档案保护

档案保护（精选十篇）

档案保护 篇1

近年来, 我们国家的档案保护设备有了显著的改善, 技术有了很大的提高, 如现代档案库房杀虫的方法主要有微波灭菌杀虫、r射线辐射灭菌杀虫、气调杀虫和低温杀虫等物理方法和甲醛、臭氧、环氧乙烷、除虫菊酯类等化学药剂熏蒸方法。但是, 在许多不发达的地方, 县、乡档案馆 (室) 的保管条件还是比较落后, 尚有不少的档案保存在条件简陋、不符合要求的库房里, 受着水、火、虫、霉、高温、高湿等一些有害因素的威胁。采用的技术、手段还是比较原始的, 如经常翻动档案以防虫蛀、灰尘等。明代刘若愚在《酌中志》云:“防治虫蛀之法:勤翻勤开……以防虫蠹, 其效最大, 盖亦流水不腐之意耳。”这就是说, 书籍要经常翻动, 对防蛀有利, 这和流水不腐的道理一样。许多经验和教训已经证明, 在没有较好的保管条件的情况下, 档案放在那里, 长期不去翻动它, 这对档案保护是十分不利的。过去, 成都文殊院就是采取翻动这种办法, 使保存的经卷, 无虫无霉, 完好无损。“文化大革命”中, 翻动被迫停止, 由于长期堆放不动, 结果几年工夫, 一些经卷虫蛀严重, 被损坏得面目全非。九十年代以来, 江西省地区的部分档案馆 (室) 采用翻动档案的办法, 在防治档案虫害、霉菌等方面作了一些新尝试, 在工作中积累了一定的经验。实践证明, 采用翻动档案法效果比较明显, 没有出现重新发霉、虫害现象。由此, 足以证明翻动法是一种保存纸质文字材料免受虫蛀危害的有效办法。

所谓翻动档案, 一般有两种做法。其一是逐页翻动。此法适合于质量较好, 基本无虫、无尘的档案;其二是既翻又扫。大致做法是先提案卷装订线一侧, 轻轻地在桌面上抖动, 使隐藏不深的有害物掉出来, 然后再逐页地边翻边用软刷或排笔进行清扫。这种做法适合于有虫、尘的档案, 特别是年代比较长久的, 如建国以前的档案。翻动时, 一般在春末夏初和秋季进行, 还要选择在天高气爽、空气湿度较低的时候进行, 以避免档案从空气里吸收水分过多, 而使案卷受潮。同时, 清扫所用的工具要清洁, 地点要与库房隔离, 以免清扫出来的有害物散落到库房内, 甚至落到档案上, 再度造成危害。翻动档案的人员应认真负责, 小心细致, 切忌因人为的不慎损坏档案。翻动档案对档案保护有以下几方面的好处:

1. 对防治档案虫害起到一定作用。

据统计, 档案害虫种类有40多种, 分布最广的是毛衣鱼, 危害最大的是档案窃蠹和白蚁, 它们喜食档案纸张中的纤维素, 通常有穿蛀档案、在档案中产卵等破坏方式。翻动档案一是可以驱除已有害虫和虫卵。因为翻动要求操作仔细, 一般虫、卵多会被清扫出来;如遇装订线内侧生虫, 还要拆开进行翻扫, 然后重新装订。这样做, 清除就较为彻底了。二是翻动档案可以破坏害虫长期安稳的生活环境, 扰乱它们的生长、发育条件。从实际工作中可以知道, 长期不动的档案极容易生虫, 这就与害虫喜欢安定的生活环境有关。如吉安县档案馆在“文革”中, 库房长期处于一把锁的状态, 给霉虫提供了生长和繁殖的环境条件, 致使六十年代以前的档案虫害严重。九十年代以来, 他们集中馆内所有力量把这部分档案每隔一年全部翻动一遍, 再结合采取其他辅助措施, 现在档案害虫已被基本控制住, 经多次抽查, 没有发展的趋势。

2. 翻动档案可以除去案卷中的灰尘、虫便和其他有害杂质。

这些物质于档案的保护不利, 它们既是虫害、霉菌生长的媒介, 又是档案文件字迹、纸张受磨损的祸根, 同时也是引起档案制成材料不良化学反应的因素之一。如灰尘, 它能吸附空气中的杂质, 带有酸碱性, 对纸张有很大的破坏作用。同时, 灰尘还可以成为霉菌的载体到处飞扬, 四处传播霉菌。另外, 灰尘附着在档案的表面, 这些微小的颗粒会与纸张发生摩擦, 使纸张表面起毛, 影响字迹的清晰。经常翻动清扫档案, 可以把这些有害物质大部分清除出去, 从而减少危害档案材料的不利因素。

3. 翻动档案可以减少纸张的过高含水量。

一般来说, 我国南方因气候潮湿, 加之多数档案馆防潮设施差, 档案纸张的含水量往往高于适合保护档案的正常标准。在高湿的环境下, 纤维素易氧化, 使纸张变黄;空气中的水分子可促使纸张发生降解反应, 使纸张变脆;纸张受潮后容易生霉, 而霉菌的繁殖会使纸质档案产生霉斑, 遮盖档案的字迹, 而且难以去除。另外, 霉菌生长繁殖会分泌出多种活性较强的纤维素酶, 纤维素酶可以分解纸张中的纤维素、胶黏物, 从而降低纸张的机械强度。这些于档案的耐久性十分不利。根据纸张的性质, 翻动档案如果选择在库外相对湿度比较低的情况下进行, 不仅可以使档案通风, 而且往往可以使档案纸张中的水分蒸发掉一些, 从而降低档案纸张含水量。据我们工作中的经验, 较适合翻动的气候条件一般应在春末夏初和秋季进行。如果选择在高温低湿的情况下翻动, 纸张由于脱水会失去原有的韧性, 反而会适得其反。

4. 翻动档案防治害虫能避免或减轻档案和档案管理人员受杀虫药物的危害。

有些案卷刚刚出现虫情, 密度较小, 只用翻动办法就能将其消灭。对虫害密度不大、危害不太严重的案卷, 可以先采用翻扫办法处理, 然后辅以药物杀灭。这比只靠药物来杀虫更安全有效。因为多数药物在杀虫时都会不同程度地带来一些副作用, 或降低纸张强度, 或加速字迹褪变, 或使纸张变黄等, 甚至还危害管理人员的身体健康。

5. 及时发现疫情, 及时解决。

翻动档案可以检查制成材料的一般质量问题, 像字迹有无褪变, 纸张有无黏连及强度是否严重受损等问题, 还可以发现虫害、霉菌等疫情, 一旦发现, 就可以针对不同情况采取相应措施进行抢救。

综上所述, 翻动档案虽是传统的“土”办法, 但在目前有些档案部门库房保护设施不完善的情况下, 翻动档案法不仅具有安全、可靠、操作方便等特点, 而且投资少、见效快、简单易行。用它来防治档案虫害等危害, 对档案制成材料无任何影响, 对长期保存珍贵档案, 延长其寿命起到了积极的作用。

浅析县级档案馆的档案保护 篇2

案进行了抢救，本文仅就自己在抢救档案工作时的所见、所想，引发了对县级档案馆如何才能做好档案保护工作的思考，个人意见，仅供大家探讨。

关键词：县级档案馆 档案保护

**县档案馆成立至今，现存有档案22233卷，资料14577册，其中列入重点抢救范围的有民国档案1958卷，革命历史档案59卷，毛泽东在**革命活动调查的原始材料63卷，还有一些革命战争时期红军用过的马灯、标枪等实物档案，这些档案作为档案宝库的重要组成部分，具有长远的研究和保存价值。但是,随着时间的推移，这些年代稍久的历史档案，在长期的保管和利用过程中，由于受物理、化学、生物等诸因素影响，正在经受不同程度的损坏。如纸张在长期的保存过程中出现发黄变脆的现象，有许多档案是用复写纸、圆珠笔书写的，时间久了，档案字迹材料发生褪色、扩散而变得模糊不清，军旗因长期置放在空气中，布质变薄易烂，马灯、标枪也腐蚀得锈迹斑斑，严重影响了档案的利用，为了延长档案的寿命，为后人留下这段真实的历史记录，县馆每年都制定了抢救档案工作计划，并把抢救档案任务分解到各人，但仅从这几年我馆抢救档案情况来看，收效不是很大，仅局限于把字迹模糊的档案重新书写复制，抢救水平不高，这对于庞大的抢救数量和需要不同方法进行抢救的档案资料来说，我们的档案保护技术水平显然远远不够，相信这也是其他县级档案馆同样会面临的问题，如何才能提高我们的档案保护技术水平，让这些珍贵的历史档案长久的保存下去，这是一个值得我们大家的思考问题。

一、县级档案馆档案保护工作现状

1、重视不够。目前，全社会对档案保护工作的重视不够，特别是像我们这样经济欠发达地区的县级档案馆，每年县财政拨给的事业经费连开展正常业务工作都十分困难，用以从事档案研究和保护的经费就更无从谈起，“巧妇难为无米之炊”，由于无法开展档案研究与应用，往往给一些珍贵的历史档案造成难以挽回的损失。

