高校档案管理（精选十篇）
高校档案管理 篇1
一、美国高等教学评估概况
美国高校教学评估由美国高等教育认证委员会 (t he Counci on Higher Educat ion Accredit at ion, CHEA) 进行[1]。CHEA是非官方性质的教育认证机构，负责对美国范围内的大学、学院以及项目进行评估。对学校整体教学质量的评估，主要是对学校的办学目标、物质条件、经费来源、师资质量和师资队伍建设、教育质量、学生工作、少数民族学生比例、毕业生就业情况、毕业生实际工作能力、办公及体育设施、各级管理水平、总体办学效益、多元化等方面进行评估。
美国的高等学校之所以自愿参加这种非政府行为的教学质量评估，是因为美国的大学都想通过外部的客观评估向公众和社会表明其教学质量，扩大社会知名度和提高学校的声誉，吸引社会的投资和赞助，吸引更多、更好的学生。同时，更重要的是申请联邦政府的资助，因为评估结果是联邦政府决定是否投资的一个重要依据。联邦政府依靠评估机构确认学校或专业的质量，然后决定是否给予学校或专业资助金和其他一些资助，这种资助对于学校十分重要。CHEA为了更好地向社会各界提供准确的信息，建立了评估结果数据库，数据库中列有大约7000个高校及1.7万多个项目的评估结果。
美国大学的评估指标体系十分丰富，内容可以为国内的评估指标体系所借鉴，其中包括以下五点：
1. 学术声誉：
学术声誉通过对校长、教务长、招生主任进行调查而量化出结果。调查表明，声誉高的学校大部分是那些入学标准高、财源丰富、师资力量强的学校。学术声誉一般能反映学校的实际学术水平，此项权重最大，达到25%。
2. 保持率 (Ret ent ion) ：
主要指四年内读完学士学位的学生占学生总数的百分比。大部分著名院校通过为学生提供特别的指导和经济援助，学生一般在入学后四年内能够毕业，但一般院校却做不到这些。
3. 师资状况：
此项指标主要通过班组规模、师资薪酬、师资学位、师生比、全日制师资比等指标来反映。
4. 学生选择：
主要指入学录取标准，这是衡量学生素质的重要尺度。入学录取标准是以录取率、学术能力测试 (Scholast ic Apt it ude Test) 或美国大学测验评估 (American College Test ing Assessment) 的平均成绩，以及高中时在班级中的名次等几项指标来综合评定的。
5. 财务状况：
主要用以衡量学校在学生学业成功方面的作用，以及这种作用的发挥效能等。此项指标是以教育费用和其他费用等要素来综合评定的。另外，还有校友捐赠比率、附加值等指标。
二、密歇根州立大学档案管理工作在教学评估中的作用
众所周知，国内高校教学评估工作主要是在各种档案材料的基础上，经系统整理形成评估材料。可见，高校档案工作在教学评估工作中占有非常高的地位。那么在美国，这种情况又如何呢？我们以美国密歇根州立大学为例，谈谈美国高校档案工作在教学评估中的作用。
密歇根州立大学并不是美国大学中教学质量最高、科研水平最强、知名度最高的学校，笔者之所以选择密歇根州立大学作为例子，是因为密歇根州立大学是政府设立的公立性质大学，而其在公立大学中其档案工作又是较具特色的，因而由其入手可“窥一斑见全豹”。我们从上述五个基本评价指标入手，谈谈高校档案在教学评估中的作用。
1. 学术声誉。
可以说，学术声誉是一个学校的灵魂，所谓大学非“大楼”乃“大师”也。但是这种学术声誉在现实工作中很难在没有任何根据的情况下量化得出。因而，一个学校的学术声誉很多时候要靠基础的档案作为信息支撑。针对学术声誉，密歇根州立大学在档案的收集工作中要求以下文件的齐全完整[2]：（1）广泛传播的学术性文件。院长的主要文件；院长的交流信件[3]；院内其他员工的正式公文；学术报告（包括年度报告）；院内教职工公开发表的文章。这些文件在工作过程中流通、出版，因而能形成广泛的影响力和感染力，为提高大学的学术声誉奠定基础。（2）教务工作中的文件。学生的入学成绩单；学生入学的自荐信和推荐信；学生在校期间成绩单；学生的课程、学年、毕业论文。这些文件能够充分体现出学校的教学水准，同时也能够促进学校教学水平的提高。（3）社会活动方面的文件。学校董事会的文件材料；各公司与大学的往来书信；签订的奖学金合作协议、合同；公司对学校的投资合同；公司对资金贯彻情况的统计结果；关于学校公开发布的新闻。这些文件能够充分体现学校在社会的知名度，而学术声誉和知名度之间是密不可分的。
2. 保持率。
保持率是学校教务工作与学生工作的重点，一个学校的保持率能充分反映学校的教学水平和学校的知名度———高质量的教学可以提高学生对学校的忠诚度，而高知名度的学校能够为学生争取到足够的奖学金，保证学生学业的顺利完成。密歇根州立大学通过保证以下文件的收集进馆来体现大学的保持率：（1）学校的政策性文件。学校的年度总结和计划报告；学校的科研规划和总结；学校的教学规划和总结。这些文件能够充分印证学校为提高学生的学习氛围而作出的努力。（2）教务执行文件。学校各学年的课程表；学校课程设置中的必修课、选修课数量统计；教学计划文件；各专业学分的统计文件。这些文件能够体现出学生在学校期间所需学习的课程，保证教学质量。（3）在校学生统计文件。历年在校人数、各专业在校人数统计文件；转学人数统计文件；升学人数统计文件；休学人数统计文件；退学人数统计文件。这些文件是高校教学评估指标最原始、最直接的数据资料，能够最准确地反映保持率。
3. 师资状况。
高校的主体由学生和教师构成，教师的水平能够直接反映学校的办学质量。因而，世界上凡采取教学评估的国家无一例外地采用了这一指标体系。密歇根州立大学档案中反映这一指标的档案材料主要有：（1）人事档案。能反映这一指标体系最典型的文件莫过于人事档案。密歇根州立大学人事档案卷中的内容一般包括工资/福利记录（社会和医疗保险交付情况）、受雇日期、病假/休假和奖惩记录。个人档案袋中的材料不断更新，教职工的工作每半年评估一次，年底由上级作出鉴定，并形成相应的文件放入个人档案袋中。这些材料为评估过程中基础数据的提供奠定了基础。（2）教学管理文件。历年的各科考试卷、教学计划等教学管理文件。这些文件不作为长久保存的档案材料进入档案馆，但这些材料也因为教学管理和教学评估工作服务而具有较高的保存价值。反映师资状况这一考核项目的文件大部分需要经过统计分析得出，因而，档案馆也相应承担了一部分职责，成为密歇根大学教学评估的中坚力量之一。
4. 学生选择。
学生选择这一项指标在国内评估中很少出现，但在美国这是一个不可或缺的评价指标。在密歇根州立大学中保存的相关档案主要表现为学生的档案材料。这些档案材料随着学生的学籍共同进行管理，虽不进入到档案馆中进行长期保存，但档案馆对这些档案材料的管理负有监督指导职责。如果发生学生中途辍学或休学的情况，学籍部门要继续将其档案保存10年。学籍档案中的主要内容包括：学生的入学成绩单，在校期间成绩单，学生课程、学年及毕业论文等能反映学生在大学期间状况的文件材料。
5. 财务状况。
