心环节，其它环节都为利用服务，为利用打基础和创造条件。做好文书档案工作，为本部门、本单位的中心工作服务，是文书档案工作人员的根本任务。

作好文书档案管理工作，是为了保证文书档案在中心工作中的作用，即作为机关工作的参谋作用，作为宣传教育的素材，作为历史的凭证，作为科学研究的必要基础条件，其重要性是不言而喻的。由于机关文书档案管理工作是通过机关办公部门的内设机构即文档室进行的，而这类文档室对于较小机关而言，则具有综合性，它不仅是管理文书档案，同时统管了诸如人事、科技、会计等档案，门类更多，内容更丰富，工作更复杂，这样，要求提供大量的参考资料，要求为机关中心工作的利用创造方便的条件，而且要求提供的资料迅速、准确，这就增加了一定的难度。因此，文字秘书在加强秘书工作修养的同时，又必须具有文书档案工作人员的有关理论、业务、纪律、技能等方面的修养，做一名合格的文书档案管理工作者。

三、在新形势下，加强文字秘书、文档管理人员培训教育的必要性

综上所述，由于中小机关的文书档案管理，一般情况下都是由文字秘书兼任的，因而文字秘书的自身修养直接影响着文稿的质量和文档管理的水平。文字秘书工作与文书档案管理工作，从专业上说，虽然有区别，但业务关系上又相互联系，更重要的是二者的工作成果往往又同存于一个载体，可以这样说，文字秘书的修养是决定文档资料价值，进而搞好文书档案管理，使文书档案发挥应有作用的基础，这就是该事物间的本质联系。

党的十一届三中全会以来，随着党和国家把中心工作转移到经济建设、改革开放和市场经济的发展完善，各类部门在机关建设中，对文字秘书的要求越来越高，对文书档案的管理及其作用的发挥也越来越重视，机关文书档案管理作为党和国家专门档案局的基层和基础工作就显得尤为重要。经过二十年来的努力，做为档案管理的重要方面——文书档案的管理有了较大的发展，但文书档案管理队伍的建设，特别是广大基层部门机关的文书档案管理队伍的建设及其文书档案管理的水平还存在着明显的与时代要求不相适应的方面。突出地表现在能胜任文字秘书又兼文书档案管理的人员数量少、岗位不稳定。存在这种局面的主要原因首先是有关领导对文字秘书的要求不高，对文书档案工作不重视，认为文秘人员只是抄抄写写、跑跑颠颠，无足轻重，文书档案管理工作只是收收发发、装装订订，无须专业，更有少数领导受社会风气不良影响，把文秘、文档人员做为自己的亲信、随从，来去以符合自己的口味为标准。其次，是不关心对他们的培训教育，专业水平得不到提高。

为此，针对文字秘书和文书档案管理的重要性以及在实际工作中存在的问题，应该从以下几个方面加强队伍建设。第一，以公务员基本素质要求为基本条件，在配备文秘、文档管理人员时，应选调那些所学专业的有关人员；第二，对在岗的专业人员应定期地进行教育培训，使他们在品德、业务、技能等方面有不断提高，以适应新形势的要求；第三，在所属业务管理部门的指导下，对机关文字秘书、文档管理人员，特别是文字秘书兼文档管理的工作人员进行定期考核，合格者，应发给相应的专业资格证书并享受规定的工资津贴，鼓励他们作好本职工作。

机关文档管理中心 篇3

[关键词]检察机关；案件管理中心；监督职能

正确处理案件管理中心监督、管理、服务三者之间的关系，案件管理中心基本职能是内部案件管理监督，案件管理监督与服务的关系，是辩证统一的关系，案管中心的服务性应寓于监督之中，而不是监督寓于服务。只有通过监督，查漏补缺，防微杜渐，查处违法、违纪，才能促进廉洁执法，维护国家司法公正。如果仅仅定位于服务职能，轻视监督工作的开展，则偏离了成立案件管理中心的检察改革方向。下面笔者从案件管理中心监督职能的定位作—探讨。

一、当前检察机关案件管理的状况

(一)现行案件管理模式对内部监督力度不足

一是检察机关作为法律监督机关，一直都在加强完善对外的监督，而对检察内部办案部门的自身监督，存在着一定的空白，如反贪初查不立案案件、反渎初查不立案案件、尤其是审查逮捕和公诉案件，对这些监督准确地说都是暴露出问题以后的事后监督纠正，因没有专门的部门与案件的诉讼同步进行监督，从而也不能及时发现和纠正检察环节上违反程序、实体的问题。事后监督也未能及时有效的防止违法违纪问题的发生。二是检察机关侦查监督部门负责对公安机关提请批准逮捕案件进行立案监督审查、公诉部门负责对公安部门移送审查起诉案件进行审查和对法院提起公诉案件审判监督。由于经常配合工作，交往密切、人情关系等原因，往往忽视了对公安机关捕后未移送审查起诉案件、对法院判决偏轻案件的监督，尤其对公安机关退回另作处理、采取取保候审强制措施的案件更缺乏制约制度，案件流失或久拖不决等现象时有发生。三是各业务部门“忙闲不均”，检察人力资源得不到合理配置，人少案多的业务部门，不仅长期负荷办案，还要承担大量行政性、事务性、程序性工作，分散了办案人员的精力；检察业务工作缺乏统一的协调运作。四是案件信息管理科技含量较低，对业务工作的考评缺乏权威的考评部门和科学的考评方法。长期以来，由于没有科学的考评办法和实打实的考核依据，作为反映检察干警工作绩效考核的重要一面的案件质量，文书规范与案件程序合法性，优秀与否难以得到全面充分的考量，难以有效激发检察干警的最大效能。究其原因，就是现行的案件管理缺乏系统化和信息化的集中统一管理，所以新的案件管理模式孕育而生。