2、缺乏人才。人才是事业成功的关键，是开展工作的保证。由于档案保护工作专业性强，需要具备专业档案保护知识的人才，而档案行业却恰恰缺乏这方面的人才，这就给档案保护工作的顺利开展带来了困难，没有好的人才，就谈不上对档案保护技术的研究，就谈不上对珍贵的历史档案进行正确、及时的修复。像我们县级档案馆，虽然有专门负责档案技术保护的人员，但都没有接受过这方面的正规培训，不熟悉档案抢救业务，档案保护技术水平低，档案修复方法单一，主要是针对字迹模糊、褪变的档案资料采取重新书写的方法，对档案破损严重及档案抢救工作中遇到的其他问题往往缺乏经验，难以应付。

3、缺乏设备。县级档案馆一般没有用于抢救档案的专用经费，也没有抢救档案的专用工具，像我们档案馆由于缺乏经费，至今没有购买空调机、去湿机等档案保存所必须的设备，甚至于连存储档案的铁皮橱、密集架都无法添置。面对高温、潮湿、虫蛀等不利因素给档案带来的影响，我们只能采取开窗通风，放置防虫霉药物等简单易行的方法来延长档案的使用寿命。

4、措施不严。虽然从国家档案馆到县级档案馆都制定了一系列的档案保护措施，但真正一一落到实处的却屈指可数，再严密的制度还是要靠人去落实，人不去遵守，制度就形同虚设。就拿放置防虫霉药物来说吧，按说十分简单，可如果档案保护人员不去定期查看，怎么知道防虫霉药什么时候挥发了，如不及时放入新药物，档案就会面临生虫的危险。

二、县级档案馆档案保护工作的内容。

档案作为人类实践活动的记录，产生于社会各个方面，它不仅可以为当时的政治、经济、文化等方面的活动产生作用，还可以为后来人了解历史、总结经验提供参考，因而延长档案寿命不仅是我们档案部门的职责，也是广大人民的愿望。在我国，档案的产生可上溯于殷商，据史书记载：“惟殷先人，有册有典”（《尚书.多士》）。典、册指的就是档案。档案是为了给人们提供利用才产生的，有利用就要有保护，利用是以保护为前提的，可见档案保护技术也是很早就有了。其实无论是国家档案馆还是县级档案馆，是对以前的档案还是现在的档案进行保护，以是否受到自然环境中有害因素的破坏为依据，可以归纳为两个方面:

1、防。即采取各种措施防止和减缓自然环境中各种有害因素对档案的破坏，是以档案目前安全、完整为前提的。我们要严格按照档案“八防”措施的要求，努力改善档案保管条件，首先要有建筑科学、合理的档案专用库房，这是档

案安全保管的前提；其次要有相关档案保护设备，如空调机、去湿机等；最后需要有一个严密的措施来保障“防”的各项工作落到实处。

2、治。我们平时所做的抢救档案工作就属于“治”的范畴，它是以档案已经损坏或存在不利于永久保存的因素为前提，我们要做的就是通过采取去污、去酸、加固，图、字、声、像的恢复，档案的修裱等手段，达到恢复档案

历史原貌，延长档案使用寿命的目的。

三、改善县级档案馆档案保护现状的措施和办法。

档案保护作为档案工作的一个重要组成部分，党中央、国务院历来重视档案保护工作，多次指示要加大对档案事业的重视与投入，加强档案库房建设，改善档案保管条件，做好档案安全保管工作。特别是近几年，各级党委和政府拨出专款新建了一批符合档案安全保管要求的省、地、县档案馆，或是给一些档案馆购置了档案保护设备，档案保管条件正得到逐步改善，但同时也应看到，全国各地档案馆的发展是不平衡的，条件好的档案馆现代化管理水平高，资金、设备、人才充足，而欠发达地区和一些条件落后的县级档案馆连库房都达不到档案安全保管的最基本要求，保管条件恶劣，严重危及档案安全。

面对如此严峻的形势，第一、我们要充分认识做好县级档案馆档案保护工作的重要意义。县级档案馆作为国家设立的集中收藏档案的基层机构，其首要职责，就是要完整的收藏和长久的保存档案，因此首先我们要从思想上充分认识档案保护工作的重要性和解决档案保护工作中遇到的问题的紧迫性。大家都知道，档案是历史的真实记录，是人类宝贵的文化财富，档案机构的一切工作都是围绕档案展开，没有了档案，档案工作就无从谈起，因此，我们只有切实做好档案保护工作，才是尽到了自己的基本职责；其次，从以往发生的档案损坏事故情况看，绝大多数带有人为因素，我们有些部门的领导同志不大重视档案保护工作，忽略了改善保护档案的物质条件和管理措施，一旦发生突发灾害，就往往会束手无策，难以应付，使档案遭到不应有的损失。因此，每一个档案工作者也应充分认识档案保护工作的伟大意义，建立和完善档案保护制度，树立高度的政治责任心和历史使命感，以严谨、踏实的工作作风，做好这项工作。

第二、积极争取当地党委、政府的重视与支持，加大资金投入，争取在“十一五”期间新建、改建、扩建一批符合档案安全保管要求，能够发挥档案馆各项功能的基层档案馆，再购置空调、密集架和抢救档案的材料与工具等硬件设备，为维护档案安全，延长档案寿命提供物质保障。

第三、克服“等、靠”思想，创造条件搞保护。由于档案保护工作受经费和人员等条件限制，档案保护工作一直是档案工作中的一个薄弱环节，因此我们要做好充分思想准备，如果经费问题能够得到解决固然好，但是如果得不到解决或一时不能全部解决，像兴建档案库房就算已经开始动工，也不是一朝一夕就能建好的，在这些情况下，我们就要克服等上面重视，靠上面拨款的依赖思想，而要结合实际，土法上马，扎扎实实做好档案保护工作。如档案怕光，我们可以安窗帘；档案怕灰尘，我们每星期安排专人打扫;怕档案生虫，我们按要求做好入库档案的消毒杀虫工作，放置防虫霉药物，每年进行防虫霉检查等等，其实有很多简单易行的方法，所需经费不大，效果又很好，关键是看档案技术保管人员的责任心强不强，肯不肯动脑筋，想办法。

第四、加强专业培训，提高档案保护人员素质。我们现在面临的是一个有着大量纸质档案急需保护和抢救的现状，这不仅需要全社会的重视，资金支持，还需要有更多的研究者从事档案保护技术的研究，要有更多有知识，有才能的年轻人积极从事档案修复工作。近几年来，通过各种渠道，基层档案系统已初步建立起一支专业队伍，但是这支队伍，无论从数量上，还是质量上，都远远没有达到要求，档案保护技术人才的缺乏制约了档案保护工作的开展，这就要求我们一方面要注重对现有人员的学习培训和继续教育；另一方面要积极吸收具有高水平、高素质的专业人才加入到我们的队伍中来，我们平时要多注意收集和了解这方面的信息，多阅读专业书籍，积极借鉴兄弟档案馆在档案保护方面产生的好经验、好做法，边看边学，边干边学，以适应档案工作不断发展的需要。

浅谈档案室的档案保护工作 篇3

【关键词】档案保护；归档；日常利用

一、严控接收进库的归档档案质量

1.事前控制

要提高档案室接收进库的归档档案质量，档案人员须进行事前控制，提前介入，从源头抓起。其一，要加强文件形成部门的档案保护意识，建议其用纸质优良的无酸纸为书写载体，并选择无污损、字迹材料为耐久性的原件作为归档文件；其二，对需入库的档案质量要进行监督和检查，避免不符合质量要求的档案进入库房；其三，要建立健全归档制度，对于应归档的文件材料，要保持其完整性，尽量避免后序的插卷补卷，以减轻档案的机械磨损。

2.消毒杀虫

在档案入库前进行消毒、除尘、杀虫，是预防虫害、霉菌污染的档案进入库房的有效防范措施。消毒杀虫可以采用消毒柜消毒或是物理冷冻方法，档案在消毒杀虫后方能入库上架，以便杜绝虫害和霉菌对载体的侵袭。这样，在保护了档案安全的同时，也降低了档案管理成本。当然，档案室的日常清洁工作也尤为重要，可以杜绝霉菌和虫害的产生。

3.技术处理

档案制成材料的性质是决定档案寿命的内因，决定了档案制成材料在保存、使用过程中抵抗理化损害作用和保持原有理化性能的能力。由于档案是人在社会活动中自然形成的，因此，有些是不符合归档要求的，需进行技术处理。例如，对于用铅笔、圆珠笔等不耐久性的字迹材料形成的档案，要进行复印后连同复印件一同归档；对于热敏传真纸的传真文件，需以复印件归档；对字迹不清的文件要抄正注明；对已经破损的文件要进行裱糊。至于订书钉、曲别针等易锈物应去除后方可归档。