财务状况这一评价指标体系要靠最真实、最可靠的财务对账单、账簿和报表来体现。在密歇根州立大学，财务对账单、账簿和报表都是长久保存的。这些文件能够充分体现一个州立大学在资金使用上的审慎性和效益最大化原则，保证纳税人钱的合理化使用。可以看出密歇根州立大学的档案工作在教学评估中起到了基础性的作用，它所提供的是最真实、最可靠，也是最能体现大学特色的信息资料，为教学评估工作的深入开展奠定了坚实的基础。在注重档案工作为教学评估工作服务的同时，密歇根州立大学档案馆也非常重视在评估过程中形成的档案材料的收集与积累。在历次评估过程中形成的文件最终都以特定项目的名义归档保存，为日后的教学、科研管理提供了良好的素材。
三、美国高校档案管理在评估工作中的作用对我们的启示
我国的高等教育评估2003年正式实施，5年一个循环，今年恰逢中国高等教育评估实施的第五年。从目前的高教评估结果来看，各高校已经达到了当时“以评促建，以评促改，评建结合”的目标。在高教评估过程中我国的高校档案馆也起到了核心的作用———利用档案资料为评估工作提供了最权威、最可靠的第一手资料。
由于中美之间在评估指标体系上的差异，所需档案材料基础有所不同。但从这种比较中我们也可以认识到，美国高校档案部门所收集、管理的档案有如下特点：
1. 以学生为中心的档案管理工作。
学校以教书育人为主要职责，学生档案的管理在学校管理工作中应起到重要的辅助性的作用。美国大学非常重视学生档案材料的管理，主要体现在收集内容的丰富性上。同时，丰富的学生档案也为教学评估工作顺利开展拓宽了道路。
2. 以教学为主体的档案管理工作。
教学档案是学校实现教学管理的必要依据。教学档案的妥善保管、合理利用保证了学校工作的顺利运行。美国高校档案工作非常注重教学档案的管理，凡涉及学校发展情况的教学文件，如学校的教学规划文件都进行长久保存。
3. 注重交流性文件的存留。
由于美国大学经费来源往往来自企业资助，因而学校要与资助企业保持十分密切的联系。交流性的文件也能从另一个侧面体现出学校的发展史，因而学校非常注重这些交流性文件的长久保存, 而这些交流性文件往往也能够成为教学评估中重要的参照信息。
参考文献
[1]笔者通过访问以下网站得到信息:http://www.chea.org.
[2]《RECORDS POLICY AND PROCEDURES MANUAL》, UNIVERSITY OF MICHIGAN
高校学籍档案管理 篇2
一、高校学籍档案管理面临的挑战
1.学籍、学历管理体制改革的挑战
学历电子注册：由于社会上假x凭泛滥，不法分子伪造学历证书行为严重，为维护国家学历制度和学历证书制度的严肃性和高等学校毕业生的合法权益。，教育部开始建立高等教育学历证书电子注册制度，并开始进行试点工作。，教育部正式颁发了《高等教育学历证书电子注册暂行规定》，从209月起全国即实行各类高等教育学历证书电子注册制度。4月，教育部在《关于普通高等教育学历证书即时电子注册的通知》中实施高等教育学历证书在线即时电子注册。至此，高等学校在对毕业生学历资格审核后，通过中国高等教育学生信息网学籍学历管理平台上传本校毕业生学历数据注册，即传即审即上网，并形成学历认证网络。
新生学籍电子注册：3月，教育部出台《普通高等学校新生学籍电子注册暂行办1法》，并印发《高校学生获得学籍及毕业证书政策告知》，暂行办法第四条规定：新生报到后，高等学校要按国家招生规定和《普通高等学校学生管理规定》对其进行入学资格复查。复查合格取得学籍的，依据本办法及时进行学籍电子注册。此工作的实施把住了学历电子注册的进口关，将学历电子注册的资格审核提前到了入学阶段。新生学籍电子注册政策的出台，强化了省级教育行政管理部门的监管职责，规范各省招办录取工作，及早地排除了学籍纠纷，遏制了高校违规招生行为，规范了高校办学行为。
学年电子注册：10月，教育部在《关于普通高等学校学生学年电子注册的通知》中要求对在校生进行学年电子注册工作。学年电子注册工作是学历电子注册和普通高校新生学籍电子注册的进一步延伸和扩充，是对在校生新学年学习资格的认定，要求各高校在中国高等教育学生信息网学籍学历管理平台实时操作在校学生的学籍异动情况，加强了高校学生管理的基础性工作，实现了省级教育行政管理部门对高校学籍管理工作全过程的监督和指导，使学籍管理工作更趋规范化和信息化。
高等教育学籍、学历证书电子注册制度，为高等学校学籍管理工作提供了新的手段，也对学籍档案管理工作提出了前所未有的挑战[2]。
2.学籍档案自身的挑战
学籍档案主要包括：学生入学通知书、新生入学登记表、成绩单、奖惩、学籍异动、学生思想政治活动考核情况、毕业资格及学位授予情况、学生表现鉴定等与学生在校学习期间密切相关的材料。学籍档案具有形成的规律性、往复的特殊性、存贮方式的多种性、表现形式的多样性等特征，随着高校教学改革发展，毕业生人数的增加，学籍档案案卷数日益增多，涉及的内容也更为复杂、更加充实，范围也更大，学籍档案也被赋予更多利用价值，工作任务更繁重，要求更高，也引发了许多新状况、新问题[3]。
档案材料是从档案管理实践中得来的，学籍档案意识缺乏、收集不及时或不能及时发现档案的.价值以致档案遗失，都会使学籍档案失去参考、凭证和利用价值。
3.服务对象的挑战
随着高等教育体制改革的不断深化，学生与高校之间，学生变得更加主动，形成一种享受服务和提供服务的关系，学生选择学校，学校也有义务为学生提供服务。同时随着我国信息化的发展，社会各界是档案管理的另一个服务对象，学籍档案的重要性就更加凸显出来了。对高校而言，提供高校档案的利用价值，有助于扩大高校的社会影响，为高校发展赢得越来越优质的社会资源与社会环境，因此，高校档案部门应从服务于高校发展的目标实现角度出发，立足于校内与社会两方面档案需要，在有效满足高校自身档案需求的同时，尽最大努力实施档案的利用价值。
学籍档案管理工作如何面对学籍档案服务对象的变化及时调整，更好地服务于社会各界和学生，是一个必然要面对的问题。
4.信息化服务的挑战
近年来信息技术发展迅速，逐渐融入人们的生活，改变人们的生活方式。信息化的技术作为社会各界日常工作中的基本手段得到广泛应用，在学籍档案管理工作中，高校学籍档案的工作流程仍沿用传统的工作模式。如归档方面，二级学院形成的纸质档案，由教学秘书将纸质学籍材料归到教务部门或者由学生科归到学生处或相关部门，最后由各管理部门移交档案馆归档保存并提供利用。档案利用方面，虽然目前是以档案系统信息查找为主，手工查找纸质档案，提供复印件为辅，但由于学籍信息与档案系统的信息未实现对接，使学籍档案的开发利用受到一定条件的限制，形成查询手续繁琐、查询面窄、查询信息不够全面等困难。
学校的各项决策和规划均以事实为依据，以信息为参考，而支撑材料多为档案资源，这一资源不进行开发、利用，师生、社会各界就无法便捷、快速地获取相关的档案资料，且将无法为学校的宏观决策和教学管理提供深度服务，严格影响学籍档案的利用价值。
二、实现学籍档案的利用价值的对策