(二)部分案件管理中心成立后的运行状况

当前，全国各地检察机关已进行了广泛的实践和探索，个别地方对外宣传是加强了内部监督职能，实际运行中还存在定位把握不准的情况，一方面定位为服务属性，有的基层检察院出于办案压力过大进行的案件管理改革，对业务部门人力、设备资源整合，将由各业务部门内勤登记的案件录入、辅助人员填写的告知类文书、文印、卷宗装订、邮寄信函、接待律师阅卷，收案、送案等业务统一集中在案管中心运作，目的在于减少办案部门的内勤人员，将常规性的文书类工作从办案工作中分离出来，减轻办案人员人的工作压力，案件管理中心也大部分由文员、雇员组成，而实体监督工作仍由其他部门完成，案件管理中心的监督工作仅局限于统计报表、超期羁押预警、纠正文书错漏上。这样案件管理部门就仅仅作为检察机关内的大内勤存在，只是具备了服务属性，忽视了监督属性，从而决定了案件管理部门主要由基层检察人员、文员、雇员组成。另一方面，把案件流程动态管理和实体审查相分离，将案件管理中心和办案部门之间定位为实体、程序分工监督关系，而案件管理中心不对案件实体处理结果进行监督，笔者认为这种分工是不合理的，实际上由案件管理中心人员对办案流程进行操作控制分工，加上自动化办案软件的预警设置功能，已足以防止案件承办人在程序上出现故意或过失的违法现象，案件承办人可以把主要精力放在实体的审查处理上。而案件实体处理才是监督的重中之重，而作为案件当事人和社会公众对案件的实体处理是否公正会比程序是否合法更加受到关注，所以体现检察权内部横向制衡，避免执法权利失控，产生腐败，案件管理中心更应加强案件实体上动态监督。以上案管中心的职能定位难以担负起内部监督管理的职责，未全面实现强化内部监督制约，促进公正廉洁执法的目标。

二、存在案件管理中心的职能定位把握不准的原因

一是对案件管理中心的运行效果产生怀疑，认为案件管理多年来一直由检察机关业务部门负责人行使行政管理、运作良好，没有必要改变现行做法，单独成立案件管理部门。二是对案件监督管理的职能认识不够，认为在程序上保证合法就行了，在实体上有内部检务督察、纪检等专职监督部门开展就行了。三是有畏难情绪。认为发现监督问题容易。四是无力开展监督工作，部分基层院案多人少矛盾突出，案管中心工作人员配备素质不高，只能维持服务性的基本运行，无法独立开展监督工作。

三、加强案件管理中心监督职能的建设

(一)提高案件管理中心监督的技术含量

在检察实践中，检察人员违法违纪案件的发生，除了干警个人法纪意识、特权思想等因素外，就是监督方式滞后。长期以来，纪检监察部门的监督主要是收到案件当事人对办案人员执法的投诉后才开始调查，属于事后监督，不查阅案卷，就不能掌握办案诉讼情况，不能全面及时了解情况，监督措施手段滞后。

因此，要从根本上杜绝检察人员违法违纪问题，就必须坚持关口前移、预防为主，彻底改变过去那种办案手段落后、办案随意性大、监督措施滞后的状况，变原始手段办案为科技手段办案、变手工操作为网络信息操作、变事后监督为实时监督，建立高效的案件管理信息化软件，通过上、下级案件管理部门的纵向、横向的网上办案监督，让案件承办人知道一双监督的眼睛在时刻审视其执法办案的全过程，将违法办案行为防患于未然。

(二)建立完善的案件监督体系

案件内部监督管理作为一种长期性的工作，案件管理中心作为案件的进出关口，因为直接掌握案件信息、监控案件流程上的优势，具备成为案件监督管理的专门机构先天条件，充分发挥案件管理中心的监督管理职能，应将其建立成为一个人员精干、办事高效、运转协调而相对业务部门内部独立的部门，直接监督各业务部门的案件质量。将案件监督工作落实到每一个案件、每一个环节。

仅仅依靠案件管理中心是不可能完成案件监督管理的全部工作的，还应当建立一个完善的案件监督管理系统，该系统可由四部分组成：一是由检察长和检委会组成的领导体系，负责对重大问题和重大案件的领导和监督。二是由各业务部门负责人组成的实施体系，负责对本部门的办案人员工作的监督和管理。三是案件管理中心的监督制约体系。对不立案、撤销案件、不批捕、撤销逮捕、不起诉案件的实体处理、应由案件管理