二、做好档案库房的安全保护

1.配备保管措施

档案寿命的长短与档案收藏环境及保护条件有着极为密切的关系。尽管由于环境和人为的因素，随着时间的推移，档案总是朝着逐渐损毁的方向发展。但完备的保护设施特别是档案库房，却能在延长档案保管寿命的过程中起着重要作用，是保护档案最重要的物质基础。档案库房要尽可能独立设置，对于条件确实不允许的，可用隔断墙隔开来处理。档案库房要保证门窗坚固、密闭性能好，以防止高温、高湿对库房的侵入，有条件的可配备空调机、去湿机等硬件设备。对于磁性介质的档案，要远离磁场，单独放置，有条件的单位应独立设库，购置防磁柜。

2.控制库房温、湿度

在影响档案寿命的众多因素中，温度和湿度的作用是十分重要的。高温、高湿的环境，特别适合霉菌和虫害的生长繁殖，因此，控制库房温、湿度是防虫防霉的有效措施。国家规定保存纸质档案的标准温度为14～24℃，相对湿度为45﹪～60﹪，只要将温、湿度控制在适当范围内，人为造成一个不适合霉菌和虫害生长的环境，就可以起到保护档案的效果。有条件的单位可以安装温、湿度自动控制系统来控制库房的温、湿度，而不具备这样条件的，可以采用密闭和通风的办法来调节库内的温、湿度。浙江是个高温季节温度高，年降雨量大，而且有潮湿的梅雨季节的地区，因此，密闭显得尤为重要。库房密闭的重点是门窗，窗户最好設为双层，如果门窗过大，缝隙过多，可以在边沿嵌以绒布条、毛毡条，铁门、铁窗可以嵌橡皮条，为防止人员进出库房时潮湿空气的侵入，可以在门口增设门帘。对于一些很珍贵的档案，可以在温湿度适合的条件下，装入密闭柜中，并用胶布严密地将缝隙封起来。通风则要以当时当地的风力、风向作为参考，有组织有计划地进行。

3.防光、防有害生物

光线会使档案发生氧化，因此，库房应少窗，且要用质地厚密的窗帘遮挡，以防止强光射入。紫外线对档案的破坏力很大，库房和阅览室的人工照明应接近天然光色温，灯具应有防紫外线措施。对于不具备恒温、恒湿条件的库房，须按规定放置防霉防虫药，并定期更换。每年对库内档案进行一次检查，发现被霉菌和虫害侵袭的，要及时作灭菌杀虫处理，以免对其它档案造成影响。

三、注意档案的日常利用

对于档案室，档案利用是一项常规工作。但一些利用者往往缺乏档案保护意识和基本常识，使档案遭到不同程度的损坏。为降低人为因素对档案的损毁，我们可以采取下列措施来保障对档案的安全保护：一是制定严格的规章制度，在利用者利用前进行明示，对造成损毁的按规定进行严肃处理；二是利用现代化设备，向利用者提供机检、缩微或复制件利用；三是编制多种检索工具，提高档案的查找效率；四是加强编研工作，编辑大事记、专题性文件汇编、基础数字汇集等编研材料，以备查用。

档案室的档案保护工作是一项细致而又艰巨的任务，档案人员应加强责任心，并因地制宜，采取一切可以使用并行之有效的办法，使档案得到妥善的保护。

档案保护 篇4

我国档案界在全民“文化遗产热”的情形下, 把文化遗产当做一个新鲜事物而介入这个话题, 特别是对于非物质文化遗产档案式保护的含义、方法及途径做了很多的理论探讨, 有些档案馆也开始介入这项工作, 取得了不错的成效。然而, 大多数档案馆都没有把文化遗产的收集和管理列入日常工作范畴, 对于民间碑刻、民俗记忆这类文化遗产的非正式文本还比较排斥。对此, 我们应转换思路, 以宽容开阔的视野包容这种“泛”档案。档案“泛化”现象已普遍存在, 现代社会的档案现象正可以用“泛化”来表征:档案来源走向多元化, 社会公众借助“档案”一词形象或简洁地代表事物是“未掺过水的史料”, 图书、电视、网络等媒体出现“档案热”;档案工作从过度关注“国家档案”到关注“大文件”、“大档案”, 主动适应社会档案现象以弥补现代制度理性的缺失。

档案保护 篇5

一、电子档案的整理

目前 ，电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别整理组盘。

1、文书电子档案整理

一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘;第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于 计算 机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入 网络 ，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的.重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

2、科技电子文件归档

科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。

A.基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。

B.设备档案。 企业 引进技术和购置各种设备时，外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向 发展 ，国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计，而且企业的总图管理也采用了电子化。所以，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件 内容 说明和注意事项。

3 会计电子文件整理

A.工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

B.账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统-，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。 二、电子 档案的保护

由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存，因此，提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。但是，刻录仪一时还难以普及，所以，软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点，必须制定保护措施。

1、软磁盘的保护

A、统一软盘的规格，使用3.5寸高密盘保存。

B、把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接 影响 到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近，而低质量软磁盘往往不到-年，就读不出数据。 目前 市场上存在不少质量低劣产品，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。

C、规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40%一50%，温度控制在14-24℃。

D、加强病毒防范。要求各业务部门加强 计算 机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。

F、对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。

G、在条件允许时，及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。

2、光盘的保护

A.规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中应避免摩擦和划痕

造成光盘的损伤。

B.保持良好的温度、湿度环境。高温会使光盘氧化、变形或老化，潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14-24℃，相对湿度40%-65%。

档案保护工作若干问题思考 篇6

档案保护工作主要是通过最大限度地减少或阻止外界因素对档案资料的破坏和影响，进而更好地实现对档案资料的保存与利用。随着现代科学技术的不断更新，我国各级档案保护工作得到了长足发展，保护条件相对从前有了较大改善。但笔者认为，除了高科技的硬件保护手段外，同时，也要重视对档案保护工作基础理论的认识和研究，认真维护档案保护工作体系的科学性和严谨性，从而实现档案保护工作与现代科学技术的完美结合。根据当前档案保护工作现实状况，本文从档案保护工作的法规、标准以及科研三方面存在的问题进行分析研究，提出解决方案。

1我国档案保护法规中存在的问题与策略

1.1档案保护法规中存在的问题分析。相对完善的档案保护法规是保证档案保护工作质量的制度保障，我国档案保护方面的法规建设起步较晚，虽然取得很大的成就，但仍表现出滞后性，这种滞后性主要体现在以下几个方面。

一是档案保护专门性法规数量少。法规的完善程度从侧面能够反映出档案保护工作的发展水平以及对档案保护工作的重视程度，从当前档案保护法规建设方面看，具有专业性质的法规数量偏少，尤其是涉及专业技术的法规如磁性档案保护技术法规等都有待完善。

二是档案保护工作法规缺乏精准性，如有关规定中指出，保管档案的库房温度应该控制在14℃～24℃，相对湿度应当控制在45%～60%，虽然，在温度湿度控制方面给出了明确的界定范围，但是，相差都在10个单位或者以上。

三是档案保护工作部分法规有较大的执行阻力。在档案保护工作的法规中，执行阻力较大的主要是义务性规范。义务性规范要求档案管理部门承担一定的档案工作义务，与禁止性规范相比，义务性规范没有作出相对明确的要求，无论从理解还是执行方面都有一定的难度。如《档案法》中，指出档案管理相关部门应当建立科学的管理制度、完善档案管理配套措施。而这些规范具有较大的伸缩性，并涉及较多的利益主体、具有较大的工作量，所以，具有较大的执行难度。

1.2档案保护法规问题的解决策略。要解决我国档案保护法规中所存在的问题，可以从以下几个方面入手。

一是制定专门、有针对性的档案保护法规。在这个过程中，相关部门首先要提高对档案管理工作的重视，认识到档案保护工作的重要性与必要性，以《档案法》为基础依据，根据地方的实际情况来完善专门性质的档案保护法规。如，适应档案保护新技术、新工艺的发展，及时地对相关法规作出完善，从而保障档案保护工作开展的规范性。

二是提高档案保护法规内容的精确性。档案保护法规内容的精确性虽然提高了对档案保护工作以及档案保护人员的要求，但也能够切实地提高档案保护工作的质量，所以，档案保护工作法规内容要以科学、严谨的态度为基本理念，不断缩小档案保存的温度与湿度差，从而确保为档案保护提供最为良好的环境条件。

三是增强档案保护法规的强制性。义务性法规具有很大的伸缩性，所以，个别单位即使在明确义务的基础上也可能不会很好地落实。所以，将档案保护工作中的义务性规范改为强制性规范，能够提高相关部门对档案保护工作的重视，促使相关部门能够通过实际行动推动档案事业的前进与发展。

2我国档案保护标准中存在的问题与策略

2.1档案保护标准中存在的问题。随着我国档案管理工作的发展，我国对于档案保护工作相关的标准不断地进行完善，并对档案保护工作质量的提高起到了积极的推动作用，但仍然存在一些客观问题。