1.加强高校学籍档案管理，更好地为学籍学历电子注册服务
高校档案管理 篇3
【关键词】高校 收费票据 管理
自20世纪90年代开始，随着我国社会主义市场经济的蓬勃发展和高等教育体制改革的不断深化，高校办学资金由计划经济体制下的完全政府拨款，转变为政府拨款、高校收费、金融贷款等多渠道筹措。然而，随着高校办学规模的不断扩大，高校的收费工作日益繁杂，收费的项目越来越多，促使收费票据的使用量越来越大，收费票据管理工作越来越难。而收费票据管理工作作为收费管理工作不可或缺的重要组成部分，将直接影响到财务管理工作的好坏以及高校办学资金的效益。因此，探索高校收费票据管理的运行机制，规范高校收费票据管理，提升高校收费管理水平，对促进我国高等教育事业持续发展具有十分重要的意义。
一、高校收费票据的类别及使用范围
目前，高校使用的收费票据主要有以下几类：
1.非税收入一般缴款书
主要用于高校收入集中汇缴国库时的凭证。
2.非税收入专用收据
主要用于高校收取学费、住宿费、报考费等事业性收费。
3.行政事业单位资金往来结算票据
主要用于高校收取押金、定金、保证金等暂收款项；体检费、教材费、水电费、电话费等代收款项；党费等不构成单位收入的资金往来款项。
4.捐赠专用收款收据
主要用于高校接受社会捐赠的款项。
5.税务发票
主要用于培训费、复印费、打字费、资料费等经营服务性收费。
二、高校收费票据管理存在的问题
（一）票据管理意识淡薄、重要性认识不足
高校各二级非法人核算单位在收费过程中，一方面不按规定申请领用收费票据，而是使用非正规票据开展收费工作，私自留存收费金额，形成“小金库”，给学校带来了一系列的不良影响；一方面不按照申领票据时的收费项目及标准使用收费票据，而是扩大使用范围和提高标准使用收费票据，甚至未能按照收费票据规定的用途使用各类票据，随意使用各类收费票据。高校财务部门将票据管理仅作为兼职岗位，没有安排专门人员管理负责，造成票据使用者并不能了解收费票据的有关常识和规定，不能规范使用收费票据，从而影响了收费票据管理工作的正常运行。
（二）预开性收费票据造成财务风险的增加
根据收费票据的使用原则“先到款再开票”，即要求收款单位在收到款项后再向支付单位开具票据。然而，随着高校服务功能的扩大，很多外单位为了方便本单位的账务处理以及减少获取票据的成本，通常利用本单位付款的主动性，要求高校预开票据，即在收到票据后再支付款项，常见于科研经费以及联合办学经费。高校为方便教师争取较多的经费，经常会预开票据。然而，按照高校财务管理制度，不符合收付实现制原则，财务人员不能对此进行账务处理。随着高校预开性票据金额的累积，增加了高校财务的风险。
（三）收费票据管理方式落后
目前，大部分高校收费票据的领用、汇总、核销等均是通过手工登记，采取台账式管理的模式，存在漏记、错记等现象。台账式票据管理通常滞后于收费会计核算，只能记录票据使用单位的领用、归还、结存等大致情况，并不能及时发现收费票据使用过程中的不当行为，从而很难实时监管到收费票据的使用。同时，随着高校的不断扩招，办学规模急剧扩大，高校的收费票据使用量急剧加大，给收费票据的管理以及查询工作带来了极大的困难。
（四）收费票据管理人员综合知识匮乏
部分高校的票据管理和使用人员未经过业务培训，缺少相关的票据管理知识，出现开具时随意涂改、内容不全、字迹模糊、前后联次不一致；不按照收费票据的使用范围，串用、混用收费票据等情况，造成不良影响。此外，不少票据管理和使用人员缺少相关的税务知识，对收费性质存在认识不清的情况：分不清事业性收费项目及经营服务性收费项目；把握不准国家对高校的税收优惠政策，不清楚哪些收费项目可以办理税收减免。致使在开具票据时错误不断，无法利用国家的税收优惠政策为高校服务。
三、规范高校收费票据管理的对策与措施
（一）加强票据管理意识，规范收费票据管理
高校要加强收费管理，规范收费行为，维护学校和学生的正当权益，保障学校、学生正常的教学及学习生活，务必需要重视收费票据的管理。高校应通过宣传橱窗、校园网、校园公示栏等媒介多渠道向票据使用的单位领导及个人宣传国家高等教育有关收费及票据管理的政策法规及重要性，建立健全收费票据管理制度，促使票据使用单位建立收费票据领购、保管、使用、验收、核销制度以及收费票据专人管理制度，明确收费票据管理人员的工作职责。票据使用单位需要安排专人负责收费票据的申领、保管、使用及核销工作；要按照票据管理的相关要求开具票据，不能串用、混用收费票据，更不能丢失及转借他人使用收费票据；要明确收费票据管理使用方面出现问题的责任追究制度。
（二）控制预开性票据，追究经办人责任
根据《发票管理办法实施细则》第三十三条规定：“填开发票的单位和个人必须在发生经营业务确认营业收入时开具发票。未发生经营业务一律不准开具发票”。然而，在实际业务的开展过程中，预开性票据已无法避免。为此，高校应通过制定严格的预开性票据制度，降低财务风险。预开票据的经办人经财务部门审批之后，到票据管理人员处办理预开票据手续，原则上预开性发票一人只能预开票据一张，在办理预开发票时告知预开票据的经办人对所预开的票据负有监管责任，须保证款项在票据开具后一个月内到账，且不能跨年，对经催收逾期仍未到账的款项，学校将从预开票据经办人的工资中扣取。
（三）建立收费票据管理信息系统
目前，高校财务部门主要依靠手工登记完成票据的发放和核销，不仅无法精确地反映收费票据使用部门申领、核销和结存的情况，而且给收费票据的统计、查询带来了较大的困难，严重制约了票据管理的工作效率。随着计算机及网络信息技术的发展，高校应充分利用信息技术，搭建收费票据管理信息系统平台，对收费票据的申购、录入、领用、核销、归档、销毁实施有效的控制和管理。收费票据管理信息系统的运用，将较大程度地减轻收费票据管理人员的工作强度，同时，可以实现收费票据的即时监控，提高收费票据信息处理的能力，推动会计信息化的建设。
（四）提升收费票据管理人员业务素质
收费票据管理人员的业务素质是收费票据管理工作的重要保证。收费票据管理人员应认真学习国家有关收费及票据管理、税收等财经法规，加强收费票据管理人员工作的责任感。通过收费培训，使收费票据管理人员对具体收费项目的性质做出明确的区分，从而正确使用各类收费票据，避免收费票据的串用、混用。收费票据管理人员应详细了解票据内容规范填写的要求，避免收费过程中可能出现的错误。同时，收费票据管理人员应熟悉收费票据管理信息系统的操作，有效地结合票据管理与收费系统，从而实现收费票据管理的高效性、科学性。
收费票据管理工作作为高校财务管理工作的一部分，是高校会计基础工作规范化的重要内容。不完善的收费票据管理极易导致乱收费、“小金库”等问题，将会严重影响学校的健康发展。高校应通过建立健全收费票据管理制度、完善收费票据信息化建设、规范收费票据使用人员管理等措施，建立高校收费票据管理体系，规范收费行为，促进学校教育事业持续健康的发展。
【参考文献】
[1]吴江龙. 规范高校收费票据管理的探讨[J].合作经济与科技，2009（21）.