中心进行复查，出具意见，对公诉案件判决(裁定)、起诉书、公安机关移送起诉意见书即时审核，对承办检察官案件质量进行跟踪检查等方式，开展监督工作。在履行监督职责过程中，为确保监督的实际效果，案件管理中心应当拥有一定的监督处分权。对带有普遍性或同类型的问题，应根据检察长和检委会的意见或决定，督促相关部门予以落实或改进。相关部门应根据要求按时将落实或改进情况向案件管理中心反馈。

(三)构建案件监督管理软件平台

为履行好案件管理中心的监督职责，达到对案件及相关业务程序和实体的监管，提高案件质量和效率，服务办案需要，服务领导决策，通过办案系统软件实行对内部执法办案活动的监督，使监督工作由静态监督、事后监督向动态监督、实时监督转变。

要实现有效的案件管理监督，就必须依托一个功能完备，能以规范办案流程、深化内部监督为核心的案件管理软件。一是依托检察专线网，实现了自侦、刑检、民行等主要检察业务办案流程网上运行，把自侦、刑检、民行等案件的办案流程运用计算机模板程序固定下来，干警根据权限进入系统按照办案流程操作。呈批手续在网上登录、提交、审核、审批，讯问笔录、询问笔录等证据材料通过信息技术手段采集，在网上传输、共享、存储，或打印输出，实现数字化流程作业。为规范办案流程管理，规定在网上实施所有办案流程操作，不允许在网络外进行案件流程运作，规避监督管理，在此基础上有效开展了对执法办案活动的网上监督，使监督工作在正常的案件流转过程中随时进行，又能做到不中断办案活动，不占用办案时间，及时发现违法信息，发出办案预警。二是建立电子卷宗档案存储。检察实践中，对受理的控告、申诉等涉及违法违纪案件的复查，经常在调阅案卷上花费大量的时间，案件管理中心在受理案件后，可通过高速扫描仪器，完成受理案件纸质卷宗向电子卷宗转化，便于随时调取开展案件评查。

机关文档管理中心 篇4

机关文档是记录一个部门发展历史的重要依据, 它在传达上级的文件精神以及指挥日常工作等方面发挥重要的枢纽作用。要做好这一工作, 首先管理文档的人员必须具有较高的文化素养, 然后在日常工作中还要注意一些相关的程序和步骤。在管理档案中的关键性因素是管理人员的素质。所以在机关文档管理的工作中, 首先在文档工作人员的素质方面要有一个确定的方位, 在以后文档工作中对人员的素质要不断的完善与发展。人员的素质方面不仅要注重政治素质、业务素质, 还要在时代意识方面加强。

1. 政治素质的内容包括政治理论水平、政治方向、政治立场及职业道德精神等, 这就要求文档人员要认真学习马列主义, 毛泽东思想, 明确建设有中国特色的社会主义理论体系和科学发展观观念, 建立一个正确的人生观, 价值观, 认真履行职责, 严格遵守《档案法》的规定。

2. 业务素质是文档人员在完成业务活动的过程中所具备的综合能力的一种体现, 这就要求文档人员要具备较为丰富的、相对应的理论文化知识, 所以文档人员除了要认真学习文书书籍、档案学等理论外, 还要掌握与文档工作有关的科学技术和方法。文档人员不仅要具有传统的档案工作理论观念, 还要有探索文档工作新情况的思想, 并利用先进技术解决工作中面临的新问题, 将文档案工作的理论与实践相结合。

3. 时代意识是指档案人员应具有勇于创新、与时俱进的先进思想, 可分为信息意识、市场意识、现代化意识、超前意识、法纪意识等。

二、机关文件材料的整理分类要认真做好

地区机关事业的单位中, 档案管理工作通常是由文书人员担任, 但文书工作与档案管理工作不完全相同。一般来说, 文书处理工作的方式是基于机关工作的行为顺序、文件与文件之间的联系、再根据它们之间的相应的变化来进行分类, 能够较为真实的反映出历史的面貌。文书处理工作同档案管理工作关系非常密切。在文书收集整理机关文件材料工作中, 对本部门历史资料的保存以及档案价值利用起着十分重要作用。最主要的是文书人员是否具有一个对工作认真负责的心。从事文书人员首先必须热爱本职工作, 在工作中才能做到细心不出差错, 因为在日常机关工作活动中不仅有公文文件, 还会随着业务活动出现一些如重要合同、房产契约、外事活动记录、企业拆迁图片等非公文文件, 收集整理齐全这些重要资料在以后利用时产生的价值效应不可胜数;其次文书档案人员应该不断的加以学习, 努力提高自身的素质和工作水平。机关的各种档案反映的是该部门各项工作的重要资料, 因此档案的收集整理能不能做到齐全完整是非常重要的, 只要是应当归档分类的文件材料一定要认真收集整理齐全。