一是档案保护相关标准仍旧有待完善。在实际工作中可以发现，我国的档案保护标准在一些领域仍旧存在空白。我国档案管理标准的制定始于1982年，经过30年的发展，虽然取得了卓越的成效，但是在一些技术领域，如档案管理库房内的有害物质限量标准等仍旧有待进一步完善。

二是档案保护标准老化。《中华人民共和国标准法实施条例》中指出，对标准要及时地进行复审，而这个期限一般不能够超过5年，而实际中，档案保护标准的有效期严重超龄。虽然我国档案保护标准以科学和实践为依据进行制定，但往往是一经制定基本没有变化。标准的制定多集中于传统的档案保护领域，使得现实中档案保护技术的更新发展不能在标准的制定中得到体现，档案保护标准阻碍了档案保护工作的开展。

2.2档案保护标准问题的解决策略。首先，档案保护的标准应当重视完善工作。在已经制定的标准的基础上，对一些缺乏完善性的标准进行不断的补充，杜绝因为标准不统一而导致的档案管理不规范、影响档案寿命的情况。同时，在档案保护标准的完善中，要重视与先进的档案保护科技水平以及新型载体的发展相适应，如光盘、胶片等载体的保护技术标准。

其次，要重视档案保护标准的及时更新。档案保护标准不仅要适应档案保护技术的发展，同时，要通过及时的更新来适应对档案保护工作的要求，从而利于档案资料的有效保存与长久保存。

最后，要重视对档案保护标准的纠错工作。档案保护标准是进行档案保护工作的重要依据，档案保护标准中的错误会对档案保护工作的开展产生误导，所以，在档案保护标准的制定中，不仅要以严谨的态度开展相关工作，同时，也要对制定的标准进行审查，重视标准的纠错工作。

3我国档案保护科研工作中的问题与策略

3.1档案保护科研中存在的问题。档案保护科研工作是促进档案保护工作发展的根本动力，重视与实践档案保护科研工作对档案保护技术的突破具有重要的意义。当前，我国的档案保护科研工作表现出较大潜力的特点，科研人员在开展工作的过程中也表现出了较高的积极性，但仍旧有些客观问题影响着档案保护科研工作的开展。

一是档案保护科研工作人员的技术缺陷。档案保护不仅涉及档案管理的专业知识，根据档案性质的不同，还会涉及许多不同的社会领域与自然学科。档案保护科研人员除具备相对扎实的档案基础业务素质外，还要具有较强的科学研究能力。在实际科研工作中，当触及较为深入的其他学科时，科研人员会存在因基础知识不牢固而导致研究课题设计缺乏合理性的情况。

二是科研成果向实际应用的转化困难。科研成果转化为实际应用才能够实现科研的价值，当前，存在科研成果转化实际应用难的问题，究其原因，主要表现在两个方面：首先，是开展科学研究的目的不明确，更多的是看重科研项目的功利性，而对所研究的成果能否被转化应用并不关心。其次，是科研与实际的档案保护目的相脱节，例如，缺乏对研发产品使用成本的考虑，或者，缺乏对使用效果的验证，从而导致科研成果难以应用到实际的档案保护工作中。

3.2档案保护科研工作问题的解决策略。首先，应重视从事科研工作人员的素质培养与结构优化。档案保护科研部门要重视对科研人员的选拔，加大高层次和相关专业人才的引进，增强科研队伍的科学研究能力，同时，注重对科研人员的后期培养，通过组合不同学科专业科研人员一起搞研究，在实践与交流中整体提高科研人员的业务素质。也可以通过与科研项目相关专业的部门进行交流，开展跨领域科研合作，从而保证科研工作的高质量完成。

其次，要积极促进科研成果向实际应用方向的转化。科研成果重在推广应用，研究项目要从源头抓起，在科研项目立项时，便要强调科研人员端正科研态度。只有将科研成果应用到档案保护实际工作中方可结项，从而杜绝垃圾科研成果的泛滥。同时，要加强对科研成果后期应用效果的验证，通过小范围的试用以及收集用户反馈信息，不断对科研成果进行完善和改进，从而保证科研成果转化为档案保护工作实际应用的有效性。

濒危档案保护探研 篇7

一、建立濒危档案抢保优先原则及数据库

档案实体是档案保护的主体和档案事业的基础。对于珍贵的老档案，无论是手写体还是印刷体，都要采取适当措施抑制或延缓其老化，否则它们将永远消失。当今，需要抢救保护的档案很多，而馆藏空间有限。当前档案保护中的主要矛盾是海量馆藏档案和有限保护资源之间的矛盾。因此，确定优先保护原则，科学排序，提高有限保护资源的利用效率，就是缓解该矛盾的有效手段。濒危档案抢保中，要分轻重缓急，区别对待，先抢救利用率高，损毁严重，年代久远的档案，后抢救利用率一般，损毁不严重，年代较近的档案。以缓解档案馆人力、物力、财力的限制，集中精力抢救濒危珍贵档案。

建立待抢救、已抢救档案的信息库。将需要抢救的老档案信息记录下来，包括档案形成时间、损毁情况、保存现状、评定等级等情况逐一登记备案；将已经抢救的老档案信息记录下来，建立一个档案抢保信息库，包括抢救时间、材料、方法及抢救原则等情况逐一记录，和已经抢救好的档案一同归档。开展抢保工作的同时建立抢保工作相关档案，这既是濒危档案抢保工作经验，对以后的工作有指导意义，也可为将来的抢保工作提供参考，了解这些档案曾经经历过怎样的处理，避免不必要的损失。

二、纸质档案的修裱

纸质档案文献的修裱一般遵循最小干预，确保质量的原则。修裱方法有很多种，有机械加固，也有手工加固，它们各有千秋。要选择风险最小，成果最好的方法及最耐久的材料。但因手工加固灵活方便，材料广泛，成本低廉，可逆性强，所以手工加固的方法一直广受欢迎。科学合理地确定修裱范围及相关的措施，确保档案的质量。若现在的技术无法修裱，则原样封存，待将来技术成熟时再做处理。档案修裱的目的是最大程度地延长其寿命，为各项事业服务。

1. 载体因素分析。

首先要弄清档案载体及字迹的物理、化学成分及损毁因素，再根据温湿度、人为因素等采取科学合理的方法加固。载体因素中，纸张是现存最多的档案载体，纸张的主要成分是植物纤维，纸张的防护主要是控制防光、防尘、防霉菌、防虫、防有害气体等。另外纸张PH在6.5～8.5之间，对其耐用性，耐久性比较适宜，且不利于霉菌生成。字迹材料方面，字迹耐久性主要是字迹色素稳定性和字迹色素与纸张的结合程度，碳素墨水字迹最耐久。

使得字迹牢固，纸张加固的方法是用胶粘剂喷涂在档案上。常见的粘胶剂有：明胶—甘油溶液，有机玻璃溶液，氟塑料溶液等。另，字迹显示与恢复是用化学物质与褪色字迹起反应，在原件上恢复字迹。

2. 修裱过程。

用软刷或排笔将档案逐页轻扫，不仅可以除尘，除虫卵，还可及时发现档案是否有褪色、脱页等其他问题。至于修裱方法，破损档案根据纸质的损毁程度，可以分为发黄、变脆、虫蛀、霉烂、撕裂、磨损。修裱应根据具体情况，采取相应的方式，以达到纸质加固，延长档案寿命的目的。修裱可分为局部修补和整张托裱。若纸张强度高，对于缺角、空洞、开裂等可用局部修补方法；若纸张强度弱，纸质霉烂、变脆等可用整张托裱方法。修裱中纸张遇水后质地变弱，变脆，是因改变了纸张原始纤维结构，所以要慎重选择修裱方式。若局部破损的档案用托裱的方法，纸张遇水后强度变弱，和上浆糊后，易滋生霉菌、害虫（不利于档案永久保存）。若纸质强度弱的采用局部修补的方式，那么无法加固该档案。

经过修复或托裱后档案应达到以下质量要求：修裱成品应保持档案原貌，修旧如旧，修裱过程中不能造成原件的破坏。修复后的档案平整光洁，质地柔软，拼缝整齐。修裱成品（没有崩、拔、走、裂等情况）不变形，舒展平整，镶料颜色协调等。

3. 修裱胶粘剂的选用及提取。

在档案的修裱中，胶粘剂尤为关键。小麦淀粉作为修裱的胶粘剂运用了几百年，但必须谨慎的是，小麦面粉中的面筋是面粉中的杂质，它颗粒大，粘性强，颜色黄，不利于档案的修裱，必需把它从面粉中去除。用提取后的淀粉制成胶粘剂，它的粘性、粘结速度适中，修裱后纸质柔软，平整，颜色白，且PH值约为中性，有可逆性、抗老化的品质，是档案修裱的理想胶粘剂。尽管使用淀粉遇到高温、潮湿容易滋生霉菌、虫蛀，但是只要库房的温湿度符合档案要求，就不用担心该问题。