[2]周瑜琛. 浅析加强高校收费票据管理的必要性与措施[J].经营管理者，2009（20）.
高校档案管理 篇4
一、高校档案对高校评估的重要意义
(一)档案管理评估是高校评估工作过程的重要环节。有关文件指出,学校要办好,其中一项基本工作就是高校档案工作,并且需要将其纳入到高校的整体发展规划之中,强化相关领导工作,同时提高档案工作的管理水平。可见,档案管理是各大高校的一项基本工作,同其他教育教学等工作一样,在学校工作的组成中占据着非常重要的地位。因此,在高校评估过程中,其档案管理的真实性、完整性、系统性等也是评估工作进行中的一个重要环节。
(二)高校档案是高校评估工作进行的一项重要依据。高校档案作为学校各个方面工作的一项原始记录,为高校评估过程中的各项指标数据提供客观、真实的依据,是最有力的客观证据。同时,在高校评估的过程中,可根据高校档案对主要的观测点进行监督、审核,来评判各项工作的进展、执行情况,并对执行的结果进行评判。如果缺少高校档案这一重要依据,高校评估工作将无法做到实事求是的评判,从而对高校的监督和核查将不能有效进行,从而国家相关机构对于高校的管理和教育教学水平的提高将大打折扣。
二、在高校评估过程中高校档案所突出的几大问题
(一)档案资料不完整。档案的资料不完整主要体现在以下两个方面:第一,对于工作的开展等情况无相关记录;第二,在工作进展过程中,资料缺乏连续性。造成这种情况的原因是:在高校工作进展过程中,相关部门未按照有关规定的要求来对教学及其管理活动过程中形成的一系列文件材料进行全面的收集、整理、鉴定、分类、保管,没有实现有凭证、查考以及利用价值的文件材料向教学档案转化,没有做好档案的集中保存。
(二)档案资料的不规范。不规范的档案资料大量存在,这是在高校评估过程中普遍存在的现象。不规范资料的主要有以下几个方面:第一,同一类资料的格式、内容、名称的不同一性;第二,相关数据前后之间存在差异,存在不一致性。
不规范的档案资料大量存在致使档案资料的真实性大打折扣,严重影响高校评估工作的进展。造成这种情况的主要原因有以下几个方面:第一,高校档案的管理意识不强;第二,档案的管理制度不完善,执行不彻底。
(三)档案管理的方式落后。在实际的学校工作开展过程中档案资料的来源多种多样,但是在评估的过程中发现高校的档案资料仍以纸质类的资料为主,且仍以人工的手工管理为主。从而体现出在档案管理的过程中,档案的载体单一,且自动化程度不足,与目前的我国的社会发展水平不相一致。落后的档案管理方式为高校的档案管理带来了一定的不足:第一,资料的不完整;第二,占据大量的存储空间;第三,资料整理的工作量增大且重复性强,第四,不便于资料的查找和调阅。
三、高校档案管理的发展方向
(一)高校档案管理意识、制度。在高校评估过程中档案管理所发挥的关键作用,使全体教育工作者认识到档案管理的重要性,从而对高校档案管理工作产生以下几个方面的影响:第一,高校评估工作进展过程中的各个环节对高校档案的调取查阅及查阅结果等方面的反馈,便于高校理顺档案管理的工作体制,明确各档案管理人员的相关职责,并对高校档案管理制度中的不足进行弥补,建立健全档案管理的体制制度;第二,高校档案在高校评估过程中体现的关键作用,在无形中增强了广大师生的档案管理意识,便于各档案管理工作及相关制度的开展。
(二)档案管理方式。在高校评估过程中所体现出的资料查阅、调取等方面的不便、不足之处,致使各大高校高度重视档案管理方式的更新,使得高校的档案管理方式同目前我国的社会科技发展相适应。这主要有以下两个方面的体现:第一,资料的存档方式多样化,充分运用现在的多种媒介对档案资料进行保管;第二,管理方式现代化,充分运用计算机技术建立档案管理数据库,提高档案资料的采集、传输、整理能力。
(三)档案管理工作的自评自建。根据高校评估过程中对高校档案管理的相关要求,建立自身的档案自评制度。对档案建立过程中出现的各种问题及时进行反馈,并进行及时的补足、调整,以确保档案管理工作的顺利有效进行。
四、结束语
总的来说,高校评估在本质上而言是一种管理手段,其作为对各大院校的各项工作进行监督和考核的方式而存在,在各大高校的发展过程中都占据着非常重要的地位。各大院校进行高校评估的过程中必须给予学校档案高度重视,做好高校档案管理,向着未来良好态势出发。
摘要：高校档案管理在高校评估过程中占据着非常重要的地位,是高校评估工作的重要依据。同时,高校评估的进行对各高校的档案管理工作有着非常积极的促进作用。本文就高校档案在评估过程中的重要作用、所展现的各种问题,重点针对高校评估影响下高校档案管理的发展方向展开分析。
关键词：高校评估,档案管理,发展趋势
参考文献
[1].刘超,韩淑华.从高校评估谈高校档案[J].河北科技师范学院学报(社会科学版),2004(06).