所以在日常的工作中, 每位机关人员都要增强档案意识, 承办人员要在文件材料办理完毕后, 及时放在一起保存, 防止材料散失;立卷人员在立卷时要做到核查认真, 归档及时。

三、对机关文件材料整理工作的相关步骤要掌握好

机关单位一项重要的工作是对公文的归档整理, 档案员在整理档案的过程中一定要重视档案操作规范化和标准化, 包括以下三个方面:

1. 要严格把控文档的归档途径。

档案是由大量机关文件文件转化而来, 所以归档基本要求是在文件用纸、幅面尺寸规格、排版、装订等环节都要做到系统规范、标准。与此同时还要检查文档入档的手续审批签发的权限、文件具体标题和相主单位以及文档的落款日期方面是否符合规范。另外不管是草拟或者缮印公文, 还包括对文件做出的各种记录、报表和签字批注等, 文字记录要颜色保存唱的碳素笔, 保证文件的字迹清楚可见。同时还要严格按照文档的规制格式进行规范合理, 使用正规的字体记录。

2. 要掌握好文件与文件之间的相互联系。

影响机关档案归档工作的规范化和标准化的最主要问题是相似文件的重复与立卷组合过程的繁杂。实现价值最大化的保存利用档案和案卷完整化及检索便捷化的方式是促进机关档案工作规范化和标准化。因此在整理档案时, 首先要精确掌握文件立卷归档的时效性, 立卷归档工作的实施要依据现行文件阶段的任务来决定。其次要根据立卷和归档的重心来对立卷进行一个分类。要把内容、形式和作用等类似的文件区分开来, 应当努力使文件管理工作简洁化。然后一定要注意保护档案的完好性, 要将相似的、相互联系的文件材料有机整合在一个卷内, 保持在一个卷中做到文档内容问题和精神文件的一致协调性, 如此就能够观察到一件事情的前因后果及处理决断。

3. 要严格把握案卷质量品质。

在实际的文档材料整理的完整性对档案的价值有很大影响, 除了价值还会影响机关档案在立卷方法以及案卷装订质量过程中的规范化和标准化体系的构建。在促进部门机关档案的规范标准建设的计划里, 一方面要注意妥善处理立卷的方法问题, 加快档案信息的检索和查询效率;另一方面要高度重视案卷装订的质量水平, 根据档案的保存环境和设备程序运行情况, 运用设备和信息技术实现对机关档案工作的规范化和标准化管理。

参考文献

[1].张玉萍, 姚燕.关于科技档案信息在政府行政管理中作用的思考[J].合肥工业大学学报 (社会科学版) , 2002, (6) .

[2].严瑾.试论电子文件管理的“前端控制”与“全程管理”原则[J].档案时空, 2006, (4) .