小麦淀粉的提取方法：首先和面，在面粉中加适量冷水，揉成团，成硬面，用湿布盖起来搁置1———2小时。然后洗面，加适量清水，把面团放入反复搓揉，直至剩下面筋为止。接着沉淀，将淀粉放置一段时间，直至淀粉沉淀后，把上层的黄水倒掉，再加水，再沉淀，直到水变清，倒掉水后剩下粘稠的就是淀粉糊。最后冲糊，用适量开水，直接冲入沉淀好的淀粉糊中，边冲边搅，要顺一个方向搅拌。若淀粉糊变成稀的透明糊状，能拉出长丝，就做好了，冷却后可以使用。

4. 采用独立的外包装袋。

老档案除尘、杀菌、消毒、修复后，用玻璃纸或无酸牛皮纸将濒危档案用单独的外包装袋封存，该包装袋的尺寸可按濒危档案的长、宽、厚量身定做，在包装材料制作过程中可以适量加入一些驱虫药（或将防虫的中草药包放入袋内），并在袋内放入有害气体吸收剂等。这样可以使得包装袋内的小环境有益于濒危档案的保护，起到防尘、防光、防虫、灭菌、防腐蚀等效果。目前在我国，主要是对损毁档案进行修裱、去污、加固，同时进行去酸处理，提倡把多种技术放在一个流程，尽量减少频繁操作造成档案的损毁。

三、濒危档案利用中的保护

缩微和数字化产品的使用，在濒危档案利用过程中最大程度地保护了原件。缩微复制技术在档案中已臻成熟，胶片存储档案信息安全可靠。法律规定其与原件在法律上具有同等效力，这是有效对濒危档案抢保的可行方法之一。

数字化，是用数码相机或扫描仪对档案进行数字化加工，存储于光盘、硬盘上并依赖于计算机识别的电子文件。做好数字档案和纸质档案共存工作，拓展保护方法。把数字化工作和抢救保护结合起来，把档案的开发和保护结合起来。以全宗为单位，全部扫描，做好数字化档案安全防护，储存并备份于防磁柜。抢保工作是一项永续的工作，随着时间的推移，以前保存的档案会逐渐出现一些问题，也会有新技术、新工艺运用到抢保工作中。档案的数字化遵循边抢救边利用、扫完即用的原则。

国家珍贵档案在日常的管理、利用中极易受到损毁，并且一旦损毁就无法恢复原貌。加大对国家濒危档案的缩微、数字化建设水平，将原件封存，除非必要的核对、查看虫、霉情况，一般不再开封。如必须提供原件，则要戴手套，禁止使用书写工具。最大限度延长国家档案的寿命，确保珍贵档案的原件安全。

四、加大硬件投入

档案保存质量的好坏往往取决于库房的标准化程度。目前，全国很大一部分档案馆的库房是非标库房，需要整改或重建。为了更好地落实国家重要档案的抢保工作，必须加大硬件投入，使得国家的珍贵文献得到长久保存。

改善库房保管条件，延长档案寿命。不但要配置空调、除湿机器、灭火器、标准装具等，更要做好库房温湿度控制，档案的虫霉防治，定期消毒，经常更换杀虫剂药物品种，以防虫霉滋生。

五、加强档案保护技术培训工作

档案保护人才的培养，要理论联系实践，既要有理论基础，也要有实践经验，这样才能更好地服务国家濒危档案的抢保工作。抢救工作要求抢保人员必须要有高超的职业水平。目前，全国从事档案工作的人员绝大部分是非档案专业的，对于珍贵文献修复这类比较专业的知识及技术严重缺乏，档案的修复人员一般是建立在经验和主观评判的基础上，这就难免造成修复中人为的二次损毁，修复一旦出现质量问题，必将是无法弥补的。因此，推广档案系统的珍贵文献抢保培训工作势在必行，加强广大档案从业人员的新技术、新知识、新技能的培训工作，提高理论知识及操作水平，提升老档案修复质量，降低操作过程中人为的二次损毁。

濒危档案的抢救保护是一门综合学科，我们要汲取其他领域的科技成果，学习国内外先进的经验，运用科学、规范的方法，不断提高业务水平。努力创新档案保护的新技术，新方法，解决档案保护和利用的问题，延长档案寿命。推动档案事业现代化进程，实现档案工作与经济社会协调发展，可持续发展。

摘要：本文主要分析了濒危档案修裱技术的优先原则, 并详细讨论了纸质档案的修裱工艺以及档案利用中的保护等问题, 目的是为了使濒危档案的保护工作更加具有科学性和实用性。

关键词：濒危档案,抢救修复,修裱工艺

参考文献

[1]侯玉红.濒危档案文献遗产保护的研究[J].科技创新导报, 2010 (26) .

[2]对国家重点档案抢救与保护工作中的问题及对策[J].北京档案, 2009 (2) .

档案保护 篇8

关键词：磁性档案,纸质档案,保护,科学管理

磁性档案的载体就是磁性材料, 它实现信息再现的主要记录形式为磁记录;纸质档案的保存形式则较为常见。两者寿命的长短, 决定于载体质量和管理措施与保管的方法是否合理。

一、基本的设施配置力求合理完善

(一) 库房位置的要求

档案馆或档案室的库房一定要保证空气的正常流通, 采光条件好, 同时还有注重防潮防火。库房及库房所在楼层不应在车间、锅炉房或实验室附近, 严格控制硫化氢、二氧化碳等化学气体及灰尘等进入, 同时一些对纸质或磁性物品有害的物质也要注意防控, 并保证周围没有大的磁场等干扰。

(二) 库房内部的要求

除上述通风、防晒、防虫、空气流通等基础设备达到要求外, 库房内部的档案柜或档案架之类的设施, 也要进行合理布置。如柜架要与墙壁保持一定距离, 并留出人能通过的夹道。档案柜架可选用不同型号, 以便对各种类型的档案都能满足其摆放需求, 但前提应该是方便美观、保护性能好且经济实用。

二、保管环境力求科学化

(一) 温湿度的合理调控

档案室中温湿度的调节相当重要, 首先他对纸质档案的危害极大, 如果调控不合理, 就会造成加速纸质老化、粉化、变质等;磁性档案的复印效应加速, 磁带和带基的老化变形, 磁粉受损脱落, 加速变质, 反之, 可延缓其寿命。国家档案局提出合理温度应控制在14-18℃。控制湿度的方法可采用去湿机、自然通风、硅胶、石灰粉等。但湿度太低又会造成静电反应、材质易碎、易生灰尘等, 所以, 相对湿度标准应保持在40%左右。

(二) 防光、防尘、防火、防水、防霉的处理

对于各类档案来说, 光线、灰尘、火源等都是为严重的危害。尤其是纸张, 这里的各个因素都是致命的, 强光对于磁性物质来说, 对磁层的稳定性有不同程度损害的同时, 它致使磁分子加速运动, 最终消磁, 或使记录信息或信号变弱, 清晰程度也会遭到影响。灰尘对磁头和软盘的危害也是不容忽视的, 所记录信息会出现断漏。防火与防水更是必不可少的。有害气体与湿气结合并沉积沉淀到纸上, 形成细菌进而使纸变质。

防火:库房中严控放有易燃物品, 更不能有明火出现, 且应日常备有灭火器材;防尘:地毯类的物品易藏有大量灰尘, 不提倡使用, 应为水磨石地板或大理石地板为宜, 同时防尘设施不可或缺;防水:库房中的柜架类不能直接接触地面, 最少应有30cm的距离;防光:注意库房楼层的采光, 也可人为控制;防霉:勤用软抹布、排笔刷、吸尘器进行灰尘的清理。

三、加强磁性档案与纸质档案共同保护的具体方法措施

(一) 分类存放

造成档案损毁的原因之一就是变质载体没有及时清除, 造成细菌流窜而殃及一片, 这除了需要细心观察、及时发现以外, 还需要以载体的各种材质、工艺等为原则进行分门别类的保管。比如手工纸与机制纸因材质不同, 所以受影响的因素各不同, 但一旦有一方变质, 就会威胁全部。因此分类存放是延缓纸质档案寿命的一个有效的方法。此方法同样用于磁性档案管理中, 比如磁带与软盘是截然不同的两个材质, 各有弱点, 分类存放可以针对性的对其进行策略保护。

(二) 根据性能进行针对性管理

纸质载体依特性保管, 如果是酸性较强的就可采取封闭式保管, 因为虫害对于它来说造不成太大威胁, 但构成它的纤维素在一定条件下极易分解, 同时韧性方面也比其他材质要差;对那些字画类的档案, 因规格比较大, 易破碎等特性, 应对其进行转轴或折叠保管, 还可以平放处理。

在这个信息相当发达的社会, 各种电器设备迅速地更新换代, 比如说有好些微机都没有了软驱, 保存中的软磁盘无法读取, 这就需要我们考虑到磁记录相应硬件设施的必要性, 所以针对这一特性, 就需要管理员在保管此类档案是需要耐心细心并考虑周全, 以确保磁记录的信息存储能正常调用。