高校学生档案管理浅析 篇5
【关键词】高校;学生档案;管理;对策
档案是一种具有特殊价值的信息资源，是最原始、最权威的信息，在国家经济社会发展中具有不可替代的作用。高校学生档案是我国档案事业的重要组成部分，这项工作直接关系到广大高校毕业生的切身利益和用人单位档案体系建设的质量和效率，关系到我国档案事业的蓬勃发展。而以计算机技术为典型代表的现代信息化技术快速发展，极大地改变了我们的思想观念，工作、学习都离不开计算机软件的实际应用。目前各类高校的教学与管理都发生了重大的变化，需要用各种信息手段来改造现有的软件信息，从而提高工作效率。高校学生档案管理尤其是毕业生档案管理的信息化建设在传统的手工操作方式存在大量不可预知性等问题之下就显得尤为迫切。 然而信息化建设不是一朝一夕就能完成的，它是一项长期、艰巨的任务。本文以山西农业大学学生档案管理的特点入手，综合分析高校学生档案管理过程中存在的显著问题，进而对高校学生档案管理提出合理化建议，为高校学生档案管理体系建设提供规范化建议和参考。
一、高校学生档案管理的特点
高校学生数量大，档案变动、更新、维护都对高校档案管理工作提出巨大挑战。根据2008年颁布的《高等学校档案管理办法》，对高等学校档案工作的定义、适用范围等有了新论述，对高等学校档案的管理体制、制度建设和工作要求提出了更高标准，充分体现了国家对高等学校档案工作的高度重视和档案管理工作在高校中的地位，为高校档案管理工作规范和发展提供了制度保障。新《管理办法》规定高等学校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
具体来看，高校学生档案管理工作具有以下特点：
1.工作量大
随着每年学生入学、毕业，档案数据都会发生变动，录入、迁出、就业、继续深造等情况的变化促使档案变化频繁，呈现数量大、跨界调度等特点，加上档案的维护、保存都需消耗大量人力物力。
2.档案变动频繁
学生档案变动频繁是高校学生档案管理的有一个显著特点。每年校内学生的学籍异动、专业变更，校际间学生的升学，校企间学生的就业都会伴随档案的迁移发送，这些工作的具体实施过程中，容不得一丝疏忽。
3.涉及部门及档案种类繁多
高校教学档案种类繁多，来自高校内部各教学管理部门的文件材料，教师教学材料、学术论文，学生考试材料、毕业设计或论文等许多方面。档案内容具有多学科性，且学科与学科之间也存在着交叉;档案管理层级较多，各层级下又分属不同的管理部门，导致教学档案整体上又呈现出很强的复杂性。以我校为例，除了纸张等传统档案形式，日益增多的图文材料、课件、电子光盘、视频资料、各种证书等导致教学档案的数量和类型不断扩张，加大了高校教学档案的管理难度。
4.档案管理的信息化
当前，高校档案管理中最显著的特点就是管理的信息化。我校从2009年就对学生档案相关资料进行了信息化处理，自行开发并应用了学生档案信息化管理系统，同时，网络中的一些先进技术比如城市云等都可以运用到高校档案管理中，使得档案管理工作越来越趋向于无纸化和集中化。
二、高校学生档案管理存在的问题
1.档案管理技术落后
面对高校每年上千万的注册新生，档案室的档案管理技术显得尤为重要。档案管理人员一般是高校临时人员调动，档案的管理技术水平较为落后。档案管理工作主要是新生档案的归档、档案查询、档案的调离。档案的归类采取传统的编号、索引、查询。尤其是对于纸质材料的大学生档案，每次调档、查看档案等行为要重复打开档案再密封存档，对档案袋及档案内容的破坏不可避免。
2.安全性有待提高
学生毕业时大学生档案一般由学校代为转发，由于邮寄存在着受潮、丢失、破损等风险，另外部分高校将已经考取研究生、考取公务员、就业单位接收档案的学生个人档案直接交由学生代转，大学生档案的安全性难以得到保障。此外，缺乏对电子档案管理的风险评估体系。高校的电子档案管理除了应该有安全软件防护，还应该建立相应的风险评估体系，预知档案管理中将会出现的风险，减少安全漏洞，并且做出应对风险的多个应急方案。但是，目前的高校电子档案管理很少建立风险评估体制，无形中增加了档案管理的风险。
3.硬件设施不足
随着科学技术的进步，计算机网络技术在学校档案管理中也得到广泛的应用，但是大多数学校还是运用落后的方式来管理学校档案，如手工收集，却很少有学校运用计算机网络技术来管理学校档案。同时，档案的查阅、借阅等服务环节功能不完备，所以使得检索档案的方式非常繁琐，这样学校档案管理人员的工作效率也会大幅度降低。
学校档案真实地记录一个学校的各方面的发展足迹，但是现在许多学校没有按照标准去建造档案室，各种档案设施陈旧老化，档案室的管理条件比较差，对档案的保管使用效果造成严重影响。部分档案存放室由于不通风、不防潮、不防霉、不防盗、不防火等因素，易致使档案材料遭到破坏甚至缺失。同时保管档案的设备参差不齐，难以满足新时期档案多元化的需求。档案的随意放置也给档案管理工作增加了难度。
三、高校学生档案管理工作建议
针对大学生档案管理工作存在的一些缺失，国家应当硬性通知并通过财政补贴要求各高校建立专门的大学生档案管理中心，专门负责学生档案的存储、查询、接收和调离工作。并且通过竞聘等形式录取具有数字化图书管理经验的人员将大学生档案管理工作数字化。建立学生电子档案，记录学生档案中包含的全部材料清单及电子影印文件，方面档案的电子查询。引进新的大学生档案存放制度，例如采用数字化方法，将大学生档案全部寄回原籍，采用数字化方法记录档案的全部内容，相关单位需要用到大学生档案时采用电子传送的方式取代传统的邮寄方式，提高档案的存放安全性及档案调取查阅的效率。
1.改变档案管理模式，适应成人高等教育事业改革发展的需要
在当前科技迅猛发展，知识经济和信息化浪潮日益临近的背景下，高校建设出现新局面，原有的档案门类、数量和内容远不能满足教育发展的需要。随高校教育改革和发展形势的需要，档案工作重点应从以往收集、整理、保管为主转向以开发、利用和服务为主，提高档案的利用，扩大服务功能，高校学生档案工作是学生教育的信息资源，只有重视开发利用，不断拓展业务范围和服务领域，才能充分发挥信息资源的优势。
2.加强档案管理人员的队伍建设，提高档案人员的业务素质
若要实现高校学生档案的科学化管理，关键是要提高档案管理人员的素质。首先要注重提高档案管理人员的政治素质和职业道德修养，使其热爱档案管理工作，有强烈的事业心、责任心和良好的职业修为。同时要加强档案管理人员的业务技能培训，不断为其提供接受继续教育和提升职称的机会，更新专业知识，通过系统学习，使其在专业的深度和广度上有较大提高，在管理实践中具有信息收集、加工、存贮、传递的能力，能积极开展档案利用工作，为高校的发展和评估提供材料资源。只有这样才能满足新形势下高校教育发展和改革创新工作的需要。
3.加强电子档案存储设备及网络安全性
加强电子档案存储设备及网络安全性，首先保障存储设备的安全，专机专用，定时进行软硬件更新升级，定期对设备维护;定期对存储文件更新备份;通过网络防火墙、身份验证、数字签名、病毒预防、严格规定读写权限加强电子档案在存储处理过程中的安全性，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密。要不断改进现代化管理手段，努力提升档案的安全保护水平。
参考文献：
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高校档案管理探究 篇6