某物业服务中心资料文档管理总目录 篇5

时间：2013-04-22 12:05:36 来源：物业之家 评论：0条 点击数：191225 收藏

第一项：基础管理

第一卷：规划建设资料

A-1：规划建设资料

1﹑建设用地批准书

2、国有土地使用权出让合同

3、城市规划局建设工程报建审核书

4、关于xxx小区命名的批复

5、项目规划总平面图

6、项目红线图

7、项目竣工验收合格文件

8、单项工程竣工验收证明书（土建、设施设备、照明、给排水、绿化等）

9、建设工程规划许可证

10、建筑工程消防验收意见书

11、建筑工程质量认定书

12、项目商品房预售许可证

13、煤气管道工程验收合格证明

14、电梯检验报告

15、电梯安全准用证

16、电梯运行记录表

17、消防报警联动系统设备监控运行记录表

18、项目高压配电运行记录表

19、项目低压配电运行记录表

20、项目发电机试运行记录

21、运行中的设备照片

第二卷：接管验收资料

A-2-1验收接管资料

（一）1、物业管理委托合同

2、服务合同备案表

3、场所托管理合同

4、钥匙移交（调拔）清单

5、项目图纸、档案资料移交书

6、设备总账

7、图纸总目录

8、物业管理用房照片

A-2-2：验收接管资料

（二）1、住宅供电系统验收移交书

2、供配电系统验收移交书

3、消防系统验收移交书

4、房建筑工程验收移交书

5、给排水系统验收移交书

6、住宅供电系统验收移交书

7、供配电系统验收移交书

8、消防系统验收移交书

9、房建筑工程验收移交书

10、给排水系统验收移交书

第三卷：专业化、规范化管理

A-3-1：物业管理公司资质材料

1、物业管理公司简介

2、xxx小区概况说明

3、物业公司层级管理架构图

4、物业服务中心组织架构图

5、物业企业管理资质证书复印件

6、企业法人营业执照复印件

7、项目物业管理方案

8、汽车保管站（车场）经营许可证

9、固定资产统计表

10、服务中心人员任命书

A-3-2：办公场所资料

1、办公、经营用房移交清单

2、办公、经营场所平面图

3、办公、经营场所照片

A-3-3：专业管理合同

1、车库承租合同

2、电梯保养合同

3、消防系统维修保养合同

4、中央空调维修保养合同

A-3-4：服务中心收文

1、关于启用xxx服务中心公章的批复

2、公司人事任命文件

3、公司行政管理制度

4、行业文件

5、主管部门文件

6、政府文件

A-3-5：服务中心发文

1、关于启用xxx服务中心公章的请示

2、关于物业服务收费的通知

3、关于停水的通知

4、关于办理小区车辆出入证的通知

第四卷：业主管理

A-4：小区业主资料

1、xxx小区房屋使用说明书《质量保证书》

2、楼宇交付证明书

3、《业主临时管理规约》

4、《业主手册》

5、业主装修禁止的行为

第五卷：维修基金

A-5：维修资金管理

1、xxx市基金使用管理办法

2、关于物业管理维修基金使用的程序

3、物业维修基金使用申请表

第六卷：公众管理制度

A-6：公众管理制度

1、小区精神文明规约

2、装修管理规定

3、装修申报程序

4、物品进出管理操作规范

5、绿化管理操作规范

6、招牌、广告设置管理操作规范

7、电梯使用管理操作规范

第七卷：业主委员会资料

A-7：业主委员会资料

1、xxx小区成立业主大会的申请报告

2、xxx小区成立业主大会的批复

3、xxx市成立业主委员会的实施办法

4、成立业主大会筹备方案

5、成立业主大会、业主委员会样表

6、业主委员会筹备小组候选人名单

7、投票表格样表

8、《通告》小区业主委员会名单

第八卷：创优规划

A-8：创建示范住宅小区工作方案

1、关于创建xxx市物业管理“示范”小区的请示

2、关于创建xxx市物业管理“示范”小区的批复

3、关于创建xxx市物业管理“示范”小区的方案

4、考评创优小组工作会议

5、考评创优动员大会

6、考评创优小组人员名单

第九卷：内部管理制度

A-9-1岗位职责

1、公司员工手册

2、物业服务作业指导手册

3、服务中心经理岗位职责

4、服务中心经理助理岗位职责

5、二级财务岗位职责

6、管理员岗位职责

7、工程主管岗位职责

8、水电工岗位职责

9、保洁班长岗位职责

10、保洁员岗位职责

10、秩序维护队长岗位职责

11、秩序维护班长岗位职责

12、秩序维护员岗位职责

13、绿化工岗位职责

A-9-2管理运作制度

1、行政、人事管理

1、服务中心总值班操作规范

2、员工工作操作规范

3、员工职业道德标准

4、员工考核管理办法

5、考核和奖惩制度

6、培训制度

7、收发文管理操作规范

8、档案管理操作规范

9、印章管理操作规范

10、仓库管理操作规范

11、物品采购管理操作规范

12、对讲机使用管理操作规范

2、二级财务管理操作规范

1、服务收费管理操作规范

2、二级管理操作规范

3、业主收费台账总表

3、客户服务管理操作规范

1、接待工作程序操作规范

2、业主入住管理操作规范

3、业主档案管理操作规范

4、装修管理操作规范

5、装修申报程序操作规范

6、违章处理程序操作规范

7、日巡视检查工作操作规范

8、锁匙管理操作规范

9、业主投诉处理操作规范