这里特别提出磁带这个特殊的磁性档案形式, 就其本身而言其特性有一定的保存周期, 所以进行定期的复制是非常必要的。就经验来看, 最好的转录复制周期为十年, 十年期间还应时常进行压力释放, 也就是重新卷绕。

(三) 档案的保护修复

纸质档案一般的撕裂、褶皱、污迹等问题出现时, 要及时进行修补、整体加固或用框架进行保护, 避免持续损坏。但如果出现褪色或脆裂等问题了要采取胶片记录法, 也就是利用红外线将曝光的纸质进行照相, 以便长期保存。如果损坏严重, 可采用手工修裱的方法进行修复。磁性档案有其弊端, 所以安全备份与延长其寿命同等重要, 可通过改变磁记录的保存介质, 来实现其信息保存的最大价值。

四、创新展望

对档案的技术保护与方法完善问题应引起重视, 展望未来我们可以将纳米技术这种高科技产物应用进来, 它对纸张质量可以大幅度提升, 对档案字迹可充分加强其耐久性, 对档案损坏可以完美修复。同时对档案室中、档案库房中的空气净化问题、有害物质等的防治都有独特的优势。档案管理这个必不可少的社会性产物, 需要不失传统地沉稳应对各种问题的同时, 更要适应信息发达的现在而不断创新。

参考文献

[1]尧欣.对现有档案保护工作缺失的思考[J].中国档案, 2006 (8) .

[2]唐文歌.谈纸质档案的保护[J].秘书, 2006 (2) .

[3]刘家真.我看档案保护的管理策略与技术方法[J].图书情报知识, 2006 (1) .

[4]戴.纳米技术在档案保护技术中的应用与发展[J].北京档案, 2005 (12) .

中美纸质档案保护比较 篇9

(一) 中国档案管理体制

我国属于集中式档案管理体制, 地方档案机构接受中央档案机构的领导、指导和监督。国家用行政手段或法律手段设立各级档案机构, 其中档案事业行政管理组织是全国档案工作的业务指挥中心, 按法定的权力对档案机构的工作进行指导和监督, 并实行执政党和政府的档案工作集中统一管理原则下的管理体制, 在全国各级政府机构中设立档案行政管理部门, 分级统一掌握全国档案事务。

这种管理体制具有以下几个方面的优越性:能够保证档案法规在全国范围内贯彻执行;可以使各个档案机构之间较容易地建立起横向的业务联系或协作关系;可以使各个档案馆避免馆藏档案的重复, 从而保证馆藏档案的优化;有利于保护档案财富和更加充分有效地开发利用档案信息资源;有利于有领导有计划地实现档案的现代化管理。

(二) 美国档案管理体制

而美国是联邦制国家, 它的档案管理体制是分散式的或者说是松散型的, 各个档案馆有较大的独立性和自主权。美国的档案机构可以分为三种:联邦政府档案机构、州县市档案机构、公私企业和非营利组织的档案机构, 这些机构互无统属关系。

联邦政府档案机构为国家档案与文件署, 1949年由美国国家档案馆改组而成, 为联邦总务署的直属局, 国家档案馆成为该局的一个组成部分, 对联邦政府的档案工作实行集中管理。1950年颁布的《联邦档案法》是联邦政府档案工作实行集中管理的法律依据。该署的主要职责是:掌管美国总统、联邦政府各机关、国会、联邦法院等的档案;监督和指导联邦各机关的文件管理。对非联邦机构的档案工作没有监督指导权。在联邦政府系统内档案工作是实行高度统一管理的。

美国各州县市的档案机构是非联邦档案的保管机构, 全国各州实行分散式的档案管理体制, 即联邦档案机构无权领导和监督地方的档案工作, 也无权干涉私人企业和社会团体的档案事务。它的档案管理体制是分散式的或者说是松散型的, 各个档案馆各自为政, 有着相当大的独立性和自主权, 有关档案管理的方方面面都由自己决定, 并没有哪一个上级机关要求它应该做什么, 应该怎么做, 这一点和我国有着相当大的不同。这种管理体制的优点是非常灵活自由, 没有条条框框的限制和禁锢, 有利于因地制宜充分发挥各个档案馆的积极性和主动性。

二、中美纸质档案保护比较

(一) 中国纸质档案保护的主要方法

1. 注重档案存储的环境条件。

主要依靠对库房温湿度的控制, 基本采取密封、通风和吸湿等综合治理的办法, 使库房温度稳定保持在14℃至24℃、湿度保持在45%到60%。这是纸质档案材料保存的最佳条件, 能起到防虫、防潮、防霉的作用。

2. 去酸和杀虫。

档案材料的纸张中大部分包含有酸, 这最终会导致纸张的解体, 如果能及早将其中的酸去掉, 纸张的寿命就可延长几倍乃至几十倍。一般去酸的方法就是用碱性溶剂或水雾剂将酸中和。而防止档案虫害的基本方法是改善保护条件和加强管理措施。在杀虫方面:一是化学杀虫法, 例如用溴化甲烷熏蒸剂等, 还有十几种化学杀虫剂可供选择;二是物理杀虫法, 如低温冷冻等。

3. 脆弱纸张丝网加固技术。

这种技术能解决两面有文字且不能用传统托裱修补的脆弱纸张的加固问题。使用的丝网由单根蚕丝织成, 丝网上喷涂热熔胶, 使用时只需用电熨斗熨烫, 使之与纸张粘连即可。此项丝网加固技术操作简便、材料耐老化, 应用于一般价值的纸质档案保护具有一定的效果, 但此法应用仍有一定的局限性。随着时间的流逝, 丝网加固的弊病日益显露。主要是丝网老化变硬, 使得一些纸张很难舒展, 且边角容易损坏。

总的来看, 我国纸质档案保护的重点是温湿度的控制, 防虫、防霉等, 除了丝网加固技术外, 虽然也有引进国外技术, 但在纸张保护的新技术方面研究成果不多。

(二) 美国纸质档案保护的主要措施

1. 微波技术。

在美国, 人们将原来用于工业和家庭的微波技术应用到图书档案的保护中。但此项技术用于纸质档案时要谨慎, 古纸可能加有色素, 用微波炉加热可能造成不可预知的后果。

2. 纸张的脱酸和低温冷冻杀虫技术。

由于美国的档案保护部门认为酸是导致纸张老化的最主要原因, 要想延长纸张的寿命, 需要从根本上解决问题。所以, 美国任何一家保护部门都会有大型或小型的去酸设备, 而且, 碱性纸张和以碱性纸板为材料的装具在文献部门广泛使用。低温冷冻杀虫技术应用于图书、档案害虫杀灭, 不仅杀虫效果好、对纸张和字迹无不良影响, 而且对人体无毒无害。

3. 伽马辐射加固技术和树脂加固技术。

伽马辐射加固技术是一种新型的纸张保护加固技术, 其原理是利用伽马射线引发附着在纸张上的高分子聚合物单体交联、聚合, 从而起到加固保护的作用。该法不需使用溶剂和引发剂, 聚合物单体可以取得更好的渗透效果。而树脂加固技术是采用天然或合成树脂, 直接或配置成一定浓度的树脂溶液涂覆在纸张表面。但由于高分子量的树脂对纸张纤维的渗透性、侵润性较差, 因而不能很好地渗入纤维内部, 容易在纸张的表面和内部造成浓度梯度, 从而加速纸张的老化。

4. 加膜法和真空加膜法。

这主要是通过两层贴合的树脂薄膜将脆弱纸张与外界的接触隔绝, 依靠薄膜的强度及其自身优良的耐老化性能来保护纸张。但是加膜后, 纸张原有的质感、外观会有所改变。真空加膜是将纸张放在不锈钢容器中, 在真空条件下通入单体, 将单体渗入到纸张纤维中, 在纸上形成保护膜, 起到加固保护作用。

(三) 中美纸质档案保管所用装具

1. 档案柜。

是我国比较传统的保存纸质档案的装具, 古已有之, 如所谓的石室金匮、龙柜等。现代档案柜形式多样, 有双开门、侧拉门档案柜及单开门五节柜、双开门五节柜、两节或三节组合式档案柜、双面柜等。使用起来比较灵活, 便于挪动, 有利于防尘、防火、防盗等。例如封闭式档案箱柜, 即带盖的箱子和有门的柜子。一般以木材或金属制成, 有的还做成组合式, 分开为箱, 叠放成柜。具有防尘和阻止其他有害物质的侵袭、搬运挪动便利的优点, 但是造价高, 占据库房有效空间大, 单位面积存储量小。从长远的角度来考虑, 并不适合普遍使用, 太浪费。