探讨学校档案, 首先要了解什么是档案。关于档案的定义目前已有许多种解说, 在我国档案界比较权威的一种提法认为:档案是国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中形成的, 保存备查的文字、图像、声音和其他各种形式的原始记录。2008年, 修订后新颁布的《高等学校档案管理办法》中对高等学校档案的定义为:“是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。”而笔者认为:学校档案应该是记录学校发展历史、传承科学文化、服务教育教学工作、办学活动过程内容的主机。
2学校档案的内容与特点
2.1 学校档案的内容
学校档案与其他档案有什么不同?如果从组织单位的属性来说, 学校属于教育事业单位。对于国家档案来说, 学校档案是科学技术档案的分支, 也是一种专门档案。
学校档案的内容包括:涉及培养人才活动的各类教育管理文件材料;在教学活动以及科学研究、技术推广应用过程中产生的各种工作记录、文件材料、或者其他载体形式的典型物品等;在学校建设、教学服务活动中产生的各类文件材料。
学校档案工作主要包括以下内容:将学校各项工作中产生的有保存价值的文件资料等收集归档;对收集的文件资料等进行分类、整理、管理和保护;对档案内容进行鉴定、编研、开发;为学校各项工作提供档案服务;对所保管的档案进行统计;发展档案的宣传教育、举办展览等。
2.2 学校档案的特点
主要表现在档案门类的多样性, 学校档案开始时也是主要收藏文书档案, 逐步发展成多种档案类型。我国《普通高等学校档案管理办法》中明确规定了高校档案由十大类组成。现在, 学校保存的档案里成列纸质的印刷型档案外, 还不断出现了音像资料、光碟、磁盘、缩微资料等非纸质档案, 今后, 随着科学技术的发展, 肯定还会有各种难以预测的高新技术载体的档案出现。
高校档案的知识性, 这些档案门类的设置包括了学校方方面面的管理, 涉及的管理知识比较广泛。储存着科学技术、政治、经济等诸方面的信息, 不仅具有很强的知识性, 而且具有信息量大的特点。
高校档案的广泛性, 高等学校的档案除了上级主管部门颁发的规定性文件、学校在教学实践中形成的材料外, 还包括学校与用人单位、毕业生所在单位、院办产业等渠道产生和形成的档案材料, 公文往来的范围也大于普通中学。
高校档案价值特有性, 如果说学校的经验总结、教学计划还可以在上级相关的单位查到副本, 那么学校档案中的学生学籍等档案原件就多是孤本。除此档案还具有时间上的特殊性, 例如, 招生材料, 产生在引对学年的九月开始, 毕业生材料形成在针对学年的结束时, 即每年的七月。
高校档案的服务性, 高校档案工作既是一门管理工作工作, 同时也是服务性的专业技术工作。档案工作不仅服务于学校的各项管理工作, 更是服务于学校的教育教学工作。随着各级各类学校开放办学的深入, 今后, 学校档案服务还将突出社会化的趋势。
高校档案的科研性, 高等学校是科研事业单位, 承担着传播知识、文化, 进行科学研究的任务。学校档案的内容本身就是科学技术研究的一部分, 不论对于教育教学, 还是学术研究来说, 都具有十分重要的价值。比如在档案室里存放着学生、教师的科研成果。
3高校档案作用
一所学校档案如何管理, 其作用发挥的如何, 在很大程度上取决于学校本身的档案意识。档案意识强的学校, 必然重视档案的科学管理, 在良性的循环中充分发挥档案的作用。高校管理主要有凭证依据和教学管理参考的作用。比如, 据北方某师范大学介绍, 该校前身曾是一所师专。建校初期, 该校有三届毕业生由于学历问题没有解决好, 导致这些毕业生虽从教三十余年, 却在评职称、调工资中受到不同程度的影响。该校综合档案室在查阅了大量档案资料后, 终于在1951年的案卷中发现了原师专学校创校初期的招生简章。在招生简章中, 对当时录取学生的培养目标、学制等有明确的表述。据此证明, 根据原国家教委有关文件精神, 为这三届530余名毕业生补发了大专毕业证书, 解决了历史遗留问题。
如果学校的管理比较规范, 档案工作就会锦上添花、相得益彰;反之, 教学、科研和其他方面管理不善, 档案工作自然也就不可能完整齐全。对一所学校来说, 其档案工作的发展程度, 它的内在质量、管理水平、服务效益的高低, 对学校各方面的工作以及向社会开发利用档案信息资源都会产生相应的影响。
学校档案工作不仅仅是为了保存资料的需要, 还是学校现代化管理的需要。从学校档案工作的性质来分析, 今后, 学校的档案工作将更进一步发挥其科学文化服务的功能。随着档案事业的发展, 学校档案将更多地承担文化传承的使命。
摘要：学校是教育基地, 最终的目标是培养合格的人才, 学校一切工作都是以此为出发点, 围绕这一目标进行。主要论述高校档案的含义、内容、特点和作用, 循理以求道, 落其华而收其实。
关键词：高校,档案,管理
参考文献
高校档案管理探析 篇7
一、与时俱进, 更新观念, 实现档案工作的现代化
要明确档案工作在学校管理工作中的基础地位和重要作用, 加大档案工作的宣传力度, 不断增强全校的档案意识, 使学校各级领导和广大教职工了解档案工作、重视档案工作、支持档案工作, 为实现档案工作的现代化提供必要的条件。
二、满足档案工作人员提高自身素质以及档案信息资源开发利用的需要
随着高校体制改革的进一步深入, 对外交往活动急剧增加, 一方面使得档案门类不断增多, 例如新出现的个人业绩档案、信用档案、职称档案等, 内容复杂多样, 数量急剧增长;另一方面, 电子政务的实施使办公自动化程度得到提高和普及, 档案载体类型已由过去单一的纸质档案发展为图片、音像、磁盘、光盘、移动硬盘等多种载体档案, 载体信息容量加大, 不稳定因素增加。同时, 由于办公自动化加快了档案工作现代化的进程, 电子文件等新型载体的不断出现, 传统的纸质档案管理方式明显不能满足对这些新载体档案管理的需求, 也影响着档案工作内容结构及档案人员知识结构的变化。如今, 要从有纸的档案到无纸的档案信息化的飞跃, 档案工作将面临巨大的转变。其对传统档案工作的冲击广度、深度和力度是前所未有的。信息化建设, 对档案部门既是发展机遇也是挑战, 既是希望也是考验。如果能够抓住机遇, 乘势而上, 迅速推进, 就能抢占制高点, 争取工作主动权, 开创工作新局面。
三、以信息技术的发展为依托, 完善档案管理应用系统建设
充分利用信息化档案管理软件, 有重点、分步骤地将现有档案信息数字化。要遵循规范、先进、实用的原则, 既要满足当前工作需要, 又要兼顾信息技术发展的趋势。进一步加大档案管理软件推广工作力度, 提高档案管理技术和应用水平, 为保证档案信息交换和实现档案信息资源共享创造条件。加强档案信息建库入网工作。
四、紧跟时代步伐, 对学校档案进行科学的分类
党群、行政类档案。包括党务、纪检、组织 (含民主党派) 、工会等工作情况;行政综合管理档案包含政令、学校评估、校史、外事、图书、总务等内容。
教学类档案。一是教学类档案, 包括教学规划、教学综合评价、试卷、教材等;二是学生类档案, 包含研究生、本科生、专科生、成人等各层次学生的花名册及其成绩登记表、学籍卡片、高中档案、高考登记表、入团志愿书、大学时期档案等等。
科研类档案。一是科研项目管理档案。二是科研综合管理档案。
仪器设备类档案。主要有设备仪器档案和设备综合管理档案。
人力资源档案。分个人档案和人员交流档案两部分。
财会类档案。主要有会计综合管理、会计账簿凭证、会计报表、工资清册、固定资产登记表等。
报表统计类档案。
五、高校档案管理所面临的问题及解决方案
(一) 筹措资金难, 投入规模大。