10、业主回访操作规范

4、工程管理

1、维修工作操作规范

2、电梯困人救援操作规范

3、电梯定期保养操作规范

4、电梯故障维修操作规范

5、供配电设备维修保养操作规范

6、二次供水管理操作规范

7、有偿服务维修操作规范

8、电气维修管理操作规范

9、电梯机房管理操作规范

10、发电机房管理操作规范

11、配电机房管理操作规范

12、排污水泵的维修保养操作规范

13、水泵房管理操作规范

5、秩序维护管理操作规范

1、秩序维护员职业道德规范

2、秩序维护员仪容仪表要求

3、秩序维护员处理问题的原则和方法

4、秩序维护员巡逻岗工作操作规范

5、大堂岗秩序维护员工作操作规范

6、秩序维护员交接班制度操作规范

7、讲机使用管理操作规范

8、治安管理操作规范

9、消防管理操作规范

10、消防监控中心管理操作规范

11、消防灭火流程操作规范

12、突发事件的处理程序操作规范

13、秩序维护员宿舍管理操作规范

14、秩序维护员军体培训操作规范

15、军训考核评分标准操作规范

6、清洁、绿化管理操作规范

1、清洁卫生管理操作规范

2、绿化管理操作规范

3、二次供水清洗、消毒程序操作规范

4、绿化养护工作操作规范

7、停车场管理操作规范

1、停车场停车管理操作规范

2、摩托车、单车管理操作规范

3、车主须知序维护员工作操作规范

6、秩序维护员交接班制度操作规范

第十卷：员工管理

A-10-1员工上岗证资料

1、服务中心员工花名册

2、管理人员上岗证（复印件）

3、水电工上岗证（复印件）

4、消、监控人员上岗证（复印件）

5、秩序维护员人员上岗证（复印件）

A-10-2员工着装有关资料

1、员工统一着装、佩戴明显标志照片

2、员工服装照片

3、员工工作证照片

4、员工行为规范

5、员工文明用语

6、保安员仪容仪表要求

A-10-3员工培训

1、员工培训操作规范

2、员工培训考核试卷

3、培训计划

4、消防基本业务知识

5、员工培训心得

6、培训记录表

7、培训签到表

8、培训评估表

第十一卷：计算机管理

A-11-1计算机管理

1、办公电脑管理操作规范

2、停车场管理系统IC卡管理操作规范

3、楼宇对讲系统管理操作规范

A-11-2闭路电视监控系统

1、闭路电视监控系统简介

2、消防中心监控系统简介

3、闭路电视监控系统管理操作规范

4、消防中心监控系统管理操作规范

第十二卷：收费管理

A-12收费、财务管理

1、收费台账管理操作规范

2、备用金管理操作规范

3、现金、银行存款管理操作规范

4、收支管理操作规范

5、收支预算

6、物业管理费收支公布表

7、收支情况表

第十三卷：设备资料

A-13房屋及设施设备资

1、接管移交资料清单

2、图纸目录汇总

3、小区设备管理档案目录

4、业主装修档案总目录

5、市政排污、排水系统资料汇总表

6、化粪池一览表

7、水池编号一览表料

8、水泵统计一览表

9、消防设施设备使用情况统计表

10、绿化竣工图纸档案

11、设施设备清单

第十四卷：业主档案管理

A-14-1业主档案

1、档案管理操作规范

2、档案分类及类目编制方法

3、保密制度

4、业主客户档案总目录

5、房屋权属证明书及清单

第十五卷：前台接待

A-15月服务中心前台接待处工作程序及回访

1、接待工作程序操作规范

2、员工行为操作规范

3、业主投诉处理操作规范

4、业主信息受理记录操作规范

5、业主投诉信操作规范

6、回访工作操作规范

7、回访记录表

8、月﹨年回访统计表

9、赔偿处理记录表

10、投诉处理表

11、承诺书

12、表扬信

第十六卷：满意率调查

A-16业户满意率调查

1、物业服务工作意见征询表

2、业主意见征询统计表

3、工作整改方案

4、小区楼宇质量调查表及样表

5、小区楼宇质量回访报告

6、服务中心对业主提出合理化建议的复函

第十七卷：零修急修

A-17零修急修

1、维修服务承诺

2、报修处理操作规范

2、维修单

3、维修工作操作规范

4、有偿服务维修操作规范

5、小区住房维修有偿服务收费标准

5、小区物业报修记录表

6、回访记录

8、维修及时率及返修率的统计

第二项：房屋管理及维修养护管理

第一卷：小区标识管理

B-1小区标志资料

1、关于小区命名的批复

2、关于小区门牌号码的证明

3、楼层、房号标志照片

4、各层紧急疏散图照片

5、指示导向标识照片

6、引路指示牌照片

7、栋号照片

8、单元门牌号照片

第二卷：违章管理

B-2违章管理

1、商品房预售许可证

2、各塔楼平面图

3、住宅各单元资料清单

4、日巡视检查记录表

5、整改通知单

6、处理违章记录表

第三卷：外观管理

B-3房屋外观管理

1、小区日常保洁操作规范

2、小区外墙清洁合同

3、招牌、广告设置管理操作规范

4、小区楼宇外观照片

第四卷：广告招牌管理

B-4广告招牌及外立面管理

1、招牌、广告设置管理操作规范

2、小区招牌、广告外观照片

3、小区周边照片

4、防盗网安装方案

5、小区安装空调管理操作规范

6、日巡视检记录表

7、违章通知单

第五卷：装修管理

B-5装修管理

1、装修申请表

2、装修协议书

3、施工许可证（登记表）