2. 档案架。

我国主要有传统式木质开放档案架, 钢质的单柱式固定架、双柱式固定架、积层架等形式。这类装具具有造价低、要求库房地面的承重与图书架相同、生产工艺简单、工艺水平接近或达到国际同类装具水平、拿取档案比较方便等优点。但密集架却是现在档案馆用于存放档案的主要装具, 因为密集架在防火、防盗、防尘等方面集一般档案架和档案柜的优点于一体。美国一般使用的也是密集架, 还有一种固定的档案架。固定的档案架类似于仓储式超市中的货架, 可放八层档案盒。每隔一个架子在中间的搁板下有一块抽拉板, 拉出来以后可以将需要使用的档案盒放在上面, 而不用弯腰搬到地面上。但这种固定的档案架在使用过程中明显不是很方便, 所以, 密集架才是比较普及的。

3. 档案箱。

由于美国的档案整理和我国有着极大的不同, 美国档案文件的整理工作是充分尊重文件形成的自然规律进行归档整理, 有关某一主题的档案文件全部放进一个大纸箱子里, 绝不会进行装订, 所用的纸箱就是档案箱。档案箱有各种型号和类型, 适合不同档案文件的各种存储要求。值得注意的是, 在存储档案的过程中, 美国工作者很注重检测存放档案的档案箱是否适宜继续存储和保护档案材料, 检测不合格的都会及时更换新的档案箱。甚至对于状态不佳仅仅是怀疑其质量的箱子, 也会进行pH值和碱贮量的测试, 决定是否以新的、无酸的和木质素较低的箱子代替。而为防止过多的资料放入同一个档案箱中, 因过分挤压损坏档案, 相关人员会查看箱子是否超容或低于标准容量。因为如果在一个箱子中放入的档案太少, 它们就容易弯曲或摇晃, 最终导致被压弯或变形。所以对于一些没有装满的档案箱, 都会使用无酸性波纹隔板加以固定, 以保证档案材料的正确存放。

4. 档案盒和文件夹。

因为美国档案馆和文件中心采取的是不立卷的方式保管政府档案, 由于不立卷, 用的是立方体形状的档案盒存放档案, 保管量以立方英尺为计量单位, 每个标准档案盒容积是一立方英尺。档案馆一般还备有为特殊尺寸档案制作档案盒的设备, 只需将档案的尺寸输入计算机, 制盒机就可以自动制出特殊尺寸的档案。档案箱中暂时存放的凌乱文件, 会尽快放置在无酸性的文件夹中予以支撑和保护, 且是平整规则地放置档案材料, 以起到相互支撑的作用。而对于损坏的文件夹则予以替换, 对于质量不确定的文件夹会进行pH值和碱贮量测试, 以确定是否换成新文件夹。为防止档案因装得过满, 相互压挤, 造成破损, 文件夹内部文件不得超过刻度文件夹最大的宽度。而那些酸性高的档案文件 (如报纸和电报等) 则是复制在档案专用纸上。此外, 美国档案馆还研制了一种很薄的透明塑料薄膜, 不同于封照片的薄膜, 它可以制作成一面开口的夹子, 只需将需要保护的纸张夹在其中就行了, 既不占地方, 取用也方便。而我国用卷皮和卷盒来固定纸质档案, 确立档案保管单位, 并保护档案不致散失和毁损。卷皮即以相连或不相连的封面和封底将档案夹在其中, 有的装订成册, 有的不装订。卷皮有软质和硬质两种:软质卷皮不易站立, 一般专制卷盒盛放, 再存于柜架内;硬质卷皮类似卷匣, 其背脊和边沿可标明案卷标题和类别、年代等, 能竖立放。卷皮和卷盒一般用塑料或纸张制作, 使用无酸纸和纸板, 但不得使用糨糊, 因为糨糊从某方面来说是虫类的养料, 不利于档案的保护。

5. 档案存放转移装具。

档案不总是固定放在装具上, 为了提供利用, 需要在库内或库外运送。当然这种运送也需要一定的装具, 像我们国家的档案手推车 (挂斗式或折叠式) 、档案架梯、档案过度盒 (主要指温差过度, 以免档案因温度剧烈变化发生结露、脆化等现象) 。但即使如此, 在搬运档案的过程中, 仍要小心谨慎, 避免因意外对档案造成损害。而美国却是在库房内设置不锈钢的传送带, 该传送带由很多滚轮组成, 能拉长或缩短, 还能转弯, 只需将档案盒放在上面轻轻一推, 就能送得很远。既省力, 又避免了档案在人工搬运中出现意外损害档案的可能性。

三、美国档案保护对中国档案保护的启示

(一) 严格执行档案法律法规, 加大档案管理执行的强度和力度

我国有国家制定的档案法律法规, 有全国统一领导, 分级管理的档案管理体制, 这些在国际档案界处于领先水平。但我们执行和落实的力度, 却达不到所规定和预期的效果。虽有明确的职责划分和相应规定, 但管理的随意性太大, 并没有取得相应的效果。美国虽然没有档案行政管理机构, 但各级各类档案馆均按照相关法律法规和工作规范工作, 严格依法办事, 严格按规范办事, 如岗位设置、工作程序、工作数量质量等都有规定, 相关人员都是按规定办事, 连馆长都无权自行决定。而且由于两国体制的差异, 我国档案保护技术人员的法律地位非常明确, 压力不是很大, 不利于提高自身水平, 而且很容易产生懈怠的工作状况。而美国的档案保护技术人员不是在编的档案工作者, 面临着激烈的竞争, 强烈的危机感促使他们不断提高自己的业务水平, 责任心也更强, 这都有利于档案工作的进行。所以我们要认识到这一点, 不能因为国家政策的优惠就忽视了自己本身的工作职责, 要时刻谨记自己所担负的责任, 严格遵守规章制度, 做好档案保管工作。

(二) 完善档案管理方法

我国的档案管理部门不参与文件的形成、印制等过程, 也没有相应的职能与手段对文件形成的各个流程提出要求, 而仅仅是要求各单位按有关规定时间将文件进行归档。文件归档工作与文件形成过程脱节, 其结果就导致档案部门收到的文件材料, 往往不符合国家对文件材料的归档要求。这一点在我国档案管理中是很重要的问题, 由于目前相关规定的不明确, 导致不仅给我国日后档案管理工作带来很大麻烦, 而且也费时费力, 不利于档案的保管。而美国管理部门拥有一定的权限介入和参与档案文件的形成过程, 对文件所要用的纸张和大小都有相关的规定。这样, 文件的形成与归档就会始终处于监督指导之下, 构成了一个完整的文件流, 并保持了文件在工作过程中所具有的“天然”联系, 档案管理也更加贴近使用者的需求, 这一点很值得我们借鉴。

(三) 增加档案保护的财政支出

汉代简牍档案的保护 篇10

一、杀青防蠹

档案制成材料的优劣, 是直接关系到档案能否长久保管的问题。汉代档案的书写材料沿承先秦, 仍以竹木简牍为主。竹木简牍档案易受有害生物的侵蚀, 尤其是新竹水分较多, 更易腐朽, 易被虫蛀。如何从档案制成材料本身来防止虫蛀便成为当时保护档案典籍的一大问题。

汉以前, 主要采用烟熏、晾晒等方法为主的防蠢技术来保护档案, 通过反复实践, 人们逐渐总结出“杀青避蠹”这一适用于保护竹简的方法。杀青就是将新竹采集, 将整竹截成一定长度的竹筒, 把竹筒劈成一定宽度的长条, 再用刀将竹的表皮刮削掉, 使其平整, 制成简或牍。在书写之前, 先用火炙烤, 使竹汁沥出, 将简内的水分烘烤干, 竹简由青变黄, 因而称“杀青”。汉刘向在《别录》中云:“新竹有汁, 善朽蠹。凡作简者, 皆於火上炙乾之。以火炙简, 令汗去其青。易书, 复不蠹, 谓之杀青。”《后汉书·吴格传》载吴格父“恢欲杀青简以写经书”, 李贤注曰:“杀青者, 以火炙简令汗, 取其青易书, 复不蠹, 谓之杀青, 亦谓汗简。”由于竹简在烘烤的时候有水分冒出, 如同汗珠, 因此古人也称书写在竹简上的史书为汗青或者汉青。木制简牍的制作是先将树木锯成定长的一节节的短木, 再柝成木板, 用斧头削平整, 用刨子刨光滑, 再在整治好的木板上刻画上等距的竖线, 像一根根竹简一般。木牍也和竹简一样面临着防虫蠹的问题, 解决方式和竹简相近。杀青处理后, 竹简质地干燥, 不仅便于着墨书写, 而且字迹经久, 防虫蠹蛀, 能够有效地延长简牍档案的寿命。