高校不可能一次投入定终身, 其后续维修、更换、升级费用有多大可想而知。因此, 档案信息化建设的快慢在一定程度上受资金投入多少的制约。
(二) 建设任务繁重, 花费时间长。
随着计算机技术的发展, 虽然为档案的整理、存储、查询和管理带来了全新的变化, 提高和优化了档案管理体系。但是也要注意到随着时代的发展, 人员的流动量远远大于从前, 同时信息量也远远高于以往的任何时代, 信息量的快速传递和更迭, 都加大了档案工作的工作量。档案工作的数字处理的输入和输出, 整理和归纳都需要大量的时间。在信息化的进程中, 首先要对原有的档案进行整理和归档, 要通过文字的输入、文件图片的输入等技术手段, 转化为便于保存的数字文件。第二, 为了适应新的要求, 要将原有的档案系统重新整理编序, 以便于人们更好的查询。再次, 要建立安全可靠的网络远程交互式系统, 形成远程的资料的传递和查询。同时, 由于档案的特殊性, 要保证网络的稳定和安全, 要定期进行专业的网络维护, 以保障档案资料的安全。再次, 要不断的升级和提升档案的计算机管理系统和电子文件的升级, 以免造成文件的缺失。电子文件在保存上对于自然环境因素的影响远远低于传统的纸媒介, 但是并不是说比纸媒介安全, 一旦出现病毒、黑客等造成的损失要远远大于纸媒介, 因此我们要加强相应的管理和预防。最后, 在电子系统的建立的同时, 我们要继续保持原始资料的完整, 对于纸媒介资料也要完善保存。这些工作需要我们通入大量的时间和人力。
(三) 档案信息化专业人才队伍建设难。
随着现代信息技术的飞速发展, 一种区别于农业经济和工业经济的经济形态----新经济悄然兴起。它是在经济全球化背景下, 以不断创新的知识和技术为基础发展起来的经济。新经济从不同角度又被称之为知识经济、网络经济、虚拟经济等, 虽然对新经济的阐述可拓宽不同的层面, 但其核心是技术, 关键是人才。世界上许多成功的经验表明, 适应时代发展的高素质人才是最具竞争力的资本。新经济的兴起对各个领域产生广泛而深远的影响, 也必然对人才的素养提出新的要求。档案管理也必然需要建立更为专业的人才队伍, 需要现有的人才队伍进行对于新知识的学习和新技能的熟悉和掌握。传统档案工作的枯燥和待遇较低, 严重的阻碍了人才队伍的建立, 很多人才不愿意从事具体的档案管理工作, 严重阻碍了档案信息化建设的进程。
(四) 应对环境变化, 服务方式转变难。
档案部门向来处在一种封闭的环境下运作, 至今仍存在思想观念陈旧, 实行从管理理念到管理体制、管理方式等方面的整体改革, 使档案管理更加人道地发挥自己的功能, 从而推进档案事业的发展。
参考文献
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高校档案管理探讨 篇8
关键词：高校,档案,管理
一、高等学校档案定义
高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、 管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。”高等学校的主体是教师和学生,2008年8月20日,教育部长周济、国家档案局长杨冬权联合签署了中华人民共和国教育部、国家档案局第27号令,即《高等学校档案管理办法》, 进一步强调了学校教育中师生的主体地位,招生是高等学校工作的重要内容,也是高等学校学生档案积累的第一个环节,学生类档案对学生具有重要的查考价值,教师业务档案建设对学校工作具有重要意义。以人为本,面向教师、 学生开展服务,是高校档案机构服务“以人为本”的重要体现和新要求。
二、高校档案管理产生的作用
1、在教育评估方面的作用
开展高等教育评估是提高高校教育质量的一项重要举措。然而,评估教育质量与档案利用密不可分。丰富系统的档案材料,全面准确的档案信息,是高校开展教育评估工作的基础和依据。无论评估工作日程安排、评估内容、操作程序、指标确定,最终都凭借大量的档案材料,才能对一个高校作出全面、公正、准确地评估。
2、在教学改革中的作用
高等教育体制改革、教学改革、高校教职工队伍管理改革是普遍的、越来越深化的、涉及我国长远发展的重大活动。不管改革从哪一方面下手,进行到何种程度,取得何种成果,都与高校档案和高校档案管理水平密切相关。比如, 全国教育资源的整合配备,高等教育发展规划的制订,某些高校撤并、重新组合,乃至某一高校的专业增加或更新; 课程设置、教学计划安排、师资队伍建设、教学管理等方面改革,都是形成档案与利用档案之过程。而上述改革都需要在依靠档案信息和档案数据,在总结经验基础上的方案论证、修改,以确保改革稳步推进和最终成功。
3、在科学研究工作中的作用
高校为培养出社会急需、专业对口、就业率高的人才, 离不开科研工作。一所高校能否具备高精尖科学研究水平,也是衡量该校教育水平、教育质量的重要标准。高校科学研究工作首先得力于本校科技档案的利用。科学技术是第一生产力。科技档案是具有潜在利用价值的生产力要素。充分发掘利用高校科技档案资源,将高校科技档案中的先进科技成果,直接为发展高校科学研究工作,为积累高校科技实力,为国家科技发展、经济建设和社会进步服好务,与企业合作,走出一条产学研良性互动的广阔大道, 都依赖于高校科技档案价值的全面、系统与深入发挥。
三、提高高校档案管理策略
1、提高高校档案管理水平必须建章、立制
建立健全档案管理规章制度。规章制度是档案工作实现管理现代化的行为准则。《综合档案室工作职责》《档案人员工作职责》《档案库房管理制度》《档案保密制度》《档案利用制度》《档案鉴定、销毁制度》《档案室管理制度》等制度的制定,促使各科室人员都重视档案工作,认真研究落实本部门的档案工作任务,使学校档案上作保质保量限期完成。在工作中坚持照章办事,才能确保档案的质量。
2、强化业务,提高能力
加强档案人员自身业务建设,一方面积极参加档案业务培训,学习档案专业知识理论,另一方面建立档案工作网络,选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任学校专职档案管理员,运用现代化管理知识和先进技术设备,提高管理水平,档案信息资源网络化是实现档案信息利用效益最大化的有效途径。利用计算机管理系统,实现档案的著录与标引、编目、检索、统计自动化替代所有手工抄写工作,实现档案的自动化处理和网上查询。要充分地利用计算机和网络,探索档案的现代化管理。通过构建网上档案服务平台,把已有的档案目录数字化,建成目录查询系统为更多的用户提供服务。把部分纸质档案转化为数字档案信息,建成各类全文数据库和多媒体数据库。 通过网络向广大师生服务,方便师生检索和查询资料。
3、正确处理好档案保密与利用的关系
高校档案管理创新 篇9
一、高校档案工作创新的必要性与可行性
1. 高校档案工作创新的必然性。
随着学校招生规模的扩大和教育改革的深入, 学校在教学、科研、管理等领域产生的档案数量迅速增加, 光盘、芯片及其它新型载体介质的大量涌现, 加上计算机网络的运用, 电子文件呈几何级数递增, 档案工作服务理念、手段、模式等只有不断变革创新才能适应发展的需要。
2. 高校档案工作创新的可能性。
随着高等教育事业的发展, 高校档案工作有了很大进步, 档案部门的基础设施和条件得到了较大的改善, 大都配备了电脑、扫描仪、复印机等设备, 据统计, 我国高等院校有70%左右都建立了校园网, 通过这一系统一方面能在校园内部实现信息共享, 为领导决策、公文处理、信息查询、上下信息传递服务, 另一方面可以紧密结合外部信息环境, 让更多的有价值的档案信息通过网络这一平台服务于社会。高校档案工作创新的出路就是走信息化道路, 校园网的广泛应用为信息化实现提供了可能性。