3、装修工人进入小区开工登记表

3、出入证发放、收回登记表

3、装修工身份证复印件

4、日巡视检查记录表

5、违章整改通知单

6、建筑工程消防验收意见书

7、消防安全责任书 第三项：共用设施设备管理

第一卷：配套设施管理

C-1共用配套设施管理

1、设备管理控制程序操作规范

2、发电机运行管理操作规范

3、弱电系统管理操作规范

4、配电房管理操作规范

5、空调机房管理操作规范

6、电梯机房管理操作规范

7、高压配电操作操作规范

8、低压配电操作操作规范

9、配电室安全操作工作操作规范

10、值班制度

11、交接班制度

12、安全用电、用水、管道燃气管理操作规范

13、公共照明管理操作规范

14、工程部周检工作操作规范

15、小区装修临时用电操作规范

16、电梯安全操作操作规范

17、电梯安全运行操作规范

18、电梯困人救援操作规范

19、电梯使用管理操作规范

20、电梯运行出现异常的应急处理操作规范

21、电梯设备维修管理操作规范

22、停水、停电管理操作规范

23、二次供水管理操作规范

24、二次供水清洗、消毒程序操作规范

25、使用排污、排水设施操作规范

26、机房设备卫生管理操作规范

27、工程部卫生轮值表

28、工程人员工作制度

29、空调机房管理操作规范

30、中央空调运行时间操作规范

31、停电工作制度操作规范

第二卷：共用设施设备使用养护管理

C-2-1共用设施设备运行、使用、养护管理

1、机房设备卫生管理操作规范

2、设备维修保养记录表

3、电梯机房管理操作规范

4、消防监控中心管理操作规范

5、小区发电机保养记录

6、小区发电机运行记录表

7、水泵月保养记录

8、污水泵保养记录表

9、配电柜定期保养检查记录表

10、消防监控中心设备运行管理操作规范

11、消防中心工作记事表

12、小区楼层设施巡查记录表

13、工程人员值班记录表

14、设备维修保养计划表

15、中央空调冷却塔保养记录表

16、设备维修保养记录表

17、部分设备及机房照片

18、技术人员资格证统计表

19、技术人员资格证复印件

第四项：秩序维护管理

第一卷：封闭式管理

D-1：封闭式管理

1、关于小区实施封闭式管理的请示报告

2、小区治安保卫工作概况

3、秩序维护队伍管理规定

4、秩序维护员24小时值班操作规范

5、门岗人员出入管理工作要求

6、大堂人员出入管理工作要求

7、小区外围监控探头分布图

8、小区岗位分布图

9、物品进出管理操作规范

10、物品进出登记表及样表

11、装修工具登记表

12、队长带班记录

13、班长带班记录

14、岗位交接班记录

15、消防中心工作记录

16、通讯器材台账

17、警械的管理操作规范

第二卷：治安管理及防范

D-2-1治安管理

1、交接班班制度

2、小区治安管理操作规范

3、秩序维护员值班表

4、秩序维护员巡逻签到表

5、门岗职责与工作操作规范

6、秩序维护员巡逻岗巡逻路线

7、闭路监控系统运行记录表

8、秩序维护员军体培训操作规范

9、秩序维护员军体综合素质评分标准

10、考核评分标准

11、培训记录

D-2-2治安防范

1、小区消防器材设置图操作规范

2、发生火警的应急处理操作规范

3、治安事件的应急处理操作规范

4、意外事故的应急的急处理操作规范

5、自然灾害的应急处理（台风）操作规范

6、常见的几种可疑情况及处理操作规范

7、交通警示标志照片

8、小区警示标志照片

第三卷：消防管理

D-3：消防管理

1、消防管理操作规范

2、消防灭火流程操作规范

3、义务消防队员名单

4、封条样板

5、小区灭火器分布情况表

6、消防器材检查表

7、小区消防设施统计

8、消防监控中心设备操作操作规范

9、消防中心值班记录表

10、消防报警联动系统设备监控运行记录表

11、消防培训照片及消防用品摆放照片

第四卷：机动车辆管理

D-4：机动车辆管理

1、小区车场委托管理合同

2、停车场停车管理操作规范

3、停车场收费管理操作规范

5、汽车保管站许可证

6、车管员交接班操作规范

7、车管员值班表

8、车辆出入记录表

9、车场主管岗位职责及考核标准

10、小区交通秩序管理操作规范

11、汽车停车位布置图

12、车辆停泊整齐管理有序照片

第五卷：非机动车辆管理

D-5非机动车辆管理

1、非机动车保管站承包协议

2、非机动车管理操作规范

3、非机动车停车收费标准

4、非机动车保管站停车位布置图

5、非机动车月保牌式样

6、非机动车停泊照片 第五项：环境卫生管理

第一卷：环卫设备管理

E-1环卫设备管理

1、小区环卫工作情况简介

2、环卫设备、设施一览表

3、小区垃圾站一览表

4、小区果皮箱设置布置图

5、垃圾站照片

第二卷：清洁卫生管理

E-2-1清洁卫生管理

1、小区日常保洁工作标准操作规范

2、保洁工作检验方法及考核标准

3、日巡视检查记录表

4、室内（办公室）的日常保洁工作程序操作规范

5、公用卫生间的保洁要求和工作程序操作规范

6、玻璃门、窗、镜面清洁工作程序操作规范

7、马路的保洁项目、要求和工作程序操作规范

8、绿地的保洁项目，要求和工作程序操作规范

9、吸水机操作规范

10、外墙及幕墙玻璃清洗操作规范

11、喷水池清洁工作操作规范