二、人工汉墨

毛笔需要蘸墨汁才能书写文字, 墨是简牍档案的主要字迹材料。用墨书写字迹很稳定, 耐光耐热、耐酸耐碱、不易褪色。但若是墨的质量不好, 也会滋生霉菌。在中国制墨史上, 汉代是承前启后的重要历史阶段。汉之前主要使用天然石炭制成的石墨, 人工墨极少。到了汉代, 由于制墨技术的发展, 出现了人工墨品, 是中国制墨史上的一次巨大飞跃。汉代制墨是以松烟、油烟为原料而制成的两种墨, 其中尤以使用松烟墨历史最为悠久。松烟墨, 因墨的原料取自松木烧出的烟灰做原料, 故名。最初是用手捏合而成, 后来用模制, 墨质坚实, 其特点是墨色浓黑无光, 入水易化。油烟墨系燃烧桐油所获烟炱所制之墨, 墨色光洁。此两者皆以质地细腻、胶轻、味香、色泽浓黑泛紫光者为上品。汉代松烟墨的出现, 是科学的进步, 从此人们告别了使用天然墨的时代, 为日后制墨业的发展奠定了基础。河南陕县刘家渠东汉墓出土的五锭东汉残墨, 经专家鉴定, 即是由松烟模压制成。据东汉应劭《汉官仪》记载:“尚书令、仆、丞、郎, 月赐愉麋大墨一枚, 愉麋小墨一枚。”愉麋大墨乃墨中上品, 因地得名。愉麋在今陕西省千阳县, 靠近终南山, 其山松很多, 用来烧制成墨的烟料质量极好, 不易褪色, 有利于档案材料的持久保护。

三、装订与装具

1. 简牍档案的装订———编策。

单简容字有限, 书写公文或典籍常常需要很多根简, 故常编联成册, 或系联成束, 册也写作“策”。考古发现, 汉代公文的编连是用线绳从右向左编连, 《说文》中记载册字“象其扎一长一短, 中有二编之形”。编绳多少通常与简札的长度有关, 即简越长编绳道数越多。常用的方式是上下二道编, 一般23厘米左右即汉尺一尺长的简, 大多编两道绳。如果简册较长, 也有用三道、四道编甚至五道编的, 如武威仪礼简丙本就是编五道。编绳的质料多为丝麻, 临沂银雀山汉墓出土的竹简即以丝纶编联, 而大量的简册编以麻绳。既有先编联后书字, 亦有先书字而后编联。编册以前, 为防止丝绳松动, 多在简两侧编绳处刻三角形契口。现存最完整的简册原物是居延出土的《永元兵物簿》, 共77枚木简编为一册, 其中有字者75枚, 空白2枚。可贵的是, 出土时77枚木简不仅次序未乱, 而且编绳残迹犹存, 由两道麻绳编缀而成, 裹作一卷, 对研究汉代整理和保存木简档案的方法提供了实物例证。

2. 简牍档案的装具———书衣、筐箧。

从出土实物可知, 为防尘、储存或传送, 简策文书有些装在竹笥之中, 如马王堆汉墓出土有竹笥, 竹笥之外还有繫绳和封检。这些竹笥就是文献中所说用以盛书用的“筐箧”。汉代简策档案的包装根据其重要程度有所不同, 通常多用书绳、丝织物或竹条等捆扎存放, 重要档案或用书衣包裹, 或用“箧”盛装。书囊也称为书衣, 囊即袋子;“箧”是存放卷宗、文件的小箱子。当时的简牍档案整理后装在书囊之中, 每个书囊外面还置有检署 (即案卷标题之类) 。装在囊中的诏令公文需要传送到外地, 就要加上封缄, 这时上面须用一块较小的盖板, 即“检”, 上面书写收件人的地址、姓名等, 叫“署”, 劳干先生称之为“书囊之检署”。此外, 有些简策档案存放于“箧”内。在居延汉简中, 发现有用“箧”盛装档案的记载, 如简“札五通, 凡九通以箧封”。这里“通”表示一份, 也就是说, 汉时居延地区在整理档案时是每九份文件为一组, 装在“箧”内保管的。从发掘的简牍发现, 存放简牍的地方残留有木架的痕迹, 说明当时简牍是按顺序放置在木架上的。班固在《汉书·贾谊传》中说, “俗吏之所务, 在于刀笔筐箧”, 刀笔为书写简牍公文, 筐箧则为盛旋公文的装具。简牍档案外裹书衣, 装以筐箧, 可防尘, 便于储存或传递。

四、档案库

为了保管贮藏的大量档案典籍, 汉王朝开始大兴土木, 在宫内外修建了多处收藏文书档案和各种典籍的档案库, 其中著名的有西汉时的天禄阁、石渠阁、兰台及麒麟阁, 东汉时的石室、东观、宣明、鸿都、仁寿阁等。

1. 天禄阁、石渠阁、麒麟阁。

西汉初年, 相国萧何在京都长安修建未央宫 (《汉书·高帝纪》下) 的同时, 在未央宫正殿北面建造了三座皇家档案库, 即天禄阁、石渠阁、麒麟阁。起初为贮藏入关时收集的秦代档案图书而建, 保存的多为汉入关后在秦都咸阳缴获的律令、图籍、典册及各类秘书等, 它们是汉代朝廷的重要档案库房。《汉宫殿疏》云:“天禄、麒麟阁, 萧何造, 以藏秘书贤才也。”《太平御览》曰:“未央宫有石渠阁, 萧何所造……藏入关所得秦之图籍。”可见, 天禄阁、麒麟阁、石渠阁由萧何主持建造, 最初用来保管占领咸阳时收缴的秦朝的文书档案和各种图籍, 汉成帝时, 又在此保管各类秘书。石渠阁以磨制石块筑成, 四周贯通水渠用以导水, 因而取名石渠阁, 可将水注入渠内, 有利于防盗、防火, 保护阁内档案典籍。

2. 兰台、东观、石室。

兰台, 位于宫中, 隶属于御史府, 由御史中丞主管, 具体“掌图籍秘书”的官吏, 称兰台令史。汉代兰台由秦代兰台演变而来的, 秦代兰台属外朝管, 是官方的图书档案库;而汉代兰台属内朝管, 实际上是皇室的图书档案库。东汉时班固就曾出任兰台令史, 奉诏修史。兰台典藏十分丰富, 包括汉代历朝皇帝的制、诏, 臣僚的奏疏, 国家颁发的律令, 各类舆图和州郡上交的计簿等。经过两千多年的演变, 现在的“兰台”一词成为泛指档案保管机构和档案工作的代名词, 档案工作者也被称为“兰台人”。

东观, 宫殿名, 比石渠阁、兰台建造稍晚, 是东汉在都城洛阳的一处档案库, 有高阁12间, 建筑气派、华丽。《后汉书·安帝纪》注引:“洛阳宫殿名:‘南宫有东观’。”据史书记载:“四方鸿生巨儒, 负帙自远而至者, 不可胜算。石室, 兰台, 弥以光积。又于东观及仁寿阁集新书。”经王莽篡权, 光武中兴后, 刘秀迁都洛阳, 东观就成了东汉王朝收藏文书档案和典籍的又一处所。刘秀在迁都洛阳时, 曾将石室、兰台的一部分典藏也转移至洛阳, “其经牒秘书载之两千余辆”, 东观逐渐成为东汉王朝保管档案典籍的中心, 藏有历朝注记、皇帝的制诏、大臣的奏疏、功臣功状及前朝秘书等。

石室, 用石头修筑的藏室, 东汉一档案库名。石室金匮本为先秦典藏的旧法, 匮通馈、柜, 金匮指用金属封缄的柜子。《史记·太史公自序》载:“周道废, 秦拨去古文, 焚灭诗书, 故眀堂石室金匮玉版图籍散乱。”说明石室金匮本为先秦藏书之法, 汉代对功臣受封时所立的丹书铁券, 以及功臣所立功勋的记录等重要档案, 仍循古制, 继续使用。如《史记·太史公自序》亦说:“‘小子不敏, 请悉论先人所次旧闻, 弗敢阙。’卒三岁而迁为太史令, 紬史记石室金匮之书。”《汉书·高帝纪》云:高祖“与功臣剖符作誓, 丹书铁契, 金匮石室, 藏之宗庙”。《后汉书·祭祀志上》载:“四月乙卯, 大赦天下, ……以吉日刻玉牒书函藏金匮, 玺印封之。乙酉, 使太尉行事, 以特告至高庙。太尉奉匮以告高庙, 藏于庙室西壁石室高主室之下。”说明东汉的石室藏有玉牒书函等。石室, 坚固耐久, 防火防潮, 加之其中用铜包边的档案柜———金匮存放档案, 有利于保护档案的安全。

参考文献

[1]郭莉珠.档案保护与复制技术学[M].档案出版社, 1987.

[2]陈梦家.汉简缀述[M].中华书局, 1980.

[2]冯乐耘, 李鸿健.档案保护技术学[M].中国人民大学出版社, 1991.

[3]李景仁.图书档案保护技术手册[M].档案出版社, 1992.

[4]汉今洪.简帛发现与研究[M].上海汉店出版社, 2002.

[5]李均明.古代简牍[M].北京文物出版社, 2003.

[6]岳宗伟.浅谈简牍档案及其历史价值[J].上海档案, 1999 (1) .