二、高校档案管理创新之举措
1. 档案人员意识要创新。
观念创新是管理创新取得成功的保证, 高校档案人员必须改变过去那种“重保管、轻利用”的观念, 确立现代化管理意识, 把档案管理的知识化、网络化、社会化作为档案工作的管理目标。特别要强化信息的转化意识和档案使用的效率意识。把对档案的开发利用作为中心工作, 最大限度地发挥档案的价值, 为利用者提供快捷、便利的服务, 满足教职工和社会利用者对查询的需要。同时, 专兼职档案人员要实现终身教育, 积极参加继续教育培训, 参观交流, 结合实际业务, 有针对性地学习档案立卷、著录、计算机管理、电子文件归档、信息技术、网络技术、多媒体技术等技能, 以保证专业知识的更新和补充, 成为复合型人才, 以适应档案管理现代化的需要, 迎接电子化管理时代的到来。要勇于打破传统的条条框框和管理模式, 善于提出新办法、新思路, 解决新问题, 争取在业务上有所创新, 有所突破。
2. 管理体制和工作机制要创新。
没有规矩不成方圆, 要想创新, 首先要夯实档案管理基础工作, 建立健全学校档案管理的各项制度, 以制度管人, 凭规矩办事。同时建立竞争激励机制, 对工作任务进行细化, 责任到人, 实行量化考核, 年度进行评优, 将个人创新的内容作为考核的重要指标, 并与劳动报酬、晋职挂钩, 努力营造一种积极、创新、有活力的档案工作氛围, 促进高校档案工作的良性发展。
3. 服务手段和利用方式要创新。
服务创新的唯一出路是走信息化道路, 有针对性地开发档案信息资源, 对利用率高、保存价值大的档案信息进行数字化转化, 建立档案数据信息库, 利用校园网、档案管理软件等平台实现资源共享。例如, 我校自2008年起使用了网络版的档案管理系统, 对各部门形成的文件由兼职档案员进行收集、立卷、归档, 上交纸质文件, 同时上传电子文件, 各兼职档案员对各自上传的文件可随时查询利用, 方便了日常工作。同时, 我们对库存中保存价值大、利用率高的纸质档案进行数字化转换, 建立档案数据库, 并在校园网上建立一个查询平台, 教工可在网上进行数据查询, 大大方便了管理、科研、教学等各部门对档案的利用。在查询方式上除传统的馆室查询外, 还提供电话查询、传真、电邮、网络服务等方式, 提高了效率, 方便了用户, 体现了‘以人为本’的理念。
4. 编研工作要创新。
高校档案具有综合性强、信息量大、指导性强的特点, 它记载着高校深化教改的每一重大举措及科学研究的每一重大课题, 反映了高校教育科学事业最新成就和发展水平。编研工作的创新主要体现在内容的多样化和形式的多元化上。档案人员要以科学的发展观来指导整个编研工作, 必须经过深入调查和研究, 及时分析了解用户对档案的需求, 有针对性地编辑档案信息。要尊重其历史性, 把零碎的、片面的、单个的历史属性连贯起来, 组成一个历史概念, 让人们通过档案编研记住历史, 同时要注意编研成果的专题化和系列化。
另外, 在编研工作的人员配置上, 可联合校内其他职能部门, 合
作编研, 从而多角度、多层次、全方面挖掘库存信息, 实现优化整合, 开发利用, 这样既节约了经费和人员不够的问题, 又提高了编研效率, 提高了整体实力。同时在编研载体类型上要实现纸质、磁性材料、感光材料等并有, 并对编研材料进行网络化管理, 更好地实现信息资源共享。
总之, 创新是一股清新的春风, 给高校档案事业注入了生机活力,
高校档案管理人员必须做好思想上、技术上、知识上的准备, 抓住机遇, 开拓进取, 才能适应档案管理现代化的需要。
摘要：计算机的普及和网络的迅速发展, 给高校档案管理带来了契机, 同时也提出了新的要求, 高校档案人员必须做好技术上、思想上、知识上的准备, 从意识上、管理机制、服务方式、编研等几个方面不断创新, 开拓进取, 才能适应档案管理现代化的需要。
关键词：高校档案,创新
参考文献
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结合高校评估 强化档案管理 篇10
1加强领导，建立健全档案管理网络
高校必须把档案工作纳入学校总体规划，纳入领导议事日程，经常检查并具体指导档案工作。使档案管理全面实行“三纳入”、“四同步”，即纳入学校计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围，给予档案工作以各方面的支持；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
进一步完善档案管理网络，建立由主要校领导挂帅，各处(室)、系(部)负责人和兼职档案员参加的档案工作网络。各部门的兼职档案员要做好本部门的档案收集、整理、立卷、移交、保管等工作，将档案管理职责明确列入兼职档案员岗位职责。
2加强宣传，切实提高全员档案意识
高校评估工作需要大规模、大范围地抽调档案材料，评估资料的整理也需要学校各个部门、单位每位员工共同参与。在评估的过程中，全校的师生员工充分认识到档案的重要性，增强了对档案工作的重视程度。所以我们要进一步大力宣传高校评估中档案利用成果，表彰评估中档案材料收集齐全、规范的部门和个人，通过网络、校报、信息简报等多种形式宣传档案在高校评估中的重要作用，为提高档案工作在学校管理工作中的地位打下良好的思想基础，大力提高全员档案意识，增强档案工作者的责任感。
3规范管理，完善档案管理工作制度
建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。要逐步建立各门类档案立卷归档制度、档案人员岗位职责、档案的保管、借阅制度、各门类文件材料的归档范围和保管期限等，并对各部门的档案管理者提出明确的工作目标和工作要求。学校各部门都要对工作中形成的文件材料进行收集和整理，定期或不定期地移交到学校综合档案室。
通过建立档案管理制度，使学校各部门归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标。从制度上保证档案管理的顺利开展。
4加强培训，提高档案管理人员素质
档案工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。加强队伍建设，提高档案管理人员的素质是搞好档案管理工作的基础。因此。必须加大对档案人员的档案业务培训力度，采用多种形式，有计划、有步骤地对他们进行档案专业知识、专业技能的培训，切实提高档案员的业务素质，使其掌握档案管理工作的基本知识和技能，贯彻落实好相关档案规范标准。此外，学校应制定相应的政策和措施，努力为档案人员的学习、工作、生活创造良好条件。使他们更安心于本职工作，提高业务水平，集中精力搞好档案管理和各项服务。
5转变理念，切实加强档案开发利用
高校档案部门在职能上从传统的管理型向服务型转变，围绕高校的教育教学工作，为各级领导科学决策，为高校教学、科研，为广大师生员工提供全面、及时、有效的服务。档案工作者要抓住服务这个根本，不断拓展服务领域。深化服务内容，优化服务方式，增强服务功能，充分发挥档案巨大的社会和经济效益。
依据档案管理规律，档案材料的收集、整理、编目，这一系列工作力求做到统一标准，整齐划一，减少随意性：档案的保存要分门别类，形成体系，案卷的排放位置相对固定，使分散、庞杂的档案资料变得规范有条理，利于检索，为档案的充分利用提供便利条件。
6强化监督，建立档案工作考核机制