12、房屋天面和雨篷的保洁项目、要求和工作程序操作规范

13、小区四害灭治方案

E-2-2共用部位卫生管理

1、公共场地使用管理操作规范

2、公共场地清洁卫生管理规定（张贴、涂画）

3、日巡视查记录表

4、通告

5、公共部位照片

6、清理整改行动照片

第三卷：动物管理

E-3动物管理

1、公告

2、xxx市养犬管理实行办法

3、xxx小区养犬管理操作规范 第六项：绿化管理

第一卷：绿化资料

F-1绿化管理

1、小区绿化规划平面图

2、小区绿化种植情况一览表

3、绿化养护工作操作规范

4、绿化管理操作规范

5、绿化地照片

6、绿化宣传牌照片

7、绿化养护工作日记录表

8、日巡视检查记录表

9、绿化保养、杀虫、喷药、施肥记录表

10、小区绿化照片

第七项：精神文明建设

第一卷：社区文化活动

G-1社区文化活动

1、小区精神文明公约

2、安全文明公约

3、社区文化活动计划

4、社区文化活动方案细则

5、社区文化活动记录

6、社区文化活动总结及照片

7、业主意见箱照片

8、小区宣传计划、实施表及样表

9、宣传园地照片

10、社区文化活动宣传照片

11、、响应政府号召，告诫业户禁毒的宣传照片

12、小区无事故证明

13、关于开展创建安全文明小区活动的申请报告

第八项：管理效益

第一卷：收缴率

H-1收缴率统计

1、度管理费收缴率统计表

2、物业管理费欠款一览表

3、半管理费收支公布表

4、管理费收支公布表照片

第二卷：便民有偿维修

H-2便民有偿维修

1、小区有偿服务收费标准

2、有偿服务收入统计表

3、家政服务项目及价目表

第三卷：经营状况

H-3经营状况

1、收支预算

2、资产负债表及损益表

3、物业管理费欠款一览表

4、工作总结

5、工作计划

说明：

1、物业服务中心，对照总目录进行整理项目的资料。

2、暂时没有的项目可以空档，例如：没有业主委员会的，不用建档，业主委员会已经成立的，把日常与业委员会的报告或请示，要放入业主委员会档案中。

3、相关资料没有的，要尽量想办法补充。例如：房开的相关图纸等，确实无法补充的，要在档案中做好记录和说明。

4、特别是参加评优的项目，一定要按照总目录的要求建立档案，而且档案中资料要齐全，记录要完整。

数字文档管理中心的应用 篇6

建立以知识管理为核心的企业情报数据管理平台, 实现各类企业生产资料的全周期管理, 提升企业管理的信息化水平;建立企业级搜索引擎, 为决策层和各级管理部门提供实时准确的生产经营管理信息, 实现资源共享, 提高企业核心竞争力是炼化企业信息化建设的目标。数字文档管理中心的出现, 解决了目前存在的文档数量庞大、存放空间有限、检索查找不易、管理工作繁重等问题, 实现了企业各种资料电子化管理和信息共享, 用户在访问权限控制下可对企业文档目录、中国石油门户等网站、系统的知识进行搜索;改变了企业各级生产管理人员实现知识采集、知识共享、知识应用和知识求索的方式。

二、数字文档管理中心的实现

数字文档管理中心高度集成现代化办公管理思想和计算机、网络、通讯等信息工具, 建立了B/S架构的软件平台, 用户可以通过WEB浏览器访问登录。系统主要实现了:

(1) 智能化流程定制

系统实现了流程设计、流程模拟、流程运行、流程分析、流程活动状态监控的全工作流管理, 高效、稳定、扩展的工作流定制。用户可根据业务需求迅速确定业务流程, 缩短时间周期, 降低部署新流程的时间。

(2) 工作任务短信推送

数字文档管理中心开发了工作任务短信推送功能, 根据文档审核任务自动确定短信通知人员和通知内容, 在审批流程中, 及时提醒审批人的工作任务, 审批人可及时获取资料管理平台工作任务信息, 提高了工作效率。

(3) 审批权限委托功能

系统实现了审批权限的委托功能, 审批人在出差或者休假期间, 可以把审批权限委托给指定的人员, 系统中保存相应的记录, 这一功能简化了工作日常手续, 充分发挥了系统助手的作用。

(4) 基于对象和角色的访问控制

系统采用基于对象和角色的访问控制模型, 利用目录级安全控制和属性安全控制策略, 按用户授权实现细粒度的文档访问控制和安全检索。

(5) 企业级智能检索

系统实现了基于身份和权限识别的各类企业内容的智能查询、全文检索以及个性化检索应用。建立的企业级搜索引擎, 实现了对现有各IT系统多数据源的跨域跨库搜索, 用户在访问权限控制下可对公司文档目录、公司门户、中国石油门户等网站和系统的知识进行搜索, 构建了融会贯通的企业信息渠道。

三、数字文档管理中心的应用

数字文档管理中心系统已正式运行, 系统具备资料上传、提交、审批、版本控制、在线浏览编辑、在线审批, 审批权限委托、工作任务短信短信推送等功能, 实现了对文档、报表、图纸、图片、音视频等各类企业资料的全周期管理;作为企业级搜索引擎, 平台还具备资料全文智能检索和跨门户网站搜索等信息搜索功能, 资料可在线共享和高效管理。

数字文档管理中心的运行和使用, 建立了企业完备的资料数据库, 系统高度集成现代化办公管理思想和计算机、网络、通讯等信息工具, 规范了企业资料的上传和使用流程, 实现了企业各类资料的精细化、规范化、流程化、信息化管理, 减轻了基层员工的劳动强度。

参考文献

[1] (美) 克伦克.管理信息系统 (第2版) (美国商学院原版教材精选系列) [M].清华大学出版社, 2010-10-1.